مديريت زمان

مشخصات كتاب

عنوان و نام پديدآور: مديريت زمان/ www.modiryar.com

ناشر :www.modiryar.com

مشخصات نشر ديجيتالي:اصفهان:مركز تحقيقات رايانه اي قائميه اصفهان 1391.

مشخصات ظاهري:نرم افزار تلفن همراه , رايانه

موضوع:مديريت - زمان

استراتژي توليد و عمليات مبتني بر زمان

محمد رضا اسماعيلي گيوي

 

 

چكيده:

موفقيت يا شكست سازمان در گرو توانايي آن در تعريف يك استراتژي اثربخش براي كسب مزيت رقابتي پايدار جهت خلق ارزش بلند مدت است. براي كسب قابليت رقابت پذيري ، مديران بايد با اخذ تصميمات مناسب در حوزه هاي تصميم توليد و عمليات، اهداف عملكردي سازمان از جمله سرعت و انعطاف را تأمين كنند. شركتهايي كه قبلاً از طريق كاهش هزينه، تمايز، صرفه جويي به مقياس و كيفيت رقابت مي كردند، اكنون به دنبال كسب مزيت رقابتي به واسطه استراتژيهاي مبتني بر زمان هستند.

   

در اين نوشتار ضمن تبيين مفهوم و اهميت مديريت زمان در فراگردهاي توليد و ضرورت اولويت دادن تحليل هاي استراتژيك بر تكنولوژي ، اهداف و استراتژي هاي سه گانه مبتني بر زمان تشريح مي شود. در ادامه، توليد و ساخت مبتني بر زمان ، به عنوان يك استراتژي مبتني بر زمان براي شركتهاي توليد و ساخت معرفي مي شود. بعد از تبيين استراتژي هاي بنيادين كاهش زمان چرخه يعني حذف و موازي سازي، يك چارچوبي متشكل از شش فعاليت : ساده سازي، استانداردسازي، يكپارچه سازي، دسترسي و كنترل، در توليد و ساخت مبتني بر زمان ، به عنوان ابزارهايي براي كاهش زمان تناوب ارائه مي شود.

مقدمه

تلاش براي رسيدن به سرعت مناسب در عمليات، از تازه ترين اقدامات انجام شده براي كسب مزيت رقابتي است. در دهه گذشته، دامنه وسيعي از فلسفه هاي استراتژيك و عملياتي ايجاد شده اند تا سازمانهاي كسب وكار امروز

را متناسب با فضاي بازار جهانيِ با رقابت بسيار شديد، منعطف سازند. اين فلسفه ها، شامل رقابت مبتني بر زمان، مديريت كيفيت جامع، برون سپاري منابع، بازمهندسي كسب و كار و مديريت تغيير مي شود. اين اصول و فلسفه ها و ابزارهاي مرتبط با آنها، شكل دهنده استراتژي هاي عملياتي و كسب و كار براي رهبري كسب وكار در بخشهاي توليدي و خدماتي در اقتصاد جهاني هستند. استراتژي هايي كه مبتني بر اين فلسفه ها هستند، به عنوان تنها جهت گيري استراتژيك شركتها يابه عنوان مكملي براي جايگاه استراتژيك سنتي هستندكه بر استراتژي هاي عمومي رهبري هزينه، تمايز و تمركز، مبتني هستند.

از اوايل دهه 1990 ، مفهوم رقابت مبتني بر زمان كه توسط «هوت» و « استاك» مطرح شد، به يكي از اثر بخش ترين استراتژي ها براي كسب مزيب رقابتي منحصر به فرد مبدل شده است.

توليد و ساخت مبتني بر زمان، به عنوان يك رويكرد منطقي براي مديريت توليد و عمليات مطرح شده است وهمچنين يك جهت گيري مبتني بر زمان را در شركتهاي توليد و ساخت مستقر مي كند. لازم است كه شركتهاي توليدي، اركان اين مفهوم را به مديريت عمليات خود منتقل كنند.

در بسياري صنايع اگر چه كيفيت هنوز به عنوان يك عامل حياتي موفقيت محسوب مي شود، اما ديگربه عنوان منبعي براي مزيت رقابتي منحصربه فرد لحاظ نمي شود. در واقع مشتريان ضمن مطالبه هزينه پايين وكيفيت بالاتر، توجه خود را به در دسترس بودن محصول در هنگام نياز منعطف كرده اند. اين تقاضا در تمام طول زنجيره تأمين اثر مي گذارد.

مزي_ت رقابت_ي و ارزش

موفقيت يك سازمان در گرو توانايي آن در تعريف يك

استراتژي اثربخش براي كسب مزيت پايدار رقابتي جهت خلق ارزش براي مشتري است. شركتها بايد ياد بگيرند، شرايطي را خلق كنند كه كارايي وخلاقيت سازمان را براي بهره بردن از مزيتهاي رقابتي موجود خود افزايش دهندو ضمناً به دنبال منابع جديدي از مزيتهاي رقابتي باشند؛ به عبارت ديگر شركتها بايد بياموزند كه همزمان ارزش را خلق كنند، پرورش دهند و استقرار بخشند.(پورتر، 1996).

اساس ارزش بر ادراك مشتري است و در واقع تركيبي است از مزاياي محسوس ونامحسوس،ويژگيهاي خاص محصول، تصوير و همچنين اعتبار وشهرت و پاسخ دهي سازمان. درواقع مشتريان خريدار مزايا و سود محصول هستند نه خود محصول.

به منظوركسب قابليت رقابت پذيري، لازم است مديران با اتخاذ تصميمات مناسب در حوزه هاي تصميم عمليات (شامل : ظرفيت،شبكه تأمين،تكنولوژي فراگرد وسازماندهي)، راه دستيابي به اهداف عملكردي خود را هموار كنند. سرعت و انعطاف،دو هدف مهم از اهدف عملكردي عمليات هستند.

به دليل رقابت شديد، مزيتهاي رقابتي بندرت دوام مي آورند. پس رويكردها در طول زمان متكامل مي شوند. در چند سال اخير، شركتها استراتژي خود را از كيفيت محوري (ازطريق تمركز بر استراتژي هاي مشتري مداري)، به «استراتژي هاي مبتني بر زمان» تكامل بخشيدند.

خلق ارزش افزوده به وسيله تمركز بر زمان

درحالي كه بسياري از شركتها براي رقابتي ماندن درتلاشند، هنوز دامنه وسيعي از پتانسيل و انرژي استفاده نشده وجود دارد كه به دليل سازماندهي نامناسب محدودشده است. استقرار سيستم هاي MRP وديگر سيستم هاي كامپيوتري و كنترلي نبايد موجب غفلت از اقدامات لازم براي ايجاد ارزش افزوده شود. اعتماد بيش ازحد به سيستم هاي كامپيوتري، احساس امنيت كاذبي ايجاد مي كند ودر وراي آن هيچ بهبودي در

خدمت و كاهش هزينه هاي كلي ايجاد نمي شود.درواقع اولويت دادن تكنولوژي بر تحليلهاي استراتژيك يا شناسايي محدوديتها، جاي انتقاد دارد. بايد توجه كردكه تفاوت در محصولات دائماً كم مي شود و رقابت از محصول به بسته كامل مزايا تغيير پيداكرده است.

اتخاذ يك استراتژي مبتني برزمان مي تواند براي سنجش قابليت ايجاد ارزش افزوده سازمان و شناسايي محدوديتها و موانع كاربردداشته باشد.استراتژي مبتني بر زمان ، تمركز سازمان رابرمسائل مهم و مرتبط سوق مي دهد نه اينكه به مسائل خارجي و نامربوط توجه كند. چنين استراتژي مي تواند مزيت رقابتي واقعي خلق كند. البته براي استقرار اين استراتژي، زيرساختها و سيستم هاي سازماني مناسب لازم است. زيرساخت ، برخلاف افراد،محصولات و سهم بازار، قابل رقابت نيست.

سازماني كه بتواند محصولات متنوعي را دربازه زماني كمتري با يك سطحي از هزينه قابل رقابت براي مشتريان خود فراهم آورد،سازمان موفقي خواهدبود. سيستم هاي مبتني بر زمان با تمركز بر تسريع زمان فرايندها، منجر به كاهش در زمان كلي تحويل خواهندشد. در نتيجه سطح موجودي كاهش پيدا خواهدكردو امكان افزايش سرعت پاسخگويي فراهم مي شود.

مديريت زم__ان در فرايندها

استاك و وبر(1993) تبيين كردندكه چگونه شركتهاي ژاپني كه قبلاً از طريق استراتژي هاي كاهش هزينه و صرفه جويي به مقياس و كيفيت بالاتر به دنبال رقابت بودند، شروع به رقابت بر مبناي «زمان»كردند. با نگرش از منظر زمان، مديران و كاركنان قادر خواهند بود، عمده فراگرد هاي حياتي و توالي فعاليتها و ارتباطات افقي را در سازمان شناسايي كرده و نيز مولفه هايي را كه يك شركت با آنها كسب و كار خود را سازمان مي دهد، درك كنند.

قابليت چرخه سريع بايد در توسعه محصول،

سفارش دهي، زمان بندي و فراگردهاي توليد ايجاد شود. اين موجب مي شود كه شركت بتواند محصولات جديدتررا هرچه سريعتر ارائه كند ودر نتيجه توليدكنندگان رقيب رادر حالت انفعال قراردهد. قابليت تبديل سريع سفارشها به محصول نهايي ، براي شركت اين پتانسيل را فراهم مي آورد كه مشتريان حساس به زمان را جذب كرده و فشار كاهش هزينه و موجودي را بر ديگر توليدكنندگان وارد كند. چنين سازماني مي تواند دامنه وسيعي از محصولات را تدارك ببيند و فروش هركدام را آزمايش كند. سرعت و انعطاف، كليد حفظ مزيت رقابتي هستند. (سرعت در ارائه محصولات جديد و انعطاف در همگامي با تغيير و تأمين سطوح بالايي از خدمات مشتري)

طراحي محصول در مديريت مبتني بر زمان، بسيار حائز اهميت است. 85 درصد ازهزينه و كيفيت در همان مرحله فراگرد طراحي رقم مي خورد. طراحي خوب نيازمند كاهش در تعداد قطعات و قابليت آزمايش آسان است. يك مولفه كليدي در اين حوزه، اشتراك قطعات در خانواده محصولات واستفاده از امكانات و مزاياي توليد سلولي است. در حالي كه هزينه وكيفيت، عوامل مهمي به شمار مي آيند، روشن است كه اكنون سرعت تحويل درجه اهميت بالايي دارد. برخلاف ديدگاه سنتي اين گونه نيست كه با كاهش زمانهاي تحويل، هزينه ها افزايش پيداكند.

اهداف و نگرشهاي استراتژي مبتني بر زمان

* اه___داف

استراتژي هاي مبتني برزمان سه هدف اوليه دارد:

الف- ايجاد پتانسيل براي پاسخ سريع به تقاضاهاي مشتريان.

ب- بسط و توسعه خطوط توليد(تأمين گزينه هاي متعددي از محصولات) با انعطاف كم هزينه.

ج- افزايش نوآوري.

مبنا بر اين است كه در كاهش زمان چرخه تحويل، پتانسيلي از كسب ارزش نهفته است. درنتيجه توليدكنندگان بيشتري وجودخواهندداشت كه توليد خود را بر اساس سفارشها انجام دهند نه براساس

پيش بيني سفارشها. همچنين كاهش زمان چرخه تحويل، به كاهش در موجودي ومنابع مورد استفاده و زمان انتظار و افزايش بازگشت دارايي منجرخواهد شد. باافزايش وفاداري مشتري، حجم توليد نيز افزايش پيداخواهدكرد.

* نگ___رشها

نگرشهاي متعددي براساس كاهش زمان سفارش تا تحويل پيشنهاد شده است كه بعضي از عناصر آنها مشترك هستند. بررسيهاي انجام شده در بعضي صنايع نشان مي دهد كه از بين استراتژي هاي عمومي مدل كلاسيك پورتر، استراتژي تمايز، از دو استراتژي رهبري هزينه و تمركز تركيبي ، اثربخشي بيشتري نشان مي دهد. ضمناً بررسيها بيانگر اين است كه «استراتژي تمايزمبتني برزمان» يك تغيير باارزش در استراتژي عمومي مدل كلاسيك پورتر است. پس اتخاذ استراتژي مبتني برزمان مي تواند يك جهت گيري اثربخش باشد. اين استراتژي درواقع مؤلفه هايي ازكيفيت و كارايي را نيز داراست.

روي هم رفته مي توان سه استراتژي مبتني برزمان را برشمرد:

الف- توليد و ساخت مبتني بر زمان : لازمه آن ،كاهش حجم بسته هاي توليد، بهبود استقرار به وسيله سازماندهي با محصول به جاي فراگرد(كه موجب كاهش نقاط انباشت موجودي مي شود) و استفاده از برنامه زمان بندي براي هر بخش است.

ب- نوآوري مبتني برزمان : شامل بكارگيري تيم هاي بين بخشي و بهبود تدريجي مي شود.

ج- فروش و توزيع مبتني برزمان : مستلزم پيوند نزديك فروش و توزيع با برنامه زمان بندي كارخانه به طور مستقيم است.

بنابر اين رويكرد هاي متعددي وجوددارند، اما اجرا و استقرار آنها مي تواند دشوار باشد.آنچه اهميت زيادي دارد،كاركرد توزيع و حمل ونقل است كه بايد كارا بوده و قابليت اطمينان بالايي داشته باشد. درغيراين صورت ، كليت استراتژي سازمان با شكست مواجه مي شود.

توليد و ساخت مبتني بر زمان

شركتهاي توليدي از بعد زمان به دو شكل مي توانند رقابت كنند :

الف-

توسعه سريعتر محصولات و ارائه محصولات جديد : شركتي كه مي تواند به شكل دائم محصولات جديد بيشتري را زودتر از رقباي خود به بازار ارائه كند ، نهايتا قادر خواهد بود اين قابليت را در مسير تسلط بر بازار به كارگيرد. اين جنبه از زمان براي شركتهايي بيشترين جذابيت و فايده را دارد كه محصولات ارائه شده آنها در مراحل معرفي يا رشد ( در منحني عمر محصول ) قرار داشته باشد.

ب- تكميل و تحويل سريعتر سفارشهاي مشتريان : اين مربوط به شركتهايي مي شود كه تمركز خود را بر سرعت پاسخ گويي به تقاضاي مشتريان براي محصولات استقرار يافته مي برند . در حقيقت آنها تلاش مي كنند، زمان بين دادن سفارش توسط مشتري تا رسيدن محصول به دست مشتري را كاهش دهند.

زمان چرخه، مقياسي براي صلاحيت در زمان

چرخه، مجموعه اي از گامهاي تكراري فراگرد شامل وروديهاي ضروري و عناصر فراگرد است كه خروجي مطلوب يعني ارزش افزوده را نتيجه مي دهد. زمان چرخه عبارت است ازمقدار زماني كه براي پيشروي از يك نقطه معين دريك فراگرد كاري به نقطه ديگر نياز است. يكي از مهمترين قسمتهاي بازه زماني ، زمان چرخه فراگردتوليد است . توليد مبتني بر زمان، به عنوان محور مركزي رقابت مبتني بر زمان ، تمركز اصلي خود را بر چرخه هاي زماني توليد برده است و تلاش مي كند اين بازه زماني را كاهش دهد ( شكل 2).

توليد و ساخت مبتني بر زمان، در چارچوب سه نگرش بنيادين شرح داده مي شود. هدف اين سه رويكرد، كاهش دوره هاي تناوب است.

الف- تسريع مراحل فراگردهاي اساسي كار سريعترتنها مي تواند با تلاش بيشتر حاصل شود. بنابر اين

منابع كاراي بيشتري نياز مي شود كه بسيار پر هزينه است. روي هم رفته، افزايش سرعت گامهاي يك فراگرد نمي تواند به عنوان اثر بخش ترين روش براي كاهش دوره چرخه محسوب شود.

اگر تصور شود كه فردي روي دايره اي حركت مي كند و تمام گامهاي فراگرد را كه بخشي از اين دايره محسوب مي شوند بپيمايد، همه زماني كه نياز دارد (زمان چرخه) را مي توان روي يك محور زمان نشان داد . يك راه براي كم كردن دوره زماني اين است كه تندتر حركت كند.

ب- كاهش طول چرخه اساسي به وسيله موازي سازي : گامهاي فراگردي كه بايد به صورت موازي انجام شوند ، لازم است كه از هم مستقل باشند. يعني اينكه براي شروع يك فراگرد، لازم نيست ديگري پايان يافته باشد. به علاوه تمام گامهاي فراگرد موازي نبايستي از منابع مشتركي استفاده كنند.

ج- كاهش طول چرخه اساسي به وسيله حذف گامهاي غير ضروري فراگرد:

علاج گامها و مراحل غير ضروري ، حذف آنهاست. هر گام و هر مرحله اي كه به محصول ارزشي را نمي افزايد، مي تواند به عنوان اتلاف لحاظ شود.

اقدامات توليد و ساخت مبتني بر زمان

چارچوب رويه ها و فعاليتهاي توليد وساخت مبتني بر زمان كه از سه رويكرد بنيادين مذكور نشئت مي گيرند، تمركز خود را بر تكنيك هاي فشرده كردن زمان قرار مي دهند تا پاسخ گويي و قابليت رقابت را ارتقا دهند . اين چارچوب ، متشكل از شش فعاليت مي شود كه عبارتند از : ساده سازي، استاندارد سازي ، يكپارچه سازي ، دسترسي كنترل و تسريع. هر يك از اين شيوه ها به گونه اي ويژه منجر به كاهش زمان چرخه

مي شوند.

ساده سازي، به وسيله شناسايي و پيگيري گامهاي غير ضروري از فرايندكه ارزش ايجاد نمي كنند يا به صورت ناكارا انجام مي شوند، شروع مي شود.پس از بررسي ،طراحي مجدد و مستند سازي گامهاي اساسي فراگرد ، اين هدف تأمين مي شود.

استان__دارد كردن، شيوه ديگري در كاهش زمان سيكل است. مطابق اين استراتژي، كار فراگردها يا قطعات به صورت همسان و استاندارد انجام مي شود و از انجام هر كار در فراگرد يا توليد هر قطعه در محصول به صورت متمايز جلوگيري مي شود.در نتيجه از بعد زمان، صرفه جويي به مقياس حاصل خواهدشد و امكان يادگيري سازماني به وسيله تكراركارها افزايش پيدا مي كند.

دسترس__ي: نيز به وسيله ممانعت ازتأخيرهايي كه در فراگرد به هنگام رقابت براي عناصر فراگرد در تبادل فرايند حاصل مي شود، زمان چرخه راكاهش مي دهد. به عبارت ديگر تأخيرهايي را كه ناشي از دسترسي به منابع محدود مانند نيروي انساني و ماشين ايجاد مي شود را از بين مي برد. تجهيزاتي كه بخوبي نگهداري نمي شوند منجربه ايجاد زمان خرابي و در نتيجه افزايش زمان انتظار و زمان چرخه خواهند شد. مشكل تجهيزات مي تواند به وسيله اجراي برنامه هاي تعميرات و نگهداري پيشگيرانه رفع شود. مشكل محدوديت نيروي انساني نيز از طريق آموزش چند رشته اي حل مي شود. در اين فعاليت بر ارتقاي قابليت اطمينان عناصر فراگرد هاي درگير تمركز مي شود.

يكپارچه س__ازي : اغلب موارد افزايش در زمان چرخه، درنتيجه گامهاي متوالي فرگرد رخ مي دهد.در يكپارچه سازي سيستم تلاش مي شود كه بخشهاي مختلف كنار هم جمع شوند تا امكان تسهيم اطلاعات وبينش ودانش فراهم شود.براين اساس ، ارتباط دائم با مشتري و داشتن تأمين كنندگان مطمئن ، اهميت زيادي در يكپارچه سازي دارند.

كنت___رل :

از طريق كنترل، ناسازگاري درگامهاي متعدد فرايند حذف خواهدشد. زيرا ناسازكاري بالا و فرايند غيرقابل پيش بيني ، منجر به مدت چرخه طولاني تر مي شود.براي حذف يا كاهش ناسازگاري بالا، بخشهاي اضافي در زمان چرخه و نيز موجودي اطمينان درنظر گرفته مي شود.همچنين استقرار سيستم توليد كششي، موجودي كالاي درجريان ساخت وزمان انتظار را كم كرده ودرنتيجه ناسازگاري زمان سيكل كاهش پيدا مي كند.

تس___ريع : يك عنصر مهم در زمان چرخه براي اين استراتژي فراگرد، عبارت است از زمان راه اندازي. تسريع فعاليتهاي راه اندازي ، موجب كاهش زمان خرابي دستگاه مي شود و ديگر آثار شديد زماني نيز ازبين مي رود. در صورت كاهش زمان راه اندازي ، اندازه بسته ها مي تواند كاهش يابد كه با كاهش يا حذف زمان اتلاف زاي انتظار مدت متوسط چرخه را كاهش مي دهد.

تحليل عوامل فوق براساس داده هاي حاصل از 160 واحد صنعتي (در سطوح مختلف سازماني )، شيوه هاي توليد و ساخت مبتني برزمان رادر 16 فاكتور تبيين مي كند. واحدهاي صنعتي شركتهاي مشاركت كننده (داده هاي مورد استفاده براي فاكتورها ، حاصل يك همكاري بين المللي با فعاليت هاي مشترك از دانشگاه هاي آمريكا ژاپن ، آلمان، ايتاليا و انگلستان است.) متعلق به صنايع مختلف شامل صنعت الكترونيك، اتومبيل و ماشين آلات هستند.

نتيجه گي__ري

براي موفقيت در بازار رقابتي امروز لازم است مديران يك استراتژي اثربخش براي كسب مزيت رقابتي پايدار اتخاذ كنند. ارزش مورد مطالبه مشتري كه محل تمركز سازمان براي كسب مزيت رقابتي است، از هزينه وكيفيت به «زمان» تغييرپيداكرده است. اين ارزش، با توجه صرف و اولويت دادن به تكنولوژي تأمين نخواهد شد.

براين اساس ،ضرورت حركت به سمت رقابت مبتني بر زمان و تمركز بر كاهش

زمان چرخه روشن مي شود. دراين نوشتار، توليد وساخت مبتني برزمان ، در چارچوب رقابت مبتني بر زمان در حوزه توليد و عمليات معرفي شد. بعد از تبيين استراتژي هاي بنيادين كاهش زمان چرخه (كنترل، تلفيق و يكپارچه سازي، دسترسي، ساده سازي،تسريع و استانداردسازي) و چارچوبي براي توليد و ساخت مبتني بر زمان ضمن بهره گيري از ادبيات مطرح شده ارائه شد.

*منبع: تدبير

منابع:

1-Arabella Mocciaro Li Destri and Giovanni Battista Dagnino "Time and strategy :Towards a multitemporal view of the firm",Journal of managerial psychology, vol.19 No.8 ,2004.

  2-Barker ,Bob and Helms , Marylin M. "Production and Operations Restructuring : Using Time based Strategies ", Industrial Management + Data Systems , Wembly , Vol.92, Iss.96 ,1992.

3- David J. Murphy and Martin T. Farris "Time-Based strategy and carrier selection ", Journal of Business Logistics , Vol .14 ,No 2 , 1993.

4- jorn – Henrik Thun and Peter M.Milling and Sadao Sakakibara "PRODUCTION CYCLE TIME AS A SOURCE OF UNIQUE STRATEGIC COMPETITIVENESS ", First world conference on Production and operations Management , POM Sevilia ,2000.

5-Richard D. Wilding and J. Michael Newton "Enabling Time – Based Strategy Through Logistics – Using time to competitive advantage" , Logistics Information Management , Vol 2 . Nimber 1 . 1996.

6- Rui Jacome and Jao Lisboa and mahmoud yasin "Time –based differentiation – an old strategic hat or an effective strategic choice : An empirical Investigation " , European Business Review ,14 3, 2002.

7- Slack and Levis "Operations strategy" , McGraw Hill ,2002

8- Walters , David "Operations strategy", Palgrave MacMillan, 2002.

مديريت زمان در مديريت بازار

مير سجاد موسوي نسل هاي مديريت زماناولين نسل را مي

توان نوشته ها و صورت هاي موجودي دانست . دومين نسل تقويم ها و دفترچه هاي قرار ملاقات است .نسل سوم نقطه نظر هاي مهمي از قبيل اولويت بندي ، توصيف ارزش ها و مقايسه ارزشمندي نسبي فعاليت هاي مبتني بر روابط آن ارزش ها را در بر مي گيرد .نسل چهارم كه كاملا متفاوت است بر حفظ و حراست و خود جوشي زندگي تاكيد دارد . اين نسل مي گويد كه مشكل مديريت زمان كيفيتي بيروني نيست بلكه اداره اوضاع و شرايط خويش و توجه به خود است . به جاي اين كه اشيا و زمان را مورد توجه قرار دهد به حفظ و گسترش روابط و تحقق نتايج مي انديشد . در واقع مي كوشد تناسبي بين بازار و قابليت توليد بر قرار كند . ابعاد مديريت زمان در بازاراين موضوع نتيجه نسل چهارم است .دو معيار اصلي در تقسيم بندي زمان مد نظر است : فوريت و ضرورت .فوريت به كارهايي كه مستلزم توجه فوري است ربط دارد و ضرورت به نتايج كارها مربوط مي شود .چهار بهد براي مديريت زمان در بازار وجود دارد : (1كارهاي فوري و ضروري (2كارهاي فوري و غير ضروري (3كارهاي غير فوري و ضروري (4كارهاي غير فوري و غير ضروري زمان و وظايف مديريت بازارمديريت بازار فرآيندي براي شناسايي و پيش بيني و ايجاد و تامين نيازها و خواست هاي مشتريان براي محصولات و خدمات است .وظايف مديريت بازار : شناسايي نيازهاي بازار ، خريد ملزومات و تجهيزات ، فروختن محصولات و خدمات ، برنامه ريزي محصول و خدمت ، قيمت گذاري ، توزيع ، تحقيقات

بازار ، تجزيه و تحليل فرصت ها ، مسئوليت اجتماعي *http://sheshmim.com/Articles/ArticleViewer.aspx?articleId=211

 

Time to Market Improvement in Product Development Time to market excellence depends on concurrent execution of not only engineering but all development activities. It also requires clarity as to which type of time to market determines success depends in your business.Below are chapters that we have contributed to handbooks on the general topic of time to market. All chapters are available for download as PDF files."Enhancing Flexibility in Dispersed Product Development Teams," Chapter 12 (pp. 246–263) in Higher Creativity for Virtual Teams, Steven P. MacGregor and Teresa Torres-Coronas, Editors, Information Science Reference, 2007. This chapter explains how to maintain flexibility as your team spreads geographically. Download it (28 pp., 728 KB)"Accelerated Product Development: Techniques and Traps," Chapter 12 (pp. 173-187) in The PDMA Handbook of New Product Development, Second Edition, Kenneth B. Kahn, Editor, John Wiley Sons, 2004. An update of our book, Developing Products in Half the Time, emphasizing where the major opportunities and pitfalls lie in a time-to-market program. Download it (15 pp., 150KB)."Techniques for Managing Project Risk," Chapter 13 (pp. 202-218) in Field Guide to Project Management, Second Edition, David I. Cleland, Editor, John Wiley Sons, 2004.  A summary of the five-step technique in our book, Proactive Risk Management. Download it (17 pp., 409 KB)."Concurrent Product-Development Teams," Chapter 35 (pp. 594-608) in Field Guide to Project Management, Second Edition, David I. Cleland, Editor, John Wiley Sons, 2004. An update of the chapter below emphasizing high-performance time-to-market teams. Download

it (15 pp., 512KB)."Concurrent Engineering Teams," Chapter 32 (pp. 439-450) in Field Guide to Project Management, David I. Cleland, Editor, John Wiley Sons, 1998. Describes how to set up a simultaneous development team and the vital elements to manage. Download Concurrent Engineering Teams (12 pp., 61KB) or learn more about project managment."Cross-Functional Design Teams," pp. 49-53 in ASM Handbook, Volume 20, Materials Selection and Design, George E. Dieter, Volume Chair, ASM International, 1997. As ASM is a society of materials professionals, this chapter puts special emphasis in integrating specialists, such as materials scientists,  into the team effectively. Download Cross-Functional Design Teams (5 pp., 109KB).See related material on our cycle-time page.

آفتي به نام ”جلسه“ در مزرعه مديريت زمان

هدف از نگارش اين مقاله مروري دوباره بر مبحث مديريت زمان و آموزههايي است كه ميتوانند ما را در مديريت بهتر زمان ياري نمايند. از اين كه زماني را صرف نگارش اين مجموعه كردم، خوشحالم زيرا وقت اندكي از فرصت خود را صرف كاري كردهام كه ممكن است سبب صرفه جويي در وقت برخي از افراد شود كه براي عمر خويش ارزش زيادي قائلند.

افراد بسيار ارزنده و گرانقدري را در ميان دوستان و همكاران خود ميشناسم كه متاسفانه در اغلب موارد ناخواسته به گذشت زمان ارزشمندي كه در اختيار آنان است و ميتوانند آن را صرف كارهاي مفيد كنند، توجهي ندارند. اگر چه اغلب اين افراد اشخاصي دانشمند، اديب و اهل علم و فرهنگ هستند، اما متاسفانه به ديگران اجازه ميدهند به آساني فرصت آنان را هدر دهند.آنها گاهي اوقات همكاران، دوستان يا ميهماناني را به حضور خود ميپذيرند كه هيچ كاري جز

به هم بافتن سخنان بي سر و ته كار ديگري بلد نيستند و با شرح رويدادها و وقايع بي ارزش و بي اهميت، تنها وقت خود و ديگران را تلف ميكنند. اين دوستان به علت برخي از ملاحظات شخصي كه مهمترين آنها اجتناب از رنجيده خاطر ساختن ديگران است، از پايان دادن به گفتگوي خود با اين گونه افراد اجتناب ميكنند. طبيعي است كه تداوم چنين روندي در دراز مدت ميتواند سرمايه زماني بسيار زيادي را از آنان تلف نمايد.  آفتي كه اين روزها به شكل يك سرطان حاد و پيشرفته و با عنوان ”جلسه“ در شركتها، سازمانها و ادارات خودنمايي ميكند، مصداق بارز اتلاف وقت در سطوح سازماني است. به جرأت ميتوان گفت تاكنون هيچكاري با اين جلسات يا به عبارت صحيحتر نشستها انجام نشده است و تنها چاي، ميوه، شيريني و البته وقت گرانبهاي كارشناسان سازمانها به هدر رفته است. هيچ عقل سليمي مخالف ايجاد هماهنگي براي انجام بهتر امور در يك سازمان نيست، اما تشكيل جلسههاي پي در پي به هر بهانه و عذري تنها يك آفت يا يك بيماري است.متاسفانه كم نيستند اشخاصي كه از اين نشستها استقبال ميكنند چون تنها كاري كه ميتوانند در سازمانهاي خود انجام دهند، نشستن در اين گردهماييهاي بي ثمر (و شايد هم پر ثمر از نظر ميوه و شيريني است). اين گونه افراد كه خود از مهمترين عوامل اتلاف زمان كارشناسان و خبرگان در عرصههاي دانشي هستند، در واقع با شركت در اين جلسات و به دست گرفتن نمادين قلم و كاغذ و گاهي نيز مطرح ساختن پرسشهاي بي ربط و بي مورد، ميخواهند اين

گونه وانمود كنند كه در حال كار انجام كار بسيار حساس و مهمي هستند و اگر آنان در اين جلسه حاضر نبودند، آينده سازمان به خطر مي افتاد!افسوس كه در كشور ما سامانهاي وجود ندارد كه به وسيله آن بتوان مدت زماني را كه تا كنون بر اثر برگزاري جلسات بيهوده از وقت كارمندان و مراجعان ادارات تلف شده است، سنجيد. اگر چنين چيزي وجود داشت، پي به عمق فاجعه ميبرديم. غير ممكن است كه فردي كاري در ادارهاي يا سازماني داشته باشد و تا كنون با چهره كريه طاعون ”جلسه“ رو به رو نشده باشد. بياييد اين بيماري را كه به كشور و منابع ملي ما هر روز ميليونها ريال آسيب وارد ميكند، درمان كنيم. بياييد جمله كليشهاي و مصيبت بار “لطفاً بدون هماهنگي وارد نشويد!“ را از روي درهاي اتاقهاي مديران شايسته و فهيم پاك كنيم.يكي از مهمترين دغدغهها و نگرانيهاي انسانهاي معاصر مديريت وقت و فرصتي است كه در اختيار آنها قرار دارد. از آنجايي كه عادت كرده ايم به تمامي چيزهايي كه پيرامون ما قرار دارند به عنوان پديدههايي طبيعي نگاه كنيم و كاركرد آنها را در تعامل با وضعيت معيشتي يا كاري خودمان در نظر بگيريم، ناخواسته در عنصر زمان غوطه ور شدهايم؛ بدون آن كه به عنوان يك ناظر به آن نگاه كنيم و متوجه گذشتن شبانه روزي آن باشيم. از اين رو، ساعتها در طول شبانه روز را صرف ميكنيم بدون آنكه توجهي به گذشت اين زمان داشته باشيم و باز ناخواسته يكي از گران قيمت ترين سرمايههاي خود يعني عمر گرانبها را به بهايي ناچيز از دست

مي دهيم.معمولاً بحث مديريت زمان با مباحثي مانند: خود _ ارزيابي، تسلط بر مكاتبات اداري، برنامه ريزي، مديريت جلسات، مديريت پروژه ها، مهار كردن تماس هاي تلفني، و نكات ديگري آغاز ميشود. اما به نظر من مقدم بر همه اينها انگيزه و خواست شخصي براي كنترل زمان است.منظور از خود ارزيابي در وهله نخست تحليل نحوه كنوني صرف زمان است. اگر قدري به كارهاي روزمره خود توجه كنيم، در مي يابيم بسياري از كارهايي كه به انجام دادن آنها عادت كردهايم چندان ضرورتي ندارند و اگر نگوييم كه بايد از انجتم آنها خودداري كرد، حداقل ميتوانيم بگوييم بهتر است انجام آنها را به وقت ديگري موكول كنيم. شناخت عوامل اتلاف زمان براي ما مهم است. با نگاهي مجدد به ضرورتهاي كاري متوجه مي شويم بعضي از كارها نه تنها شايستگي اطلاق واژه ”كار“ را ندارد، بلكه عوامل و عناصر ضد كار محسوب ميشوند و در حقيقت تلف كننده فرصتهاي ما هستند. بنابراين بايد با تغيير عادات و روشهاي پيشين اين عوامل را به تدريج از ميان برد.مهمترين كار در اين مقطع تحليل نحوه كنوني صرف زمان است. براي آن كه تحليل درست و واقع بينانهاي از چگونگي صرف زمان خود داشته باشيم، بايد پرسشنامهاي را تنظيم كنيم. اين پرسشنامه كه گاهي به صورت يك چك ليست نيز ميتواند طراحي شود، نگاهي تعيين كننده در اختيار ما خواهد گذاشت. تكميل پرسشنامه ي خود _ ارزيابي مي تواند به همراه ايجاد جدول زمان بندي كارها همراه باشد تا بدين طريق حتا در ارزيابي خودمان نيز تا حدي صرفه جويي زماني كرده باشيم.پس از تكميل پرسش نامه  و

جدول زمان بندي  كارها خواهيم دانست كه: اولاً چه درصدي از كارهاي ما از پيش برنامه ريزي شده است؟ ثانياً آيا روز كاري ما ساختاردرستي دارد يا خير؟ و در نهايت آيا كارهاي برنامه ريزي شده بيش از حد انتظار به طول ميانجامند؟ ممكن است در حين پاسخگويي به اين پرسشها پرسشهاي ديگري نيز در ذهن ما مطرح شود كه از جمله آنها ميتوان به اين موارد اشاره نمود:n        چرا زماني طولاني صرف كارهاي بي حاصل شد؟n        چند مورد وقفه در كارهاي ما ايجاد شده است؟n        آيا بهره وري واقعي داشتهايم؟n        چه زماني از روز بيشترين بهره وري را داشتهايم؟n        چگونه مي توانيم كنترل بيشتري بر وقت خود داشته باشيم؟n        براي چند درصد از وقت خود مي توانستيم برنامه ريزي درستي به عمل آوريم؟n        ميزان كارآيي ما را بر اساس امتياز هاي 1 تا 10 چگونه برآورد مي شود؟اگر تنها يكي از اين پرسشها را براي ترتيب دهندگان جلسات مكرر در ادارات مطرح كنيم، كافي است كه به اشتباه جبران ناپذير خود پي ببرند.در مرحله بعد بايد عوامل اتلاف زمان را بشناسيم. در يك دسته بندي عمومي ميتوان اين عوامل را بدين ترتيب طبقهبندي كرد:n        گم كردن چيز هاي مورد نيازn        جلساتn        تماس هاي تلفنيn        وقفه هاn        تعلل هاn        كاغذ بازي هاي بي حاصلn        مشكلات كاريn        واگذاري كار به صورت معكوسn        خود بزرگ بينيn        آشفتگي و عدم تمركزحال كه با برخي از عوامل اتلاف وقت آشنا شديم، بايد تلاش كنيم برخي از عادتها را تغيير دهيم. براي ايجاد تغيير بايد فرآيند چهار مرحله اي زير را در مورد هر  يك از عوامل اتلاف زمان به

كار ببريم تا بتوانيم به تدريج آنها را از ميان برداريم:n        ياد داشت كردن عامل اتلاف زمانn        تهيه فهرست مشكلات حاصل از عادت هاي اتلاف وقتn        تجسم ذهني عادت صرفه جويي در زمانn        پرورش عادت صرفه جويي در زمانبراي كساني كه در شركتها يا سازمانها به كار اشتغال دارند، اين كار قدري گستردهتر است و ابعاد ديگري را نيز در بر ميگيرد، از جمله: تسلط بر مكاتبات اداري، مبارزه براي كاهش مكاتبات، رسيدگي مؤثر به نامههاي كاري، بايگاني مؤثر و صحيح مكاتبات.اگر بخواهيم به شيوهاي اصولي مكاتبات را كاهش دهيم، بايد اين اصول را حتماً به ياد داشته باشيم:n        حذف برخي اسامي از فهرست نامه هاي صادره به خارج ازشركتn        حذف برخي اسامي از فهرست توزيع نامه ها در داخل شركتn        درخواست از همكاران كه فقط موارد خاص را گزارش كنندn         درخواست از همكاران مبني بر مختصر و فشرده كردن گزارش كارn       تغيير مسير نامه ها در صورت لزومn        صحبت كردن را جانشين نوشتن كردنn        كاستن از حجم كاغذهاي ارساليn        بازگرداندن كاغذ هاي كاري غير ضروري به فرستنده آن هاباشد كه با به كارگيري اين توصيه ها يا حداقل پيادهسازي برخي از آنها بتوانيم آفت ”جلسه“ را از مزرعه مديريت زمان ريشه كن كنيم. با پديد آمدن انضباط فردي در هر انسان عاقل و تنظيم دقيق اوقات و امور كاري ديگر نيازي به برگزاري جلسات مكرر نخواهد بود. اميدوارم در آينده بتوانم باز هم در مورد بيماري يا طاعون ”جلسه” بيشتر بنويسم. *http://ictarticle.blogfa.com/post-128.aspx

آيا تا بحال به مديريت زمان فكر كرده ايد

؟هاجر يوسفي

آيا تا بحال به مديريت زمان فكر كرده ايد؟ و اينكه ما در زندگي  چقدر فرصتها را از دست مي دهيم؟

آري ؛ فرصتها بسان ابر در گذرند...! خداوند نعمتهاي بيشماري به ما داده كه ما آنها را مي بينيم و سعي ما بر آن است كه از آنها درست استفاده كرده و اصراف نكنيم. اما انگار زمان تنها نعمتي است كه ما نه آن را مي بينيم و نه به درستي از آن استفاده مي كنيم بلكه فقط گذر آن را حس مي كنيم، و اين نيز نوعي اصراف است. يعني زماني كه ما آن را در دست داريم به فكر استفاده ي صحيح از آن نيستيم ، تا اينكه تاريخ مصرفش تمام مي شود و آن موقع است كه با خود مي گوييم : اي كاش...انسان كه اشرف مخلوقات  بر روي زمين است چرا بايد از ارزشمندترين  سرمايه ي وجودي خود كه زمان است  ، بهره وري مناسبي نداشته باشد؟ارزش وقت و زمان به قدري است كه پروردگار عالم هستي بارها  با كلماتي نظير: والعصر ، والفجر ،  واليل و...    به آن قسم ياد كرده و بهترين مخلوقاتش را به بهره وري از زمان و وقت تشويق نموده است.آري، زمان از پيدايش خلقت وجود داشت. اما شايد مقتضيات  زمان اجازه ي فكر كردن در مديريت اين سرمايه ي گرانبها را به كسي  نمي داد.و امروز با پيشرفت روز افزون علم ما به فكر برنامه ريزي كارها و فعاليتهاي روزانه افتاده و گاهي مجبوريم آنها را به ديگري محول كرده يا در زمان ديگري  انجام دهيم.و اين مسئله ي  حياتي ما را به اين فكر وامي دارد كه "چطور مي توان زمان را در اختيار خود  قرار داد؟"بزرگترين مدير اسلام، اميرمومنان علي عليه السلام در

اين  باره مي فرمايند: از دست دادن فرصت (اقدام  ننمودن به كار در وقت مناسب باعث) غم و اندوه است. (نهج البلاغه،حكمت114)و درجايي ديگر فرصتها را به ابر گذرنده تشبيه كرده وما را به استفاده از فرصتهاي نيكو تشويق مي كنند.             (نهج البلاغه،حكمت 20)به اين بينديشيم كه ما چقدر در اين سالهاي زندگي افسوس  گذشته را خورده ايم !و بياييد از اين لحظه به جاي افسوس خودن به گذشته به امروز بيانديشيم و«امروزهاي ديگررا فداي ديروزها نكنيم » و با اين كار  كوچك گامي عظيم در اصلاح الگوي مصرف برداريم.امام حسن عليه السلام در حديثي مي فرمايند: فرصت زودگذر و دير بازگشت است (بحارالانوارج78 ص113)احتمالا شما هم بارها  آرزو كرده ايد كه اي كاش مي توانستيد زمان را به عقب برده و كاري را كه مي خواستيد به بهترين نحو انجام دهيد، اما اين امكان وجود ندارد و بايد منتظر فرصتهاي بعدي بود.متاسفانه با خوشبختانه  فرصتها تكرار ناپذيرند پس ما بايد از فرصت باقيمانده درست استفاده كنيم و با برنامه ريزي مناسب، كارهاي مهم  و ارزشمند را فداي كارهاي بيهوده نكنيم.فرصت  نه به تدبير بدستت  آيد                   دشوار و نفسگير بدستت آيدفرصت  به مثل شبيه تير است و كمان            زودت برود، دير بدستت آيد

برنامه ريزي و مديريت زمان امام خميني

برنامه ريزي و مديريت زمان در سيره امام خمينيپايگاه حوزه

اوقات با بركت: امام خميني شخصيت بي بديلي است كه وجود با بركتش براي تمام كساني كه به فضيلت اشتياق دارند و نسبت به صلابت، فداكاري و استواري در راه ارزشها، ارادت مي ورزند موجب افتخار و شكوهمندي مي باشد. آن وجود بزرگوار درد دين داشت و سعادت دنيوي و اخروي مردم را

در حيات ديني مي دانست و اين دردمندي توأم با قداست امام با پرهيزگاري، بصيرت معنوي، انديشه عرفاني و اعتقاد علمي عجين گشته و نهال پربار و جاويداني را به ارمغان آورد كه غروب و افولي در آن راه نمي يابد. آن روح قدسي بر اين باور بود كه آيين حيات بخش اسلام مي تواند چون خورشيدي فروزان تمامي جوانب زندگي فردي و اجتماعي انسان ها را در برگيرد و تحوّل اساسي در روح، انديشه و اخلاق آنان بوجود آورد، سرسبزي و طراوت را در بوستان جامعه به نمايش و تماشا گذاشته و تمامي علف هاي هرز و آفات مهلك را از گلستان انساني بركند. او به خوبي در عرصه انديشه و عمل ثابت نمود كه معارف آسماني اسلامي توان آن را دارند كه جوامع بشري را از ظلمت جهل و ستم و تيره گي هاي ديگر رهانيده و آنان را به ساحل رستگاري برسانند و از هرگونه انحراف و كژروي برحذر باشند البته تحقق چنين امري مستلزم آن است كه مسلمين خود را باور كنند و احساس نمايند بيگانگان هجوم آورده اند و ضرورت دارد در مناسبات اجتماعي، رفتار فردي و نوع نگرش هاي خود نوعي تصفيه و پالايش انجام دهند و باورهاي خويش را از عفونت هاي فرهنگي و خرافات آسيب زا، پيراسته سازند. يكي از جنبه هايي كه امام در سيره عملي خود مورد توجه قرار داد نظم و ترتيب در زندگي، بهره گرفتن از فرصت ها و برنامه ريزي دقيق در تمامي شئونات مي باشد. حضرت علي(ع) در وصيت خود به بستگان و تمام كساني كه توصيه آن امام بدانها مي

رسد، فرموده اند: «اوصيكما و جميع ولدي و اهلي و من بلغه كتابي بتقوي اللّه و نظم امركم؛(1) من شما را و تمام فرزندان و خاندانم و كساني را كه اين وصيت نامه به آنان خواهد رسيد به پرهيزگاري و نظم امور خودتان وصيت مي كنم.»امام خميني كه در نسب و سيره، وارث راستين انبياء و اولياء بود اين دو توصيه اميرالمؤمنين (ع) را به تمام معنا در زندگي فردي،اجتماعي، سياسي، علمي و آموزشي خود به نحو احسن پياده كرد و براي تمامي ساعات شبانه روز خويش برنامه اي خاص داشت. مطالعه، عبادت، دعا و نيايش، ملاقات ها، رسيدگي به امور مسلمانان جهان، استراحت، اوقات فراغت، امور شخصي و خانوادگي، ارتباط با شخصيتها، حالات عاطفي و برخوردهاي خانوادگي همه برنامه ريزي شده و زماني روشن و معين داشتند و همين استفاده صحيح و اصولي و حساب شده از اوقات موجب گرديده بود كه امام از تمامي لحظه هاي عمر پربركت خويش به نحو شايسته اي بهره گيرند. حضرت علي(ع) فرموده اند: «للمتّقي ثلاث علاماتٍ: اخلاص العمل و قصر الامل و اغتنام المهل؛(2) پرهيزگار سه نشان دارد: اخلاص در عمل، كوتاهي در آرزو و بهره گرفتن از فرصت هاي پيش آمده.» و نيز آن امام متقين متذكر گرديده اند: «الفرصة تمرّ مرّ السّحاب فانتهزوا فرص الخير؛(3) فرصت همچون ابر مي گذرد پس فرصت هاي خوب را غنيمت شماريد.» از آنجا كه امام اين دستورالعمل هاي ارزشمند را نصب العين خويش قرار داد در كار و تلاش هرگز خستگي را ملاقات نمي كردند و همواره مي كوشيدند تا انبوهي از فعاليت ها با نظم و تدبير و

در فرصت هاي مقتضي انجام پذيرد، از اين جهت هيچ مسئله اي را مشكل نمي ديدند و تمامي دشواري ها به نظرشان آسان مي آمد. كسي نشنيده است كه ايشان بگويد چنان برنامه اي دچار صعوبت بوده و نمي توان آن را انجام داد البته در برابر مشكلات ضمن انديشه و تفكر براي گره گشايي آنها، با بصيرت كامل به خداوند توكّل داشتند و مدام مي گفتند: چيزي نيست ان شاء اللّه بر طرف مي گردد.(4)گام هاي منظمامام مقيد بودند سرساعت مقرر از بستر خواب يا استراحت بلند شوند و به امور مربوطه رسيدگي كنند. دقت داشتند در وقت معين غذا بخورند يا بخوابند. اگر كاري داشتند يا با فردي قراري مي گذاشتند به هيچ عنوان زمان وعده را به عقب يا جلو نمي افكندند. آن قدر دقيق و منظم بودند كه اگر واقعاً بنا بود براي صرف غذا بيايند با پنج دقيقه تأخير، اهل خانه نگران مي شدند و با خود نجوا مي نمودند آيا دليل تأخير آقا چه بوده است؟ همه بي اختيار چشم ها را متوجه اتاق محل اقامت امام مي نمودند تا دليل اين دير كردن را كشف كنند آن وقت مشاهده مي نمودند به عنوان نمونه كسي خدمتشان رسيده و سؤالي از ايشان كرده اند كه امام براي پاسخگويي لحظاتي با تأخير رسيده اند.(5)از آن ساعت كه امام از بستر خواب بر مي خاستند هيچ وقت بدون آينده نگري و بي برنامه زندگي نكردند. اطرافيان نيز بر اساس دقت و نظم امام، برنامه هاي خود را منظم مي نمودند و مي دانستند چه موقعي نزد آقا بروند، خود را مهيّا

مي نمودند كه درست زمان استراحت آقا ايشان را زيارت كنند. به هيچ عنوان اجازه نداشتند هنگام عبادت، مطالعه و امور ديگر به محضر امام بروند. امام در آن موقع مقيد بودند حدود بيست دقيقه قدم بزنند و اين ورزش را هنگام صبح و عصر انجام مي دادند. در اين هنگام افراد مي توانستند نزد امام بروند سؤالي بكنند، جوابي بشنوند و احوال ايشان را جويا شوند.(6)پياده روي و قدم زدن امام مشهور است و از ايّام نوجواني آن را ترك نكرده اند، در دوران جواني اغلب روزها همراه دوستان قدم زنان به سوي باغ هاي اطراف قم مي رفتند و ضمن تفريح سالم و نشاط بخش و مشاهده طراوت و سرسبزي طبيعت و شكوفايي گياهان، با يكديگر مباحثه مي كردند. بيشتر ايام تا بعدازظهر بيرون بودند و از هواي باز و سالم استفاده مي نمودند. در ايام جواني بين طلبه ها و ديگر اقشار رواج يافته بود كه حاج آقا روح اللّه هر روز صبح زود بعد از اقامه نماز و تعقيبات تا طلوع آفتاب جنب خانه خود يا در زمين هاي پشت باغ مشغول قدم زدن هستند. خانه امام در محله يخچال قاضي قم واقع بود كه در مجاورت آن باغ انار و انجير قرار داشت.ايشان پس از كسب اجازه از صاحب باغ در فصول تابستان و زمستان صبح ها در اين باغ و زمين هموار بعد از آن تا طلوع خورشيد قدم مي زد.(7)در قيام 15 خرداد 1342 ه_. ش كه امام را مأموران رژيم پهلوي دستگير نمودند و به تهران بردند ايشان را مدت نوزده روز در محلي نگه داشتند سپس

به مدت بيست و چهار ساعت به يك سلول انفرادي انتقال دادند كه خود امام در اين باره فرموده اند: طول آن اتاق چهار قدم و نيم بود و من طبق روال همه روزه ام سه تا نيم ساعت در آنجا قدم زده ام و بدين گونه ايشان در چنين فضاي محبوس، كوچك و تاريكي با برنامه ريزي دقيق ورزش خود را چون هميشه انجام دادند و چنين محدوديت و حصري مانع آن نگرديد.(8)امام در هنگام انجام همين فعاليت به ظاهر جزئي و كم اهميت چندين كار ديگر را انجام مي دادند: به سلامتي خود فكر مي كردند، تجديد قوا مي نمودند، برخي روزنامه ها و جرايد را از نظر مي گذرانيدند، ذكر مي گفتند و براي برخي امور انديشه نموده و برنامه ريزي مي كردند.يكي از اشخاصي كه در نجف اشرف با امام در ارتباط بود از نظر وضع مزاجي دچار مشكلاتي شد و به كوشش عده اي از دوستان براي معالجه به انگلستان رفت. دكتر معالج پس از بررسي هاي لازم گفت وي بيماري خاصي ندارد امّا به دليل مطالعه زياد دچار فشار رواني و مغزي زيادي شده و اين عارضه بر اندام هاي ديگر چون قلب، ريه، كبد، استخوان و... اثر منفي گذاشته است. ذهن و فكر هم استراحت مي خواهد و چون اين امكان برايش فراهم نگردد كار ديگر اعضاء را دچار اختلال مي كند. بهترشكار لحظه هاي زندگيامام علي(ع) فرموده اند: «قوام العيش حسن التقدير و ملاكه حسن التّدبير؛(11) پايداري زندگي به برنامه ريزي درست و وسيله رسيدن به آن تدبير خوب است.» اگر جنبه هاي گوناگون زندگي امام را

بررسي كنيم مشاهده مي شود عاملي كه در تمامي امورات ايشان تأثير بارزي دارد برنامه داشتن و منظم بودن كارهايشان است برنامه اي كه امام موفق گرديد بر اثر آن در كمترين زمان ها بيشترين فعاليت ها را انجام دهد و لحظات عمر خود را با بركت، مفيد و پربار نمايد. نظم خاص امام از ثبات قدم و استواري ايشان حكايت دارد. يك بار از همسر امام برنامه روزانه ايشان را پرسيدند، ايشان در پاسخ گفته بود: اگر برنامه يك روزشان را بگويم مي توانيد در سيصد و شصت ضرب كنيد. چون امام مطابق برنامه كارهاي خود را انجام مي دادند، به اطرافيان نيز در اين مورد توصيه مي نمودند.(12) حتي خواندن نامه ها، مطالعه روزنامه ها و تجديد وضوي امام با نظم خاصي توأم بود. خانم دباغ خاطرنشان ساخته است روزي روبروي بيت امام در نوفل لوشاتوي پاريس مشغول پياده كردن نواري بوديم ناگهان يادم آمد كه به خدمت آقا بروم چون وقت تجديد وضويشان بود، رفتم و نظافت كردم و اتفاقاً در لحظه مقرّر امام آمدند. آقا هميشه ساعت نه شب شام مي خوردند. يك بار فيلمي از سخنراني شهيد مفتح در مسجد قباي تهران و راهپيمايي مردم آورده بودند، خواستم به همراه ديگران اين فيلم را ببينيم به همين دليل زودتر از موعد مقرر خدمت امام رسيديم و بر خلاف معمول كه منتظر مي ماندم تا ايشان بگويند شام و من آن را ببرم، عرض كردم حاج آقا شام را بياورم؟ نگاهي به ساعت كردند و فرمودند: تا زمان صرف شام 20 دقيقه باقي مانده است، امام هر شب رأس ساعت 11

به خواب مي رفتند و ساعت سه بامداد از خواب بيدار مي شدند حتي يك بار هم به ياد ندارم كه پنج دقيقه از ساعت مزبور بگذرد يا لحظاتي به آن مانده باشد كه ايشان از بستر خواب برخيزند، زيرا تكليفي از لحاظ حفاظت به من واگذار شده بود كه پشت در اتاقي كه امام در آن مي خوابيدند، بايد بخوابم، اتاقشان رو به حياط بود و خيالم راحت نبود.(13)برادري نقل نموده است شبي كه بني صدر متواري شده بود اغلب مسؤولان به اين موضوع فكر مي كردند كه چه بايد بكنند امّا امام در ساعت مشخص رختخواب خويش را پهن نمودند و آماده خوابيدن شدند، اطرافيان گفتند: چنين شده است، فرمودند: آنچه بايد بشود، خواهد شد. شما تكليف خود را انجام دهيد بقيه اش دست خداست حالا از اين كه من بخوابم يا نخوابم كه كاري نمي توانم انجام دهم، جز اين كه كارهايي كه بايد پس از استراحت انجام دهم دچار نقص و كاستي مي شود.ديدگاه امام در مورد تنظيم وقت اين بود كه وقتي آدمي به برنامه هاي خود نظم ببخشد مسلماً وجودش نظم مي يابد. اين موضوع در زندگي امام كاملاً محسوس بود، آن قدر كه وقتي امام در پاريس اقامت داشت پليس ها مي گفتند ما حتي ساعت هاي خود را با رفت و آمد امام تنظيم مي كنيم. ساعات شبانه روز امام چنان تقسيم بندي شده بود كه اطرافيان قادر بودند بدون اين كه امام را ببينند، بگويند مشغول چه كاري است. امام ساعت هفت صبح صبحانه مي خوردند و تا ساعت نه صبح به كارهاي مربوط به مسايل

ايران رسيدگي مي كردند. از ساعت نه تا ده صبح كارهاي شخصي را انجام مي دادند. از ده الي دوازده ظهر به مصاحبه ها و ملاقات هاي خصوصي مي پرداختند. از دوازده ظهر تا دو بعد از ظهر به برنامه نماز و نهارشان اختصاص داشت و بعد از آن يك ساعت استراحت مي نمودند از ساعت سه الي پنج بعد از ظهر به كارهاي مرتبط با انقلاب اسلامي در حد وظايف خودشان از قبيل بررسي اخبار و روزنامه هاي رسيده مبادرت مي نمودند. رسيدگي مجدد به مسايل نهضت اسلامي بعد از نماز مغرب و عشاء تا ساعت نه شب كه موقع صرف شام بود، ادامه مي يافت. بعد از شام تا ساعت يازده به راديوهاي گوناگون و اخباري كه قبلاً ضبط شده بود گوش مي دادند تا آن كه زمان استراحت و خوابشان فرا مي رسيد.(14) اين نظم دقيق و برنامه ريزي اصولي انسان را بهنظم امام، اين حقيقت را ثابت مي كند كه با اجراي چنين برنامه اي مي توان هرگونه تلاش بيهوده، سخن بي جا و فكر بي مورد و اموري را كه بعداً موجب ندامت مي شود از زندگي حذف نمود. با اين شيوه لحظه اي از وقت امام تلف نمي گرديد و اگر هم به ظاهر بيكار بودند حتماً مشغول تفكر در مسئله اي بودند، دكتر بروجردي مي گويد يك روز جمعه كه هوا مساعد بود، ايشان مشغول قدم زدن در حياط بودند، من و همسرم (دختر امام) روي تختي نشسته بوديم وقتي راهپيمايي امام خاتمه يافت بر آن تخت و در كنار ما قرار گرفتند. معمول بود كه بعد از

قدم زدن دو استكان چاي جلوي امام مي گذاشتند، همسرم پرسيد كه آقا چاي بياورم خدمتتان؟ به ساعت خود نگاه كردند و فرمودند چند ثانيه ديگر باقي مانده است. اين قدر زمان را به تصرف در آوردن و از لحظات استفاده كردن واقعاً موجب شگفتي است.(16)مقام معظم رهبري نقل نموده اند در جلسه اي خدمت امام بوديم، بحث به درازا كشيد، در اين اثنا ايشان به ساعت خود نگاه كردند و فرمودند زمان قدم زدنم ديرشد!.(17)حضرت امام در 24 ساعت تنها چهار ساعت مي خوابيدند، ساعت يازده شب چراغ اتاقشان خاموش مي شد و در ساعت سه بعد از نيمه شب اطرافيان متوجه مي شدند كه صداي كاغذ از محل اقامت امام مي آيد. زيرا آخر شب و در ساعتي كه تنظيم كرده بودند روزنامه هايي را كه برايشان ترجمه نموده بودند و به دليل كثرت كار در روز موفق به مطالعه آنها نمي شدند، مورد بررسي قرار مي دادند.(18)نظم كارها به عهده امام بود. احدي از ياران، شاگردان، علماي حوزه و يا شهرستان ها در نحوه تفكرات سياسي ايشان شركت نداشتند. صدور بيانيه ها، پيام هاي سياسي، اطلاعيه هاي گوناگون از نبوغ فكري، رشحات و رشادت قلم و انسجام انديشه امام در طول تاريخ حيات فكري و فرهنگي ايشان حكايت دارد. در نخستين روز بعد از ارتحال آية اللّه بروجردي تصميم گرفتند به اولين اطلاعيه مندرج در روزنامه اطلاعات در خصوص دخالت زنان در انجمن هاي ايالتي و ولايتي پاسخ دهند، اواخر سال 1341 ه_.ش قلم به دست گرفتند و اطلاعيه صادر كردند، آن روز با قلم ني و مركّب اطلاعيه ها و بيانيه

ها را براي نخستين بار منظم و با دقت و بدون قلم خوردگي نوشتند و توسط شاگردان به اطراف و اكناف ارسال مي كردند. نظرات افراد در چگونگي انتشار آنان هيچ گونه تأثيري نداشت و با شور و مشورت اشخاص تنظيم نمي گرديد و اين ويژگي از نظم فكري و عملي امام حكايت دارد. به راستي بايد امام را در اين روزگار قهرمان نظم و دقت و برنامه ريزي ناميد. در بين وسايل شخصي امام كمتر چيزي بود كه بيش از ساعت مورد علاقه ايشان باشد. يك ساعت كوچك جيبي داشتند كه برنامه هايشان را كه از پيش تنظيم كرده بودند با آن تطبيق مي نمودند و جز در مورد ملاقات هاي اضطراري و پيش بيني نشده مسؤولان رده بالاي كشوري، تغييري در آن نمي دادند.(19)اغتنام از فرصت هاائمه هدي به پيروان خود توصيه نموده اند اوقات خود را تقسيم كنند، بخشي را به دعا و مناجات با خداي خويش اختصاص دهند، قسمتي را براي تأمين معاش و امور شخصي در نظر گيرند و اوقاتي را براي استراحت منظور كنند، امام بصورت ملموس چنين برنامه منظمي را در زندگي داشتند و حتي عبادت، اوراد و اذكارشان با برنامه ريزي بود كاملاً روشن بود كه چه وقت بايد قرآن تلاوت نمايند، چه موقع دعا بخوانند. آن چنان تقيّد به امور عبادي در سريره ايشان مشاهده مي گرديد كه براي برخي اين تصور پيش مي آمد شخصي كه مي خواهد نظامي طاغوتي را كه از سوي ابرقدرت ها بصورت همه جانبه حمايت مي شد، از بين ببرد و تشكيلات اسلامي را به عنوان نظامي سعادت آفرين براي

كلّ جامعه معرفي كند، با اين همه موانع، دشواري هاي سياسي و مضايق متعدد چگونه مي تواند بخش مهمي از وقت خويش را به عبادت، نماز، قرآن و دعا بپردازد. امام از لحظه ها و فرصت هايي كه پيش مي آمد بهترين استفاده را مي كرد و نمي گذاشت اين نعمت ناشناخته و غير قابل برگشت، تباه گردد. در احوال حضرت امام سجاد(ع) آمده است وقتي آرايشگري موي شارب آن حضرت را كوتاه مي نمود متوجه شد كه لب هاي مبارك ايشان كه به ذكر الهي مشغول بود، مرتب تكان مي خورد به نحوي كه اصلاح سر و صورت را با اشكال مواجه مي سازد. چون آرايشگر از امام خواهش نمود اندكي ذكر نگويد تا وي بتواند كارش را انجام دهد، حضرت خطاب به وي فرمودند: اگر در اين لحظاتي كه تو مي گويي از ذكر خدا غافل بمانم و مرگ مرا درك كند چه ضمانتي مي تواني بكني؟ آري فرصت به سرعت مي گذرد و ديگر براي آنها برگشتي و تكراري نمي باشد و خوشبخت كسي است كه از آنها نهايت استفاده را بنمايد، به همين دليل رسول اكرم(ص) فرموده اند: از سوي خداوند تبارك و تعالي براي شما در طول زندگيتان نسيم هايي مي وزد آنها را دريابيد. امام خميني به اين توصيه ها كاملاً عمل مي كردند و براي غنيمت شمردن فرصت در اغلب اوقات، در زماني مشخص به اموري متعدد اشتغال داشتند و اگر چند دقيقه اي فرصت مي يافتند، اجازه نمي دادند بيهوده هدر رود. حتي موقعي كه خبرنگاران مي آمدند تا مصاحبه كنند در همان لحظاتي كه مشغول آماده

كردن وسايل بودند امام از همان اوقات اندك استفاده مي كردند.(20)به تجربه مشخص گرديده است كه آدمي قادر نمي باشد هر وقت دلش خواست، به آرزوهاي خود و افكار خويش جامه عمل بپوشاند و لذا معصوم(س) فرموده است: «انّ الامور مرهونة باوقاتها؛ هر كاري امكانات و شرايطي مي خواهد كه هميشه مهيّا نمي باشدو اگر در موقع مقتضي انجام نگيرد فرصت فاني مي گردد و از دست مي رود. امام خميني بر اين نكته ناب تأكيد وافر داشتند و در بحث هاي درس مكاسب چندين بار تذكر دادند كه اموري چون تحقيق، نگارش، مطالعه، عبادت و كسب فضايل و كمالات معنوي را به فصل سبز جواني امام هيچ كاري را در وقت خودش به عذري و بهانه اي به تأخير نمي افكندند و در هر كاري وارد مي شدند مثل اين كه محدوده حيات همين يك ساعت است و بدين نحو در غنيمت شمردن اوقات ساعي بودند. حضرت علي(ع) خطاب به مالك اشتر فرموده اند: كار هر روز را در همان روز انجام بده زيرا اگر براي روز بعد گذاشتي با كار فردا دو كار مي شود. امام در هنگام تبعيد در تركيه وقتي فرصتي را بدست مي آوردند مشغول نگارش كتاب عميق و دقيق تحرير الوسيله گرديدند و اگر از آن فرصت استفاده نمي نمودند چنين اثر ارزشمند و گرانبها در اختيار مشتاقان معارف اسلامي قرار نمي گرفت. در نجف اشرف با وجود موانع سياسي و مشكلات متعدد بحث مفصل و گسترده «بيع» را شروع كردند در حالي كه مشكلات آنقدر گسترده و زياد بود كه كمتر كسي حاضر مي گرديد در چنين شرايط

آشفته اي به چنين كار علمي و فكري دست بزند به نحوي كه مورد قبول اهل نظر در مجامع علمي واقع شود.(21)در اوايل بحث ولايت فقيه (در نجف) عده اي به شكل اعتراض به امام ايراد گرفتند كه در وضع كنوني شما چه وقت مي توانيد حكومت اسلامي را تشكيل دهيد كه مشغول بحث فقهي و تنظيم برنامه اش هستيد؟ ايشان فرمودند: نبايد در قضايا با اين فكر وارد گرديد بلكه چنين كار مهم و بزرگي داراي ابعاد و مقدمات فراواني است ما فعلاً برنامه اش را تنظيم مي كنيم؛ اگر موفق هم شديم خودمان حكومت را پياده مي كنيم در غير اين صورت برنامه منظم و حساب شده اي در اختيار افراد مي باشد كه وقتي نسل هاي آينده آمدند ديگر نيازي به اتلاف وقت براي تدوين آن نخواهند داشت.حتي بيماري و كسالت مانع از اين نگرديد كه امام حساب شده و منظم كارهاي خود را پيگير باشد طي مدتي كه ايشان در بيمارستان تحت مداوا و مراقبت هاي شديد درماني و پزشكي بودند و براي افزايش خواب امام، داروهاي آرامش بخش تجويز مي كردند امام به همان وضع قبلي و طبق نهج متداول سابق رأس ساعت دو بعد از نيمه شب از خواب برمي خواستند و جوياي وقت تهجّد و اقامه نماز شب مي شدند!(22)يكي از موثقين نقل كرده است امام هنگامي كه در تهران بسر مي بردند در درس حكيم الهي آية اللّه ميرزا ابوالحسن رفيعي قزويني شركت مي كردند. اين فقيه و حكيم فرزانه در مسجد جمعه تهران نماز مغرب و عشاء را به جماعت اقامه مي نمودند اما منظم نمي

آمدند، امام چون به طوري جدّي و تحت هر شرايطي به نظم مقيّد بودند در يكي از روزها كه مرحوم رفيعي قزويني با تأخير آمدند از جاي خويش برخاستند و به حاضران گفتند: بيائيد با هم به آقا بگوئيم مرتب بيايد، اين گونه كه نامنظم مي آيند وقت بسياري از مردم ضايع مي شود بعد آية اللّه رفيعي آمدند و نماز را اقامه نمودند. در پايان يك نفر خطاب به ايشان گفت: سيد جواني به مردم گفت بايد به آقا تذكر داد سروقت براي نماز در مسجد حاضر شود، آن حكيم وارسته گفت: اين فرد كه بود؟ در آن حال امام در گوشه اي از مسجد مشغول خواندن نماز بود، آن شخص ايشان را به امام جماعت نشان داد تا نگاه مرحوم رفيعي به امام افتاد، اظهار داشت: ايشان حاج آقا روح اللّه خميني هستند، مرد بسيار فاضل، پرهيزگار، زاهد، منظم و مهذّب مي باشند. اگر يك وقت آمدن من با تأخير مواجه شد، از او بخواهيد به جاي من امام جماعت شما باشد، حق با اوست.(23)امام سيزده يا چهارده سال در نجف اقامت داشتند. در اين ايام جز شب هايي كه احياناً بيمار بودند و يا برخي اوقات كه به كربلا مشرف مي شدند، دو و نيم ساعت بعد از غروب به بيروني منزل تشريف مي آوردند و لحظه اي ديرتر يا زودتر نمي آمدند. حدود سي دقيقه در آن جا با علما، طلاب و برخي مراجعين عادي ملاقات ها و ديدارهايي داشتند و پس از آن به حرم مطهّر حضرت علي (ع) مشرف مي گرديدند. اين برنامه كاملاً منظم، مداوم و تغييرناپذير بود،

بعد از زيارت و انجام مستحبات چهار ساعت از غروب گذشته به منزل باز مي گشتند. يكي از طلبه هاي نجف گفته است عزيمت امام به حرم علي(ع) به قدري منظم است كه ما مي توانيم ساعتمان را با حركت ايشان تنظيم كنيم.(24) حجة الاسلام و المسلمين ايرواني گفته است: در يكي از سفرهاي خود به عراق در صحن مقدس اميرمؤمنان علي(ع) با عده اي از اهل فضل نشسته و مشغول گفتگو بوديم، موقع ترك آنجا، آنان نگاهي به ساعت خود و ساعت صحن مطهر كردند و متوجه اختلاف آنها شدند و در اين باره بحثي پيش آمد، در اين حال امام خميني وارد صحن گرديدند. يكي از اساتيد نجف با مشاهده ايشان به حاضرين گفت: حالا مي توانيد ساعت هاي خود را تنظيم كنيد زيرا امام طي مدتي كه در نجف مقيم اند بدون لحظه اي تأخير رأس ساعت دو و سي دقيقه پا به صحن مطهر مي گذارند.(25)فردي كه مأمور رسيدگي به امور مالي دفتر امام بود، خاطرنشان كرده است در طول ده سالي كه آقا در جماران تشريف داشتند، هر روز رأس ساعت مقرّر، آماده پذيرفتن ما بودند. چنانچه به خاطر نامساعد بودن شرايط در موقع مشخص به حضورشان نمي رسيديم، امام زنگ اتاق را به صدا در مي آوردند و ما را فرا مي خواندند.در ملاقات هاي عمومي گاهي بعد از آماده شدن ايشان، براي به حد نصاب رسيدن ملاقات كنندگان نياز به سه دقيقه انتظار بود كه وقتي به ده دقيقه مي رسيد امام نسبت به نامنظم بودن برنامه هاي ملاقات لب به اعتراض مي گشودند و مي فرمودند: چرا

قبل از فراهم ساختن مقدمات ملاقات مرا به محل مزبور فرا مي خوانيد؟ اگر در ملاقات هاي خويشاوندان و آشنايان، حاضران در زمان معين از جاي برنمي خاستند و وقت بيشتري را مي گرفتند، با اعتراض امام مواجه مي شدند.(26)انديشه منسجمامام بر اين باور بود كه وقتي انديشه انسان نظم گرفت و در زندگي فردي و اجتماعي برنامه ريزي داشت از آن نظم فكري الهي هم برخوردار مي گردد، در اين صورت لغزش و خطاهايش كاهش مي يابد و آدمي در مرحله اي قرار مي گيرد كه جز براي پياده كردن اوامر الهي و كسب رضايت حضرت پروردگار به چيز ديگر فكر نخواهد كرد.از جلوه هاي نظم امام اين بود كه با وجود تبحّر در علوم عقلي و نقلي، به هيچ عنوان عرصه هاي اين دانش ها را با يكديگر ممزوج نمي نمود. هنگامي كه حكمت تدريس مي نمود گويي بزرگترين و برجسته ترين فيلسوف در حال فيض رساني است و چون در موضوع عرفان پرتو افشاني مي كرد والاترين عارف در حوزه نظر و عمل به شمار مي رفت. وفتي به مباحث فقهي و اصولي مي رسيد چنان بر روح، اراده و افق فكري احاطه داشت و زمام انديشه اش در اختيار خودش بود كه گويي وارد بازار و زندگي مردم شده است و احكام فقهي و موازين شرعي را بدون هيچ گونه وابستگي به حكمت و عرفان و دانش تفسير بيان مي كرد در حقيقت اگرچه امام در علوم گوناگون صاحب نظر بود اما اين معارف نتوانستند روح بلند ايشان را تحت الشعاع خود قرار دهند و آن روح قدسي بر تمامي دانش

ها اشراف داشت و آنها را در موقع مقتضي بكار مي گرفت. امام ضمن آن كه در تدريس و تبيين مباحث علمي جدّيت و قاطعيت داشت تفريح و اوقات فراغت را براي جويندگان دانش ضروري مي دانستند و چون كسي را در روز تعطيل مشغول كار مي ديدند به وي مي فرمودند: به جايي نمي رسي! زيرا وقت تفريح بايد استراحت كرد و مي افزودند تا به حال نه يك ساعت از تفريح را براي درسم گذاشته ام و نه ساعتي از وقت درسم را صرف تفريح كرده ام هر كاري وقت مختص خودش را دارد. هر زماني بايد به امور متناسب پرداخت اگر اوقات استراحت نداشته باشيد، قادر نخواهيد بود تحصيل كنيد و به مدارج عالي برسيد.(27)مشهور است كه امام در دوران طلبگي منظم و به موقع در جلسات درس استادانشان حاضر مي شده اند مرحوم آية اللّه شاه آبادي(استاد عرفان امام) گفته بود: روح اللّه واقعاً روح اللّه است. نشد يك روز ببينم كه بعد از بسم اللّه درس حاضر باشد بلكه هميشه قبل از شروع درس حضور داشته اند.(28)مكرّر اتفاق مي افتاد كه قبل از آن كه امام براي درس تشريف ببرند افرادي از نزديكان و خويشاوندان خدمتشان بودند، در اين مواقع تا آخرين لحظات با كتاب سرو كار داشتند و چون وقت درس فرا مي رسيد با سرعت عازم محل تدريس مي شدند. درس امام در قم رأس ساعت 8 صبح آغاز مي گشت. آن قدر در مورد شروع درس حساسيت داشتند كه اگر كسي مي خواست در راه با معظم له گفتگو كند نمي توانست ايشان را متوقف سازد تا

ديرتر به مقصد برسند، همانگونه كه قدم برمي داشتند پاسخ سؤالات را مي دادند. شاگردان هم از استاد آموخته بودند كه در مسير تا رسيدن به محل درس، اوقات را به بحث در موضوع مورد نظر بپردازند.(29)حجة الاسلام و المسلمين سيد عبدالمجيد ايرواني يادآور شده است زماني كه در مسجد سلماسي قم در درس امام حاضر مي شديم كمتر اتفاق مي افتاد كه من زودتر از امام به كلاس درس برسم، غالب اوقات من و ديگر طلبه ها وقتي به مسجد مي رفتيم مي ديديم امام قبل از همه آمده اند و روي منبر و سجاده نشسته و آماده گفتن درس هستند. ايشان از اين كه برخي شاگردان پس از شروع درس مي آمدند خيلي ناراحت مي شدند.(30) آية اللّه بني فضل نيز، گفته است امام از اين دير آمدن ها گلايه داشتند و مي فرمودند آدم يك درس در روز بخواند ولي خوب مقيد باشد در آغاز درس، حاضر باشد.(31)روزي امام فرمودند: به كسي نگفته و نمي گويم به درس من بيايد ولي اگر مي آيد بايد منظم باشد. اگر وقت شناس و اهل برنامه ريزي باشيد با احتساب فاصله منزل تا اينجا طوري حركت مي كنيد كه تمامتان جلو ورودي مسجد سلماسي با هم برسيد.(32) حتي يك روز وقتي متوجه شدند عده اي حين تدريس وارد مي شوند قدري درباره نظم صحبت كردند و توصيه نمودند در كارهاي خود منظم باشيد.(33) يكي از شاگردان امام يادآور شده است در مدت چهار سال و نيم يك دوره اصول را نزد امام آموختم. در اين مدت تنها دو روز تعطيلي ديدم، به غير از اعياد،

ايام سوگواري و يا جمعه ها كه معمولاً تعطيل مي باشد. برخي دوستان مي گفتند ما ساعت هايمان را با شروع درس ايشان منظم مي كنيم.(34)انضباط در پژوهشنظم و برنامه ريزي بيشتر در تلاش هاي علمي و خصوصاً نگارش ايشان تجلّي كرده و موجب احاطه كامل امام در معلومات و زمينه ساز پرمحتوايي و بصيرت ژرف ايشان گرديده است و الّا چه بسيارند افرادي كه ساليان متمادي در كسب معرفت مي كوشند ولي چون مطالعه اي نامنظم و پراكنده دارند در هيچ كدام از جنبه هاي علمي صاحب نظر نمي باشند ولي امام در نخستين گام در مسير علم و هركار ديگري، آغاز و انجام و ساير اهداف را از قبل تعيين نموده و بدون افراط يا تفريط و يا سردرگمي در آن جهت گام برداشته اند. ايشان اولويت را در بحث علمي و تحقيقي به فقاهت و سپس علوم ديگر داده اند. نظم و برنامه ريزي حاكم بر زندگي علمي و فرهنگي امام در موارد ذيل ملموس بود:1_ انضباط در مورد تعيين، شناسايي و انتخاب استادان و مربيان.2_ انضباط در انتخاب اوقات فراگيري علم، ساعات مطالعه و مباحثه.3_ انضباط در انتخاب هم دوره ها و هم افق ها براي مباحثه، مبادله دروس و نظريات.4_ نظم و هماهنگي در تعيين حدود و ظرفيت طبيعي فكري، روحي و بدني بدون فشار افراطي.(35)اگر فردي دفتري برمي داشت و با امامفعاليت هاي علمي و آموزشي امام در خانه برنامه ريزي شده بود، ساعتي را به مطالعه كتاب ها و متن هايي كه خواندن آنها براي تدريس ضرورت داشت اختصاص مي دادند، ساعاتي را براي كتاب ها، نوآوري ها

و مطالب جديدي كه بدستشان مي رسيد در نظر گرفته بودند و اوقاتي را به مطالعه عادي مي پرداختند.(37) بعد از ماجراي تأسف بار شهادت آية اللّه سيد مصطفي خميني، امام به خانه برگشت. آن وقت زماني بود كه بايد مطالعه خاص خود را مي نمودند، مرحوم حاج احمد آقا مي گويد: من مي دانستم كه امام تا چه صفحه اي از كتابي را كه در آن ساعت مشغول مطالعه بودند، خوانده اند، روز قبل از شهادت برادرم ديده بودم، وقتي آقا از سرمزار برگشتند به اندازه روزهاي عادي آن كتاب را مطالعه كردند و به كار ديگري پرداختند يعني حتي چنين مصيبت بزرگ و اندوه باري نظم و برنامه ريزي امام را برهم نزد.(38)قبل از حادثه فيضيه در قم اعلاميه هايي به در و ديوار زده بودند كه محتواي آن ها وهن انگيز بود و گويا در برخي از آنها امام را آماج ناسزا قرار داده بودند آية اللّه طاهري خرم آبادي مي گويد وقتي خدمت امام رسيدم مشاهده كردم جهت تدريس مشغول مطالعه هستند. اين كه در چنين اوضاع و احوال آشفته اي كه همه ما را ناراحت كرده بود چگونه امام برنامه عادي خود را قطع نمي كنند و كتابي را مطالعه مي كردند تا مضامين آن را در جلسه درس بحث كرده و مورد انتقاد قرار دهند، براي من بسيار شگفت انگيز بود.(39)امام براي آگاهي از اوضاع سياسي اجتماعي ايران و ديگر كشورها از تمام منابع و طرق موجود و ممكن استفاده مي كرد به گونه اي كه در حد ممكن از همه مسايل مطلع گردند و اين اطلاعات از كانال

هاي متعدد باشد در اين برنامه نيز نظم و دقت در استفاده از فرصت هاي زندگي به نحو احسن قابل مشاهده بود و امام با برنامه ريزي ويژه اي مي كوشيدند از تمام رخدادهاي جهان اسلام و امت اسلامي با خبر باشند و با بررسي اطلاعات موجود به تجزيه و تحليل و ارزيابي آنها بپردازند.(40)با وجود كثرت كارها، تعداد زياد گزارش ها و آمارها نشانه اي از شلوغي و تراكم كاري بر جاي مانده در زندگي امام قابل مشاهده نبود، چيزي گم شدني نبود. لباس، كتاب، قلم، راديو، وسايل شخصي و... هر كدام در جاي معين قرار داشتند. اگر در لابلاي آنها امانتي ديده مي شد كه بايد به صاحب آن يا مسؤول مربوطه مسترد گردد در اولين فرصت و بدون فوت وقت نسبت به انجام آن اقدام مي نمودند.(41)نظم و ترتيب در نگارشهمانگونه كه امام به هنگام تدريس مطالب را خيلي عالي دسته بندي و مرتب مي نمودند و همين ويژگي در بهتر و زودتر فهميدن و درك نكات درسي و آموزشي بسيار اثر داشت، در نوشته هاي ايشان اين شيوه ديده مي شد.افتتاح، اختتام، نظم منطقي مطالب، توالي موضوعات اصولي و حساب شده بود. نوشته هاي امام به قدري خوش خط، منظم و بادقت و علاقه تهيه و تنظيم شده كه توجه هر بيننده با ذوق و مشتاقي را به سوي خود جلب مي كند از جمله حاشيه بر وسيله است كه به خط مبارك نوشته اند و در جلد بسيار جالبي به صورت كتاب تميزي در دسترس مي باشد مكاسب محرّمه را در دو جلد با خطي زيبا و رعايت دقيق فاصله

بين سطور، كاغذ و جلد پاكيزه اي نوشته اند. جلد اول اصول نيز توسط ايشان به رشته نگارش درآمده است. اين دقت و ظرافت معلول همان نظم و ترتيب و بهره گيري از فرصت هاست، اين ها نوشته هاي امام است كه در قم مرقوم فرموده اند آثاري كه در نجف تأليف نموده اند با همان نظم و انسجام و حتي توجّه در انتخاب كيفيّت دفتر و كاغذ مرقوم نموده اند كه به طبع رسيده است. از بركات نظم و برنامه ريزي امام در تحقيق اين است كه بعد از رحلت آية اللّه بروجردي تنها مرجعي كه هم حاشيه بر عروة الوثقي و هم حاشيه بر وسيلة النجاة داشت، ايشان بودند.(42) اگر كسي آثار امام را با عمر با بركت ايشان تقسيم كند به خوبي مي فهمد كه چگونه از ساعات و بلكه دقايق زندگي استفاده كرده و بهره وافي برده اند در صورتي كه ايشان خيلي اهل قلم نبوده اند و در اين زمينه احتياط مي كرده اند.(43) وصيت نامه مهم، جامع و مفصل امام و اين همه قصايد، غزليات و نامه هاي عرفاني كه در سال هاي اخير منتشر شده است مربوط به ماههاي واپسين زندگي آن بزرگوار مي باشد، يعني اوقاتي كه افراد بر فرض برخورداري از سلامتي كامل، حوصله و توان نگارش را ندارند چه رسد به انساني كه چندين بار دچار نارسايي قلبي شده و برخي اندام هايش درست كار نمي كند و تحت مراقبت هاي ويژه طبي، پرهيز غذايي، آزمايش هاي گوناگون طبي و خوردن روزانه چندين دارو، به سر مي برد.(44)در هيچ جاي جهان متداول نيست كه رهبر

و رئيس كشوري، شخصاً مطالب خود را بنويسد و معمولاً مطالب مورد نياز او را كارشناسان، متخصصان، مشاوران و دستياران تهيه كرده و برايش مي برند ولي امام تمامي مندرجات را خود شخصاً مرقوم مي فرمودند. گاهي اوقات برخي كلمات را خط زده و بالايش نوشته اند و يا بعضي عبارات را كه بعداً به ذهنشان رسيده و بايستي اضافه كنند و مثلاً در متن جا نبوده در حاشيه نوشته اند.رعايت نظافت و بهداشت شخصيامام از نظر زيستي، بدني و روحي مراقب سلامتي خويش بودند و فعاليتي را كه مناسب وضع مزاجي و موقعيت سنّيشان بود، انجام مي دادند، وقتي مي خواستند از زمين برخيزند هميشه دست چپ را بر روي زمين مي نهادند و چون مي خواستند براي تدريس بالاي منبر بروند ابتدا پاي راست رااز سنين نوجواني امام در رعايت نظافت ضرب المثل دوستان بودند، موقع بارندگي كه كوچه گلي بود به طوري كه گاهي تا زانوي افراد هنگام عبور و مرور گل آلود مي شد به قدري امام آرام داخل كوچه ها حركت مي نمودند كه كمتر لباسشان گل آلود مي شد و اگر هم لكّه گلي پشت عبايشان بود، عبا را در اتاق جلوي بخاري مي نهادند و خشك كه مي شد آن را با دم قاشق پاك مي كردند. در همين روزهاي آخر كه در بيمارستان بر اثر برخي داروها لكه هاي زرد بر لباسشان مشاهده مي گرديد، با اشاره به پرستاران لكّه ها را نشان دادند كه بلافاصله پيراهن امام را عوض كردند.(46)امام مدام و در هر شرايطي مايل بودند صورتي آراسته و سيمايي تميز داشته باشند. در نجف

وقتي مي خواستند به حرم مشرف شوند بر كفش هاي خود دستمال مي كشيدند، جلو آينه رفته محاسن خود را شانه مي زدند، سپس عطر استعمال مي كردند، هنگامي كه از كوچه اي عبور مي كردند رايحه عطر امام در آن مسير مشام ها را نوازش مي داد، دختر امام مي گويد وقتي وارد اتاق آقا مي شديم، فضاي آن معطر بود، همه نوع عطري مصرف مي نمودند وقتي به حمام مي رفتند، لباس خود را عوض مي كردند و چون آن را مي آوردند تا شسته شود بوي گل مي داد. در نجف وقتي از مسجد يا بارگاه مطهر باز مي گشتند و به دليل گرمي شديد هوا خيس عرق مي شدند لباس خود را تعويض مي كردند هنگام مشرف شدن به حرم خود را معطّر مي ساختند.(47)هر صبح جمعه بعد از گوش دادن خلاصه اخبار ساعت هشت بامداد، امام آماده استحمام بوده و راهي حمام مي شدند و در اين ساعت مجالي براي شنيدن مطلبي يا امضاء نمودن چيزي نمي گذاشتند زيرا بلافاصله مشغول باز نمودن تكمه هاي خود مي شدند و در همان حال برمي خاستند. استحمام امام متجاوز از يك ساعت طول مي كشيد لباسشان ضمن سادگي و پاكيزگي تميز بود و در جوراب هاي ايشان اثري از سياهي و بوي عرق ديده نمي شد با اين كه تمام محيط زندگي و فرش هاي ساده امام نظيف بود ولي همواره با دمپايي روي فرش راه مي رفتند، محل زندگي امام از شدت نظافت مي درخشيد و فضاي پرطراوتش از بوي دل انگيز عطرهاي متعدد خوشبو بود، در عين حال نمونه كامل

ساده زيستي، قناعت و صرفه جويي در استفاده از امكانات زندگي در سيره امام مشاهده مي شد.(48)در سال هايي كه امام در قم بسر مي بردند يك عباي مشكي رشتي داشتند كه در تابستان و زمستان مي پوشيدند ولي خيلي خوب از آن مراقبت مي كردند. لباس امام از جهت جنس و كيفيت زياد خوب نبود و مواظب بودند براي تهيه آن وجوهات كمتري مصرف شود ولي از نظر نظافت و پاكيزگي در اوج بود.(49)يكي از پزشكان گفته است براي انجام خدمات درماني خدمت امام رسيدم. مشغول كار بودم كه قطعه اي پارچه اي را مشاهده كردم كه خيلي منظم و مرتب تا شده و در مجاورت ايشان قرار داشت. نخست نفهميدم چيست و تنها وقتي آقا داشتند جوراب خود را پا مي كردند متوجه گرديدم آن پارچه تميز جوراب امام است كه يكي از لگنه هاي آن وصله خورده بود اما نظافت و پاكيزگي فوق العاده اي داشت.اگر مي خواستند غذايي جلوي امام بگذارند بايد ظاهري آراسته داشته باشد و اگر اين گونه نبود از خوردن آن اكراه داشتند. فردي گفته است روزي با برخي از دوستان كه بعضي با همسرانشان بودند خدمت امام رفتم مشاهده كرديم امام مشغول جارو نمودن اتاق خود هستند. همسر يكي از آشنايان جلو رفت و گفت اجازه دهيد تا اتاقتان را جارو كنم، ايشان فرمودند: هر كسي موظف است محل كار خويش را شخصاً تمييز كند.(50)پي نوشت ها:_______________________1. نهج البلاغه، نامه 47.2. غررالحكم و درالكلم، حديث 737.3. نهج البلاغه، حكمت 21.4. روزنامه اطلاعات، شماره 21745.5. پابه پاي آفتاب، ج 1، ص 115.6. مجله سروش، شماره 476.7. امام خميني

در آيينه خاطره ها، علي دواني، ص 56.8. مجله پاسدار اسلام، شماره 24، آذر 1362، خاطرات محمد بروجردي، ص 61.9. پابه پاي آفتاب، ج 3، ص 264 _ 263.10. امام خميني در آينه خاطره ها، ص 57 _ 56.11. غررالحكم، ح 6807.12. مجله دانشگاه انقلاب،شماره 75.13. پابه پاي آفتاب، ج 1، ص 309 _ 308.14. اين برنامه در نوفل لوشاتو انجام مي گرفت (نك: همان مأخذ، ص 310).15. نهج البلاغه، نامه 53.16. مجله اميد انقلاب، شماره 224، خرداد 1369.17. مجله نور علم، دوره سوم، شماره هفتم، ص 110.18. گل هاي باغ خاطره، ص 136.19. صحيفه دل، ص 94، مقالات كنگره بررسي انديشه و آثار تربيتي امام (قدس سره)، ص 551.20. خاطرات آية اللّه سيد جعفر كريمي (مجله پاسدار اسلام، سال اول، ش 5، ص 33)، خلوتي با خويشتن، غلامعلي رجايي، ص 129 _ 128.21. پاسدار اسلام، ش 8، ص 61.22. روزنامه كيهان، شماره هاي 16581 و 16548.23. مصاحبه با حضرت آية اللّه حسين نوري همداني، مجله حوزه، شماره 32، ص 91 _ 90.24. پابه پاي آفتاب، ج 2، ص 98 و 258.25. گل هاي باغ خاطره، ص 81.26. پابه پاي آفتاب، ج 2، ص 259 _ 258.27. مجموعه مقالات...، ص 392.28. مصاحبه با حضرت آية اللّه بني فضل، مجله حوزه، شماره 49.29. پابه پاي آفتاب، ج 3، ص 177.30. همان، ج 2، ص 286.31. همان، ج 1، ص 267؛ ج 2، ص 312.32. مجموعه مقالات كنگره...، ص 390 و 552.33. سرگذشت هاي ويژه از زندگي امام خميني، ج 2،ص 27_26.34. صحيفه دل، ص 112.35. سرگذشت هاي ويژه...، ج 2، ص 107 _ 106.36. روزنامه اطلاعات،

شماره 21744.37. اين برنامه مختص زماني است كه امام در نجف بسر مي بردند.38. پابه پاي آفتاب، ج 2، ص 47، ج 4، ص 118 و 256.39. گل هاي باغ خاطره، ص 35.40. ويژگي هايي از زندگي امام خميني، انصاري كرماني، ص 37 _ 36، در سايه آفتاب، حجة الاسلام و المسلمين حاج شيخ محمد حسن رحيميان، ص 209، سرگذشت هاي ويژه از زندگي امام خميني، ج 2، ص 64 _ 63.41. در سايه آفتاب، ص 187.42. پابه پاي آفتاب، ج 4، ص 99، صحيفه دل 123.43. روزنامه اطلاعات، شماره 21613.44. پابه پاي آفتاب، ج 2، ص 174.45. مجله نور علم، دوره سوم، شماره هفتم، ص 103، معيارهاي شناخت امام، ص 187.46. پابه پاي آفتاب، ج 1، ص 116.47. روزنامه اطلاعات، شماره 21658.48. سرگذشت هاي ويژه... ج 1، ص 18، گل هاي باغ خاطره، ص56.49. مجموعه مقالات كنگره...، ص 552.50. فصلنامه حضور، شماره 19، ص 309.

دركى نوين از ساعت بدن انسان

زهرا عباسپور

چگونه روزهايمان را مى شماريم: دانشمندان مى گويند درباره سازوكارى كه زمينه ساز هواپيمازدگى (jet lag)، بى خوابى و ساير اختلالات ناشى از به هم خوردن ريتم ساعت درونى بدن206550.jpg است، به يافته هاى جديدى دست يافته اند. اثر يك جهش در ژنى كليدى كه در تنظيم چرخه هاى خواب و بيدارى در پستانداران عمل مى كند برخلاف شيوه اى است كه قبلاً تصور مى شد. يافته هاى جديد كه در شماره 3 ژوئيه نشريه «گزارش هاى آكادمى ملى علوم» آمريكا به چاپ رسيده، به معناى آن است كه شركت هاى داروسازى بايد رويكرد خود را براى ساختن داروهاى جديد براى درمان اختلالاتى كه به بد كار كردن

ساعت بدن مربوطند تغيير دهند.•نحوه عمل ساعت بدنبدن انسان ها و ساير پستانداران با اندازه گيرى مداوم غلظت پروتئينى به نام PER در بدن درمى يابد كه در چه زمانى قرار دارد. شركت هاى دارويى در حال حاضر بر روى شيوه هايى كار مى كنند كه با تغيير ميزان PER در بدن اختلالات ناشى از بد كار كردن ساعت بدن يا اختلال «ريتم شبانه روزى» را درمان كند. تجزيه PER توسط پروتئينى ديگر به نام CK1e تنظيم مى شود كه توليد آن به وسيله ژن «كازئين كيناز» يا CK1 كنترل مى شود. پيش از اين تصور مى شد كه جهشى به نام «tau» در CK1 به توليد پروتئين هاى ناقص CK1e منجر مى شود و در نتيجه تجزيه PER آهسته تر از معمول صورت مى گيرد و اين پروتئين در بدن تجمع مى يابد. به نظر مى آيد كه ساخته شدن بيشتر PER ساعت درونى بدن پستانداران را سرعت مى بخشد و در نتيجه طول روزها از نظر بدن كوتاه تر مى شود. با اين حال يك بررسى جديد نشان مى دهد كه در واقع عكس اين قضيه رخ مى دهد: جهش tau سرعت تجزيه PER را كم نمى كند بلكه آن را سرعت مى بخشد. بنابراين زيادى PER نيست كه باعث مى شود بدن روزها را كوتاه تر درك كند، بلكه نبود مقدار كافى PER عامل اين امر است.

•مانند يك رياضيدانيكى از اولين شواهدى درباره اينكه دانسته هاى قبلى درباره جهش tau اشتباه است، از يك مدل كامپيوترى ساعت زيستى پستانداران به دست آمد كه به وسيله دانيل فورجر رياضيدانى از دانشگاه ميشيگان ساخته

شده بود. همسترهاى داراى جهش ژنتيكى tau به جاى روزهاى معمول 24ساعته، روزهاى كوتاه 20ساعته دارند. شبيه سازى كامپيوترى فورجر نشان داد كه اين وضع تنها در صورتى مى تواند رخ دهد كه CKle در نتيجه جهش سريع تر كار كند و نه كندتر. او مى  گويد: «من يكى دو سال پيش اين پيش بينى را مى كردم. اما بقيه مى گفتند كه نظر من بى پايه است. مى گفتند تو رياضيدانى از اين چيزها سر درنمى آورى.» فورجر در حين انجام يك سخنرانى در دانشگاه در يوتا با ديويد ويرشاپ پژوهشگر «موسسه سرطان هانتزمن» اين دانشگاه ملاقات كرد. نتايج به دست آمده از تجربيات انجام شده توسط گروه ويرشاپ نيز نشان مى داد كه جهش tau به جاى كاهش فعاليت CK1e، فعاليت آن را افزايش مى دهد. گروه ويرشاپ دريافتند كه كشت هاى سلولى موش هاى آزمايشگاهى كه داراى جهش tau هستند، در عرض تنها چند ساعت PER را تجزيه مى كردند، در حالى كه در شرايط معمول اين تجزيه 8 تا 10 ساعت طول مى كشيد. نتايج آنها پيش بينى فورجر را تاييد كرد: ريتم شبانه روزى درون سلول هاى موش به اين خاطر سرعت يافته بود كه ژن جهش يافته CK1 فعال تر بود و نه برعكس. اين يافته بر داروهاى جديدى كه براى درمان اختلالات مربوط به ريتم هاى شبانه روزى مثل افسردگى، بى خوابى و حتى برخى از انواع سرطان در حال ساخته شدن هستند، تاثير خواهد گذاشت. ويرشاپ مى گويد: «اگر مدل قبلى اشتباه باشد، داروهاى ساخته شده تاكنون اثر متضادى خواهند داشت.»منبع : روزنامه شرق

مديريت زمان

موفق است.« قانون

پارتو »  «قاعده 80 : 20 »اين قاعده براي اولين بار توسط اقتصاد دان ايتاليائي به نام « ويلفردوپارتو » در قرن نوزدهم مطرح گرديد. توسط مطالعات آماري پارتو دريافت كه  20% از جمعيت مالك 80% از ثروت ماي هستند.از كل مسائل كه در زندگي با آن دست به گريبان هستيم تنها 20% از مواد داراي اهميت و ويژگي هستند كه اتفاقاً 80%  از موفقيت ما در گروي اين 20% است لذا لازم  است كه اين مسائل را شناسايي كرده و براي آنها اولويت خواصي را در نظر بگيريم.« برنامه هايتان را روي كاغذ بياوريد »« هر كس در بهار نكارد در پاييز برداشت نخواهد كرد »هرچه وقتمان را بهتر سازماندهي كنيم (برنامه) بهتر مي توانيم از آن جهت دستيابي به اهداف شخصي وشغلي استفاده كنيم برنامه ريزي به معني آمادگي جهت تحقق اهداف است.فايده اصلي برنامه ريزي كار شما آن است كه : برنامه ريزي يعني نجات دادن و ذخيره سازي وقت.تجربه دنياي تجارت نشان داده است كه هرچه تلاش بيشتري صرف برنامه ريزي بكنيم در موقع اجرا وعمل ، زمان كمتري مورد نياز است ودر نهايت زمان ذخيره مي گردد.هشت دقيقه آمادگي براي يك روز كاري و ثبات قدم بر روي برنامه ها مي تواند در نهايت در هر روز يك ساعت وقت اضافي جهت استفاده در ديگر كارهاي ضروري براي شما در بر داشته باشد.مهم ترين قاعده در برنامه ريزي آن است كه كارها را به نوشته در آوريم.برنامه نوشته شده به معني كاهش بار از روي حافظه شماست.« از فهرست برنامه روزانه استفاده كنيد »« هر چه دقيق تر برنامه ريزي

كنيد ، شانسها و فرصتهاي بيشتري به سراغ شما مي آيد »روز كوچكترين وقابل كنترل ترين بخش در سيستم برنامه ريزي زمان است.اگر شما كارهاي روزانه را توسط برنامه ريزي تحت كنترل خود در نياوريد ، امكان ندارد كه مدعي برنامه ريزي براي زمانهاي طولاني تر مثلاً يك ماه و يك سال باشيد.فهرستي واقع بينانه از برنامه روزانه بايد تنها در بر گيرنده آنچه شما مايل هستيد و توانائي انجام آن را داريد باشد.« هميشه وظايف و فعاليتها را ليست كنيد »از دست دادن زمان را حساب كنيد همانطور كه از دست دادن پول را محاسبه مي كنيد.زمانهايي را براي كارهاي برنامه ريزي نشده و كارهاي غير مترقبه  در نظر بگيريد.برنامه زمان شما بايد شامل سه دسته شود :•    تقريبا 60% براي برنامه ريزي فعاليتها ( برنامه روزانه )•    تقريبا 20 % براي فعاليتهاي غير منتظره ( انقطاعها ، دزد هاي زمان )•    تقريبا 20 % براي فعاليتهاي بي سابقه و فعاليتهاي اجتماعي ( زمان خلاق )براساس اولويتها تصميم بگيريد انتخابگر باشيد ، كارها را تعويض كنيد.در پايان روز فهرست كارها را بررسي كنيد و خودتان را از شر كارهاي ناتمام رها كنيد .« اولويتها را تعيين كنيد »بهتر است كه كاردستي انجام دهيم (اثربخشي) بجاي آنكه «كار» را درست انجام دهيم (كارآيي) « پيتر دراكر »دو مشكل بزرگ در مديريت زمان ، وسوسه هميشگي نسبت به انجام بسيار زياد كارها در يك زمان و خطر پراكندگي  قوا به هنگام تقسيم آن بين وظايف مي باشد.مديران موفق از طريق توانايي آنها نسبت به سرو كار داشتن با فعاليتهاي بي شمار وگوناگون شناخته شده اند در

حالي كه خود را در هر زمان ، به يك وظيفه مشخص اختصاص داده اند.اولويت گذاري به معني تصميم گيري است ،  اينكه كدام وظيفه داراي حق تقدم زيادي است ، كدام در اولويت دوم است الي آخر ، و اينكه كداميك داراي كمترين اولويت است . وظايف داراي اولويت زياد بايستي ابتدا انجام شوند.« مزاياي اولويت گذاري »با درجه بندي كارهايتان بر اساس اهميت ، مطمئن مي شويد كه :•    ابتدا روي كارهاي مهم كار مي كنيد.•    در صورت لزوم ، بر اساس ضرورت و فوريت روي وظايف كار ميكنيد.•    در يك زمان ، دقيقاً بر روي يك كار متمركز مي شويد.•    در برنامه ريزي زمان با كارها به صورت مؤثرتري برخورد مي كنيد.•    اهداف تعيين شده به مؤثرترين شكل آن برحسب شرايط محيطي بدست مي آيند.•    تمام وظايفي كه ممكن است توسط ديگري انجام شود به به كناري گذاشته شده و تفويض مي گردد.•    در پايان يك دوره برنامه ريزي شده ( مثلاً يك روز كاري ) ، مهم ترين موضوعات در بالاترين نرخ محافظت ومراقبت قرار دارند.•    ماموريتها و وظايفي كه شما و موفقيتهايتان با آنها سنجيده مي شوند كامل شده اند.تجزيه  الف ، ب ، جتجزيه و تحليل ارزش استفاده از زمان نشان مي دهد كه زمان صرف شده بر روي كارهاي بسيار مهم (الف) ، مهم (ب)  و كم اهميت (ج) با توجه به موقعيت افراد ، متفاوت است ( به بيان ديگر مديريت پرسنلي از اين لحاظ با مدير مالي متفاوت است).تجزيه و تحليل ارزش استفاده از زمان (الف – ب – ج ) كارهاي نوع (الف) : مهم

ترين وظايف مديريت هستند. اينگونه وظايف تنها توسط فردي كه مسئول آن است ويا توسط يك گروه به نحو شايسته اي انجام مي پذيرد ( به عبارت ديگر قابل واگذاري نيستند ) و از مهم ترين مسائلي هستند كه عملكرد مديريت با آنها مورد سنجش واقع مي شوند. كارهاي نوع (ب) : از وظايف نيمه مهم هستند و مي توانند به ديگري محول شوند. كارهاي نوع (ج) : وظايفي هستند كه داراي كمترين اهميت هستند ، اما از لحاظ كميت بيشترين حجم از كارهاي روزانه را به نمايش مي گذارند ( وظايف روز مره ، تشريفات اداري ، خواندن ، تلفن زدن ، پرونده ها ، مراسلات  و ديگر كارهاي اداري)« بارفتار وحالت مثبت آغازكنيد »قلب شاد چهره را زيبا مي سازد و قلب غمگين روح وجان را مي شكند.تقريباً همان مشكل هميشگي : با عجله به سوي دفتر كار هجوم مي بريد ، بدون خواب كافي و يا صبحانه مرتب ، در فشار وقت و با عجله زياد. دقيقاً همان نوع شروع كردني كه مي تواند تمام روزتان را خراب كند. صبحدم بايد به خودتان فرصت دهيد تا :•    به آرامي برخيزيد.•    صبحانه دلچسبي با خانواده خود بخوريد.•    از استحمام لذت برده و لباس بپوشيد.•    آهسته و بدون عجله و با فراقت خاطر به سوي كار برانيد.براي اينكه در هر روز رفتار واحساس مثبت را حفظ كنيد ، بايستي سه قاعده را رعايت كنيد.•    در هر روز بعضي از كارهايي را كه از آن لذت مي بريد انجام دهيد.•     در هر روز بعضي از كارهايي كه شما را به طور مملوسي به اهداف شخصي

تان نزديك تر مي كند انجام دهيد.•    در هر روز بعضي از كارهايي را انجام دهيد كه بين زندگي خصوصي و زندگي حرفه اي شما ايجاد توازن كند ( ورزش ، خانواده ، سرگرمي ، و غيره )« مراقب منحني فعاليت باشيد »« سحر خيز باش تا كامروا باشي »در طي روز توان اجرائي هر كس در نوسان وتغيير است . اين تغييرات به طور طبيعي از فردي به فرد ديگر متفاوت است ، اما قابل پيش بيني است . گرچه تفاوتي بين افراد به خاطر گوناگوني در عادات تغذيه و مسائل شخصيتي وجود دارد ولي هنوز هم مطالب ذيل قابل طرح است. •    بالا ترين سطح فعاليت معمولا در صبح رخ مي دهد. اين سطح از فعاليت مجدداً در باقي روز به دست نخواهد آمد.•    بعد از ظهر ، و بطور مشخص بعد از نهار دوره عدم فعاليت وركود شروع مي شود.  بعضي از افراد تلاش مي كنند با خوردن مقادير زيادي قهوه غليظ بر اين سستي غلبه كنند. به هر حال اين كار معمولاً فقط دوره عدم فعاليت را به تاخير مي اندازد ، ولي مانع بروز آن نمي شود .•    بعد از دومين وضعيت فعاليت سطح بالا در غروب ، منحني اجرا بطور پيوسته سقوط ميكند تا اينكه در چند ساعت بعد از نيمه شب به پايين ترين نقطه آن ميرسد.« ساعت سكوت و آرامشي را براي خودتان اختصاص دهيد »بزرگترين وقايع ، ساعات پر هياهوي ما نيستند بلكه آرامترين آنها هستند.« نيچه »بسياري از مديران كار (واقعي ) را بعد از ساعات رسمي دفتري آغاز مي كنند. آنها در طول رو براي انجام وظيفه

اصلي وقت ندارند زيرا عوامل عدم تمركز فراواني وجود دارد : همقطاران ، مشتريان ، ملاقات كنندگاني كه وقت قبلي نگرفته اند، ناسازگاريها و اختلافات ، تماسهاي تلفني ، جلسات و غيره . ممكن است كه سياست هميشگي درب باز از نظر ديگران بسيار ستوده باشد ولي مديري كه اجازه مي دهد وقتش با اين روش به تاراج رود به خود صدمه مي رساند.« يك قرار ملاقات با خودتان ( زمان آرامش) »در دوره سازماندهي بايستي زمان آرامش را در نظر گرفته و بكار بريد ، همچون ديگر ملاقاتهاي مهم كه در آن زمان غايب خواهيد بود و در دسترس نمي باشيد :•    ساعت آرامش را در برنامه روزانه خودتان ياد داشت كنيد ، مانند وقتي كه با يك مشتري قرارداريد و يا بايد در جلسه اي شركت كنيد.•    در طول دوره آرامش از خودتان مراقبت كنيد ( بهترين روش ، به كمك منشي و يا مسئول دفترتان ) درب اطاق را  بر روي دفترتان ببنديد ، و قبل از انجام اين كار به همكاران و همقطاران بگوئيد كه « آنجا نخواهيد بود »« از يك برنامه ريز زمان استفاده كنيد »« تنها كافي نيست كه به قصد گرفتن ماهي خود را به رودخانه برسانيد ، بايستي نيز بياوريد »« مثل قديمي چيني»مديران موفق در مديريت وقت خودشان نيز موفق هستند . آنها از آن جهت كه فعاليتهايشان را تحت كنترل در آورند تا در نتيجه وقت بيشتري براي كارهاي اساسي داشته باشند كامياب مي باشند. راز موفقيت بسيار ي از كارمندان و مديران ، استفاده روزمره از يك كمك كار شخصي است كه به

آنها اجازه مي دهد تا :•    نگرشي جامع و فراگير بر همه وظايفي كه در دست دارند داشته باشيد.•    برنامه ريزي كنند وتمام پروژه هاي مهم ، قرار ملاقات وفعاليت ها را با روشي سيستماتيك و هدفمدار با يكديگر هماهنگ و متناسب سازند.•    در امر سازماندهي و مراقبت و پيگيري وظايف موفق تر باشند.مديريت زمان پايدار و استوار مزاياي فراواني دارد :مايليد چه چيزي بدست آوريد.    *•    آمادگي بهتر براي روز كاري آينده•    برنامه اي رو به جلو براي همان روز•    تصويري روشن و فراگير از اهداف روزانه •    سازماندهي امور روزمره•    حافظه بهتر    •    تمركز بر روي مسائل اساسي •    پراكندگي كمتر در انرژي.•    دستيابي به اهداف روزانه •    قائل شدن تفكيك وتمايل بين موضوعات مهم وموضوعات كم اهميت•    تصميم گيري بر اساس اولويت ها و بوسيله تفويض    •    افزايش كارآيي بواسطه هماهنگي در وظايف •    كاهش عوامل حواس پرتي و برخورد مناسب تر وبهتر با انقطاعهاي در كار•     نظم شخصي•    كاهش هيجانات وفشار هاي عصبي•    خونسردي وتسلط در مواجه با حوادث غير مترقبه    •    بهبود كنترل شخصي•    احساس مثبت موفقيت در پايان روز•    افزايش خشنودي و انگيزش •    افزايش توان اجرائي شخصي•    و ، بالاتر از همه ، زمان ذخيره و حفظ شده به وسيله روشي مدرن     ( زمان آرامش)    سعديا دي رفت و فردا همچنان معلوم نيست                    درميان اين و آن فرصت شمار امروز را

خلاصه كتاب مديريت موفق زمان

، 07:18 مديريت موفق زمان جك دي فرنر- مترجم:ناصر جواهري زاده

تهيه: نازنين اعطايي- خلاصه كتاب: مقدمه : هر انساني در طول روز فقط 24ساعت يا 1440دقيقه يا86400ثانيه فرصت دارد تا به كار هاي خود برسد چطور مي

شود يك فرد در اين مدت يك كشور را اداه كند ووقت هم اضافه مي اورد در حالي كه برخي ديگر در همين زمان قادر به ساده ترين كارها هم نيستن... مديريت زمان وقت گير است ايا بهتر نيست به جاي خواندن كتاب و شركت در دوره هاي مديريت زمان وقتمان را صرف كارهاي ديگر كنيم؟جواب اين سوال در قصه ي مرد هيزم شكن است مردي مسئول قطع 500درخت بود اما اره اي كند داشت مردم به او گفتند تو بايد اره ات را تيز كني هيزم شكن پاسخ داد=ان قدر كار دارم كه وقت براي تيز كردن اره ندارم باورهاي غلط در مديريت زمان:•    1-من ذاتا فرد نامنظمي هستم •    2-تنها راه كسب بازده بيشتر سخت كار كردن است •    3- من در تمام ساعات روز به يك حد كارايي دارم•    4-برنامه ريزي زمان باعث مي شود كه اختيار در زندگي از بين برود•    5-اگر مي خواهيم در كارها كارايي داشته باشيم بايد فقط خودمان ان را انجام دهيمجك دي فرنر _مديريت موفق زمان_مترجم_ناصر جواهري زادهانتشارات پژوهش تهران سال 13794اصل مديريت زمان:هرگاه با كاري روبه رو شديد كه انجام دادن ان زمان مشخصي طول مي كشد قبل از انكه به اقدامي دست بزنيد در مورد سولات زير فكر كنيد•    1-ايا لازم است اين كار حتما انجام شود؟اگر نه ان را حذف كنيد•    2-ايا حتما من بايد اين كاررا انجام دهم ؟اگر نه ان را فورا به ديگري واگذار كنند•    3-ايا اين كار حتما بايد الان انجام شود؟اگر نه ان را به تعويق بيندازيد •    4-ايا اين كار اولويت اول را در كارهايم دارد؟اگر نه

به سراغ اولويت اول برويدروش تعيين اولويت:ابتدا بايد كارهايي را در طول روز انجام شود شناسايي كرده به هركدام از لحاظ اهميت وفوريت  امتياز1و2و3دهيد حاصل ضرب اين ها اولويت را تعيين مي كند اهميت0فوريت=اولويت مديريت زمان لحظه هاي گران بهاي زندگي مجموعا عمر ادمي را تشكيل مي دهند داراي ارزش هاي فراواني است كه توجه و گاهي و بهره برداري صحيح و مناسب از ان ها موجبات رشد و تعالي را فراهم مي سازد و غفلت از ان ها خسراني عظيم در بر دارد و بنا به فرمايش مولاي متقيان علي (ع)از دست دادن فرصت ها مايه غم و اندوه است غم واندوه است چه زيبا  سروده است شاعر بزرگ ايراني پروين اعتصامي كه گوهروقت بدين خيره گي از دست مده           آخراين عمر گرانمايه بهايي دارد •    هيچ انساني از وقت و بي نياز نيست و چه بسيارند انسان هايي كه از كمبود وقت مي نالند دليل بي توجهي به بخشي از امورات زندگي را كمبود وقت مي دانند هرچه مسئوليت فرد وسيع تر باشد به همان نسبت نياز او به وقت بيشتر اسشت زيرا مدت شبانه روز براي همه يكسان است و طبيعي است كهع يك مدير كه با اقسام گوناگون كارها و انواع سليقه ها و توقعات روبرو است براي پاسخ گوي در حيطه مسئوليتش بيشترين نياز را به وقت و زمان دارد لذا اشنايي با فنون مديريت كه در واقع روش هاي بهره گيري و استفاده از زمان را به بهترين وجه را تعليم مي دهد براي كليه ي مديران لازم  و ضروري است فصل اول:مفاهيم اساسي در مديريت زمان=اين كتاب سعي

دارد يك راهنماي عملي براي بهبود مديرزمان باشد زماني كه شما اقدام به مديريت زمان مي كنيد •    اهدافتان را در ذهن مشخص كنيد و به دنبال ايده هايي باشيد كه شمارا به اهدافتان مي رساند •    زمان يك منبع كمياب=اقتصاد دانان درگير اين مسئله هستند كه جوامع مختلف چگونه منابع خودشان را تخصيص مي دهند منابعي مثله زمين.مواد.سرمايه و...•    تخصيص اين منابع به عهده ي سازمان هاي اقتصادي كه شامل ملت ها دولت ها و ادارات و...مي باشدمديريت زمان به معناي اداره كردن منابع خودمان وتوانايي هايمان است اهداف=تخصيص منابع مفهوم اصلي در هدف محسوب مي شود همه ي افراد منابع شان را به نيازها و مقاصدشان تخصيص مي دهند در زمينه ي نيازها و انگيزه هاي انساني تئوريه ابراهام مازلو بيان مي كند كه نيازها بر اساس سلسله مراتب مي باشد كه از نياز هاي زيستي يا فيزيولوژيك به سمت نياز خود شكوفايي مرتب شده اند براساس نظريه مازلو يك شخص ابتدا به وسيله ي نيازهاي اساسي سطح پايين برانگيخته مي شود پس هنگامي كه يك نياز ارضا شد اين حالت انگيزش شخص را به سمت نياز سطح بالاتر حركت مي دهدمنبع واقعي مديريت زمان: منبع ارزش مند زمان بر روي روش ما در استفاده از ساير منابع اثر ميگذارد زمان تنها منبعي است كه همه به طور مساوي در اختيار داريم زمان را همچون منابع ديگرنمي توان ذخيره كرد تا هر موقع كه نياز شد از ان استفاده كنيم مديريت زمان شامل مهارت هاي برنامه ريزي سازمان دهي اجرا و كنترل است مديريت زمان به معناي استفاده ي موثر از منابع و

راهي براي رسيدن موثر و اهداف شخصي است اگر شما علاقه مند به بررسي گذران وقت باشيد و تصميم جدي در مورد توسعه ي ان داشته باشيد به چيزهايي كه بايد انجام دهيد نظري بيفكنيدتهعد)هيچ تدبير يا راه ميانبري وجود ندارد مديريت زمان اشفته درست مانند يك عادت بد است شمابايد متحد شويد كه درباره ي ان كارهايي انجام دهيدتجزيه و تحليل)شما بايد در مورد اينكه چگو.نه وقتتان را مي گذرانيد چه مشكلاتي داريد و چه شرايطي داريد داده هايي جمع اوري كنيد فرم تحليل زمان و ديگرابزار تجزيه و تحليل زمان در اين مورد مفيد ميباشدبرنامه ريزي)ممكن است بگوييد من وقت كافي براي برنامه ريزي ندارم اما مديريت موثر و كارا غالبا مستلزم برنامه ريزي است توسط ان شما مي توانيد ساعات زيادي از انجام كارهاي غلط را ذخيره كنيد بحران هارا كاهش داده و از انجام كارهاي غير مهم وغير ضروري جلوگيري مي كندپيگيري و تحليل مجدد)اگر شما نتايج را بررسي كنيد كشف مشكل كنيد و برنامه را اصلاح كنيد برنامه نتيجه خواهد داد و مشكلي به وجود نميايد.بنابراين هدف مديريت زمان يك فرايند شامل 8 مرحله است به ترتيب:1)فهميدن اينكه چگونه از وقتتان استفاده مي كنيد2)فهرست زمان خودرا براي شناخت مشكلات و فعاليت هايي كه بي ارزش هستند و وقت زيادي از شما مي گيرند اصلاح كنيد 3)تمرين خود ارزش يابي كنيد گاه گاهي منابع .توانايي ها منابع سرمايه و موقعيت حال خود را ارزيابي كنيد 4)اهدافي كه براي شما مهم هستند طبقه بندي كنيد و به وسيله ي اولويت بندي اهميت كارهاي مهم را تشخيص دهيد 5)فعاليت برنامه ريزي را تا

رسيدن به اهداف مهم توسعه دهيد مهارت ها.منابع و چهارچوب زماني خودرا مشخص كنيد6)برنامه هاي خودرا به صورت فعال اجرا نماييد و فعاليت هاي كليدي را در دفتر روزانه ثبت كنيد7)تكنيك هاي پيشرفته و راه حل ها را براي غلبه بر مشكلات ويژه مديريت زمان هم چون بحرا ن هاي ملاقات هاي غير موثر معلوم نماييد8)پي گيري و تجزيه و تحليل دوباره را شاخصي براي پيشرفت قرار دهيد فصل دوم:تجزيه و تحليل چگونگي استفاده از وقت=نخستين كام در مديريت زمان موثر در حال زمان اين است كه چگونگي استفاده از وقت را تجزيه و تحليل كنيم بدين منظور بايد حداقل به مدت يك هفته دقيقا زمان مصرفرف شده را يادداشت كنيد وان را تحليل نماييد چرا مي بايست اين كاررا كرد ؟اين سوالي است كه تنها بعضي از مردم مي پرسند ان ها مي گويند من غالبا مي دانم كه كجا و چگونه اوقاتم را بگذرانم ولي از طرف ديگر وقت كافي ندارم زيرا بيشتر مواقع دچار اتلاف وقت مي شوم در صورت برنامه ريزي و استفاده بهينه از زمان با مسائلي از قبيل اين كه وقت ندارم مواجه نخواهيد شد اكثر مواقع ساده انگاري باعث مي شود كه نتوانيم از زمان استفاده درست ببريم ما غالبا با اين كه چگونه زمان را بگذرانيم و چگونه براي انجام امور برنامه ريزي كنيم دچار افراط و تفريط نشويم در تخمين زمان لازم مي شويم و معمولا تمايل داريم كه در چنين مواقعي حالتي تواضعي بگيريم زيرا بسيارعار مي كنيم ودر نتيجه تحت تاثير بعضي از ان ها قرار مي گيريم جدول زماني كمك مي كند كه

بتوانيد با كنترل تاثير عوامل خارجي از قبيل تلفن ها و....كمتر دچار اتلاف وقت شويد زيرا عواملي از قبيل عدم تصميم گيري و حضور در تخويض اختيار انسان را دچار اتلاف وقت مي كند دانش و يقين و نه حدس و گمان به شما كمك خواهد كرد كه بتوانيد و موثر برنامه ريزي كنيدفقدان انگيزه و عدم برنامه ريزي باعث مي شود كه حداقل كار صورت پذيرد در صورتي كه مي توان با تهيه يك فهرست از كارهاي روزانه برنامه زمان بندي شده تهيه كرد همچنين يكي ديگر از معضلات و مواردي كه باعث اتلاف وقت و اختلال در مديريت زمان مي شود پنهان شدن بعضي ازما پشت موضوعات مهم و موارد اضطراري اسيت با استفاده از ان چه گفته شد خواهيد توانست ميزان پيشرفتتان را در استفاده بهينه از زمان ارزيابي كنيد براي مثال ؛ تحقيقات نشان مي دهد كه به طور معمول شما حدود 31/2 ساعت را در هر روز صرف تلفن كردن و جواب دادن به تلفن مي كنيد تصميم مي گيريد كه اين زمان را كاهش دهيد در كام نخست مي خواهيد و اين زمان را يك ساعت تخليل دهيد و براي اين كار راهها و روش هايي را انتخاب كنيد و شروع به اجراي ان ها كنيد به عنوان مثال =تصميم مي گيريد كه جواب دادن به تلفن هاي عمومي و عادي را به معاونتان بسپاريد بعد از گذشت چند ماه مي خواهيد نتيجه كار را ببينيد كه با استفاده از جداول تحليل زمان اين كا را انجام مي دهيد وبعد از گذشت مدت زماني در صورتي كه برنامه ها

را درست اجرا نموده باشيد متوجه مي شويد پاسخ دادن به تلفن 20دقيقه انجام مي دهيد اميد است اين مثال توانسته باشد شناخت درستي دربتاره ي نحوه ي برنامه ريزي زماني و به طور كلي مديريت زماني به شما بدهدوقت كشي ها)يك زمان دزدي (يا به قول بعضي مردم وقت كشي)چيزي است كه ما را ازانجام كار هاي مهم و ازشمند باز دارد ان فعاليتي است كه شما وقت قابل ملاحظه اي روي ان مي گذاريد بدون اينكه سود ويا ارزش چنداني چنداني براي شما داشته باشد شايد فعاليتي باشد كه بايد انجام دهيد اما به تحقق اهداف مهم شما كمك زيادي نمي كند ملاقات هاي طولاني .كار هاي عادي كه به سادگي مي توان ان هارا به ديگران واگذار نمود و مزاحمت هاي مكرر ديگران بعضي از دزدان زمان هستندهدف نهايي.كنترل وقت كشي از طريق تكنيك هايي مانند =به تعويق انداختن يك كار.زماني كه كار مهم تري براي انجام داريد.كوتاه كردن وقتي كه صرف ان مي كنيد يا حذف بخشي هايي از ان براي دريافت نتيجه ي بهتر است در حين بررسي دزدان زمان يا وقت كشي ها پي خواهيد برد ان ها به دو دسته تقسيم مي شونداولين دسته)دزدان زمان خارجي هستند مانند=تماس هاي تلفني .ملاقات كنندگان اتفاقي و ساير مزاحمت ها دومين دسته)دزدان زمان گرده داخلي يا خود خواسته است مانند=فقدان نظم شخصي.ميز شلوغ.عدم تمايل به واگذاري كار ها به ديگران.تعلل ورزي و عدم تصميم گيري موثرغاصبان زمان :در هفته ده ها ساعت پر ارزش توسط غاصبان سنگدل زمان از شركت هاي بزرگ و كوچك به يغما مي رود .اين جنايتكاران دوران

عبارتند از=•    بحران ها•    تلفن ها•    ميهمان هاي نا خوانده•    كم رويي در نه گفتن•    تساهل•    جلسات•    كاغذ بازي•    ماموريت و سفر هاي اداريالف)بحران ها =بحران سازمان را از لحاظ برنامه ريزي مي شكند .در موقع بحران.اولويت اول و اخر كاري.حل بحران است.برخي مديريت ها بحران ساز هستند .برنامه ريزي درست مانع وقوع بحران مي شود و يا تاثيرات ان را كنترل مي كندب)تلفن ها=تلفن نمونه بارزي از يك امر فوري اماغير مهم است كه بايد از ان اجتناب كرد به طور كلي امري مقاومت ناپذير در زنگ تلفن موجود است لحن امرانه زنگ تلفن به شما مي گويد گوشي را بردار ممكن است خبر هاي مهمي براي شما داشته باشمفنون مديريت تلفن هاي كه از بيرون زده مي شود=•    1-هنگامي كه مشغول كار هستيم تلفن به فرد ديگري منتقل شود •    2-ساعاتي از كاررا در نظر گرفته و در ان به تلفن پاسخ ندهيم •    3-در طول جلسات به هيچ تلفني پاسخ ندهيم•    4-با تلفن هاي نا خواسته0مودب.محكم و مختصر صحبت كنيم•    5-از افراد بخواهيم كه در مواقعي كه كار كمتري داريم تماس بگيرند•    6-فهرستي از بهانه ها را براي كوتاه كردن مكالمات تهيه كنيمج)مهمانان نا خوانده=پژوهش هاي اخير نشان داده اند كه هر هشت دقيقه.يك مدير معمولي با قطع كار مواجه مي شود و زماني كه اين وقفه ايجاد شود .چندين دقيقه طول خواهيد كشيد كه وي با همان تمركز و بازدهي در كار خود برسدروش هاي رد كردن مراجعين سرزده:•    1-سدهاي فيزيكي مقابل اتاق كار  خود ايجاد كنيد•    2-ان ها را به قسمت هاي عمومي اتاق عقب برانيد•    3-از تماس مستقيم چشمي

با ان ها پرهيز كنيد•    4-هرگز اجازه نشستن به ان ها ندهيد•    5-با قدم زدن ان ها را به خارج اتاق راهنمايي كنيد•    6-ديگران را عادت دهيد كه قبلا از شما وقت بگيرندد)كم رويي در نه گفتن:گفته شده كه قدرتمند ترين و قوي ترين عامل در مديريت زمان يك واژه دو حرفي يعني (نه)استچهار مرحله براي (نه)گفتن:•    1-به دقت مقصود گوينده را گوش كنيد •    2-اگر قصدتان (نه)گفتن است كه اين واژه را با كمال ادب و قاطعيت بگوييد •    3--براي (نه)دليل بياوريد•    4-را ه حل تازه اي عرضه كنيده)تساهلچهار روش براي براي برخورد با كساني كه كار ها را به تاخير مي اندازد:•    1-ايجاد اعتماد در زير دستان و تقويت خوش قولي.•    2-به جاي پايان كاربرشروع كار تاكيد كنيد•    3-كنترل بر كاركار داشته و راهنمايي كنيد •    4-اوليت ها را دقيقا براي زيردستان تشريح كنيدو)جلسات:طبق تخمين ها در كشور انگلستان بيش از چهار ميليون ها ساعت وقت در روز صرف حضور در جلسات مي شود اين جلسات كاهي ضروري و غير قابل اجتناب  و گاهي به عنوان سوراخ هاي هدر رفتن زمان در كيسه عمر هستند سازماندهي جلسات:•    1-اهداف مشخصي براي جلسات برگزينيد •    2-براي هركس از قبل يك دستور جلسه تهيه كنيد•    3-تعداد افراد شركت كننده را به حداقل برسانيد•    4-از سر ساعات شروع كردن جلسات بپرهيزيد اما حتما ان را سروقت تمام كنيد•    5-در مورددستور جلسات كوتاه .جلسات را سرپايي تشكيل دهيد•    6-اعضا را عادت دهيد براي حرف زدن وقت بگيرند•    7-از روش راي گيري براي كنترل نتايج استفاده كنيد•    8-براي كار هاي تخصصي كميسيونهاي خاص قبل از جلسه تشكيل دهيد•    9-از

گفتگو دو به دو جلوگيري كنيدز)كاغذ بازي:در تحقيقي كه در مورد مركز خدمات پرسنلي اديا در امريكا از908تن از مديران امور اداري صورت گرفته است 53درصد ان ها اظهار داشته اند كه هر روز كاغذ بازي بين 1تا3 ساعت از وقت ان ها را به خود مصروف داردبرخورد با نامه ها•    1-دستيارانتان را تشويق كنيد نامه هاي معمولي را پاسخ گويند•    2-اگر مي توانيد نامه را به شخص ديگري ارجاع دهيد•    3-اگر محتواي نامه مهم نيست سريعا ان را بايگاني كنيد•    4-در مورد نامه هايي كه حتما بايد خودتان جواب دهيد سريعا اقدام كنيدگزارش ها:•    1-از زير دستتان بخواهيد گزارش ها را تا حد امكان خلاصه بنويسيد چون گزارش هاي مفصل اصلا خوانده نمي شود•    2-اگر گزارش مفصلي به دستتان رسيد از زير دستتان بخواهيد ان را براي شما خلاصه كند•    3-هيچ وقت تايپ گزارش ها را خودتان انجام ندهيد•    4-در حد كفايت بنويسيد نه در حد كمالح)سفر اداري:سفر و ماموريت اداري وقت زيادي از يك مدير مي گيردقبل از سفرفكر كنيد!•    1-ايا اين يك سفر ضروري است؟•    2-ايا بايد حتما خودتان در اين سفر باشيد؟•    3-ايا مي توان زمان سفر را تغير داد؟•    4-ايا مي توان طرف مقابل خود را دعوت كرد؟تداركات سفر:•    1-تلفن همراه و كامپيوتر را همراه خود ببريد•    2-پرونده اي كه از اولويت كاري برخوردار است باخود ببريد•    3- از رانندگي در طول سفر پرهيز كنيد•    4-حتي الامكان از هواپيما استفاده كنيدتحقيقات نشان داده است يك ساعت كار در هواپيما برابر است با سه ساعت كار در اداره چون در هواپيما ساير مزاحمت هاي اداري وجود ندارد0شكسپير در كتاب ريچارد مي

گويد(زماني من وقت را تلف مي كردم و امروز وقت مرا تلف مي كند)فصل سوم:تجزيه و تحليل مسائل زماني در كار گروهي:مسائل و مشكلات مربوط به زمان ها .تا حد بسيارزيادي تحت تاثير اطرافيان به ويژه همكاران قرار ميگيرد مديريت ضعيف ديگران در برنامه ريزي و زمان بندي منجر به تاثيراتي هرچند كوچك بر روي ما و نزديكان شود اگر فردي دو ست دارد كه اجتماعي و مردمي باشد اوقات ديگران خود به خود به گوش كردن به صحبت هاي او در مورد مسائل مختلف پي مي برند مثلا رئيسي كه اجازه مي دهد وقت يك جلسه به بطالت بگذرد يا وقت صرف مسائلي بي اهميت گردد در واقع وقت ديگران را هدر داده وتلف كرده استويليام انكن و رونالدال واس در مقاله اي به نام مديريت زمان سه حالت مختلف را براي اتلاف وقت بيان مي كند•    1)اتلاف وقت توسط رئيس:يعني زمان لازم براي انجام اموري كه مربوط به رئيسبود و اموري كه عدم انجام ان ها جريمه خواهد داشت و جريمه ان ها نيز غير قابل اغماض است•    2)اتلاف وقت در سيستم:يعني زمان لازم براي انجام مسئوليت ها و وظايف خدمتي•    3)اتلاف  وقت توسط خود شخص)يعني زمان لازم براي انجام امور شخصي يا اموري كه براي انجام ان ها با ميل خود اقدام مي گردد افراد فوق الذكر دريافتند كه بيشترينوقت كه توسط شخص تلف شده در واقع همان زمان مصرف شده براي امور فرعي بوده استانكن وواس توصيه كردند كه مدير بهتر است از اوقات اختصاص داد ه شده به امور فرعي يا اموري كه مربوط به زير دستان مي باشد بكاهد

تا در عوض و قت مفيد بيشتري به دست اورد ما بايد بفهميم كه چقدر وقت داريم ما بايد بفهميم كه چقدر از ان به كار عادي روزانه مان مربوط استپس بايد تلاش خود را براي تبديل وقت به وقت مفيد بنمائيم و سعي كنيم از هدر رفتن و ايجاد وقفه هاي طولاني در وقت جلوگيري كنيمكارارايي گروهي:ما به عنوان اعضاي يك سازمان مي توانيم كمك بسياري به خودمان بنمائيم اگر مسائل مشترك كار گروهي را بهتر درك كنيم و براي بهبود بخشيدن به فعاليت هايمان با همكاران خود كوشش هاي مشتركي داشته باشيم حتما كار ارايي بيشتري خواهد شدگروه متشكل از افراديست كه مرتبا با ان ها در ارتباط متقابل هستيم اي ين افراد ممكن است همكاران.زير دستان يا رئيسان يا مردمي باشند كه مانند مادريست يا مقام خاص انجام وظيفه مي كنند از جمله اين افراد مي توان مشتربان نيز اشاره كرد كه از لحاظ كاري به نوعي انجام وظيفه مي كنند از جمله اين افراد مي توان مشتر بان نيز اشاره كرد كه از لحاظ كاري به نوعي با مادر ارتباطند در واقع لازم است فقط روي مسائل تيمي و گروهي متمركز شويد بهتر است براي ساير اعضاي گروه كاري خود نيز .برنامه زمان بندي شده درست كرده و نتايج كار يكديگر را مقايسه كنيد يافته هاي خودرا با ساير اعضاي گروه در ميان بگذاريد و در مورد ان بحث كنيدفصل چهارم:خودسنجي:مديريت زمان را نمي توان زمره ي ثبت رويداد هاي عاري يا تقويم روزانه به حساب اورد تقويم عاري تقويم عاري گرچه در فعاليت هاي روزمره ما به وسيله ي مهمي

براي برنامه ريزي است اما فقط قسمتي از كل مديريت زمان مي باشد درست به كار گرفتن زمان به معناي به كار گيري درست نيروهايتان استپس به طور كلي در اين فصل فرم خودسنجي را انجام مي دهيم به نقاط ضعف و قوت .چيز هايي كه براي خودمان مي خواهيم .چيزهايي كه براي خود نمي خواهيم و به ارزشهايمان نگاهي انداخته ايم ليستي از كارهايي كه انجام مي دهيم .دوست نداريم انجام دهيم يا تغير خواهيم داد .تهيه نموده ايمفصل پنجم:تعيين اهداف و اولويت ها:بسياري از ما در مديريت زمان منقعل و نا به كار امد هستيم همچنين احساس مي كنيم كه در رسيدن به اهداف اساسي مان نا توانيم از طرفي بسياري از ما نسبت به انتظارات و توقعات خودمان. شناسايي و اعتماد كافي نداريم علاوه بر ان احساس مي كنيم كه در زندگي سردر گم هستيم پيش از انكه تصميم بگيرد در ساعت هاي اينده يا هفته بعد يا سال اينده چه كاري مي خواهيد انجام دهيد بايستي مشخص كنيد به دنبال چه هستيد و چه نتايجي از تلاش هايمان مي خواهيد بگيريد ارزيابي نقاط ضعف و قوت يكي از كام هاي اساسي و مهم در تعيين اهداف به شمار مي رود در فصل 5و6از طريق يك فرايند هفت مرحله اي اولويت بندي اهداف اجرايي وبرنامه ريزي عملي براي رسيدن به ان ها بررسي شدتعيين اهداف:براين بخش بايد ليستي از هدف هايتان را تهيه نموده و ان را به طور عامل مورد تجزيه و تحليل قرار داده و به صورت علمي هدف ها را در چهار دسته:•    شغلي•    خانوادگي•    شخصي•    اجتماعي هدف هاي

شغلي:.در حاليكه شروع به تكميل نمودن اهداف شغلهايتان مي كنيد سعي نكنيد به جمله پردازي يا انتقاد از خود يا نگراني از اينكه انتخابات مورد سند ديگران واقع مي شود يا نه مي پردازد اين ليست براي شناخت و كمك به خودتان است و هدف ديگري بر ان متصور نمي باشداهداف خانوادگي:اگرهدف هاي شغلي مبهم و نامشخصند هدف هاي خانوادگي از ان هم مبهم ترند اهداف خانوادگي را در سه مقوله مي توان جاي داد:مقوله نخست)استانداردها و نحوه ي زندگي است براي چنين هدفي چه مقدار در امدي در نظر داريد و....دومين مقوله)اهداف خانوادگي دستيابي به استانداردهاي معيشتي بلند است در دسته بندي اهداف نخست به مسائل اساسي فكر كنيد به خانه(اتومبيل)هزينه افراد خانواده و...هم چنين به اوقات فراغتي كه بخشي از شيوه ي زندگي خصوصي شما را تشكيل مي دهدسومين مقوله)اينكه در بيشتر خانواده ها برنامه ريزي و مطابق نقشه زندگي كردن بسيار كم صورت مي گيردو به همين دليل افراد خانواده بايد ارتباطشان را نزديك و روحيه همكاري و و تعاون را در خود تقويت نمودهدف هاي شخصي:ان ها را نيز مي توان در چند مقوله گنجاند :نخستين مقوله :مشتمل بر ارتباطات و مناسبات خصوصي و رشد شخصيتتان است در مقوله ي دوم:گذراندن اوقات فراغت مد نظر است و هم چنين هدف هاي شخصي مي تواند شامل هاي اجتماعي و معنوي نيز باشندهدف هاي اجتماعي:اخرين هدف.هدف هاي اجتماعي است اغلب ما نسبت به سازمان ها .موسسات و نمادهايي كه خارج از ان ها قرار داريم احساس تعهد مي نماييم ماغالبا درگير خدمات اجتماعي مي باشيم نه بدان جهت كه به ان تمايل داريم

بلكه به ان محبت كه به ما تقاضا مي شودگزينش هدف هاي برتر=اكنون ليستي از هدف را داريد ليست را با دقت و انتقادلنه مرور نماييد و ان هارا بر اساس تقدم مرتب نماييد به طوري كه دو هدف يا بيشتر ضروري باشد هدف هايي را كه ممكن است در اينده برايتان اهميت پيدا كند مجزا كنيد ان هايي كه قادر به انجامشان نيستيد كنار بگذاريد تعيين هدف هاي واقعي به معناي تعيين ديدگا ه هاي كم ارزش نيست بلكه به  معناي ارزيابي واقعي توانايي ها و تعهدات شماست اگر هدف ها با هم در تضاد بودند به تاخير انداختن برخي هدف ها ممكن است بهترين راه حل باشد سعي كنيد هدف هايتان را در مسيري قرار دهيد كه علاقه انگيزه ها و تواناييتان ايجاب مي كند فصل ششم:•    برنامه ي اجرايي:ترتيب و توالي وظايف:گاهي اوقات مي توانيم وظايف را به اشكال مختلف به سمت يك هدف سوق دهيم بسياري اوقات انجام دادن عمل ب قبل از عمل الف ممكن است كارامدتر باشدبدين معني كه ممكن است لازم باشد عمل الف انجام گيرد تا عمل ب تاثير گذار تر باشد چهار چوب زماني)براي كار امد تر بودن يك طرح لازم است كه ان طرح شامل يك چهارچوب زماني باشد ما بايد تاريخ هاي معيني را براي رسيدن به هدف هايمان در نظر داشته باشيم و اگر طرح مستلزم چندين كام يا مرحله باشد تعيين تاريخ معين براي كام هاي اصلي و مهم از وظايف كليدي استبرنامه ي اجرايي:با استفاده از كار برگ اجراي برنامه وظايف را در يك ترتيب تقدمو تاخر مناسب قرار دهيد جزئيات

وظايف بزرگ و كوچك به ان اضافه كنيد اين يك كار عملي است بنابراين به يك ديد واقع گرايانه و دقيق نياز دارد معمولا زماني كه بودجه نا كافي است و كارهاي زيادي هم براي انجام شدن وجود دارد تنها راه حل عملي گام به گام عمل كرد است يعني برداشتن گام اول)تصميم گيري و سپس بقيه ي گام ها برنامه ها بايد به مراحل مختلف زماني تقسيم بندي شوند هر چند اين موضوع وقت گير است ولي اغلب مواقع اين تنها راه استتمرين نهايي:اگر مي خواهيد در دست يابي به اهداف مهم موفق شويد جدي باشيد و عادت خوبتان را رشد دهيدسعي كنيد براي يكي از اهداق مهمتان يك برنامه اجرايي تهيه و ان را دنبال كنيد •    خلاصههنگامي كه برنامه ريزي هدفتان را به پايان رساند براي مديريت زمان امادگي پيدا مي كنيد و برترين هدف و برنامه روز مره تان را تعيين كنيد اگر چه شما وظايغ كم اهميت تري داريد ولي مي توانيد به وظايف برتر در ارتباط با شغلتان و زندگيتان بپردازيد و همواره بايد زمان را مد نظر داشته باشيم0مهارت هاي مديريت زمان خود را بهبود ببخشيد:•    1-فهرست كار تهيه كنيد•    2-با تمرين نحوه ي درست نشستن پشت ميز از خستگي جلوگيري كنيد•    3-اسناد و برنامه هاي مهم را بايگاني وساير كاغذهارا دور بريزيد•    4-انعطاف پذير باشيد و از روش هاي مختلف براي حل مسئله يا مشكل استفاده كنيد•    5-كارهاي مهم را و كارهايي كه به خلاقيت بالايي نياز دارند در بهترين ساعات روز انجام دهيد •    6-بدترين كار هرروز را اول روز انجام دهيد•    7-براي هر كار يك

ضرب الاجل قرار دهيد •    8-تمركز كنيد•    9-سرعت خود را 10درصد افزايش دهيدمديريت زمان و نماز اول وقت بر اساس سؤالات علمي مديريت زمان عمل كند براساس تأييد و خبرگزاري فارس توصيه عقل، اقامه نماز اول وقت را در اغلب زمانها بر ديگر كارها ترجيح داده و برتر خواهدشمرددر سنت ديني مسلمين، يكي از مستحبات مؤكد، اقامه نماز در ابتداي زمان شرعي است كه در اصطلاح عرفي مسلمين «نماز اول وقت »گفته ميشود و براين اساس است كه در اصطلاح عرفي مسلمين نماز اول وقت آموزهها و وعدههاي همين سنت ديني عمل به اين مستحب، مستوجب ثواب اخروي است. ولي پيچيدگي زندگي مدرن و اشتغالات فراوان مسلمانان در زمانه ما موجب عمل به اين مستحب شرعي را يافته و نمازهاي يوميه _ كه بر فرصت شده كمتربويژه نمازهاي ظهرو عصر18سوره روم واجب شرعي است اساس آيات 17 اين دغدغه روزانه جامعه ديندار و شريعتمدار در مغرب و عشابا تاخير خوانده مي شود عصر متجدد، تيزرو و پيچيده بايد سامان يابد و پاسخ داده شود كه در مواجهه با اين چگونه بايد عمل كرد؟ طبيعي است پاسخ شرعي و فقهي آن  انتخاب و چه كنم همانگونه كه درروايات آمده است رسول مكرم ترك هر عملي به احترام نماز است مشغول به هركاري بودند، چون وقت نماز فرا ميرسيد رنگ از رخساره خدا (ص )ولي ايشان ميرفت و حضرتش همچون معشوقي مضطرب به اقامه نماز ميشتافتند اگر همه مسلمين چنين تقيدي در عمل به سنت نبوي داشتند شايد امروز اين مسأله دغدغهاي را بر نميانگيخت. نكته مدنظر من در اين يادداشت كوتاه، وجوب عقلاني اقامه نماز اول

وقت براي مسلمين است. بر اساس ادله عقلي و علمي زير كه از يك اصل مشهور و تثبيت شده مديريت استنباط شده، براي هر مسلماني اقامه نماز اول وقت نه تنها از نظر فقهي عمل به يك مستحب شرعي و آرامش دروني و ثواب اخروي است، بلكه از نظر عقلي نيز و با در نظر گرفتن آموزههاي مديريت زمان «time management» امري صواب و بجا در انجام امورات روزانه است. مديريت زمان بر4 اصل استوار است: آيا لازم است كاري حتماً انجام شود؟ آيا اين كار را حتماً من بايد انجام دهم؟ آيا اين كار حتماً بايد الان انجام شود؟ آيا اين كار اولويت اول را دركارهاي امروز من دارد؟ براساس علم مديريت هر فردي - نه صرفاً مديران – براي تنظيم و ساماندهي امورات روزانه خود در مواجهه اوليه با هر كاري بايد به سؤالات مذكور پاسخ داده و سپس اقدام كند. فرد مسلمان نيز در مواجهه با صداي اذان و دعوت به اقامه نماز اگر بر اساس سؤالات علمي مذكور عمل كند براساس تأييد و توصيه عقل معاشانديش، اقامه نماز اول وقت را در اغلب زمانها بر ديگر كارها ترجيح داده و برتر ميشمارد. اول آنكه اين كار - يعني نماز - بايد انجام شود و ترك يا تأخير در فرجه زمان شرعي مقدور نيست و حتي اگر به هر دليلي اقامه نشود قضاي آن بر فرد مسلمان و حتي وارث او واجب ميشود. دوم آنكه نماز را براساس اصل وجوب عيني در فقه هر فردي بايد رأسا و شخصاً اقامه كند و امري قابل تفويض نيست. سوم آنكه بين 5 حكم شرعي

واجب، مستحب، مباح، مكروه و حرام اولويت دوم را دارد و اين خود مشوق فرد ديندار و متشرع در عمل به اين مهم است. به همين سادگي و آساني وجوب عقلي اقامه نماز اول وقت براي مسلمانان محرز است؛ حال آنكه شريعت چون بر آسانگيري بنا شده آن را مستحب ميداند. ودر اخر هم سخناني درباره ي مديريت زمان:هروقت مي بينيد كار خيلي خوب پيش مي رود مي توانيد دو چيز ديگر راهم پيدا كنيد1)ادم يك دنده و يك احساس وظيفه پيتردراكر(نويسنده و سخنران در حوضه ي مديريت)2)علت هرشكستي عمل كردن بدون فكر است الكس مكنزي(متخصص مديريت زمان)3)مهم ترين كار ما اين نيستكه ببينيم در دور دست هاي مبهم و ناپيدا چه چيزهايي وجود دارد كار ما اين است كه به انچه اشكارادر پيش رو داريم بپردازيم وينيستون چرچي4)اگر نتوانيم وقت خودرا برنامه ريزي كنيم هيچ چيز ديگر را نمي توانيد اداره كنيد پيتردراكر

نقشه هاي ذهني مديران

نويسنده:الكساندر مالون - ترجمه: حبيب عايي مديريت زمان- تهيه كننده: امين قبادي- مديريت زمان زماني شخصي گفته است :اگر اول ندانيد به كجا مي رويد؛ سزاواريد كه در آخر از نا كجا آباد سر در بياوريد.اهداف، انرژي هاي ما را متمركز و يكي ميكند.افراد از كوه ها صعود مي كنند چرا كه ميخواهند در آنجا باشند.آنها چالشهايشان را با غلبه كردن به نمايش مي گذارند. بنابراين، اهداف بر انگيزنده هستند. هوش افزاي اسمارت شما را در به خاطر سپردن جنبه هاي كليدي اهداف ياري خواهد كرد:1.وضوح و روشني2.قابل اندازه گيري3.قابل حصول4.مرتبط5.زمان محدود وضوح و روشنيهدف را به طور واضح بنويسيد،آنرا تعميم ندهيد.جايي را كه ميخواهيد باشيد و كاري را كه براي

رسيدن به آنجا انجام دهيد،تصور كنيد.اهداف اصلي را به اهداف فرعي تقسيم كنيد و براي هر كدام از آنها زمان بندي داشته باشيد.به كيفيت،زمان و هزينه توجه كنيد چون اين عوامل به برنامه ريزي و كنترل فعاليتهايتان كمك خواهند كرد.حصولاهداف بايد قابل دسترس و قابل انجام و اجراء باشند.اهدافي كه غير واقعي يا خيلي مشكل براي دسترسي باشند درست مثل اهدافي كه خيلي اسان باشند باعث بي تفاوتي مي گردند.همچنين اهداف بايد نه خيلي سخت و نه خيلي آسان باشند در صورت وجود چالش در اهداف انها انگيزشي مي شوند اما انها بايد در حد توانمندي هايتان باشند. مرتبط و زمان محدوداهداف بايد در راستاي مقصد ،شغل و كار راهه شغليتان باشد اهداف بايد در محدوده زماني معين باشند اهدافي را كه در هر زمان بتوان انجام داد به ندرت وجود دارندمديريت بر مبناي هدف ،وسيله اي براي دست يابي به اهداف در زمان معين هستند اهداف به سه صورت تقسيم بندي مي شوند1.اهداف راهبردي2.اهداف تاكتيكي و لجستيكي3.اهداف عملياتيچرا برنامه ريزي در موفقيت مديريت زمان اهميت دارد؟سازماندهي، برنامه ريزي و كنترل را در هم مخلوط كنيد.برنامه ريزي و كنترل به دو قولوهاي «سيامي« معروفند.كنترل براي بازبيني برنامه ها و اهداف در مقايسه با عملكرد، ضروري مي باشد و در صورت لزوم، به منظور تطبيق آنها اقدام اصلاحي انجام مي گيرد.كنترل يك جزء اساسي از برنامه ريزي است. اولويتهابرخي از متخصصين كار را به صورت بايد انجام گيريد ، حتما بايد انجام گيرد،و بهتر است انجام گيرد طبقه بندي مي كنند.كاري كه حتما بايد انجام گيرد ضروري بوده و  معمولا 75 درصد آنچه را كه انجام

مي دهيم شامل مي شوند .كاري كه بايد انجام گيرد متمم است و معمولا حدود 20 درصد آنچه كه انجام مي دهيم را در بر مي گيرد و بالاخره كاري كه بهتر است انجام گيرد صرفا زماني صورت مي گيرد كه از پيش انتظار انجام آن را داشته باشيم.تقريبا 5 درصد آنچه را كه انجام مي دهيم شامل مي شود.ممكن است از اين نوع طبقه بندي به واسطه مزايايي كه دارند در برنامه ريزي و اولويت بندي براي كار هايتان استفاده كنيد. انفعالبراي آينده برنامه ريزي كنيد چون آينده جايي است كه بقيه عمرمان را در انجا صرف مي كنيم قوانين مورفي متناسب ايجاد هستند:هيچ چيز به همان سادگي ظاهرش نيست:هر چيز براي اجرا بيش از تصور به زمان نياز دارد و اگر چيزي بتواند اشتباه از اب در ايد پس حتما اتفاق خواهد افتاد .لذل برنامه ريزي دقيق ضروري است.دو ايده اساسي در ارتباط با برنامه ريزي وجود دارد واكنش و انفعال ،البته واكنشي بودن در نقطه مقابل برنامه ريزي است و در تضاد كامل با ان مي باشد. واكنشي بودن به معناي عدم برنامه ريزي و دور  انديشي است. عباراتي چون جنگ آتيشين و مديريت بحران در رابطه با واكنشي بودن به ذهن خطور مي كند.در عمل روش واكنشي در بازرگاني جايگاه غالب دارا مي باشد.روش مخالف آن انفالي بودن است.افرادي كه انفعالي هستند به جلو فكر مي كنند و سعي مي كنند چيز هاي را كه مي تواند اشتباه از آب در آيد را پيش بيني نمايند،اهداف را تعيين كنند،براي آينده برنامه داشته باشند ونظارت جدي اعمال كنند.در واقع اغلب مردم احتمالاً

وقشان را به طور كار امد مديريت مي كنند. يادگيري مداوم و خودپيشرفتي    براي افزايش كاريي تان ، آموزش و بالندگي را پيش بگيريد.كتابهايي در مورد مهارتهاي تصميم گيري، سرعت خواندن، حافظه موثر ، خلاقيت، نويسندگي، ارتباطات و حل مساٌله بخوانيد. با يادگرفتن مهارتهاي فوق، مقدار زيادي را كه بايد در وقت مورد انتظار صرف ارتباطات شخصي خودتان و مسافرت نماييد، تنظيم كنيد. يا اين زمانها به عنوان فرصت هابي براي خود پيشرفتي كه بر  اتلاف وقت ترجيح دارندبر خورد كنيد.زمان مسافرت مي تواند يك فرصت براي اخذ تفكر نهايي در مورد مديريت باشد .هميشه كتاب همراه داشته باشيد. تفويض اختياراتمطالعات نشان مي دهد اكثر مديران از تفويض  اختيار ناراضي  مي باشند انها اشتغال به وظايف عادي را دوست دارند. آنها مي ترسند كه اشتباهات كارمندانشان آنهارا به مسوايت پذيري و پاسخگويي وا دارد. آنها اين طرز تفكر را دارند كه بر كاركنانشان در انجام كار هايشان نظارت كنند.اين طرز تفكر خيلي كوتاه انديشي است.البته در تفويض اختيار چنين فرض مي شود كه مدير ، براي تفويض اختيار كارمنداني دارد و انها توانايي اين كا را دارند و در ضمن كارمندان خود علاقه مندند و براي پذيرش مسوليت آموزش ديده اند. به خاطر داشته باشيد ممكن است مشاغلي كه براي شما عادي جلوه مي كنند براي كاركنانتان شخت باشند. بخشي از وظيفه شما به عنوان مدير ،تربيت و بالنده گي نيروي انساني مي باشد. دادن مسوليت بيشتر و تقاضاي انجام كار بيشتر  ،يك روش عالي براي بالندگي كاركنان است .تفويض اختيار باعث مي شود كه بيشتر تمركز تان بر روي نقش مديريتي تان باشد. مسامحهمسامحه

،دزدي از وقت است . مسامحه يعني كه كار امروز را به فردا انداختن . براي اتمام وظايفتان وقت معين و مشخصي را تعيين كنيد.به خاطر داشته باشيد كه وقت طلاست.نمي توانيم وقت را قرض و يا آن را به احتكار يا ذخيره كنيم.زمان را فقط مي توانيم سرمايه گذاري ، صرف سازماندهي و يا تلف نماييم. پيتر دراكر مي گويد:زمان كمياب ترين سرمايه اي است كه مديران دارند. با برنامه ريزي دقيق و اولويت بندي ، از وقتتان بهتر از هر كس ديگر استفاده كنيد.

مدير وقت شناس و هدفمند

حاوي راهكارهايي است كه باعث نيز موثرتر شدن و موفق تر بودن آنها در هر ناحيه اي از پيگيري هايشان خواهد بود به آنها بگوييد كه ((استراتژي سه P حتي براي آن دو نفري كه اين متن را نوشته اند موثر بوده است.)) بله هر دو نفر ما انسانهايي طبيعتاً مسامحه كار بوده ايم از همين تكنيك ها در زندگي روزمره مان استفاده نموده ايم و تاثير شگرفي در ما ايجاد شده است .به خودتان (اگر مسامحه كار هستيد) و افراد خاص درون زندگي لطفي بكنيد  ، در پيامي كه در كتاب مدير وقت شناس و هدفمند نهفته است سهيم شويد .قسمت هايي از گفت و گوي باب با CEO       اولين p:-((از ديدنت خوشحالم باب))باب هم با گرمي گفت : (( من هم از ديدار شما خوشحالم)) .CEO بدون هيچ درنگي بر سر اصل مطلب رفت ((مطمئن هستم مايلي بداني كه يك كارمند ارشد موثر ساز يعني چه .))باب تائيد كنان گفت : ((حرف را از نوك زبان من قاپيديد.))-((اين پستي است كه من و ديو ايجاد نموديم . 

او نگران بود كه چه كاري از دستش برمي آيد تا به افرادش كمك نمايد تا به مجرياني خوب تبديل شوند . او هميشه اين احساس را دارد كه اگر قرار باشد بين شخصيت و اجرا يكي را انتخاب كند مسلما شخصيت را انتخاب خواهد نمود . احساس او اين است كه آموزش ارزش ها به افراد بسيار مشكل است اما آموزش مهارت ها به آنان بسيار آسان است . من هم به نحوه تفكر او علاقمند بودم اما متوجه شدم كه با پوزش از شما افراد خوش قلب به راحتي فريفته مي شوند . با آنكه قلوبي مهربان و مقاصدي خوب دارند اما اين نيكي در عملكردشان مشهود نيست . افرادي كه سالها با آنها كار كرده اند ممكن است انديشه هاي نادرستي را درباره خدمت به مشتريان و همكاري با ديگران در ذهن آنها كاشته باشند . همين افكار و انديشه هاي نادرست مانع مي شود تا آنها سهم برجسته اي در موفقيت شركتي كه در آن كار مي كنند داشته باشند . در نتيجه شخصيت خوب آنها در انحصار انديشه آنها باقي خواهد ماند و هيچگاه در راندمان كاري آنها تبلور نخواهد يافت .((شغل من به عنوان CEO اين است كه به افراد خوبمان كمك كنم تا امور مهم را نه تنها در كار بلكه در زندگي خصوصي شان لمس نمايند تا به خود و ديگران كمك نموده و به اهداف لازم دست يابند .))باب مطمئن نبود كه آيا بايد سوالي را كه در انديشه اش شكل گرفته بود بپرسد يا نه ، اما تصميم گرفت اينكار را بكند ((آيا منظورتان اين

است كه حالا بايد بعضي از مناسك اخلاقي و مذهبي را تمرين كنيم ... و من هم بايد به آن مناسك ايمان بياورم؟))CEO لبخندي صميمي زد : ((نه ، فقط بازتاب شما كافي است . ما از شما مي خواهيم كه عميقا بيانديشيد كه چه كسي هستيد ، چرا مي خواهيد اينجا بمانيد چگونه مي توانيد در كمك به مجموعه كار ، مشاركت بيشتري داشته باشيد و بودنتان در اينجا چگونه مي تواند زندگيتان را سرشارتر ، شركت را موفق تر و مشتريان را متقاعدتر و راضي تر نمايد . اين نكته روزبه روز روشن تر و شفاف تر مي شود كه بهترين افراد كساني هستند كه درك مي كنند كي هستند . دليلش هم اين است كه وقتي را صرف كاوش در افكار ، احساسات ، روياها و اهداف خويش مي نمايند و در نهايت به اين واقعيت پي مي برند كه آنها در صورتي مي توانند به اهداف خود و اهداف شركتمان برسند كه به افرادي وقت شناس و هدفمند تبديل شوند و بهترين بهره وري را از ثانيه ها ، دقايق و ساعاتي كه روزشان را تشكيل مي دهد داشته باشند.))باب كه چهره اي ناباورانه به خود گرفته بود با خود فكر كرد اينها مطالبي هستند كه من واقعا تاكنون به آنها نيانديشيده ام .CEO ادامه داد ((اين موارد عبارتند از نكات اخلاقي ، از خود گذشتگي و گرايش به تحول . يعني همان چيزهايي كه شركت ما را موثرتر خواهد نمود . ما قويا معتقديم كه بهترين شركتها اولين و مهمترين كارشان اين است كه به كاركنان خود كمك نمايند تا

به افرادي بيش از آنچه كه خودشان انتظار دارند تبديل شوند . بنابراين مي خواهيم به نقطه اي برسيم كه اگر كسي اين شركت را به قصد خدمت در شركتي ديگر ترك كرد قادر باشد توانايي هاي بيشتري را نسبت به روزي كه در اينجا استخدام شد به كارفرماي جديد خود ارائه دهد.)) باب مسحور اين ديدگاه نيروزا و شادي بخش شده بود ... ديدگاهي كه در فرهنگ سازماني او كاملا جديد و بديع بود . ديو و اين CEO تصميم بسيار خوبي گرفته اند .دوما بهترين شركت ها دقيقا آن چيزي را به مشتريان خود ارائه مي كنند كه قولش را داده اند حتي چيزي بهتر از آن را . سر موقع و با قيمت توافق شده . مشتري ها طالب چيزي هستند كه مورد نيازشان است در محل مورد نظر با كيفيت بالا و قيمت مناسب . اينها همان نكات اخلاقي هستند كه قصد داريم از آنها استفاده كنيم تا در اين اوضاع اقتصادي مبارزه طلب ، وفاداري خويش را به اثبات برسانيم .))سژس ادامه داد ((سوما ، بهترين شركت ها تلاششان بر اين است تا يقين حاصل نمايند كه بقاي خورده فروشانشان تضمين شده است . از طرف ديگر ارائه كننده اي كه كارش سودآور نباشد ممكن است در اين انديشه نباشد كه كالاهاي خود را به نحوي به ما ارائه نمايد تا به اهداف آينده مان برسيم . بنابراين ما خواهان منصفانه ترين قيمت ها بر روي مواد اوليه هستيم و در عين حال واضح است كه دلمان هم نمي خواهد فشار به خرده فروشانمان تحميل گردد و مايليم كه آنها

هم استفاده منصفانه اي ببرند.))باب جراتي به خود داد و گفت : ((پس دليل اينكه من اخراج نشده و منتظر خدمت شده ام اين است كه ببينيم آيا مي توانم خود را با اين فلسفه مثبت منطبق نمايم يا نه؟ ))((دقيقا همين است ، باب . شركت در طول ساليان ، مبالغ زيادي را بر روي تو سرمايه گذاري كرده و همين سرمايه گذاري باعث شده كه كارمند با ارزشي براي شركت باشي . يقين دارم كه تو مي داني ما جمع نشده ايم كه فقط اهداف كوتاه مدتمان را دنبال كنيم بلكه به آينده اي دراز مدت مي انديشيم . مي خواهيم كه شركتمان به بقاي خود ادامه دهد و به گسترش اش – زيرا در آن صورت است كه همه منتفع خواهند شد . ما فقط مي توانيم با اجابت نيازهاي مشتريانمان با پشتيباني از خورده فروشانمان با احترام گذاشتن به همديگر ، با انصاف ، با صداقت و با ايجاد يك تيم داخلي وقت شناس آينده مان را تضمين نماييم . در اين شركت به مديران دقيقه آخر نيازي نداريم . اگر به اينهدفمان برسيم ديگر مديران لحظات آخر هم نخواهيم داشت .))باب همانطور كه سعي مي كرد عبارت ((مدير لحظات آخر)) را هضم كند با خود انديشيد نوعي تباني به نظر مي رسد .با در نهايت شفقت پرسيد ((از دست من چه بر مي آيد تا شركت به اهدافش برسد؟ ))-((خيلي ساده است باب ، اگر همه ما بتوانيم آنچه را كه من به آن لقب استراتژي سه P داده ام انجام دهيم كار تمام است .))-((رئيس امور انساني هم اشاره

اي به اين سه P كرد اما بايد اعتراف كنم كه هيچ دانشي در اين زمينه ندارم.))-(( خيلي ساده است ، باب . همانطور كه مي دانيم هر يك از ما بازيكنان عرصه صنايع سريع السير هستيم و در لاين كم سرعت حركت نمي كنيم . براي پرهيز از شركت لحظه آخر بودن ، بايد با راه حل هاي مناسب در زمان و مكان مناسب قرار بگيريم . به همين دليل بايد يقين داشته باشيم كه تمام افراد اين شركت در اين تيم قرار دارند و با همين قاعده بازي مي كنند . هر كسي كه فلسفه سه P را رعايت نكند ضررش بيش از منفعتش خواهد بود .))كنجكاوي باب به نحو فزاينده اي تحريك شده بود ((اين سه P چه هستند؟))CEO براي لحظاتي مكث نمود ((متاسفم واقعا نمي توانم پاسخ اين سوال را بدهم. ))باب ، مدير متحير با سكوتي تلخ و با حالتي منگ آنجا نشسته بود .CEO خنديد ((من قصد دوز و كلك بازي ندارم بلكه منظور من اين است كه درك سه P يك پروسه است نه يك ليست از كلمات كه بشود پاسخ داد . هر بار يك گام به جلو مي رويم.))-((پس به من خواهي گفت كه اولين P چيست؟ ))-((قطعا))CEO دكمه كوچكي را بر روي ميزش فشرد و به يكباره اتاقش را گردبادي از اعمال تكنولوژيكي در برگرفت . لامپ ها كم نور شدند، پرده پروژكتوري از سقف آويزان شد از همه سو صداي موسيقي خوفناكي بلند شد و يك دستگاه ويديو ، تصوير درخشاني را بر روي پرده به نمايش درآورد . تصوير شامل يك كلمه بود

كه تحت پوشش يك هاله مي رقصيد و مي جنبيد. كلمه عبارت بود از ((اولويت)) كه تحت تاثير افكت هاي نور و صدا در حال سوختن بود و سپس تبديل به لوحي سنگي گرديد .باب مدير شكاك انديشيد ، هيچ فكرش را نمي كردم كه در اينجا از چنين تكنولوژي پيشرفته اي برخوردار باشيم . فكر مي كردم هنوز در عصر وايت بوردها ، برچسب ها و كاغذ يادداشت و سه پايه ها به سر مي بريم .با همان سرعتي كه اين اتفاقات روي داده بود تصوير محو شد موزيك از بين رفت ، پرده پرژكتور جمع شد و نور لامپ ها زياد گرديد .باب پرسيد ((همه اش همين بود؟ اولين P اولويت است؟ ))-(( همه اش همين بود . آيا تاثيرگذار بود؟))باب با خنده اي خفيف پاسخ داد ((گمان نكنم هرگز كلمه را فراموش كنم.))دومين P ((باب ، خبر خوب اين است كه راه موثري وجود دارد تا در مورد گزينه هاي متفاوتي كه در مقابل رويمان قرار گرفته تصميم بگيريم . راهي هست كه بدانيم چه بايد انجام دهيم و بهترين زمان براي انجام آن كار چه زماني است . راهي كه اولويت هايمان را به نظم درآوريم . و اين است اسرار دومينP ))CEO دوباره دكمه جادوئي اش را فشرد و لامپها كم نور شدند . پرده پرژكتور آويزان شد موسيقي اثيري به نوازش در آمد و يك كلمه بر روي پرده ظاهر شد . كلمه بر روي پرده جان گرفت افكت هاي نور و صدا آن را آنقدر همراهي كردند تا به لوحي سنگي تبديل شد .همانطور كه كلمه در حال

تبديل شدن به سنگ بود ، باب با خود انديشيد دارم طرحش را مي بينم .((نزاكت = Propriety))CEO در حالي كه با رقه هايي از غرور و افتخار در صدايش موج مي زد اعلام نمود ((اين هم دومين P . آيا سوالي نداري؟))باب با كمي ترديد گفت : ((مفهومش چيست؟))-((آيا تعريف مرا مي خواهي ... يا وبستر را ترجيح مي دهي؟ ))- ((بگذار وبستر را ببينيم)) .CEO نيازي نداشت به فرهنگ لغات وبستر مراجعه كند زيرا تمام معاني اين كلمه در ذهنش نقش بسته بود : ((وبستر سه نوع معني براي اين كلمه در نظر گرفته شده است . اول كيفيت يا وضعيت خاص داشتن يا شايسته بودن ، دوم به معناي درستكار بودن و نزاكت داشتن ، سوم به مفهوم سازگار بودن با استانداردهاي پذيرفته شده.))-((بسيار شبيه همان چيزهايي است كه فكرشان را كرده بودم اما بايد خيلي صادقانه مطلبي را به شما بگويم . فكر مي كنم كه سالهاي سال است كه از اين كلمه استفاده نكرده ام . حتي ممكن است اصلا آن را به كار نبرده باشم . خيلي از مد افتاده به نظر مي رسد يا تاريخ گذشته و علاوه بر آن احساس مي كنم اين كلمه زاهد مآبانه است چيزي شبيه به كلمات عصر ويكتوريا.))CEO خنده كنان حرفهاي او را تائيد كرد ((حق با تو است ، باب . اين كلمه بيشتر قديمي به كار رفته است و يادم نمي آيد كه در طول سالهاي رشدم ، پدر و مادرم حتي يك بار اين كلمه را به كار برده باشند . اما من هيچ كلمه اي مناسب تر از

آن نيافتم – گلمه اي كه با P شروع شود و مفهوم مورد نظر ما را برساند – شايد خود كلمه ، قديمي و تاريخ گذشته باشد اما هدفي كه در پس مفهوم آن نهفته است امروزي و بسيار حياتي است . ))باب پس از سبك سنگين كردن كلمات او گفت : ((تصور مي كنم كه به همراه اين كلمه نيز تستي وجود دارد كه بايد آن را بگذرانم .))-((در واقع ، نه . اما جزوه اي برايت دارم كه بايد آن را هنگامي كه به خانه رسيدي با حوصله و دقت مطالعه كني.)) با گفتن اين جمله CEO پاكتي را به باب تحويل داد و گفت : ((اين ((صورت اصلاحيه)) جديد شركت ما است . 7 نكته در آن وجود دارد . اين نكات مشخص مي نمايند كه پس از اين ((نزاكت)) چه مفهومي براي همه ما خواهد داشت .نزاكت : صورت اصلاحيه•    كاري را انجام دهيد كه درست است .•    براي انجام كار دليل درستي داشته باشيد .•    در انجام كار با افراد شايسته همكاري كنيد .•    بهترين زمان را براي انجام كار در نظر بگيريد .•    كار مورد نظر را با دقت و نظم انجام دهيد .•    به انجام كار اشتياق داشته باشيد .•    هدفتان از انجام كار دستيابي به بهترين دستاورد باشد .سومين P :مجددا لامپها كم نور شدند . پرده دوباره از سقف آويزان شد . باز هم موسيقي اوج گرفت و پرژكتور تصويري را بر روي پرده به نمايش درآورد . و در مقابل چشم هاي باب كلمه اي به رقص درآمد وو در نهايت بر جاي خود ثابت

ماند و به لوحي سنگي تبديل گرديد .تعهد = Commitment اين تنها كلمه روي پرده بود . هيچ نوشته ديگري وجود نداشت . فقط همين يك كلمه .باب پرسيد چطور است كه p ي سوم با حرف C شروع مي شود ؟))CEO كه اين سوال را قبلا هم بارها شنيده بود گفت : (( اين يك ترفند حافظه اي است . من تلاش بسياري نمودم تا لغتي پيدا كنم كه با حرف P شروع شده و استراتژي سه P را تكميل كند اما هيچ لغتي پيدا نكردم كه به اندازه اين كلمه مناسب باشد . علت اصلي انتخاب اين حرف هم به پدرم برمي گردد . اگر او درك كرده بود كه سلامتش يك اولويت است ، اگر او تشخيص داده بود كه بايد عملي صحيح را به دليلي صحيح با افرادي مناسب و به خاطر دست آورد درست انجام دهد حتما عاقبت كار كاملا متفاوت مي شد اما او هرگز نسبت به سلامت خود تعهدي نداشت .))باب ، مدير مودب و مردد پرسيد ((واقعا منظورت اين است كه هيچ كلمه مناسبي كه با حرف P شروع شود پيدا نكردي؟))-(( سه تا ديكشنري را زير و رو كردم اما كلمه اي پيدا نكردم كه دقيقا منظورم را بيان نموده و با حرف P شروع شود . علاوه بر آن اگر من سه كلمه ارائه مي كردم كه همه با P شروع مي شدند آيا به همين راحتي كه سه كلمه مطرح شده در ذهنت نقش خواهند بست قادر به حفظ آنها بودي؟-((حق با شماست . احتمالا نه و اگر به پروسه سه P به صورت

اولويت = Priority ، نزاكت= propriety و تعهد = commitment بنگرم مطمئن هستم كه هرگز آنها را فراموش نخواهم كرد.))CEO اعتراف كنان گفت : مي دانم كه كمي غير متعارف به نظر مي رسد . اما كلمه تعهد چنان تاثير شگرفي در اين فرمول دارد كه حقش است تا توجه خاصي به آن شود.))باب اظهار كرد ((من افراد متعهد سياري را مي شناسم اما اغلب آنها به چيزهايي متعهد هستند كه اهميت چنداني ندارند .))صفحات كتاب هاي تاريخ و روزنامه هاي امروزي نيز انباشته از ماجراهاي مردماني است كه يا به مواردي غير قابل قبول تعهد دارند و يا متعهد به اعتقاداتي هستند كه باعث آشوب و كشمكش مي شود .از جمله متعهدين به قاچاق مواد مخدر ، متعهدين به تروريسم و متعهدين به نژاد پرستي .))باب ، ضمن ژستي كه گرفته بود گفت : ((تصور مي كنم اين به نوعي به مسامحه مربوط مي گردد؟))((يقينا همين طور است . مسامحه اغلب حاصل عدم تشخيص بين مهم ها و بي اهميت ها است و همين طور عدم تميز بين ارزش ها و ضد ارزش ها .))باب گفت : ((و درك اين تفاوت ها از طريق صورت اصلاحيه مقدور است .))((باب ، گفته ات كاملا صحيح است . اما آنچه كه بسياري از مردم از درك آن عاجزند تفاوت بين علاقه و تعهد است . يك فرد علاقمند مي تواند انواع بهانه ها را رديف كند . اما يك فرد متعهد هيچ بهانه اي نمي شناسد .تعهد يعني اينكه فلان عمل بايد انجام شود ، هيچ عذر و بهانه اي هم موجه نيست . نفهميدن تفاوت

بين علاقه و تعهد ، اضطراب بي حدي را براي مديران لحظه آخر و افراد متكي به آنان ايجاد مي كند.))-(( آنچه را كه مي گويي كاملا درك مي كنم . علاقه لزوما منتهي به عمل نمي گردد اما تعهد به چيزي جز نتيجه گيري نمي انجامد.))بايد بخواهيد:فارغ التحصيلان دبيرستاني شهركي كوچك پس از 10 سال به موطن خود برگشته و جلسه ديد و بازديدي ترتيب دادند .يكي از آنها از ديگران خواست تا به سوال ساده اي جواب دهند : ((در تمام سالهايي كه در دبيرستان بوديد چه كسي بيش از همه بر شما تاثير گذاشت؟))انتظار او اين بود كه دامنه پاسخ ها بسيار گسترده باشد – مدير مدرسه ، يك مربي خاص ، يك آموزگار بخصوص – اما همين كه پاسخ ها جمع گرديد ، همگي يك انتخاب شفاف داشتند .فراش مدرسه .دليل ؟هر روز پس از تعطيلي مدرسه ، فراش اتاقها را تميز مي كرد و وايت بوردها را مي شست .سپس اين مرد كه تا چهارم دبستان بيشتر درس نخوانده بود با املايي غلط در گوشه بالا و سمت چپ وايت بورد مي نوشت ((بايد بخواهيد))اين مرد با اين كارش ، شوق خواستن را در ذهن نسل هاي متفاوت دانش آموزان كاشته بود اما عبارت ساده او دو سوال را بر مي انگيخت .((مي خواهي چكار بكني؟))((چرا مي خواهي آن كار را بكني ؟ ))باب پس از غلبه بر مسامحه:پس از مدتي برنامه باب چنان پيش از ظرفيت شده بود كه در پايان روز بسياري از كارهاي مهم – انجام نشده باقي مي ماندند – با وجود آنكه با اهم في

الاهم كردن امور قابليتهايش به شكل چشمگيري افزايش يافته بود .هرچند كه جاي شكرش باقي بود زيرا توانسته بود جايگاه خاصي نزد CEO براي خود بدست آورد . CEO قابليت نادري در بينش مسائل از ديدگاهي شفاف داشت . بنابراين باب تصميم گرفت درباره مشكل جديدش با او صحبت كند .CEO با دقت به او گوش داد . سپي بيدرنگ دكمه روي ميزش را فشرد . با كم نور شدن لامپها پرده نيز از سقف آويزان شد و آواي موسيقي در اتاق طنين انداز شد . باب گفت : ((تو كه نمي خواهي بگويي هنوز يك P ديگر مانده !))CEO لبخندي زد اما چيزي نگفت . فقط منتظر ماند تا پرژكتورش پاسخ باب را بدهد .همانطور كه سه نوبت قبلي نيز اتفاق افتاده بود . كلمه اي بر پرده ظاهر شد و سوخت تا به سنگ تبديل شد . اين بار در كلمه فقط دو حرف وجود داشت . حرف اول هم با P شروع نمي شد بلكه با N آغاز مي گرديد .كلمه عبارت بود از نه (NO) باب كه حيرت كرده بود پرسيسد ((نه؟))CEO پاسخ داد ((بله . و اگر دقيق تر بخواهم بگويم هم بله هم نه . مديران وقت شناس و هدفمند مي دانند كه ژچگونه بلمه بگويند و چگونه و كي نه . مديران لحظه آخر ، اغلب ناباورانه بر اين اعتقادند كه مناسب ترين پاسخ براي هر تقاضايي بله است و به همين دليل هميشه عقب مي مانند . همين امر است كه تفاوت بين علاقه و تعهد را شفاف مي كند . باب كه كاملا گيج شده بود

گفت : ((اگر به تقاضاي كسي پاسخ نه بدهم اين مفهوم را القا نخواهدكرد كه آدم خوش قلبي نيستم؟ ))((به هيچ وجه . اكثر مردم استنباطشان اين است كه خوش قلب بودن يعني انجام اموري كه باعث ارضاء ديگران گردد . اين يك حرف بي مورد است . خوش قلب بودن يعني اينكه هميشه افكاري خوب و منزه داشته باشي . يعني اينكه به صلاح خودت ، شركت ات ، همكارانت و مشتريانت بيشتر بيانديشي تا بخواهي به كساني بله بگويي كه نيازهاي خودخواهانه آنان را كه در اين فلسفه نمي گنجند ارضاء نمايي . درست همانطور كه نور و تاريكي نمي توانند در آن واحد در يك مكان خاص حضور داشته باشند مقدور نيست كه خودخواهي و از خودگذشتگي نيز در يك جا جمع شوند . مدير لحظه آخر و مدير هدفمند و وقت شناس هم نمي توانند در يك بدن حضور داشته باشند . قسمت مهيج اين ماجرا اين است كه تو مي خواهي تصميم بگيري آن كسي باشي كه مي خواهي باشي ... و ادامه خواهي داد تا آن شخص بشوي.))باب اظهار نمود ((اين واقعا ملموس است و اكنون مي بينم كه پروسه سه P به من كمك خواهد نمود تا كي بله بگويند و كي نه)) .((دقيقا . دليل آنكه من كلمه نه را بر روي پرده به نمايش در مي آورم آن است كه آن ، بخشي از پروسه بله و نه مي باشد كه بيشترين مشكلات را براي افراد ايجاد مي كند .بايد قادر باشي كه بتواني اصول اهم في الاهم كردن ، صورت اصلاحيه و روش دست يابي

((بايد بخواهي)) را در هر بله يا نه به خدمت بگيري . در غير اين صورت بعضي از بله هايت به شايد تبديل خواهند شد و براي خود و ديگران مشكل به وجود خواهي آورد .))كلام آخر باب مقام ارشد موثر ساز به عبارت ديگر CEO جديد مي دانست كه در اين پست كمبودهاي فراواني دارد . او تلاش مي كرد به تمام افراد شركت بفهماند ما همه با هم سهيم هستيم ، با هم ياد خواهيم گرفت ، با هم رشد خواهيم كرد و با هم وقت شناس و هدفمند خواهيم شد . يكي از اولين كارهايي كه انجام داد اين بود كه به هر يك از كاركنان كارتي داد كه بر روي آن نوشته شده  بود : سه P ي هر كارمندوقت شناس و هدفمنداولويت . اهم في الاهم كردن در همه كارهانزاكت . صورت اصلاحيه را به ياد آوريد.تعهد . ((بايد بخواهم))همانطور كه باب كارت را به هر يك از آنان مي داد توصيه مي كرد : اين كارت را هميشه با خود داشته باشيد يا آن را به گوشه مانيتور كامپيوتر خود بچسبانيد تا مرتب به ياد شما بياندازد كه پروسه سه p براي شركتمان و براي موفقيتمان تا چه اندازه اهميت دارد.باب ، سياست درهاي باز را پيشه خود كرده ، اعلام داشت : اگر كسي مايل باشد بطور محرمانه با او ملاقات كند به فردي هدفمند و وقت شناس تبديل گردد از پيشنهاد او استقبال خواهد شد . همانطور كه زمان به پيش مي رفت افراد به تناوب به سراغ او مي آمدند تا جايي كه او به كلافي

تبديل شد كه تمام واحدهاي شركت را به هم محكم و مرتبط مي كرد .باب كه به اهميت پروسه P پي برده بود شركت را متقاعد كرد كه اين پروسه را در كلاسهاي آموزشي كاركنان جديد بگنجاند .باب روند پيامهاي صوتي مقام قبلي را به گونه اي تداوم بخشيد تا هر يك از كاركنان بتوانند با توجه به ادراك و احساس خود از آن بهره ببرند . او بر اين پيامها عنوان ((لحظات سرشار)) گذاشت و طولي نكشيد كه اين لحظات سرشار آنچنان مشهور شدند كه به گفتگوهاي روزمره كاركنان شركت راه يافت .در زندگي خصوصي نيز پروسه سه P به باب انگيزه اي قدرتمند داد تا به وضع جسماني و روحاني خود توجه بيشتري داشته باشد . گاهي به ياد مي آورد كه CEO درباره پدرش چه گفته بود بنابراين با اراده محكم مواظب بود كه مبادا مراسمي از پسرش جيرد يا دخترش ميشل را از دست بدهد از مراسم فارغ التحصيلي گرفته تا تولد اولين نوه اش!از سوي ديگر سر زدن هاي گهگاهي به باشگاه نيز منظم و مرتب شد و حتي تصميم گرفت كه نگاه جديد و موشكافانه اي به معنويت و مسائل روحاني بياندازد . چيزي كه بيش از اين در اولويت هاي مهم زندگي باب نبود .حالا باب همانند هر مدير وقت شناس و هدفمند ديگري مي دانست كه كيست ، به كجا مي خواهد برسد و راهنماي اش در اين سفر چيست. او بحرانها ، مشكلات و تغييرلات را پيش بيني مي كرد و بلافاصله براي دست و پنجه نرم كردن با آنها آماده مي شد .كار مديران وقت

شناس و هدفمند به دلايلي صحيح با كمك افرادي شايسته ، در زماني درست و دقيق و مناسب و به خاطر دست آوردي صحيح ، همچون سفري خارق العاده است كه اتكاي مديران پيش از هر چيز به خودشان است .در طول اين راه كارهاي درست را با نظمي درست انجام مي دهند و هر كاري را نيز با اشتياقي وافر به پايان مي برند .مديران وقت شناس و هدفمند همانطور كه نسبت به كسب نتايج كار خود متعهد هستند درباره سفر خويش نيز احساس تعهد مي نمايند . آنها به بينش و سرمشق كاري تعهد دارند .به واقعيت . به اشتياق . به علايق ديگران.آنها رويا بين هستند .با اينهمه واقع بين هم هستند .اميدوارند .با اين همه وضعيت موجود را سازماندهي مي كنند .شنونده اند .      اما هرگاه لازم باشد حرف هم ميزنند .مراقب اند .        اما بي احتياط نيستند .آنها ايثارگري و ازخودگذشتگي را بهجاي خودخواهي پذيرفته اند .به عبارتي ، قلبي مهربان دارند .باب ، مدير لحظه آخر سابق ، در نهايت كشف كرد كه بايد تا جايي كه مي تواند رزوهاي افراد خانواده اش را برآورده كند و در خدمت همسر و فرزندانش باشد .گاهي زندگي كردن در چارچوب استراتژي سه P دردناك به نظر مي رسد . اما مديران وقت شناس و هدفمند ، هرگز بادبانهاي خود را يكنواخت نمي افرازند . زمانهايي فرا مي رسيد كه تمام تلاش هاي باب يا اصلاً تاثير گذار نبود يا تاثيري جزئي بر جاي مي گذاشت . زمانهايي هم بود كه خودش هم راهش را گم مي كرد . اما او با

((بايد بخواهم)) زندگي مي كرد و همين نكته نمي گذاشت شهامتش از بين برود .مهمترين چيزي كه شما بايد بدانيد . به زباني ساده چنين است : مهم نيست كه مقاصدتان تا چه حد عالي هستند اگر مسامحه جزء عادات معمولي تان باشد – اگر در اهم في الاهم كردن مسئوليت هايتان كوتاهي كنيد ، اگر صورت اصلاحيه را ناديده بگيريد و اگر تعهد نداشته باشيد با مصيبت مواجه خواهيد شد .اعتقاد ما بر اين است كه اگر شما سوانحي را كه در دنيا اتفاق مي افتد مطالعه نمائيد در خواهيد يافت كه اين سهل انگاران هستند كه در صدر ليست مسببين اين سوانح قرار مي گيرند .چرا؟ زيرا آنها طبيعت ضروري پروسه ي P را درك نمي كنند .اگر اين داستان توانست به نحوي زندگي شما ر سر و سامان بدهد خيلي مايليم جزء افرادي باشيم كه به شما اميد بدهيم ! باور كنيد كه مي توانيد تنبلي و سهل انگاري غلبه كنيد .مي توانيد در هر دوره از زندگيتان به فردي وقت شناس و هدفمند تبديل شويد .اما بايد بخواهيد ...... زيرا هيچ كس ديگري نمي تواند براي شما بخواهد .

شناسنامه ي كتاب خلاصه شده :*مدير وقت شناس و هدفمند*نوشته ي : كن بلانكارد – استيو گاتريترجمه ي : غلامرضا صالحي معواويراستار : مرتضي خبازياننوبت چاپ : اول 1385شمارگان : 3000 نسخهمركز پخش :تهران-پخش كتاب پارسيان-خيابان انقلاب-خيابان ارديبهشت,بالاتر از لبافي نژاد-كوچه ي وحيد پلاك 3 واحد 2 .  تلفن: 66488204-66944164

استفاده مؤثر و اثربخش از زمان

...Time management در مورد وجوه مختلف مديريت زمان صحبت مي كنيم      چكيده استفاده مؤثر و اثربخش از زمان ضرورتي اجتناب ناپذير براي

موفقيت در عرصه كار و زندگي است. مديريت زمان شامل مجموعه اي از مهارتها براي كنترل كردن و استفاده بهتر از زمان است. اين مقاله به تشريح مفاهيم و اصول مديريت زمان پرداخته و فنون و ابزاري را براي مديريت زمان در محيط زندگي و كار ارائه مي كند.   1- مقدمه راه هاي مختلفي براي بيان درك ما از زمان وجود دارد. براي قرنها مردم از حركت ماه، ساعت آفتابي، اذان، زنگ كليسا براي تنظيم برنامه زماني روزانه خود استفاده كردند تا اينكه در قرن دوازدهم راهبان كاتوليك ساعت هايي را براي تنظيم فعاليت هاي خود ساختند. در طول تاريخ تمدن ها به زمان و ابعاد آن توجه داشته اند و اين توجه در اين دوران نيز وجود دارد و عباراتي مانند «وقت طلاست» گوياي اين توجه است. جوامع امروزي جوامعي هستند كه در آنها تعداد ساعات كافي در طول روز وجود ندارد. فناوري هاي نو محيطي فراهم آورده اند كه تقريباً در مدت زمان كم مي توان به خيلي از اطلاعات دسترسي پيدا كرد و خيلي كارها را سريعتر و آسانتر انجام داد اما تمايل به سريعتر انجام دادن كارها و بيشتر كار انجام دادن روز به روز بيشتر مي شود. اين رويكرد كه همواره با بشر همراه بوده است اين احساس را براي او به وجود آورده است كه از زمان عقب مي ماند و نمي تواند از آن به صورت مؤثر بهره گيرد. تاريخ به ما مي گويد كه مديريت ضعيف زمان يك مسئله قديمي است، مسئله اي است كه فناوري آن را به وجود نياورده است و آن را نمي تواند حل كند. در شرايطي كه ابزار بيشتري براي مديريت زمان در اختيار داريم و فرايند هاي

اداري، كمتر درپيچ و تاب تشريفات اداري و كاغذ بازي گم مي شوند، مديريت ضعيف زمان را كمتر مي توان مخفي كرد. مديريت زمان موضوعي است كه همه ما، چه در زندگي شخصي و چه در زندگي حرفه اي، نياز داريم با آن روبرو شويم تا در زندگي موفق شويم. در ادامه در مورد وجوه مختلف مديريت زمان صحبت مي كنيم. ابتدا نگاهي به اصول عمومي مديريت زمان خواهيم داشت. توجه به اين اصول كمك مي كند كه درك بهتري از مفهوم مديريت زمان داشته باشيم و پيشنهادهايي ارائه مي كند كه مي توانيد آنها را در حوزه هاي مديريت زمان در زندگي خود به كار بريد. پس از ارائه رهنمودهاي عمومي، به حوزه هاي مديريت زمان به صورت دقيق تر خواهيم پرداخت. ابتدا راجع به مديريت زمان در زندگي شخصي مي پردازيم و سپس مديريت زمان را در حوزه كسب و كار مدنظر قرار مي دهيم. 2- اصول عمومي مديريت زمان مديريت زمان مجموعه اي از مهارتهاست كه شما را در استفاده مؤثر از زمان كمك مي كنند. رهنمودهاي عمومي وجود دارند كه مي توانند براي مديريت زمان در حوزه هاي متفاوت مانند خانه، مدرسه و كار استفاده شوند. در اين بخش، برخي از اين رهنمودها را شرح مي دهيم. ابتدا دلايل استفاده نكردن مردم از مديريت زمان و مزاياي حاصل از مديريت زمان را مورد بررسي قرار مي دهيم. احتمالاً روشن ترين دليل عدم استفاده از مديريت زمان اين است كه مردم نمي دانند مديريت زمان چيست. دليل دوم سستي و تنبلي است؛ بعضي از مردم فاقد هدف و انگيزش لازم براي برنامه ريزي مؤثر هستند. گروه سومي كه از مديريت زمان استفاده نمي كنند آنهايي هستند كه دوست دارند تحت فشار و تنگي وقت

(دقيقه نود) و شرايط بحران كار كنند. ممكن است در شرايطي استفاده نكردن از مديريت زمان توجيه پذير باشد اما مزاياي استفاده موفق از مديريت زمان هر گونه دليل يا توجيه را رد مي كند. مديريت زمان كمك مي كند كه تعيين كنيد كدام يك از كارهايي كه انجام مي دهيد مهمترين هستند. اين عمل به شما اين امكان را مي دهد به برخي فعاليتها اولويت زيادي دهيد و برخي از فعاليت ها را حذف كنيد. هم چنين مديريت زمان به شما كمك مي كند كه از طريق حذف مزاحمت ها و فعاليت هاي غيرضروري، مدت زماني كه واقعاً كار مي كنيد را افزايش دهيد. يكي از وجوه رضايت بخش مديريت زمان كاهش استرس در زندگي است. كاهش سطح استرس موجب بهبود سلامت روحي و جسمي مي شود. 2-1- چگونه وقت خود را مي گذرانيد؟ وقتي تصميم گرفتيد كه از استراتژي هاي مديريت زمان استفاده كنيد، از همان زمان بايد شروع كنيد. اولين قدم تحليل و بررسي روشي است كه در حال حاضر از وقت خود استفاده مي كنيد. اين كار نبايد از طريق حافظه انجام شود. ممكن است شما اكثريت زمانهاي بيكاري خود را به ياد نياوريد يا قادر نباشيد زمانهايي را كه صرف مكالمات طولاني مي كنيد دقيقاً بياد آوريد. براي ثبت نحوه گذراندن وقت مي توانيد از يك دفتر يادداشت، دفتر گزارش فعاليت يا يك دفتر برنامه ريزي با بخش هاي تفكيك شده به ساعت براي رديابي فعاليتها استفاده كنيد. نه تنها آنچه كه در طول روز انجام مي دهيد بلكه احساس خود (خسته، پرانرژي، عصباني، بي حال و ...) را ثبت كنيد. هر وقت كه فعاليت خود را تغيير مي دهيد، نوع فعاليت و زمان شروع آن را ثبت كنيد. پس از ثبت

فعاليت ها براي چندين روز، يادداشت ها آماده براي تحليل هستند. خيلي از فعاليت هاي ثبت شده در گزارش به صورت بارز ديده مي شوند چرا كه وقت زيادي صرف آنها شده است. ديگر حوزه مهم در يادداشت ها، فعاليت هاي غيرضروري است كه در طول روز انجام داده ايد. وقتي اين فعاليت ها به صورت جداگانه ديده شوند خيلي زمان بر نيستند اما وقتي دسته بندي شوند، زمان كل آنها ممكن است قابل ملاحظه باشد. تحليل فعاليتهايتان كه در گزارش ثبت شده اند در قدم بعدي، يعني اولويت بندي فعاليت ها، به شما كمك خواهد كرد. 2-2- اولويت بندي فعاليت ها اولويت بندي يكي از مهمترين قدم هاي مديريت زمان است. اين عمل كمك مي كند كه موارد زمان بر كه نه اوقات خوشي را ترتيب مي دهند و نه كمك مي كنند كه به اهداف خود دست يابيد را حذف كنيد. اين مرحله بيشترين تغيير در جهت افزايش زمان را به دنبال دارد. با تصميم گيري در خصوص فعاليت هايي كه بايد انجام دهيد و فعاليتهايي را كه بايد حذف كنيد اولويت بندي را آغاز كنيد. براي تصميم گيري در خصوص فعاليت هايي كه بايد انجام دهيد، فعاليت هايي را تعيين كنيد كه از آنها لذت مي بريد و آنها را خوب انجام مي دهيد. خيلي مهم است كه هم از نظر حرفه اي و هم از نظر شخصي از كاري كه انجام مي دهيد لذت ببريد. در گزارش خود كارهايي كه از آنها لذت مي بريد و كارهايي كه براي شما خوشايند نيستند را مشخص كنيد. اكثريت روز شما بايد صرف كارهايي شود كه از انجام آنها لذت مي بريد. در حالي كه مهم است از انجام يك كار لذت ببريد، نيز مهم است كه آن را خوب انجام دهيد. در تعيين اينكه چه

كارهايي را انجام دهيد و چه كارهايي را تفويض كنيد، شناخت نقاط قوت و ضعف شما حياتي است. تلاش نكنيد مسئوليت هايي بيش از آنچه مي توانيد به صورت معقول انجام دهيد را به عهده گيريد. بعد از تعيين كارهايي كه از آنها لذت مي بريد و آنها را خوب انجام مي دهيد، شما آماده هستيد كه فعاليت هاي غيرضروري در زندگي خود را دور بريزيد. تمام منابع موجود خود را پيدا كنيد و فعاليت هايي را كه بيش از توان خود مي دانيد تفويض كنيد. بعد از اينكه فهرست كارهاي روزانه را به ميزان قابل قبولي از مسئوليت ها كاهش داديد، زمان برنامه ريزي فرا مي رسد. 2-3- برنامه ريزي برنامه ريزي در زندگي شخصي و حرفه اي متفاوت از هم انجام مي شوند. در برنامه ريزي شخصي، برنامه ريزي از طريق هدفگذاري و ترسيم مسير دست يابي به اهداف انجام مي شود. در برنامه ريزي حرفه اي، برنامه ريزي پروژه محور است. برنامه ريزي پروژه بايد از طريق نرم افزارهاي برنامه ريزي رسمي انجام شود. روش برنامه ريزي مناسب خود را انتخاب كنيد. از هر روش مانند انتخاب اهداف، برنامه ريزي رسمي يا غير رسمي كه استفاده كنيد چند نكته مهم را بايد به خاطر بسپاريد. ابتدا انتظارات خود را برآورد كنيد. به ياد داشته باشيد تعداد ساعات محدودي در يك روز وجود دارد. سعي نكنيد به نتايجي ماورأ قابليت هاي خود دست يابيد. دوم، مدت زماني را صرف خود كنيد. براي اينكه به حد اكثر عملكرد دست يابيد به زمان خواب و استراحت كافي نياز داريد. اقدام به اين عمل سخت تر از تصميم گرفتن براي انجام آن است. هنگام برنامه ريزي شما مي پنداريد كه به هيچ استراحتي نياز نداريد يا مي توانيد فقط چهار ساعت در روز بخوابيد. كار مداوم بدون استراحت سطح

استرس را افزايش داده و سطح عملكرد را كاهش مي دهد. 2-4- نكات سودمند براي بهبود كيفيت وقت 2-4-1- از مزاحمت ها جلوگيري كنيد. همواره پذيراي بازديدكنندگان نباشيد. بازديدكنندگان مي توانند موجب به هم ريختگي شوند كه در نهايت منجر به كاهش بهره وري مي شود. با بستن در اتاق يا حذف ارتباط بصري مي توانيد به بازديدكننده بفهمانيد كه شما مشغول هستيد. هر روشي كه به كار مي بريد به خاطر بسپاريد كه نبايد هر بازديدي را بپذيريد. راه ديگر براي كاهش مزاحمت ها جواب ندادن به تلفن است. تماس هاي تلفني مي توانند خيلي وقت گير باشند. تماس هاي تلفني قطار افكار را از حركت باز مي دارند. تماس هاي تلفني ممكن است شما را متعهد به انجام كارهايي كنند كه آمادگي آنها را نداريد. از خاموش كردن زنگ تلفن نترسيد. وقتي كارتان تمام شد پيغام هاي دريافتي را چك كنيد. 2-4-2- كنترل كنيد كارهايي را كه نياز داريد انجام دهيد مي دانيد. اين كار را در فهرست كارها يادداشت كنيد. كارهاي فهرست را اولويت بندي كنيد. با انجام اين عمل، شما مي توانيد روز خود را كنترل كنيد. شما ابزاري داريد كه مي توانيد از كارهاي غيرضروري جلوگيري كنيد يا كارهاي جديد را اولويت بندي كنيد. پيروي از اين رهنمودها اين تضمين را به دنبال دارد كه شما ابتدا مهمترين فعاليتها را انجام مي دهيد. هم چنين شما مي دانيد كه چه فعاليت هايي را انجام نداده ايد و مي توانيد آنها را به فهرست كارهاي فردا اضافه كنيد. 2-4-3- بر بهره ور بودن تأكيد كنيد نه مشغول بودن تمركز بر بهره وري كيفيت كار و عملكرد را افزايش مي دهد. تهيه يك فهرست اولويت بندي شده از كارها به شما كمك مي كند كه بهره ور باشيد. تمركز بر انجام مهمترين كارها در ابتدا، به

شما كمك مي كند كه كار بيشتري انجام دهيد و آنها را سر وقت انجام دهيد. 2-4-4- سرعت خود را تنظيم كنيد مهم است كه خود را براي ميزان ساعاتي كه كار مي كنيد تنظيم كنيد. از خود بپرسيد كه با سرعتي كه كار مي كنيد مي توانيد ادامه دهيد. خود را با تعداد ساعات زياد كار خسته نكنيد. مديريت مؤثر زمان بايد اين امكان را فراهم آورد كه بتوانيد كارهاي مورد نياز را انجام دهيد بدون اينكه نياز باشد تعداد ساعات زيادي را در دوره زماني بزرگتر مشغول باشيد. 3- مديريت زمان شخصي مديريت زمان شخصي بخش قابل ملاحظه اي از زمان روزانه را صرف مي كند. مهارتهاي مديريت زمان شخصي در عمل داراي اشكالاتي هستند. اولويت بندي اهداف شخصي مي تواند خيلي مشكل باشد زيرا بايد نسبت به فعاليت هاي اولويت دار، در دسته دوم از اهميت قرار گيرند. اين بخش به شما كمك مي كند كه اهداف شخصي خود را اولويت بندي كنيد بطوري كه در برنامه شما قرار گيرند. شما روش «فقط بگو نه» را ياد مي گيريد كه به شما در سبك كردن زمانبندي كمك مي كند. اين بخش هم چنين چگونگي ايجاد وقت براي فرزندان و ديگر افراد مهم براي شما را مورد بررسي قرار مي دهد. 3-1- فقط بگو «نه» در زندگي شخصي خود معمولاً با گفتن كلمه «نه» مشكل داريم. اين موضوع موجب بيشتر تناقضات در وقت ما مي شود. به خاطر اكراه طبيعي در گفتن نه، اغلب احساس تعهد نسبت به دوستان و خانواده خود داريم. آموزش به خود در استفاده از ابزار ارزشمند نه گفتن در تشخيص اهميت اولويت هاي شخصي ضروري است. چندين روش براي نه گفتن به صورت غيرمستقيم وجود دارد

بطوري كه دوستان و خانواده خود را نرنجانيد. يك ذهن خلاق معمولاً قادر خواهد بود از شرايطي كه با اولويت موجود وي تناقض دارند خلاصي يابد. اما عذر و بهانه هميشه ضروري نيست. اشكالي ندارد كه با افراد رو راست بود و واقعيت را گفت. به افرادي كه تقاضاي اختصاص وقت را از شما دارند بگوييد كه شما مسئوليت هايي به عهده داريد كه امكان برآوردن تقاضاي آنها را فراهم نمي آورد. شما متعجب خواهيد شد كه مي بينيد كه به چه سادگي روش مستقيم پذيرفته مي شود. 3-2- اهداف شخصي 3-2-1- هدفگذاري كنيد وقتي بتوانيد به صورت مؤثرتر «نه» بگوييد، وقت بيشتري براي تخصيص در دست يابي به اهداف شخصي خود داريد. اهداف، حوزه خيلي مهمي از مديريت زمان شخصي هستند. اهداف به ما كمك مي كنند كه از طريق ايجاد كار براي ما و اجازه تمركز بر تلاش هايمان، زندگي خود را سازماندهي كنيم. هنگام هدفگذاري خيلي مهم است آنها را واقعي و قابل دستيابي تعريف كنيم. با تنظيم اهداف از پيش، به خود اجازه مي دهيد كه يك مسير استراتژيك به سمت دستيابي به اهداف را برنامه ريزي كنيد. اهدافي تعريف كنيد كه به سادگي قابل دستيابي باشند. وقتي به اهداف تعريف شده رسيديد، براي هدفي كه مشكل تر است اقدام كنيد. اين فرايند را ادامه دهيد تا اينجا كه احساس كنيد كه اهداف شما نه آسان و نه دور از دسترس هستند. اين فرايند كند است اما به شما كمك مي كند كه ياد بگيريد چگونه به صورت موفقيت آميز به اهداف خود دست يابيد. نبايد انتظار داشته باشيد كه تمام انتظاراتتان يك شبه برآورده شوند چرا كه يك فرايند تدريجي است. 3-2-2-

اهداف خود را اولويت بندي كنيد وقتي اهداف خود را تنظيم كرديد، بايد آنها را اولويت بندي كنيد. وقت گذاشتن و اولويت بندي اهداف در مديريت زمان شخصي مؤثر حياتي است. خيلي از ما از اين مرحله مي پريم اگر چه دوباره مجبور مي شويم كه برگرديم. اهداف را به صورت روشن تعريف كنيد و مشخص كنيد كه آنها چه هستند و چه اهميتي دارند. اهدافي كه اهميت كم دارند مي توانند به تعويق بيافتند. اجازه دهيد اقلامي كه به توجه بيشتر نياز دارند ابتدا انجام شوند. شما مي توانيد يك فهرست از كارهايي كه بايد انجام دهيد تهيه كنيد و به هر يك از اقلام به نسبت اهميت عددي اختصاص دهيد يا اينكه فهرستي از اهداف اولويت بندي شده تهيه كنيد. پيتر دراكر مي گويد كه «انجام دادن كارهاي درست مهمتر از انجام درست كارهاست». اقتصاددان ايتاليايي، ويلفردو پارتو، قانوني در اولويت بندي دارد. قانون پارتو مي گويد كه تقريباً 80 درصد نتيجه مورد نظر از بيست درصد تلاش هايي حاصل مي شود كه انجام مي دهيم. براي اينكه كارهاي خود را به صورت مؤثر اولويت بندي كنيد، بايد بيست درصد مهم را جدا كنيد. وقتي كارهاي مهم تعيين شدند شما مي توانيد بر اقداماتي تمركز كنيد كه بيشترين نتيجه مورد نظر را حاصل مي كنند. هنگام تحليل چگونگي گذراندن اوقات خود (بخش 2-1) متوجه خواهيد شد كه خيلي از اوقات شما صرف كارهاي كوچك و ناچيز مي شود. به همين دليل توان شما صرف حوزه هاي اصلي و حياتي كه نيازمند تلاش بيشتر هستند نمي شود. قانون پارتو را براي اولويت بندي به كار بريد و خواهيد ديد كه زمان و اهداف تحقق يافته شما بيشتر خواهند شد. 3-3- تعلل وقتي زمان مناسب صرف

هدفگذاري و اولويت بندي كرديد، مي توانيد كارهاي مورد نياز هر روز را تعيين كنيد. اگر كارها را در زمان موعد آنها انجام ندهيد غير مؤثر عمل كرده ايد. تعلل چيزي است كه اكثر ما با آن درگير هستيم. اغلب نمي توانيم به كل نتيجه مورد نظر دست يابيم زيرا به خاطر تعلل استرس به ما چيره مي شود. با تعداد زيادي از كارهاي انباشته شده بر روي هم، سخت است كه در انجام كارها تعلل نكنيم؛ خصوصاً براي كارهاي بزرگتر كه به زمان بيشتر از آنچه كه شما داريد نياز دارند. وقتي با كار بزرگي روبرو مي شويد آن را به بخش هاي كوچكتر تقسيم كنيد. تقسيم كار به كارهاي كوچكتر اين امكان را فراهم مي آورد كه اجزاء كوچكتر را بدون اضطراب انجام دهيم. بزودي در خواهيد يافت كه با انجام كارهاي تقسيم شده، كل كار بزرگ انجام شده است. 3-4- مزاحمت كمال گرايي وقتي هدفگذاري و اولويت بندي كرديد، بايد از چندين مسئله فرعي كه بروز مي كنند جلوگيري كنيد. يكي از اين مسائل تمايل شخص به كمال گرا بودن است. اين نوع رويكرد مي تواند تأثير زيادي بر مديريت زمان شخصي داشته باشد. توجه غير ضروري به جزئيات باعث مي شود كه ديگر كارها را به تأخير بياندازيد. ناتواني در پاداش دادن به خودمان براي كارهايي كه انجام داده ايم مسئله ديگري است كه با آن روبرو هستيم. وقتي كاري را انجام داديد، شما بايد به خود پاداش دهيد. پاداش دادن به خود راهي براي ايجاد تعادل بين كار و تفريح است. اگر بتوانيم ياد بگيريم كه بين كار و تفريح تعادلي برقرار كنيم زندگي سالم تر و شاد تري خواهيم داشت. 3-5- وقت گذاشتن براي همسر زندگي

شخصي شامل چندين حوزه متفاوت است كه بايد در نظر بگيريم. يكي از اين حوزه ها وقتي است كه با همسر خود مي گذرانيم. اين وجهي حياتي از مديريت زمان شخصي ماست زيرا خيلي از احساسات ما آن را ديكته مي كنند. افرادي كه وقت كافي براي همسرانشان تخصيص نمي دهند به خاطر دلايلي روابط خود را پرتنش درمي يابند كه مي شد از آنها جلوگيري كرد. اغلب همسر خود را در انتهاي فهرست اولويت قرار مي دهيم زيرا عادت كرده ايم فرض كنيم كه به دليل برنامه فشرده كاري، همسر ما عذر ما را مي پذيرد. چندين روش براي افزايش مدت زمان بودن با همسر وجود دارد. اگر مدت زمان كافي با همسرتان نيستيد زمانهايي را براي تنها بودن با وي تخصيص دهيد و با هم براي تماشاي فيلم يا صرف شام بيرون برويد. روش ديگر رفتن به خريد با يكديگر است. 3-6- كارهاي مربوط به خانه هر خانه تعداد زيادي كارهاي متفاوت دارد كه بايد انجام شوند. اين مسئوليت ها مي توانند بار زيادي بر ما وارد كنند اگر برنامه ريزي نشوند. با تعداد بسياري از اولويت ها در زندگي پيچيده امروزي، بيشتر مردم نمي توانند وقت اضافه براي انجام كارهاي خانه پيدا كنند. از آنجايي كه خود نمي توانيد همه اين كارها را انجام دهيد، اگر امكان داشته باشد آنها را به فرزندانتان تفويض كنيد. 3-7- وقت گذاشتن براي فرزندان همه قبول دارند كه قراردادن فرزندان در اولويت هاي بالا هميشه ساده نيست. فرزندان وقت قابل ملاحظه اي از شما مي گيرند و لازم است كه ديگر اولويت ها را همراه با اين موضوع برنامه ريزي كنيد. مي توانيم وقت خود را با فرزندان بگذرانيم در حاليكه به اتفاق آنها كارهاي خانه را

انجام مي دهيم. بچه ها از مسئوليت لذت مي برند و قادرند كه برخي كارهاي خانه را انجام دهند. خيلي از مسئوليت هاي داخل و خارج از خانه وجود دارد كه شما به عنوان يك خانواده مي توانيد آنها را با هم انجام دهيد در حالي كه با هم هستيد. انجام برخي از كارهاي خانه توسط فرزندان، استرس شما را كاهش مي دهد. تفويض مسئوليت به فرزندان در سنين كودكي براي آنها سودمند است و مهارتهاي مديريتي آنها را براي سال هاي بعد افزايش مي دهد. نقش شما به عنوان يكي از والدين فرزندان، فشار روحي و جسمي در مراقبت از آنها را به دنبال دارد. شما بايد به اتفاق فرزندان به گونه اي برنامه ريزي كنيد كه اين زمانها به حداقل برسند. شما مي توانيد به فرزندان خود توضيح دهيد كه بايد كارها و برنامه هايي را انجام دهيد و انجام ندادن آنها باعث مي شود كه به اهداف خود نرسيد. فرزندان خيلي اهميت دارند ولي بايد به حجم ديگر كارها و مسئوليت ها توجه داشته باشيد. 3-8- مديريت ميز كار آخرين و مهمترين وجه مديريت زمان شخصي كه مورد بحث قرار مي گيرد مديريت امور دفتري شخصي است. ميز كار مهمترين چيزي است كه همواره بايد روزآمد نگاه داشته شود. براي موفق بودن، اين موضوع بايد جزو اولويت هاي بالاي شما قرار گيرد. بدين منظور ابتدا بايد ميز خود را سازماندهي كنيد. با داشتن يك ميز مرتب و تميز شما مي توانيد بهتر كارهاي انجام نشده خود را پيدا كنيد. وقتي كاغذهاي شما مرتب شده باشند مي توانيد كارهاي مربوط به آنها را به بخش هاي كوچكتر تقسيم كرده و جداگانه هريك را انجام دهيد. روشي كه اتاق كار خود را براساس

نيازها ترتيب مي دهيد كليد خبره شدن در انجام كارهايتان است. حتي اگر نيازهاي شما در پايين ترين حد لازم باشند، اقلام خاصي وجود دارند كه به موفقيت شما كمك مي كنند. اول بايد بدانيد كه به چه مقدار فضا براي بايگاني و ذخيره احتياج داريد. نبايد اسناد و مدارك را روي هم بر روي ميز انباشته كنيد چرا كه باعث مي شود نتوانيد به كارهاي مالي و دفتري خود در زمان لازم بپردازيد. از ميزهاي داراي چند كشو  و فايل هاي بايگاني مي توانيد استفاده كنيد. متخصصين اعتقاد دارند كه بايد از يك صندلي مناسب استفاده كرد. نوع صندلي انتخابي بايد بگونه اي باشد كه به شكل مناسب درآن جاي گيريد. يك صندلي خوب طراحي شده بايد قابليت تنظيم داشته باشد بگونه اي كه با اندام شما تطابق يابد و اين امكان را فراهم آورد كه هنگام كار كردن موقعيت راحتي داشته باشيد. پس از تنظيم، بايد پشت شما را نگه دارد و فشار وارده بر شانه ها، گردن و دستها را كاهش دهد. مطمئناً در اين شرايط شما بهتر مي توانيد بر كار خود تمركز كنيد. بيشتر ما به ميزان روشنايي اطراف خود توجه نمي كنيم. روشنايي مناسب، كارايي را بالا مي برد. سطح متفاوتي از روشنايي براي كارهاي متفاوت لازم است. هنگام خواندن مدارك و نامه ها نور بايد به قدر كافي باشد تا به چشمان خود فشار وارد نكنيد. اما هنگام كار با كامپيوتر نور بايد به قدري باشد كه انعكاس ها و درخشندگي ها به حداقل برسند. ابزار غير فني زيادي وجود دارند كه مي توانيد در زندگي شخصي از آنها استفاده كنيد. از يك تقويم ديواري با جدول بندي درشت استفاده كنيد. بدين شكل مي توانيد كل

روزهاي ماه را ببينيد. حتماً دفترچه تلفن داشته باشيد. از نرم افزارهاي كامپيوتري نيز مي توانيد استفاده كنيد. 4- مديريت زمان و كسب وكار محيط كسب و كار امروز را مي توان با رقابت شديد و سخت آن توصيف كرد. در هر ثانيه از روز اختراعات جديدي صورت مي پذيرد و روش هاي سنتي، طول عمر كوتاهتري پيدا مي كنند. خبر تازه امروز، يك خبر قديمي در فردا محسوب مي شود و كساني كه با تغييرات پيش نروند عقب خواهند ماند. شما بايد از تمام منابع موجود خود استفاده كنيد تا با زمان پيش رويد. بزرگترين مانع موفقيت در اين بازار، زمان است. با ساعات نامحدود روزانه مي توانستيم سرعت كار را به اندازه رضايت بخش پايين بياوريم. متأسفانه زمان چيزي است كه بشر نمي تواند آن را كنترل كند. به خاطر اين شرايط غيرقابل كنترل، بايد با زمان كار كنيم. درك محدوديت هاي حاصل از زمان و منافع مديريت زمان كمك مي كند با زمان كار كنيم نه اينكه در مقابل آن قرار گيريم. روشي كه شما زمان خود را استفاده مي كنيد تعيين كننده موفقيت شماست. با اين حال، فلسفه مديريت زمان از فردي به فرد ديگر متفاوت است و مديريت زمان براي شما بايد بگونه اي باشد كه با كار شما مطابقت داشته باشد. در اين بخش رهنمودهايي ارائه مي كنيم كه به شما در شروع سفر در مديريت مؤثر زمان كمك خواهند كرد. اين رهنمودها را به دقت بخوانيد و آنها را بگونه اي تطبيق دهيد كه نياز شما را برآورده كنند. 4-1- مديريت زمان در كار رهنمودهاي كلي كه قبلاً گفته شد مي توانند در محل كار شما به كار روند. اين رهنمودها مواردي شامل تحليل روش گذراندن

وقت، اولويت بندي فعاليت ها و برنامه ريزي است. 4-2- كار درست را در زمان درست انجام دهيد حتي با مديريت مؤثر زمان هم در خواهيد يافت كه هميشه نمي توان هر كاري را سر وقت انجام داد. اما كارهايي وجود دارند كه بايد سر وقت انجام شوند و كارهايي نيز هستند كه مي توان به تأخير انداخت. بر اساس رهنمودهاي عمومي مديريت زمان، يك فهرست اولويت بندي شده از كارها بايد تهيه كنيد. در سراسر روز كارهايي از فهرست را انجام دهيد كه بيشترين اولويت را دارند. اين كار خيلي ساده است و به يك متدولوژي خاص نياز ندارد در حالي كه خيلي از ما كار درست را در زمان درست انجام نمي دهيم. انجام كارها براساس اولويت كمك مي كند كه كارها را خوب مديريت كنيد. 4-3- قبل از ترك دفتر فهرست كارهاي فردا را مرور كنيد فهرست كار را بررسي كنيد و كارهاي انجام نشده را تعيين كنيد. كارهاي انجام شده را پاك كنيد و كارهاي انجام نشده را اولويت بندي كنيد. هنگام اولويت بندي موضوعات اصلي، كارهايي كه قرار است فردا انجام دهيد را مرور كنيد. براي مثال، اگر فاز دوم پروژه در دست را آغاز مي كنيد مستندات تعريف آن فاز را مطالعه كنيد. اين كار باعث مي شود اقداماتي را كه براي فاز دوم بايد انجام دهيد بياد آوريد. اگر با چند نفر كار مي كنيد، با آنها در مورد كار فردا صحبت كنيد و مطمئن شويد كه هريك مي دانند فردا چه كاري بايد انجام دهند. 4-4- ساعات اوج كاري خود را پيدا كنيد با استفاده از رهنمودهاي ارائه شده در بخش 2، تعيين كنيد كه در ساعات مختلف روز چه احساسي

داريد. اين تمام تحقيقي است كه نياز داريد تا بتوانيد ساعات اوج كاري خود را پيدا كنيد. ساعاتي كه بيشترين انرژي را داشته ايد، انگيزش بالا داشته ايد و تماماً متمركز به كارتان بوده ايد را بشماريد. اين ساعات زماني هستند كه در آن بايد مشكل ترين كارهايتان را انجام دهيد. از مزاياي ساعت اوج كاري استفاده كنيد. 4-5- از جلسات حداكثر استفاده را ببريد براي برگزاري جلسه چهار نكته را بايد در نظر بگيريد. اولين نكته اين است كه جلسه را هنگامي برگزار كنيد موضوع آن اتفاق افتاده باشد. جلسات دوره اي اغلب نياز نيست اما اگر اين زمان را تخصيص دهيد با بحث هاي مختلف پر مي شود. بنابراين جلسات را براساس نياز تشكيل دهيد نه براساس قاعده. دومين رهنمود براي تشكيل جلسه تنظيم دستور جلسه است. دستور جلسه بايد هدف جلسه و حوزه بحث را نشان دهد. حوزه هاي بحث بايد اولويت بندي شوند. جلسات ساخت يافته افراد را بر موضوع مورد بررسي متمركز مي كنند. اين كار منجر به جلسات كوتاه تر و پربارتر مي شود. توزيع دستور جلسه در زمان مناسبي پيش از تشكيل جلسه، به افراد اين امكان را مي دهد كه خود را براي جلسه آماده كنند. اين اقدامات باعث مي شود كه جلسات شما مؤثرتر و آموزنده تر شوند. سومين رهنمود براي تشكيل جلسات تنظيم دقيق زمان جلسه است. ساعت تشكيل جلسه تأثير زيادي بر خروجي جلسه خواهد داشت. براي مثال، اگر شما مي دانيد كه افرادي در جلسه هستند كه تمايل دارند جلسه را بيش از زمان در نظر گرفته شده ادامه دهند، زمان جلسه را براي پيش از نهار يا براي ساعت پاياني روز تنظيم كنيد. اين باعث مي شود افراد انگيزه بيشتري

براي تمركز و توجه داشته باشند. نكته چهارم اين است كه جلسات را در ساعات غيرمعمول برگزار كنيد اگر با تأخير و كندي روبرو مي شويد. 4-6- به صورت مؤثر تفويض كنيد تفويض زمان بيشتري ايجاد مي كند. اما اين كار هميشه به سادگي قابل انجام نيست. در حقيقت خيلي از افراد با تفويض كارها مشكل دارند. اين به چند دليل رخ مي دهد. گاهي اوقات توضيح انجام يك كار به فرد ديگر بيش از انجام كار توسط خود طول مي كشد. اما اگر آينده نگر باشيد متوجه مي شويد كه اگر يك وقت اضافي صرف كنيد مي توانيد در آينده نيز كار مورد نظر را تفويض كنيد. دليل ديگر عدم تفويض كمال گرايي است. وقتي تفويض مي كنيد به افراد اجازه مي دهيد كه اشتباه كنند. اگر شما تحمل تصحيح اشتباهات را داشته باشيد آنگاه افراد بيشتري ياد مي گيرند كه كار مورد تفويض را به صورت مناسب انجام دهند. دليل آخر عدم تفويض ترس از كاهش قدرت است. اين وجه از تفويض چيزي است كه همه ما با آن روبرو خواهيم بود. به چيزي كه از تفويض بدست مي آوريد فكر كنيد نه به چيزي كه از دست مي دهيد. وقتي توانستيد بر ترس هاي خود از تفويض كردن غلبه كنيد بايد ياد بگيريد كه چگونه به صورت اثربخش تفويض كنيد. ابتدا تعيين كنيد كه چه چيزي بايد تفويض شود. به فهرست اولويت بندي شده كارها نگاه كنيد. اين فهرست در تعيين كارهاي نيازمند تفويض كمك مي كند. سپس افراد توانا و مشتاق انجام كار انتخاب شده براي تفويض را انتخاب كنيد. بياد داشته باشيد كه كل كار را تفويض كنيد. كار و چيزي كه مورد انتظار است را

توضيح دهيد. قدم بعدي اين است كه اجازه دهيد فرد كار را انجام دهد. كار را در زمانهاي از پيش تعيين شده مورد بررسي قرار دهيد. دائماً بالا سر كار نايستيد زيرا اين كار فقط عملكرد را كاهش مي دهد. 4-7- ميز خود را مرتب كنيد فردي كه روي ميز شلوغ و درهم برهم كار مي كند به طور متوسط روزي يك ساعت و نيم دنبال چيزهاي خود روي ميز مي گردد. عامل اصلي به هم ريختگي روي ميز، كاغذ است. كاغذها بايد دسته بندي و بايگاني شوند، يا به ديگر همكاران مربوط داده شوند يا دور ريخته شوند. نيازي نيست كه انبوهي از كاغذ به مدت نامحدود روي ميز باشد. بعد از مرتب كردن روي ميز به سراغ كشوها برويد. مرتب كردن ميز كافي نيست، هر روز آن را تميز كنيد. مرتب نگهداشتن ميز هفت ساعت و نيم به هفته كاري اضافه مي كند. 4-8- روش ها را مناسب خود تطبيق دهيد توجه به اين نكته مهم است كه رهنمودهاي ارائه شده در اين مقاله كلي هستند. اين رهنمودها نقطه شروعي براي توسعه سيستم مديريت زمان است. براي مديريت موفق زمان، بايد يك سيستم مديريت زمان مناسب خود طراحي كنيد.

جلوتر از زمان حركت كنيد

...Time management اهداف بايد مشخص، قابل اندازه گيري، دستيابي و زمان بندي باشند       مترجم : ناهيد مهريزي چكيده اين مقاله فنون مديريت زمان را مورد بررسي قرار مي دهد. تعيين اهداف كاري و شخصي، تحليل عوامل اتلاف وقت، كاهش وقفه ها و ايجاد تمركز، كار با برگه ها و اسناد، بايگاني مدارك، محيط كار مناسب، كنترل زمان تلفن و واگذاري يا تفويض بخشي از مسئوليت ها و اختيارات رئوس مطالب اين مقاله را

تشكيل مي دهند. 1- مقدمه آيا تا به حال احساس نكرده ايد مانند خرگوش سفيد در داستان آليس در سرزمين عجايب هستيد؟ ... هميشه در عجله ايد اما هرگز به آنچه كه مي خواهيد نمي رسيد. آيا شما هم ساعات طولاني كار مي كنيد ولي هميشه اين حس را داريد كه اهدافتان در حال گريز هستند؟ وقتي حمايت از كاركنان كاهش مي يابد فشار كار هجوم مي آورد و آنها مجبور مي شوند سخت تر، طولاني تر و سريع تر كار كنند. مديريت زمان و رويه واگذاري بخشي از وظايف كاري به همكاران، ديگر يك موضوع تجملي نيست. اين مهارت هاي اساسي ابقاء شده اند. افزايش معلومات و تجربيات و استفاده از روش هاي مديريت زمان باعث افزايش كارآيي و پيشرفت سريع و مستمر در محل كار مي شود. 2- تعيين اهداف قبل از اين كه بخواهيد جزئيات مديريت زمان را مشخص نماييد، مي بايست به يك چشم انداز گسترده نگاه كنيد. پايه و اساس كار داشتن يك شناخت صحيح از اهداف و اولويت هاست. سپس به جاي آشفتگي و تغيير مسيرهايي كه باعث مي گردد از موضوع اصلي منحرف و در نتيجه نااميد شويد مي توانيد فعاليت هاي روزانه را براي پيشبرد اهداف تنظيم كنيد. وقتي اهداف را مشخص مي كنيد ويژگي هاي زير را در نظر داشته باشيد: اهداف بايد مشخص، قابل اندازه گيري، دستيابي و زمان بندي باشند. اهدافي را مد نظر قرار دهيد كه شما را در حد اعلاي انگيزه دهي قرار مي دهد و امكان بروز قابليت هايتان را فراهم مي سازد. ضروري است كه از ابتدا با حس دستيابي به موفقيت شروع به فعاليت كنيد و اين امر تنها با تعيين اهداف در حيطه منابع، بودجه، چارچوب زماني و محدوديت هاي سازماني امكان پذير است. هنگامي كه اهداف كاري

را مشخص كرديد آنها را در مقوله هاي ذيل سازماندهي كنيد: اهداف بلند مدت (شش ماه تا يك سال) اهداف ميان مدت (يك تا شش ماه) اهداف كوتاه مدت (روزانه، هفتگي، ماهانه) سه هدف اصلي را در هر مقوله به ترتيب اهميت بنويسيد. برگه اهداف را در دسترس بگذاريد و در آغاز و پايان هر روز كاري به آن مراجعه كنيد. آيا وظايفي كه به آنها معطوف شده ايد در راستاي اهداف توضيح داده شده است؟ آيا كمك مي كنند كه به اولويت هايتان برسيد و آنها را كامل كنيد؟ هميشه كارهاي اداري اضافي و غيرقابل پيش بيني كه به طور خودكار سر مي رسند وجود دارند. اما قسمت عمده روز كاري (در حدود 80 درصد) بايد به فعاليت هايي كه مربوط به اهداف است، اختصاص پيدا كند. اگر مي بينيد بخش عمده اي از وقتتان صرف كارهايي مي شود كه در رسيدن به اولويت ها كمك نمي كند يك ارزيابي مجدد و جدي ضروري است. به عقب برگرديد و عواملي را كه باعث اتلاف وقت مي شود شناسايي كنيد. راه هايي را جستجو نماييد كه اين مزاحمت ها را از بين مي برد و تلاش نماييد تا كارها را به صورت مناسب بين نيروهاي كاري تقسيم كنيد. 3- تحليل عوامل اتلاف وقت اغلب اوقات اتلاف كننده هاي وقت، روز ما را به هم مي ريزند و مانع از اين مي شوند كه ما روي اهدافمان تمركز كنيم. در حالي كه با نااميدي احساس مي نماييد در زمان گير افتاده ايد با يك يا چند تغيير ساده مي توانيد عوامل اتلاف وقت را از بين ببريد. براي مدتي درنگ نموده و آنچه را كه مهم ترين استفاده از وقت تان به حساب مي آيد، بررسي كنيد. سپس عامل ويژه اي

را كه ممكن است در اين استفاده ترجيحي از وقت دخالت كند، مشخص سازيد. 3-1- مهمترين عوامل اتلاف وقت جلسات غير ضروري ميز يا محدوده كار نابسامان تلفن هاي غيرضروري صرف وقت زياد براي پاسخگويي به نامه ها دسته بندي اوراق بيش از يك بار در روز و صرف زمان طولاني براي سازماندهي آنها مشكل داشتن با تكنولوژي(اختلال در كار كامپيوترها) صرف وقت زياد در ترسيم برنامه هاي كاري براي ديگران اختصاص زمان طولاني به برنامه ريزي اختصاص زمان طولاني به تحليل اشتباهات اختصاص زمان طولاني به پروژه مستندسازي تلاش بيهوده براي جلب توجه ديگران به كارهاي انجام شده انجام كارهايي كه مي توان به ديگران محول نمود. انجام كار بدون بازده در اوج خستگي تغيير برنامه زمان بندي سفرها تغيير اولويت ها به خاطر تغيير مديريت ها   ليست عوامل اتلاف وقت را بررسي و مواردي را كه با آن مواجه هستيد، علامت بزنيد. سپس مهم ترين آنها را از 1 تا 5 شماره گذاري كنيد. شماره 5 نامناسب ترين وضعيت است. شايد انرژي و حواس شما صرف جلسات غيرضروري و كارهاي اداري بي پايان مي شود. جلساتي را كه بايد در آن شركت كنيد، بررسي نماييد. بدون اين فرض خودكار كه حضورتان در جلسات مورد نياز است، از مسئولان درباره نقشتان در جلسات سئوال كنيد. خواهيد ديد كه اغلب اوقات حضورتان ضروري نيست. هم چنين بپرسيد آيا امكانش هست جلسات را بعدازظهرها برگزار كنند تا صبح ها را براي كاري كه فكر خلاق مي خواهد، كنار بگذاريد. به عنوان يك شركت كننده فعال در جلسات دستور و اهداف جلسه را خواستار شويد. ممكن است بخش عمده اي از وقت تان صرف خواندن و پاسخ

دادن به نامه ها (به خصوص نامه هاي الكترونيكي) شود. از همكارانتان درخواست كنيد كه رونوشت همه نامه ها را برايتان ارسال نكنند، مگر آن كه اطلاعات آنها مستقيماً مربوط به شما باشد. هم چنين به آنها بگوييد به نامه اي پاسخ نمي دهيد مگر اين كه واقعاً نياز به پاسخ داشته باشد. پيشنهاد كنيد فرستنده هاي نامه ها بيشتر از جزئيات، روي محتوا و چارچوب زماني براي پاسخگويي تمركز نمايند و مهم تر از همه اين كه قاعده اي براي بررسي نامه ها بگذاريد. به عنوان مثال بيشتر از يك بار در روز سراغ نامه ها نرويد. البته در برخي مواقع اين امر امكان پذير نيست. اما اين اصل را تعيين كنيد تا مطمئن شويد كه فرايند افكارتان دائماً با مانع مواجه نمي شود. گاهي اوقات ساده ترين تغييرات يك اثر عميق دارد. 3-2- كاهش وقفه ها و نگهداري تمركز با اجراي چند اصل ساده تمام تماس هاي تلفني انجام شده را مرور كنيد و براي پاسخگويي به آنها وقت مشخصي اختصاص دهيد. افراد را تشويق كنيد كه مسئله كاري خود را از طريق پست صوتي يا پست الكترونيكي با شما در ميان بگذارند. پيام هاي كتبي و الكترونيكي را در يك محدوده زماني مشخص بررسي كنيد. از افراد بخواهيد كه نامه هاي الكترونيكي غير ضروري را براي شما نفرستند. هر روز را با ملاقات كوتاه همكاران آغاز نماييد. سپس يك دوره كاري بدون وقفه داشته باشيد و به افراد بگوييد چه موقع در دسترس خواهيد بود. در مكالمه ها با سماجت به مطالب اصلي بپردازيد. به عنوان مثال با گفتن اين عبارات «آنچه را كه بايد درباره آن بحث كنيم اين نكته است» يا «يك مورد ديگر قبل از اين

كه شما برويد» كه نشان مي دهد شما مي خواهيد گفتگو را تمام كنيد. افراد پرگو را با گفتن اين عبارت متوقف كنيد: «من چه كاري مي توانم براي شما انجام دهم؟»يك شوخي كوچك را تجربه كنيد: وقتي شخصي مي گويد امكان دارد يك دقيقه وقتتان را بگيرم؟ بگوييد حتماً و با خنده زمان سنج را براي اندازه گيري يك دقيقه تنظيم كنيد. از بهمن كاغذ فرار كنيد. 3-3- برگه ها و اسناد بسياري از اوقات اوراقي كه دور و بر ماست مانع تمركز بر روي اولويت ها مي شود. هيچ قاعده كلي براي اين كه چگونه اوراق را مديريت كنيم، وجود ندارد. اين موضوع بستگي به روش خود فرد دارد. بعضي از افراد اگر به وسيله مقدار زيادي از مواد خواندني محاصره شوند احساس راحتي مي كنند در حالي كه افرادي هم هستند كه تنها يك ميز خلوت زمينه ساز افكار واضح آنها مي شود. مهم است كه از تمايل و سطح رضايت خود آگاه شويد و يك سيستم را براي سازماندهي اوراق توسعه دهيد. البته اگر وقت ارزشمندي را در جستجوي اسناد هدر مي دهيد و مجبوريد بارها و بارها اوراق را تفحص كنيد، اتخاذ يك روش جديد مورد نياز است. اين رويه را امتحان كنيد: اگر تعيين محل سند بيش از 30 ثانيه طول كشيد، بايد سيستم را تغيير دهيد. به جاي آن كه اجازه دهيد كارهاي عقب افتاده اداري باعث ترافيك روي ميزتان شود، هر قطعه كاغذ را ارزيابي كنيد و مشخص نماييد كه آيا بايد آن را كنار بگذاريد، از آن استفاده نماييد و يا فوراً آن را بايگاني كنيد. كم توجهي به سيستم بايگاني مدارك مي تواند شما را گرفتار سازد. اگرچه

ممكن است شما براي بايگاني و دسترسي به مدارك به كارمندان اجرايي تكيه كنيد، اما بهتر است يك سيستم مخصوص به خودتان داشته باشيد. در اين صورت اگر يكي از همكاران در دسترس نباشد، خود را در پيدا كردن سندي كه به آن نياز فوري داريد، ناكام نمي بينيد. ضمناً همكارانتان را هم تشويق كنيد كه از يك رويه سيستماتيك براي تسهيل دسترسي و اجتناب از اتلاف وقت در جستجو براي بايگاني استفاده نمايند.  3-4- چند نكته براي بايگاني مدارك اوراق را قبل از بايگاني كردن تاريخ بگذاريد. كاغذهاي توده شده را بررسي نماييد، مواردي را كه نياز نداريد كنار بگذاريد و مدارك اساسي تر را جايگزين آنها سازيد. پاكت نامه هاي باز نشده را كه در رابطه با كار شما نيست دور بريزيد مگر اين كه نشاني پستي آن مشخص باشد. مدارك امور جاري را در قسمت جلوي قفسه پرونده ها بگذاريد. پرونده ها را درون هر مقوله به صورت الفبايي مرتب كنيد. 10 سانتيمتر از فضاي هر قفسه را خالي بگذاريد. به قدري كه به اوراق آسان تر دسترسي داشته باشيد. بر روي قفسه ها برچسب بزنيد. پرونده كارهاي در دست اقدام را نزديك ميزتان بگذاريد. هر گاه يك كاغذ از پرونده ها بر مي داريد روي آن يك علامت بگذاريد تا بدانيد كه برگه بعداً بايد بايگاني شود و يا از بين برود. يك فهرست از پرونده ها تهيه نماييد. 4- محيط كار مناسب ممكن است ناگهان دريابيد كه توانايي هايتان در انجام وظايف كاهش يافته است و بعد از چند ساعتي كه از زمان شروع كار مي گذرد سردرد مي گيريد. به محيط كار خود دقت نماييد. شايد وسايلي كه با آن سر

و كار داريد در وضعيت مناسبي نيست. به عنوان مثال نمايشگر رايانه هم سطح چشمتان نيست و... براي ترويج خلاقيت و بهره وري يك محيط راحت و سالم ضروري است. محل كارتان را بررسي كنيد تا دريابيد چگونه ممكن است سطح توان جسمي و ذهني شما را در خود حل كند. وقتي كه همزمان در حال كار با سند چاپي و رايانه هستيد از يك نگهدارنده سند استفاده كنيد. از خم كردن مچ دست به هنگام كار با رايانه و طبيعتاً ضايعات ناشي از آن خودداري نماييد. صفحه كليد را روي يك سطح كه در زير ميز به صورت كشويي حركت مي كند قرار دهيد. صندلي و پشتي آن بايد راحت باشد و تحمل وزن و حركات شما را داشته باشد. ترجيحاً از يك زيرپايي استفاده كنيد. اين مسائل بسيار ساده هستند، اما متعجب مي شويد اگر ببينيد و بشنويد چگونه افرادي كه مي توانند پروژه هاي ذهني شگفت انگيز اجرا كنند از اصول ابتدايي راحتي و آرامش غافلند. 5- كنترل زمان تلفن قبل از تماس تلفني اين سؤالات را از خودتان بپرسيد: من به چه اطلاعاتي نياز دارم؟ آيا اين تماس سريع ترين راه دسترسي به اطلاعات است؟ آيا يك نامه الكترونيكي موثرتر نيست؟ چگونه مي توانم اين گفت وگو را كوتاه نگه دارم و به محور بحث اشاره كنم بدون اين كه صحبت ها بدساخت و ابتدايي به نظر بيايد؟ براي اين كه يك تماس تلفني مؤثر باشد يك فهرست اولويت بندي شده از مواردي كه بايد درباره آن بحث كنيد تهيه نماييد. هر مطلبي را كه فكر مي كنيد در طول مكالمه به آن مراجعه خواهيد كرد در دسترس بگذاريد. گفت وگو

را با لحن ايجاز و اختصار شروع كنيد. به عنوان مثال: «من نمي خواهم زياد وقت شما را بگيرم» يا «من مي دانم كه هر دوي ما خيلي گرفتار هستيم». وقتي كه نمي دانيد مستقيماً با شخص مورد نظر صحبت خواهيد كرد يا نه، براي گذاشتن پيام برنامه ريزي كنيد. قبل از گذاشتن پيام يك نفس عميق بكشيد، سپس به صورت فشرده صحبت كنيد. اگر شخصي كه به او زنگ مي زنيد شما را نمي شناسد، ابتدا اسمتان را بگوييد و اگر نام ساده اي نيست آن را هجي كنيد، البته به آهستگي، تا شخصي كه به پيام گوش مي دهد بتواند آن را بنويسد. نام محل كارتان را هم بگوييد. سپس مهم ترين مسئله را به طور سريع توضيح دهيد. شماره تماس را دو بار ابتدا و انتهاي مكالمه بگوييد و اگر پاسخ نيازمند يك گفتگو است يادآوري نماييد كه چه موقع در دسترس هستيد. 6- واگذاري بخشي از مسئوليت ها بسياري از افراد در صورت واگذاري كار به ديگران دچار آشفتگي مي شوند. بدون محول نمودن بخشي از فعاليت ها به ديگران هرگز نمي توانيد وقتتان را تحت فرمان داشته باشيد. اين رويه اجازه مي دهد روز كاري را با تأكيد بر اولويت ها سپري نماييد. بدون اعتماد به ديگران در انجام كارها در جزئيات كم اهميت غرق مي شويد و قادر نخواهيد بود انرژي و توانتان را به سمت اهداف هدايت كنيد. چند مسئله اساسي وجود دارد كه افراد را از اجراي اين روش دور نگه مي دارد. درباره موردي كه مانع كار شماست فكر كنيد: مسئله اول: «هيچ كس وظايف را آن طوري كه من انجام مي دهم، انجام نمي دهد.» ممكن است اين مسئله حقيقت داشته باشد كه برخي

از وظايف پيچيده تر را شما انجام مي دهيد، اما احتمالاً اين حقيقت ندارد كه همه فعاليت هاي شما در بالاترين حد پيچيدگي است. اگر غرورتان اجازه نمي دهد بپذيريد فرد ديگري مي تواند امور محوله را بهتر انجام دهد، در نظر داشته باشيد كه ممكن است آن شخص وظايف را به قدر كافي رضايتبخش انجام دهد. مسئله دوم: «هيچ كس مانند خود من اين وظايف خاص را سريع انجام نمي دهد.» ممكن است اين نكته هم حقيقت داشته باشد. اما اگر شخص ديگري مي تواند وظايف را با توجه به فرجه زماني تعيين شده به قدر كافي سريع انجام دهد و در روال جاري نگه دارد، پس مي توانيد بخشي از مسئوليت ها را به او بسپاريد. مسئله سوم: «اگر بنا باشد من مسئله اي را چند بار توضيح دهم، خودم آن را انجام مي دهم حتي با سرعت بيشتر و بهتر». ممكن است اولين بار كه مي خواهيد كاري را به شخص ديگري واگذار كنيد، مجبور شويد آن را توضيح دهيد. هم چنين امكان دارد مجبور شويد اين كار را براي بار دوم، سوم و چهارم نيز تكرار نماييد. اين رويه موقتي است و همكاران به تدريج كار را ياد مي گيرند؛ تا حدي كه نياز به توضيح بيشتري نيست و شما هم در نهايت وقت خود را ذخيره مي كنيد. با تقسيم بندي فعاليت ها در سه سطح مي توانيد يك روش كاري جديد در پيش بگيريد: (1) وظايفي كه مطمئن هستيد فقط خودتان مي توانيد آنها را انجام دهيد. (2) وظايفي كه ممكن است شخص ديگري قادر به انجام آن در سطح قابل قبولي باشد، حتي اگر شما در انجام آن سريع تر و بهتر هستيد. (3) وظايفي

كه يقيناً فرد ديگر به خوبي شما قادر به انجام آن هست. با محول نمودن وظايف سطح 3 شروع كنيد. به تدريج مي توانيد شخصي را براي انجام كارهاي سطح 2 آموزش دهيد. اين كار باعث مي شود وقت بيشتري داشته باشيد و روي اولويت هايتان كه وظايف سطح 1 است تمركز كنيد. واگذاري مسئوليت ها را ضمن ارائه آموزش هاي ويژه انجام دهيد. سطح واگذاري وظايف بستگي به قابليت ها و تجربيات شخصي دارد كه كار به او محول مي شود. در كل صرف يك مقدار زمان بيشتر براي آموزش، وقت را براي تشريح مسائل و مرور بعدي آنها ذخيره خواهد كرد. مطمئن شويد شخصي كه مسئوليت ها را به او مي سپاريد در مورد مسائل ذيل اطلاع كافي دارد: اهداف، اولويت ها، فرصت زماني، اهميت كارها نحوه اطلاع يابي از منابع و افرادي كه مي توان در موقع نياز به آنها مراجعه كرد. به خاطر داشته باشيد كه انگيزه اصلي در واگذاري مسئوليت ها به دست آوردن نتيجه مطلوب است. براي تقويت روحيه كاري، در محدوده هاي مشخص براي همكاران مسئوليت هاي جديد تعريف كنيد و به منظور نشان دادن اعتماد به توانايي هاي ايشان، منابع و امكانات كافي براي انجام كار فراهم نماييد و يا توضيح دهيد چگونه مي توانند به آن منابع دسترسي پيدا كنند. در مورد بازتاب ها و مسائل مربوط به كار سؤال كنيد و صبور باشيد. به كسي كه مسئوليتي را واگذار نموده ايد زمان كافي بدهيد تا سرعت بگيرد. صرف وقت كم در آموزش زيان هاي اساسي به همراه خواهد داشت. گاهي اوقات محول نمودن مسئوليت يك ذخيره كننده فوري وقت است و گاهي يك سرمايه گذاري درازمدت است. اما در نهايت صرف وقت بيشتر روي اولويت ها

و اهداف، هميشه يك سرمايه گذاري ارزشمند است و اصول هدايتي ذكرشده پشتيبان شيوه هاي مديريت زمان است. *منبع: روزنامه همشهري

مديريت زمان در مديريت بازار.

..Time management زمان نادرترين منبع ارزشمند در اختيار بشر مي باشد     چكيده در اين مقاله مديريت زمان را از ابعاد مختلف شامل نسل هاي مديريت زمان، ابعاد مديريت زمان در بازار، انجام كارهاي فوري، غير فوري، ضروري و غير ضروري، زمان و وظايف مديريت بازار مورد بررسي قرار مي دهد. 1- مقدمه با اين كه زمان نادرترين منبع ارزشمند در اختيار بشر مي باشد، شروع اهميت يافتن مديريت آن از انقلاب صنعتي بوده است. در اين هنگام رقابت مفهومي جدي و جديد يافت و مديران و تجار متوجه شدند كه زمان منبعي بي مانند است و اگر از دست برود جايگزين نخواهد داشت. بعدها در اوايل قرن بيستم كه نخستين توجهات جدي به مديريت علمي صورت گرفت موضوع زمان سنجي مطرح شد تا براي هر كاري و توليد هر قطعه اي زمان لازم معين شود و از آن به بعد بحث مديريت زمان هر روزه اهميت بيشتري يافته است طوري كه حالا زمان سنجي از ابزارهاي مهم و رايج در صنعت و تجارت مي باشد و در ابعادي بزرگتر و وسيع تر مديران در پي استفاده مناسب از زمان در راستاي بكارگيري بهينه و به موقع از نيروي انساني و تجهيزات و منابع مالي در راه رسيدن به اهداف فردي و سازماني مي باشند. 2- نسل هاي مديريت زمان در عالم واقعيت تمام اعمال انسان بعد زماني و مكاني دارند. ارتباط اين ابعاد نيز ارتباطي تعاملي مي باشد. زمان داراي دو جنبه اصلي

مادي و رواني است. زمان مادي زماني است كه براي انجام كار صرف مي نماييم اما زمان رواني احساس طول مدت ذهني و عاطفي  است كه در هنگام انجام يك كار داريم. ما در هر صورت به گذشت زمان واقفيم و حتي اگر در تاريكي و سكوت و بدون هيچ احساس جسمي نيز قرار بگيريم باز نسبت به گذشت زمان واقفيم و طول مدت را حس مي كنيم. شايد دليل فهميدن گذشت زمان وقوف ناخودآگاه ما نسبت به ريتم هاي جسمي مان مثل ضربان و تپش قلب و تنفس باشد. اما رشد توجه به زمان از سوي بشر مراحلي داشته  است. الوين تافلر مي گويد تحولات اجتماعي مسلسل وار يكديگر را تعقيب مي كنند و هر كدام بعد و حياتي تازه به تاريخ بشر مي دهند. مثلاً در رشد و پرورش اجتماعي انقلاب صنعتي بعد از انقلاب كشاورزي ظهور كرد و آنگاه نوبت به انقلاب اطلاعاتي رسيد كه هر كدام از اين امواج متوالي غلياني از پيشرفت هاي اجتماعي و فردي را در پي داشته است. مديريت زمان هم از اين امر مستثني نيست. هر نسلي نقطه نظراتش را بر اساس نقطه نظرهاي نسل پيشين بنا كرده و آدمي را به سوي كنترل دقيق تر زندگي رهنمون كرده است. اولين نسل مديريت زمان را مي توان با نوشته ها و صورت موجودي ها توصيف كرد. تلاشي كه به صورتي ابتدايي بر اهميت مديريت زمان تأكيد مي كرد و براي تقاضاهايي كه وقت و نيروي ما را طلب مي كرد حدود زماني تعيين مي نمود. تقويم ها و دفترچه هاي قرار ملاقات معرف دومين نسل مديريت

زمان است. اين موج بازتابي از كوشش بي وقفه اي بود كه سعي مي نمود فعاليت هاي آينده را پيش بيني و برنامه ريزي نمايد. سومين نسل مديريت زمان كه ما با آن روبه روييم نقطه نظرهاي مهمي از قبيل اولويت بندي توصيف ارزش ها و مقايسه ارزشمندي نسبي فعاليت هاي مبتني بر روابط به آن ارزش ها را به نقطه نظرهاي نسل پيشين افزود. هدف گذاري اهداف كوتاه مدت و ميان مدت و بلندمدت را مركز توجه خود قرار داد تا وقت و نيروي صرف شده در آن با ارزش ها جور و هماهنگ باشد. اين نسل شامل برنامه ريزي به شيوه اي است كه اهداف و فعاليت هايي كه از بيشترين ارزشمندي برخوردار است مطرح شود و به منصه عمل درآيد. اما نسل چهارم مديريت زمان كه با شيوه هاي قبلي كاملاً متفاوت است و بر حفظ و حراست و خودجوشي و كيفيت زندگي تأكيد دارد و محدوديت و احساس دشواري نسل سوم را نيز ندارد هم وجود دارد. اين نسل بر اين ادعا پا مي فشرد كه مشكل مديريت زمان كيفيتي بيروني نمي باشد بلكه اداره اوضاع و شرايط خويش و توجه به خود است. خوشنودي و رضامندي تابع انتظارات و شناخت ماست و هر دو عامل فوق در حلقه نفوذ ما ساكن مي باشند. نسل چهارم به جاي اين كه اشيا و زمان را كانون توجه خود قرار دهد به حفظ و گسترش روابط و تحقق نتايج مي انديشد. در واقع اين نسل مي كوشد توازني بين بازار و قابليت توليد برقرار كند. 3- ابعاد مديريت زمان در بازار اين ابعاد

نتيجه چهارمين نسل مديريت زمان مي باشد كه به طور كلي سپري شدن اوقات مديران بازار در آن به چهار شيوه مختلف امكان پذير مي باشد. دو معيار اصلي در تقسيم بندي زمان در اينجا مورد نظر مي باشد: فوريت: كارهايي كه مستلزم توجه فوري مي باشند. براي مثال پاسخ به زنگ تلفن در هر شرايطي امري الزامي است. اغلب مديران نمي توانند نسبت به شنيدن صداي ممتد زنگ تلفن بي تفاوت باشند. ممكن است ساعت ها وقت خود را در تهيه مطلبي صرف كنيم و لباس بر تن كنيم و خود را براي گفت وگو درباره موضوعي خاص در دفتري آماده كنيم در عين حال مادامي كه تلفن زنگ بزند پاسخ به تلفن نسبت به جلسه اولويت پيدا مي كند. موارد فوريت ما را تحت فشار قرار مي دهند و ملموسند و در انجام كار تأكيد مي ورزند و معمولاً انجام اين كارها خالي از لطف نيست و اغلب مطلوب ديگران واقع مي شود با وجود اين غالباً غيرضروري اند. ضرورت: كه به نتايج كار مربوط مي شود. هر ضرورتي به رسالت و ارزش ها و اهداف مهم و طراز اول ما ياري مي رساند. موارد ضروري فاقد فوريت اما نيازمند طمأنينه و ابتكار عمل و خوي و سرشت عامل بودن مي باشند. اگر تصور و تصويري روشن از موارد ضروري و نتايج مطلوب و دلخواه زندگي پيش رو نداشته باشيم به سادگي در مسيري قرار مي گيريم كه تنها نسبت به كارهاي فوري واكنش نشان مي دهيم.   در ادامه چهار بعد اصلي كارهاي ضروري و فوري به صورتي تعاملي بررسي مي شوند:

كارهاي فوري و ضروري: شامل بحران ها و مشكلات حاد و طرح هاي مهلت دار مي باشند. كارهاي اين گونه به طور معمول مسائلي مي باشند كه دردسرساز و ناخواسته هستند. همه ما در زندگي با بحران ها و مسائلي روبه روييم اما بعضي افراد با تمركز بر اين بخش زندگي خود را به ورطه تباهي مي كشند. مثل مديران و تجاري كه به شدت تحت تأثير بحران ها قرار مي گيرند و توليدكنندگاني كه هميشه از برنامه توليد عقب مي باشند. مادامي كه ذهن مديران به مسائلي از اين دست مشغول باشد اين مسائل بزرگتر و بزرگتر مي شوند تا عاقبت به طور كامل مدير را تحت استيلاي خود درآورده و با ضربات كوبنده از ميدان به در كنند. افرادي كه هميشه در بحران زندگي مي كنند ممكن است با تقلاي زياد بپاخيزند و خود را خلاص كنند اما بار ديگر با بحراني ديگر نقش بر زمين مي شوند. يكي از دلايل اصلي گرفتاري در اين وضعيت فقدان ثبات عاطفي در مديران و تجار مي باشد. اين مديران امنيت عاطفي كافي براي پيگيري اهداف بلندمدت خود حس نمي كنند. كارهاي ضروري و غيرفوري: اين كارها شامل امور برنامه ريزي و تفريح سازنده و شناخت فرصت هاي تازه و ايجاد ارتباط و آموزش و پيشگيري مشكلات بازار مي باشد. اين نوع فعاليت ها كانون مديريت مؤثر بازار مي باشند كه به كارهاي غيرفوري و در عين حال ضروري مي پردازند. كارهايي از قبيل نوشتن رسالت فردي و برنامه ريزي بلندمدت و ورزش و تداركات براي پيش گيري رويدادهاي غيرمترقبه و تمام كارهايي كه همه ما

به اهميت آنها واقفيم و تنها به صرف اين كه فوريت ندارند از انجام آنها طفره مي رويم. كنترل و داشتن مسائل محدود و نظم و توازن و بينش و ديدگاه روشن شاخصه اين وضعيت مي باشد. به قول پيتر دراكر افراد مؤثر هرگز مسائل را مركز توجه خود قرار نمي دهند بلكه ذهن خود را به فرصت ها و راه حل ها معطوف مي دارند. در واقع آنها به فرصت ها خوراك مي رسانند و مسائل را دچار گرسنگي مي كنند. قاطعانه مي انديشند و به بحران ها كم توجه بوده و تمركز خود را بر كارهاي ضروري و غيرفوري داده و اهرم نيرومند تمركز را در اختيار مي گيرند. كارهاي غيرضروري و فوري: رهزنان تمركز و زمان مي باشند مانند بعضي از تلفن ها و نامه ها و گزارش ها و بعضي جلسات و امور فشارآور و رعايت كارهاي عامه پسند. در واقع افراد در اين شرايط كارهايي را انجام مي دهند كه اغلب اين كارها به اولويت و انتظارات تعيين شده از سوي ديگران بستگي دارد. اين حالت كه از توجه كوتاه مدت ناشي مي شود از بي ارزش دانستن طرح ها و اهداف مي آيد و باعث احساس قرباني بودن و بي ارادگي شده و روابط را سست و گسسته كرده و به نوعي بوقلمون صفتي منجر مي شود. كارهاي غيرضروري و غيرفوري: بطالت محض است. نه ضرورت دارد و نه فوريت. تمايل به سمت كارهاي سطح پايين و اتلاف وقت و سرگرمي هاي زودگذر. برخي روانكاوان انجام اموري از اين دست را به نوعي فرار از خود نسبت مي دهند

كه فرد براي گريز از تنهايي و روبه رو شدن با خود به هر كاري رو مي آورد. مديران بازاري كه تقريباً تمام وقت خود را به كارهاي 3 و 4 اختصاص مي دهند اساساً افرادي بي مسئوليت هستند. اين افراد در زمينه مسائل اساسي متكي به ديگران يا تشكيلات مي باشند و به دليل عدم مسئوليت كامل در اداره كوشش هاي بازار تحت نظارت خود ناكام مي شوند. در صورتي كه تجار مؤثر و موفق هرگز به كارهاي حيطه 3 و 4 وارد نمي شوند چرا كه اين كارها خواه فوري خواه غيرفوري هيچ گاه ضروري نيستند. اين مديران بازار بيشتر وقت خود را به كارهاي ضروري و غيرفوري اختصاص مي دهند. مي گويند ناپلئون نامه هايي را كه به دستش مي رسيد همه را زير فرش مي انداخت و بعد از 15 روز به سراغ آنها مي رفت و معمولاً مشاهده مي كرد كه بيشتر مسائلي كه در نامه ها ذكر شده بودند خود به خود حل شده اند بدون اين كه نيازي به دخالت او باشد و بدون اين كه ذهن او به آن مسائل آلوده شده باشد كه اين مي تواند نمونه بارزي از تمركز حواس به مسائل ضروري غيرفوري باشد. 4- زمان و وظايف مديريت بازار متغيرها و عوامل غيرقابل كنترلي كه يك مدير بازار با آنها سروكار دارد بسيار زيادند و غيرقابل پيش بيني. مديران بازار به غير از ارتباط هايي كه در داخل سازمان با همكاران خود دارند با عوامل اثرگذار بسياري در خارج از سازمان نيز در تعاملند كه هر يك از اين عوامل مي توانند به

راحتي مدير بازار را وادارند به كارهايي به غير از كارهاي ضروري و غيرفوري بپردازد. بحران هايي مثل برگشت كالاهاي مرجوعي و كاهش نقدينگي و كم بودن مواد اوليه در بازار بحران هايي معمول مي باشند كه مي توانند مدير را هميشه در حيطه كارهاي ضروري و فوري فرو برند. مديريت بازار فرايندي براي شناسايي و پيش بيني و ايجاد و تأمين نيازها و خواست هاي مشتريان براي محصولات و خدمات است. در بررسي وظايفي كه يك مدير بازار دارد به تنوع متغيرهاي اثرگذار پي مي بريم و بيش از پيش به اهميت استفاده مناسب از زمان براي يك مدير بازار واقف مي شويم. جوئل ايوانس و باري برگمن براي مدير بازار 9 وظيفه اصلي به شرح زير قائلند: شناسايي نيازهاي بازار خريدن ملزومات و تجهيزات فروختن محصولات و خدمات برنامه ريزي محصول و خدمت قيمت گذاري توزيع تحقيقات بازار تجزيه و تحليل فرصت ها مسئوليت اجتماعي. در ادامه بعضي از عوامل روزمره كه مي توانند اجراي اين وظايف را مغشوش نمايند و از تمركز مدير بر امور ضروري و غيرفوري جلوگيري نمايند ذكر مي شوند. مغشوش بودن مسئوليت ها و تداخل كارها، مراجعين پيش بيني نشده، ناتواني در گفتن نه به خصوص به رئيس خود، ناكافي بودن كنترل ها و ناقص بودن گزارشات، برداشت نادرست از فرايند برنامه ريزي، فقدان آموزش كاركنان، اطلاعات ناقص، تصور امكان انجام سريعتر و بهتر كار توسط خود، فقدان انضباط شخصي، ناتمام گذاشتن وظايف، پرداختن بيش از حد به بحران ها، كثرت يا قلت بيش از حد جلسات ،ترديد و بي تصميمي، ترس از فراموشي و منيت، ضعف در برقراري

ارتباط با ديگران، به تعويق انداختن كارها، پرداختن به حاشيه و مزاحمت هاي ناشي از تماس هاي تلفني و در نهايت نامشخص بودن هدف از مسافرت ها و استفاده نامناسب از طول زمان سفر. 5- مؤخره هر كدام از ما در هر لحظه از زندگي بايد كاملاً شفاف و بدون خودسانسوري، بدانيم كه حالا چه كار مي كنيم و آيا اين كاري كه مي كنيم در راستاي اهداف بلندمدت مي باشد؟ بايد اين سؤال را از خود بپرسيم و در پاسخ به خود صادق باشيم كه ما در كدام يك از ابعاد مشغوليم و همين كاري كه حالا مي كنيم و كارهايي كه براي امروز و اين هفته خود داريم تا چه حد با اهداف برنامه هاي بلندمدت ما در زندگي سازگار مي باشند و آيا به كارهاي ضروري و غيرفوري مشغوليم؟ به طور خلاصه مي توان اذعان داشت بعد از گذشت سال ها، آنچه حالا مي دانيم اين است كه مديريت زمان به مفهوم تمركز بر كارهاي اصلي ا ست.

يازده راهكار اصلي در مديريت زمان

...Time management مفهومى كه در مديريت زمان همگان از آن غافل مانده اند اينست كه ما بايد خود را اداره كنيم نه زمان را چكيده شما به طور قطع مقالات و كتب فراواني را در رابطه با مديريت زمان مطالعه كرده ايد اما ما در اينجا با عنوان كردن 11 كليد اصلي در مديريت زمان سعي داريم كه شما را بلافاصله به هدف نهايي خود كه همان از دست ندادن زمان و مديريت صحيح وقت است هدايت كنيم.   1- مقدمه بحث مديريت زمان سال هاست كه ذهن افراد و صاحب نظران گرايش هاى

مختلف خصوصاً علماى مديريت را به خود مشغول كرده است و تاكنون دوره هاى آموزشى و سمينارهاى تخصصى فراوانى در رابطه با مديريت زمان برپا شده است اما سؤالى كه مطرح است اين است كه آيا واقعاً ما توانسته ايم بر زمان احاطه پيدا كرده و آن را تحت كنترل خود درآوريم؟ مفهومى كه در مديريت زمان همگان از آن غافل مانده اند اين است كه ما بايد خود را اداره كنيم نه زمان را. زيرا در حقيقت زمان اداره ناشدنى است و در حال گذر است و اين ما هستيم كه بايد از زمان به درستى استفاده كرده و از آن بهره ببريم. بنابر نظر برخى از علماى مديريت، مديريت زمان در واقع همان مديريت بر خويشتن است و جالب است بدانيد كه مهارت هايى كه ما براى اداره كردن ديگران نياز داريم همان مهارت هايى است كه براى اداره كردن خود به آن نيازمنديم و از آنها بهره مى بريم مانند توانايى هاى مديريت و برنامه ريزى، رهبرى كنترل، مديريت منابع و غيره. شناخت درست و به موقع عواملى كه وقت ما را هدر مى دهند بسيار مهم است چون بدين ترتيب راه درمان بيمارى اتلاف وقت را كوتاه خواهيم كرد. بد نيست اندكى با خود تأمل كرده و از خود بپرسيم كه وقت روزانه ما صرف چه امورى مى شود؟ 2- راهكارهاي اصلي مديريت زمان شما به طور قطع مقالات و كتب فراوانى را در رابطه با مديريت زمان مطالعه كرده ايد اما ما در اينجا با عنوان كردن 11 كليد اصلى در مديريت زمان سعى داريم كه شما را بلافاصله به

هدف نهايى خود كه همان از دست ندادن زمان و مديريت صحيح وقت است هدايت كنيم. پس با ما همراه شويد. 2-1- مديريت زمان دانش شخصى است همان گونه كه شبانه روز مقدار مشخص و ثابتى از زمان را به خود اختصاص مى دهد و هيچ گاه كمتر و يا بيشتر از 24 ساعت نخواهد شد و اين اصل را ما در زندگى خود پذيرفته ايم بايد اين نكته را نيز بپذيريم كه اين ما هستيم كه بايد زمان خود را تنظيم كنيم. ما هرگز نمى توانيم اين 24 ساعت را افزايش و يا كاهش دهيم اما با برنامه ريزى صحيح مى توانيم بهره خود از اين زمان معين را بيشتر كنيم. 2-2- نشتى هاى زمان را بيابيد همواره به دنبال نشتى هاى زمان باشيد و ببينيد كه زمان شما در كجاها بيشتر هدر مى رود و پس از يافتن اين زمان ها سعى در كنترل آن داشته باشيد و سعى در اختصاص آن براى كارهاى گوناگون داشته باشيد. 2-3- به دنبال اهدافى از مديريت زمان باشيد اولين گام در مديريت زمان حذف كردن اوقاتى است كه به صورت بى رويه هدر مى رود. اگر شما موفق به حذف اين زمان ها شديد بدانيد كه اولين گام را در اين راه برداشته ايد. 2-4- الگوبردارى از طرح مديريت زمان همواره سعى در الگوبردارى از يك برنامه مديريت زمان داشته باشيد و در طرح الگوبردارى شده اهداف و اولويت هاى خود را بنويسيد و آنها را مرتب كنيد و سپس اولويت هاى غيرضرورى را حذف كنيد و سپس اهداف بلندمدت و ميان مدت خود را نيز

شناسايى كرده و سعى در به انجام رساندن آن داشته باشيد. اين اهداف تعيين شده بايد دست يافتنى و در عين حال آرمانى باشد تا سبب تحريك شما براى تلاش و كوشش شود و اين نكته را فراموش نكنيد كه هيچ گاه سعى در كپى بردارى از ساير طرح ها نداشته باشيد. 2-5- استفاده از ابزارهاى كمكى در مديريت زمان همواره سعى در استفاده از تكنولوژى هاى روز در زمينه برنامه ريزى براى مديريت زمان خود داشته باشيد. استفاده از نرم افزارهاى رايانه اى و نيز امكانات گوشى هاى همراه از اين نكات است. به عنوان نمونه آيا شما تا به حال از Reminder تلفن همراه خود استفاده كرده ايد؟ 2-6- اولويت بندى به صورت روزانه و هفتگى كارهاى خود را اولويت بندى كنيد تا در زمان شما صرفه جويى شود. 2- 7- استفاده از تفويض اختيار از اصل تفويض اختيار در كارهاى غيرضرورى همواره استفاده كنيد و هيچ گاه سعى در تك روى در انجام امور نداشته باشيد و بدانيد همواره كسانى هستند كه توانايى انجام صحيح كارهاى مورد نظر شما را دارا مى باشند. پس بعضى از كارها را بر عهده آنها گذاشته و خودتان را مشغول امور كم اهميت نكرده و صرفاً به امور كليدى بپردازيد. 2-8- از انجام كارهاى تكرارى بپرهيزيد سعى در انجام امور تكرارى نداشته باشيد و سعى كنيد كارهاى تكرارى را مانند كارهاى كم اهميت به ديگران واگذار كنيد. 2-9- تعيين محدوده زمانى براى كارهاى زمان بر يك حداكثر زمان را در نظر گرفته و پس از پايان زمان تعيين شده كار مورد نظر را تعطيل كرده و

به هيچ وجه ديگر به آن نپردازيد و ادامه كار را به روز آينده و زمان تعيين شده بعدى موكول كنيد. 2-10- سازماندهى سيستم ها در انجام امور روزانه از سيستم هاى موجود و كارا استفاده كنيد و سعى در تغيير سيستم ها از سيستم هاى سنتى به سيستم هاى جديد داشته باشيد، هرگز از يك سيستم قديمى به دليل عادت كردن به آن حمايت نكرده و همواره به دنبال سيستم هاى جديد و بهره ور باشيد و براى انجام كارهاى خود حتماً از يك الگوريتم استفاده كنيد. يعنى مراحل انجام كار را در لحظات بيكارى پيش خود مرور كرده و سعى كنيد حالات نفى سيستم را نيز پيش بينى كرده و از قبل براى آن راه حلى بينديشيد و نه در موقع بروز اين گونه از عوامل. 2-11- از انتظار بيهوده بپرهيزيد همواره در جلسات و قرار ملاقات ها به موقع حاضر شويد و از ديگران نيز چنين انتظارى داشته باشيد و مطمئن باشيد كه وقت اضافى براى هدر دادن نداريد و در صورت هدر رفتن اين گونه از وقت ها ديگر قابل جايگزينى نيستند و در انتها هيچ گاه فراموش نكنيد كه زمان ارزشمندترين سرمايه براى هر فرد، گروه و سازمان است كه با ديگر سرمايه ها به هيچ عنوان قابل مقايسه نيست، اين سرمايه غيرقابل خريدارى و نيز غيرقابل توليد است. پس بايد به خوبى از آن مراقبت و محافظت به عمل آورد. * منبع : روزنامه ايران

مديريت زمان يا مديريت شخصي

اگر وقت و زمان، گرانبهاست، بخاطر ارزشمند بودن انسان است Time management or Self Management چكيده:اگر وقت و زمان، گرانبهاست، بخاطر ارزشمند بودن انسان است

و الا چگونه مي تواند بخودي خود ارزشمند باشد؟ در اين صورت با ما موافق خواهيد بود اگر بگوئيم:اي انسان! وقت طلا نيست؛تو گرانبهاتريني ...در اينجا مي خواهيم با مفهوم صحيح "مديريت زمان" آشنا شويم كه مقصود از آن مديريت بر زمان نيست؛ بلكه مقصود مديريت بهينه برنامه ها و فعاليتهايي است كه در بستر زمان صورت مي پذيرد. بر اين اساس با فراگيري آموز ه هاي "مديريت زمان" به مديريت شخصي(Self Management ) در ارتباط با زندگي فردي و سازمان دست مي يابيم.بنابراين رويكرد، "زمان" عاملي است با قابليت انعطاف نامحدود براي دسته بندي بهينه فعاليتها كه مي تواند در خدمت افزايش توانمندي انسان قرار گيرد. مقدمه:مديريت زمان موضوعي است كه همه ما چه در زندگي شخصي و چه در زندگي حرفه اي براي كسب موفقيت به آن نياز داريم. مفهوم مديريت زمان، مديريت بر زمان نيست بلكه مديريت بهينه برنامه ها و فعاليتهايي است كه در بستر زمان صورت مي پذيرد.حتي با مديريت زمان هم پي خواهيم برد كه نمي توان هر كاري را سر وقت انجام داد، اما برخي از كارها وجود دارند كه بايد سر وقت انجام شوند و كارهايي هستند كه مي توان به تاخير انداخت ، بنا براين زماني مي توانيم يك مديريت زمان ايجاد كنيم كه واقعاً بدانيم چه انتظاري از زندگي خود داريم.به يك تعبير مديريت زمان در واقع همان مديريت بر خويشتن است و جالب است بدانيد مهارتهايي كه ما براي اداره كردن ديگران نيازمنديم همان مهارتهايي است كه براي اداره كردن خود نيازمنديم مانند توانايي و مهارت در برنامه ريزي، تفويض اختيار، سازماندهي، رهبري و

كنترل . "موفقيت در مديريت زمان وابسته به تشخيص كارهاي مهم است " راههاي كسب موفقيت در مديريت صحيح زمان: از كارهاي غير مهم صرف نظر كنيم كارها را اولويت بندي كنيم راهزنان وقت را بشناسيم راههاي ايجاد وقت را ياد بگيريم راهزنان وقت عبارتند از: صحبتهاي كم اهميت مطالعه مطالب كم اهميت و غيرضروري تلفنهاي غير ضروري نداشتن انضباط كاري سستي و بي ارادگي در تصميم گيري ناتواني " نه " گفتن به خواسته هاي نابجا نداشتن تمركز حواس عادت امروز و فردا كردن قبول و يا تحميل بيش از حد مسئوليت و كار عدم برنامه ريزي مناسب راههاي ايجاد وقت عبارتند از: زنده كردن وقت مرده انجام كارها به طور همزمان تنظيم كردن وقت خواب عقب انداختن كارهاي غير مهم " نه " گفتن به درخواستهاي غير مهم مزاياي استفاده از مديريت زمان: با مديريت زمان تعيين مي كنيد كه كدام يك از كارهايي كه انجام مي دهيد مهمتر است اين عمل كمك مي كند به برخي از فعاليتها اولويت زيادي داده و برخي از فعايتها را حذف كنيد مديريت زمان كمك مي كند كه از طريق حذف مزاحمتها و فعاليتهاي غير ضروري مدت زماني را كه واقعاً كار مي كنيم افزايش دهيم مديريت زمان موجب كاهش استرس شده و همين امر موجب بهبود سلامت روحي و جسمي مي شود چگونه از وقت خود بيشترين بهره را ببريم؟ هرچه هدفها شفاف تر باشد، كارايي در رسيدن به آنها بيشتر مي شود اولويتهاي حقيقي خود را در زندگي و كار تعيين كنيد برنامه ريزي كنيد: هر دقيقه برنامه ريزي برابر با10 دقيقه صرفه جويي

در انجام كار است قبل از شروع كار، مقدمات آن را فراهم كنيد تمرين مرتب مهارتها باعث كاهش زمان انجام كار و افزايش كارايي مي شود استعدادهاي منحصر به فرد خود را تقويت كنيد خود را تحت فشار قرار دهيد تا كارهاي بيشتر و بهتري را در مدت زمان كمتر انجام دهيد و بدين ترتيب به شخصي كارآمد تبديل خواهيد شد همواره فردي خوشبين و سازنده باشيد در مكالمه ها با سماجت به مطالب اصلي بپردازيد. به عنوان مثال با گفتن اين عبارات «آنچه را كه بايد درباره آن بحث كنيم اين نكته است» يا «يك مورد ديگر قبل از اين كه شما برويد» كه نشان مي دهد شما مي خواهيد گفتگو را تمام كنيد. افراد پرگو را با گفتن اين عبارت متوقف كنيد: «من چه كاري مي توانم براي شما انجام دهم؟» يك شوخي كوچك را تجربه كنيد: وقتي شخصي مي گويد امكان دارد يك دقيقه وقتتان را بگيرم؟ بگوييد حتماً و با خنده زمان سنج را براي اندازه گيري يك دقيقه تنظيم كنيد. كلام آخر :دستيابي به موفقيت در زندگي منوط به اجراي اصل " حذف و انتخاب " است ، انتخاب بين فعاليتهاي با ارزش و فعاليتهاي بي ارزش . طبق قانون 20/80 سعي كنيد از 20% زمان خود براي انجام 80% كارهايتان استفاده كنيد. منابع: مديريت بهره وري از زمان – رابرت اوهاي زر، ترجمه رئوفي، سال1378- انتشارات نشر دايره مديريت كار و زمان- دبرا الكوك ، ترجمه بهروز دري، سال 1380- انتشارات قدياني مديريت زمان- علي رضا علي احمدي،سال 1379، ناشر دانشگاه علم و صنعت ايران. http://www.modiriran.ir/modules/article/view.article.php/c1/152 http://www.knowcloub.com نگارنده:مهدي رحماني- كارشناسي ارشد مديريت دولتي(منابع انساني)محل خدمت:

سازمان ميادين ميوه و تره بار و فرآورده هاي كشاورزي شهرداري تهران منبع: مقالات علمي ايران    {beginslide id="133" title="براي مشاهده متن انگليسي مرتبط به صورت كشويي اينجا را كليك فرمائيد"} what is time management?   Time management is the art of arranging, organizing, scheduling, and budgeting one’s time for the purpose of generating more effective work and productivity. There are an abundance of books, classes, workshops, day-planners, and seminars on time management, which teach individuals and corporations how to be more organized and more productive. Time management has become crucial in recent years thanks to the 24/7, busy world in which we live. Time management is important for everyone. While time management books and seminars often place their focus on business leaders and corporations, time management is also crucial for students, teachers, factory workers, professionals, and home makers. Time management is perhaps most essential for the person who owns his or her own business or who runs a business out of the home. Managing work and home responsibilities under the same roof takes a special type of time management. An important aspect of time management is planning ahead. Sometimes, successful time management involves putting in more time at the outset in order to reorganize one’s life. Though many time management books and teachings differ in their suggestions, most agree that the first step in efficient time management is to organize the workspace or home. Even if one's schedule is well-ordered, but the office and filing system are a disaster, time will be wasted trying to

work efficiently in a disorderly place. After cleaning, purging, and reorganizing the home or office, the next step in time management is to look at all the activities one participates in during a week. Every last detail should be written down, including the time it takes to shower, dress, commute, attend meetings, make phone calls, clean the house, cook dinner, pick up the children from school, take them to after-school activities, and eat meals. Also include time for entertainment or exercise, such as driving to the gym, going for a walk, watching television, or surfing the Internet. Often, when individuals write down every last activity, they find that there is very little time left for sleeping. The end result is that many activities must be pared down, eliminated, consolidated, or delegated. Prioritizing activities on a scale of one to three – one being the most important and three being the least – can help with this task. Lastly, good time management involves keeping a schedule of the tasks and activities that have been deemed important. Keeping a calendar or daily planner is helpful to stay on task, but self-discipline is also required. The most efficient to-do list in the world will not help someone who does not look at or follow his own daily planner. Of course, the other side of the argument is to remember to live. Get on top of your time management, get organized, and stay on task, but live your life. Schedule some time off every day and at least one

day off each week. Be organized, but do not be a slave to time management.   {endslide}

تست مديريت زمان.

.. Time Management Test با انجام اين تست مي توانيد وضعيت خود را در حوزه مديريت زمان كاري ارزيابي كنيد     به همه پرسش ها پاسخ دهيد. گزينه اي را كه به شرايط شما نزديكتر است انتخاب كنيد: 1- هر چند وقت يكبار كار خود را به خانه مي بريد؟  هر روز در هفته سه روز يا بيشتر دو بار در هفته حداكثر يك بار در هفته   2- در طول يك روز چند نفر كار شما قطع مي كنند؟ شش نفر يا بيشتر چهار يا پنج نفر دو يا سه نفر حداكثر يك نفر   3- در هفته چند ساعت از وقت خود را صرف فعاليت هايي غير كاري (مانند تفريح، ورزش، امور اجتماعي و غيره) مي كنيد؟ سه ساعت يا كمتر چهار تا پنج ساعت شش تا نه ساعت ده ساعت يا بيشتر   4- در روز چه مدت از وقت كاري خود را صرف مراودات اجتماعي (مانند وقت استراحت يا صرف چاي، صرف ناهار، بازديد طولاني مدت با ديگران) مي كنيد؟ دو ساعت يا بيشتر 60 تا 90 دقيقه 15 تا 45 دقيقه كمتر از 15 دقيقه   5- چند بخش مجزا از كار معمولاً در طول روز روي ميز شما قرار دارد؟ سه يا بيشتر بخش دو بخش يك بخش كاري روي ميز نيست   6- چه مقدار از كار خود را تفويض مي كنيد؟ خيلي كم حدود 25 درصد 40 تا 50 درصد بيشتر از 50 درصد   7- در طول روز چند بار با ديگران به صورت تك به

تك در مورد انجام كار صحبت مي كنيد؟ هيچ بار يك بار دو بار بيشتر از دو بار   8- در طول هفته چند ساعت را با ديگر كاركنان صرف آموزش و توسعه كاري مي كنيد؟ زماني را صرف اين كار نمي كنم كمتر از يك ساعت يك يا دو ساعت سه ساعت يا بيشتر    9- در طول روز چند بار تصميم گيري ها را به تعويق مي اندازيد؟ اغلب گاهي اوقات به ندرت هيچ گاه   10- در طول روز چند بار به يك برگ كاغذ دست مي زنيد پيش از آنكه كار مربوط به آن را انجام دهيد؟ چهار بار يا بيشتر سه بار دو بار يك بار   11- هر چند وقت يكبار موعدهاي كاري خود را تمديد مي كنيد؟ تقريباً اغلب اوقات گاهي اوقات به ندرت فقط وقتي كه دليل قانع كننده وجود دارد   12- كارهاي همراه با جزئيات را چگونه انجام مي دهيد؟ همه آن را خودم انجام مي دهم _ اين كارها را دوست دارم بيشتر آن را خودم انجام مي دهم بخشي از آن را تفويض مي كنم بيشتر آن را تفويض مي كنم   13- هر چند وقت يك بار اهداف فردي و اهداف واحد سازماني را با زيردستانتان تنظيم و بازنگري مي كنيد؟ دو بار در سال فصلي ماهانه هفتگي   14- هر چند وقت يكبار يك ليست «انجام كارها» تهيه مي كنيد و آن را اولويت بندي مي كنيد؟ ماهانه هر دو هفته هفتگي روزانه   15- چه مقدار از كارتان را انجام مي دهيد (به دليل اينكه واقعاً مي خواهيد آن را انجام دهيد)؟ حدود 5 درصد كمتر از 50 درصد حدود 75 درصد تقريباً همه آن را منبع: راهكار مديريت{beginslide

id="133" title="براي مشاهده متن انگليسي مرتبط به صورت كشويي اينجا را كليك فرمائيد"}Time Management Test - Self-report   Are you constantly at war with deadlines? Do you procrastinate? Maybe you underestimate the amount of time a task will take to complete? Perhaps the way you manage your time is the problem. Learning this skill can save you a lifetime of headaches by allowing you to prioritize and plan tasks efficiently. Find out how well you organize your day by taking the Time Management Test. Examine the following statements and indicate how often or to what degree you agree with the statement. In order to receive the most accurate results, please answer each question as honestly as possible. After finishing the test, you will receive a Snapshot Report with an introduction, a graph and a personalized interpretation for one of your test scores. You will then have the option to purchase the full results. {endslide}

مديريت زمان و كنترل وقت كش ها

(هدر دهنده هاي وقت ) فشار باعث انگيزش، تحريك و نيرومندي مي شود  Time management شما تا چ_ه اندازه براي وقت خود ارزش قائليد؟ آيا از ب_رنامه زم_اني م_شخصي براي به انجام رس_ان_ي_دن ك_اره__اي خود پيروي ميكنيد؟ يك عامل بسيار مهم در هر موفقيتي برنامه ري_زي صحيح و پيروي از يك برنامه زماني مشخص براي نيل ب_ه اهداف مطلوب مي_ب_اشد. اكنون براي آنكه قادر باشيد از وق__ت خود به نحو احسن استفاده كنيد نكات و راهكارهاي زير را در زندگي خود بكار بنديد: 1- همواره فعاليتها و تكاليف روز بعد خود را از شب قبل برنامه ريزي كنيد و كارهايي كه بايد

به انجام رسانيد را روي كاغذ يادداشت كنيد. 2- سپس فهرست تكاليف و كارهاي خود را اولويتبندي كرده و براي هر كدام از آنها ضرب العجل اجرايي منظور كنيد. 3- هميشه كارهايي دشوار و پر دغدغه تر را زودتر از بقيه و يا درهنگامي كه در بهترين شرايط جسمي و روحي ميباشيد انجام دهيد. كارهاي سبكتر را در هنگام خستگي نيز ميتوان به انجام رساند. 4- امور با اهميت اما ناخوشايند را به تعويق نياندازيد. هيچگاه كارها با به تعويق انداختن خوشايند تر نميگردند. 5- هرگاه شروع به انجام كاري كرديد سعي كنيد بدون وقفه آن را به پايان رسانيد. 6- مابين فعاليتها براي خود وقت استراحت نيز در نظر بگيريد. 7- مكالمات تلفني خود را نيز از پيش برنامه ريزي كنيد: سخناني كه ميخواهيد بيان كنيد و يا اطلاعاتي كه ميخواهيد كسب كنيد را روي كاغذ يادداشت كنيد. 8- همواره خود انگيخته باشيد و با پشتكار كارهاي خود را به پايان رسانده و مقهور موانع نگرديد. 9- در هر زمان كه تصور كرديد كاري كه در حال انجام آن ميباشيد عبث، بي فايده و غير سازنده ميباشد به محض دريافت دست از آن بكشيد. 10- به خود و اولويتبندي كه صورت داده ايد اعتماد و ايمان داشته باشيد و در هر شرايطي به آنها پايبند باشيد. 11- اينكه وقت خود را صرف چه اموري ميكنيد را دقيقا مورد بررسي و نظارت قرار داده و در صورت لزوم يكسري تغييرات آگاهانه در رفتار خود پديد آوريد. 12- همواره در زندگي فرد منظم و سازمان يافته اي باشيد تا وقت خود را بيهوده صرف يافتن وسايل

گم گشته خود نكنيد. 13- براي وقت خود ارزش قائل باشيد زمان هيچگاه به عقب باز نميگردد. 14- به خاطر داشته باشيد استرس و خستگي معلول كارهايي كه به انجام رسانيده ايد نبوده بلكه بيشتر از افسوس كارهايي كه ميتوانستيم انجام دهيد اما انجامشان نداده ايد نشات ميگيرند. 15- به هيچ فردي اجازه ندهيد وقت شما را تلف كرده وبراي خود مصروف دارد. براي خود مرز بندي مشخصي تعيين كرده و بياموزيد كه در صورت لزوم با صراحت "نه" بگوييد. 16- از تمام لحظات زندگي خود به نحو احسن استفاده كرده و سعي كنيد از آنها لذت ببريد. 17- سعي كنيد فرد خوشبيني باشيد و همواره در انتظار رويدادهاي خوشايند در زندگي خود باشيد. 18- براي زندگي خود اهداف مشخصي تعيين كرده و براي دستيبابي به آنها تلاش كنيد. 19- هنگام نياز از فرد آگاهي راهنمايي بخواهيد. 20- "وقت كشها" و يا هدر دهنده هاي وقت را به حداقل برسانيد. آنها شامل موارد زير مي باشند: * تلفنهاي طولاني، بي هدف و غير ضروري.* بازديدكننده ها و ميهمانان ناخوانده. * پشت گوش اندازيها.* گفتگوهاي بي ثمر و يا نا مشخص.* دانش فني ناكافي و يا اطلاعات ناقص هنگام انجام كار.* فقدان اهداف و اولويت بنديها و يا مبهم وگنگ بودن آنها.* فقدان برنامه ريزي.* خستگي و استرس. * ناتواني در " نه " گفتن. * بي نظمي و نابسامانيهاي فردي. * تماشاي تلويزيون. تماشاي بيش از 2 ساعت در روز برنامه هاي تلويزيوني معقول نمي باشد.  {beginslide id="133" title="براي مشاهده متن انگليسي مرتبط به صورت كشويي اينجا را كليك فرمائيد"} Time Management Tick, tick, tick

...No, it's not the beginning to 60 MINUTES nor is it the dreaded crocodile coming to get Captain Hook. It's time moving on. College students often report that their inability to manage their time is the biggest problem they face in college. Time management is a skill few people master, but it is one that most people need. Do you agree? Probably, since you are reading this right now. You have so many competing demands on your time: friends, movies, studying lectures, home, relationships and on and on. How can you come to grips with all of it? Most time management experts say that one of the first things people need to do to manage their time is to determine how they spend their time now. A tool for doing this is called a time audit. You may want to look at a sample time audit to compare yours. Once you have completed a time audit you can begin to change the way you manage yourself in relation to time. Did you catch that? Time really can't be managed. You can't slow it down or speed it up or manufacture it. It just IS. Time management is MANAGING YOURSELF when following some basic time management principles. {endslide}

وجوه مختلف مديريت زمان

... Time management مديريت زمان مجموعه اي از مهارتهاست كه شما را در استفاده مؤثر از زمان كمك مي كنند 1- مقدمه راه هاي مختلفي براي بيان درك ما از زمان وجود دارد. براي قرنها مردم از حركت ماه، ساعت آفتابي، اذان، زنگ كليسا براي تنظيم برنامه زماني روزانه خود استفاده

كردند تا اينكه در قرن دوازدهم راهبان كاتوليك ساعت هايي را براي تنظيم فعاليت هاي خود ساختند. در طول تاريخ تمدن ها به زمان و ابعاد آن توجه داشته اند و اين توجه در اين دوران نيز وجود دارد و عباراتي مانند «وقت طلاست» گوياي اين توجه است. جوامع امروزي جوامعي هستند كه در آنها تعداد ساعات كافي در طول روز وجود ندارد. فناوري هاي نو محيطي فراهم آورده اند كه تقريباً در مدت زمان كم مي توان به خيلي از اطلاعات دسترسي پيدا كرد و خيلي كارها را سريعتر و آسانتر انجام داد اما تمايل به سريعتر انجام دادن كارها و بيشتر كار انجام دادن روز به روز بيشتر مي شود. اين رويكرد كه همواره با بشر همراه بوده است اين احساس را براي او به وجود آورده است كه از زمان عقب مي ماند و نمي تواند از آن به صورت مؤثر بهره گيرد. تاريخ به ما مي گويد كه مديريت ضعيف زمان يك مسئله قديمي است، مسئله اي است كه فناوري آن را به وجود نياورده است و آن را نمي تواند حل كند. در شرايطي كه ابزار بيشتري براي مديريت زمان در اختيار داريم و فرايند هاي اداري، كمتر درپيچ و تاب تشريفات اداري و كاغذ بازي گم مي شوند، مديريت ضعيف زمان را كمتر مي توان مخفي كرد. مديريت زمان موضوعي است كه همه ما، چه در زندگي شخصي و چه در زندگي حرفه اي، نياز داريم با آن روبرو شويم تا در زندگي موفق شويم. در ادامه در مورد وجوه مختلف مديريت زمان صحبت مي كنيم. ابتدا نگاهي به اصول عمومي مديريت زمان خواهيم داشت. توجه به اين اصول كمك مي كند كه درك بهتري از مفهوم مديريت

زمان داشته باشيم و پيشنهادهايي ارائه مي كند كه مي توانيد آنها را در حوزه هاي مديريت زمان در زندگي خود به كار بريد. پس از ارائه رهنمودهاي عمومي، به حوزه هاي مديريت زمان به صورت دقيق تر خواهيم پرداخت. ابتدا راجع به مديريت زمان در زندگي شخصي مي پردازيم و سپس مديريت زمان را در حوزه كسب و كار مدنظر قرار مي دهيم. 2- اصول عمومي مديريت زمان مديريت زمان مجموعه اي از مهارتهاست كه شما را در استفاده مؤثر از زمان كمك مي كنند. رهنمودهاي عمومي وجود دارند كه مي توانند براي مديريت زمان در حوزه هاي متفاوت مانند خانه، مدرسه و كار استفاده شوند. در اين بخش، برخي از اين رهنمودها را شرح مي دهيم. ابتدا دلايل استفاده نكردن مردم از مديريت زمان و مزاياي حاصل از مديريت زمان را مورد بررسي قرار مي دهيم. احتمالاً روشن ترين دليل عدم استفاده از مديريت زمان اين است كه مردم نمي دانند مديريت زمان چيست. دليل دوم سستي و تنبلي است؛ بعضي از مردم فاقد هدف و انگيزش لازم براي برنامه ريزي مؤثر هستند. گروه سومي كه از مديريت زمان استفاده نمي كنند آنهايي هستند كه دوست دارند تحت فشار و تنگي وقت (دقيقه نود) و شرايط بحران كار كنند. ممكن است در شرايطي استفاده نكردن از مديريت زمان توجيه پذير باشد اما مزاياي استفاده موفق از مديريت زمان هر گونه دليل يا توجيه را رد مي كند. مديريت زمان كمك مي كند كه تعيين كنيد كدام يك از كارهايي كه انجام مي دهيد مهمترين هستند. اين عمل به شما اين امكان را مي دهد به برخي فعاليتها اولويت زيادي دهيد و برخي از فعاليت ها را حذف كنيد. هم چنين مديريت زمان به شما كمك مي كند

كه از طريق حذف مزاحمت ها و فعاليت هاي غيرضروري، مدت زماني كه واقعاً كار مي كنيد را افزايش دهيد. يكي از وجوه رضايت بخش مديريت زمان كاهش استرس در زندگي است. كاهش سطح استرس موجب بهبود سلامت روحي و جسمي مي شود. 2-1- چگونه وقت خود را مي گذرانيد؟ وقتي تصميم گرفتيد كه از استراتژي هاي مديريت زمان استفاده كنيد، از همان زمان بايد شروع كنيد. اولين قدم تحليل و بررسي روشي است كه در حال حاضر از وقت خود استفاده مي كنيد. اين كار نبايد از طريق حافظه انجام شود. ممكن است شما اكثريت زمانهاي بيكاري خود را به ياد نياوريد يا قادر نباشيد زمانهايي را كه صرف مكالمات طولاني مي كنيد دقيقاً بياد آوريد. براي ثبت نحوه گذراندن وقت مي توانيد از يك دفتر يادداشت، دفتر گزارش فعاليت يا يك دفتر برنامه ريزي با بخش هاي تفكيك شده به ساعت براي رديابي فعاليتها استفاده كنيد. نه تنها آنچه كه در طول روز انجام مي دهيد بلكه احساس خود (خسته، پرانرژي، عصباني، بي حال و ...) را ثبت كنيد. هر وقت كه فعاليت خود را تغيير مي دهيد، نوع فعاليت و زمان شروع آن را ثبت كنيد. پس از ثبت فعاليت ها براي چندين روز، يادداشت ها آماده براي تحليل هستند. خيلي از فعاليت هاي ثبت شده در گزارش به صورت بارز ديده مي شوند چرا كه وقت زيادي صرف آنها شده است. ديگر حوزه مهم در يادداشت ها، فعاليت هاي غيرضروري است كه در طول روز انجام داده ايد. وقتي اين فعاليت ها به صورت جداگانه ديده شوند خيلي زمان بر نيستند اما وقتي دسته بندي شوند، زمان كل آنها ممكن است قابل ملاحظه باشد. تحليل فعاليتهايتان كه در گزارش ثبت شده اند در قدم بعدي، يعني

اولويت بندي فعاليت ها، به شما كمك خواهد كرد. 2-2- اولويت بندي فعاليت ها اولويت بندي يكي از مهمترين قدم هاي مديريت زمان است. اين عمل كمك مي كند كه موارد زمان بر كه نه اوقات خوشي را ترتيب مي دهند و نه كمك مي كنند كه به اهداف خود دست يابيد را حذف كنيد. اين مرحله بيشترين تغيير در جهت افزايش زمان را به دنبال دارد. با تصميم گيري در خصوص فعاليت هايي كه بايد انجام دهيد و فعاليتهايي را كه بايد حذف كنيد اولويت بندي را آغاز كنيد. براي تصميم گيري در خصوص فعاليت هايي كه بايد انجام دهيد، فعاليت هايي را تعيين كنيد كه از آنها لذت مي بريد و آنها را خوب انجام مي دهيد. خيلي مهم است كه هم از نظر حرفه اي و هم از نظر شخصي از كاري كه انجام مي دهيد لذت ببريد. در گزارش خود كارهايي كه از آنها لذت مي بريد و كارهايي كه براي شما خوشايند نيستند را مشخص كنيد. اكثريت روز شما بايد صرف كارهايي شود كه از انجام آنها لذت مي بريد. در حالي كه مهم است از انجام يك كار لذت ببريد، نيز مهم است كه آن را خوب انجام دهيد. در تعيين اينكه چه كارهايي را انجام دهيد و چه كارهايي را تفويض كنيد، شناخت نقاط قوت و ضعف شما حياتي است. تلاش نكنيد مسئوليت هايي بيش از آنچه مي توانيد به صورت معقول انجام دهيد را به عهده گيريد. بعد از تعيين كارهايي كه از آنها لذت مي بريد و آنها را خوب انجام مي دهيد، شما آماده هستيد كه فعاليت هاي غيرضروري در زندگي خود را دور بريزيد. تمام منابع موجود خود را پيدا كنيد و فعاليت هايي را كه بيش از توان خود مي دانيد

تفويض كنيد. بعد از اينكه فهرست كارهاي روزانه را به ميزان قابل قبولي از مسئوليت ها كاهش داديد، زمان برنامه ريزي فرا مي رسد. 2-3- برنامه ريزي برنامه ريزي در زندگي شخصي و حرفه اي متفاوت از هم انجام مي شوند. در برنامه ريزي شخصي، برنامه ريزي از طريق هدفگذاري و ترسيم مسير دست يابي به اهداف انجام مي شود. در برنامه ريزي حرفه اي، برنامه ريزي پروژه محور است. برنامه ريزي پروژه بايد از طريق نرم افزارهاي برنامه ريزي رسمي انجام شود. روش برنامه ريزي مناسب خود را انتخاب كنيد. از هر روش مانند انتخاب اهداف، برنامه ريزي رسمي يا غير رسمي كه استفاده كنيد چند نكته مهم را بايد به خاطر بسپاريد. ابتدا انتظارات خود را برآورد كنيد. به ياد داشته باشيد تعداد ساعات محدودي در يك روز وجود دارد. سعي نكنيد به نتايجي ماورأ قابليت هاي خود دست يابيد. دوم، مدت زماني را صرف خود كنيد. براي اينكه به حد اكثر عملكرد دست يابيد به زمان خواب و استراحت كافي نياز داريد. اقدام به اين عمل سخت تر از تصميم گرفتن براي انجام آن است. هنگام برنامه ريزي شما مي پنداريد كه به هيچ استراحتي نياز نداريد يا مي توانيد فقط چهار ساعت در روز بخوابيد. كار مداوم بدون استراحت سطح استرس را افزايش داده و سطح عملكرد را كاهش مي دهد. 2-4- نكات سودمند براي بهبود كيفيت وقت 2-4-1- از مزاحمت ها جلوگيري كنيد. همواره پذيراي بازديدكنندگان نباشيد. بازديدكنندگان مي توانند موجب به هم ريختگي شوند كه در نهايت منجر به كاهش بهره وري مي شود. با بستن در اتاق يا حذف ارتباط بصري مي توانيد به بازديدكننده بفهمانيد كه شما مشغول هستيد. هر روشي كه به كار مي بريد به خاطر بسپاريد كه نبايد هر بازديدي را بپذيريد. راه ديگر براي كاهش مزاحمت ها جواب

ندادن به تلفن است. تماس هاي تلفني مي توانند خيلي وقت گير باشند. تماس هاي تلفني قطار افكار را از حركت باز مي دارند. تماس هاي تلفني ممكن است شما را متعهد به انجام كارهايي كنند كه آمادگي آنها را نداريد. از خاموش كردن زنگ تلفن نترسيد. وقتي كارتان تمام شد پيغام هاي دريافتي را چك كنيد. 2-4-2- كنترل كنيد كارهايي را كه نياز داريد انجام دهيد مي دانيد. اين كار را در فهرست كارها يادداشت كنيد. كارهاي فهرست را اولويت بندي كنيد. با انجام اين عمل، شما مي توانيد روز خود را كنترل كنيد. شما ابزاري داريد كه مي توانيد از كارهاي غيرضروري جلوگيري كنيد يا كارهاي جديد را اولويت بندي كنيد. پيروي از اين رهنمودها اين تضمين را به دنبال دارد كه شما ابتدا مهمترين فعاليتها را انجام مي دهيد. هم چنين شما مي دانيد كه چه فعاليت هايي را انجام نداده ايد و مي توانيد آنها را به فهرست كارهاي فردا اضافه كنيد. 2-4-3- بر بهره ور بودن تأكيد كنيد نه مشغول بودن تمركز بر بهره وري كيفيت كار و عملكرد را افزايش مي دهد. تهيه يك فهرست اولويت بندي شده از كارها به شما كمك مي كند كه بهره ور باشيد. تمركز بر انجام مهمترين كارها در ابتدا، به شما كمك مي كند كه كار بيشتري انجام دهيد و آنها را سر وقت انجام دهيد. 2-4-4- سرعت خود را تنظيم كنيد مهم است كه خود را براي ميزان ساعاتي كه كار مي كنيد تنظيم كنيد. از خود بپرسيد كه با سرعتي كه كار مي كنيد مي توانيد ادامه دهيد. خود را با تعداد ساعات زياد كار خسته نكنيد. مديريت مؤثر زمان بايد اين امكان را فراهم آورد كه بتوانيد كارهاي مورد نياز را انجام دهيد بدون اينكه نياز باشد تعداد

ساعات زيادي را در دوره زماني بزرگتر مشغول باشيد. 3- مديريت زمان شخصي مديريت زمان شخصي بخش قابل ملاحظه اي از زمان روزانه را صرف مي كند. مهارتهاي مديريت زمان شخصي در عمل داراي اشكالاتي هستند. اولويت بندي اهداف شخصي مي تواند خيلي مشكل باشد زيرا بايد نسبت به فعاليت هاي اولويت دار، در دسته دوم از اهميت قرار گيرند. اين بخش به شما كمك مي كند كه اهداف شخصي خود را اولويت بندي كنيد بطوري كه در برنامه شما قرار گيرند. شما روش «فقط بگو نه» را ياد مي گيريد كه به شما در سبك كردن زمانبندي كمك مي كند. اين بخش هم چنين چگونگي ايجاد وقت براي فرزندان و ديگر افراد مهم براي شما را مورد بررسي قرار مي دهد. 3-1- فقط بگو «نه» در زندگي شخصي خود معمولاً با گفتن كلمه «نه» مشكل داريم. اين موضوع موجب بيشتر تناقضات در وقت ما مي شود. به خاطر اكراه طبيعي در گفتن نه، اغلب احساس تعهد نسبت به دوستان و خانواده خود داريم. آموزش به خود در استفاده از ابزار ارزشمند نه گفتن در تشخيص اهميت اولويت هاي شخصي ضروري است. چندين روش براي نه گفتن به صورت غيرمستقيم وجود دارد بطوري كه دوستان و خانواده خود را نرنجانيد. يك ذهن خلاق معمولاً قادر خواهد بود از شرايطي كه با اولويت موجود وي تناقض دارند خلاصي يابد. اما عذر و بهانه هميشه ضروري نيست. اشكالي ندارد كه با افراد رو راست بود و واقعيت را گفت. به افرادي كه تقاضاي اختصاص وقت را از شما دارند بگوييد كه شما مسئوليت هايي به عهده داريد كه امكان برآوردن تقاضاي آنها را فراهم نمي آورد. شما متعجب خواهيد شد كه مي بينيد كه

به چه سادگي روش مستقيم پذيرفته مي شود. 3-2- اهداف شخصي 3-2-1- هدفگذاري كنيد وقتي بتوانيد به صورت مؤثرتر «نه» بگوييد، وقت بيشتري براي تخصيص در دست يابي به اهداف شخصي خود داريد. اهداف، حوزه خيلي مهمي از مديريت زمان شخصي هستند. اهداف به ما كمك مي كنند كه از طريق ايجاد كار براي ما و اجازه تمركز بر تلاش هايمان، زندگي خود را سازماندهي كنيم. هنگام هدفگذاري خيلي مهم است آنها را واقعي و قابل دستيابي تعريف كنيم. با تنظيم اهداف از پيش، به خود اجازه مي دهيد كه يك مسير استراتژيك به سمت دستيابي به اهداف را برنامه ريزي كنيد. اهدافي تعريف كنيد كه به سادگي قابل دستيابي باشند. وقتي به اهداف تعريف شده رسيديد، براي هدفي كه مشكل تر است اقدام كنيد. اين فرايند را ادامه دهيد تا اينجا كه احساس كنيد كه اهداف شما نه آسان و نه دور از دسترس هستند. اين فرايند كند است اما به شما كمك مي كند كه ياد بگيريد چگونه به صورت موفقيت آميز به اهداف خود دست يابيد. نبايد انتظار داشته باشيد كه تمام انتظاراتتان يك شبه برآورده شوند چرا كه يك فرايند تدريجي است. 3-2-2- اهداف خود را اولويت بندي كنيد وقتي اهداف خود را تنظيم كرديد، بايد آنها را اولويت بندي كنيد. وقت گذاشتن و اولويت بندي اهداف در مديريت زمان شخصي مؤثر حياتي است. خيلي از ما از اين مرحله مي پريم اگر چه دوباره مجبور مي شويم كه برگرديم. اهداف را به صورت روشن تعريف كنيد و مشخص كنيد كه آنها چه هستند و چه اهميتي دارند. اهدافي كه اهميت كم دارند مي توانند به تعويق بيافتند. اجازه دهيد اقلامي كه به توجه بيشتر نياز

دارند ابتدا انجام شوند. شما مي توانيد يك فهرست از كارهايي كه بايد انجام دهيد تهيه كنيد و به هر يك از اقلام به نسبت اهميت عددي اختصاص دهيد يا اينكه فهرستي از اهداف اولويت بندي شده تهيه كنيد. پيتر دراكر مي گويد كه «انجام دادن كارهاي درست مهمتر از انجام درست كارهاست». اقتصاددان ايتاليايي، ويلفردو پارتو، قانوني در اولويت بندي دارد. قانون پارتو مي گويد كه تقريباً 80 درصد نتيجه مورد نظر از بيست درصد تلاش هايي حاصل مي شود كه انجام مي دهيم. براي اينكه كارهاي خود را به صورت مؤثر اولويت بندي كنيد، بايد بيست درصد مهم را جدا كنيد. وقتي كارهاي مهم تعيين شدند شما مي توانيد بر اقداماتي تمركز كنيد كه بيشترين نتيجه مورد نظر را حاصل مي كنند. هنگام تحليل چگونگي گذراندن اوقات خود (بخش 2-1) متوجه خواهيد شد كه خيلي از اوقات شما صرف كارهاي كوچك و ناچيز مي شود. به همين دليل توان شما صرف حوزه هاي اصلي و حياتي كه نيازمند تلاش بيشتر هستند نمي شود. قانون پارتو را براي اولويت بندي به كار بريد و خواهيد ديد كه زمان و اهداف تحقق يافته شما بيشتر خواهند شد. 3-3- تعلل وقتي زمان مناسب صرف هدفگذاري و اولويت بندي كرديد، مي توانيد كارهاي مورد نياز هر روز را تعيين كنيد. اگر كارها را در زمان موعد آنها انجام ندهيد غير مؤثر عمل كرده ايد. تعلل چيزي است كه اكثر ما با آن درگير هستيم. اغلب نمي توانيم به كل نتيجه مورد نظر دست يابيم زيرا به خاطر تعلل استرس به ما چيره مي شود. با تعداد زيادي از كارهاي انباشته شده بر روي هم، سخت است كه در انجام كارها تعلل نكنيم؛ خصوصاً براي كارهاي بزرگتر كه

به زمان بيشتر از آنچه كه شما داريد نياز دارند. وقتي با كار بزرگي روبرو مي شويد آن را به بخش هاي كوچكتر تقسيم كنيد. تقسيم كار به كارهاي كوچكتر اين امكان را فراهم مي آورد كه اجزاء كوچكتر را بدون اضطراب انجام دهيم. بزودي در خواهيد يافت كه با انجام كارهاي تقسيم شده، كل كار بزرگ انجام شده است. 3-4- مزاحمت كمال گرايي وقتي هدفگذاري و اولويت بندي كرديد، بايد از چندين مسئله فرعي كه بروز مي كنند جلوگيري كنيد. يكي از اين مسائل تمايل شخص به كمال گرا بودن است. اين نوع رويكرد مي تواند تأثير زيادي بر مديريت زمان شخصي داشته باشد. توجه غير ضروري به جزئيات باعث مي شود كه ديگر كارها را به تأخير بياندازيد. ناتواني در پاداش دادن به خودمان براي كارهايي كه انجام داده ايم مسئله ديگري است كه با آن روبرو هستيم. وقتي كاري را انجام داديد، شما بايد به خود پاداش دهيد. پاداش دادن به خود راهي براي ايجاد تعادل بين كار و تفريح است. اگر بتوانيم ياد بگيريم كه بين كار و تفريح تعادلي برقرار كنيم زندگي سالم تر و شاد تري خواهيم داشت. 3-5- وقت گذاشتن براي همسر زندگي شخصي شامل چندين حوزه متفاوت است كه بايد در نظر بگيريم. يكي از اين حوزه ها وقتي است كه با همسر خود مي گذرانيم. اين وجهي حياتي از مديريت زمان شخصي ماست زيرا خيلي از احساسات ما آن را ديكته مي كنند. افرادي كه وقت كافي براي همسرانشان تخصيص نمي دهند به خاطر دلايلي روابط خود را پرتنش درمي يابند كه مي شد از آنها جلوگيري كرد. اغلب همسر خود را در انتهاي فهرست اولويت قرار مي دهيم زيرا عادت كرده ايم فرض كنيم كه

به دليل برنامه فشرده كاري، همسر ما عذر ما را مي پذيرد. چندين روش براي افزايش مدت زمان بودن با همسر وجود دارد. اگر مدت زمان كافي با همسرتان نيستيد زمانهايي را براي تنها بودن با وي تخصيص دهيد و با هم براي تماشاي فيلم يا صرف شام بيرون برويد. روش ديگر رفتن به خريد با يكديگر است. 3-6- كارهاي مربوط به خانه هر خانه تعداد زيادي كارهاي متفاوت دارد كه بايد انجام شوند. اين مسئوليت ها مي توانند بار زيادي بر ما وارد كنند اگر برنامه ريزي نشوند. با تعداد بسياري از اولويت ها در زندگي پيچيده امروزي، بيشتر مردم نمي توانند وقت اضافه براي انجام كارهاي خانه پيدا كنند. از آنجايي كه خود نمي توانيد همه اين كارها را انجام دهيد، اگر امكان داشته باشد آنها را به فرزندانتان تفويض كنيد. 3-7- وقت گذاشتن براي فرزندان همه قبول دارند كه قراردادن فرزندان در اولويت هاي بالا هميشه ساده نيست. فرزندان وقت قابل ملاحظه اي از شما مي گيرند و لازم است كه ديگر اولويت ها را همراه با اين موضوع برنامه ريزي كنيد. مي توانيم وقت خود را با فرزندان بگذرانيم در حاليكه به اتفاق آنها كارهاي خانه را انجام مي دهيم. بچه ها از مسئوليت لذت مي برند و قادرند كه برخي كارهاي خانه را انجام دهند. خيلي از مسئوليت هاي داخل و خارج از خانه وجود دارد كه شما به عنوان يك خانواده مي توانيد آنها را با هم انجام دهيد در حالي كه با هم هستيد. انجام برخي از كارهاي خانه توسط فرزندان، استرس شما را كاهش مي دهد. تفويض مسئوليت به فرزندان در سنين كودكي براي آنها سودمند است و مهارتهاي مديريتي آنها را براي سال هاي بعد افزايش

مي دهد. نقش شما به عنوان يكي از والدين فرزندان، فشار روحي و جسمي در مراقبت از آنها را به دنبال دارد. شما بايد به اتفاق فرزندان به گونه اي برنامه ريزي كنيد كه اين زمانها به حداقل برسند. شما مي توانيد به فرزندان خود توضيح دهيد كه بايد كارها و برنامه هايي را انجام دهيد و انجام ندادن آنها باعث مي شود كه به اهداف خود نرسيد. فرزندان خيلي اهميت دارند ولي بايد به حجم ديگر كارها و مسئوليت ها توجه داشته باشيد. 3-8- مديريت ميز كار آخرين و مهمترين وجه مديريت زمان شخصي كه مورد بحث قرار مي گيرد مديريت امور دفتري شخصي است. ميز كار مهمترين چيزي است كه همواره بايد روزآمد نگاه داشته شود. براي موفق بودن، اين موضوع بايد جزو اولويت هاي بالاي شما قرار گيرد. بدين منظور ابتدا بايد ميز خود را سازماندهي كنيد. با داشتن يك ميز مرتب و تميز شما مي توانيد بهتر كارهاي انجام نشده خود را پيدا كنيد. وقتي كاغذهاي شما مرتب شده باشند مي توانيد كارهاي مربوط به آنها را به بخش هاي كوچكتر تقسيم كرده و جداگانه هريك را انجام دهيد. روشي كه اتاق كار خود را براساس نيازها ترتيب مي دهيد كليد خبره شدن در انجام كارهايتان است. حتي اگر نيازهاي شما در پايين ترين حد لازم باشند، اقلام خاصي وجود دارند كه به موفقيت شما كمك مي كنند. اول بايد بدانيد كه به چه مقدار فضا براي بايگاني و ذخيره احتياج داريد. نبايد اسناد و مدارك را روي هم بر روي ميز انباشته كنيد چرا كه باعث مي شود نتوانيد به كارهاي مالي و دفتري خود در زمان لازم بپردازيد. از ميزهاي داراي چند كشو و فايل هاي

بايگاني مي توانيد استفاده كنيد. متخصصين اعتقاد دارند كه بايد از يك صندلي مناسب استفاده كرد. نوع صندلي انتخابي بايد بگونه اي باشد كه به شكل مناسب درآن جاي گيريد. يك صندلي خوب طراحي شده بايد قابليت تنظيم داشته باشد بگونه اي كه با اندام شما تطابق يابد و اين امكان را فراهم آورد كه هنگام كار كردن موقعيت راحتي داشته باشيد. پس از تنظيم، بايد پشت شما را نگه دارد و فشار وارده بر شانه ها، گردن و دستها را كاهش دهد. مطمئناً در اين شرايط شما بهتر مي توانيد بر كار خود تمركز كنيد. بيشتر ما به ميزان روشنايي اطراف خود توجه نمي كنيم. روشنايي مناسب، كارايي را بالا مي برد. سطح متفاوتي از روشنايي براي كارهاي متفاوت لازم است. هنگام خواندن مدارك و نامه ها نور بايد به قدر كافي باشد تا به چشمان خود فشار وارد نكنيد. اما هنگام كار با كامپيوتر نور بايد به قدري باشد كه انعكاس ها و درخشندگي ها به حداقل برسند. ابزار غير فني زيادي وجود دارند كه مي توانيد در زندگي شخصي از آنها استفاده كنيد. از يك تقويم ديواري با جدول بندي درشت استفاده كنيد. بدين شكل مي توانيد كل روزهاي ماه را ببينيد. حتماً دفترچه تلفن داشته باشيد. از نرم افزارهاي كامپيوتري نيز مي توانيد استفاده كنيد. 4- مديريت زمان و كسب وكار محيط كسب و كار امروز را مي توان با رقابت شديد و سخت آن توصيف كرد. در هر ثانيه از روز اختراعات جديدي صورت مي پذيرد و روش هاي سنتي، طول عمر كوتاهتري پيدا مي كنند. خبر تازه امروز، يك خبر قديمي در فردا محسوب مي شود و كساني كه با تغييرات پيش نروند عقب خواهند ماند. شما بايد از

تمام منابع موجود خود استفاده كنيد تا با زمان پيش رويد. بزرگترين مانع موفقيت در اين بازار، زمان است. با ساعات نامحدود روزانه مي توانستيم سرعت كار را به اندازه رضايت بخش پايين بياوريم. متأسفانه زمان چيزي است كه بشر نمي تواند آن را كنترل كند. به خاطر اين شرايط غيرقابل كنترل، بايد با زمان كار كنيم. درك محدوديت هاي حاصل از زمان و منافع مديريت زمان كمك مي كند با زمان كار كنيم نه اينكه در مقابل آن قرار گيريم. روشي كه شما زمان خود را استفاده مي كنيد تعيين كننده موفقيت شماست. با اين حال، فلسفه مديريت زمان از فردي به فرد ديگر متفاوت است و مديريت زمان براي شما بايد بگونه اي باشد كه با كار شما مطابقت داشته باشد. در اين بخش رهنمودهايي ارائه مي كنيم كه به شما در شروع سفر در مديريت مؤثر زمان كمك خواهند كرد. اين رهنمودها را به دقت بخوانيد و آنها را بگونه اي تطبيق دهيد كه نياز شما را برآورده كنند. 4-1- مديريت زمان در كار رهنمودهاي كلي كه قبلاً گفته شد مي توانند در محل كار شما به كار روند. اين رهنمودها مواردي شامل تحليل روش گذراندن وقت، اولويت بندي فعاليت ها و برنامه ريزي است. 4-2- كار درست را در زمان درست انجام دهيد حتي با مديريت مؤثر زمان هم در خواهيد يافت كه هميشه نمي توان هر كاري را سر وقت انجام داد. اما كارهايي وجود دارند كه بايد سر وقت انجام شوند و كارهايي نيز هستند كه مي توان به تأخير انداخت. بر اساس رهنمودهاي عمومي مديريت زمان، يك فهرست اولويت بندي شده از كارها بايد تهيه كنيد. در سراسر روز كارهايي از فهرست را انجام دهيد

كه بيشترين اولويت را دارند. اين كار خيلي ساده است و به يك متدولوژي خاص نياز ندارد در حالي كه خيلي از ما كار درست را در زمان درست انجام نمي دهيم. انجام كارها براساس اولويت كمك مي كند كه كارها را خوب مديريت كنيد. 4-3- قبل از ترك دفتر فهرست كارهاي فردا را مرور كنيد فهرست كار را بررسي كنيد و كارهاي انجام نشده را تعيين كنيد. كارهاي انجام شده را پاك كنيد و كارهاي انجام نشده را اولويت بندي كنيد. هنگام اولويت بندي موضوعات اصلي، كارهايي كه قرار است فردا انجام دهيد را مرور كنيد. براي مثال، اگر فاز دوم پروژه در دست را آغاز مي كنيد مستندات تعريف آن فاز را مطالعه كنيد. اين كار باعث مي شود اقداماتي را كه براي فاز دوم بايد انجام دهيد بياد آوريد. اگر با چند نفر كار مي كنيد، با آنها در مورد كار فردا صحبت كنيد و مطمئن شويد كه هريك مي دانند فردا چه كاري بايد انجام دهند. 4-4- ساعات اوج كاري خود را پيدا كنيد با استفاده از رهنمودهاي ارائه شده در بخش 2، تعيين كنيد كه در ساعات مختلف روز چه احساسي داريد. اين تمام تحقيقي است كه نياز داريد تا بتوانيد ساعات اوج كاري خود را پيدا كنيد. ساعاتي كه بيشترين انرژي را داشته ايد، انگيزش بالا داشته ايد و تماماً متمركز به كارتان بوده ايد را بشماريد. اين ساعات زماني هستند كه در آن بايد مشكل ترين كارهايتان را انجام دهيد. از مزاياي ساعت اوج كاري استفاده كنيد. 4-5- از جلسات حداكثر استفاده را ببريد براي برگزاري جلسه چهار نكته را بايد در نظر بگيريد. اولين نكته اين است كه جلسه

را هنگامي برگزار كنيد موضوع آن اتفاق افتاده باشد. جلسات دوره اي اغلب نياز نيست اما اگر اين زمان را تخصيص دهيد با بحث هاي مختلف پر مي شود. بنابراين جلسات را براساس نياز تشكيل دهيد نه براساس قاعده. دومين رهنمود براي تشكيل جلسه تنظيم دستور جلسه است. دستور جلسه بايد هدف جلسه و حوزه بحث را نشان دهد. حوزه هاي بحث بايد اولويت بندي شوند. جلسات ساخت يافته افراد را بر موضوع مورد بررسي متمركز مي كنند. اين كار منجر به جلسات كوتاه تر و پربارتر مي شود. توزيع دستور جلسه در زمان مناسبي پيش از تشكيل جلسه، به افراد اين امكان را مي دهد كه خود را براي جلسه آماده كنند. اين اقدامات باعث مي شود كه جلسات شما مؤثرتر و آموزنده تر شوند. سومين رهنمود براي تشكيل جلسات تنظيم دقيق زمان جلسه است. ساعت تشكيل جلسه تأثير زيادي بر خروجي جلسه خواهد داشت. براي مثال، اگر شما مي دانيد كه افرادي در جلسه هستند كه تمايل دارند جلسه را بيش از زمان در نظر گرفته شده ادامه دهند، زمان جلسه را براي پيش از نهار يا براي ساعت پاياني روز تنظيم كنيد. اين باعث مي شود افراد انگيزه بيشتري براي تمركز و توجه داشته باشند. نكته چهارم اين است كه جلسات را در ساعات غيرمعمول برگزار كنيد اگر با تأخير و كندي روبرو مي شويد. 4-6- به صورت مؤثر تفويض كنيد تفويض زمان بيشتري ايجاد مي كند. اما اين كار هميشه به سادگي قابل انجام نيست. در حقيقت خيلي از افراد با تفويض كارها مشكل دارند. اين به چند دليل رخ مي دهد. گاهي اوقات توضيح انجام يك كار به فرد ديگر بيش از انجام كار توسط خود طول

مي كشد. اما اگر آينده نگر باشيد متوجه مي شويد كه اگر يك وقت اضافي صرف كنيد مي توانيد در آينده نيز كار مورد نظر را تفويض كنيد. دليل ديگر عدم تفويض كمال گرايي است. وقتي تفويض مي كنيد به افراد اجازه مي دهيد كه اشتباه كنند. اگر شما تحمل تصحيح اشتباهات را داشته باشيد آنگاه افراد بيشتري ياد مي گيرند كه كار مورد تفويض را به صورت مناسب انجام دهند. دليل آخر عدم تفويض ترس از كاهش قدرت است. اين وجه از تفويض چيزي است كه همه ما با آن روبرو خواهيم بود. به چيزي كه از تفويض بدست مي آوريد فكر كنيد نه به چيزي كه از دست مي دهيد. وقتي توانستيد بر ترس هاي خود از تفويض كردن غلبه كنيد بايد ياد بگيريد كه چگونه به صورت اثربخش تفويض كنيد. ابتدا تعيين كنيد كه چه چيزي بايد تفويض شود. به فهرست اولويت بندي شده كارها نگاه كنيد. اين فهرست در تعيين كارهاي نيازمند تفويض كمك مي كند. سپس افراد توانا و مشتاق انجام كار انتخاب شده براي تفويض را انتخاب كنيد. بياد داشته باشيد كه كل كار را تفويض كنيد. كار و چيزي كه مورد انتظار است را توضيح دهيد. قدم بعدي اين است كه اجازه دهيد فرد كار را انجام دهد. كار را در زمانهاي از پيش تعيين شده مورد بررسي قرار دهيد. دائماً بالا سر كار نايستيد زيرا اين كار فقط عملكرد را كاهش مي دهد. 4-7- ميز خود را مرتب كنيد فردي كه روي ميز شلوغ و درهم برهم كار مي كند به طور متوسط روزي يك ساعت و نيم دنبال چيزهاي خود روي ميز مي گردد. عامل اصلي به هم ريختگي روي ميز، كاغذ

است. كاغذها بايد دسته بندي و بايگاني شوند، يا به ديگر همكاران مربوط داده شوند يا دور ريخته شوند. نيازي نيست كه انبوهي از كاغذ به مدت نامحدود روي ميز باشد. بعد از مرتب كردن روي ميز به سراغ كشوها برويد. مرتب كردن ميز كافي نيست، هر روز آن را تميز كنيد. مرتب نگهداشتن ميز هفت ساعت و نيم به هفته كاري اضافه مي كند. 4-8- روش ها را مناسب خود تطبيق دهيد توجه به اين نكته مهم است كه رهنمودهاي ارائه شده در اين مقاله كلي هستند. اين رهنمودها نقطه شروعي براي توسعه سيستم مديريت زمان است. براي مديريت موفق زمان، بايد يك سيستم مديريت زمان مناسب خود طراحي كنيد.  منبع: www.mgtsolution.com{beginslide id="133" title="براي مشاهده متن انگليسي مرتبط به صورت كشويي اينجا را كليك فرمائيد"} Time management Developing time management skills is a journeythat may begin with this Guide, but needs practice and other guidance along the way. One goal is to help yourself become aware of how you use your timeas one resource in organizing, prioritizing, and succeeding in your studiesin the context of competing activities of friends, work, family, etc.First:  try our exercise in time management Strategies on using time: Develop blocks of study timeAbout 50 minutes? How long does it take for you to become restless?Some learners need more frequent breaks for a variety of reasonsMore difficult material may also require more frequent breaks Schedule weekly reviews and updates Prioritize assignmentsWhen studying, get in the habit of beginning with the most difficult subject or task Develop alternative study places free from distractionsto maximize concentration

Use your time wiselyThink of times when you can study "bits" as when walking, riding the bus, etc. Review studies and readings just before class Review lecture material immediately after class(Forgetting is greatest within 24 hours without review) Schedule time for critical course eventsPapers, presentations, tests, etc. Try the University of Minnesota's Assignment Calculator Develop criteria for adjusting your scheduleto meet both your academic and non-academic needs Effective aids: Create a simple "To Do" listThis simple program will help you identify a few items, the reason for doing them, a timeline for getting them done, and then printing this simple list and posting it for reminders. Daily/weekly plannerWrite down appointments, classes, and meetings on a chronological log book or chart. If you are more visual, sketch out your scheduleFirst thing in the morning, check what's ahead for the dayalways go to sleep knowing you're prepared for tomorrow Long term plannerUse a monthly chart so that you can plan ahead.Long term planners will also serve as a reminder to constructively plan time for yourself لطفاً نظرات و پيشنهادات خود را   با مديريت سايت از طريق پست الكترونيكي؛

مديريت زمان و اهميت آن در كتابداري

... Time management مديريت زمان بر دو نكته مهم تاكيد دارد. اول افزايش كارايي و ديگري كارآمد بودن در دوره زماني محدود چكيدهامروزه كه همزمان با افزايش نيازهاي اطلاعاتي و تقاضاهاي فني، با كاهش سرمايه و نيروي انساني مواجه هستيم، برنامه ريزان در كنار مديريت بودجه، مديريت نيروي انساني، مديريت توليد و ... ، مديريت زمان را نيز مورد توجه قرار داده اند مقاله حاضر بر آن است

تا جنبه هاي مختلف مديريت زمان و كاربرد آنها در حرفه كتابداري و اطلاع رساني را بررسي كند.  كليد واژه ها: مديريت زمان، Time management مقدمهمديريت زمان بر دو نكته مهم تاكيد دارد. اول افزايش كارايي و ديگري كارآمد بودن در دوره زماني محدود. اين دو مقوله تفاوت هايي نيز با هم دارند. به اين صورت كه كارآيي به معني انجام درست يك كار است، در صورتي كه كارآمد بودن به معناي انجام كار درست است. به عبارت ديگر كارآيي به معني يافتن بهترين راه براي انجام كاري خاص بوده و كارآمدي يا تاثيرگذاري به مفهوم درنظرگرفتن يك سلسله وظايف، اولويت بندي و انتخاب مهمترين آنهاست. اين دو از اصول مديريت است كه كتابداران نيز بايد همواره مدنظر داشته باشند.از آنجا كه كتابخانه ها موسساتي انعطاف پذير هستند و اكثر مراجعان آن نيز پيش بيني نشده و داراي نيازهاي متنوعي هستند، لذا چالش هاي مديريتي در اين حرفه ايجاد مي شود كه در حرفه هاي ديگري كه زمان و ارباب رجوع جزء يك جدول از پيش تعيين شده اند كمتر مشكل ساز است، از اين رو كه اين چالش ها مي تواند ناكامي را افزايش داده و موجب كاهش رضايت از طرز كار شوند انتخاب راهكارهاي مناسب براي مديريت زمان مي تواند زندگي حرفه اي را با افزايش بهره وري، پربارتر سازد.آيا كتابخانه ها مي توانند بدون هيچ افزايشي در امكانات - و در بسياري از موارد با كاهش آن - خدمات كارآمدتر و موثرتري را ارائه دهند؟پاسخ اين پرسش استفاده بهينه از زمان است. مديريت زمان هم براي اشخاص و هم براي سازمان ها سودمند

است، به اين شكل كه از سويي تجربه هاي مثبت در اين زمينه احساس اعتماد به نفس اشخاص را افزايش مي دهد و از سويي ديگر هم سازمان ها از افزايش بهره وري و خدمات سود مي برند. اين يك خودگرداني نيروبخش است كه مي تواند تا حدود زيادي نيازهاي جاري و آينده استفاده كنندگان را برآورده سازد و ارزشمندي زمان محدود را افزايش داده آنرا پربارتر سازد. لذا كتابداران نيز بايد محيط ها و شرايط را به خوبي تحليل نموده و شايسته ترين اولويت ها را انتخاب كنند. راهكارهاي مديريت زماندر مقابل صرف وقت براي كارهاي مفيد، سپري شدن زمان براي كارهاي بي اهميت نيز وجود دارد كه از آن به هدر رفتن وقت ياد مي شود. البته منظور از كارهاي بي اهميت كارهاي عبث نيست بلكه ميز ان اهميت آنها نسبت به انجام دهنده آنها سنجيده مي شود. برخي از كارها جزء امور روزمره و غيرقابل چشم پوشي مي باشند، اما انجام آنها نياز به تخصص زيادي ندارد و اگر متخصصان به انجام اين امور بپردازند، زمان مفيدي را كه مي تواند صرف امور مهمتر و بنيادي تر شود از دست خواهند داد. ممكن است اين مدت زمان هدر رفته درصد قابل توجهي را شامل شود كه بايد سنجيده شده و عوامل موثر بر اين اتلاف وقت كشف شود. همه كتابداران به ويژه در رده هاي مديريتي با استفاده از ترفندهاي مديريت زمان كه به طور خلاصه؛ اولويت بندي، در نظرگرفتن اهداف و تفويض اختيارات مي باشد، مي توانند اوقات خود را به خوبي اداره كنند.پژوهشگران مختلف با استفاده از روش پرسشنامه و

مشاهده عوامل مهم اتلاف وقت را شناسايي كرده و آنها را به صورت زير معرفي كرده اند:   3. تماسهاي تلفني  2. تخمين غيرواقعي زمان 1. جلسات   6.اطلاعات ناكافي، نادرست و با تاخير  5. ناتواني در گفتن نه. 4. ملاقات هاي سرزده  9. ميز به هم ريخته و فقدان نظم شخصي 8. فقدان يا عدم وضوح  ارتباط  با ساختارها 7. بحرانهاي(شخصي و اداري)      اگر اشخاص و سازمانها اين عوامل را شناسايي كرده و آنها را بسنجند مي توانند درصد معناداري از زمان را ذخيره نموده و در مدت زمان مشابه كار بيشتري را انجام دهند. به طور كلي تدابيري براي كنترل بهينه زمان وجود دارد كه با به كار بستن آنها مي توان عوامل هدردهنده را تحت كنترل خود درآورده، موجب بهره برداري هرچه بيشتر از زمان شد. اين تدابير عبارتند از:1. ماشيني كردن سيستم هاكتابخانه ها فعاليت هاي متنوع و بسياري را تحت پوشش خود دارند كه با مرور زمان بر حجم و نوع فعاليتها افزوده مي شود. لذا كنترل اين امور به روش دستي بسيار وقت گير و طاقت فرساست. ماشيني كردن و رعايت اصول مكانيزه در بسياري از امور مي تواند مددكار كتابداران بوده و ميزان زيادي از وقت آنها را جهت رسيدگي به امور تخصصي تر ذخيره كند. اما الكترونيكي كردن هم بايست همراه با شرايطي باشد كه در صورت تحقق آنها، هدف مورد نظر به انجام مي رسد. شرط اول اينكه هر سيستم تازه اي به عنوان مكمل، به آموزش نياز دارد. ماشيني كردن در بخشهاي خدمات فني و عمومي كاركردهاي عمده اي دارد. لذا آموزش مداوم

كارمندان و مراجعان علاوه بر افزايش مهارت در به كارگيري از اين سيستم ها براي كتابدار، باعث كاهش مراجعه ارباب رجوع براي مسائل ابتدايي به او نيز شده و زمان مفيدي را براي آنها ذخيره مي كند. دومين شرط تاثيرگذاري مكانيزه كردن اطمينان به صحت كار ماشين است لذا اگر كتابداران در كنار سيستم ماشيني، بازهم از روشهاي دستي براي تكميل كار خود استفاده كنند، در اين صورت ماشيني سازي هم مي تواند به يكي از عوامل  اتلاف وقت تبديل شود. بنابراين سلامت سيستم ها عامل مهمي براي رسيدن به اين هدف مي باشد.2. جلساتجلسات و كميته هاي كاري جزء برنامه هاي مديريتي است كه با هدف بهره دهي و بهره وري تشكيل مي گردد. اما ناديده گرفتن برخي از عوامل باعث مي شود كه تشكيل جلسات به عنوان يكي از عوامل اتلاف وقت شناخته شوند. در عين حال براي ايجاد وضعيتي كه جلسات نيز تا حد امكان كارآمد و كارآ برگزار شوند ترفندهايي وجود دارد:الف. تيم هاي جلساتي مشخص بوده و حتي المقدور در زمينه تخصص برگزار شود.ب. جلسات از پيش برنامه ريزي شده و موضوعات آن مشخص شود.ج. افراد تيم را بايست پيشاپيش از صورت جلسه مطلع ساخت.د. جلسات در زمان معين آغاز شده و پايان پذيرد.ه. بر مواد صورت جلسه متمركز شده و اهداف، كاملا در نظر گرفته شود.و. زمان و موضوع جلسه بعد مشخص شده و يادداشت گردد.با مديريت دقيق جلسات مي توان مقدار زمان صرف شده در جلسات را كاهش داد و در عين حال توانمندي بالقوه اش را جهت نيل هرچه سريعتر به اهداف افزايش داد.3. تفويض وظايفاز آنجايي

كه امور غيرتخصصي يا كم اهميت زمان زيادي از وقت كتابدار متخصص را به خود مشغول مي دارد، لذا اين مشكل با عبارت "بيشترين كوشش و تخمين زمان غير واقع گرايانه" مطرح مي شود، چرا كه اين امور در تخمين زمان ناديده گرفته مي شوند و در نهايت، شخص براي رسيدن به هدف خود دچار كسري وقت مي گردد. مديران مي توانند بسياري از امور خود را به زيردستان يا افراد ماهر ديگر انتقال دهند يا حتي با آموزش ديگران و واگذاري برخي از امور به ديگران، فرصت بيشتري جهت انجام فعاليت هاي حرفه اي داشته باشند. اين انتقال وظايف منفعتي دوسويه هم براي مدير و هم براي زيردستان به دنبال دارد. به اين نحو كه با درگير كردن اعضاي زيردست در امور و انتقال مهارت هايشان به ايشان ظرفيت هاي كاري آنان را افزايش داده و از سويي ديگر مدير مجال مي يابد تا به اولويت هاي بالاتر رسيدگي كرده و بهره دهي سازمان را افزايش دهد. از اين رو تفويض وظايف، ابزاري قوي جهت رشد شخصي و حرفه اي گروه هاست. از آنجايي كه وقفه هايي از قبيل تماس هاي تلفني و ملاقات كنندگان سرزده (بدون هماهنگي از قبل) از عوامل تلف كننده وقت شناخته مي شوند تفويض وظايف، اين امور را نيز مي تواند شامل شود و وي بايد اين وقفه ها را مديريت كند و به اين ترتيب بسياري از اين انقطاع ها مي تواند كنترل شده يا در زماني مقتضي برنامه ريزي شوند.4. آموزش مداومبراساس قانون پنجم رانگاناتان كه مي گويد: "كتابخانه اندام واره است زنده و پويا" همگي آگاهيم

كه اين اندام واره پويا هر روزه با مسائلي تازه رودر روست لذا بكارگيري و استفاده از آنها مستلزم آموزش است اين آموزش دوسويه است از سويي براي كتابداران و از سويي ديگر براي مراجعان.همگام با تمام تغييرات، كتابداران بايد به دانسته هاي خود بيافزايند و گام به گام با تحولات روز پيش روند و خود نيز اشاعه دهنده اطلاعات باشند تا مراجعان هم، با فراگيري آنها تا حد زياد خودكفا شده و اموري از قبيل جستجو كردن، يافتن اطلاعات در مخزن و استفاده از منابع مختلف اطلاعاتي را بدون اتكاي به كتابدار انجام دهند. البته اينها مستلزم آموزش مداوم در دوره هاي زماني خاص مانند قبل از شروع ترم يا يك دوره كاري است كه بايد در كتابخانه هاي مختلف به انجام رسد. تهيه راهنماي مخزن و همچنين شيوه هاي استفاده از منابع و تجهيزات و روش هاي جستجوي اطلاعات نيز خود در زمره آموزش به صورت كتبي مي باشد كه مي تواند از مراجعه مستقيم مراجعان براي امور غير تخصصي به كتابدار كاسته، و در نتيجه زمان ذخيره شده كتابدار را براي رسيدگي به امور تخصصي افزايش دهد.5. ايجاد نظم شخصي و كاريمسائل مربوط به كتابخانه تنوع بسياري دارد و امور زيادي را شامل مي شود، هر شخص، علاوه بر تخصصي كردن امور، در حيطه كاري خود نيز بايد از نظمي مدون تبعيت كند. ايجاد نظم در امور به چندين صورت مي تواند يار كتابدار در انجام امور محوله باشد. اول اينكه شخص در پي يافتن هرچيزي به آساني به آنها دست يابد و نيازي به جستن با مدت طولاني نداشته باشد. ديگر

اينكه امور آنقدر واضح و روشن باشند كه ديگران هم بتوانند در نبود فرد برخي از كارهاي او را به انجام رسانند و از انبارشدن كارها جلوگيري كنند.6. اولويت بندي امورتكاليف، دستورالعمل هايي هستند كه اهداف بلندمدت و كوتاه مدت مسئولين را مشخص مي كنند. اين اساس نامه جزء اصلي مديريت زمان نيز بوده كه ديد وسيعي از امور را بدست مي دهد تا اشخاص اولويت هاي خويش را انتخاب كرده، آنها را به ذهن سپرده، و در موردشان برنامه ريزي كنند و در پايان آن چيزي را انجام دهند كه بيشترين اهميت را دارد. استيفن كاوي[1] در كتاب خود ماتريسي در چهار مربع را براي دسته بندي كارهاي روزانه ارائه مي دهد:  مربع IIغيرفوري / مهم مربع Iفوري / مهم مربع IVغيرفوري / غير مهم مربع IIIفوري / غيرمهم     الگوي كاوي از ابزارهاي مهم براي مديريت زمان است كه به برقراري اولويت ها و ايجاد رضايتمندي از فعاليت هايي تاكيد دارد كه در مديريت زمان بسيار مهم است. داشتن بيانيه اي مدون، ايجاد اهداف و طرح ريزي براساس اين اولويت ها مي تواند به مردم كمك كند تا انتخاب درستي در مديريت زمان خويش داشته باشند. ويژگي هر يك از مربع ها به شرح زير است:مربع Iاين مربع امور فوري و مهم را تحت پوشش دارد كه شخص را دچار بحران هاي ذهني مي كند و متاسفانه بيشتر مردم زمان زيادي از وقت خويش را در امور مربوط به مربع I سپري مي كنند. اين مربع معمولا اموري را در برمي گيرد كه از ناتواني كتابدار در گفتن "نه" ايجاد مي شوند

يا تماس هاي تلفني يا حضوري را شامل مي شود كه كتابدار مسئول يا متخصص بايد به ديگران واگذار نمايد.مربع IIبراي متخصصان اين مربع بهترين جايگاه براي گذراندن وقت است چرا كه اين فعاليت ها امور مهم و موثري هستند كه بر اولويت ها تاثيرگذار است. هدف مديريتي مربع II اداره موثر زندگي است كه به ضرورت، به اندازه فوريت، بها داده مي شود و بر آن متمركز مي گردد. لذا اشخاص زندگي خود را بر طبق فعاليت هايي كه برايشان پرمعني و ارزشمند است، تنظيم مي نمايند. در اين مربع مردم كوشش هاي آگاهانه خود را صرف اهداف مهم كرده و از زمان خويش به خوبي استفاده مي كنند از اين رو برنامه ريزي هاي طولاني مدت را مد نظر قرار مي دهند.مربع IIIبسياري از مردم نيز زمان زيادي از وقت خود را در امور غير مهم اما فوري مي گذرانند، چرا كه به اشتباه فكر مي كنند كليه امور فوري، مهم هستند. برخي از مكالمات تلفني مي تواند در اين گروه جاي گيرد.مربع IVهيچيك از فعاليت هاي مربع IV نه مهم هستند و نه فوري، در حاليكه برخي به آساني مدت زمان زيادي را به آنها مي پردازند. نتيجه گيريامور بسياري وجود دارند كه لازم است يك كتابدار متخصص آنها را تجربه كند، اما درگيري هاي متداول و روزمره، آنها را از رسيدگي به اين امور باز مي دارد. كتابداران بايستي خود را با تكنيكهاي پيشنهاد شده وفق دهند و با توجه به شرايط، موقعيت خود را به نحو مناسب تغيير دهند. استراتژي هاي نامبرده، تنها مثالي از تكنيك هاي ممكن براي مديريت

زمان به نحو موثر است. اگرچه كتابداران مشكلات متداول و مشابهي دارند اما اين تدابير تنها به عنوان يك نمونه از خط مشي مطرح شده است. از آنجائيكه هر كتابدار منحصر به فرد است لذا خود بايد تصميم بگيرد كه كدام روش بيشترين استفاده از زمان را برايش خواهد داشت.شناسايي عوامل هدر دهنده زمان و دقت در انتخاب راهكارهاي شايسته مي تواند به كتابداران كمك كند تا ارزش زمان خود را بالابرده و رضايتمندي كتابخانه را تامين كنند.منابع1.هفت عادت مردمان موثر/ استيفن كاوي.- تهران: هامون، 1376 2.Time management for library professionals/ Lisa C. Peterson. School of Information and library Science University of North Carolina at Chepel Hill. http://alexia.lis.uiuc.edu/review.old/5/peterson.pdf

طرح مطالعاتي مديريت زمان

... Time management بهينه سازي سيستم شركت آبفاي تهران به منظور بهره گيري بهينه از وقت مديران محوري مورد مطالعه؛ پروژه بهينه سازي مديريت زمان در شركت آب و فاضلاب استان تهران اهداف كلان پروژه عبارت است از:ارائه طريق جهت بهينه سازي سيستم شركت آبفاي تهران به منظور بهره گيري بهينه از وقت مديران محوري شركتاهداف خرد پروژه عبارتند از:1- ارائه مدل مناسب براي بهينه سازي مديريت زمان ميان مديران محوري شركت 2- شناخت عوامل عوامل سيستمي موثر در اتلاف وقت مديران محوري شركت3- شناخت عوامل فردي موثر در اتلاف وقت مديران محوري شركت4- تجزيه و تحليل يافته ها و ارائه راه حل هاي كلان و خرد براي رفع موانع استفاده بهينه از زمان5- تدوين برنامه اجرائي پياده سازي نتايج پروژه در شركت شامل سه مرحله : الف: انجماد زدائي و فرهنگ سازي براي وضعيت جديد مديريت زمانب  :  ايجاد تغيير و اجراي نتايج پروژهج   :  انجماد

مجدد و تثبيت وضعيت جديد مديريت زمان شناسايي و اولويت بندي عوامل اتلاف وقت مديران در نهايت از تلفيق نتايج تجزيه و تحليل پرسشنامه و مصاحبه ها و نظرات شوراي خبرگان، فهرست كامل عوامل به دست آمد. اين عوامل را بر دو مبنا مي توان تقسيم بندي كرد: 1- كلان يا خرد بودن عوامل 2- چهار گروه اصلي شامل :- عوامل مربوط به فرهنگ سازماني- عوامل مربوط به ساختار سازمان- عوامل مربوط به منابع انساني- عوامل مربوط به مديرت عوامل كلان و خرد اتلاف وقت مديران منظور از عوامل كلان ، مواردي هستند كه تغيير يا كنترل آنها بدست شخص مدير نيست و به كل سيستم مربوط مي شود ( مثال : شفاف سازي سيستم و فرآيند هاي كاري) . ليكن عوامل خرد ، از آن دسته اند كه تغيير يا كنترل آنها تقريبا به طور كامل در دست شخص مدير است. ( مثال : انجام كارها در دقيقه 90) جدول شماره 1- الويت بندي عوامل كلان اتلاف وقت 1- ضعف فرهنگ سازماني متناسب با استفاده بهينه از زمان2- نبود آموزش فنون مديريت زمان براي مديران3- ضعف در ميزان شايسته سالاري مديران4- وجود نيروي انساني مازاد در شركت5- مشكلات طراحي ساختار سازماني 6- شفاف نبودن سيستم و فرآيند كاري7- پيچيدگي هاي اداري بدليل اشكالهاي آيين نامه و دستور العمل8- ضعف سيستم ارزيابي عملكرد سازماني و مديران 9- ضعف فرهنگ كار گروهي10- كافي نبودن ميزان انگيزش كاركنان11- كمبود نيروي انساني شايسته و توانمند جهت بر عهده گرفتن اختيارات12- صرف وقت براي برنامه هاي جنبي از قبيل ( شركت در مراسم اختتاميه ، افتتاحيه ، ختم ،...)13-

تاكيد بر بايگاني تمام مكاتبات و نسخه هايي كه بايستي از هر برنامه تهيه شود14- كافي نبودن تمركز در سياستگزاري و عدم تمركز در اجرا جدول شماره 2- الويت بندي عوامل خرد اتلاف وقت 1- اثر بخش نبودن ارتباطات انساني ميان مديران و كاركنان2- نبود آموزش مسئولين دفاتر در رابطه با وظايف محوله3- ضعف در انضباط و سازماندهي شخصي مديران4- لزوم بهينه سازي كميت و كيفيت جلسات5- عدم استفاده از كامپيوتر به جاي كاغذ6- انجام كارها دردقيقه 907- عدم هماهنگي بين برنامه هاي كاري مديران و مديريت ارشد8- نداشتن برنامه زمان بندي اجرايي مكتوب براي انجام كارها9- كم توجهي به زندگي شخصي مديران از سوي مديرت ارشد در مجموع بايد گفت كه فرآيند طراحي ابزار جمع آوري اطلاعات ، تجزيه و تحليل آنها و به دست آوردن خروجي نهايي، در مجموع 22 عامل مهم را بدست داد كه بر دو مبنا گروه بندي شدند.به نظر مي رسد كه در بخشهاي مختلف شركت به طور همزمان بايستي اقدامات اطلاحي و رفع مشكل هاي شناسايي شده صورت پذيرد . بنابراين توصيه مي گردد جدول گروه بندي چهار گانه عوامل اتلاف وقت مديران محوري شركت آبفاي استان تهران ( 1- فرهنگ سازماني 2- سيستم ساختار سازماني 3- منابع انساني 4- مديريت ) مبناي كارها قرار گيرد. مشكلات شناسايي شده در فاز قبل  در برگيرنده تمامي عوامل كلان و خرد اتلاف وقت مديران مي باشد . در اين بخش به روشني راهكارهاي كاهش عوامل اتلاف بيان شده است، همانگونه كه ذكر شد 11 راه حل كلان و 8 راه حل خرد در رابطه با برطرف ساختن موانع بهينه سازي زمان

بشرح زير شناسايي شده اند.  (ك-1) : تقويت فرهنگ سازماني شركت در رابطه با استفاده بهينه از زمان - آموزش روش هاي بهينه استفاده از زمان - تشكيل كميته « ترويج فرهنگ بهينه سازي استفاده از زمان» متشكل از:- يكي از معاونين يا قائم مقام مدير عامل - كارشناس ارشد فني- كارشناس ارشد برنامه ريزي و آموزش جلب مشاركت مديران در فرهنگ سازي در اين رابطه ، شامل: شركت در سمينارهاي سراسري« وقت طلاست » كه در سطح استان برگزار شود- اخذ پيشنهادات و اعطاي جايزه به بهترين ها تبليغ مستمر براي فرهنگ سازي - چاپ پوستر زمان - چاپ هرگونه تبليغ با هزينه و تاثير بهينه (ك-2) : آموزش فنون مديريت زمان براي مديران - فنون زمانبندي كارها و اولويت بندي آنها- الگوي مصرف بهينه وقت- استفاده از جداول و فرمهاي در سطح فرد و سازمان- تكينكهاي اداره جلسات- فنون كار تا مسئولين دفاتر- بهره گيري از فناوري اطلاعات(IT) - برنامه ريزي كليه آموزشهاي لازم در قالب برنامه جامع آموزش شركت (ك-3): انتخاب و انتصاب مديران بر اساس شيسته سالاري • تشويق و ترغيب مديران ارشد در رابطه با رعايت شايسته سالاري در انتخاب و انتصاب و ترفيع مديران مصوب سازمان مديريت و برنامه ريزي كشور• طراحي و ابلاغ سيستم علمي مديريابي، انتخاب، گزينش و انتصاب مديران بر مبناي علمي و حرفه اي ( ك- 4) : بهسازي حجم نيروي انساني شركت با استفاده از مكانيزم هاي تشويقي و رعايت قانون تشكيل كميته افزايش بهره وري نيروي انساني متشكل از:- مدير عامل شركت- معاونت برنامه ريزي يا اداري – مال- كارشناس ارشد فني -

متخصص و مشاور مديريت منابع انساني( استاد دانشگاه)- كنترل و اصلاح روش جذب و ورود نيروي انساني جديد- بررسي وضع موجود نيروي انساني دراين كميته- تعيين دقيق ميزان نيروي انساني مازاد در بخشهاي مختلف ستادي و عملياتي- بهينه سازي ساختار شركت بويژه ستاد( كه در عامل ك – 5 به تفصيل بحث خواهد شد) - برنامه ريزي دقيق جهت جابجايي نيروهاي مازاد و ايجاد فرصتهاي جديد و مناسب در خارج از سازمان براي آنها (ك – 5) : اصلاح ساختار سازمان با توجه به استراتژي ها و واقعيت هاي سازمان- ارزيابي علمي و عملي طرح جديد اصلاح ساختار توسط مشاور متخصص و بيطرف( طرح جديد كه از خرداد 83  اجراشده است) - بهره گيري از منابع علمي در اصلاح ساختاركسب مشاوره از متخصصين امر ساختار و تشكيلات جهت طراحي ساختار شركت،كوچك سازي ستاد بزرگ و بوروكراتيك شركت (ك-6 ) :اصلاح فرايند و آيين نامه هاي اداري و كاهش بوروكراسي تشكيل كميته «تحول اداري» و در واقع تقويت كميته مذكور كه از قبل وجود دارد، متشكل از:- معاونت برنامه ريزي- معاونت اداري مالي- كارشناس ارشد سيستم ها و روشها- مشاور متخصص ( استاد دانشگاه ) - تعيين اهداف كل شركت و هر واحد - طراحي فرايند اساسي شركت با استفاده از مشاركت افراد مرتبط- تدوين آيين نامه هاي اداري براي تسهيل پيچيدگيهاي اداري و كاهش بوروكراسي- افزايش اختيارات مديران و مسئولين بخشها در انجام امور- استفاده از IT و انواع مختلف خدمات جهت افزايش كميت خدمات به مشتركين * منبع: http://www.tpww.co.ir/?i=Um0ANwJlBjEBNwEz

مديريت زمان در هتل

... Time management وقت هر چه باشد طلا نيست مصطفي صيادي قصبه   اشاره:شايد فكر، كنيد

مي خواهيم شوخي كنيم. زيرا از قديم به ما عكس اين مطلب را گفته اند! و ادبيات ايراني پر است از سخنان نغز و دلنشيني كه نسبت به ارزش و قدر و منزلت وقت بيان داشته اند. آري، من هم با شما موافقم ولي شايد توجه كرده باشيد كه متأسفانه اين گفتارها، چندان در نحوه زندگي مردم ما تأثير نكرده است!اشتباه نكنيد! اين بار قرار نيست با مقاله اي از سري بحث هاي آسيب شناسي اجتماعي مواجه شويد! بلكه روي سخن با شما مدير عزيز است كه به قدرت عظيم و سرمايه گرانبهايي كه در وجودتان نهاده شده، واقفيد. بر اين اساس اگر وقت و زمان، گرانبهاست، بخاطر ارزشمند بودن انسان است و الا چگونه مي تواند بخودي خود ارزشمند باشد؟ در اين صورت با ما موافق خواهيد بود اگر بگوئيم:اي انسان! وقت طلا نيست؛   تو گرانبهاتريني … در اينجا مي خواهيم با مفهوم صحيح “مديريت زمان در هتل” آشنا شويم كه مقصود از آن مديريت بر زمان نيست؛ بلكه مقصود مديريت بهينه برنامه ها و فعاليتهايي است كه در بستر زمان در هتل صورت مي پذيرد.بر اين اساس با فراگيري آموز ه هاي “مديريت زمان” به مديريت شخصي(Self Management ) در ارتباط با زندگي فردي و مديريتي دست مي يابيم.بنابراين رويكرد، “زمان“ عاملي است با قابليت انعطاف نامحدود براي دسته بندي بهينه فعاليتها كه مي تواند در خدمت افزايش توانمندي انسان قرار گيرد.اينك به خاطر بياوريد كه چند بار در طول زندگي احساس كمبود وقت نموده و آرزو كرده ايد كه اي كاش در هر روز بجاي 24 ساعت، 48 ساعت وقت مي داشتيد؟حال، اگر به

شما بگويند آرزوي شما برآورده شده، چه احساسي خواهيد داشت؟ كليد تحقق اين آرزوي شما در آموزه هاي علم مديريت زمان مي باشد! اين علم به شما مي آموزد كه چگونه مي توانيد بخشي از اوقات خود را آزاد كنيد؛ دقيقاً مثل موقعي كه با كمبود فضا مواجهيم و با يك مديريت صحيح نسبت به لوازم و اشيا به فضايي باز دست مي يابيم! يعني همان عملي كه در هتلهاي بزرگ موجب ميليونها دلار صرفه جويي و سود مي شود!يكي از مهمترين مسايل انسان در هر شرايطي، هر سن و سالي و با هر مذهب و اعتقادي،  مسئله “موفقيت“ (Success) مي باشد.تمام دانشمندان و محققان نيز در تلاشند تا انسان را در موضوعات مختلف ياري رسانند تا بتواند مسايل مختلف خود را حل كند. تازه خودشان نيز در اين تلاش علمي و تحقيقي به دنبال كسب موفقيتند!اولين نكته اي كه بايد در اين خصوص توجه كنيم اين است كه موفقيت تابع فرآيند است: (Process of Success) و ما بايد اركان اين فرآيند را در يك تحقيق جامع و گسترده در زندگي شخصي و مديريتي خود به دست آوريم. نكته دوم به تعريف موفقيت مربوط مي شود: “موفقيت عبارت است از نيل رضايتمندانه به اهداف از پيش تعيين شده در زمان معين”. بر اساس اين تعريف، اگر در زندگي خود هدفي نداشته باشيم، موفقيتي هم نخواهيم داشت و به قول يك مثل غربي، باد موافق براي كشتي بدون مقصد بي معناست! در گام دوم بر اساس يك تحليل علمي بايد فاصله خود تا اهدافمان را تعيين  و مسيري كه ما را به وضعيت مطلوب مي رساند،

شناسايي كنيم. بر اين اساس مدل حركتي ما  در فرآيند موفقيت به صورت زير خواهد بود:و اينك بايد توجه داشته باشيم يكي از عواملي كه موجبات رضايت ما را درفرآيند موفقيت تأمين مي كند، مسأله “زمان“ تحقق هدف مي باشد. پس بايد با طراحي يك برنامه زمان بندي شده زمان دقيق تحقق اهدافمان را بدست آوريم و از اينجاست كه پاي مديريت زمان در فرآيند موفقيت به ميان مي آيد. به كارگيري آموزه هاي اين علم موجب مي شود كه ما زمان كافي براي پرداختن به برنامه هاي خود در هتل بدست آوريم تا به موقع و با هزينه معقول اهدافمان را محقق كنيم.مهمترين اصل در اين ميان، اولويت بخشيدن به فعاليت ها و تقسيم آنها به امور فوري و ضروري است كه در اين صورت امور غيرفوري و غيرضروري خود به خود از زندگي  مديريتي ما حذف مي شوند.همچنين درطراحي يك برنامه مناسب براي هتل، با توجه به رسالت وبينشي كه براي آن تعيين مي كنيم، اولاً نيازمند انتخاب وثانياً اتخاذ تصميمات استراتژيك هستيم. آموزه هاي علم مديريت استراتژيك نيز از اينجا وارد فرآيند موفقيت مي شود و دهها تئوري و روش و شيوه ارائه مي دهد تا برنامه اي كه مسير ما را به سوي اهدافمان تعيين مي كند، كار آمدتر شود.پس از تعيين هدف و تعيين مسير بر اساس طراحي يك برنامه زمان بندي شده با استفاده از تكنيك هاي مختلف برنامه ريزي، نوبت به اجراي برنامه مي رسد كه خود محل بحث دهها تئوري و روش اجرايي است. اما يك نكته كليدي در اين مرحله اين است كه در حين اجرا

و پس از هر دوره زماني، بايد دستاوردهاي خود را ارزيابي و نتيجه آن را در برنامه اعمال كنيم(FEED BACK). اين امر موجبات تصحيح رفتار خود و برنامه هايمان را فراهم مي نمايد كه در نتيجه اجراي آنها، قله اهدافمان فتح گردد. اينك با بررسي دقيق فرآيند موفقيت، به يك نتيجه بسيار مهم و اساسي دست مي يابيم و آن اينكه با انجام همه اين فعاليت ها و در واقع با اعمال مديريت شخصي به بخشي از توانمندي هاي بيكران خويش مي رسيم و با تحقق اهدافمان، گوهر گرانبهاي خود را در بستر شيرين “موفقيت” مي يابيم! بر اين اساس شما نيز با ما هم عقيده خواهيد شد كه:اي انسان! تو مي تواني … اگر از امروز اراده كني!  نويسنده : مصطفي صيادي قصبه(عضو انجمن بين المللي كيان) * منبع: سايت هتل داري ايران

نگاهي كوتاه به مديريت زمان

... Time management زمان ارزشمندترين سرمايه هر فرد، گروه و سازمان است زمان ارزشمندترين سرمايه هر فرد، گروه و سازمان است . در واقع تنها سرمايه برگشت ناپذير دراختيار انسان، زمان است ! زيرا توليد پول، ماشين و فناوري وحتي نيروي انساني وابسته به صرف وقت و تامين زمان است و تنها سرمايه غيرقابل خريداري و غيرقابل توليد و بازيافت، زمان است. حال اين پرسش مطرح مي شود كه مديريت زمان در اين ميان چه نقشي را ايفا مي كند؟همه مي دانند كه زمان گذراست و دراختيار ما نيست و فرصت از دست رفته جبران ناپذيراست، پس مديريت اين سرمايه با چنين اهميتي چه مفهومي مي تواند داشته باشد؟ بسياري از صاحبنظران مديريت براين باورند كه كاربرد مفهوم مديريت زمان صحيح نيست و

به جاي آن استفاده از برنامه ريزي زمان مطلوب تر مي باشد. درواقع اكثر صاحبنظران علم مديريت معتقدند كه زم______ان اساساً اداره شدني نيست و نمي توان حركت آن را كند يا تند ساخت از اين رو از مديريت زمان، مديريت برخويشتن را استنباط مي نمايند و تنها به ارائه برنامه ها و طرحهايي جهت جلوگيري از اتلاف وقت و استفاده حداكثر از زمان اكتفا مي كنند، خواه ناخواه زمان مي گذرد و در واقع ما هستيم كه بايد از آن به نحو احسن استفاده كنيم. به يك تعبير، مديريت زمان درواقع همان مديريت بر خويشتن است؛ شناخت صحيح و به موقع عواملي كه وقت ما را هدر مي دهند، اهميت بسيار دارد، زيرا بدين ترتيب راه درمان بيماري اتلاف وقت را ساده تر خواهيم كرد. برخي از كارشناسان يك الگوي خاص و قالبي را جهت جلوگيري از هدررفتن وقت ارائه مي دهند و در اصطلاح به آن مديريت زمان مي گويند كه شامل سه اصل كلي (1) تشخيص هدف (2) تعيين اولويتها و (3) رعايت اولويتهاست. آنچه اين كارشناسان بيان مي كنند تنها استفاده صحيح از وقت است، نه مديريت زمان! حال اينكه از شاخصه هاي مديريت، كنترل بر عوامل مؤثر در آن است. نكته اي كه تصور آن درمورد زمان عنصري محال و غيرممكن مي نمايد. الك مكن_____زي در كتاب "مديريت بهره وري از زمان" كنت____رل را چنين تعريف مي كند: كنترل زمان بدين معناست كه قصور در عدم بهره گيري كافي از زمان متوجه خود شخص و سازمان است نه ساير افراد و سازمانها. از اين رو بايد با همه توان كوشيد

تا عادات جا افتاده را ترك كرد و بايد بر كشش هاي منفي طبيعت انساني چيره شد. اين نوشته در صدد است كه به موضوع كنترل زمان از ديدگاهي ديگر اشاره كند و دريچه اي ديگر بر روي اين علم بگشايد زيرا به نظر مي رسد كه در سال هاي گذشته مبحث كنترل زمان در حاشيه قرار داشته است. كنترل زمان و مديريت بر آن يعني به اختيار درآوردن بازده زماني تأثيرگذار بر يك تصميم و جداكردن آن از قطار زمان، به نحوي كه گذر زمان بر آن تصميم بي اثر شود. لحظه اي كه ما توانايي آن را داشته باشيم كه تصميمات مناسبي اتخاذ يا انتخاب كنيم كه گذر زمان بر اجراي آنها بي تأثير باشد؛ ديگر زمان در كنترل ما خواهدبود و مديريت زمان مفهوم خواهد داشت. ب_____ه بيان ديگر، مديريت زمان را مي توان اين گونه تعريف كرد: تثبيت عامل زمان درتصميم گيري هاي آگاهانه. اگرچه اتخاذ يا انتخاب تصميمي كه به طور مطلق تأثير زمان را بر آن تصميم از بين ببرد تقريباً غيرممكن است اما مي توان پويش هاي زماني متنوعي را ايجاد كرد، دركنترل گرفت و بر آن مديريت كرد. به عنوان مثال، اگر يك مدير باتوجه به طول دوره رشد عمر فرآورده، درصدد توليد همان فرآورده يا فرآورده اي جديد با قابليت هاي بهتر برآيد و منحصر به فرد بودن كالاي خود را حفظ كند تأثيرگذاري زمان بر محصول خويش را براي مدتي متوقف نموده است. * منبع: روزنامه تفاهم

چهارده روش براي مديريت زمان

...time management زمان بندى مناسبى را براى فعاليت ها و ساير وظايف خود در نظر بگيريد چهارده روش

براي مديريت زمان بعضى از افراد تصور مى كنند كاركردن مادران بيرون از منزل تأثير نامطلوبى به خانواده دارد، چون زنان شاغل وقت كافى براى نگهدارى و مراقبت از فرزندان خود ندارند و نمى توانند به كارهاى خانه و همسر خود توجه لازم را داشته باشند. اما واقعيت امر اينست كه چون مادران شاغل وقت كمى دارند، معمولاً با استفاده از برنامه ريزى بيشترين استفاده را از حداقل زمان خود خواهند داشت. بنابراين اگر شما هم جزو مادران شاغل هستيد مى توانيد با بهره گيرى از توصيه هاى زير زمانبندى مناسبى را براى فعاليت ها و ساير وظايف خود در نظر بگيريد. 1- نمى دانيد از كجا شروع كنيد؟ ليستى از كارهايى كه روزانه بايد انجام دهيد تهيه و آن را به دو قسمت وظايف فعلى و وظايف آتى تقسيم كنيد. سپس اين وظايف را در گروه هاى جداگانه اى شامل محل كار، خانواده، كارهاى شخصى و... قرار دهيد. چند كپى از اين نوشته را در قسمت هاى مختلفى از منزل مانند آشپزخانه، روى كمد لباس ها يا داخل جيبتان بگذاريد. بدين ترتيب قادريد هر زمان كه لازم بود به آنها دسترسى داشته باشيد يا به ياد بياوريد كه زمان براى شما چقدر اهميت دارد. 2- ليست كارهاى روزانه خود را اولويت بندى و بازنگرى كنيد و آنها را بدين صورت در نظر بگيريد: كارهايى كه بايد انجام دهيد، كارهايى كه نياز به برنامه ريزى مجدد دارد، وظايفى كه قادريد انجام آن را به سايرين محول كنيد يا فعاليت هايى كه انجام آن از برنامه شما حذف شده است. 3- برنامه خودتان را چند بار

مرور كنيد. آيا واقع بينانه است؟ آيا براى انجام آن بايد خيلى كوشش كنيد؟ 4- در انتهاى هر روز برنامه روز بعد را يادداشت كنيد. اين امر به شما كمك مى كند كه نظم و ترتيب بيشترى داشته باشيد و وظايف شما تحت كنترل خودتان باشد. 5- روش شخصى خود را در برنامه ريزى دنبال كنيد. اگر تصور مى كنيد كه برنامه روزنامه شما سنگين و مشقت بار است تغييراتى در ظاهر آن ايجاد كنيد تا مشاهده اين وظايف برايتان دلپذيرتر باشد. مى توانيد از رنگ هاى مختلف، تصاوير و مقواهاى رنگى در تهيه ليست وظايف روزانه خود استفاده كنيد. 6- افرادى كه دوست دارند از تقويم و دفترچه هاى برنامه ريزى استفاده كنند يك گام از بقيه جلوتر خواهند بود. حسن اين دفترچه ها اين است كه مى توانيد وقايع تاريخى مختلف از جمله سالگرد ازدواج، تولدهمسر و فرزندان و دوستان و اقوام را هميشه به ياد داشته باشيد. به علاوه نوشتن اهداف كلى و روش رسيدن به آنها، ثبت يادداشت ها و نظرات، قرار ملاقات ها، جلسات، برنامه ريزى براى تعطيلات، كار و... از ديگر مزاياى داشتن چنين ابزارى به شمار مى رود. 7- بلندپروازانه فكر نكنيد. اهداف ويژه اى را كه قابل اندازه گيرى، واقع بينانه و قابل دستيابى باشند در نظر بگيريد تا مسير درستى را به شما نشان دهند. يعنى به طور دقيق مشخص كنيد كه چه كارى را مى خواهيد به انجام برسانيد و زمان مورد نياز شما براى به پايان رساندن اين كار چقدر است. 8- برنامه شام بايد قابل انعطاف باشد. هميشه زمانى را براى تعليق كارها

يا حواس پرتى خودتان در نظر بگيريد و زمان بيشترى را براى كارهاى اولويت دار تعيين كنيد. 9- چه زمانى از روز در بهترين شرايط قرار داريد؟ آيا صبح ها فعال تر هستيد يا عصرها بهترى مى توانيد كار كنيد؟ هميشه سعى كنيد زمانى در شبانه روز به فعاليت هاى مهم خود بپردازيد كه در وضعيت ايده آلى قرار داريد. 10- ابتدا كار و وظايف صحيح و اصولى خود را مشخص و سپس بر روى آن تمركز كنيد. اين اقدام يك روش مناسب براى افزايش بهره ورى شخصى شماست. 11- براى اولويت هاى مهم زندگى خود فرجه زمانى مناسبى تعيين كنيد تا براى انجام آنها به اندازه كافى وقت داشته باشيد. 12- از كمال گرايى بپرهيزيد و براى انجام كارهاى بزرگ و اساسى شيوه هاى ساده ترى برگزينيد. مى توانيد اين وظايف را به بخش هاى كوچكترى با مدت زمان مشخص تقسيم كنيد تا سرانجام به نتيجه دلخواه خود برسيد. 13- «نه» گفتن را بياموزيد و بر روى اهدافتان تمركز كنيد. اوقات فراغت خود را در صورت لزوم به دوستان، خانواده و شخص خودتان اختصاص دهيد. 14- اگر موفق شديد به اهدافتان دست يابيد پاداشى را براى خود در نظر بگيريد و زندگى را با سرگرمى هاى دلخواه متعادل كنيد. {beginslide id="133" title="براي مشاهده متن انگليسي مرتبط به صورت كشويي اينجا را كليك فرمائيد"} TIME MANAGEMENT First:  try our exercise in time management Strategies on using time: Develop blocks of study timeAbout 50 minutes? How long does it take for you to become restless?Some learners need more frequent breaks for a variety of reasonsMore difficult

material may also require more frequent breaks Schedule weekly reviews and updates Prioritize assignmentsWhen studying, get in the habit of beginning with the most difficult subject or task Develop alternative study places free from distractionsto maximize concentration Use your time wiselyThink of times when you can study "bits" as when walking, riding the bus, etc. Review studies and readings just before class Review lecture material immediately after class(Forgetting is greatest within 24 hours without review) Schedule time for critical course eventsPapers, presentations, tests, etc. Try the University of Minnesota's Assignment Calculator Develop criteria for adjusting your scheduleto meet both your academic and non-academic needs Effective aids: Create a simple "To Do" listThis simple program will help you identify a few items, the reason for doing them, a timeline for getting them done, and then printing this simple list and posting it for reminders. Daily/weekly plannerWrite down appointments, classes, and meetings on a chronological log book or chart. If you are more visual, sketch out your scheduleFirst thing in the morning, check what's ahead for the dayalways go to sleep knowing you're prepared for tomorrow Long term plannerUse a monthly chart so that you can plan ahead.Long term planners will also serve as a reminder to constructively plan time for yourself {endslide}

مديريت زمان و داشتن هدف دقيق و روشن

مقاله تخصصي؛ مديريت زمان و داشتن هدف دقيق و روشن... Time management از نظر مديريت زمان هيچگاه نبايد كار هاي كم اهميت را قبل از كارهاي مهم داد نوشين اصلان پور كلمات كليدي: مديريت زمان، مديريت مشاركتي، مقتضيات مشاركت، فوايد مشاركت، كاميابي مديريت، فنون

مديريتي، مديريت استعداد همان گونه كه ميدانيم موفقيت يعني رسيدن به هدف در زمان معين. در زبان مديريت به هر يك از خواست هاي انسان هدف گفته مي شود و براي هر كدام نيز زماني تعريف شده است. اولين اصل مديريت زمان داشتن هدف دقيق و روشن است . اصولا" هنگامي مديريت زمان مطرح مي شود كه انسان خواسته ها و يا به زبان مديريت هدف هايش را به طور دقيق روي كاغذ آورده باشد و تاريخ سر رسيد آن نيز معين شده باشد. دومين مورد داشتن اولويت براي هدف ها مي باشد. اگر وظايفي بر عهده شماست از بين آنها چند نمونه داراي اولويت بيشتري هستند كه شما بايد آنها را انجام دهيد اگر انساني مي خواهد از نظر مديريت زمان موفق شود هيچگاه نبايد كار هاي كم اهميت را قبل از كارهاي مهم انجام دهد. اگر بتوانيد اين اولويت ها را تشخيص دهيد و طبق آن عمل نمائيد حتما موفق مي شويد. نكته ديگر كه از نظر مديريت زمان قابل تأمل است اين است كه همه وقت ما در كنترل خودمان نيست اين طور نيست كه ما يك برنامه ريزي دقيق داشته باشيم و هميشه بتوانيم مطابق آن عمل كنيم. زيرا ماتنها نيستيم بلكه در اجتماعي زندگي مي كنيم كه متشكل از افرادي است كه هر كدام براي خد برنامه ريزي دارند و ممكن است در برنامه هاي ما تداخل پيدا كند. اصل ديگر در مديريت زمان اين است كه هر كاري را پيگيري كنيد براي انجام هر كاري شخص يا واحدي را به عنوان مسئول پيگيري تعيين نماييد. مديريت مشاركتي: به زعم

جريس ار جريس "وارن بنيس" "رنسيس ليكرت" براي دستيابي به تعهد كاركنان در كار رضايت شغلي و بهره وري مؤثر مشاركت كاركنان در تصميم گيري امري حياتي و بنيادي است. از طرفي مشاركت يك ضرورت اخلاقي نيست بلكه تنها يك فن از فنون مديريتي است كه فقط در برخي از موقعيتها شايسته و مناسب است در برخي از موقعيتهاي ديگر مشاركت مي تواند به رضايت شغلي و بهره وري كمتر بيانجامد. در چنين حالت هايي روي آوردن مديران به مشاركت مي تواند يك رفتار غير اخلاقي در برابر سهامداران و كاركنان به شمار آيد. به عبارت ديگر مشاركت به تنهائي هدف نبوده بلكه به عنوان وسيله اي براي ارتقاء كارائي مطرح مي شود. در مجموع مي توان ادعا نمود كه استفاده از مشاركت و همكاري كاركنان هدفهائي نظير ايجاد احساس تعلق در كاركنان آگاهي از نظرات كاركنان و پرورش استعدادها را به دنبال داشته باشد. تعريف مشاركت: مشاركت يك درگيري ذهني و عاطفي براي يك شخص در موقعيتهاي گروهي است كه او را مبر مي انگيزاند تا براي دستيابي به هدفهاي گروهي تلاش كند و در مسئوليتهاي كار شريك شود. در مشاركت تمام فكر و روح فرد درگير است و تنها مهارت و كحارداني وي درگير نيست. اين درگيري روانشناختي است و نه جسماني. مقتضيات مشاركت: كاميابي مديريت مشاركتي به سه عامل اقتضائي وابسته است: ساختار – جهت گيري – فرايند – اشكارترين متغير ساختاري اندازه و بزرگي سازمان است. سازمانهاي كوچكتر در بكار بستن مديريت مشاركتي كامياب تر مي باشند. در فناوري و فرايند كار نيز مشاركت سازماني اثر مي گذارد به نظر لاوريج

تأثير فناوري و فرايند كار بر مشاركت را به چهار دسته عمده مي توان تقسيم كرد: 1) مشاركت هنگامي مطلوب خواهد بود كه در فرايندكار كاركنان را در واحدهاي كار بهصورت چهره به چهره به هم نزديك كند و نه آنكه آنان را از هم جدا سازد. 2) مديران از مشاركت هنگامي استقبال ميكنند كه ساختار قدرت درون سازمان به صورت خود كامه نباشد. 3) مشاركت تا جائي هوادار خواهد داشت حكه جريان و گردش كار زير فشار مهلت هاي فوري براي كالا يا خدمات بر مبناي ظوابطي كه از سوي ديگران معين شده است قرار نگيرد. 4) مشاركت هنگامي مطلوب خواهد بود كه فرايند كار را بتوان از هم جدا و باز كرد بي انكه براي جمع و جور كردن آن به فرآيند پر زحمت هماهنگي نيازي نباشد. فوايد مشاركت: پاسخ سريع به برنامه ريزي ها – تعيين استراتژي ها و راه حل ها – ارتقاء تعهد و مسئوليت پذيري در اجراي تصميمات – نوآوري بيشتر و استفاده مناسبتر از فرصت ها – احساس كرامت و ارزش در كاركنان مديريت كيفيت فراگير (مثل چنگال مديريت كيفيتي) از دهه 1950 ميلادي به بعد كيفيت با سرعت فزاينده اي در ابعاد جهاني مورد توجه توليد كنندگان كالاها خدمات و مشتريان آنها واقع شده است. با پيشرفت علوم و فناوري انتظار مصرف كنندگان كالاها و خدمات براي دريفات كالاهاي مرغوب و خدمات مطلوب افزايش يافته است. مصرف كنندگان از اين پس مانند گذشته حاضر به پذيرفتن هر نوع كالاي خدماتي نيستند. بنابراين ضرورت عرضه كالاي مرغوب و خدمات مطلوب به بازار رقابت موجب حذف سازمانهائي مي شود

كه قادر به برآوردن نيازها و انتظارات مشتريان خود نيستند. از طرف ديگر با وجود رقابت بازار كامل جهاني امكان بقا براي توليد كنندگاني كه در راستاي استانداردهاي پذيرفته شده جهاني گام بر نمي دارند بسيار كم است. مديريت كيفيت فراگير فرآيندي است كه سعي در تحقق انتظارات مشتريان دارد. به عبارت ديگر مديريت كيفيت فراگير يك استراتژي اسزماني است كه با بكارگيري روش هاي كمي و كيفي خدمات و توليدات را با كيفيت بالا به مشتريان ارائه مي دهد. براي دستيابي به فلسفه مديريت كيفيت فراگير تا كنون الگوها و تكنيك هاي مختلفي ارائه شده است. يكي از وظايف اوليه مديريت ارشد سازمان اين است كه تئوريها مدلها و تكنيك هاي مختلف را در اين زمينه فرا گيرد و سپس مدل مديريت كيفيت مناسبي را براي سازمان خود طراحي كند زيرا مدلهاي مديريت كيفيت فراگير از سازماني به سازمان ديگر متفاوت است مدل چنگال مديريت كيفيت يكي از مدلهائي است كه مبناي تئوريكي آن دانش بنيادي دمينگ و مبناي عملي آن سيستم هاي كنترل كيفيت فراگير ژاپني هاست. اين مدل توالي فعاليت هائي را نشان مي دهد كه براي ايجاد تحول كيفيتي در هر سازمان بايد به كار گرفته شود. اين مدل شبيه به يك چنگال با يك دسته و يك گردن و سه شاخك است. دسته اين چنگال "تعهد مديريت" را نسبت به تحول كيفيت نشان ميدهد. گردن اين چنگال "آموزش مديريت " شاخك اول" مديريت روزانه " شاخك دوم" مديريت وظايف متقاطع" و شاخك سوم " مديريت سياست گذاري" است. شباهت داشتن اين مدل با چنگال استعاره است. مديريت كيفيت فراگير در

واقع مانند ماده اي مغذي براي سازمان است همان طور كه با چنگال مواد غذايي را به بدن مي رسانيم با مديريت كيفيت فراگير سازمان تغذيه مي شود و پرورش مي يابد تا كاركنان آن انرژي لازم را براي شروع تحول كيفيت دريافت و هدف بدون پايان بهبود كيفيت را دنبال كنند. سيستم مديريت استعداد: سيستم مديريت استعداد ابزار مؤثري در سازمان بشمار مي رود. مديران با بكارگيري اين ابزار مي توانند مهارت هاي كارمندان مستعد را به طرز صحيحي گسترش دهند. ممكن است شما با افراد مستعد زيادي برخورد كنيد كه در سازمان هائي مشغول به كارند و نمي توانند نتايج قابل توجهي توليد كنند اين به خاطر فقدان سيستم مديريت استعداد مناسب روي ميد هد. اگر همان شخص در سازماني كار كند كه از سيستم مديريت استعداد استفاده مي كند در اين صورت نتايج خوبي بدست مي آيد سيستم مديريت استعداد چهار عنصر زير را در بر ميگيرد: 1) جذب استعدادها 2) حفظ استعدادها 3) اداره و مديريت استعدادها 4) كشف كردن استعدادها جذب استعدادها: تعقيب جدي استعداد بايد يكي از استراتژي هاي اصلي مديريت باشد. اكثر شركت ها نمي توانند خيلي سريع افراد مستعد را به عنوان هعضاي جديد خود بگيرند. اين فقدان و كمبود استعداد بزرگترين مانعي است كه در راه رشد شركت ها وجود دارد و جبران اين كمبود نوعي مزيت استراتژيك عمده محسوب مي شود. ولي پول نمي تواند به تنهائي كاري از پيش ببرد. افراد مستعد دوست دارند بخشي از سازمان باشند كه اآن را قبول دارند. سازمان هائي كه در همه حال آنان را به هيجان آورد.

تمام سازمان ها بايد محيط كاري انعطاف پذيري ايجاد كنند كه افراد مستعد به توليد دانش بپردازند تا نيازهاي سارمان را برآورده سازند. حفظ استعدادها : از ميان سازمان هاي قرن 21 آن دسته اي موفق بوده اند كه وفاداري افراد مستعد را بديهي و مسلم فرض نمي كردند. اين سازمانها همواره سعي در جذب و حفظ اين افراد دارند در هر سطحي داراي منابع فكري هستند يكي از چيزهائي كه براي سازمانهاي قرن 21 خيلي مهم است تعهد دو جانبه كار فرما و كارمند است. "جوي لي منت" مدير اجرائي نرم افزار تريلوجي كه يك شركت در حال رشد سريع نرم افزاري است مي گويد: شركت با كارمندان طوري رفتار مي كند كه گوئي همه آنان مدير و همه آنان شريك هستند. همه آنان سهامدارند و او دليل موفقيت را همين مسئله مي داند. ولي بزرگترين چيزي كه مهيه نگراني وي است اين است كه افراد با استعداد را از دست ندهد. او مي داند كه كارمندان مستعد مي توانند به هر جائي كه مي خواهند بروند. هيچ چيز مهمتر از استخدام نيروهاي رشد يافته و مستعد نيست. اين كاري است كه بايد در در جه اول انجام دهد . اداره و مديريت استعدادها: مديريت استعدادها مهارتي متفاوت از مهارت هاي قبلي مديران است و بايد ياد گرفته شود مديران بايد بدانند كه چطور حداكثر استفاده زا از افراد بكنند و چطور به نحوي استراتژيك آنها را در موقعيتي مناسب قرار دهند. موقعيت طوري نباشد كه كار عادي و معمولي سبب بي حالي و بي حوصلگي آنها شود. مديران بايد محيط را به نحوي

طراحي كنند كه حداكثر دانش اطلاعات و حداكثر ابداع و نو آوري و حد اكثر تأثير را به همراه داشته باشد. در واقع استعداد ها كه به نحوي استراتژيك اداره شود حداكثر بازگشت را به همراه دارد. سازمانهاي قرن 21 مديران ارشد مستعدي دارند كه به طرز مؤثري استعدادها را در درون و بيرون از سازمان اداره مي كنند. مديران ارشد مستعد بايد بهترين ها را استخدام و آنها را حفظ كنند. شناسائي استعدادها: استعدادها يك منبع نادر و معمولا دست نخورده است. هر سال با مديريتي مواجه هستيم كه نمي دانند چطور افراد مستعد را شناسائي كند. جنرال موتورز بارزترين نمونه است. در شركت جنرال موتورز با مردان و زنان بسيار مستعد و درخشاني برخورد داشتيم ولي فكر مي كنيم مديريت آنجا نمي تواند به طرز مؤثري از آنان استفاده كند. اين افراد استعدادهاي دست نخورده اي دارند. در قرن 21 اگر مديريت جنرال موتورز از اين استعدادها به طرز صحيحي استفاده نكند شخص ديگري اين كار را خواهد كرد. مديريت قبل از استخدام افراد جديد بايد استعدادهاي نهفته كارمندان قبلي را كشف كند.

Time Management

Introduction

There's no such thing as time management! So why should you read the rest of this handout? Because there is such a thing as self management and that's the key to making time your ally rather than your enemy.

There are only 24 hours in your day, just the same as everybody else's. So how do you end up frustrated, angry, behind in your work, and dead on your feet? Maybe because you don't know how to use those 24

hours to your advantage.

Step -1

If using your time wisely is a problem for you, you probably don't have a very good idea of where it all goes. It just seems to go! A good place to start, then, is to keep track of how you use your time. Get a Weekly schedule (available in the Learning Skills corner of the Counseling and Testing Center's Career Library) and faithfully keep track of how you use your waking hours for one week. The results will probably surprise you.

Step -2

The next step is to pick up several more of these Weekly Schedules and do some planning. You'll discover, among other things, that if you get seven hours sleep a night, you have 119 hours per week to do everything you need to do. That, of course, includes going to class, eating, athletic events, social activities, personal hygiene, time-in-transit, studying, student organizations, telephone and TV time, etc. Be sure to schedule time for all these in your 119 hours. Then try sticking to your schedule for a week. This should give you a good idea of where your real priorities are!

Procrastination

If you have trouble, chances are there's a culprit lurking somewhere, dodging your every move. Chances are this culprit's name is Procrastination. Procrastination masquerades in a million disguises. Among the more common of these are: "One more day won't make any difference; I'll just put that off until tomorrow."

"It won't matter if I'm a few minutes late; no one else will be on time."

"I

can't start on this paper until I know just how I want the first paragraph to read."

"I work best under pressure."

"I'll watch just 15 more minutes of TV."

Fill in the blank:"____________________." Interruptions

Learn to say NO once your priorities are set. Turning down an invitation doesn't mean you'll never be asked to do something again. Weigh the consequences. Making a decision based on what you know is best for you at the time, leads to greater respect from your friends, not to a reputation as a party-pooper.

Stay away from the telephone when you're trying to get work done. If it's really important, they'll call back.

Schedule / Plan Ahead

Use a monthly calendar to help you allocate your study time on the Weekly Schedule. At the beginning of each quarter, spend an hour with your calendar to enter all important dates. As you receive course syllabi, enter the dates for quizzes, papers, etc., on your calendar. Then estimate the time needed to prepare for each of these. If your history paper is due the eighth week of the quarter and it usually takes you four weeks to do a paper, start work on the paper the second week of the quarter, allowing yourself an extra week for typing and an extra week for disaster. If you stick to this schedule, you'll amaze yourself by having the paper finished in the seventh week. The rule-of-thumb is "Plan ahead by working backwards."

By counting backwards like this, you'll be surprised how well you're using your time and

how much better your grade will be when you're not under pressure. And, by being really honest with yourself and taking account of all your priorities, you'll be able to go to the football game and not feel guilty.

At the start of each week, transfer important items from your calendar to your Weekly Schedule. This helps you to avoid things that might otherwise sneak up on you.

Be sure to schedule time for your fitness routine and for study breaks. Your brain works best when it has sufficient oxygen. Your concentration is enhanced when you go hard at a task until you feel yourself fading. Then Break! A good rule-of-thumb is to work for 45 minutes and then break for 15. But watch yourself! More than 15 minutes is more than a break!

Conclusion

Suggestions such as these don't lead to enslavement by a calendar. It may sound awful, especially if you're a skilled time mismanager. But it actually leads to a greater sense of freedom and accomplishment because you're in control. That's all self-management is--managing your life more effectively. By following these suggestions, you'll be happier, more satisfied, and more productive. Try it--you'll like it!

دريچه اي بر مديريت زمان.

..time management كنترل زمان و مديريت بر آن يعني به اختيار درآوردن بازه زماني تاثيرگذار بر يك تصميم   عبدالرسول درودي   اشاره زمان ارزشمندترين سرمايه موجود نزد هر فرد، گروه و سازمان است كه با ديگر سرمايه ها به هيچ عنوان قابل مقايسه نيست. اينك به نظر مي رسد تنها سرمايه دراختيار انسان زمان است وبس. زيرا توليد پول،

ماشين و فناوري وحتي انسان وابسته به صرف وقت و تامين زمان است و تنها سرمايه غيرقابل خريداري و غيرقابل توليد، زمان است. (محمدتقي مشايخي - تدبير 134 - ص 101) حال اين سوال مطرح است كه مديريت زمان در اين ميان چه نقشي را ايفا مي كند؟همه مي دانند كه زمان گذراست و دراختيار ما نيست، پس مديريت اين سرمايه چه مفهومي مي تواند داشته باشد؟به نظر مي رسد كه استفاده از واژه مديريت زمان صحيح نباشد و استفاده از برنامه ريزي زمان مطلوب تر باشد. درواقع اكثر صاحبنظران علم مديريت معتقدند كه زم______ان اساساً اداره شدني نيست و از مديريت زمان، تعبير به مديريت بر خويشتن مي كنند و تنها به ارائه برنامه ها و طرحهايي جهت جلوگيري از اتلاف وقت اكتفا مي كنند، زمان اساساً اداره شدني نيست و خواه ناخواه زمان مي گذرد و اين ما هستيم كه بايستي از آن به خوبي استفاده كنيم. به يك تعبير، مديريت زمان درواقع همان مديريت بر خويشتن است؛ شناخت صحيح و به موقع عواملي كه وقت ما را هدر مي دهند، خيلي مهم است، زيرا بدين ترتيب راه درمان بيماري اتلاف وقت را كوتاه خواهيم كرد. (تدبير 144 - ص 83)همه انديشمندان در كتابها و مقالات خود يك الگوي خاص و قالبي را جهت جلوگيري از هدررفتن وقت ارائه مي كنند و در اصطلاح به آن مديريت زمان مي گويند كه شامل سه اصل كلي (1) هدف گذاري (2) تعيين اولويتها و (3) رعايت اولويتهاست. آنچه اين بزرگواران بيان مي كنند تنها استفاده صحيح از وقت است، نه مديريت زمان!از شاخصه هاي مديريت،

كنترل بر عوامل دخيل در آن است. نكته اي كه تصور آن درمورد زمان امري محال و غيرممكن مي نمايد.الك مكن_____زي در كتاب مديريت بهره وري از زمان كنت____رل را چنين تعريف مي كند: كنترل زمان بدين معناست كه اين خود شما هستيد كه مشكل داريد نه شخص ديگري. اين به معناي آن است كه بايد با همه توان بكوشيد تا عادات جاافتاده را ترك كنيد. اين به معناي آن است كه بايد بر كششهاي منفي طبيعت انساني چيره شويد.اين نوشته خواهان آن است كه به موضوع كنترل زمان از نظرگاهي ديگر اشاره كند و دريچه اي ديگر بر روي اين علم بگشايد زيرا به نظر مي رسد كه در سالهاي گذشته مبحث كنترل زمان در حاشيه قرار داشته است.كنترل زمان و مديريت بر آن يعني به اختيار درآوردن بازه زماني تاثيرگذار بر يك تصميم و جداكردن آن بازه از قطار زمان، به نحوي كه گذر زمان بر آن تصميم بي اثر شود. لحظه اي كه ما توانايي آن را داشته باشيم كه تصميمات مناسبي اتخاذ يا انتخاب كنيم كه گذر زمان بر اجراي آنها بي تاثير باشد؛ ديگر زمان در كنترل ما خواهدبود و مديريت زمان معنا خواهد داشت. ب_____ه ديگر سخن، مديريت زمان را مي توان اينگونه تعريف كرد: تثبيت عامل زمان درتصميم گيريهاي آگاهانه. اگرچه اتخاذ يا انتخاب تصميمي كه به طور مطلق تاثير زمان را بر آن تصميم از بين ببرد تقريباً غيرممكن است اما مي توان بازه هاي زماني متنوعي را ايجاد كرد، در كنترل گرفت و بر آن مديريت كرد. به عنوان مثال، اگر يك مدير باتوجه به طول

دوره رشد عمر محصول توليدي؛ درصدد توليد همان محصول يا محصول جديدي با قابليتهاي بهتر برآيد و منحصر به فردي كالاي خود را حفظ كند تاثيرگذاري زمان بر محصول خويش را براي مدتي از بين برده است.نقل از: http://www.imi.ir/tadbir/tadbir-154/sandr-154/5.asp  {beginslide id="133" title="براي مشاهده متن انگليسي مرتبط به صورت كشويي اينجا را كليك فرمائيد"} Personal Time Management for Busy Managers by Gerard M Blair Time passes, quickly. This article looks at the basics of Personal Time Management and describes how the Manager can assume control of this basic resource. The "Eff" words The three "Eff" words are [concise OED]: Effective - having a definite or desired effect Efficient - productive with minimum waste or effort Effortless - seemingly without effort natural, easy Personal Time Management is about winning the "Eff" words: making them apply to you and your daily routines. What is Personal Time Management? Personal Time Management is about controlling the use of your most valuable (and undervalued) resource. Consider these two questions: what would happen if you spent company money with as few safeguards as you spend company time, when was the last time you scheduled a review of your time allocation? The absence of Personal Time Management is characterized by last minute rushes to meet dead-lines, meetings which are either double booked or achieve nothing, days which seem somehow to slip unproductively by, crises which loom unexpected from nowhere. This sort of environment leads to inordinate stress and degradation of performance: it must be stopped. Poor time management is often a symptom of

over confidence: techniques which used to work with small projects and workloads are simply reused with large ones. But inefficiencies which were insignificant in the small role are ludicrous in the large. You can not drive a motor bike like a bicycle, nor can you manage a supermarket-chain like a market stall. The demands, the problems and the payoffs for increased efficiency are all larger as your responsibility grows you must learn to apply proper techniques or be bettered by those who do. Possibly, the reason Time Management is poorly practised is that it so seldom forms a measured part of appraisal and performance review what many fail to foresee, however, is how intimately it is connected to aspects which do. Personal Time Management has many facets. Most managers recognize a few, but few recognize them all. There is the simple concept of keeping a well ordered diary and the related idea of planned activity. But beyond these, it is a tool for the systematic ordering of your influence on events, it underpins many other managerial skills such as Effective Delegation and Project Planning. Personal Time Management is a set of tools which allow you to: eliminate wastage be prepared for meetings refuse excessive workloads monitor project progress allocate resource (time) appropriate to a task's importance ensure that long term projects are not neglected plan each day efficiently plan each week effectively and to do so simply with a little self-discipline. Since Personal Time Management is a management process just like any other, it must

be planned, monitored and regularly reviewed. In the following sections, we will examine the basic methods and functions of Personal Time Management. Since true understanding depends upons experience, you will be asked to take part by looking at aspects of your own work. If you do not have time to this right now - ask yourself: why not? Current Practice What this article is advocating is the adoption of certain practices which will give you greater control over the use and allocation of your primary resource: time. Before we start on the future, it is worth considering the present. This involves the simplistic task of keeping a note of how you spend your time for a suitably long period of time (say a week). I say simplistic since all you have to do is create a simple table, photocopy half-a-dozen copies and carry it around with you filling in a row every time you change activity. After one week, allocate time (start as you mean to go on) to reviewing this log. Waste Disposal We are not looking here to create new categories of work to enhance efficiency (that comes later) but simply to eliminate wastage in your current practice. The average IEE Chartered Engineer earns about 27,000 pounds per annum: about 12.50 pounds per hour, say 1 pound every 5 minutes for how many 5 minute sections of your activity would you have paid a pound? The first step is a critical appraisal of how you spend your time and to question some of

your habits. In your time log, identify periods of time which might have been better used. There are various sources of waste. The most common are social: telephone calls, friends dropping by, conversations around the coffee machine. It would be foolish to eliminate all non-work related activity (we all need a break) but if it's a choice between chatting to Harry in the afternoon and meeting the next pay-related deadline ... Your time log will show you if this is a problem and you might like to do something about it before your boss does. In your time log, look at each work activity and decide objectively how much time each was worth to you, and compare that with the time you actually spent on it. An afternoon spent polishing an internal memo into a Pulitzer prize winning piece of provocative prose is waste an hour spent debating the leaving present of a colleague is waste a minute spent sorting out the paper-clips is waste (unless relaxation). This type of activity will be reduced naturally by managing your own time since you will not allocate time to the trivial. Specifically, if you have a task to do, decide before hand how long it should take and work to that deadline - then move on to the next task. Another common source of waste stems from delaying work which is unpleasant by finding distractions which are less important or unproductive. Check your log to see if any tasks are being delayed simply because they are dull

or difficult. Time is often wasted in changing between activities. For this reason it is useful to group similar tasks together thus avoiding the start-up delay of each. The time log will show you where these savings can be made. You may want then to initiate a routine which deals with these on a fixed but regular basis. Doing Subordinate's Work Having considered what is complete waste, we now turn to what is merely inappropriate. Often it is simpler to do the job yourself. Using the stamp machine to frank your own letters ensures they leave by the next post writing the missing summary in the latest progress report from your junior is more pleasant than sending it back (and it lets you choose the emphasis). Rubbish! Large gains can be made by assigning secretarial duties to secretaries: they regularly catch the next post, they type a lot faster than you. Your subordinate should be told about the missing section and told how (and why) to slant it. If you have a task which could be done by a subordinate, use the next occasion to start training him/her to do it instead of doing it yourself - you will need to spend some time monitoring the task thereafter, but far less that in doing it yourself. Doing the work of Others A major impact upon your work can be the tendency to help others with their's. Now, in the spirit of an open and harmonious work environment it is obviously desirable that you should be

willing to help out - but check your work log and decide how much time you spend on your own work and how much you spend on others'. For instance, if you spend a morning checking the grammar and spelling in the training material related to you last project, then that is waste. Publications should do the proof-reading, that is their job, they are better at it than you you should deal at the technical level. The remaining problem is your manager. Consider what periods in your work log were used to perform tasks that your manager either repeated or simply negated by ignoring it or redefining the task, too late. Making your manager efficient is a very difficult task, but where it impinges upon your work and performance you must take the bull by the horns (or whatever) and confront the issue. Managing your manager may seem a long way from Time Management but no one impacts upon your use of time more than your immediate superior. If a task is ill defined - seek clarification (is that a one page summary or a ten page report?). If seemingly random alterations are asked in your deliverables, ask for the reasons and next time clarify these and similar points at the beginning. If the manager is difficult, try writing a small specification for each task before beginning it and have it agreed. While you can not tactfully hold your manager to this contract if he/she has a change of mind, it will at least cause

him/her to consider the issues early on, before you waste your time on false assumptions. External Appointments The next stage of Personal Time Management is to start taking control of your time. The first problem is appointments. Start with a simple appointments diary. In this book you will have (or at least should have) a complete list of all your known appointments for the forseeable future. If you have omitted your regular ones (since you remember them anyway) add them now. Your appointments constitute your interaction with other people they are the agreed interface between your activities and those of others they are determined by external obligation. They often fill the diary. Now, be ruthless and eliminate the unnecessary. There may be committees where you can not productively contribute or where a subordinate might be (better) able to participate. There may be long lunches which could be better run as short conference calls. There may be interviews which last three times as long as necessary because they are scheduled for a whole hour. Eliminate the wastage starting today. The next stage is to add to your diary lists of other, personal activity which will enhance your use of the available time. Consider: what is the most important type of activity to add to your diary? No:- stop reading for a moment and really, consider. The single most important type of activity is those which will save you time: allocate time to save time, a stitch in time saves days. And most importantly of all, always

allocate time to time management: at least five minutes each and every day. For each appointment left in the diary, consider what actions you might take to ensure that no time is wasted: plan to avoid work by being prepared. Thus, if you are going to a meeting where you will be asked to comment on some report, allocate time to read it so avoiding delays in the meeting and increasing your chances of making the right decision the first time. Consider what actions need to be done before AND what actions must be done to follow-up. Even if the latter is unclear before the event, you must still allocate time to review the outcome and to plan the resulting action. Simply mark in your diary the block of time necessary to do this and, when the time comes, do it. Scheduling Projects The most daunting external appointments are deadlines: often, the handover of deliverables. Do you leave the work too late? Is there commonly a final panic towards the end? Are the last few hectic hours often marred by errors? If so, use Personal Time Management. The basic idea is that your management of personal deadlines should be achieved with exactly the same techniques you would use in a large project: check the specification - are you sure that you agree on what is to be delivered break the task down into small sections so that you can estimate the time needed for each, and monitor progress schedule reviews of your progress (e.g. after

each sub-task) so that you can respond quickly to difficulties Like most management ideas, this is common sense. Some people, however, refute it because in practise they find that it merely shows the lack of time for a project which must be done anyway. This is simply daft! If simple project planning and time management show that the task can not be done, then it will not be done - but by knowing at the start, you have a chance to do something about it. An impossible deadline affects not only your success but also that of others. Suppose a product is scheduled for release too soon because you agree to deliver too early. Marketing and Sales will prepare customers to expect the product showing why they really need it - but it will not arrive. The customers will be dissatisfied or even lost, the competition will have advanced warning, and all because you agreed to do the impossible. You can avoid this type of problem. By practising time management, you will always have a clear understanding of how you spend your time and what time is unallocated. If a new task is thrust upon you, you can estimate whether it is practical. The project planning tells you how much time is needed and the time management tells you how much time is available. There are four ways to deal with impossible deadlines: Get the deadline extended Scream for more resources Get the Deliverable redefined to something practical State the position clearly so that your

boss (and his/her boss) have fair warning If this simple approach seems unrealistic, consider the alternative. If you have an imposed, but unobtainable, deadline and you accept it then the outcome is your assured failure. Of course, there is a fifth option: move to a company with realistic schedules. One defence tactic is to present your superior with a current list of your obligations indicating what impact the new task will have on these, and ask him/her to assign the priorities: "I can't do them all, which should I slip?". Another tactic is to keep a data base of your time estimates and the actual time taken by each task. This will quickly develop into a source of valuable data and increase the accuracy of your planning predictions. There is no reason why you should respond only to externally imposed deadlines. The slightly shoddy product which you hand-over after the last minute rush (and normally have returned for correction the following week) could easily have been polished if only an extra day had been available - so move your personal deadline forward and allow yourself the luxury of leisured review before the product is shipped. Taking this a step further, the same sort of review might be applied to the product at each stage of its development so that errors and rework time are reduced. Thus by allocating time to quality review, you save time in rework and this is all part of project planning supported and monitored by your time management. Finally, for each

activity you should estimate how much time it is worth and allocate only that amount. This critical appraisal may even suggest a different approach or method so that the time matches the task's importance. Beware of perfection, it takes too long - allocate time for "fitness for purpose", then stop. Monitoring Staff Your Personal Time Management also effects other people, particularly your subordinates. Planning projects means not only allocating your time but also the distribution of tasks and this should be done in the same planned, monitored and reviewed manner as your own scheduling. Any delegated task should be specified with an (agreed) end date. As a Manager, you are responsible for ensuring that the tasks allocated to your subordinates are completed successfully. Thus you should ensure that each task is concluded with a deliverable (for instance, a memo to confirm completion) - you make an entry in your diary to check that this has arrived. Thus, if you agree the task for Tuesday, Wednesday should have an entry in your diary to check the deliverable. This simple device allows you to monitor progress and to initiate action as necessary. Long term Objectives There are many long term objectives which the good Manager must achieve, particularly with regard to the development, support and motivation of his/her work-team. Long term objectives have the problem of being important but not urgent they do not have deadlines, they are distant and remote. For this reason, it is all too easy to ignore them in favour of the urgent

and immediate. Clearly a balance must be struck. The beauty of Time Management is that the balance can be decided objectively (without influence from immediate deadlines) and self-imposed through the use of the diary. Simply, a manager might decide that one hour a week should be devoted to personnel issues and would then allocate a regular block of time to that activity. Of course if the factory is on fire, or World War III is declared, the manager may have to re-allocate this time in a particular week - but barring such crises, this time should then become sacrosanct and always applied to the same, designated purpose. Similarly, time may be allocated to staff development and training. So if one afternoon a month is deemed to be a suitable allocation, then simply designate the second Thursday (say) of each month and delegate the choice of speakers. The actual time spent in managing this sort of long term objective is small, but without that deliberate planning it will not be achieved. Once you have implemented Personal Time Management, it is worth using some of that control to augment your own career. Some quiet weekend, you should sketch out your own long term objectives and plan a route to them. As you would any long term objective, allocate time to the necessary sub-tasks and monitor your progress. If you do not plan where you want to go, you are unlikely to get there. Concluding Remarks. Personal Time Management is a systematic application of common sense strategies. It

requires little effort, yet it promotes efficient work practices by highlighting wastage and it leads to effective use of time by focusing it on your chosen activities. Personal Time Management does not solve your problems it reveals them, and provides a structure to implement and monitor solutions. It enables you to take control of your own time - how you use it is then up to you. {endslide}

مديريت زمان؛ بستري مناسب براي بهره وري از دقايق

واگذاري كارها به افراد شايسته يكي از تكنيك هاي بنيادين در عرصه ي مديريت زمان به شمار مي رود Time management    مديريت زمان خلاصه : اگر در زمان بندي كارهاي روزانه مشكل داريد و يا حس ميكنيد كه از عمر خود استفاده مفيد نميكنيد اين مقاله به شما كمك ميكند  واگذاري كارها به افراد شايسته يكي از تكنيك هاي بنيادين در عرصه ي مديريت زمان به شمار مي رود. با اتكا به اين مهم، نه تنها بار سنگيني از روي دوش هاي خودتان برداشته مي شود، بلكه مي توانيد فضايي را براي كارمندان خود ايجاد نماييد كه در آن احساس قدرت و درايت بيشتري پيدا كنند. يكي از مولفه هاي پر اهميت كه مي بايست در واگذاري امور مختلف به كارمندان در نظر گرفته شود، معين كردن حيطه ي قدرت و گستره ي اختيارات آنها مي باشد. كارمندان بايد به خوبي بدانند كه تا چه حد مي توانند خود مختار باشند و دامنه ي اختياراتشان تا كجا گسترده شده است. اگر چنين مرزهايي را به خوبي به آنها تفهيم نكنيد، نتيجه كار عكس آن چيزي مي شود كه انتظارش را داشتيد و زمان شما هم تلف

خواهد شد. در حوزه ي واگذاري قدرت و اختيار به كارمندان، چند حق انتخاب مختلف وجود دارد كه در اين قسمت به نمونه هايي از آنها اشاره ي مختصري خواهيم داشت:* مرئوس اين اختيار را دارد كه بدون مشورت با رئيس تصميم گيري كرده و تصميمات فردي خود را به مرحله ي اجرا در آورد.* مرئوس تصميم گيري مي كند، اما بايد رئيس و هر كس ديگري كه در قضيه نقش دارند را نيز در جريان امور قرار دهد تا با اين كار از بروز هر گونه مشكل غير منتظره اي جلوگيري كرده باشد.* مرئوس پيشنهاد نهايي را مي دهد كه نيازمند تاييد از سوي رئيس است.* مرئوس راه حل هاي مختلف را به رئيس معرفي مي كند، اما تصميم نهايي با خود رئيس مي باشد.* مرئوس اطلاعات مربوط را ارائه داده و رئيس پس از مشورت و بررسي گزينه هاي مختلف، خود تصميم نهايي را اتخاذ مي نمايد.بهروري از هوش و استعدادتوانايي يك سازمان وابسته به استعدادها و قابليت هاي مجموع افرادي است كه در آنجا مشغول به كار هستند. استفاده ي موثر از استعدادهاي سازماني مي تواند در وقت كليه ي كاركنان صرفه جويي بعمل آورده، و تا حد بسيار زيادي نااميدي ها و سردرگمي ها را از ميان بردارد. اين در حالي است كه استفاده ي نابجا نتيجه معكوسي را به همراه خواهد داشت.و اين هم چند نكته در مورد چگونگي بكار گيري مهارت ها و استعدادهاي لازم:1- نقاط ضعف و قوت خود را بشناسيد. تا هر كجا كه دانش و توانايي هايتان اجازه مي داد، مي توانيد پيشروي كرده و خود

را اهل عمل نشان دهيد؛ اما زمانيكه شما كاري را انجام مي دهيد كه در حيطه ي مهارت هاي فرديتان نمي گنجد، مجبور هستيد زمان بيشتري را نسبت به كسي كه در آن كار از توانايي و مهارت هاي بالايي برخوردار است، صرف كنيد. با شناسايي نقاط ضعف و حوزه هايي كه در آن مهارت نداريد، مي توانيد از تلف كردن وقت خود جلوگيري بعمل آوريد.اگر شما در انجام كاري مهارت نداريد، كسي را پيدا كنيد كه در انجام آن از مهارت هاي لازم را برخوردار باشد.2- برخي از كارهاي خاص هستند كه نياز به تخصص هاي بالا دارند و اين امكان وجود ندارد كه توسط پرسنلي كه اندكي اموزش ديده اند به خوبي انجام پذيرند. به عنوان مثال كارهاي گرافيكي (طراحي بروشور و كاتالوگ هاي بازاريابي و ... ). شايد بتوان اين مسائل را به صورت داخلي و با كمك گرفتن از كارمندان خود شركت انجام داد، و شايد با اين كار از نظر مالي هزينه هاي كمتري را متقبل شويد، اما مطمئن باشيد كه از نظر كيفيت و زمان بايد بهاي سنگين تري را پرداخت نماييد. اين روزها تكنولوژي امكان انجام رنج عمده اي از كارها را به ما داده است، اما اين مطلب بدان معنا نيست كه با بهره گيري از تكنولوژي صرف ما قادر هستيم كليه ي امور تخصصي را بي عيب و نقص انجام دهيم.تا زمانيكه دلايل قانع كننده و كافي براي انجام يك چنين كاري نداريد هيچ گاه كار متخصصيني كه در بيرون هستند را خودتان انجام ندهيد. مطمئن باشيد كه آنها خيلي بهتر و با كيفيت تر كار

را به شما تحويل خواهند داد.3- اگر هر بار كه نياز به يك "متخصص" پيدا كرديد مجبور باشيد كه به دنبال آنها برويد، شايد اين كار برايتان وقت گير باشد. سعي كنيد يك ارتباط مناسب با آنها برقرار كرده، كليه نيازها و خواست هاي شركت را با آنها در ميان بگذاريد و آنها را به طور كامل توجيه كنيد. اگر با آنها قرارداد بلند مدت كاري مي بنديد هيچ گاه به دنبال پايين ترين قيمت نباشيد. نشان دهيد كه به دنبال يك ارتباط طولاني مدت هستيد و از اين متخصص انتظار داريد كه در وقت شما صرفه جويي كند نه آن را تلف كند.4- زمانيكه نياز مكرر به تخصص خاصي داريد، مي توانيد بر روي خدمه ي شركت سرمايه گذاري كنيد. به اين منظور تعدادي از آنها را انتخاب كنيد و براي گذراندان دوره هاي مختلف آموزشي به بيرون از شركت بفرستيد تا در آن رشته ي بخصوص تخصص كامل پيدا كنند. فقط كارمندان با دانش "خيلي خوب" هستند كه مي توانند پروژه هاي شما را با كيفيت بالا تحويلتان بدهند. اين در حالي است كه يك كارمند با سطح معلومات "معمولي" بايد پيوسته از سوي افراد متخصص، پشتيباني و حمايت شود كه اين امر به نوبه خود خيلي وقت گير خواهد بود.كنترل وقفه هاافرادي كه در كارها وقفه ايجاد مي كنند، حال به چه صورت تلفني و چه شخصاً، به هر حال وقت شما را تلف مي كنند. نه تنها در طول زماني كه با آنها مشغول بحث هستيد وقتتان گرفته مي شود، بلكه پس از اتمام ارتباط، مجدداً بايد زماني را صرف كنيد

تا تمركز از دست رفته تان را مجدداً بدست آوريد.چند تكنيك مديريتي منحصر بفرد در مورد چگونگي از بين بردن و اداره ي مقتضي وقفه ها به شرح زير مي باشد:1- زمانيكه براي قرارهاي ملاقات خود برنامه ريزي مي كنيد (در داخل دفتر) آنها را به صورت گروهي در يك جاي برنامه قرار دهيد؛ اينطور نباشد كه يكي از قرارهاي ملاقاتتان صبح، يكي ظهر، و ديگري بعد از ظهر باشد. سعي كنيد ويزيت ها پشت سر هم قرار بگيرند. اين كار هم برنامه ي شما را منسجم تر مي كند و هم به شما اجازه مي دهد كه با هر كسي به اندازه معين و كاملاً منطقي گفتگو نماييد. به منشي و يا مدير جلسه وقت رسمي اتمام ملاقات را اعلام كنيد و بگوييد كه تمايلي نداريد در حين جلسه كسي برايتان مزاحمت ايجاد نمايد.2- اگر شما دائماً با تماس هاي تلفني گاه و بيگاه و ويزيت هاي بي موقع بمباران شويد، هر روز زماني را در نظر بگيريد (زمان سكوت، زمان تمركز) تا در كمال آرامش بتوانيد بر روي پروژه هاي خاصي كه در ذهن داريد كار كنيد. كليه كاركنان را نيز در جريان بگذاريد و به آنها بگوييد كه اين زمان برايتان ارزش زيادي دارد و هيچ كس نبايد در طول اين مدت برايتان مزاحمت ايجاد كند مگر در صورت بروز مسائل اورژانسي.3- اگر كسي را استخدام كرده ايد كه پاسخگوي ويزيتورها و تماس هاي تلفني باشد به او بگوييد كه چه كساني را بايد به داخل اتاق شما هدايت نمايد و چه افرادي را به خارج راهنمايي كند. هيچ ضرورتي وجود ندارد

كه همه ي مراجعين را همان زماني كه آنها مي خواهند ملاقات كنيد. بايد در اين مورد اعمال قدرت كرده و قرارهاي ملاقات خود را اولويت بندي كنيد.4- هر روز زمان معيني را به جوابگويي تماس هاي تلفني اختصاص دهيد. اگر منشي استخدام كرده ايد مي توانيد او را در جريان قرار دهيد كه چه زماني به تماس هاي تلفني پاسخ مي دهيد تا او بتواند طرف مقابل را نيز مطلع سازد.ساير نكات مهم در زمينه ي مديريت زمان1- تنها زماني به تماسهاي تلفني پاسخ دهيد كه مطمئن هستيد طرف مقابل انتظار برگزاري يك جلسه ي بحث و گفتگوي طولاني تلفني را ندارد. معمولاً قبل از نهار و يا پيش از اتمام ساعت اداري، زمان مناسبي براي انجام يك چنين كاري به شمار مي رود. هنگاميكه با طرف مقابل تماس مي گيريد مي توانيد بگوييد: "من متوجه هستم كه در حال حاضر براي صرف نهار تشريف مي بريد، اما مي خواستم مطمئن شوم كه با شما در مورد............. صحبت كرده ام."2- براي قرارهاي ملاقات خود يك زمان اتمام قطعي در نظر بگيريد. مسئول جلسه موظف است كه اين زمان را به كليه ي حضار اعلام كند. با اين روش كليه شركت كنندگان در جلسه محدوديت زماني را در نظر گرفته و برنامه هاي خود را بر طبق آن تنظيم خواهند كرد. در مورد زمان اتمام جلسه كاملاً جدي باشيد تا سايرين نيز متوجه اين موضوع بشوند. مطمئن باشيد كه آنها هم مباحث مورد نظر خود را در همين بازه ي زماني كه شما در اختيارشان قرار داده ايد، مطرح خواهند كرد .

مديريت زمان در دانشگاه مجازي

... time management

براساس مديريت زمان، توصيه در هر زمينه اي مبتني بر اهداف صورت مي پذيرد     مقدمه دانشجويان مجازي اغلب نسبت به مدت زمان مورد نياز براي به پايان رسانيدن آموزش درون شبكه اي (Online) آگاهي ندارند. در حقيقت بر خلاف دسترسي آسان به اين نوع آموزش، تحقيقات نشان مي دهند كه طول مدت تحصيل آن دو برابر آموزش به شيوه سنتي است (پالوف و پرات، 1999؛ گيلبرت، 2001). در نتيجه مشاركت در فرايند ياددهي- يادگيري درون شبكه اي مستلزم تعهدي عملي نسبت به آن از طرف دانشجويان و مربيان است. مديريت زمان بايد همسو و سازگار با ماهيت برنامه درسي باشد. بعضاً از مربيان خواسته مي شود تا به دانشجويان در مديريت زمان طي فرايند يادگيري كمك كنند. از اين رو وظيفه آنها اين است كه اهميت هر يك از سرفصلهاي مطالب درسي را در جريان آموزش براي دانشجويان بيان كنند . مقاله حاضر به بررسي شيوه هاي بهبود مديريت زمان در دانشگاه مجازي مي پردازد . مباني مديريت زمانبراساس مديريت زمان، توصيه در هر زمينه اي مبتني بر اهداف صورت مي پذيرد. به محض اينكه اهداف و اولويتها مشخص شدند، زمان مورد نياز براي آنها تخصيص مي يابد. به اين روش مي توان براي شركت دانشجويان مجازي در آموزش درون شبكه اي برنامه ريزي كرده و از ايجاد اضطراب در آنها ممانعت به عمل آورد. در اين قسمت چند توصيه كلي براي دانشجويان مجازي ارائه مي شود:_ اهداف بايد كاملاً مشخص باشند: آموزش درون شبكه اي شيوه اي ساده و آسان براي گذراندن واحدهاي درسي نيست. برآورد مي شود كه دانشجوي درون شبكه اي 12 تا 15 ساعت در هفته درگير تحصيل خواهد بود (گيلبرت، 2001). در نتيجه لازم است برنامه ريزي بر اساس آن

صورت گيرد._ مشخص نماييد، چه مقدار وقت براي مطالعه درون شبكه اي در اختيار است: ارزيابي واقع بينانه از وقت مورد نياز براي انجام وظايف روزانه همچون انجام تكاليف درسي، رفت و آمد و رسيدگي به امور خانواده حائز اهميت است. اين ارزيابي به دانشجويان كمك مي كند تا از گرفتن واحدهاي درسي زياد خودداري كنند. معمولاً دانشجويان اظهار مي كنند كه تكاليف آنها در واحدهاي درسي ثبت نام شده، به حدي زياد است كه بسا ادامه تحصيل را با مشكل روبرو مي سازد. تعيين اهدافهنگامي دانشجوي مجازي در آموزش درون شبكه اي به موفقيت دست مي يابد كه اهداف مشخصي داشته باشد. ثبت نام در آموزش با هدف روشن، موجب جذابيت محيط يادگيري و ادامه تحصيل مي شود.بيشتر دانشجويان مسن صرفاً به منظور اخذ گواهي يا مدركي براي حرفه خود در آموزش درون شبكه اي شركت مي كنند. اگر چه ممكن است كه دانشجويان جوان تر در راستاي رسيدن به اهداف شغلي در اين نوع آموزش شركت نكنند، اما به پايان رسانيدن دوره جهت دريافت مدرك تحصيلي به خودي خود براي ايجاد انگيزه در آنها كفايت مي كند. در نتيجه، دانشجويان مجازي بايد تشويق شوند كه براي شركت در آموزش و نيز ارزيابي نتيجه برنامه ها، اهداف روشني را دنبال كنند. حتي اگر دانشجويان در پي تحصيل به منظور كسب مدرك باشند، داشتن اهداف واقع بينانه همراه با تعيين اولويتها مي تواند به آنها در استفاده بهينه از وقت كمك كند.براي مثال اگر هدف كلي در درس آمار كه به صورت درون شبكه اي برگزار مي شود، دستيابي به نمره قبولي و هدف واقعي دستيابي به فهم بيشتر از موضوعات گوناگون درس باشد، دانشجو مي تواند به ارزيابي و اولويت بندي اهداف درسي اقدام نموده

و سپس بر اساس يك زمان بندي منطقي براي آنها برنامه ريزي نمايد. اغلب به مربيان توصيه مي شود كه دانشجويان خود را تشويق كنند تا در ابتداي دوره به منظور كمك به تشكيل گروه در جهت اهداف يادگيري تشريك مساعي كنند. اين فعاليتها مبناي مديريت زمان را تشكيل مي دهد.لازم به ذكر است كه دانشجويان در برخورد با محيط بايد انعطاف پذير باشند: آموزش درون شبكه اي در جهان واقعي صورت مي گيرد، يعني دانشجويان در محيط خود به خلق فضايي مي پردازند كه امكان يادگيري را فراهم مي آورد. مسائل زندگي مي تواند مانع از اجراي بهترين طرحها و تحقق اهداف و مقاصد شود. دانشجوي مجازي هنگامي كه با مشكلي مواجه مي شود، براي آنكه از درس عقب نيفتد، بايد با مربي تماس گرفته و او را مطلع سازد. مربي نيز لازم است انعطاف پذير بوده و براي فائق آمدن بر موانع و مشكلاتي كه ممكن است مانع اتمام دوره تحصيلي شود، با دانشجويان همكاري نمايد. البته اين در صورتي است كه مربي نسبت به وجود مشكل مطمئن شود. بهانه هاي دانشجويان براي عدم انجام تكاليف در جهان درون شبكه اي تغيير كرده است. دانشجو ديگر نمي گويد كه «تكاليف را در خانه ام جا گذاشتم»، بلكه مي گويد: ”رايانه ي من خراب شد“ يا ”من بر حسب اتفاق تكاليف خود را حذف كردم“ يا «تكنسيني به اشتباه هارد درايو مرا را دوباره فرمت بندي كرده است». چشم پوشي انحرافات جزيي دانشجوي مجازي در جريان كار از طرف مربي لازم است، اما در صورت تكرار بهانه ها، بايد نسبت به آنها شك نمود و از دانشجويان ديگر درباره آنها سؤال كرد. تعيين اولويتهابه محض مشخص شدن اهداف مي توان به اولويت بندي آنها پرداخت. دانشجويان

بايد بر حسب اهميت و ضرورت اهداف، در صدد تحقق آنها برآيند. جدول مديريت زمان وآموزش درون شبكه اي ، به دانشجويان كمك مي كند تا بر حسب اهميت كارها، به تقسيم بندي زمان بپردازند. در اين قسمت به توضيح ابعاد نمودار يادشده پرداخته مي شود. الف - فاقد اهميت و فوريتبسياري از دانشجويان عنوان مي كنند كه براي انجام كارهايي همچون تماس تلفني، تماشاي تلويزيون و يا بازي رايانه اي نياز به زمان بندي ندارند. اين در حالي است كه براي انجام هر كاري بر حسب اهميتي كه دارد، بايد زماني اختصاص داد.اگرچه به نظر مي رسد كه انجام كارهاي ياد شده، وقت افراد را به هدر مي دهند، اما براي رفع خستگي پس از يك كار روزانه، مورد نياز است. بنابراين بايد دانشجويان نسبت به اين نوع كارها توجه داشته و زماني را به آن تخصيص دهند. زيرا حتي با انگيزه ترين دانشجويان نيز نمي توانند به طور دائم به كار مشغول باشند. كارهايي از قبيل تماس تلفني، تماشاي تلويزيون و ... به ما كمك مي كند كه تجديد نيرو كرده و دوباره كارهاي روزانه را ادامه دهيم. البته پرداختن به چنين كارهايي نبايد به گونه اي باشد كه مانع پيشرفت شود. ب - فاقد اهميت اما فوريفشار رواني كه بسياري از دانشجويان در طي روز تحمل مي كنند، بعضاً موجب حواس پرتي آنها مي شود. به گونه اي كه نمي دانند دقيقاً چه كارهايي را انجام داده اند. درگيرشدن (مشغول شدن) در فعاليتهايي كه داراي اهميت نيستند، اما فوري به نظر مي رسند، باعث مي شوند كه دانشجوي مجازي احساس كند، صرفاً در حال انجام كار كم اهميتي بوده و كار زيادي به انجام نرسانيده است. ح - مهم اما غير فوريكار

با اين طبقه مشكل است، زيرا اغلب كارها تا زماني كه فوريت پيدا نكنند، به تعويق مي افتند. مثلاً شروع انجام تكليف يا نوشتن مقاله مهم است، اما اگر در انجام آنها عجله اي نباشد، فوري محسوب نمي شود. واداشتن دانشجويان به انجام همه تكاليف درسي در مدت زماني كوتاه ممكن نيست، اما اين امر در درازمدت امكان پذير است. مثلاً انجام هر يك از تكاليف درسي به نوبت تا پايان ترم، روشي سودمند است. بدين ترتيب فعاليتهاي مهم در ميان موضوعات مختلف گم نمي شوند. مهم و فوريتعيين ضرب الاجل براي انجام كار موجب ايجاد انگيزه در بسياري از دانشجويان مي شود. مهلت زماني مشخص شده براي ارسال تكاليف، نوشتن مقاله يا پاسخ گوئي به بحثهاي درون شبكه اي، اهميت و فوريت كار را افزايش مي دهد. با اين حال براي عده اي از دانشجويان تعيين ضرب الاجل خوشايند نبوده و به تشكيل گروه صدمه مي زند. مثلاً اگر مهلت ارسال تكاليف را تا يك هفته تمديد كنند، در صورتي كه مطابق با مهلت زماني تعيين شده قبلي، بيشتر دانشجويان اقدام به ارسال آنها كرده باشند، ممكن است از اينكه نمي توانند از مهلت زماني تمديد شده در جهت ارائه هر چه بهتر تكاليف درسي استفاده نمايند، ناراحت شوند.بسياري از دانشجويان مجازي همانند دانشجويان كلاسهاي حضوري، ترجيح مي دهند، انجام تكاليف درسي خود را تا آخرين فرصت به تعويق اندازند كه اين امر مشكلاتي را در خصوص تشكيل گروه به وجود مي آورد. مديريت مناسب زمان و تعيين اولويتها در برخورد با نيازها و تقاضاهاي آموزش درون شبكه اي براي شكل گيري گروه يادگيري بسيار حياتي است. اگر دانشجويان متعهد نباشند كه به مطالعات خود بيش از ديگر فعاليتهاي غيرمهم و

غيرفوري اولويت دهند، ديگر اعضاي گروه به واسطه عدم حضور آنها دچار مشكل خواهند شد. تخصيص وقت براي مطالعه و تعامل درون شبكه ايگيلبرت (2001) متذكر مي شود كه ابزارهاي مؤثري براي مطالعه وجود دارد، خواه آموزش به صورت درون شبكه اي باشد و خواه به شكل حضوري و رو در رو. او رويكرد پيش نگري، بررسي و بازنگري را پيشنهاد مي كند. پيش نگري به معناي توجه و نگريستن به كل دوره آموزش قبل از شروع آن است و شامل خواندن و مروري بر رئوس مطالب، برنامه ريزي پيش از انجام تكاليف، نوشتن مقالات، شركت در امتحانات و هر جلسه گفتگوي برنامه ريزي شده است. بررسي به معناي نحوه انجام تكاليف درسي و به روزبودن آن است. بازنگري، كل فرايند ياددهي –يادگيري را در بر مي گيرد و شامل مرور مقالات مورد بحث و ديگر موارد به منظور آمادگي براي امتحانات و آزمونهاي كوتاه جواب، نوشتن مقالات، درگيري در فعاليتهاي گروهي كوچك و تمركز بر دانش كسب شده و آموزه هاي پيشين مي شود. براي بازنگري، دانشجويان بايد به همه مواد درسي و جزوات دسترسي پيدا كنند. انجام اين كار به صورت درون شبكه اي ساده تر است، زيرا عمده مواد آموزشي كه در سرتاسر ترم تدريس مي شود، در وب سايت برنامه درسي قابل حصول است.در هر كلاس ممكن است روش آسان براي دانشجويان حذف نكات كم اهميت و صرفاً انجام تكاليف درسي مهم براي گذرانيدن واحد درسي باشد. اما گيلبرت بر اين عقيده است كه به منظور يادگيري اصولي مطالبي كه تدريس مي شود، دانشجويان بايد به مفهوم آنچه مربي ارائه مي كند، توجه كرده، اطلاعات جديد را با اطلاعات قبلي پيوند دهند و حقايق و اطلاعات كلاسي را به تجارب كسب شده

در زندگي واقعي مرتبط كنند. به اين ترتيب زمينه اي براي آنها فراهم مي شود كه به تفكر انتقادي و يادگيري عملي دست يابند.به منظور رسيدن به تفكر انتقادي در فرايند آموزش درون شبكه اي، دانشجوي مجازي بايد اوقاتي را در طي هفته براي يادگيري مطالب اختصاص دهد. صرف تنها يك روز در هفته براي خواندن و انجام تكاليف درسي كافي نخواهد بود و به طور متوسط 2 تا 3 بار در هفته نياز است كه درخصوص ارسال مطالب مورد يادگيري و مراوده با گروه اقداماتي صورت گيرد. دانشجويان در زمان كوتاه قادر به پاسخگويي به همه همكلاسي هاي خود براي كمك به يادگيري نيستند. بنابراين دانشجوي مجازي بايد براي رسيدن به يادگيري درون شبكه اي اثر بخش و كارآمد تلاش نمايد. دو بعد اثربخشي و كارآمدي در خصوص انجام كارها ، را مي توان در شكل يك مورد مطالعه قرار داد انجام كارهاي كم اهميت به شكل ضعيفاگر دانشجويي كارهاي كم اهميت را درست انجام ندهد، اثر بخشي كمي داشته و زياد كار آمد نخواهد بود. به جاي انجام كارهاي كم اهميت دانشجو بايد تلاش كند كه به وظايف مهم بپردازد. انجام كارهاي مهم به شكل ضعيفاگر كارهاي مهم به شكل ضعيف انجام شوند، نشانگر اثربخشي بالا اما كارآمدي كم خواهد بود. انجام كارهاي مهم به شكل ضعيف، نتيجه اي ندارد. مثلاً وقتي دانشجويي تكاليف درسي خود را با تأخير انجام مي دهد، به نتيجه سودمندي نمي رسد. براي افزايش سطح كارآمدي نياز است كه در روند انجام تكاليف، بازنگري شود. بايد دانست كه در اين مورد نمي توان بر اساس قاعده خاصي عمل كرد و شيوه هاي مختلفي جهت افزايش كار آمدي وجود دارند. اما بعضاً دانشجويان

اظهار داشته اند كه چنين چيزي به ما گفته نشده است. انجام تكاليف زير حد استاندارد صرفاً موجب مي شود كه دانشجو به ادامه فعاليتهايي بپردازد كه به يادگيري اثر بخش كمك نخواهد كرد. دقيقاً همانند كلاس حضوري، ايجاد ارتباط در كلاس درون شبكه اي حائز اهميت است و انجام تكاليف دليل بر گرفتن نمره خوب در درس نيست. انجام درست كارهاي كم اهميتاگر «دانشجويي كارهاي كم اهميت را درست انجام دهد»، نشانگر اثربخشي كم و كارآمدي بالا خواهد بود. همانند انجام كارهاي مهم به شكل ضعيف، انجام درست كارهاي كم اهميت، نتيجه اي در بر ندارد.بعضاً دانشجويان وقت زيادي را صرف ارائه كاري مي كنند كه كاملاً بي ارتباط با برنامه درسي است، و وقتي آن را به عنوان كاري غير قابل قبول باز مي گردانيم، دچار شوك مي شوند. بنابراين منطقي آن است كه آنها وقت خود را صرف انجام كارهايي كنند كه با ارزش است. انجام كارهاي مهم به شكل درستوقتي دانشجويان از وقت به نحوي بهينه استفاده كرده و به انجام كارهاي درست بپردازند به احتمال زياد موفق مي شوند كه اهداف يادگيري را تحقق بخشيده و واحد درسي خود را بگذرانند. بنابراين وقتي كه آنها ياد بگيرند از وقت خود درست استفاده كنند، به همه اهداف يادگيري دست خواهند يافت. بعضي از دانشجويان در يافته اند كه اگر از برنامه ريزي درستي در جهت انجام تكاليف درسي برخوردار باشند، مي توانند به سطح بالاي از كارآمدي و اثربخشي دست پيدا كنند. بعضي ديگر پي برده اند كه براي رسيدن به حد بالايي از كارآمدي و اثر بخشي مي توانند تكاليف درسي را بر حسب اولويت در طي هفته انجام دهند. وظيفه دانشجويان اين

است كه فعاليتهاي كم اهميت را از فعاليتهاي با اهميت تشخيص داده و فقط وقت خود را براي انجام كارهاي مهم صرف كنند.انجام كارها در طول هفته از متراكم شدن آنها جلوگيري كرده و دانشجويان تحت فشار رواني قرار نمي گيرند. از اين رو با خونسردي بيشتري به فرايند يادگيري پرداخته و موفق مي شوند. دوري از كار زياددر زمان بندي تدريس موضوعات درون شبكه اي زماني براي استراحت در نظر گرفته مي شود. از آنجايي كه كلاسهاي درون شبكه اي به طور 24 ساعته و هفت روز هفته باز بوده و به فعاليتهاي ياددهي-يادگيري مي پردازند، به نظر مي رسد كه نياز است زماني براي استراحت دانشجويان و مربيان اختصاص يابد. تجربه نشان مي دهد كه يادگيري متراكم اثر بخش نبوده و جذابيت آموزش را از بين مي برد. كلاس هاي درون شبكه اي مانند كلاس هاي حضوري از ايام تعطيلي برخوردار است . تعطيلات، فرصتي است براي دانشجويان كه به انجام تكاليف و ارسال آنها اقدام كنند. اين كار باعث فراهم آمدن فضاي تنفس مي شود، در غير اين صورت فرايند كار بسيار سخت خواهد بود.به دانشجويان و اعضاي هيأت علمي توصيه مي شود كه اوقاتي را در هفته جهت استراحت اختصاص دهند. مثلاً مربيان ممكن است به دانشجويان اطلاع دهند كه جمعه ها تعطيل است. اعلام اين كه در آخر هفته به هيچ نامه الكترونيك پاسخ داده نخواهد شد، نيز غير منطقي نيست. مادام كه دانشجويان از قبل اطلاع يابند كه مربي در زمانهاي معيني در دسترس نيست، مشكلي به وجود نمي آيد. دانشجويان نيز ممكن است با توجه به اين مطلب براي تعطيلي خود برنامه ريزي كنند.بدين ترتيب دانشجويان و اعضاي هيأت علمي كه در دوره هاي درون شبكه اي شركت

دارند، مي دانند كه چه زماني به مسافرت بروند. گرچه به دانشجويان و اعضاي هيأت علمي توصيه نمي كنيم كه برنامه مسافرت در وسط ترم داشته باشند، با اين حال امكان مسافرت مرتبط با كار، يكي از مزاياي آموزش درون شبكه اي است. طبق مقررات، دانشجويان و اعضاي هيأت علمي مي توانند از قبل به يكديگر اطلاع دهند كه به دليل مشكلي كه دارند، در كلاس شركت نمي كنند.مشكلات دانشجويان آموزش درون شبكه اي بعضاً زياد است. به علت ”گزارش دانشجويان در مورد انباشت اطلاعات، اضطراب در مورد برقرار كردن ارتباط، نگراني در مورد پاسخهاي تأخيري در محيط غير همزمان، رشد روز افزون كار و مسئوليت، اشكالات موجود در خصوص ورود به آموزش درون شبكه اي و پيگيري بحث“ (هاراسيم، هيتز، تلس و تروف، 1996، ص 15)، بايد روش هايي جهت بر طرف كردن مشكلات آنها در نظر گرفت. بسياري از مشكلات دانشجويان در آموزش درون شبكه اي ناشي از برخورد با مربيان تازه كار و كم تجربه اي است كه تلاش مي كنند، حجم زيادي از مطالب درسي را در زمان مشخص تدريس كنند. پيگيري مباحث در آموزش درون شبكه اي نسبت به كلاس يا سخنراني هاي رو در رو سخت تر است. علاوه بر اين از دانشجوياني كه به طريقه درون شبكه اي ياد مي گيرند، انتظار مي رود كه مطالبي را در ارتباط با محتواي درس پيدا كرده و به ديگر دانشجويان معرفي كنند. در واقع وظيفه مربي اين است كه رئوس مطالب درسي را مشخص كرده و مسئوليتهاي يادگيري را به دانشجويان محول كند. براي اين كه دانشجويان دچار مشكل نشوند، به آنها توصيه مي شود كه به موارد زير توجه كنند:_ صرفاً با هدف گرفتن مطالب از شبكه و

ذخيره كردن آنها در رايانه خود وارد سايت برنامه درسي شويد._ در صورت امكان، به منظور بررسي و خواندن پيامها در اوقات فراغت، آنها را چاپ كنيد._ به محض اين كه پيامها مطالعه و بررسي شدند، اقدام به ارسال پاسخهاي تنظيم شده كنيد. تصور نكنيد كه در محيطي غير همزمان، پاسخهاي فوري ضروري است._ به منظور ارسال پاسخ هاي دقيق تر، مطالب را با برنامه ي واژه پرداز تهيه و سپس آنها را كپي كرده، به سايت برنامه درسي بفرستيد. اگر فضاي ديسك سخت كم باشد يا از آزمايشگاه رايانه استفاده شود، پاسخها را به ديسك فلاپي كپي و از آنجا منتقل كنيد (پالوف و پرات 1999، ص 53).به حداقل رساندن استفاده از گفتگوي همزمان (چت)، شيوه ديگري براي دور شدن از مشكلات است. چالشهاي برنامه ريزي در ارتباط با تعيين زمان براي جلسه گفتگوي همزمان، ممكن است تا اندازه زيادي باعث ايجاد اضطراب شود. مربي با دانشجويان در خصوص تكاليف درسي گروهي، و نحوه همكاري و همراهي با جلسه وايت بورد در ساعات اداري گفتگو مي كند. وظيفه مربي است كه براي دانشجويان شرايطي فراهم آورد كه در جلسات گفتگو شركت نمايند. البته در صورتي كه دانشجويان امكان شركت در جلسات گفتگو را نداشته باشند، فرصت دسترسي به اطلاعات را از دست نمي دهند. با استفاده از ابزارهاي چندگانه مي توانند به مطالبي كه در جلسات گفتگو مطرح شده، دست يابند.   چگونگي ايجاد الزام، تعهد و مسئوليتهمان طور كه گفتيم، مهارتهاي مربوط به مديريت زمان را بايد همگام با آموزش درون شبكه اي مورد بحث قرار داد. از آن جايي كه بسياري از مؤسسات هنوز برنامه هايي در جهت راهنمايي آموزش درون شبكه اي ارائه نكرده اند،

اغلب بعد از ثبت نام دانشجوي مجازي، مربي يا مشاور اين وظيفه را برعهده مي گيرند. مربي مي تواند در ابتداي آموزش براي استفاده بهينه از وقت و ايجاد احساس تعهد و مسئوليت نسبت به قوانين و مقررات از پاره اي تمهيدات استفاده كند. اعتقاد ما بر اين است كه در هفته اول آموزش بايد به فعاليتهايي جهت تشكيل گروه پرداخت. مثلاً ارسال معرفي نامه يا شرح حال دانشجويان، بيان اهداف و قوانين و مقررات آموزشي. اين امر موجب مي شود كه دانشجويان درون شبكه اي نسبت به وظايف و تكاليف خود در طول ترم و همچنين اوقاتي كه بايد صرف آموزش كنند، آگاهي يابند. جلب توجه دانشجويان نسبت به مطالعه رئوس مطالب درسي ضروري است. بعضي از مربيان از رئوس مطالب، آزمون به عمل مي آورند و بخشي از نمره درسي را به آن اختصاص مي دهند. همه اينها به منظور حصول اطمينان از اين كه دانشجويان رئوس مطالب و انتظارات برنامه درسي را مطالعه مي كنند و مي فهمند، صورت مي گيرد. اغلب بعد از اين مرحله از دانشجويان خواسته مي شود تا مقاله اي الكترونيك يا پيامي به صفحه بحث ارسال كنند و متذكر شوند كه رئوس مطالب درسي را مطالعه كرده و فهميده اند. از اين رو مشخص مي شود كه آنها با شرايط مندرج در آن از جمله نحوه ارسال مقالات موافقند. اين منجر به نوعي قرارداد يادگيري مي شود، كه در صورت به وجود آمدن مشكلاتي در طول ترم مي توانند به آن مراجعه كنند.بعضي از مربيان معتقدند كه نيازي نيست، هفته اول به فعاليت هاي مربوط به تشكيل گروه و توضيح نرم افزارهاي آموزشي اختصاص داده شود. اين امر وقت يادگيري را به هدر مي دهد. با اين حال اگر اهداف

يادگيري واقع بينانه و حجم مطالب درسي متناسب با وقت باشند و دانشجويان با روش پژوهش در حوزه برنامه درسي آشنا شوند، از وقت براي تشكيل گروه به درستي استفاده مي شود. اغلب از دانشجويان انتظار مي رود تا در هفته اول، مطالب مورد بحث در هفته دوم را مطالعه كرده و نظرات خود را در خصوص محتواي درس بيان نمايند. براي مثال، اولين سؤال در خصوص درسي تحت عنوان تغيير اجتماعي ممكن است، چنين باشد: درس تغيير اجتماعي چه تأثيري بر زندگي شما داشته است؟ نتيجه گيرياطمينان از اين كه دانشجويان ضرورت آموزش درون شبكه اي را درك و نسبت به آن تعهد پيدا كرده اند، براي موفقيت كفايت نمي كند، اما گامي مؤثر جهت درگير شدن آنها در جريان يادگيري است. جدول زير، مسائل مورد توجه در مديريت زمان را همراه با شيوه هاي بهبود آن به طور خلاصه ارائه نموده است. *منبع: ماهنامه تدبير منابع 1 - Gilbert, S.D. How to Be a Successful online student. New York: McGraw-Hill, 2001.2 - Harasim, L., Hiltz, S.R., Teles. L., and Turoff. M. Learning Networks Cambridge. Mass: MTT Press, 1996.3 - Palloff, R., and Pratt, K. Building learning communities in cyberspace: Effective strategies for the online classroom. San Francisco: Jossey-Bass, 1999.{beginslide id="133" title="براي مشاهده متن انگليسي مرتبط به صورت كشويي اينجا را كليك فرمائيد"} time management Developing time management skills is a journeythat may begin with this Guide, but needs practice and other guidance along the way. One goal is to help yourself become aware of how you use your timeas one resource in organizing, prioritizing, and succeeding in your studiesin the

context of competing activities of friends, work, family, etc. First:  try our exercise in time management Strategies on using time: Develop blocks of study timeAbout 50 minutes? How long does it take for you to become restless?Some learners need more frequent breaks for a variety of reasonsMore difficult material may also require more frequent breaks Schedule weekly reviews and updates Prioritize assignmentsWhen studying, get in the habit of beginning with the most difficult subject or task Develop alternative study places free from distractionsto maximize concentration Use your time wiselyThink of times when you can study "bits" as when walking, riding the bus, etc. Review studies and readings just before class Review lecture material immediately after class(Forgetting is greatest within 24 hours without review) Schedule time for critical course eventsPapers, presentations, tests, etc. Try the University of Minnesota's Assignment Calculator Develop criteria for adjusting your scheduleto meet both your academic and non-academic needs Effective aids: Create a simple "To Do" listThis simple program will help you identify a few items, the reason for doing them, a timeline for getting them done, and then printing this simple list and posting it for reminders. Daily/weekly plannerWrite down appointments, classes, and meetings on a chronological log book or chart. If you are more visual, sketch out your scheduleFirst thing in the morning, check what's ahead for the dayalways go to sleep knowing you're prepared for tomorrow Long term plannerUse a monthly chart so that you can plan ahead.Long term planners will also serve as a reminder to constructively plan

time for yourself {endslide}

مديري___ت زم_____ان

...TIME MANAGEMENT موفقيت يعني رسيدن به هدف در زمان معين مهدي ياراحمدي خراساني  برنامه ريزي براي كسب موفقيت بررسي اهداف: در تعيين اهداف كلي لازم است كه اهداف بلند مدت شخصي و كاري نيز مدنظر قرار داده شوند. البته در كوتاه مدت يك هدف شخصي (مانند تشكيل خانواده) ممكن است به طور موقت بر ساير اهداف بلند ندت (مانند تاسيس يك شركت) ارجحيت پيدا كند. تعيين اهداف: اهداف خود را بنويسيد و بعد آنها را به اهداف كوتاه مدت، بلند مدت  شخصي و كاري تقسيم بندي كنيد. سپس ببينيد آيا اين هدف ها واقع بينانه هستند يا خير. مثلاً با اين كه همه افراد از خصوصيات بدني خاصي برخوردار هستند ولي هر زمان كه بخواهند مي توانند مهارت هاي جديدي نيز ياد بگيرند.  ببينيد براي رسيدن به اهداف مورد نظر به كدام مهارت ها احتياج داريد. ديگر دوران اين طرز فكر كه ((يك شغل براي تمام عمر كافي است)) به سر آمده و براي اين كه بتوانيد شغل خود را حفظ كنيد لازم است خود را همواره از جهت اطلاعات و مهارت به روز نگه داريد. به عبارت ديگر اهداف شغلي شما مي تواند گوناگون باشد و بالاخره براي رسيدن به هر يك از اهداف خود يك جدول زمان بندي تدوين و مهلت رسيدن به هر هدف را در آن قيد كنيد. برنامه ريزي براي اهداف شغلي: براي اين كه اهداف خود را راحت تر به دست بياوريد بايد برنامه ريزي كوتاه و دراز مدت شغلي داشته باشيد و آن را در برنامه هاي روزمره خود لحاظ كنيد. نوشتن تجربيات، مهارت

ها و ويژگي هاي تحصيلي و حرفه اي نيز مي تواند مفيد باشد. علاوه بر كار حرفه اي انجام كارهاي خانه يا نگهداري از نوزادان نيزمي تواند به شما تجربه ارزشمندي در زمينه مديريت بدهد. تعيين اولويت ها: پس از آن كه فهرست اهداف كوتاه و بلند مدت حرفه اي خود را تهيه كرديد لازم است كه آنها را به ترتيب اولويت مرتب كنيد. تحقق هر هدف بزرگ مستلزم انجام چند كار كوچك تر است. از ميان اين كارها مهم ترين آنها را شناسايي و به آن رسيدگي كنيد. بررسي عملكرد: تا آنجا كه ممكن درباره شغلي فعلي خود صادق باشيد. چقدر از وقت شما صرف كارهايي مي شود كه نبايد در آن لحظه انجام بدهيد؟ اهدافي كه براي يك روز كاري تعيين كرده ايد تا چه حد تحقق پيدا مي كنند؟ اگر فرضاً هر روز 10 هدف براي به دست آوردن داريد (كه ممكن است شامل كارهاي معمولي، روزمره، فوري و پيچيده باشد) كدام يك را در اولويت قرار  مي دهيد؟ روز كاري خود را مورد بررسي قرار دهيد و ببينيد كدام كارها روزمره كدام يك جزو كارهاي جاري ميان مدت يا دراز مدت هستند و كدام يك جزو كارهاي مهم و فوري هستند. صرف نظر از سمتي كه در سازمان داريد برنامه ريزي و سازمان دهي دقيق اوقات كاري اثربخشي و موفقيت شما براي رسيدن به اهداف را تا حد قابل ملاحظه اي افزايش مي دهد. تجزيه و تحليل وظايف: از كليه اهداف و وظايف جاري، آتي و روزمره خود فهرستي تهيه كنيد. آنها را به سه گروه تقسيم كنيد – نوع الف،

ب، يا پ: نوع الف: وظايف مهم و فوري نوع ب: وظايفي كه يا مهم هستند و يا فوري نوع پ: وظايفي كه نه مهم و نه ضروري هستند اگر در تقسيم بندي وظيفه خاصي شك داريد آن را جزو نوع پ محسوب كنيد كه اصلاً آن را در نظر نگيريد. اولويت بندي و واگذاري مسئوليت: براي اين كه اولويت هاي خاص كاري را شناسايي كنيد فهرست كارها را مجدداً مرور كنيد. اكنون براي هر كدام از وظايف الف، ب و پ يك فهرست مجزا (و جمعاً سه فهرست) تهيه كنيد.  سپس اين فهرست ها را بررسي كنيد و ببينيد انجام كدام يك به كمك ديگران نياز دارد كدام يك را فقط خودتان مي توانيد انجام دهيد و كدام يك را مي توانيد كاملاً واگذار كنيد. كارهاي غيرضروري را نيز شناسايي و حذف كنيد. در مورد كارهايي كه بايد با كمك ديگران انجام شوند افراد مورد نظر را معرفي كنيد و مسئوليت كارهايي كه بايد به ديگران واگذار شوند را تفويض كنيد. با اين كار سه فهرستي كه تهيه كرده ايد كوتاه تر خواهند شد و فقط شامل كارهايي خواهند بود كه تنها شما مي توانيد انجام دهيد. حال مي توانيد قدم بعدي را برداريد كه عبارت است از برنامه ريزي روزانه. با تخمين مدت انجام هر يك از كارهاي باقي مانده ( و ذكر مدت انجام هر كار در كنار آن) مي توانيد هر يك از كارها را به نحوي برنامه ريزي كنيد كه يا با كمك همكاران، يا بين ملاقات هاي از پيش تعيين شده و يا به صورت پروژه هاي دراز مدت

انجام شوند. برنامه ريزي براي يك روز كاري: يك روز كاري بايد شامل وظايف گروه الف، ب، پ باشد. تعدادي از وظايفي كه واقعاً در يك روز كاري مي توانيد انجام بدهيد را انتخاب كنيد. در ضمن اين روز كاري نبايد مثلاً 20 ساعت باشد. اين سه نوع وظيفه را طوري تقسيم كنيد كه هر ساعت مشغول انجام يك نوع از آنها باشيد نه اين كه اول از يك نوع شروع و بعد به نوع ديگر برويد. از اين وظايف جدي تر را با انجام كارهايي كه از جديت كمتري برخوردار هستند جبران كنيد. ايجاد تعادل در تقاضا: دريافت مستمر اطلاعات جديد باعث مي شود اولويت هايي كه تعيين كرده ايد مدام دستخوش تغيير شود. ممكن است دريافت اطلاعات جديد اهميت يا فوريت يك كار را تغيير دهد و حتي باعث شود كه آن كار از فهرست كارهاي مهم حذف گردد. بنابراين ضرورتي ندارد كه مثلاً براي جلسه اي كه تاريخ برگزاري آن سه روز به تاخير افتاده امروزه گزارش تهيه كنيد. زماني كه اطلاعات جديدي دريافت مي كنيد بلافاصله اولويت ها را مجدداً ارزيابي كنيد. واقع بيني: پذيرفتن كارهاي بيش از حد توان و جاه طلبانه مي تواند در فرد ايجاد اضطراب كند. بنابراين درباره توان خود و مقدار كاري كه مي توانيد در يك مدت زمان معين انجام دهيد واقع بين باشيد. پذيرفتن كار زياد به نفع شما خواهد بود و نه به نفع همكاران شما. سعي كنيد ظرفيت هاي خود را بشناسيد و كارهايي كه نمي توانيد با موفقيت انجان دهيد را نپذيريد. به همين ترتيب در مورد ديگران نيز واقع بين

باشيد و بيش از حد توان از آنها انتظار نداشته باشيد. اگر از همكاران انتظار بيش از حد داشته باشيد ناتواني آنها در انجام كارهاي محوله شما را خسته و آنها را نيز خسته و دلسرد خواهد كرد. پس از شناخت ظرفيت خود و همكاران بهتر است سطح توقع خود را بالا ببريد. گاهي لازم است انسان تحت شرايط سخت قرار بگيرد تا از كسب موفقيت احساس پيروزي و لذت كند. زماني براي تفكر: همه ما به آرامش نياز داريم تا بتوانيم در خلوت خود درباره اولويت هاي مهم و كارهاي دشوار فكر كنيم. اين فرصت فراهم نخواهد شد مگر اين كه زمان آن را از قبل تعيين كرده باشيم. اگر لازم است براي دقايقي از ساير همكاران جدا شويد و نگران نباشيد كه آنها ناراحت مي شوند. مي توانيد برايشان توضيح بدهيد كه مي خواهيد تنها باشيد تا بتوانيد درباره برخي مسائل فكر كنيد. انجام اين كار به خصوص در مكان هاي شلوغ و پر رفت و آمد لازم است. سعي كنيد انضباط شخصي داشته باشيد و از اين فرصتي كه براي خود ايجاد مي كنيد نهايت استفاده را (به خصوص در مورد وظايف نوع الف و ب) ببريد. به ياد داشته باشيد كه حتي يك فرصت كوتاه نيز به شما كمك مي كند تا كار با اثر بخشي بيشتري انجام شود. ارزيابي الگوهاي رفتار كاري: هر فردي از لحاظ توان فكري و بدني داراي يك ريتم خاصي است براي مثال ممكن است در ساعاتي از روز در اوج توان فكري و بدني باشد و در ساعاتي ديگر توان او كاملاً تحليل رفته باشد.

سعي كنيد با ريتم بدن خود آشنا شويد و از طريق كار خود را با راحتي بيشتري انجام دهيد. زمان بندي انجام وظايف: انجام كارهاي سخت و پيچيده به زماني كه در اوج توان فكري و بدني هستيد موكول شوند. براي مثال اگر شما از آن دسته افرادي هستيد كه صبح زود سر كارمي رويد و بعد از ظهرها ورزش مي كنيد بايد وظايف نوع الف خود را حتماً اول روز انجام دهيد. از طرف ديگر اگر نمي توانيد قبل از ساعت 00، 9 بيدار شويد وظايف نوع الف خود را نزديك ظهر يا اوايل بعدازظهر انجام دهيد. به حداكثر رساندن كارايي: كيفيت عملكرد شما در طول روز يا در روزهاي مختلف متفاوت و بستگي به اين دارد كه خسته هستيد يا سرحال. براي اين كه بتوانيد فشار كاري را در طول روز تقسيم و اولويت هاي آن را مشخص كنيد لازم است كه چرخه نيروي دهني و بدني خود را بشناسيد. براي مدت چند روز مواقعي كه خيلي خسته يا سرحال بوده ايد را يادداشت كنيد و همچنين بنويسيد كه در آن وقت مشغول انجام چه كاري بوده ايد. اگر هنگام خستگي مشغول انجام كار سخت بوده ايد پس كار شما موثر نبوده است. در آينده سعي كنيد وظايف نوع پ را براي اين لحظات، كه خسته هستيد، بگذاريد. از آن جا كه ((الگوي رفتار كاري)) افراد با يكديگر متفاوت است سازمان هاي سعي مي كنند ساعات كاري را انعطاف پذير كنند. از اين طريق كاركنان مي توانند با توجه به چرخه نيروي ذهني و جسمي خود انجام كارهايشان را بهتر برنامه ريزي كنند

و كنترل بيشتري روي انجام كارها اعمال نمايند. ثبت و تنظيم برنامه هاي كاري: ثبت كارهايي كه بايد در روزهاي آتي  انجام شوند (مانند ملاقات ها و تعهدات) نقش مهمي در مديريت زمان دارد. براي اين كار مي توانيد از وسايل كاغذي و الكترونيكي مختلفي (مانند انواع تقويم و دفترچه يادداشت هاي الكترونيكي) استفاده كنيد. انتخاب ابزار: يك روش سنتي براي ثبت برنامه هاي آتي استفاده از سررسيد است. امروزه ابزارهاي بسيار پيشرفته اي مانند تقويم هاي الكترونيكي وجود دارند كه با استفاده از آنها مي توانيد نشاني و شماره تماس افراد را ثبت كنيد و كارهاي حسابداري خود را نيز با آنها انجام دهيد.  نوع ابزار را بايد با توجه به نياز و كارتان انتخاب نماييد. مثلاً ممكن است هر صفحه از سر رسيد به يك روز اختصاص يابد يا ممكن است ترجيح بدهيد در يك نگاه تمام روزهاي هفته را جلوي چشم داشته باشيد. برنامه ريزي با استفاده از تقويم: استفاده از تقويم نياز به انضباط دارد. اولين كاري كه بايد انجام دهيد اين است كه ملاقات ها و برنامه هاي آتي را همان لحظه كه قطعي مي شوند در تقويم ثبت كنيد. براي هر ملاقات توجه به برخي نكات ضروري است: تعيين زمان موردنياز براي آماده شدن و رسيدن به محل مورد نظر تعيين زمان لازم براي پيگيري هاي بعدي و نوشتن گزارش جلسه. شيوه نگهداري از تقويم : براي به حداكثر رساندن كارايي و اثربخشي استفاده از تقويم اگر كسي غير از شما مسئول به روز نگهداشتن آن است هر بار كه زمان ملاقات يا انجام كاري را تنظيم مي كنيد

به آن فرد نيز اطلاع دهيد. سعي كنيد تقويم هميشه به روز باشد و براي اطمينان از زمان انجام كارها مرتب آن را بازديد كنيد. استفاده از سيستم اينترنت را نيز مورد توجه قرار دهيد چرا كه اين سيستم تماس هم زمان چند نفر را از نقاط مختلف با تقويم الكترونيكي ميسر مي سازد. هر روز وظايف نوع الف را در فاصله كارهايي كه از قبل برنامه ريزي شده اند انجام دهيد و تلاش كنيد آنها را ظرف مدت تعيين شده تمام كنيد. فرصتي را هم براي كارهاي پيش بيني نشده كنار بگذاريد. تهيه فهرست اصلي: حتي بعد از آن كه كارها را بر حسب اهميت و ضرورت به سه نوع الف، ب و پ تقسيم كرديد ممكن است باز هم مواردي پيش آيد كه شما را به خاطر تعداد كارهاي موجود و زمان اندك براي انجام آنها سر درگم و نگران سازد. اين موقعيت مناسبي براي تهيه يك فهرست اصلي است. فهرستي كه مي توانيد در آن همه كارهاي كوچك و بزرگ خود را بنويسيد و مهلت انجام هر كار را در كنار آن قيد كنيد. نوشتن اين فهرست خود جنبه درماني دارد و فشار زيادي را از روي دوش شما برمي دارد. علاوه بر اين داشتن چنين فهرستي (در مقايسه با فهرست زمان بندي شده) به شما تصوير بهتري از موقعيت موجود مي دهد. بعضي مواقع بدون آن كه نياز به فكر كردن باشد راه حل بعضي مشكلات  خودشان به ذهن  مي آيند. براي مثال ممكن است متوجه شويد كه چون راه اندازي خط توليد محصول جديد شركت به تاخير افتاده است ضرورتي

ندارد كه چندان نگران عقب افتادن طرح بازاريابي آن باشيد. شيوه موثرتر براي به كارگيري فهرست ها: در فهرست اصلي همه كارها بايد بر حسب نوع آنها (الف، ب يا پ) مشخص شده باشند. اين فهرست را به طور مستمر اصلاح كنيد، كارهاي جديد را بلافاصله وارد كنيد كارهاي انجام شده را خط بزنيد و كارها را با استفاده از رنگ و علامت هاي مختلف اولويت بندي كنيد. اگر مايل باشيد مي توانيد كارهاي مشابه را دسته بندي كنيد مثلاً تماس هاي تلفني را با ستاره مشخص كنيد كنار نامه هاي مهمي كه بايد بنويسيد ضربدر بزنيد و ملاقات ها را با قلم رنگي مشخص كنيد.  اين كار به شما كمك مي كند تا در يك نگاه كليه كارهايي كه بايد انجام شوند را مشاهده كنيد و حتي موجب شود تا همه كارهاي مشابه را يك جا انجام دهيد. با استفاده از اين شيوه براي كارهاي منزل نيز مي توانيد در زمان صرفه جويي كنيد. انجام كارهاي ناخوشايند: هر فردي از عهده كار خاصي برمي آيد. كاري مانند مواجه با يك مشتري سر سخت كه انجام آن براي شما ناخوشايند است ممكن است براي همكار شما رقابت برانگيز باشد. از انجام كارهاي ناخوشايند را به زماني موكول كنيد كه از لحاظ ذهني در وضعيت مثبتي هستيد. انجام اين قبيل كارها را به آخر روز يعني زماني كه خسته هستيد و همين طور به لحظات آخر موكول نكنيد. برنامه ريزي دراز مدت: بعضي از كارها را نمي توان بعد از انجام دادن از روي فهرست اصلي حذف كرد. بعضي كارها به طور ادواري بايد تكرار شوند.

تهيه و ارسال سفارش هاي ساليانه براي مشتريان از قبيل كارها هستند. براي انجام كارهاي اواري دراز مدت لازم است علاوه بر غهرست كارهاي كوتاه مدت يك نمودار ديواري نيز از كارهاي دراز مدت تهيه كنيد. تفكر مثبت: براي بعضي افراد زمان سريع مي گذرد و براي بعضي ديگر بسيار كند. اين كه جزو كدام گروه هستيد بستگي به نوع نگرش شما دارد. با بهره گيري از تفكر مثبت و قدرتي كه به دنبال دارد برنامه خود را با موفقيت روبرو خواهيد كرد. با تكيه بر تفكر مثبت حتي انجام خوشايندترين كارها بدون ناراحتي صورت مي گيرد. لذت بردن از زندگي: تفريح كردن راه هاي مختلفي دارد اما اگر براي كارهايي كه از انجام آنها لذت مي بريد وقت نگذاريد آن وقت تاثير شما بر ديگران يك تاثير منفي خواهد بود. فعاليت هايي كه انجام آنها موقع كار برايتان لذت بخش است را شناسايي كنيد و در فهرست زمان بندي انجام كارها اين فعاليت ها را بگنجانيد. براي خود برنامه هاي تفريحي مانند رفتن به سينما شركت در جشن هاي موسيقي يا رفتن به مسابقات اتومبيل راني ترتيب بدهيد. علاوه بر اين حتي اگر نمي توانيد فعاليت هاي تفريحي داشته باشيد سعي كنيد تاثير مثبتي از خود جا بگذاريد. شيوه برخورد با مشكلات: با داشتن مثبت به زندگي راحت تر و سريع تر مي توان اوقات خود را اداره و مشكلات كاري را برطف كرد. براي شروع سعي كنيد نسبت به خود و زندگي احساس خوبي داشته باشيد. از اين طريق ديگر مشكل ديگران را به همه تعميم نخواهيد داد و مشكلات و دلهره هاي

كاري را با ابتكار عمل حل خواهيد كرد. جلوگيري از اضطراب: به نظر مي رسد كه كلمه ((پر مشغله)) اين موضوع را به ذهن متبادر مي كند كه افراد ((پر مشغله)) فرصتي براي برنامه ريزي آينده ندارند. شما بايد قادر باشيد كه در اوقات پر مشغله از ساعات باقي مانده روز استفاده بهينه ببريد.  از ديد روانشناسي نيز اين تمرين خوبي است تا فعاليت هاي خود را برنامه ريزي كنيد چرا كه اين كار شما را قادر مي سازد تا وقت خود را در اختيار بگيريد و بر كارهاي دشوار مسلط باشيد. مي توانيد در مدتي كه مشغول برنامه ريزي هستيد آگاهانه شيوه مثبت انديشي را پيش بگيريد و به اين ترتيب از اضطراب دوري كنيد وبه هدف خود برسيد. مرتب كردن دفتر كار: سازمان دهي كردن محل كار مي تواند عملكرد شما را به طرز محسوسي ارتقا دهد. از ميز كار شروع كنيد و به شكلي آن را منظم كنيد كه با جمع شدن انبوهي از كاغذ چيزي در اين ميان گم نشود. سپس سراغ كشي پرونده ها و كمد كتاب ها برويد و هم زمان محيط اطراف خود را نيز مرتب كنيد. جلوه محيط كار: از نحوه قرار گرفتن وسائل رنگ آميزي و نظم و ترتيب داخل اتاق مي توانيد درباره شخصي كه از آن اتاق استفاده مي كند به مطالب زيادي پي ببريد. وضعيت اتاق تاثير زيادي بر ذهنيت همكاران زيردستان و كاركنان مافوق نسبت به شما دارد. بنابراين سعي كنيد كه از خود ذهنيت مبتي به جا بگذاريد. اگر هر روز ملاقات هاي زيادي در اتاق داريد كاري كنيد ذهنيت افرادي

كه به ملاقات شما  مي آيند همان ذهنيتي باشد كه مدنظر شما است.  اگر كسي كه به ملاقات شما آمده فرد منضبطي باشد با وضعيت آشفته اتاق خود هرگز نمي توانيد او را متقاعد كنيد كه از ذهني سازمان يافته برخوردار هستيد. رسيدگي به پرونده ها: به ميز خود به عنوان يك خط توليد نگاه كنيد. مواد خام (كه در واقع همان كاغذها هستند) از يك طرف وارد مي شوند تا قبل از انتقال به مرحله بعد توسط يك ماشين (يعني فكر شما) تحت فراوري قرار گيرند. همانند كارخانه ها شما نيز مي توانيد خدمات لجستيكي به موقع را براي اتاق كار خود فراهم كنيد. به عبارت ديگر بايد بدانيد كه كاغذهاي وارده از چه اولويتي برخوردار هستند و بايد به كجا فرستاده شوند. درجه اولويت هر يك از نامه ها يا مدارك را تعيين كنيد.  اگر كار در حيطه مسئوليت خودتان است فوراً اقدام كنيد و گرنه، آن را به ديگري واگذار كنيد.  اگر پيگيري نامه به اقدامات ديگري نياز دارد آن را داخل كازيه و فايل مخصوص نامه هاي در دست اقدام قرار دهيد. نامه هاي غير فوري را نيز در فايل ((نامه هاي ورودي)) بگذاريد. مرتب كردن اوراق كاغذي: سيستمي ايجاد كنيد كه به وسيله آن از دريافت تمام نامه هاي وارده مطلع شويد. درباره نامه هاي فوري بلافاصله اقدام كنيد (البته هر روز زماني هم براي بررسي نامه هاي غير فوري اختصاص دهيد.) در صورتي كه بايد براي يك نامه اقدامي نيز انجام دهيد آن را در ليست كارهاي در دست اقدام بگذاريد. آن دسته از نامه ها و مداركي كه

احتياج نداريد و يا اقدامات مربوط به آنها را انجام داده ايد دور بيندازيد. مرتب كردن محيط كار: وسايل موجود در محيط كار (مانند ميز، صندلي، كابينت فايل ها، چراغ و ...) بايد به شكلي سازمان دهي شوند كه براي شما مناسب و مفيد باشند. به سبك كار خود و اين كه از دفتر كار براي چه منظوري استفاده مي كنيد توجه نماييد. اگر در طول روز افراد زيادي به ملاقات شما مي آيند ميز خود را جايي قرار دهيد كه از ورود افراد مطلع شويد. اگر جلسات زيادي دراتاق شما برگزار مي شود صندلي ها را طوري بچينيد تا افراد راحت بنشينند. پرونده هايي را در محيط كار خود نگهداريد كه دائماً مورد نياز شما هستند. اين پرونده ها را بايد نزديك ميز كار، و ترجيحاً به شكلي، قرار دهيد كه براي برداشتن آنها نياز به بلند شدن نباشد. پرونده هايي كه كمتر مورد استفاده قرار مي گيرند را در محل جداگانه اي خارج از دفتر نگهداري كنيد و اگر اين كار مقدور نيست آنها را در گوشه اي از اتاق (كه سر راه را نباشند) بگذاريد. بايگاني پرونده ها: يك سيستم بايگاني ابداع كنيد چرا كه يك سيستم مناسب از هدر رفتن وقت جلوگيري مي كند. البته همه سيستم هاي بايگاني كامل و مطلوب نيستند. ولي مي توانيد سيستمي انتخاب كنيد كه براي پرونده هاي شما مناسب باشد. مرتب كردن پرونده ها: سيستم بايگاني بايد مانند سيستم جستجو در كامپيوتر عمل كند. از كلمات كليدي استفاده كنيد كلماتي كه يادآور رشته اي از مفاهيم باشد و شما را به راحتي به پرونده و

نامه مورد نظر برساند. انتخاب كلمات كليدي به ماهيت فعاليتي كه انجام مي دهيد بستگي دارد. اگر در كار صادرات هستيد و با 70 كشور مختلف در سراسر دنيا كار مي كنيد مي توانيد سستم بايگاني را بر اساس تقسيم بندي جغرافيايي طراحي كنيد. بنابراين ابتدا پنج گروه اصلي خواهيد داشت كه هر يك معرف يك قاره خواهد بود.  از طرفي اگر مدير فروش شركت كوچكي هستيد كه نوشت افزار توليدمي كند مي توانيد مشتريان خود را به دو گروه عمده (يعني مشتريان خارجي و داخلي) تقسيم كنيد و براي هر يك فايل جداگانه اختصاص بدهيد. هر يك از مشتريان داخل فايل ها پوشه جداگانه اي خواهد داشت. تقسيم موضوع به موضوعات كوچكتر: اگر تقسيماتي كه در سيستم بايگاني در نظر گرفته ايد بزرگ هستند بهتر است كه هر يك را به تقسيمات كوچك تر خرد كنيد تا اداره كردن پرونده ها راحت تر صورت گيرد. براي مثال، مديري كه مسئوليت طرح هاي توسعه را بر عهده دارد مي تواند سيستم بايگاني را بر حسب تك تك طرح ها تقسيم بندي كند و سپس براي موضوعات مرتبط با هر طرح پوشه جداگانه اي در نطر بگيرد. بر چسب زدن: براي بايگاني بهتر است از نگ ها و شكل هاي مختلف براي تقسيم بندي و طبقه بندي پرونده ها استفاده كنيد. براي مثال مدير فروش مي تواند مدارك مربوط به مشتريان صادراتي را در پوشه هاي قرمز بايگاني كند و نام آنها را بر چسب قرمز روي پوشه بنويسيد و براي مشتريان داخلي نيز از پوشه و بر چسب آبي استفاده كند. سيستمي كه براي بايگاني

انتخاب مي كنيد بايد به راحتي براي شما و ساير استفاده كنندگان قابل فهم باشد. بنابراين براي دسترسي سريع به پرونده ها فهرستي از قسمت هاي مختلف بايگاني و محتواي آنها روي كاغذ تهيه كنيد. بايگاني مرتب پرونده ها: در پايان روز يا هفته وقتي را براي بايگاني پرونده ها اختصاص دهيد. بايگاني مدارك و اوراق را هميشه به ديگران واگذار نكنيد، چرا كه همه بايد از سيستم بايگاني اطلاعات به روز داشته باشند. تصميم گيري درباره اوراقي كه بايد نگهداري و يا دور انداخته شوند كار مهمي است. بنابراين در انجام اين كار نقش فعالي داشته باشيد. راه هاي جلوگيري از به هم خوردن تمركز: مراجعات اتفاقي و بدون برنامه گاهي خوشايند هستند ولي همه ما نياز داريم كار خود را بدون مزاحمت انجام دهيم. دفتر كار خود را طوري بچينيد كه جلوي چشم ديگران ظاهر نشويد. براي افزايش بهره وري در كار از مراجعات اتفاقي همكاران جلوگيري كنيد. عوامل اختلال در تمركز: براي جلوگيري از مزاحمت هاي ناخواسته فهرستي از افراد زير تهيه كنيد: افرادي مانند رئيس يا مشتريان مهم كه هر لحظه ممكن است مراجعه نمايند . افرادي مانند همكاران كه ممكن است وقتي كه چندان درگير كار نيستيد پيش شما بيايند. افرادي كه اصلاً مزاحم شما نمي شوند. تجديد نظر در چيدمان محيط كار: عبور افراد از مقابل شما باعث به هم خوردن تمركز مي شود. ميز خود را طوري قرار دهيد كه بتوانيد كساني كه به در نزديك مي شوند را ببينيد. اگرنمي خواهيد كسي مزاحم شود در دفتر كارتان را ببنديد. حتي در صورتي كه در اداره اي با

محيط باز كار مي كنيد مي توانيد با انجام تغييراتي در نقشه محيط كار(مثلاً قرار دادن ميز پشت قفسه هاي بايگاني با قرار گرفتن پشت مانيتور كامپيوتر) مزاحمت ها را به حداقل برسانيد. اگر كاري كنيد كه در معرض ديد كاركنان و همكاران نباشيد احتمال اين كه آنها در موارد غير ضروري مزاحم شما شوند كمتر خواهد بود. گزينش اطلاعات: افراد هر روزه در محيط كار اطلاعات بسياري دريافت مي كنند كه پردازش آنها به وقت زيادي احتياج دارد. ابداع يك سيستم مناسب كمك مي كند به همه اطلاعاتي كه هر لحظه به دست شما مي رسد رسيدگي كنيد. گرفتن اطلاعات: اطلاعات به شكل هاي مختلفي به دست شما مي رسد مثلاً به روش هاي زير: كاغذ (نامه، نمابر، يادداشت، مجله، نشريات، گزارشات و ...) ابزارهاي الكترونيكي (پست الكترونيكي، اينترانت يا شبكه پردازش اطلاعات درون سازماني و ...) صوت (ملاقات هاي رو در رو، تلويزيون، راديو، تلفن، پست صوتي و ...) گاهي به نظر مي رسد كه برخي اطلاعات از بقيه ضروري تر هستند ( و البته اين برداشت هميشه هم درست نيست). براي مثال، اولويت زماني تماس هاي تلفني از نامه بيشتر است چرا كه بلافاصله بايد به آنها پاسخ داد. پردازش اطلاعات: سعي كنيد براي پردازش اطلاعات يك برنامه مناسب تنظيم كنيد، مثلاً اگر مي دانيد كه پست نامه ها را ساعت 10 صبح به شركت مي آورد و پيام هاي درون سازماني در ساعت 11 صبح پخش مي شوند قبل از ناهار زماني را براي رسيدگي به نامه ها اختصاص دهيد. نامه هاي الكترونيكي را در اسرع وقت بخوانيد و اگر تا

آن زمان روزنامه ها و مجلات را نخوانده ايد نگاهي اجمالي هم به آنها بيندازيد. اين برنامه را در اواخر ساعت كاري نيز تكرار كنيد، ميزتان را مرتب كنيد و براي روز بعد آماده شويد. قبل از اين كه در خصوص اطلاعات رسيده اقدامي صورت بگيرد مدت زماني از آن بگذرد. به جريان انداختن اطلاعات: شما مي توانيد بيشتر اطلاعاتي كه به دستتان مي رسند را به طور مستقيم به همكاران و ساير كاركنان انتقال دهيد. اطلاعات را مي توان به سه دسته تقسيم كرد: اطلاعاتي كه قبل از انتقال به ديگران بايد اصلاح شوند (مانند يادداشت ها و يا گزارشات داخلي) اطلاعاتي كه مي خوانيد درك مي كنيد و سپس به ديگران انتقال مي دهيد(معمولاً در مورد نشريات و مجلات)  اطلاعاتي كه تكثير و سپس توزيع مي كنيد (مثلاً نامه مشتري كه از شركت شما رضايت دارد و جهت اطلاع ساير همكاران آن را تكثير و توزيع مي كنيد) نگهداري مطالب ((در دست بررسي)): درباره مطالبي كه بعداً خواندن آنها را داريد چه بايد كرد؟ يك راه اين است كه همه آنها را در پرونده اي جداگانه تحت عنوان ((كارهاي در دست بررسي)) بگذاريد و هر وقت فرصت داشتيد آنها را مطالعه كنيد. به هر حال يكي از مشكلات چنين پرونده هايي اين است كه به طور غير قابل كنترلي حجيم مي شوند و هر وقت امكان داشت بايد نها را مرتب كرد.  بنابراين هر بار كه به پرونده مراجعه مي كنيد بايد مطالب منسوخ و نامربوط را خارج كنيد. تفويض كار به ديگران: پس از بازگشت از يك سفر چند روزه مواجه شدن

با انبوه كارهايي كه به آنها رسيدگي نشده است چندان خوشايند نيست. اگر كارتان ايجاب مي كند كه اغلب اوقات پشت ميز نباشيد از يك نفر بخواهيد كه به مطالب دريافتي رسيدگي كند. كسي كه اين مسئوليت را به او واگذار مي كنيد بايد بتواند در نبود شما پيام ها و نامه ها را بررسي كند و آنها را به كاركناني كه مي توانند از عهده كارها برآيند برساند. براي او توضيح بدهيد كه چه مواردي را مي تواند شخصاً رسيدگي كند و چه مواردي را بهتر است نگهدارد تا شما باز گرديد. كسب اطلاعات به روز:با گذشت زمان كارايي اطلاعات تغيير مي كند. اخبار امروز فردا بخشي از تاريخ خواهد بود بنابراين مرتبط بودن مطالب با موضوع تابعي از زمان است.  بعضي افراد معتقدند چيزي كه امروز بي فايده و بدون استفاده است شايد بعدها به كار بيايد و به همين دليل همه اطلاعات را ذخيره مي كنند. به هر حال به خاطر داشته باشيد كه معمولاً پردازش اطلاعات مكتوب به فضا و زمان زياي نياز دارد. بنابراين قبل از بايگاني مطالب مرجع ارتباط آن را با كار خود دقيقاً بررسي كنيد. كار كردن با ديگران: بهترين برنامه هاي مديريت زمان، هميشه تا حدودي به ديگران بستگي دارند. هيچ كس به تنهايي كار نمي كند. ممكن است يك تماس تلفني غير منتظره همه برنامه هاي روزانه را مختل كند. ياد بگيريد برنامه هاي زماني ديگران را با برنامه هاي خود تطبيق دهيد. برآورد وظايف كاري: ميزان تطابق كار شما با وظيفه ديگران بستگي به رابطه شما با آنها دارد. براي مثال، در نظر بگيريد

كه مجبوريد، بدون هماهنگي با مدير، يك جلسه فوري تشكيل بدهيد كه خود او نيز بايد در جلسه بدون هماهنگي قبلي ناراحت شود و شايد اطلاعاتي داشته باشد كه دستور جلسه را تغيير دهد و يا باعث لغو جلسه گردد. هنگام كار با كارمندان ارشد لازم است در مورد تصميماتي كه مي گيريد به دقت فكر كنيد. بررسي برداشت ها: بسياري از افراد درباره آن چه مديريت زمان نام دارد قضاوت هاي نادرستي دارند. در محيط كار معمولاً دو دسته افراد وجود دارند: افرادي كه به نظر پر كار مي رسند ولي بازدهي ندارند و دسته دوم افرادي كه به نظر پر كار نيستند ولي عملاً با تنظيم وقت بازدهي بالايي دارند. اين دو گروه را با هم اشتباه نگيريد. هنگام كار با ديگران و قبل از اين كه در مورد كارايي آنها نظر بدهيد روال كاريشان را تجزيه و تحليل كنيد. براي صرفه جويي در وقت مي توانيد يا از الگوي كاري آنها پيروي كنيد يا بخواهيد كه الگوي كاري شما را دنبال كنند. تجزيه و تحليل انگيزه ها: جذابيت كار براي افراد مختلف متفاوت است. يكي از شواهدي كه نشان مي دهد افراد نسبت به كار خود بي انگيزه شده اند عدم استفاده موثرتر و مناسب از زمان است. عوامل دلسردي عبارتند از: - افراد كار زيادي براي انجام دادن ندارند. در اين صورت كار را در كل سازمان تقسيم كنيد تا مطمئن شويد همه افراد به اندازه كافي مشغله كاري دارند. - افراد ناراضي و سرخورده هستند، چون به كاري كه انجام مي دهند علاقه ندارند. براي ايجاد يك برنامه كاري مطلوب

تر با آنها گفت و گو كنيد. - افراد احساس مي كنند كه فشار كاري آنها زياد است. به آنها كمك كنيد تا مهارتشان را در مديريت زمان ارتقا دهند و يا ببينيد چگونه مي توان حجم كارشان را كاهش داد. اداره كردن جلسات: جلسه فرصتي است كه افراد بيش از هميشه با هم ارتباط پيدا مي كنند. گرد هم آوردن افراد پرمشغله در جلسه كار دشواري است. برنامه ريزي، تهيه دستور جلسه رفت و آمد و پيگيري جلسه همگي از جمله كارهاي زمان بر هستند. مهم تر از همه شركت كنندگان مي توانند از زماني كه براي شركت در جلسه صرف مي كنند براي انجام كارهاي ديگر استفاده نمايند. از خود بپرسيد آيا لازم است كه همه اين افراد در جلسه شركت داشته باشند. براي تبادل نظر با افراد شايد بتوانيد به جاي تشكيل جلسه از راه ديگري مثلاً تلفن استفاده كنيد. اين كار باعث صرفه جويي در وقت مي شود. در صورتي كه همه شركت كنندگان كارمند يك شركت باشند به حداقل رساندن زمان جلسه به نفع همه است. دستور جلسه را دقيقاًبررسي كنيد.   منابع: 1- مديريت زمان؛ نويسنده: تيم هيندل ، مترجم: شفيع الهي 2- مديريت زمان؛ نويسنده؛كارلوس ترومن 3- جزوات دانشگاهي 4- اينترنت{beginslide id="133" title="براي مشاهده متن انگليسي مرتبط به صورت كشويي اينجا را كليك فرمائيد"} Time Management   Developing time management skills is a journeythat may begin with this Guide, but needs practice and other guidance along the way. One goal is to help yourself become aware of how you use your timeas one resource in organizing, prioritizing, and

succeeding in your studiesin the context of competing activities of friends, work, family, etc. First:  try our exercise in time management Strategies on using time: Develop blocks of study timeAbout 50 minutes? How long does it take for you to become restless?Some learners need more frequent breaks for a variety of reasonsMore difficult material may also require more frequent breaks Schedule weekly reviews and updates Prioritize assignmentsWhen studying, get in the habit of beginning with the most difficult subject or task Develop alternative study places free from distractionsto maximize concentration Got "dead time"?Think of using time walking, riding, etc. for studying “bits” Review studies and readings just before class Review lecture material immediately after class(Forgetting is greatest within 24 hours without review) Schedule time for critical course eventsPapers, presentations, tests, etc. Try the University of Minnesota's Assignment Calculator Develop criteria for adjusting your scheduleto meet both your academic and non-academic needs Effective aids: "To Do" listWrite down things you have to do, then decide what to do at the moment, what to schedule for later, what to get someone else to do, and what to put off for a later time period Daily/weekly plannerWrite down appointments, classes, and meetings on a chronological log book or chart. If you are more visual, sketch out your scheduleFirst thing in the morning, check what's ahead for the dayalways go to sleep knowing you're prepared for tomorrow Long term plannerUse a monthly chart so that you can plan ahead.Long term planners will also serve as a reminder to constructively

plan time for yourself{endslide}

نگاهي ديگر به مديريت زمان

...time management از مركب زمان به عنوان وسيله اي براي موفقيت و رشد و اثربخشي هرچه بيشتر استفاده كنيدمترجمان: حسن خسروي، حسن قرباني مقدمه بسياري از افراد ادعا مي كنند كه وقت آنها به هدر نمي رود و ابراز مي دارند كه: من خيلي سازم__اندهي شده كار مي كنم، مي دانم كجا مي روم، مي دانم چكار مي كنم و... اگر شما واقعاً و صادقانه جزء اين دسته از افراد هستيد بايد بگوييم كه در گروه اقليتي جاي گرفته ايد.خيل__ي از مردم نسبت به روزهاي بدون بهره وري (بي حاصل) خود بي تفاوت هستند در حالي كه همگي مايل هستيم كارهاي بسياري را در يك روز انجام دهيم، ولي معلوم نيست كارهايمان چقدر ارزش داشته و بر چه اساسي اولويت بندي شده اند و چقدر وقت بايد صرف آنها كنيم. مثلاً گاه براي گرفتن يك جواب يا ارسال يك نامه يا درخواست كالا از انبار، بيش از اهميت موضوع موردنظر به پيگي__ري، تعارفات و حاشيه پردازي مشغول مي شويم. همچنين در بسياري از جلسات مسايل جنبي نظير سياست، تجارت، خانواده، اوضاع اجتماعي، اخبار سازماني، و... بيشتر از موضوع يا دستور جلسه موردبررسي و تبادل نظر قرار مي گيرند. مقوله مديريت زمان سالهاست كه ذهن افراد و صاحب نظران رشته هاي مختلف را به خود مشغول كرده و تاكنون دوره هاي آموزشي و سمينارهاي بسياري در اين ارتباط برگزار شده است. اما آيا واقعاً توانسته ايم بر زمان احاطه پيدا كرده و آن را در كنترل خود داشته باشيم. حقيقت آن است كه ما بايد خود را اداره كنيم نه زمان را.

چرا كه زمان اساساً اداره شدني نيست و خواه ناخواه زمان مي گذرد و اين ما هستيم كه بايستي از آن به خوبي استفاده كنيم. به يك تعبير مديريت زمان درواقع همان مديريت بر خويشتن است و جالب است بدانيد مهارتهايي كه ما براي اداره كردن ديگران نيازمنديم، همان مهارتهايي است كه براي اداره كردن خود نيازمنديم مانند توانايي ومهارت در برنامه ريزي، تفويض اختيار، سازماندهي، رهبري و كنترل. شناخت صحيح و به موقع عواملي كه وقت ما را ه__در مي دهند، خيلي مهم است زيرا بدين ترتيب راه درمان بيماري اتلاف وقت را كوتاه خواهيم كرد. بد نيست اين سوال را مطرح كنيم كه وقت روزانه شما صرف چه كارهايي مي شود؟ فرقي نمي كند داراي چه موقعيت شغلي و كاري هستيد فقط كافي است لحظاتي روزهاي گذشته و امروز خود را مرور كنيد. شايد قبل از اينكه به پاسخ شما بپردازيم بهتر است در يك مورد، تكليف خود را روشن كنيم و آن اين موضوع كه آيا شما با ارباب رجوع سروكار داريد يا خير؟ اگر شما ارباب رجوع نداريد دو حالت دارد:  1 - يا مدير هستيد، اختيارات و كارها را تفويض كرده ايد. 2-يا اينكه ماهيت شغل شما به گونه اي است كه با ارباب رجوع سروكار نداريد. ازطرح اين سوالها دو هدف را دنبال مي كنيم. الف) ذكر اين نكته كه ميان صرف وقت براي كسي كه ارباب رجوع دارد و كسي كه با ارباب رجوع سروكار ندارد خيلي فاصله است. به عبارت ديگر، افرادي كه با ارباب رجوع سروكار دارن__د، وقتشان طوري ديگر صرف مي شود كه مطلب مهمي

است و در تجزيه و تحليلهاي مربوط به مديريت زمان اغلب ديده شده كه موردغفلت قرار گرفته است. ب) ذكر اين نكته كه شما بايد اختيارات و كارهاي خود را به ديگران تفويض كنيد. خوب برگرديم بر سر سوال قبلي مان. واقعاً وقت شما در طول روز صرف چه كارهايي مي شود؟ شايد پاسخهاي شما برحسب فراواني و اهميت اينگونه باشد: 1-ديدن كارتابل نامه ها؛ 2- جلسات و تماسهاي تلفني؛ 3- بررسي پرونده ها و تهيه پيش نويس نامه ها يا اخبار و اطلاعات لازم؛ 4- بازرسي و سركشي به قسمتها؛ 5- ماموريتهاي اداري؛ 6-انجام امور شخصي؛ 7-ارتباطات غيررسمي و حضور در غذاخوري و نظاير آن. شناسايي عوامل موثر در اتلاف وقت به طور اجمال مي توان عوامل موثر در اتلاف وقت را به قرار زير برشمرد: عدم تفويض اختيار؛ تماسها و مكالمات زياد تلفني؛ جلسات بسيار (درون سازماني و برون سازماني)؛ قبول و يا تحميل بيش از حد مسئوليت و كار؛ آشفتگي و بي نظمي فردي و عدم تمركز فكري؛ نداشتن كاركنان و همكاران شايسته و كارآمد؛ مسافرتها و ماموريتهاي متعدد اداري؛ امور شخصي و گرفتاريهاي خانوادگي؛ عدم برنامه ريزي مناسب؛ كار امروز را به فرداافكندن. همانگونه كه مشاهده مي شود موضوع «عدم تفويض اختيار» به عنوان شايد مهمترين عامل اتلاف وقت بويژه براي مديران عنوان گرديده است. به راستي چرا شما بخشي از اختيارات خود را به ديگران واگذار نمي كنيد؟ بد نيست در اين قسمت مهمترين دلايلي را كه براي عدم تفويض اختيار برشمرده شده است را ذكر كنيم: 1- كاركنان هنوز كار بسياري براي انجام دادن دارند و واگذاري و تفويض

اختيار بيشتر به آنها معقولانه نيست؛ 2- كاركنان توان انجام دادن برخي كارها را ندارند، لذا نمي توان اختياري به آنها تفويض كرد؛ 3-كاركنان نمي خواهند به آنها تفويض اختيار شود؛ 4- فرد مناسبي نيست كه كارها و اختيارات به او واگذار شود؛ 5- قدرت وجسارت لازم در تفويض اختيار وجود ندارد؛ 6- مديران ترجيح مي دهند براي حفظ شأن و شخصيت خود از تفويض اختيار پرهيز كنند؛ 7- ممكن است تفويض اختيار نشانگر ضعف مدير در سازمان تلقي شود. اگر شما به عنوان خواننده اين نوشتار، مدير هستيد ببينيد كه واقعاً كدام مورد يا موارد از هفت گزينه بالا شامل شما هم مي شود. بعد كمي تأمل كنيد كه چرا در چنين وضعيتي به سر مي بريد؟خوب جاي دارد كه به يك موضوع مهم ديگر اشاره كنيم كه نوعاً خيلي وقت ما را هدر مي دهد.تماسهاي تلفني خارج از برنامه و ملاقاتهاي بدون هماهنگي. بهتر است طرف خود را طوري مقيد و هدايت كنيد كه در كوتاهترين زمان مكالمه يا ملاقات حرف خود را بزند. شايد اين تجويز در وهله اول سخت باشد ولي مي تواند در وقت شما صرفه جويي شود، چون در غير اين صورت براي اينكه محبوب همه باشيد ناگزير هستيد كه كاملاً در اختيار درددلها، مشكلات، درخواستها، غيبتها و... اين و آن باشيد و از انجام كارهاي ضروري باز بمانيد. يك چيز ديگري كه معمولاً كاركنان را رنج مي دهد و ممكن است خود آنها خيلي متوجه نباشند كه بر روي اتلاف وقت آنان چه تاثير مهمي دارد، موضوع شل_______وغ بودن و به هم ريختگي ميز كار است. آيا از

آن قبيل افرادي هستيد كه دوست دارند ميز شلوغ داشته باشند يا نه سعي مي كنيد هر پرونده، نامه، و يا هر ارجاعي را به موقع و به نوبت و ترتيب اهميت كنار دست خود قرار دهيد و به آن رسيدگي كنيد. اين هم نكته بسيار بااهميتي است كه علاوه بر وقت، اعصاب و روان شما را هم تحت تاثير قرار مي دهد. يك راهنماي كليدي براي آنكه بر زمان دراختيار، احاطه داشته و بتوانيم آن را مديريت كنيم بايد هدف گذاري مناسبي داشته باشيم. يعني اينكه براي هر روز كاري خود اهدافي را ترسيم كنيم. ازسوي ديگر براي هدف گذاري موارد ذيل را درنظ__ر بگيريم: هدف بايد روشن، قابل اندازه گيري، واقع بينانه، قابل دسترسي و محدوده زماني معيني داشته باشد.خوب حالا به نظر مي رسد كه دريچه اي ديگر به روي ما باز شده تا نسبت به زمان (وقت) طور ديگري نگاه كنيم و با به كارگيري مجموعه موارد مطرح شده بتوانيم از زمان حداكثر استفاده و بهره را ببريم، چرا كه زمان منتظر ما نمي ماند. نتيجه گيري 1- ببينيد كه از زمان چه مي خواهيد (چه انتظاري داريد)؟ 2- عواملي كه وقت شما را هدر مي دهند شناسايي و دسته بندي كنيد. سپس چاره اي براي برطرف كردن آنها بيابيد. 3- فعاليتهاي روزانه خود را اولويت بندي كنيد داشتن يك مسئول دفتر يا منشي فهيم، دورانديش و پرانرژي در اين زمينه شما را به خوبي ياري خواهدكرد. 4-به موضوع تفويض اختيار جدا توجه كنيد. 5-هر از گاه به ميز خود نگاه كنيد و آشفتگي آن را برطرف سازيد. 6-شفاف و قاطع

باشيد و با عوامل اتلاف وقت با حسن تدبير برخورد كنيد. 7- از مركب زمان به عنوان وسيله اي براي موفقيت و رشد و اثربخشي هرچه بيشتر استفاده كنيد نه اينكه در دام آن گرفتار شده و دچار بي نظمي و آشفتگي گرديد.  {beginslide id="133" title="براي مشاهده متن انگليسي مرتبط به صورت كشويي اينجا را كليك فرمائيد"} time management   Time management is the art of arranging, organizing, scheduling, and budgeting one’s time for the purpose of generating more effective work and productivity. There are an abundance of books, classes, workshops, day-planners, and seminars on time management, which teach individuals and corporations how to be more organized and more productive. Time management has become crucial in recent years thanks to the 24/7, busy world in which we live. Time management is important for everyone. While time management books and seminars often place their focus on business leaders and corporations, time management is also crucial for students, teachers, factory workers, professionals, and home makers. Time management is perhaps most essential for the person who owns his or her own business or who runs a business out of the home. Managing work and home responsibilities under the same roof takes a special type of time management. An important aspect of time management is planning ahead. Sometimes, successful time management involves putting in more time at the outset in order to reorganize one’s life. Though many time management books and teachings differ in their suggestions, most agree that the first step in efficient time management is to organize

the workspace or home. Even if one's schedule is well-ordered, but the office and filing system are a disaster, time will be wasted trying to work efficiently in a disorderly place. After cleaning, purging, and reorganizing the home or office, the next step in time management is to look at all the activities one participates in during a week. Every last detail should be written down, including the time it takes to shower, dress, commute, attend meetings, make phone calls, clean the house, cook dinner, pick up the children from school, take them to after-school activities, and eat meals. Also include time for entertainment or exercise, such as driving to the gym, going for a walk, watching television, or surfing the Internet. Often, when individuals write down every last activity, they find that there is very little time left for sleeping. The end result is that many activities must be pared down, eliminated, consolidated, or delegated. Prioritizing activities on a scale of one to three – one being the most important and three being the least – can help with this task. Lastly, good time management involves keeping a schedule of the tasks and activities that have been deemed important. Keeping a calendar or daily planner is helpful to stay on task, but self-discipline is also required. The most efficient to-do list in the world will not help someone who does not look at or follow his own daily planner. Of course, the other side of the argument is to remember to live. Get on

top of your time management, get organized, and stay on task, but live your life. Schedule some time off every day and at least one day off each week. Be organized, but do not be a slave to time management.{endslide}

درباره مركز

بسمه تعالی
جَاهِدُواْ بِأَمْوَالِكُمْ وَأَنفُسِكُمْ فِي سَبِيلِ اللّهِ ذَلِكُمْ خَيْرٌ لَّكُمْ إِن كُنتُمْ تَعْلَمُونَ
با اموال و جان های خود، در راه خدا جهاد نمایید، این برای شما بهتر است اگر بدانید.
(توبه : 41)
چند سالی است كه مركز تحقيقات رايانه‌ای قائمیه موفق به توليد نرم‌افزارهای تلفن همراه، كتاب‌خانه‌های ديجيتالی و عرضه آن به صورت رایگان شده است. اين مركز كاملا مردمی بوده و با هدايا و نذورات و موقوفات و تخصيص سهم مبارك امام عليه السلام پشتيباني مي‌شود. براي خدمت رسانی بيشتر شما هم می توانيد در هر كجا كه هستيد به جمع افراد خیرانديش مركز بپيونديد.
آیا می‌دانید هر پولی لایق خرج شدن در راه اهلبیت علیهم السلام نیست؟
و هر شخصی این توفیق را نخواهد داشت؟
به شما تبریک میگوییم.
شماره کارت :
6104-3388-0008-7732
شماره حساب بانک ملت :
9586839652
شماره حساب شبا :
IR390120020000009586839652
به نام : ( موسسه تحقیقات رایانه ای قائمیه)
مبالغ هدیه خود را واریز نمایید.
آدرس دفتر مرکزی:
اصفهان -خیابان عبدالرزاق - بازارچه حاج محمد جعفر آباده ای - کوچه شهید محمد حسن توکلی -پلاک 129/34- طبقه اول
وب سایت: www.ghbook.ir
ایمیل: Info@ghbook.ir
تلفن دفتر مرکزی: 03134490125
دفتر تهران: 88318722 ـ 021
بازرگانی و فروش: 09132000109
امور کاربران: 09132000109