بسم الله الرحمن الرحیم

ص: 2

الزامات فرا داده های مورد نیاز برای تعیین تکلیف و نگهداری اسناد الکترونیکی

نویسندگان: زهرا ضرغامی و غلامرضا عزیزی

سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران

پژوهشکده اسناد

اردیبهشت 1396

ص: 3

سرشناسه:ضرغامی، زهرا، 1363 -

شناسه افزوده:عزیزی، غلامرضا، 1345 -

شناسه افزوده:سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران. پژوهشکده اسناد

شماره کتابشناسی ملی:4694667

شابک :5-477-446-964-978

الزامات فرادادههای مورد نیاز برای تعیین تکلیف نگهداری اسناد الکترونیکی

نویسندگان: زهرا ضرغامی و غلامرضا عزیزی

ناشر:سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران

شمارگان 500 نسخه / چاپ اول 1396

چاپ و صحافی سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران

آصف آصفی

ناظر فنی پرویز بختیاری

طراحی جلد و صفحه آرایی علیرضا خورسندی

بهاء 150000 ریال

نشانی تهران بزرگراه شهید حقانی غرب به شرق)، بعد از ایستگاه مترو، بلوار کتابخانه ملی

دفتر فروش: 81623277- 81623315 دورنگار: 81623301

وب گاه www.nlai.ir پست الکترونیک انتشارات: Publication@nlaiir

ص: 4

اهداف مدیریت اسناد الکترونیکی ...27

فواید مدیریت اسناد الکترونیکی ...27

سامانه مدیریت اسناد...28

الزامات مدیریت اسناد...29

فراداده و مدیریت اسناد الکترونیکی ...30

فرادادههای مدیریت اسناد الکترونیکی ...31

انواع فرادادهای مرتبط با مدیریت اسناد...32

هدف و مزایای استفاده از فرادادهها در مدیریت اسناد الکترونیکی ...33

فصل :3 تعریف فرادادههای ،اسناد کاربرد و مدیریت فرادادهها از دیدگاه استانداردهای ملی ایران

استاندارد ملی ایران شماره 1 - 9955 :اطلاعات و مستندسازی فرایندهای مدیریت... 37

سوابق فراداده برای سوابق - قسمت 1 اصول

فراداده مدیریت سوابق ...37

هدف و مزایای فراداده های مدیریت سوابق ...38

فرادادههای مدیریت سوابق که باید در یک سازمان به کار رود ...39

فراداده مدیریت سوابق و حوزه های فراداده ...41

مدیریت فراداده ...44

سطوح کاربرد فراداده...44

فراداده درباره سوابق ...44

فرایندهای مدیریت فراداده ...46

انواع فرادادههای مورد نیاز در مدیریت سوابق ...48

استاندارد ملی ایران شماره 2 - 9955 اطلاعات و مستندات مدیریت فرادادههای

سوابق قسمت : موضوعات مفهومی و اجرایی...61

اهداف فرادادهها برای مدیریت سوابق...61

حجم فرادادهها ...62

مزایای اداری برای فرادادههای مدیریت سوابق ...62

خط مشی و مسئولیت ها... 65

مدل مفهومی فراداده ...67

ص: 6

فصل :4 معرفی طرحها و استانداردهای فراداده ای

مقدمه...71

1 - مجموعه عناصر فرادادهای دوبلین کور...71

2 -استاندارد فرادادههای حفظ اسناد حکومتی استرالیا... 71

3 -استاندارد الزامات سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی انگلستان...80

4- استاندارد خدمات مکان یاب دولتی استرالیا...82

5- مدل الزامات مورد نیاز برای مدیریت اسناد الکترونیکی (ضمیمه) :9 مدل فرادادهها ...87

6 -استاندارد فرادادههای مدیریت اسناد دولت کانادا...101

7-استاندارد حفظ و نگهداری اسناد کوئینزلند ...106

8- پیش نویس الگوی مرجع استاندارد ملی مدیریت اسناد الکترونیکی و اسناد آرشیوی... 118

9 -استاندارد فرادادههای نگهداری اسناد ایالت مینیسوتا ...123

فصل 5: فرادادههای نگهداری و تعیین تکلیف اسناد الکترونیکی

مقدمه ...135

جدول کلی فرادادههای مورد نیاز برای تولید تعیین تکلیف و نگهداری اسناد الکترونیکی...138

جدول کلی فرادادههای مورد نیاز برای تعیین تکلیف و نگهداری اسناد الکترونیکی ...142

0.شناسانه ...144

1.عنوان...147

2. تاریخ ...149

3. تاریخچه تغییرات ...152

4 .سطح امنیتی ...155

5 .هشدار امنیتی ...156

6. مجوزها...158

7. حق دسترسی...161

8 .تعیین تکلیف ...164

9. قالب...169

10. اندازه ...173

11. رسانه ...176

12.کنترل تمامیت ...177

ص: 7

13. محل ...179

14. امضای رقمی ...180

15 .حفاظت و نگهداری ...181

منابع و مراجع ...185

ص: 8

فهرست جدول ها

جدول عناصر فراداده ای مورد نیاز برای پشتیبانی از استاندارد 1-15489 ...57

جدول عناصر طرح دوبلین کور...72

جدول خصوصیتهای اصلی و خصوصیتهای فرعی فراداده های حفظ اسناد

حکومتی استرالیا...73

جدول عناصر فراداده ای اصلی الزامات سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی انگلستان...80

جدول عناصر فراداده ای معرفی شده در استاندارد خدمات مکان یاب دولتی استرالیا...82

جدول فرادادههای مدل الزامات مورد نیاز برای مدیریت اسناد الکترونیکی (مورک) ...87

جدول عناصر فرادادهای استاندارد مدیریت اسناد دولت کانادا...102

جدول عناصر فرادادهای استاندارد حفظ و نگهداری کوئینزلند ...107

جدول عناصر فراداده ای پیش نویس الگوی مرجع استاندارد ملی مدیریت اسناد الکترونیکی و اسناد آرشیوی ...120

جدول عوامل اصلی استاندارد فرادادههای نگهداری اسناد ایالت مینیسوتا ...124

جدول کلی فرادادههای مورد نیاز برای ،تولید تعیین تکلیف و نگهداری اسناد

الکترونیکی ...139

جدول کلی فرادادههای مورد نیاز برای تعیین تکلیف و نگهداری اسناد الکترونیکی ...142

ص: 9

ص: 10

تدوین فراداده های تعیین تکلیف و نگهداری اسناد ،الکترونیکی ضروری به نظر میرسید در این راستا در سال 1394، طرح پژوهشی تحت عنوان «الزامات» فراداده های موردنیاز برای تعیین تکلیف و نگهداری اسناد «الکترونیکی از سوی خانم زهرا ضرغامی پژوهشگر پژوهشکده اسناد، سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران در خرداد ماه 1394 به شورای پژوهش سازمان پیشنهاد شد. این طرح با تصویب شورای محترم پژوهش در تاریخ 1394/04/27 به عنوان طرح موظفی به ایشان واگذار گردید مجری طرح در طی نه ماه زمان تعیین شده مراحل انجام طرح پژوهشی را زیر نظر اینجانب به عنوان ناظر طرح به اتمام رسانید این طرح پس از تأیید ،ناظر برای مراحل داوری ارسال شد پس از تأیید طرح از سوی داور و با نظر معاون محترم وقت پژوهش برنامه ریزی و ،فناوری مراحل اصلاح و ویرایش طرح به منظور چاپ آن در قالب ،کتاب آغاز شد.

در این مرحله کارگروهی با حضور خانم زهرا ضرغامی به عنوان مجری و اینجانب به عنوان ناظر طرح و جناب آقای دکتر خسروی تشکیل شد. در اینجا باید از همکارانی که در تدوین کتاب فرادادههای ضروری برای تولید اسناد اداری - که قسمتی از آن در کتاب حاضر مورد استفاده قرار گرفت - به ویژه سرکار خانم بهناز زرین کلکی و خانم مینا کرمی تشکرشود .پس از برگزاری جلسات تخصصی و انجام اصلاحات لازم کتاب حاضر تحت عنوان «الزامات فراداده های مورد نیاز برای تعیین تکلیف و نگهداری اسناد الکترونیکی»، آماده انتشار گردید.

امید است این کتاب راهگشای پژوهشگران محترم در زمینه فرادادههای مدیریت الکترونیکی بوده و در یکپارچه سازی و تسهیل فرایندهای مدیریت اسناد الکترونیکی به

متخصصان مدیریت اسناد یاری رساند.

از نظرات اصلاحی و تکمیلی خوانندگان محترم و فهیم استقبال می شود.

غلامرضا عزیزی

رئیس پژوهشکده اسناد

بهار 1396

ص: 12

ص: 14

سازماندهی و مدیریت ،اسناد مدارک و اطلاعات ایفا می کنند و به همین دلیل اقدامات گسترده ای برای توسعه و افزایش کارایی و اثر بخشی آنها صورت گرفته است.

ایجاد کننده (درسند )منشأ و مجموعه داده های علمی هستند. این نوع فراداده تسهیلات ویژه ای را برای بازیابی موضوع های مشابه از نواحی مرتبط فراهم می سازند و موجب می شوند بیشترین موارد مشابه در کنار هم قرار گرفته و موضوع های نامربوط از دایره بازیابی خارج شوند .

2 - فراداده های مدیریتی(1): فراداده های مدیریتی شامل تمام اطلاعاتی هستند که در کل چرخه حیات یک شیء رقمی برای مدیریت آن مورد نیاز است و همۀ اطلاعات لازم برای حفاظت از این منابع را نیز در بر می گیرند این نوع از فراداده به اطلاعاتی که برای یافتن منابع و مدیریت اسناد لازم است مثل زمان و نحوه ایجاد نوع پرونده و سایر اطلاعات فنی و میزان حق دسترسی افراد متمرکز بوده و نیز آن تعداد از عناصری که برای مدیریت اداری اطلاعات و بازیابی ،موفق مورد نیاز است را پوشش می دهد.

3- فرادادههای حفاظت و نگهداری(2) : جزئیات فنی دربارۀ ،قالب ساختار و کاربرد محتوای ،رقمی تاریخچه تمام کارکردهای مرتبط با منبع شامل تغییرات انجام شده و تصمیمات اخذ شده و همچنین اعتبار اطلاعاتی نظیر ویژگی های فنی یا تاریخ ،پیگیری مسئولیت ها و حقوق اطلاعاتی را در بر می گیرند.

4- فراداده ساختاری (3):فراداده هایی هستند که ساختار و رابطه مجموعه ای از عناصر رقمی را توصیف می کنند. این نوع از فراداده ها مشخص می کنند که موضوع های ترکیبی به چه شکلی در کنار یکدیگر قرار می گیرند.

5- فراداده های فنی (4):خصوصیات پرونده ها مانند ویژگی های پویش اندازه ،پرونده نرم افزارهای استفاده شده و کیفیت را مشخص می کنند .

1- فراداده ها با ایجاد بستر مناسب برای توصیفگرهای خاص فرایند بازیابی را بهبود می بخشند؛

2- فراداده ها ابزار مناسبی برای مدیریت اشیاء رقمی و الکترونیکی هستند. بسیاری از بسته های نرم افزاری از فراداده به عنوان روشی برای مدیریت منابع الکترونیکی استفاده می کنند؛

3 -فراداده به تصمیم گیری درباره اعتبار داده کمک می کند فراداده ابزاری برای تعیین مالکیت و اعتبار شیء رقمی ارائه میدهد؛

4- فراداده کلیدی برای تسهیل هم کنش پذیری(1)است. همکنش پذیری به تبادل داده بین سامانه های مختلف تعیین ماهیت داده های منتقل شده و نحوه مدیریت آنها وابسته است.

امکان پذیر می شود نقش فرادادهها در اطلاعات ،فنی از نظر مبنایی بسیار مهم است با توجه به حجم اطلاعات اسناد و مدارک در هر سامانه فرادادهها ابزارهای اساسی هستند که برای بالابردن اثر بخشی و کارایی هر سامانه به کار رفته و در بهبود بهره وری ،آن موثر هستند استفاده مؤثر از فراداده ها مستلزم شناخت و پیاده سازی استانداردهای مناسب است باید توجه داشت که اجزای اولیه فراداده های استاندارد دارای قالب ساختاریافته و واژگان کنترل شده است که همراه با هم توصیف دقيق مختصر و قابل درک از محتوا زمینه و ارزش اسناد و اطلاعات ایجاد می کنند.

قالب ساختاریافته به این معناست که ،فراداده در شرایط خاص و فیلدها یا عناصر

استاندارد شده تعیین شود. برای مثال در مداخل فهرست کتابخانه برای یک کتاب نویسنده عنوان موضوع و محل تعیین می.شود اگرچه تمام این اطلاعات موجود است ولی کاربر نمی تواند این فرادادهها را ارزیابی کند زیرا این اطلاعات پاسخگوی پرسشهایی نظیر سودمند بودن یا سودمند نبودن آن کتاب در پژوهش موردنظر ،کاربر نیست واژگان کنترل شده نیز به معنای وجود استاندارد مناسب برای محتوای عناصر فراداده ای است.

عناصر و مؤلفه های سازنده فراداده ها باید معنای قابل قبول قابل درک و دقیقی داشته باشند تا فهم و درک مشترکی برای تولید کنندگان و کاربران به وجود آید وجود درک و فهم مشترک بین تولیدکنندگان و کاربران امکان ارزیابی مقایسه و انتخاب اطلاعات موردنیاز از میان اطلاعات موجود را ممکن می سازد.

تولید و کاربرد فرادادهها در سازمان های دولتی و نیمه دولتی علاوه بر مواردی که در بالا به آنها اشاره شد دلایل خاص دیگری نیز دارد. از آنجایی که سازمان ها بخشی از هویت دولتی به شمار می آیند برای پاسخگویی به نیازهای اولیه حقوقی و پاسخگویی به مقررات قانونی و اجرای صحیح ،آن به فراداده ها توجه ویژه ای شده و از آنها استفاده می شود؛ زیرا تنها راه رسیدن به این معنا توصیف ،اسناد ،ماهیت ،زمینه محل و مشخصات خاص آنها و همچنین نحوه تعیین تکلیف امحا یا نگهداری اسناد است همۀ این اطلاعات در فرادادهها نهفته است.

فرادادهها به فرایند مدیریت اسناد نیز کمک کرده و کاربردپذیری و کیفیت اسناد را تا حد زیادی ارتقا می بخشند در مجموع علاوه بر تأثیر مستقیم فراداده بر ایجاد دادهها مهمترین دلایلی که برای به وجود آوردن فراداده های استاندارد در سازمانها وجود دارد در چند مورد به شرح زیر بیان می شود :

الف- ایجاد پیوند بین سامانه ها خط مشی ها و خدمات؛

ب -استانداردسازی سامانه های اطلاعاتی ؛

پ- نیاز به فرادادههای استاندارد برای کنترل و بررسی اسناد الکترونیکی در سامانه های جدید؛

ص: 19

ت- تسهیل مدیریت و یافتن اطلاعات اطلاعات ارائه شده در صفحات ،الکترونیکی پروندههای کاغذی و یا صفحه گسترده ها ).

ص: 22

ب- اطلاعاتی که سازمان یا فرد به موجب وظیفه قانونی یا فعالیت کاری به عنوان شواهد و مدارک ،تولید دریافت و نگهداری می کند.

پ- اطلاعات ضبط شده در هر شکل که به یک دفتر اجازه می دهد تا کارها را اداره کند. این اطلاعات شامل مدارک ،غیر رسمی نسخه های تکراری پیش نویس ها و یادداشتهای غیر رسمی یادداشت های ارسالی و مکاتبات شخصی نمی شود .

ت -اطلاعاتی است که یک سازمان یا ،شخص به موجب الزام قانونی یا در تعاملات کسب و کار به عنوان شاهد و ،گواه ایجاد دریافت و نگهداری می کند استاندارد ملی ایران شمارهٔ 10047-1).

دهد. سند باید قابلیت پشتیبانی از الزامات کسب و کاری که به آن مربوط است و در آن کسب و کار به منظور پاسخگویی مورد استفاده قرار می گیرد را داشته باشد.

همان گونه که در زیر آمده سند باید شامل مرتبط با یا همراه با فراداده های ضروری برای مستند کردن یک تعامل باشد .

الف- ساختار یک سند که قالب و روابط بین عناصر آن است باید دست نخورده باقی بماند؛

ب -زمینه کسب و کاری که سند در آن ،ایجاد دریافت یا استفاده شده است باید در سند آشکار باشد(شامل فرایندی که ،تعامل جزئی از آن باشد و همچنین تاریخ و زمان و شرکت کنندگان در این تعامل )؛

پ- ارتباط بین مستنداتی که جداگانه نگهداری شده ولی برای ایجاد یک سند با هم تلفیق

می شوند باید موجود باشد.

علاوه بر ویژگی های بیان شده اسناد باید دارای مشخصه های زیر باشند:

1- استناد پذیری سند قابل استناد سندی است که بتواند موارد زیر را اثبات کند :

الف -همان چیزی است که باید باشد؛

ب -توسط فردی ایجاد ،شده که باید آن را ایجاد می کرده است؛

پ - در همان زمانی که باید ایجاد یا ارسال می شده انجام شده است.

برای اطمینان از استناد پذیری ،اسناد سازمان ها باید خط مشی ها و روش های اجرایی را پیاده و مستند کنند که ایجاد ،دریافت ،انتقال نگهداری و تعیین تکلیف اسناد را تحت کنترل داشته باشد تا اطمینان حاصل شود که ایجاد کنندگان اسناد برای این کار مجاز بوده و تعیین شده اند و همچنین اسناد در برابر افزایش ،حذف ،تغییر استفاده و پنهان کردن غیر مجاز حفظ می شود.

2- اطمینان پذیری سند قابل اطمینان سندی است که محتوای آن به عنوان نماینده جامع و کامل تعاملات، فعالیت ها یا حقایقی که تصدیق می کند قابل صحه گذاری (1)باشد و بتوان برای تعاملات و فعالیت های بعدی روی آنها حساب کرد ایجاد اسناد باید در زمان وقوع تعامل یا رویدادی انجام شود که به آن مربوط است یا سریعاً پس از وقوع آنها و توسط افرادی انجام شود که آگاهی مستقیم در مورد واقعیت آن دارند یا ابزاری باشد که همه روزه برای هدایت تعامل در کسب و کار مورد استفاده قرار می گیرند .

3 - یکپارچگی یکپارچگی یک سند به کامل بودن و متغیر نبودن آن اشاره می کند ضروری است سند در برابر تغییرات غیر مجاز حفظ شود روش های اجرایی و خط مشی های مدیریت

ص: 25

اسناد باید اینکه چه ضمائم و تفاسیری ممکن است پس از ایجاد سند به وجود آیند و این ضمائم یا تفاسیر در چه شرایطی ممکن است مجاز شوند و چه کسی اجازه ایجاد آنها را ،دارد معین کنند. هرگونه تفسیر حذف یا اضافه مجاز، باید به شکل واضح برای سند نشان داده شده و قابل پیگیری باشد.

4- کاربردپذیری: سند قابل استفاده سندی است که امکان تعیین بازیابی ارائه و تفسیر آن داشته باشد سند باید قادر به ارائه مجدد فعالیت یا تعاملات کسب و کاری باشد که سند را ایجاد کرده است. پیوستگی اسناد باید اطلاعات موردنیاز را برای درک تعاملاتی که آن را به وجود آورده و از آن استفاده کرده است ایجاد کند همچنین باید امکان تعریف سند در محدوده وسیع تر فعالیت ها و کارکردهای کسب و کار وجود داشته باشد ارتباط بین اسنادی که توالی فعالیت ها را مستند می کنند باید حفظ شود.

به شکل سنتی اسناد کاغذی مدت زمان طولانی پس از تولید زمانی که به صورت فیزیکی در سامانه بایگانی اداره ذخیره شده و فضای موجود را اشغال کردند مدیریت میشوند غالباً این نوع از مدیریت شامل انتقال اسناد به دیگر مراکز یا مخزن هایی می شود که باعث از یاد بردن چنین اسنادی است اما اسناد الکترونیکی باید در تمام مراحل چرخه حیات خود مدیریت شوند.

الف- تدوین خط مشی ها و استانداردها؛

ب -واگذاری مسئولیت ها و اختیارات؛

پ -ایجاد و انتشار روشهای اجرایی و راهنماها؛

ت -ارائه گستره ای از خدمات مربوط به مدیریت اسناد و استفاده از آن ؛

ث- طراحی پیاده سازی و اداره سامانه های تخصصی برای مدیریت اسناد؛

ج - یکپارچه سازی مدیریت اسناد با سامانه ها و فرایندهای کسب و کار.

تحقیقات تاریخی آن پشتیبانی کرده و آنها را مستند کنند؛

در رابطه با فعالیت های کسب و کار شخصی و فرهنگی سازمان شواهدی را فراهم کنند؛ هویت شغلی فردی و فرهنگی سازمان را به دست آورند؛

- حافظه های صنفی فردی و جمعی را نگهداری کنند.

فنی نیز باید ثبت شوند علاوه بر این هر گونه تغییر در محتوا زمینه و ساختار سند که بر اثر فعالیت های مدیریتی ایجاد می شود نیز باید مستند شود.

همچنین تمام فراداده های مرتبط با اسناد و آنهایی که در حین مدیریت و استفاده اسناد ایجاد می شوند نیز باید ثبت .شوند فرادادههای مرتبط با سند نیز باید مدیریت شوند این فراداده ها باید تا زمانی که سند اصلی نگهداری می شود ،حفظ و نگهداری شوند به منظور مدیریت مراحل تعیین تکلیف و امحای اسناد لازم است فرادادههای مرتبط با این مراحل نیز حفظ و نگهداری شوند.

مدیریت اسناد همواره مدیریت فراداده ها را هم شامل می شود. البته محیط های الکترونیکی به روشهای مختلفی برای ،شناسایی فراهم آوری تشخیص و استفاده از فراداده ها نیاز دارند. در محیط های الکترونیکی اسناد مؤثر و کارآمد آن هایی هستند که با فراداده های توصیف کننده ویژگی های اساسی اسناد همراهی شوند برخلاف آنچه که در مراحل مدیریت اسناد کاغذی انجام می شد این ویژگی ها باید به طور آشکار مستند شوند. در محیط های الکترونیکی اطمینان یافتن از به کارگیری فراداده های مدیریت اسناد در سامانه هایی که اسناد را ایجاد فراهم آوری و مدیریت کرده اند ضروری است از طرف دیگر این محیط امکانات جدیدی برای تعریف و تولید فرادادهها و اطمینان یافتن از ارائه اطلاعات صحیح و دقیق درباره اسناد توسط فرادادهها را فراهم می آورد .

الف -زمینه :برخی فراداده ها زمینه اصالت سند مانند فرد یا سامانهٔ مسئول ایجاد (سند را مشخص کرده و اطلاعاتی را ارائه می دهند که از به کارگیری سند به عنوان شاهدی بر تبادل پشتیبانی می.کند نمونه هایی از این نوع فراداده عبارتند از سازمان واحد یا دیگر خصوصیت مسئول ،تبادل نام فرد یا سامانه مسئول آغاز ،تبادل نام فرد یا سامانه ای که نتایج تبادل را دریافت می کند زمانی که تبادل آغاز شده و به پایان رسیده است نوع تبادل زمینه) کاربردی (آن و اطلاعاتی درباره مبادلات دیگری که بخشی از فعالیت های اداری هستند.

ب - محتوا :نوع خاصی از فراداده ها محتوای اطلاعات درون سند را مشخص می کنند ممکن است برای شناسایی نام موضوعات یا حوادث یا افراد دخیل یا ذکر شده در سند و دیگر اطلاعات درباره ماهیت واقعی ،سند کلیدواژه ها نیز وارد شوند.

پ -روش استفاده :برخی فرادادهها برای مستند کردن روش های استفاده از سند پس از ایجاد ،آن به کار گرفته می شوند این فراداده ها مواردی مانند روش های رونوشت برداری ویرایش بایگانی نمایه سازی طبقه بندی و ارسال اسناد و زمان انجام هر یک از اقدامات ذکر شده و فرد انجام دهنده آن را مشخص می کنند .

ت -ساختار: فراداده هایی وجود دارند که اطلاعاتی درباره ساختار داده یا سند و نحوه طراحی ،آن ارائه می دهند برای مثال فراداده ،سند اطلاعاتی دربارۀ اجزای مختلف یک گزارش مانند عنوان ،گزارش عناوین قسمت های مختلف عناوین قسمت های زیر مجموعه متن ضمیمه ها و غیره را ثبت می کند در صورتی که اطلاعات ساختاری درباره طراحی سند مفقود شود، جریان منطقی ایده ها از بین خواهد رفت.

ث - قوانین و شرایط این نوع از فراداده قوانین و شرایط محدودیت های اعمال شده بردسترسی و استفاده از دادهها را مشخص می کند. این فراداده ها، الزامات موردنیاز برای تعیین تکلیف و امحای اسناد را مستند می کند. نمونه هایی از چنین فراداده هایی عبارتند از اطلاعاتی درباره شرایط ،استفاده محدودیت های دسترسی حقوق و مجوز تولید مجدد برنامه زمانی تعیین تکلیف یا امحای اسناد .

ص: 36

مدیریت و درک مقاصد اطلاعاتی را چه فیزیکی باشند و چه قیاسی و رقمی ممکن می سازد هر چند که فراداده نیز نیاز به مدیریت دارد مدیریت سوابق همواره مستلزم مدیریت فراداده است. هر چند که محیط رقمی نیز به بیان متفاوتی از الزامات سنتی و سازوکارهای متفاوت برای شناسایی ،ضبط نحوه رفتار و استفاده از فراداده نیاز دارد در محیط رقمی سوابقی موثق محسوب می شوند که به همراه فراداده های تعریف کننده مشخصه های واقعی آنها می آیند این مشخصه ها باید غیر از مستند شدن ضمنی از طریق فراینده ایی که مبنای آنها کاغذ است به صورت روشن و صریح مستند .شوند در محیط رقمی لازم است این اطمینان حاصل شود که تولید و ضبط فراداده مدیریت سوابق در سامانه هایی اجرا شده که سوابق را تولید ضبط و اداره می کند .در مقابل محیط رقمی فرصت های جدیدی را برای شناسایی و تولید فراداده و تضمین کامل بودن و همزمانی ضبط سابقه ارائه می.کند این سوابق می تواند نشانه هایی از اقدامات یا خود اقدامات باشند.

مورد استفاده قرار گیرند؛

د -کمک به انتقال موفق و کافی سوابق از یک محیط یا برنامهٔ رایانه ای به محیط یا برنامه دیگر و یا پشتیبانی از راهبرد حفاظتی دیگر .

فراداده های مدیریت سوابق که باید در یک سازمان به کار رود سازمان ها باید تصمیم گیری کنند که کدام یک از الزامات فراداده مشخص شده در این استاندارد در هر سامانه یا کل سامانه های سازمانی موردنیاز است این تصمیم ها به موارد زیر وابسته است :

الف- نیازهای شغلی ؛

ب -محیط نظارتی؛

پ -احتمال خطرات تأثیر گذار بر اقدامات شغلی.

این ارزیابی می تواند نوع فراداده هایی را شناسایی کند که لازم است در حوزه های مختلف سازمان با توجه به احتمال خطرها یا نیازهای شغلی کاربرد داشته باشد. فراداده مدیریت سوابق ابعاد مختلفی دارد و این ابعاد می توانند همراه با هم نیز وجود داشته باشند این ابعاد شامل موارد زیر است :

1 -بعد شغلی جایی که فراداده مدیریت سوابق از فرایندهای شغلی پشتیبانی می کند؛ 2- بعد مدیریت سوابق جایی که فراداده مشخصه های سوابق و زمینه شغلی آنها را ضبط و به مدیریت آنها در طول زمان کمک می کند؛

3- بعد استفاده از سوابق چه در داخل و چه خارج از زمینه شغلی ایجاد شده، جایی که فراداده ،اصلاح قابلیت درک و تفسیر سوابق را امکان پذیر می سازد

ممکن است به ویژه هنگام استفاده از سوابق در محیط های شغلی خارج از جایی که در آن ایجاد شده اند سطوح وسیع تری از جزئیات متنی برای درک و استفاده از آنها در طول زمان مورد نیاز باشد.

فراداده مدیریت سوابق شامل موارد زیر است

الف- فراداده ای که زمینه شغلی را که سوابق در آن ایجاد یا ضبط شده اند، مستند کند. همچنان که محتوا ،ساختار و زمینۀ آن سوابق را نیز مستند کرده است.

ب- فراداده ای که مدیریت سوابق و فرایندهای شغلی را که سوابق بعدها در آنها استفاده خواهند شد به انضمام هر تغییر در محتوا ساختار و زمینه مستند می کند.

ص: 39

استفاده های مکرر از سوابق رقمی که باید ثبت ،شوند فراداده فنی را تولید و از آن استفاده می کند. علاوه برآن هر تغییری در محتوای سوابق متن و ساختار که از طریق فعالیت های مدیریتی ایجاد شده است باید مستند شود.

فرایندهای شغلی نیز که به سوابق متصل می شود باید در کل فراداده موجود در سوابق مستند شوند چنین کاربردهای شغلی شامل سوابق مرتبط با اقدامات، اقدام کنندگان و سایر سوابق می شود.

کلیه فراداده ها درباره سابقه و آن فراداده هایی نیز که در طول روند مدیریت سابقه و استفاده از آن رخ می دهد سابقه ای را تشکیل می دهد؛ خود سابقه فراداده نیز باید مدیریت شود لازم است این سابقه فراداده حداقل تا زمانی که سابقه اصلی وجود دارد، حفظ شود. در صورت جابه جایی سوابق به دلیل انتقال مالکیت یا تخریب ممکن است فرادادههایی موردنیاز باشد که از طریق آنها به موجودیت مدیریت و ترتیب سوابق موردنظر پی برد.

کرد. این امر شامل محل محصول یا خدمت تولید کننده و مشتری پذیرش شرایط ،کاری امضاهای رقمی و خود اقدامات روند شغلی .است این فراداده ها دربارهٔ زمینه شغلی اطلاعاتی فراهم می کند و بنابراین ممکن است با فراداده متنی همانند فراداده ساختاری و ذخیره (سازی و بعضی از فرادادههای دسترس پذیری هم پوشانی داشته باشد.

فراداده اولیه هستند و ممکن است با آنها هم پوشانی نیز داشته باشند.

به هر حال فراداده توصیفی برای مدیریت سوابق و مقاصد بایگانی به طور کلی وسیع تر از فراداده استاندارد منابع است و می تواند شامل سایر عناصر از قبیل فراداده متنی شود.

ازلحاظ ،بایگانی ارتباط محکمی میان نوع فراداده طراحی شده و توصیف آن وجود دارد مؤسسات بایگانی نگهداری سوابق به منظور حفظ مفاهیم اسناد آرشیوی در طول زمان قرار دادن آنها در مدیریت سوابق و متون مدیریتی و سهولت بخشی به استفاده از این متون و مدیریت آنها فراداده را برای توضیح سوابق مربوط به بایگانی به کار می گیرند بنابراین استانداردهای موجود توصیفی از لحاظ بایگانی هم پوشانی گسترده ای با فراداده های مدیریت سوابق دارد زیرا هر دوی آنها با مستندسازی زمینه شغلی و فرایندهای مدیریت مرتبط هستند.

مدیریت بایگانی از جمله توصیف بایگانی یک فعالیت مکمل و مداوم برای آن دسته از سوابقی است که دارای ارزش بایگانی ساخته شده.اند بنابراین امکان پذیر کردن انتقال فراداده بین سامانه های سوابق سازمانی و سامانه های کنترل بایگانی توصیه می شود.

الف- شامل تاریخ و زمانی که تولید شده باشد؛

ب -نمایندگی درگیر در تولید را معرفی کند؛

پ -ساختار را مستند کند؛

ت- شکل را مستند کند ؛

ت -کلیه خواص شیمیایی و سایر خواص فیزیکی را مستند کند؛

ج- ویژگی های فنی و وابستگی های آن را مستند کند؛

چ -ارتباط بین داده ها یا عناصر قالبی که سوابق را در بر می گیرد مستند کند؛

ح -الزامات دسترس پذیری انعکاس یا ارائه سوابق را مستند کند؛

خ -انتقال به نرم افزارهای مختلف را آسان سازد؛

د -ارائه تولید مجدد را در موارد قابل پیروی آسان کند؛

ذ -برای جلوگیری از قطع ارتباط ابزارهای موجود فعالیت های مربوط به داده ها و چارچوب مربوط را مدیریت کند؛

ر-ارتباط میان سوابق و فعالیت شغلی یا فعالیتی را که منجر به ایجاد آن می شود مستند کند؛

ز - ارتباط میان سوابق یا میان یک سابقه و مجموعه سوابق وسیع تری را که خود جزئی از آن است مستند کند.

مرتبط را مستند .کنند آنها باید اطمینان حاصل کنند که ،ساختار توصیف خصوصیت و ویژگی های فراداده به شکل یکپارچه مورد استفاده قرار می گیرد.

6- ذخیره کردن فرادادهها کارکنان به خصوص مدیران باید درباره روش ذخیره سازی فراداده ها تصمیم گیری کنند. چنین تصمیماتی باید ارتباط یکپارچه بین فراداده ها و موضوعی فراداده ها به آن مرتبط هستند یا به آن تعلق دارند را در نظر گیرد .فرادادهها می توانند همراه با سوابق یا به طور مجزا از آنان یا به هر دو صورت در پایگاه های اطلاعاتی ذخیره شوند ممکن است معیارهای مدیریتی مثل هزینه ها و عملکردها روی چگونگی ذخیره سازی فراداده ها تأثیر داشته باشند.

7 -تولید و توصیف فرادادههای جدید مرحله مدیریت فراداده ها تا زمانی که سوابق و مجموعه های مرتبط با آنها وجود دارند به صورت پیوسته انجام می پذیرد برای بازیابی سوابق ،معنادار معتبر و قابل استفاده ضروری است تا هر جا که نیاز است فراداده های جدید اضافه شوند این عمل باید در طول زمان و در حیطه های مختلف برای مثال هنگامی که فعالیت های یک سازمان و بخش های مرتبط با سامانه سوابق آن به سازمان دیگری منتقل می شوند ،صورت پذیرد این عمل می تواند شامل سازگارسازی ساختار فراداده های موجود در سازمان گیرنده باشد سازمان ها باید مراحل و خط مشی های مستندسازی این تغییرات را تعریف کنند.

روشهای به اشتراک گذاری و استفاده از سوابق لایه های مختلف مدیریتی را به وجود آورده است .سوابق در سامانه ها مدیریت می شوند این سامانه ها توسط سازمانها مدیریت می شوند و این سازمانها خود بخشی از یک محیط بزرگتر هستند یک بخش اداری، دولت، جامعه، عموم مردم به منظور قابل درک و قابل استفاده کردن سوابق برای جامعه موردنظر در هر کدام از این ،سطوح فراداده ها باید اطلاعات کافی و موردنیاز درباره سوابق را ارائه دهند .

8 -دسترسی به فراداده ها دسترسی به فرادادهها باید محدود به کاربران قانونی بوده و مطابق با خط مشی ها و قوانین تأیید شده مدیریت شوند وجود طرحهای طبقه بندی امنیتی و دسترسی ضروری است همچنین به منظور تسهیل تبادل و بازیابی سوابق بین سامانه های اطلاعاتی یا سازمانهای ،مختلف متخصصان امر باید خط مشی ها یا قوانین خاصی برای تولید و به کارگیری فراداده های مدیریت سوابق تعریف کنند. این کار برای پیگیری و مستندسازی دسترسی به سوابق یا استفاده از آنها یا ثبت تغییرات صورت پذیرفته در فراداده ها ضرروی است.

ص: 47

9 -حفظ و نگهداری فرادادهها مراحل صورت پذیرفته در نگهداری فرادادهها به شرح زیر است:

- اطمینان یافتن از تمامیت دادهها در نگهداری فرادادهها

-بررسی های امنیتی ناظر بر دسترسی به فراداده ها

- رفع نقص سامانه ها؛

- پشتیبانی؛

- انتقال به محیطهای فناوری اطلاعات جدید یا تغییر یا به روزرسانی سامانه هایی که

فراداده های مدیریت سوابق را مدیریت می کنند.

10 - تضمین اعتبار و ثبات فرادادهها به منظور قابل اعتماد کردن فراداده های مدیریت سوابق این فرادادهها هم به اندازه سوابق مرتبط با آنها موردبررسی و اعتبار سنجی قرار می گیرند بنابراین متخصصان باید تمام خط مشی ها و قوانین مرتبط با فراداده ها و تولید آنها را مستند کنند. همچنین تغییرات صورت گرفته در ساختار فراداده ها چه به صورت مفهومی و چه به صورت ،فیزیکی هم باید مستند شود.

ثابت بودن یا پایداری فراداده های ثبت شده یکی از عوامل مهم برای اطمینان یافتن از اعتبار فراداده ها و مدیریت مناسب آنها در طول زمان است لازم است فراداده های مدیریت سوابق به همان شکلی که هستند نگهداری شده و در صورت نیاز به اعمال تغییرات قوانینی برای مدیریت این مراحل وجود داشته باشند این موضوع شامل قوانینی برای مستند کردن دلایل تغییرات خود تغییرات و کارمندان دخیل در انجام این تغییرات باشد اجرای این قوانین در طول زمان و در تمام سازمان های مسئول در قبال سوابق ضروری است.

فراداده هایی که نکاتی را درباره تولید یا تغییر خود سابقه ارائه می دهند هم باید نگهداری شوند این فرادادهها باید حاوی اطلاعاتی درباره کارکنانی که با تولید یا تغییر در ارتباط هستند و نوع فعالیتی که صورت گرفته است ،(تولید ،اصلاح کنترل حذف)، باشد .

5- فراداده درباره فرایندهای مدیریت سوابق.

این نوع از فراداده ها قبل و پس از ضبط سوابق به طور مساوی در هر دو مرحله به کار می روند.

ز-ارتباط میان سوابق یا میان یک سابقه و مجموعه سوابق وسیع تری را که خود جزئی از آن است مستند کند.

2-1 فراداده درباره سوابق بعد از ضبط سابقه

فراداده درباره سوابق باید بدون در نظر گرفتن سازمان مسئول ،سوابق براساس یک جریان پیش رونده به دست آید.

این فراداده تغییراتی را در ساختار منطقی و فیزیکی و ویژگی های فنی سابقه تعریف میکند و نیز متون جدیدی را که سوابق در آنها به کار می رود شرح می دهد این فراداده همچنین باید ارتباطات جدید با سایر سوابق یا مجموعه ها را مستند کند.

به منظور تضمین استمرار دسترس پذیری در طول ،زمان کاربرد سوابق فراداده ساختاری کنونی و قبلی مانند وابستگی های فنی کلیدی و قالبی ادامه خواهد داشت. ارائه مدارک مربوط به ساختار اصلی سابقه و تسهیل نگهداری های بعدی باید تداوم یابد.

هرجا فرایندهایی وجود دارد که با فراداده ساختاری و ذخیره آغاز می شود شواهد آنها باید همراه با جزئیات هر تغییر که در طرح یا چارچوب سوابق رخ می دهد حفظ شود.

ممکن است لازم باشد تغییرات در جزئیات محل سابقه حفظ شود در صورت لزوم مکان اصلی سابقه و محلهای متداول برای تسهیل ردیابی سابقه را می توان ضبط کرد؛

ت -شناسایی و مستندسازی ارتباط میان سوابق نمایندگی ها و فرایندها؛

ث -مستندسازی اطلاعات تشریحی که استفاده از سوابق و درک آنها را آسان می سازد از قبیل طبقه بندی ،موضوعی ،عنوان کلیدواژه های ،تشریحی چکیده یا تلخیص

ج - تسهيل طبقه بندی وظایف شغلی فعالیت ها و کارها؛

چ- تسهيل طبقه بندی سوابق ؛

ح -به عهده گیری فهرست بندی سوابق؛

2-2 فراداده فرایند پشتیبان برای کمک به دسترس پذیری بعد از ضبط سابقه باید فراداده دسترس پذیری را براساس یک روند مداوم پایش کرد تا اطمینان حاصل شود دسترسی به سوابق را سهولت می بخشد .ممکن است در طول زمان لازم باشد تغییراتی در این فراداده ها صورت پذیرد مثلاً موارد زیر :

الف -فعالیت شغلی رخ دهد؛

ب -تغییرات پرسنلی رخ دهد؛

ج- تغییرات تمرکز شغلی رخ دهد؛

ج- ابزار مدیریت سوابق مطابقت داده می شوند یا تغییر می یابند؛

ح - محل سوابق تغییر می یابد

خ - اصطلاحات سازمانی تکامل می یابد ؛

چ- سامانه های جدید شغلی ایجاد می شود.

توضیحات مداوم برای استفاده معنادار از سوابق ضروری است با توسعه دسترس پذیری به سوابق خارج از حوزه ای که در آن ایجاد یا ضبط شده اند چه در داخل و چه در خارج از سازمان فراداده تشریحی اضافی مورد نیاز است که صراحتاً زمینه شغلی سوابق را توضیح دهد. گذشت زمان به همراه کاهش دانش درباره محیطی که سوابق در آن ایجاد یا ضبط شده اند عوامل دیگری هستند که به شرح اضافی نیازمندند.

ممکن است در سامانه های خاصی سطوح بالایی از امنیت قابل کاربرد ،باشد لذا خطرات و الزامات مربوط به شغل موردنظر که در سامانه ها مستندسازی شده است باید قبل از طراحی و به کارگیری فراداده ،ایمنی ارزیابی شود.

3 -1 فراداده امنیتی در زمان ضبط سابقه

به منظور حفاظت از سابقه و مدیریت همیشگی ،آن عناصر کلیدی فراداده امنیتی از قبیل مجوزهای اصلی دسترسی یا محدودیت های آن باید از نظر ایجاد و ضبط سابقه تعریف و به کار گرفته شود.

فراداده امنیتی باید

الف - موانع دسترسی را که برای سوابق و مجموعه های آنها فرایندهای شغلی و

نمایندگیها به کار می رود شناسایی کند؛

ب - تضمین کند که سوابق فقط از طریق کارکنان مجاز قابل دسترسی است؛

پ - جهت اطمینان از بازبینی های دوره ای محدودیت های زمانی را در مورد موانع

دسترسی به کار ببرد؛

ت - در جایی که داده نباید برای عموم قابل دسترسی باشد از ارائه آن خودداری کند.

3-2 فراداده فرایند پشتیبان امنیتی بعد از ضبط سابقه

دسترسی به سوابق فقط در صورتی باید محدود شود که نیاز شغلی یا الزام قانونی وجود .باشد فراداده امنیتی به منظور تضمین تداوم کاربرد پذیری کلیه محدودیت های شناسایی شده باید پایش و روزآمد شود سطوح امنیتی و قوانین به مرور زمان تغییر خواهند کرد و بنابراین فراداده ای نیز که مدیریت امنیتی و دسترسی را پشتیبانی می کند باید تغییر یابد سازمان ها باید تضمین کنند که این تغییرات مستند شده اند.

لازم است فراداده امنیتی حفظ شود و در کل موجودیت سابقه جریان یابد تغییرات در این فراداده ها باید منعکس کننده تغییرات اداری یا مربوط به کارکنان باشد .

الزامات ایجاد و اداره سوابق را مستند کند. این فراداده ها باید:

الف - طرح فراداده خاصی را که در سامانه های شغلی سازمانی استفاده شده اند ،شناسایی کند؛

ب- قوانین شغلی یا سایر نظارتهای سامانه ای که ایجاد سابقه و مدیریت آن را کنترل

می کند ضبط کند؛

پ - قوانین شغلی یا سایر کنترلهای سامانه ای که تولید فراداده و مدیریت آن را کنترل

میکند ضبط کند؛

ت - قوانین شغلی یا سایر سامانه های کنترلی که عملیات مدیریت سوابق را کنترل می کند ضبط کند؛

ث - قوانین شغلی یا سایر کنترلهای سامانه ای که دسترسی و حقوق سوابق را کنترل

می کند ضبط کند؛

ج - اختیارات یا سایر الزامات قانونی را برای ایجاد سوابق و یا مدیریت آنها مستند کند؛

چ - اختیارات یا سایر الزامات قانونی را برای نگهداری ،سوابق امنیت یا الزامات امحای سوابق مستند کند؛

ح - ارتباط میان اطلاعات عادی یا اجباری و سوابق یا فرایندهای مدیریت سوابقی را که به آن مربوط هستند ضبط کند.

2-4 فراداده درباره قوانین شغلی خط مشی ها و اختیارات بعد از ضبط سابقه

فراداده باید بر اساس روندی مداوم به کار گرفته شود تا اثبات شود سامانه ها مطابق با قوانین و خط مشی های شغلی الزامات کنترل کننده و سایر الزامات مدیریت سوابق به اداره سوابق پرداخته.اند برای مثال ممکن است بنا بر نیازهای شغلی ،سازمان فراداده شناساگر برای تعیین اینکه چه کسی به سامانه سوابق دسترسی داشته است ضروری باشد این موضوع سازمانهایی را در برمی گیرد که مسئولیت ادارۀ سوابق آن به سازمان دیگری انتقال یافته است

دست اندرکار ایجاد و مدیریت سوابق باید ضبط شود همچنین این فراداده ها دسترسی به سوابق را برای نمایندگی های خاصی محدود و فقط کارکنان مجاز را قادر به استفاده از سامانه های سوابق با اجرای عملیات مدیریت سوابق در درون این سامانه ها می کند.

فراداده نمایندگی در زمان ضبط سابقه باید

الف- نمایندگی های دست اندرکار تولید سوابق را شناسایی کند؛

ب - نمایندگی های دست اندر کار فرایندهای مدیریت سوابق و اختیارات آنها را شناسایی کند؛

پ - نمایندگی های مجاز به دسترسی به سوابق را شناسایی کند.

5 -2 فراداده دربارۀ نمایندگیها بعد از ضبط سابقه

نقش نمایندگی ها در طی زمان تغییر می کند. لازم است سامانه های سوابق این تغییرات را ضبط کنند این اطلاعات زمینه ای برای درک سوابق ضروری است همچنین اطلاعات یاد شده این اطمینان را به وجود می آورند که دسترسی به سوابق به نمایندگیهای خاصی محدود است اینکه فقط نمایندگی های مجاز از سامانه های سوابق استفاده می کنند یا عملیات مدیریت سوابق را درون این سامانه ها به انجام می رسانند.

آن ها مرتبط هستند را مستند کند؛

پ - نمایندگی ها یا شرکت کنندگان در اقدامات را شناسایی و مستند کند؛

ت - قوانین امنیتی و دسترسی مربوط به فرایندهای شغلی و اقدامات را مستند کند؛

ث - اقدامات وظایف شغلی خودکار فعالیت ها و سایر اقدامات موردنیاز را سهولت بخشد؛

ج - طبقه بندی وظایف شغلی فعالیت ها و اقدامات را تسهیل کند؛

ج- طبقه بندی سوابق را سهولت بخشد؛

ح - وقتی سابقه ای ایجاد می شود تاریخ و زمان اقدام را ضبط کند

2-6 فراداده درباره فرایندهای شغلی بعد از ضبط سابقه

سامانه های سوابق نیازمند ایجاد و ادامه مدیریت فراداده دربارهٔ فرایندهای شغلی است که سوابق در آنها استفاده می شود .فراداده های امنیتی دسترس پذیری و فرایندهای مدیریت سوابق تا زمانی که لازم است برای سوابق به کار می روند این فرادادهها استفاده مداوم از سوابق و تفسیر آنها را سهولت می بخشد و از طریق شناسایی و مستندسازی اقدامات مربوط به هر یک از سامانه های سوابق که سوابق در آن موجود بوده اند به اثبات پاسخگو بودن فعالیت های شغلی کمک می کند.

پ - از راه شناسایی اینکه چه الزامات صحه گذاری/ تأیید در روشهای اجرایی شغلی یا مستندسازی برای انواع خاصی از سوابق کاربردپذیر است و کدام نمایندگی ها مسئول اجرای آنها بوده اند روش ها و قوانینی را برای تأیید شناسایی و مستند کند و اختیارات یا مجوزهای موردنیاز نمایندگیها را برای اجرای فعالیت های خاص شناسایی و مستند کند؛

ث - محدودیت های زمانی را برای کاربران مختار یا مجاز به منظور اطمینان از بازبینی منظم آنها به کار برد؛

ج- فراداده دسترسی و امنیتی سوابقی را که در سامانه سوابق به کار می رود مستند کند؛

چ- طبقه بندی وظایف شغلی فعالیت ها و اقدمات را سهولت بخشد؛

ح - طبقه بندی سوابق را سهولت بخشد؛

خ ارتباط میان سوابق و مجموعه های آنها بین ،سوابق نمایندگی ها و فرایندها را ضبط کند؛

د - حفاظت بلندمدت سوابق را سهولت بخشد ؛

2-7 فراداده درباره فرایندهای مدیریت سوابق بعد از ضبط سابقه

تولید فراداده در مورد فرایندهای مدیریت سوابق عاملی اساسی در تضمین ،صحت انسجام کاربردپذیری و اعتمادپذیری سوابق است. این موضوع به اندازه ای برای هر سازمانی کاربرد دارد که در طول زمان مسئولیت مدیریت سوابق را خواهد داشت تولید این فراداده همچنین اقدامات مدیریت سوابقی را که در مورد یک یا گروهی از سوابق خاص نیاز به هدایت دارند سهولت می بخشد و یا خودکار شدن آنها را امکان پذیر می سازد.

این فراداده شامل موارد زیر است:

الف- مستندسازی روش های اجرایی تأیید برای هرگونه تغییر در سابقه؛

ب مستندسازی قوانین برای سوابق رونوشت برداری؛ انواع مختلف رونوشت ها مجوز رونوشت برداری مطابق با هر یک از انواع آنها و روش های اجرایی رونوشت برداری های روزمره از سوابقی که فراتر از انتظار محیط آنها مورد نیاز هستند.

ص: 56

مستند سازی اطلاعات تشریحی مانند:

طبقه بندی موضوعی

عنوان

کلیدواژه های تشریحی

چکیده

تسهيل طبقه بندی وظایف شغلی، فعالیت ها و کارها

تسهیل طبقه بندی سوابق

فهرست بندی سوابق

2-2 فراداده پشتیبان دسترسی پذیری سوابق بعد از ضبط سوابق

اطلاعاتی که در این فراداده ثبت می شوند عبارتند از:

فعالیت شغلی

تغییرات پرسنلی

تغییرات تمرکز شغلی

تغییرات ابزار مدیریت سوابق

تغییر محل سوابق

تکامل اصطلاحات سازمانی

ایجاد سامانه های جدید شغلی

1-4 فراداده درباره قوانین ،شغلی سیاستها و اختیارات در زمان ضبط سابقه

کارهایی که توسط این فراداده انجام می شوند عبارتند از:

شناسایی طرح فراداده ای خاص استفاده شده در سامانه های شغلی

ضبط قوانین شغلی یا سایر نظارت های سامانه ای که تولید سابقه و مدیریت آن را کنترل می کند .

ضبط قوانین شغلی یا سایر نظارت های سامانه ای که تولید فراداده و مدیریت آن را کنترل می کند.

ضبط قوانین شغلی یا سایر نظارت های سامانه ای که عملیات مدیریت سوابق و مدیریت آن را کنترل می کند.

ضبط قوانین شغلی یا سایر نظارت های سامانه ای که دسترسی و حقوق سوابق را کنترل می کند.

مستندسازی اختیارات یا الزامات قانونی برای تولید مدیریت سوابق

مستندسازی اختیارات یا الزامات قانونی برای نگهداری امنیت یا امحای سوابق

ضبط ارتباط بین اطلاعات عادی یا اجباری و سوابق یا فرایندهای مدیریت سوابق

2-4 فراداده دربارهٔ قوانین شغلی سیاستها و اختیارات بعد از ضبط سابقه

شناسگر

شناسایی و مستندسازی نمایندگی ها یا شرکت کنندگان در اقدامات

مستندسازی قوانین امنیتی و دسترسی مربوط به فرایندهای شغلی و اقدامات

تسهیل اقدامات وظایف شغلی ،خودکار فعالیتها و سایر اقدامات

تسهيل طبقه بندی وظایف شغلی فعالیتها و اقدامات

تسهيل طبقه بندی سوابق

ضبط تاریخ و زمان تولید سابقه

2-6 فراداده فرایند شغلی بعد از ضبط سابقه

الف- ارائه دسترسی به سامانه های اداری مهم در طول زمان؛

ب - اجرای الزامات قانونی برای سندیت و اطمینان پذیری؛

پ - پایایی منابع در طول زمان.

ث - استاندارهای فنی را که حین اجرا مورد استفاده قرار می گیرند تعیین کند؛

ج - چگونگی ارتباط خط مشی فرادادهها برای مدیریت سوابق با دیگر خط مشی ها یا طرح های فراداده ای را که در سازمان مورد استفاده قرار می گیرند مشخص کند؛

چ - معیارها و روش های ارزیابی را برای تعیین مطابقت با خط مشی ها و کارآمدی ،آنها مشخص کند؛

ح - راهبردهای نظارت و ارزیابی را که به خط مشی ضمیمه می شوند تدوین کنند؛

خ -چگونگی روزآمد نگاه داشتن خط مشی مطابق با کارکردهای اداری را تعیین کند. توصیه می شود هر خط مشی امکان به کارگیری سطوح اجرایی مختلف را فراهم آورد.بهتراست خط مشی سطح مورد نظر و چگونگی دستیابی به این سطح را مشخص کند.

همچنین توصیه می شود خط مشی مهمترین حیطه ها را که با توجه به راهبردهای به کار گرفته شده فراداده ای مانند ،پایایی دسترس پذیری شناسایی سوابق ،ضروری حفظ نگهداری و تحلیل ریسک موردتوجه خاص هستند، مشخص کند.

2- مسئولیت های مورد نیاز جهت به کارگیری فراداده برای مدیریت سوابق

بر اساس چارچوب های تدوین شده نقش ها و مسئولیت ها برای سوابق، بهتر است مسئولیت ،تدوین به کارگیری و نگهداری چارچوبهای فراداده ای برای مدیریت سوابق به متخصصانی که با دیگر کارکنان سازمان مانند متخصصان فناوری اطلاعات یا متخصصان حقوقی در ارتباط هستند اختصاص یابد .

این مسئولیت شامل موارد زیر است :

الف - تحلیل نیاز سازمان به فراداده ها برای مدیریت سوابق بر اساس الزامات اداری ب - نظارت و تحلیل پیشرفتهای مرتبط با فراداده در ،سازمان، مخصوصاً الزامات مدیریت و سوابق؛

پ - اطمینان از تدوین طرحهای فراداده برای مدیریت سوابق مطابق با بهترین روش ها و استانداردهای اجرایی ؛

ت - تدوین چارچوب فراداده ای برای مدیریت سوابق؛ اعم از طرحهای فراداده ای و استانداردها و مقررات سازمانی برای به کارگیری آن ها؛

ث- شناسایی یا تدوین طرحهای فراداده ای کدبندی اصلاح عوامل و شناسانه ها به عنوان نمونه برای طرح های طبقه بندی؛

ص: 66

ج- روزآمدسازی طرح های فراداده ای و مطابقت آنها با نیازهای اداری؛

چ - مدیریت طرح های فراداده ای به عنوان سابقه ؛

ح - حفظ کیفیت نهایی فراداده هایی که به صورت دستی یا ماشینی تولید شده اند، مخصوصاً حفظ ،درستی یکپارچگی ،سندیت کاربردپذیری و اطمینان پذیری آنها؛

خ- هماهنگ کردن موضوعات مرتبط با به کارگیری فرادادهها بین کارکنان سوابق و فناوری اطلاعات؛

د - هماهنگی با مالکان سامانه های اداری به منظور اطمینان از یکپارچگی فرادادهها برای مدیریت سوابق در سامانه های اداری؛

ذ- هماهنگی با مراجع ذی صلاح آرشیوی فرایندهای آرشیوی به منظور اطمینان از هم کنش پذیری بین نرم افزار کاربردی سوابق و محیط های آرشیوی برای آن دسته از سوابقی که دارای ارزش آرشیوی هستند؛

ر- تهیه و تدوین برنامه های آموزشی و آموزش های بعدی کارگزاران درباره استفاده

به کارگیری طرحهای فراداده ای؛

ز - معرفی طرح های فراداده ای در سازمان .

ص: 68

ص: 70

با توجه به اهمیت این استاندارد در رشتههای ،مختلف طرح دوبلین کور در سال 1387 با شمارهٔ 10261 به عنوان استاندارد ملی در ایران تدوین شد.

دوبلین کورکه یک استاندارد تک موجودیتی است بر اساس مجموعه ای از 15 عنصر به عنوان عنصر هسته و هفت عنصر به عنوان عنصر ویژه تشکیل شده است. این عناصر عبارتند از:

نام عنصر

عنوان

Title

پدیدآورنده Creator

تعريف عنصر

نامی که به منبع یا اثر داده میشود و اثر به وسیله آن شناخته می شود.

شخص یا سازمانی که مسئولیت اصلی خلق محتوای اثر را بر عهده دارد موضوع Subject موضوع محتوای منبع که معمولاً از طریق کلیدواژه ها عبارات کلیدی یا

توصیف

Description

ناشر Publisher

Date

Type

Format

همکار Cotributor

تاریخ

نوع

قالب

شناسه گر

زبان

ارتباط یا رابطه

منبع

پوشش

حقوق

Identifer

Language

نشانه های رده بندی بیان می شود.

شرح محتوای منبع که معمولاً شامل مواردی چون چکیده فهرست مندرجات و ارجاع به نمایش گرافیکی محتوا است.

شخص یا سازمان حقیقی و حقوقی که مسئولیت پشتیبانی و دسترس پذیر ساختن منبع یا اثر را بر عهده دارد.

شخص یا سازمانی که در تهیه محتوای منبع مشارکت داشته و سهم معنوی قابل ملاحظه ای نسبت به منبع دارد.

عنصر تاریخ معمولاً در مورد زمان ،تدوین ایجاد انتشار و یا زمان دسترس پذیر ساختن منبع مورد استفاده قرار میگیرد

عنصر نوع معمولاً در مورد ماهیت یا نوع محتوای منبع به کار میرود.

شکل فیزیکی یا رقمی منبع که معمولاً شامل نوع رسانه یا ابعاد منبع میشود.

یک رشته حرفی یا رقمی که منحصرا منبع را مشخص کرده و ارجاع روشن و بدون ابهام به آن دارند.

زبان محتوای فکری ،منبع بهترین روش برای این منظور استفاده از عنصر زبانی دو حرفی برای که زبان است.

Relation ارجاع به متن مرتبط با اثر یا منبع است.

Source

Coverage

Rights

ارجاع به مأخذی که اثر حاضر از آن اخذ شده است.

پوشش معمولاً شامل موقعیت مکانی و فضایی نام) مکان یا نام (جغرافیایی و دوره زمانی نشانه) دوره) یا دامنه زمانی می شود.

اطلاعات مربوط به حقوق منبع یا اثر این اطلاعات شامل حقوق مالکیت ،معنوی حق چاپ و نشر و سایر حقوق مالکیت میشود

ص: 72

نام خصوصیت نام خصوصیت

اصلی

شناسانه

نام

فرعی

تعریف

شناسانه منحصر به فرد برای موجودیت است؛ مانند شناسانه ای که به صورت خودکار Identifier به مدرک وارد شده در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی اختصاص داده می شود یا

شماره شناسایی افراد یا شماره پرسنلی

Name

شناسانه حرفی

Identifier رشته نویسه ای که موجودیت را در حوزه محلی یا جهانی

string

شناسانه طرحی

Identifier

مشخص می کند

طرحی است که برای شناسایی موجودیت استفاده

Scheme می شود.

نامی که به موجودیت داده می شود

Name words نام واقعی که به موجودیت داده می شود

کلمات نام

طرح نام

نوع طرح واژگان است که برای نامگذاری موجودیت

Name schemes به کار می رود

گستره زمانی تاریخ و زمان شروع و پایان مرتبط با موجودیت است.

Date range

توصیف

Description

تاریخ شروع

Start date

تاریخ تولید یا شروع به کار موجودیت است.

تاریخ پایان

End date تاریخ اتمام انحلال یا امحای موجودیت است.

توصیف زبان آزاد از موجودیت است.

موجودیت مرتبط ابزار شناسایی سایر موجودیت ها در یک رابطه است.

Related | شناسانه

Entity | اختصاصی

موجودیت

Assigned entity ID

طرح شناسانه

اختصاصی

موجودیت

شناسانه منحصر به فرد برای موجودیت درگیر در یک رابطه است.

طرحی است که برای شناسایی موجودیت درگیر در

Assigned | یک رابطه استفاده می شود.

Entity ID

scheme

نقش رابطه

Relationship

role

نظم و توالی نقش هایی که در آن یک موجودیت معین در رابطه توصیف شده شرکت کرده است.

ص: 74

نام خصوصیت نام خصوصیت

اصلی

تاریخچه

تغییرات

فرعی

تعریف

وسیله ای برای ثبت تغییرات رخ داده در ارزش خصوصیت اصلی یا خصوصیت فرعی

Change

history

حوزه قضایی

Jurisdiction

طبقه بندی

امنیتی

Security

classification

یک موجودیت است.

نام خصوصیت

Property

name

نام خصوصیت اصلی یا خصوصیت فرعی که ارزش فعلی آن در نتیجه ایجاد رابطه بین دو موجودیت تغییر کرده است.

ارزش قبلی

Prior value ارزش قبلی خصوصیت اصلی یا فرعی که در نتیجه

شناسانه رابطه

ایجاد رابطه بین دو موجودیت تغییر کرده است.

Relationship | شناسانه منحصر به فرد سامانه برای یک رابطه است.

ID

تعيين حوزه قضایی که موجودیت در آن فعالیت کرده وجود داشته یا در آن معتبر است

برچسبی که وضعیت امنیتی یا حساسیت سند قاعده یا کار را مشخص می کند

هشدار امنیتی هشداری مبنی بر اینکه سند یا ،قاعده مستلزم برخورد ویژه است و اینکه فقط افراد

Caveat | مجاز امکان مشاهده و دسترسی به آن را دارند

مجوزها

Caveat text کلمه یا کلماتی که هشدار امنیتی را می سازند.

متن هشدار

طبقه بندی هشدار

Caveat طبقه بندی امنیتی هشدار است.

category

اختیار یا مجوز امنیتی کارگزار یا عملکرد اداری یا اقدامی که حقوق دسترسی و

Permissions استفاده از استاد را تعیین می کند

متن مجوز

کلمات یا حروفی که وضعیت امنیتی ویژه مجوزهای Permission نگهداری اسناد یا مجوزهای اداری اعطا شده به کارگزار text برای انجام عملکرد یا اقدام اداری مشخصی را تعیین نوع مجوز می کند.

Permission طبقه بندی دسترسی و مجوزهای استفاده که به کارگزار

type اعطا یا به عملکرد یا اقدام اداری اختصاص داده می شود

ص: 75

نام خصوصیت نام خصوصیت

اصلی

حقوق

فرعی

تعریف

خط مشی ها و الزامات حاکم بر استفاده غیر امنیتی و دسترسی به اسناد یا محدود کننده

Rights این نوع از استفاده یا دسترسی است.

شرح حقوق

Rights | توصیف روش اداره یا محدود کردن دسترسی به اسناد و

statement استفاده از آن هاست

نوع حقوق

Rights types | ویژگیهای مختص به نوع حقوقی که توصیف می شوند.

وضعیت حقوق اطلاعاتی درباره امکان انتشار یا آزادسازی سند یا خروج

Rights status کل سند یا بخشی از آن از دسترس عموم است.

اطلاعاتی درباره چگونگی برقرای تماس با کارگزار است.

اطلاعات تماس

Contact

جزئیات اطلاعات

تماس

Contact | اطلاعات تماس مختص به یک کارگزار است.

details

نوع جزئیات اطلاعات تماس مانند نشانی محل کار یا

Contact type | پست الکترونیکی کارگزار است.

نوع اطلاعات

تماس

پست سازمانی

زبان

Position

Language

گستره

نام پست سازمانی کارگزار است.

زبانی است که برای سند استفاده می شود یا زبانی است که کارگزار در هنگام انجام کارهای خود به آن زبان صحبت می کند.

گستره کاربردپذیری در حوزه قضایی موقعیت زمانی یا مکانی موجودیت است.

Coverage

گستره قضایی

Jurisdictional

coverage

گستره مکانی

حوزه قضایی سند است.

Temporal مکان سند است.

coverage

گستره زمانی

Spatial

coverage

زمان سند است.

ص: 76

نام خصوصیت نام خصوصیت

اصلی

کلیدواژه

فرعی

تعریف

موضوع سند عملکردها و اقدامات عمومی یا سازمان محور که در سند، مستند

Keyword می شود.

MER

عبارت کلیدواژه عبارت کلیدواژه که براساس موضوع، عملکرد یا کاربر Keyword term نهایی تعریف شده و محتوای سند را توصیف می کند.

شناسانه کلیدواژه شناسانه ای که در یک طرح به کلیدواژه اختصاص

Keyword ID

طرح کلیدواژه

Keyword

scheme

می یابد.

ارجاع به طرحی که کلیدواژه از آن گرفته شده است.

نوع طرح کلیدواژه اطلاعاتی که مشخص میکند کلیدواژه از طرح

Keyword

موضوع محور یا عملکرد محور گرفته شده یا بر اساس

scheme type | کاربر نهایی تعریف شده است.

تعیین تکلیف اطلاعاتی درباره مجوزهای اسنادی و اقدامات تعیین تکلیف که به سند مرتبط هستند.

Disposal

مجوز تعیین تکلیف

Records نام و یا شماره مرجع مجوز اسنادی که اجازه

Authority | تعیین تکلیف نگهداری) یا (امحای اسناد را صادر میکند

شناسانه کلاس

تعیین تکلیف

اطلاعاتی که کلاس خاص تعیین تکلیف را مشخص

Disposal class | می کند که اجازه نگهداری یا تعیین تکلیف اسناد را صادر ID می کند.

اقدام تعیین تکلیف

Disposal اقدام تعیین تکلیف که روی سند انجام می شود.

action

تاریخ شروع

تعیین تکلیف

Disposal trigger date

موعد سررسید

تعیین تکلیف

Disposal

action due

تاریخ رویداد مشخصی که اقدام تعیین تکلیف در آن تاریخ آغاز می شود

تاریخ موعد سررسید اقدام تعیین تکلیف براساس تاریخ شروع تعیین تکلیف است.

ص: 77

نام خصوصیت نام خصوصیت

فرعی

اصلی

قالب

Format

تعریف

اطلاعاتی درباره شکل منطقی سند رقمی است

نام قالب

اندازه

Extent

Format name | شکل منطقی پرونده سند است.

نسخه قالب

Format

version

نام برنامه

نرم افزاری

تولید کننده

نسخهٔ شکل منطقی پرونده سند است.

Creating نام برنامه نرم افزاری است که سند را تولید کرده است.

application

نسخه برنامه نرم افزاری

تولید کننده

name

Creating

application version

نسخه برنامه نرم افزاری است که سند را تولید کرده

است.

شماره مجوز قالب شماره مجوزی که اطلاعاتی درباره قالبها و برنامه های Format نرم افزاری تولید کننده از آن استخراج می شود

registry

ابعاد فیزیکی یا اندازه منطقی سند است.

ابعاد فیزیکی

Physical

ابعاد فیزیکی ،سند شامل ،طول عرض ارتفاع عمق در

dimensions صورت وجود وزن و حجم آن است.

اندازه منطقی

Logical size | اندازه منطقی سند است.

کمیت

واحدها

Quantity

تعداد یا حجم کلی اسنادی که در یک مجموعه نگهداری می شوند.

واحدهایی که برای ثبت ابعاد فیزیکی سند یا اندازه

Units منطقی یا حجم سند رقمی استفاده می شوند.

ص: 78

نام خصوصیت نام خصوصیت

اصلی

فرعی

رسانه

Medium

تعریف

حامل فیزیکی که سند رقمی روی آن ذخیره شده است. در مورد استاد فیزیکی ماده سند را رسانه آن در نظر می گیرند

کنترل تمامیت روشی برای تعیین عدم تغییر بیت های تشکیل دهنده سند رقمی در طول انتقال Integrity یا ذخیره سازی آن است گاهی اوقات از کنترل تمامیت با عنوان «ثبات» نام برده

Check می شود

Location

مکان

شکل مستند

Document

form

Precedence

فوریت

نام تابع هاش نوعی روش الگوریتم بازتولیدی که رشته نویسه ها را به

Hash function

خلاصه بیام

name

Message

digest

ارزش کوتاهتر یا طول ثابت منتقل می کند یا کلیدی که ارزش اصلی را نشان می

دهد.

ارزش حقیقی که سند را نشان می دهد و با تابع هاش تولید می شود. از این ارزش غالباً به اشتباه با نام «مجموع مقابله ای »نام برده می شود

مکان فیزیکی یا سامانه ای فعلی سند است.

اطلاعاتی درباره شکل سند که حاکم بر ساختار داخلی آن و مرتبط با هدف تراکنشی سند است. شکل مستند با فعالیت مستند شده در سند در ارتباط است.

سازوکاری که حساسیت و فوریت اقدام روی سند را نشان می دهد.

ص: 79

نام عنصر

مجموعه

Aggregation

زبان

مكان

تعریف

روی

واحد ارزیابی که مورد استفاده قرار میگیرد تا سلسله مراتبی که اقدام مدیریتی

اسناد در آن انجام شده است را تعیین کند.

Language | زبان محتوای فکری منبع است.

Location مکان فیزیکی منبع/ سند است.

حقوق

Rights

محدودیتها و مجوزهای اعمال شده بر دسترسی به منابع / اسنادی است که در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی نگهداری میشوند

تعیین تکلیف

Disposal تعیین آنچه که پس از اتمام چرخه حیات اسناد برای آنها اتفاق می افتد.

امضای رقمی

Digital

signature

هنوز تعریف نشده است.

حفاظت

حفاظت و نگهداری اطلاعاتی درباره فرایندهای مدیریت توصیف گذار، پایداری و نگهداری شیء که در طول حیات سند و اجزای آن به کار گرفته شده اند تا ادامهٔ

Preservation

قاعده

حیات آنها در سکوها پلت فرمهای فنی تسهیل شود.

Mandate هدف از پردازش اطلاعات است.

قالب

عملکرد

پوشش

Format

قالب نرم افزاری اجزای الکترونیکی که بخش های تشکیل دهنده اسناد را شکل

می دهند.

Function | فعالیت دولتی که به تولید اسناد منجر می شود.

Coverage اندازه یا گستره محتوای سند است.

ص: 81

تعریف

نام خصوصیت فرعی

گستره فضایی

نام خصوصیت اصلی

spatial ویژگی های فضایی منبع است.

گستره زمانی

temporal ویژگی های زمانی منبع است.

ایجاد کننده

تاریخ

creator | موجودیتی که اساسا مسئول ایجاد منبع است.

date نقطه یا دوره زمانی مرتبط با یک رویداد در چرخه حیات منبع است.

موجود

available

تاریخی که منبع در آن تاریخ موجود بوده یا

به وجود خواهد آمد.

ایجاد شده

تاریخ صدور حق چاپ

created | تاریخ ایجاد منبع است.

dateCopyrighted | تاریخ صدور حق چاپ است.

تاریخ صدور مجوز

تاریخی به کارگیری مجوز یا شروع

dateLicensed اثرگذاری آن است.

منتشر شده

issued | تاریخ انتشار رسمی منبع

است.

اصلاح شده

modified تاریخی که منبع در آن تغییر کرده است.

معتبر

valid | تاریخ اعتبار منبع است.

توصیف

description توضیح و تعریف منبع است.

قالب

format | قالب پرونده رسانه فیزیکی یا ابعاد منبع است.

اندازه

extent | اندازه یا طول زمانی منبع است.

رسانه

meduim

ماده یا حامل فیزیکی منبع است.

وظیفه

function وظیفه کسب و کار که منبع با آن در ارتباط است.

ص: 83

تعریف

نام خصوصیت فرعی

شناسانه

زبان

الزام

ناشر

رابطه

نام خصوصیت اصلی

identifier ارجاع واضح و آشکار به منبع در متن داده شده است.

language

mandate

publisher

نقل قول کتاب شناختی

روش توصیه شده برای وارد کردن اطلاعات

bibliographic کتاب شناختی به منظور شناسایی منبع

Citation | به شکل واضح و آشکار است.

زبان منبع است.

ابزار قانونی خاصی که مستلزم ایجاد یا ارائه منبع یا باعث ایجاد یا ارائه آن است.

قانون

پرونده

مقررات

مقرراتی که مستلزم ایجاد یا ارائه منابع بوده

act یا باعث ایجاد منابع می شود.

case

بخشی از یک پرونده قانونی که مستلزم ایجاد یا ارائه منابع بوده یا موجب ایجاد منابع می شود

مقررات خاصی که مستلزم ایجاد یا ارائه

regulation منبع یا باعث ایجاد یا ارائه منبع می شود

موجودیت مسئول در قبال نشر منبع است.

بهترین تجربیات توصیه شده برای شناسایی منبع مرتبط به وسیله رشته ای است که

relation با سامانه شناسایی رسمی مطابقت دارد.

مطابقت دارد با

conformsTo

دارای قالب ... است

استاندارد تدوین شده ای که منابع باید با آن

hasFormat

دارای بخش .... است

hasPart

دارای نسخه ... است

hasVersion

مطابقت داشته باشند.

منبع مرتبطی که به شکل جانبی مشابه با منبعی است که پیش از این توصیف شده اما در قالب متفاوتی است.

منبع مرتبطی که به شکل فیزیکی یا منطقی در منبع توصیف شده وجود دارد.

منبع مرتبطی که نسخه ویرایش یا اقتباسی

از منبع توصیف شده است.

حقوق

تعریف

rights

ص: 84

نام خصوصیت فرعی

بر اساس ... است

نام خصوصیت اصلی

منبع مرتبطی که منبع توصیف شده

isBasedOn عملکرد محصول، منتج، ترجمه یا تفسیری

از آن است.

مبنای ... است

is Basis For

قالب ... است

بخشی از ... است

is Format Of

isPartOf

منبع مرتبطی که عملکرد محصول منتج ترجمه یا تفسیری از منبع توصیف شده

است.

منبع مرتبطی که به شکل جانبی مشابه با منبع توصیف شده اما در قالب متفاوتی است. منبع مرتبطی که منبع توصیف شده به شکل فیزیکی یا منطقی بخشی از آن است.

در ... مورد اشاره قرار گرفته منبع مرتبطی که به منبع توصیف شده اشاره

است

idReferenced By

با ... جایگزین شده است

is Replaced By

isRequired By

مورد نیاز ... است

is Version Of

نسخه ای از ... است

مراجع

references

،کرده از آن نقل قول کرده یا به آن اشاره

می.کند

منبع مرتبطی که جایگزین منبع توصیف شده می شود

منبع مرتبطی که پشتیبانی منبع توصیف شده از ،وظیفه تحویل یا پیوستگی را الزامی می.کند

تغییر در نسخه به جای تغییر قالب باعث ایجاد تغییر در محتوای منبع می شود.

مرجع مرتبطی که به منبع توصیف شده ارجاع داده از آن نقل قول کرده یا به آن اشاره دارد.

به ... نیاز دارد

جایگزین ... است

requires

مرجع مرتبطی که منبع توصیف شده برای پشتیبانی از کارکرد یا پیوستگی خود به آن نیاز دارد.

منبع مرتبطی که منبع توصیف شده

replaces | جایگزین آن شده است. منبع مرتبطی که

منبع توصیف شده برای پشتیبانی از وظیفه

تحویل یا پیوستگی خود به آن نیاز دارد

اطلاعاتی درباره حقوق حفظ شده در اسناد یا حقوق موجود در اسناد است.

ص: 85

تعریف

نام خصوصیت فرعی

نام خصوصیت اصلی

حقوق دسترسی

اطلاعاتی درباره اینکه چه کسی حق

صاحب حق

accessRights

rightHolder

مجوز

نشانه گذاری حفاظتی

license

دسترسی به منابع را دارد.

فرد یا سازمانی که مالک حقوق منابع بوده يا حقوق منابع را مدیریت می کند.

مدرک قانونی که مجوز رسمی انجام اقدام روی منبع را صادر می کند .

protectiveMarking

نشانه گذاری حفاظتی به کار رفته برای منبع توصیف شده است.

منبع

source

منبع مرتبطی که منبع توصیف شده از آن استخراج شده است.

موضوع

subject موضوع منبع است.

عنوان

title نام داده شده به منبع است.

عنوان جایگزین

alternative نام جایگزین برای منبع است.

نوع

type ماهیت یا نوع منبع است.

سطح مجموعه

سطح مجموعة منبع توصیف شده است.

aggregation level

دسته بندی

نوع مدرک

category | نوع عمومی منبعی که توصیف شده است.

شکل منبع توصیف شده در مواردی است

document type که ارزش دسته بندی (طبقه بندی معادل با

مدرک» است.

نوع خدمات

service type

شکل منبع توصیف شده در مواردی است که

ارزش دسته بندی معادل با «خدمت» است.

ص: 86

نام عنصر

M044: هویت سامانه_شناسانه

تعریف

M044: Identity.system_identifier شناسانه طرح طبقه بندی است.

کلاسها پرونده ها زیر پرونده ها دفترها استاد

Classes, Files, Sub-Files, Volumes, Records

M047 توصیف چکیده توصیف

M004 توصیف چکیده. کلیدواژه

توصیف متنی از موجودیت و محتوای مرتبط

M047: Description.abstract.description با آن است.

M004: Description.abstract keyword موجودیت برای کمک به کشف آن است.

M126 توصیف چکیده دلیل برای ترجمه

کلیدواژه کلیدواژههای اختصاص یافته به یک

M126: Description.abstract.reason for rendition

دلیل ترجمه سند است.

M184 توصیف نویسنده الکترونیکی_نامه_نشانی نشانی نشانیهای نامه الکترونیکی نویسنده Description.author.e_mail :184 نویسندگان) یک مدرک که به عنوان سند ثبت

address

شده است.

M069: Description.author.name نام نام های نویسنده (نویسندگان) یک مدرک

M069: توصیف.نویسنده نام

M108: توصيف طبقه بندی مورد شناسانه

M108: Description.classification. case id

M011: Description.classification.code

M011 توصیف طبقه بندي طبقه بندي كد

M012 توصیف طبقه بندی کاملا شایسته_طبقه

بندی کد

M012: Description.classification. fully_qualified_classification code

که به عنوان سند ثبت شده است.

شناسانه مختص به پرونده مورد است.

کد طبقه بندی موجودیت که در رابطه با والدينش منحصر به فرد است.

شناسانه سلسله مراتبی موجودیت که در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی منحصر به فرد است

M158 توصیف طبقه بندی جدید کاملاً شایسته

طبقه بندی کد

کد طبقه بندی کاملاً شایسته از رونوشت یک

M158: Description.classification.new موجودیت پس از جابه جایی مکانی آن است

fully-qalified_classification_code

نام عنصر

ص: 88

تعریف

M185 توصیف رونوشت گیرنده الکترونیکی_نامه

نشانی

نشانی (نشانیهای پست الکترونیکی گیرنده

M185: Description.copy_recipient.e (گیرندگان) رونوشت یک مدرک که به عنوان

mail address یک سند محبت شده است.

M067 توصیف رونوشت گیرنده نام

.M067: Description.copy_recipient نام نامهای گیرنده (گیرندگان) رونوشت

name مدرک که به عنوان سند ثبت شده است.

M065 توصیف تاریخ

M065: Description.date

M195: توصیف خارجی شناسانه خارجی سامانه

مرجع

تاریخ مدرک است آن گونه که در متن مدرک درج شده است.

شناسانه منحصر به فرد نامه الکترونیکی

.M195: Description.external identifier همان گونه که در سامانه پست الکترونیکی

external system reference تولید شده است.

external_system_reference

M070 توصیف خارجی شناسانه داخلی مرجع

.M070: Description.external_identifier یک مرجع داخلی برای یک مدرک صادره یا

internal reference داخلی که به عنوان یک سند ثبت شده است.

M086: Description.place.current محل فیزیکی کنونی یک موجودیت فیزیکی

M086 توصیف مکان جاری_محل

location | است.

M122 توصیف مکان خانه_محل

M122: Description.place.home location

محل اصلی یک موجودیت فیزیکی است

M186 توصیف گیرنده الکترونیکی نامه نشانی نشانی (نشانیهای پست الکترونیکی گیرنده

M186: Description.ricipient.e_mail address

گیرندگان یک مدرک صادره یا داخلی که

به عنوان سند ثبت شده است.

نام نامهای گیرنده گیرندگان) یک مدرک

M066: Description.recipient.name صادره یا داخلی که به عنوان سند ثبت شده

M066 توصیف گیرنده نام

M187: توصیف ارسال کننده الکترونیکی _نامه_نشانی

است.

M187: Description.sender.e_mail نشانی پست الکترونیکی ارسال کننده یک

address نامه الکترونیکی یا دورنگار است.

ص: 89

نام عنصر

M075: توصیف ارسال کننده نام

M075: Description.sender.name

M003 توصیف عنوان

تعریف

نام (های) ارسال کننده یک نامه الکترونیکی یا دورنگار یا هر مکاتبه دیگر

نام نامهای اختصاص یافته به یک موجودیت

M003: Description.title

M089 رویداد پیشینه چکیده. کلیدواژه_تغییر_دلیل

است.

.M089: Event_history.abstract دلیل ایجاد تغییرات در کلیدواژه (کلیدواژه های

keyword_change_reason یک پرونده است.

M021 رویداد پیشینه چکیده طبقه بندی مجدد_دلیل

M021: Event_history.abstract. reclassification reason

دلیل طبقه بندی مجدد یک موجودیت است.

M054 رویداد .پیشینه چکیده بازبینی فعالیت دلیل

M054: Event_history.abstract review دلیل تصمیمات اخذ شده در حین بازبینی است.

action reason

M071: Event_history.date.captured تاریخ و زمانی که یک سند ثبت شده است.

M093: Event_history.date.checked_in

M071 رویداد پیشینه تاریخ ثبت شده

M093 رویداد پیشینه تاریخ بررسی

M094 رویداد پیشینه تاریخ اتمام

M051: رویداد پیشینه تاریخ خاتمه

تاریخی که موجودیت فیزیکی بررسی شده است.

تاریخی که در آن بررسی موجودیت فیزیکی به

M094: Event_history.date.checked_out اتمام رسیده است.

M051: Event history.date.closed زمانی که موجودیت خاتمه می پذیرد

M048 رویداد_پیشینه تاریخ تولید شده

M048: Event history.date.created تاریخی که موجودیت تولید شده است.

M120 رویداد_پیشینه تاریخ رمزگشایی شده

M120: Event history.date.decrypted تاریخ و زمانی که سند رمزگشایی شده است.

M160 رویداد پیشینه تاریخ حذف شده

M160 Event history.date.deleted تاریخی که سند حذف شده است.

M119 رویداد_پیشینه تاریخ رمز گذاری شده

M119: Event_history.date.encrypted تاریخ و زمانی که سند رمزگذاری شده است.

M049: رویداد_پیشینه تاریخ اصلاح شده

M049: Event_history.date.modified

تاریخی که دفتر در آن برای آخرین بار اصلاح

شده است.

ص: 90

نام عنصر

M095 رویداد پیشینه تاریخ انتقال از مکان

تعریف

M095: Event history.date.moved تاریخی که در آن موجودیت فیزیکی از مکان

from location قبلی خود منتقل شده است.

M050 رویداد پیشینه تاریخ شروع

M050: Event history.date.opened تاریخی که موجودیت در آن شروع میشود : |

MO88 رویداد_پیشینه تاریخ دریافت شده

M088: Event_history.date.received

M096 رویداد پیشینه تاریخ دریافت شده در محل تاریخی که یک نامه الکترونیکی یا دورنگار دریافت شده است.

PM096: Event history.date received تاریخی که در آن موجودیت فیزیکی در مکان

at location| فعلی دریافت شده است.

M159 رویداد پیشینه تاریخ جابه جا شده

M159: Event history.date.relocated تاریخی که در آن موجودیت جابه جا شده است.

M127 رویداد پیشینه تاریخ ترجمه

M127: Event history.date.rendered تاریخی که سند ترجمه شده است.

M055 رویداد پیشینه تاریخ بازبینی شده

M055: Event history.date reviewed تاریخی که بازبینی صورت پذیرفته است.

M074: رویداد پیشینه تاریخ ارسال

M074: Event_history.date.sent

M114 رویداد پیشینه تاریخ تأیید شده الکترونیکی

امضا

M114: Event_history.date.verified. electronic signature

M035 رویداد پیشینه حامل تعیین تکلیف

کارگزار به کار رفته شده

تاریخی که یک نامه الکترونیکی یا دورنگار ارسال شده است.

تاریخ و زمانی که امضای الکترونیکی

تأیید

شده است.

شناسانه سامانه کاربری که حامل تعیین تکلیف

.M035: Event_history.disposal hold را به کار گرفته است.

agent_applied

M134 رویداد .پیشینه حامل تعیین تکلیف کارگزار

بلند شده

M134: Event_history.disposal hold. agent_lifted

M034 رویداد_پیشینه حامل تعیین تکلیف

شناسانه سامانه کاربری که حامل تعیین تکلیف

را برداشته است.

تاریخی که حامل تعیین تکلیف برای موجودیت

تاریخ به کار گرفته شده .M034: Event history.disposal hold | به کار گرفته شده است.

date applied

ص: 91

نام عنصر

M102 رویداد پیشینه تعيين تكليف_حامل.

تاریخ بلند شده

تعریف

تاریخی که حامل تعیین تکلیف برای موجودیت

.M102: Event_history.disposal_hold برداشته شده است.

date lifted

M135 رویداد پیشینه تعیین تکلیف_حامل.

دلیل به کار گرفته شده

M135: Event_history.disposal_hold. reason_applied

M136 رویداد پیشینه تعیین تکلیف_حامل

دلیل برداشته شده

M136: Event_history.disposal_hold. reason lifted

دلیل اینکه چرا حامل تعیین تکلیف به کار گرفته شده است.

دلیل اینکه چرا حامل تعیین تکلیف برداشته شده است.

M138 رویداد برنامه چکیده. بازبینی تاریخ

.M138: Event plan.abstract.review تاریخ امحا که بازبین در حین بازبینی تعیین |

M053 رویداد_برنامه چکیده. بازبینی_فعالیت

date| می.کند.

.M053: Event_plan.abstract.review عمل امحا که بازبین در حین بازبینی تعیین

action می کند.

M098: Event_plan.date.return

M031: Event_plan.status.permanent

M098 رویداد برنامه تاریخ بازگشت

M031: رویداد_برنامه وضعیت دائمی

M059 رویداد برنامه دفتر ظرفیت

M022 رویداد برنامه دفتر شکل

M059:

Event_plan.volume.capacity

M022: Event_plan.volume.cut-off

تاریخی که در آن یک موجودیت فیزیکی بررسی شده باید بازگردانده شود. مشخص میکند که آیا نیاز است یک موجودیت به صورت دائمی بازگردانده شود. حداکثر تعداد سندهایی که در یک دفتر قرار می گیرد.

تاریخ انقضای سالانه که دفتر در آن تاریخ باید بسته شود.

M058 رویداد برنامه دفتر رویداد تاریخ شروع .M058: Event plan.volume.event رویدادی که محاسبه زمانی که دفتر باید بسته

M062: رویداد برنامه دفتر دوره

trigger شود را ممکن می سازد

M062: Event_plan.volume.period

فاصله زمانی که سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی بر زمان وقوع رویداد نظارت می کند.

نام عنصر

ص: 92

تعریف

M020: هویت سامانه_شناسانه

M020: Identity.system_identifier شناسانه سامانه برای یک موجودیت است.

M125 هویت سامانه_شناسانه_ترجمه

M125: Identity.system_identifier

rendition

شناسانه منحصربه فرد ترجمه سند است.

M190: ارتباط کارگزار نویسنده

M190: Relation.agent.author شناسانه سامانه برای نویسنده سند است.

M191 ارتباط کارگزار رونوشت گیرنده

M191: Relation.agent.copy_recipient

M123: Relation.agent.custodian

M161: Relation.agent.deleted

M097: Relation.agent.movement

M002: Relation.agent.owner

M123 ارتباط کارگزار سرپرستی

M161 ارتباط کارگزار. حذف شده

M097 ارتباط کارگزار انتقال

M002 ارتباط کارگزار مالک

M192 ارتباط کارگزار گیرنده

M162 ارتباط کارگزار جابه جا شده

M162:

Relation.agent.relocated

M193 ارتباط کارگزار فرستنده

M172 ارتباط موجودیت کارگزار

شناسانه سامانه برای گیرنده (گیرندگان) رونوشت سند است.

شناسانه سامانه برای سرپرستی موجودیت فیزیکی است.

شناسانه سامانه برای فردی که سند را حذف کرده است.

شناسانه سامانه برای فردی که مسئولیت انتقال یک موجودیت فیزیکی را به عهده دارد.

شناسانه سامانه برای مالک موجودیت فیزیکی

است.

شناسانه سامانه برای گیرنده (گیرندگان) سند

M192: Relation.agent.recipient است.

شناسانه سامانه برای فردی که سند را جابه جا

کرده است.

M193: Relation.agent.sender شناسانه سامانه برای ارسال کننده سند است.

شناسانه شناسانههای خصوصیت کارگزار

Relation.entity_agent :172 کارگزاران) که برخی مجوزهای دسترسی کارگزار (کارگزاران به موجودیت را توصیف

M023 ارتباط از طریق ارجاع داده شده به

M023: Relation.cross referenced to

M032 ارتباط تعیین تکلیف_حامل

M032: Relation.disposal_hold

می کند.

كد طبقه بندی کاملاً شایسته برای نویسنده یک موجودیت که از طریق یک ارجاع به

موضوع موجودیت مرتبط است. شناسانه سامانه برای حامل تعیین تکلیف به کار گرفته شده در موجودیت است.

ص: 93

نام عنصر

M082 ارتباط دارد_انتشار

M148 ارتباط دارد ترجمه

M082: Relation has redaction

M148: Relation.has rendition

M057 ارتباط هست_فرزند برای

M056 ارتباط هست_مولد_برای

M057: Relation.is child of

M056: Relation.is_parent_of

M149 ارتباط هست ترجمه برای

تعریف

كد طبقه بندی کاملاً مناسب یک چاپ که با سند مرتبط است.

كد طبقه بندی کاملاً شایسته یک ترجمه که با سند مرتبط است.

کد طبقه بندی کاملاً شایسته موجودیت والد است.

كد طبقه بندی کاملاً شایسته موجودیت فرزند

است.

كد طبقه بندی کاملا شایسته سندی که موضوع

M149: Relation.is_rendition of آن ترجمه است.

091 ارتباط قبلی_کاملا_شایسته_طبقه بندی_کد

M091: Relation.previous fully کد کدهای طبقه بندی کاملا شایسته موجودیتی که qualified classification_code به دنبال طبقه بندی (طبقه بندی های مجدد می آید.

M025 ارتباط نگهداری و تعیین تکلیف برنامه زمانی شناسانه سامانه برای یک برنامه زمانی M025: Relationrd schedule نگهداری و تعیین تکلیف اختصاص یافته به سند

است.

M026: Relation record type شناسانه سامانه برای انواع اسناد مرتبط است.

M026 ارتباط سند_نوع

M145: استفاده زبان

M145: Use.language

زبانی زبان)هایی که محتوای سند به آن زبان

زبانها نوشته شده است.

M019 استفاده وضعیت فعال

M155 استفاده وضعیت حذف شده_یا_جابه جا شده

M019: Use.status.active وضعیت فعال بودن طبقه یا پرونده است.

M155: Use.status.deleted or moved آیا یک سند حذف یا جابه جا شده است.

M113 استفاده وضعیت الکترونیکی امضا

اعتبار یک امضای الکترونیکی مرتبط با سندی

M113: Use.status.electronic_signature

که به دنبال مرحله اعتبار سنجی میآید

M143 استفاده وضعیت رمزگذاری شده در انتقال مشخص میکند که سند به شکل رمزگذاری شده

M143: Use.status.encrypted_in_transit

M124: Use.status.offline download

M084: Use.status.physical

M124 استفاده برون خط بارگیری شده

M084: استفاده وضعیت فیزیکی منتقل شده است.

مشخص می کند که موجودیت برای استفاده برون خط بارگیری شده است.

مشخص می کند که موجودیت یک حامل فیزیکی یا یک سند فیزیکی است.

ص: 94

نام عنصر

M005 استفاده حیاتی_سند

M146 استفاده فنی_محیط گواهینامه_انتشار دهنده

M005: Use.status.vital record

تعریف مشخص می کند که موجودیت یک سند حیاتی

یا در بر گیرنده یک سند حیاتی است.

.Use.technical_environment :146 انتشار دهنده یک گواهینامه الکترونیکی است.

certificate issuer

M077: استفاده فنی محیط گواهی کردن خدمات

ارائه دهنده

.Use.technical_environment :077 ارائه دهنده خدمات گواهی انتشاردهنده

گواهی نامه های الکترونیکی است.

certification service_provider

M111 استفاده فنی محیط پیشخوان امضا

.M111: Use.technical environment یک امضای پیشخوان که ارائه دهنده

counter signature گواهی نامه به سند ضمیمه می کند.

M110 استفاده فنی_محیط رقمی_گواهینامه

.M110: Use.technical_environment گواهی رقمی سند است.

digital certificate

M121 استفاده فنی_محیط_drm ویژگیها

.M121: Use.technical environment توصیف متنی از ویژگیهای DRM که در

drm

Use.technical_environment.

features

M076: استفاده فنی_محیط الکترونیکی_امضا

M076: Use.technical environment. electronic_signature

سند وجود دارند.

امضای الکترونیکی مرتبط با سند است.

M116: استفاده فنی_محیط رمزگذاری الگوریتم

.M116: Use.technical environment الگوریتمی که برای رمزگذاری سند استفاده

encryption_algorithm | می شود.

M092: استفاده فنی محیط شکل

.M092: Use.technical environment قالب موجودیت فیزیکی است.

M118 استفاده.فنی_محیط رمزگذاری_سطح

format

.Use.technical_environment :118: سطح رمزگذاری که استفاده شده در سند است.

encryption level

ص: 95

نام عنصر

تعریف

M117 استفاده فنی_محیط ردیف_شماره_رقمی

گواهی نامه

.M117: Use.technical environment شماره ردیف گواهینامه رقمی است.

serial_number_digital_certificate

M147: استفاده فنی_محیط معتبر شده توسط

شناسانه سامانه برای کارگزاری که اعتبار سنجی

.M147: Use.technical environment امضا یا گواهینامه الکترونیکی را آغاز کرده

validated by است.

M144: استفاده فنی محیط اعتبار سنجی نمونه

M144: Use.technical environment. validation token

یک نمونه یا برگه اعتبار سنجی منتشر شده که ارائه دهنده خدمات گواهی منتشر کرده است.

انتشار اسناد

Record Redaction

M080 توصیف. چکیده دلیل_برای_انتشار

M080: Description.abstract.reason for redaction

دلیل تولید سند آماده انتشار است.

M081 رویداد پیشینه تاریخ تولید شده

M060 هویت سامانه_شناسانه

M081: Event history.date.created تاریخ و زمان تولید نسخه آماده انتشار است.

M60: Identity.system_identifier شناسانه نسخه آماده انتشار سند است.

M079 ارتباط کارگزار تولید کننده

M079: Relation.agent identifier

M083 ارتباط هست_آماده سازی_برای

شناسانه سامانه برای کاربری که نسخه آماده انتشار را تولید می کند

كد طبقه بندی کاملاً شایسته سند مولد نسخهٔ

M083: Relation.is_redaction of آماده انتشار است.

فرادادهها

Metadata Stubs

M157 توصیف طبقه بندی جدید کاملاً شایسته طبقه بندی کد

M157: Description.classification.new

fully_qualified_classification code

کد طبقه بندی کاملاً شایسته موجودیت پس از جابه جایی مکانی آن است.

M140 رویداد .پیشینه چکیده طبقه بندی مجدد_دلیل

.Event_history.abstract : 140 دلیل طبقه بندی مجدد موجودیت است.

reclassification reason.

ص: 96

نام عنصر

M141: رویداد_پیشینه تاریخ امحا شده

M133 رویداد پیشینه تاریخ انتقال

M141: Event_history.date.destroyed

M133: Event_history.date.transferred

M156: Event_history.date.relocated

M156 رویداد_پیشینه تاریخ جابه جایی مکانی

M194 رویداد پیشینه تاریخ منتقل شده به

تعریف

تاریخی را که موجودیت در آن امحا شده است مشخص می کند.

تاریخی را که موجودیت در آن منتقل شده است مشخص می کند.

تاریخی را که موجودیت در طرح طبقه بندی جابه جا شده ،است مشخص میکند

اطلاعاتی درباره سازمان یا سامانه ای که

M194: Event_history.transferred to اطلاعات به آنجا منتقل شده است.

M139 ارتباط کارگزار امحا یا انتقال یا جابه جایی

M139: Relation.agent.destroy_or شناسانه سامانه برای کاربر مسئول در قبال

transfer or relocate امحا یا انتقال یا جابه جایی است.

انواع سند

Record Types

M029: Description.abstract توصیف نوع سند است.

M029 توصیف چکیده

M028 توصیف عنوان

M028: Description.title نام داده شده به یک نوع سند است.

M027: هویت سامانه شناسانه

M027: Identity.system_identifier شناسانه اختصاص یافته به یک نوع سند است.

M087 ارتباط نگهداری و تعیین تکلیف برنامه زمانی شناسانه سامانه برای بازیابی و تهیه برنامه

M087: Relation.rd schedule

زمانی اختصاص یافته به یک نوع سند است.

Components

اجزای تشکیل دهنده

M131 توصیف چکیده دلیل برای ترجمه

M131: Description.abstract.reason for rendition

دلیل ترجمه اجزای تشکیل دهنده است.

M153 توصیف طبقه بندی طبقه بندی کد

.M153: Description.classification کد طبقه بندی اجزاء که با توجه به والدینش

classification code | منحصر به فرد است.

ص: 97

نام عنصر

M154: توصيف طبقه بندی کاملاً_شایسته

طبقه بندی کد

M154: Description.classification. fully_qualified_classification code

M132 رویداد_پیشینه تاریخ ترجمه شده

تعریف

شناسانه سلسله مراتبی اجزاء که در سامانه مدیریت اسناد ،الکترونیکی منحصر به فرد است.

Event history.date rendered :132 تاریخی که در آن اجزاء ترجمه شده اند.

M064 هویت سامانه شناسانه

M130

M064: Identity.system_identifier شناسانه ای برای یک جزء سند است.

هویت. سامانه شناسانه ترجمه

M130: Identity.system_identifier شناسانه منحصر به فرد ترجمه یک جزء است.

M090 ارتباط هست فرزند برای

rendition

C

M090 : Relation.is child of کد کاملا شایسته سند مولد است.

F

M150 ارتباط دارد ترجمه M150: Relation has rendition کد کاملا شایسته ترجمه مرتبط با اجزاء است.

Relation.has_rendition

M151 ارتباط هست ترجمه برای

M151:Relation.is rendition of

F

کد کاملا شایسته جزئی که موضوع آن ترجمه

است.

M128 استفاده فنی_محیط پرونده_قالب

.M128: Use.technical environment | قالب شکل) پرونده ای که اجزاء در آن

file format رمزگذاری شده اند.

M196: استفاده فنی_محیط پرونده_قالب_اصلی

.M196: Use technical environment قالب پرونده که در آن اجزاء در زمان ورود

file format_original رمزگذاری شده اند.

M129: استفاده.فنی_محیط پرونده_قالب_نسخه

.M129: Use.technical environment | نسخه قالب پرونده که اجزاء به آن شکل

file format version رمزگذاری شده اند.

M142: استفاده فنی_محیط_پرونده_قالب_نسخه

اصلی

نسخه قالب پرونده که اجزاء در زمان ورود در

.Use.technical_environment :142 | آن قالب رمزگذاری شده اند.

file format version_original

برنامه های زمانی نگهداری و تعیین تکلیف نگهداری از منابع تعیین تکلیف شده

Retention and Disposition Schedules, Disposal Holds

نام عنصر

ص: 98

M043 توصیف. چکیده توصیف

M043:

Description.abstract.description

M030 توصيف حكم

تعریف

توصیف برنامه زمانی نگهداری و تعیین تکلیف

و حامل تعیین تکلیف است. حکمی که توجیه نگهداری و تعیین تکلیف را مشخص می کند.

دلیل مشخص کردن توجیه برنامه زمانی نگهداری و تعیین تکلیف و یا حامل تعیین تکلیف است.

M030: Description.mandate

M015 توصیف چکیده دلیل

M015: Description.abstract.reason

M024 توصیف عنوان

M152 رویداد_طرح تاریخ

M024: Description.title

M152: Event plan.date

عنوان برنامه زمانی نگهداری و تعیین تکلیف و حامل تعیین تکلیف است.

تاریخ تعیین تکلیف مرتبط با برنامه نگهداری و تعیین تکلیف است.

M014 رویداد_طرح رویداد نوع تعیین تکلیف اقدام

.M014: Event_plan.event_type | عمل نگهداری و تعیین تکلیف که باید انجام

disposition_action | پذیرد.

M013 رویداد طرح دوره زمانی

M013: Event plan.period

M037 رویداد طرح باقی مانده

نگهداری و تعیین تکلیف مرتبط با برنامه زمانی نگهداری و تعیین تکلیف است.

M037: Event plan.reminder زمان باقی مانده تا تعیین تکلیف است.

M052 رویداد_طرح رویداد تاریخ شروع نوع

M052: Event_plan.event_trigger.kind

M183 رویداد_طرح رویداد تاریخ شروع.

خارجی_رویداد

نوع رویدادی را تعریف می کند که محاسبه زمان انجام اقدامات برنامه زمانی تعیین تکلیف را میسر می سازد

یک رویداد خارج از سامانه مدیریت استاد .M183: Event plan.event_trigger الکترونیکی که موجب آغاز دوره نگهداری یک external event برنامه زمانی نگهداری و تعیین تکلیف می شود

M137 هویت سامانه شناسانه تعیین تکلیف_حامل

.M137: Identity system_identifier شناسانه منحصر به فرد برای تعیین تکلیف است.

disposal hold

M008 هویت سامانه_شناسانه نگهداری_و_ تعیین تکلیف - برنامه زمانی

شناسانه منحصر به فرد برای برنامه زمانی

M008: Identity system_identifier. retention_and_disposition_schedule

نگهداری و تعیین تکلیف است

ص: 99

نام عنصر

M197 استفاده وضعیت تسری

تعریف مشخص می کند که آیا برنامه زمانی نگهداری

M197: Use.status.inheritance

و تعیین تکلیف باید به فرزند موجودیت هایی که به آن اختصاص دارد تسری یابد.

کارگزاران ،کاربران گروه ها و (نقش ها

Agents (Users, Groups and Roles)

Description.email_address :1189 نشانی نامه الکترونیکی کاربر است.

M167: Description.title عنوان یا نام کارگزار (کاربر گروه نقش).

M189 توصیف نامه الکترونیکی نشانی

M167 توصیف عنوان

M163 هویت سامانه_شناسانه

M171 ارتباط هویت_کارگزار

M163: Identity.system_identifier شناسانه یک کارگزار ، کاربر گروه نقش

M171: Relation.entity_agent

شناسانه

شناسانه های

موجودیت موجودیت های کارگزار که اجازه دسترسی کارگزار به یک طبقه را مشخص می کند.

M166 ارتباط هست_نقش

M166: Relation has role شناسانه شناسانه های نقش کاربر است.

M168 ارتباط هست_کاربر

شناسانه شناسانه های کاربر (کاربران) در

M168: Relation has user | گروه یا ایفا کننده نقش است.

M165 ارتباط هست عضوی از شناسانه شناسانههای گروهی که کاربر

M165: Relation.is member of

عضوی از آن گروه است

M169 استفاده مدیر

M169: Use.administrator مشخص می کند آیا کاربر امتیاز مدیریت دارد.

M170 استفاده غیر فعال

M170: Use.inactive

مشخص می کند که آیا کاربر با عنوان «غیر فعال» مشخص شده است.

M175 هویت سامانه_شناسانه

موجودیتها کارگزاران

Entities/Agents

M175 : Identity.system_identifier | شناسانه موجودیت کارگزار است.

M177 ارتباط به کار می رود برای کارگزار-

M177: Relation.applies_to_agent

کارگزاری که مجوزهای دسترسی را برای آن موجودیت کارگزار توصیف می کند.

ص: 100

تعریف

نام عنصر

M176 ارتباط به کار میرود برای موجودیت

موجودیتی که مجوزهای دسترسی را برای آن

M176: Relationapplies_to_entity موجودیت کارگزار توصیف می کند.

M180 استفاده حقوق مجوز

M180: Use.rights.permission

M181: استفاده حقوق انتها_تاریخ

M179 استفاده حقوق آغاز_تاریخ

M181: Use.rights.end_date

M179: Use.rights.start_date

سطح دسترسی موجود برای کاربر مشخص شده در M176 به موجودیت مشخص شده در M177 را تعیین میکند

تاریخی که در آن دسترسی تعریف شده توسط موجودیت کارگزار از ارزش ساقط می شود.

تاریخی که در آن دسترسی تعریف شده توسط موجودیت کارگزار دارای ارزش می شود.

6 -استاندارد فراداده های مدیریت استاد دولت کانادا استاندارد فراداده های مدیریت اسناد دولت کانادا که در کارگروه فراداده های برخط دولتی گروه مدیریت اسناد تدوین شده است مجموعه ای از فراداده های ضروری برای اطمینان از سندیت اعتبار و تمامیت اسناد تولید شده در سازمانهای دولتی کانادا را ارائه می دهد متن این استاندارد بر اساس 15489 ISO و ایزو 1-23081 ISO است. نوشتار همراه با این استاندارد، «پروفایل کاربردی مدیریت اسناد ،کانادا، قوانین اداری برای استفاده از هر عنصر و ارتباط میان عناصر را بیان می کند .

این استاندارد جزو استانداردهای تک موجودیتی است که فراداده های مربوط به مدیریت اسناد را به دو گروه تقسیم بندی می کند:

کاربردپذیری(1) و تمامیت(2) سند در طول زمان کمک می کند .

مخاطبان این استاندارد به طور عام کارکنان دولت کانادا و به طور خاص گروههای زیر هستند :

نام عنصر

حقوق دسترسی

مخاطب

تعریف

مجوزهای اعطا شده به یک سند یا پرونده که دسترسی یا اقدامات

Access rights انجام شده روی سند یا پرونده را مدیریت یا یا محدود می کنند.

Addressee نام گیرنده گیرندگانی که سند برای آنها فرستاده شده است.

شناسانه فرد کارگزار

Agent individual نشانگر منحصر به فردی که در هنگام انجام اقدام فردی که آن اقدام را

identifier روی سند یا پرونده انجام داده است شناسایی می کند

نام فرد کارگزار

Agent individual نام فردی که در زمان انجام اقدام آن اقدام را روی سند یا پرونده

نام نهاد کارگزار

name

انجام داده است.

Agent institution نام قانونی نهادی که فرد انجام دهنده اقدام در زمان انجام اقدام در آن نهاد مشغول به کار بوده است.

name

موجودیت نهادی کارگزار

Agent institution نام رسمی گروه ،کاری واحد کاری یا واحد اداری فردی که در هنگام

entity ،انجام اقدام عملی را روی سند یا پرونده انجام داده است.

عنوان پست سازمانی کارگزار

پست اداره شده توسط فردی که در هنگام انجام اقدام عملی را روی

Agent position title سند یا پرونده انجام داده است.

نقش کارگزار

مجموعه

طبقه ای که عملکرد یا مسئولیت فرد خاصی را در هنگام انجام اقدام

Agent role عملی را روی سند یا پرونده انجام داده است، مشخص می کند.

Aggregation سطح منبع یا موقعیت در سلسله مراتب.

تأیید شده از سوی

H-

Approved by | نام فرد یا خصوصیتی که محتوا را تأیید کرده است.

تاریخ تأیید

Approved date تاریخی که محتوا در آن تأیید شده است.

پیوندهای استاد مرکب

Compound record | شناسایی پیوندهای بین بخشهای تشکیل دهنده یک سند.

links

حامل

Container حامل ذخیره سازی اسناد

ص: 103

نام عنصر

حامل از تاریخ

Container from

date

حامل تا تاریخ

تعریف

تایخ اولین سند در حامل

Container to date تاریخ آخرین سند در حامل پس از بسته شدن حامل

قالب داده

Data format | قالب منطقی دادهها

اقدام تعیین تکلیف

Disposition action اقدامی که در زمان سررسیدن دورۀ نگهداری روی سند صورت می گیرد.

مجوز تعیین تکلیف

Disposition

مرجع

قانونی که کتابخانه و آرشیو کانادا تعیین کرده و دارای حق قانونی انتقال امحا و یا خارج کردن یک سند یا پرونده از نظارت دولت

authority کانادا است.

توصیف رمزگذاری

Encryption | اطلاعات یا نشانگرهای اطلاعات درباره چگونگی اختلاط نظام مند

description | یک سند.

وضعیت رمزگذاری

نشانگری که نشان می دهد سند به شکل نظام مند رمزگذاری شده و

وضعیت ضروری

Encryption status

Essential status

بنابراین بدون دانستن کلید رمز خوانده نمی شود

نشانگری که نشان می دهد سند در مواقع ضروری یا در بلایا، حیاتی در نظر گرفته می شود

تاریخ / ساعت رویداد

Event datetime تاریخ و زمانی که اقدامی روی سند یا پرونده انجام شده است.

توصیف رویداد

Event description | جزئیات اقدام خاص انجام شده روی سند یا پرونده

نوع رویداد

Event type عمل انجام شده روی سند یا پرونده در طول چرخه حیات آن

کد پرونده

File code | کد منحصر به فرد مستخرج از طرح طبقه بندی / طرح پرونده یک پرونده

نام پرونده

File name نام مستخرج از طرح طبقه بندی طرح پرونده یک پرونده

گستره قالب

Format extent اندازه یا طول داده ها

ص: 104

نام عنصر

تعریف

رسانه قالب

Format medium مواد یا حامل فیزیکی داده ها

مکان

Location

توصیف یا نشانه ای از مکانی که استاد یا پرونده های آنالوگ یا رقمی در آن قرار دارند.

دفتر منافع مشترک

Office of Primary مؤسسه و موجودیت های درون مؤسسه که دارای مجوز قانونی interest تعیین تکلیف اسناد یا انجام اقدام یا فعالیتی به نفع دولت کانادا هستند.

تاریخ سند

استاد بسته

Record date تاریخی که به بهترین شکل سند را ارائه می دهد

Record Locked نشانگری که نشان می دهد امکان تغییر سند در آینده وجود ندارد

قابل آزادسازی برای موجودیتی خارج از نهاد تولید کننده که امکان انتشار سند یا پرونده در

Releasable to آنجا وجود دارد.

دوره زمانی نگهداری طول دوره زمانی که یک سند یا پرونده پیش از امحای قانونی باید

Retention period

نگهداری شود.

Retention trigger شرایطی که باید برای شروع دوره زمانی نگهداری فراهم آورده شود.

شروع نگهداری

تاریخ شروع نگهداری

Retention trigger

شفافیت امنیتی

date

تاریخی که دوره زمانی نگهداری در آن آغاز می شود

Security clearance سطح شفافیت امنیتی ایجاد شده توسط فرد.

حساسیت

بالاترین طبقه بندی امنیتی یا علامت اختصاص یافته در یک سند یا

Sensitivity

پرونده

نشانه گذاریهای اضافی

Supplemental الزامات خاص جابه جایی برای سند یا پرونده

Marking

نام فرد قابل اعتماد

Trustee individual

name

نام فرد مسئول برای سرپرستی سند.

ص: 105

نام عنصر

تعریف

نام نهاد قابل اعتماد

Trustee institution

موجودیت نهادی قابل اعتماد

name

Trustee institution

entity

شرایط استفاده

نام قانونی نهاد یا فرد مسئول برای سرپرستی سند.

نام رسمی گروه ،کاری واحد کاری یا واحد اداری فرد مسئول برای

سرپرستی سند.

Usage condition محدودیت های مرتبط با چگونگی استفاده از سند یا پرونده

عناصر فرادادهای استاندارد حفظ ونگهداری کوئینزلند

نام خصوصیت نام خرده خصوصیت

تعریف

فرادادههای مرتبط با موجودیت سند

دسته بندی نوع

سند

Record Category

Type

این خصوصیت مجموعه ای از اسناد یا گروهی از اسناد که توصیف شده اند را در چهار سطح ،فقره توالی تراکنش پوشه یا پرونده و سری سند مشخص می کند.

این ،خصوصیت شناسانه منحصر به فرد اختصاص یافته به سند یا مجموعه اسناد را

مشخص می کند.

شناسانه سند دامنه

Record

identifier

رمزيته

Domain

Barcode

محیطی که شناسانه در آن معنادار یا منحصر به فرد است را مشخص می کند

نمایش ماشین خوان اطلاعات که معمولاً به شکل اعداد شناسایی است.

عنوان سند این خصوصیت نام اختصاص یافته به سند یا مجموعه ای از استاد را به شکل متن آزاد Record title بیان می کند همچنین می توان از نام جایگزین یا نام اختصاری نیز استفاده کرد.

توصیف سند

Record

description

نام جایگزین

Alternative title عنوان دیگری را که سند با آن عنوان نیز شناخته نام اختصاری می شود مشخص می کند.

Abbreviated title | برای ثبت شکل اختصاری عنوان استفاده می شود.

این خصوصیت توصیف متن آزاد از محتوا و یا هدف سند یا مجموعه ای از استاد را ارائه می دهد.

ص: 107

نام خصوصیت نام خرده خصوصیت

تاریخ سند

Record

date

تعریف

/تاریخ زمان و یا گسترده تاریخی زمانی کاربردپذیر برای سند یا مجموعه ای از اسناد

را مشخص می کند

/تاریخ زمان تولید

Creation date/

time

تاریخ زمان ثبت نام

Registration

تاریخ و زمان تولید سند است.

date time | تاریخ و زمان ورود سند به سامانه نگهداری اسناد است.

موضوع سند

Record

subject

تاریخ انتقال

Transfer date

تاریخ معرفی سند

تاريخ انتقال سرپرستی سند از مرجع ذی صلاح به سازمان دیگر است.

Date declared تاریخ و زمانی است که فقره موجود در یک سامانه

record | به عنوان سند معرفی می شود .

کلید واژه های موضوعی را تعیین می کند که محتوای

سند یا مجموعه ای از استاد را توصیف می کند

حوزه قضایی را که سند در آن حوزه معتبر است برای) مثال نام مکان منطقه یا حوزه جغرافیایی و یا دوره زمانی تحت پوشش سند را مشخص می کند

برای اسنادی که مسائل مرتبط با امور حقوقی و سیاسی

Jurisdiction یک منطقه جغرافیایی خاص را مستند می کنند کاربرد

حوزه قضایی

پوشش سند

Record حوزه مکانی

coverage

دارد.

برای اسنادی که مسائل مرتبط با امور جغرافیایی

Spatial اجتماعی یا فرهنگی را مستند می کنند و بر مکان

Period name

نام دوره زمانی

زبان سند

Record language

نوع سند

Record

Type

تمرکز داشته یا امکان بازیابی مستمر سند در یک زمینه جغرافیایی مشخص را فراهم می آورد کاربرد دارد

وقتی به کار می رود که یک منبع دارای ویژگی های زمانی خاص است.

زبان کتبی) یا (شفاهی) را که سند به آن زبان مستند شده است مشخص می کند.

نوع سند و شکل منطقی آن را مشخص می کند.

ص: 108

نام خصوصیت نام خرده خصوصیت

تعریف

رسانه، قالب داده اندازه و شکل فیزیکی سند یا مجموعه ای از اسناد را مشخص میکند

قالب داده

رسانه

Data format

Medium

قالب منطقی داده هایی که سند را تشکیل می دهند مشخص می کند.

حامل فیزیکی یا رسانه ای که سند روی آن ذخیره شده است.

Extent اندازه فیزیکی و یا ظرفیت سند است.

قالب سند

اندازه

Record

format | محیط اصلی ایجاد

Original امکان ثبت اطلاعاتی درباره سخت افزار نرم افزار و یا creating سیستم عاملی را که ابتدا برای ایجاد سند استفاده شده

environment است فراهم می آورد

محیط فعلی

Current

environment

امکان ثبت اطلاعاتی درباره سخت افزار نرم افزار یا سیستم عامل مورد نیاز را برای مرور یا دسترسی به سند فراهم می آورد.

ارتباط یا مجموعه ارتباطات موجود بین /استاد کارگزاران و کارها را مشخص می کند.

شناسانه موجودیت

سند

Record entity

identifier

ارتباط سند

Record نوع ارتباط

relation

Relationship

type

تاریخ ارتباط

شناسانه سند فرد یا کارگزاری است که سند با آن در ارتباط است.

ماهیت ارتباط را مشخص می کند.

Relationship تاریخی را که ارتباط ایجاد شده است مشخص

date می کند.

ص: 109

نام خصوصیت نام خرده خصوصیت

دسترسی سند

تعریف

اطلاعات حاکم بر دسترس پذیری اسناد را مشخص می کند.

طبقه بندی امنیتی

هشدار

Security

classification

Caveat

حقوق دسترسی

Access rights

میزان حساسیت سند را مشخص کرده و عواقب انتشار می کند.

غیر قانونی (بدون) (مجوز) استاد بر اساس قوانین را بیان

دسترسی به استاد را برای کسانی که مجوز دسترسی دارند محدود می کند

دسترس پذیری محدودیت های اعمال شده برای (دسترسی به سند یا گروهی از استاد را مشخص

Record | شرایط استفاده

access

Use condition شرایطی را که تحت آن شرایط اسناد در دسترس قرار

می،گیرند مشخص می کند.

بیانیه دسترسی

Access statement

دلیل اعمال محدودیتی دسترسی را مستند می کند

تاریخ اعمال

Determination

date

تاریخ سررسید بازبینی

Review due date

تاریخ اعمال محدودیتهای دسترسی را مستند می کند .

تاریخ بازبینی اتمام اعمال محدودیت های دسترسی را مستند می کند

ص: 110

نام خصوصیت نام خرده خصوصیت

تعریف

مراحل انجام شده برای اطمینان یافتن از تعیین تکلیف سند یا مجموعه ای از استاد را

مستند می کند.

مجوز تعیین تکلیف

Disposal | شماره مجوز تعیین تکلیف نسخه و شماره کلاسی که

authorization | مجوز تعیین تکلیف بر اساس آن صادر شده است.

اقدام تعیین تکلیف

Disposal

sentence

اقدام تعیین تکلیف است که روی سند انجام می شود

وضعیت تعیین تکلیف

موقتی یا دائمی بودن و امحای سند مطابق با قوانین را

Disposal status مستند می کند.

تعیین تکلیف تاریخ اقدام

سند

Date sentenced | تاریخی که سند در آن تعیین تکلیف شده است.

Record

disposal

مکان سند

Record

location

تاریخ سررسید تعیین تکلیف

Disposal action due

تاریخی که سند در آن امحا می شود را مشخص می کند

فرد مجاز

فرد مسئول برای امضای نهایی دستور امحا را مشخص

Authorizing | می کند

اعلام امحا

officer

Destruction

notification

بيانيه تعیین تکلیف

اطلاعاتی درباره امحای واقعی ، سند تاریخ و روش امحا و فرد یا سازمان مسئول برای انجام این کار را ارائه

می دهد.

Disposal | امکان ثبت اطلاعات بیشتر درباره تعیین تکلیف را

statement فراهم می آورد

مكان فیزیکی یا مجازی سند یا مجموعه ای از اسناد را مشخص می کند

مکان فعلی

Current location مكان فعلی سند را نشان می دهد

مکان ذخیره سازی

Store location مکان ذخیره سازی سند را نشان می دهد

تاریخ مکان

Location date

تاریخی را که سند به مکان فعلی منتقل شده است نشان می دهد

ص: 111

نام خصوصیت نام خرده خصوصیت

تعریف

شناسانه رویداد

رویدادهای مرتبط با حفظ و نگهداری ،بازیابی تعیین تکلیف ،کنترل دسترسی یا استفاده از اسناد را که روی سند یا مجموعه ای از اسناد انجام شده است مستند می کند.

شناسانه منحصر به فردی که به یک رویداد اختصاص

نوع رویداد

تاریخچه رویداد سند

Event ID

Event type

یافته است.

ماهیت رویدادی را که روی سند اتفاق افتاده است

می کند.

مشخص

Record توصیف رویداد

event

history

Event توصیف متن آزاد است که اطلاعاتی درباره رویداد ارائه

تاریخ زمان رویداد

description | میدهد.

Event date/time تاریخ رویداد را مشخص می کند

مسئول اقدام

Action officer فرد یا سامانه مسئول رویداد را مشخص می کند

کسب و کار مستند شده در سند یا در مجموعه ای از استاد را مشخص می کند

توصیف گر وظیفه

Function | فعالیت کسب و کار مستند شده در سند را مشخص

descriptor | می کند.

طبقه بندی سند

Record توصیف گر اقدام

Classification

Activity descriptor

توصیف گر تراکنش

اقدام کسب و کار مستند شده در سند را مشخص می کند.

کارگزار سند

Transaction تراکنش تراکنش های کسب و کار مستند شده در سند را

descriptor مشخص می کند.

Record موجودیت یا فرد مسئول در قبال اقدام روی سند یا مجموعه ای از اسناد را مشخص

agent می کند.

تولید کننده سند

فرد افراد کارگروه یا سازمان مسئول در قبال ایجاد

Record creator تولید یک فقره را مشخص می کند

گیرنده سند

Record recipient | گیرنده سند را مشخص می کند

ص: 112

نام خصوصیت نام خرده خصوصیت

ثبت کننده سند

تعریف

Record registrator

سازمان مسئول

مأمور اقدام روی سند جهت ثبت سند در سامانه نگهداری استاد را مشخص می کند

Organization نام سازمان مسئول برای مدیریت جاری سند است.

responsible

کنترل تمامیت استفاده از روش تعیین تغییربیت های تشکیل دهنده سند رقمی در طول انتقال یا سند ذخیره سازی است.

Record

integrity check

دسته بندی

نام تابع هاش

Hash function | روش استفاده شده برای انجام عملیات کنترل تمامیت

خلاصه پیام

name

را مشخص می کند

مقدار واقعی سند است که با تولید تابع هاش نشان

Message digest داده شده است.

فرادادههای مرتبط با موجودیت کارگزار

Agent category type

شناسانه

Agent

نوع کارگزاری که فعالیت کسب و کار را انجام داده است

مشخص می کند.

شناسانه منحصر به فرد کارگزار را مشخص می کند.

دامنه

Identifier | امضای رقمی

Domain

Digital signature

نام کارگزار را بیان می کند

عنوان جایگزین

Alternative title

عنوان کارگزار

Agent title نام اختصاری

Abbreviated

محیطی را که شناسانه در آن معنادار و منحصر به فرد

استه مشخص می کند

بخش رمزگذاری شده از داده هاست که یک شناسانه منحصر به فرد و غیر قابل فراموشی را از کارگزار مسئول در قبال تراکنش های سند ایجاد می کند

G

وقتی که کارگزار عموماً با نام دیگری شناخته می شود مورد استفاده قرار می گیرد

سند یا نام اختصاری که کارگزار با آن شناخته می شود

name

ص: 113

نام خصوصیت نام خرده خصوصیت

تعریف

تاریخ یا مجموعه تاریخ هایی که برای یک کارگزار کاربردپذیر است.

تاریخ شروع به کار

Agent date تاریخی است که ارتباط کاری کارگزار با سازمان شروع

commencement

شده است.

تاریخ خاتمه کار

تاریخ کارگزار

Agent date

Agent date | تاریخی است که ارتباط کاری کارگزار با سازمان قطع

cessation

شده است.

دوره کارکردی فعال کارگزار

Agent date طيف تاریخی را که کارگزار در آن فعال بوده است

operational مشخص می کند

period

ارتباط یا مجموعه ارتباطات بین یا در میان کارگزاران اسناد و کار را مشخص می کند.

شناسانه موجودیت

مرتبط

Related entity identifier

ارتباط کارگزار

Agent نوع ارتباط

relation

Relationship

type

تاریخ ارتباط

Relationship

date

شناسانه سند فرد یا کارگزاری است که سند با آن در ارتباط است.

ماهیت ارتباط را مشخص می کند.

تاریخی است که ارتباط در آن تاریخ آغاز شده است.

مکان فیزیکی یا مجازی کارگزار را مشخص می کند.

نشانی محل

مكان آدرس کسب و کار

کارگزار

Business address

Agent

location/

address

نشانی تماس

نشانی فیزیکی کارگزار است

Contact address | اطلاعات تماس با کارگزار را مشخص می کند

تاریخ مکان

Location date

تاریخی را که از آن زمان نشانی معتبر است مشخص می کند.

ص: 114

نام خصوصیت نام خرده خصوصیت

تعریف

رویدادها یا اقدامات مدیریتی مرتبط با کارگزار است.

Event ID شناسانه منحصر به فرد اختصاص یافته به رویداد است

شناسانه رویداد

تاریخچه

توصیف رویداد

فعالیت کارگزار

Agent event

history

Event description

توصيف متن آزاد از رویدادی است که روی فراداده کارگزار اتفاق افتاده است و ممکن است دلیل رویداد

را ارائه دهد.

/تاریخ زمان رویداد

Event date time تاریخ رویداد را ثبت می کند.

date/time

مسئول اقدام

Action officer فرد مسئول رویداد است

فرادادههای مرتبط با موجودیت کار

دسته بندی کار

Function

category

نوع یا دسته بندی کاری کار اقدام یا (تراکنش )را که توصیف شده ،است مشخص می کند .

شناسانه کار شناسانه منحصربه فرد مرتبط با یک کار اقدام یا تراکنش را مشخص می کند .

Function

identifier

دامنه کار

Function domain

محیطی را که شناسانه در آن محیط معنادار یا منحصر به فرد ،است، مشخص می کند.

نام ،کار اقدام یا تراکنش کسب و کار را بیان می کند.

عنوان جایگزین

عنوان کار

Alternative Title

Function

title نام اختصاری

توصیف کار

Function

description

عبارتهای جایگزین یا غیر مرجح را که ممکن است کار با آن عبارتها شناخته شود مشخص می کند

Abbreviated نام یا اختصاری که کار با آن شناخته می شود را

name

مشخص می کند

توصیف متن آزاد از گستره و یا هدف کار اقدام یا تراکنش کسب و کار را ارائه می دهد

ص: 115

نام خصوصیت نام خرده خصوصیت

تاریخ کار

Function

date

تعریف

تاریخ یا مجموعه تاریخ های کاربردپذیر برای یک کار را بیان می کند که معمولاً

به عنوان گستره زمانی مطرح می شود.

تاریخ پیاده سازی

Date تاریخ پیاده سازی یا ایجاد یک کار را مشخص می کند

implemented

تاریخ اعتبار

Date valid

گستره تاریخی که سازمان در آن کار را به انجام رسانده است مشخص می کند.

ارتباط یا مجموعه ارتباطات بین و میان ،کارها اسناد و کارگزاران را مشخص و تعیین می کند.

شناسانه موجودیت

مرتبط

شناسانه ،سند فرد یا کارگزاری است که کار به آن

Related entity مرتبط است.

ارتباط کار

identifier

Function نوع ارتباط

relation

Relationship | ماهیت ارتباط را مشخص می کند.

type

تاریخ ارتباط

Relationship | تاریخ ایجاد ارتباط را نشان می دهد.

date

اطلاعات حاکم بر دسترس پذیری و شرایط استفاده مرتبط با کارها اقدامات یا

تراکنشها را ارائه می دهد.

طبقه بندی امنیتی

هشدار

Security

classification

Caveat

Use condition

دسترسی کار شرایط استفاده

Function

access

بیانیه دسترسی

Access statement

حساسیت اطلاعات را توصیف کرده و عواقب انتشار غیر قانونی و بدون مجوز اطلاعات را از نظر تأثیر بر شرایط کشوری بیان می کند.

دسترسی به اسناد خاص را برای افرادی که مجوز دسترسی به این اسناد را دارند محدود می کند

شرایطی را که تحت آن شرایط سند در دسترس قرار می گیرد، مشخص می کند.

دلیل اعمال محدودیت های دسترسی یا جریمه دسترسی یا استفاده غیر مجاز یا نامناسب را توصیف می کند.

تاریخ اعمال

Determination

date

تاریخ سررسید

بازبینی

تاریخ / تاریخهای شروع اعمال محدودیت های دسترسی را مستند می کند.

تاریخی را که در آن محدودیتهای دسترسی مورد

Review due date بازبینی قرار خواهند گرفت، مشخص می کند.

ص: 116

نام خصوصیت نام خرده خصوصیت

تعریف

مکان فیزیکی یا مجازی ،کار اقدام یا تراکنش را مشخص می کند.

منطقه اقدام

کسب و کار

مکان کار

Function

location

مکان فیزیکی یا نشانی محل انجام کار اقدام یا

Business activity | تراکنش را مشخص می کند

area

نقطه ارائه خدمات

Service delivery مکان فیزیکی یا نشانی جایی که کار اقدام یا تراکنش

point

در آنجا قابل دسترسی بوده یا در آنجا ارائه می شود.

تاریخ مکان

Location date تاریخی که در آن ،تاریخ نشانی مکان معتبر است.

اطلاعاتی را درباره مبنای اداری یا حقوقی ،کار اقدام یا تراکنش کسب و کار و تاریخی که از آن تاریخ به بعد قواعد به اجرا گذاشته می شوند مشخص می کند.

Mandate type

نوع قواعد

عنوان قواعد

Mandate title

شناسانه قواعد

قواعد کار

Function

mandate

Mandate

identifier

توصیف قواعد

Mandate description

Mandate date

تاریخ قواعد

حوزه قضایی قواعد

Mandate

گستره قاعده و دسته بندی یا نوع آنها را مشخص می کند.

نام منبع یا مرجعی که حاوی الزامات کارکردی یا حفظ و نگهداری است را مستند می کند.

شناسانه منحصر به فردی را که قواعد به واسطه آن شناخته می شوند ارائه می دهد

توصیف متن آزاد اختیاری از قواعد را ارائه می دهد.

تاریخ شروع اجرای احکام و یا تاریخ تاریخهای پیشنهادی را برای بازبینی مشخص می کند.

منطقه ای را که احکام در آن منطقه به اجرا در می آیند

jurisdiction مشخص می کند

ص: 117

نام خصوصیت نام خرده خصوصیت

تاریخچه رویداد

Event

history

تعریف

اطلاعاتی را درباره رویدادها یا اقدامات مرتبط با کار اقدام یا تراکنش کسب و کار

ارائه

می دهد.

شناسانه رویداد

شناسانه منحصر به فرد است که به رویداد اختصاص

Event ID داده می شود

توصیف رویداد

Eveny description

توصیف متن آزاد از رویدادی است که روی فراداده وظیفه اتفاق افتاده و ممکن است دلیل رویداد را ارائه دهد.

تاریخ زمان رویداد

Event date/time تاریخ رویداد را ثبت می کند.

فرد مسئول

Responsible

person

فرد مسئول در قبال رویداد را مشخص می کند

-اختیاری و /یا اجباری بودن عناصر فراداده ای در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی و همچنین نیاز به فهرست شدن یا فهرست نشدن این عناصر در مرحله طراحی سامانه باید از طرف مدیر سامانه مشخص شود.

- عناصر فراداده ای حداقل باید از یکی از قالبهای زیر پشتیبانی کند :

- الفبایی

- شمارشی

- الفبایی- شمارشی

- تاریخ / ساعت

- منطقی (بلی /خیر)

* معیارهای مشخص عناصر فراداده ای

تعریف :توصیف عناصر فراداده ای

وضعیت :اختیاری و یا اجباری بودن استفاده از عناصر فراداده ای

امکان تکرار: تکرار پذیری یا تکرار ناپذیری عناصر فراداده ای

منبع :منبع اخذ ارزش عناصر فراداده ای

یادداشت :ضرورت یا ضرورت نداشتن شناخت عناصر فراداده ای.

مجموعه عناصر در نظر گرفته شده در این الگو در 13 طبقه بر اساس طبقه بندی موضوعی و کارکردی تعیین و هر کدام از این عناصر نیز شامل زیر مجموعه هایی مجموع 94) عنصر فراداده ای به شرح زیر است:

1- طرح طبقه بندی پروندهها (4فرداده )

2- طرح نگهداری( 5 فرداده)

3- توصیفات قسمت (3 فراداده)

4- توصیف مجموعه ها (10 فراداده )

5 - شناخت کلاسور / پرونده ( 9فراداده )

6- فرادادههای معرف اسناد (31 فراداده )

7- ترکیبات سند (11فراداده )

8 - فرادادههای معرف مشخصات (پروفایل )کاربری( 5 فراداده )

9 - نقش کاربر در سامانه (3 فراداده)

10- گروه کاربران (3 فراداده )

ص: 119

11- سطح امنیتی (3 فراداده)

12 - فعالیت تصفیه و پالایش( 2 فراداده)

13 - کاربرد سامانه (5فراداده).

مجموعه ها

1. شناخت فرادادههای طرح طبقه بندی پرونده ها

زیر مجموعه ها

1.1 شناسه مرجع عنصر كد مرجع عنصر

201 نام عنصر

1. 3 تعريف

1. 4 شناسه سطح

12 شماره مرجع عنصر

2- 2 نام عنصر

2 .شناخت فراداده های طرح نگهداری

2 -3 مدت نگهداری

3. عناصر فرادادهای مربوط به توصیفات قسمت

4.عناصر فراداده ای توصیف مجموعه ها

. فراداده های شناخت کلاسور / پرونده

2 4 عملیات پالایش 2 5 منبع قانونی

.13 شناسه قسمت یا بخش

23 نام قسمت یا بخش 3 3 شماره سطح

14 شناسه مجموعه ها (سری)

.4 2 نام مجموعه (سری)

.4 3 تعریف مجموعه (سری) .4 4 شناسه بخش یا قسمت 4 5 تاریخ گشایش

.4 6 تاریخ بسته و مسدود شدن

704 حق دسترسی

4 8 شناسه امنیتی

4 9 شناسه طرح نگهداری

4 10 کلیدواژه ها

15 شناسه کلاسور / پرونده

25 نام کلاسور / پرونده

5 3 تاریخ گشایش

تاریخ بسته و مسدود شدن

5 5 شناسه مجموعه (سری) 5

6 محیط نگهداری

5 7 شناسه مرجع محل نگهداری

85شناسه بخش یا واحد

59 تاریخ تصفیه و پالایش

ص: 120

مجموعه ها

6 عناصر فراداده ای معرف اسناد

زیر مجموعه ها

1.6 شناسه مرجع

2.6 نام سند

سند

3.6 نام پرونده الکترونیکی

4.6 کلاسور / پرونده

6 .5 موضوع

6.6 تولید کننده

7.6 تاریخ تولید

6 .8 تاریخ ارسال/ دریافت

9.6 دریافت کننده

6 .10 زبان

11.6 نوع سند

6 .12 تاریخ ورود به سامانه

13.6 حق دسترسی

6 .14 شناسه امنیتی

6 .15 مدت اعتبار شناسه امنیتی

6 .16 تجهیزات و سخت افزار

6 .17 سامانه مدیریتی و کاربردی

18.6 برنامه اجرایی

19 قالب پرونده

6 .20 وضوح

21.6 پارامترهای فشرده سازی

6 .22 شمای شناسه سازی

6 .23 قالب آرشیو

6.24 درجه پیش بینی شده

6 .25 قانون اطلاع رسانی

6 .26 قانون حق تألیف و 27 امضاء الکترونیکی

6. 28 سازمان تأیید کننده امضای الکترونیکی

6 .29 مهر و نشان زمان

6 .30 الگوریتم رمزگذاری 316 اشارات رقمی دیگر

ص: 121

مجموعه ها

زیر مجموعه ها

17 شناسه مرجع ترکیبات سند

.27 نام پرونده الکترونیکی

3 شناسه سند

. 4 تجهیزات یا سخت افزار

57 سامانه مدیریتی

67 برنامه اجرایی

77 قالب پرونده

. عناصر فراداده ای ترکیبات سند

7 8 وضوح

عناصر فراداده معرف مشخصات پروفایل کاربری

.9 عناصر فراداده ای مربوط به نقش کاربر در سامانه

.10 عناصر فراداده ای گروه کاربران

97 پارامترهای فشرده سازی

107 شمای شناسه بندی 117 قالب آرشيو

18 شناسه کاربری

28 نام و نام خانوادگی کاربر

38 شناسه بخش

48 شناسه معرف نقش کاربر

.8 5 شناسه معرف گروه کاربران 19 شناسه نقش کاربر

.29 نام نقش کاربر

9 3 تاریخ اعتبار

10. 1 شناسه مربوط به گروه کاربران

2010 نام گروه کاربران

10. 3 تاریخ اعتبار

.11 عناصر فراداده ای مربوط به سطح امنیتی

12. عناصر فراداده ای مربوط به فعالیت تصفیه و پالایش

13 عناصر فراداده ای مربوط به کاربرد سامانه

1.11 شناسه امنیتی

2011 تعریف و شناخت

.11 3 استناد قانونی

.12. 1 شناسه مربوط به فعالیت تصفیه و پالایش

2012 تعریف و شناخت

13. 1 شناسه

مرجع

13 2 شناسه کاربر

13. 3 شناسه فعالیت

13. 4 شناسه عملیات

13 5 ساعت و تاریخ

ص: 122

عوامل اصلی این استاندارد عبارتند از:

اقدامی روی سند انجام داده یا به نحوی از سند استفاده کرده است.

کارگزار

آژانس یا واحد سازمانی مسئول در قبال اقدام یا کاربرد سند است فردی است که

Agent

دسته بندی که نقش و مسئولیتهای یک کارگزار خاص

Agent type را مشخص می کند

Jurisdiction حوزه قضایی که کارگزار در آن حوزه کار می کند

Entity name | نام مؤسسه کارگزار است.

نوع کارگزار

حوزه قضایی

نام موجودیت

شناسانه موجودیت

شناسانه فرد

Person ID

نام شخص

Entity ID شناسانه اختصاص یافته به مؤسسه کارگزار است.

شناسانه اختصاص یافته به فردی است که اقدامی را انجام می دهد.

Personal name نام فردی است که اقدامی را انجام می دهد.

واحد سازمانی

Organizational نام واحد سازمانی است که مسئول انجام اقدام روی

عنوان پست سازمانی

unit

Position title

سند است.

عنوان پست سازمانی فرد مسئول در قبال اقدام روی سند است.

اطلاعات تماس اطلاعاتی درباره چگونگی تماس با کارگزار مانند نشانی

Contact details

،پستی شماره تلفن و شماره نمابر است.

E-mail نشانی پست الکترونیکی کارگزار است.

پست الکترونیکی

امضای دیجیتالی

Digital بخشی از دادههای رمزگذاری شده است که یک شناسانه

signature منحصر به فرد برای کارگزار ایجاد می کند .

ص: 124

مدیریت حقوق قوانین و مقررات خط مشیها و هشدارهایی که دسترسی و استفاده از اسناد را

Rights مدیریت یا محدود می کند .

management | طبقه بندی قانون

دادههای دولتی مینیسوتا

وسیله ای برای طبقه بندی استاد بر اساس قانون دادههای دولتی ایالت مینیسوتا بر اساس محتوای آن MGDPA اسناد است.

عنوان

موضوع

توصیف

Title

Subject

classification

سایر شرایط

دسترسی

شرایط دسترسی بیش از شرایطی که در قانون داده های

Other access دولتی ایالت مینیسوتا مشخص شده است.

conditions

شرایط استفاده

نشانگری که برخی محدودیتهای اعمال شده بر نحوه

Usage استفاده کارکنان مؤسسه یا عموم مردم از استاد را

condition مشخص می کند.

اطلاعات رمزگذاری

اطلاعات یا نشانگر اطلاعات درباره چگونگی

Encryption

details رمزگذاری سند است.

نام داده شده به سند است.

عنوان رسمی

Official title کلماتی که برای نامگذاری سند استفاده شده است.

عنوان جایگزین

Alternative

title

عنوان دوم یا جایگزین برای سری سند است.

موضوع سند است.

عبارت موضوع اولیه

First subject

term

موضوع اولیه سند است.

عبارت موضوع افزوده

Enhanced

subject term

موضوع سندی که باعث اصلاح یا افزوده شدن عبارت

موضوع اولیه شده است.

Description | بیان محتوا یا هدف سند است.

ص: 125

Language زبان محتوای سند است.

زبان

رابطه

گستره

Relation

Coverage

وظیفه

تاریخ

پیوند بین یک سند با سند دیگر یا بین مجموعه های مختلف اسناد است.

شناسانه فقرة مرتبط

شناسانه منحصر به فرد برای سند یا منبع اطلاعاتی مرتبط است.

Relation item

ID

نوع رابطه

طبقه بندی ارتباط بین اسناد در سطوح یکسان یا مختلف

Relation type مجموعه یا بین اسناد و سایر منابع اطلاعاتی است.

توصیف رابطه

اطلاعاتی درباره ارتباط پنهان یا غیر آشکار بین عوامل

Relation فرعی است که در نوع رابطه بیان شدند.

description

ویژگیهای قضایی فضایی و یا زمانی محتوای سند است.

نوع گستره

نوع مکان یا دوره زمانی تحت پوشش یا مورد بحث در

Coverage type

نام گستره

Covergae

name

محتوای سند است.

مکانها مناطق یا محدودههای جغرافیایی یا زمانی تحت پوشش و یا مورد بحث در محتوای سند است.

Function | وظایف و اقدامات کسب و کار کلی یا خاص است که در سند مستند شده است.

تاریخ و زمانی است که اقدامات اصلی نگهداری اسناد مانند تولید سند یا انجام

Date تراکنش در آن صورت پذیرفته است.

/تاریخ زمان تولید تاریخ و زمانی است که مؤسسه یا واحد سازمانی در

Date/Time

حين

کسب و کار خود سند یا سری استاد را در آن تولید

created کرده است

سایر تاریخ ها زمانها

Other date/

time

تاریخ و زمانی که رویدادهای مهمی که تحت عنوان /تاریخ زمان ،تولید تاریخچه مدیریت تاریخچه استفاده و تاریخچه حفاظت و نگهداری قرار ندارند در آن رخ

داده اند.

توصیف سایر تاریخها زمان ها

Other اطلاعات توصیفی درباره رویدادهایی که تاریخ زمان datetime وقوع آنها در عامل سایر تاریخ ها زمان ها بوده است.

description

ص: 126

Type شکل یا نوع شناخته شده سند که حاکم بر ساختار داخلی آن است.

سطح مجموعه

Aggregation سطحی که سند در آن توصیف و کنترل می شود.

level

قالب

شكل منطقی رسانه) محتوا و قالب (داده و شکل فیزیکی رسانه) ذخیره سازی و

Format اندازه سند است.

رسانه محتوا

Content قالب عمومی قالب عمومی اطلاعاتی است که تشکیل دهنده سند

medium

هستند.

قالب داده

Data format قالب منطقی دادههای تشکیل دهنده سند است.

رسانه ذخیره سازی

Storage وسیله ای که سند به شکل فیزیکی روی آن ذخیره شده

medium است.

Extent اندازه فیزیکی سند است.

اندازه

شناسانه سند كد منحصربه فرد سند است.

Record

identifier

تاریخچه

مدیریت

Management history

تاریخ و توصیف تمام اقدامات مدیریتی است که از زمان ورود سند به سامانه نگهداری تا زمان تعیین تکلیف و امحای آن روی سند انجام شده است.

تاریخ زمان رویداد

/Event date تاریخ و زمانی است که یک اقدام مدیریتی مشخص

نوع رویداد

time انجام شده است.

Event type رویداد مرتبط با مدیریت یا کنترل سند است.

توصیف رویداد

Event

اطلاعات مرتبط با رویداد از جمله اطلاعاتی درباره وضعیت ،اصلی تغییرات رخ داده در آن و مجوزهای

description انجام تغییر است

ص: 127

تاریخچه

استفاده

Use history

تاریخچه حفاظت و نگهداری

Preservation

history

تاریخ و توصیف تلاشهای قانونی و غیر قانونی برای دسترسی به یک سند و استفاده از آن از زمان ورود سند به سامانه نگهداری تا زمان تعیین تکلیف و امحای آن است.

تاریخ / زمان استفاده

تاریخ و زمانی که استفاده مشخصی از سند شده یا

Use date/time امکان دسترسی به سند وجود داشته است.

نوع استفاده

Use type رویدادی که به دسترسی یا استفاده از سند مرتبط است.

توصیف استفاده

Use description

اطلاعات مرتبط با رویداد مانند اطلاعاتی درباره محلی که سند در آن دانلود شده است نام و محلی که محتوای سند در آن رونوشت برداری شده است و ماهیت خاص

هر گونه اقدام غیر قانونی یا نقض حریم امنیتی تاریخ و توصیف تمام اقدامات انجام شده روی سند پس از ثبت آن در سامانه نگهداری که باعث اطمینان یافتن از خوانایی سند و دسترس پذیری آن تا مدت زمان لازم برای مؤسسه یا سازمان می شود.

تاریخ / زمان اقدام

Action date تاریخ و زمانی که یک اقدام حفاظت

time مشخص روی سند انجام می شود

نگهداری

Action type اقدام حفاظت و نگهداری که روی سند انجام شده است.

نوع اقدام

توصیف اقدام

Action description

Next action

اقدام بعدی تاریخ سررسید

اقدام بعدی جزئیات خاص یک اقدام است.

،بازبینی بررسی یا اقدام حفاظت و نگهداری که لازم است

روی سند انجام شود.

تاریخی که اقدام بعدی حفاظت و نگهداری در آن انجام خواهد شد.

Next action

due date

محل

Location

ص: 128

محل کنونی فیزیکی یا سامانه ای سند است.

محل کنونی

Current location

اطلاعات محل

Home location

details

اطلاعات

محل

ذخیره سازی

محل فیزیکی یا سامانه ای فعلی سند است.

نام و) در صورت ،امکان (نشانی موجودیت مؤسسه یا واحد سازمانی یا فردی که سند در آنجا قرار داشته یا در آن ذخیره شده است.

اطلاعاتی درباره مکان خاص ذخیره سازی سند Home storage هرگونه شرایط خاصی که سند تحت آن شرایط ذخیره

details شده است.

سامانه نگهداری اسناد

تعیین سامانه نگهداری اسناد که سند بخشی از آن بوده

تعیین تکلیف

Recordkeeping یا سند در آن سامانه قرار دارد.

system

اطلاعاتی درباره خط مشی ها و شرایطی که منجر به تعیین تکلیف اسناد شده یا

Disposal تعیین تکلیف اسناد را کنترل می کند.

برنامه زمانی نگهداری

مستندات قانونی که منجر به صدور مجوز تعیین تکلیف

Retention استاد می شود

schedule

دوره زمانی

نگهداری

دوره زمانی نگهداری که برای هر سند مشخص شده

Retention

period است.

اقدام تعیین تکلیف اقدامی که به محض اتمام دوره نگهداری اسناد روی Disposal action آنها انجام می شود

موعد سررسید تاریخی که در آن اقدام تعیین تکلیف مانند انتقال یا

تعیین تکلیف

Disposal due date

امحا روی سند انجام می شود

ص: 129

قواعد

Mandate

منبع الزامات نگهداری اسناد است.

نوع قواعد

Mandate type

ماهیت منبعی که آشکارا یا به صورت ضمنی حاوی قواعد یا الزامات نگهداری اسناد است

اقدام مورد نظر نوع اقدام نگهداری اسناد که قواعد به صورت آشکار یا

Refers to ضمنی به آن اشاره دارد

نام منبعی که حاوی الزامات یا قواعد آشکار یا ضمنی مرجع واقعی در منبع یا پیوند برخط به منبعی که

نام قواعد Mandate name مرتبط با سند است.

مرجع قواعد

Mandate الزامات یا قواعد آشکار یا ضمنی نگهداری اسناد را

reference مشخص می کند.

الزامات

Requirements

نقل (قول مستقیم یا پیوند) به یک نقل قول مستقیم از هر الزام یا قاعده آشکار یا ضمنی مرتبط یا نگهداری اسناد در منبع یا توصیف خود الزام است.

ساختار به کار رفته برای توصیف عوامل اصلی این استاندارد به شرح زیر است:

- تعریف

- هدف

- علت استفاده

- الزام

- کاربردپذیری

تکرار پذیری

- شرایط استفاده

- عامل فرعی

- توضیحات

همچنین ساختار استفاده شده برای توصیف عوامل فرعی استاندارد به شکل زیر است:

- تعریف

- هدف

- الزام

- شرایط استفاده

ص: 130

- ارزش تخصیص یافته

- ارزش پیش فرض

- تکرار پذیری

- موجودیت اختصاص دهنده ارزش

- طرح

- توضیحات

ص: 131

ص: 132

ص: 134

1- سند: سند به معنای اطلاعات موجود در قالب های مختلف است که به عنوان شاهد برای پاسخگویی به الزامات قانونی یا در حین فعالیت ها یا تراکنش های اداری ،تولید دریافت و نگهداری می شود .

2 - کارگزار اداره سازمان سامانه یا افراد مسئول انجام اقدامات ،اداری، مخصوصاً اقداماتی که روی اسناد صورت می گیرد .

3 - کار فعالیت اقدام یا تراکنشی است که کارگزار روی سند انجام داده یا به آن اختصاص می دهد.

4- قواعد منبع و مرجع الزامات اداری از جمله الزمات مرتبط با تعیین تکلیف و حفظ و نگهداری اسناد الکترونیکی است.

5 -رابطه ارتباط بین دو یا بیش از دو موجودیت است که در رابطه با تعیین تکلیف یا حفظ نگهداری اسناد الکترونیکی به کار گرفته شده اند.

هر یک از این پنج موجودیت به زیر مجموعه هایی تقسیم می شوند :

ج :استاندارد قواعدی که روش ها و استانداردهای مشخص هر صنعت یا شغل را الزامی کرده یا استفاده از بهترین نمونه های موجود در حیطه های کاری مختلف را توصیه می کنند.

چ - منشور اخلاقی بیانیه رسمی درباره اینکه چگونه افراد یا گروه مشخصی از مردم کارهای خود را مدیریت کرده و بر آنها نظارت می کنند .

ح - ویژگی های :سامانه قواعدی که الزامات کاربردی سامانه های اداری را مشخص می کنند .

وضعیت

استفاده

خصوصیت

ضرورت

خصوصیت

کاربردپذیری

در

اصلی

استفاده

فرعی

مراحل

مختلف

نوع موجودیت

وابسته به شرایط

اجباری برای

Entity Type

برنامه های چند

هماء

موجودیتی

تولید

Category

دسته بندی

اجباری

همه

تولید

شناسانه

12 شناسانه عددی

Identifier

اجباری

همه

مشترک

22 شناسانه طرحی

عنوان

13 عنوان حروفی

Title, Name

اجباری

همه

23 عنوان طرحی

مشترک

14 تاریخ شروع

همه

تاریخ

24 تاریخ خاتمه

Date

اجباری

مشترک

4 3 تاریخ دریافت

سند

4 4 تاریخ نگهداری

توصیف

Description

اختیاری

همه

تولید

16 شناسانه

موجودیت مرتبط

تعیین شده موجودیت

Related

Entity

اجباری

رابطه

26 شناسانه طرحی

تولید

تعیین شده موجودیت

36 نقش رابطه

تاریخچه تغییرات

107 نام خصوصیت

Change History

وابسته به شرایط

رابطه

27 مقدار قبلی

مشترک

سر شناسانه رابطه

برای استاد

سطح امنیتی

و قواعد،

Security

Classification

وابسته به شرایط سند کار قواعد

برای کار اختیاری

مشترک

ص: 139

وضعیت

استفاده

خصوصیت

اصلی

ضرورت استفاده

خصوصیت

کاربردپذیری

در

فرعی

مراحل

مختلف

هشدار امنیتی

१

Security

Caveat

وابسته به شرایط

سند، قواعد

109 متن هشدار 29 نوع هشدار

مشترک

مجوزها

1.10 متن مجوز

Permissions

10

وابسته به شرایط

کارگزار، کار

مشترک

2.10 نوع مجوز

1.11 شرح حقوق

حق دسترسی

2.11 نوع حقوق

11

وابسته به شرایط

دند

Rights

11. 3 وضعیت قانونی

مشترک

حقوق

12. 1 اطلاعات

تماس

12

Contact

وابسته به شرایط

کارگزار

تماس 2.12 نوع تماس

تولید

پست سازمانی

13

اختیاری

کارگزار

تولید

Position

برای اسناد

زبان

وابسته به شرایط ؛

14

Language

سند کارگزار

1

تولید

برای کارگزار

اختیاری

گستره

15. 1 گستره زمانی

15

Coverage

اختیاری

سند قواعد

تولید

15 2 گستره مکانی

کلیدواژه

16

Key word

17

وابسته به شرایط

سند

16. 1 لغت کلیدواژه

16. 2 شناسانه

کلیدواژه

16 3 طرح کلیدواژه

16. 4 نوع طرح

کلیدواژه

.1.17 مجوز تعیین تکلیف

2017 شناسانه

تعیین تکلیف

317 فعالیت

تولید

تعيين تكليف

Disposal

اجباری

سند

تعیین تکلیف

مشترک

4017 تاریخ شروع

تعیین تکلیف

17. 5 موعد مقرر

تعیین تکلیف

ص: 140

وضعیت

استفاده

خصوصیت

ضرورت

خصوصیت

کاربردپذیری

در

اصلی

استفاده

فرعی

مراحل

مختلف

18 1 نام قالب

18. 2 نسخه قالب

18. 3 نام برنامه

قالب

VA

Format

وابسته به شرایط

سند

ایجاد کننده

مشترک

18. 4 نسخه برنامه

ایجاد کننده

18. 5 مجوز قالب

19. 1 ابعاد فیزیکی

اندازه

2019 اندازه منطقی

19

Extent

اجباری

سند

مشترک

19. 3 کمیت

19. 4 واحدها

Medium

رسانه (حامل)

وابسته به شرایط

سند

مشترک

کنترل تمامیت

21

Integrity

Check

وابسته به شرایط

سند

1021 نام تابع هاش

21. 2 خلاصه

مشترک

پیام دادههای رمز گذاری شده

22

Location

23

مکان

وابسته به شرایط

سند

نوع سند

Document

Form

اختیاری

سند

مشترک

تولید

فوریت

24

Precedence

اختیاری

سند

تولید

25

26

امضای رقمی

Digital signature

اختیاری

کارگزار

26. 1 فشرده سازی

مشترک

26. 2 عمق بیت

حفاظت و نگهداری

اجباری

سند

مشترک

Preservation

26. 3 وضوح

26 4 جهت

ص: 141

فراداده های مختص به مرحله تولید اسناد الکترونیکی در کتاب فراداده های ضروری برای تولید اسناد «اداری به تفصیل»معرفی و توصیف شده اند .در این نوشتار فراداده های مشترک بین سه مرحله ،تولید تعیین تکلیف و نگهداری اسناد ،الکترونیکی معرفی می شوند اگرچه برخی از فراداده های مشترک بین هر سه مرحله در این کتاب توضیح داده شده اند اما برای سهولت درک فرادادهها و ارتباط بین آنها جدول مربوط به فراداده های مشترک بین هر سه مرحله به طور کامل در این قسمت ارائه می شود تا خوانندگان این کتاب برای شناخت و مطالعه این فراداده ها نیازی به مراجعه به جلد اول این کتاب نداشته باشند .

جدول فراداده های مورد نیاز برای تعیین تکلیف و نگهداری اسناد الکترونیکی

خصوصیت اصلی

ضرورت استفاده

کاربردپذیری

خصوصیت فرعی

خصوصیت اصلی

ضرورت استفاده

کاربردپذیری

خصوصیت فرعی

17 شرح حقوق

حق دسترسی

وابسته به شرایط

سند

27 نوع حقوق

Rights

.37 وضعیت قانونی حقوق

تعیین تکلیف

Disposal

اجباری

سند

18 مجوز تعیین تکلیف

28 شناسانه تعیین تکلیف

فعالیت تعیین تکلیف

48 تاریخ شروع تعیین تکلیف

58 موعد مقرر تعیین تکلیف

19 نام قالب

.29 نسخه قالب

قالب

Format وابسته به شرایط

سند

.39 نام برنامه ایجاد کننده

9 4 نسخه برنامه ایجاد کننده

9 5 مجوز قالب

اندازه

رسانه (حامل)

Extent

Medium

کنترل تمامیت

Integrity Check

Location

مکان

امضای رقمی

10. 1 ابعاد فیزیکی

2010 اندازه منطقی

اجباری

سند

10. 3 کمیت

10. 4 واحدها

وابسته به شرایط

سند

12 1 نام تابع «هاش»

وابسته به شرایط

سند

12 2 خلاصه پیام دادههای

رمز گذاری شده

وابسته به شرایط

سند

Digital اختیاری

signature

کارگزار

حفاظت و نگهداری

اجباری

سند

Preservation

15. 1 فشرده سازی

15. 2 عمق بیت 15. 3 وضوح 15 4 جهت

ص: 143

نام شناسانه عددی برچسب: IdentifierString

شماره ارجاع 100

تعریف

زنجیره ای از نویسه ها برای مشخص کردن موجودیت در حوزه های مختلف محلی یا جهانی مانند) شماره پرونده ها در سامانه مدیریت اسناد، شماره پرسنلی در حوزه اداری یا شماره انتقال یا تقسیم برای نام فعالیت های سازمانی سامانه به صورت خودکار یا کاربر به صورت (دستی

نحوه ورود اطلاعات

ضرورت اسفاده

اجباری

ندارد

تکرارپذیری

تمام موجودیت ها

کاربردپذیری

شرایط استفاده

پیش فرض

توضیحات

در برخی موارد تنها شناسانه ای که برای موجودیت وجود دارد نام آن است. در چنین شرایطی نام موجودیت در این خصوصیت فرعی ثبت میشود

ص: 145

2.0

نام: شناسانه طرحی

:برچسب IdentifierScheme

شماره ارجاع 200

تعریف

طرح مورد استفاده برای شناسایی موجودیت

نحوه ورود اطلاعات سامانه به صورت خودکار یا کاربر به صورت دستی

ضرورت استفاده وابسته به شرایط

تکرار پذیری

ندارد

کاربردپذیری

تمام موجودیت ها

زمانی باید از شناسانه طرحی استفاده شود که آن شناسانه مطابق با برخی از

شرایط استفاده طرحهای خارجی یا محلی تعیین شده باشد بنابراین زمانی که هیچ طرحی معلوم نشده این خصوصیت فرعی نباید به کار گرفته شود.

پیش فرض

توضیحات

استفاده از طرح هایی مانند شناسانه رقمی شیء نشانه اینترنتی مکان یاب یکپارچه (منابع سامانه مجموعه های اسناد کشورهای مشترک المنافع ، شاپا و شابک برای تعیین شناسانه های طرحی پیشنهاد می شوند این خصوصیت فرعی طرحهای مورد استفاده برای شناسایی موجودیت را فهرست وار بیان می.کند از این خصوصیت فرعی برای نشان دادن روش تشکیل (شکل دهی شناسانه ها استفاده نمی شود

ص: 146

1.1

نام :عنوان حرفی

برچسب :

Name words :

شماره ارجاع 1.1

نام اختصاص یافته به موجودیت ها

تعریف

نحوه ورود اطلاعات کاربر به صورت (دستی

ضرورت استفاده

اجباری

ندارد

تکرار پذیری

تمام موجودیت ها

کاربردپذیری

شرایط استفاده

پیش فرض

توضیحات

وقتی عنوان از واژگان کنترل شده استخراج شده باشد باید همه اجزای آن ،ساختار در زنجیره نویسه های عنوان حرفی عینا تکرار شود.

در شرایطی که عنوان یک موجودیت شناسانه آن نیز محسوب می شود لازم است آن عنوان در فراداده شناسانه عددی نیز درج شود.

201

نام: عنوان طرحی

برچسب: Name scheme

شماره ارجاع: 2.1

تعریف

عنوان طرح استفاده شده برای نام گذاری موجودیت

نحوه ورود اطلاعات کاربر به صورت (دستی

ضرورت استفاده وابسته به شرایط

تکرار پذیری

کاربردپذیری

دارد

تمام موجودیت ها

شرایط استفاده

پیش فرض

توضیحات

در شرایطی از این خصوصیت فرعی استفاده می شود که برای نام گذاری موجودیت ها از طرح خاصی مانند) طرح واژگان (کنترل )شده استفاده شده باشد. هنگامی که از زبان آزاد برای نامگذاری استفاده می شود این خصوصیت فرعی

کاربرد ندارد.

ممکن است برای تعیین عنوان موجودیت ها از مستندات مختلف مانند پرونده های مستند ،اسامی گنج واژه ها و فهرست های کنترل شده استفاده کنیم.

ص: 148

1.2

نام :تاریخ شروع

برچسب Start date

شماره ارجاع: 12

تعریف

تاریخ تولید یا اثرگذاری موجودیت

نحوه ورود اطلاعات سامانه به صورت خودکار

ضرورت استفاده

اجباری

تکرار پذیری

ندارد

کاربردپذیری

تمام موجودیت ها

شرایط استفاده

پیش فرض

توضیحات

22

نام :تاریخ خاتمه

برچسب

End date

شماره ارجاع 22

در این قسمت ممکن است تاریخ به همراه زمان یا تاریخ به تنهایی آورده میشود

تعریف

تاریخ خارج شدن موجودیت از دسترسی کاربر یا توقف حیات اداری آن

نحوه ورود اطلاعات کاربر به صورت( دستی)

ضرورت استفاده وابسته به شرایط

تکرار پذیری

ندارد

تمام موجودیت ها

کاربردپذیری

شرایط استفاده

پیش فرض

توضیحات

در این قسمت ممکن است تاریخ به همراه زمان یا تاریخ به تنهایی آورده می شود.

ص: 150

نام: تاریخ دریافت

برچسب: Acquired date

شماره ارجاع: 32

تعریف

تاریخ دریافت اسناد از سامانهٔ داخلی و یا سامانه های خارجی و نیز تاریخ دریافت

از پستهای الکترونیکی

نحوه ورود اطلاعات سامانه به صورت خودکار یا کاربر به صورت (دستی) ضرورت استفاده وابسته به شرایط

تکرارپذیری

کاربردپذیری

ندارد

فقط برای موجودیت سند

شرایط استفاده وقتی سندی از خارج سامانه دریافت شده باشد.

پیش فرض

توضیحات

برای پست الکترونیکی دریافتی اجباری و برای اسناد تولید شده خارج از سامانه

هم موکدا توصیه می شود.

402

نام :تاریخ انتشار

برچسب: Declared date

شماره ارجاع :42

تعریف

تاریخ در نظر گرفته شده برای اطلاع رسانی عمومی سند مطابق با

شیوه نامه تعیین سطح دسترسی

نحوه ورود اطلاعات سامانه به صورت خودکار یا کاربر به صورت دستی

ضرورت استفاده

تکرار پذیری کاربردپذیری

اجباری

ندارد

فقط برای موجودیت سند

شرایط استفاده

پیش فرض

توضیحات

این تاریخ یکی از اصولی است که باید در چرخه حیات اسناد الکترونیکی کاملاً مورد توجه قرار گیرد و بدون آن یکپارچگی و اصالت سند به مخاطره خواهد افتاد.

ص: 151

نام :نام خصوصیت

برچسب: Property name

شماره ارجاع: 1,3

تعریف

نام خصوصیت اصلی و خصوصیت فرعی که مقدار فعلی آن در نتیجه رابطه بین دو موجودیت تغییر کرده است.

نحوه ورود اطلاعات کاربر به صورت (دستی

ضرورت استفاده

اجباری

ندارد

تکرارپذیری

فقط برای موجودیت رابطه

کاربردپذیری

شرایط استفاده

پیش فرض