ص: 2

سازمان اسناد و کتابخانه ملی

جمهوری اسلامی ایران

مجموعه مقالات دومین همایش ملی آرشیوی

آرشیو) برای (همه

جلد اول مدیریت آرشیو و اسناد

به کوشش ندا رسولی

سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران

1393

ص: 3

فهرست نویسی پیش از انتشار کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران

سرشناسه : همایش ملی آرشیوی ایران دومین : 1389 : تهران )

عنوان و نام پدید آورنده : مجموعه مقالات دومین همایش ملی آرشیوی آرشیو برای همه به کوشش ندا رسولی

مشخصات نشر : تهران سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران 1393

مشخصات ظاهری : 2 ج.

شابک: : دوره: 0 - 357-446-964-978؛ ج اول 7 - 358 - 446-964-978

وضعیت فهرست نویسی فیپا

یادداشت : ج 1 جاب اول: (1393) (فیبا)

مندرجات : ج.1 مدیریت آرشیو و اسناد - ج.2 مدیریت اسناد الکترونیکی

:موضوع آرشیو – مدیریت - کنگره ها

شناسه افزوده رسولی، ندا 1345، گردآورنده

شناسه افزوده اسناد ملی - مرکز اسناد

شناسه افزوده سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران معاونت اسناد ملی

رده بندی کنگره CD 950/08 1389

رده بندی دیویی 025/1714:

شماره کتابشناسی ملی 3302403:

سازمان اسناد و کتابخانه ملی

جمهوری اسلامی ایران

مجموعه مقالات دومین همایش ملی آرشیوی

جلد اول مدیریت آرشیو و اسناد

به کوشش: ندا رسولی

ناشر سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران

شمارگان 500 نسخه / چاپ اول 1393

چاپ و صحافی: سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران

:ناظر فنی نصرت اله امیر آبادی

طرح جلد و صفحه آرایی علیرضا خورسندی

بها 18000 تومان

کلیه حقوق این اثر انحصاراً متعلق است به سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران

نشانی تهران بزرگراه شهید حقانی غرب به شرق) بعد از ایستگاه مترو، بلوار کتابخانه ملی

تلفن فروشگاه 81623301- 81623315

دورنگار: 81623301

وبگاه www.nlai.ir

پست الکترونیک انتشارات: Publication@nlai.ir

ص: 4

رویکردی جدید به ضرورت تدوین نظام ملی آرشیوی در کشور فرحناز فتح اله زاده 147

تصویر نگاری فرآیند توصیفی مدارک آرشیوی با رویکردی به تجربه پردازش و توصیف عکسهای مردم شناسی مرکز اسناد سازمان میراث فرهنگی صنایع دستی و گردشگری شعله سادات احتشامی 169

ضرورت ارتباطات آرشیوی و اطلاع رسانی اسناد در آرشیوها و سیاستهای آرشیو ملی ایران در این زمینه نسرین نگاهبان 195

حفاظت و نگهداری از اسناد آرشیوی با تأکید بر اسناد آرشیوی کاغذی معصومه انگورج تقوی و محمد حدادی 223

نقش میکروارگانیسمها در فرسایش کاغذ شهناز بهلولی ریزی 237

روابط کتابشناختی روابط ،آرشیوی، مارک ایران و یونی مارک: مرتضی کوکبی 249

سازماندهی اسناد بر اساس استاندارد عمومی بین المللی توصیف آرشیوی در محیط

مارک :ایران سعیده اکبری داریان و افسانه تیموری خانی 259

معرفی و شرحی بر قوانین توصیفی ایساد (جی)(ISAD(G: بهناز زرین کلکی 271

آموزش آرشیودارها در عصر فناوری اطلاعات: لیلا نعمتی انارکی 295

اهمیت آموزش ضمن خدمت (آموزش مستمر برای آرشیودارهای آرشیوهای دیداری و شنیداری رضا تاج ،آبادی کبری کریمی و میترا آبیار 307

مقایسه تطبیقی و بررسی روند توسعه آموزشهای آرشیو و مدیریت اسناد در ایران و برخی کشورهای جهان داود امینی 325

بخش دوم مدیریت اسناد

پیاده سازی نظام جامع مدیریت اسناد با رویکرد مدیریت دانش ندا اقبالی 353

مدیریت فرم ها مریم جمشیدی 361

گردآوری و ارزشیابی اسناد بهرام شایقی 381

مقدمه ای بر مدیریت اسناد نادعلی صادقیان 413

ص: 6

در این ارتباط باید با دستگاههای دیگر ارتباط برقرار کرد و به دنبال ایجاد ارتباطات جدید از طریق همکاری و همفکری با دیگر دستگاهها شد یکی از این راهها برگزاری سمینارها بر پایی همایشهای تخصصی آرشیوی است تا موجبات تامل آزاد و خردمندانه و علمی را به دور از هر گونه تعصبات حرفه ای فراهم کرده باشیم

آرشیو ملی با نظارت بر حسن اجرای سیاستهای در نظر گرفته شده در حوزه اسناد با اتخاذ تدابیر لازم و همکاری دستگاه های مسئول و ارائه گزارشهای نظارتی نقش حاکمیتی خود را به خوبی نشان داده .است نتایج این همایشها نه تنها به دانش افزایی در حوزه پژوهشهای آرشیوی - اسنادی میانجامد، بلکه افتخاری است برای جامعه اسنادی کشور که در مسیر پژوهش و ارتقاء تولیدات علمی نقشی مؤثر داشته باشند امید آنکه مراکز و مؤسسه های ،تحقیقاتی ،استادان دانشجویان و پژوهشگران تحقیقات مرتبط با مدیریت اسناد و آرشیو با برگزاری و برپایی چنین نشستهایی بتوانند بردانسته ها و معلومات خود افزوده و در جهت تعالی بخشیدن به عنای فرهنگی جامعه گامی بلند بردارند کتاب پیش رو که مجموعه مقاله های دومین همایش آرشیوی است که هر چند با درنگی سه ساله به منظور دانش افزایی در حوزه آرشیو و مدیریت اسناد از یک سو و از سوی دیگر به عنوان نشانه ای از دانش آرشیوی کشور در آن سال منتشر میشود

دکتر سید رضا صالحی امیری

رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی

جمهوری اسلامی ایران

ص: 8

عکس

در :ایران ،گذشته حال و آینده مدیریت اسناد الکترونیکی - غیر الکترونیکی)؛ بررسی امکان تدوین نظام ملی آرشیوی؛ همکاری آرشیوها در عصر الکترونیکی؛ فرایندهای آرشیو (گردآوری و ،ارزشیابی پردازش و توصیف حفظ و نگهداری اطلاع رسانی و اشاعه؛ آموزش آرشیوداری؛ آرشیو ،پژوهش سند پژوهی؛ وب و آرشیو آرشیو و جامعه و معماری ساختمانهای آرشیو

به منظور اطلاع رسانی ،بیشتر متن فراخوان در وبگاه سازمان کتابخانه و مرکز اسناد مجلس شورای اسلامی و شماری از وبلاگهای اسنادی و کتابداری مانند وبلاگ گروهی آرشیو دارهای ایران قرار گرفت در پی ،آن پیامهایی برای یادآوری برگزاری همایش، در وبلاگ گروهی آرشیو دارها و وبلاگهای مرتبط دیگر قرار داده شد.

در این فاصله از سازمانها و مؤسسه های مرتبط با آرشیو و اسناد درخواست شد تا یکی از کارشناسان خبره خود را برای عضویت در شورای اجرایی همایش معرفی کنند بتدریج با معرفی نمایندگان پژوهشگاه علوم و معارف دفاع مقدس کتابخانه و مرکز اسناد مجلس شورای اسلامی سازمان ،کتابخانه ها موزهها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی، مرکز اسناد تاریخ دیپلماسی وزارت امور خارجه مؤسسه مطالعات تاریخ معاصر ایران و مرکز اسناد انقلاب اسلامی شورای اجرایی همایش نیز شکل گرفت از جمله اقدامهای این شورا تهیه کتابهای آرشیوی اسنادی به منظور اهدا به شرکت کنندگان در همایش بود.

تا زمان پایان ارسال چکیده و کمی پس از آن تعداد 105 عدد چکیده مقاله به دبیرخانه همایش .رسید از بین این چکیده مقاله ها 100 مقاله مناسب ارسال مقاله تشخیص داده شد؛ مقاله ها، نخست توسط گروه ارزیابی مورد بررسی قرار میگرفت و پس از تأیید برای داوری نهایی ارسال میشد طی داوریهای گروه ارزیابی هر ارزیاب بین 23 تا 33 مقاله تعداد 45 مقاله مناسب ارائه در همایش دانسته و برای داوری نهایی ارسال شد.

اعضای هیئت علمی همایش نیز طی داوریهای انجام شده از بین 45 مقاله ای که توسط گروه ارزیابی مناسب ارائه در همایش تشخیص داده شده بود تعداد 23 مقاله را برای سخنرانی و چاپ و تعداد 20 مقاله را برای ارائه به صورت سخنرانی انتخاب کردند

نمودار شماره 1 : فراوانی شرکت کنندگان بر اساس مدرک تحصیلی

ص: 10

جدول :1 ارائه دهندگان چکیده مقاله / مقاله به تفکیک رشته تحصیلی

با مدرک دکترا و دانشجویان مقطع دکترا

جدول :2 ارائه دهندگان چکیده مقاله / مقاله به تفکیک رشته تحصیلی

با مدرک کارشناسی ارشد و دانشجویان مقطع کارشناسی ارشد

جدول 3 : ارائه دهندگان چکیده مقاله / مقاله به تفکیک رشته تحصیلی

با مدرک کارشناسی و کمتر

ص: 11

غلامرضا عزیزی

دبیر اجرایی همایش

ص: 12

ص: 14

برنامه ریزی برای مدیریت ایمنی ساختمان ،آرشیو باید از امنیت مربوط به آرشیودارها اطمینان حاصل و به حفظ و امنیت مجموعهٔ مواد آرشیوی توجه کرد به عبارت دیگر از نظر مسئولان امنیت کارکنان و آرشیوها نسبت به هر چیز دیگری مهمتر بوده و اقدامات لازم در این خصوص باید به عمل آید.

چگونگی برنامه مدیریت ایمنی ساختمان آرشیو به عوامل چندی از جمله بزرگی یا کوچکی آرشیو تعداد کارکنان و مقدار بودجه بستگی دارد به طور مثال در صورت وجود بودجه کافی، میتوان مشاوری را برای برنامه ریزی استخدام کرد نرم افزارهای رایانه ای نیز میتواند در آماده کردن برنامه مدیریت ایمنی مورد استفاده قرار گیرد (1) در صورت ،امکان تنظیم برنامه باید با کمک کارکنان آرشیو انجام پذیرد. از این گونه عوامل و اقدامات منافع زیادی مانند افزایش اطلاعات حفاظتی کارمندان و آگاهی بیشتر از هدفهای آرشیو را میتوان نام برد. همه کارکنانی که در فعالیتها و طراحی ساختمان آرشیو شرکت دارند باید حداکثر استفاده را از قدرت ذهنی و فکری خود ببرند انجام این کار شاید مشکل باشد. (2) ولی برای حصول اطمینان از این که همه چیز پیش بینی شده، ضروری است.

سؤالی که در اینجا مطرح میشود این است که در برنامه مدیریت ایمنی ساختمان آرشیو چه مطالبی باید گنجانده شود؟ مهمترین مطالب آن عبارتند از اطلاعات کافی از ساختمان آرشیو موجودی مواد آرشیو روشهای اصلاح و مرمت مواد ،آرشیوی و حضور افراد تصمیم گیرنده (3)

هدف از مدیریت ایمنی ساختمان آرشیو:

کم کردن بالقوه ضرر و زیان با پیش بینی امکانات و کاهش دادن مناسب آنها در هر موقع و فرصت؛

- کم کردن احتمال و امکان وقوع مجدد سانحه با استفاده از تجربیات حاصله؛

- حصول اطمینان از آموزش صحیح و جدید به کارکنان و آرشیو دارها.

- حصول اطمینان از بازرسی مرتب و صحیح کارشناسان و ممانعت از تغییر شرایط و تأثیر منفی آن در امنیت ساختمان آرشیو (4)

همین رو به کارگیری دقیق اطلاعات هواشناسی برای به دست آوردن بازده انرژی بیشتر در ساختمان و جلوگیری از هدر رفتن ،آن در کشورهای در حال توسعه مانند ایران ضروری است. یکی از زیربناییترین اصول در طراحی ساختمان و معماری منطبق با اقلیم در نظر گرفتن پارامترهای هواشناسی در هنگام طراحی است. بدون اطلاعات صحیح و دقیق هواشناسی، امکان طراحی مؤثر و کارآمد سرویسهای مختلف ساختمان وجود نداشته و نمیتوان میزان بهره وری از انرژی را پیش بینی .کرد برای تعیین دادههای اقلیمی مورد نیاز در طراحی یک ساختمان و استفاده مؤثر و کارآمد از آنها آگاهی از وضعیت اقلیمی منطقه و شرایط محلی و ارتباط آن با طراحی ساختمان ضروری است. (1)

انتخاب زمین برای ساختمان آرشیو موضوع حایز اهمیتی است بسیاری از اشتباهات را بعداً میتوان اصلاح و جبران کرد ولی انتخاب غلط و نامناسب زمین قابل جبران نیست و ممکن است آینده آرشیو را به مخاطره افکند. (1)

اسناد ،هستند و این موضوع حجم فزایندهای از بار را بر پیکره بنای آرشیو وارد می کند، توجه به وضعیت ،خاک پیش از احداث آرشیو میتواند تا حدود زیادی از بروز خسارتهای احتمالی ناشی از نشست زمین بکاهد. نکته قابل تأمل در مورد بررسی وضعیت خاک این است که احتمال تفاوت در میزان استحکام و تحمل پذیری ،خاک حتی در دو محل مجاور با یکدیگر وجود دارد. این موضوع باید در محل یابی جهت احداث آرشیوها مد نظر قرار گیرد. (1)

نباید فراموش کرد که خود مجموعه آرشیو و تجهیزات آن فیلمهای نیتراته بی ثبات موجود در یک مجموعه و مبلمان و قفسه های قابل اشتعال و امثال آن میتواند از عوامل ضرر و زیان باشد. اهمیت چگونگی نگهداری آرشیو و حفظ ساختمان در پیشگیری از سوانح را نباید فراموش کرد به عنوان مثال به روشنی میتوان گفت که آموزشهای مرتب کارکنان مسئول پیشگیری از آتش سوزی همراه با بررسی مرتب تجهیزات آتش نشانی احتمال آتش سوزی و گسترش آن را در صورت ،وقوع به حداقل میرساند اگرچه این مطلب چندان مهم به نظر نمیرسد اما جمع کردن مرتب زباله ها از محیط و اطراف آرشیو نیز میتواند احتمال آتش سوزی را کاهش دهد. گروه دیگر از اقدامات پیشگیرانه به تکثیر نسخه های کمیاب و ذخیره کردن آنها در نقطهٔ دیگری در آرشیو مربوط است در این مورد باید از دو گروه مواد نام برد. فهرست مواد موجود در مجموعه آرشیو مثل فهرست برگه ها و دیگری مواد مهم در (مجموعه فهرستهای رایانه ای تا حد زیادی عمل تکثیر فهرست برگه ها را آسان کرده است.

منابع مهمی که در مجموعه آرشیو وجود دارد از نظر امنیتی میتواند تکثیر شده و در جاهای دیگری غیر از آرشیو ذخیره گردد. در بعضی از آرشیوها این اقدامها را به عنوان فعالیتهای جاری و روزآمد انجام میدهند مانند تکثیر و ذخیره روزنامه ها و قراردادهای کشوری

چون بسیاری از سوانح در موقع بازسازی ساختمان آرشیو روی داده است، لذا باید در صورت انجام این گونه فعالیتها دقت نظر بیشتری به عمل آید نمونه ای از اقدامهایی که در موقع انجام این نوع تعمیرات باید انجام گیرد عبارتند از تماس و صحبت با قسمت حراست ساختمان و گوشزد کردن نیازهای ضروری؛ و برای ،احتیاط پوشاندن قفسههای ریزفیلم با ورقه های مخصوص میلر اقدامات بازدارنده برای مقابله با سوانحی را که به برنامه های رایانه ای وارد میشوند چنین بیان می:کند دستگاه های اعلام خطر و اطفای حریق خودکار جدید توصیه میشوند ضرر و زیان ناشی از آب به دستگاههای رایانهای کمتر از دود حاصل از آتش سوزی نیست. دستگاههای رطوبت یاب را نیز میتوان زیر کف اتاقها نصب نمود. (1)

پرداخته است. با توجه به این که تمامی آرشیوها و مراکز اسناد در معرض خطر آتش سوزی هستند لذا لازم است هر آرشیو و مرکز اسنادی یک برنامه مقابله با آتش داشته باشد آنچه در ذیل ،آمده به اجزای یک برنامه پیشگیری از آتش سوزی اختصاص دارد. (1)

در این برنامه باید تمامی اجزا و عناصر تشکیل دهنده درونی و بیرونی آرشیو مانند ساختمان و ،محوطه ،کارکنان وسایل گرم کننده و ،تهویه سیم کشی و مسائل برقی ساختمان راههای خروجی و حفاظت و نگهداری منابع در نظر گرفته شود.

-1 نکات ایمنی از نظر نظافت و نگهداری ساختمان و محوطه

خروج مواد زائد و زباله های قابل اشتعال از محوطهٔ آرشیو استفاده از ظروف فلزی و قفسههای فلزی در دار برای نگهداری تجهیزات نظافت نظافت دائمی فضاهای آرشیو اجتناب از انباشتن موادی در محوطهٔ مخازن که در ارتباط با وظایف اصلی مخزن آرشیو نیستند، و آموزش مقررات ایمنی به کارگرانی که در بیرون ساختمان آرشیو به انجام کار مشغولند.

-2 نکات ایمنی مربوط به کارکنان

بهتر است هر روز پیش از تعطیلی ،آرشیو آرشیودار یا فردی ،مسئول از تمام قسمتهای مختلف آرشیو بازرسی به عمل آورد تا اطمینان حاصل شود که عوامل بروز آتش سوزی در ساعات تعطیلی آرشیو وجود نخواهد داشت. این بازرسی مرتب باعث تأکید اهمیت و توجه به نکات ،ایمنی در ذهن کارکنان آرشیو می.گردد همچنین کلیه کارکنان آرشیو باید مقررات نکشیدن سیگار را رعایت کنند و از علامت سیگار کشیدن ممنوع در مکانهای مناسب استفاده شود و نکات و مقررات ایمنی به کارکنان آرشیو آموزش داده شود.

3- نکات ایمنی مربوط به وسائل گرم کننده و تهویه

کنترل ،مداوم رعایت فاصله ،ایمنی نگهداری دستگاه ها طبق آیین نامه ایمنی ممنوعیت

استفاده از گرم کننده های کوچک و قابل حمل

-4- نکات ایمنی در مورد سیم کشی ساختمان و وسایل برقی

سیم کشی صحیح کنترل مداوم

5 نکات ایمنی در مورد راههای خروجی

اطمینان از باز بودن درهای ،خروجی نظافت مداوم مسیر راهروها و درهای خروجی

اطمینان از شرایط نردهها و کف پوشهای راه های خروجی

-6- نکات ایمنی از نظر حفاظت و نگهداری

آیین نامه های مربوط به خاموش کردن آتش وسایل آتش نشانی و شماره تلفن اداره آتش نشانی باید در تمام قسمتهای در معرض دید نصب گردد. استفاده از مواد آتش نشانی مناسب با توجه به نوع مواد ،آرشیوی کنترل مداوم وضعیت کپسول،ها دعوت از کارشناسان آتش نشانی برای کنترل

ص: 23

تجهیزات و صحت نصب و استفاده از آنها نصب سامانههای اعلام خطر آتش سوزی به ایستگاه های آتش نشانی و نظایر آن

6- Morentz, James W. "Computerizing libraries for emergency planning,

Special Libraries”, vol. 78, no. 2 (1987): 100-104.

7- "Keeping archives", editor Anne Pederson. Sydney: Australian Society

of Archivists, 1987. P. 228.

8- Max W. Borchardt. "Disaster in libraries: prevention and

control", editor, Camberwell, Vic: CAVAL, 1988.

9- Swartzburg, Susan Garretson. "Conservation in the library", Westport,

Conn.: Greenwood Press, 1983, PP. 22-23.

10- http://www. uan. ir/news/?id=2199

11- Padilla, Lisa. 2002. Site Selection for Libraries. American Institute

of Architects. http://libris. oshea. net/docs/SiteSelectionLibraries. pdf ,20

June 2008.

12- ،مختارپور رضا (1387) پائیز) مکان یابی کتابخانههای عمومی :کشور ضرورت و مؤلفه ها با تاکید بر سامانه اطلاعات جغرافیایی فصلنامه علوم و فناوری اطلاعات دوره .124). صص: 203 - 217

13- بنوا ،ژراد ،دوشن میشل (1371). حفاظت و مقابله با خسارات ناشی از آب مجتبی ترکاشوند؛ .مترجم تهران سازمان اسناد ملی ایران

-14 دوشن میشل (1371) ساختمان و تجهیزات آرشیو .» شهلا اشرف؛ رضا مهاجر (مترجم) :تهران سازمان اسناد ملی ایران

15- پاسکوه .م. و (1372) تأثیر آلودگی محیطی بر اسناد» شهلا ،اشرف (مترجم) تهران سازمان اسناد ملی ایران

16- حفاظت و نگهداری اسناد و کتب (1365) تهران مرکز اسناد و مدارک علمی ایران

17- Barton, John P., Johanna G. Wellheiser. "An ounce of preservation:

a handbook on disaster contingency planning for archives, libraries

and record centers", Toronto: Toronto Area Archivists Group Education

Foundation, 1985, PP. 10-15.

18- Miller, R. Bruce, »Libraries and computers: disaster prevention and recovery, Information technology and libraries«, vol. 7, no. 4 (1988):

349-358.

http://niknam.blogfa.com/8501.aspx نیکنام (1384). برگرفته از سایت :کرانه 19-

ص: 25

ص: 26

خود را انجام دهند در این جاست که نیاز برای داشتن سامانه ای برای مدیریت فضا که قادر باشد اطلاعات مربوط به فضا و تجهیزات را ثبت و نظارت کند به چشم میخورد چنین نیازی خصوصاً در سالهای اخیر زمانی که توسعه فناوری مدرن به عنوان یک منبع و ابزار برای عملکرد آرشیوها مهم و ضروری است به چشم میخورد.(1)

شرایط متفاوتی در عملکرد روزانه آرشیوها وجود دارد که باعث سازماندهی مجدد فضای آنها می.شود محققان دلایل نوآوری فضا را کشف کرده.اند برای مثال فرلی (2) و اندرسون (3) در سال 1990 چهار موقعیت مهم که بر طبق آن بازسازی فضای آرشیوها برنامه ریزی میشود را بیان :کردند

.1 کمبود فضا برای رشد و توسعه مجموعه؛

.2 کمبود فضا برای افراد؛

.3 تغییر در هدف و مأموریت سازمان و کمیته حمایت کننده از آرشیو؛

.4 ارایه خدمات جدید (4)

بررسی های اخیر بر تعادل بین فضای مواد چاپی و اطلاعات رقمی و برخط و ارتقای فناوری اطلاعات در کتابخانه های مدرن تأکید می.کند (5) رشد و توسعه مجموعه، موضوعی عادی در تحقیقات کتابداری است. (6) متاسفانه فضای محدود کتابخانه ها مانع از افزایش مجموعه های کتابخانه ای می گردد. روشهای مختلفی از سوی کتابخانه ها برای کنترل حجم اندازه مجموعه به کار گرفته میشود مانند ، وجین اهدا و مانند آن و همین مسئله به نوعی در خصوص آرشیوها نیز مشاهده میشود

بسیاری از آرشیوها روی قفسهٔ فشرده و جایگزینی ریزفیلم سرمایه گذاری کرده اند تا در فضای فیزیکی صرفه جویی .کنند مهم نیست که آرشیوها چه روشی را به کار می گیرند؛ بلکه کاربرد اطلاعات در مدیریت فضای آرشیوها ضروری است چرا که سازماندهی مجدد فضا برای ارشیوها اجتناب ناپذیر است.

سازماندهی مجدد فضای آرشیوها معمولاً به علت تغییرات داخلی هم چون تغییر خدمات کاربران آرشیو و تغییر ساختار کارکنان آرشیو صورت میگیرد تغییرات در آرشیوها متفاوت می،باشند برای مثال آرشیوهایی که نسبت به زمان احداث وسیع شده و نمیتواند با شرایط زمان ابتدایی ،تأسیس تداوم یابد ناچار است هماهنگ با آنچه موجود است تغییر یابد. نوعی از ،تغییرات تغییر در ابزار و وسایل است مانند تغییر ابزار و لوازم قدیمی و جایگزین نمودن ابزار و وسایل جدید و یا مدرنیزه کردن سازمان به طور کلی تغییرات در هر آرشیوی شامل موارد زیر

ص: 29

است: تغییرات ،محتوایی تغییرات در ساختار تغییر در ،اهداف تغییر در ابزار و وسایل، تغییرات تکاملی، تغییرات در خدمات فنی و تغییرات برنامه ای (1) اما آنچه در سامانه GIS مورد نظر است بیشتر تغییرات در ساختار است که آن را باید تغییر توسعه ای نام نهاد.

برای مثال: زمانی که مجموعه فیلمهای آرشیو به یکصد هزار حلقه رسید سازمان آرشیو باید توسعه پیدا کند؛ بعضی از واحدها به آن افزوده شود و بعضی از واحدها به دو یا سه واحد توسعه پیدا کند از نظر ساختمانی نیز در این حالت آرشیو بنابر نیاز به تغییرات در فضای داخلی ساختمان ،آرشیو باید توسعه یابد تغییر در ابزار و وسایل نیز بر اثر رشد و پیشرفت فناوری حاصل می.شود سیر تحول از آنالوگ به رقمی نمونه ای از این تغییرات است و نمونه بارزتر آن آمدن رایانه در صحنه آرشیو به عنوان یکی از ابزار کاربردی و کلیدی است و یا تغییر در دستگاههای نوری مانند ،ریز فیلم ،ریز برگه ،اسلاید فیلم و ویدیو (2) از زمانیکه خدمات آنلاین (برخط) نسبت به دهه قبل توسعه یافت مسئله تغییرات در فضای آرشیو برای کاربران مطرح .شد در مراحل اولیه ،توسعه شاهد جایگزینی فهرست برگه ها با فهرستهای دسترسی عمومی پیوسته اوپکها .هستیم. سپس سی دی رام ها در اکثر آرشیوها ظهور یافتند. اخیراً تعداد رایانه ها به طور چشمگیری افزایش یافته است تا دسترسی کاربران را به اینترنت و منابع شبکه ای تسهیل نمایند و امکانات شبکه اینترنت برای کاربرانی ارایه شده است که قصد دارند رایانه های همراه خود را به آرشیوها .بیاورند انتظار میرود که آرشیودارها فضای بیشتری را برای رایانه ها و تجهیزات رقمی در آینده اختصاص داده و در مقابل فضای آرشیو را برای مجموعههای چاپ شده کاهش دهند.

یک موقعیت در حال تغییر دیگری که میتواند به طور بالقوه سازماندهی مجدد فضا خصوصاً در کتابخانه ها را موجب شود انطباق قابل رؤیت در مأموریت آموزشی بسیاری از کتابخانه های دانشگاهی است یک نمونه بارز این است که کتابخانه ها بیشتر بر محیط آموزش و یادگیری به کاربر تمرکز دارند. فعالیت های آموزشی برای کنترل کتابشناختی یا جستجوی پایگاه های اطلاعاتی برخط بخش مهمی از کارهای روزمره کتابخانه را در حال حاضر تشکیل می.دهند توسعه فناوری اطلاعات چنین تلاشهایی را ممکن و ساده میسازد مهمترین فناوری هایی که بر آرشیو و آرشیوداری و مراکز تولید منابع تأثیر گذاشته اند عبارتند از: فناوری اطلاعات و فناوری ارتباطات فناوری های مذکور تأثیراتی بر طراحی فضای آرشیوها داشتهاند مانند تغییر ماهیت فیزیکی رسانه ها و محملهای موجود در آرشیو بدین معنا که انواع و اقسام منابع الکترونیکی و منابع دیداری- شنیداری وارد آرشیو شده ،است ورود رسانه های جدید سبب شده تا ابزارهای جدید استفاده از این رسانه ها نیز وارد آرشیو شود؛ مانند انواع رایانه ها اعم از رایانه های ،کوچک

ص: 30

رایانه های مینی فریم و انواع و اقسام رایانه های شخصی(همچنین بر فیزیک و ساختار آرشیو اعم از ساختمان و تشکیلات تأثیر داشته مثلاً بخش رایانه اطلاع رسانی و غیره به آرشیو افزوده شده است.

علاوه بر موقعیت های ذکر شده فوق، ممکن است بسیاری از عوامل دیگر نیز مانند نیاز به آرایش مجدد فضای آرشیو آموزش خدمات نوین و تغییر ساختار تیمی کارکنان آرشیو نیز تأثیر داشته اند.

قاعده کلی واضح است که تغییرات فضا بعد از بازسازی یک آرشیو در طول عملکرد طبیعی آن اجتناب ناپذیر است نه تنها مفهوم مدیریت فضا برای اجرای سازماندهی مجدد آن ضروری است بلکه برای حفظ کارایی و تأثیرگذاری عملکردهای روزمره آرشیو حایز اهمیت است. بررسی مدیریت روزمره نیز شاید شامل آن شود و نباید تجهیزات آرشیو یا پشتیبانی های زیربنایی مانند سامانه هایی برای آب آشامیدنی دمای هوا تهویه مطبوع و برق حذف شوند. به کارگیری چنین فاکتورهایی در دسترس اغلب آرشیودارها نبوده و به نوعی در آرایش مجدد تسهیلات فیزیکی آرشیو نادیده گرفته می.شوند این عوامل به طور متعارف در اختیار کارکنان حفظ و مراقبت قلمداد می.شوند به هر حال آرشیو دارها با داشتن اطلاعات بهتر میتوانند عملکرد آرشیوها را کنترل کنند چنین اطلاعاتی برای مدیریت آرشیو لازم است. یک سامانه مدیریت آرشیو برای نگهداری یک آرشیو مرکزی دارای اهمیت بسیاری است که باید قابل اجرا انعطاف پذیر باشد یک سامانه ایده آل سامانه ای است که اتوماسیون را مجاز نموده و با دقت زیاد به سادگی قابل کنترل و مدیریت باشد

برنامه ریزی استاندارد شده اخیراً برای مدیریت تسهیلات آرشیو ارایه میشود طرح کمکی رایانه (CAD) شروع شده است تا گزینه ای برای ابزار مدیریت فضای خودکار در برخی آرشیوها .شود در مقایسه با نرم افزارهای اولیه در طراحی فضای ،آرشیو CAD در توانایی برای طرح ،موارد بسیار عالی است. در ضمن قادر است دید سه بعدی از اشیا و ساختار آرشیو ایجاد کند، بنابراین تا حد زیادی تجسم طراحی را افزایش میدهد

کتابخانه و آرشیو اصلی دانشگاه ایالت میشیگان (MSU) سامانه CAD را در مدیریت فضا و طرحهای خود اجرا کرده است تا تغییرات فضا را در یک مبنای معمول بازبینی و به روز نماید. (1) مدیران آن بر این باورند که اجرای آن احتمال اندازه گیری و برآورد استفاده از تسهیلات کتابخانه و آرشیو را ارایه خواهد کرد در نتیجه تأثیر تصمیمهای مختلف در مورد اختصاص فضا در فعالیت کتابخانه و آرشیو قابل ارزیابی .است در ضمن آنها از مقایسه آرشیوها حمایت میکنند تا اطلاعات با ارزش را تقسیم نموده و اندازه های مبنا را ارائه دهند به هر حال فقط در تعدادی از آرشیوها برای سامانه رایانه ای در مدیریت تسهیلات و فضای آنها سرمایه گذاری کرده اند مفهوم اتوماسیون مدیریت فضا در دنیای آرشیو نسبتا جدید است. ممکن است برخی دلایل مانند تعهدات ،مالی کمبود متخصصان رایانه و عدم تشخیص اهمیت یک سامانه مدیریت خودکار باعث چنین مسامحه و بی توجهی شود برای آرشیوهایی که در حال حاضر یک سامانه مدیریت فضای رایانه ای اجرا کرده اند قابلیت اغلب سامانه ها به عملکرد استفاده به جا از تجسم فضا محدود میشود در عمل طرحهای تالار آرشیو و دیگر موارد آن با ابزار خودکار طراحی شده و در رایانه ها ذخیره می.شوند عرضه سه بعدی طراحی رایانه ای و ابزار مدیریتی سازماندهی فضا را قدرتمندتر و انعطاف پذیرتر مینماید (2)

کسب کند که مزایای آن در زیر عنوان میشود

GIS دارای قابلیت اجرای تحلیل مکانی ،است کلیدی که اقدام در مورد استفاده از فضای آرشیو و تجهیزات آن را آسان می.کند با در نظر گرفتن هر بخشی از آرشیو به عنوان یک ،واحد و جمع آوری اطلاعات در مورد عملکرد ،آرشیو در ارتباط با آن ،واحد GIS به طور پویا به بررسی و تحلیل مکانی می پردازد.

GIS قادر است با طبقه بندی و قرار دادن هر مورد در زمینه ای جداگانه، با موارد به طور متفاوت برخورد نماید با پوشش زمینههای مختلف با یکدیگر بررسی متقابل مکانی یک امر ساده و راحت می.شود برای مثال بررسی مخزن نسخ خطی میتواند با بررسی خطوط لولهای که در سقف قرار دارد همراه باشد.

به عنوان بخشی از بسته نرم افزاری GIS پایگاه اطلاعات مکانی قادر است داده های مربوط به هر مورد را ذخیره نموده و با نمایش دیداری آن در ارتباط باشد بررسی داده های مکانی میتواند با نمایش دیداری یک سامانه هماهنگ و منسجم شده باشد. . GIS میتواند مدیریت تأسیسات زیربنایی را در سطح بسیار جامع مثلاً اتاق مطالعه، میز یا صندلی اجرا نماید توانایی هدایت طرحهای تالار و ساختمان به لحاظ جغرافیایی در یک برنامه GIS آسان است.

اجرای سامانه به صورت برخط ممکن است بنابراین فعال کردن آن ساده بوده و از راه دور کنترل می.شود این مورد نگهداری از سامانه را ارزانتر می سازد. . توسعه چنین سامانه ای تقریباً هیچ هزینه ای .ندارد اگر آرشیوها دارای نرم افزار معروف GIS باشند هیچ سرمایه گذاری دیگری برای نرم افزار و سخت افزار رایانه مورد نیاز نمی باشد. هزینه توسعه سامانه به دلیل سادگی فرایند ،توسعه نسبتاً کم است. هزینه نگهداری سامانه نیز در آرشیوهای مختلف فرق میکند

عکس

وقت گیرترین قسمت این پروژه بوده است. با این وجود به محض این که طراحی اولیه کامل شد، به روز میشود و اصلاح میگردد و بعد کارایی ابزار اتوماسیون واضح و بارز می.شود

طراحیهای CAD به طور مستقیم کیفیت تجسم دادهها و قابلیت کاربرد سازماندهی مجدد فضا را در سامانه تعیین می.کند نیازهای اصلی برای ،طراحی وضوح و دقت اجزا در هر یک از ابعاد .است واضح است اجزایی که در مقیاس مناسب طراحی میشوند وقتی برای شبیه سازی سازماندهی مجدد به طرحهای GIS منتقل می،شوند به خوبی عمل خواهند کرد. در نمایش دیداری از رنگ و شکل اشیا برای نشان دادن تفاوت بین آنها و تمایز آنها از هم استفاده میشود

شكل .1 نمونه طراحی داخلی ساختمان آرشیو در نرم افزار Arc view

طراحی پایگاه دادهها پرچالش ترین بخش توسعه است؛ زیرا یک پایگاه اطلاعاتی با طراحی مطلوب بررسی دقیق و انعطاف پذیر دادهها را در استفاده و نگهداری سامانه آتی تضمین خواهد کرد طبق اصول طراحی پایگاه اطلاعاتی ارتباطی اشیا مواردی هستند که به جدول پایگاه اطلاعاتی منتقل می.شوند بنابراین ممکن است جدولهای دادههای بزرگ شامل قفسه های ریزفیلم، اتاق های مطالعه میز مطالعه، صندلی، دفتر رایانه ،چاپگر ،کاناپه، میزهای مرجع پلکان آسانسور اتاقهای نگهداری اتاق ،استراحت قفسه نقشه،ها دستگاه های ریز برگه و مانند آن باشد. فعالیتهایی که ممکن است روابطی را در طول مرحله طراحی پایگاه داده ها ایجاد کند، شاید به جدولهای دادهها مانند برنامه ها و طرحها تبدیل شود قسمتهای مربوط به طراحی

ص: 34

عکس

و معماری داخلی مانند در و پنجره ،فرش سیمهای ،برق سیمهای ،شبکه لوله ها کانال های ،هواکش ورودیها و غیره نیز جدولهای مربوط به خود را .دارند رکوردهای جداگانه از طریق ادغام موارد مهم ارتباطی از جدول های مختلف قابل جستجو است تا اطلاعات مربوطه را به کار گیرند برای مثال جدول مطالعه 1 با صندلی 1 و 2 و 3 و 4 و اتاق مطالعه 2 و تالار 5 مربوط است.

شكل 2 - شمایی از لایه بندی اطلاعات در GIS

هر جدول داده دارای زمینههایی است که ویژگیهای موارد را مطرح میکند مثلاً جدول اتاق های سخنرانی شامل زمینه هایی است که گویای ،اندازه ،قابلیت تجهیزات برنامه به کارگیری هدف از استفاده و اطلاعات دیگر می،باشد علاوه بر این موارد مهم ارتباطی هر مورد را به اسباب و اثاثیه داخل اتاق پشتیبانی ساختاری اطراف ،اتاق یا وضعیت کف اتاق مرتبط می سازد با ارتباط نمودارهای هر مورد در طرحهای GIS با داده های آن در پایگاه داده،ها کاربر سامانه قادر است برای اجرای بررسی مکانی و دیداری در پایگاه اطلاعاتی کار کند.

طراحی یک پایگاه اطلاعاتی مناسب نیاز به طراحانی دارد که هنجارهای کلی آرشیوداری و موقعیت خاص یک آرشیو را کاملاً درک .کنند آنها باید توسعهٔ آتی آرشیو شامل خدمات مجموعههای آن را در نظر بگیرند بهترین کار این است که آرشیو دارها و متخصصان GIS کنار هم بنشینند تا یک طرح توسعه مناسب را طراحی نمایند (1)

ص: 35

سفارشی به افراد اجازه میدهند تا داده ها را وارد یا جستجو کنند؛ یا اطلاعات بررسی شده را به شکل ،گزارش آمارهای گرافیکی یا خروجیهای دیگر ارایه نمایند برنامه های کاربردی وب یک جایگزین مطلوب برای سفارشی نمودن نرم افزار است برنامه های کاربردی، پیوسته مزایای زیادی نسبت به برخی محصولات مستقل دارد و استفاده و توسعه آن نیز نسبتا ساده است. آنچه برای اجرای یک سامانه مدیریت کتابخانه GIS ،پیوسته ضروری است داشتن سرور وب .است خوشبختانه تمام این نیازمندیها برای آرشیوهای مدرن اصولی است. در اجرای یک سامانه مدیریت GIS تبدیل داده ها یک کار بزرگ است چون فایلهای گرافیکی موجود را به شکلهای جدید تبدیل می.کند در مورد نیازهای سخت افزاری پایگاه های رایانه ای آرشیو نباید هیچ مشکلی در اجرا داشته باشند. (1)

حفظ و نگهداری

عکس

به محض این که فرایند اجرا انجام شد و آزمایشهای لازم تکمیل ،شد، سامانه آماده استفاده است نگهداری فنی موقتی است تا زمانی که از طریق کارکنان منتخب به طور دوره ای پایگاه اطلاعات و عناصر گرافیکی روزآمد .شود اطلاعات روزآمد شده در دو دسته قرار می گیرند فعالیتهای ،افراد شامل کارکنان و کاربران و دیگری به کارگیری مجموعه ها روزآمدسازی از طریق ترکیب روشهای مختلف امکان پذیر است. برای مثال ممکن است از طریق داده های انتشار یافته ذخیره مطالب را بررسی کنند و یا استفاده منابع در آرشیو توسط افرادی که قفسه خوانی میکنند ثبت شود تا بتوان میزان استفاده از منابع را تحلیل و بررسی کرد یک راهکار جایگزین برای نظارت مؤثر بر میزان استفاده منابع ادغام فناوری Radio)RFID frequency Identification با سامانه است.

شکل .4 نمونه طراحی داخلی ساختمان آرشیو در نرم افزار Arc view

ص: 37

-10 مزینانی علی کتابخانه» و کتابداری تهران سازمان مطالعه و تدوین کتب علوم انسانی دانشگاهها (سمت) ص: 274-277

11- Strain PM. "Efficiency and library space. Special libraries", 1979. 70(12):542-548.

12- Hall RB. “The library space utilization methodology". Library

Journal. 1978. 103(21):2379-2383.

13- Haka CH, Hensley J. "Evaluating the utilization of facilities in ARL

libraries". ARL. 2003. no. 230/231. P. 24-25.

14- Greco J, Dvorak P. "Low-cost CAD delivers high-priced features". Machine Design; 2003. 75(11):96-98.

15- Burrough PA. "Principles of Geographical information system for

land resources assessment". Oxford: 1986.

16- Xia JF. "Library space management: a GIS proposal, Library

High-Tech; 2004. 22(4):375-382.

ص: 40

مختلف آرشیو باشند و در ایجاد رابطه صمیمانه با افرادی که نظرات سازنده ای در بهبود وضعیت طرح نقشه ساختمان آرشیو دارند تمایل نشان دهند در چنین وضعیتی احتیاجات آتی آرشیو و نیازهای فعلی آن کاملا برآورده خواهد شد. (1)

آرشیو باید محیطی ،باز ،جذاب و شوق انگیز برای کاربران فراهم سازد. طراحی نقشه آرشیوها باید به گونه ای باشد که همۀ ارکان و کارکنان آرشیو در ارتباط و همکاری تنگاتنگ با یکدیگر بوده و با کاربران نیز ارتباطی تعاملی داشته باشند از این رو، بدون توجه به نوع آرشیو دو اصل اساسی در ساختمان آرشیو باید لحاظ شود .1 تنوع وظایف و عملکردها؛ 2. انعطاف پذیری و هماهنگی آن رعایت این دو اصل موجب میشود که بخشهای مختلف آرشیو به گونه ای در کنار هم چیده شوند که جملگی – به منزله یک کل عمل کنند و با رعایت انعطاف پذیری حداکثر استفاده از فضا به عمل آمده و امکان گسترشهای بعدی نیز منظور .شود در طراحی برنامه ساختمان آرشیو باید مواردی چون سهولت نظارت بر کاربران و تدابیر ،امنیتی رعایت اصول پیشگیری و اطفای حریق روشنایی و دما و رطوبت نسبی مناسب در مخازن، ایجاد سامانه تهویه هوا، تسهیلات خروجی و ورودی مناسب در ساختمان برای معلولین جسمی- ذهنی پوشاندن کف آرشیو با کف پوش مناسب و تسهیلات انتقال منابع آرشیوی به مراجعه کنندگان و کارکنان در بین طبقات مختلف مورد توجه قرار گیرد. (2) در ادامه مقاله به بررسی برنامه ریزی و طراحی ساختمان ،آرشیو مقدمات برنامه ریزی ضرورت خط مشی و ویژگی های ساختمان آرشیو پرداخته و در نهایت نتیجه گیری کلی ارایه می شود.

به نیازهای خدماتی و کاربردی آرشیو، تهیه برنامه مدون ساختمان است. منظور از برنامه ،مدون تهیه گزارش مبسوط از کلیه بررسیهای فنی و خدماتی و کاربردی و نتایج حاصل از آنهاست برنامه ساختمان شامل ملاحظاتی درباره محل و زمین ساختمان تجزیه و تحلیل هزینه ،ساختمان مطالعات و بررسیهای ،گروهی و سایر بررسیهای مقدماتی فنی است. لحاظ کردن نیازهای نهایی برای توسعه و گسترش آرشیو و ،آینده نگری، شرط جامعیت برنامه ساختمان .است چنین برنامهای میتواند شامل پنج بخش باشد (1 مقدمه مستقل که در آن تصمیمهایی پایه تعهدات و اختیارات در آماده سازی اسناد و پیش بینی فضا ،شناسایی و مطرح می شود؛ (2 شرح و تفصیل کلیه مکانها و فضاهای خدماتی و فنی و اتاقهایی که در ساختمان گنجانده میشود؛ (3) شرح و تفصیل جز به جز نیازهای فنی و تأسیساتی ساختمان، نظیر دما و تهویه مطبوع (4 تهیه نقشه های دقیق مخازن منابع و تمامی محلهای فنی و خدماتی؛ 5) تهیه و آماده سازی نمودارها و تصاویری که مجموعه کامل فضاهای ساختمان و ترکیب و شکل داخلی آنها را نشان میدهد. (1) (2)

در طراحی برنامه ساختمان آرشیو مواردی چون سهولت نظارت بر کاربران و تدابیر امنیتی رعایت اصول پیشگیری و اطفای حریق روشنایی و دما و رطوبت نسبی مناسب در مخازن ایجاد سامانه تهویه ،هوا تسهیلات خروجی و ورودی مناسب در ساختمان برای معلولین جسمی پوشاندن کف ساختمان آرشیو با کف پوش مناسب و تسهیلات انتقال منابع آرشیوی و مراجعه کنندگان و کارکنان بین طبقات مختلف مورد توجه قرار میگیرد (3) (4)

می گردد تا تصمیم نهایی و خطمشی کلی برای ایجاد ساختمان جدید و پیدا کردن راهی برای توسعه ساختمان موجود اتخاذ گردد. مقدمات برنامه ریزی شامل چنین فعالیتهایی است: برنامه و طرح پیشنهادی ،آرشیودار با بحث و گفتگو با همکاران و شنیدن نظریات ایشان منتج به رسمی شدن پروژه تأسیس کمیته برنامه ریزی آرشیو و سرانجام تعیین مهندس معمار می.گردد فرایند کار الزاماً به دست آرشیودار .است او باید بیشتر از هر کس دیگری درباره نیازمندیهای خدماتی و حرفه ای آرشیو خود مطلب بداند، از جنبه نظری، باید با دقت از قبل بداند چه میخواهد و از جنبه عملی وقتی ساختمان جدیدی مورد نیاز است او باید به نیازها و افکار تازه گرایش نشان دهد و آنها را روشن و صریح تحت نظم و اسلوب در آورد آرشیودارها باید به خاطر داشته باشند که جلب همکاری و مشارکت ارباب رجوع آرشیو همیشه مفید واقع میشود و باید از تجربیات ایشان در ساختمان آرشیو استفاده کرد بنابراین از استفاده کنندگان نباید غافل بود دانش و اطلاعات آنها کارساز است و البته نظریات آنها باید در کمیته برنامه ریزی آرشیو منعکس شود نتایج سخنرانی ها و میزگردها مطالعات و سمینارهای مربوط آرشیو تا حد زیادی مدیون نفوذ و تأثیر افکار و طرحهای مفید استفاده کنندگان آرشیو است. آرشیودار با تجربه و همکارانش استفاده کنندگان زبده را میشناسند و می دانند از چه کسانی در کمیته ساختمان دعوت .کنند در کمیته برنامه ریزی باید نمایندگان دولت و یا مقامهای مسئول نیز شرکت کنند زیرا آنها قطعا در جریان و پیشرفت برنامه کار مؤثرند نکته بسیار مهم این است که وقتی نمایندگان آرشیو یعنی آرشیودار و همکارانش مقدمات کار را فراهم می کنند آرشیودار باید نظرهای خود را در مورد آینده آرشیو با آنها در میان بگذارد و مطمئن شود که همگی آنها از تمام نظرها و پیشنهادها آگاه شده از او به طور قطع حمایت می.کنند بدون مشارکت مقامات مسئول اداری و مالی و گروههای علاقه مند تضمینی در اجرای موفق طرح وجود ندارد.

در هنگام برنامه نویسی وظیفهٔ آرشیودار و مشاور کارآزموده او در این مرحله نوشتن توصیف کاملی از وسایل و تجهیزات مورد نیاز و استقرار آنها در فضاهای مختلف آرشیو است از جمله

تعیین محل دقیق هر بخش؛

شرح تفضیلی اثاثیه و وسایل مورد نیاز هر بخش و محل های عمومی؛

تعداد میزو صندلی و قفسه ها؛

تعیین ارتباط منطقی و مناسب بخشهای مختلف آرشیو

تعيين محل استقرار فیزیکی وسایل آرشیو؛

نیازهای کارمندی و پرسنلی آرشیو و میز کار برای هر کدام؛

محل مناسب برای مطالعهٔ خوانندگان؛

ص: 45

نیازهای آرشیو از نظر مواد و منابع و فناوریهای اطلاعاتی؛

نیازهای عمومی و فیزیکی آرشیو همچون ارتفاع سقف ،گرما تهویه، پوشش کف، نور، پنجره ها (1)

برنامه ریزی برای مدیریت طراحی ساختمان آرشیو یکی از شاخصهای کاری محسوب می.شود با برنامه ریزی مشخص میشود در هر واحد زمان باید چه کارهایی انجام شود یا در چه مرحله ای از کار قرار گرفته.اند در حقیقت طراح ساختمان با برنامه ریزی منظم و حساب شده به پیش میرود در برنامه ریزی هدف یک اصل است و باید اهداف را مشخص نمود و در فازهای مختلف آنها را پیاده .نمود برای مثال با برنامه ریزی زمانی از یک فضا میتوان به چند منظور بهره گرفت.

فضای کاری آرشیودارها برای انجام کارهای فنی آرشیو؛

• بخش مطالعه (گروهی) و (انفرادی و تجهیزات مربوط به آن میز آرشیودار برگه دانهای جستجوی منابع یا رایانهای جستجوی منابع؛

• مخزن منابع نسخه خطی ریزفیلم؛

مواد خاص (پوسترها، نقشه ها کره های جغرافیایی ماکتها اسباب بازیها و تجهیزات مربوط به آن؛

مواد دیداری و شنیداری و فضای استفاده از آنها؛

ضرورت وجود برنامهای مصوب برای طراحی آرشیو آن است که طراحان باید از خواستها اهداف مطلع باشند و در عین حال بدانند که چگونه باید این اهداف را عملیاتی .نمایند زیرا کارایی طرح و نحوه اجرای آن تا حدی است که میتواند مراجعه کنندگان را به مکانی دعوت کرده و یا از آنجا فراری دهد طراحان لازم است که به این نکته توجه نمایند که طراحی و ایده پردازی چگونه میتواند به عنوان ابزاری برای توزیع برابر امکانات و نحوه استفاده کاربران از آرشیو به کار رود.

.دارد سرپرست ممکن است به کارمندانش اجازه دهد که یک خط مشی را مادام که با خط مشی کلی آرشیو تناقضی پیدا نکند اجرا کنند برای ،نمونه خط مشی آرشیو ممکن است هیچ سفارش خریدی که مبلغ آن بیش از صد دلار باشد بدون تصویب سرپرست آرشیو صورت نگیرد، در حالی که خط مشی بخش تهیه منابع ممکن است تصریح کند که هیچ سفارشی بیش از پنجاه دلار بدون تصویب سرپرست بخش تهیه منابع دنبال نشود نمونههایی از این قبیل به کرات دیده میشود که نشان دهنده این واقعیت است که بیشتر خط مشیهای عمده خط مشی های جزیی و جانبی به وجود می آورند هر چه سازمان بزرگتر باشد تعداد خط مشی های جزیی بیشتر است.

در واقع چند نوع خط مشی وجود دارد

خط مشی اصلی Original Policy)؛

خط مشی پیشنهادی (Appealed Policy)؛

خط مشی ضمنی (Implied Policy)

و خط مشی تحمیلی (Imposed Policy).

آرشیو باید هر چهار نوع خط مشی را دنبال .کند آرشیوها باید تلاش کنند دارای خط مشی اصلی باشند این خط مشی از سوی مدیریت عالی تعیین میشود و مسائل عمده و اساسی را مطرح می.کند این کار بدان دلیل منطقی است که مدیریت عالی بهتر از همه قادر است ساختار کلی آرشیو و جهتی را که آرشیو باید اختیار کند ببیند هر چه خط مشی هایی که بدین ترتیب به وجود میآیند بیشتر باشد آرشیو بهتر ارایه خواهد شد زیرا جهت خاص تعیین می شود و هر کس میداند که چه باید بکند

می.افتد برنامه ریزی به شکل گروهی با شرکت کنندگان در این امر ارتباط تنگاتنگی دارد. این برنامه ریزیها باید به منظور توسعه برنامه و سرویس دهی آرشیوها انجام گیرد. مدیریت ،طراحی ،راهنمایی برای اجرای طرح است که در هر آرشیو با توجه به نوع و اندازه ،آرشیو متفاوت است سطوح زیر هنگام برنامه ریزی و طراحی ساختمان یک آرشیو باید در نظر گرفته شود.

- فضای مورد نیاز برای مجموعه ارشیو

- فضای مورد نیاز برای فعالیتهای جانبی در آرشیو؛

- فضای مورد نیاز برای تجهیزات فناوری؛

- فضای مورد نیاز برای خدمات آرشیو؛ (1)

زمانی که برای ساختمان آرشیو برنامه ریزی مینماییم باید به نیازمندیهای پرسنل نیز توجه گردد احداث ساختمان جدید برای آرشیوها به معنی توجه بیشتر به برنامه ها و سیاستهای دراز مدت آن .است تقریباً تمام زمینه ها در سیاست و راهبردهای آرشیو، به جز سیاست ساختمان سازی به طراحی اجرا و اصلاحات کوتاه مدت نیازمند است. همه زمینه ها به غیر از ساختمان سازی برای آرشیو را میتوان کم و بیش بنا به شرایط یا افکار و عقاید حاکم تغییر داد ولی در مورد ساختمان سازی که باید برنامه اقتصادی آن را برای چهل سال یا بیشتر در نظر گرفت چنین نیست مدیریت و برنامه ریزی طراحی ساختمان آرشیو از جمله موارد ضروری و مهم در پیدایش و ساخت یک آرشیو و طراحی داخلی آن است.

مفهوم طراحی در موارد زیر بیشتر و بهتر بیان میشود طراحی خود ساختمان که فرایندی عملکردی و فنی ،است طراحی ،اجتماعی که به بررسی پیامدهای طراحی برای افرادی که در آرشیو کار خواهند کرد و یا به آن مراجعه میکنند میباشد و طراحی سازمان داخلی آرشیو که شامل چگونگی ارایه منابع به افراد و ساعات باز بودن آرشیو خواهد بود. اما در نهایت، تصمیمهای آرشیودار باید با چارچوب مناسب ،طراحی ،سازماندهی رهبری و کنترل پیوند خورده باشد آرشیو دار توسط ارایه خلاصه پروندهای مبنی بر اهداف آرشیو و سازماندهی در جهت بالابردن صرفه جویی و کارایی و رهبری و کنترل در جهت به تحقق رسانیدن اهداف تأثیر به سزایی دارد.

اصلی مسلم و برتر در طراحی ساختمان آرشیو است وضعیت قفسه ها و فضاهای تخصیص یافته برای استفاده کنندگان باید به آسانی قابل تغییر باشد منظور از تغییر پذیری این است که تغییر کاربری و جابه جایی بخشهای مختلف آرشیو از جمله بخشهای نسخ خطی ،مرجع و مانند آن با به کارگیری دیوارهایی به راحتی امکان پذیر باشد. طرح ساختمان باید با فناوریهای نوین قابل وفق دادن باشد و تغییر تجهیزات در آینده به راحتی انجام پذیرد.

2 فشردگی.

ساختمان باید جمع و جور باشد تا جابه جایی منابع آرشیوی و تحرک کارکنان و مراجعه کنندگان به راحتی انجام شود ساختمان جمع و جور با بخشهای نزدیک به هم موجب سهولت کار آرشیودارها میشود و زمان رفت و آمد به حداقل می.رسد فشردگی فضاهای مورد استفاده مراجعه کنندگان باید متناسب با تراکم مواد آرشیوی .باشد محلهایی که به نشستن و کار استفاده کنندگان اختصاص دارد باید راحت و به محل استقرار منابع نزدیک باشد.

3. دسترس پذیری و ارتباط منطقی

محوطه بیرونی و درونی ورودی و بخشهای مختلف آرشیو باید دارای نقشهای جامع و ساده و روان باشند تا نیاز به نصب راهنما به حداقل برسد چگونگی و کیفیت دسترسی آسان به ساختمان آرشیو و منابع آرشیوی از نکات مهم است.

مراجعه کننده پس از ورود به ساختمان آرشیو باید از محل و موقعیت بخشهای اصلی آرشیو نظیر مرجع اطلاع رسانی، محل پله ها، و سایر سرویسهای خدماتی آرشیو و راههای رسیدن به این محلها آگاه شود بنابراین در ساختمان باید از علایم و تابلوهای راهنما در جاهای مناسب استفاده شود ارتباط منطقی می بایست در قسمتهای ساختمان و مجموعه آرشیو وجود داشته باشد به بیان دیگر بخشها و مجموعه ها باید در مجاورت یکدیگر .باشند در این صورت استفاده کنندگان از آرشیو قادرند به آسانی و بدون هیچ مشکلی از قسمتی به قسمت دیگر هدایت شوند. (1)

.4 قابلیت گسترش

در سالهای اخیر همه آرشیو دارها و مهندسان معمار ساختمان آرشیوها به این نتیجه رسیده اند که زیربنای ساختمان آرشیوها به ویژه آرشیوهای ،مرکزی نباید محدود و ثابت باشد بلکه باید در برنامه تأسیس آرشیو توسعه و گسترش را پیش بینی کرد و زمین کافی برای آرشیو و توسعه آتی آن در نظر گرفت نقشه ساختمان آرشیو باید به گونه ای طراحی شود که در هر زمان و هر مرحله از ،گسترش موجودیت و جامعیت آن حفظ شود برای نمای بیرونی ساختمان باید از مصالح یک دست و ساده استفاده کرد تا هنگام گسترش و جابه جا کردن مشکلی ایجاد نشود ساختمان اغلب آرشیوها طوری طراحی میشوند که قابل توسعه باشند.

ص: 49

5. تنوع

قابلیت و امکان جابه جایی مجموعه منابع و محل مطالعه مراجعه کنندگان با توجه به نیازها و سلیقه های مراجعه کنندگان به جذابیت و زیبایی آرشیو میافزاید و علاوه بر این تغییرات ایجاد شده برای رفع نیازهای مراجعه کنندگان نیز مفید خواهد بود. این تنوع به ،وسعت ،خدمات و موقعیت آرشیوها بستگی دارد و در هر نوع آرشیوی متفاوت است مثلا در آرشیوهای نسخ خطی تنوع نسخه های خطی بیشتر از سایر آرشیوهاست.

6 سهولت دستیابی

طرح فضاهای عمومی به گونه ای باید باشد که منابع به سهولت در دسترس همگان قرار گیرد و مراجعه کننده به راحتی به نظم آرشیو پی ببرد و دستیابی به منابع برای او جذاب و مطلوب .باشد. رعایت این اصل در آرشیوهای بزرگ و کوچک لازم و ضروری است در طراحی باید روابط عملکردی فضاهای قسمتهای مختلف آرشیو در نظر گرفته شود تا ناگزیر از طی مسافتی طولانی نباشند و یا حتی برای این کار مجبور به استفاده از پلکان برای دسترسی به طبقات فوقانی یا تحتانی آرشیو نشوند. (1)

7. راحتی و آسایش و امکانات رفاهی

نور و روشنایی کافی و یکنواخت در فضای عمومی ساختمان آرشیو و محل کار آرشیودارها و اتاقهای مطالعه و استفاده از دستگاه های استاندارد تهویه ،هوا از مباحث اساسی ایجاد احساس راحتی و آسایش در آرشیو است همچنین امکاناتی که جهت رفاه حال مراجعه کنندگان آرشیو در نظر گرفته میشود نیازمند فضای مخصوص به خود بوده و باید در طراحی فضای آرشیو مد نظر قرار گیرد.

8. محیط و مکان ثابت

برای حفاظت و نگهداری مجموعه آرشیو و وسایل و تجهیزات ،آن فراهم کردن محیط و مکانی ثابت ضروری است محل ثابت آرشیو و تأمین راحتی و آسایش فضای آرشیو دیوارهای ضد صدا و ،آکوستیک دیوارهای ضخیم که در زمستان از هدر رفتن گرما و در تابستان از شدت گرمای خورشید جلوگیری کند و مانع نفوذ سر و صدای مزاحم بیرون ،باشد و تعبیه پنجرههایی در دیوارها برای ایجاد چشم انداز زیبا همگی فضا و محیط دلخواه آرشیو را فراهم می.کند

9 امنیت.

حفاظت و ایمنی مجموعه منابع ،آرشیو همواره به عنوان یکی از اولویتهای آرشیوها مطرح .است راه های خروجی آرشیوها باید کم و محدود باشد و به محلی منتهی شود که تحت کنترل و نظارت مسئولان و سامانههای مراقبتی الکترونیکی است. این کنترلها به

ص: 50

نظارت بر رفتار مراجعه کنندگان و کاهش آمار نسخ خطی و دیگر منابع گم شده، کمک می.کند تمهیدات امنیتی و ایمنی در طراحی و اجرای ساختمان آرشیو جای خاصی دارد در بنای آرشیو به عنوان مکانی عمومی باید استانداردهای ایمنی و بهداشت محیط در نهایت دقت رعایت شود سلامت و رفاه مراجعه کنندگان و کارکنان در طی سالیان دراز امری است که برآوردن آن مستلزم تأمل و مطالعه بسیار است و نمیتوان از آن به راحتی .گذشت جوانب ایمنی ساختمان آرشیو به شرح زیر است: (1) مراقبت از ساختمان در برابر کسانی که بدون رعایت مقررات و یا در اوقات ممنوع قصد ورود به آرشیو را دارند؛ 2 حفظ و حراست از مجموعه آرشیو در برابر دستبرد و دزدی (3) تأمین ایمنی و امنیت محلهای کار کارکنان و مراجعه کنندگان آرشیوها (4 حفاظت از ساختمان آرشیو و مجموعه آن در برابر آتش و عوامل مخرب طبیعی از جمله حشرات و (موریانه و آلودگیهای ناشی از آب و هوا رعایت رطوبت نسبی به خصوص در مخزنهای بسته

در مورد پیشگیری و اطفای حریق بهترین روش نصب سامانههای هشدار دهنده به منظور آگاهی از شروع حریق است ایجاد سامانه ساده اطفای حریق در محل آرشیو یا نزدیک آن نیز روش مناسبی است این سامانه عبارت است از نصب کپسول های اطفای حریق و یا لوله کشی آب که به صورت خودکار عمل نماید و با افشاندن گاز دی اکسید کربن یا گاز هالوژن و یا آب پودر شده حریق را خاموش کند

.10 اقتصاد و صرفه جویی

آرشیوها باید روشهای مختلفی را به کار گیرند تا هزینه ها به حداقل برسد، ضمن این که به خدمات آرشیو لطمه نزند .بنابراین هنگام طراحی نقشه ساختمان یک آرشیو با توجه به محدودیت ،بودجه باید تمامی این مسائل در نظر گرفته شود.

مسئله مهم دیگر صرفه جویی در هزینه احداث ساختمان و هزینه حفظ و نگهداری و مرمت و بهره برداری از آن نیز می.شود سادگی طراحی ساختمان آرشیوها عاملی مهم در صرفه جویی هزینه های ساختمان است ساخت بناهای مستطیل شکل عموما از بناهای پیچ در پیچ ارزان تر است ساختمانهایی که طول و عرضشان متناسب است هزینه کمتری دارند و به لحاظ اقتصادی مقرون به صرفه تر از ساختمانهایی هستند که بیش از حد طویل یا عریض هستند؛ از نظر بهره گیری از نور به خصوص نور طبیعی برای جلوگیری از تأثیر اشعه ماورای بنفش و نور مستقیم که باعث از بین رفتن کاغذ می،شود از پنجره های مناسب باید استفاده کرد.

11 کارایی

در طراحی ساختمان آرشیوها از نظر آرشیو دارها عناصر کارآیی و صرفه جویی، نقش اساسی دارند

ص: 51

و از نظر کاربر نیز مهمترین عنصر کارآیی است مثلاً در طراحی مناسب یک ساختمان که ورود و خروج مراجعه کنندگان به داخل و خارج آرشیو تسهیل شده باشد مراجعه کنندگان به راحتی بتوانند منبع دلخواه خود را پیدا کنند قرار دادن میزها و صندلیها در نزدیکی مخزن و بخشهای مختلف آرشیو در یک طبقه نیز به صرفه جویی در وقت و افزایش کارآیی کمک بسیار میکند

12 خدمات آرشیو

اندازۀ فضای درونی آرشیوها تا حدود زیادی به نوع و گستره خدماتی که از سوی آنها ارایه میشود بستگی دارد بنابراین بسته به این که چه نوع خدماتی و در چه محدودهای در اختیار مراجعه کنندگان قرار میگیرد اندازه فضای داخلی از آرشیوی به آرشیو دیگر متفاوت خواهد بود ابعاد سالنهای ،مطالعه تعداد قفسه های ،مخزن تعداد رایانه ها در صورت مجهز بودن کتابخانه به نظام رایانه ای وجود منابع دیداری و شنیداری در آرشیوها از مهمترین عوامل مؤثر در این قضیه هستند.

13. پارکینگ

اهمیت وجود پارکینگ در آرشیوهایی که مراجعه کنندگان بسیاری دارند و امکان دسترسی به ها از طریق وسایل حمل و نقل شهری فراهم است نمود بیشتری پیدا می کند. افزون بر ،این در شهرهایی که فرهنگ استفاده از وسایل حمل و نقل عمومی چندان که باید نهادینه نشده وجود پارکینگ در محل کتابخانه از اهمیت زیادی برخوردار است.

14 جلوه های بصری

اختصاص فضایی باز در بیرون از فضای آرشیو به فعالیتهای جانبی میتواند در ترغیب مراجعه کنندگان به استفاده مکرر از آرشیو و ایجاد انگیزه در آنها مؤثر باشد. ایجاد فضای ،سبز و به کارگیری جلوه هایی همچون ،آبنما، از جمله مهمترین امکاناتی ست که در تعیین ابعاد و اندازه فضای کلی آرشیوها مؤثر است.

.15 فناوریهای اطلاعاتی

فناوری های اطلاعاتی تأثیر به سزایی بر شکل و فرم آرشیوها میگذارند روش یکپارچگی فناوریها با ساختمان در طراحی مؤثر .است این که آیا با پیشرفتهای فناوری فضاهای مورد نیاز افزایش یا کاهش مییابند موضوعی است که سالهاست مورد بحث است. در طرح و برنامه ریزی ساختمان آرشیو باید به این نکات توجه داشته باشد که هر سال مواد و فناوریهای نوینی از راه میرسند که هر کدام به طراحی و تهیه و تدارک جا و مکان و محل خاصی نیاز دارند ،بنابراین دگرگونی و تغییر ساختمان آرشیو در آینده حتمی است. این رسانه های جدید در آرشیوها فضای کمی را اشغال میکنند در عین حال که ظرفیت

ص: 52

ذخیره سازی اطلاعات در آنها بسیار بیشتر از منابع چاپی است اما هر خواننده برای استفاده از این منابع به دستگاههای مخصوص نیاز دارد و بنابراین فضای لازم برای نصب این دستگاهها باید لحاظ شود

16 کنترل صدا و نور

از جمله موارد دیگری که در هنگام طراحی ساختمان آرشیو باید به آن توجه گردد استفاده مناسب از نور طبیعی و مصنوعی می.باشد ساختمان آرشیو به آرامش و سکوت نیاز دارد از این ،رو به هنگام احداث ساختمان باید به عایق سازی صوتی توجه گردد و در بنا مصالحی به کار رود که از ورود و نفوذ صداهای خارجی جلوگیری نماید وسایل و تجهیزات آرشیو نیز باید مانع انعکاس صداهای ناخواسته در داخل ساختمان .باشند برای کنترل انعکاس صوت در ساختمان باید تدابیر لازم پیش بینی گردد کارکنان آرشیو به نور طبیعی نیاز دارند. ،بنابراین به جای حذف باید از تعداد پنجره ها و سطوح شیشهای کاست. درباره نور آرشیو توجه به نکات زیر ضروری است نور مستقیم خورشید برای منابع زیان بخش است، در عين حال استفاده از پنجره های شیشه ای بلند سبب افزایش حرارت و ورود نور بیش از حد می.شود باید به تناسب فضاها از میزان شدت نور متفاوتی استفاده شود. در طراحی سقف آرشیو به تناسب نور مورد استفاده در مخزن توجه شود تا مستلزم صرف هزینه بالا جهت نورپردازی نشویم.

17 تهویه مطبوع

امروزه رعایت تهویه مطبوع در آرشیوها بسیار حایز اهمیت .است تهویه مطبوع به مجموعه ای از امکانات و تأسیسات گرمایشی سرمایشی رطوبت ضد رطوبت و تصفیه هوا اطلاق می.شود ایجاد چنین تأسیساتی فضایی خاص میطلبد و در حدود 15 درصد از هزینه های ساختمانی آرشیو را به خود اختصاص می دهد.

در بحث و گفتگو و اظهار نظر شرکت ،کنند درست به همان اندازه که متخصصان از جهات و موارد مختلف اقدام میکنند البته از شخصی که تخصص ندارد انتظار نمی رود که نظریه همه جانبه و کاملی ارائه بدهد و به تمام جنبههای ساختمان و تجهیزات و امکانات مالی و زمانبندی پیشرفت ساختمان احاطه داشته باشد در این میان مهمترین نقش آرشیودار، میانجیگری بین گروه ساختمانی از یک طرف و گروه برنامه ریزی از طرف دیگر است؛ که جمع این دو نیاز به هماهنگی و همکاری دارد چنانچه آرشیودار و گروه مشاوران از نزدیک درگیر طراحی ساختمان آرشیو و فضای داخلی آن خواهند بود؛ فضاسازی کلی و عمومی ساختمان نیز متناسب با برنامه ها و نیازهای آتی پیش خواهد رفت.

برنامه ریزی و طراحی ساختمان آرشیو نیازمند همکاری مهندس معمار پیمانکار مشاور ساختمانی و فنی آرشیودار و مراجعه کننده است. آرشیودار و مهندس معمار هر کدام مهارتها و تجارب حرفه ای خود را به کار میبرند و لازم است نظرات و خواسته هایشان را با هم در میان .بگذارند مهندس معمار باید هدف و خدمات آرشیو را عمیقاً درک کند و ملاحظات زیباشناختی را تابعی از ملاحظات کارکردی آرشیو بداند مهمترین نقش ،آرشیودار هماهنگی بین سازندگان و سازمان آرشیو است لازم است آرشیودار و مهندس معمار در کار طراحی و برنامه ریزی ساخت با یکدیگر همکاری داشته باشند به گونه ای که دانش و تجربه هر یک دیگری را تکمیل کند، تا هم آرشیو وظایف و عملیات حرفه ای و فنی خود را انجام دهد و هم از نظر اقتصادی در مصرف انرژی و هزینه های ،اضافی صرفه جویی .شود محل و طرح ساختمان آرشیو باید به گونه ای باشد که امکان گسترش آرشیو در آینده فراهم باشد یعنی گسترش و توسعه عمودی و افقی ساختمان از قبل پیش بینی .شود در طراحی ساختمان آرشیوها باید نیازمندیهای فضاها و مکانهای داخلی آرشیو و ارتباط آنها با یکدیگر و مقاومت کفهای سالن و اتاقهای آرشیو پیش بینی و محاسبه شود.

است یکی از زیربناییترین اصول در طراحی ساختمان و معماری همساز با اقلیم در نظر گرفتن پارامترهای هواشناسی در هنگام طراحی است بدون اطلاعات صحیح و دقیق نداشته هواشناسی امکان طراحی مؤثر و کارآمد سرویسهای مختلف ساختمان وجود نمیتوان میزان بهره وری از انرژی را پیش بینی کرد برای تعیین داده های اقلیمی مورد نیاز در طراحی یک ساختمان و استفاده مؤثر و کارآمد از آنها یک درک کلی از وضعیت اقلیمی منطقه و شرایط محلی و همچنین شرایط طراحی ساختمان ضروری است.

.2 گسترش آتی

کتابخانه همان گونه که کتابدار شهیر هندی رانگاناتان اذعان داشته موجود زنده و پویاست و این پویایی تا حدود زیادی در همگام شدن با تحولات و نوآوریها از سوی کتابخانه ها نهفته است در خصوص آرشیوها نیز همین طور است افزایش تعداد کاربران و گسترش روزافزون منابع اطلاعاتی موجب شده است تا در سالهای اخیر بحث طراحی فضای داخلی آرشیوها به بحثی مهم و جدی در حوزۀ آرشیوداری مبدل گردد توصیه شده است که فضای آرشیوها باید به گونه ای طراحی شود که دست کم نیازهای 30 سال آینده آرشیو در آن لحاظ شده باشد به طور حتم تدارک چنین فضایی در آرشیو نیازمند برنامه ریزی دقیق و حساب شده در زمان و مکانیابی و احداث آرشیو است.

3. محل ساختمان

انتخاب درست زمین بر روند توسعه ساختمان تأثیر اساسی میگذارد و لازم است علاوه بر موارد بالا وضعیت محل زیست محیطی آفتاب گیر بودن در مسیر باد قرار داشتن به منظور تهویه ساختمان میزان آلودگی محیط وجود برق فشار قوی و جز آن به دقت مورد بررسی قرار گیرد.

ساختمان آرشیو باید دور از تأسیسات نظامی انبارهای مواد منفجره، تأسیسات هسته ای شیمیایی بنا .شود ملاحظه پدیدههای طبیعی نیز مهم ،است مناطقی نباید انتخاب شود که احتمال ،سیل آب ،گرفتگی ،زلزله و طوفان در آن زیاد باشد و یا زمینهایی که امکان رانش ریزش و لغزش در آنها وجود دارد همچنین حتی الامکان باید از احداث ساختمان آرشیو در کنار رودخانه ،دریاچه دریا و به طور کلی مناطق مرطوب خودداری کرد؛ و چنانچه مجبور باشیم لازم است که تمهیدات و پیشبینی های لازم صورت گیرد در عین حال باید از قرار دادن اسناد و مدارک در زیرزمینها جدا خودداری گردد و در صورت امکان ساختمان روی یک طبقه زیرین بنا شود تا مدارک از خطر نفوذ آب در هنگام سیلاب دور ماند. انتخاب زمین برای ساختمان آرشیو موضوع حایز اهمیتی .است بسیاری از اشتباهات را بعداً میتوان اصلاح و جبران کرد ولی انتخاب غلط و نامناسب زمین قابل جبران نیست و ممکن

ص: 55

است آینده آرشیو را به مخاطره .بیفکند پیش از شروع احداث ساختمان باید در مورد زمین ،آن گمانه زنی یا آزمایش خاک انجام گیرد تا از پیشآمدهای نامناسب در موقع پیکنی خاک برداری جلوگیری شود.

4. جهت یابی محل آرشیو

در بحث جهت یابی مکان آرشیو دو شاخص از اهمیت چشمگیری برخوردار است؛ جهت وزش باد و نور خورشید. عدم توجه به دو شاخص یاد شده از سوی مهندسان و طراحان آرشیوها موجب خواهد شد تا بخش عمده ای از بودجه آرشیو صرف کنترل میزان روشنایی و دمای آرشیو .گردد توصیه میشود از احداث آرشیو در جوار برجها و ساختمانهایی با رشد عمودی بالا به دلیل ایجاد سد در برابر باد و نور خورشید پرهیز شود بهره مندی آرشیو از باد و نور ،طبیعی ضمن آنکه آسایش مراجعه کنندگان را به دنبال خواهد داشت در انرژی و هزینه های مصرفی آرشیوها نیز به میزان قابل توجه ای صرفه جویی خواهد کرد.

.5 استحکام ساختمان

از موارد استحکام ساختمان ،آرشیو میزان مقاومت آن در برابر حوادث و عوامل طبیعی و غیر طبیعی است سازه اصلی ساختمان ،آرشیو به خصوص مخازن ،کتب فلزی یا بتونی است. در سازه های اسکلت فلزی قفسه های حاوی کتب به تیرآهنهای عمودی سازه متصل می.گردند در سازه های بتونی قفسه ها به کف اتاقها متصل نمیگردند

در صورت استفاده از اسکلت فلزی باید کف طبقات از صفحات بتن مسلح یکپارچه پوشیده شود تا هنگام آتش سوزی اسکلت ساختمان آسیب نبیند اگرچه شرایط اقلیمی و بودجه سازمان تعیین کننده ابعاد و نوع اثاثیه و مصالح ساختمان خواهد بود (1) اما لازم است که مصالح به کار رفته در ساختمان حداکثر مقاومت را در برابر آتش ،رطوبت سرما حرارت و خشکی داشته .باشد این مصالح باید ضد حریق باشند و استانداردهای ایمنی در آنها رعایت شود.

.6 وضعیت خاک

بررسی وضعیت خاک در مکانی که قرار است آرشیو در آن بنا شود از آن جهت حایز اهمیت است که با تعیین اجزای تشکیل دهنده خاک میتوان به راحتی میزان استحکام و تحمل پذیری آن را مشخص کرد توصیه اکید شده است که مهندسان شهرسازی پیش از آغاز به کار طرح ریزی بنای ،آرشیو در خصوص کیفیت خاک محلی که جهت احداث کتابخانه در نظر گرفته شده با متخصصان علوم خاک به مشورت بپردازند. از آنجایی که آرشیوها در برگیرندهٔ قفسه های کتاب هستند و این موضوع حجم فزاینده ای از بار را بر پیکره بنای آرشیو وارد میکند توجه به وضعیت خاک پیش از احداث آرشیو میتواند تا حدود زیادی از بروز خسارتهای احتمالی ناشی از نشست زمین .بکاهد. نکته قابل تأمل در

ص: 56

مورد بررسی وضعیت خاک این است که احتمال تفاوت در میزان استحکام و تحمل پذیری خاک حتی در دو محل مجاور با یکدیگر وجود دارد این موضوع باید در محل یابی آرشیوها مد نظر قرار گیرد.

مانده است در نهایت این که در طراحی ساختمان آرشیو باید افرادی دخیل باشند که درباره امور ،مالی عملکردی و ،زیبایی درک و شناخت درست و لازم را داشته باشند در کنار چنین افراد متخصصی وجود برنامه مدون و مدیریت و برنامه ریزی جهت طراحی ساختمان ضروری به نظر میرسد

12 - سبا ایرج؛ تجربه های گذشته در خدمت طراحی کتابخانههای آینده» پیام .کتابخانه ص 44-43

-13- مختارپور رضا ،(1387 پاییز) مکانیابی کتابخانههای عمومی کشور ضرورت و مؤلفه ها (با) تأکید بر سامانه اطلاعات جغرافیایی فصلنامه علوم و فناوری اطلاعات دوره 24 شماره 1 ص: 217 - 203

14- Kaser, David. "Library Buildings". World Encyclopedia of Library

and Information Services. PP. 476-481.

15 - پرویز عازم (1376). «ساختمان و تجهیزات کتابخانه تهران دبیرخانه هیأت امنای کتابخانه های عمومی کشور

16- بنوا ژراد (1371). «آیا میتوان از ساختمانهای موجود به عنوان آرشیو استفاده کرد؟». (مجتبی ،ترکاشوند (مترجم تهران سازمان اسناد ملی ایران

17 حفاظت و نگهداری اسناد و کتب (1365) تهران مرکز اسناد و مدارک علمی ایران.

18 رینز، ویم ،آر(1374 تابستان) نقش کتابدار در فرایند طراحی ساختمان کتابخانه» (حسین مختاری معمار مترجم فصلنامه کتاب. ص: 66-76.

19- http://www. noandish-ins. com/SubPages/libbuilding. htm.

20- Ratcliffe, F. W. “Preparing Forth Planning and Design of a Library

Building". In Library Buildings: Preparations for Planning. Edited by

Michael Dewe. London: K. G. Saur, 1989, PP. 13-27.

21- http://www. uan. ir/news/?id=21993.

22- Padilla, Lisa. 2002. Site Selection for Libraries. American Institute

of Architects. http://libris. oshea. net/docs/SiteSelectionLibraries. pdf ,20

June 2008.

-23 - بنوا ،ژراد؛ دوشن میشل (1371) حفاظت و مقابله با خسارات ناشی از آب» (مجتبی ترکاشوند مترجم . تهران سازمان اسناد ملی ایران .

-24 دوشن میشل (1371) ساختمان و تجهیزات آرشیو شهلا اشرف ؛ رضا مهاجر (مترجم) :تهران سازمان اسناد ملی ایران

25 - پاسکوه، م. و (1372). «تأثیر آلودگی محیطی بر اسناد شهلا اشرف (مترجم) :تهران سازمان اسناد ملی ایران

ص: 59

ص: 60

به همین دلیل در پانزده سال اخیر یکی از موضوعات اصلی و ثابت دستور جلسات نشستهای ICA، موضوع اصول اخلاق حرفهای آرشیو بوده و تقریباً با اطمینان می توان گفت که همایش وین در 2004م. / 1384ش، سومین گردهمایی بین المللی آرشیو با موضوع «اصول حرفه ای» بوده است. در دو اجلاس اروپایی (بارسلونا 1997م. / 1376ش. و فلورانس 2002م. / 1381ش.) مستقيماً به اصول اخلاق آرشیوی پرداخته شده بود در همایش بین المللی مونترال سال 1992م. / 1371ش، اصول اخلاق حرفهای آرشیو را آرشیودار ،انگلیسی میشل روپر معرفی کرد. او به این پرسش که چرا ما به اصول نیازمندیم؟ با این جمله ساده که «هر حرفه ای به اصول اخلاق حرفهای خود نیازمند است» پاسخ گفت و این پاسخ نیز با اشاره به طرح شناسایی آرشیودارهای انگلیسی برای شناخت قابلیتهای حرفهای آنها توأم بود کارگروه تدارکات به مدت دو سال برای تهیه متنی بی عیب تلاش کرد پیش نویس این اصول در میان انجمنهای آرشیوی، بدنه ICA و دیگر سازمانها چرخید. در اکتبر 1994م. / 1372ش. پیش نویس انگلیسی همراه با ترجمه آن به کارگروه اجرایی ICA ارایه شد و تصمیم گیری در مورد آن به همایش بهار 1995 م / 1374 ش واگذار شد زرین) کلکی بهناز؛ ص 167 )

تاکنون تنها یکی از فدراسیونهای آرشیوداری دیداری شنیداری برای خود اساسنامه اخلاقی رسمی تصویب کرده است. اساسنامه فیاف در سال 1998 میلادی تدوین شد و تبعیت از آن برای اعضای فیاف الزامی است فدراسیون های دیگر در زمینه مسائل مرتبط با اخلاق ،فردی مواضعی در خط مشی خود اختیار کردهاند ادموندسان ری؛ ص 116

اصول اخلاقی یک ،حرفه از ارزشها و انگیزه های بنیادی آن ریشه می گیرد. بعضی مسائل خاص این رشته هستند؛ بعضی دیگر بر هنجارهای اجتماعی پذیرفته شده به صورت گسترده مبتنی هستند حرفه،ها بسته به ویژگیهایشان معیارهای اخلاقی خود را مدون و توضیحات مکتوبی را به منظور راهنمایی اعضای خود و اطمینان بخشی مجدد به ذینفع شان به وجود میآورند ساختارهای حرفه ای اغلب ساز و کارهای انضباطی دارند به منظور اجرای استانداردهای اجباری نمونه های بارز آن حوزه های پزشکی و حقوق است طراحی شدهاند ادموندسان ری؛ ص 116

حال با توجه به اهدافی که از تدوین نظامنامههای اخلاقی دنبال می شود، اهداف نظام نامه های اخلاق حرفه ای آرشیو دیداری شنیداری مؤسسه مطالعات بومی و ساکنان جزیره تنگه تورس (آیاتسیس)، (1) نظامنامه انجمن آرشیوداران آمریکا (2) نظام نامه آرشیو سوابق اجتماعی

.

ص: 63

اسلوواکی (ساسد) (1) و نظام نامه اخلاق حرفهای شورای جهانی آرشیوها (2) را که در مقدمه آنها آمده عیناً در اینجا ذکر میکنیم

نظام نامه اخلاقی آرشیو دیداری- شنیداری مؤسسه مطالعات بومی و ساکنان جزیره تنگه تورس (آیاتسیس) بیانیه ای است برای ادارهٔ حرفهای ،آرشیو این نظام نامه به دنبال تشریح استانداردهای اجباری برای کار در آرشیو دیداری شنیداری آیاتسیس بوده تا اعتماد عمومی را در آیاتسیس مؤسسه ای که در سطح جهانی به گردآوری منابع می پردازد ارتقا .بخشد تمامی کارکنان آرشیو دیداری شنیداری آیاتسیس ملزم به مطالعه و دادن تعهد کتبی نسبت به این نظام نامه میباشند (آیاتسیس (2006)

نظام نامه اخلاقی انجمن آرشیو داران آمریکا استانداردهایی را برای حرفه آرشیوداری تعریف کند آرشیوداران جدید را با این استانداردها آشنا می سازد مسئولیتهای حرفه ای را به آرشیوداران با تجربه گوشزد می،نماید و به عنوان الگویی در راستای سیاستهای سازمانی عمل می .کند همچنین باعث اعتماد عمومی نسبت به حرفه می.شود. این نظام نامه یک چارچوب اخلاقی برای هدایت متخصصان آرشیوی است و برای پاسخگویی به مشکلات خاصی فراهم نشده .است انجمن آرشیوداران آمریکا خواهان آن است که با تدوین اصول اخلاقی راهنمای کار ،آرشیوداران متخصصان و عامه مردم را با اخلاق آرشیوداری آشنا کند. این نظام نامه مجموعه ای از اصولی که هدف آرشیوداران است را ارایه میکند شورای انجمن آرشیوداران آمریکا (2005)

نظام نامه اخلاقی آرشیو سوابق اجتماعی اسلوواکی که از این پس ساسد نامیده میشود مجموعه ای از استانداردهای اخلاقی است که ،اهداف اصول اساسی برای کار در آرشیو ،ساسد اصول آرشیوداری و استانداردهای کار با سوابق آرشیوی برای استفاده کنندگان را به تفکیک بر می شمارد این استانداردها بر اساس اصول شرافت، شفافیت، اصول حرفه ای مسئولیت اجتماعی و نیز تضمین عملکردی طولانی مدت و بر آوردن اهداف .باشد ساسد شرایطی را فراهم میسازد که سوابق پژوهشهای جامعه شناختی اجرا شده در اسلوواکی برای نسلهای آینده حفظ شود نظامنامه اخلاقی ساسد بخشی از اصول و مقررات کار در آرشیو سوابق اجتماعی اسلوواکی است ساسد) (2009)

و بالاخره شورای جهانی آرشیوها هدف از تدوین نظامنامه اخلاقی خود را چنین بیان

می:کند این نظامنامه میکوشد تا برای راهنمایی حرفه مندان چارچوبی اخلاقی ترسیم نماید آن که راه حلهای خاصی را برای حل مشکلات معینی ارایه کند انجمن عمومی شورای

ص: 64

جهانی آرشیوها (1996)

ب در این نظام ،نامه اصطلاح آرشیوداران به افرادی اطلاق میشود که با کنترل ،مراقبت مجموعه داری حفاظت و اداره آرشیوها سر و کار دارند.

(ج) سازمانها و مراکز آرشیوی باید سیاستها و اعمالی را که به کارگیری این نظام نامه را سهولت می بخشد تقویت نمایند.

د) این نظام نامه میکوشد تا برای راهنمایی حرفه مندان چارچوبی اخلاقی ترسیم نماید نه آن که راه حلی خاصی را برای حل مشکلات معینی ارائه کند.

ه-) تمامی اصول نظام نامه به ضمیمه با شرح و تفسیر آمده است که مجموع این دو نظامنامه اخلاقی را تشکیل میدهند

(و اجرای مفاد این نظامنامه به تمایل و رضایت مؤسسههای آرشیوی و انجمنهای حرفه ای بستگی دارد. در راستای به کارگیری این نظامنامه در موارد نامشخص جهت بررسی فعالیتهای غیرمتعارف و در صورت لزوم اجرای مصوبات احتمالاً آموزش و ایجاد تشکیلات بروز خواهد کرد.

2-1- نظامنامه

-1-2-1- آرشیوداران باید از تمامیت مادۀ آرشیوی محافظت کرده و بدین سان تضمین کنند که آن ماده به منزلهٔ سند معتبری از دوران پیشین حفظ خواهد شد. وظیفه اصلی آرشیوداران حراست از تمامیت سوابق تحت مراقبت .است آنها علاوه بر مراقبت باید نسبت به مسائل ،قانونی حقوق و خواستههای ،کارفرمایان ،مالکان، موضوعات سوابق استفاده کنندگان در ،گذشته حال و آینده نیز توجه داشته باشند واقع بینی و بیطرفی آرشیوداران مقیاس و میزان حرفه ای بودن آنهاست آنها باید در برابر هر نوع فشار جهت دستکاری مدارک برای پنهان کردن یا تحریف وقایع از هر منبعی که باشد مقاومت کنند.

-2-2-1- آرشیوداران باید هر نوع ماده آرشیوی را در بافت ،تاریخی قانونی و سازمانی خودش ارزیابی، انتخاب و نگهداری کنند همچنین آنها باید اصل منشاء را لحاظ کنند، از ماده محافظت کنند و نسبتهای اصلی اسناد را مشخص سازند.

آرشیوداران باید بر طبق اصول و قواعد پذیرفته شده عمومی عمل کرده؛ به انتخاب و فراهم آوری سوابق الکترونیکی و انواع دیگر پرداخته و با توجه به نگهداری آن در آرشیو حفاظت و حراست از آن ،سوابق به چیدمان توصیف و انتشار و دسترس پذیر ساختن آرشیو نظر داشته و بر طبق اصول ،آرشیو وظایف و مسئولیتهای خود را انجام دهند. آرشیوداران باید بر پایه قضاوت بی طرفانه خود و با توجه به شناخت کاملی که از الزامات اداری و سیاستهای مجموعه گستری سازمان متبوع شان دارند سوابق را ارزیابی کنند آرشیوداران باید سوابقی را که طبق اصول آرشیو یعنی اصل منشأ و اصل نظم (اولیه

ص: 66

استانداردهای پذیرفته شده با سرعتی که منابع شان اجازه می دهد، برای نگهداری، توصیف و مرتب سازند آنها نباید فراهم آوری را هنگامی که یکپارچگی یا امنیت سوابق را به مخاطره می اندازد طلب کنند یا بپذیرند؛ آنها برای اطمینان از حفظ سوابق در مناسبترین ،مخازن باید با همدیگر همکاری و همیاری .کنند آرشیوداران باید در بازگرداندن آرشیوهای از بین رفته همکاری کنند

-1-2-3- آرشیوداران باید از صحت اسناد در زمان پردازش حفاظت و حراست کنند. آرشیوداران باید اطمینان یابند که ارزش آرشیوی ،اسناد شامل اسناد الکترونیکی یا چندگونه رسانه،ای در زمان ،ارزیابی توصیف و ،تنظیم حفاظت و استفاده آسیب نبیند. هر نوع نمونه کپی برداری باید بر اساس روشها و شرایط کاملاً تثبیت شده انجام پذیرد جایگزینی منابع مادر با هر نوع قالب دیگر باید به شکل ،قانونی شایسته و نظر به ارزش اطلاعاتی سوابق صورت پذیرد هرگاه اسناد منحصر به فردی موقتا از بایگانی خارج شده باشد، این مسئله باید به اطلاع استفاده کننده برسد

-4-2-1- آرشیوداران باید از دسترس پذیری مستمر و وضوح منابع آرشیوی اطمینان حاصل کنند. آرشیوداران در انتخاب اسناد جهت حفظ یا امحا بهتر است در وهله اول دلیل ذاتی عمل فرد یا سازمان تولید کننده و گردآورنده اسناد را با توجه به الزامات پژوهشی تغییر پذیر ثبت و ضبط نمایند آرشیوداران باید آگاه باشند که گردآوری اسناد از منشأ مشکوک هر چقدر که جالب باشد تجارت غیرقانونی را تشویق خواهد کرد آنها باید با سایر آرشیوداران ادرات قانونی مرتبط و درگیر با اشخاص تحت تعقیب و توقیف مظنون به دزدی سوابق آرشیوی همکاری نمایند.

-5-2-1- آرشیوداران باید کارهایی را که بر روی منابع آرشیوی انجام میدهند ثبت کنند و توانایی توجیه آن را نیز داشته باشند.

آرشیوداران باید در طول چرخه حیات ،اسناد از رویههای مناسب نگهداری اسناد پشتیبانی کرده با تولید کنندگان اسناد برای یافتن قالبهای جدید و روشهای نوین مدیریت اطلاعات همکاری .نمایند آنها نباید صرفاً به گردآوری سوابق موجود بپردازند، بلکه باید اطمینان حاصل کنند که نظامهای اطلاعاتی و آرشیوی موجود باید از آغاز طوری طراحی شوند که مناسب حفظ و نگهداری سوابق ارزشمند باشند آرشیوداران در گفتگو با مقامات و یا مالکان اسناد باید با توجه -کافی در صورتی که عملی باشد تصمیمات منصفانه ای بر اساس مواردی از قبیل اختیاراتی جهت انتقال، اهدا یا فروش اسناد، توافقات و عواید ،مالی برنامه ریزی جهت پردازش حق مؤلف و شرایط دسترسی به سوابق اتخاذ نمایند. آرشیوداران برای ثبت فعالیتهای آرشیوی خود باید دفاتر ثبت داشته باشند.

ص: 67

-6-2-1- آرشیوداران باید بالاترین سطح دسترسی ممکن به منابع آرشیوی را ترویج و خدمات منصفانه ای را به تمامی استفاده کنندگان ارایه کنند.

آرشیوداران باید کمکهای اولیه مناسبی را در دو سطح عمومی و خاص برای تمامی سوابقی که در اختیارشان است ارایه نمایند آنها باید مشاوره عادلانه ای را به همه ارایه کنند، و در ارایه دامنه ای از خدمات متعادل تمامی منابع موجود را به خدمت بگیرند آرشیوداران باید به تمامی سؤالات معقول درباره موجودیشان با کمال ادب و روحیهای سرشار از مساعدت پاسخ دهند استفاده حداکثری از منابع را تشویق ،کنند با سیاستهای سازمانی حفاظت از ،موجودی ملاحظات ،قانونی حقوق ،فردی و شرایط اهدا کنندگان سازگار باشند. آنها باید محدودیتهای مربوطه را برای استفاده کنندگان تشریح کرده و به طور منصفانه ای به کار بندند آرشیوداران باید محدودیتهای نامعقول برای دسترسی و استفاده را کم کنند، لیکن با توجه به تغییرات شرایط محیطی و با در نظر داشتن آزادی دسترسی به اطلاعات باید دوباره مذاکره کنند.

-7-2-1- آرشیوداران باید به دسترس پذیری و هم به محرمانه بودن منابع توجه داشته و در حیطه محدودیتهای قانونی مرتبط عمل کنند.

ارشیوداران باید بدانند که حراست از حریم شخصی و سازمانی و امنیت ملی در صورت نبود اطلاعات مخرب تأمین میشود به ویژه در هنگام روزآمد سازی سوابق الکترونیکی و پاک شدن آن سوابق که عملی عادی است آنها باید به حریم اشخاص تولیدکننده یا محتوای اسناد احترام بگذارند به ویژه اشخاصی که تمایلی به استفاده از منابعشان نداشته و یا در این باره سکوت کرده اند.

8-2-1- آرشیوداران باید از اعتماد خاصی که در انظار عمومی کسب کرده اند استفاده کنند از جایگاه خویش در جهت منافع شخصی یا مصالح دیگران استفاده نکنند.

سو آرشیوداران باید از اعمالی که ممکن است به ،اصول عینیت و بیطرفی حرفه ضربه وارد کند بپرهیزند آنها نباید با ضرر زدن به مؤسسه،ها استفاده کنندگان و همکاران به عواید مالی یا شخصی خود برسند آرشیوداران باید از گردآوری خودسرانه اسناد و منابع ،مادر یا مشارکت در خرید و فروش آنها در جهت منافع شخصی بپرهیزند آنها باید از فعالیتهایی که در اذهان عمومی باعث بروز تضاد منافع می شود؛ دوری کنند. آرشیوداران می توانند از موجودیهای آرشیو خود همان طور که آن منابع را برای استفاده دیگران در اختیارشان قرار می دهند در جهت پژوهش و انتشار به کار گیرند آنها نباید اطلاعاتی را که از طریق کار و کوشش بر روی موجودی های آرشیو حاصل شده و دسترسی به آنها محدودیت دارد مورد استفاده قرار دهند یا فاش .کنند آنها اجازه ندارند علایق پژوهشی یا

ص: 68

انتشاراتی خود را با وظایف اداری و حرفهای که موظف به انجام آن میباشند تلفیق کنند. آرشیوداران در زمان استفاده از منابع آرشیو سازمان خود نباید از آگاهی خویش نسبت به تولیدات منتشر نشده پژوهشگران بدون این که ،پیشتر آنها را از نیت خود باخبر سازند بهره ببرند آنها میتوانند در حوزۀ کاری خویش به بررسی و تفسیر آثار دیگران، شامل آثاری که بر اساس منابع سازمان خودشان تولید شدهاند بپردازند آرشیوداران نباید به افراد خارج از حرفه اجازه دهند که در کار و وظایفشان دخالت کنند.

-9-2-1 آرشیوداران باید به طور نظام مند و مستمر در جهت ارتقای حرفه ای بکوشند دانش خود را روزآمد سازند و نتایج پژوهشها و تجربیات خود را به اشتراک بگذارند. آرشیوداران باید برای افزایش شناخت و مهارت حرفه ای ،بکوشند در بدنه دانش حرفه ای مشارکت کنند و از آموزش یا فعالیتهای کسانی که ناظر بر حسن اجرای وظایفشان است اطمینان حاصل کنند.

-10-2-1 - آرشیوداران به واسطه کار گروهی مؤثری که با اعضای حرفه خود و اعضای دیگر حرفه ها انجام میدهند باید در ترویج استفاده و حفاظت از میراث مستند جهانی گام بردارند. آرشیوداران باید به دنبال همکاری بیشتر باشند از کشمکش با همکاران بپرهیزند و مشکلات را با وفاداری به اصول و معیارهای استاندارد و اخلاق آرشیوی حل و فصل کنند. آنها باید با اعضای سایر حرفه های مرتبط بر اساس احترام و درک متقابل همکاری و مشارکت کنند.

همان طور که مفاد این نظامنامه نشان می دهد بندهای اول تا هفتم آن مربوط به حفظ نگهداری و حراست از منابع و ارایه خدمات آرشیوی است و بندهای هشتم تا دهم به

ویژگیهای فردی و حرفهای آرشیودار اشاره دارد.

بومیان و ساکنان جزیره تورس (1)

نظام نامه اخلاقی موزه های استرالیا

مؤسسه استرالیایی مطالعات بومیان و ساکنان جزیره تورس جمهوری استرالیا این نظام نامه در سال 2005 از سوی شورای آیاتسیس بررسی و اصلاح شده است.

1-2- اهداف نظامنامه

نظامنامه اخلاقی آرشیو دیداری - شنیداری آیاتسیس بیانیه ای است برای اداره حرفه ای آرشیو این نظامنامه به دنبال تشریح استانداردهای اجباری برای کار در آرشیو دیداری - شنیداری آیاتسیس بوده تا اعتماد عمومی را در آیاتسیس مؤسسه ای که در سطح جهانی به گردآوری منابع می پردازد ارتقا بخشد تمامی کارکنان آرشیو دیداری شنیداری آیاتسیس ملزم به مطالعه و دادن تعهد کتبی نسبت به این نظام نامه اند

-2-2- مقررات نظام نامه

-1-2-2- مراقبت از مجموعه

تمامی ،منابع به انضمام سوابق ،موقت که در اختیار آرشیو دیداری- شنیداری است از دستکاری، تحریف، سانسور یا تخریب محافظت خواهند شد.

تمامی ،منابع به انضمام سوابق ،موقت که در اختیار آرشیو دیداری- شنیداری است در شرایط حفظ و نگهداری مساعد انباشت خواهند شد.

محتوای فکری مجموعه ها طبق رویه های مناسب اخلاقی و فرهنگی مدیریت خواهند شد.

نسخه های حفظ شونده رونوشته ای دقیقی از محتوای محمل های اصلی خواهند بود.

هرگاه ماده اصلی ،ناقص تحریف شده یا خراب باشد نسخه های حفاظتی تنها در صورتی تصحیح خواهند شد که عمل تصحیح تأثیری بر صحت محتوا همان طوری که مد نظر تولید کنندگان آن بوده نگذارد.

رونوشته ایی که دقیقا مطابق با محتوای ماده اصلی ،نباشند آشکارا مشخص و معرفی

خواهند شد.

منابع مادر تا زمانی که ماندگار باشند، حفظ خواهند شد.

منابع مادری که به ضمیمه محتوای -دیداری شنیداری اش حاوی مدرک مستند و مهمی است جدای از عمر مفیدی که دارد حفظ خواهد شد مشروط بر این که حفظ آن منبع سایر

منابع مجموعه را به مخاطره نیندازد. منابع تنها بر اساس رویه عدم الحاق به مجموعه انتخاب نشده یا فرو گذاشته خواهند

ص: 70

شد منابع ثبت شده ای که برای ورود به مجموعه پذیرفته نمی،شوند به امانت گذار اصلی برگردانده خواهند شد.

-2-2-2- دسترسی به مجموعه ها

حقوق صاحبان قانونی مالکیت معنوی محترم شمرده خواهد شد آرشیو دیداری - شنیداری حقوق سازمانها و افراد ،بومی صاحبان بیشترین اطلاعات حفظ شده در مجموعه ها را نیز به رسمیت خواهد شناخت از هر نوع کوششی در جهت تدارک دسترسی به مجموعه که مطابق با خواستههای صاحبان مالکیت معنوی و مالکان بومی باشد دریغ نخواهد شد. ارایه رونوشت از منابع به منظور انتشار، حتی در مواردی که صاحب اثر با انتشار آن موافقت کرده ،باشد تنها در صورتی امکانپذیر خواهد بود که درخواست کننده با انجمن یا افراد بومی مشورت کرده و از آنها اجازه نامه کتبی داشته باشد. تعامل با کاربران در همه حال با رعایت ادب و اطلاعات ارایه شده به آنها دقیق و رویههای کاری نیز شفاف خواهد بود کوشش خواهد شد تا استفاده کنندگان از پیشرفتهای مؤثر در دسترسی به منابع مطلع شوند

حرمت همه استفاده کنندگان همچنین صاحبان قانونی حق مؤلف، حفظ خواهد شد. آرشیو دیداری- شنیداری آیاتسیس مسئولیت بازشنوایی یا بازبینی ،اثر خواه برای پژوهشی جزیی به نیابت از استفاده کننده را عهده دار نمی باشد. حق الزحمه ای که در پژوهش های جزیی بابت تهیه رونوشت اخذ میشود برای جبران هزینه هاست.

همه مراجعه کنندگانی که خواهان تهیه رونوشت هایی از منابع آرشیوی هستند باید فرم تعهد پرداخت غرامت را امضا .کنند در این فرم نوع استفاده مشخص میشود و هر گونه استفاده غیرمجاز دستکاری صدا یا تصویر یا استفاده ای که ممکن است باعث رنجش و خجالت شود؛ و یا تخطی از حساسیت های موجود بین مردمان بومی و جزیره نشین تنگه تورس بیان شده است.

آرشیو دیداری- شنیداری بالاترین سطح دسترسی به منابع خود را ترویج میکند با این حال حقوق جوامع بومی برای تصمیم گیری در خصوص چگونگی تبادل دانش و اطلاعاتشان را نیز به رسمیت می.شناسد منابعی که محرمانه تشخیص داده شده به هیچ وجه بدون رضایت مردمان بومی یا جزیره نشینان تنگه تورس در دسترس قرار نمی گیرند. آرشیو دیداری شنیداری فعالانه از طریق ،مستندسازی تبلیغ مجموعه ها و اقدامات مبتکرانه و واکنش برانگیزنده ای چون عودت نسخههای رونوشت به جوامع تولید کننده اصلی به دنبال بهبود وضعیت دسترس پذیری به مجموعه هایش است. اطلاع رسانی عمومی منابع مجموعه های آرشیو دیداری- شنیداری، پیرو مشورت با مالکان

ص: 71

بومی و با اجازه صاحبان حق مؤلف گسترش داده خواهد شد در برابر فشار گروههای مربوطه برای تغییر در محتوا یا شیوه این اطلاع رسانیها مقاومت خواهد شد.

از پدیدآورنده و مالک هنری هر یک از منابع مجموعه که به اطلاع عموم رسانده می شود تقدیر به عمل خواهد آمد.

به همراه هر یک از منابع مجموعه که به اطلاع عموم رسانده می شود توصیف دقیق و مناسبی به لحاظ فرهنگی و هنری با لحاظ دیدگاهها و حساسیتهای مالکان بومی مرتبط که حاصل مشورت با آنهاست ارایه خواهد شد.

اگر چه دسترسی به برخی از منابع مجموعه به دلیل محدودیتهای فرهنگی و دیگر محدودیتها امکانپذیر نیست آرشیو دیداری شنیداری حق درخواست دسترسی همگانی را به رسمیت می شناسد و در قبال امکان دسترسی یا عدم دسترسی توضیح صادقانه ای می دهد. دسترسی به منابع المثنی از آرشیوهای دیگر به شرایطی بستگی خواهد داشت که آرشیو مادر تعیین خواهد کرد.

3-2-2- رفتار کارکنان ویژه گردش در هنگام جابجایی و کار با منابع

- کارکنان به طور آزادانه دانش و تجربه خود را برای استفاده در زمینه های گردآوری ،حفاظت مستندسازی یا تسهیل دسترسی مناسب به منابع دیداری شنیداری فرهنگی هنری تاریخ و فرهنگ بومیان و جزیره نشینان تنگه تورس به اشتراک خواهند گذاشت. کارکنان از طریق ارتباط با انجمنهای حرفه ای آرشیوی و فنی و افزایش پیوسته دانش و مهارتهای متناسب با آرشیوداری دیداری - شنیداری برتری حرفه ای خود را دنبال خواهند کرد.

کارکنان از موقعیت خود در جهت منافع مالی خلاف قانون یا دیگر موارد خلاف استفاده نخواهند کرد.

کارکنان در زمان انجام وظایف خود متعهد میشوند که رازدار باشند و از دادن اطلاعات محرمانه خودداری کنند.

کارکنان برای اطلاع حاصل کردن از فرهنگ بومیان تحت آموزش قرار خواهند گرفت. وقتی افرادی بپذیرند که به عنوان سخنگو یا نویسنده نامزد عموم مردم شوند و خود را به عنوان کارمند آیاتسیس معرفی ،کنند ،کارکنان مدارک آنها را برای تصویب در آرشیو دیداری شنیداری به رئیس ارجاع خواهند داد.

کارکنان، منابع آرشیوهای دیگر را بدون کسب اجازه از آرشیو مبدأ گردآوری نخواهند کرد.

کارکنان هیچ منبعی را از مجموعه آیاتسیس حذف نخواهند کرد مگر آن که این عمل از سوی مدیر آرشیو دیداری ،شنیداری به دلایلی چون حفاظت یا امانت به سازمانی دیگر

ص: 72

مورد تأیید قرار گیرد هر ماده ای که با دلایل منطقی از آیاتسیس حذف می شود ثبت گردیده و تحت هیچ شرایطی از فهرست حذف نخواهد شد.

کارکنانی که مشمول مقررات این نظام نامه نظام نامه انجام کار ای پی اس (1) منشور خدمات مؤسسه استرالیایی مطالعات بومیان و جزیره نشینان تنگه تورس و تمامی قوانین مرتبط میشوند موظف میباشند در خلال مدتی که در آیاتسیس و یا هر جای دیگری که کار میکنند مفاد آن را فرض مسلم بدانند

بگذارد.

5-3- اعتماد

آرشیوداران نباید از امتیاز دسترسی و کنترل خود نسبت به سوابق تاریخی و منابع مستند در جهت منافع فردی یا منافع دیگران بهره برداری کنند

-6-3- اصالت و تمامیت

آرشیوداران با مستند کردن مجموعه خود و استفاده از قالبهای چاپی و الکترونیکی می کوشند تا از اصالت سوابق مجموعهٔ خود حراست و پاسداری کنند. آنها برای حفظ تمامیت عقلانی و فیزیکی سوابق خویش وظیفه ای بنیادی بر عهده دارند آرشیوداران اجازه ندارند که دادهها یا سوابق را برای پنهان کردن وقایع یا تحریف ،شواهد ،تغییر دستکاری یا نابود سازند.

-7-3- دسترسی

آرشیوداران می کوشند تا دسترسی آزاد و یکسان به خدمات و منابع تحت مراقبت خویش را بدون هیچ گونه تبعیض یا امتیازی مطابق با قواعد ،قانونی حساسیت های فرهنگی سیاستهای سازمانی ترویج .نمایند آنها میدانند که هدف اصلی مراقبت از آرشیوها، همانا ترویج استفاده از منابع آن می.باشد آرشیوداران میتوانند به دلیل حراست از حریم خصوصی یا محرمانه بودن اطلاعات اسناد محدودیتهایی را اعمال نمایند

-8-3- حريم

آرشیوداران از حریم حقوقی اهداکنندگان اشخاص و گروههایی که صاحبان منابع هستند حمایت می.کنند آنها با رازداری و حفظ هر نوع اطلاعات شخصی گردآوری شده مرتبط با استفاده کنندگان که مطابق با رویههای امنیتی سازمان ،است تمامی حریم حقوقی استفاده کنندگان را محترم می شمارند

9-3- امنیت حمایت

آرشیوداران مسئولیت دارند که از تمامی منابع مستند تحت امر خود حراست کرده و آنها را در برابر مخدوش سازی تخریب ،فیزیکی تباهی و دزدی ایمن سازند آنها باید با هم قطاران و نمایندگان نهادهای قانونی برای توقیف و پیگرد قانونی دزدان و خرابکاران همکاری نمایند.

10-3- قانون

آرشیوداران باید از تمامی قوانین ،محلی ایالتی و فدرالی حمایت کنند (1)

-4- نظام نامه اخلاقی فدراسیون بین المللی آرشیوهای فیلم (فیاف) (2)

1-4- نظام نامه اخلاقی

ص: 74

آرشیوها و آرشیوداران فیلم نگهبانان میراث تصاویر متحرک جهان هستند. مسئولیت آنها حراست از این میراث و انتقال آن در بهترین شرایط ممکن و همچنین نمایش اثر تولیدکنندگان در دقیقترین حالت ممکن به آیندگان است.

آرشیوهای فیلم وظیفه دارند نسبت به منابع اصلی در اختیار ،خود تا زمانی که دوام دارند توجه داشته باشند وقتی شرایط ایجاب کند که منابع جدید جایگزین منابع اصلی شوند آرشیوها وظیفه توجه به شکل منابع اصلی را همچنان حفظ خواهند کرد.

آرشیوهای فیلم میدانند که عمده ترین وظیفه آنها حفظ منابع در اختیار و دسترس پذیر ساختن دائمی آنها برای پژوهش مطالعه و نمایش عمومی است مشروط بر آن که چنین کاری همواره وظیفه حفظ و حراست از منابع را به مخاطره نخواهد انداخت.

آنچه در ذیل می آید تفاسیر ویژه ای از این اصول کلی است

2-4- حقوق مجموعه ها

-1-2-4- آرشیوها به تمامیت منابعی که در اختیارشان است توجه داشته و آنها را از هر گونه دستکاری معیوب ،سازی تحریف و سانسور مراقبت خواهند کرد.

2-2-4- آرشیوها بقای بلندمدت منابع خود را قربانی بهره برداریهای کوتاه مدت نخواهند کرد. اگر در معرض استفاده قرار دادن منابع اصلی یا غیر قابل جایگزین با توجه به آسیبهای احتمالی باعث به خطر افتادن آنها ،شود در این صورت آرشیوها دسترسی به آن منابع را ممنوع خواهند کرد

3-2-4- آرشیوهای منابع به ویژه منابع اصلی یا منبع مادر را در بهترین شرایطی که برایشان مقدور باشد انباشت خواهند کرد اگر شرایط انباشت مطلوب ،نباشد آرشیوها تلاش خواهند کرد تا تسهیلات بهتری را تأمین کنند.

-4-2-4- در هنگام تهیه نسخه نگهداری از منابع آرشیوها باید ماهیت اثر در دست نسخه برداری را تصحیح یا تحریف نکنند نسخههای نگهداری جدید تا آنجا که امکانات فنی اجازه دهد باید همانند نسخه اصلی تهیه شود روشهای اتخاذ شده برای تهیه نسخه های نگهداری و انتخابهای هنری و فنی به عمل ،آمده باید صادقانه و کاملا مستند باشد.

-5-2-4- در زمان ترمیم ،منابع آرشیوها صرفاً سعی خواهند کرد تا نقصها را تکمیل و اثرات گذشت ،زمان ازدیاد فرسودگی و اطلاعات نادرست را رفع .کنند آنها به دنبال تغییر یا تحریف ماهیت ماده اصلی یا اهداف پدیدآورنده اثر نخواهند بود.

-6-2-4- وقتی که آرشیوها بخواهند با برنامه ریزی نمایش یا سایر روشها منابع را دسترس پذیر ،سازند باید جهت رسیدن به هدف حداکثر سرعت و میزان دقت را در نظر بگیرند.

-7-2-4- مبنا و دلیل هر نوع قضاوت مشکوک درباره ترمیم یا نمایش منابع آرشیوی، ثبت و

ص: 75

ضبط شده و در دسترس تمامی پژوهشگران یا مراجعه کنندگان قرار خواهد گرفت. -8-2-4- آرشیوها منابع غیر ضروری را حتی در صورتی که از طریق نسخه برداری حفظ یا نگهداری شده اند از بین نخواهند برد اگر پژوهشگران بخواهند به منابعی که بر روی نیترات چاپ شده دسترسی داشته باشند آرشیوها تا زمانی که نیترات دوام داشته و این کار از نظر قانونی و اداری مشکلی نداشته باشد و در کمال صحت و سلامت انجام پذیرد امکان دستیابی را فراهم خواهند آورد

3-4- حقوق نسله ای آینده

1-3-4 آرشیوها با آگاهی از مسئولیتشان برای نگهداری دائمی منابع همواره به دلایل متعددی که خارج از رویه حفظ و نگهداری یا سیاست فراهم آوری سازمان متبوع شان

است، در برابر فشارها برای از بین بردن منابعی که در مجموعه شان وجود دارد، یا قبول رد منابعی که به آرشیو ارایه می،شود مقاومت خواهند کرد.

4-4- حقوق بهره برداری

-1-4-4- آرشیوها می دانند که منابع تحت مراقبت آنها حاصل مالکیت تجاری و هنری است و لذا صاحبان کپی رایت و دیگر علایق تجاری را کاملاً محترم می شمارند آرشیوها خود را درگیر کارهایی که حقوق آنها را ضایع یا نقض کند نکرده و سعی خواهند کرد تا دیگران را نیز از انجام چنین اعمالی منصرف کنند

-2-4-4- آرشیوها از هیچکدام از منابع موجود در مجموعهٔ خود بهره برداری نخواهند کرد مگر این که حقوق تجاری مترتب بر منابع موجود در این قبیل مجموعه ها پایان پذیرفته یا قانونا لغو شده و یا رسما توسط سازمان مربوطه واگذار شده باشد.

3-4-4- آرشیوها برای سازگاری با این اصول ضمن غربال کردن منابع از مجموعه های خود شرایط زیر را نیز لحاظ خواهند کرد

- نمایش فیلم ها که چارچوب آموزشی یا فرهنگی خواهد داشت؛

- نمایش اینگونه منابع صرفاً جهت بهره برداری تجاری یا در راستای آن صورت نخواهد گرفت؛

- نمایش فیلمها در محلی کنترل شده و یا مکانی که تحت نظارت و هدایت سازمانهای

آرشیوی است بر اساس مقررات این نظام نامه است انجام می پذیرد؛

- نمایش فیلمها برای کسب درآمد نیست؛ اگر چه الزاماً رایگان هم نخواهد بود.

-4-4-4- آرشیوها صرفاً واحدی جهت داد و ستد تجاری نیستند هر چند که مرتبط با نمایش فراهم آوری یا هر نوع استفاده دیگری (هستند که به حق و حقوق دیگران تجاوز کنند با آبرو و اعتبار خود و کارمندانش سازمانهای متبوعه و یا در کل با نهضت آرشیو فیلم فیاف بازی کند.

ص: 76

5-4- حقوق همکاران

-1-5-4- آرشیوداران معتقدند که برای توسعه و روشن شدن افکار دیگران و ایجاد یک آرشیو ایده آل باید دانش و تجربیات خود را به اشتراک بگذارند کارمندان آرشیو با همکاران خود با روحیه ،همکاری و نه ،رقابت کار خواهند کرد ،آرشیوداران در حوزه کاری و مجموعه تحت حراست ،خویش افرادی نیستند که عمداً اطلاعات غلط یا گمراه کننده را انتشار دهند یا از دادن اطلاعات دریغ کنند مگر این که حفظ اسرار شخص ثالثی در بین باشد. نمونه هایی از همکاری میان آرشیوداران و آرشیوها را میتوان در ارایه اطلاعات یا منابع برای کمک به برنامه ساز دانست که این امر با فهرست نویسی منابع مجموعه یا گردآوری فیلم شناختها صورت می پذیرد؛ ارایه اطلاعات مرتبط با سیاستهای مجموعه سازی که از سوی همقطاران اعمال می،شود یا مانند .آن

2-5-4- آرشیوها با داشتن روحیه همکاری که در قبل به آن اشاره شد، هیچگاه از اطلاعات یا منابعی که به آنها واگذار میشود استفاده نادرست و نابجا نخواهند کرد. به نظر میرسد که نسخه برداریهای غیرقانونی از منابع آرشیوهای ،دیگر استفادهٔ بدون استناد یا قدردانی نکردن از زحمات دیگر آرشیوها یا متخصصان تخلفات جدی است که استانداردهای حرفه ای را تهدید می.کند

3-5-4- آرشیوهایی که مجموعه هایشان را از منابع آرشیوهای دیگر تهیه کرده اند تمامی مشکلات مربوط به استفادههای اضافی یا بهره برداریهای آتی از آن منابع را باید به همان آرشیو ارجاع دهند مگر آن که توافقهای دیگری داشته باشند این تواضع باید در تمامی آرشیوهای هم قطار وجود داشته باشد خواه منابع مستقیما ماحصل توافق دو آرشیو بوده، یا از آرشیو ثالثی گردآوری شده باشند یا خواه در شکل اصلیشان حفظ شده باشند و یا کاربرد جدیدی بر آنها اعمال شده باشد مثل استفاده از یک فیلم در یک برنامه ترکیبی

-4-5-4- آرشیوها بدون اجازه همکار یا همکاران ،مربوط برای پیگیری یا درخواست مجدانه فیلمها یا مجموعه های دیگر آرشیوهای کشورهایی که عضو فیاف چه خصوصی یا ،سازمانی هستند تلاش نخواهند ،کرد همچنین برای پی بردن به مسائل آرشیوی آن کشورها از راه های دیگری وارد معامله نخواهند شد.

-6-4- رفتار فردی

1-6-4- آرشیوها ضمانت خواهند کرد که کارمندانشان در فعالیتهایی که ممکن است با کار آنها در سازمانشان مغایرت داشته باشد همکاری نخواهند کرد برای مثال

-2-6-4- آرشیودار بدون اجازه هرگز به ایجاد یک مجموعه شخصی آن هم در حوزه هایی که با مجموعه سازمان همپوشانی داشته باشد اقدام نخواهد کرد؛

ص: 77

3-6-4- آرشیودار بدون اجازه هرگز نخواهد پذیرفت که به نیابت از سازمان متبوعش به عنوان عامل یا سخنگوی ،آرشیو نامزد شود و در جهت منافع فردی خود عمل کند؛

-4-6-4- آرشیودار بدون اجازه از سازمانی که برای موسسه آرشیوی کالا یا خدمات ارائه می،کند رشوه نخواهد گرفت یا خدماتی را از آنها نخواهد خرید

این آرمان هاست مقاله حاضر کوشیده است تا در حد بضاعت حداقل مبانی و چارچوب اخلاق حرفه آرشیوداری دیداری شنیداری را مورد بررسی اجمالی قرار دهد.

ص: 80

8. مردمی و فراگیر کردن آرشیو ملی فرصت یا خطر؟؛

9. قابلیتها و محدودیتهای آرشیوهای ایران برای جلب مشارکت مردمی و توجه به تأسیس انجمن دوستداران؛

10. درس ها و نتیجه گیری پایانی.

ص: 82

کلیدواژه ها انجمن آرشیودار ،ایران آرشیوهای ،دیداری آرشیو ،شنیداری مراکز آرشیوی

است بنابراین در هر یک از شاخههای دانش ،ضرورت وجود یک انجمن علمی و حرفهای احساس می.شود بدون وجود انجمن علمی اعضای آن حرفه قادر به پیشرفت نخواهند بود متخصصان آن ،دانش نمیتوانند شبکه های تخصصی و علمی را جهت توسعه همه جانبه حرفه خود تشکیل دهند و آن را مستحکم .سازند شکل گیری انجمنهای علمی در داخل هر حوزه دانش شرط لازم توسعه علمی و حرفه ای در یک جامعه است اما شرط کافی جهت رسیدن به این ،مهم ارتباط و تعامل انجمنهای علمی با یکدیگر است. تعامل انجمنهای علمی در عصری که علوم میان رشته ای از اهمیت شایانی برخوردار است میتواند سبب تقابل و جذب ،عقاید آرا و تجربیات حرفه مندان هر حوزه دانش گردد و این شبکه های علمی را بیش از پیش تقویت سازد.

متخصص .هستند با خسته شدن و کناره گیری فوت و یا هر دلیل دیگر و متوقف شدن فعالیت ،آنها انجمن دیگر قادر نیست به فعالیتهای خود ادامه دهد استمرار نداشتن فعالیتهای انجمن های علمی در ،ایران در همین نکته نهفته است. در هر ،انجمن، گروهی محدود که هسته فعال علمی انجمن هستند آن را به تناوب اداره می.کنند خلاصه آن که فردمداری و فقدان انگیزه کافی برای فعالیت از عوامل اصلی رکود این انجمنها میباشد

عکس

این انجمن در سال 1957 در استرالیا تأسیس شد اهداف این ،انجمن ارتقای مهارت حرفه ای و علمی آرشیوداران ،استرالیا برقراری تعامل و ارتباط میان آرشیوداران استرالیا جهت تبادل تجارب و اندیشه های آنها برگزاری همایش ها و کارگاههای آموزشی منطبق با نیازهای آرشیوداران استرالیا، ارائه استانداردهایی جهت افزایش کیفیت خدمات مراکز آرشیوی و انتشار خبرنامه به منظور افزایش اطلاعات روز آرشیوداران اعلام شده .است در وبسایت این انجمن اطلاعاتی درباره نحوه عضویت راهنمای مراکز آرشیوی استرالیا مقالات همایش،ها خبرنامه مجله تحت عنوان آرشیوها و نسخ خطی (1) و گروه بحث الکترونیکی برای آرشیو داران استرالیا قابل دسترس است.

SAA

the society of american archivists

Home The Archives Profession About Us | Education

عکس

رشته تحصیلی پاسخگویان

همچنین از نظر مقطع تحصیلی مشخص شد که 15 نفر دارای تحصیلات کارشناسی، 12 نفر کارشناسی ارشد یک نفر دانشجوی دکتری دو نفر دیپلم .هستند از طریق نمودار 2 میتوان به مقایسه مقاطع تحصیلی آرشیو دارهای تحت پژوهش در این مقاله پرداخت.

بر اساس اطلاعات به دست آمده مشخص شد که 22 نفر یعنی حداکثر پاسخ دهندگان تأسیس انجمن آرشیوداران ایران را ضروری می.دانند در واقع آنها نیاز به یک انجمن علمی حرفه ای را جهت ارتقای دانش خود احساس می کنند در نمودار 3 میتوان به مقایسه نظرات آرشیوداران در خصوص ضرورت تأسیس انجمن آرشیوداران ایران پرداخت.

ص: 90

عکس

نمودار -3 میزان اهمیت تاسیس انجمن آرشیویست ها

27 نفر ابراز تمایل خود را برای فعالیتهای داوطلبانه و انجمنی ابراز داشته اند 20 نفر از آرشیوداران اعلام کردند که سابقه عضویت در یک انجمن را دارند از این تعداد 4 نفر عضو انجمن غیر تخصصی رشته کاری خود بوده اند.

نمودار 4 اهمیت نقش سازمان اسناد ملی ایران در حمایت از تاسیس انجمن آرشیویست های ایران

با توجه به اهمیت سازمان اسناد جمهوری اسلامی ،ایران 21 نفر بیان داشته اند که این سازمان میتواند در ،ایجاد حمایت و محوریت انجمن آرشیوداران ایران و مراکز آرشیوی نقش حیاتی داشته باشد نظر آرشیوداران در خصوص نقش حمایتی سازمان اسناد جمهوری اسلامی ایران در تشکیل انجمن آرشیوداران ایران در نمودار 4 قابل مشاهده است.

29 نفر از پاسخگویان یعنی حداکثر آنها ابراز تمایل خود را به همکاری با انجمن رشیوداران در صورت تأسیس این ،انجمن اعلام کرده.اند 15 نفر تمایل دارند که عضو فعال .باشند 6 نفر در هیأت مدیره باشند و 9 نفر منحصراً عضو .باشند این اطلاعات در نمودار 5 قابل مشاهده است.

ص: 91

عکس

نمودار 5- چگونگی فعالیت در انجمن آرشیویست های ایران

همچنین در این تحقیق مشخص شد که از جمع 30 نفر آرشیودار مورد بررسی 25 نفر آشنایی چندانی با انجمن آرشیوداران خارج از کشور ندارند و از اطلاعات موجود در وبسایت این انجمنها بهره نمی گیرند

.2 ایجاد پیوند بین آرشیوداران مراکز آرشیوی کشور و ایجاد بستری مناسب جهت انتقال تجربه.

3. هماهنگی در ایجاد و تشکیل انجمن فعال ،آرشیوداران ایجاد شیوه های هماهنگ در رویه عملیات ،آرشیو سوق دادن فعالیتهای عملی و تجربی آرشیو و کارهای دانشگاهی

.4 به عنوان مرکز علمی که مباحث آرشیوداران مطرح و در آن به تبادل اطلاعات پرداخته شود تا به سوی متمرکز سازی امور پیش رود.

.5 گردهمایی آرشیوداران که در سازمانهای مختلف آرشیوی هستند جهت تبادل اطلاعات و تجربیات و نیز برگزاری دوره های آرشیو

6،آموزش همگرایی روز آمد سازی اطلاعات آرشیوداران

7. اعتلای مقام آرشیودار و علم ،آرشیو نشان دادن اهمیت وجودی آرشیو و ارایه مفهومی صحیح از آرشیو

.8 کمک به ارتقای حرفه ای ،آرشیوداران برگزاری دوره یا کارگاههای آموزشی فشرده، پیگیری امور مربوط به اعضا رسیدگی به مشکلات و خواسته های اعضا

9. مکانی ،آموزشی اجتماعی و علمی به دور از سلیقه های ،سیاسی حمایت از آرشیوداران رعایت اخلاق آرشیوی متناسب با شرایط ملی و بومی.

.10 به عنوان یک آرشیودار انتظارم در زمینه آرشیو در محیط کارم برآورده میشود چنین انجمنی باید به گردهمایی آرشیو دارها و تبادل نظر هم سطح سازی و ارتقای سطح علمی استفاده بهینه از این مباحث کمک نماید. .

11. تبيين علمی مفاهیم ،آرشیوی تدوین لغت نامه ،آرشیوی کمک به شناخته شدن آرشیو و فعالیت های آن در ،جامعه آشنا نمودن علاقه مندان با اخبار روز در حیطه آرشیوی

.12. ایجاد همدلی و جلب نظر آرشیوداران و مسئولین آنها به منظور همکاری با یکدیگر، ایجاد فرهنگ آرشیو در کشور، تدوین، ترجمه و نشر ادبیات ،آرشیوی حرکت به سوی نظام ملی آرشیوی

13 سمینارهای تخصصی؛ تبادل اطلاعات و ایجاد سایت تخصصی جهت به روز رسانی اطلاعات چاپ نشریه

.14 گسترش علم آرشیو

15. داشتن رویکرد مدرن به آرشیو و نیز توجه به مسائل سنتی در حفظ و نگهداری اسناد اطلاع رسانی جامع در این حیطه

.16 فراهم کردن ارتباط میان آرشیوداران ارتقای ،حرفه توسعه مبانی و مفاهیم.

17 رسیدگی به مسائل حرفه ای کمک به ارتقای دانش آرشیو در ایران

18. توجه به همه آرشیوداران ایران

19 امکان فراهم آوری امکاناتی برای ایجاد تحصیلات آکادمیک رشته آرشیو در دانشگاه ها و

ص: 93

مؤسسه های آموزش عالی برای تخصص هرچه بیشتر آرشیوداران

.20 گردهمایی در حوزه تخصصی آرشیو برای ارتقای سطح این حوزه

.21 تهیه طرح آموزشهای رسمی ایجاد همبستگی و آشنایی میان آرشیوداران

22. ارتقای سطح علمی پژوهشی فرهنگی و صنفی در سطح ملی، منطقه ای و بین المللی

23. معرفی آرشیوداری علمی و ترویج آن در آرشیوها، تشویق آرشیوداران و ترویج جایگاه آنها، ایجاد ارتباط علمی بین آرشیوداران.

.24 افزایش آموزشهای ضمن خدمت به آرشیودارها و کاربردی کردن این حوزه در یک رشته دانشگاهی

25. ارتقای سطح علمی آرشیوداران شاغل خارج کردن مرکز آرشیو از کتابداری ایجاد آرشیو به صورت موضوعی

.26 برگزاری همایش جلسات و مناظره برای هر نوع آرشیو

آرشیوی ،نیستند تمایل ایجاد این انجمن جهت تعاملات بین آرشیوداران وجود دارد. اکثریت قریب به اتفاق ،آرشیوداران انتظار دارند با ایجاد انجمن آرشیوداران ایران به نیازهای حرفه ای و علمی آنها بیشتر توجه شود و با برگزاری مجامع علمی همانند همایشها و کارگاه های آموزشی برای ارتقای کیفی دانش حرفه ای آنها تلاش .شود پس انجمن آرشیوداران ایران در صورت تأسیس باید به این قضیه عکس

توجه خاص داشته باشد نکته اساسی این است که آرشیودار به معنای فرد متخصص و تحصیل کرده در حوزه آرشیو در ایران نیست. از آنجا که رشته مستقلی به نام آرشیو به صورت آکادمیک تدریس نمی شود اغلب از کتابداران تحصیل کردگان رشته های تاریخ و علوم انسانی در مراکز آرشیوی استفاده میشود باید به این نکته توجه شود که بخشی از آرشیوداران را این افراد تشکیل میدهند و باید به طور جدی در راه تأمین نیازهای آنها تلاش .نمود هر چند که این انجمن میتواند در راستای تشکیل رشته مستقل آرشیو نیز در دانشگاه ها تلاش همه جانبه داشته باشد آرشیو ملی ایران به عنوان مرکز ملی اسناد ،کشور میتواند نقش محوری و مرکزی در تأسیس و حمایت از انجمن آرشیوداران داشته باشد و به تهیه و ارائه استانداردهای لازم برای ارتقای کیفی کار آرشیوداران کشور بپردازد و در واقع نقش سازمان مادر را در پیشبرد اهداف انجمن ایفا نماید در انتها مدل پیشنهادی ایجاد انجمن آرشیوداران ایران ارائه می شود. نزدیکترین انجمنهای حرفه ای به حوزه آرشیو در ایران عبارتند از (الف انجمن کتابداران ،ایران (ب (انجمن تاریخ دانان ،ایران (ج) انجمن موزه داران .ایران از بین این سه ،انجمن به نظر میرسد که انجمن کتابداران ایران به صورت حرفه ای تر و جدی تر به استحکام شبکه علمی میان متخصصان این حوزه میپردازد. زیرا دارای کمیته های علمی مختلف شامل کمیته ،آموزش ،همایش ،انتشارات پژوهش و روابط عمومی است و از سال 1347 نیز به عضویت فدراسیون بین المللی انجمنهای کتابداری (ایفلا) درآمده است. در واقع انجمن آرشیوداران ایران میتواند بخشی از این شبکه علمی را در تعامل کتابداران ،آرشیوداران تاریخ دانان و موزه داران در اختیار داشته باشد و نقش رابط در این حوزه ایفا نماید. در تصویر زیر نمایی از نحوه روابط شبکه ای انجمنهای حرفهای فوق نمایش داده شده است.

نمودار شبکه ای پیشنهادی انجمن های حوزه اطلاعات

ص: 95

انجمن آرشیوداران ایران میتواند به عنوان یک حلقه مفقوده این انجمن ها را به هم نزدیک .کند مسأله حایز اهمیت در این است که بدون همیاری و نظرسنجی از آرشیوداران و نیز متخصصان حوزه آرشیو امکان تأسیس چنین انجمنی وجود ندارد البته باید خاطر نشان کرد که این تحقیق و این مقاله فتح بابی بر مباحث نظری و بنا نهادن هستههای اولیه جهت ایجاد انجمن آرشیوداران در ایران است و قدر مسلم تشکیل انجمن آرشیوداران ایران باید از جنبه ایده و نظر خارج شود و گامهای اساسی جهت عملیاتی نمودن تشکیل این انجمن حرفه ای از سوی آرشیوداران فعال و علاقه مند و سازمانهای مرتبط به خصوص سازمان اسناد و کتابخانه ملی برداشته شود.

نداشته باشد اما ممکن است برگرفته از تجربیات با ارزش باشد (1) تاریخهای خانوادگی تاریخ پدربزرگها مادربزرگها آدمهای گمنام یا برجسته داستانها افسانه ها و تجربیاتی است که از طریق ثبت و ضبط در تاریخ ماندگار میشوند. (2) سنتهای قدیمی خانوادگی مفهوم عینی ذهنیاتی است که خانواده ها را با هم نگاه میدارد و معمولاً برای نسلهای جدید کمتر مورد اهمیت میباشد اما میتواند نقش مهمی در کنار هم گذاشتن و همگن سازی نسلها داشته باشد. (3) افسانه های خانوادگی در میان ،فامیل بخشی از هویت خانوادگی به شمار میرود (4) که میتواند کاربردهای متعددی از جمله انتقال آداب و رسوم (5) و تجربیات گرانبها را داشته باشد و نه تنها از جنبه نظری کاربرد داشته بلکه در صورت انجام شدن و صرف نظر از نتیجه خواه) موفق و مثبت خواه ناموفق و (منفی میتواند مورد استفاده جوانان واقع گردد. درک تاریخهای خانوادگی به شناخت زمان وقوع اتفاقاتی که برای خانواده اتفاق افتاده کمک میکند؛ زیرا درک وضعیت سیاسی، اجتماعی، اقتصادی و فرهنگی در زمانهای رخ داده برای خانواده مهم برای شناخت تاریخ خانواده ها درک ،فرهنگ ،نژاد، مذهب، آداب و رسوم و چگونگی ماهیت آنها در زمانهای مختلف اهمیت دارد تاریخهای خانوادگی ضمن آنکه منابع جدید با ارزشی را برای تاریخ فراهم میکند امکان بررسی همزمان توسط متخصصان را پدید می آورد. (6) انواع مختلف تاریخ های خانوادگی در قالب روایتهای غیرداستانی یادنامه ها شرح حال ،نگاری ،خودنگاری آلبوم عکس و نوار مصاحبه ای است که توسط افراد خانواده یا متخصصان تهیه میشود (7) شکل عمده ای که اکنون در تاریخهای خانوادگی مطرح میباشد تهیه شجره های خانوادگی از طریق اتصال نسلهای حال به گذشته میباشد زمانی که شجره خانوادگی تهیه میشود فرد از طریق اطلاعات خودش سعی دارد تا درباره حوادث تاریخی و مردمی که نقش عمده در شکل گیری تاریخ خانواده داشته اند مشارکت کنند (8) شجره نویسی شکل سنتی حفظ تاریخهای خانوادگی است که در برگیرنده اطلاعات با ارزشی است و زنجیره اتصال تاریخ حال به گذشته و بالعکس می.باشد (9) تهیه شجره های خانوادگی آنچنان گسترش پیدا نموده که حتی به عنوان سرگرمی

ص: 99

مطرح شده و تنوع زیادی پیدا کرده است. (1) مهمترین شکلهای تاریخ خانوادگی که امروز مورد توجه میباشد عبارتند از:

-1 تهیه شجرههای .خانوادگی

-2- تهیه آلبومهای .خانوادگی

3- خاطره نویسی و خود شرح حال نویسی

-4- تهیه پروژه های تاریخ شفاهی با مصاحبه با افراد خانواده و استفاده از اسناد و مدارک تاریخی مزایای زیادی برای تاریخهای خانوادگی بر شمرده اند که مهمترین آنها عبارتند از:

1 حفظ هویت خانوادگی و انسجام فامیلی

-2 پر کردن گسسته ای بین نسلی

-3- انتقال تجربیات موفق یا ناموفق جهت استفاده نسل های بعدی

-4 گسترش ارتباطات فامیلی و پیوندهای خانوادگی

5- حفظ اسناد خانوادگی از گذشته و نگهداری برای آینده

تاریخ خانوادگی موضوعی با ارزش برای تحقیق میباشد زیرا تسهیل زمینه هایی برای حضور خانوادههای عادی ناشناخته و بعضا فقیری میباشد که شاید هیچگاه نام آنها در تاریخ ذکر نمی گردد. (2)

محققان تاریخ محلی که عمدتاً از افراد خود خانواده هستند علاوه بر آشنایی با تاریخ خانواده با شخصیت سازی تاریخی زمینه فهم و درک آنها را نسبت به طبقات اجتماعی و واقعیتهای جامعه ،قومیت ،نژادها همزیستی با جامعه فراهم می.کنند (3) نگاه به خانواده به عنوان یک واحد اجتماعی آن را تبدیل به موقعیت فعال در تغییرات ،سیاسی ،اجتماعی، اقتصادی و فرهنگی می کند (4)

تغییر نگرش نسبت به خانواده باعث شده تا عواملی مانند ساختار اجتماعی تغییرات ،اقتصادی، مذهب و سیاست در تعامل بین توسعه فردی و اجتماعی فرد مؤثر باشد (5) تاریخهای

ص: 100

خانوادگی امروزه آنچنان گسترده شده که شرح مرزها و تعریف حوزه های مطالعاتی آن دشوار مینماید و حتی آن را با مباحث

روان شناسی تاریخی (1) یکی دانسته اند (2) خانواده و دامنه مطالعات تاریخی آن نسبت به گذشته تفاوت زیادی نموده و مدرنیزه شدن جامعه و تغییر عوامل ساختاری ،آن بر کارکرد خانواده ها نیز تاثیر گذاشته است (3) امروزه نقش خانواده ها در مسایل فرهنگی و تعامل آنها با دیدگاه های اجتماعی تغییر یافته است (4) و نگاه به خانواده به عنوان واحد فعال تاثیرگذار و نه صرفاً یک واحد تاثیر پذیر

در جامعه بوده است (5) رابطه بین تاریخ و جامعه شناسی باعث شده تا استفاده از تئوری های اجتماعی در بررسی های تاریخ های خانوادگی معمول گردد. (6) خصوصاً در بررسی تاریخ خانوادگی در دوره تاریخ معاصر تعامل بین واحدهای اجتماعی اقتصادی و فرهنگی نمود بیشتری یافته است . (7) نوع نگاه به تاریخ های خانوادگی نگاهی سهل و ممتنع میباشد؛ سهل از این جهت که قابلیت انجام تحقیق توسط افراد مختلف با سلیقه های گوناگون را دارد و موضوعات متنوع قابل فهم خمیرمایه آن را تشکیل می دهد؛ و ممتنع از آن که خانواده در مطالعات و تحقیقات رشته های علوم اجتماعی جامعه شناسی و تاریخ قرار

گرفته و ماهیت دانشگاهی یافته است.

آرشیوها و مراکز تاریخ خانوادگی

مطالعات تاریخ خانواده در نیم دوم قرن بیستم مورد توجه قرار گرفته است. بررسی تاریخچه شکل گیری و گسترش مطالعات تاریخ های خانوادگی نشان می دهد که رابطه مستقیمی بین محققان و مردم و مفاهیم انسانی وجود داشته است. در دهه 1950 در فرانسه و انگلستان شکل گیری مطالعات

در حوزه جمعیت شناسان (8) در زمینه موضوعاتی مانند ،تولد ،ازدواج مرگ و سرشماری ها باعث شد تاریخ شفاهی گسترش یابد (9) افزایش علاقه به مطالعه در حوزه طبقات ،اجتماعی جمعیت شناسی تاریخی فولکلور مطالعات محلی و منطقه ای باعث تسهیل زمینه

ص: 101

پیشرفت ان شد. (1) بعد از دهه 60 مورخان و جامعه شناسان به این نتیجه رسیدند که توجه به خانواده و مطالعات تاریخ خانواده در جوامع الزامی است دلایل متعددی چون تغییرات سریع فرهنگی، عوض شدن نوع زندگی و الگوهای رفتاری و گسست های نسلی، نیاز به انسجام هویت های خانوادگی را بیشتر می کرد . (2) توجه ویژه به اهمیت زندگی روزانه مردم عادی در تحقیقات تاریخی جایگاه تاریخ خانواده را بیشتر برجسته ساخت (3) خصوصا توجه دانشگاه به با توجه به ورود تحقیقات دانشگاهی در حوزه تحقیقات در حوزه سیر تاریخی، (4)

زیرساخت های علمی آن تقویت شد (5) و امروزه مراکز زیادی در این حوزه در قالب مراکز انجمن ها آرشیو و متخصصان حرفه ای مشغول به فعالیت هستند.

از دهه 80 به بعد زندگی عادی مردم به طور فزایندهای مورد توجه قرار گرفته و مورخان به مراتب به زندگی اجتماعی مردم علاقه مند شده.اند ارتباطات خانواده ها مورد توجه قرار گرفته است در این قسمت به ساختارهای متفاوت جامعه که بر روی تاریخ های خانوادگی مشغول به فعالیت هستند می پردازیم

انجمن ها

مهمترین شکل فعالیت در حوزه تاریخ خانوادگی در قالب انجمن های مختلف بوده است. این انجمن ها در واقع شکل اولیه و بدنه فعالیت در حوزه های تاریخ های خانوادگی می باشند که در

زمینه های مختلف مشغول به فعالیت هستند.

:الف انجمن های شجره شناسی

شناخت پیشینه خانواده ها از طریق شناسایی نسل های قبلی و برقراری ارتباط بین آنها در زمره علائق مطالعات خانواده و مسائل عمده در تاریخ های خانوادگی است.

چنانچه در ایران نیز خصوصاً سادات به موضوع شجره شناسی علاقه داشته و داشتن شجره های کامل که گاهی نسل های آن به چندین نسل قبل میرسد در زمره افتخارات آنها محسوب میگردد. این انجمن ها وظایف و کارکردهای مختلفی را با در اختیار داشتن اسناد و مدارک و همکاری با سایر مراکزی آرشیوی انجام می دهند افراد عادی متخصصان ،محققان دانشگاهیان و اقلیت ها (6) هر

ص: 102

کدام انجمن های خاص خود را دارند .

از مهمترین کارکردهای این انجمنهای در قالب حرفه ای و آماتور میتوان به:

-اطلاعات مربوط کلیسا و دفاتر ثبت نام آن

-جمع آوری اطلاعات سرشماری در سال-های مختلف

-دادن مشاوره در زمینه چگونگی دسترسی به اطلاعات خانواده ها و شناسایی افراد

- دسترسی پذیری اطلاعات برای افرادی که توان رفتن به مراکز تحقیقاتی را ندارند

-نشست های تخصصی و موضوعی

-استفاده از نیروهای داوطلب برای تهیه یا استخراج اطلاعات برای انجمن

تهیه کاتالوگ

- جمع آوری منابع چاپی

این انجمن ها اقدام به عضوگیری در قبال دریافت حق عضویت از اعضا می نمایند و خدماتی مانند استفاده برخط از ،اسناد در اختیار قرار دادن کتابخانه و محل مطالعه و ارسال مجلات می پردازند (1) و به صورت محلی (2) یا ملی و گاهی جهانی مشغول به فعالیت هستند.

انجمن جهانی شجره نویسان ضمن تهیه استانداردهای کار در زمینه تاریخ خانوادگی برای محققان شجره نگار، اقدام به برگزاری همایش های سالانه به منظور ایجاد هماهنگی بین اعضا و علاقه مندان این حوزه می کند

ب: انجمن های تاریخ خانوادگی

این انجمن ها شکل عمده فعالیت های افراد در حوزه تاریخ های خانوادگی میباشند و امروزه به علت گستره موضوعی و استقبال از عموم در فعالیت های جانبی گستره بسیاری را در بر می گیرند خصوصا در بعد مناطق و شناسایی محلی ها فعالیت زیادی دارند.

مهمترین وظایف این انجمن ها

- حمایت از شجره شناسی خانوادگی عضوگیری از افراد عادی در انجمن

-تشویق به جمع آوری اسناد خانوادگی

-همکاری و کمک در پروژه های تاریخ خانوادگی

-ایجاد مراکز تحقیقاتی کوچک در انجمن

-جمع آوری منابع مربوط به تحقیقات تاریخی خصوصاً در مورد منطقه ای که در آن تشکیل شده اند.

ص: 103

-آموزش استفاده از فناوری برای حفظ تاریخ های خانوادگی

-شناسایی تاریخی محلات و اجزای کوچک شهرها

-کتابخانه های غنی و پویا

-برگزاری نشست های هفتگی - ماهانه و سالیانه برای اعضاء و مردم عادی

-چاپ خبرنامه برای اعضاء

-چاپ مجله با مقالات علمی (1)

- چاپ جزوه و کاتالوگ برای نگهداری و رسته بندی منابع و معرفی آن ها

-انتشار کتاب در زمینه های مرتبط (2)

-برگزاری کلاس های آموزشی برای مراحل مختلف کار در سطوح مختلف

- تهیه نمایه از اطلاعات و در اختیار همگان قرار دادن

ج: مراکز تحقیقاتی تاریخ خانوادگی (3)

نسبت به انجمن ها مراکز و موسسه های تحقیقاتی که در حوزه تاریخ خانوادگی کار می کنند، از گستره کمتری برخوردار هستند؛ اما خدمات تخصصی و حرفه ای تری را به مردم ارائه میدهند این مراکز با برخورداری از متخصصان حرفهای علاوه بر مشاوره تخصصی به مردم سعی مینمایند تا کلیه اسناد مربوط به منطقه از جمله اسناد ،کلیسا ،پلیس دادگاه ها سرشماریها ،انتخابات شجره ها را گرد آورند.

همچنین این مراکز در زمینه ارائه نقشه ها نمایه های ،منابع عکس برداری و پویش مدارک

ارائه فیلم ها تهیه ریزفیلم و ،ریزبرگ دایر کردن فروشگاه های کتاب چاپ گاهنامه مجله ،سالنامه برگزاری نشست و همایش ،تخصصی برگزاری سخنرانی های علمی اسناد

مالیات ،ازدواج ،مرگ ،طلاق دوره های کوتاه آموزشی به فعالیت مشغول میباشد. (4) این مراکز اسناد

ص: 104

زیر نظر فدراسیون انجمن های خانوادگی مشغول به فعالیت می باشند . (1)

علاوه بر این مراکز ،اسناد، محققان خصوصی نیز اقدام به تاسیس دفتر و راه اندازی مراکز خدماتی برای تاریخ های خانوادگی نموده اند که هم بعد تحقیقاتی و هم تجاری را مد نظر قرار می دهد. (2)

در کنار آن بعضی دانشگاه ها نیز اقدام به تاسیس موسسه تاریخ خانوادگی به منظور پوشش تاریخ خانوادگی انجام تحقیقات در راستای وظایف خود نموده اند آنها کورس های مختلف درسی را در سه

و مقطع ابتدایی متوسط و پیشرفته برای آموزش افراد در انجام تاریخ خانوادگی انجام می دهند در راستای تاثیرگذاری فرهنگی بر منطقه تحت پوشش خود میباشد. (3) همچنین کتابخانه های تخصصی در حوزه تاریخ خانوادگی که منابع مربوط به خانواده ها را جمع آوری و در اختیار عموم قرار می دهد نیز مشغول به فعالیت هستند. (4)

آرشیوها

آرشیو به عنوان یکی از مراکز اصلی نگهدارنده اسناد خانوادگی به شمار میرود که حجمی از منابع آنها را در قالب ،سند ،عکس فیلم و کاست تشکیل میدهد به همین منظور آرشیوهای بزرگ علاوه بر نگهداری اسناد وظایف دیگر را نیز در قبال تاریهای خانوادگی برعهده دارند. (5) علاوه بر آرشیوهای ،بزرگ آرشیوهای خصوصی نیز مشغول به فعالیت میباشند اما حوزه کاری آن متفاوت است در زمینه آرشیوهای خصوصی که بیشتر توسط محققان خصوصی یا علاقه مندان به تاریخ خانوادگی در خانواده های بزرگ طراحی میشود و بیشتر کاربرد محلی و گاهی حتی خانوادگی دارد در آرشیوهای خصوصی شجره های خانوادگی افراد شرح حال افراد مهم ،خانواده آلبوم های عکس ،رقمی افسانه های خانوادگی مشاغل و حرف خانواده و نظایر آن نگهداری می شود اما آرشیوهای بزرگ با توجه به گستردگی منابع و وسعت کارها برنامه های مدیریتی را در دستور کار خود قرار دادهاند برای بررسی کلی نقش آرشیوها، برنامه سه آرشیو

ص: 105

آمریکا، (1) انگلیس (2) و استرالیا (3) مورد بررسی قرار خواهد گرفت.

مهمترین برنامه های آرشیوها در این حوزه عبارتند از:

-چگونگی حفاظت از اسناد خانوادگی

-نحوه دیجیتال کردن عکس ها و اسناد خانوادگی

-دادن مشاوره در شناسایی اسناد و منابع

- شناسایی منابع خانوادگی در آرشیوها

-دسته بندی اطلاعات مرتبط با حوزه موضوعی و انجام امور لازمه از جمله ارزشیابی

نمایه سازی ورود اطلاعات

-تهیه کاتالوگ های مخصوص اطلاعات

- تهیه منابع چاپی مرتبط با موضوع و در اختیار قرار گذاشتن محققان

- تهیه و آماده سازی اسنادی که حاوی اطلاعات با ارزش برای تاریخ های خانوادگی می باشد

مانند اسناد ،سرشماری اسناد ،نظامی اسناد ،ازدواج مرگ و تولد

-آماده سازی پایگاه های اطلاعاتی برای جستجو در این اسناد برگزاری دوره های آموزش کوتاه مدت تاریخ خانوادگی

-اسناد مهاجران

اقلیت ها

- برگزاری نشست ها و همایش های تخصصی برگزاری نمایشگاه های موضوعی به صورت سالیانه

-راه اندازی گروه های بحث

- انتشار ویژه نامه یا کتاب های مرتبط با تاریخ خانوادگی

کارکرد این آرشیوها عمدتا در چهار حوزه جمع آوری نگاهداری و مرمت توصیف اطلاعات و انتشار صورت میگیرد؛ اما عمده فعالیت آن ها بر روی حفاظت و مرمت و آموزش نگاه داری صحیح اسناد و مرمت آنها در خانواده ها می.باشد علاوه بر آن پروژه های مستندسازی تاریخ خانوادگی از طریق تاریخ شفاهی صورت میگیرد علاوه بر آرشیوها برخی کتابخانه ها نیز در حوزه تاریخ خانوادگی فعالیتهایی انجام می دهند.

این فعالیت ها در امر نگاهداری منابع، شجره ها و اسناد خانوادگی (4) و از همه مهمتر در حوزه مرمت اسناد و مشاوره در جهت نگهداری

ص: 106

و در صورت لزوم تهیه نسخه پشتیبان می باشد . (1)

در مجموع آرشیوها در این زمینه بیشتر در حوزه مشاوره و تهیه استانداردها فعالیت می کنند.

تاریخ خانوادگی و آرشیو در ایران

شکی نیست که تاریخ خانوادگی در ایران به علت غنای فرهنگی و تاریخی بودن شهرها از اهمیت زیادی برخوردار میباشد. تنوع قومی و نژادی، تنوع مذهبی، وجود خانواده های قدیمی، سادات ،حسنی ،حسینی ،موسوی ،رضوی مهاجران در زمره موضوعات مهم تحقیقات تاریخ خانوادگی میباشد که در بسیاری از شهرهای ایران قابل مشاهده میشود اما متاسفانه به دلایل زیادی این حوزه موضوعی تاکنون در کشور مورد توجه قرار نگرفته و فعالیت های انجام شده بیشتر علایق شخصی خود خانواده ها و برخی محققان میباشد.

دلایل زیادی را میتوان برای این امر برشمرد

1 - مطرح نشدن موضوع به صورت واضح و روشن در بین محققان

2-عدم ورود این موضوع به صورت آکادمیک در دانشگاه ها به صورت واحد درسی هر چند

برخی پایان نامه ها در این حوزه انجام شده است.

3- عدم وجود مراکز تحقیقات خاص در این مورد

4- عدم وجود متون آموزشی مرتبط با موضوع

5- عدم وجود آرشیوهای خصوصی

6- عدم مطرح شدن موضوع در آرشیو ملی کشور

نکته ای که باید در نظر داشت این است که عدم مطرح شدن این حوزه کاری نه به دلیل نبود دو موضوع و نه اسناد مرتبط با آن است در برخی مراکز اسناد در ایران پایه اصلی منابع آنها را تشکیل می دهد. (2)

اما مشکل اصلی مطرح نشدن موضوع در جامعه و عدم توجه به آن در مراکز دانشگاهی میباشد که جا دارد تا توجه ویژه ای به آن مبذول گردد

راهکارها و پیشنهادات

علی رغم اهمیت موضوع تاریخ ،خانواده در ایران کمتر به آن پرداخته شده است. یکی از دلایل أن عدم ساختار مناسب برای تحقیقات میباشد؛ در صورتی که زمینه های کافی شکل گیری و گستره موضوعی این مبحث در کشور فراهم است.

ص: 107

ماهیت این موضوع به نحوی است که در جامعه علاقه مندان زیادی برای تحقیقات تاریخ

خانواده وجود دارد ولی متاسفانه ساختار موضوعی برای تحقیقات ارائه نشده است. به منظور گسترش تحقیقات تاریخ خانواده راه حلهای متفاوتی میتوان ارائه داد که هر کدام از زاویه دید گوناگون مورد بررسی قرار می گیرد .

یکی از راهکارها ارائه دو واحد درسی با موضوع تاریخ خانواده در گروه تاریخ محلی دانشگاه ها می،باشد تا افراد متخصص را برای فعالیت در مراکز اسنادی و آرشیوها تربیت کند در این راستا

شکل گیری آرشیوهای خصوصی و مراکز تحقیقاتی می تواند در پیشبرد آن موثر باشد.

از سوی دیگر برگزاری نشست های علمی همایش های محلی چاپ بروشورها و ویژه نامه ها و نظایر آن می تواند موجب شناسایی بیشتر این موضوع و در نهایت ارائه ساختار موضوعی برای تحقیقات تاریخ خانواده گردد

در این میان نقش آرشیو ملی پر رنگ تر است این وظیفه را میتوان در چند راهبرد کلی

به شرح زیر ارائه داد

1- شناسایی و دسته بندی اطلاعات مربوط به تاریخ خانوادگی و برجسته کردن اطلاعات آنها.

2-گذاشتن دوره های آموزشی کوتاه مدت برای آموزش علاقه مندان

3-تشکیل بخش مشاوره و راهنمایی

4-تسهیل دسترسی به اطلاعات خانوادگی به کلیه افراد

5- برگزاری نشست های علمی و آموزشی

6-برپایی نمایشگاه های مرتبط

7-دادن راهنمایی از طریق وب سایت و اینترنت

8- تهیه استانداردهای مرتبط با کار علمی بر روی این موضوع

9-چاپ ،کتاب ویژه نامه و کاتالوگ

10-مشارکت بیشتر با دانشگاه ها در فراهم سازی زیرساخت های علمی کار

11 - ایجاد انجمن ملی تاریخ خانوادگی برای فراهم سازی زمینه های فعالیت با مشارکت مراکز

اسناد در کشور

12- تشویق شکل گیری انجمن های منطقه ای تاریخ خانوادگی از طریق شعب زیر مجموعه

ص: 108

خدمات سازمان های اطلاع رسانی برای تحقیق و پژوهش در حوزه های مختلف علمی به دلایل متعدد از جمله دسترسی به فناوری برای نیل به پیشرفت در عصر اطلاعات بسیار ضروری به نظر میرسد افزایش حجم ،اطلاعات فراوانی ،موضوعات بافت فشرده مناسبات فرهنگی، اجتماعی و سیاسی ایران و جهان در سده اخیر پیدایش رقیبان خارجی در امر تاریخ نگاری و نیاز مبرم جامعه به آگاهی از گذشته ،خود از دلایل عمده ای هستند که خدمات سازمانهای اطلاع رسانی را الزامی مینماید. در این مقاله تلاش شده اهمیت مدیریت

نارسایی های موجود در آرشیوهای کشور مورد بررسی و آسیب شناسی قرار گیرد.

کلیدواژه ها : مدیریت اسناد ،آرشیو نارسایی و مشکلات، آسیب شناسی

اهمیت مدیریت اسناد

دسترسی به اطلاعات در زمینه های گوناگون میتواند به عنوان یک منبع حیاتی برای پیشرفت های علمی و اقتصادی یک کشور محسوب گردد اطلاعات نوعی سرمایه ملی قلمداد می شود که نقش مهمی در تحولات جامعه دارد، لذا سازماندهی و استفاده صحیح از این سرمایه ملی تاثیر بسیار زیادی در بررسی های اجتماعی اقتصادی و فرهنگی جامعه دارد.

بنابراین فعالیت در زمینه ،گردآوری ذخیره بازیابی و اشاعه اطلاعات و خدمات آرشیوی پشتوانه غنی ملی در جهت استفاده از تجارب گذشته میباشد. هر چند که امروزه حرکت در مسیر دستیابی به اطلاعات آرشیوی به عنوان بخشی از حرکت جامعه در زمینه تحقیق و پژوهش و دستیابی به فناوری محسوب میشود لیکن نباید پنداشت که با گردآوری میلیون ها ،سند خود به خود همه نیازهای اطلاعاتی برآورده میشوند؛ بلکه اطلاعات باید سازماندهی شود تا محققان و پژوهشگران بتوانند از آن ها به سهولت و سرعت لازم بهره برداری کنند 1 از اسناد دولتی به طور چشمگیری در راه پیشرفت علوم و فنون تاریخ نگاری ،مستند شکوفایی اقتصادی و سیاسی پیشرفت های فرهنگی و آموزش مفاهیم هنری استفاده می شود . علاوه بر آن این اسناد به عنوان دارایی های دولت و ملت تلقی میگردد

پس از این تمامی نکاتی که در زمینه اموال عمومی رعایت میگردد باید نسبت به گردآوری محافظت آماده ،سازی مرمت و اطلاع رسانی اسناد نیز مدنظر قرار گیرد. 2

هر سازمانی با توجه به نوع فعالیت آن ممکن است آرشیو سازمانی داشته باشد و هر موسسه، شهر و کشوری نیز میتواند آرشیوی ،مخصوص برای اسناد و مدارک خود تشکیل دهد آرشیو از نظر موضوع اسناد به آرشیو خانوادگی آرشیو ،سازمانی آرشیو شهری یا ناحیه ای و آرشیو ملّی تقسیم میشود که هر یک دارای هدف معینی می باشد. 3

ص: 110

در حال حاضر سازمان ها و نهادهای مختلفی در ایران دارای آرشیو بوده و کار گردآوری، حفظ و نگهداری و اطلاع رسانی اسنادی را به عهده دارند که برخی از آنها به عنوان سازمانهای فرهنگی به کار پژوهش و تحقیقات تاریخی مشغول هستند و با گرایش به تاریخ معاصر، تحقیقات تاریخی و پژوهشهای اسنادی را سرلوحه کار خود قرار داده اند.

از جمله این سازمان ها و نهادها: سازمان اسناد و کتابخانه ملی ،ایران مرکز اسناد انقلاب ،اسلامی مرکز اسناد ریاست جمهوری موسسه مطالعات تاریخ معاصر، موسسه مطالعات و پژوهش های سیاسی مرکزبررسی اسناد تاریخی وزارت اطلاعات بنیاد ایران شناسی مرکز اسناد دیپلماسی وزارت امور خارجه مرکز اسناد و کتابخانه مجلس شورای ،اسلامی مرکز تحقیقات راهبردی وزارت دفاع بنیاد حفظ نشر آثار دفاع مقدس، بنیاد تاریخ انقلاب اسلامی، دفتر نشر معارف انقلاب و سایر سازمان ها و مراکزی که این فهرست را کامل می کنند.

بدو شک شناسایی و ارزیابی دارایی های این سازمان ها، و حدود و ثغور فعالیت و حوزه کارشان ضروری است از همه مهمتر این که باید بدانیم جامعه پژوهشی ایران در قالب این سازمان ها بر روی چه سکویی ایستاده است. روش های اطلاع رسانی در سازمان های مذکور یکسان نیست؛ برخی از این مراکز رسالت خود را ارایه خدمت به پژوهشگران و دانش پژوهان تعریف نموده و در این راه از هیچ گونه همکاری دریغ نمی.کنند حتی برای وارد شدن به ساختمان برخی دیگر از این مراکز تشریفات مفصلی باید صورت گیرد چه رسد به دیدن اسناد استفاده از آنها در تحقیق و پژوهش 4 ارایه خدمات این مراکز فرهنگی هم یکسان نیست. برخی از این سازمانها از مدیریت کارآمد و بودجه مناسب برخوردار بوده و در طول سال ها موفق شدهاند بخش قابل توجهی از دارایی های خود را به حافظه رایانه ها بسپارند و با روش های نوین اطلاع رسانی کنند؛ به همین جهت کار هر کدام از این مراکز آرشیوی بنابر امکانات به کار گرفته شده متفاوت است. 5

برخی از این مراکز نسبت به چاپ و انتشار اسناد خود به صورت کتاب اهتمام نموده و در

این زمینه موفقیت های چشمگیری کسب نمودهاند؛ اما در زمینه رعایت استانداردهای حفظ نگهداری و ارایه اسناد به محققان و پژوهشگران عملکرد ضعیفی از خود نشان داده اند. عملکرد این مراکز به خصوص در سالهای گذشته حکایت از آن دارد که نوع کار در هر یک از این سازمانها برای دیگری روشن نیست و بعضاً از کار همدیگر بی اطلاع می باشند 6 هر چند که در سال های اخیر با امضای تفاهم نامه بین برخی از این موسسه ها و مراکز آرشیوی در زمینه تبادل اسناد اقداماتی صورت گرفته است. فعالیت کلیه این آرشیوها در راستای رسیدن به سه هدف انتخاب حفظ و نگهداری و ارایه

صورت می گیرد 7

و

و

ص: 111

1. :انتخاب جمع آوری و ارزشیابی اسناد جز نخستین وظایف حرفه آرشیو است و هدف از سیاست جمع آوری اسناد نگارش نکاتی راه گشا برای ارزیابی اسناد ارائه شده به مجموعه .است ارزشیابی و انتخاب با هدف جلوگیری از انباشتگی اسناد فاقد ارزش و گزینش اسناد ارزشمند صورت میگیرد چرا که نگهداری تمام اسناد و اوراق دولتی کمکی به محققان نخواهد کرد و پژوهشگران نمیتوانند راه خود را از میان انبوه اسناد و اوراق پیدا کنند. بنابراین اسناد باید از جهت ،کمیت کاهش پیدا کنند تا امکان استفاده از آنها در تحقیقات فراهم گردد برای همین منظور توجه و دقت بسیار زیادی باید به عمل آید تا اسنادی که واقعا ارزش دارند باقی بمانند .8

حفظ و نگهداری اسناد باید با استانداردهای بالا محافظت و نگهداری شوند فراهم آوردن شرایط فیزیکی و محیطی مناسب برای پیشگیری از آسیب دیدن ،اسناد از مهمترین وظایف سازمانهای آرشیوی است .9

2. موضوع مهم و وظیفه اصلی سازمان های آرشیوی فراهم آوردن شرایط و امکانات مناسب جهت تسهیل و تسریع در ارایه اسناد به مراجعه کنندگان محققان و پژوهشگران میباشد. خدمات اطلاع رسانی در نظام آرشیوی به دو صورت خدمات بی واسطه و خدمات باواسطه صورت می.گیرد خدمات بی واسطه عبارت است از ایجاد تسهیلات لازم برای محققان و علاقه مندان جهت مراجعه مستقیم به سازمان آرشیوی و استفاده از اسناد موجود خدمات باواسطه عبارت است از تهیه ابزارهای کمکی جهت تسهیل و تسریع در ارایه اسناد به پژوهشگران که شامل تهیه راهنما و نشریات اسنادی جهت معرفی اسناد موجود میباشد. چاپ کتب و برگزاری نمایشگاه ها و کارگاههای تخصصی به صورت فصلی و موضوعی و همچنین فراهم نمودن امکان بازدید دسته جمعی نیز از وظایف مراکز آرشیوی که باعث ترویج فرهنگ اسنادی می شود . 10

نارسایی های نظام مدیریت اسنادی

1. فقدان نظام ملّی اسنادی کشور مشتمل بر سیاست ها و استانداردهای ناظر بر نگهداری

مرمت و طبقه بندی اسنادملی و تاریخی .11

در صورت تنظیم نظام ملی اسنادی کشور کلیه اسناد با ارزش شناسایی، حفظ و نگهداری

و سازماندهی شده و با هماهنگی و نظارت آرشیو ملّی طبقه بندی و منتشر خواهد شد.

آگاهی عدم وجود سامانه نظام مند و کارآمد باعث میشود که برخی از آرشیوها به دلیل عدم

و نداشتن نیروی متخصص در زمینه علوم آرشیوی در ارزشیابی و انتخاب اسناد دقت نگردیده و ممکن است اسناد مهم امحا شده و اسنادی که فاقد اهمیت باشند حفظ و نگهداری شوند.

ص: 112

به عنوان نمونه در یکی از آرشیوهای رادیویی که نگارنده جهت استفاده از نوارهای مصاحبه و خاطرات ضبط شده دوران انقلاب مراجعه نموده بود با نوارهای پاک شده مواجه شد شرح ماجرا این بود که با آمدن مدیر جدید در مجموعه و عدم آگاهی کافی نسبت به ارزش نوارهای ذکر شده دستور پاک نمودن و استفاده مجدد از آن نوارها صادر شده بود و بدین وسیله اسنادی که از اهمیت بالایی برخوردار بود به علت عدم تخصص و آگاهی از بین رفت .

فقدان سامانه اطلاعاتی منسجم و یکپارچه در زمینه اسناد 12 این عدم انسجام باعث میشود که پژوهشگران در انجام پژوهشهای اسنادی از اسناد مورد نیاز خود که در مراکز آرشیوی مختلف هستند اطلاع پیدا نکرده و در نتیجه پژوهش های آنها ناقص به اتمام م یرسد.

3. فقدان هماهنگی بین سازمانها و مدیریتهای اسنادی کشور13

در صورت هماهنگی بین مراکز آرشیوی استانداردهای ،ارزیابی، حفظ و نگهداری و بهره برداری از اسناد بالا رفته و کار بهره برداری و استفاده محققان و پژوهشگران از اسناد تسهیل و تسریع خواهد شد هر برنامه ای برای حفاظت از اسناد نیز به زودی عملی خواهد شد. به طور مثال در حال حاضر طرح پدافند غیر عامل اقدامات پیشگیرانه و کاهش دهنده عوامل تخریب ،اسناد برای پویش اسناد با ارزش کل کشور مطرح است که این اقدام ممکن است با مخالفت برخی از آرشیوها رو به رو و به کندی انجام شود.

4. پراکندگی اسناد ملی و تاریخی ایران در دستگاه ها و نهادهای مختلف در نقاط مختلف کشور که باعث اتلاف وقت و صرف هزینه های بسیار برای پژوهشگران جهت استفاده از آن ها

می شود.

5. عدم همکاری دستگاه ها و نهادها با سازمان اسناد ملی در ارایه اسناد 15

برخی از آرشیوها امکان استفاده محققان و پژوهشگران از اسناد خود را برای افرادی خاص و یا پژوهشگران خود فراهم میکنند و دیگران نمیتوانند برای انجام امور پژوهشی خود از این آرشیوها استفاده کنند و یا ممکن است آرشیوهای برخی سازمانها و نهادها از سرویس دهی اسنادی خودداری نمایند .

6. کمبود نیروی انسانی متخصص در زمینه آرشیو موجب میشود که کار ارزشیابی طبقه بندی و حفاظت و نگهداری و امکان بهره برداری از اسناد به کندی پیش رفته و موجب از بین رفتن اسناد . 16 شود برای تربیت نیروی انسانی متخصص در این حوزه ضرورت دارد با ایجاد رشته دانشگاهی آرشیو با گرایشهای مختلف و اشتغال فارغ التحصیلان این رشته در مراکز آرشیو و فراوانی منابع تخصصی برای ،تحقیق نگاهی علمی به آرشیو و آرشیوداری در ایران به وجود آید؛ چرا که برای دست یافتن به توسعه پایدار با حفظ حقوق افراد و دولتها و حمایت

ص: 113

از مردم سالاری و حکومت ،سالاری تربیت متخصصان در آرشیو و افزایش توانایی های آرشیوداران در رویارویی با چالش های قرن حاضر امری ضروری به نظر میرسد. در کشور ما با وجود گذشت چهل سال از تاسیس آرشیو ملی و وجود ده ها مرکز آرشیوی دیگر هنوز آرشیوداران، فارغ التحصیلان رشته های دیگر می باشند. 17

7. رعایت ضوابط و استانداردهای حفظ و نگهداری اسناد :18 از آنجا که اسناد ملی بیشتر در دستگاه های دولتی ایجاد شده و یا به دستگاه های دولتی میرسد برای یکپارچه شدن اسناد و نحوه نگهداری از آنها باید کلیه دستگاه های دولتی دارای ضوابط یکسانی بوده و استانداردها را رعایت نمایند . در صورتی که فقدان این گونه ضوابط و استانداردها در این زمینه باعث شده که اسناد بعد از گذشت چند سال از بین بروند نامناسب بودن امکانات و تجهیزات برای نگهداری اسناد نیز به نوبه خود باعث از بین رفتن اسناد ملی و تاریخی

کشور میشود.

8. اصولاً آرشیو ملی در کشور باید برنامه های راهبردی نظیر استانداردسازی هماهنگی و هدایت آرشیوهای مختلف کشور را به عهده داشته باشد؛ در صورتی که فعالیت آرشیو ملّی بیشتر معطوف به امور اجرایی ،بوده از امور راهبردی غافل مانده است 19

بررسی کلی مقررات آرشیوی به ما این امکان را میدهد که صرف نظر از نوع نظام ملی ،سیاسی اداری و یا اجتماعی حاکم بر کشور اصول و نکات عمده زیر در تنظیم و تدوین مقررات آرشیوی را مد نظر قرار دهیم

آ) تعیین تعاریف اسناد دولتی و خصوصی و وظایف مسئولان کشوری در رابطه با نگه داری آنها به خاطر ضروری بودن از لحاظ حقوقی ،اداری استنادی و تحقیقاتی در این صورت نیز باید به طور خاص بر تمایز میان آرشیوها تاکید شود.

ب) تعیین تعاریف مربوط به سازمان و وظایف موسسه های آرشیوی دولتی متمرکز یا غیر متمرکز از جمله حق آنها در بررسی اسناد و مدارک دولتی صرف نظر از محل و مکان اسناد به منظور تعیین معیارهایی برای اعمال روش صحیح مدیریت اسناد جاری و دایر کردن آرشیوهای ناحیه ای برای جمع آوری و نگهداری اسناد غیر جاری

ج) پیش بینی های لازم جهت اعطای قدرت و مسئولیت انحصاری به آرشیو ملی برای ارزشیابی

اسناد دولتی و تعیین تکلیف آنها.

د )تعیین ضوابط دسترسی به اسناد

ه) تعیین تعاریف مربوط به وظایف و مسئولیت های مدیران اسناد و آرشیوداران و شرایط

آموزش حرفهای آنان

و) پیش بینیهای لازم برای محافظت از آرشیوهای خصوصی که دارای جاذبه های تاریخی هستند. 20

ص: 114

نتیجه

در گذشته تنها کشورهای قدیمی دارای آرشیوهای مرکزی یا حکومتی بودند اما در حال حاضر نمیتوان هیچ حکومت جدید را بدون شبکه ای از آرشیوهای سازمان یافته در ذهن مجسم کرد؛ انبوه نامه های اداری در این آرشیوها ،گردآوری طبقه بندی و بایگانی میشود تا در موقع مناسب در اختیار مقامات دولتی قرار گیرد.

مدیریت اسناد ملی در برخی از کشورها به صورت متمرکز توسط یک سازمان اداره شده در برخی از کشورها به صورت غیر متمرکز و توسط سازمانهای تخصصی ذیربط اداره میشوند در کشورهایی که از نظام غیرمتمرکز تبعیت میکنند سازمان اسناد ملی یا آرشیو ملی نقش ،هماهنگی سیاستگذاری و نظارت را بر عهده داشته و این امر عمدتا از طریق شورای ملی آرشیو انجام میپذیرد اما از آنجا که امکان تمرکز مدیریت اسناد در کشور ما امری غیرواقعی و تحقق آن امکان ناپذیر است به نظر میرسد برای خارج شدن از وضعیت موجود آرشیوهای پراکنده کشور و رفع نارساییهای موجود در نظام مدیریت اسنادی؛ اساسی ترین راهکار تدوین نظام ملی اسناد برای آرشیوهای مختلف میباشد این نظام مشتمل بر ضوابط استانداردها و سامانه های اطلاعاتی ناظر بر جمع آوری طبقه بندی مرمت و نگهداری و اطلاع رسانی بوده و می تواند پاسخگوی مشکلات و نابسامانی های موجود در این زمینه باشد . این امر وظیفه سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران میباشد که باید از طرف دولت به صورت تکلیف ابلاغ گردد

یادداشت ها

1-آق اولی فرید (1381 تیر) طرح ساماندهی نظام مدیریت اسنادی کشور دفتر تهیه و تشکیلات

و برنامه ریزی نیروی انسانی سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور ص1 .

2- آق اولی فرید (1381). ص3.

3-مهرانگیز (1353). مدیریت اسناد و مدارک و فن بایگانی» چاپ دوم تهران دانشکده

علوم اداری و مدیریت بازرگانی ص 159

4- بهبودی هدایت اله (1376) اردیبهشت ستون اول» نشریه کمان (2(18) ص349

5- همان نوشتار ص 349

6- همان نوشتار ص 349

7-«آشنایی با آرشیو انگلستان» (1381 تابستان شهلا) ،اشرف (مترجم) گنجینه اسناد 12(4645).

شماره های پیاپی 45 و 46 ص 160

8 -آق اولی فرید همان ص 2.

9-فدائی ،عراقی، غلامرضا (1377) مقدمه ای بر شناخت اسناد آرشیوی :تهران: سمت. 1377 ص 75

ص: 115

10 -همان نوشتار ص 75 .

11- آق اولی ،فرید همان ص 27 .

12 -همان نوشتار ص27

13- همان نوشتار ص27.

14 - همان نوشتار ص 27.

15 -همان نوشتار ص27

16 - همان نوشتار ص27.

17 -فرزام فریبا ،( 1388 بهار) سر آغاز گنجینه اسناد شماره 73 .

18 آق اولی فرید همان ص 27.

19- همان نوشتار ص27

20- «آرشیو اهداف، وظایف و تشکیلات» (1369) تهران سازمان اسناد ملی ایران صص 12-13.

ص: 116

تاریخچه آرشیو

در ایران رسم نگهداری اسناد و مدارک از دیرباز معمول بوده است؛ چنان که در تورات در چند موضع به وجود خزانه پادشاه ایران که اسناد را در آن نگهداری می کرده اشاره شده است (1) یکی از خزانه های مهمی که از دوران مادها میشناسیم خزانهٔ سلطنتی است که در همدان قرار .داشت بنا به نوشته ،هرودوت اکباتان دارای قصری بود که هفت قلعه داشت و قصر سلطنتی و خزانه در آخرین قلعه جای داشت. (2)

با کشف مخازن اسناد و آرشیوهای پادشاهان آشور و هیتی و ایران و فراعنه مصر معلوم شد بایگانی اسناد از روزگار بسیار قدیم رایج بوده است. دولت های باستانی دارای آرشیوهای منظم و معتبری بوده اند و اسناد و نوشته های مربوط به تاریخ خود را در مخازنی مطمئن نگهداری میکرده اند بایگانی ها و آرشیوها معمولاً در کاخ ،پادشاهان ،معابد کلیساها، صومعه ها و یا نزد افراد و خاندان ها نگهداری می شد (3)

مخازن آرشیوی ایران در اکباتان ،بابل ،شوش پرسپولیس و دیگر شهرهای محل اقامت شاهان ایرانی قرار داشته است بعد از تسلط یونانیان بر ،ایران اسکندر با بهره گیری از شیوهها و بنیادهای آرشیوی ،ایران سازمان آرشیوی سلطنتی ایران را توسعه داد و حتی هنگامی که نسخه های اصلی اسنادش در یک آتش سوزی از بین ،رفت بی درنگ دستور داد با استفاده از رونوشت اسناد که در اختیار فرماندهان نظامی بود اسناد از بین رفته را بازنویسی کنند (4)

در دوران هخامنشیان زیربنای تشکیلات اداری امپراطوری را بایگانی سلطنتی تشکیل میداد در دوره ،اشکانیان احکام مرکزی برای ولایات فرستاده می شد و ولایات هم را پورت های کتبی

به مرکز میفرستادند و این گزارش های مکتوب را در یک جا متمرکز و نگهداری می کردند. ،ساسانیان اسناد و مدارک سیاسی و اقتصادی و اداری خود را نگهداری می کردند. (5)

چنان که آرشیو اسناد سغدی ،کوه ،مغ که شامل نامه های ،سیاسی گزارش ها اسناد قضایی صورت حساب های مالیاتی و مکاتیب اداری است و در شهر پنج کند در سغد کشف گردید، متعلق به سده های پنجم و ششم میلادی مقارن پادشاهی سلسله ساسانیان می باشد. ساسانیان وقایع دوران پادشاهی خود و گزارش های مهم کشور را در مجموعه هایی به نام

ص: 118

سالنامه تدوین می کردند و نگاهبان آرشیو برای نگهداری این سالنامه های سلطنتی داشته اند. (1) بعد از سقوط ،ساسانیان سنت و روش ایرانی در حفظ و نگهداری اسناد مورد توجه حکومت های بعدی واقع شد چنانکه محل نگهداری اسناد و مدارک در تمام این دوره ها «خزانه» نامیده می شد. در دوره اسلامی خزانه اسناد جزو دیوان رسایل بود. (2)

این رسم هم در دوره غزنویان معمول بود در دورۀ ،غزنویان خزانهٔ اسناد را «خزانه حجت» و رئیس آن را «دیوانبان» (3) می گفتند

غزنویان اغلب اوقات در سفر و اردوکشی بودند و پایتخت ثابتی نداشتند و معمولا اسناد مدارک را با خود همراه میبردند در دوره سلجوقیان و خوارزمشاهیان نیز وضع چنین بوده است. در دوره ایلخانان سوادی از هر فرمان و پرلیغ پس از آن که به مهر میرسید در دفتری مخصوص نوشته و بعد از اتمام سال دفتر دیگری برای سال نو گشوده می شد و این دفاتر را در خزانه نگهداری می کردند .

شغل دفترداری که به عبارت دیگر رئیس آرشیو دیوانی بوده از آغاز کار ایلخانان وجود

داشته و جلایریان نیز به تبعیت از ،ایلخانان چنین تشکیلاتی داشته اند.

در دوره ،جلایریان قسمت دفاتر و اسناد خود یکی از تشکیلات مهم دیوان بزرگ بود که

به سرپرستی یک دفتردار و چندین منشی و کاتب اداره می شد (4)

در دوره صفویه رونوشت تمام ارقام و احکام و نشانه ها و پروانچه ها و نامه ها و اسناد را در دفاتری ثبت می کردند و به آنها « دفاترخلود » میگفتند و در محلی که انبار دفترخانه دیوان اعلی بود نگهداری میشد و متصدی آن را دفتر دار مینامیدند و محل آرشیو دولت صفوی ظاهرا در عمارت چهلستون بوده است. (5)

در دورۀ قاجاریه آرشیو در تشکیلات دربار قرار داشت و جزو اداره بیوتات به شمار میرفت

اما در دوره ناصرالدین شاه به دلیل توسعه تشکیلات دولتی علاوه بر آرشیو دربار اسناد مدارک سیاسی در وزارت امور خارجه متمرکز شد و آرشیو مالی در تشکیلات میرزا یوسف خان مستوفی الممالک گردآوری شد. در این دوره رونوشت اسناد و مدارک مهم دولتی در دفاتر ثبت میشد تا در مواقع لزوم مورد بهره برداری قرار گیرد اما روش صحیحی برای نگهداری اسناد و نوشته ها وجود نداشت (6)

ص: 119

سرانجام در سال 1278 ش. ./1317ق. ./1899م وزارت خارجه برای مرتب کردن بایگانی

خود به پیروی از روش بایگانی کشورهای اروپایی استفاده می کند .

طی سال های 1280 تا 1309ش. اقداماتی برای به کار بردن روش نوین بایگانی انجام گرفت که سرانجام در اردیبهشت ماه 1309ش. تاسیس مرکزی برای حفظ اسناد دولتی به تصویب هیئت دولت رسید. (1)

در مهرماه 1324 ش. دولت تصمیم گرفت اداره ای به نام بایگانی کل کشور تشکیل دهد. برای اجرای این طرح و تهیه مقدمات ،آن ،کمیسیونی در دفتر مصطفی سمیعی، معاون دائمی وزارت امور خارجه و با حضور دکتر نصر وزیر کار و مدیران کل تمامی وزارتخانه ها تشکیل شد و در این زمینه مذاکراتی به عمل آمد و برای تهیه گزارش و اخذ تصمیم نهایی قرار شد این کمیسیون مجدداً جلساتی تشکیل دهد. (2)

متاسفانه هیچگونه اقدامی تا سال 1329 ش. در جهت ایجاد مرکز اسناد ملی به وجود نیامد. در این سال با این که پیش نویس لایحه قانونی برای امحای اوراق زائد تهیه شد، ولی به علت نارسا بودن به مجلس تقدیم نشد.

در سال 1332 ش دولت بررسی مقدماتی مشکلات تراکم روزافزون اوراق زائد را آغاز کرد .

و نتیجه آن در سال 1333ش. در مجلس سنا مطرح شد. (3)

نخستین لایحه دولت برای اخذ مجوز قانونی امحای اوراق ،زائد در سال 1335ش. به مجلس سنا تقدیم شد ولی باز هم به خاطر مشکلاتی نتیجه ای در بر نداشت. سرانجام در هفدهم آذر ماه 1338ش. لایحه تشکیل بایگانی کل کشور به تصویب شورای معاونان رسید و پس از اصلاحاتی که در آن وارد شد سرانجام در همان سال از طرف کمیسیون ملی یونسکو و از طریق وزارت فرهنگ به دولت ارسال گردید. (4)

طی سال های 1338 - 1342 کمیسیون ملی یونسکو برای ایجاد مرکز بایگانی ملی جلساتی تشکیل دادند و دعوتنامه کمیسیون ملی یونسکو مورخ 6 دی 1338 که نخستین اقدام رسمی در ایران برای ایجاد و همچنین تهیه متن طرح لایحه قانونی بایگانی کل کشور به اعضاء نشانگر تلاش مجدانه در این خصوص را میرساند . (5)

ص: 120

طرح لایحه قانونی بایگانی کل کشور

در سال 1341ش شورای عالی اداری کشور تشکیل شد و موضوع حجم پرونده های زائد در دستور کار آن شورا قرار گرفت.

طی بررسی های انجام شده در 36 وزارتخانه و موسسه دولتی قریب به ده میلیون پرونده راكد وجود دارد که در 27 اتاق و انبار است و فضایی بیش از 12 هزار مترمربع را اشغال کرده و هزینه نگهداری آن سالانه بالغ بر 38 میلیون ریال است. (1)

در سال 1343ش. طی دو مقاله از طرف سردبیری روزنامه تهران ژورنال که پس از بازدید

از بایگانی راکد دستگاه های دولتی و وزارتخانه وضع اسفبار و خیمی را توصیف می کند . (2)

در آن سال ها شورای عالی اداری برای نوسازی تشکیلات اداری و استخدامی دستگاه های دولتی تشکیل شد و مقرر شد برای اصلاح بایگانی های راکد دستگاه های دولتی اقدامی صورت گیرد. لذا سازمان ملل متحد دو نفر را مامور این کار کرد (3)

شورای عالی اداری برای حل مشکلات بایگانی های راکد دولتی و گردآوری و حراست اسناد ملی و تاریخی ایران مطالعات مداوم و دامنه داری انجام داد و علاوه بر استفاده از نظرات کارشناسان سازمان ملل متحد دو تن از کارشناسان سازمان امور اداری و استخدامی کشور طی یک ماموریت هشت ماهه آرشیوهای ملّی ایالات متحده آمریکا، انگلستان و فرانسه را از نزدیک مورد مطالعه و بررسی قرار دادند

در نتیجه این مطالعات و بررسی،ها طرح مرکز بایگانی راکد برای نگهداری پرونده های راکد و آرشیو ملی ایران برای حفاظت اسناد واجد ارزش نگهداری دائمی و همچنین طرح

امحای اوراق ،زائد تهیه و تدوین شد. (4)

قانون تاسیس سازمان اسناد ملی ایران

قانون تاسیس سازمان اسناد ملی ایران مصوب 1349/2/17 متشکل از 8 ماده و 5 تبصره

می باشد.

هدف اصلی از تاسیس سازمان؛ جمع آوری و حفظ اسناد واجد ارزش نگهداری دائمی و

ص: 121

امحای اوراق زائد می باشد؛ همچنین تنظیم؛ طبقه بندی و پردازش آنها به منظور استفاده محققان و پژوهشگران همواره مد نظر بوده و می باشد.

لازم به ذکر است تهیه و تدوین مقررات اسنادی و همچنین نظارت بر بررسی و ارزشیابی

اوراق و پرونده های راکد دستگاه ها از وظایف سازمانی است.

بر اساس مفاد ماده دوم و سوم قانون تاسیس سازمان اسناد ملی دارای یک رئیس و یک

شورا و تشکیلات لازم خواهد بود.

رئیس سازمان اسناد ملی از بین مستخدمین عالیرتبه دولت که دارای تحصیلات عالی و سابقه تحقیق و تخصص در امور اداری و تشخیص بایگانی اسناد باشد، به پیشنهاد دبیرکل سازمان امور اداری و استخدامی کشور و به تصویب هیئت وزیران انتخاب میشود رئیس سازمان اسناد ملی ایران مامور اجرای مصوبات شورا و مسئول اداره امور سازمان

است.

به موجب ماده 4 قانون تاسیس سازمان ترکیب اعضای شورای اسناد ملی متشکل از :

1. وزیر امور خارجه

2. وزیر فرهنگ و هنر؛

3.دادستان کل کشور؛

4. دبیرکل سازمان امور اداری و استخدامی کشور؛

5. دادستان دیوان محاسبات؛

6. دو نفر از اشخاص متبحر در فرهنگ و تاریخ ایران می باشند ريا؛

اعضای شورا از بین خود یک نفر را به عنوان رئیس انتخاب می کنند.

با استناد به بند 6 ماده 4 قانون تاسیس سازمان اسناد ملی ایران مصوب 1349/2/17 در خصوص انتخاب دو نفر اشخاص متبحر در فرهنگ و تاریخ ،ایران به پیشنهاد وزیر فرهنگ فرهنگ و هنر ،سابق وزارت علوم، تحقیقات و فنآوری و تصویب هیئت وزیران برای مدت 3 سال انتخاب میشوند و انتخاب مجدد آن ها بلامانع است به جای اعضای مذکور در چهار بند اول ممکن است معاونان آنها حضور یابند.

شورای اسناد ملی ایران به عنوان بالاترین مرجع ذیصلاح جهت تشخیص و تعیین ارزشهای اسنادی و آرشیوی و تدوین سیاستهای راهبردی در زمینه امور اسناد و تشخیص و صدور مجوز

امحای اوراق زائد و تایید و تصویب آیین نامه ها و مقررات اسنادی در سطح کشور است. (1)

در اجرای ماده 4 هر یک از نمایندگان اعضای وزارتخانه (وزیر و یا یکی از معاونان وزیر )

ص: 122

طی نامه ای رسماً به شورای اسناد ملی سازمان معرفی می شوند.

اساس تبصره 1 ماده 4 رئیس سازمان اسناد ملّی ایران به عنوان دبیر شورا در جلسات

شرکت میکند ولی حق رأی نخواهد داشت.

همچنین در اجرای تبصره 2 ماده ،4 نماینده تامالاختیار وزارتخانه یا سازمانی که اتخاذ تصمیم درباره اوراق زائد و یا اسناد و پروندههای آن وزارتخانه یا سازمان در شورا مطرح است برای تبادل نظر به جلسات شورا دعوت می شوند.

با استناد به تبصره 3 ماده 4 آیین نامه طرز کار و تشکیل جلسات شورای اسناد ملی مصوب جلسه اول شورای اسناد مورخ 1350/3/10 که ترتیب انتخاب رئیس و نحوه اتخاذ تصمیم های جلسات و با دعوت کتبی دبیر شورا در محل سازمان تشکیل می شود . جلسات شورا هر ماه حداقل یک بار در ساعت و روز معین که از قبل هماهنگ تعیین و دعوت میشوند و در صورت ضرورت جلسه فوق العاده کاری میتواند حداقل 3 روز قبل به اطلاع اعضای شورا برسد . (1)

جلسات شورا وقتی رسمی است که حداقل 4 نفر از اعضا حضور داشته باشند. دبیر شورا ردیفهای درخواستی مجوز دستگاه ها را بررسی و اعلام نظر خود را کتباً به شورا اعلام میدارد و پس از طرح در شورا ،آرا نظرات و مصوبات شورای سازمان را طی نامه ای کتباً به وزارتخانه و موسسه های دولتی و سازمانهای مربوط ابلاغ می دارد. رئیس شورا با رای اکثریت نسبی اعضای شورا انتخاب می شود در غیاب رئیس شورا، یکی

از اعضا برای اداره جلسات انتخاب خواهد شد.

پس از برگزاری هر جلسه شورا صورتجلسات شورا پس از تصویب و امضای رئیس و دبیر ،شورا ثبت و نگهداری خواهد شد همچنین تصمیم های شورا با اکثریت آرا اعضای شورا اتخاذ می گردد.

در اجرای ماده 4 شورای اسناد اولین جلسه شورا ساعت 10 صبح روز دوشنبه مورخ

1350/3/10 با حضور افراد زیر تشکیل شد

1.محمود ،کفشیان وزیر مشاور و سرپرست سازمان امور اداری و استخدامی کشور؛

2. اکبرزاد معاون پارلمانی وزارت فرهنگ و هنر؛

3. غلامرضا سلحشور معاون اول دادستان کل کشور؛

4.جلال ،عدیلی دادستان دیوان محاسبات؛

5.مجتبی ،مینوی عضو متبحر در فرهنگ و تاریخ ایران؛

6.عباس زریاب ،خویی عضو متبحر در فرهنگ و تاریخ ایران؛

ص: 123

عکس

7. نماینده وزارت امور خارجه حضور نداشت؛

8. سیروس پرهام دبیر شورا و رئیس سازمان اسناد ملی ایران . (1)

ترکیب اعضای شورا تا زمان انقلاب اسلامی ثابت بوده و پس از آن تغییرات زیر در آن حاصل

شده است :

شرکت معاون وزیر فرهنگ و آموزش عالی به جای وزیر فرهنگ و هنر یا معاون وی با

ادغام وزارت فرهنگ و هنر که پس از انقلاب اسلامی صورت گرفته است.

فهرست اسامی اعضای شورا از جلسات اول مورخ 1351/3/10 تا جلسه 247 مورخ

1388/12/8 طبق جداول زیر پیوست می باشد .

ص: 124

جدول 1: فهرست اسامی اعضای شورا

« سازمان امور اداری و استخدامی کشور سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور

معاونت توسعه مدیریت و نظارت راهبردی »

جدول

ص: 125

عکس

جدول :2 فهرست اسامی اعضای شورا

ا«عضای متبحر در تاریخ و فرهنگ ایران »

جدول

جدول 3 : فهرست اسامی اعضای شورا

«وزارت فرهنگ و هنر فرهنگ و آموزش عالی وزارت علوم تحقیقات و فن آوری »

شروع و خاتمه عضویت در جلسه

جدول

ص: 126

جدول

جدول4 : فهرست اسامی اعضای شورا

«دادستان دیوان محاسبات »

جدول

ص: 127

جدول5 : فهرست اسامی اعضای شورا

« دادستان کل کشور »

جدول

ص: 128

جدول 6 فهرست اسامی اعضای شورا

«وزارت امور خارجه»

جدول

جدول 7: فهرست اسامی

«دبیر شورا»

جدول

ص: 129

ظایف شورای سازمان اسناد ملی ایران

با استناد به ماده پنجم قانون تاسیس سازمان اسناد ملی ،ایران وظایف شورا به شرح زیر میباشد:

الف) تشخیص اوراق زائد قابل امحا و تصویب فهرست مشروح آنها که قبلا از طرف سازمان اسناد ملی و وزارتخانه ها یا موسسه دولتی ذیربط طبق مقررات این قانون تهیه و تنظیم شده باشد.

ب )دتصویب آیین نامه های مربوط به نحوه بررسی و نقل و انتقال پرونده های راکد و اسناد ملی

ج) تصویب آیین نامه های مربوط به تنظیم و نگهداری اسناد ملّی و گذاشتن آنها در

و همچنین مقررات مربوط به اسناد محرمانه و نحوه مراجعه به آن ها

دسترس عامه

د )تصویب ،مقررات ضوابط و معیارهایی که وزارتخانه و موسسه های وابسته به دولت باید

در تنظیم و ضبط و نگهداری پرونده ها و اسناد و مدارک رعایت کنند

ه) تدوین تعرفه ای که طبق آن سازمان اسناد ملی در ازای تهیه ریز فیلم، فتوکپی و رونوشت گواهی شده و یا انجام خدمات مشابه از اشخاص اعم از حقیقی و حقوقی حق الزحمه ای دریافت خواهد کرد. تبصره- وجوه حاصله از بند (ه-) این ماده به حساب درآمد خزانه دولت (سازمان) منظور

خواهد شد.

مصوبات شورا

با بررسی صورتجلسات شورا و گزارش های مربوط تصمیم های صادر شده از سوی شورای

اسناد ملی به شرح ذیل است

- تصویب آیین نامه طرز تشکیل جلسات شورا و ترتیب انتخاب رئیس و نحوه اتخاذ تصمیم های

مصوب جلسه اول شورای سازمان اسناد ملی ایران مورخ 1350/3/10

- بررسی 4315 ردیف فهرست اسناد و اوراق راکد از 123 دستگاه مختلف که پس از تشخیص ارزش های اسناد و عمر مفید آنها تعداد 327 ردیف انتقالی؛ تعداد 2523 ردیف امحایی؛ تعداد 186 ردیف امحایی مشروط؛ تعداد 265 ردیف بررسی کارشناسی و تعداد 17 ردیف طرح مجدد تعیین گردیده و به دستگاه مربوطه ابلاغ شده است.

- پاسخگویی به استعلام اسناد دستگاه ها گزارش ها و بررسیهای کارشناسی و توصیه های

لازم و ضروری در خصوص اسناد

- بازنگری در مجوزهای صادره و ابطال 678 ردیف مجوز صادره از 35 دستگاه که عمدتاً مربوط به قبل از انقلاب اسلامی بوده .است آمار کلی مجوزهای مصوب شورا در جدول شماره 2 پیوستی درج شده (است

- تایید پیش نویس آیین نامه تشخیص اوراق زائد و ترتیب امحای آنها مشتمل بر پنج ماده و سه تبصره به استناد ماده 7 قانون تاسیس سازمان که به پیشنهاد رئیس سازمان اسناد ملی و پس

ص: 130

از تایید شورا به تصویب کمیسیون های مربوط مجلس در تاریخ 1351/2/20 رسیده است.

- تصویب آیین نامه دسترسی به اسناد آرشیوی سازمان اسناد مصوب تیرماه 1362.

- تصویب آیین نامه نحوه بررسی و نقل و انتقال اسناد ملی مصوب جلسه شماره 86 مورخ 1364/2/25

شورای اسناد ملی، مشتمل بر 6 ماده و 4 بند به استناد بند ب از ذیل ماده پنجم قانون تاسیس.

- تصویب آیین نامه نحوه بررسی و نقل و انتقال اسناد راکد مصوب جلسه 92 مورخ 1364/5/9 شورای

،اسناد ملی براساس مفاد بند ب از ذیل ماده پنجم قانون مشتمل بر 7 ماده و یک تبصره.

- صدور مصوبه انتقال مهرهای منسوخه دستگاه ها به سازمان مصوب جلسه شماره 219 مورخ

.1385/4/10

- تصویب دستورالعمل اجرایی آیین نامه تشخیص اوراق زائد مصوب جلسه شماره 219 مورخ

.1385/4/10

- تصویب آیین نامه تعرفه خدمات اسنادی مصوب جلسه شماره 203 مورخ 1383/3/9 مشتمل

6 ماده و 2 تبصره.

- تصویب دستورالعمل نرخ تعرفه خدمات اسنادی اداره کل حفاظت و نگهداری مصوب جلسه 233 مورخ 1386/12/4 شورای اسناد ملی مشتمل بر 3 بند و یک جدول شامل 18 ردیف خدمات.

- تصویب دستورالعمل امحای اوراق دارای مجوز مصوب جلسه شماره 213 مورخ 1384/9/12

شورای اسناد ملی

- تصویب دستورالعمل فروش اوراق امحایی مصوب جلسه شماره 219 مورخ 1385/5/7

- آیین نامه خرید اسناد آرشیوی مصوب جلسه 227 مورخ 1386/4/9 شورای اسناد ملی مشتمل بر

5 ماده و 3 تبصره. با استناد به تصویب نامه شماره 1901/103382 مورخ 1381/6/9 شورای عالی اداری تصویب دستورالعمل مربوط به استانداردسازی بازیابی کلیه اطلاعات اسناد ملی نیز به شورای اسناد ملی واگذار شده است .

- بررسی آیین نامه ماده 131 قانون چهارم توسعه اقتصادی دولت (بین سازمان اسناد و قوه قضائیه)

- بررسی اسناد دولتی طبقه بندی شده برخی از دستگاه ها.

- در اجرای مصوبه شماره 1901/103382 مورخ 1381/6/90 شورای عالی اداری مبنی بر ادغام سازمان اسناد ملی با کتابخانه ملی و تشکیل سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران منجر شد.

- شورای اسناد ملی در جلسه 204 مورخ 1383/4/20 و جلسه 223 مورخ 1388/1/28 مصوبات خود را در زمینه جداول زمانی عمومی مورد تجدید نظر قرار داد و مدت نگهداری و نحوه تعيين تكليف تعداد 39 ردیف اسناد و اوراق عمومی را اصلاح و تصویب نمود و جداول زمانی مغایر با فهرست فعلی ملغی اعلام شد.

ص: 131

منابع

1.،افشار "ایرج (1381) برگی از "گذشته فصلنامه گنجینه اسناد سال 12 - دفتر اول و

دوم - بهار و تابستان . شماره پیاپی 45 و 46 .

2.،افشار ایرج (1386) . لایحه قانونی بایگانی کل کشور(نقدی بر مقاله نانموده هایی از سرگذشت آرشیو در ایران) فصلنامه گنجینه اسناد سال 17 ، دفتر سوم پاییز 1386 .

3. بیانی، شیرین(1345). "تاریخ آل جلایر تهران انتشارات دانشگاه تهران .

4.روزنامه کیهان (24 مهر 1334 ش).

5.روزنامه کیهان (17 آذرماه 1338)

6. ،شکیبایی، رضا (1383) درآمدی بر ارزشیابی اسناد دولتی فصلنامه گنجینه اسناد . شماره پیاپی 54 .

7.صادقیان، نادعلی(1384)."مرکز بایگانی راکد کل کشور، شمعی ناپایدار در تشکیلات اداری

ایران سال 15 . دفتر .چهارم زمستان 1384 شماره پیاپی 60 انتشارات سازمان

کتابخانه ملی

8.عزیزی غلامرضا (1386). "نانموده هایی از سرگذشت آرشیو در ایران فصلنامه گنجینه اسناد سال ،17 دفتر اول انتشارات سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران شماره پیاپی 65

9.فدایی ،عراقی ،غلامرضا (1377) مقدمه ای بر شناخت اسناد آرشیوی تهران سازمان

مطالعه و تدوین کتب علوم انسانی دانشگاه ها (سمت) .

10. فیروز، فیروزه (1386) معرفی اعضای شورای اسناد ملی فصلنامه گنجینه اسناد سال 17

دفتر اول انتشارات سازمان اسناد و کتابخانه ملی،ایران شماره پیاپی 65

11.قائم مقامی، جهانگیر (1350). "مقدمه ای بر شناخت اسناد تاریخی تهران .

12 .کیانی هفت سنگ، کیانوش (1385). سازمان اسناد ملی ایرانسایت دایره المعارف کتابداری

و اطلاع رسانی فهرست مقالات

13 محمدلو رویا (1386) .بهار گفتگو با رؤسای سازمان اسناد ملی دکتر سیروس (پرهام)

فصلنامه گنجینه اسناد ملی تحقیقات تاریخی سال ،17 دفتر اول شماره پیاپی 65 14. (بی نام) (1374 بهار و تابستان) آشنایی با سازمان اسناد ملی ایران". فصلنامه گنجینه اسناد ویژه( بیست و پنجمین سال تاسیس سازمان اسناد ملی.)ایران سال 5 دفتر اول و دوم

شماره پیاپی 17 و 18 .

15 .(بی نام) (1374) بهار و تابستان آشنایی با سازمان اسناد ملی ایران فصلنامه گنجینه اسناد، (ویژه بیست و پنجمین سال تاسیس سازمان اسناد ملی ایران )سال 5 دفتر اول و دوم ، شماره پیاپی

17 و 18 .

16 .(بی نام) (1364) مدیریت امور اسناد دولتی آرشیو ملی نشریه داخلی سازمان اسناد ملی

ایران ، شماره 11 شهریورماه 1364

ص: 132

مقدمه

فرآیند نگهداری و حفاظت از اسناد و مدارک در ایران از دیرباز رایج بوده است. برای نمونه در دوران هخامنشیان بایگانی سلطنتی هسته مرکزی و زیربنای تشکیلات اداری امپراطوری را تشکیل می داد در حقیقت مغز متفکر سازمان اداری رئیس بایگانی سلطنتی بود که فرامین شاه را به زیردستان ابلاغ می کرد؛ وی مسئول ضبط و ربط مکاتبات ،حکومتی فرمان ها و دستورهای شاه و دیگر وقایع مهم روز بود. امروزه نیز یکی از قسمت های مهم هر سازمان بخش بایگانی اسناد آن است. علاوه بر این به دلیل نقش اساسی که اسناد و مدارک در یک کشور ایفا میکنند مراکزی ایجاد شده اند که اختصاصاً به امر سازماندهی به امر سازماندهی حفاظت و ارایه این اسناد میپردازند بنابراین به کارگیری و ایجاد شیوههای نوین مدیریتی در این مراکز امری ضروری به نظر میرسد که خصوصی سازی به عنوان یکی از شیوههای نوین مدیریتی در این سازمانها میتواند بررسی و به کار گرفته شود.

خصوصی سازی سازمانها و مراکز دولتی مدت هاست که در دنیا از جمله ایران مطرح است. این فرایند غالباً در ارتباط با مسائل اقتصادی در سازمانها مطرح بوده است و کمتر در مسائل فرهنگی مورد توجه قرار گرفته است با پایان یافتن جنگ ایران و عراق و نیاز کشور به سرمایه های کلان برای بازسازی خصوصی سازی به عنوان یکی از سیاستهای محوری دولت در نظر گرفته شد. در همین راستا این چشم انداز نیز مطرح شد که با توسعه دامنه این ،سیاست به امور فرهنگی از جمله مراکز آرشیوی ،هم زمینه برای رشد و تعالی فرهنگی کشور فراهم آید چرا که جنبه های متعدد آن با پایان یافتن جنگ رخ مینمود و هم با جلب مشارکت عمومی توان مالی معطوف به امور فرهنگی افزایش یابد این افزایش باید برای حل یکی از مهمترین مشکلات مراکز آرشیوی کشور یعنی ایجاد امکان جمع آوری اسناد مدارک بیش از پیش( هم اسناد مربوط به ایران و هم اسناد مربوط به خارج از )ایران به کار آید خصوصی سازی و جلب مشارکت عمومی برای بازسازی کشور که به عنوان یکی از مهمترین برنامه های دولت پس از جنگ پیش کشیده شد

و در هر دو برنامه پنج ساله اول و دوم بر آن تأکید شد، در بیشتر حوزه ها با شکست مواجه شده است. حوزه مسائل فرهنگی از نمونه های بارز این عدم موفقیت به شمار میآید آن چه در این زمینه اتفاق افتاد را شاید بتوان به عنوان الگوی شکست مورد مطالعه قرار داد و عوامل اصلی را که مانع از به ثمر نشستن برنامه خصوصی سازی در سایر حوزه ها شدند را نیز شناسایی کرد مشخص نبودن معیارهای مشارکت بخش خصوصی شتاب دادنهایی که بیشتر بر حضور فرد استوار است تا اتخاذ تصمیمی روشن و واضح، تعدد مراکز قانون گذاری، عدم هماهنگی و حتی عدم احساس مسئولیت دولت هایی که در پی یکدیگر می آیند نسبت به دولت ،پیشین از مهمترین عواملی است که منجر به شکست

ص: 134

این فرایند شده است. این عوامل موجبات ناامنی جو سرمایه گذاری و بی اعتمادی به قوانین را نیز فراهم آورده؛ باعث میشود که بخش خصوصی هر روز با احتیاط بیشتر و با میل کمتری به سرمایه گذاریهای تولیدی و فرهنگی در این زمینه بپردازد (جلالی نایینی (1377)

تعریف خصوصی سازی

خصوصی سازی فرآیندی است که طی آن دولت امکان انتقال وظایف و دارایی های خود را به بخش خصوصی فراهم می.کند این امر به برقراری نظام جدید بر اساس مکانیسم های بازار و در نتیجه دگرگونی و تحول در ابعاد مختلف جامعه را باعث میشود خصوصی سازی در مفهوم اشاعه فرهنگی، به معنای فراهم کردن زمینه افزایش مشارکت مردم در امور اقتصادی و فرهنگی جامعه است از این رو خصوصی سازی اصطلاحی فراگیر و متنوع است که به کنترل فعالیت ها و مسائل مالی موسسه های دولتی و واگذاری آنها به بخش خصوصی اشاره میکند به عبارت دیگر خصوصی سازی حذف هر گونه کنترل و دخالت مستقیم در برقراری مکانیسم عرضه و تقاضا است کنترل بنگاههای اقتصادی و یا انتقال مالکیت از دولت به بخش خصوصی

را هم میتوان به عنوان تعریف خصوصی سازی پذیرفت مهدی (1387) این فرایند موقعیتی مناسب را برای ،مطالعه بررسی و درک نظام حاکم بر سازمان آرشیوی فراهم میکند؛ چرا که رویدادی است که باعث ایجاد تغییرات عمده در چارچوب حاکمیت و ساختار مالکیت سازمان ها می شود. بنابراین خصوصی سازی آزمایشی طبیعی برای بررسی و ارزیابی آثار تغییرات ساختار مالکیت و نظام حاکمیت سازمان بر عملکرد سازمان است. ساز و کارهای ،هدایت کنترل و راهبری سازمانها قبل و بعد از خصوصی سازی از مسائل مهمی است که بایستی بدان توجه شود عیوض ،لو، 1388 با در نظر گرفتن این مفاهیم میتوان یک تعریف مشترک و کلی از این واژه ارایه نمود خصوصی سازی فرآیندی است که طی آن کارایی مکانیسم عرضه و تقاضا حیات دوباره پیدا میکند و عملکرد اقتصادی و فرهنگی دولت و بخش عمومی در محک آزمون قرار میگیرد این فرایند میتواند باعث محدود شدن مالکیت یا مدیریت برخی از سازمان های تحت تملک دولت شده و واگذاری آن به بخش خصوصی را منجر گردد. با نگاهی به تعاریف متعدد خصوصی سازی مفاهیمی از قبیل بهبود عملکرد انتقال مالکیت و مدیریت ،آزادسازی کاربر مدار نمودن سازمان های آرشیوی ایجاد شرایط رقابت کامل و حذف مقررات دست و پاگیر دولتی را میتوان از مهمترین نتایج خصوصی سازی به حساب آورد (مهدی 1384 ).

ص: 135

مکانیسم خصوصی سازی

خصوصی سازی یعنی تغییر فضای حاکم بر موسسه های دولتی به نحوی که درعین حفاظت از بافت اصلی فعالیت در این موسسه ها صرفاً فضای مذکور تغییر یافته و شرایط بازار بر نحوه فعالیت موسسه ها طوری تاثیر گذارد که انگیزه و مکانیسم های بخش ،خصوصی ملاک تصمیم گیری در موسسه مذکور قرار گیرد (صفارزاده 1381 ) همان گونه که مکانیسم خصوصی سازی را برای تجارت و اقتصاد میتوان به کار برد در مسائل علمی و فرهنگی و موسسه های آرشیوی نیز میتوان به کار برد بنابراین ضروری است جهت نهادینه ساختن خصوصی سازی عزم جدی در میان مسئولان کشور و مدیران رده میانی وزارتخانه ها وجود داشته باشد (صفارزاده، 1381 )مدیران ارشد و مدیران داخلی سازمان ها و نهادهای فرهنگی و موسسه های آرشیوی

می بایست همگام با مدیران سایر سازمان ها شرایط و مقدمات خصوصی سازی را در سازمان خود ایجاد .نمایند علاوه بر این همراهی و همگامی سایر سیاست های حاکم بر فعالیت های اقتصادی با امر خصوصی سازی می تواند در موفقیت آن تا ثیر گذار باشد. در این رابطه ارزش دادن به مالکیت های تولیدی و ثابت سیاست های اقتصادی اتخاذ شده در یک دوره میان مدت میتواند از اهمیت خاصی برخوردار باشد ،صفارزاده (1381 ) تمامی تصمیم های دیگری که مدیران آرشیوها در زمینه های مختلف اتخاذ میکنند به صورت مستقیم و یا غیر مستقیم می تواند در امر خصوصی سازی تأثیر داشته باشد لذا بایستی تمامی فعالیتهای یک سازمان همگام و همسو با ایجاد خصوصی سازی باشد تا خللی در انجام امور به وجود نیاید. بدیهی است سیاست و خط مشی مدیران سازمانها در این زمینه بسیار تاثیر گذار خواهد بود.

اهداف خصوصی سازی

در اکثر کشورها خصوصی سازی به عنوان روشی جهت منطقی کردن ساختار اقتصادی کاهش فشارهای مالی واحدهای دولتی بالا بردن کارایی اسناد و مدارک گسترش مالکیت سازمان تجهیز منابع مالی حداکثر استفاده از تخصص های موجود تقویت انگیزه های کاری، کاهش بوروکراسی مقابله با کسری در تراز پرداخت ها کسب درآمد و کاهش بار سنگین خدمات دولت پذیرفته شد؛ به طوری که بسیاری از کشورها این سیاست را به کار بردند یا در حال اجرای آن .هستند اهداف خصوصی سازی در هر کشور با توجه به ،سیاست ها، برنامه های اقتصادی و راهبردهای کلی جامعه اتخاذ میشود و چون راهبردها و برنامه های اقتصادی در کشورها متفاوت است در نتیجه خصوصی سازی نیز در هر کشور به دنبال اهداف ملی و بومی ویژه آن کشور انجام می شود و ممکن است اهداف خاصی در اولویت قرار گیرد در کشورهای صنعتی پیشرفته و توسعه یافته از نظر اقتصادی فرایند خصوصی سازی به دنبال اهدافی مانند افزایش کارایی کسب درآمد و کاهش بار مالی دولت است در حالی که در کشورهای در حال توسعه

ص: 136

با توجه به مشکلات و شرایط توسعه نیافتگی خصوصی سازی به دنبال اهداف وسیعتری است و بایستی پاسخگوی مشکلات و تنگناهای بیشتری باشد در این کشورها بالا بردن کارایی تخصیص منابع استفاده بهینه از منابع مالی شرکت ها کاهش حجم دخالت دولت در تامین بودجه سازمان ها و مدیریت ،آنها سپردن تخصیص منابع به مکانیسم خود سامان بخش بازار ایجاد فضای رقابتی و در عین حال امن برای سرمایه گذاریهای بلندمدت دستیابی به فنون جدید مدیریت دسترسی به سرمایه و فناوری خارجی و در نهایت اهداف توزیع ثروت و درآمد از مهمترین هدفهایی هستند که خصوصی سازی دنبال می کند.

با توجه به مطالب ،مذکور مهمترین اهداف خصوصی سازی در مراکز اسناد و آرشیوها که

بیشتر مورد توجه و استفاده قرار میگیرند عبارتند از:

1)افزایش رقابت و بهبود کارایی در مدیریت و عملیات سازمان های آرشیوی

2) کاهش نقش مستقیم دولت در کلیه فعالیت های سازمانهای آرشیوی

3)تقلیل هزینه های بودجه ای دولت ناشی از پرداخت یارانه

4)تهیه و جمع آوری اسناد و مدارک بیشتر در ایران و نیز اسناد و مدارک مربوط به ایران که

در خارج از ایران موجود است.

5) دستیابی به سرمایه لازم و فناوری روز جهت انجام فرآیندهای روزمره سازمان آنچه از فرایند خصوصی سازی انتظار میرود ،اصلاح استقلال و انعطاف پذیری لازم در نظام مدیریت و انتقال مالکیت واحدهای دولتی به اشخاص حقیقی و حقوقی است.

بنابراین خصوصی سازی هنگامی میتواند منجر به افزایش کارایی داخلی موسسه های دولتی شود که انتقال مالکیت را در پی داشته باشد در غیر این صورت مهمترین هدف خصوصی سازی یعنی افزایش کارآمدی نادیده گرفته شده است.

اگر چه واگذاری این واحدها به واحد خصوصی سازی باعث افزایش کارایی داخلی موسسه های اقتصادی میشود؛ ولی از طرف دیگر ممکن است باعث کاهش کارایی تخصیص منابع در سطح کلان نیز شود؛ زیرا انحصارات بخش خصوصی در صورت قدرتمند شدن همواره این خطر را به همراه دارد که تخصیص بهینه منابع در سطح جامعه دچار اختلال شود و از قدرت انحصاری خود به نفع منافع شخص و گروه استفاده شود. بنابراین اگر نتوان سازمانهای خصوصی شده را در وضعیت و شرایط رقابتی قرار داد بایستی جابه جایی میان افزایش کارایی داخلی سازمان و کارایی تخصیص منابع را پذیرفت به هر حال باید به نقش رقابت در فرایند خصوصی سازی توجه ویژه .شود ایجاد فضای رقابتی مهمترین ،مزیت بهترین شاخص و نشانه حیات سازمانهاست و هر عاملی که مانع از ایجاد شرایط رقابت در بازار شود کارکرد سالم مکانیسم سازمان های آرشیوی را مختل کرده و موجب عدم کارایی در نظام حاکم بر سازمان ها می شود.

ص: 137

خصوصی سازی با فرصت های جدید برای مشارکت بخش خصوصی و کاهش حجم تصدی گری های دولت سر و کار دارد به عبارت دیگر هدف از خصوصی سازی چیزی جز اصلاح ساختار دولت و حذف انحصارهای موجود نخواهد بود بنابراین اجرای خصوصی سازی هدف دیگری جز این موارد نمیتواند منطقی و مفید تلقی شود (مهدی، 1387). اهداف خصوصی سازی با توجه به ویژگیهای ،اقتصادی ،فرهنگی اجتماعی و موقعیت هر کشور با کشور دیگر متفاوت خواهد بود ولی به هر حال در همه کشورهایی که به خصوصی سازی پرداخته اند هدف اصلی بهبود بخشیدن اوضاع و شرایط اقتصادی و فرهنگی جامعه است.

در کنار این هدف اصلی اهداف دیگری نیز میتواند وجود داشته باشد که عبارتند از:

- افزایش بهره وری و تولید ملی؛

-دستیابی دولت به منابع مالی بخش خصوصی؛

- تشویق به ،رقابت افزایش رفاه ملی و افزایش کارایی فعالیت های اقتصادی و فرهنگی؛

- صرفه جویی در هزینه های دولت؛

- ایجاد رونق در تبادل اطلاعات و گسترش فرهنگ مشارکت و همکاری بین مراکز و سازمان های

فرهنگی از جمله آرشیوها؛

- جلوگیری از اعطای امتیازات خاص به اشخاص رده بالای سازمان صفارزاده (1381). اهداف خصوصی سازی نه تنها مربوط به موسسه های تحت مالکیت دولت بلکه شامل سازمانهای جدید نیز می شود خصوصی سازی در آلمان نوعی سرمایه گذاری در عرصه ،رقابت ،کارایی ،ارتقا نوآوری و مکانی برای تولید و رقابت برای جذب سرمایه گذاریهای ملی و بین المللی است؛ لذا اگر خصوصی سازی را صرفاً وسیله ای برای پر کردن گنجینه های خالی دولت تلقی کنیم یک طرفه به قاضی رفتهایم بر عکس تدارک سنجیده خصوصی سازی شامل تقویت سازمان و در بسیاری موارد اصلاح روند اداری و مالی سازمان و نیز اصلاح فرایند گردآوری و اشاعه اطلاعات اسناد و مدارک میشود؛ که پیش شرط مهمی جهت کسب میزان رضایت بالای سازمان و استفاده کنندگان آن از طریق خصوصی سازی میباشد اگر چنین تدارکی به هر دلیلی امکانپذیر نباشد پروژه های خصوصی سازی در کوتاه مدت با عدم کارایی سازمان ها و خسارات سنگین اقتصادی و فرهنگی مواجه خواهد شد.

خصوصی سازی در ایران

در ایران سیاست خصوصی سازی و بهره گیری از توانمندی های بخش خصوصی جهت رسیدن به رشد و توسعه اقتصادی عملاً از سال 1368 و در راستای اجرای سیاست های برنامه اول توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی شکل گرفت از آن زمان تا کنون روند خصوصی سازی

ص: 138

با جهش های عظیم در زمینه نحوه اجرا در جریان بوده است؛ به گونه ای که این سیاست با

تشکیل سازمان خصوصی سازی بر مبنای ماده 15 قانون برنامه سوم توسعه و بر مبنای ساز و کارهای قانونی مشخص و شفاف در این ،قانون روح تازهای به خود گرفت و با کمک برخی از مواد موجود در فصل اول و پانزدهم قانون برنامه چهارم توسعه در این خصوص به صورت امری کاملا سازماندهی شده در

آمد.

-عوامل موثر بر خصوصی سازی موفق در مراکز آرشیوی

-خصوصی سازی موفق شرایط و زیربناهایی دارد که مهمترین آنها عبارتند از:

-بازبینی مقررات موجود و در صورت لزوم تبیین مقررات جدید و کارآمد متناسب با شرایط

جدید ایجاد شده در سازمان آرشیوی

- تعیین چارچوب های مقرراتی لازم جهت آغاز فرایند خصوصی سازی.

- تعدیل و آزادسازی اقتصادی و فرهنگی در سازمان

- تقویت سامانه حقوقی سازمان بر پایه مالکیت خصوصی

- ایجاد، حفظ و تقویت رقابت سالم در کلیه امور مربوط به سازمان اعم از اقتصادی و فرهنگی.

- کاهش سرمایه گذاری های دولتی

- ایجاد ابزارها و قوانین ضد انحصار در سازمان

- حذف یا تضعیف محدودیت هایی که پیش از این مانع از پیشرفت کار می شده است. (عیوض لو، 1388)

به عنوان مثال فرایند نامه نگاری های اداری طولانی مدت که روند کار را با مشکل مواجه می کرد فرایند جذب بودجه برای تهیه اسناد و مدارک لازم که میبایست مراحل اداری بسیار طولانی را طی میکرد که این امر باعث میشد سازمان در عرصه رقابت جهت تهیه اسناد ضروری از دیگر کشورها عقب بماند و همچنین فرایند جذب نیروی انسانی که با نظر افرادی غیر متخصص انجام میگرفت که این امر منجر به استخدام افرادی می شد که در زمینه اسناد و مدارک سررشت های ندارند و بعضاً حتی بی علاقه هستند.

خصوصی سازی و نیروی انسانی در سازمان ها در اغلب موارد در جریان فرایند خصوصی سازی روسای سابق موسسه های دولتی جای خود را به مدیران حرفهای سازمان های تحت مالکیت خصوصی می دهند نخستین وظیفه مدیران تخصصی افزایش کارایی و رقابتی کردن هر چه بیشتر سازمان در مقایسه با دیگر سازمان های تحت مالکیت خصوصی .است این امر شامل یک روند تجدید ساختار داخلی نیز می شود

ص: 139

که با همکاری تشکیلات تخصصی انجام میگیرد بنابراین قبل از آغاز اقدامات مربوط به خصوصی سازی تجدید ساختار آغاز شده و میتواند تا مدتی ادامه یابد فرایند خصوصی سازی و تجدید ساختار بیشترین تاثیر را بر بازار جذب و ابقای نیروی انسانی خواهد داشت. در بسیاری موارد خصوصی سازی حتی سبب کاهش تدریجی تعداد کارکنان سازمان نیز شده است؛ اما با توجه به اهمیت مدیریت خصوصی هم دستگاه اداری و هم موسسه های دولتی تحت مدیریت خصوصی حتی الامکان از اخراج کارکنان در دوره تجدید ساختار سازمان خودداری میکنند در بلندمدت این گرایش وجود دارد که سازمانهای خصوصی و موسسه های وابسته به آنها در خارج از کشور در نهایت افراد بیشتری را استخدام کنند خلیلی ، عراقی، 1380، ص153-152). مشارکت کارکنان در افزایش مقبولیت خصوصی سازی اهمیت بسزایی دارد، به همین دلیل کارکنان را باید از طریق انگیزههای خاص مانند افزایش حقوق و مزایا ،افزایش مرخصی پاداش ..... به انجام این کار ترغیب نمود .

در فرایند تبدیل شدن سازمان به یک سازمان خصوصی کارکنان آن سازمان بایستی جهت ابقای خود در سازمان و حتی ارتقای شغلی خود به خوبی با شرایط تازه ایجاد شده خود و کار خود را هماهنگ سازند این امر مستلزم به روز کردن اطلاعات تخصصی مرتبط بودن با سایر همکاران و نیز کسب آگاهی از نحوه فعالیت های سازمانهای مشابه خواهد بود این امر به ویژه برای افرادی که در زمینه انتخاب و تهیه اسناد و مدارک در سراسر دنیا کار میکنند به شکل پر رنگی وجود خواهد داشت؛ چرا که هر گونه بی اطلاعی در زمینه اسناد و یا تأخیر جهت تهیه باعث میشود که سازمان از داشتن آن اسناد محروم بماند در نهایت در عرصه رقابت با سایر سازمانهای آرشیوی چه داخلی و چه خارجی عقب بماند؛ لذا در تمام مدت خدمت به ویژه در روند ایجاد تغییر و تحولات اساسی در سازمان همانند نهادینه ساختن خصوصی سازی رفتار شغلی کارمندان در ابقا ارتقا و یا اخراج آنها از مؤثرترین عوامل به شمار میآید

و چالش های خصوصی سازی در ایران و عوامل ایجاد کننده آن به دلیل عدم تعامل مناسب استراتژی با ساختار کلان ،داخلی فرایند خصوصی سازی با چالشها و بحرانهای اقتصادی و اجتماعی از قبیل شورش های اجتماعی و کارگری و کارمندی مواجه .است برای این که خصوصی سازی باعث ایجاد ثمرات چشمگیری از قبیل تحرک و پویایی اقتصادی کارآمدی توسعه سرمایه گذاری و اشتغال مولد شود و در بلندمدت شکوفایی اقتصادی و فرهنگی کشور را تحقق بخشد خصوصی سازی مرحله ای مطرح

ص: 140

می شود که در قالب این طرح ابتدا بایستی مدیریت از دولت به سازمان های تخصصی مادر (1) واگذار شود (پارسامهر 1386) به نظر میرسد چنین اقداماتی از سوی دولت قبل از تعیین الگو و مدل خصوصی سازی هم چنین ایجاد و حمایت از نهاد مالکیت خصوصی در ایران قدری شتابزده و به دور از تعمق اساسی است؛ چرا که گذشته از ضعف عمده خصوصی سازی در ایران یعنی عدم مطالعه صحیح درباره مدلهای خصوصی سازی مناسب با اقتصاد فرهنگ و شرایط عمومی مسئله مهمتر عدم شکل گیری نهاد مالکیت خصوصی است در ایران به علت عدم ثبات سیاسی ،اقتصادی رقابت دولت با بخش خصوصی و نیز ساز و کارهای سیاسی گروه های موثر بر اقتصاد کشور هیچ گاه مالکیت خصوصی آن هم از نوع ثابت و پایدار به وجود نیامده است؛ لذا چنین فقدانی در ایران همواره پروژه های خصوصی سازی را به سمت شکست جدی کشانده .است این امر بیشتر در سازمان ها و بنگاه های اقتصادی رخ می دهد

در ارتباط با حوزه هایی در ایران که تا کنون بحث خصوصی سازی در آنها مطرح نشده است همانند آرشیوها و مراکز اسناد بایستی در همان ابتدای شروع این ،فرآیند، مقدمات و ملزومات آن فراهم شود تا در میانه راه به دلیل ایجاد مشکلات اساسی و مدیریتی، شاهد شکست این

فرایند نباشیم.

تاخیر و مقاومت مدیران دولتی یکی از چالش های اساسی در مسیر خصوصی سازی در ایران است. این امر به دلیل تنگناهایی است که بایستی قبل از اقدام به اجرای این پروژه بررسی می شد. نخستین دلیل مدیران در مسیر خصوصی سازی ترس و وحشت آنها از فضاسازیهایی است که توسط منتقدان خصوصی سازی در سال های گذشته ایجاد شده است. از دیگر تنگناهای خصوصی سازی فقدان نهادهای سرمایه گذاری خصوصی است صاحبان سازمانهایی با بودجه های کلان نیز به دلیل پیامدهای غیر قابل پیشبینی سیاسی و اجتماعی از مشارکت در این امر واهمه دارند دخالت نهادها و تشکل های مختلف در مسئله مدیریت اقتصادی سازمان های مشارکت ،کننده به ویژه دخالت در تنظیم روابط مدیران و کارمندان موجب عدم تمایل سازمان ها به مشارکت در این خصوص می شود . مهمتر از تمامی این عوامل در ایران عزم و اعتقاد جدی و احساس نیاز جهت اجرای خصوصی سازی وجود ندارد. سازمان خصوصی سازی بایستی برای روشن شدن همه ابعاد مسائل مربوط به این حوزه با ارایه گزارش گسترده و جامع و نیز معرفی شاخصی به عنوان «شاخص خصوصی سازی» (2) به طور دائم گزارش های لازم را منعکس کند و در ساماندهی خصوصی سازی به ویژه در سازمانهای فرهنگی مانند مراکز اسناد و آرشیوها فعالانه عمل نمایند صفارزاده (1381)

ص: 141

در غیر این صورت اجرای نیمه کاره و بدون برنامه ریزی صحیح و مدون خصوصی سازی نه تنها راه گشای مسائل سازمان ها نخواهد بود؛ بلکه باعث افزایش مشکلات دیگر و تحمیل

هزینه های اضافی بر سازمان خواهد شد.

دلایل ناکامی در خصوصی سازی

مهمترین دلایل ناکامی دولت در بحث خصوصی سازی طی سال های اخیر را در سه سطح میتوان بررسی :کرد سطح ارزشها سطح هنجارها و سطح .رفتارها در سطح ارزش ها فعالیت های اساسی جهت بررسی لزوم کوچک سازی یا خصوصی سازی در بدنه نظام اجرایی انجام نشده است در ارتباط با سطح دوم یعنی سطح هنجارها خصوصی سازی نیازمند اتصال به شرکتهای خارجی خواهد بود. بنابراین باید برخی از قوانین و مقررات اصلاح شود نمیتوان بدون بازنگری ساختار قانونی کشور که اجازه سرمایه گذاری خارجی به شکل آزاد را نمیدهد، اقدام به سرمایه گذاری های خارجی نمود .

این بحث در خصوص مراکز آرشیوی نیز صادق است. اگر در ساختار قانونی ،سازمانی همکاری های بین سازمانی وجود نداشته باشد نمیتوان انتظار داشت که با اجرای خصوصی سازی در چنین سازمانی، بتوان اقدام به تبادل اسناد و مدارک در سازمان نمود در سطح رفتاری نیز متأسفانه طی سال های اخیر رفتار درستی در مقوله خصوصی سازی صورت نگرفته است. از دیگر ضعف های خصوصی سازی میتوان به این مورد اشاره کرد که بسیاری از فعالیت هایی که بخش خصوصی از پتانسیل بالایی برای حضور در آن برخوردار است همچنان در تصدی بخش دولتی باقی میماند مانند مراکز اسناد و آرشیوها همچنین حوزه هایی برای واگذاری به بخش خصوصی ارائه میشود که جدای از نبود جذابیت پتانسیل بالایی جهت انجام این فعالیت را ندارد . این مسئله باعث اظهار نظر برخی مبنی بر ناتوانی بخش خصوصی برای جایگزین شدن به جای بخش دولتی شده است چنانچه سازمان هایی با امکانات مناسب فناوری قابل توجه نیروی انسانی جوان و متخصص و با توان ایجاد خلاقیت و برنامه ریزی ،دولتی در اختیار بخش خصوصی قرار گیرد نوع نگرش به خصوصی سازی نیز کاملا تغییر پیدا می کند .

خصوصی ساختن سازمان های دولتی زیان دیده و دولتی نگه داشتن سازمان های سودآور یکی دیگر از چالش های عمده خصوصی سازی به شمار میرود خصوصی سازی بدین نحو عمر کوتاه مدتی خواهد داشت بخش خصوصی هیچگاه توان اعجاز ندارد؛ بلکه تنها میتواند از ظرفیت های موجود بین بخش خصوصی و بخش دولتی که به طور عمده مربوط به شایسته

سالاری ،است نهایت استفاده را ببرد خصوصی سازی تنها عامل موفقیت های اقتصادی و فرهنگی ایران و شاهراه فرایند توسعه

ص: 142

به شمار نمی رود؛ اما در صورت توجه به اصل مهم الگوبرداری از بهترین ها که در دنیا متداول است میتوان به دستاوردهای شایان توجهی دست پیدا کرد در بررسی اجمالی وضعیت اقتصادی و فرهنگی کشورهایی که موفقیت نسبی در امر خصوصی داشته اند مشاهده میشود که ترکیبی بسیار مناسب از بخشهای ،دولتی ،خصوصی تعاونی و تشکلهای غیر دولتی به وجود آورده اند( مهدی 1386) در ایران نیز بایستی در زمینه مراکز اسنادی و آرشیوی زمینه همکاریهای مثبت و همه جانبه بین آرشیوهای درون سازمانی سازمان های دولتی و آرشیوهای خصوصی کشور و در کل بین تمامی مراکزی که به نحوی به جمع آوری اسناد و مدارک می پردازند ایجاد شود از دیگر مسائل قابل ذکر در این زمینه این است که مساله خصوصی سازی به صورت همه جانبه در مراکز علمی و فرهنگی بررسی نشده و اطلاعات کامل در این زمینه به آگاهی همگان نرسیده است و افراد سازمان ها و به طور کلی شرکت کنندگان در برنامه خصوصی سازی به سازمان هایی که قصد خصوصی سازی دارند معرفی نمی شوند ،(رواسانی 1384) از دیگر عوامل شکست فرایند خصوصی سازی، ضعف مدیریت و ناآگاهی

مراکز و مسئولان تصمیم گیری از مسائل فرهنگی و چگونگی توسعه سازمان های فرهنگی نبود برنامه های علمی فشار سازمان های غیر متخصص و نارسایی آیین نامه ها و مقررات را میتوان اشاره کرد اگر چنانچه اصلاحاتی در این زمینه ها انجام گیرد برنامه خصوصی سازی در ایران نیز همانند آنچه در کشورهای پیشرفته صنعتی رخ داده است موفق خواهد بود.

فرآیند خصوصی سازی در مراکز آرشیوی و روش های اجرای آن پیش از این که دولت تصمیم به خصوصی سازی یک سازمان دولتی بگیرد، دستگاه های اداری و مدیریتی بهترین شیوه اجرای آن را به بحث می.گذارند در این زمینه معمولاً دستگاه اداری سازمان مربوطه یک گروه کار تشکیل میدهند و هر دو نیز مشاور انتخاب میکنند این کار جهت انجام مسائل حقوقی و تعیین موثرترین شیوه برای خصوصی سازی با این فرض که هر دو طرف منافع و اهداف متفاوتی دارند انجام می شود

و قبل از انجام هر کاری بایستی مشخص شود که هدف اصلی از خصوصی سازی در سازمان مورد نظر .چیست آیا افزایش میزان خدمات رسانی به مراجعه کنندگان داخلی و خارجی هدف

و بوده است؛ یا افزایش میزان بودجه و تهیه و نگهداری اسناد و مدارک بیشتر مد نظر است؟ یا سازمان هر دو منظور را پیگیری می.کند پس از این سازمان بایستی به شناسایی مراکز هم سو با سازمان خود و افراد متخصص باشد این افراد و سازمانها در تثبیت موفقیت آمیز خصوصی سازی نقش به سزایی .دارند جهت انجام کلیه فعالیت ها ساختاری سلسله مراتبی ایجاد و طرح مادر و اولیه تدوین می گردد . در این بین توجه به زمان بندی انجام کارها نیز از

ص: 143

اهمیت زیادی برخوردار است بایستی توجه داشت که عامل اصلی موفقیت در خصوصی سازی تدوین برنام های منسجم جهت افزایش میزان تهیه اسناد و مدارک نگهداری و حفاظت از آنها و نیز افزایش میزان رضایتمندی استفاده کنندگان است. اساس این فرآیند ارزیابی دائم میزان رضایتمندی مراجعه کنندگان و نیز ارزیابی عملکرد سازمان با دیگر سازمان هایی است که هنوز

خصوصی نشده اند . پارامترهایی چون موقعیت و وضعیت سازمان خصوصی سازی شده نسبت به سازمانهای آرشیوی خصوصی نشده ارزیابی کمی و کیفی اسناد و مدارک جمع آوری شده قبل و بعد از اجرای خصوصی سازی بررسی و مقایسه سازمان با سایر مراکز مشابه خصوصی سازی شده و نیز ارزیابی بازخورد مراجعه کنندگان و استفاده کنندگان سازمان ،مذکور منجر به اتخاذ تصمیم نهایی جهت ادامه روند خصوصی سازی نمی گردد اگر ارزیابیها و بازخوردها بنا به هر دلیلی به همان گونه که انتظار می رفته نباشد، دو رویکرد وجود خواهد داشت. اول این که به تعویق انداختن خصوصی سازی به سازمان آسیب وارد میکند؛ لذا بایستی به جنبه های مثبت و منفی آن توجه نمود و سپس اقدام کرد دوم سعی بر ادامه دادن روند خصوصی سازی در برخی قسمت های موفق سازمان و معلق گذاشتن آن در برخی دیگر که در ارزیابیها نمره کمتری داشته اند.

در این زمینه بایستی به آسیب شناسی و علت یابی قسمت هایی که معلق مانده اند پرداخته شود و پس از رفع مشکل موجود روند خصوصی سازی در این قسمتها مجدداً پیگیری شود. یکی از مهمترین عواملی که در خصوصی سازی مراکز آرشیوی اهمیت فراوانی دارد همکاری مراکز آرشیوی دیگر با مرکزی است که به تازگی خصوصی شده مرکز مذکور بایستی این سازمان ها را شناسایی کرده و بازخورد کار را در سازمان های گوناگون بسنجد.

همچنین خصوصی سازی آرشیوها بایستی در افزایش کمی و کیفی اسناد و مدارک جمع آوری شده و تامین رضایت استفاده کنندگان از آنها مؤثر واقع شود بازخورد ناکافی در این دو زمینه ممکن است به تعویق امر خصوصی سازی بیانجامد. جهت پیشگیری از معلق ماندن این فرآیند سازمان های منتخب خصوصی سازی برای مذاکره و ارائه راهکار دعوت می شوند.

انتخاب این سازمان ها بر اساس معیارهایی خاص صورت میگیرد اول ویژگی های کیفی سازمان آرشیوی از لحاظ قدرت ،مالی موفقیت کاری و دارا بودن تصویر روشنی از آینده و دوم آمادگی سازمان آرشیوی جهت قبول تعهدات تضمین آینده سازمان و کارکنان سازمان علاوه بر در نظر گرفتن این ،ملاک ها جهت اتخاذ تصمیم نهایی مذاکرات موازی با همه سازمان ها و موسسه های آرشیوی انجام میشود و در نهایت سازمانی انتخاب میشود که بهترین تصویر را از آینده دارد و بهترین نظرات و پیشنهادها را ارایه می دهد

به طور کلی روند خصوصی سازی شامل دو مرحله است: 1. تغییر ساختار در سطح داخلی

سازمان 2 تغییر ساختار در سطح خارجی سازمان و ایجاد فضای رقابتی و مدرن خصوصا

ص: 144

حوزه اطلاعات تحویل اسناد تحلیل اسناد سازماندهی ،حفاظت نگهداری و اشاعه اطلاعات و مدارک (خلیلی ،عراقی 1380) چنانچه هر دو مرحله به خوبی انجام گیرد میتوان به

آینده خصوصی سازی در سازمان امیدوار بود و از ثمرات آن بهره مند شد.

نتیجه گیری

خصوصی سازی یکی از فعالیت هایی است که پس از جنگ ایران و عراق در ایران مطرح شد. این امر به ویژه در حوزه اقتصادی پررنگتر بوده است و در حوزه هایی چون آموزشی اجتماعی و فرهنگی کمتر بدان پرداخته شده است این فرایند تاکنون چندان موفق نبوده و همواره با چالش هایی رو به رو بوده است .

امروزه بایستی این فرایند را در اکثر زمینه ها خصوصاً در حوزه های فرهنگی کشور با مدیریت و برنامه ریزی صحیح به سطح مطلوبی برسانیم جهت بررسی و شناسایی چگونگی خصوصی سازی ،علل اهداف و گروه های اجتماعی و نیروهای فرهنگی موافق و مخالف این روند و نیز مشخص نمودن انگیزه موافقت یک اقلیت صاحب ،قدرت و مخالفت بخشی از ساختار طبقاتی ،جامعه بافت اقتصادی و فرهنگی آن به گونه عام و ،بافت ساختار و وابستگیهای طبقاتی دولت و بخش خصوصی به صورت خاص مورد بررسی قرار گیرد و به گستردگی مطرح گردد اگر خصوصی سازی با در نظر گرفتن تمامی مقدمات کار و طی نمودن تمامی مراحل ،لازم در مراکز اسنادی و آرشیوها نهادینه شود هم برای خود سازمان و هم برای مراجعه کنندگان و استفاده کنندگان از اسناد و مدارک مفید خواهد بود ایجاد یکپارچگی در فعالیتها افزایش میزان ،تهیه نگهداری و حفاظت از اسناد و تحلیل و تحویل سریعتر و آسانتر ،مدارک جذب و به کارگیری نیروهای متخصص مورد نظر به صورت مستقیم از جانب سازمان از جمله مزایای اجرای این فرایند در آرشیوها و مراکز اسنادی خواهد بود.

منابع و ماخذ

-،پارسامهر تقی (1386) خرداد خصوصی سازی با الگوی شرکتهای مادر تخصصی». ماهنامه

تدبیر 18(181)

http://www. imi. ir/tadbir/tadbir-181/article-181/1. asp

جلالی نایینی زیبا ،(1377)، تابستان خصوصی سازی فرهنگی؛ نگاهی به تجربه مراکز غیر دولتی

آموزش عالی فصلنامه گفتگو شماره 20 قابل دسترس در

http:// www.goftogu.net/?id=100num=20

- خلیلی عراقی، مریم (1380 بهار خصوصی سازی لازمه جهانی شدن پژوهشنامه اقتصادی پیش

شماره 2

ص: 145

- رواسانی شاپور (1384 خرداد و تیر) «درباره خصوصی سازی و پیامدهای آن». اطلاعات سیاسی

اقتصادی 19(10و9)

- صفارزاده غلامرضا ،(1381 دی موانع خصوصی سازی در ایران ماهنامه تدبیر 13(129).

- عيوض لو، رضا (1388) اردیبهشت) خصوصی سازی و حاکمیت شرکتی. روزنامه سرمایه شماره 993 قابل دسترس در 41668?http://www.sarmayeh. net/ShowNews.php

- مطلبی ،اصل صمد ،(1385 آذر) مدیریت برفرایند خصوصی سازی در نظام بانکی ماهنامه تدبیر

(175)17

- مهدی علیرضا .(1387) «خصوصی سازی بایدها و نبایدها راه کار مدیریت قابل دسترس در

http://pakdasht-pnu. blogfa. com/post-171. aspx

ص: 146

مقدمه

دولت ها مقوله اطلاعات را به عنوان ابزار اجتماعی تمدن و اقتصاددانان اطلاعات را به عنوان منبع تجزیه و تحلیل موضوعات اقتصادی قلمداد می.کنند چنین اطلاعات با ارزشی در پایگاه های مختلفی چون آرشیوهای ملی و مراکز ،اسنادی کتابخانه ها، بانک های اطلاعاتی و دیگر مراکز اطلاعاتی یافت می شود.

ارتباط تنگاتنگی میان توسعه یک جامعه و استفاده مناسب از اطلاعاتی که در دسترس ،آنهاست وجود دارد و آرشیو ملی مسئول برقراری این ارتباط است. 10

یک آرشیو محتوایی جامع در سطح ملی با قابلیت گسترش روزانه میتواند به طور مستمر طبقه بندی محتوایی اطلاعات و دانش موجود در جهان را در اختیار مردم بگذارد آرشیو ملّی به گونه ای نقش واسطه را بین گذشته و آینده ایفا میکند و ارتباط بین دیروز و فردا را برای جامعه برقرار میسازد تا با استفاده از آنچه در گذشته اتفاق افتاده و به صورت سند درآمده است آینده درخشان تری برای یک جامعه رقم خورده شود.

دسترسی به منابع در یک موسسه آرشیوی به اشکال مختلف صورت می گیرد ولی همه آنها منوط به داشتن قوانین و یا مقررات در این مورد است. در واقع مقررات داخلی موسسه های یادمانی به همراه قوانین وضع شده برای یادمانه های آرشیوهای ملی و فراگیر، زمینه دسترسی را فراهم می.کند تدوین نظام نامه ملی اسنادی در این مورد امر فوق العاده مهمی است که متاسفانه تاکنون در مورد آن غفلت شده است و میبایست هر چه سریعتر به انجام آن همت گمارد تا وضعیت نگهداری و اطلاع رسانی اسناد از وضعیت موجود خارج شده و به وضعیت مطلوب برسند. 7

ضرورت تدوین نظام نامه ملی برای آرشیوهای ملی تدوین نظام نامه ملی ،آرشیوی از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. اگر پژوهشگران نتوانند در میان حجم انبوهی از اسناد اطلاعات مورد نظر خود را به راحتی و سهولت پیدا کنند نتیجه گردآوری این همه سند جز انبار کردن و صرف هزینه های گزاف حاصلی به دنبال نخواهد داشت. طی دهه گذشته برای طبقه بندی تنظیم و توصیف اسناد آرشیوی از استانداردهای کتابداری استفاده می شده است ولی چند سالی است که براساس تشخیص شورای جهانی آرشیو و متخصصان علوم آرشیوی پیشنهاد گردید تا از این پس از این شیوه نامه بهره برداری نمایند. 12 مهمترین و مشکلترین عاملی که آرشیو دارها را مجبور میکند تا دستیابی به مجموعه

خود را محدود ،سازند به محدودیت های خاص قانونی یا مقررات و شرایط استفاده از اسناد مدارک آن کشور برمی گردد.

ص: 148

مرکز جهانی آرشیو آی سی ای عهده دار استانداردسازی جهانی است و استانداردهایی تولید می کند تا اطلاعات یکسان و بازیابی جهانی آنها آسانتر .گردد اما خود آنها نیز دریافته اند که هر کشور بر اساس فرهنگ بومی خودش سند تولید می کند . میتوان یک چارچوب کلی را در نظر داشت اما صرف مطابقت ،کردن کافی نیست چون فرهنگ ها متفاوت است مسیرهای تولید سند نیز فرق میکند ما مجموعه دستورالعمل های تنظیم و توصیف داریم که این مجموعه با توجه به روزآمد شدن ،اطلاعات تغییرات جزیی خواهد کرد. مرکز جهانی آرشیو استانداردهای اسناد را تصویب ،نموده که استاندارد کلی است و ما از آن پیروی میکنیم ولی

به طور کامل آن را اجرا نمی کنیم .

تدوین برنامه مدون آرشیوی کار خدمت رسانی را تسهیل می کند. این برنامه لازم است مکتوب باشد تا مورد نقد و تفسیرها قرار نگیرد مدیران آرشیوها باید قوانین و مقررات مربوط به نحوه دستیابی و میزان دسترسی به مواد یادمان های آرشیوی را منتشر کنند این مواد باید شامل تمام رده های اسناد و مدارک تحت حفاظت آن کشور باشد . فایده انتشار چنین قوانینی این است که یک سلسله معیارهای مشترک برای دسترسی به تمامی مواد موجود در یادمانه ها تدوین می شود که استفاده از آن برای تمام محققان یکسان خواهد بود. تدوین نظامنامه ملی آرشیوی به اموری بستگی دارد که عبارتند از:

-توجه به حساسیت اسناد

-تبییین محدودیت های وضع شده توسط موسسه های آرشیوی؛

-شناخت متقاضیان؛

-تعیین سطح دسترسی؛

-تعیین درجه استفاده از اسناد با توجه به وضعیت فیزیکی آنها؛

-امنیت اسناد؛

برای تدوین چنین نظام ملی آرشیوی در کشور، محورهای زیر باید مورد مطالعه و بررسی

قرار گیرد:

1.ساختار نظام ملی اسنادی؛

2.،قوانین ،مقررات تعاریف و استانداردها؛

3. تدوین روش ها

4.نحوه تدوین سیاست ها

5.نیروی انسانی؛

6.منابع مالی

ص: 149

تاریخچه نظام ملی آرشیوی در کشور

یکی از مهمترین مراکز اطلاعاتی ،هر کشور آرشیو ملی آن کشور است که وسیله ای برای محققین و پژوهشگران برای درک درست از تاریخ و شناخت تحولات ،اجتماعی اقتصادی ،اداری، علمی فرهنگی نظامی و تاریخی ملت میباشد و توسعه و تکامل ملی را نشان میدهد منشا مهمی برای بسیاری از تحقیقات است آرشیوهای ملی در تصمیم گیری صحیح بر اساس سوابق و شواهد تاریخی به دولت ها کمک می کنند و می توانند در برنامه ریزی های کلان و در برنامه های توسعه کشور و ایجاد عدالت اطلاعاتی و ایجاد فرصت های دسترسی به اطلاعات برای

آحاد جامعه پژوهشگر به مثابه بانک اطلاعات قوی و کارآمد، مورد استفاده قرار گیرند. آرشیو ملّی ایران به عنوان متولی اصلی و قانونی ،گردآوری ،حفاظت، پردازش و اطلاع رسانی اسناد ملی و تاریخی یکی از پایگاههای مهم و حساس ،پژوهشی آموزشی و فرهنگی در کشور می.باشد این آرشیو - که با کتابخانه ملی ادغام و هم اکنون به عنوان معاونت اسناد ملی سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران شناخته میشود - با هدف حفظ اسناد ملی ایران در سازمان واحد و فراهم آوردن امکانات مناسب جهت دسترسی عموم به اسناد و صرفه جویی در هزینه های اداری و استخدامی از طریق تمرکز پروندههای راکد وزارتخانه ها و مؤسسه های

هزینههای دولتی و امحای اوراق زائد تأسیس شد آرشیو ،ملی میلیونها برگ سند با ارزش تاریخی فرهنگی اقتصادی در اختیار دارد که با ارتباط وسیع و گسترده با نظام اداری و جامعه پژوهشی کشور پشتیبان قوی و کارآمد برای تصمیم گیری در کلیه زمینههای ،فرهنگی ،اقتصادی، اجتماعی و سیاسی و منبعی مهم برای دانشگاه ها و مراکز پژوهشی کشور به شمار می رود. بخش اعظم اسناد آن را اسناد دولتی و اداری تشکیل میدهد کلیه اسناد و سوابقی که 40 سال از عمرشان گذشته باشد در این سازمان نگهداری می.شوند اسناد خانوادگی شامل اسناد خاندان،ها شخصیت های فرهنگی علمی و هنری و اسناد شخصی که مردم اهدا کرده اند نیز در این مجموعه نگهداری میشود در حال حاضره 200 میلیون برگ سند با ارزش در معاونت اسناد ملی و مدیریت های مناطق نگهداری می شود که از آن ،میان در حدود 5 میلیون برگ سند به شیوه های سنتی و رایانه ای آماده عرضه به پژوهشگران می باشد. طی یک دهه اخیر در حدود 80 هزار برگ سند با ارزش تاریخی خریداری شده و مردم نیز نزدیک به یک صدهزار برگ سند با ارزش تاریخی به آرشیو ملّی اهدا کرده اند بخش دیگری که در سازمان اسناد ملی فعال است، آرشیو شفاهی و ثبت وقایع و رویدادهایی است که در سینه شخصیت های تاریخ معاصر ایران نهفته است و در واقع گردآوری اطلاعات غیر مکتوب است که در منابع موجود نیست. آرشیو ملی در ایران در سال 1349 ش / 1970 م. با نام سازمان اسناد ملی ایران تاسیس شد. این سازمان در سال 1381 ش./2002م. با کتابخانه ملّی ایران ادغام شد و سازمان جدید

ص: 150

به عنوان سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران نامیده شد. آرشیو ملی ،ایران در اجرای مواد قانونی پیگیری و نظارت بر فرایند جمع آوری و حفظ اسناد راکد و با ارزش دستگاه های دولتی و وابسته به دولت را در سراسر کشور بر عهده دارد. اجرای این فرایند ،پیچیده در قالب چندین اداره کل صورت می پذیرد که اداره کل شناسایی و فراهم آوری اسناد اداره کل تنظیم و پردازش اسناد اداره کل حفاظت و نگهداری اسناد اداره کل اطلاع رسانی و ارتباطات و اداره کل امور مناطق از جمله این واحدها است. مهمترین فعالیت های آرشیو ملّی ایران را چنین میتوان برشمرد: برپایی نمایشگاه اسناد به صورت موضوعی در مناسبت های مختلف؛ برگزاری دوره های آموزشی در زمینه آرشیو به صورت کارگاهی؛ انتشار مقالات تحقیقی و کتابهای کمک آموزشی در خصوص آرشیو و موضوعات مرتبط و فصلنامه تحقیقات تاریخی و مطالعات آرشیوی گنجینه اسناد (محور اصلی تنظیم مقالات این مجله مبتنی بر اسناد مکتوب یا شفاهی تاریخی است که وقایع آرشیوی یا تاریخی را مطرح میسازد تقویت بخش پژوهش با طراحی واحدی تحت عنوان پژوهشکده اسناد که از جمله وظایف ،آن مطالعه و تحقیق در مورد اسناد موجود در سازمان و دیگر مراکز آرشیوی مطالعه و تحقیق درخصوص شیوه های بازسازی و مرمت اسناد تهیه و تنظیم طرحهای پژوهشی همکاری با موسسه های دولتی و دانشگاه ها و راهنمایی آنان در زمینه اسناد آرشیوی می باشد.

خدمات آرشیو ملّی ایران علاوه بر خدمات تخصصی خدمات رسانی به مراجعه کنندگان شامل پذیرش ،عضویت امکانات تالار ،پژوهش خدمات ریزبرگه و آرشیو شفاهی میباشد. لازمه بهره برداری و استفاده از خدمات تالار پژوهش اسناد عضویت در آرشیو ملی است از شرایط عضویت ارائه معرفی نامه معتبر از محل کار یا تحصیل و یا تقاضای کتبی متقاضی با ذکر موضوع پژوهش و تقاضای عضویت افراد حقوقی با تایید مقدمات ذیصلاح می باشد. پژوهشگران خارجی با ارایه معرفی نامه رسمی از محل اشتغال یا تحصیل و با تقاضای سفارتخانه ها یا دفترهای فرهنگی کشورهای متبوع امکان استفاده از اسناد را دارند. اصل سند در اختیار محقق گذارده نمیشود مگر در مواردی که نسخه مورد نیاز محقق، ریزفیلم یا اسکن نداشته باشد. از جمله خدمات ریزبرگه ارایه شده، عبارت است از: تهیه انواع ریزبرگه از اسناد، تکثیر اسناد اسکن ،شده چاپ و تکثیر انواع ریزبرگهها ،اسلاید نگاتیو به صورت چاپ پلات عکس کپی رنگی دیسک ،نوری عکسبرداری اپتیکال و دیجیتال از اسناد امکان استفاده از سامانه جستجوگر در این بخش برای محققان وجود دارد و امکان جستجوی سند و ریزفیلم را

فراهم می آورد.

ص: 151

جایگاه و نقش نظام نامه ملی آرشیوی

کار آرشیو ملی به دو بخش مدیریت اسناد و مدیریت آرشیو تقسیم می.شود مدیریت اسناد شامل تمام فعالیت هایی است که قبل از ورود اسناد به آرشیو ملی صورت میگیرد و تا مرحله مرکز بایگانی راکد کل کشور را در برمی گیرد تمام اقداماتی که طبق قانون بر عهده آرشیو ملی است در این بخش قرار دارد که شامل نظارت و ارایه راهکار تولید سند و نامه های اداری در اشکال مختلف برای ساماندهی و بایگانی اداری است همه این فعالیت ها برای زمانی است که قرار است از داخل آنها سندی انتخاب و به آرشیو ملی منتقل و به صورت دائمی نگهداری .شود از این مرحله در دنیا تحت عنوان تعیین تکلیف اسناد یاد میشود در حالی که در کشور ما بیشتر به آن ارزشیابی اسناد اطلاق میشود ولی قطعاً فعالیتی مهمتر و فراگیرتر از واژه ارزشیابی است که ما نیز باید آن را تعیین تکلیف بنمائیم. زیرا در داخل آن فرآیند ارزشیابی هم هست. در کشور ما مهمترین اقدامی که دستگاه های دولتی و خصوصی به طور روزمره انجام می دهند تولید نامه های اداری برای برطرف کردن نیازهایشان است و آنها را به بایگانی میسپارند تا برای مراجعه مجدد و اقداماتی که به تشکیل پرونده منجر میشود از آنها استفاده کنند ولی در نهایت روزی فرا میرسد که سازمان ایجاد کننده سند دیگر به آن نیازی ندارد. شاید به نظر برسد که این اسناد با اوراقی که شاید به صورت روزمره به سطل آشغال سپرده شود، تفاوتی ندارد ولی زمانی که ارزش اداری اسناد تمام میشود آرشیو ملی وارد عمل میشود و با تعیین تکلیف اسناد و ،ارزشیابی آنهایی را که باید به عنوان نگهداری دائمی به حافظه تاریخ سپرده شوند به آرشیو ملّی منتقل میکند و بقیه را بر اساس مجوزهایی که در سازمان از سوی شورای عالی اسناد ملی - که متشکل از هفت نفر عضو است صادر شده است و فاقد ارزش و نگهداری تشخیص داده شد، امحا می کنند.

در بسیاری از کشورها آرشیو ملی با قدرت تمام به مراحل ایجاد پرونده هم نظارت دارد. در اینجا باید گفت که در ایران وضع چگونه است و چه آیندهای برای آن پیش بینی می شود؟ آنچه مهم و مسئله ساز است این است که رشته آرشیو و فعالیت های مرتبط با آن در ایران آموزش داده نمی شود؛ و متخصصی برای آن تربیت نمی شود آنچه وجود دارد و در آرشیوها به کار گرفته میشود بیشتر به صورت تجربی است بخش مهمی از فعالیت های آرشیو در دنیا فعالیت هایی است که به مرحله پیش از آرشیو اختصاص دارد که تمام مراحل چرخه مدیریت اسناد پیش از مرحله آرشیو را شامل میشود و به ایجاد مرکز بایگانی راکد کل کشور منجر میگردد که در اغلب کشورهایی که آرشیو ملی فعالیت دارد از نظارت کامل قانونمندی، توانایی و پشتوانه ملّی بهره مند است. بر این اساس آنان میتوانند همه اسنادی را که باید روزی به آرشیو ملی سپرده شود به راحتی و بدون دغدغه منتقل کنند . سوالی که در اینجا باید به آن پاسخ داد این است

ص: 152

که نظم و توصیف اسناد از چه اصولی پیروی میکند و آیا اصولی که ما از آن پیروی می کنیم، طبق استانداردهای جهانی است؟ و یا چقدر با آنها فاصله داریم؟ نسبت به ساماندهی اسناد نگرش صحیحی باید ایجاد شود بحث ما عمدتا روی اسناد دولتی است. در تمام کشورها، سازمانهای دولتی در راستای اجرای وظایف خودشان، مجموعه ای از اوراق و اسناد را تولید میکنند که به منزله حافظه ملی در طول تاریخ محسوب میشوند و دولتها برای این که بتوانند نقش خود را به عنوان ارایه دهنده مستندات تاریخی دقیق ایفا ،کنند باید طرحی برای تولید اسناد و جمع آوری و ساماندهی آن داشته باشند. فلسفه وجودی سازمان اسناد در سال 1379 بر همین اساس تکوین یافت سازمان اسناد موظف است که اسناد را جمع آوری .کند اسناد جمع آوری شده درونداد خواهد بود و برای این که در اختیار محققان و پژوهشگران قرار گیرد باید پردازش شود این اولین کار برای آماده سازی سند به منظور بهره برداری مراجعه کننده است. در واقع برونداد ما همان تولیداتی خواهد بود که در این محدوده انجام گرفته است بنابراین تنظیم و ،توصیف قلب کار آرشیو است. نسبت به جمع آوری اسناد دو نگاه وجود دارد یک نگاه به عنوان مرکز اسناد که بایگانی راکد است یعنی جایی که اوراق را نگهداری میکنند تا تعیین تکلیف شود نگاه دیگر این که پس از تعیین تکلیف اسناد داخل محلی قرار میگیرد که پس از مراحل ساماندهی اسناد، مراجعه کننده میتواند به آنها دسترسی پیدا کند؛ اینجا آرشیو نامیده میشود بنابراین سازمان ما از دو بخش عمده بایگانی راکد اسناد مرکز اسناد و آرشیو تشکیل شده است اما نکته بسیار مهم که نباید به فراموشی سپرده شود لزوم حضور فعال سازمان در مرحله تولید اسناد است. سند دارای دو ویژگی اصلی بی غرضی و اصالت است که سرجنکینسون به آنها اشاره کرده است بیغرضی بدین معناست که از ،قبل در مسیر ،تولید هیچ سند تاریخی و در هیچ پرونده تاریخی هدف گذاری نشده است ولی درباره کتاب این گونه نیست. هنگامی که کتاب را مینویسند از قبل هدف گذاری شده است درباره سند بیغرضی باید حفظ شود. همچنین اصالت سند برای این است که مستند به قرار گیرد بر این اساس دو اصل عمده آرشیوی متولد می:شود حفظ نظم اولیه که متضمن اصالت است؛ و احترام به منشا که متضمن بی غرضی .است این دو ،اصل سرلوحه کار تنظیم و توصیف در اسناد هستند . برای این که این دو اصل را حفظ کنیم باید بر فرآیند تولید نظارت داشته باشیم این نظارت میتواند از طریق بایگانی راکد اجرا و نیز به وسیله آرشیو ایجاد شود یا این دو در کنار هم سیاست گذاری کنند. روند تولید اسناد اگر این گونه نباشد در آینده با حجم وسیعی از اسناد روبرو خواهیم شد که در نظم دادن و حتی توصیف آن دچار مشکل می شویم نحوه اجرایی تنظیم و توصیف اعمال همان دو اصل است دو نوع توصیف وجود دارد

ص: 153

توصیف محتوایی و توصیف نمایه ای

توصیف محتوایی یعنی این که مقصود تولید کننده را از سندی که تولید کرده حفظ کنیم. مثلاً دولت ها برای این که آمار جمعیت و نفوس را داشته باشند ثبت تاریخ تولد را ایجاد ،کردهاند ولی شجره شناسان نیز از تاریخ تولد برای شناسایی سلسله ها و القاب یک فرد و تاریخ تولد افراد استفاده میکند ولی تولید و ثبت تاریخ تولد به دلیل تحقیق شجره شناسی نبوده است بنابراین در توصیف ،محتوایی توصیف بر اساس مقصود تولید کننده اصلی که در تولید سند منظور شده است صورت میگیرد پس ملزم هستیم که از ادبیات داخل سند استفاده کنیم مثلاً اگر در جایی وزارت داخله آمده ما باید وزارت داخله بیاوریم و نه وزارت کشور در

توصیف محتوایی باید اصالت سند حفظ شود. در نمایه سازی بحث بسیار گسترده تراست و تفاوت ویژه ای وجود دارد در نمایه گذاری چون باید کنترل واژگان داشته باشیم و محقق را در نظر بگیرم لازم است که از کلماتی استفاده کنیم که امروزه به کار میرود مثلا وزارت داخله را وزارت کشور مینویسیم البته در نمایه ،دادن یک اصل وجود دارد که طبق آن ما از اصل تساوی استفاده می.کنیم بدین مفهوم که اگر دو لفظ به ظاهر ،مختلف در مفهوم تطابق کامل داشته باشند ما از کاربرد جدید استفاده میکنیم مثلا وزارت داخله به کشور «مالیه» به دارایی و «عدلیه» به دادگستری تغییر نام یافته اند و چون این تغییر بدون هیچ کم و کاستی انجام شده است بنابراین در نمایه ،دادن از نام های جدید آنها استفاده می کنیم .

آشنایی با برخی آرشیوهای ملی جهان

برخی آرشیوهای مهم کشورهای مختلف عبارتند از:

(الف) آرشیو فرانسه

این آرشیو در قصر «سوبیز» مستقر است و با آن که از دوران سلطنتی به آرشیو توجه شده و دولت های پادشاهی هر یک به نوبه خود آرشیوهایی مانند آرشیو مجلس، آرشیو دیوان ،محاسبات آرشیو ،سلطنتی آرشیو دفتر ،شاه آرشیو دریانوردی و آرشیو آبها را به وجود آورده ،بودند در دوره جمهوری در سال 1789م مجلس ملی ،موسسان سازمان آرشیوی ویژه ای را به نام آرشیو ملّی بنا ،نهاد و بر اساس ،قانون مجموعه های دیگر به آرشیو ملی ملحق شد. در این آرشیو بعضی از اسناد حساس و با ارزش را فقط به شکل ریزفیلم میتوان دید نظارت بر تالار مطالعه به طور خودکار .است بخش ،مهرها به سبب آن که در قرون وسطی مهر در حکم امضای فرد بود و اسناد شخصی یا دولتی را تایید میکرد از اهمیتی خاص برخوردار است. بخش نقشه ها ،تصاویر و ریزفیلم ها از بخش های مهم آرشیو ملی فرانسه هستند.

ب) آرشیو انگلیس

ص: 154

این آرشیو به نام مرکز اسناد عمومی یا اداره اسناد دولتی در سال 1838 تاسیس شد. در سال 1954 کمیتهای اداری تحت ریاست سر جیمز گریگ که بعداً به کمیته گریگ شهرت یافت باعث تصویب قوانینی در مورد اسناد دولتی و تعیین حدود وظایف و مسئولیت های اداره اسناد دولتی شد اسناد دولتی برای سه منظور نگهداری می شوند به عنوان سابقه جهت پاسخ گویی برای مطالعات تاریخی و وظیفه استنادی در حال حاضر اسناد آرشیو در دو ساختمان اصلی نگهداری می.شوند اسناد حقوقی و آنچه مربوط به قرون وسطی و اوایل عصر جدید است در ساختمانی واقع در چنسری لین در مرکز لندن و اسناد ادارات و سازمانهای دولتی جدید و سایر اسناد مشابه در ساختمانی جدید قرار دارند که اختصاصا برای آرشیو ساخته شده است.

ج) آرشیو آمریکا

هنگامی که در سال 1935 آرشیو ملی ایالات متحده تاسیس شد علاوه بر اداره کنندگان و مشاوران ،آرشیو ،افرادی که دارای صلاحیت ارزشیابی اسناد برای نگهداری دائم بودند نیز به خدمت درآمدند این افراد با تخصصهای متفاوت به ارزشیابی اسناد پرداختند و اسناد ارزشمند را در ساختمان آرشیو ملی نگهداری کردند و به امحای اسناد زائد و اسنادی که میان کلیه سازمانها یا چند سازمان مشترک بود پرداختند آرشیو ملی آمریکا گنجینه ای برای گردآوری اسناد ارزشمند اولیه دولت امریکاست که دارای مواد آرشیوی بسیاری است تنها یک آرشیو آن در ،واشنگتن دارای بیش از 4 بیلیون سند مکتوب و 7 بیلیون عکس 18/000 حلقه فیلم سینمایی و 200/000 نوار صوتی و ویدیویی .است در حال حاضر، آرشیو ملی آمریکا شامل 9 کتابخانه ریاست جمهوری 13 آرشیو منطقه ای و 16 مرکز اسناد است.

د )کتابخانه و آرشیو ملی مصر کتابخانه و آرشیو ملی مصر در ساحل غربی رود نیل و نزدیک قاهره در ناحیه بولاق واقع شده است این کتابخانه در سال 1870م با تلاشهای علی پاشا ،مبارک وزیر آموزش و پرورش ،وقت شکل گرفت. او نسخه های خطی و کتاب های چاپی پراکنده را از مساجد، اماکن متبرکه ،مدارس ،وزارتخانه ها و سایر سازمان های حکومتی جمع آوری کرد و در این کتابخانه جای داد. تشکیل این کتابخانه موجب شد منابع ارزشمند از خطر ،خوردگی سرقت و مفقود شدن مصون بمانند. کتابخانه مزبور تا هنگامی که (1904م)، به ساختمان جدید منتقل شد، با نامهای خدیو، کتب خانه و دارالکتب الخدیویه که در کاخ اسماعیل پاشا خدیو فرماندار( مصر در دوران سلطه )عثمانیان قرار داشت و در زمان ملک فؤاد (1917-1939م.) به کتابخانه ملی مصر تغییر نام داد در سال 1970م، امانت کتاب متوقف شد؛ پس از آن بیشتر فعالیتها روی جمع آوری مجموعه های علمی تحقیقات و برنامه های حفاظت و نگهداری تمرکز یافت؛

سپس موجودیت مستقل قانونی آن به موجب فرمان ریاست جمهوری در 1993 به تصویب رسید.

ص: 155

کتابخانه و آرشیو ملّی ،مصر موسسه ای پژوهشی فرهنگی و غیر انتفاعی وابسته به دولت محسوب می شود که هدف اصلی آن ارایه خدمات کتابخانه ای در سراسر کشور مصر و نیز جهان عرب است همچنین ایجاد امکانات لازم برای جمع آوری منابع علمی و ارزشمند جهان حفظ میراث مکتوب از طریق فراهم آوری نسخه های اصل [خطی] جهت استفاده پژوهشگران تهیه مدارک و اسناد مربوط به تاریخ ملی و دیگر موضوعات مرتبط و آماده سازی و سازماندهی آنها برای استفاده عموم از دیگر اهداف آن به شمار می آید.

این کتابخانه به عنوان یکی از چند نهاد حکومتی وظیفه دارد که در انجام مسئولیت های

وزارت فرهنگ در حوزه های کتابخانه های ملی و عمومی میراث مکتوب نسخه های خطی آرشیو ملی، سند پردازی و اطلاع رسانی به این وزارتخانه یاری رساند. تعداد کارمندان کتابخانه ملّی مصر حدود 800 نفر .است تنها اندکی از آنها در رشته کتابداری تحصیلات تخصصی .دارند استفاده از مجموعه منابع مرجع کتابخانه برای عموم آزاد است. بناهای کتابخانه و آرشیو ملّی مصر شامل یک ساختمان بزرگ هفت طبقه برای فعالیتهای علمی فرهنگی ،مختلف و نیز ساختمان مجاور آن جهت آرشیو ملی است. قسمت های مختلف آن عبارتند از بخشهای فراهم آوری فهرست ،نویسی ،قرائت خانه ها ،امانت رایانه کتاب ،شناسی ویرایش و چاپ نسخه های خطی ،عربی مرکز مدارک و تاریخ معاصر مصر مرکز سندپردازی و پژوهش ادبیات کودکان، مرکز حفظ ترمیم و نگهداری نسخه های خطی و مرکز ریزنگار هم اکنون کتابخانه و آرشیو ملی مصر دارای 15 تالار پژوهش و مطالعه با 1/000 مترمربع گنجایش و 12 تالار با 6/000 متر مربع به منظور گسترش فضای کتابخانه است تا با ارائه خدمات کتابخانه ای ،کار،آمدتر به سطح استانداردهای بین المللی ارتقا پیدا کند. تعداد کتابهای آن در حدود 1/400/000 جلد است . این کتابخانه قدیمیترین کتابخانه دولتی است که چند میلیون سند آرشیوی از منابع اصلی و ترجمه شده را در حوزه های مختلف علوم و 55/000 نسخه خطی و ریزنگار به زبانهای ،عربی ،ترکی ،فارسی زبانهای شرقی ،دیگر و نیز ،انگلیسی فرانسوی و ایتالیایی دارد در میان کتاب های خطی قرآن هایی وجود دارند که بر کاغذ و پوست با خطوط ،نسخ ،ثلث، ریحان و کوفی به قلم استادانی چون یاقوت مستعصمی تحریر شده.اند تعدادی کتاب خطی فارسی نفیس نیز در آن موجود است که در میان آن ها نسخه ای از بوستان سعدی متعلق به سال 893 ق. با نقاشی کمال الدین بهزاد( قرن 10ق.) وجود دارد. تعداد 3/000 نسخه خطی عربی بر روی پاپیروس در این کتابخانه موجود است و تاریخ مصر از دوران اموی تا فاطمیون را دربردارد. پس از فروپاشی امپراتوری عثمانی و تسلط انگلیس، بیشتر امرای خاندان سلطنتی که با زبان فارسی آشنایی داشتند نسخه های خطی فارسی را در کتابخانه های سلطنتی نگهداری میکردند این کتابها پس از برچیده شدن بساط سلطنت جزو کتابخانه ملی

ص: 156

شد. از آن جمله میتوان به مجموعه های متعلق به تیمور پاشا احمدزکی ،پاشا احمد طلعت و مصطفی فاضل اشاره کرد.

آرشیو ملی مصر علاوه بر اسناد متعارف اسناد وقفی ،الازهر وزارت دادگستری و وزارت امور خارجه را نیز حفظ و نگهداری می.کند حدود 90/000 سند در آن سازماندهی و نمایه سازی شده و تعدادی از آنها نیز به زبان عربی ترجمه شدهاند بودجه کتابخانه عمدتا از طرف دولت تامین می شود کارهای زیربنایی در این کتابخانه با بودجه صندوق توسعه فرهنگی مصر صورت می.پذیرد کتابخانه ملی ،مصر کتابخانهای واسپاری است و مسئول انتشار خبرنامه انتشارات کتابشناسی ملی رسمی کشور - مصر است از 1955 کتابخانه ملی به عنوان دبیرخانه کمیته ملی مصر جهت ارایه خدمات کتاب شناختی انجام وظیفه کرده است.

خ) آرشیو ملی افغانستان آرشیو ملّی افغانستان یا آرشیف ملی افغانستان در ساختمانی به همین نام در شهر کابل قرار گرفته است این ساختمان که خود یک اثر تاریخی است در زمان پادشاهی امیر عبدالرحمن خان در محوطه باغ چرمگری کابل برپا گردیده که از جمله بهترین باغ های شهر کابل به شمار میرفت گرچه تاریخ دقیق ساخت این سازه آشکار نیست اما نظر به روایاتی بنای آن از ساخت بستان سرای ،کابل یعنی در سال 1310 برابر با 1271 با کاربرد دفتر کار شاهزاده حبیب الله خان ساخته شد گویند وقتی امیر عبدالرحمن خان از سفر بخارا برگشت، یک عده از مهندسان و نگارگران بخارایی را با خود به کابل آورد و بر پایهٔ باز گفته ها این ساخت و ساز نیز به دست ایشان انجام گرفت.

ز آرشیو ملی هند

پس در مارس .1891م در کلکته تاسیس شد و در سال 1911 به دهلی نو انتقال یافت بعد از . 15 سال ساختمانی به شکل دایره به وسعت 40 کیلومتر در همین شهر به عنوان آرشیو ملی هند ساخته شد مدارک موجود در آن از سال 1748 به بعد میباشد که به طور اتفاقی مدارکی قبل از این تاریخ هم وجود دارد گردآوری منابع در آرشیو ملی هند به این صورت است که آرشیو ملّی هند مدارک تاریخی و مدارک خطی و دست نوشته ها را به صورت خریداری یا هدیه دریافت کرده است و آنها را بر اساس تاریخ سازماندهی می کند. انواع مدارک در آرشیو ملی هند به چهار دسته تقسیم میشود 1. مدارک عمومی 2. مدارک شرقی 3. نسخ خطی 4. اوراق خصوصی. این مدارک به زبانهای انگلیسی و عربی و فارسی و سانسکریت و اردو و مودیاست که بر روی کاغذ برگ درخت ،خرما پوست درخت غان ،پارشمن ،ریز فیلم ریز برگه و سی دی می باشد. همچنین موضوعات آن شامل فعالیت های انجام شده بعد از دوران مغول قوانین بریتانیا و کمپانی هند ،شرقی ظهور و رشد مبارزات آزادی طلبانه

ص: 157

در هندوستان میباشد این آرشیو به عنوان یک مخزن ارزشمندی برای جامعه سیاست، اقتصاد و فرهنگ هندوستان به حساب میآید به علاوه یک مجموعه غنی از مدارک خصوصی و بیش از 7500 حلقه ریزفیلم از کشورهای مختلف از قبیل ،کانادا ،آلمان، میانمار، اسکاتلند، ولز، ،امریکا، فرانسه و روسیه در آن موجود می باشد .

نقش اسناد و آرشیوهای ملی در توسعه :

گسترش آرشیوها و تاسیس آرشیوهای جدید با تقسیمات جغرافیایی، موضوعی، ویژه و خصوصی و رابطهٔ مستقیمی با پیشرفت و توسعه اقتصادی اجتماعی و فرهنگی کشورها دارد. طی سالهای اخیر این ،امر با سرعت بیشتری رخ داده است برای ضابطه مند کردن این ،تحولات شورای جهانی ،آرشیو برنامه ای تا سال 2010م داده بود که اجرای کامل ،آن میتوانست به ارتقای جایگاه آرشیوها و روشنتر شدن اهمیت آنها در جهان بیانجامد. این که تا چه حد این برنامه ها به اجرا درآمده است و دلایل موفقیت و یا عدم موفقیت آن در کشورهای مختلف چه بوده است نیاز به پژوهش جداگانه ای دارد این شورا برای تحقق به اهداف زیر در سال 1950م، در پاریس تشکیل شد که نشان دهنده توجه شورای جهانی آرشیو به اهمیت

آرشیوهاست تهیه معیارها ،مقررات روشها و سایر ابزارهای گردآوری پردازش و ارائه سامانه های

اطلاعاتی؛

- کمک به کشورهای در حال ،توسعه برای ایجاد پایگاه های اطلاعاتی و تبادل اطلاعات در

سراسر جهان؛

- تنظیم سیاست ها و برنامه های ،توسعه در زمینهٔ آرشیو و توزیع اطلاعات؛ گسترش آموزش کارکنان و مراجعه کنندگان به آرشیوها و ارتقای استعدادهای بالقوه در

-سطوح ملّی و منطقه ای در زمینهٔ دانش آرشیو و اطلاع رسانی؛

- مطالعه و پژوهش در نظریه ها و علوم آرشیوی و کاربرد آن در مدیریت آرشیو

از طرفی امروزه با بحث های جدیدی روبه رو هستیم مانند علوم کاربردی مطالعات بین رشته،ای توسعه و عمران و جبران عقب ماندگی جهان سوم تحقق این امر بدون مطالعه ریشه ها بدون مطالعه سابقه تاریخی و بدون مطالعه روندی که یک ملت پشت سر می گذارد یعنی آرشیو ملی کشور امکان پذیر نیست و چون برنامه ریزی عمومی در دولت یا نهادهای دولتی صورت می گیرد پس آرشیوها باید بر پایه اطلاعات برگرفته از کل زمینه محیطی کشور مانند گروه بندی های ،سیاسی درآمد ،ملی نظام ،مالیاتی توسعه کشاورزی و فنی اقتصاد جهانی و نظایر آن تصمیم گیری کنند و یافته های خود را با تمامی عوامل دیگری که در تصمیم گیری

ص: 158

آنها تاثیر دارند مانند داده های آماری اجرایی مدیریتی اطلاعات حقوقی، خطم شی ها، و ،مصوبات پژوهش ها و گزارش های تخصصی بین المللی در آمیزند. برای هدایت روند توسعه باید به تعیین سیاست ملی اطلاع رسانی که منعکس کننده نیازهای یکا یک بخش های جامعه و کلیت آن است .پرداخت متخصصان سندپردازی آرشیوداران و کتابداران باید از نقش خود در برنامه های توسعه ملی کاملاً آگاه باشند. از طرفی برنامه ریزان دولتمردان نیز باید متوجه اهمیت نقش این متخصصان در ارتباط با دیگر بخش های برنامه ریزی ملی باشند تا بتوانند شرایط مناسبی برای نهایت مشارکت مراکز اسناد کتابخانه ها و آرشیوها در این امر و در شبکه های همکاری بین المللی فراهم کنند.

برنامه وسیع نمایشگاه های سیار که توسط آرشیوهای ملّی اجرا می شود نمونه ای از فعالیت های توسعه است. علاوه بر نمایشگاه ها بخش قابل توجهی از فعالیت های انتشاراتی آرشیوهای ملّی هنوز به تولید موادی چون کاتالوگ ها و پوسترها اختصاص دارد. در گذشته فعالیت های توسعه ای اغلب به عنوان کارهای حاشیه ای و در صورت وجود منابع مالی اضافی و نبودن اولویتهای دیگر انجام می شد به هر جهت اخیرا توسعه موضوعی به طور فزاینده مورد توجه آرشیوداران و سازمانی که آنها برایشان کار میکنند قرار گرفت. اکنون بسیاری از آرشیوداران ادعا میکنند نقش محوری بیشتری برای توسعه مدیریت عمومی آرشیوها دارند. نمونه ای از فعالیت های آرشیوها در توسعه ملی فعالیت آرشیوهای کاناداست که تعداد برنامه های توسعه ای را در سطح ملی منطقه ای و محلی سرپرستی کرده اند برای مثال در نوا «اسکویتا آرشیوهای عمومی بر نسب شناسی تاکید دارند و تعدادی از برنامه های طراحی شده برای تسهیل تحقیقات نسب شناسی را تدارک دیده اند مرکز معماری کانادا در مونترال برنامه نمایشگاهی وسیعی را برای معماری ترتیب داده

است . نمایشگاه سمعی و بصری آرشیوهای ملی کانادا تحت عنوان «فراتر از نوشتار» اثبات کرد که موضوع آرشیوها در حقیقت یک مسئله عمومی است فعالیت های قابل توجه دیگر در آرشیوهای ملّی شامل سلسله بحث های مداوم همانند اسناد تاریخ ما می شد آرشیوهای شهر ونکور در پارهای از حوادث و اتفاقات مخصوص اجتماعی شرکت مینمایند و آرشیوداران به طور منظم اطلاعاتی به صورت اسلاید برای گروه های محلی تهیه می کنند

در سال 1983 موزه گلن بو (1) در کالگری آلبرتا (2) یک نمایشگاه تقریباً جنجالی را در رابطه با نقش راه آهن پاسیفیک در غرب کانادا ترتیب دادند. در مرکز کانادا نمایشگاه بازار (3) که توسط آرشیوهای شهر «تورنتو» اجرا شد به طور منظم

ص: 159

نمایشگاه هایی را برای عموم دانش آموختگان عرضه می کند.

کاربرد فن آوری اطلاعات برای دستیابی به آرشیوهای ملی

با توجه به پیشرفت های سریع و ایجاد فناوری های نو و مسائل گوناگون آرشیوها و نیازهای ،جوامع بررسی و تجدید نظر در برنامه ارزشیابی آنها و تشخیص علل موفقیت و عدم موفقیت آن برنامه ها در آرشیوها ضروری است تا نسبت به اصلاح و تکمیل و احیاناً تغییر اساسنامه ،ایکا هر ده سال یک بار اقدام لازم صورت پذیرد

کارشناسان ،اسناد باید مهارتهای تخصصی خود را برای حل مشکلات نگهداری اسناد به کار گیرند و موسسه های آرشیوی ،نیز برای خدمات رسانی به مخاطبان جهانی خود، باید روش های جدیدی در پیش گیرند متخصصان اسناد باید از تغییرات اساسنامه که بر کار آنها تاثیر می،گذارد آگاهی یابند در همین راستا ایکا (ICA) طی دوره اجرای برنامه با عرضه

گرایش های تحصیلی و مواد آموزشی ،زیر از کارشناسان آرشیو حمایت خواهد کرد

-نگهداری الکترونیکی اسناد

-حفظ و نگهداری انواع مواد آرشیوی و حامل های اطلاعاتی؛

-فناوری های نوین ارتباطات؛

-تغییرات قانون در سطح جهانی

در آرشیوهای ملّی مواد مختلف ،آرشیوی از کاغذی گرفته تا دیگر حامل های اطلاعاتی

نگهداری نگه داری میشود؛ این ،مواد حاصل فعالیت های روزمره مردم است که پس از طی چرخ های

طولانی سرانجام سر از آرشیو ملی درمی آورند در گنجینه اسناد ملی ،ایران اطلاعات فراوانی وجود دارد که باید به صورت نظام یافته و قاعده ،مند پردازش و طبقه بندی شود تا کاربران به سهولت بتوانند به آن دسترسی پیدا کنند برای ساماندهی این اسناد، نیازمند «فناوری اطلاعات» هستیم که آن هم وابستگی تام به فن آوری «ارتباطات و رایانه» دارد. ،بنابراین کاربرد فناوری اطلاعات در ساماندهی اسناد ملی و تاریخی، ضرورتی گریزناپذیر

است. مزایای فناوری اطلاعات را در آرشیوها اعم از آرشیو ملی یا دیگر مراکز اسنادی میتوان این گونه خلاصه کرد

الف) در مراکز آرشیوی چرخه و فرایند هر عمل مثلا گردآوری اسناد، ذخیره سازی اطلاعات غیره به صورت سنتی ممکن است چندین بار تکرار شود در حالی که تمامی این امور با فناوری اطلاعات فقط یک بار انجام می.شود بنابراین در وقت نیروی انسانی و سرمایه

صرفه جویی مناسبی صورت می گیرد ب سرعت عمل یکی از شاخص های مهم در طبقه بندی اطلاعات آرشیوی است کارشناسان

ص: 160

برای پردازش و ساماندهی میلیون ها برگ ،سند در کار طبقه بندی آنها، نیازمند سرعت عمل هستند فناوری اطلاعات در این باره تنها راه حل معقول و منطقی است فرایند سریع پردازش اطلاعات در وقت آرشیودارها و پژوهشگران صرفه جویی فراوانی به ارمغان

می آورد و بهره برداران و کاربران اسناد شعار دیرینه «وقت طلاست» را، با دستیابی به

فناوری اطلاعات بهتر درک میکنند.

مهمترین کاربرد فن آوری اطلاعات در آرشیوهایی است که اطلاعات را به سراسر دنیامنتقل می کنند؛ به گونه ای که جایگاه فیزیکی آرشیوها دیگر چندان مهم نیست و سند در هر

کجای دنیا که باشد میتوانند در دسترس جویندگان قرار گیرد.

بدیهی است که محقق نمی تواند به تمام پایگاه های آرشیوی دنیا سرکشی کند و اگر هم ،بتواند این کار مستلزم صرف وقت و هزینه های فراوانی است؛ در حالی که فناوری اطلاعات این امکان را فراهم میآورد که پژوهشگر به سرعت به همه جای دنیا دسترسی داشته باشد اطلاعاتی را که نیاز ،دارد به دست آورد و سرانجام این ،که امور مهم دیگری از جمله تهیه فهرستگان اسنادی و ماخذشناسی کنترل اطلاعات آرشیوی و اسنادی نیز به وسیله کاربرد فناوری اطلاعات با دقت و سرعت بیشتری امکانپذیر است

و یکی دیگر از فناوری های اطلاعاتی در عرصهٔ اشاعه اطلاعات که به عنوان مهمترین رسانه قرن توانسته است جایگاه خاصی پیدا ،کند اینترنت و وب است بسیاری از کشورها و نهادهای فرهنگی از اینترنت و وب برای تبادل و دسترسی به اطلاعات بهره میگیرند آرشیوها نیز توانسته اند همانند دیگر مراکز اطلاع رسانی به نحو مطلوبی از این فناوری های نوین در جهت اهداف خود به توسعه اطلاع رسانی دلخواه کمک .کنند به جهت جایگاه تاریخی و فرهنگی آرشیو ملّی،کشورها آرشیوهای ملّی میباید به فن آوریهای نوین از جمله شبکه مجهز شوند. از همین روست که دیده میشود بسیاری از آرشیوهای ملی در سراسر دنیا همانند سایر مراکز موسسه های اطلاع رسانی اقدام به ایجاد و توسعه شبکه هایی کردهاند تا از این طریق بر سرعت اشاعه اطلاعات و خدمات رسانی نوین خود بیفزایند. 7

استانداردهای ملی کردن آرشیوها

ایجاد آرشیو ملی در کشور مستلزم داشتن نرم افزار استاندارد آرشیو ملی است که در ترکیب با نرم افزار کتابخانه رقمی به عنوان ابزار جدید اطلاع رسانی در ادامه پروژه نرم افزار مدیریت کتابخانه ملی ضروری به نظر میرسد تمام محتوای الکترونیکی و غیر الکترونیکی کشور - که قابلیت قرار گرفتن بر روی وب را دارد باید مدیریت شود و این اقدام نه تنها با ایجاد آرشیو ملی بلکه به کمک تدوین قوانین و مقررات فضای سایبر در کشور جلوگیری از موازی کاری ها

ص: 161

در درج محتوا و انتخاب بستر مناسب مانند سازمان اسناد و کتابخانه ملی برای تجمیع همه ،منابع امکان پذیر خواهد بود.

استانداردهای توصیف آرشیوی بر مبنای اصول و تئوری های پذیرفته شده بین المللی هستند. در این استانداردها یک مدل سلسله مراتبی از سطوح مختلف تربیتی برای مجموعه ها و بخشهای لازم آن دیده میشود این استانداردها سطوح مختلف توصیفی با درجات متفاوتی از جزئیات متناسب با سطوح مختلف تربیتی وجود دارد.

شورای جهانی آرشیو - که نهادی بین المللی است وظیفه استانداردسازی آرشیوهای ملی و

هم چنین هماهنگ سازی و سازماندهی آرشیوهای کشورهای عضو را در جهان بر عهده دارد بسیاری از کشورها از جمله ،ایران عضو این نهاد هستند این شورا نرم افزاری برای ایجاد آرشیو

ملی رقمی در کشورهای عضو پیشنهاد کرده است که هدف آن یکپارچه سازی استانداردها نرم افزارهای موجود در آرشیو کشورهای عضو می باشد تا امکان ،تبادل اشتراک و دسترسی به اسناد از راه دور به سهولت امکانپذیر باشد.

این نرم افزار ICA - ATOM می باشد که مهمترین ویژگی ،آن، متن باز بودن آن ذکر شده است این نرم،افزار مبتنی بر وب و بر اساس استانداردهای توصیف آرشیوی طراحی شده است و در محیطی چندزبانه و محیطی حاوی چندین مخزن کاربرد دارد. در اینجا لازم است این تعریف بسط داده شود تا با مفاهیم کلیدی این نرم افزار آشنا شویم. متن باز بودن این نرم افزار با ابزار متن باز ایجاد میشود تا امکان سازگاری با نرم افزارهای

اختصاصی مرتبط وجود داشته باشد. مبتنی بر استاندارد بودن بر اساس استانداردهای برگرفته از استانداردهای توصیف آرشیو

ایکا تعبیه شده است.

چند زبانه بودن همه ویژگی ها و شاخصه های میانجی کاربران و محتوای پایگاه اطلاعاتی

به چندین زبان ترجمه شده است.

چند مخزنی چند مخزنی هم ممکن است در موسسه ای برای توصیف اسناد آرشیوی به کار گرفته شود و هم به صورت سیاهه مشترک توصیف اسناد آرشیوی از چند موسسه شرکت کننده مورد پذیرش قرار گیرد.

در اینجا لازم است به معرفی برخی استانداردهای ابر داده ای برای اطلاعات دولتی و آرشیوها نیز پرداخته شود ،استانداردها توافقات ،مستندی شامل توضیحاتی فنی یا دیگر ملاک های مختصر و مفید هستند که به طور یکدست به عنوان ،قانون راهنما یا تعریف مشخصات مورد استفاده قرار میگیرند تا ،مواد ،محصولات فرایندها و خدماتی که برای مقاصد خاصی تعیین گردیدهاند معتبر و مورد اعتماد .شوند استانداردهای ابر داده ای بنا به نیازهای جوامع مختلف

ص: 162

عکس

موضوعی و بخشهای صنعتی و حرفهای گوناگون تدوین می گردند. عوامل کلیدی مانند نیازهای شغلی گروه های استفاده کننده و تاریخچه یا میراث جوامع خاص بر تدوین آنها اثر

گذارده اند. 17

در اینجا برخی از استانداردهای مورد استفاده برای آرشیوها ذکر می شوند

1. «دوبلین کور »

در سال 1995م نشستی به منظور بحث درباره راه های توصیف و فهرست نویسی محتوای وب در شهر دوبلین در ایالت اوهایو برگزار گردید این نشست نهایتا منتهی شد به تشکیل «بنیاد ابر داده ای دوبلین کور» (1) سازمانی مخصوص ارتقای سازگاری گسترده استانداردهای ابر داده ای میان کنش پذیر و توسعه واژگان ابردادهای تخصصی برای توصیف منابعی که استقرار نظام های بازیابی هوشمند اطلاعات را ممکن می سازند « دوبلین کور »یکی از پر استفاده ترین استانداردهای ابر داده ای به شمار میآید که تحت استاندارد بینالمللی ایزو 15836 تعریف شده .است حاصل کار این بنیاد منتهی شد به یک مجموعه 15 عنصری پایه که عبارتند از:

جدول

ویژگی این عناصر، قابلیت بیان آنها در زبانهای رایج نشانه گذاری مثل (اچ. تی. ام. ال؛ .ایکس.ام ال آر دی اف) میباشد این عناصر عناصری عمومی و چندمنظوره هستند و می توان از آنها در زمینه های تخصصی مختلفی استفاده کرد توسعه دهندگان استانداردهای ابرداده ای تشخیص دادند که کاربران ممکن است نیازهای خاصی داشته باشند که با طرحواره ،موجود پوشش داده نشود مزیت استفاده از عناصر طرح واره های موجود این است که فرصت بیشتری برای میان کنش پذیری میان برنامه های کاربردی که عناصر رایج دارند به وجود آید. (توسعه .ئی. جی. ام. اس.) در انگلستان نمونه ای از یک استاندارد ابر داده ای است برای مثال عنصر ابردادهای egms. status معادلی در دوبلین کور ندارد و از این رو میتوان آن را

گسترشی از آن طرحواره در نظر گرفت. 22

2.استاندارد ابردادهای دولت الکترونیکی

«اطلاعات دولتی یکی از کانون هایی است که گسترش هایی لازم را برای دوبلینکور»

ص: 163

عکس

به منظور ایجاد پروفایل های کاربردی برای دولت الکترونیکی آورده است. فعالیت دولتها در اینترنت از اواسط 1990م به این امر منتهی شد که ابر داده برای تسهیل اکتشاف منبع مورد نیاز است تا یافتن اطلاعات را در سایت های وب دولتی برای عموم آسانتر سازد.

در سال 2000 بنیاد ابر دادهای دولتی انگلستان (1) با مرور بازیابی اطلاعات عام در اینترنت، کار خود را آغاز کرد «واحد فناوری اطلاعات اداری» (2) کابینه که بعداً «اداره دولت الکترونیکی » (3) شد یک گروه کاری ابر داده تشکیل داد که به استاندارد ابر داده ای دولت الکترونیکی (.ئی. جی. .ام . اس ) بر مبنای دوبلینکور منتهی شد و هم اکنون ویرایش سوم آن 25 عنصر داده ای دارد این استاندارد از یک ترکیب مشابه «دوبلینکور» استفاده میکند و با استفاده از (ایکس ام ال) قابل تبین است این استاندارد به عنوان ضرورتی برای میان کنش پذیری است که در چارچوب میان کنش پذیری دولت الکترونیکی (ئی. جی. آی. اف) (4) تعریف می شود . بسیاری از عناصر داده ای را میتوان مستقیماً در عناصر ابرداده ای به دیگر استانداردها مثل «دوبلینکور»، «جی. آی. ال. اس.» و «ای. جی. ال. اس.» تبدیل کرد. ،استاندارد پویاست و توسعه آن بنابر تقاضاها و کارکردهای نو جریان دارد. 19 این استاندارد

در آخرین ویرایش خود در سال 2006 دارای 25 عنصر ابردادهای میباشد که عبارتند از:

جدول

3. «خدمت مکانیابی دولتی اطلاعات »

دولت فدرال ایالات متحده خدمت مکانیابی دولتی اطلاعات (جی آی ال اس ) (5) را به منظور کمک به مردم برای یافتن اطلاعات از طریق نمایندگی های مختلف فدرال تدوین کرده است. این یک خدمت غیر متمرکز بر مبنای چندین سایت جی آی ال. اس.» دولت فدرال

ص: 164

ایالات متحده مشتمل بر رکوردهای تقریباً 32 نمایندگی فدرال مختلف میباشد این کار بر اساس «خدمت مکانیاب جهانی اطلاعات» (1) با همین سرنام (.جی. آی. ال. اس.) بنا گردیده است. عناصر پایه در این استاندارد 29 عنصر میباشند که برخی از آنها بنا بر ضرورت و ماهیت ،عنصر، دارای زیر عنصرهایی نیز می.باشند این عناصر به 7 منظور خاص اختصاص دارند که

عبارتند از:

- عناصر توصیفی پایه

-عناصر توصیف موضوع

- عناصر قالب و خصیصه های فنی

- عناصر جزئیات میزبان اداره گر

- عناصر ابر داده اداره گر

-عناصر منشا و منبع

-عناصر موارد دسترس پذیری و حقوق مولف

4. «خدمت مکانیاب جهانی اطلاعات»

«جی. آی. ال. اس بر مبنای استاندارد کاوش « ایزو 23950» بوده و شامل مفاهیمی کاملاً قابل درک برای کسانی است که در سراسر دنیا منابع اطلاعاتی را جستجو می کنند. این مفاهیم شامل مفاهیم کتابخانه ای مانند عنوان ،پدیدآور ،ناشر تاریخ و محل هستند یک رکورد مکانیاب جی. آی. ال. اس. در واقع نوعی نسخه دگرگون شده از یک رکورد فهرست کتابخانه ای است. تاثیر این استاندارد در جستجوی اطلاعات بیشتر شامل موارد زیر است

- اكتشاف اطلاعات

- برچسب گذاری محمل های اطلاعاتی

سازماندهی منابع در وب مانند یک کتابخانه

عناصر این استاندارد به سه دسته تقسیم می شوند :

الف) عناصر «جی آی ال اس در ثبت نام معنایی پایه (2)

این) عناصر نقش ثبت نام معنایی پایه را دنبال میکنند و قسمتی از استاندارد ایزو 11179 فناوری اطلاعات اختصاص و استانداردسازی عناصر داده ای را شامل میشوند این عناصر مجموعه ای از 88 عنصر هستند و سعی شده با عناصر مارک و دوبلینکور» قابل تطبیق باشد.

ب )عناصر جی آی ال اس در پروفایل «جی. آی. ال. اس.»: مجموع این عناصر 92 عنصر است که در ساختار پروفایل های دولتی به کار برده می شوند

ص: 165

سعی شده این عناصر نیز با متاتگ های مارک آمریکا (1) و « اس جی. ام. ال.» مطابقت داده

شوند.

ج) عناصر 1-Bib : عناصری هستند که توسط نمایندگی حمایت از « z-39-50o»در کتابخانه کنگره آمریکا حمایت می.شوند تعداد این عناصر 148 عنصر است و برخی از عناصر آن قابل تطبیق با عناصر مارک آمریکا هستند

نتیجه گیری

تهیه و تدوین شیوه نامه جامعی که بتواند گروه کارشناسان ارزیابی اسناد و آرشیو را در امور تفکیک و ساماندهی به اسناد و آرشیو دقیقا راهنمایی ،کند امری ضروری اما دشوار است از وظایف مهم سازمانهای آرشیوی ایجاد تسهیلات لازم برای خدمات رسانی هر چه بیشتر به مخاطبان به ویژه محققان و پژوهشگران تاریخی است در این زمینه سازمان آرشیوی باید از همه امکانات استفاده کند برای تحقق این امر و با توجه به گستردگی و حجم کار، تدوین قوانین و مقررات از اهمیت والایی برخوردار است؛ به لحاظ حفاظت از ،اسناد و چه به لحاظ جلوگیری از انتشار بی مورد اسناد و مدارکی که ممکن است موجب هتک حرمت افراد و یا به زیان سازمانها و در جمع منافع ملی شود و هم چنین برای حفاظت از حقوق پدیدآورندگان اسناد و مدارک وجود قوانین لازم و ضروری است در ،ضمن آرشیوداران با رعایت قوانین و اجتناب از هر گونه سواستفاده شخصی و جلوگیری از سواستفاده از دیگران به علت علایق و نفرتهای موجود میتوانند ضامن خدمات دسترسی مطلوب پژوهشگرانه و عاری از هرگونه مفسده های اجتماعی .باشد بنابراین در تنظیم قوانین و مقررات هر چه به ریزه کاریها دقت بیشتر شود امکانات بروز حوادث ناگوار اجتماعی و فنی کمتر می شود در این مورد مشاوره با خبرگان فن لازم خواهد بود.

منابع

1-،بقایی محمد (1381 مهر و آبان «نگاهی به آرشیو و عملکرد آن در ایران» کتاب ماه کلیات. صص33-28 .

2-تکیه،ای مهدی (1375). «مصر». تهران: موسسه چاپ و انتشارات وزارت امور خارجه .

3-دیانی، محمد حسین (1377). «مقدمه ای بر آرشیو مشهد دانشگاه فردوسی مشهد.

4 سعادت علیرضا (1385). «استفاده از استانداردهای ابر داده ای در مدیریت مدارک و رکوردهای

ص: 166

الکترونیکی» راهی فراروی آرشیوها و مراکز اطلاعات و مدارک پژوهشگاه اطلاعات و مدارک

علمی ایران دوره 22 ( 1و2)

5- ،سلطانی ،پوری ،راستین فروردین دانشنامه کتابداری و اطلاع رسانی ذیل کتابخانه ملی «مصر».

6- صفی پور، علی اکبر و دیگران (1387) آرشیو ملی .ایران کتاب ماه کلیات ش 125.

7 -فرج ،پهلو عبدالحسین و دیگران (1387). « ارائه الگویی برای وبگاه آرشیو ملی ایران بر اساس بررسی وبگاه های آرشیوهای ملی جهان و نظارت صاحب نظران آرشیو». فصلنامه گنجینه اسناد،

.(72)18

8- فدایی ،عراقی غلامرضا .(1384). «مدیریت یادمانه ها .(آرشیو) » تهران دانشگاه تهران

9- فدایی عراقی، غلامرضا (1377) «مقدمه ای بر شناخت اسناد آرشیوی». تهران: سمت. -10 فناوران اطلاعات (1385).« آرشیو ملی کشور مدیریت می خواهد»، 6 مهر بازیابی از

http://itmen. i/main. asp?a_id=2019

11- کیانی هفت لنگ کیانوش (1385). کاربری فناوری «اطلاعات در آرشیوهای ملی». بازیابی از

https://www. aftab. ir/articles/applied

12 - کیانی هفت لنگ، کیانوش (1388) برنامه های شورای جهانی «آرشیو، برای توسعه آرشیوها».

بازیابی از :

http://www. cgie. org. ir/showbuilderB. asp?id=419 - 49k

13 - کیانی هفت لنگ کیانوش ،پرویزی ،مازیار «استاندارد جهانی تنظیم و توصیف آرشیوی». فصلنامه

میراث فرهنگی

14 - "About the Library", 2003. [On-line]. Available:

http://www. darelkotob. org/english/html/about. htm. [10Dec. 2004] .

15- "DCMI Dublin Core Metadata Intiative Overview". (2004).

http://www. dublincore. org (accessed Febuary 27, 2005).

.

16- Desire Development of a European Service for Information on

Research and Education. (1997). "A review of metadata: a survey of

current resource descriptionformats". (September 5, 2006).

17- GILS. n. d. "About- a powerful. new way to find Information". http://

www.gils.net/about.html (accessed April5, 2005).

6

18- Mcclure, C. W. E. Mown J. C. Bertot. (1999). «Descriptive

assessment of information policy initiatives: The government

information locator service (GILS)». Journal of the American Society

ص: 167

for Information Science. 5. 4. pp. 314-330.

19- “National Archives Sector, 2003. [On-line]. Available: http://www.darelkotob.org/english/html/national_archvie.htm

20- "National Library Sector",2003. [On-line]. Available:

http://www.darelkotob. org/english/html/national_library. htm. [10Dec.

2004].

21- "Resoration Preservation on Microfilm Center", 2003. [On-line].

vailable:

http://www.darelkotob. org/english/html/centers/center-microfilms. htm.

[10Dec. 2004].

22-"UK Office of the e- Envoy". (2004). E Government Metadata

Standard. Version 3, London: Cabinet office. http://purl.oclc.org/net/e-

gms-s (accessed Jun 24, 2005).

23- “What is ICA-ATOM”. Available at: http://www.ica.org/docs/index.

php?Title=UM-1. 1

24 - www. nlai. ir

ص: 168

تعلق دارند (بنیامین، 1377: 58-64).

معنای عکس مانند هر چیز دیگری به طور اجتناب ناپذیری مشروط به تعریف فرهنگی است. وظیفه ما در آرشیوها، آن است که آنچه را در تصویرنگاری یا یک گفتمان عکاسی است، تعریف کنیم و به توصیف آن بپردازیم تصویر نگاری را میتوان عرصه ای برای تبادل اطلاعات تعریف ،کرد یعنی نظامی از روابط میان عناصر درگیر در امر ارتباط در یک معنای بسیار مهم، تصویر نگاری مفهومی مربوط به محدودیت هاست به این معنا که کل رابطه تصویر نگاری را میتوان نقشی محدود کننده دانست نقشی که عرصه محدوده از انتظارات مشترک را دربارهٔ پی میریزد همین نقش محدود کننده است که امکان معنا را نیز تعیین می کند برای طرح مسئله محدودیت ها مسئله انسداد متاثر از درون هر موقعیت تصویر نگاری مفروض باید خود را در بیرون قرار داد و رابطه ای اساسا فرا انتقادی با توصیفی که منطق تصویرنگاری مجاز می شمارد برقرار کرد ،سکولا، 1377: 12-13).

با این ،تعریف تصویر نگاری به مثابه یک نظام مبادله اطلاعات است. پس هرگاه آرشیودار

به عکسی ،بنگرد درگیر مجموعه ای از برداشت ها می شود که به همان اندازه با چشمداشت ها پنداشت های وی با عکس پیوند دارد که با موضوع و مضمون آن مرتبط است. این مقاله سعی دارد به توصیف این فرآیند آرشیوی بپردازد چراکه آرشیو عکس یکی از انواع آرشیوهایی است که در این زمینه میتواند بهترین و واقعیترین اسناد را در اختیار پژوهشگران قرار دهد. لذا با پردازش و توصیف عکس ها در بخش فرآیندهای توصیفی آرشیو می توان کمکی بسیار مهم و موثر به پژوهشگران کرد و این میسر نیست مگر با استفاده از شیوه تصویر نگاری که به تجزیه و تحلیل و توصیف اسناد آرشیوی میپردازد و بدین طریق میتوان اطلاعات بسیار جالبی را از حیث ،پوشاک نژاد ،عقاید ،رسوم ،آیینها و ... از آنان استخراج نمود.

کلیدواژه : تصویر نگاری / عکس ها تولید اطلاعات / اسناد آرشیوی

ص: 170

مقدمه

همه ما از سواد بصری بسیار پیچیده ای برخورداریم که به میزان گسترده از عکس تاثیر پذیرفته است. حقیقتا هرگز تلاشی را برای بررسی اینکه عکس چگونه چرا و به چه میزان ما را منقلب می،سازد آموزش میدهد یا خود را بر انتخاب و قضاوت ما تحمیل میکند آغاز نکرده ایم. به ویژه هنوز کاملا در نیافته ایم که چگونه ماهیت مادی نظام تصویر نگاری عکس بر شکل بصری آن تأثیر میگذارد و از این رهگذر اطلاعات موجود در آن را تغییر میدهد (پن، 27-48). ،عکس عرضه دارنده روایتی از واقعیت است که قابل تعبیر و تاویل نقادانه است عکس اطلاعاتی را انتقال میدهد که آرایش بصری خاصی بر آن حاکم است این آرایش یا ساخت و ترکیب بصری عمیقاً بر جهان بینی ما تاثیر میگذارد چراکه به عنوان اعضای جامعه ای متکی بر ،تصویر روزانه هزاران نشانه عکاسی دریافت میداریم؛ علاوه بر ،این بخش عمده دانسته های ما درباره وقایع گذشته که آنها را حقیقت می انگاریم از طریق عکس به ما رسیده است. عکس تصویری است با آرایش صوری خاص پس بهتر آن است که برای درک کامل این رسانه، نقش آن را به گونهای نظام مند بررسی نماییم.

هنر عکاسی در پژوهش های علوم انسانی باستان شناسی تاریخ جامعه شناسی مردم شناسی قوم ،نگاری جغرافیای انسانی و... ) نیز تحولات زیادی پدید آورده است. به گفته ژان ،تونو، این صنعت مدارک را برای مورخان و پژوهشگران هم حفظ میکند و هم این مدارک را در اختیار آنها قرار می دهد تکمیل 1377 (6)

هم اکنون این ماده اطلاعاتی با اتکاء به علم اطلاعات و دانش شناسی به عنوان منبعی مهم جهت پژوهشهای مختلف علمی از جمله در زمینهٔ مردم شناسی در مرکز اسناد سازمان میراث فرهنگی مورد استفاده پژوهشگران خاص خود قرار دارد علم اطلاع رسانی تنها زمانی مفهوم علم بودن را دارد که بتواند مسائل قابل پژوهش را تدوین و تنظیم نماید و پژوهشگران را با نگرشی علمی به حوزه خود فراخواند ،کوزلف (1377 8376؛ لذا با توجه به دو مورد فوق هدف این مقاله آغاز بحث در زمینه شناخت نشانه های دیداری و نشانه شناسی ارتباط دیداری در ماده اطلاعاتی عکس با موضوع مردم شناسی در مرکز اسناد سازمان میراث فرهنگی است. شاید این مقاله گامی باشد به سوی بنیان نظریهای کلی که هرگونه کار کرد نشانه شناسی تصویر را آشکار میکند و شرح میدهد حیطه بررسی این مقاله چندان گسترده نیست، یعنی مقاله بحث نشانههای دیداری به معنای کلی آن را در بر نمیگیرد بلکه بحث به ثبت نشانه های دیداری در نظام های خاص نشانه شناسی یعنی به مادیت و جسمیت یافتن نشانه ها در متن محدود می شود مقصود از تصویر نیز در این مقاله ثبت نشانه های دیداری بر ماده یعنی عکس است و اگر در همین محدوده شکل گیری رمزگان تصویری و انواع دلالت های معنایی تصاویر روشن

ص: 171

،گردد به هدف خود دست یافته ام.

ذکر این نکته نیز حائز اهمیت است که سعی دارم مسائلی را تنظیم و تدوین نمایم و درباره آنها به بحث بپردازم که در دل علم اطلاع رسانی قرار میگیرند و پیامدهایی که به راهبردهای ،پژوهشی فرانظریه ها (1) و اولویت های این حوزه مربوط می شوند را بیان میدارد.

عکس به عنوان ماده اطلاعاتی

عکس از جنبه های مختلفی مورد توجه قرار میگیرد از نظر محل نگهداری میتوان به آن به عنوان شییء موزه ای (موزه)، سندی تاریخی (آرشیو) و یا ماده ای اطلاعاتی (کتابخانه) نگاه کرد. از نظر کارکرد محتوایی نیز میتوان عکس را به عنوان اثر هنری ابزار تبلیغاتی وسیله خبر رسانی و ارتباطی رسانه آموزشی و شاهدی از یک واقعه ،تاریخی ،اجتماعی ،علمی و فنی مورد توجه قرار داد نمیتوان عکسی را که کارکرد هنری دارد و حاصل آفرینش خلاق شكلها فرمها ،فضاها خطوط و سایه روشن هاست با عکسی دیگر که به عنوان یک سند -تاریخی اجتماعی در آرشیو نگهداری میشود یکی دانست چرا که هر یک با هدفی جداگانه به وجود آمده اند. در هر دو صورت چه به عنوان یک اثر خلاقه هنری و چه به عنوان سندی ،اجتماعی از زمانی که عکس بر روی کاغذ آغشته به مواد شیمیایی یا به صورت نگاتیو تثبیت می،شود یک ماده اطلاعاتی تلقی می،گردد چون گواهی بر نگاه و حافظه آدمی درباره جهان است عمرانی، ذیل (عکس)

،عکس باز نمایاننده واقعیات و مقوله ای واقعی است که به زمان و مکان وابسته است ما با عکس واقعیات را بازنمایی می.کنیم عکاسی یک شیوه تولیدی است که جهان بصری را به مثابه زمان اولیه تولیدش به کار میگیرد. اگرچه عکس در دستگاه های گسترده آموزشی، فرهنگی و ارتباطی به عنوان ابزار هم استفاده میشود در عین حال خود نیز وسیله ای است برای کنترل ایدئولوژیک وقتی ما عکسی را به مثابه ایدئولوژی بررسی میکنیم با چیزی بیرون از واقعیت طرف نیستیم جهانی بازنمایانده شده در آینه که با عالم واقعی مرتبط است. پییر مچری استدلال کرده است مطالعه ایدئولوژی یک جامعه به منزله تحلیل نظام اندیشه ها افکار و بازنمایی ها بررسی تاریخ (اندیشه ها نیست بلکه مطالعه عملیات مادی دستگاه های ایدئولوژیک است که برخی عملکردهای مشخص به آن مربوط میشوند تگ، 1377 (53). عکس از نظر ،تحلیل ما را به انبوه موضوعات پراکنده تاریخی ارجاع میدهد از دیدگاه تولید ما را به شرایط مشکل و متناقض نبرد طبقاتی در جامعه و سطوح بازنمایی رهنمون

ص: 172

میگرداند این در واقع یک داد و ستد عینی نهفته در پس تصویر مکانیکی بازتاب هاست

جوادی، 1377 (87)

عکس تاریخ بصری بشر .است عکس وسیله ای برای انتقال نوعی خاص از اطلاعات بصری است عکس وسیله ای است که در آن همه انواع مسائل جامعه شناختی و اخلاقی و تاریخی را میتوان دید عکس ها اطلاعاتی را به ما می دهند که ما از قبل برای پذیرفته شدنشان به طور مسلم آماده شده ایم عکس به نظام نشانه های تصویری وابسته است و چون کارکردهای اجتماعی گوناگونی دارد در نتیجه با نظام های نشانه شناسی دیگری همچون زبان شناسی در شکل های نوشتاری و گفتاری یا نشانه های موسیقایی همراه می شود اما در تحلیل آخر به همان نظام نشانه های تصویری وابسته است پن (1377 (27)

نشانه شناسی و رمزگان عکس

از دهه 1950 به این سو نشانه شناسی همچون روش پژوهش به ویژه در دو قلمروی شناخت دلالت ها و ادراکات و ساز و کار ارتباط ها به کار رفته است کوزولف عکاسی در راه هموار

(81:1377 )

نشانه شناسی اگر همچون روش بررسی پدیدارها دانسته ،شود ،عمری طولانی دارد و پیشینهٔ آن به رشد اندیشه های فلسفی و منطقی در یونان و هند باستان میرسد. در سده های اخیر بسیاری از دانشمندان علوم طبیعی بی آن که در پی دقت در مبانی کار خود برآیند از نشانه شناسی استفاده میکردهاند کوزولف عکاسی در راه هموار،( 1377: 83). نشانه شناسی جدید می کوشد تا گامی فراتر از الگوی کلاسیک بررسی زبان زیبایی شناسی بردارد و هر اثر دیداری را به یاری رمزگان خود ،آن بازشناسد به دو دلیل باید گفت که نشانه شناسی زمینه مطالعاتی حیاتی برای زیبایی شناسی عکس است. اولاً هر توصیفی الزاماً به دانستن مفهوم یک متن و توانایی در خواندن آن متکی است اگر قاعده و روشی را که اجازه میدهد تا معنایی را که در عکاسی وجود دارد درک نکنیم به بی دقتی و ابهام عمده ای محکوم میشویم یعنی اتکای بی اساس روی کشف و شهود و تأثیرات لحظه ای. ثانیاً روزبه روز آشکارتر میشود که هرگونه تعریفی از هنر باید به عنوان جزیی از یک نگره نشانه شناسی ارائه شود در حقیقت نشانه شناسی راهگشای شناخت معنا یا معناهای اثر است.

امروزه به هیچ عنوان نمیتوان ادعا کرد که هرگونه تعریفی از هنر باید چونان بخشی از نظریه نشانه شناسی طرح شود. البته نظریه نشانه شناسی کمک بسیاری به تعریف هنرهای دیداری کرده است. امروز ما کیفیت یک عکس را با برچسبی که به آن زدهاند ارزیابی نمیکنیم یعنی برای ما اهمیتی ندارد که آن را خبری بخوانند یا آموزشی یا مانند .آن کوزولف عکاسی در راه هموار،( 1377: 36).

ص: 173

اکنون فرهنگ را جایگاه ابداع و انتقال نشانه ها میدانیم و از این رو کیفیت هر پدیدار

دیداری را بنا به کیفیت نشانه های شمایلی نمایه ای و رمزگان نمادین آن تعیین میکنیم اجزاء هر عکس بدل به نشانه ها میشوند و چشم انداز به معنایی کلی «موضوع دیدار» می.شود اکنون ،عکس به جای آن که در مکانی ویژه مجموعه ای از عناصر باشد به چشم ما موضوعی است شکل گرفته از نشانه های جداگانه ای که هر یک دلالت ویژه ای به چیزی «دیگر دارند ما چشم انداز را به صورت کلیتی یا نظامی شکل گرفته از مناسبت های درونی دلیل ها فرض میکنیم به بیان دیگر چشم انداز مجموعه ای از شکل ها با موضوع دیدن است.» این موضوع چیزی است که در گام نخست برای ادراک حسی وجود دارد یعنی دیداری است.

کوزلف، 1378 (83).

فردینان دو سوسور می گوید نشانه شناسی معلوم میکند که نشانه ها از چه تشکیل شده اند

و چه قوانینی بر آنها حکم فرماست ویکی پدیا دانش نامه آزاد ذیل نشانه شناسی نشانه های تصویری برخی از شرایط دریافت حسی را همانندسازی میکنند که با کدهای ادراکی عادی همبستگی دارند. به عبارت دیگر، ما تصاویر را به مثابه پیامی مرتبط با کدی خاص دریافت میداریم اما کلیه کنش های ما در جهت شناخت تابع کد ادراکی عادی است لیکن باید توجه داشت که نشانه تصویری صرفا برخی از شرایط دریافت حسی را مانندسازی میکند اکو (1377 (74)

نشانه تصویری در مادهای متفاوت همان شکل و فرم را تجسم میبخشد که در داده ادراک

شده است. این بدان معناست که نشانه تصویری مبتنی بر همان عملیاتی است که گزاره پردازی (1) ساختار مشترک دو پدیده مختلف را میسر میسازد؛ یعنی هر آن چه در تصاویر به نظر ما ،قیاسی پیوسته، غیر مشخص (غیرعینی) دارای انگیزه و نتیجتاً نامعقول می آید، صرفاً چیزی است که با وضعیت کنونی شناخت و قابلیت های عملیاتی ،ما هنوز موفق نشده ایم آن را به چیزی كاملاً

نایکسان تقلیل دهیم اما در مورد پدیده ،تصویر همین که فرآیندهای نهفته در ساز و کار دریافت حسی را بازشناسیم کافی است اگر کدگذاری بر این مبنا وجود داشته باشد پس امکان اینکه در سطح گروههای گسترده تر نحوی و اصول قراردادی ،تصویری عناصر همنشین برخوردار از ارزش سبک شناختی کسب شوند، به مراتب بیشتر خواهد بود (جوادی، 1377: 90). بی تردید کدهای تصویری ضعیفتر گذراتر و محدود به گروه های قلیل یا گزینش های شخصی واحد هستند چرا که از جمله کدهای نیرومند نظیر کدهای زبان کلامی نمیباشند و در آنها گونه های اختیاری بر شناسه های (2) مناسب اولویت و تفوق دارند جوادی (1377) (92)

ص: 174

بی تردید مجزا ساختن مشخص عناصر تلفظ اولیه یک نشانه تصویری نیز با دشواری توام است . نشانه تصویری تقریبا همواره یک واحد معنایی (1) است یعنی چیزی که در زبان کلامی هم طراز واژه نیست بلکه هنوز یک پاره گفتار است. تصویر یک اسب به مفهوم «اسب» نیست بلکه حداقل بر این معنا دلالت دارد که اینجا اسبی سفید از نیمرخ ایستاده است». مکتب مارتینه ثابت کرده است که کدهایی وجود دارند که قادرند واحدهایی معنایی را قراردادی سازند که به هیچ صورت دیگر به واحدهای تلفظی کوچکتر قابل تقسیم بندی فرعی نیستند. براین اساس کدهایی با تنها یک تلفظ خواه اولی یا دومی وجود دارند. پس برای تحقیقات نشانه شناسی کافی است که واحدهای معنایی قراردادی شده را دسته بندی و سپس در همان مقطع رمزگشایی .کنیم اکنون تمام آنچه پیش تر گفته شد ما را قادر میسازد تا به صورت تحلیلی تر جدولی شامل تلفظهای ممکن و قابل بازشناسی ترسیم ،کنیم، کمترین فایده این عمل تعیین جهتهای سنجش بعدی است جوادی، 1377 (93)

رمزگان یک سامانه دلالت است؛ اگر چیزی که در عالم واقع بر ادارک مخاطب عرضه

می شود به جای چیز دیگری قرار گیرد با دلالت سر و کار ،داریم کافی است که رمزگان تناظری مقرر بین چیزی که به جای چیز دیگر نشسته و هم بسته اش (2)، پیش بینی کند تا آن تناظر برای هر مخاطب ،ممکن معتبر .باشد این ارتباط بین آرشیو و نشانه شناسی تا حدودی شامل

جنبه های معنایی (3) و نحوی (4) است یک ،نظام مثلا یک ،آرشیو مجموعه قواعدی را میسازد یا میپذیرد تا حاکم بر روابط بین بیان و مقصدهایشان ،باشد به عبارت دیگر این روابط بر نوعی روش استوارند که میتوان از آن برای کاربرد نمادها در مورد چیزهای واقعی تر استفاده کرد روش نمایه سازی یک آرشیو را میتوان بخشی از این ساختار نحوی دانست؛ اما نشانه شناسی این جنبه های نحوی و معنایی را با آن چیزی که شناخت نشانه های رفتاری می،خوانند بایستی تلفیق نمود . پرسی فایده

استفاده از سه وجهی معنایی را به عنوان راهی برای فهم نشانه شناسی یادآوری می.کند در این سه وجهی (5) رابطه نشانه با موضوع رابطه ای است که جهت مقصد (موضوع نشان شده) را نشان نمی دهد درست در همان حدی که قواعد معناشناختی برای مشخص کردن موضوع تصریح کرده .است نحوشناسی با رابطه منطقی یک نشانه با نشانه دیگر سر و کار دارد استفاده از این برساخته در مورد آرشیوها پیچیده اما مثال خوبی ،است نمونه ای از این کاربرد نشانه میتواند یک شماره بازیابی باشد که نشانگر

ص: 175

یک مدرک - مثلا یک عکس ،است خود این عکس نشانه یا مجموعه ای از نشانه است که نشان دهنده نوع دیگر موضوع - تصورات ایده ها) است، به همین ترتیب هر داده موجود در مجموعه یک آرشیو نشانه ای است معرف یک موضوع که میتواند یک تصور یا چیزی ملموس تر یا واقعیتر باشد باید به خاطر داشت که نشانه نه الزاماً به عنوان بازنمون (1) خود موضوع یا بازنمون وجود ،آن بلکه اغلب در حکم بازنمون مفهوم ،موضوع از جمله معنای ضمنی ،آن عمل می.کند سومین عنصر این سه وجهی یعنی تاویل کننده (2) نقشی اساسی در ارتباط دادن نشانه با موضوع دارد به دلیل وجود انواع تاویل کننده این امکان هم هست که یک نشانه خاص مبادی مختلفی برای افراد مختلف داشته باشد مورد تاویلی، اصولاً عبارت است از ابزارهایی اندیشه ها مفهوم ها بافت ها که کاربر برای تاویل کردن به کار میگیرد باد، 137 54-51 اگر کاربر ابزارهای کافی در اختیار نداشته باشد نظام مختل می شود.

وی میتواند از عناصر یک آرشیو سوای عناصری که شالوده معنایی یا شالوده نحوی آن را میسازند برای ایجاد وسایل جدید تاویل نشانه استفاده کند. این عناصر که خود ممکن است نشانه باشند، از ابزارهای تاویل موجود یعنی از اندیشه ها یا بافت ها استفاده می کنند تا ارتباط بین نشانه موضوع را تسهیل کنند این عناصر ممکن است به صورت راهنمای چاپی یا پیوسته (online)

شیو باشند یا به شکل مداخله انسانی توسط کارکنان آرشیو

کاربرد عکس در مردم شناسی

مردم شناسی از جمله علوم اجتماعی عام است که به علم مطالعه زندگی انسان در مراحل ابتدائی تعریف شده است و جنبه های گوناگون انسان شناسی و فرهنگ شناسی را مورد توجه قرار میدهد آنچه مردم شناسی کنونی را از دیدگاه های کهن جدا میسازد و میان این دو مرز می،کشد همانا روش تحقیق علمی است . مردم شناسی علم است و از این رو قادر به تبیین پیش بینی و کنترل روابط پایدار بین نمودهای حوزه فرهنگ انسانی یا جامعه بشری مردم شناسی زندگی اجتماعی و حیات فکری و فرهنگ انسان را با توجه به سیر تاریخی مناسبات طبیعی و اجتماعی بررسی میکند و ویژگیهای جسمانی و زندگی فکری و فرهنگی انسان های نخستین و جوامع بشری را می کاود میتوان گفت این علم آیینه تمام نمای جامعه انسانی است یعنی میتواند علل به وجود آمدن سازمان ها و

بنیان های کهن فرهنگی جامعه بشری را که برخی در جوامع معاصر رایج و برخی دیگر متروک شده اند را کشف نماید. (3)

ص: 176

تصور میشود که عکس هسته معنایی اولیه ای دارد که عاری از هر مشخصه فرهنگی .است همین نظر کاملا مشخص است که رولان بارت از آن با عنوان نقش تصریحی عکس یاد می.کند او بعد دومی از معنای پوشیده و به لحاظ فرهنگی مشخص را که همانا بُعد معنای تلویحی است تشخیص میدهد در جهان واقعی این نوع جداسازی ممکن نیست هر برخورد معنادار با یک عکس ضرورتاً باید در بُعد معنای تلویحی صورت گیرد (سکولا، 1377 (12) نیروی این فولکلور مبتنی بر تصریح ،محض قابل توجه است این فولكلور شأن حقوقی سند و مدرک را به عکس میبخشد هر تصویر عکاسی نشانه ای است به ویژه از عمل شخص برای ارسال یک پیام با این ،همه کلیترین اصطلاحات گفتمان عکاسانه تاییدی است بر «ارزش

صدق گزاره های بیشماری که در درون این سامانه ساخته شدهاند (سکولا، 1377 (19). که ما در مورد ایران میدانیم و فکر میکنیم قبلا از عدسی دوربین دیگران گذشته و نیز بر صفحه گزارش های مردم شناسی و فیش های تحقیقاتی نقش بسته است مسئله جالب استفاده از این تاریخ است نه صرفاً مجذوب آن ،شدن آنها هنگامی که تفسیر فرهنگی به خود می گیرند جذاب می شوند عکس های مردم شناسی بر وقایع مستند تأکید دارند تگ 66 در اینجا اصولاً مسئله علاقه ،روایتی مشاهده مستند ،طبقه طرز لباس پوشیدن منشها یا مواجهه اجتماعی در میان است (کوزولف، ماكس، : 83).

در اینجا به مطالعه چهار عکس میپردازیم در بخش موضوع این عکس ها نوشته شده 1. «زنی از طایفه جوانمردی»، 2. «لباس زن کرد»، 3. «عده ای از زنان کرد در حال بافندگی» و .4 «پوشاک لباس یک زن » کرد من فعلا رابط های ساده و ابتدایی با این چهار عکس برقرار میکنم و سعی میکنم که ناآگاهی خود را درباره عکاسان این چهار تصویر تا سطح زیادی بالا ببرم هر تصویر اگر جداگانه دیده شود به نظر میرسد که وجه مشخصه هر یک به طور معناداری قوم نگاری است خواسته اولیه آن است که هر تصویر را به لحاظ زمانی و جغرافیایی جایی در یک دهه و مکان معین قرار دهیم این چهار تصویر اگر دوبهدو با هم نگریسته شوند از لحاظ شمایل ،نگاری در منطقه محدودی یعنی کردستان قرار می گیرند

ص: 177

تصویر

عکس

در دو تصویر اول لباس های زنان به طور معناداری ظاهر شده.اند در عکس اول زنی با

پوشش محلی خاصی مشاهده می شود و زاویه نگاه او به بیرون و به طرف دوربین است.

تصویر تمام قد زنی است با زیور آلات ،خاص آرایش مو نوع پوشش سر و پا با این اطلاعات تا اندازهای دشوار است که بخواهم بدون کمک گرفتن از منابع ،مستند بفهمم که عکس متعلق به کدام سال است و مقام اجتماعی زن چیست؟ در عکس دوم سال کاملاً مشخص است ولی محل عکس برداری به طور کلی قید گردیده یعنی استان کردستان اما نوع پوشاک و پوشش زنان با تصویر اول مشابه ،است اما نگاهها مستقیم به دوربین نیست و زاویه دید آنها به بیرون .است برداشت کلی من از این دو تصویر آن است که این دو زن از یک طبقه خاص اجتماعی هستند. در این سطح نیازی به یک خوانش «جامع» نیست. این خوانش اگرچه خوانشی سرد و خشک است چندان هم بیغرضانه .نیست من سناریویی را ساخته و پرداخته ام که در آن هر دو تصویر ظاهراً در یک قطب موقعیت تصویر نگاری مشترک قرار می گیرند.

تصویر

ص: 178

اما در تصویر سوم و چهارم تصویر سوم عده ای از زنان را در حال بافندگی نشان می دهد اطلاعات مندرج همراه عکس نیز گویا و کافی نیست و موقعیت جغرافیایی تصویر را به طور کلی بیان کرده است، در عکس پوشش سر خاص زنان و اینکه پوشاک زنان بدون هیچ زیورآلاتی است جلب توجه میکند تصویر چهارم به صراحت موقعیت جغرافیایی و سال مشخص گردیده همچنین شرح عکسی که نگاشته شده نیز قابل توجه است اما سبک نگارش به کار رفته با سایر تصاویر متفاوت است پس نیاز به یکدست شدن دارد برداشت کلی من از این دو تصویر آن است که این زنان از یک طبقه خاص اجتماعی نبوده و جزو عوام میباشند. اما به جای ،این فرض کنیم که بر استقلال هر یک از تصاویر تاکید شده، فعلا بر این

پس باوریم که همه ،تصاویر قوم نگاری هستند و برخورد معنادار با این چهار عکس به طبقه بندی انها روی یک میزان «کیفیت » در رابطه با یکدیگر می انجامد روشن است که چنین نظری به پایه ریزی نظریه عکاسی « کیفیت مدار» می انجامد، به نظر میرسد که امکان هر آنچه که بتواند به خوانشی بیطرفانه نزدیک ،شود از میان رفته است بدون اعتنا به این امر به نظر من کیفیت در عکاسی مسئله ای مربوط به طرح است و عکس آرایش تصویری سایه روشن ها در یک زمینه دو بعدی و محدود است.

این عکس ها به خاطر صراحت خشن و بی ،روحشان و آرایش اتفاقی و تکراری چهره ها در چارچوب تصاویر و به خاطر تلقین مسیری ،واحد جذاب یا شاید غیر جذاب می آید و یا به خاطر آرایش پیچیدۀ خطوط همگرا و ،و اگر ایشان آنها را جذاب یا غیر جذاب میدانیم از سوی دیگر فرض کنیم که به این نتیجه رسیده ایم که در هنر عکاسی کیفیت در قابلیت روایی عکس نهفته است درباره این ،آثار باید قضاوت خود را درباره کیفیت ،روایی برچه اساسی استوار کنیم؟ ما از پیش پا افتادگی رخداد عرضه شده به وسیلهٔ عکاس خوشمان بیاید یا نیاید یا تحت تاثیر آن قرار گرفته باشیم یا نه مهم نیست مسئله ای که با آن مواجه هستیم این است که هر حرکتی که بتوانیم در درون این نظامهای خوانشی انجام دهیم تقریباً بلافاصله به یک ابداع ادبی منتقل میشود که رابطه ای اندک با این آثار دارد

بار دیگر ما خود را در میانه یک موقعیت تصویر نگاری مییابیم که از پذیرش حد و مرزهای ،خویش تن میزند، عکس در غیاب ،طبیعت همچون پیام جلوه گر می شود. نهایتا ما ناگزیریم آنچه را که بارت منش چند معنایی تصویر عکاسی میخواند یعنی وجود زنجیره شناور دلالت را که در پس دال نهفته است بپذیریم به بیان ،دیگر عکس به تنهایی، صرفاً امکان معنا را به نمایش میگذارد عکس تنها با قرار گرفتن در یک موقعیت انضمامی تصویر نگاری میتواند معنای روشنی به دنبال داشته باشد از آنجا که هر موقعیت تصویر نگاری مجموعه پیام های خود را ایجاد میکند چه بسا هر عکس معینی می تواند به طیفی از متون تخصیص

ص: 179

یابد امری که مشاهده می کنیم به کرات رخ می دهد .

امکان تصور یک عکس ،واقعی در وضعیتی ،آزاد فارغ از سامانه ای از تصدیق و حمایت

یعنی فارغ از یک تصویر نگاری وجود ندارد حتی ابداع چنین وضعیتی( ابداع زمینه ای خنثی) موجب برقراری موقعیتی تصویر نگاری میشود که بر پایه یک اندیشه اسطوره ای با تمایلات مستندنگاری و قوم نگاری بنا شده و متضمن نوعی بار علمی نسبت به عکس است (،سکولا)

(22) 1377)

،عکس منزلت بتواره و سند هر دو را پیدا می.کند تصور میشود که عکس بسته به زمینهٔ ،آن یا قدرتی را داراست که پیش از هر چیز تاثیر گذار است یا قدرتی دارد که بیش از هر چیز آگاهی بخش است هر دوی این قدرت ها در ارزش صدق پژوهشگرانهٔ عکس نهفته است اما این فولکلور به طور ناآگاهانه دو حقیقت جداگانه را از یکدیگر متمایز میکند، حقیقت تصادفی بودن به واسطه شان خیالی به عنوان یادگار و حقیقت علمی به واسطه مستندنگاری و پژوهش تصور میشود که این انگیزش در حوزه ای مملو از احساسات حوزه ای از احساسات وابسته به قوم نگاری از سویی و مستندنگاری از سوی دیگر واقع می.شود تصویر هم چنین دارای قدرتی جادویی برای رسوخ در ظواهر است تا از امر مشهود فراتر رود و مثلا رموز منش آدمی را برملا سازد ،سکولا (1377 (24 ) در قطب دیگر چیزی وجود دارد که من میخواهم آن را نقش آگاهی بخش عکس بنامم؛ نقشی که به واسطه آن عکس از قدرت قانونی سند و مدرک

برخوردار است این نقش در تجربه گرایی ریشه .دارد از این ،دیدگاه عکس با مجاز ساده ای دنیایی واقعی را باز مینماید عکس به جای چیز یا رخدادی قرار میگیرد که در مرزهای فضایی و زمانی خود کوچک شده است و یا به جای چیز یا رخدادی مربوط به زمینه قرار میگیرد تصویر چهره یک انسان به جای یک انسان و شاید به نوبۀ ،خود به جای طبقه ای از انسان ها قرار می گیرد به این ترتیب تصویر نگاری عکس را به عنوان یک ابزار به کار میگیرد. نقشهای دیگری نیز که به همین اندازه معقول ،بودند در طی سده نوزدهم برای عکس ابداع شد. هم چنان که سرخپوستان آمریکا روبه نابودی میرفتند پرتره های موقر از آنان تهیه میشد فتوحات امپراتوری فرانسه در مصر ثبت میشد این تصاویر تکثیر شده در حکم شیء شدگی مرزهای رو به گسترش مردم شناسی و قوم نگاری عمل میکرد شیء شدگی ای که بار علمی زیادی داشت.

ص: 180

تصویر نگاری (1)

معنای عکس مانند هر چیز دیگری به طور اجتناب ناپذیری مشروط به تعریف فرهنگی است. وظیفه ما در ،آرشیوها آن است که آنچه را میتوانیم در تصویر نگاری یا یک گفتمان عکاسی تعریف کنیم و به طور توصیفی به آن بپردازیم تصویر نگاری را میتوان همچون عرصه ای برای تبادل اطلاعات تعریف کرد یعنی همچون نظامی از روابط میان عناصر درگیر در امر .ارتباط در یک معنای بسیار مهم مفهوم تصویر نگاری مفهومی مربوط به محدودیت هاست. به این معنا که کل رابطه تصویر نگاری را میتوان نقشی محدود کننده دانست نقشی که عرصه محدودی از انتظارات مشترک را درباره معنا پی میریزد همین نقش محدود کننده است که خود امکان معنا را نیز تعیین می.کند برای طرح مسئله محدودیت ها باید خود را در بیرون مسئله (انسداد متاثر از درون هر موقعیت تصویر نگاری فرضی) قرار داد و رابطه ای اساساً فرا انتقادی با توصیفی که منطق تصویر نگاری مجاز می شمارد برقرار کرد سکولا، 1377 (14) با این تعریف

تصویر نگاری به مثابه یک نظام مبادله اطلاعات است پس هرگاه آرشیوداری به عکسی ،بنگرد درگیر مجموعه ای از برداشت های غامض می شود که به همان اندازه با چشمداشت ها و پنداشت های وی از عکس پیوند دارد که با موضوع و مضمون آن مرتبط است. در واقع به جای مقوله نگریستن که تداعی کننده کنش منفعل شناختن است بجاست که به جای عبارت «خواندن و خوانش»، عبارت «تصویر نگاری» عکس را به کار بریم و بر آن تاکید کنیم و در واقع واژهٔ تصویر نگاری نه در مفهوم قرائت بلکه به معنی خواندن به قصد باز کردن محتوا و مضمون عکس است یا به عبارت دیگر رمزگشایی است که به کار میگیریم (2) در این حال عکس را نه به مثابه ،تصویر بلکه به عنوان متن طرف توجه قرار می دهیم این

برداشت دربرگیرنده برخی مفاهیم روابط مشکل ،آفرین مبهم و گاه متضاد بین خواننده و عکس است. عکس به واسطه آنچه که تصویر نگاری یا گفتمان عکاسانه نامیده شده است مفهوم می یابد.

زبانی متشکل از رمزهایی که شامل صرف و نحو خاص خویش است این زبان به شیوه خود مثل هر زبان ،مکتوبی از پیچیدگی و غنایی خاص برخوردار است و اصول قراردادی و تاریخچه خویش را دارد هم چنانکه ویکتور برجین (3) تاکید میکند «وضوح» و قابل درک بودن متن چیز ساده ای نیست عکس ها متنهایی هستند که بر اساس آنچه آن را «تصویر نگاری» می نامیم نگاشته شده اند اما این گفتمان مانند هر گفتمان ،دیگر برانگیزنده گفتمان هایی فراسوی خویشتن است .متن عکاسانه مانند هر متن ،دیگر مکان تحقق ارتباطی بینامتنی (4) است،

ص: 181

مجموعه هایی هم پوشاننده متشکل از متنهای پیشین که تحت شرایط فرهنگی و تاریخی ،خاص قطعی و محرز تلقی شدهاند کلارک، 1378 (2-9 ).

این اظهار نظری است اساسی و محوری پیرامون چگونگی خواندن عکس به منزله متن، که بر سرشت مسأله ساز تصویر نگاری به عنوان عامل تعیین کننده مفهوم و رد و نشان «واقعیت» تاکید میکند و به طریقی حیاتی آشکار میسازد که هر عکس تا چه میزان جزئی از یک زبان مفهومی گسترده تر است که از آن برای شناخت درک عکس بهره می گیریم .

تصویر نگاری هم ،بازتابنده و هم آفریننده گفتمانی با عالم است و علیرغم روش برخورد غالباً منفعلش با چیزها هرگز یک بازنمایی خنثی .نیست در واقع میتوانیم استدلال کنیم که تصویر نگاری شامل زمینه ایدئولوژیک اشباع شده ای ،است متنی است فشرده و لبریز از مفاهیم که در آن نشانه های دلالت گری نگاشته شده اند که به واسطه آنها ایدئولوژی هم مفهوم میآفریند و هم این مفهوم را به مثابه نشان قدرت و اقتدار منعکس میکند (کلارک چگونه عکس را ،بخوانیم 1378 (6 )

ضرورت ایجاب میکند که عکس را به عنوان جایگاه مجموعه هایی از پیچیدگی ها و ابهام های همزمان تلقی کنیم که بیش از آنکه آینه عالم ،باشد نمایانگر شیوه برخورد ما با عالم است و این چیزی است که دایان اربوس (1) آن را چیستان بی نهایت مجذوب کننده «بینایی» می نامد تصویر نگاری حاوی پیامی عکاسانه ،است به مثابه جزئی از عمل دلالت که کدها ارزش ها و باورهای فرهنگ را به عنوان کلیتی واحد باز می تاباند سرشت عینی بی واسطه عاری از استعاره آن شیوه ما را در بازنمایی عالم منعکس میدارد جایگاه مجموعه هایی از سایر و متون ارزش ها و سلسله مراتبی که گفتمان هایی دیگر و چارچوب های دلالت گر دیگری

را در بر می گیرد کلارک چگونه عکس را بخوانیم (1378 (7 )

کدها

و

براین ،اساس تصویر نگاری راه یافتن به عرصه مجموعه ای از روابط است که به عبارتی در اثر قدرت فریبنده ،عکس از دیدگان تصویر نگار پنهان نمیماند دیدن عکس برای تصویر نگار بسنده نیست بلکه نیازمند آن است که آن را به مثابه بازی فعال زبانی بصری بخواند کلارک (1378 (5. لذا از جهات ،زیر جنبهٔ اهمیتی بنیادین دارد نخست آنکه باید به خاطر داشته باشیم که عکس خود حامل کار عکاس» است و همواره بازتاب دیدگاهی مشخص است که میتواند مردم شناسی تاریخی باستان شناسی، زیبایی ،شناختی ،جدلی ،سیاسی ایدئولوژیک و غیره .باشد هیچ وقت کسی به صورت انفعالی عکس نمیگیرد عکس گرفتن اقدامی فعالانه است عکس صحنه ای را که بر اساس گفتمانی

ص: 182

فرهنگی مشاهده شده است تحمیل میکند می رباید یا بازآفرینی میکند. دوم اینکه عکس نشانه های دلالت گری را که به وسیلهٔ آنها جهانی سه بعدی را شکل می،بخشد رمزگذاری می.کند بدین ترتیب در پیکره دلالت گر گسترده تری موجودیت مییابد و با مجموعه هایی از تاریخچه های جامع تر پیوند برقرار مینماید که در آن واحد زیبایی شناختی فرهنگی و اجتماعی مشاهده می.گردد مثلا عکس های زیر را در نظر میگیریم این عکس ها از جمله عکس های مجموعه تصاویر مردم شناسی مرکز اسناد سازمان میراث فرهنگی است از دیدگاهی ،سطحی حداقل در ،ظاهر کاملا ساده و سر راست میباشند به عبارت دیگر نکته نهفته ای ندارند و چیزی جز آنچه میبینیم نیست اما وقتی دقیقتر به آنها مینگریم و میخوانیم با مجموعه ای فزاینده از جنبه های معما آفرین مواجه میشویم که در نهایت، آنها را به عکس های نمونه برای ظهور رساندن درک مفهوم عکاسانه بدل می سازند در وهله اول مقوله به تصویر کشیدن است که به حضور سطحی عکسی واحد محدود شده است و بر این پندار تاکید می ورزد که عکس را ثبت عینی واقعیت ،پندارد همچنین مشخصه زمینه اجتماعی و فرهنگی ای را داراست و میتوانیم برای این دو عکس جایگاهی در زمان و مکان بیابیم و اندک نیست سرنخها و نشانه هایی که نسبت به پیشنه اجتماعی یا شخصی یا فرهنگی آنان به ما آگاهی ببخشند.

بنابراین آنچه عکس منعکس میسازد این است که مانند ،زبان مفهومش نه از طریق تشابه بلکه به واسطه ،تفاوت عملکرد می.یابد هرچه بیشتر و طی زمان طولانی تر فضای تصویر را نظاره ،کنیم کم اهمیتترین ،جزئیات در مقام عامل ،همانندی پر رنگتر میگردد و در صحت عنوان عکس تردید میکنیم حتی در سطحی ،بنیادین جزئیات ریز به عنوان بخشی از حضور که مشخص میسازد دقیقا به چه چیز باید نگاه ،کرد شاخص میگردد در اینجاست که فردیتی مستقل و تثبیت شده برای هر عکس قائل ،هستیم فردیتی که در واقع هویتی خاص به هر عکس میبخشد هر عکس در چارچوبی مردم شناسی تاریخی زیبایی شناختی اجتماعی و فرهنگی که مورد استناد واقع می،شود محصور ،نیست بلکه به مجموعه ای کامل و نامرئی از روابط و مفاهیم وابسته است که با ،تاریخ، محتوا و مکان شکل گیری عکس ارتباط دارند. تصویرنگاری هر عکس را تا حدودی میتوان در ارتباط با مجموعه ای از همان عکس ها، به عنوان کلی ،واحد بررسی کنیم و این امکان را فراهم آوریم که تفاوت ها و تشابه ها، مبانی خواندن ما را مشخص سازد کلارک (1378) (8)

در عکس های مرکز اسناد سازمان میراث فرهنگی محتوا و فرم بازتاب بصری، گفتمان و صرف و نحو تصویر نگاری هستند یعنی درست نظیر آنچه که در نوشتار و فیلم رخ می دهد. در عین حال این نکته را نیز به ما یادآور میشوند که هر تصویر تا چه حد بخشی از عمل

ص: 183

خودآگاهانه و تعیین کننده معنا بخشیدن به چیزهاست در هر ،عکس، چارچوب اولیه کماکان موضوع آن باقی میماند.

رولاند بارت (1) تمایز مهم را بین مفهوم نسبی عناصر مختلف در چارچوب عکاسانه توصیه کرده و خواستار تفکیک عناصر دارای معنای ضمنی از عناصری شده است که بر مفاهیم صریح دلالت دارند منظورش از دلالت داشتن بر مفاهیم صریح، معنی تحت اللفظی و فحوا و مقصود آشکار هر عامل در عکس است هر حرکت حالت ،چهره و شیء از آنچه هست فراتر نمی رود جزئی واقعی و عینی از کل عکس .است بدین سان عملکرد مفهوم در بنیادین ترین سطوح است بازشناسی صرف آنچه نگاهش می کنیم یک مرد یک ابزار قالی بافی و مانند ،آن اما فراسوی این لحظه بازشناسی خواندن به سطح دوم مفهوم میرسد به جنبه هایی که مرتبط با معنای نهفته» عناصر عکس است بدین ترتیب معنای نهفته به منزله تحمیل مفهوم ثانوی بر پیام مناسب تصویر نگاری است؛ نشانه هایش عبارت از ،حالات حرکات ،رنگ ها و جلوه های برخوردار از مفاهیم عملکرد برخی جوامع به عبارت دیگر مجموعه هایی از رمزها یا کدهای بصری که خود بازتاب فرآیند گسترده تر و تأکید کننده ای از دلالت گری در چارچوب فرهنگ هستند و اطلاعاتی را در قالب پیام ارسال می دارند .

این تمایز زمینه ساز مفهوم تصویر نگاری در هر سطحی انجام میشود و همه جزئیات را برای هر چیزی که بالقوه حائز اهمیت و مفهوم باشد به برداشت ما از عکس راه میدهد و در سطحی گسترده تر مبانی و اصولی که بر اساسشان عکس را دسته بندی و درک میکنیم آگاهانه میسازد کلارک (1378 (9 ) در اینجا نیز مانند نقاشی و ،ادبیات هر موضوع اصول قراردادی و مبانی مورد استناد خویش را دارد ،منظره پرتره همگی مستلزم مجموعه ای از پیش فرضها و مفاهیم پذیرفته شده و گاه به زیر سوال رفته هستند که جزئی از فرآیند دلالت گری به شمار می آیند

در ارتباط با این ،زمینه تمایز دیگری نیز وجود دارد هنگام بحث درباره تصویر نگاری، آرشیودار در رابطهٔ پژوهشگر با عکس دو عامل متفاوت را تشخیص میدهد اول آنچه که آن را مطالعه می،خواند به منزله نوعی تعهد کلی و پرشور و شوق است حال آنکه دومین عامل یعنی نکته بینی یک نقطه تاکید است. این دو با هم تفاوتی بنیادین دارند زیرا مطالعه تداعی کننده واکنشی منفعل نسبت به فراخوان عکس است اما نکته بینی شکل گیری برداشت از عکس است. مطالعه، جزئیات درونی ،عکس وحدت و ثبات سطح را مختل میسازد و مانند برشی عمل میکند که راهگشای فرآیند تحلیلی نسبت به فضای ایجاد شده است همین که نکته مورد نظر برای تصویر نگار کشف گردید، ناگزیر به خوانندگان فعال صحنه بدل می گردد. کلارک (1378 (9)

ص: 184

عکس

در این ،روش رمزهای معنایی را هم میتوان به بازی گرفت و هم به زیر سؤال برد آرشیودار بازی فشرده ای از عوامل دلالتگر و مفاهیم نهفته را در ارتباط با موضوع عکس القا می کند و معنای متنی اش را در چارچوب کلمات می نگارد و حاصل این عمل، عکسی است با مفاهيم متعدد. عکسها همواره این قابلیت را داشته اند که شرایط گسترده تری را تداعی و از این طریق فراخوان جهان شمول و زبان بینالمللی بالقوه تصویر را پیریزی کنند. مثلا نشانه های دلالت گر میتوانند در موضوعات کلی مختلف دسته بندی شوند مانند پوشاک ابزار کار ،مسکن خوراک و مانند آن؛ و بدین ترتیب مجموع عکس ها شامل مضمون های جهان شمول و تقلیل دهنده ای می شوند که در این صورت میتوانیم از زبان تصویر نگار سخن بگوییم که در آن هر جنبه از فضای تصویر نگاری دارای مفهوم بالقوه ای است که از حضور عینی آن در عکس فراتر میرود. بدین ترتیب میتوانیم عکس را نه به عنوان بازتاب عالم واقعی بلکه به مثابه تاویل این عالم بنگریم. پس مطالعه و نکته بینی ما را مجاز میدارد تا نشانه های دلالت گر را ساختار شکنی کنیم و به ما نسبت به این واقعیت هشدار می دهد که عکس نحوه نگرش عکاس را بر اساس نشانه های فرهنگی منعکس می سازد؛ گرچه عامل تصویر نگاری به طرق گوناگون، راهبردها و زبان خویش را از نظر پنهان داشته است، به گونه ای که تصویرنگار را وامیدارد تا عکس را به سان بازتاب واقعیت بنگرد کلارک (1378 (9 )

در «تصویر نگاری » برای بیان منظور از ابزار تصویر و متن کوتاه استفاده می شود. این محدودیت ها و به تبع ،آن ظریف بودن بیان و ،تصاویر باعث می گردد تا سبک های متفاوت و منحصر به فردی برای تصویر نگاری ایجاد شود.

تصویر نگار نکاتی فراتر از عکس را بیان می.کند متن همراه عکس اغلب خواننده را به

سمت مفاهیم برجسته تر هدایت می.کند کشف نکاتی ظریف که مقداری دور از دیده ماست مانند تصویر زیر که با نگاه اول نمیتوان به درستی به محتوا و مضمون آن پی برد اما تصویر نگار میتواند با نکته بینی و ساخت عبارتی ،کوتاه پژوهشگر را سریع به نقطه درست هدایت نماید.

تصویر

ص: 185

تصویر

عکس

تصویر نگار باید بیاندیشد و از خود بپرسد که در فرآیند تولید چه جایگاهی دارد می توانیم یقین داشته باشیم که چنین اندیش های دیر یا زود نویسندگان درخور اهمیت را یعنی آنهایی را که بهترین تکنسین های رشته تخصصی خویشند به اعلام همبستگی آشکار رهنمون باید دید که برای چه کسی مینویسیم جای تردید نیست که مخاطبان پژوهشگران و متخصصان خاصی هستند از این رو طبیعتا گرایش متن به سمتی است که مخاطبان به آن

تعلق دارند (1)

در تصویر نگاری پدیده های حسی به گونه ای نگارش (2) می یابند که حتی اگر پیوندی علیتی هم با پدیده واقعی داشته باشند میتوان تصویرهای ایجاد شده را نسبت به پدیده های مربوط کلا و کاملاً دلخواهانه تلقی کرد تصویر به هر حال دارای یک تفسیر است که آن را میتوان به صورت یک «مطلب» بر کاغذ نوشت، و مطلب نیز مسلما دارای چند کلیدواژه است. تصویر نگاری یکی از مباحث مدرک شناسی و آرشیو است که در ضمن در نمایه سازی نیز کاربرد دارد (جوادی، 1377، 87)

هدف تصور خواسته های خواننده .است تصویرنگار باید خود را جای مخاطب بگذارد و پیش بینی کند خواننده به چه مطالبی بیشتر توجه ندارد در واقع هدف «تصویر نگاری ایجاد برقراری ارتباط و تعامل بین عکس و پژوهش گر است. آرشیودار به مدل سازی می پردازد با این هدف عملی که بتواند به محض تقاضای پژوهشگران محتوای آن ها را ارائه دهد در این میان شیودارها در جست وجوی شناخت روابط میان افراد و جانشین های ارزشمند مشخص برای اشخاصی هستند که تصاویر را به وجود میآورند که رابط این دو چیزی نیست جز متن تمرکز آرشیودار بر ویژگی های محتوایی موجد انتقال پیام از عکس به پژوهشگر میشود. زمانی که 1.

ص: 186

،شیودار فرآیندها و نظام های بازیابی اطلاعات را میپروراند هدف اصلی را بازیابی اطلاعات

مرتبط (1) تعریف مینماید.

«تصویر نگاری» بر دو عنصر عکس و متن پایه ریزی شده ،است نمیتوان عکس را جدا از

متن دانست زیرا عملا متن بعد سومی به عکس ها می دهد (شیخ، 1378 32) برخی قواعد کلی برای تصویر نگاری را آژانس (2) که در حوزۀ آسیا و به مرکزیت هنگ کنگ فعالیت میکند برای اعضای خود فرستاده است البته سبک این نگارش مطابق دستور زبان انگلیسی است ولی مطمئنا کمکی برای آشنایی با اصول تصویر نگاری هرچند در حوزه خبر می باشد (3) (مطلق، 4322)

1 - توصیف تصویر در زمان حال با استفاده از افعال «کنشی که به بهترین شکل فعالیت فرد یا شیء را مشخص می.کند مثال به ... اشاره می کند با ... صحبت می کند، با ... دست می دهد با ... راه میرود، به دوربین لبخند میزند. اسلحه اش را تکان می دهد.

2- جمله اول باید بدین صورت مرتب :شود چه کسی چه کاری کی و کجا چه کسی نام کامل شخص و یا لقب و عنوانی که با آن معرفی می.شود چه کاری اتفاق در حال وقوع و یا کاری که در حال انجام شدن .است کی زمانی که عکس گرفته شده است :کجا ،مکان شهر و کشور

5- جمله ای است که به چرایی موضوع می پردازد

4- این جمله به عکس مفهوم میبخشد و اهمیت آن را بازگو می کند .

5- در بعضی مواقع این جمله تنها خبر مربوط به شخص را ذکر میکند که ارتباطی به جریان

عکس ندارد.

به طور خلاصه تصویر نگاری یعنی برداشتن سد میان عکس و پژوهشگر باید از تصویر نگار متوقع بود که قابلیت این را داشته باشد تا متن تصویر نگاری را به گون های برگزیند که آن را از ویرانگری عبارات تکراری و مد روز مصون دارد و به آن آرایش منظم ببخشد و بر این خواسته تاکید بیشتری ورزد (بنیامین، 1377: 58). نقش کلی تصویر نگاری آن است که خود را شفاف میکند اما هر اندازه هم که تصویر نگاری

تصویرنگاری موقعیت خود را انکار کند یا آن را پنهان سازد نمیتواند از آن بگریزد مسئله فعلی ما مسئله ای مربوط به پیدایش نشانه است (4) تنها به واسطه حصول یک فهم تاریخی در باب پیدایش نظام های نشان های عکاسی است که ما میتوانیم سرشت حقیقتا قراردادی ارتباط عکاسانه را

ص: 187

دریابیم ما هم در عرصه هنر والا و هم در عرصه ،فرهنگ به یک جامعه شناسی که به طور تاریخی پیریزی شده باشد نیاز داریم آنچه در پی می آید کوششی برای تعریف رابطه میان عکس و هنر والا در یک چارچوب قوم نگاری و مردم شناسی است.

نتیجه و حاصل سخن

علم اطلاعات و دانش شناسی در مورد ویژگی ها و رفتار ،اطلاعات نیروهای حاکم بر جریان اطلاعات و روش های پردازش اطلاعات برای دسترسی و استفاده بهینه تحقیق میکند. این علم با آن بخش از دانش که با شکل گیری جمع آوری ،سازماندهی ذخیره بازیابی ،تفسیر انتقال شکل دهی و بهره برداری از اطلاعات مربوط ،است سروکار دارد و محتوای موضوعی را برای بازیابی سازماندهی می نماید.

در این علم محتوای تمامی مدارکی مورد مطالعه قرار می گیرد که برای هدفی معین از طریق انواع مختلف فعالیت ها که مستلزم دست کاری و انتقال دانش است شکل میگیرد و قالب ریزی می شود

در این علم آرشیودار خود را در درجه اول مرتبط با شکل و ساختار اطلاعات و ساختار زیربنایی آن و سپس علاقه مند به محتوای آن مییابد در حالی که در علوم انسانی این محتواست وجه غالب دارد و محقق و پژوهشگر کاملا مجذوب آن است. در واقع، ساختار اطلاعاتی که آرشیودار از آن بهره میجوید کاملا برای متخصصان سایر رشتهها ناپیداست. یک پژوهشگر شاید متوجه این موضوع نباشد که کار ذهنی پرمشقت و گسترده ای برای ایجاد استانداردهای بانکهای اطلاعاتی و نمایه ها انتخاب ،منابع نمایه سازی و فهرست نویسی ،آنها مورد نیاز است و این آرشیودارها هستند که علاقه مند به ساختار بندی اطلاعات میباشند وظیفه شان انتقال اطلاعات است این انتقال متضمن چیزی بیش از تغییر در محتوای موضوعی فعالیت ها یا تفکرات افراد است کار در ابر حوزه علم اطلاعات و دانش شناسی چه در سطح نظری و چه در سطح عملی

استعدادهای شناختی مختلفی را نسبت به کار در حوزههای موضوعی متداول می طلبد.

عکس به عنوان ماده ،اطلاعاتی پدیده ای است که می،آموزد اطلاع رسانی میکند مرور و ثبت خاطرات میپردازد و امروزه به بخشی جدایی ناپذیر از زندگی و جامعه اطلاعاتی بشر تبدیل شده است. بدون شک هر عکس با هرگونه گرایش و کاربردی دارای یک سری ارزشهای بصری است برخی از آنها نکته هایی را در خود نهفته دارند که تنها میتوان از طريق مکاشفه دست به رازگشایی آنها زد و زوایای پنهان اینگونه عکس ها را نمودار ساخت کلیه عکس ها با خود نشانه هایی دارند، حتی عکس های ضعیفی که توسط عکاسان علاقه مند

ص: 188

و مبتدی ثبت شده اند (1)

نمایه سازی عکس با فهرست نویسی ،کتاب که کتابداران بیشتر با آن آشنا هستند، تفاوت دارد در اغلب موارد عکس ها یگانه و اصلی هستند و شناسنام های همراه خود ندارند از اینرو شناسایی و تهیه اطلاعات درباره آنها توسط نمایه ساز و آرشیودار انجام میگیرد در این موارد وی باید ماده و محتوای تصویری عکس را در قالب کلمات خود تعریف و نکات لازم را

مستندسازی نماید و با استخراج ،تفسیر ،تخمین و ،تقریب تعریف مستندی پیرامون محتوای عکس و نوع ماده به وجود بیاورد تا امکان ،نقل عرضه و استنباط اطلاعات برای پژوهش فراهم شود (عمرانی ذیل عکس )

عکس به عنوان پیشینه ای کتابشناسی میتواند به صورت «منفرد یا گروهی» در نظر گرفته شود . یک عکس به خاطر ارزش زیبایی شناختی یا تاریخی میتواند برای استفاده کننده جالب باشد، ولی همین عکس ،منفرد ممکن است گواه مستند یک قوم نگاری باشد که همراه سایر عکس های مرتبط میتوانند به صورت مجموع های یکپارچه محسوب گردند. امروزه، استفاده از یک خطمشی مشترک ملی و شماری استانداردها برای سازماندهی مجموعه های کوچک و بزرگ

عکس امری لازم شمرده می شود .

فصل هشتم کتاب قواعد فهرست نویسی انگلو ،امریکن با عنوان « مواد گرافیکی»، کماکان مرجع موسسه ها و سازمان هایی است که در حوزه استانداردهای فهرست نویسی توصیفی و انتقال داده های کتابشناختی فعالیت می.کنند این موسسه ها استانداردهایی را پیشنهاد کرده اند که بر قواعد فهرست نویسی انگلو،امریکن استاندارد مارک و قواعد بین المللی کتابشناسی ،توصیفی مبتنی هستند یکی از این ،موسسه ها انجمن منابع دیداری است که استانداردهای موسوم به «مقوله های هسته» (2) را تدوین کرده است، انجمن بینالمللی آرشیو نیز استاندارد بین المللی توصیف آرشیوی (ISAD) را تهیه کرده است انجمن آرشیودارهای امریکا نیز با همکاری کتابخانه کنگره و چند سازمان دیگر طرح رمزگذاری

توصیف آرشیوی - تعیین نوع سند .(ای. ای. دی دی. تی. دی.) (3) را تدوین کرده است ،عمرانی ذیل (عکس)

،تصویر نگاری پیوند میان عکس عکاس و پژوهش گر را ایجاد میکند و آن موجب برخورداری بیشتر پژوهشگر از برخی اندیشه های ذهنی و پیچیدگی های موضوعی عکس میشود؛ لذا هر حرکتی در جهت درک ارزشیابی و شناخت بیشتر پژوهشگر از یک عکس مهم و دارای ارزش

ص: 189

.است هر چند برای تصویر نگاری هیچ فرمول و روش خاص و تعریف شده ای وجود ندارد و تصویر نگار هر بار میتواند با خلاقیت های نوشتاری متفاوت تحلیل های خود را از یک عکس بیان ،دارد اما باید این مهم را نیز مدنظر داشته باشد که نمیتواند یک سری قواعد مرسوم را نادیده بگیرد. به عبارت دیگر از آن جا که درک و دریافت محتوای عکسها تابع ،دیدن مطالعه مکاشفه و تجربه است لذا یک تصویر نگار باید به دانش لازم نیز مجهز باشد .

یک تصویر نگار هم در فرم و هم در معنای عکس کاوش می کند و جنبه های گوناگون ساختاری و محتوایی اثر را مورد تحلیل و بررسی قرار میدهد تصویرنگارانی که به تدوین تصویر نگاری عکس ها میپردازند در حقیقت شکاف میان نظریات عکاس و پژوهشگر را پر می کنند. (1)

این نکته دارای اهمیت است که هر پژوهشگری با توجه به سواد بصری، دانش و باور شخصی خود از لحن بیان و ساختار فرمی و محتوایی عکس ها میتواند برداشت خاصی داشته باشد؛ (2) و مسلم است که هر چه پژوهشگر ،تجربه اطلاعات و همچنین رابطه نزدیکتری با مقوله عکس داشته باشد در نتیجه راحت تر می تواند با یک عکس به عنوان یک ماده اطلاعاتی

ارتباط برقرار نماید.

پژوهشگر انتظار دارد با مطالعه تصویر نگاری یک عکس افزون بر درک و دریافت اطلاعات بصری درون عکس مورد نظر به آگاهیهای دیگری هم دست یابد به عبارت دیگر پژوهشگر در واقع بیان پنهان مورد نظر عکاس و موضوع را به صورت شفافتری جستجو نموده و خواهان درک ارزشهای آن از طریق تصویر نگاری است تا به برداشت دلپذیرتر او بی انجامد. هم چنین باید به این نکته نیز واقف بود که همان طور که هر ،عکس پژوهشگر خاص خود را دارد و یک فرد ممکن است ارتباط بیشتری با آن برقرار کند و یک مخاطب دیگر ارتباط کمتری بر همین اساس تصویرنگاران گوناگون نیز میتوانند نظریات متفاوتی را در ذهن افراد بر انگیزند. در اینجا برخورد ،علمی همه جانبه و قضاوت منصفانه میتواند در جذب پژوهشگر موثر

باشد و همین تفاوت ها می تواند ارزش و جایگاه تصویر نگار را به روشنی مشخص نماید. از آنجا که عکس های مرکز اسناد سازمان میراث فرهنگی در ابعادی وسیع فضای یگانه و منحصری از ایران را به تصویر کشیده و مقوله خوانش عکس را به موضوع و مضمون اثر خویش بدل ساخته اند بنابر این به ما یاری می دهند تا کلیت آنها را در بستر و چارچوب عملکرد علم اطلاعات و دانش شناسی جای دهیم؛ و عمل بازنمایی را به وسیلهٔ «تصویرنگاری» به عامل محوری بدل گردانیم و برای خوانش ،مفهوم موقعیت و جایگاه این ماده اطلاعاتی که رساله هایی بصری بازنمایی فرهنگ ایران میباشند به عنوان شیوه بازنمایی از نشانه های

ص: 190

خاص خود آن ها استفاده نماییم این مجموعه ثبت رویدادهای تصادفی نیست بلکه با هدف ثبت فرهنگ و باورهای مردمی خاص است و آنچه حاصل میگردد تصاویر و نشانه هایی شناخته شده و مشخص است که حول محور و مفهومی خاص میگردند این عکسها مستقیما ما را در عمل تصویرنگاری درگیر میکنند و با این شیوه نه ما را به عرصه فضای مفروضی می کشانند نه آینه وار بازتابنده جهانی میشوند که نشانه های دلالت گری خودمان را تایید میکنند بلکه قاطعانه و هدفمند فضایی را در بطن شیوه گسترده تری برای دیدن و معناسازی جای می دهند تصویر نگاری این ماده ،اطلاعاتی بازی غیبت و حضور ،است تصویر نگاری، تلاشی برای فروپاشی سطح صاف عکس به منظور خلق روابط نوین و دشوار ،است بدین سان آرشیودار برای عمل ،خوانش نقشی بنیادین دارد

در ،تصویر نگاری، نفس عمل نگریستن است؛ به منزله بخشی از فرآیند ساخت و ترکیب ساختار اطلاعاتی برخی از تصاویر مرکز اسناد سازمان میراث فرهنگی شاید از جمله تصاویری باشند که میتوانند هر کجا باشند و هیچ جا نباشند و در نظر اول تصاویری خنثی و غیر توصیفی جلوه کنند؛ اما بعد مفهومی غنی و بی حد و حصر در آنها طنین افکن می شود در واقع تصویر نگاری سطح عکس را در هم می شکند تا فضایی نظامند و سه بعدی در آن ایجاد نماید و آن را دچار دگرگونی سازد. این نگاه تصویرنگار، یک نگاه ساده نیست بلکه در برابرش پذیرش یک نکته بینی و مطالعه کانونی واحد قرار دارد که پژوهشگر آن را ناآرام و بی قرار بارها و بارها در پهنه تصویر دیده، اما این تصویرنگار بوده که آن را درنوردیده تا به مفهوم وحدت بخش و فضایی یگانه تثبیت شده ای تبدیل نماید.

در واقع آرشیودار، پیوند رمزآلود میان اجزاء تصویر را در می یابد مطالعه میکند و آن را برای این مادهٔ اطلاعاتی و رسانه بصری که درباره بازنمایی فرهنگ ایران میباشد به رشته تحریر در میآورد با چنین دیدی است که پس از آن فرآیند نمایه سازی میتواند راه را برای پژوهشگر باز و وی را متوجه کند که در عکس چه تراکم ارتباطی تصویری وجود دارد کلارک (1378) (92 )

در زمین های مبتنی بر یک چنین دلالت ضمنی است که پژوهشگر و استفاده کننده متوجه می شود چگونه تصویر از نشانه های ارتباطی اشباع شده است؛ صحنه ای خنثی که از چنین فرآیندهای ارتباطی و اطلاعات بصری انباشته بوده است.

خلاصه کلام ،آنکه تصاویر موجود در مجموعه مرکز اسناد سازمان میراث فرهنگی نمونه هایی هستند از اطلاعات بصری منحصر به فرد که براساس آن آموخته ایم که چگونه میتوان عکس را خواند و تصویر نگاری بر آنان نوشت و اصولاً چگونه عکس معنا و مفهوم را میسازد تصاویر به تمایز بنیادین میان عینیتهای واقعی و مفاهیم نهفته در آنان سخت تاکید و این نکته را روشن می کنند که مفهوم و عملکرد ،عکس همانند نقاشی و ادبیات در

ص: 191

مجموعه های کدها و چارچوب های دلالت گر خاص خود تحقق می یابند.

منابع و مآخذ

1. ،احمدی بابک (1375) از نشانه های تصویری تا متن به سوی نشانه شناسی ارتباط دیداری

:تهران نشر مرکز

2. ،اکو امبرتو (1377 زمستان). «نقد تحلیلی تصویر» (کاوه ،میر عباسی مترجم )عکسنامه سال اول

شماره چهار ص 73 77

3. ،باد جان (1377). ارتباط شناسی و کتابداری مترجمان محبوبه مهاجر و نوراله مرادی تهران

سروش

4. ،بنیامین ،والتر (1377) زمستان) مولف( به مثابه تولید کننده کاوه) ،میرعباسی (مترجم) عکسنامه

سال اول شماره 4 ص: 58-68

5. ،بهرامی ابراهیم. «نقد عکس».

6.،پن ایروینگ ،سونتاگ سوزان (1377 بهار). جایگاه عکاسی در علوم انسانی (کاوه میرعباس

.مترجم) .عکسنامه سال اول شماره 1 . ص: 271-48.

7.تکمیل ،همایون ناصر (1377 پائیز نقش و ارزش شواهد تصویری در تبیین امور تاریخی و

اجتماعی عکسنامه سال اول شماره 3 . ص: 4-11.

8. ،تگ جان ، 1377 پائیز ارزش» رایج عکس (کاوه میر،عباسی مترجم )عکسنامه سال اول

شماره سوم، ص: 6652

9. ،جوادی ،رعنا (1377) پائیز یک عکس یک نوشته عکسنامه سال اول، شماره سوم ص

93-86

10.سکولا، آلن ،(1377)، پائیز دربارۀ ابداع معنای عکاسانه» ص: 12-24.

11. شیخ رضا(1378). «سوریوگین و تصویرسازی» از ایران در اواخر قرن نوزدهم و اوایل قرن بیستم

میلادی عکسنامه سال دوم، شماره 7 ص: 2-13.

12. طباطبایی ،یزدی نازنین (1388) آبان). «نقد عکس 4»

13.،عمرانی ابرهیم «عکس»، دایره المعارف کتابداری. ج. 2.

14. کلارک گراهام (1378 آبان چگونه عکس را بخوانیم؟ کاوه) ،میر عباسی، مترجم). عکسنامه.

سال دوم، ش 8. ص: 2-9

15.،کوزلف، ماکس (1377 بهار) عکاسی در راه هموار یا در سنگلاخ». ( محمدتقی فرامرزی، مترجم).

عکسنامه . ص: 76-83

16.محمودی مظاهر جایی بیرون از کادر نگاهی به سبک عکس نگاری

ص: 192

17. مرکز اسناد و کتابخانه سازمان میراث فرهنگی مطلق نفیسه «شرح عکس نویسی».

18. ،ناظمی، مازیار (1377) آبان) نوشتن برای تصویر

19. ثمرۀ چشمی بینا و «دانا» (1377 پاییز) . (محمدتقی فرامرزی مترجم )عکسنامه سال اول شماره

صص : 80-85

20.http://fa.wikipedia.org/wiki

21.http://maziaran.blogfa.com/post-993.aspx

22.http://nazanin.akkasee.com

23.http://shomaha.ir/no4/post-14.html

24.http://www.artmashad.ir

25.www.ichodoc.ir

26. http://www. nafise. akkasee. com/4322

منبع :تصاویر :

مرکز اسناد و کتابخانه سازمان میراث فرهنگی پیوسته قابل دسترسی www.ichodoc. ir

ص: 193

ص: 194

عمل کرد آرشیو کشورهای دیگر پیشنهادهایی را برای اطلاع رسانی بهتر و برقراری ارتباط بیشتر میان آرشیو و جامعه استفاده کننده از آن ارائه شده است.

کلیدواژه ها :آرشیو ملی ،ایران ارتباطات آرشیوی اطلاع رسانی اطلاع رسانی غیر حضوری، مدیریت اطلاعات فناوری اطلاعات شورای جهانی آرشیو ،(ایکا) نمایشگاه اسناد، نمایشگاه مجازی حامیان آرشیو چ

مقدمه

ميراث فرهنگی به جای مانده از گذشتگان و از جمله اسناد هر مملکت نقشی اساسی را در دوام و بقای یک ملت بر عهده .دارند انتقال دانش،ها ارزش ها و اطلاعات از نسلی به نسل دیگر یکی از اهداف و رسالت های مهم آرشیوهاست.

آرشیو هر کشور نشاندهنده عملکرد هویت و خاطرات یک ملت است. ماندگاری اثر وقایع مهمی که در هر کشور رخ می دهد بستگی به وجود اسنادی دارد که هر روز در زندگی ،خود آنها را تولید میکنیم بدون آن که از ارزش واقعی آنها آگاهی داشته باشیم. به همین سبب است که امروزه آرشیوها در اکثر کشورهای پیشرفته از جایگاهی بس رفیع برخوردارند. در عصر ارتباطات کشورها و ملت هایی که به اهمیت وجودی آرشیو پی برده اند، ماموریت آن را آشکارسازی حقایق در زمینه های مختلف و در طیفی فراتر از مرزها و موانع مکانی و زمانی می پندارند در حقیقت آرشیوها پلی میان گذشته و آینده هستند که توجه و دقت به اندوخته ارزشمندشان و تجربه اندوزی از آنچه که در آنها ذخیره شده است ما را از تکرار اشتباه گذشتگان بر حذر داشته و آینده ای نوید بخش را در منظر دیدگانمان هویدا می سازد.

تاسيس سازمانی با عنوان سازمان اسناد ملی ایران نیز نمودار به بار نشستن تلاش هایی است که در سال هایی متمادی و به منظور پاسداری از حاصل فعالیت ها و تلاش های گوناگون نسل های گذشته این سرزمین انجام گرفته است. (1) اما متاسفانه این نهاد علیرغم اهمیت فراوان

ص: 196

برای بسیاری از هموطنان ما ناشناخته .است بر خلاف کتابخانه ها و موزه ها تجربه بازدید و نیز آگاهی از یک موسسه آرشیوی و فعالیت های آن تاکنون در زندگی مردم عادی ما جایگاهی نداشته است. بیشتر افراد تا زمانی که به علت ضرورت به کارگیری اسناد در پژوهش های خود نیازی به آرشیو پیدا نکنند ارتباطی با اسناد و آرشیو ندارند در نتیجه افراد معدودی در جامعه ما میدانند که آرشیو چیست؟ چه فعالیت هایی در آن صورت میپذیرد و علت ارزشمندی اسناد چیست؟ سازمان اسناد ملی ایران که هم اکنون با عنوان معاونت اسناد ملی» به عنوان زیر مجموعه ای از سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران مشغول فعالیت است، سال هاست که با بهره گیری از نیروهایی پر تلاش و خستگی ناپذیر به فرهنگ این مرز و بوم خدمت میکند فقدان دانش و درک کلی جامعه از ،آرشیو فعالیت های آن و اهمیت اسناد به خصوص در عصری که در آن زندگی میکنیم سبب گردیده تا آرشیو ایران نیز همانند بسیاری از آرشیوهای دیگر به طراحی برنامه هایی پویا برای آگاه سازی ،جامعه بیاندیشد. آرشیوداران ایرانی

خود را موظف به حفظ ارتباط منظم با جامعه و در واقع با مراجعه کنندگان آرشیو می دانند می کوشند آنها را از کارها و فعالیت هایی که در آرشیو صورت می پذیرد، آگاه و مطلع سازند

را با اطلاع رسانی اسناد با روش های مختلف آن ها را با اهمیت اسناد و اطلاعاتی که در دل

آنها نهفته است آشنا کنند.

آشنایی با مفهوم اطلاع رسانی و برخی واژههای مرتبط علم اطلاع رسانی از سال 1956 که اصطلاح «علم» اطلاع رسانی توسط کریس «هانس» از «موسسه» انجمن کتابخانه های تخصصی و مراکز اطلاع رسانی (ASLIB) وضع شده، ماهیت آن مورد بحث بوده است (1) دانش اطلاع رسانی رشته ای علمی است که به مطالعه کیفیت و کاربرد اطلاعات نیروهای حاکم بر جریان اطلاعات و ابزارهای آماده سازی اطلاعات برای دسترسی و استفاده مطلوب از آن میپردازد. کار دانش اطلاع رسانی و پرداختن به آن بخشی از دانش است که به ،تولید گردآوری ساماندهی ،ذخیره ،بازیابی ،ترجمه ،انتقال تبدیل و کاربرد اطلاعات مربوط می شود دانش اطلاع رسانی همچنین درباره ارائه اطلاعات به صورت طبیعی یا ساختگی؛ کاربرد قالبها برای انتقال کامل اطلاعات؛ شیوه های آماده سازی اطلاعات ابزارها و فنون آن

و ،عنقائی ،مهربانو (1359 ) .(مهر) «آرشیو تاریخی و بررسی تاریخچه آرشیو در ایران»، پایان نامه تحصیلی ،عزیزی غلامرضا ، (1386 بهار). «نانمودههائی از سرگذشت آرشیو در ایران». فصلنامه گنجینه اسناد.سال هفدهم. دفتر اول شماره 65 . صص 105-120

ص: 197

مانند رایانه ها و روش های برنامه ریزی آنها بحث می کند.

این علم هم دارای جنبه نظری ،است که موضوع را صرف نظر از کاربرد آن به مطالعه

می گیرد و هم دارای جنبه عملی است که خدمات و محصولات را پدید می آورد (1)

مدیریت اطلاعات

اطلاعات یکی از با ارزشترین دارایی های آرشیوهاست آرشیوها برای نیل به موفقیت از لحاظ کاربردی باید توجه به مدیریت اطلاعات را در صدر برنامه های خود قرار بدهند اما باید ابتدا بدانیم که مدیریت اطلاعات چیست؟

باربارا لافان (2) معتقد است مدیریت اطلاعات بیانگر ابزارهایی است که به وسیله آنها یک سازمان به صورت کارآمد اطلاعات خود را برنامه ریزی گردآوری سازماندهی، استفاده، کنترل و اشاعه میکند و سرو سامان می بخشد (3)

نورتون نیز می گوید: امروزه سازمانها و مراکز اطلاع رسانی برای انجام وظایف خود به طور روز افزونی به اطلاعات نیاز دارند مدیریت اطلاعات با اهداف متعددی مانند نگهداری و حفظ پیشینه ها، اتخاذ تصمیم و برنامه ریزی راهبردی و کاردانی شده انجام میپذیرد. با افزایش روزافزون پیچیدگی سازمان ها و تکیه آنها بر دسترسی سریع به اطلاعات با کیفیت بالا، زمینه ایجاد گرایشی جدید با نام مدیریت اطلاعات به وجود ،آمد که این مدیریت در مقایسه با منابع انسانی و مالی در سازمان ها از اهمیت یکسانی برخوردار شده است (4)

در کتابداری و اطلاع رسانی مدیریت اطلاعات به معنی توانایی در جمع آوری ،نگهداری ،بازیابی اشاعه و در دسترس ساختن اطلاعات درست در مکان و زمان مناسب برای افراد شایسته با کمترین هزینه در بهترین محمل اطلاعاتی برای به کارگیری در تصمیم گیری می باشد (5)

ص: 198

فناوری اطلاعات و نقش آن در اطلاع رسانی

از فناوری اطلاعات تعاریف فراوانی به عمل آمده است که به تعدادی از آنها اشاره می کنیم. فناوری اطلاعات عبارتست از مجموعه ابزارها ماشین ها ،دانش روش و مهارت استفاده از

در ،تولید ،انتقال جابجایی پردازش آماده سازی و استفاده از اطلاعات فناوری اطلاعات (1)

به فناوری هایی اطلاق می شود که امکانات لازم را برای جمع آوری ،انباشت ،پردازش و توزیع اطلاعات فراهم می کند . محور این ،فناوری رایانه و ارتباطات راه دور است رایانه ها اساس کار پردازش و انباشت اطلاعات را انجام میدهند و ارتباطات راه دور امکانات پخش و توزیع این اطلاعات را در سطحی بسیار وسیع فراهم می سازد فناوری اطلاعات یعنی استفاده از رایانه ها و سایر ادوات و تجهیزات الکترونیکی همچون نمابر ،تلفن ماهواره مسیرهای ارتباطی مخابراتی و شبکه های رایانه ای برای تولید و انتقال اطلاعات و برنامه ریزی برای پردازش ذخیره سازی و ارائه اطلاعات. (2)

پیشرفتهای دنیای کنونی آرشیوها را دگرگون کرده و برای آنها دنیای وسیعی از اطلاعات را در یک مکان کوچک و حتی بدون دیوار فراهم آورده است. «آرشیوهای الکترونیکی» شکلی از آرشیوهای آینده خواهند بود که مواد اطلاعاتی آنها لوح های لیزری و شبکه های اطلاعاتی

خواهند بود.

گسترش فناوریهای جدید در دو دهه ،اخیر موجب بروز تحولات و تغییرات بسیار زیادی در بیشتر عرصههای زندگی ،شخصی حرفه ای و اجتماعی شده .است حرفه آرشیوداری نیز همچون بسیاری از حرفه ها تحت تاثیر این تحولات قرار داشته و شاهد تغییرات زیادی در فرایندها و روش های کاری خود بوده .است آرشیوداران همواره در تلاشند تا با توجه به این تحولات و تغییرات خود را با شرایط جدید تطبیق دهند عامل دیگر روی آوردن آرشیوها به فناوری اطلاعات این است که فناوریهای پیشین در کشورهای پیشرفته دیگر منسوخ شده است و آرشیوها مجبورند برای ادامه حیات و نیز داشتن زبانی مشترک برای برقراری ارتباط با دیگر آرشیوها و بهره برداری از تجارب ،آنها خود را به فناوری جدید تجهیز کنند عصر الکترونیکی که در حال حاضر پیش روی ما قرار دارد در حوزه ،آرشیو بیشتر در حوزه نوع اسنادی که در دوران جدید باید گردآوری و محافظت بشوند و بیش از آن در بخش پردازش اطلاعات خام و آسان نمودن دسترسی به آنها خود را نمایان ساخته است. آرشیوداران به علت

ص: 199

نزدیکی شغلی با علوم اطلاع رسانی باید جز اولین افرادی باشند که از اشکال اطلاعاتی جدید و شبکه بهره میگیرند

این فناوری موجب شده در آرشیوهای مدرن امروزی در کنار آرشیوداران حرفه ای و سنتی با افرادی تحت عنوان متخصصان ،شبکه واسطه های اطلاعاتی و طراحان نظام کاوشگران نظام های ،پیوسته مدیران پایگاه دادهها، تحلیلگر اطلاعات، متخصصان اطلاعات، مشاور ،اطلاعاتی مدیران دانش مدون و مانند آنها روبرو شویم که نقش مهمی در گردآوری پردازش و ذخیره اطلاعات اسناد و اشاعه آن بر عهده دارند. هر کدام از این عناوین شغلی، بیانگر جنبه ای از تخصص اطلاع رسانی و نمایانگر دگردیسی چند جانبه ای است که حرفه آرشیوداری را درگیر خود ساخته است.

در عصر جدید آرشیوها با هجوم اطلاعات در شکل های گوناگون و جدید به ویژه اسناد الکترونیکی و همچنین درخواستهای مراجعه کنندگان برای دستیابی به این اطلاعات مواجه هستند. تحولات حاصل از فناوری اطلاعات نه تنها دگرگونی هایی را در فرایند فراهم آوری، تنظیم و پردازش حفاظت و نگهداری اسناد ایجاد کرده است بلکه بر نحوه دسترسی استفاده کنندگان به اطلاعات و مهارت های مورد نیاز آنها نیز تاثیر گذار بوده و فرایندها و عملکردهای

مرتبط با خدمات را بهبود بخشیده است.

مواد و محمل های اطلاعاتی ،آرشیوها در زمان ما در مسیر کاهش حجم کاهش وزن کاهش هزینه، افزایش سرعت، افزایش قابلیت ها، افزایش حجم ذخیره اطلاعات و قابلیت حمل و نقل گام نهاده اند. به همین سبب مراجعه حضوری کاربران به آرشیوها و مراکز اطلاع رسانی نیز کاهش یافته است و دستیابی پژوهشگران به شبکه ها و انواع پایگاه ها موجب خواهد شد که آنها بدون مراجعه حضوری به آرشیوها قادر به جستجو و کسب اطلاعات موجود در اسناد باشند. امروزه بسیاری از پژوهشگران برای دسترسی به آخرین یافته های علمی در حوزه فعالیت

تخصصی ،خود و برای تسریع در انتقال اطلاعات از شبکهٔ جهانی اینترنت استفاده می کنند. هر روز که میگذرد آنها زمان کم و کمتری برای مراجعه به آرشیوها خواهند داشت. با توجه به این موضوع و با توجه به آن که راز پویایی و ماندگاری هر سامانه تا حد زیادی به میزان سازگاری آن با محیط ،است آرشیوها نیز در دنیای متکی بر شبکه پویای جهانی باید برای افزایش استفاده از این پدیده موثر و تامین دسترسی سریع به اطلاعات موجود در .بکوشند به طور خلاصه مزایای بهره گیری از فناوری اطلاعات در آرشیوها را می توان بدین

گونه برشمرد:

اسناد

- مدیریت بهتر منابع؛

- ارائه خدمات بهتر به فعالان و علاقمندان پژوهش های آرشیوی؛

ص: 200

- تعامل بهتر با مردم؛

- افزایش توان پژوهشگران از طریق دسترسی بیشتر و بهتر به اطلاعات؛

- از میان بردن مرزهای زمان و مکان؛

- امکان استفاده افراد دارای محدودیت های حرکتی (معلولان) و روشندلان از خدمات آرشیو در رابطه با مورد ،آخر می توان به قانون تبعیض ناتوانی (1) مصوب 1995 در انگلستان اشاره .کرد این ،قانون کسب اطمینان از دسترس پذیر بودن و قابل استفاده بودن خدمات برای افراد ناتوان را یک وظیفه قانونی برای تولید کنندگان خدمات اعلام کرده است. به موجب این ،قانون کلیه تولیدکنندگان خدمات و ارائه دهندگان وب سایت ها موظف شدند وب سایت های خود را برای این

افراد دسترس پذیر (2) سازند (3) آرشیو ملی ایران ،نیز همانند آرشیوهای دیگر از دگرگونی های حاصل از فناوری اطلاعات بی نصیب نمانده است در این نوشتار به این مسئله که آرشیو چگونه

توانسته است با استفاده از مزایای بهرهگیری از فناوری اطلاعات تحولی را در نحوه اطلاع رسانی خود ایجاد کند خواهیم پرداخت (4)

جایگاه اطلاع رسانی در برخی آرشیوهای جهان

بررسی ماموریت آرشیوها نشان می دهد که کلیه آنها چند عامل مشترک را اصلی ترین هدف خود می دانند و آن عبارتست از:

1.فراهم سازی امکانات اولیه برای دسترسی به آرشیوها؛

2.لزوم دسترسی عموم به آرشیوها

3. ضرورت اطلاع رسانی نسبت به ماهیت و کارکرد آرشیو (5)

اطلاع رسانی و خدمات و گسترش آن ها از موارد مورد توجه همه آرشیوهاست و در میان

ص: 201

برنامه های کاری ارائه شده توسط آنها نکات مشترک و غیر مشترک دیده میشود. برخی از مهمترین فعالیت آرشیوها در مورد خدمات عبارتست از:

1. ارتقاء آگاهی از آرشیوها در چارچوب برنامه های متنوع مانند برگزاری نمایشگاه همایش

و انتشار کاتالوگ؛

2. گسترش تبدیل اسناد مکتوب به اسناد الکترونیکی و فراهم سازی زمینه استفاده از آنها؛

3. تاكید بر عمومی سازی سطح دسترسی به آرشیوها؛

4.فراهم سازی امکانات و تجهیزات استفاده از آرشیوها برای همه؛

5.افزایش خدمات از راه دور آرشیو (1)

درباره تلاش آرشیو کشورهای مختلف در زمینه اطلاع رسانی میتوان به نمونه های زیر

اشاره کرد:

آرشیو ملی فرانسه از قانون سوم ژانویه 1979 - که اعلام کرده است تمامی مدارک و اسناد عمومی میتوانند آزادانه در اختیار عموم قرار بگیرند تبعیت می کند و هر فردی میتواند برای استفاده از اسناد در محدوده ای که سیاست دسترسی این آرشیو تعیین کرده است به مرکز آرشیو مراجعه کند همچنین این کشور اقدام به تاسیس نمایشگاهی دائمی از اسناد در « موزه تاریخ فرانسه» کرده است و علاوه بر آن به برگزاری نمایشگاه های فصلی مختلف به مناسبت های تاریخی در قصر «سوبیز» و یا «سالن هتل روهن» همت می گمارد این آرشیو همچنین دوره های آموزشی و تکمیلی را برای تمامی مقاطع و متقاضیان خدمات آرشیو ارائه

می کند (2)

اداره اسناد دولتی انگلستان (PRO) ،هم برای مراجعه دستگاه های تولید کننده سند مراجعه کنندگان ،آزاد تسهیلات لازم را برای دسترسی به اسناد موجود در آرشیو تدارک دیده ،است که شامل اتاق های مطالعه عمومی ارائه فهرست های راهنما و نشریات، به منظور یافتن مورد نظر موجود در مخازن PRO تنظیم تقاضانامه سند به وسیله متقاضی و دادن سند درخواستی به او فراهم کردن وسایل لازم برای تهیه نسخ ،ثانوی حضور کارکنان PRO در محل و راهنمایی مراجعه کنندگان پاسخگویی به پرسش ها از طریق حضوری پستی و مجازی چاپ کتب و جزوه ها فروش ،نشریات ارتباط با رسانه های همگانی، ارائه تسهیلات برای جلسات پشتیبانی از گروه های علاقه مند و دوستان اداره اسناد دولتی، سخنرانی در مجامع و همایش ها و برگزاری نمایشگاه و تورهای بازدید از آرشیو است.

ص: 202

اداره اسناد و آرشیو ملی آمریکا در بیان اهداف کلی راهبردی خود چنین اشاره می ... :دوم هر زمانی که نیاز باشد دسترسی آسان به مدارک وجود خواهد داشت صرف نظر

از این که در چه جایی قرار دارند و یا این که استفاده کنندگان کجا هستند. :سوم تمامی اسناد برای استفاده در هر زمانی که مورد نیاز واقع شوند، در جایی که

مناسبشان باشد نگهداری خواهند شد (1)

اساسنامه کتابخانه و آرشیو ملی کانادا نیز که در 9 فصل و 20 ماده پس از ادغام کتابخانه آرشیو ملّی این کشور تدوین شده است در مادهٔ 7 در بند b وظایف و اختیارات خود، اطلاع رسانی و ایجاد تسهیلات لازم برای دسترسی هر کانادایی و یا هر فرد علاقه مند به اطلاعات کشور کانادا را از وظایف خود برشمرده است همچنین در ماده 8 این اساسنامه چنین آمده است مادۀ 8 (1) کتابدار و آرشیودار میتواند هر کاری که در جهت دستیابی به اهداف سازمان

اسناد و کتابخانه ملی کانادا میشود انجام دهد به طور مثال

1 )پشتیبانی مالی فنی و حرفه ای از گروه هایی که در زمینه حفظ نگه داری و بهبود میراث

مستند و دسترسی به آن فعالیت می کنند

d) فراهم کردن اطلاعات خدمات مشاوره و یا ارائه خدمات جستجو و امانت و سایر خدمات با

هدف تسهیل دسترسی به میراث مستند

e )برپایی برنامه ها و تشویق یا سازماندهی فعالیت هایی از قبیل نمایشگاه ها، انتشارات و اجرای

سخنرانی و یا نمایش برای اطلاع رسانی میراث مستند کشور کانادا.

f )انعقاد تفاهم نامه با دیگر کتابخانه ها آرشیوها و موسسه های داخل و خارج از کشور کانادا .

g) راهنمایی و ارائه خدمات به موسسه های دولتی در زمینه مدیریت اطلاعاتی که توسط آنها

تولید و یا مورد استفاده قرار می گیرد (2)

آرشیو ملّی فنلاند هم هدف اصلی خود را حفظ» اسناد» با ارزش از طریق حداکثر استفاده از فضای موجود و نیز ایجاد شرایط مطلوب برای دسترسی آسان افراد جامعه و پژوهشگران به این مدارک معرفی کرده است. (3)

ص: 203

شورای جهانی آرشیو (ایکا) و مقوله اطلاع رسانی

عضویت آرشیوها و ارتباط آنها با سازمان های غیر دولتی فعال در زمینه اطلاع رسانی و استفاده از تجارب آنها در چگونگی برخورد با موضوعات مربوط به اطلاع رسانی موجب ارتقای سطح آرشیوها در این زمینه می.شود عدم ارتباط با این سازمانها سبب محرومیت آرشیوها از آخرین پیشرفت های فناوری آرشیوی و اطلاعرسانی خواهد شد. از جمله این نهادها میتوان به شورای

بین المللی آرشیو (ایکا) (1) نام برد این شورا توسط یونسکو در سال 1948 به منظور حفظ حراست از میراث مکتوب بشر به وجود آمد مقر آن از ابتدا تاکنون در شهر پاریس بوده است.

این شورا نقش مؤثری در ایجاد و تقویت روابط، اطلاع رسانی اخبار مهم، ارایه استانداردها، مقررات و سامانه های اطلاع رسانی روش های مدیریت آرشیو و اسناد و برگزاری دوره های آموزشی دارد و با سایر سازمان های آرشیوی بین دولتی یا سایر سازمان های بین المللی غیر دولتی مانند فدراسیون بینالمللی مجامع و موسسه های کتابخانه (2) فدراسیون بین المللی اطلاعات

ص: 204

مدارک (1) و فدراسیون بین المللی آرشیو فیلم (2) در زمینه برنامه ها و طرح های مشترک همکاری

نزدیک دارد.

این شورا به منظور تبادل اطلاعات و ارائه رهنمودهای آرشیوی نشریات متعددی را چاپ میکند و در اختیار اعضا قرار می دهد از مهمترین این نشریات میتوان از کاما (3) و خبرنامه شورای جهانی به نام فلش (4) نام برد سایت ایکا نیز منابع و ماخذ مورد نیاز حوزه آرشیو و

اطلاعات مربوط به فعالیت های ایکا را به بیست زبان در اختیار آرشیوداران قرار می دهد (5)

وظیفه اصلی ایکا که تحت نظارت رئیس شورا 5 معاون و کمیته اجرایی اداره میشود تنظیم و هماهنگ کردن فعالیت همه مجامع حرف های آرشیو در سراسر دنیا است. از اهم اهداف

این شورا می توان به

- هماهنگ سازی ادارات آرشیو مجامع حرفه ای ،آرشیودارها آرشیوهای منطقه ای محلی و

اداری و آرشیودارهای مستقل؛

- تهیه استانداردها، مقررات روش ها و سایر ابزار گردآوری پردازش و ارائه سامانه های اطلاعاتی؛

-تنظیم سیاست ها و برنامه های توسعه در زمینه آرشیو و اطلاع رسانی؛

- گسترش آموزش کارکنان و مراجعه کنندگان به آرشیوها و ارتقای استعدادهای بالقوه در

سطوح ملی و منطقه ای در زمینهٔ علم آرشیو و اطلاع رسانی اشاره کرد.

طبق اساسنامه این ،شورا کشورهای غیر اروپایی در یک منطقه جغرافیایی با فرهنگ مشترک یا مشابه میتوانند دارای شعبه منطقه ای آرشیو .باشند شعبه های ایکا در سرتاسر دنیا منشورهای محلی مخصوص خود را در اختیار مدیران آرشیو مستقر در آن منطقه قرار می دهند. همچنین در جلساتی مسئولان آرشیوها را گرد هم می آورند تا از مهارت های متخصصان این حوزه در حل مسائل و مشکلات مربوط به حوزهٔ آرشیو بهره جویند در حال حاضر این شورا دارای 9 شعبه منطقه ای است کشور ما ایران عضو رده «الف» این شورا و نیز عضو شعبه کشورهای جنوب و غرب آسیا یا سواربیکا (6) است این شعبه متشکل از کشورهای ایران ،بنگلادش سری لانکا ،هند پاکستان و نپال است از جمله اهداف این شعبه میتوان به مواردی چون متشکل و هماهنگ کردن هر چه بیشتر فعالیتهای مربوط به بهره برداری از آرشیو و حفظ آن در منطقه و تأمین تسهیلات لازم برای دانشجویانی که مجاز به استفاده از آرشیو در

ص: 205

منطقه اند اشاره کرد (1)

اعضای این شورا هر چهار سال یک بار در کنگره بینالمللی آرشیو گرد هم می آیند درباره مسائل و موضوعات مربوط به آرشیو به بحث و بررسی و تصمیم گیری و ارائه خط مشی می پردازند کمیسیونها و کمیته های این شورا نیز در خلال این چهار سال فعالیت دارند و با تشکیل جلساتی چون سیترا و یا جلسات سالانه کمیته اجرایی شورا به انجام وظیفه مشغولند. (2)

آرشیو ملی ایران و اهمیت اطلاع رسانی در آن آرشیو ملّی ایران با توجه به بودجه و امکاناتی که در اختیار دارد نهایت تلاش خود را میکند تا در زمینه اطلاع رسانی و اشاعه اطلاعات که یکی از وظایف سه گانه برشمرده در قانون تاسیس آن است از قافله جهانی عقب نماند. (3)

آرشیو ملی ایران در حال حاضر به علت مشکلاتی که با آن مواجه است از جمله حجم بالای اسناد و افزایش همواره ،آنها هزینه های بالای رقمی سازی ،اسناد، کمبود نیروی انسانی آموزش دیده، موضوع حقوقی حق مؤلف و نظایر آن امکان ارائه نسخه های رقمی اسناد خود را در کنار فهرست اسناد چه در تالار پژوهش و چه در وبگاه خود ندارد و تا تبدیل خود به یک آرشیو رقمی مسیری طولانی را در پیش رو دارد (4) اما با ارائه اطلاعاتی درباره آرشیو خدمات فعالیت های آن و همچنین به کارگیری روش هایی چون تهیه و تدوین برنامه های روزشمار تاریخ به روایت اسناد ملّی» (روزنامه دیواری در اشکال حقیقی و مجازی) با عنوان تهیه و تدوین یک سند یک ،کتاب یک «خاطره و نمایشگاه های مجازی» اسناد سعی کرده است تصاویر برخی اسناد منتخب را به مناسبت های مختلف و به مرور در پایگاه اطلاع رسانی خود

قرار دهد.

ص: 206

این سازمان برای جلب رضایت مراجعه کنندگان خود اهمیت به موضوعات زیر را در صدر

برنامه های خود قرار داده است

1.توجه به جامعه استفاده کنندگان از اطلاعات اسناد؛

2.توجه به تنوع خدمات شامل شکل سنتی مانند استفاده از راهنماهای اسناد و کاتالوگ ها ارائه اسناد ریز فیلم شده برای ،بررسی استفاده از آرشیودار مرجع برای پاسخگویی به مشکلات مراجعه ،کنندگان ارائه اطلاعات اسناد از طریق بانک های اطلاعاتی خدمات

تحویل تصاویر اسناد از راه دور

3.توجه به کیفیت خدمات ارائه شده؛

4.اهمیت به نوع تعامل و برخورد آرشیوداران با مراجعه کنندگان؛

5.اهمیت به کیفیت منابع اطلاعاتی دیداری شنیداری و اطلاع رسانی آنها

دسترسی به اطلاعات موجود در اسناد و نیز اطلاعاتی درباره فعالیت ها و خدمات آرشیو به

یکی از طرق زیر حاصل می شود :

1.استفاده از منابع چاپی متعارف فهرست (اسناد )

2.ریزنگارها وسایل خواندن آنها و تسهیلات چاپ اطلاعات مدون در آنها؛ .

3.بانک های اطلاعات اسناد؛

4.تعامل رو در رو با کارکنان آرشیودار (مرجع )

5. اطلاعات به نمایش گذاشته شده در وبگاه سازمان (1)

اقدامات کنونی آرشیو ملی ایران در زمینه اطلاع رسانی

اطلاع رسانی حضوری در تالار پژوهش

تالار پژوهش یکی از بخش های گروه اطلاع رسانی اسناد است که از نظر تشکیلات اداری زیر نظر اداره کل اطلاع رسانی و ارتباطات مشغول فعالیت است این بخش مسئولیت پاسخگویی به مراجعه کنندگان حضوری به آرشیو را بر عهده دارد آدرس ساختمان آرشیو شماره تلفن، مدارک مورد نیاز برای کسب اجازه استفاده از خدمات ،آرشیوی نوع خدمات ارائه شده در این بخش و همچنین بخش اطلاع رسانی منابع دیداری و شنیداری و شرایط استفاده از اطلاعات آنها و ساعت فعالیت از جمله اطلاعاتی است که در وبگاه سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران (2) اطلاع رسانی شده است. در سال 1387 با احتساب میانگین مراجعه کنندگان بخش های

ص: 207

امور مشترکان فهرستگان اسناد ریزفیلم و مطالعۀ اصل ،اسناد آرشیو ملی به 1501 نفر اطلاع رسانی کرده است.

اطلاع رسانی غیر حضوری به افراد حقیقی و حقوقی (پست دورنگار و نظایر آن)

علاوه بر مراجعه کنندگانی که حضوراً به آرشیوها مراجعه میکنند آرشیو همچنان پاسخگوی تقاضاهای ارسالی از اشخاص حقیقی و حقوقی برای دستیابی به اسناد مورد نظر میباشد با توجه به وجود امکان جستجوی کلیدواژههای مورد نظر در بخش وبگاه سازمان و دسترسی پژوهشگران به فهرست و شمارههای راهنمای ،اسناد مراجعه کنندگان سایت میتوانند بدون محدودیت ،جغرافیایی، اسناد مورد نظر خود را جستجو و حتی آنها را از طریق شعبه های سازمان یا از طریق پست سفارش دهند در این صورت آرشیوداران تالار پژوهش نظر را در چرخه مربوط قرار داده و تصویر اسناد را با توجه به مقررات حاکم بر ،بخش برای متقاضی ارسال می.کنند گاهی مراجعه کنندگان غیر حضوری سازمان اشخاص حقوقی، یعنی ،وزارتخانه ها سازمانها نهادها و نظایر آن هستند که با ارسال ،نامه دورنگار و.... درخواست ارسال اسناد با موضوعات مورد نیاز خود را دارند اگر از تاریخ تولید این اسناد 40 سال نگذشته باشد و متقاضی وزارتخانه یا سازمان تولید کننده سند باشد کار اطلاع رسانی توسط اداره کل اسناد

مورد گردآوری و فراهم سازی اسناد انجام میگیرد در غیر این صورت کار بررسی فهرست ها انتخاب اسناد توسط گروه اطلاع رسانی اسناد و یا گروه ارتباطات آرشیو انجام میگیرد و نتیجه جستجو توسط دفتر اداره کل ارسال می.شود در سال 1387 ش 213 ساعت از برنامه کاری آرشیوداران به اطلاع رسانی غیر حضوری اختصاص داشته است.

تهیه و تدوین روزشمار تاریخ به روایت اسناد ملی در «وبگاه سازمان »

روزشمار تاریخ به روایت اسناد ملی از اردیبهشت ماه سال 1386 به مناسبت سالروز اسناد ملی و با هدف اطلاع رسانی اسناد موجود در آرشیو ملی ایران در وبگاه سازمان آغاز به فعالیت کرد. در سال های 79 1376 ش نیز فعالیتی مشابه در سازمان انجام می.گرفت. تفاوت روش جدید با روش اتخاذ شده در سال های یاد شده بهرهگیری روش جدید از فناوری اطلاعات است در گذشته اطلاعات منتخب موجود در اسناد بر اساس مناسبتهای تاریخی انتخاب و به صورت تایپی در قطع A4 در سطحی محدود منتشر میشد. اما در روزشمار تاریخ جدید انتشار اسناد از طریق وبگاه سازمان و در سطحی گسترده و فارغ از موانع زمانی و مکانی است. در این

فعالیت سعی شده است اطلاعات و اسناد معرفی شده پاسخگوی عموم مردم با تنوع سلیقه ها و نیازهایشان باشند. لذا اسنادی با تنوع موضوعی و حاوی اطلاعات فرهنگی، مذهبی، سیاسی،

ص: 208

اجتماعی ،حقوقی ،اقتصادی و هنری ،گزینش و بر اساس تاریخ ذکر شده در سربرگ اسناد هر ماه در تاریخ دقیق تولید خود (روز و ماه) به مخاطبان معرفی میشوند. در سال 1387ش،

برگ سند در قالب 315 مناسبت در این روزشمار معرفی شد.

تهیه و تدوین روزنامه دیواری (در اشکال حقیقی و مجازی )با عنوان تهیه و تدوین« یک سند یک کتاب یک خاطره»

تهیه و تدوین این فعالیت از آبان ماه 1386 ش آغاز شد اداره کل اطلاع رسانی و ارتباطات با درک نقش حساس خود در بهره برداری از فناوریهای نوین در اطلاع رسانی اسناد هفته

هر

یک کتاب یک سند و منتخبی از یک مصاحبه را با عنوان یک خاطره در وبگاه سازمان و نیز به صورت روزنامه دیواری در دو طبقه از ساختمان گنجینه اسناد به نمایش میگذارد مناسبتهای تاریخی در انتخاب اسناد و کتابها برای معرفی در روزنامه دیواری مؤثر هستند.

برگزاری نمایشگاه اسناد به مناسبتهای مختلف کلیه آرشیوها در عمل به وظایف خود در زمینه اطلاع رسانی توجهی جدی به برگزاری نمایشگاه های اسناد به مناسبت های مختلف .دارند تشکیل نمایشگاه ها به آرشیو این امکان را می دهد تا درباره موجودی خود اطلاع رسانی کند و درک عموم را از اسناد تاریخی به عنوان منابع فرهنگی ارتقا .بخشد این نمایشگاهها هم میتوانند به صورت دائمی و هم به صورت فعالیتی مقطعی تحقق یابند نمایشگاه دائمی مانند اقدام آرشیو فرانسه در برگزاری نمایشگاهی دائمی از اسناد در «موزه تاریخ فرانسه»؛ و نمایشگاه مقطعی مانند آنچه که کلیه آرشیوها در مناسبتهای مختلف تاریخی به آن اقدام می کنند.

در این نمایشگاه ها هم از نسخه اصلی اسناد و هم از تصاویر آنها استفاده می شود به عنوان نمونه در معرفی اقدامات آرشیو ملی کبک چنین آمده است

در حقیقت قانون ویژه ای برای امانت دهی اسناد به بیرون از آرشیو ملی کبک وجود ندارد. با این وصف «مسئول اسناد آرشیو» (1) با تحویل اسنادی که متعلق به آرشیو ملی کبک نیست، یا مدارکی که در موافقت نامه انتقال منعی برای انتقال آنها به نمایشگاه وجود ندارد موافقت

می کند. (2)

ص: 209

موافقتنامه امانت دهی

برای انتقال اسناد به ،نمایشگاه موافقتنامه ای کتبی بین آرشو ملی کبک و متقاضی اسناد به امضاء می رسد علاوه بر مواردی که در قوانین آمده ، موافقتنامه باید شامل موارد زیر باشد:

1 -نام نمایشگاه تاریخ آغاز و ،پایان محل ،نمایشگاه ساعات سرویس دهی نمایشگاه و

مدت امانت

2-برای بیمه نمودن اسناد در خلال جابجایی و نمایش آرشیو ملی کبک توصیفی از ارزش

اسناد فراهم میکند.

3- معرفی شرکت بیمه و انتقال دهنده اسناد

4- اسنادی که در نمایشگاه به نمایش در میآیند و یا در کاتالوگ یا دعوت نامه نمایشگاه

معرفی میگردند باید حامل اطلاعات زیر باشند

- معرفی محل نگهداری اسناد یا آرشیو

- شماره مرجع پرونده یا مجموعه

5- امانت گیرنده دو نسخه از پوستر و کاتالوگ نمایشگاه را به آرشیو

می دهد.

6- شرایطی که اسناد در آن نگهداری می شوند،نور ،امنیت طرح ساختمان (و....

7- مسئولیت های امانت گیرنده بارگیری تخلیه و به طور کلی انتقال (اسناد به نقل از ،گارون ،رابرت استاندادها و رویه های آرشیو رضا) مهاجر (مترجم) ویرایش

چهارم 1992 ،تهران تکثیر محدود سازمان اسناد ملی ایران، بی تا.

در آرشیو ملی کشور ما در اکثر مواقع به منظور حفظ و نگهداری اسناد از تصاویر اسناد برای برگزاری نمایشگاه ها استفاده میشود و در مواقع بسیار استثنایی و کوتاه مدت این آرشیو اقدام به نمایش اصل اسناد کرده است در سال 1387 ش اداره کل اطلاع رسانی و ارتباطات 3 نمایشگاه برگزار کرده است. (1)

ص: 210

تهیه و تدوین نمایشگاه های مجازی اسناد

نمایشگاه های حقیقی ،اسناد به علت برگزار شدن در یک مکان جغرافیایی تنها برای تعداد محدودی از افراد قابل استفاده هستند در حالی که نمایشگاه های مجازی به علت انتشار از طریق وبگاه و دسترسی تعداد کثیری از افراد بدون محدودیت مکانی و زمانی کارآیی بیشتری دارند. برخی آرشیوها در وبگاه خود اقدام به نمایش تصویر برخی اسناد و ایجاد فتوگالری کرده اند که در واقع خود نوعی نمایشگاه محسوب می شوند (1) در آرشیو ملّی ،ایران این فعالیت از خردادماه 1386ش و با به نمایش گذاشتن اسناد در قالب فایل پاورپوینت آغاز شد این نمایشگاه ها حاوی مقدمه ای مختصر پیرامون مناسبت برپایی ،نمایشگاه فهرست و مشخصات اسناد و عکس های معرفی شده در نمایشگاه و تصاویر اسناد با ترتیب تاریخی است. در سال 1387 ش دوازده نمایشگاه مجازی در وبگاه سازمان ارائه شده است.

راه اندازی بخش مربوط به آرشیودار پاسخگو در وبگاه سازمان و پاسخگویی به پرسش های

آرشیوی

یکی از برنامه هایی که پس از راه اندازی وبگاه سازمان به آن توجه شد ایجاد قسمتی برای پاسخگویی آرشیودار مرجع به سؤالات مراجعه کنندگان سایت .است در واقع از این طریق آرشیو ملّی علاوه بر پاسخگویی به پرسش ها به اطلاع رسانی مواردی که ممکن است مورد توجه افراد متعددی باشد می پردازد (2)

آرشیو ملی ایران و مقولهٔ برقراری ارتباطات آرشیوی

آرشیوها به عنوان یک سامانه برای ادامه فعالیت های خود به گونه ای پویا و موثر، ناگزیر از برقراری ارتباط با محیط خارجی ،خود تأثیر گذاری بر آن و نیز تاثیرپذیری از آن هستند. در این بخش فعالیت های آرشیو ایران در برقراری ارتباط با محیط خارج از خود را در دو ارتباطات برون مرزی و ارتباطات درونمرزی بررسی می کنیم.

الف) ارتباطات برون مرزی

- آشنایی با عملکرد سایر آرشیوها و استفاده از تجارب آنها از طریق ترجمه کتاب ها، مقالات و اطلاعات موجود در وبگاه آرشیوها مانند( مقالات متعدد موجود در فصلنامه گنجینه اسناد)؛

ص: 211

- حضور آرشیوداران ایرانی در دوره ها و کارگاه های آموزشی سایر کشورها به عنوان نمونه حضور

همکاران در دوره های آموزشی برگزار شده در آرشیو کشورهای اتریش مالزی و فرانسه - دعوت از آرشیوداران کشورهای دیگر و برگزاری کارگاه ها و دوره های آموزشی مانند دعوت از آرشیوداران فرانسوی و برگزاری کارگاه آموزشی نقش آرشیوها در ادارات نوین در

اردیبهشت ماه (1388

- انعقاد تفاهم نامه هایی دربارۀ همکاریهای آرشیوی :مانند امضای تفاهم نامه همکاری بین سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران و آرشیوهای دولتی ترکیه و انعقاد تفاهم نامه همکاری بین سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران و آرشیو دولتی لهستان در زمینه پژوهش های اسنادی و (آرشیوی

بي

- عضویت و شرکت در مجامع بین المللی آرشیو مانند ایکا و سواربیکا؛

- برگزاری همایشها و نشستهایی در ارتباط با موضوعات آرشیوی؛

- برگزاری نمایشگاه اسناد در دیگر (کشورها مانند) برگزاری نمایشگاه عقد نامه ها در کشور مالزی

ب ارتباطات درون مرزی

- ارتباط با سایر آرشیوها و مراکز اسنادی

- برقراری ارتباط با سایر مراکز اسنادی و آرشیوهای داخل کشور و عمل به بندهای شماره 5

و 6 مصوبه شماره 1901/103382 مورخ 1381/6/9 شورای عالی اداری؛

- ارائه خدمات مشاوره ای؛ - برگزاری کارگاهها و دوره های آموزشی در زمینه فعالیت های آرشیوی مانند) آموزش همکاران

تاجیکی در سال (1387؛ )

- انعقاد قراردادهای همکاری در زمینه فعالیت های آرشیوی مانند انعقاد تفاهم نامه بین سازمان اسناد کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران و شورای عالی جامعه مدرسین حوزه علمیه قم، انعقاد تفاهم نامه بین سازمان اسناد کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران و پژوهشکده مطالعات فرهنگی و اجتماعی وزارت علوم تحقیقات و فناوری

- برگزاری همایش ها و نشست هایی در ارتباط با موضوعات آرشیوی مانند برگزاری همایش

تاریخ شفاهی در سال 1385 و همایش آرشیو برای همه در سال (1388 )

- برگزاری نمایشگاه های مشترک با همکاری سایر مراکز آرشیوی مانند نمایشگاه روز اسناد

ملی در 17 اردیبهشت ماه (1388 )

- تهیه و تدوین برنامه بازدیدهای تخصصی متقابل به منظور اطلاع از نحوه عملکرد و تواناییهای

هر آرشیو (مانند بازدید کارکنان موسسه مطالعات تاریخ معاصر ،ایران کارکنان آرشیو صدا

سیما و کارکنان اداره کل اسناد و تاریخ دیپلماسی وزارت امور خارجه از آرشیو ملی).

ص: 212

ارتباط با اقشار مختلف مردم

برقراری ارتباط با اقشار مختلف ،مردم دارای مزایای فراوانی برای آرشیو است این ارتباط باعث جذب مردم و آشنایی آنها به فعالیت های آرشیو، جذب کمک های مردمی در زمینه های مختلف و رفع نیازهای آرشیو مانند افزایش اهدا کنندگان ،سند داوطلبان کمک به آرشیو و حامیان فعالیت های آن خواهد شد این برنامه ها به منزله ابزارهایی برای آشنایی مردم با ارزش اسناد تاریخی و حمایت جدی تر آنها از محافظان اسناد یعنی آرشیوداران خواهد شد. برقراری

است.

این ارتباط از راه های زیر میسر

- آموزش و تبلیغ از طریق رسانه های جمعی مانند نمایش فیلم هایی حاوی معرفی فعالیت های سازمان اسناد ملی ،ایران در سال های 1372 ، 1374 و 1375ش. از شبکه های مختلف صدا و سیمای جمهوری اسلامی ایران و مصاحبه مسئولان سازمان با خبرنگاران رسانه

في

ملی و نیز جراید کشور

- تبلیغات از طریق وبگاه سازمان؛

- فعالیت در زمینه انتشارات با اهداف زیر

• شفاف و مستندسازی نحوه ارایه خدمات آرشیوی به مراجعه کنندگان و اطلاع رسانی از

نحوه ارائه خدمات به مردم از طریق انتشار بروشورها، فهرست راهنمای اسناد، راهنماها دستور العمل ها

• تهیه و انتشار بروشورهای تبلیغاتی و پخش آنها در موقعیت های مناسبی چون نمایشگاه بین المللی کتاب سمینارها و همایش های علمی داخلی و به خصوص همایشهای تاریخی

انتشار کتاب هایی با تکیه بر معرفی اسناد،

انتشار متن مصاحبه های تاریخ شفاهی

• ترجمه و انتشار کتاب های پایه در زمینه علوم ،آرشیوی سندشناسی و تاریخ شفاهی انتشار مجله ای به منظور گردآوری و انتشار تالیفات و ترجمه علاقه مندان به حوزه آرشیو

،تاریخ سندشناسی و تاریخ شفاهی

،تهیه تدوین و اجرای طرح گشت های تورهای آرشیوی تورهای آرشیوی میتوانند به عنوان فرصت هایی مناسب محسوب شود تا دیدی کلی از خدمات آرشیوی را ارائه دهند و همچنین میتوانند تبلیغی برای آرشیو و خدمات آن محسوب شوند اگرچه برگزاری گشت های آرشیوی در کشور ما تازگی ،دارد اما در کشورهای دیگر مدت هاست که مورد عنایت و توجه مسئولان آرشیوها قرار گرفته است. برای مثال آرشیو

ص: 213

کانادا به منظور ارتقا درسی کودکان کانادایی در رابطه با فرهنگ بومی و اصیل کانادا تورهایی

را برگزار می کند و حتی درصدد است با همکاری موسسه های Aboriginal Healing Legacy of Hope نسخه برخط این بررسی ها و خدمات را نیز راه اندازی کند (1)

در آرشیو فنلاند بر اساس برنامه منظم و از قبل تعیین شده بازدید از آرشیو ملی، برای

گروه های مختلف دانش آموز دانشجو و هم ردیف آن ترتیب داده می شود .(2)

در وبگاه آرشیو آمریکا (3) توضیحاتی درباره بازدید از ،آرشیو چگونگی رزرو کردن زمان بازدید مطالبی که در بازدید مطرح میشود زمان تقریبی بازدیدها دانلود نقشه ،تور رایگان بودن تورها و زمان مناسب برای بازدید از آرشیو آمریکا توضیح داده شده است.

اداره اسناد دولتی انگلستان هم در برنامه کاری خود بخشی را به برگزاری تورهای آرشیوی

اختصاص داده است.

در وبگاه آرشیو ملی انگلستان (4) اطلاعاتی درباره این بازدیدها تقسیم آن به بازدیدهای فردی

و ،گروهی زمان مناسب برای بازدیدها و ضرورت هماهنگی قبل از بازدید اشاره شده است. وبگاه آرشیو

زلاندنو (5) و مالت (6) هم درباره نحوه ترتیب دادن تورهای تخصصی یا دسته

جمعی و نیز چگونگی هماهنگ کردن دربارۀ آن اطلاعاتی را ارائه کرده اند (7)

آرشیو ایران نیز پس از تهیه و تدوین طرحی با عنوان «طرح پیشنهادی» برگزاری گشت های آشنایی با آرشیو ملی ایران در سال 1387 ش با طراحی گشت هایی در گروه های جداگانه .الف) گشت های دانشجویی ب) گشت های دانش ،آموزی ج) گشت های تخصصی .د ) گشت های ویژه آژانس های خبری و نمایندگان رسانه های جمعی و ه) گشت های ویژه بازدیدکنندگان ،خارجی کار برگزاری تورهای آرشیوی را به صورت جدی و رسمی آغاز کرد. برای نمونه در سال 1387 ش. طی 40 برنامه بازدید 452 نفر در مدت 84 ساعت از آرشیو ملی ایران بازدید کردند این بازدیدها شامل 13 بازدید گروه های دانشجویی 2 بازدید دانش آموزی، 10 بازدید ،تخصصی 2 بازدید نمایندگان آژانس های ،خبری 5 بازدید خارجی و 7 بازدید متفرقه بود.

سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران در وبگاه خود بخشی با عنوان تور مجازی کتابخانه ملی دارد که میتوان امیدوار بود به زودی برای تهیه تور مجازی آرشیو ملی

ص: 214

نیز اقدام شود.

پیشنهادهایی جهت برقراری ارتباط آرشیو ملی ایران با جامعه

حفظ ارتباط منظم با مراجعه کنندگان ،آرشیو مانند سایر فعالیت های آرشیو اهمیت دارد چرا که آرشیوها نیازمند حمایت مردم و استفاده از افکار و پیشنهادها آنها هستند آرشیو ملی ایران میتواند همچون آرشیوهای دیگر به منظور ارتباط بیشتر با جامعه به روش های زیر هم بیندیشد.

- تشویق و حمایت از ایجاد گروهی با عنوان «دوستداران آرشیو» یا «حامیان آرشیو». برای نمونه در مالزی محفلی با عنوان «دوستداران آرشیو» تاسیس شده است. این اشخاص غالباً افراد بازنشسته از دستگاه های دولتی هستند که از وجودشان در برنامه های تاریخ شفاهی، روایت تاریخ و بازنوشت مواد آرشیوی استفاده می.شود همچنین مجموعه اسناد شخصی این ،افراد به آرشیو منتقل می گردد (1)

- جذب و آموزش داوطلبان و کار رایگان در آرشیو آرشیوها می توانند با به کار گماری، آموزش، زمانبندی و نظارت کافی بر روی کار افراد علاقه مند به فعالیت رایگان در آرشیو از کمک این ،افراد در بخش های مختلف استفاده کنند.

- در سایت آمریکا (2) همچنین برنامه ای با عنوان حامیان آرشیو وجود دارد. از جمله فعالیت های

این بخش ایجاد مغازه هایی (3) با کالاهایی چون اسباب بازی بازی ها و کتاب های تاریخی ،لباس، کتابی درباره رئیس جمهورهای امریکا کتاب و کاتالوگ و فروش آنها است. (4) آرشیو ایران نیز میتواند در یک اقدام تبلیغاتی اقدام به تهیه اقلامی چون کارت پستال کارت تبریک نشان روی ،لباس کاغذ ،یادداشت تقویم ،عکس پوستر و قاب هایی برگرفته از مجموعه اسناد و فروش آنها کند. توسعه زیر ساخت فناوری ارتباطات و اطلاعات در سازمان به منظور پشتیبانی نیازهای

مستمر سامانه مدیریت اطلاعات سازمان فعالیت های آموزشی و تبلیغی از طریق ارتباط با دانش پژوهان در مقاطع مختلف تحصیلی و تهیه و تدوین برنامه هایی به منظور آموزش تاریخ برای دانش آموزان و آموزگاران و امکان جستجوی آنلاین موضوعات تاریخی در وبگاه با معرفی اسناد

راه اندازی خط تلفن گویا برای پاسخگویی به سوالات مردم و دریافت پیشنهادها و انتقادات آنها. معرفی کار آرشیوداران به عنوان یک حرفه در کتاب حرفه و فن مدارس راهنمایی با

ص: 215

برقراری ارتباط با دفتر برنامه ریزی و تألیف کتابهای درسی

تدارک دیدن برنامه های آموزشی

اعزام آرشیوداران به (مدارس راهنمایی و دبیرستان ها و دانشگاه ها )و برگزاری مجالس پرسش و پاسخ میان آنها و مخاطبان در زمینه فعالیتهای آرشیو ملی

راه اندازی و استقرار پست صوتی و صندوق پیشنهادها به منظور اخذ مشاوره و راهنمایی از مردم تهیه و نصب تابلوهای تبلیغاتی مناسب و جذاب در نواحی پرتردد مانند بزرگراه ها

نتیجه

یکی از اهداف مهم آرشیوها برقراری ارتباط و ارائه اطلاعات مورد علاقه پژوهشگران است. با ورود پیشرفت ها و تجهیزات ناشی از فناوری ،اطلاعات انقلابی در نحوه اطلاع رسانی آرشیوها رخ داده است و آنها در انجام وظایف خود تواناتر شده اند در عصر جدید اکثر آرشیوها با استفاده از وبگاههای ،خود زمان و مکان را در نوردیده و با ایجاد فضایی مخصوص برای ارائه خدمات اطلاع رسانی خود سعی کرده اند بر اساس مدیریت اطلاعات و پیروی از نظمی منطقی دسترسی پژوهشگران به منابع اطلاعاتی خود را تسهیل نمایند در این وبگاهها علاوه بر فهرست آنلاین (برخط) ،اسناد میتوان به اطلاعات دیگری نیز دست یافت. آرشیوها در امر اطلاع رسانی باید به موضوعات زیر توجهی ویژه داشته باشند

- گسترش کمی و کیفی خدمات اطلاع رسانی و رعایت استانداردها - عنایت ویژه به مدیریت اطلاعات

- پژوهشگر مداری

- استفاده موثر از منابع برای رسیدن به نتایج مطلوب

- تبادل اطلاعات و حفظ ارتباطات آرشیوی

- استفاده از شیوههای ماشینی و فناوری اطلاعات

به کارگیری نیروی انسانی علاقه مند.

آرشیو ملی ایران در سال های اخیر توانسته است تا حدود زیادی وبگاه خود را غنی سازد و از انزوا خارج شود اما این سازمان برای رسیدن به کمال و سطحی که بتواند به عنوان یک آرشیو مطرح جهانی معرفی ،شود راهی طولانی در پیش رو دارد در این مسیر استفاده از فناوری ،اطلاعات مدیریت اطلاع ،رسانی آرشیوداران کارآزموده توجه به اهمیت عامل ارتباطات و بهره گیری از تجارب آرشیوهای بزرگ و موفق دنیا میتواند چراغی فراروی راه آرشیو برای رسیدن به این هدف باشد.

ص: 216

منابع

1.آشنایی با آرشیو انگلستان» (1381 بهار و تابستان)( شهلا ،اشرف مترجم). فصلنامۀ گنجینهٔ

اسناد سال دوازدهم دفتر اول و دوم شماره پیاپی 45 و 46

2.آشنایی با آرشیو فنلاند» (1376، بهار و تابستان شهلا ،اشرف مترجم). فصلنامه گنجینه

اسناد سال هفتم دفتر اول و دوم شماره پیاپی 25 و 26

3.آشنایی با آرشیو کشورها فرانسه ،(3)» (1376 پائیز و زمستان) (مجتبی ترکاشوند (مترجم)

فصلنامخ گنجینه اسناد سال هفتم دفتر سوم و چهارم شماره 27 و 28

4.فیروز آبادی علی مجری بی (تا) طرح پیش بینی اصلاح یا اضافه کردن بندهایی به اساسنامه و قانون و مقررات سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران با هدف تاسیس کتابخانه دیجیتال ملی» ج 1، مطالعه تطبیقی، مجری طرح دکتر سید علی

فیروزآبادی

5.،آذرنگ عبدالحسین (1370)؛ اطلاعات و ارتباطات» تهران سازمان چاپ و انتشارات

وزارت فرهنگ

ارشاد اسلامی

6.،بقایی محمد (1381 مهر و آبان) نگاهی به آرشیو و عملکرد آن در ایران» کتاب ماه

کلیات شماره پیاپی 59 و 58 5 (11و12).

7.بورکو،هارولد (1351 مهر دانش اطلاع رسانی چیست؟» نشریه فنی مرکز مدارک علمی

دوره اول شماره 1

8.حسن ،آبادی ابوالفضل (1386) مرداد) بررسی تطبیقی برنامههای بلند مدت آرشیوهای

بزرگ دنیا کتاب ماه تاریخ و جغرافیا. شماره پیاپی 111

9.حسن زاده، محمد(1384). «مدیریت اطلاعات و دانش(رویکرد مقایسه ای)». اطلاع شناسی

2 5و 6)

10. حسن زاده محمد حسن ،نویدی ،فاطمه (1378 ،زمستان) چارچوبی نظری برای مطالعه دسترس پذیری در وب سایت ها ارتقای وب سایت ها در راستای دولت الکترونیکی» فصلنامه کتاب شماره 76

11. صدری، محمدرضا امیری شروین (1382) بهار) فناوری اطلاعات در ایران و جایگاه آتی

12. آن شریف. سال هجدهم. 12 گارون، رابرت (1992) استانداردها و رویه های آرشیو رضا مهاجر، (مترجم ویرایش )

چهارم :تهران سازمان اسناد ملی ایران

ص: 217

13.نورتون ملانی جی (1384) مبانی علم اطلاع رسانی محسن عزیزی؛ جواد بشیری

مترجم تهران کتابدار

14.ویلسون ،تام ،(1382) پائیز علم « اطلاع رسانی و روشهای پژوهش» (محسن نوکاریزی )

15.مترجم فصلنامه کتابداری و اطلاع رسانی جلد 6 شماره3 15. هوشیار یزدانی، مهدی. (1381، بهار). «تاثیر فناوری اطلاعات بر توسعه خدمات در کتابخانه ها».

فصلنامه کتابداری و اطلاع رسانی ج5 شماره 1.

16. یوسفی، امین(1385 ، 7 خرداد). «چالشها و تنگناهای مدیریت و بازیابی اطلاعات». نما،

دوره سوم شماره سوم.

17.برای اطلاع از تاریخچهٔ ایجاد این سازمان .ن.ک به:

-سند و اسناد ملی (1386) مرداد گفت و گویی با دکتر منصوره اتحادیه دکتر کیانوش کیانی هفت لنگ و آقای مسعود کوهستانی ،نژاد کتاب ماه تاریخ و جغرافیا شماره پیاپی 111، صص 17- 19.

-دیانی محمد حسین (1377). مقدمه ای بر آرشیو مشهد دانشگاه فردوسی. صص 33-37 -

-صادقپور بالانی، فاطمه (1385 فروردین). «تاریخچهٔ آرشیو در «ایران» پیام بهارستان شماره

58، صص 6- 12.

- صوفی، ژاله (1365). «تاریخچه اهداف، وظایف و تشکیلات سازمان اسناد ملی ایران» پایان

نامه تحصیلی کارشناسی ارشد گروه کتابداری و اطلاع رسانی.

- عزیزی، غلامرضا (1386 بهار نانمودههائی از سرگذشت آرشیو در ایران». فصلنامه گنجینه

اسناد سال هفدهم دفتر اول شمارهٔ 65 صص 105-120

- عنقائی، مهربانو (1359 مهر آرشیو تاریخی «و بررسی تاریخچهٔ آرشیو در ایران»، پایان نامه

تحصیلی.

- فدایی ،عراقی غلامرضا (1377) مقدمه ای بر شناخت اسناد آرشیوی» تهران سازمان

مطالعه و تدوین کتب علوم انسانی دانشگاهها (سمت). صص 62 64

.18 برای کسب اطلاعات بیشتر دربارهٔ تکنولوژی اطلاعات و تأثیرات آن در اطلاع رسانی

.ن.ک به :

- داورپناه، محمدرضا(1387). «برنامه ریزی زیر ساخت فناوری اطلاعات در کشورهای در حال

توسعه کتابداری و اطلاع رسانی سال 2 شماره 3 .

- قنبری پور، امان الله (1373، بهار).«تکنولوژیهای جدید و اطلاع رسانی در ایران»، اطلاع

،رسانی دوره 10 شماره 4 ص 37

- مانجوناتاک؛ شیوالینگاباد (1385 بهار) دسترسی به اطلاعات در کتابخانه ها روش ها و

ص: 218

مسائل .[1] غلام ،حیدری (مترجم فصلنامه علوم و فناوری اطلاعات دوره 21 شماره 3.

19 برای آشنایی با نحوه اطلاع رسانی در دیگر آرشیوها همچنین ن. ک به - آشنایی با آرشیو کشورها (4) آرشیو روسیه در دههٔ 1990 تجارب مشکلات و چشم انداز توسعه» (1377 ، پائیز و زمستان) شهلا اشرف (مترجم) فصلنامه گنجینه اسناد سال هشتم دفتر سوم و چهارم شماره پیاپی 21 و 22 صص 134 و 135.

- آشنایی با آرشیو ترکیه» (1375 پائیز و زمستان شهلا ،اشرف مترجم). فصلنامه گنجینه

اسناد سال ششم دفتر سوم و .چهارم شماره پیاپی 23 و 24 ،صص 113 - 116.

- تاباک سیلویو (1380)، زمستان . آشنایی با آرشیوهای ملی جمهوری مولداوی»، (لیلا ابراهیمی مترجم) فصلنامه گنجینه اسناد فصلنامۀ گنجینه اسناد سال یازدهم دفتر

.چهارم شماره 44 . ص 126

- دوره دیدار مطالعاتی برنامه همکاری فنی مالزی در خصوص آموزش آرشیوی گزارش کشورهای ،نپال ،ویتنام اندونزی ،بنگلادش کامبوج ،پاکستان ، مالدیو ،میانمار، گینه نو ،برونئی آرشیو ملی مالزی و ،یونسکو 1 تا 14 سپتامبر 1994» ( اعظم السادات حسینی مترجم) تهران روابط عمومی و امور بین الملل سازمان اسناد ملی ایران صص 2، 12، 18،

40 ،31 ،26 ،20،

-زارع زاده فاطمه (1387 فروردین و اردیبهشت) «آرشیو و خدمات اسنادی افریقای جنوبی»،

نشريه الکترونیکی .شیرازه سال اول شماره سوم سینایی، شعبان (1380 بهار) و تابستان. «آرشیو ملّی آلبانی». فصلنامه گنجینه اسناد سال

-.یازدهم دفتر اول و دوم شمارهٔ 41 و 42 ص 101

-صادقیان، نادعلی (1381 ، پائیز و زمستان) گزارشی از آرشیو ملی در فدراسیون «مالزی فصلنامه گنجینه اسناد سال دوازدهم دفتر سوم و چهارم شماره پیاپی 47 و 48 ص

- عزیزی، غلامرضا (1388). شورای جهانی آرشیو شاخه جنوب و غرب آسیا سوار بیکا» تهران سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران صص ،69، 77، 86، 95، 109،121.

- عزیزی، غلامرضا. «آشنایی با آرشیو ملی مالزی» همان، صص 100-104 ،عزیزی غلامرضا (1384 زمستان) آشنایی با آرشیو ملی مالزی فصلنامه گنجینه اسناد.

سال پانزدهم دفتر .چهارم. شماره 60 ص 100.

- فدایی ،عراقی غلامرضا . همان ص 191

- گزارش کشورهای شرکت کننده در اجلاس کارشناسی برنامه حفظ یادوارههای جهانی در

کشور مالزی (12 تا 14 دسامبر 1994).( اعظم السادات حسینی، مترجم). تهران: روابط

ص: 219

عمومی و امور بین الملل سازمان اسناد ملی ایران مقالهٔ شماره 34 صص صص 3، 5، 14،

.20

20.برای کسب اطلاع بیشتر از استانداردها و رویه های آرشیوها در کشورهای مختلف ن. ک.

به :

.108

- آشنایی با آرشیو فنلاند همان ص «آشنایی با آرشیو ترکیه، همان، صص 113 و 114.

- خالوئی، مرضیه (1386 تابستان). مطالعات تطبیقی آرشیوهای ملی ایران، آمریکا، انگلستان

و فرانسه». فصلنامۀ گنجینه اسناد سال هفدهم دفتر دوم شماره پیاپی 66

و123

- عزیزی غلامرضا عزیزی آشنایی با آرشیو ملی مالزی همان، ص 104

صص 114

21. برای کسب اطلاعات بیشتر دربارهٔ آرشیوهای رقومی و مسائل مربوط به آن ن.ک به :

- مختارپور، رضا کریمی، معصومه (1386 شهریور) تأملی بر نقش و جایگاه وب جهانگستر در

تسهیل شیوههای دسترسی به مواد

22. برای اطلاع بیشتر در خصوص شورای جهانی آرشیو شاخه جنوب و غرب آسیا سواربیکا

ن. ک به :

- بیاتی کیانوش (1384 شهریور شورای جهانی آرشیو .(ایکا) پیام بهارستان. سال 5.

شماره 51 ص 99

شورای جهانی آرشیو (1373) زمستان شهلا ،اشرف (مترجم) فصلنامه گنجینه اسناد. شماره 16 سال .چهارم دفتر .چهارم. صص 110-115.

- فرهودی فائزه (1387 مرداد شورای جهانی آرشیو ایکا (ICA) . ماهنامه اطلاع یابی و

اطلاع رسانی شماره 10 . صص 54 - 59 .

- آرشیو با تکیه بر فرایند رقومی سازی متن و تصویر نما دوره هفتم شماره دوم.

23. برای آشنایی با واژه اطلاع رسانی از تعاریف دیگر این واژه ن.ن.ک به: «دایره المعارف کتابداری و اطلاع رسانی» (1381) به سرپرستی عباس حری تهران

کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران ج 1. صص 235 238.

- آترتون، پاولین (1364). مبانی نظامها و خدمات اطلاع رسانی ضیاء موحد (مترجم) تهران

وزارت فرهنگ و آموزش ،عالی مرکز اسناد و مدارک علمی ص3

- بكر جوزف (1370). اطلاعات و علم اطلاع رسانی چیست؟ (عبدالحسین آذرنگ (مترجم)

اطلاعات و ارتباطات تهران سازمان چاپ و انتشارات وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی

حری، عباس (1385). اطلاع رسانی نظامها و فراینده تهران کتابدار ص17.

ص: 220

سلطانی پوری و راستین فروردین (1379). « دانشنامه کتابداری و اطلاع رسانی» تهران

فرهنگ معاصر ص 20.

سینق، موهر (1373). مدیریت کتابخانه و نظام اطلاع رسانی نظریه و عمل غلامرضا فدایی ،عراقی مترجم :تهران دبیرخانه هیأت امنای کتابخانه های عمومی کشور. صص

.V-Ʌ

24. http://www.nlai.ir

25. http://www.archives.gov/nae/visit

26. http://www.archives.gov/nae/visit/learning-center 27. http://www.archives.govt.nz/visit/arrange-tour-archives 28.http://www.libraries-archives.gov.mt/nam/friends_archives.

htm

29. http://www.nationalarchives.gov.uk/visit/default.htm

30. http://www. The National Archives Shop.mht

31. http://www.libraries-archives.gov.mt/nam/ser_visits.htm

32. International Council of Archive (ICA)

33. International Federation of library Association and Institu-

tions (IFLA)

34. International Federation of Film Archives (FIFA)

ص: 221

ص: 222

1. مقدمه

اسناد آرشیوی شامل اسنادی است که برای نگهداری دائمی برگزیده می شوند از این رو تمام برنامه هایی که به طریقی با حفاظت مراقبت و نگهداری از این گونه اسناد در ارتباط هستند پر اهمیت محسوب میگردند آن پدرسون، 1380، 27)

متاسفانه به دلیل استفاده نادرست از مواد و عدم ایجاد شرایط مناسب جهت نگهداری آنها و وجود عوامل مخرب محیطی نظیر ،نور رطوبت گرما و نظایر آن و همچنین بلایای طبیعی مواد آرشیوی همواره در معرض تخریب و نابودی قرار میگیرند اما اگر حفاظت و نگهداری به روش صحیح صورت گیرد می توان از بسیاری از آسیب های وارده جلوگیری به عمل آورد. به عبارتی میتوان گفت حفاظت پیشگیرانه پیشگیری قبل از درمان است. امید آنکه با اجرای درست قوانین حفاظت و نگهداری مواد آرشیوی و همین طور فرهنگ سازی

صحیح در این حوزه بتوان در پیشبرد اهداف مورد نظر اقدام نمود.

2. تعاریف

2-1. حفاظت و نگهداری

واژه های حفاظت و نگهداری اغلب به جای یکدیگر به کار میروند و به نظر میرسد وجه تمایز روشنی میان این دو واژه وجود ندارد واژه ،نگهداری واژه ای اخص و عینیت مدار است و حال آنکه واژه ،حفاظت مفهوم وسیعتری دارد که واژه های محافظت ،نگهداری و مرمت را نیز در برمی گیرد (راس هاروی، 1384 17) حفاظت کلیه اعمالی است که به منظور نگهداری از آثار فرهنگی و سپردن آن به نسل آینده انجام میگیرد هدف آن مطالعه ثبت نگهداری و مرمت کیفیات پرارزش فرهنگی با حداقل دخالت ممکن می باشد .

-2-2. حفاظت پیشگیرانه

به تمام فعالیت هایی که برای اجرای مناسبترین معیارها با ایجاد بهترین شرایط نگهداری به منظور مهار عوامل تخریب بر روی مواد و آثار در ،مخازن نمایشگاه ها و هنگام جابه جایی مواد مزبور انجام میگردد حفاظت پیشگیرانه اطلاق می شود (1)

3 تاریخچه

3-1 حفاظت و نگهداری در دنیا

تا دهه 1960 حفاظت و نگهداری مواد آرشیوی و کتابخانه ای ضرورتی عمده محسوب

ص: 224

نمیشد انگیزه اساسی به دنبال بروز در سانحه در 1966 به وجود آمد؛ نخستین حادثه آتش سوزی در موزه در شهر نیویورک بود که به سبب آن 70/000 جلد کتاب سوخت و نابود شد و به 150/000 جلد دیگر خسارت آورد و دیگری سیل ناشی از طغیان رودخانه آرنو در فلورانس ایتالیا که 1/000/000 جلد کتاب را که در زیرزمین و همکف کتابخانه ملی مرکزی فلورانس ذخیره شده بود زیر آب برد.

در دهه 1980م، با حمایت چند سازمان حرف های موسسه دولتی و بنیاد خصوصی برنامه های حفاظت و نگهداری در ایالات متحده و دیگر کشورها گسترش یافت نقش اصلی در این کار را جامعه آرشیوداران آمریکا انجمن کتابداران ،آمریکا انجمن کتابخانه های تحقیقاتی، شورای منابع کتابخانه و دفتر برنامه ملّی حفاظت و نگهداری کتابخانه کنگره بر عهده داشتند. در سال 1983م کتابخانه بریتانیا فعالیت های خود را در زمینه حفاظت و نگهداری تحت نظر مسئولی اداری قرار داد. در سال 1984م، دفتر ملی حفاظت و نگهداری را برای کمک به حفظ و نگهداری بهتر مجموعه های کتابخانه در سراسر بریتانیا تاسیس کرد. در همین سال در ایالت نیویورک طبق قانونی که نقطه عطفی به حساب می،آمد کمک های بلاعوض سالانه ای به میزان 90/000 دلار برای پنج سال متوالی به یازده کتابخانه تحقیقاتی جامع در آن ایالت اختصاص یافت (راس هاروی، 1384، 43-40).

-2-3 حفاظت و نگهداری در ایران

رسم نگهداری و حفاظت از اسناد و مدارک دولتی در ایران از دیرباز رایج بوده است در

دوران هخامنشیان هسته مرکزی و زیربنای تشکیلات اداری امپراطوری را بایگانی «سلطنتی تشکیل میداد در حقیقت مغز متفکر سازمان ،اداری رئیس بایگانی سلطنتی بود که فرمانهای

شاه را به زیردستان ابلاغ میکرد؛ وی مسئول ضبط و ربط مکاتبات ،حکومتی فرمان ها دستورهای شاه و دیگر وقایع مهم روز بود پس از فتح ،ایلام ایرانیان با لوحههای گلی آشنا شدند و از کاربرد آن در امور تجاری و اداری اطلاع یافتند

و ایرانیان در میانه قرن پنجم پیش از میلاد از موادی مانند چرم و پاپیروس برای نوشتن استفاده می.کردند اما به سبب آسیب پذیری این مواد اسناد و مدارک دوره هخامنشی دوام زیادی نیاورد و بیشتر آنها از بین .رفت اسناد باقی مانده از دوران هخامنشی در مقایسه با اسناد موجود در آرشیوهای منطقه بسیار اندک است. خوشبختانه با وجود ظرافت و آسیب پذیری این اسناد معدودی از آنها که از چرم و پاپیروس بوده در شنزارهای مصر پیدا شد. یکی از این گنجینه های ،پرارزش یک کیسه پستی حاوی چندین نامه است این نامه ها که به دلایل نامعلومی به مقصد ،نرسیده حاوی دستورهایی به افراد مختلف بوده که در سالهای 410 تا 411 پیش از میلاد نوشته شده است.

ص: 225

بی تردید سازمان های آرشیوی سلطنتی ایران در ،بابل ،اکباتان شوش پرسپولیس و دیگر

شهرهایی که محل زندگی شاهان ایرانی بود وجود داشته است پس از تسلط یونانیان بر ایران اسکندر با بهره گیری از شیوهها و بنیادهای آرشیوی ،ایرانیان سازمان آرشیوی سلطنتی ایران را توسعه داد و حتی هنگامی که نسخه های اصلی اسنادش در یک آتش سوزی از بین ،رفت بی درنگ دستور داد با استفاده از رونوشت اسناد که در اختیار فرماندهان نظامی بود از بین رفته را بازنویسی کنند.

اسناد

شیوه ایرانیان در نگهداری اسناد ،دیوانی بعدها چنان گسترش یافت که دیگر حکومتها شیوه ایرانیان را در حفظ و نگهداری اسناد در سرزمینهای خویش نیز به کار بردند. در دورهٔ صفویه رونوشت تمام ارقام مربوط به امور مالی و احکام و نشانه ها و نامه ها و اسناد در دفاتر مخصوصی ثبت میشد محل نگهداری این دفترها که انبار دفترخانه «دیوان اعلا» نام داشت ظاهرا عمارت چهلستون بود.

در دوره قاجاریه از زمان فتحعلی شاه اسناد و مکاتبات و سواد فرمان ها در دربار نگهداری میشد و آرشیو جزو ادارۀ بیوتات به شمار می رفت از زمان ناصرالدین شاه، علاوه بر بخش نگهداری اسناد ،دربار اسناد سیاسی در وزارت امور خارجه و اسناد مالی در دستگاه میرزا یوسف خان مستوفی الممالک گردآوری میشد اما روش صحیحی برای نگهداری اسناد و نوشته ها وجود نداشت. سرانجام در سال 1278 خورشیدی وزارت خارجه به پیروی از روش بایگانی کشورهای اروپایی بایگانی خود را مرتب کرد

پس از انقلاب مشروطه و در طی سال های 1280 تا 1309 خورشیدی اقدام هایی برای به کاربردن روش های نوین بایگانی با استفاده از دانش و تجارت هیات های فرانسوی و بلژیکی انجام گرفت سرانجام در اردیبهشت ماه 1309ش، تاسیس مرکزی برای حفظ اسناد دولتی در جلسه هیات وزیران به تصویب رسید به این ترتیب تا سال 1345ش، که لایحه تاسیس سازمان اسناد ملی ایران به هیات دولت ارایه شد هر چند وقت یک بار لوایحی در این باره

مورد بررسی قرار میگرفت.

پس از طرح لایحه مزبور در 1345/8/23ش، و طی مراحل مختلف رد و قبول، سرانجام در جلسه هفدهم اردیبهشت ماه 1349 ش مجلس شورای ملی قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران به تصویب رسید و برای اجرا به دولت ابلاغ شد؛ بدین سان مقدمات تشکیل آرشیو ملی ایران به عنوان پاسدار فرهنگ و هویت تاریخی کشور به وجود آمد (1)

ص: 226

4 انواع مواد آرشیوی

.1-4 منابع ذهنی یا نقلی (آرشیو شفاهی)؛

2-4 منابع باستان شناسی مهرها کتیبه ها سفال ها لوح،ها پاپیروس،ها سکه ها نشان ها،

کتابه؛

3-4 منابع تصویری و ترسیمی (مواد گرافیکی )

1-3-4. مواد غیر شفاف تابلوهای نقاشی ،عکس نقشه پوستر تذهیب،ها ،تمبر نمودار کارت

پستال؛

2-3-4 مواد شفاف نگاتیو ،اسلاید فیلم ،استریپ ریزبرگه، ریزفیلم؛

4-4 مصنوعات سه بعدی

1-4-4. کره های جغرافیا؛

2-4-4. مجسمه ها؛

5-4 منابع مکتوب

1-5-4 دست نوشته:ها فرامین احکام و ارقام

2-5-4 مواد چاپی؛

-6-4 مواد آرشیوی جدید غیر کاغذی

-1-6-4 مواد شنیداری نوار کاست صفحه گرامافون؛

-2-6-4 مواد دیداری فیلم نوار ویدئو؛

3-6-4 منابع الکترونیکی: دیسک ها. (1)

البته در این مقاله به حفاظت و نگهداری آثار( مکتوب آثار) کاغذی خواهیم پرداخت.

5 عوامل آسیب رسان

-1-5 عوامل محیطی

1-1-5. دما؛

عدم کنترل دمای مخازن موجب اختلال در فعالیت مخازن شده و به صورت های مختلف به مخازن و محتویات آن آسیب میرساند افزایش دما همراه با مواد غذایی و (رطوبت از عوامل )اصلی رشد کپک است . حشرات در ساختمان های گرم به سرعت رشد می کنند. گرما سبب تردی، شکنندگی و تسریع فساد شیمیایی ،کاغذ چرم و پارچه میگردد، همین طور چسب و سریش جلد کتاب خشک و فاسد می شود .

کاهش دما از فساد و تخریب و تخریب کاغذ می کاهد

ص: 227

2-1-5. رطوبت؛

رطوبت در حد مناسب برای انعطاف کاغذ لازم است افزایش رطوبت به رشد قارچ ها کپک ها و حشرات کمک میکند باعث کاهش قدرت چسبندگی و مواد آهاری شده، همین طور سبب پخش شدگی مرکبها و جوهرها می شود کاهش رطوبت کاغذ را ترد و شکننده می

3-1-5 نور؛

انواع منابع نور عبارتند از:

.1 نور طبیعی نور خورشید

.2 نور مصنوعی لامپ های ،فلورسنت لامپ های حرارتی

کند.

نور را باید به شدت کنترل ،کرد زیرا موجب تسریع واکنش های شیمیایی موجود در جوهر . کاغذ می شود نور طبیعی و نور مصنوعی دارای مقادیری اشعه ماوراء بنفش هستند که به کاغذ آسیب میرساند به این صورت که این اشعه همراه با ناخالصی ها و مواد تشکیل دهنده موجود در کاغذ از طریق عمل فتوشیمیایی باعث شکسته شدن پیوندهای سلولزی کاغذ گردند. نور همچنین موجب بیرنگ شدن کاغذهای رنگی چرم و پارچه می شود.

2-5 عوامل شیمیایی

-5 12 ماهیت و مواد متشکله اثر؛

مواد خام مواد افزایشی و به طور کل مواد مرتبط با اثر کاغذی مانند جوهرهای به کار رفته و همچنین مراحل ساخت کاغذ هر یک در شرایطی خاص به عنوان عاملی تعیین کننده در روند تخریب اثر محسوب می شوند

2-5 - 2 آلودگی های جوی؛

ناخالصی های موجود در هوا، به ویژه هوای شهرهای متراکم و شلوغ را دشمنان حقیقی مواد آرشیوی می شناسند. ناخالصی های موجود در هوا عبارتند از بی اکسید گوگرد هیدروژن سولفوره ،آمونیاک بی اکسید ،ازت ،ازن گرد و غبار و ذرات جامد معلق در هوا که هر کدام به نوبه خود آسیبهایی به اثر وارد می کنند.

3-5 عوامل بیولوژیکی

آثار کاغذی به دلیل ماهیتشان به راحتی مورد حمله عوامل زیستی قرار میگیرند و در واقع این آثار ماهیتا حاوی مواد غذایی مورد نیاز عوامل مخرب بیولوژیکی هستند لذا چنانچه محیط مناسب تکثیر و رشد این عوامل مخرب فراهم گردد به سهولت مجموعه های نفیس آثار کاغذی را در معرض نابودی قرار می دهند این عوامل عبارتند از:

1-3-5 . عوامل میکروسکوپی؛

قارچ ها کپک ها و باکتری ها این عوامل به کاغذ و جلد کتاب ها حمله برده آنها را

ص: 228

متلاشی کرده و لکه های رنگینی از خود بر جای میگذارند که دلیل آن رنگدانه هایی است که

از خود ترشح میکنند 2-3-5. عوامل ماکروسکوپی

خسارات وارده از سوی حشرات جوندگان و پرندگان به صورت سوراخ ها و دالان ها و

خوردگی ها کاملا مشهود است.

4-5 عوامل انسانی

1-4-5. خسارات ناشی از حمل و نقل غیر صحیح؛

.2-4-5 خسارات ناشی از عدم آگاهی و استفاده از مواد نامناسب برای آثار کاغذی نظیر

چسب های ،نواری گیره های کاغذی و سوزن ته گرد؛ -3-4-5 - آتش سوزی ها آن لیه ،ناردی 1376 ص 128 - 136 نیکنام 1371، ص51

60)

6. نحوه مراقبت جابه جایی و انبار کردن آثار کاغذی

1-6 مراقبت:

• قبل از هر کاری حتما دست هایتان را بشویید و از تمیز و خشک بودن آنها مطمئن شوید. در هنگام کار هرگز از کرمهای مرطوب کننده استفاده نکنید.

• حتماً در هنگام کار از دستکشهای نخی استفاده کنید.

• منابع را به آرامی و با دقت ورق بزنید و برای این کار انگشتتان را به آب دهان تر نکنید زیرا بزاق دهان به منبع انتقال پیدا کرده و باعث ایجاد لکه بر روی آن می شود. از یادداشت کردن مطالب و گذاشتن علائم و خطوط در درون منابع خودداری کنید. استفاده از خودکار و خودنویس در اتاق مطالعه ممنوع ،است زیرا جوهر آنها با ایجاد لکه به

طور دائم منابع را از شکل میاندازد به همین علت حتما از مداد استفاده کنید.

• برای دنبال نمودن ،متن حتما از کاغذهای نشانگر استفاده کنید.

• هرگز گوشه منابع را تا ،نکنید اگر مجبور به نشانه گذاری شدید از یک تکه کاغذ سفید و تمیز برای قرار دادن بین منبع بعد از اتمام کار استفاده نمایید.

• هرگز در اتاق مطالعه از دوربین برای عکس انداختن منابع استفاده نکنید.

• از لمس کردن آثار کاغذی با ارزش و تزئینات روی آن تا حد امکان خودداری کنید.

• از تا کردن اسناد کاغذی خودداری ،کنید چون در محل تاشدگی دچار پارگی و فرسودگی

می شوند.

• برای پاک کردن گرد و غبار از روی اسناد کاغذی از یک برس نرم و یا از پارچه ای که

ص: 229

پرز ندهد استفاده کنید و به آرامی این کار را انجام دهید تا موجب پارگی کاغذ نشود.

• از پرس کردن اسناد در درون پلاستیک های محکم خودداری نمایید.

• هیچ گاه سند را روی مقوا و یا کاغذ دیگر نچسبانید

• از به کاربردن گیره های فلزی سنجاق منگنه پرهیز کنید و آنها را از روی کاغذ جدا کنید چون باعث زنگ زدگی و پارگی سند می شوند.

• از چسب نواری برای ترمیم پارگیهای آثار کاغذی استفاده نکنید چون علاوه بر تغییر رنگ سند به آن آسیب نیز می رساند.

• آثار کاغذی حتماً باید به صورت صاف نگهداری شوند مگر این که اندازه آنها بسیار بزرگ بوده که نگهداری آنها به صورت صاف مقدور نباشد.

• در مورد اسناد پروندهای چنانچه دارای متصل کننده بودند در هنگام ورق زدن دقت لازم را داشته باشید و متصل کننده را طوری تنظیم نمایید تا سبب پارگی صفحه ها نشود. اگر مجبور به کپی گرفتن شدید مطمئن شوید که خطری برای سندتان پیش نمی آید.

• برای پایین نگه داشتن صفحات کاغذی رول شده از اشیای سنگین استفاده کنید و آنها را در اطراف لبه قرار دهید و از قرار دادن آنها بر روی تصاویر پرینت شده اجتناب کنید.

• در مورد اسناد قطع بزرگ مانند نقشه ها و طومارها از داشتن فضای کافی روی میز یا سطوح دیگر اطمینان داشته باشید

• اگر از یک اثر کاغذی استفاده زیادی شود باید آن اثر را در درون پاکت های بدون اسید قرار دهند و یا از آن کپی گرفته شود و نسخه اصلی در جای دیگر ذخیره شده و از کپی آن استفاده شود.

• در صورت مشاهده ترد و شکننده بودن اسنادتان حتماً با مسئولان مرتبط مشورت نمایید.

• برای باز نگه داشتن کتاب از قرار دادن اشیای سنگین و یا کتاب دیگر بر روی آن خودداری

کنید چون به عطف کتاب فشار وارد میکند

• هرگز کتاب هایتان را خم نکرده و به شکل لوله در نیاورید.

• هرگز کتاب هایتان را در دسترس کودکان و یا در کنار حیوانات خانگی قرار ندهید.

• از به کاربردن کاغذهای کیفیت پایین و اسیدیته بالا ،(روزنامه) به عنوان لفاف کتاب خودداری

نمایید.

• از قرار دادن برگ ها یا گل ها برای خشک شدن در لابه لای کتاب ها خودداری کنید چون گل ها و برگ ها ضمن خشک شدن لکه هایی رنگی و گاه تخم حشرات یا قارچها را بر روی کاغذ باقی میگذارند

• از قرار دادن قطعه کاغذهایی که کیفیت پایینی دارند مثل( کاغذ روزنامه) و رنگ و ترکیب

ص: 230

آنها به سرعت خراب میشود در لابه لای صفحات کتاب خودداری کنید.

• از یک دستگاه کپی لبه دار با یک لبه صاف برای کپی کردن کتابها استفاده کنید که به عطف کتاب صدمه نزند. در مجموعه های معمولی سعی کنید از زدن برچسبهای مخرب برای عطف کتاب که حاوی شماره و ردیف سند است خودداری کنید بهتر است این برچسب ها از کاغذهای بدون اسید و خنثی انتخاب شوند.

• در مورد شماره بازیابی کتاب های کمیاب و با ارزش شماره مرجع را با مداد نرم روی کاغذ بدون اسید نوشته و آن را به صورت پرچم در آورده و سپس با دقت آن را مابین بدنه و متن کتاب قرار دهید.

• در مجموعه های معمولی مهر کردن کتاب ها غالباً به کمک مرکب های نامناسب و در محل هایی که بد انتخاب شده انجام می شود بهتر است برای زدن مهر محل مناسبی

انتخاب شود.

• گاهی اوقات متون و مجلاتی را که جلد ندارند به صورت سالانه با نخ بسته بندی می این نحوه عمل اشتباه است و موجب پارگی هایی در لبه های آنها شده و به علاوه گرد و غبار آسانتر به داخل آنها نفوذ میکند.

• گرد و غبار روی کتابها باید زدوده ،شوند این کار باید با پارچه های خاصی که گرد و غبار را به خود می گیرند و پرز ندارند و یا برس های مویی نرم و یا با جارو برقی هایی که قوه مکش کمتری دارند انجام شود

• هرگز از روغن برای جلدهای چرمی کتاب های خود استفاده نکنید چون در دراز مدت باعث تغییر رنگ چرم شده و چرم را سخت و خشک خواهد کرد.

• اگر صفحات و عطف کتابتان به شدت آسیب دیده است کتاب را با نوارهای کتانی ببندید تا متخصص مرمت کارهای لازم را بر روی آن انجام دهد (1)

.2-6 جا به جایی

• سعی کنید از پاکت یا پوشه برای حمل کردن آثار کاغذی استفاده کنید.

اگر مجبور شدید که اسناد کاغذی را با دست حمل نمایید، باید با دو دست زیر سند را گرفته و حتی الامکان از دستکش نخی یا دستمال کاغذی برای جلوگیری از باقی ماندن اثر انگشت استفاده کنید.

• در هنگام پشت و رو کردن سند دقت داشته باشید و روی آن یک ورقه نازک قرار داده

ص: 231

بدون لمس کردن سند را پشت و رو کنید.

• در هنگام پشت و رو کردن سند کاغذی چنانچه دارای مهرهای مومی سنگین باشند دقت

لازم را داشته باشید که مهر و سند را همزمان با هم برگردانید.

• برای جابه جایی آثار کاغذی نباید از گوشه اثر آنها را بلند کرد چون لبه های کاغذ از

سست ترین قسمت های کاغذ به حساب میآیند و امکان پاره شدن آنها زیاد است.

• برای جابه جایی این گونه آثار نباید آنها را مانند لوله به دور خود بپیچیم چون باعث تابدار شدن الیاف کاغذ شده و در نهایت پارگی آنها را به دنبال خواهد داشت.

• در موقع نظافت کتاب ها جابه جایی آنها باید با دقت انجام شود تا از پاره شدن و فرسایش

آنها جلوگیری شود.

• انتقال کتابهای قطور و سنگین باید حتما توسط دودست انجام شود.

• در هنگام جابه جایی کتابها در قفسه هر جلد کتاب را از ناحیه میانی عطف کتاب محکم در دست بگیرید و سپس جابه جا کنید و از وارد کردن هر گونه فشار به قسمت شیرازه کتاب خودداری کنید برای جابه جایی کتابها و برای انجام دادن عملیات مختلف ،حفاظتی از چرخهای دستی مخصوص حمل نقل کتاب و یا جعبه های مقوایی محافظ استفاده کنید.

• برای جابه جایی کتابهای پرارزش که جلد آنها با گل میخ ها یا برجستگی هایی آذین شده برای جلوگیری از آسیب دیدن کتابهایی که به آنها تکیه دارند باید در لفاف پوشانده شوند.

• برای حمل و نقل نقشه ها و اسناد قطع بسیار بزرگ از چرخ های دستی با صفحه های صاف و مسطح استفاده نمایید و مراقب باشید که در حین حمل و نقل لبه های اسناد بر روی زمین کشیده نشود.

• اگر اسناد شما بسیار آسیب دیده اند برای جابه جایی آنها حتماً باید با مسئولان مرتبط

مشورت نمایید (1)

3-6 انبار کردن

• آثاری که دارای قطع بزرگ هستند حتما باید به صورت صاف و خوابیده در کشوهای مخصوص این آثار نگهداری شوند و در هر کشو حداکثر ده تا پانزده سند می توان گذاشت.

لازم به یادآوری می باشد که این آثار باید به کمک ورق کاغذهای بدون اسید که به اندازه کشو بریده شده از یکدیگر جدا شوند.

• اگر قطع آثار از حد استاندارد کشوها بزرگتر بوده و نگهداری آنها به صورت صاف و خوابیده امکان پذیر نباشد باید آنها را رول ،کرد برای رول کردن باید از مقوای محکم لوله ای با

ص: 232

روپوش کاغذی که هر دو از جنس بدون اسید باشند. آثار هنری مانند طرح،ها ،گراورها پاستل،ها سیاه قلم،ها آبرنگ ها و دیگر آثار گرافیک روی کاغذ باید در یک جعبه یا کشو گذاشته شوند و به کمک ورق کاغذهای ضداسید و خنثی از همدیگر جدا شوند.

• آثار قطعات نقاشی با قطع بزرگ روی کاغذهای ژاپنی بدون اسید به نام تیشو در کشوهایی

با عمق متناسب قرار داده شوند.

• اگر مجبور به نمایش آثار کاغذی شدید و از ویترین برای این کار استفاده کردید باید از مواد جاذب رطوبت مانند سیلیکاژل استفاده کنید و به مدت محدودی در معرض نمایش بگذارید و آنها را روی مقواهای بدون اسید قرار دهید.

• از ذخیره کردن کتاب ها در محل هایی که دما و رطوبت بالا دارند و یا دارای نوسانات دما و رطوبت هستند خودداری نمایید.

• کتاب ها را دور از نور مستقیم خورشید نگه داری کنید.

• کتاب ها باید در جایی نگهداری شوند که هوا بتواند به آسانی جریان پیدا کند. کتابها را روی یک سطح صاف و بدون برجستگی قرار دهید.

• کتاب ها باید در قفسه ها به صورت عمودی و به ترتیب اندازه قرار بگیرند

• قفسه های کتاب باید صاف و بدون برجستگی و به اندازه کافی محکم باشند تا بتوانند وزن کتابها را تحمل کنند.

از فشرده چیدن کتاب ها در قفسه خودداری نمایید چون همواره این خطر وجود دارد که به هنگام برداشتن از قفسه پاره شوند

• برای جلوگیری از کج و بدشکل شدن کتاب ها در قفسه ها از غشگیر استفاده کنید. اگر کتاب های با ارزش را درون پوشش قرار میدهید حتماً از پوشش های بدون اسید استفاده کنید.

از نمایش کتاب ها به صورت عمودی و با جلد باز خودداری ،کنید چون به عطف کتاب و صحافی آن آسیب می رساند.

• نمایش کتب و نسخ خطی اگر در ویترین باشد باید به گونه ای انجام شود که موجب آسیب های فیزیکی و همینطور تخریب صحافی آنها نشود و از تماس و مجاورت کتاب با هر گونه مواد آسیب رسان جلوگیری شود در این گونه موارد از اشیا مثلثی برای پشتیبان کتاب به صورت زاویه دار استفاده کنید چون با این روش کشش کمتری به عطف کتاب وارد میشود و همین طور زاویه مناسبی برای مطالعه یا نمایش کتاب ایجاد می شود.

از یک لایی اسفنجی برای تکیه گاه اضافی در ابتدا و انتهای کتاب استفاده کنید.

ص: 233

• در نحوه قرار گرفتن قفسه ها باید مراقب بود فضایی در پشت و زیر قفسه ها وجود داشته باشد تا هوا در اطراف قفسه ها به آسانی جریان پیدا کند. (1)

نتیجه گیری

در پیشنویس منشور ملی حفاظت از آثار تاریخی ایران چنین ذکر شده است نگهداری از آثار روندی همیشگی و مداوم است که از مرمت های پرهزینه و تعمیرات پر ضرر بعدی کاسته و شامل اموری می گردد که گاه افراد غیر متخصص نیز قادر به انجامشان می باشند، در نتیجه نگهداری صحیح از آثار و مهیا کردن شرایط نگهداری مناسب میزان آسیب های وارده به آنها را در طول زمان به حداقل خواهد رساند بنابراین با رعایت این نکات و برقراری شرایط مناسب حفظ و نگهداری و جابه جایی و انبار کردن درست این آثار میتوان در نگهداری آنها برای آیندگان نقش موثری را ایفا کرد

منابع

1. آر. سی گوپتا رانبر ،کیشور سی بی گوپتا .(1369) ترمیم و نگهداری اسناد و مواد کاغذی

عباسعلی عابدی ،استاد (مترجم) مشهد انتشارات آستان قدس رضوی، کتابخانه مرکزی

2.آن پدرسون .(1380) نگهداری اسناد رضا) مهاجر مترجم تهران انتشارات سازمان اسناد ملی

ایران .

3. أن ليه ،ناردی وان دام فیلیپ (1376). راهنمای حفاظت نگهداری و مرمت کاغذ مشهد انتشارات

آستان قدس رضوی

4.پرتو بابک (1376). «حفاظت و نگهداری مواد کتابخانه ای» تهران انتشارات سمت.

5. راس هاروی (1380). آسیب شناسی مواد کتابخانه ای دکتر علی شکویی (مترجم) تهران

6. فوستا گالو (1371) نقش عوامل بیولوژیک در فرسایش کاغذ (عباسعلی عابدی استاد، مترجم).

:مشهد انتشارات آستان قدس رضوی

و

7. ،نیکنام مهرداد (1371). «آفتها آسیبهای مواد کتابخانه» تهران دبیرخانه هیات امنای

کتابخانه های عمومی کشور

8. www.bodlcy.ox.ac.uk/ preservation/training/handling/deanhands. htm

9. www2.ima.ir/occasi

ص: 234

10. www.irandoc.ac.ir/data/e i/vo14/saberrasi. htm

11. www.maremat.blogfa.com

12.www.nedcc.org/resources/leaflets/storage_and_handeling/01storag

methods. php

13 www.preservation.gc.ca howto-comment/articls/paper-eng.asp/

14. www.nationalarchives.gov.uk/document/handling/files. htm.

ص: 235

ص: 236

مقدمه

آرشیوها نقش مهمی در حفظ هویت فرهنگی ،گذشته، حال و آینده دارند. میراث اسنادی، بخش وسیعی از این آرشیوها را در برمیگیرد و همچنین نشانگر گوناگونی ،مردم زبانها و فرهنگهاست اما آرشیوها آسیب پذیرند بسیاری از اسناد با ارزش و منحصر به فرد و حتی گاهی مجموعه کامل یک کتابخانه یا آرشیو در اثر حوادث طبیعی یا فجایع انسانی برای همیشه از بین رفته اند و سایر اسناد نیز به دلیل غفلت و فراموشی صاحبان آنها پاره یا فرسوده شده اند یا در چنان شرایط بدی نگهداری میشوند که هر لحظه امکان نابودی آنها وجود دارد. بخش قابل توجهی از میراث اسنادی جهان به دلایل طبیعی مانند اسیدی بودن کاغذ نوع ،چرم پوست فیلم و نوارهای مغناطیسی نور خورده و یا در اثر گرما، رطوبت و گرد و غبار از بین رفته.اند یکی از معمولترین و جدیترین دلایل از بین برنده آثار آرشیوی قارچ ها هستند که بیشترین سهم را در نابودی اسناد به خصوص اسناد پوستی و کاغذی دارا می باشند. هرچند از خطرات ناشی از حشرات موذی و باکتری ها نیز نمیتوان چشم پوشی نمود. برای مبارزه با کپک زدگی چه تدابیری باید اندیشید؟ در این مقاله با روش هایی که از رشد و نمو این میکروارگانیسم ها جلوگیری کرده یا حداقل میزان آن را کاهش می دهد و دانستن آن برای هر آرشیوداری ضروری است آشنا می شویم.

همچنین این مقاله مشتمل بر فصلهای زیر است

فصل اوّل - نقش میکروارگانیسم ها در فرسایش و آلودگی کاغذ فصل دوم اصول حفاظت و ایمنی در آزمایشگاه قارچ شناسی

فصل سوم- بیماری های قارچی ناشی از آلودگی های محیط آرشیو

در این مقاله از روش کتابخان های و پیمایشی استفاده شده و تجربیات فعالیت های شخصی

را در کنار اطلاعات گردآوری شده از منابع تخصصی در این زمینه گرد هم آوردهایم.

فصل اول نقش میکروارگانیسم ها در فرسایش و آلودگی کاغذ میکروارگانیسم هایی که در این مبحث مورد نظر هستند شامل باکتریها، مخمرها و کپک ها می باشند که میتوانند باعث دگرگونی و تغییر شکل و یا نابودی موادی شوند که در کتاب ها و اسناد به کار رفته است .

میکروب ها در نوع احتیاجات خود به طور وسیعی با یکدیگر متفاوت هستند و این اختلافات مربوط به نیازمندی های متفاوت آنها به مواد غذایی رطوبت درجه حرارت، اسیدی یا قلیایی بودن محیط و غیره میباشد؛ بسته به این که در ساختمان کاغذ ،اسناد مواد پروتئینی و یا پلی ساکاریدی به کار رفته ،باشد میکروب های خاصی قادرند بر روی آنها رشد و تکثیر نمایند.

ص: 238

تصویر

عکس

میکروب ها برای زیست و رشدشان به رطوبت نسبی مناسبی نیاز دارند و معمولا در رطوبت

نسبی پایین تر از 65 درصد رشد نمی.نمایند هر چند که میکروب هایی اکثراً از گروه (قارچ ها )وجود دارند که در درجات رطوبت پایین تر از این مقدار نیز قادر به رشد می باشند. قارچ ها در محیط های اسیدی نسبت به باکتریها بهتر رشد می کنند باکتری ها عمدتاً شرایط خنثی و قلیایی را ترجیح میدهند درجه حرارت سرد به شرطی که همراه با خشکی باشد برای نگهداری کاغذ و اسناد مناسب نیست.

قارچ ها قادرند که بر روی تمام اسناد و مدارکی که معمولاً در آرشیوها دیده میشوند و یا در موادی که در ترکیبات آنها وجود دارند رشد نمایند چون هاگ یا اسپور قارچ ها معمولاً به وسیله هوا منتقل می شوند بنابراین اقدامات احتیاطی چون عقیم کردن و میکروب زدایی چسب و وسایل دیگری که در نگهداری اسناد به آنها افزوده میشود نتیجه زیادی نخواهد داشت. همچنین چون قارچها برای رشد و نمو احتیاج به رطوبت دارند آرشیودار میبایست با نصب کم هزینه یک رطوبت سنج، حداقل از زمان خطر آگاه شود. نکته دیگر عدم رشد کپک در هوای در جریان .است نتیجه طبیعی این سخن آن است که اگر بتوانیم جریان هوا را به طور مداوم به حرکت درآوریم و اجازه رکود به آن ندهیم در این صورت عملاً رشد کپک را متوقف کرده ایم؛ بنابراین تلاش این است که اولا میزان رطوبت را در انبار و ،مخازن نزدیک به نقطه اطمینان ثابت نگه دارند و ثانیاً هوای موجود را به طور دائم در حرکت و جریان قرار دهند. هر چند این روش ممکن است کاملاً و به طور قطعی پاسخگو نباشد ولی به عنوان یک روش پیشگیری کننده بسیار مؤثر خواهد بود البته همواره انتخاب شیوهها و طرحهای خاص و دقیق می بایست با در نظر گرفتن شرایط مکانی و محلی در نظر گرفته شود. بهترین راه مبارزه یا به عبارت دیگر پیشگیری از آلودگی های قارچی و میکروبی از طریق کنترل محیط درجه حرارت رطوبت نسبی و (تهویه امکان پذیر .است مواد شیمیایی ضدعفونی کننده خود دارای اثرات نامطلوب و مخرب روی کاغذ و اسناد می.باشند. استفاده از یک ماده قارچ کش نسبتاً ضعیف مانند تیمول موردی است که به طور وسیعی به کار می رود. این ماده

ص: 239

عکس

معمولاً به صورت بخار به کار گرفته میشود ماده قارچ کش قویتر که در کارهای حفظ نگهداری اسناد به کار رفته ارتوفنیل فنل (1) میباشد تهیه و طرز استفاده آن از تیمول مشکل تر است مواد دیگری مانند پاراکلرومتا زایلنول (2) نیز وجود دارند که معمولا برای ضدعفونی کردن قفسه ها و سطوحی که کتاب و اسناد در آن قرار می گیرند استفاده می شوند.

قارچ ها بر روی کاغذ لکه های سیاه زرد و قهوه ای ایجاد می.نمایند. اسپور قارچ ها در همه جا هستند . آنها به ویژه در مکان هایی رشد میکنند که دارای اتمسفر گرم و کمی مرطوب باشند و نیز تهویه نامناسب باشد.

کتاب هایی که به صورت فشرده در کنار هم در قفسه ها قرار دارند آماده و مستعد آلودگی

و تهاجم قارچی هستند

تصویر

تاکید می گردد که استفاده از مواد قارچ کش تنها در شرایطی مناسب و مفید است که قبلاً درجه حرارت تهویه و رطوبت نسبی را تحت کنترل درآورده .باشیم با توجه به این مطلب که نیاز غذایی قارچ ها بسیار متفاوت و متنوع است و اسپورهای آنها نیز در همه جا وجود دارند کنترل محیطی نقش اساسی در پیشگیری و مبارزه با آلودگی های قارچی دارد تهویه مناسب حالتی است که در آن 0/25 لیتر از هوا را در هر ثانیه بر مترمربع جابه جا کند.

به طور متناوب اسناد و لوازم می بایست کنترل شوند، خصوصا در فصل بهار و تابستان که آلودگی هوا به حداکثر میرسد از نور ملایم حداکثر 50 لوکس در محیط کتابخانه و آرشیو استفاده شود. از ورود گرد و غبار به محیط کتابخانه و آرشیو باید جلوگیری به عمل آید تا احتمال ورود اسپورقارچ ها کمتر شده و شرایط برای رشد آنها نامناسب گردد.

ص: 240

عکس

بیش از صد نوع قارچ به کاغذ و مواد کاغذی حمله میکنند و این قارچ ها استعداد زیادی به جذب مواد سلولزی دارند قارچ ها ممکن است روی کاغذ لکه های زرد، سبز و حتی گاهی بدون رنگ از خود به جای بگذارند

تغییرات رنگی ناشی از رشد قارچ ها بر روی کاغذ به چند عامل بستگی دارد:

- اجزای تشکیل دهنده کاغذ و سطح اسیدی آن و نوع قارچ

- اسیدهای آلی که بر اثر مراحل مختلف سوخت و ساز قارچها دفع می گردند تحت تاثیر اثرات

آهن موجود در ،کاغذ نمک تشکیل می دهند.

قارچ ها میتوانند علاوه بر ،کاغذ مقوا چرم و پوست به مواد دیگری که در ساختمان کتب و اسناد

به کار رفته است حمله نمایند از آن جمله میتوانند باعث تغییر شکل و خرابی نوارهای مغناطیسی فتوگراف،ها مهرهای ،مومی منسوجات مواد ،مصنوعی چسب های گیاهی و حیوانی جوهرها و مرکب ها گردند .

فصل سوم - بیماری های قارچی در انسان ها در رابطه با مواد آلوده به اسپورهای قارچی از آنجا که قارچ های آلوده کننده شایع جزو ساپروفیت ها ،هستند بنابراین بیماری های

قارچی با عوامل ساپروفیتی و به صورتهای زیر می توانند مورد نظر باشند:

.1 اتومایکوز (otomycosis) یا بیماری قارچی گوش خارجی که در اثر عوامل مختلف قارچی ،مخمرها ساپروفیت ها و درماتوفیت ها ممکن است ایجاد شود در اثر خاراندن گوش و مجاری خارجی آن با انگشتان آلوده و یا وسایل آلوده مثلا) ،سوآپ چوب، گیره، خودکار و نظایر آن ممکن است عوامل قارچی ساپروفیتی به داخل گوش تلقیح شده و ایجاد بیماری نماید. علایم بیماری میتواند شامل قرمزی و پوسته پوسته شدن لاله گوش و مجرای خارجی آن و یا وجود مواد پنبه ای شکل و تراکم در کانال خارجی گوش .باشد ممکن است درد یا خارش و سنگینی در گوش مبتلا توسط بیمار اظهار گردد.

از قارچ های ساپروفیتی که میتواند گوش را آلوده کند میتوان از جنسهای آسپرژیلوس

،نیجر آسپرژیلوس فومیگاتوس، پنی سیلیوم فوزاریوم اسکوپولاریوپسیس و مانند آن نام برد.

تصویر

ص: 241

عکس

2.کراتیت قارچی یا بیماری قرنیه چشم

کراتیت قارچی عامل مهم کوری در کشورهای درحال توسعه میباشد و در حالی که شیوع آن در دهه های اخیر در حال افزایش است همه گیری های اخیر مربوط به کراتیت فوزاریوم ناشی از لنز تماسی باعث توجه کل جامعه جهانی چشم پزشکان به این نوع عفونت ها شده است. این بیماری در اثر تلقیح اسپور قارچ های ساپروفیت به درون قرنیه چشم ایجاد میشود ابتدا لکه هایی به رنگ روشن در سطح قرنیه ظاهر شده که به تدریج بر وسعت آن افزوده می شود و بیمار را با اختلال دید و بینایی مواجه میسازد عوامل قارچی مختلف ساپروفیتها از قبیل ، پنیسیلیوم آسپرژیلوس فوزاریوم سفالوسپوریوم میتوانند باعث بروز این بیماری گردند.

تصویر

3. انیکومایکوز یا بیماری قارچی ناخن

(onchomycosis) شیوع گزارش شده قارچ ناخن انیکومایکوز در جمعیت بزرگسالان کشورهای غربی حدود 14-2 است و با بالا رفتن سن افزایش مییابد بیماری قارچی ناخن در افراد مبتلا به دیگر بیماریهای ناخن (مانند وجود سابقه تروما به ناخن) افراد دچار نقص ایمنی مانند مبتلایان به دیابت شیرین یا عفونت با ویروس نقص ایمنی انسانی [HIV] یا گیرندگان داروهای سرکوبگر ایمنی در افراد دچار نارسایی عروق محیطی، و در کودکان مبتلا به سندرم داون شایع تر است.

قارچ ناخن در یک سوم موارد با تینه آپدیس همراه است؛ ترک خوردن پوست کف پا و

شکاف های بین انگشتی خطر عفونت بافت نرم و در مجموع خطر سلولیت پا را افزایش می دهد قارچ ناخن ممکن است منجر به درد و بروز احساس منفی بدریختی شود موارد قارچ ناخن در آب و هوای معتدل بوده و شیوع آن در نواحی مرطوب تر بالاتر .است قارچ به طور مستقیم از بالا به طرف سطح ناخن پیشرفت میکند و موجب تغییر ،رنگ ،سفیدی پودری و لکه لکه شدن سطح ناخن میشود انیکومایکوز سفید سطحی؛ این تظاهر در کودکان شایع تر است. تهاجم از راه حاشیه پروگزیمال که در داخل چین پروگزیمال ناخن قرار گرفته است در کسانی که نقص ایمنی دارند شایعتر است و نمایی را ایجاد میکند که با رشد ناخن عفونت زیر ناخنی گسترش مییابد پیشرفت بیماری میتواند منجر به بروز تظاهرهای متفاوت

ص: 242

عکس

و هم پوشانی این تظاهرات شود.

عوامل قارچی مختلف از قبیل ،مخمرها درماتوفیت ها و ساپروفیت ها می توانند ضایعات قارچی در ناخن ها ایجاد نماید معمولاً ناخن آلوده تغییر رنگ ،میدهد، ضخیم می شود، سطح صاف و صیقلی خود را از دست داده و کدر و مات می،شود چین خوردگی و تاشدگی در آن نمودار میشود و ممکن است از سطح بستر خود به طرف بالا رانده شود از قارچ های ساپروفیتی که به ناخن ها حمله میکنند می توان به ،آسپرژیلوس اسکوپولاریوپسیس و پنیسیلیوم اشاره نمود. در ضایعات ساپروفیتی ناخن ها معمولاً یک ناخن مبتلا می شود.

4. موکور مايكوز (Mucourmycousis)

بیماری قارچی فرصت طلبی است که نوع بینی - مغزی آن بسیار خطرناک است افراد

مستعد این ،بیماری اشخاص دیابتی هستند که میزان قند خون آن ها بالا و کنترل نشده

تصویر

4.باشد در چنین افرادی در نتیجه استنشاق اسپورهای قارچ های ساپروفیتی مانند Rhizipus Mucor این قارچ ها با سرعت زیادی در مخاط بینی و سینوس های اطراف آن رشد میکند در صورت عدم انجام اقدامات درمانی ،فوری عفونت به مغز سرایت کرده و فرد را به طرف مرگ

سوق می دهد.

5.آسپرژیلوس (Aspergillosis

بیماری قارچی فرصت طلبی است که ممکن است در نتیجه استنشاق اسپورها ریه ها را گرفتار نماید همچنین میتواند ضایعات پوستی ،سینوزیت آسم و بیماری های دیگری ایجاد کند ضایعات پوستی آن میتواند با ضایعات پوستی ناشی از درماتوفیت ها اشتباه شود چون علایم ظاهری شبیه به هم دارند و ضایعات ریوی آن ممکن است گاهی با ضایعات مربوط به سرطان ریه علایم مشابه داشته باشند اغلب آسپرژیلوس های بیماریزا در دمای 37 درجه سانتی گراد که دمای طبیعی بدن است به خوبی قادر به رشد هستند.

ص: 243

تصویر

عکس

از دیگر بیماری هایی که میتوانند در محیط کار و در اثر ارتباط و تماس با کاغذ آلوده به کپک ایجاد شوند میتوان نوکاردیوز که عامل آن نوعی باکتری عالی است آسم حالات آلرژیک و تنگی نفس در اثر تحریک با اسپور بعضی قارچ ها از جمله آسپرژیلوس آلترناریا

کلادوسپوریوم و مانند (آن و نیز سینوزیت قارچی را نام برد. )

فصل دوم - اصول حفاظت و ایمنی در آزمایشگاه قارچ شناسی

1. استفاده از هود میکروبیولوژیک (Biological Safety Cabinet) که مجهز به فیلتر میباشد و از خروج هوای آلوده به اسپورهای قارچ و باکتری به محیط کار و نیز فضای خارج از محل کار جلوگیری مینماید

تصویر

2. استفاده از وسایل حفاظت شخصی از قبیل ،دستکش عینک ایمنی و روپوش

ص: 244

تصویر

عکس

3. شست و شوی مرتب و صحیح دست ها بعد از اتمام هر گونه کار و عملیات آزمایشگاهی و

خودداری از خاراندن و دستکاری گوش ها چشم و سایر نقاط بدن در حین کار

4. ضدعفونی مرتب و روزانه سطوح و میز کار قبل و بعد از انجام آزمایشات و نیز استریل نمودن

وسایل قبل و بعد از استفاده

5.استریل نمودن و ضدعفونی کردن هوا و فضای آزمایشگاه به طور روزانه، با وسایلی مانند

لامپ ماورای بنفش (UV lamp )و یا مواد شیمیایی مانند پارافرمالدئید.

6. وسایل شیشه ای و فلزی را میتوان در حرارت بالا با کمک دستگاهی به نام آون و مواد مرطوب مثل محیط های ،کشت آب مقطر محلول ها و مانند آن را در دستگاهی به نام اتوکلاو ضد عفونی و استریل نمود.

7. در حین کار با قارچها ضمن رعایت شرایط استریلیزاسیون میبایست از جریانات ناگهانی و شدید هوا جلوگیری کرد راه رفتن و حرف زدن در کنار میز کار می تواند باعث انتشار آلودگی ها گردد

8. چنانچه در دست ها خراش و یا هر نوع بریدگی وجود دارد ضروری است، که محل زخم یا

خراش با چسب بسته و حتماً از دستکش استفاده شود.

9.خطر پخش و انتشار عناصر قارچی در محیط کشت داخل لوله نسبت به پلیت کمتر است

به علاوه حمل آنها آسانتر و احتمال شکستن آنها کمتر است.

10. هنگام نمونه برداری و یا کشت نمونه های قارچی بهتر است برگ کاغذی مرطوب و آغشته

شده به یک ماده ضدعفونی کننده در روی میز قرار گیرد و پس از انجام کار دور انداخته .شود این کار باعث میشود که عناصر قارچی و مواد آلوده به ،آن به کاغذ چسبیده و در

محیط پراکنده نشوند.

،

ص: 245

تصویر

عکس

11. مواد ضدعفونی کننده مورد استفاده در آزمایشگاه شامل الکل 70 تا 95 درصد، فرمالین 8 ،درصد یا فرمالین 8 درصد در الکل 70 درصد فنل 5 درصد هیپوکلریت 5 درصد و مواد دیگری مانند دتول و ساولن با غلظت های موثر میباشند.

12. در صورتی که تصادفا لوله محتوی قارچ بشکند بلافاصله یکی از مواد ضدعفونی کننده

مذکور را روی آن ریخته و حدود یک ساعت بعد آن را تمیز می نمایند

13. در صورتی که دستها با قارچ تماس حاصل نمودند، با آب و صابون، الکل ایزوپرپیل 70

درصد و یا با هر دو باید شسته شوند.

14. نور ماورای بنفش تا حدودی در کاهش عناصر قارچی موثر است.

شرایط مناسب نگهداری مواد کاغذی به منظور جلوگیری از آلودگی آنها با قارچها عبارت

است از:

بهتر است کتابها در فضایی که رطوبت نسبی 50-40 درصد و دمای 21-18 درجه سانتی گراد تنظیم شده است نگهداری شوند. همچنین گردش هوا نیز با کمک فن مناسبی

برقرار باشد.

15. لازم است با نصب توری های ویژهای از ورود حشرات موذی به محل نگهداری کتاب ها و مواد کاغذی جلوگیری شود زیرا حشرات علاوه بر آسیب هایی که خود مستقیما به مواد آرشیوی وارد می کنند ناقل اسپورقارچ ها نیز می باشند.

در آرشیوهای ملی که با اسنادی مواجه هستیم که لازم است برای مدت طولانی حفظ ،شوند باید علاوه بر برقراری شرایط فوق در محل نگهداری آنها از در دسترس قرار دادن

استاد برای افراد متفرقه ممانعت شود و مسئولین نیز با دستان محافظت شده و دستکش به این کار مبادرت ورزند - در صورتی که با کتاب های آلوده شده به کپک مواجه هستیم باید آن را توسط مواد ضدعفونی

ص: 246

کننده از آلودگی پاک نمود روشی که در سازمان اسناد و کتابخانه ملی برای ضدعفونی اسناد و کتب به کار میرود استفاده از گاز اتیلن اکساید در شرایط خلا است و مستلزم وجود سامانه ای کامل است که ممکن است این امکانات در سازمان های کوچکتر و یا با حجم کار کمتر وجود نداشته باشد در این صورت برای ضدعفونی این کتاب ها باید آنها به این سازمان ارسال شوند و در صورتی که این کار ممکن نیست از روش های ساده تر زیر استفاده شود. هرچند که این روش ها کارآیی ضدعفونی با اتیلن اکساید را ندارند. این اقدامات عبارتند از:

1. قرار دادن کتابهای آلوده در هوای خشک و عاری از گرد و غبار به مدت چند روز از آلودگی

قارچی آن جلوگیری مینماید

2. در صورتی که جلد کتاب آلوده باشد آن را با پارچه مرطوب تمیز کرده سپس به مدت چند

روز در هوای خشک نگهداری می نمایند. .

در صورتی که اوراق کتاب آلوده شده است میتوان هر برگ از آن را به محلول 10 درصد تیمول در الکل آغشته نمود و یا در شرایط اشباع از این ماده قرار داد خشکاند.

و سپس طبیعی است در مورد کار با هر یک از مواد شیمیایی با توجه به خطرات آن باید شرایط ایمنی کاربر کاملا در نظر گرفته شود.

4. میتوان با برس نرم سطوح آلوده را پاک ،کرد سپس آنها را در هوای خشک قرار داد.

5.اسیدی کردن کاغذ باعث کاهش آلودگی میکروبی آن می گردد.

6. بعد از ضدعفونی با مواد شیمیایی مانند تیمول یا اتیلن اکساید و مواد ضدعفونی کننده دیگر رفع آلودگی از قارچها لازم است این مواد را در محل مناسب از نظر درجه حرارت، رطوبت

نسبی تهویه و چرخش هوا قرار گیرد تا مجدداً دچار برگشت آلودگی نگردد برای بررسی و کنترل میزان آلودگی هوای محل کار میتوان با استفاده از پلیت محتوی محیط کشت قارچ مبادرت به این کار نمود.

برای این منظور پلیت محتوی محیط کشت را در روی سطح مورد نظر قرار داده و در آن را به مدت 15 دقیقه به صورت باز نگه می دارند و سپس در آن پلیت را بسته و آن را در شرایط دمای انکوباتور نگهداری میکنند البته بهتر است این کار با استفاده از دستگاه ایرسمپلر (Air Sampler )انجام شود.

به محض مشاهده پیدایش کلنی ها به منظور جلوگیری از تداخل و مخلوط شدن ،آنها هر یک از کلنی ها را به یک محیط کشت جدید انتقال میدهند (پاساژ )که بعد بتوان آنها را به خوبی شناسایی نمود. تعداد کلنیهای مشاهده شده در پلیت کشت هوا را شمارش نموده و برحسب تعداد کلنی قارچ و باکتری را گزارش می نماییم.

و در صورتی که هوای محیط کار پاک و سالم باشد تعداد کلنی ها کمتر است و تعداد کلنی

بیشتر میتواند معرف میزان آلودگی محیط کار باشد

ص: 247

منابع

1. ،شادزی، شهلا (1383). «قارچ شناسی پزشکی جهاد دانشگاهی دانشگاه اصفهان. چاپ چهارم .2 ،گالو فوستاو (1371) نقش عوامل بیولوژیک در فرسایش کاغذ عباسعلی عابدی استاد (مترجم)

مشهد: انتشارات کتابخانه مرکزی آستان قدس رضوی، چاپ اول

2. ،گرسپو، گارمن (1369). حفظ و نگهداری اسناد و کتب ترجمه نشریه یونسکو، انتشارات سازمان

اسناد و کتابخانه ملی ،ایران چاپ اول

4. "Medical mycology" - Emmons - 1977. Common Contaminating

Fungi.

5. "Caring for Books and Documents". A. D. Baynes - Cope, British

museum pub.

6. "Preserving Library Materials". A manual Susan G. Swatzburg - The

Scarecrow press. 1980.

7. "Nonchemical treatment processes for disinfection of insects and

fungi in library collections" - Johanna G. Wellheiser - IFLA pub.

1992.

ص: 248

مقدمه

کتابخانه ها مراکز آرشیوی و مراکز اسناد در گذشته ای نه چندان دور همواره جدای از یکدیگر انگاشته میشدند و در این مثلث موزهها جایی نداشتند اگر در گذشته به هر دلیلی این جدایی توجیه پذیر ،بود اما اکنون با پیشرفت فن شناسی های ،اطلاعات امکان نزدیکی هر چه بیشتر این مراکز به یکدیگر بیشتر شده و حتی موزهها نیز میتوانند به این گروه سه گانه افزوده شوند. علی رغم تفاوتهایی که میان این مراکز برشمرده می،شود ،کتابداران آرشیوداران و کارشناسان مراکز اسناد در نزدیک سازی این مراکز به ،هم اختلاف نظر چندانی ندارند فن شناسی نوین اطلاعات پیدایش قالبهای متفاوتی از مواد آرشیوی کتابخانهای و اسنادی را پدیدآورده، و این قالب،ها مرزهای میان آرشیوها کتابخانه ها و مراکز اسناد را بیش از پیش کمرنگ کرده است. یکی دیگر از دستاوردهای فن شناسی های نوین اطلاعات پیدایش فرمت های مارک برای ماشینی ساختن اطلاعات کتاب شناختی است این فرمتها که با ساخت مارک آمریکا آغاز شدند و در راه پیشرفت خود به مارک جهانی یا یونی مارک رسیدند سیر تکاملی را نشان میدهند که میتواند الهام بخش کسانی باشد که خواهان پیوند

زدن میان آرشیوها کتابخانه ها، مراکز اسناد و حتی موزها هستند بررسی تاریخچه مارک نشان می دهد که نخستین ،مارک مارک آمریکا بود و پس از ،آن مارک انگلستان پدیدآمد. پیدایش این دو فرمت ،مارک باعث پیدایش فرمت های ملّی دیگری بر مبنای یکی از این دو فرمت شد. پیدایش فرمت های گوناگون دشواری ناسازگاری میان این فرمت ها را به وجود آورد که موجب تدوین مارک جهانی یا یونی مارک به توسط ایفلا .گردید یونی مارک از آغاز به عنوان یک فرمت تبادل میان فرمت های گوناگون ،مارک طراحی و آن نیز به دلیل پیشرفته بودن آن در مقایسه با مارک های آن ،زمان به مبنایی برای تدوین مارکهای ملی بعدی تبدیل شد (1995, Kokab) یونی مارک در زمان پیدایش ،خود ارایه دهنده راه کارهایی پیشرفته برای برقراری روابط کتاب شناختی بود این فرمت از همان آغاز دارای بلوک هایی به نام های بلوک شناسه «رابط و بلوک» عنوانهای مرتبط بود که اولی ارتباطات میان شناسه های

گوناگون و دومی ارتباطات میان عنوانهای مرتبط را برقرار می کرد. یکی از کشورهایی که پس از پیدایش یونی ،مارک مارک ملی خود را بر مبنای آن تدوین کرد ایران بود اما کمیته ملی مارک ایران که وظیفهٔ تدوین مارک ایران را بر عهده داشت به هنگام انتشار دست نامه مارک ،ایران به دلایلی بلوک شناسه رابط را استفاده نکرد و در این دستنامه تنها در حدود شش صفحه اطلاعاتی کلّی دربارۀ این بلوک ،ارائه و در برابر عنوان این بلوک یعنی --4 بلوک شناسه «رابط این عبارت درج شد در این ویراست استفاده نشده است کمیته) ملی مارک ایران 1381 (159)

ص: 250

آن چه که در ذیل خواهد آمد بر آن است تا با معرفی ویژگی هایی از مارک ایران و یونی مارک، نشان دهد که با اندک تغییراتی در آن میتواند در خدمت جامعه آرشیوی ایران برآید؛ و این فرمت برای مواد و روابط ،آرشیوی تمهیداتی فراهم کرده که آن را به عنوان ابزاری بالقوه سودمند برای مراکز آرشیوی ایران تبدیل کرده است به سخن دیگر، در این نوشته ویژگی های مارک ایران و یونی مارک بررسی خواهد شد؛ همچنین از آن جایی که یونی مارک مبنای مارک ،ایران و مارک ایران هم اکنون از طریق برنامه رسا در وب سایت سازمان اسناد کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران موجود است و در آینده این فرمت مبنایی برای تبادل

و رقمی داده ها میان کتابخانه های ایران خواهد شد استفاده از آن در مراکز آرشیوی و نیز مراکز اسناد ،کشور امکان نزدیکی هر چه بیشتر این مراکز را به یکدیگر فراهم خواهد کرد؛ گرایشی

که در نام سازمان اسناد و کتابخانه ملی «جمهوری اسلامی ایران» نیز مشاهده می شود. ساختار نوشته ،حاضر دو بخش .است در بخش نخست نشان داده خواهد شد که یونی مارک و مارک ایران چه تمهیداتی برای انواع مواد آرشیوی اندیشیده اند و در بخش دوم تلاش خواهد شد تا تمهیدات این دو فرمت برای روابطی که میتواند در مراکز آرشیوی به کار آید نشان داده شود برای پرهیز از ورود به نکات بسیار فنّی جزئیات این دو فرمت توضیح داده نخواهد شد و نیز حتی الامکان از آخرین ویراستهای فرمت یونیمارک استفاده خواهد شد اگرچه تأکید تا جایی که ممکن است بر مارک ایران خواهد بود.

یونی ،مارک مارک ایران و مواد آرشیوی برچسب رکورد در برچسب رکورد مارک ایران که حاوی بیست و چهار نویسه برای شناسایی مقدماتی پیشینه به توسط رایانه است نویسۀ 6 که به نوع «رکورد» اختصاص دارد به 13 نوع ماده کتابخانه،ای رمز اختصاص داده است اینها به ترتیب زیر در مارک ایران ارائه شده اند:

a = مواد نوشتاری چاپی

b = مواد نوشتاری خطی

C = نتهای موسیقی چاپ شده

d = نتهای موسیقی دست نوشته

e= منابع نقشهای چاپی

f = منابع نقشهای دست نوشته

g = مواد نمایشی پروژکتوری و ویدیویی (فیلم های سینمایی نوارهای فیلم، اسلاید،

ترانسپرنسی ها و ضبطه ای ویدیویی )

h = منابع شنیداری غیر موسیقایی

ص: 251

i= منابع شنیداری موسیقایی

j = گرافیکهای دو بعدی (عکس،ها تصاویر طرح ها و غیره )

k = منابع الکترونیکی

1 = چندرسانه ای ها

m = اشیای سه بعدی مانند آثار هنری یا کپی اشیاء عتیقه (کمیته ملی مارک ،ایران 1381، 30) به این ترتیب مشخص میشود که مارک ایران گسترهای از مواد را می پوشاند که در

آرشیوها مورد استفاده قرار میگیرند و به نظر نمیرسد منبعی را از این نظر جا انداخته باشد.

یونی مارک و مارک ایران و روابط آرشیوی برچسب رکورد

همان گونه که در بالا ذکر شد مارک ایران و یونی مارک به دلیل تبادلی بودن این فرمت ها روابط کتاب شناختی را که می توانند حداقل تا اندازه ای برای روابط آرشیوی نیز به کار روند به شکل مناسبی ارائه می.کنند در ،زیر شماری از این روابط در بخش های گوناگون این فرمت ها ارائه می شود .

نویسه هفتم در برچسب رکورد مارک ،ایران به سطح کتاب شناختی اختصاص دارد در

مارک ایران درباره کاربرد سطح کتاب شناختی چنین آمده است

چهار سطح ممکن به قرار زیر است

a = تحلیلی (جزیی از کل) – واحد کتاب شناختی که از نظر فیزیکی در یک واحد کتاب شناختی دیگر قرار دارد به نحوی که برای تعیین محل این بخش لازم است واحد کتاب شناختی کلیتری که این بخش را شامل میشود شناسایی گردد. واحد کتاب شناختی کلیتر میتواند ،خود یک تک نگاشت یا یک پیایند باشد.

m = تک نگاشت - واحد کتاب شناختی که از نظر فیزیکی در یک یا چند بخش یا جلد معیّن

کامل می شود.

S = پیایند - واحد کتاب شناختی که در بخشهای متوالی منتشر شده و قرار است انتشارش

به همین منوال ادامه داشته باشد.

C = مجموعه - واحد کتاب شناختی که از یک مجموعه تشکیل شده باشد.

مثلاً مجموعه جزوات داخل یک ،جعبه دست های یادداشت که با شکل های گوناگون با هم نگهداری می شوند و یک مجموعه را تشکیل می دهند همه دست خط های یک نویسنده خاص همگی از جمله منابعی هستند که کد C در موردشان مصداق دارد این کد فقط برای مجموعه های دست ساز به کار میرود کمیته ملی مارک ،ایران 1381 (31-32) مشخصاً كد

C - مجموعه میتواند در مراکز آرشیوی و مراکز اسناد کاربرد ویژه ای

ص: 252

داشته باشد.

همچنین نویسه هشتم در برچسب رکورد مارک ایران به (کد سطح سلسله مراتبی )

اختصاص دارد در مارک ایران کاربرد این کد به شرح زیر آمده است

این ،کد سطح سلسله مراتبی را در صورت وجود بین رکورد در دست و رکوردهای دیگر

یک فایل تعیین می کند.

ارتباط سلسله مراتبی نامشخص.

0=ارتباط سلسله مراتبی وجود ندارد.

1 = رکورد در بالاترین سطح است.

2 = رکورد، ذیل بالاترین سطح است شامل همه سطوح زیرین

سازمانهایی که رکوردها را با تعیین سطوح سلسله مراتبی تهیه میکنند باید از کدهای و 2 استفاده کنند ،بنابراین کاربرد کد . بدین معنی است که سامانه به ارتباط سلسله مراتبی توجه دارد ولی این رکورد خاص به رکورد دیگری در این فایل ارتباط ندارد. کدهای 1 و 2 هم تنها باید زمانی به کار گرفته شوند که عملا رکوردهایی در سطوح سلسله مراتبی دیگر وجود نداشته باشد که باید با رکورد در دست مرتبط .شوند رکوردهایی که به هم مرتبط می شوند باید همگی در یک فایل واحد موجود باشند» کمیته ملی مارک ایران 1381 (3332 مجدداً به نظر میرسد که تمهیدات اندیشیده شده در کد سطح سلسله مراتبی» بتواند در

مراکز آرشیوی و مراکز اسناد کارایی بالایی داشته باشد.

بلوک --4

اما شاید بتوان نیرومندترین روابط کتاب شناختی و آرشیوی را در بلوک 4، بلوک شناسه رابط در فرمت یونی مارک مشاهده کرد در بلوک 4- بلوک شناسه رابط در مارک ایران که از جمله بلوک های حاوی فیلدهای دادهای است فیلدهایی وجود دارند که کاربرد آنها به شرح زیر در مارک ایران آمده است

هر فیلد شناسه ،رابط شامل فیلدهای فرعی است که به وسیلهٔ آنها اثری را که ارتباط با آن ایجاد میشود مشخص می کند داده های این فیلد باید برای شناسایی رکورد اثری که به آن ارتباط داده می شود کافی باشد یا اگر رکوردی برای آن اثر وجود ندارد خود اثر را شناسایی

کند» کمیته ملی مارک ایران( 1381، 159)

فیلدهای بلوک شناسه رابط در مارک ایران به این شرح ارائه شده اند:

،فروست پیوست ها و غیره

ص: 253

410فروست

411 فروست فرعی

421 پیوست

422 نشریه مادر

423 اثر همراه

ویراست های دیگر

451 ویراست دیگری از اثر در قالب همان رسانه (هم رسانه )

452 ویراست دیگری از اثر در قالب رسانهای دیگر (دیگر رسانه )

453 ترجمه

454 ترجمه از

455 باز تکثیر از

456 باز تکثیر

سطوح سلسله مراتب

461 مجموعه

462 زیر مجموعه

463 قطعه شماره مجله و...)

463 قطعه - تحليل ،مقاله، فصل و...)

سایر موارد

470 اثر نقد شده

481 صحافی شده در این مجلد

482 صحافی شده با

488 آثار مرتبط دیگر

این فیلدها در ویراست های جدید یونی ،مارک از جمله فرمت مختصر کتاب شناختی یونی مارک (2008 ,UNIMA concise bibliographic format با افزایش فیلدهایی که در زیر می آیند روزآمد شده اند:

Source of excerpt or offprint منبع گزیده یا چاپ جدا

Excerpt or offprint گزیده) یا چاپ جدا

Is updated by ) با... روزآمد می شود.

Updates 25 روزآمد می کند

ص: 254

Preceding entries (شناسه های پیشین)

Continues 430 ... را ادامه می دهد

Continues in Part 31 بخشی از... را ادامه می دهد.

جانشین... می شود.

Supersedes in Part جانشین بخشی از... میشود

Absorbed 4 در... ادغام شده

Absorbed in Part در بخشی از... ادغام شده

Formed by Merger of یکی شده از ادغام با

... Separated from جدا شده از

Succeeding entries (شناسه های پسین)

Continued by 440 ادامه یافته با

Continued in Part by 41) ادامه یافته در بخشی از

Superseded by 42 از این پس با عنوان

Superseded in Part by 443 از این پس بخشی از

Absorbed by 444 جذب شده در

Absorbed in Part by جذب شده در بخشی از

Split into 446) تقسیم شده به

Merged with xxx to Form یکی شده با... برای تشکیل

Changed Back to دوباره به... تغییر یافته

به دلیل محدودیت در این نوشته تنها چهار فیلد از فیلدهای بلوک شناسه رابط در زیر مورد بررسی قرار میگیرند این فیلدها که به نظر میرسد به ویژه برای استفاده در مراکز آرشیوی مناسب هستند عبارتند از مجموعه زیر مجموعه؛ قطعه شماره مجله و مانند آن؛ و قطعه - تحلیلی ،مقاله ،فصل و مانند (آن کاربردهای این چهار فیلد به نقل از دستنامه یونی مارک فرمت کتاب شناختی UBCIM. UNIMARC Manual: Bibliographic) (1994 Format )عبارتند از:

:مجموعه این فیلد برای شناساندن پیوندهای سلسله مراتبی به آثاری که در سطح مجموعه هستند به کار میرود رکوردی که به آن پیوند داده میشود در سطح مجموعه و رکورد حاوی این فیلد در سطح قطعه یا زیر مجموعه است.

یک مجموعه گروهی از اقلامی است که به طور فیزیکی از یکدیگر جدا هستند و به وسیله

ص: 255

یک عنوان مشترک شناسایی میشوند؛ مجموعه شامل فروست،ها ،پیایندها مجموعه های گردآورده و تک نگاشت های چندجلدی می شود.

زیر مجموعه این فیلد برای شناساندن پیوندهای سلسله مراتبی به آثاری که در سطح زیر مجموعه هستند به کار میرود رکوردی که به آن پیوند داده میشود در سطح زیرمجموعه و رکورد حاوی این ،فیلد در سطح ،قطعه زیر مجموعه یا مجموعه است. یک زیرمجموعه گروهی از اقلامی است که به طور فیزیکی از یکدیگر جدا هستند، به وسیله یک عنوان مشترک شناسایی می،شوند و بخشی از یک مجموعه بزرگتر را نشان می دهند. :قطعه این فیلد برای شناساندن پیوندهای سلسله مراتبی به آثاری که در سطح زیرمجموعه هستند به کار می رود. رکوردی که به آن پیوند داده می شود در سطح زیر مجموعه و رکورد حاوی این ،فیلد در سطح ،قطعه زیر مجموعه یا مجموعه است یک ،قطعه یک اثر واحد کتابشناختی از نظر ظاهری مجزاست

قطعه

تحلیلی این فیلد برای شناساندن پیوندهای سلسله مراتبی به آثاری که در سطح قطعه تحلیلی هستند به کار میرود رکوردی که به آن پیوند داده می شود در سطح قطعه ،تحلیلی و رکورد حاوی این فیلد، در سطح قطعه است. یک قطعه ،تحلیلی یک اثر کتاب شناختی است که بخشی از اثر میزبان است اما از نظر

ظاهری از آن مجزا نیست

نتیجه گیری

آن چه که در بالا آمد تنها بخشی از امکاناتی بود که فرمت های مارک ایران و یونی مارک به طور بالقوه در اختیار آرشیوداران ایرانی قرار میدهند ارایه امکاناتی که توسط این دو فرمت برای ماشینی سازی مواد و روابط آرشیوی ایران ارایه میشود در محدوده این نوشتار نمی گنجد. مثلاً در بلوک شناسایی در ویراست های جدید فرمت یونی مارک، حتی فیلدی به اثر انگشت اختصاص یافته است فیلدهای بلوک 5 نیز که به بلوک عنوانهای مرتبط موسوم است در زمینه روابط درون یک اثر میتوانند سودمند باشند این در حالی است که بلوک ها فیلدها فیلدهای فرعی و دیگر کدهایی که بالقوه میتوانند در خدمت مراکز آرشیوی باشند در این نوشتار بررسی نشده اند.

با توجه به مطالب فوق پیشنهاد میشود کمیته ای در سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ،ایران متشکل از آرشیوداران برگزیده کشور و شماری از کتابداران آشنا به مارک ایران

ص: 256

و یونی مارک تشکیل شود این کمیته که وظیفه تدوین نظام ملّی آرشیوی کشور را نیز بر عهده خواهد داشت با در نظر گرفتن نیازهای مراکز آرشیوی ،کشور از امکانات فرمت های مارک ایران و یونی ،مارک به ویژه فعال سازی بلوک 4 بلوک شناسه (رابط) در راستای

و

هر چه نزدیکتر ساختن شیوه های سازماندهی ،منابع خدمات و ،نیز مدیریت کتابخانه ها آرشیوهای کشور اقدام خواهد کرد همچنین از آن جایی که فرمتهای مورد بحث توانایی ماشینی سازی خدمات در مراکز اسناد را نیز دارا میباشند پیشنهاد می شود در کمیته مزبور اعضایی از جامعه سندداران کشور نیز عضویت داشته باشند تا تصمیمات متخذه در این کمیته برای مراکز اسناد نیز سودمند باشد استفاده از کارشناسان موزه ها نیز در این کمیته می تواند بر عمق تصمیم های اخذ شده بیفزاید و جامعه موزه داران کشور را از امکانات این فرمت ها

بهره مند سازد.

اگر قرار است نظام ملی آرشیوی کشور تدوین شود بهتر است با نگرشی جامع به کتابخانه ها مراکز ،آرشیوی مراکز اسناد و حتی موزه ها تدوین شود به نظر می رسد کار روی فرمت های مارک ایران و یونیمارک بتواند ،حداقل تا اندازهای این جامعیت در نگرش را تضمین کند اگر چنین شود؛ شبکه ملی کتاب شناختی کشور میتواند همزمان شبکهٔ ملی مراکز آرشیوی کشور، شبکه ملی مراکز اسناد ،کشور و حتی شبکه ملی موزه های کشور باشد.

منابع

کمیته ملی مارک ایران مارک ایران تهران کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران 1381

- <

Programme (UBCIM). UNIMARC Manual: Bibliographic Format

1994». Available at: http://archive. ifla. org/VI/3/p1996-1/sec-uni. htm

- Kokabi, Mortaza. «The internationalization of MARC, part I: the

emergence and divergence of MARC», Library Review, 44(4), 1995. -

21-35.

- Kokabi, Mortaza <

MARC formats based on USMARC», Library Review, 44(6), 1995. -

38-45.

- Kokabi, Mortaza «The internationalization of MARC, part III: some

MARC formats based on UKMARC», Library Review, 44(6), 1995. -

46-51.

ص: 257

- Kokabi, Mortaza <

UNIMARC, some formats based on it and some other MARC

formats», Library Review, 44(7), 1995. - 8-33.

- «UNIMARC concise bibliographic format (2008)», available at:

http://archive. ifla. org/VI/8/unimarc-concise-bibliographic-format-2008.

pdf

ص: 258

مقدمه

اسناد به عنوان بخشی از آرشیوهای مشترک مردم جهان نقش مهمی در حفظ هویت دینی، ملی و فرهنگی گذشته، حال و آینده دارند بنابراین آرشیوداران را میتوان به معماران و پلسازانی تشبیه کرد که گذشته را به آینده پیوند میزنند اسناد در حقیقت حافظه ملی را تشکیل میدهند میراث ،اسنادی بخش وسیع و گسترده ای از آرشیوها را در برمیگیرد و در فضای بین المللی نشانگر تنوع ملت ها زبانها و فرهنگ ها به شمار میرود. در میان دارایی های ملی، اسناد و کتب آرشیو و کتابخانه ملی با ارزشترین دارایی ها محسوب می شوند.

اسناد در واقع هدیه نسل های پیشین به نسل های بعدی هستند و میزان توجه به آنها شاخص تمدن کشورها و فرهیختگی ملت ها است . آرشیوهای ملّی حافظه دولتها ملتها و نهایتاً حافظه جهانی را تشکیل می.دهند آنها محافظ هویت ملتها هستند و در تصمیم گیری صحیح بر اساس سوابق و شواهد تاریخی به دولت ها کمک میکنند و در واقع بازوی توانای دولت ها هستند، زیرا اسناد میتوانند در برنامه ریزیهای ،کلان به ویژه در برنامه های توسعه کشور و ایجاد عدالت اطلاعاتی و فرصتهای دسترسی برابر به اطلاعات برای محققان کشور به مثابه بانک اطلاعات قوی و کارآمد مورد استفاده قرار گیرند سازمان اسناد و کتابخانه ملی بنابراین با درک جایگاه ویژه آرشیو ملی که با میلیونها برگ سند ارزشمند پایگاه رفیع و مهم اطلاع رسانی در جامعه به شمار میرود لزوم به کارگیری و اجرای کامل استانداردهای بین المللی در امر سازماندهی اسناد امری ضروری به نظر میرسد

معمولاً پردازش اسناد با توجه به ویژگی سلسله مراتبی بودن عمده آنها نیازمند تخصص و دقت لازم است در این مقاله برآنیم با توجه به عناصر استاندارد عمومی بین المللی توصیف «آرشیوی به انطباق» آن با فیلدهای مارک ایران بپردازیم.

در این نوشتار سعی بر این است با تاکید بر بخش توصیف چند سطحی (1) در «استاندارد عمومی بین المللی توصیف آرشیوی به امکانات مارک ایران» در ارائه سلسله مراتبی اسناد پرداخته شود. امید است تدوین استاندارد ملی توصیف آرشیوی بر اساس استانداردهای بین المللی در سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران مورد توجه قرار گیرد.

سند و سازماندهی آن

سند، اطلاعات مضبوط اعم از ،نوشتاری دیداری شنیداری است؛ که توسط اشخاص حقیقی یا حقوقی ایجاد شده و دارای ارزش نگهداری .باشد تیموری خانی (1385)

ص: 260

به موجب تبصره ماده یک قانون تاسیس سازمان اسناد ملی ایران مصوب 17 اردیبهشت 1349، سند برای سازمان مذکور عبارت است از کلیه ،اوراق ،مراسلات پرونده ها عکس ها نقشه ها کلیشه ها نمودارها فیلم ها نوارهای ضبط صوت و سایر اسنادی که در دستگاه دولت تهیه و یا به دستگاه دولت رسیده است و به طور مداوم در تصرف دولت بوده و از لحاظ اداری ،مالی ،اقتصادی ،قضایی ،سیاسی ،فرهنگی ،علمی، فنی و تاریخی به تشخيص نهاد ذي صلاح ارزش نگهداری داشته باشد سازمان اسناد ملی ایران، 1375).

سازماندهی اسناد یکی از ارکان اساسی علم کتابداری و سندآرایی است و پیشینه آن به قدمت خود سند ،است چرا که بدون استفاده از یک روش علمی و منطقی نمیتوان به سهولت به محتوای اطلاعاتی آنها دسترسی پیدا کرد.

هدف عمده سازماندهی اسناد سازمان دادن به مجموعه مواد و منابع است و می توان

کارکردهای زیر را از آن انتظار داشت

• ثبت اطلاعات کتاب شناختی سند.

• بازیابی سند با حداقل اطلاعات بازیابی از طریق نقاط دسترسی

• شناسایی اسناد توسط کاربران

• گردهم آیی یا گردآوری اسناد هم منشا در کنار هم

• مشخص شدن رابطه کتابشناختی بین سطوح اسناد

• و بازیابی یکپارچه اطلاعات کتابخانه ای

در سازماندهی اسناد مراحل ذیل ضروری است :

.1 تفکیک فیزیکی اسناد اسناد مکتوب و غیر مکتوب اعم از پرونده ریز فیلم، عکس، نوارهای صوتی و تصویری دیسکت و جز آن به دلیل ویژگی و الزامات متفاوت برای نگهداری هر

کدام تفکیک میگردند؛

.2 تعيين

منشا اسناد و تخصیص کدهای ویژه به هر یک از موسسه ها و سازمان ها و یا اشخاص حقیقی تولید کننده آنها به طور کلی در طبقه بندی اسناد دو اصل اساسی آرشیوی مراعات میشود ،نخست اصل احترام به منشا است که مطابق آن اسناد باید بر اساس منشا اولیه آنها طبقه بندی شوند و در واقع سرشناسه» «سند شکل رسمی و نام مستند موسسه یا سازمانی است که سند را تولید کرده است؛ دوم اصل رعایت نظم و ترتیب اولیه اسناد است؛ از آنجا که اسناد یک پرونده در طول زمان تولید میشود تغییر ترتیب اولیه آنها مراحل تکوین پرونده را تحریف میکند بنابراین لازم است این ترتیب حفظ گردد؛

ص: 261

تهیه شناسنامه اسناد( نمایه سازی توصیفی) در این مرحله مشخصات غیر موضوعی سند که در واقع تشکیل دهنده «قالب» سند است و شامل تعداد صفحات زبان ،خط ،زمان قطع ویژگی های ظاهری و جز آن است مشخص و در برگه مشخصات درج می شود؛

4.استخراج کلید واژههای لازم و مناسب کنترل شده و تعیین ارجاعات آن ها؛

5.تهیه چکیده اسناد با مراعات اصول چکیده نویسی و قواعد سجاوندی؛

6.تعیین درجه اهمیت اسناد

پس از سازماندهی شماره ردیف سند و محل نگهداری آن در آرشیو بر اساس تخصیص کدهای ویژه به هر یک از موسسه ها و سازمانها و یا اشخاص حقوقی تعیین میشود و اسناد از طریق این کدها قابل بازیابی هستند محل نگهداری اسناد آرشیوها هستند که پس از تهیه ریزفیلم از آنها جهت حفاظت و نگهداری به آرشیوها منتقل میشوند تیموری خانی (1385).

«استاندارد عمومی بین المللی توصیف آرشیوی»

«شورای بین المللی آرشیوها » (1) به عنوان دستاورد همکاری بین المللی استاندارد عمومی بین المللی توصیف آرشیوی را تدوین کرده است این استاندارد رهنمودهای کلی در مورد توصیف های آرشیوی ارائه می دهد. هدف توصیف آرشیوی شناسایی و شرح محتوای مواد آرشیوی در جهت ارتقای دسترس پذیری آنها است این امر با ایجاد بازنمونه ای (2) مناسب و دقیق و سازماندهی آنها بر اساس مدل های از پیش تعیین شده حاصل می شود. فرایندهای وابسته به توصیف ممکن است همزمان یا قبل از تولید سند شروع و طی عمر سند ادامه داشته باشد.

این استاندارد دارای 26 عنصر داده ای است توصیف های آرشیوی بر اساس یک مدل توصیف متمایل به بالاترین ،سطح سپس ،ردیفها پس از آن پروندهها و در نهایت فقره بنا شده.اند استاندارد حاضر همراه با استانداردهای ملی موجود به عنوان پایه و اساسی برای توسعه استانداردهای ملی به کار برده می.شود این استاندارد شامل قوانین کلی برای توصیف آرشیوی بدون توجه به شکل یا رسانه مواد آرشیوی به کار میرود از مزایای استاندارد عمومی بین المللی توصیف آرشیوی میتوان به موارد ذیل اشاره کرد: ایجاد توصیفهای منسجم مناسب و آشکار را تضمین می کند

• بازیابی و تبادل اطلاعات را در منابع آرشیوی تسهیل می کند امکان اشتراک داده های مستند را فراهم می کند.

ایجاد توصیف های یکپارچه در آرشیوهای مختلف را در یک نظام اطلاع رسانی واحد

ص: 262

امکان پذیر می سازد .

»قوانین استاندارد» عمومی بین المللی توصیف آرشیوی به هفت حوزه اطلاعاتی توصیفی

به ترتیب زیر سازماندهی شدهاند

1. ناحیه شناسایی اطلاعات ضروری برای واحد توصیف بیان می شود

2. ناحیه سابقه و زمینه اطلاعاتی درباره اصل و منشا واحد توصیف بیان می شود

3. ناحیه ساختار و محتوا اطلاعات در مورد موضوع و نظم و ترتیب واحد توصیف بیان می شود.

4.ناحیه شرایط دستیابی و استفاده اطلاعاتی در مورد دسترسی به واحد توصیف بیان می شود.

5.ناحیه منابع مرتبط اطلاعاتی در مورد منابعی که دارای ارتباط مهم با واحد توصیف هستند

بیان می شود .

6. ناحیه یادداشتها اطلاعاتی که در ناحیه های دیگر قابل بیان نیست ارائه می شود ناحیه کنترل توصیف اطلاعاتی در مورد چگونگی زمان توصیف و نیز شخص ارائه دهنده توصیف آرشیوی بیان می شود

توصیف چند سطحی

در صورتی که مجموعه اسناد به عنوان یک واحد آرشیوی در نظر گرفته شود باید برای آن تنها یک توصیف ارائه گردد. اگر لازم باشد قسمتهای تشکیل دهنده مجموعه نیز توصیف گردد، باید هر قسمت را جداگانه و مطابق بخش سوم استاندارد توصیف کرد کل این توصیفها به صورت سلسله مراتبی به هم مرتبط هستند

چهار قانون اصلی در نگارش توصیف سلسله مراتبی به کار میرود

1.توصیف کل به جز؛

2.اطلاعات مربوط به سطح توصیف؛

3.ارتباط توصیف ها؛

4.عدم تکرار اطلاعات

1.توصیف کل به جز.

هدف این قانون بازنمون محتوا و ساختار سلسله مراتبی مجموعه و اجزای آن است در سطح مجموعه تنها اطلاعاتی راجع به کل مجموعه داده می.شود در سطوح بعدی اطلاعاتی راجع به جزهای دیگر از سطوح سلسله مراتبی ارائه می شود توصیف های حاصل با ارتباط سلسله مراتبی جز به کل باید از کلی ترین مجموعه به بخش های خاص ارائه گردد

ص: 263

2. اطلاعات مربوط به سطح توصیف

هدف این قانون بازنمون محتوای واحد توصیف است .در هر سطح توصیف شده تنها اطلاعات مربوط به آن سطح در دسترس قرار میگیرد به عنوان مثال اگر واحد توصیف مجموعه ،باشد اطلاعات محتوای پرونده و فقره ارائه نمیشود یا در صورتی که منشا واحد توصیف بخشی از اداره کل ،باشد بیان تاریخچه اداری واحد کل لازم نیست

3.ارتباط توصیف ها

هدف این قانون تعیین موقعیت دقیق توصیف در سلسله مراتب آرشیوی است. این ارتباط بین هر توصیف با واحد توصیف بعدی و در صورت امکان تشخیص سطح توصیف است.

4.عدم تکرار اطلاعات

هدف جلوگیری از اطلاعات در سلسله مراتب توصیف های آرشیوی است. در بالاترین سطح، اطلاعات مشترک مربوط به تمام اجزا و بخش های مجموعه ارائه می شود در سطوح

پایین تر توصیف اطلاعات مربوط به سطوح بالاتر ارائه نمی گردد.

اصطلاحات سطوح سلسله مراتبی در استاندارد عمومی بین المللی توصیف آرشیوی

مجموعه (1)

دسته ای از رکوردهای اسناد صرف نظر از شکل یا رسانه ذخیره شده که به صورت سازمان یافته توسط شخص خاندان یا تنالگان در حوزه فعالیت ها و کارکردهای منشا ،ایجاد گردآوری یا مورد استفاده قرار می گیرد

زیر مجموعه : (2)

زیر بخش یک مجموعه شامل اسناد مرتبطی است که در تناظر با زیر بخش های اداری در سازمان منشا است این زمانی است که از لحاظ جغرافیایی ،تاریخی کارکردی و تقسیم بندی های مشابه آن نمیتوان اسناد را یک مجموعه تلقی کرد زمانی که واحد ایجاد کننده دارای ساختار سلسله مراتبی پیچیدهای است هر زیر مجموعه زیر مجموعه های وابسته زیادی دارد که سطوح ساختار سلسله مراتبی واحد اصلی اداری را نشان دهد.

ردیف: (3)

ص: 264

عکس

اسنادی که بر اساس یک نظام بایگانی تنظیم شده است یا به عنوان یک واحد به دلایل

زیر نگهداری می شود

• اسنادی که نتیجه فرایند جمع آوری یا بایگانی هستند.

• اسنادی که شکل ویژه ای دارند

اسنادی که در نحوه ایجاد تحویل و یا استفاد آنها ارتباطی وجود دارد.

پرونده : (1)

واحد سازماندهی شده ای از اسناد که با یکدیگر برای استفاده جاری توسط منشا یا فرایند

تنظیم آرشیوی گروه بندی می.شوند زیرا این اسناد در موضوع فعالیت یا تراکنش مرتبط هستند

هر پرونده معمولاً واحدی پایه در اسناد محسوب می شود.

فقره: (2)

کوچکترین واحد آرشیوی که منطقاً غیر قابل تقسیم .باشد مثل یک نامه، یادداشت،

،گزارش عکس فایل صوتی (1999 شورای بین المللی آرشیوها (1388).

نمودار شماره 1 سطوح سلسله مراتبی اسناد را نشان می دهد.

نمودار شماره -1 مدل سطوح سلسله مراتبی اسناد 1999(IAD)

نمودار

ص: 265

عکس

تطبیق استاندارد عمومی بین المللی توصیف آرشیوی با مارک ایران با توجه به فعالیت های منحصر به فرد «سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران» و پیشرفت هایی که تحت تاثیر تحولات فناوری در حوزه کتابداری به وجود آمد این سازمان از سال 1376 تصمیم به یک پارچه کردن نرم افزارهای پراکنده ای گرفت که در بخش های مختلف سازمان استفاده می شد. لذا طرح تدوین مارک ایران در دستور کار قرار گرفت. سرانجام نرم افزار جامع کتابخانه ملی (رسا) بر اساس مارک ایران که بومی شده یونی مارک است در شهریور 1385 افتتاح شد سازمان اسناد و کتابخانه ملی اطلاعات 170/000 سند را از نرم افزار قبلی به را نرم افزار فعلی (رسا) انتقال داد و در حال حاضر ذخیره سازی اسناد در دو سطح مستقل فقره و پرونده در سامانه رسا صورت (می گیرد اکبری) داریان (1387)

«شورای رسا» و شرکت پارس آذرخش در راستای ذخیره و بازیابی یکپارچه اطلاعات کتابخانه ای اقدام به مطالعه گردش کاری سند (1) و سازماندهی اسناد در محیط مارک ایران بر اساس استاندارد عمومی بین المللی توصیف آرشیوی .نمودند استخراج جدول تطبيق عناصر استاندارد عمومی بین المللی توصیف آرشیوی با مارک ایران از جمله دستاوردهای آن است

شورای (رسا) اطلاعات جدول شماره 1 نشان میدهد که برای نشان دادن سطوح سلسله مراتبی از

فیلدهای 461 و 462 یونی مارک و 933 مارک ایران استفاده شده است. برای ذخیره سازی سند در محیط مارک ایران باید نکات زیر در نظر گرفته شود. فیلد سطح توصیف (933) اجباری است. اگر سطح توصیف به غیر از مجموعه» تعیین شود الزاماً باید رکوردی که در سطح بالاتر

قرار دارد مشخص و شماره شناسایی آن ذخیره شود شورای رسا (1386)

نمودار

ص: 266

جدول

عکس

ص: 267

جدول

نتیجه گیری

ماهیت منحصر به فرد بودن اسناد سبب شده است تا سازمان ها و مراکز آرشیوی ضرورت به کارگیری استانداردهای بین المللی را کمتر احساس کنند و این مسئله سبب شده است کارکردهای مورد انتظار از سازماندهی اسناد به طور کامل برآورده نشود.

با توجه به اهمیت تبادل اطلاعات در دنیای امروزی و ویژگیهای خاص کاربران و انتظارات آنان در بازیابی اطلاعات دقیق و کارآمد در کوتاهترین زمان، لزوم به کارگیری استانداردها در ارائه اطلاعات یکپارچه را بیش از پیش نمایان کرده است.

استاندارد عمومی بین المللی توصیف آرشیوی» که به عنوان موفقیتی جهانی در علوم آرشیوی مطرح میشود میتواند به عنوان پایه و اساسی جهت تدوین استاندارد ملی توصیف آرشیوی در ایران به کار گرفته شود معمولاً اجرای این استاندارد با زیرساخت فناوری اطلاعات همراه است.

وجود میلیون ها برگ سند در سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران توانایی و پتانسیل انجام پژوهش بر روی اسناد را فراهم نموده است. این ظرفیتها می تواند بستر مناسبی برای به کارگیری استانداردها باشد.

منابع و مآخذ

اکبری داریان ،سعیده یعقوب پور نرگسی طاهره (1387) نقدی بر مارک ایران به کجا میرود؟

بررسی مارک ایران در سه مرحله فصلنامه کتاب، 19(3): 329-321

- تیموری ،خانی افسانه (1385). «سند» در دایره المعارف کتابداری و اطلاع رسانی تهران سازمان

اسناد و کتابخانه ملی ایران 1076-1074

- سازمان اسناد و کتابخانه ملی ،ایران چند نکته درباره اهمیت اسناد و آرشیو ملی. - 240=http://nlai. ir/Default.aspx?tabid دسترسی در (21/12/1388

ص: 268

- سازمان اسناد ملی ایران (1375) نظام ملی اسنادی کشور بولتن کمیسیون اطلاع رسانی، 15

به نقل از

http://www.irandoc. ac.ir/com/Newsletter/Bullitin-15.htm.

دسترسی در 1388/12/01

«شورای بینالمللی «آرشیوها (1388) جزوه استاندارد عمومی بین المللی توصیف آرشیوی نسرین)

بابایی (مترجم)

شورای ،رسا شرکت پارس آذرخش (1386) صورتجلسات برنامه جامع اسناد.

- International Council on Archives (ICA) (1999). "General International

Standard Archival" Description: ISAD(G) adopted by the Committee on

Descriptive Standards, Stockholm, Sweden, 19-22 September 1999

ص: 269

ص: 270

پیش تعیین شدهاش میتواند از بخش و یا همه این نواحی با زیرشاخه های مربوطه بهره مند گردد. تشخیص نیاز توصیفی هر سطح بسته به سیاستهای مراکز آرشیوی و نوع موادی که نگه داری می کنند، متغیر خواهد بود و قبل از این که توصیفی صورت پذیرد لازم است معرفی و شرح مبسوطی از استاندارد ایساد در دست .باشد. این مقاله سعی دارد با معرفی این استاندارد و توضیح نواحی ،آن مسیر استاندارد سازی را برای کشور ایران تسهیل نماید.

1- ناحیه شرح شناسایی

جدول نواحی هفت گانه توصیف

الف- کدهای ارجاعی (Reference code(s)

ب- عنوان Title)

ج- تاریخ و یا تاریخ(ها) (Date(s)

سطح توصیف (Level of description)

(Identity Statement Area)

ه- کمیت و نوع رسانه واحد توصیف (اعم از حجم وسعت

-اندازه و مقدار و....

(Extent and medium of the unit of description(quantity, bulk, or size)

2- ناحیه سابقه

(Context Area)

الف- نام تولید کننده ((Name of creator(s)

ب- تاریخچه اداری Administrative/Biographical)

history)

ج- سابقه آرشیوی (Archival history)

د- منبع بی واسطه دریافت و یا انتقال Immediate source)

of acquisition or transfer)

3ناحیه محتوا و ساختار

(Content and Structure

Area)-الف گستره و محتوا (Scope and content)

ب- ،ارزشیابی امحا و برنامه های زمان بندی تعیین تکلیف

(Appraisal, destruction and scheduling

information)

ج -احتمال افزایش (Accruals)

د- سامانه تنظیم (System of arrangement)

-4 ناحیه شرایط دسترسی و

الف - شرایط دسترسی( Conditions governing accss)

ب- شرایط تولید دوباره کپی پویش (و....

(Conditions governing reproduction)

استفاده ج زبان و یا خط متن سند Language/scripts of)

(Condition of Access

and Use Area)

material)

د- خصوصیات فیزیکی و نیازمندی های تکنیکی

(Physical characteristics and technical

requirements)

ه- راهنماهای بازیابی Finding aids)

ص: 272

5- ناحیه اسناد

پیوسته

(Allied Materials Area) جدول نواحی هفت گانه توصیف

الف - وجود و محل اصل اسناد Existence and location)

of original)

ب وجود و محل کپی اسناد Existence and location)

of copies)

ج واحدهای مرتبط توصیفی Related units of)

description)

د تذكر انتشار Publication note)

6 - ناحیه تذکرات (Notes

الف نكته (Note)

Area)

7-ناحیه کنترل توصیف

(Description Control Area)

الف تذکرات آرشیودار Archivist's note)

ب قوانین و یا قراردادها (Rules or Conventions) ج تاریخ توصیف و یا تاریخ های توصیف (Date(s) of

descriptions)

توضیح مختصری در مورد نواحی هفت گانه و زیرشاخه های مربوطه -1- ناحیه شرح شناسایی Identity Statement Area)

در این ناحیه تلاش میگردد برای سند یک شناسنامه منحصر به فرد تولید شود تا به وسیله ،آن واحد توصیفی مورد نظر به طور خاص و ویژه با توصیف خود ارتباط برقرار کند به همین منظور باید مولفه ها به گونه ای انتخاب شوند که تامین کننده مقصود باشند.

الف کدهای ارجاعی عبارت از شماره های منحصر به فردی هستند که موجب شناسایی محل ،سند اعم از محل ،تولید محل انتقال و محل نگهداری می شود؛ برای این که کد ارجاعی منحصر به فرد باشد باید مولفه های زیر را شامل شود

- کد کشور - مطابق با ایزو 3166

- کد مخزن - مطابق با استاندارد که مخازن آرشیو ملی

- كد مرجع محلی مشخص

- شماره کنترل و یا مشخصه منحصربه فرد دیگر.

-برای یافتن که کشورها میتوان به آدرس مورد نظر زیر مراجعه کرد. (1)

البته کشورها میتوانند از دو روش استفاده کنند یکی این که واحد مرکزی داشته باشند که کد مخزن تولید میکند و هر آرشیوی در آن کشور باید کد مخزن خود را از آنجا بگیرد و یا این که هر آرشیو از کد مخزنی که خود انتخاب میکند پیروی نماید در هر صورت چون کد مخزن باید منحصربه فرد بوده و با حروف هم شروع شود؛ ضروری است بررسی های لازم در خصوص

ص: 273

کد آرشیوهای داخلی و خارجی انجام شود تا از تکراری نبودن آن اطمینان حاصل گردد. اولین اعداد و یا حروفی که بعد از کد مخزن میآید به «مجموعه» (1) اختصاص می یابد

وآخرين عدد و یا حرف نشانگر سطح توصیف ،(ردیف فایل آیتم) (2) واحد توصیفی است. در اینجا باید دقت نمود مقصود از کد ،ارجاع کدی است که کاربر را به درک ذهنی از مقدار کمی و کیفی مجموعه هدایت میکند و نه تنها اشاره ای به کد جعبه و یا شماره کارتنهای ذخیره سازی اسناد ندارد بلکه نمایانگر حجم فیزیکی هم نیست

در اینجا مثالی از کشورهای دیگر که در این زمینه کار عملی انجام دادهاند، آورده می شود.

کد ارجاعی

جدول

عکس

ب :عنوان مقصود عنوان رسمی واحد توصیفی است که ممکن است مطابق با قواعد توصیف چند سطحی و یا قرادادهای ملی هر کشور به جای عنوان رسمی عنوان مختصری برای آن قرار دهند برای عنوان های قراردادی در سطوح عالی توصیف ممکن است نام تولید کننده سند را هم بیاورند و در سطوح پایینتر گاهی نام نویسنده سند و یا نوع فعالیت

و به موضوع محل و یا نوع سند در عنوان واحد توصیفی درج می شود اگر عنوان گویا نباشد صورت اختصار آورده شود لازم است در داخل پرانتز اطلاعات تکمیلی قرار گیرد تا عنوان کاملا روشن و واضح گردد.

با ذکر نمونه هایی از کشورهای دیگر درک مفهومی این عنصر توصیفی ساده تر می شود مجموعه اسناد سازمانی سنت آنتونی تورن ،(ویرین کد ارجاعی) ایالت متحده آمریکا

انجمن تاریخی مینی سوتا

ص: 274

(St. Anthony Turnverein organizational records U.S.Minnesota Historical Society)

کد ارجاعی عنوان مجموعه

نمونه ،فوق مثالی برای مجموعه ای است که اجزای آن توصیف نشده اند و عنوان مجموعه نشانگر نوع محتوای اسناد .است در نمونه دیگر عنوان مجموعه ای که دارای سری و فایل است مشاهده خواهد شد. (مجموعه) اسناد اداره ثبت امتیاز و علامت تجاری، (ردیف) فایل های درخواست ثبت امتیاز،

(كد ارجاعی) آرشیو ملّی و اداره اسناد ایالت متحده آمریکا

عنوان مجموعه

عنوان ردیف

کد ارجاع

Records of the Patent and Trademark office (Fonds)

Patent Application Files, 1837-1918 (series)

U. S. National Archives Records Administration

ج- تاریخ و یا تاریخها در این ،قسمت تاریخ ایجاد سند و یا دوره عمل کرد و یا محدوده تاریخی رخداد و یا تاریخ بایگانی اسناد ثبت میشود و نوع تاریخ های ثبت شده ذکر می گردد. اگر اسنادی که توصیف میشوند دارای محدوده تاریخی معینی بوده و تاریخهای ثبتی نیز متوالی بودند اولین تاریخ و آخرین تاریخ با یک خط فاصله نوشته میشوند اما اگر تاریخ تعداد کمی از اسناد و یا یک سند خارج این محدوده ،بود آن تاریخ با کاما از بقیه جدا میشود مثلا می:نویسند: 1983 - 1974 ، 1970؛ و اگر در یک واحد ،توصیفی تاریخ دسته ای از اسناد متوالی بوده و سپس با یک فاصله زمانی دسته دیگری از اسناد دارای تاریخ های متوالی باشند لازم است برای درج دوره زمانی هر دسته اولین و آخرین تاریخ ثبت شود. برای مثال از انواع تاریخهای درج شده در سطوح مختلف نمونه ای زیر آورده می شود. (مجموعه) 1989 - 1976 ، کد ارجاعی ،کانادا، دانشگاه آرشیو یورک

1976-1989(Fonds)

Canada, York University Archives

(آیتم 1980 ، کد ارجاعی) کانادا دانشگاه یورک

ص: 275

1980 (Item)

Canada, York University Archives

• نمونه ای برای دوره ایجاد سند (ردیف) 0 186 - 1865)، (کد ارجاعی) آرشیو ملی و اداره اسناد

ایالت متحده آمریکا

1860-1865(dates of creation of the material)(Series)

U.S. National Archives Records Administration

• نمونه دیگری از محدوده تاریخی یک رخداد (ردیف) 1998 - 1833) قسمت عمده مربوط به 1874-1833)، کد ارجاعی ایالت متحده آمریکا دانشگاه کارولینای شمالی واقع در

چپل هیل

1833-1998(bulk 1833-1874)(series)

U. S. University of North Carolina Chapel Hill

د - سطح توصیف در این قسمت از ناحیه ،شناسایی سطح توصیف تعیین می گردد و یکی از

سطوح زیر برای توصیف واحد مورد نظر درج میشود

• مجموعه Fonds

• مجموعه ردیف Series

• پرونده (فایل) Files

• تک سند(آیتم Item

ه -کمیت و نوع رسانه واحد توصیف اعم از حجم وسعت اندازه و مقدار ....

این بخش در تعیین اندازه منطقی و فیزیکی واحد توصیف و همچنین نوع رسانه مربوطه به کار گرفته می.شود اندازه واحد توصیف را میتوان با ذکر تعداد و یا با درج مقدار از واحد اندازه گیری حجم و یا طول معلوم .کرد نوع رسانه واحد ،توصیف با تعیین نام واضحی از آن آشکار می گردد. مثلاً اگر در یک واحد توصیفی مثل (مجموعه فرمت ها )و اشکال متعددی از اسناد موجود بود برای تعیین کمیت و نوع رسانه آن باید تعداد انواع اسناد کاغذی الکترونیکی ریز فیلم نقشه ها، طرح های معماری و یا مهندسی ،پوستر ،عکس ،نگاتیو، نوار کاست، تصاویر ،متحرک ویدیو و مانند آن معین شود. مثلا گفته شود: 192 متر سند کاغذی در طول 20 حلقه ،ریزفیلم 2 گیگابایت سند الکترونیکی

4201 نوار کاست 4 حلقه تصویر متحرک و نظایر آن

همان طور که ملاحظه میگردد اصل سنجش مربوط به کمیت اسناد در واحد توصیفی است اگر از متراژ قفسه برای تعیین مقدار اسنادی که آنجا را اشغال کرده اند استفاده شود و یا این که

ص: 276

از واحد حجم ظرفیت مخزن در تعیین مقدار مواد آرشیوی استفاده ،گردد، لازم است اطلاعات اضافه تری در داخل پرانتز آورده شود واحد اندازه گیری در کمیت اسناد متنی منطبق بر واحد طول در مقیاس متر است که میتوان در داخل پرانتز به تعداد جعبه های حاوی اسناد نیز اشاره

کرد.

مثلا باید چنین گفته شود 8 متر سند کاغذی (64) جعبه آرشیوی اگر کمیت اسناد کاغذی از یک جعبه آرشیوی کمتر بود و جعبه پر نشده باشد باید از کلمه و «تقریباً» یا «کمتر» از در توصیف کمیت اسناد استفاده کرد و به تعداد صفحات سند اشاره

نمود مثلاً گفته میشود کمتر از 0/12 متر سند کاغذی (63) صفحه).

در مورد تصاویر متحرک نوارهای ،کاست نوارهای ویدیو ممکن است یک موضوع در چندین حلقه ضبط شده باشد برای شمارش ،کمی اول تعداد موضوع ذکر شده و سپس تعداد حامل های اطلاعاتی آورده می.شود برای مثال چنین مینویسند یک تصویر متحرک (5) (حلقه) در شمارش کمی اسناد الکترونیکی و فایل هایی که حامل داده هستند اول تعداد فایل ها ذكر

می شود و سپس ،کیلوبایت مگابایت و یا گیگابایت در داخل پرانتز آورده میشوند مثلاً می:نویسند 5 فایل الکترونیکی (20) (مگابایت) مثالهای زیر روشنگر مطالب فوق است.

چنین

(ردیف) 143 حلقه ریزفیلم 35 میلی متری آرشیو ملی و اداره اسناد ایالت متحده آمریکا

143 rolls of microfilm,35mm(series)

U. S. National Archives Records Administration

(مجموعه) 2/7 متر (19) جعبه + 1 سند (بزرگ) کتابخانه ملی استرالیا

2.7 meters (19 boxes + 1 oversized item)(Fonds)

National Library of Australia

(پرونده 1 فلدر شامل 38 تک سند انجمن تاریخ ،مینوسوتا، ایالت متحده آمریکا

1 folder, containing 38 items (file)

U. S. Minnesota Historical Society

ص: 277

2- ناحيه سابقه (Context Area)

در این قسمت به سوابق اداری و آرشیوی اسناد و همچنین مشخصات ایجاد کننده سند پرداخته

می شود.

الف نام :تولید کننده نام کسی سازمانها و یا (اشخاص که مسئولیت ،ایجاد ذخیره و یا نگهداری واحد توصیف را داشته است در این بخش نوشته می.شود نحوه نگارش ،نام مطابق با استاندارد بین المللی و یا استاندارد داخلی هر کشور خواهد بود.

اگر نام تولید کننده در عنوان (1) (ب) ذکر شده باشد این قسمت خالی میماند و در این قسمت آخرین نام تولید کننده آورده می شود زیرا به نام های قبلی تولید کننده در صورتی که دارا باشد در قسمت تاریخچه اداری 2 (ب) اشاره خواهد شد مثالهای زیر انواع این موارد

را نشان میدهند

(مجموعه) لوكاس، هلن ،(-1931) آرشیو دانشگاه ،یورک کانادا

Lucas, Helen (1931-)(Fonds)

Canada,York University Archives

(مجموعه) مابو، ادوارد کویکی (1992 - 1943)، کتابخانه ملی استرالیا

Mabo, Edward Koiki (1943-1992)(Fonds)

National Library of Australia

(مجموعه بخش خزانه داری آرشیو ملی و اداره اسناد ایالات متحده آمریکا

Department of the Treasury (Fonds)

U. S, National Archives Records Administration

ب تاریخچه :اداری برای فهمیدن بهتر محتوای سند و ربط بین ،مطالب لازم است تاریخچه اداری و یا سابقه و شرح حالی از ایجاد کننده اسناد مورد ،توصیف ارائه گردد. ثبت اطلاعاتی از منشا، اعم از نحوه ،تشکیل ،توسعه ،تغییر ،پیشرفت ادغام انحلال سازمان ها و یا نحوه زندگی و اشتغالات فردی در مورد اشخاص حقیقی که ایجاد کننده مواد آرشیوی هستند لازم و ضروری است. اگر این اطلاعات از منابع چاپی استخراج شود ذکر منابع هم ضروریست. اطلاعاتی از قبیل نامها و عناوین به طور ،کامل تاریخ تولد و فوت محل تولد محل های سکونت ،فعالیت کار و پیشه نام های اصلی و مستعار و القاب خدمات برجسته و محل وفات برای اشخاص حقیقی و خاندانها باید ثبت و ضبط گردد.

ص: 278

برای شرکتها و موسسه های استخراج اطلاعاتی نظیر اسم مرسوم، تاریخ تأسیس چارچوب ،قانونی فعالیت،ها اهداف و وظایف سلسله مراتب اداری و آخرین نام و یا نامه ای

مختلفی که داشته و ذکر ترتیب تغییر نام ها از لوازم ثبت توصیفی محسوب می شود. در هر صورت برای یک دست بودن نحوه نگارش اطلاعات باید از استانداردی پیروی کرد.

اما مجاز بودن به استفاده از چند استاندارد در نحوه نگارش ،اطلاعات اصلا مطلوب نیست.

مثال:

در هلن ،لوکاس هنرمند ،کانادایی در سال 1931 ،درویبرن ساسکاتچوون به دنیا آمد. کالج هنر (اونتاریو (تورنتو از سال 1954 - 1950 تحصیل کرد و از سال 1973 تا سال 1979 کارشناسی ارشد طراحی و نقاشی را در کالج شریدن اوکویل تحصیل نمود. او به طور گسترده کارهای هنری خود را در شهرهای کانادا به نمایش گذاشت او در گالری خود در کینگ سیتی کار میکند و در سال 1991 دانشگاه یورک به او درجه دکترای افتخاری اعطا کرد (هونوریس

كاسا).

آرشیو دانشگاه یورک کانادا

Helen Lucas, Canadian artist, was born in 1931 in Weyburn,

Saskatchewan, studied at the Ontario College of Art (Toronto) from 1950-

1954 and was Drawing and Painting Master at Sheridan College

(Oakville, Ont.) from 1973-1979. She has exhibited her art works widely

in Canadian cities. She works from her Gallery in King City. In 1991

York University awarded her a Doctor of Letters (Honoris Causa).

1.(Fonds)

2.Canada, York University Archives

ج- سابقه :آرشیوی فراهم کردن اطلاعاتی از تاریخچه واحد توصیفی که برای تضمین اصالت یکپارچگی و مفاد آن مهم است از لوازم توصیف میباشد سابقه آرشیوی یعنی ثبت مستمر انتقال اسناد از ،مالک مسئول و یا امانت دار آن هاست و درج شرح فعالیت هایی نظیر تاریخچه گردآوری و تنظیم تولید راهنمای ،همزمان استفاده مجدد از اسناد به قصد تأمین اهداف دیگر و یا استفاده از نرم افزارهای انتقال دهنده که در ارائه ساختار و تنظیم و گردآوری اسناد مشارکت ،دارد در قسمت سابقه آرشیوی انجام می شود . البته لازم است تاریخ انجام این گونه فعالیت ها تا جای ممکن ثبت شوند اگر اسناد مستقیم از تولید کننده سند انتقال مییابد، ثبت سابقه آرشیوی لازم نیست و این قسمت خالی میماند و قسمت بعدی که ذکر نام منبع است پر می شود. اگر

ص: 279

واحد توصیفی پس از شناسایی به هر دلیلی در اختیار تولید کننده باقی ماند می توان از این قسمت برای اشاره به آن استفاده کرد و حتی برای اعلام مدت زمانی که در دست تولیدکننده باقی خواهد ماند از این قسمت بهره جست.

مثال

مجموعه نامه های نوشته شده توسط هربرت و ایتاکر که برای سیدنی جانسون پست شده بود تا زمان مرگ نزد جانسون نگهداری میشود و بعد از آن به وایتاکر برگردانده شد و اکنون قسمتی از مجموعه او محسوب می شود

آرشیو دانشگاه یورک کانادا

Letters written by Herbert Whittaker and mailed to Sydney Johnson

remained in the custody of Johnson until his death when they were

returned/bequeathed to Whittaker and now constitute part of his fonds.

(Fonds)

د- منبع بیواسطه دریافت و یا :انتقال در برابر این ،عنصر نام منبع تولید کننده سند (اسناد) ذکر میشود و اگر سند (اسناد) مستقیم از تولید کننده سند انتقال یافته باشد باز نام تولید کننده سند ذکر می گردد. درج نام منبع اصلی که سند (اسناد) از آنجا دریافت شده است با ثبت تاریخ گردآوری و نحوه دریافت همراه خواهد بود در مواردی که ،منبع ناشناس است ثبت تاریخ گردآوری و اشاره به ناشناس بودن منبع کافی است و با دادن کد و یا شماره رهگیری آنها

آسان خواهد بود.

در این قسمت میتوان به نحوه اکتساب هم اشاره کرد مثل اسناد اهدایی اسناد خریداری

اسناد امانی و مانند آن

مثال:

(ردیف) دایره دادستانی کل

آرشیو ملی استرالیا

Attorney-General's Department (Series)

National Archives of Australia

(مجموعه خریداری شده از آن و گهان در نوامبر 1996 شماره انتقال (96176

Purchased from Anne Vaughan in November 1996 (Acc. 96176) (Fonds)

U.S., University of North Carolina at Chapel Hill

• (مجموعه اهدایی از هربرت و ایتاکر در 22 آپریل 1994

ص: 280

Gift of Herbert Whittaker on 22 April 1994. (Fonds)

آرشیو دانشگاه ،يورك كانادا Canada, York University Archives

-3- ناحیه محتوا و ساختار Content and Structure Area)

وظیفه این ناحیه شناسایی محتوا و ارائه اطلاعات مختصر و کافی از چگونگی ساختار واحد توصیف است تا با این اطلاعات کاربر بتواند با کلیات محتوایی و ساختاری واحد توصیف آشنا شده و روند تحقیقات خود را تخمین بزند.

الف گستره و محتوا خلاصه ای از گستره زمانی و جغرافیایی واحد توصیف و همچنین محتوای آن - نظیر ترکیبهای ،مستند موضوع فرآیندهای اداری که متناسب با واحد توصیفی است در این قسمت ارائه میشود تا کاربر بتواند حدود تطابق خواست خود را با آنچه که از جستجو دریافت میکند تخمین بزند. خلاصه ای که ارائه می شود باید با جملاتی که حاکی از طبیعت اسناد است همراه باشد و بحث از میزان قدرت استنادی واحد توصیف برای ،تحقیقات غالباً برای محقق بسیار مفید است اما آوردن هر نوع مثال و یا استثنایی، می بایست در آخر متن آورده شود.

مثال: (مجموعه) مجموعه ای شامل مکاتبات بریده جراید عکس ها «ردیفهای یادداشته ای روزانه (1978) (1971؛ )طراحی های مرتبط -(1981 )(1978)، که هر دوی آنها شامل 246 طرح با ذغال 40 طرح 4 طرح 5 ،حکاکی 47 لیتوگرافی 3 قاب ابریشم 1 کتابچه قطعه های ادبی ،کوتاه 1 نقاشی پاستل روی (کاغذ طرحهای مقدماتی برای انجليكا (1973) و جنسیس؛ دوازده طرح اصلی کلاژ برای کتاب مشترک لوکاس و مارگارت لورنس با نام داستان های کریسمس (1981) به ضمیمه نامه هایی از لورنس در زمان همکاری مشترکشان برای نوشتن کتاب نقاشیهای اصل دهه (1970)؛ کتاب قطعه های کوچک ادبی (1971)؛ نقاشی تقدیم شده به دخترم لوکاس برای بسیاری از طرحها داستانی همراه کرده ،است و برای زمینه و بافت آثار و تحول تدریجی آنها بین سالهای 1971 و 1979 شرحی داده است صفحات اولیه کتاب قطعه های ادبی کوتاه نیز

شامل تجسمات صمیمانه شخصی اوست که او به یافتن دستاوردی از صدای خودم تشبیه می کند .

آرشیو دانشگاه یورک کانادا

The fonds consists of correspondence, scrapbooks, photographs, »The

Diary Series>> (1971-1978); Relationship Drawings (1978-1981) (both of which includes 246 charcoal drawings, 40 sketches, 34 drawings, 5

etchings, 47 lithographs, 3 framed serigraphs, 1 sketchbook, and 1 pastel

ص: 281

on paper); preliminary drawings for Angelica (1973) and Genesis; twelve

original collage drawings for the book co-authored by Lucas and Margaret

Laurence entitled The Christmas Story (1981) complemented with letters

from Laurence while they were collaborating on the book; original prints

(1970s); a sketchbook (1971); and Drawing Dedicated to my Daughter.

Lucas provides an accompanying narrative to many of the drawings, giving

context for the works and an account of their evolution between 1971 and

1979. The initial sketchbook pages are also included, personal images

which she likens to "finding the achievement of my own voice." (Fonds)

Canada, York University Archives

ب- ارزشیابی امحا و برنامه های زمان بندی تعیین تکلیف ثبت هر نوع اقدام بر روی واحد توصیفی از نظر ارزشیابی امحا تعیین تکلیف و یا هر گونه برنامه زمان بندی برای ارزشیابی اسناد در این قسمت نوشته می.شوند همچنین مجوز تعیین تکلیف تاریخ تعیین تکلیف و مسئول اقدام و فرآیندهایی که موجب تغییر سرنوشت اسناد خواهند شد در همین بخش یادآوری و یادداشت می گردد

مثلا:

(ردیف ها) تمام پرونده های داخل در این ردیف ها به عنوان «حفاظت دائم» تحت مجوز

RDS440/101; RDA458/8. 1and RDA1176/8.1 ارزشیابی شده اند.

آرشیو ملی استرالیا

All files in this series are appraised as 'retain permanently' under disposal

authorities RDS440/10. 1; RDA458/8. 1 and RDA1176/8.1 (Series)

National Archives of Australia

ج -احتمال افزایش امکان افزایش احتمالی واحد توصیف و تخمین تعداد دفعات و میزان حجم ،افزایش در اینجا ثبت میشود تا کاربر از پیش بینی احتمالی آگاه .گردد. در واقع این قسمت گویای آن است که آیا افزایش واحد توصیف انتظار میرود یا خیر و اگر برای این افزایش دلیل قابل قبولی وجود داشت باید در پیشبینی ،افزایش زمان و تاریخ آن هم ذکر شود زیرا این اطلاعات برای محقق از اهمیت ویژه برخوردار خواهد بود.

مثال:

(مجموعه) افزایش بیشتر انتظار می رود.

ص: 282

آرشیو دانشگاه یورک کانادا

Further accruals are expected (Fonds)

Canada, York University Archives

اوراق دیگری از ما بو هنوز در تملک خانواده اوست و ممکن است در آینده به کتابخانه

انتقال یابد. کتابخانه ملی استرالیا

It is understood that further Mabo papers are still in the possession of the

Mabo Family and may be transferred to the Library in the future. (Fonds)

National Library of Australia

د سامانه تنظیم اطلاعاتی در مورد ساختار درونی نظم و سامانه طبقه بندی واحد توصیفی در این بخش آورده میشود و به این وسیله چگونگی عمل کرد بایگان های اولیه در تنظیم واحد توصیف ملاحظه خواهد شد و چون این عنصر توصیفی تنها عنصری است که ربط منطقی بین سطوح دیگر را برقرار می کند، پس باید در این قسمت به نام یکا یک گروه های اسناد که در سطوح پایینتر توصیف قرار گرفته اند به صراحت اشاره کرد و به همین دلیل باید برای هر یک از سطوح توصیف که بالاتر از سطح توصیف فایلی هستند این عنصر توصیفی به دقت پر می شود

مثلاً اگر مجموعه ای دارای سه زیر مجموعه و یک ردیف باشد لازم است اسم زیر مجموعه ها رديف ذکر گردد. اگر در سطح توصیف ،ردیفی هیچ روش استانداردی برای ذکر سطوح وابسته به آن ردیف وجود نداشت تنها تنظیم برحسب تاریخ انجام خواهد شد.

مثال (مجموعه) اوراق در 17 ردیف تنظیم شدهاند به نحوی که منعکس کننده شکل اسناد مثل (خاطرات و یا نوع فعالیتی که اسناد با آن مرتبط هستند را نشان میدهد (مثل معاملات

،تجاری فستیوال مومبا و غیره کتابخانه ملی استرالیا

The papers have been arranged into 17 series reflecting either the form of

the record (eg: diaries) or the activities to which they relate (eg. Business

ventures, Moomba Festival, etc). (Fonds)

National Library of Australia

(ردیف) تنظیم تاریخی بر اساس سال شده است، در ذیل آن تنظیم الفبایی بر اساس نام و

یا حرف اول دفاتر شده است و در ذیل آن به ترتیب تاریخ ماه) و روز تنظیم صورت گرفته

است.

ص: 283

آرشیو ملی و اداره اسناد ایالات متحده آمریکا

Arranged chronologically by year, thereunder alphabetically by name or

acronym of office, and thereunder chronologically (Series)

U. S. National Archives Records Administration

-4 ناحیه شرایط دسترسی و استفاده( Condition of Access and Use Area) در این ناحیه به شرایط دسترسی اسناد و همچنین به آن دسته از خصوصیات ساختاری

سند پرداخته میشود که در بدو امر تسهیلات استفاده و دستیابی به اسناد را تسریع می کند

الف- شرایط دسترسی در عنصر توصیفی شرایط دسترسی باید اطلاعاتی درج شود که کاربر را از وضعیت قانونی و یا هر نوع مقررات مربوط به محدودیت ممنوعیت و یا مشروط بودن دستیابی به اسناد مطلع ساخته و یا او را از وجود هرگونه خط مشی موثر در دسترسی به اسناد آگاه کند بنابراین برای هر واحد توصیفی در هر سطحی لازم است این عنصر توصیفی کامل شود در سطح مجموعه به محدودیتی که بر مواد آرشیوی در سطوح وابسته به آن وجود دارد تنها اشاره میشود و در سطوح مربوط اطلاعات کاملی از محدودیتهای اعمال شده، ارائه می گردد. اگر عوامل قانونی انتقال اسناد به آرشیو محدودیت خاصی را در استفاده از اسناد معین کرده باشند آن را باید در همین عنصر توصیفی نقل قول کرد مگر این که در نقل قول نیز محدودیتی وجود داشته باشد که در این صورت ذکر نمیشود؛ ولی اگر محدودیت تعیین شده توسط اهداگر سند خواسته شده باشد باید عین آن در این قسمت آورده شود.

مثال:

(مجموعه) دسترسی بدون محدودیت شامل حق ارائه و حق مشاوره

آرشیو دانشگاه ،یورک کانادا