بسم الله الرحمن الرحیم

ص: 2

مدیریت اسناد الکتریکی

مجموعه مقاله های نخستین همایش ملی آرشیوی ایران

(آرشیو برای همه)

ص: 3

سازمان اسناد و کتابخانه ملی

جمهوری اسلامی ایران

مدیریت اسناد الکتریکي

مجموعه مقالات نخستین همایش ملی آرشیوی ایران

به کوشش: غلامرضا عزیزی

چاپ اول: 1389

ناشر: سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران

شمارگان: 1000

چاپ و صحافی: مرکز چاپ نشر شهر

بها: 4000 تومان

نشانی:

بزرگراه شهید حقانی (غرب به شرق)،

بعد از ایستگاه مترو، بلوار کتابخانه ملی

تلفن فروشگاه: 88941946. دورنگار: 88947496

ص: 4

سازمان اسناد و کتابخانه ملی

جمهوری اسلامی ایران

مدیریت اسناد الکتریکي

به كوشش:

غلامرضا عزیزی

مجموعه مقاله های نخستین همایش ملی آرشیو

(آرشیو برای همه)

ص: 5

ص: 6

ص: 8

پس از ورود اسلام به ایران، و با شکل گیری سازمان های اداری، «خزانه»

به عنوان محل نگهداری اسناد و مدارک به وجود آمد. در دوره غزنویان، محل نگهداری اسناد خزانه حجت» نامیده می شد. ایلخانان دارای مراکز متعددی برای نگهداری اسناد بودند. در این دوره، رونوشت فرمانها و احکام دولتی را در دفاتر مخصوصی ثبت می کردند که در آخر هر سال این دفاتر بسته و در خزانه اسناد نگهداری می شد. سنت نگهداری اسناد در محل های خاص، در دوران بعد نیز ادامه پیدا کرد. در دوره صفویه رونوشت احکام و نامه ها و اسناد، پس از ثبت در دفاتر مخصوص ظاهرا در عمارت چهلستون نگه داری می شد.

در زمان آقامحمدخان قاجار با توجه به عدم گسترش ساختار اداری، نیاز چندانی به دفاتر دیوانی و مستوفیان و بنابراین نگهداری اسناد و مدارک وجود نداشت. اما در دوران بعد به دلایلی چون گسترش مشاغل و جدا شدن خزانه جاری از خزانه ذخيره، فرمان های زیادی صادر شد و اهمیت ثبت و ضبط این فرمانها فزونی یافت. از زمان فتحعلی شاه، اسناد و مکاتبات و رونوشت فرمانها در دربار نگهداری می شد و آرشیو جزء اداره بیوتات به شمار می رفت.

در دوران ناصری، با گسترش دستگاههای اداری کشور و گسترش روابط ایران با کشورهای دیگر و اعزام نمایندگان سیاسی و سفرا، تنظیم و نگهداری اسناد سیاسی وزارت امور خارجه از اسناد مالی و اداری جدا شد اما روش صحیحی برای نگهداری اسناد موجود نبود. تا اینکه در سال 1287 ه. ش. وزارت خارجه با بهره گیری از روش بایگانی کشورهای اروپایی، بایگانی خود را سازماندهی کرد. پس از مشروطه و تشکیل وزارتخانه ها، اسناد و مدارک هر وزارتخانه در همان دستگاه نگهداری می شد.

در طول سالهای 1280 تا 1309ه-. ش. با توجه به مشکلات رخ نموده در دست یابی به پرونده های مالی، هیئتی فرانسوی - بلژیکی که برای اصلاح سیستم گمرکی ایران فعالیت می کرد، طرحی را برای اصلاح نظام بایگانی کشور ارائه داد و به اجرا در آورد. مشکلات ناشی از دسترسی به اسناد دولتی و رشد اسناد موجود

ص: 10

در بایگانی ها، سبب شد که برای نخستین بار در اردیبهشت ماه 1309 هیئت وزیران مصوبه ای را در خصوص جمع آوری اسناد و ایجاد مرکز اسناد دولتی به تصویب برساند. در سالهای بعد، دولت بررسی مقدماتی مشکلات تراکم روز افزون اوراق زائد را آغاز کرد. از جمله این کوششها می توان به تصمیم تشکیل اداره ای به نام «بایگانی کل کشور» (مهر ماه 1334) و ارائه طرح ایجاد «مرکز بایگانی راکد» (در اواسط سال 1343) اشاره کرد. این تلاش ها، سرانجام در سال 1349 با تأسیس سازمان اسناد ملی ایران به نتیجه رسید.

هر چند آن سازمان، قبل از انقلاب شکوهمند اسلامی کوششهایی را برای ساماندهی امور اسناد آغاز کرد، ولی در واقع بعد از پیروزی انقلاب اسلامی و به خصوص در سال های پایانی دهه شصت بود که این فعالیت ها به شیوه ای فراگیرتر ادامه یافت. با وجود این، متأسفانه آرشیو در ایران نتوانسته بود جایگاه خود را به درستی و به گونهای شایسته در میان رشته های دانشگاهی باز کند و آموزش آرشیو تا دو سال گذشته، به چند واحد درسی در مقاطع کارشناسی و کارشناسی ارشد محدود بود. از سوی دیگر، دورههای اسناد و مدارک که سازمان اسناد ملی ایران برگزار می کرد ادامه نیافت و از سطح معادل کارشناسی نیز فراتر نرفت و نتوانست در دانشگاهها راه پیدا کند.

ادغام سازمان اسناد ملی ایران با کتابخانه ملی در سال 1381، به رغم کاستی ها و ضعف های اولیه، خوشبختانه سبب شد تا مقوله آرشيو، بیش از پیش در کانون توجه قرار گیرد. در سال 1386 گروه تاریخ دانشگاه تهران، گرایش اسناد و مدارک تاریخی را در مقطع کارشناسی ارشد طراحی و اجرا کرد. هم اکنون سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، بر آن است تا در سال 1389، رشته مطالعات آرشیوی را در دوره کارشناسی ارشد به صورت مشترک با دانشگاه شهید بهشتی اجرا کنند. همچنین گروههای کتابداری که در تهران و مشهد تأسیس شده اند، تشکیل این رشته را دنبال میکنند. برگزاری نخستین همایش ملی آرشیوی ایران در سال 1388 نیز نشانگر عزم سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران بر فرایند دانش افزایی در این رشته است.

ص: 11

هفدهم اردیبهشت ماه در تقویم کشورمان، به بزرگداشت اسناد ملی اختصاص یافته است. گرامی داشت این روز مهم طی سالهای گذشته، فرصت مناسب و مغتنمی برای مرور و بررسی دوباره موضوع اسناد و آرشیو در سطح جامعه فراهم آورد. در سال 1388، معاونت اسناد ملی ایران با رویکرد تقویت آرشیو در ایران، کوشید تا در خلال برگزاری همایش، فرصت بررسی علمی موضوع آرشیو را از دیدگاههای گوناگون فراهم کند. همایش یادشده، در روزهای شانزدهم و هفدهم اردیبهشت با عنوان عمومی «آرشیو برای همه» در سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران و با همراهی مرکز اسناد و تاریخ دیپلماسی وزارت امور خارجه، کتابخانه و مرکز اسناد مجلس شورای اسلامی، سازمان کتابخانه ها، موزهها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی، مرکز اسناد انقلاب اسلامی، بنیاد شهید و امور ایثارگران، اداره کل آرشیوها و کتابخانه های سازمان صدا و سیما، مؤسسه مطالعات تاریخ معاصر ایران و مجمع هماهنگی کانونهای استادی و تاریخ پژوهی کشور (مهتاب) برگزار شد.

در این همایش دو روزه _ که نخستین تجربه گسترده و فراگیر در حوزه علوم

آرشیوی در سطح کشور بود _ جمعی از استادان و پیشکسوتان همراه با گروهی از پژوهشگران جوان، به ارائه مقاله و سخنرانی پرداختند. حضور این پژوهشگران جوان، افق روشنی پیشاروی پژوهشهای آرشیوی گشوده است.

امید آن که مجموعه مقاله های این همایش _که به منظور دانش افزایی در حوزه آرشیو برگزار شد _ بتواند ضمن نمایاندن چشم اندازی از وضعیت دانش آرشیو در ایران تا مقطع برگزاری آن همایش، به گسترش این امر مهم تاریخی _ فرهنگی در کشور یاری رساند.

علی اکبر اشعری

مشاور فرهنگی رئیس جمهور

و رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران

ص: 12

نیت برگزاری نخستین همایش ملی آرشیوی و ایجاد سنت برگزاری سالانه همایش آرشیوی به مناسبت روز اسناد ملی در مقیاس کشوری، با محور توسعه مباحث آرشیوی، مورد تأیید اعضای شورای اجرایی نشست واقع شد.

پس از تهیه و تأیید طرح برگزاری همایش، از سازمان های مرتبط و افراد ذی تأثیر و اشخاص علاقه مند برای تشکیل جلسه های هیئت علمی همایش دعوت به عمل آمد. متأسفانه تعدادی از افراد و نمایندگان مؤسسه های دعوت شده در جلسه انتخاب اعضای هیئت علمی همایش حاضر نشدند. در جلسه دوم از بین حاضران در جلسه افرادی به عنوان اعضای هیئت علمی انتخاب شدند که متأسفانه دو تن از آنان، از اوایل کار همکاری خود را با دبیرخانه همایش ادامه ندادند. اعضای هیئت علمی همایش عبارت بودند از آقایان دکتر خسروی (از سازمان اسناد و کتابخانه ملی)، دکتر رضایی شریف آبادی (مشاور رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی و استاد دانشگاه الزهرا(س)، نیکبخت (از مرکز اسناد انقلاب اسلامی)، ططری (از کتابخانه و مرکز اسناد مجلس شورای اسلامی)، فراستی (از مؤسسه مطالعات تاریخ معاصر ایران) و خانم ها مهندس فرزام (از سازمان اسناد و کتابخانه ملی) و فرضی از (اداره کل آرشیوهای سازمان صدا و سیمای جمهوری اسلامی ایران) به عنوان اعضای هیئت علمی همایش و آقایان دکتر مرادی به عنوان دبیر علمی و غلامرضا عزیزی به عنوان دبیر اجرایی انتخاب شدند.

محورهای نه گانه همایش عبارت بود از: آرشیوها، کتابخانه ها و موزهها: وجوه اشتراک و افتراق؛ همگرایی در آرشیوهای کشور: بایدها و نبایدها؛ نقش آرشیو در پژوهش ها؛ لزوم تدوین نظام ملی آرشیوی در کشور؛ مدیریت اسناد الکترونیک؛ آرشیوهای انقلاب و دفاع مقدس در ایران؛ فرایندهای آرشیو (گردآوری و ارزشیابی، پردازش و توصیف، حفظ و نگهداری و ارائه خدمات و اطلاع رسانی)؛ آموزش آرشیوداری و اهمیت آرشیوهای خصوصی (خانوادگی - مجموعه ها).

به تدریج با معرفی نمایندگان سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران، مرکز اسناد انقلاب اسلامی، کتابخانه و مرکز اسناد مجلس شورای اسلامی،

ص: 14

سازمان کتابخانه ها، موزه ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی، مرکز اسناد و تاریخ دیپلماسی وزارت امور خارجه، بنیاد شهید و امور ایثارگران، مؤسسه مطالعات تاریخ معاصر ایران و صدا و سیمای جمهوری اسلامی ایران، شورای اجرایی همایش نیز شکل گرفت. از جمله اقدام های این شورا، مشارکت در برگزاری نمایشگاه معرفی مراکز اسنادی و آرشیوی کشور، همزمان با برگزاری همایش بود.

تا زمان پایان ارسال چکیده _ و کمی پس از آن _ تعداد 132 عدد چکیده مقاله به دبیرخانه همایش رسید. این مقالات توسط 149 نفر (خواه نویسنده همکار و خواه یک نفر، یا نویسنده چند چکیده)، با سطح تحصیلات و تخصص های گوناگون و به طور عمده کتابداری و پس از آن، تاریخ نگاشته شده بود. (نگاه کنید به جدول ها)

به دلیل محدودیت زمان برگزاری همایش، امکان ارائه همه مقاله هایی که برای سخنرانی مناسب بود، پدید نیامد و هیئت علمی ناگزیر شد در بازنگری دوباره، از بین مقاله های دارای موضوع مشابه دست به گزینش بزند تا در هر یک از محورهای همایش، دست کم یک سخنرانی برگزار شود. گفتنی است برخی از محورهای همایش مورد اقبال پژوهشگران قرار نگرفت. برای نمونه از دو محور «همگرایی در آرشیوهای کشور: بایدها و نبایدها» و «لزوم تدوین نظام ملی آرشیوی در کشور»، فقط یک مقاله به دبیرخانه همایش رسید. همایش طی دو روز برگزار گردید و شامل مراسم افتتاحیه، هشت نشست و اختتامیه بود.

در مراسم افتتاحیه پس از نواخته شدن سرود جمهوری اسلامی و قرائت آیاتی

از کلام الله مجید، آقایان علی اکبر اشعری (مشاور فرهنگی رئیس جمهور و رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران) و دکتر محمدرضا باقر (رئيس آرشیو ملی هندوستان) سخنرانی کردند. سپس دبیر اجرایی همایش به ارائه گزارش پرداخت و بعد افراد زیر (به ترتیب) به سخنرانی پرداختند:

_دکتر ابراهیم افشار زنجانی و ملیکا خوشبخت: همگرایی آرشیو، کتابخانه و موزه؛

_امیر وفائیان، یوروپیانا: تحقق همکاری میان آرشیوها، کتابخانه ها و موزه ها در اروپا؛

ص: 15

_حمید فاطمیان: آرشیوهای مطبوعاتی؛ وجوه اشتراک و افتراق منابع آرشیوی با

کتابخانه ها؛

_بهناز زرین کلکی: اخلاق آرشیوی؛ رسول زوارقی: مدیریت پیشینه های الکترونیکی بستری برای تحقق دولت الکترونیک؛ -دکتر عزیز هدایتی خوشمهر: پیش نویس مدل مرجع استاندارد ملی در مدیریت اسناد الکترونیکی؛

_مریم پاکدامن نائینی، آناهیتا باواخانی و امیررضا اصنافی: آرشيو 2 راهکاری نوین در راستای خدمات اطلاع رسانی و مدیریت اسناد الکترونیکی در آرشیوها - ارائه الگوی پیشنهادی؛

لیلا نعمتی انارکی و رؤیا پورنقی: رقومی سازی آرشیوها - ضرورتها و چالش ها؛

مهدی افضلی: امضای رقمی و امنیت اطلاعات در مدیریت اسناد الکترونیکی؛

_رضیه یزدان نیا: پادکست ها در آرشیوهای دیداری شنیداری - فرصت یا تهدید؛

ناهید انتظاریان: نقش آرشیو در پژوهش؛

_فاطمه شیرالی: معاصرپژوهی در گنجینه اسناد قوه قضاییه - فرصت ها و چالش ها؛

فرحناز فتح اله زاده: لزوم تدوین نظام ملی آرشیوی در کشور؛

_ليلا مکتبی فرد: جستاری در توزیع، تکثیر و آرشیو فیلمهای مستند - منبع اطلاعاتی فراموش شده؛

_دکتر سید حجت مهدوی سعیدی: آرشیوهای انقلاب و دفاع مقدس؛

_سعید ملیح: آموزش آرشیو داری؛

_دکتر مهرداد نیکنام و طاهره طاهری: وجوه اشتراک و افتراق کتابخانه و آرشیو؛

_ابوالفضل حسن آبادی، جایگاه آرشیوهای شهرداری در عمومی سازی نقش آرشیوها؛

_محمود دقاقی و مهدی شفیعی: گستره جغرافیایی و سابقه تاریخی مجموعه های خصوصی و خانوادگی در ایران؛

_دکتر مرتضی کوکبی: مشکلات بایگانی به عنوان نقطة آغازین آرشیو - گزارشی از تجربیات یک مدیر گروه؛

ص: 16

_سهیلا فعال: توصیف کتابشناختی مواد آرشیوی با تأکید بر نام عام و خاص مواد؛

_ملیکا دهقان ابراهیمی: حفاظت و نگهداری اسناد رقمی - سیر تحول از گذشته تا حال؛

_دکتر عبدالحسین فرجپهلو، مرجان خجسته فر و معصومه دالوند: مدیریت دانش و خدمات مرجع در مراکز آرشیوی؛

_غلامرضا عزیزی: سیاست دسترسی به اسناد (با رویکردی به رویه های مورد استفاده در مراکز آرشیوی)؛

_میترا صمیعی، فریبرز درودی و علیرضا انتهایی: بررسی و تحلیل مدل مرجع نظام اطلاعاتی آرشیوی باز

تجلیل از نمایندگان دستگاهها و تشکیل جلسات پرسش و پاسخ از دیگر

قسمتهای نشستهای هشت گانه همایش بود.

آنچه پیش روی شماست مجلد اول از مجموعه مقالههای ارائه شده در نخستین همایش ملی آرشیوی ایران است که به موضوع مباحث مدیریت اسناد الکترونیکی اختصاص یافته است.

ص: 17

جدول 1_ ارائه دهندگان چکیده مقاله / مقاله با مدرک دکترا و کارشناسی ارشد و دانشجویان مقطع دکترا و کارشناسی ارشد به تفکیک رشته تحصیلی

ص: 18

جدول 2- ارائه دهندگان چکیده مقاله / مقاله با مدرک کارشناسی و پایین تر، به تفکیک رشته تحصیلی

نمودار 1- فراوانی شرکت کنندگان بر اساس مدرک تحصیلی

ص: 19

ص: 20

نتوانیم آنها را از منابع ثابت کتابخانه _ تحت مالکیت کتابخانه به حساب بیاوریم عبارت است از عدم مالكيت ادواریها توسط کتابخانه ها، مشکل اعتبار ادواری ها، لزوم آموزش های مختلف برای کتابداران و کاربران نهایی، خطوط ارتباطی نامناسب، مسائل امنیتی و حقوقی، موانع روانی و رفتاری، روشهای متفاوت قیمت گذاری و مالكيت ادواری ها (محسنی، 1384، صص90 تا 120؛ يمين فيروز و داورپناه، 1383، ص45 يعقوبی، 1385، صص 135 تا 139).

بنابراین، این موضوع از اهمیت بسزایی برخوردار است که کتابخانه ها خود بتوانند به توليد و رقمی کردن بخش گسترده ای از منابع اطلاعاتی مورد نیاز استفاده کنندگان بپردازند تا از این طریق بتوانند دسترس پذیر بودن منابع رقمی را در مدت زمان طولانی تضمین کنند و بر مالكيت منابع رقمی خود تسلط داشته باشند (کوشا، 1384، ص 1418).

همچنین در زمینه مجلات چاپی و الکترونیکی باید ذکر گردد که به دلیل تجاری شدن امر انتشار مجلات در جهان به طور متوسط بین 15 تا 20 درصد افزایش سالیانه از اوایل دهه 1980 وجود داشته است، در حالی که در آن سال ها نرخ تورم در کشورهای تولیدکننده 5 درصد بوده است. کتابخانه های دانشگاهی کشورهای تولیدکننده و واردکننده، همگی از چنین افزایش قیمتی تاثیر پذیرفتند (پرتو 1373، صص 46 تا 73). اما با وجود افزایش 260 درصدی هزینه اختصاص یافته به نشریه ها در کتابخانه ها در فاصله سالهای 1986 تا 2003، میزان منابع اشتراک کاهش یافته است (2003 ,LRA).

همچنین در سال 1993 کمتر از 250 مجله الکترونیکی در اینترنت وجود داشت که این تعداد در سال 1997 به حدود 3500 نشریه رسید و در مورد مجلات رایگان پیوسته در حالی که در سال 1997 حدود 70 درصد نشریه های الکترونیکی رایگان بود، این میزان به 25 درصد در سال 2003 کاهش یافت (جمالی مهموئی، وکیلی مفرد و اسدی، 1385).

از این رو مسائل مطرح در زمینه منابع رقمی کتابداری و اطلاع رسانی و

ص: 24

فعالیت های آن _ یعنی فراهم آوری و حفاظت، سازماندهی، اشاعه و مدیریت _ به چالش کشیده شده است و عدم توجه به این موارد، کتابداری و اطلاع رسانی و موقعیت علمی کشورها را با مشکل مواجه خواهد کرد. همه این موارد اهمیت توجه به مسائل جدید در دنیای اطلاع رسانی و آرشیو را مطرح می س ازد.

منظور اطمینان بخشی به نسل های آتی برای استفاده از منابع ارزشمند رقمی که در دهه های پیشین به شدت بر روی آن سرمایه گذاری شده، حمایت و وجود منابع کافی در مقطع برنامه ریزی ضروری است. بر همین اساس یونسکو برای ارتقای محافظت رقمی، برنامه ها و خط مشی های زیر را ارائه کرده است:

1. برنامه جامع و وسیع رایزنی با دولت ها، سیاست گذاران دولتی، نهادهای مرتبط و کارشناسان میراث، برنامه نویسان و همچنین سازمان های استانداردسازی؛

2. ارائه راهنمایی های فنی؛

3. اجرای پروژههای کوتاه مدت و آزمایشی؛

4. آماده کردن پیش نویس منشور محافظت از میراث الکترونیکی.

آرشیو سنتی بین دو مفهوم Preservation (که از مصنوعات منفرد مراقبت میکند) و Conservation (که محتوا را حتی در صورت نابودی یا خرابی مصنوع اصلی حفظ می کند) تمایز قائل می شود. این در حالی است که در آرشیو رقمی سعی بر حفظ محتواست (شريف، 1385). نگه داری از زیربنای سخت افزاری و نرم افزاری را که از یک منبع رقمی پشتیبانی می کند، حفاظت از فناوری گویند. اگر حفاظت از فناوری به عنوان راهبردی حفاظتی برگزیده شود، باید با چرخه منظم روزآمدسازی رسانه همراه باشد.

حفاظت منابع پیوسته، در کشورهای مختلف مورد توجه قرار گرفته (رود، 1384، صص 105 تا 112) و پروژه مقدماتی نشر الکترونیکی به عنوان نخستین پروژه آرشیو سازی وب از سوی کتابخانه ملی کانادا در سال 1994 شروع شده است. همچنین از سال 1996 کتابخانه ملی استرالیا و سه مرکز گردآوری منابع با برنامه پاندورا (1) شروع به مدیریت منابع رقمی برای حفاظت طولانی مدت کرده است (گاتين - بای، 1385، ص 262). این کتابخانه ها در انتخاب منابع وب، رویکرد گزینشی داشتند و منابع گردآوری شده خود را فهرست نویسی میکردند. در حال حاضر برنامه های مشابهی هم در کشورهای دیگر به گردآوری و آرشیو سازی منابع الکترونیکی

ص: 26

پرداخته اند (منرهایم، 1385، صص 93 تا 98).

برنامه های سدارس (1)، ندلیب (2)، اینترپرس (3) و پریزرو (4) از نمونه های معروف طرح های آرشیوسازی منابع الکترونیکی در جهان هستند (رود، 1384، صص 105 تا 112). سه رویکرد مؤسسه ای، ملی و بین المللی برای نگهداری منابع آرشیوی اجرا می شود و سپردن این وظیفه به کتابخانه ملی هر کشور و گنجاندن واسپاری رقمی راه حل خوبی برای این کار است (منرهایم، 1385، ص87).

آرشیو سازی و حفاظت دائمی انتشارات الکترونیکی را می توانند ناشران مجله های الکترونیکی، کتابخانه های محلی یا با همکاری منطقه ای صورت دهند. بسیاری از ناشران، مجلات الکترونیکی را پس از انتشار، آرشیو می کنند. بررسی 1994 انجمن کتابخانه های دانشگاهی نشان می دهد که 28 درصد کتابخانه های بررسی شده برای آرشیو سازی به ناشر وابسته اند. مسئله ای که در اینجا وجود دارد این است که بسیاری از بررسی کنندگان معتقدند که نمی توان برای آرشیو دائمی به ناشران اتکا کرد. یک ناشر ممکن است به یک باره ناپدید شود یا اینکه به این نتیجه برسد که دیگر آرشیو سازی منابع الکترونیکی برای او سود مالی به همراه نخواهد داشت. 39 درصد در کتابخانه های محلی و 36 درصد بر اساس همکاری های ملی یا منطقه ای اقدام به آرشیو سازی مینمایند (نیسونگر، 1383).

ذخیره سازی اطلاعات موجود بر روی اینترنت تا این زمان دغدغه کتابخانه های ملی کشورها بوده است و کتابخانه کنگره آمریکا و کتابخانه ملی استرالیا از پیشگامان آن بوده اند. این کتابخانه ها در کار مجموعه سازی میراث رقمی با دو مشکل روبه رو هستند: یکی افزایش سریع حجم و کنترل ناپذیری تولید و دیگری ناپدید شدن و تغییر سریع آنها (افشار، 1384، ص1707).

ص: 27

اطلاعات آرشیو سازی شده باید حالت گزینشی داشته باشند. در زمینه انتخاب سازمان جمع آوری کننده اطلاعات، دقت به امکانات و دوام آنها بسیار ضروری است (منرهایم، 1385، ص 93).

دو راهبرد «کپی برداری» و «روزآمدسازی» به منظور حفاظت از داده های رقمی، در کنار دیگر راهبردهای حفاظتی مورد استفاده قرار می گیرند. در کپی برداری، جریان بیتی در حافظه جانبی دیگری ذخیره می شود تا در صورت بروز مشکل در نرم افزار یا سخت افزار حاضر، اطلاعات از میان نرود. در جریان کپی برداری، نوع حافظه جانبی تغییری نخواهد کرد؛ اما هنگامی که بحث از روز آمدی به میان می آید، به این مفهوم است که داده ها با همان الگوی بیتی، اما به رسانه یا حافظه جانبی دیگری از نوعی دیگر منتقل می شود (42.Tnistram, 2002٫ p).

در روزآمدسازی، جریان بیتی درست به همان صورتی که هست کپی میشود و در داده های زیر ساختاری هیچ تغییری ایجاد نمی کند. هر نوع سیاست حفاظتی که اتخاذ کرده باشیم، روزآمدسازی فرایندی است که باید اجرا شود. با پیشرفت فناوری، روزآمدسازی فرایندی ساده است و اگر به طور مناسبی انجام گیرد و مستند شود، احتمال از دست دادن داده ها بسیار اندک خواهد بود (دیگان، 1382، ص 281).

کپی برداری و روزآمدسازی، سادبهترین و ارزان ترین قسمت حفاظت است. اگرچه از این طریق حفاظت فیزیکی عملی می گردد، اما مهم تر از حفاظت فیزیکی، حفاظت منطقی اطلاعات رقمی است. این نوع حفاظت به محتوای اطلاعات می پردازد و درک و پردازش اطلاعات کدگذاری شده را توسط انسان و رایانه امکان پذیر می سازد. لازم است منبع رقمی به صورت کامل حفاظت شود و حفاظت کامل به معنای حفاظت فیزیکی صرف نیست. حفاظت منطقی به معنای حفاظت از برنامه های کاربردی، سیستم های عامل و محیط سخت افزاری است که اجرای برنامه را تضمین میکند (2004 ,Cordiro). در نتیجه، تنها روزآمدسازی نمی تواند تکنیک مناسبی در این شرایط باشد و به همین منظور از راهبردهای دیگری نیز باید در کنار آن بهره جست. دو راهبرد قالب در این زمینه، راهبرد «مهاجرت» و

ص: 28

شبیه سازی» است.

راهبرد «مهاجرت» شامل انتقال دورهای مواد رقمی از نسلی از فناوری _ سخت افزار و نرم افزار _ به نسلی دیگر است (2004 ,Cordiro). پرونده ها شامل دو عنصر پایه ای هستند: عنصر محتوا و عنصر ساختار. میان دو عنصر ساختار و محتوا ارتباطی وجود دارد که تجلی آن در پایگاه های اطلاعاتی مشهود است. در مهاجرت، عنصر محتوا ثابت است و مهاجرت تنها به انتقال و بازآرایی ترتیب ساختار پرونده ها در قالب مقصد می انجامد. انتقال، مستلزم تغییر پیکربندی داده های زیربنایی است، بدون آن که در محتوای فکری آن تغییری ایجاد شود. وقتی سخت افزار و نرم افزار تغییر می کند، انتقال داده ها نیز ضرورت می یابد. تغییر سخت افزار و نرم افزار به این معناست که دیگر نمی توان به داده ها دسترسی داشت، مگر آنکه آنها را به ماشین ها و برنامه های جدیدتر انتقال داد. در این انتقال هر چه ساختار دادهای سادبهتر باشد احتمال حفاظت از محتوا بیشتر است (شریف، 1385).

رویکرد نظام مند طولانی مدت در این زمینه آن است که مهاجرت بر مبنای کاهش تنوع قالب ها انجام پذیرد. رسیدن به مجموعه ای از استانداردها که توسط عده کثیری از تولیدکنندگان و توزیع کنندگان مورد قبول باشد و مجموعه های هماهنگ با آن تحت پوشش باشند، تعداد دفعات مهاجرت را کاهش خواهد داد. نمونه ای از این قالبها، SGML و XML برای داده ها و ابر داده ها و قالب TIFF برای تصاویر هستند (2004 ,Cordiro).

زمان، امری حیاتی در انتقال است و باید به محض تعریف قالب های جدید و پیش از مهجور شدن قالبهای کنونی، انتقال صورت گیرد. اگر نسلی از بین برود ممکن است تبدیل داده ها دشوار گردد و اگر نسل های بیشتری از بین بروند، ممکن است داده ها کاملا نابود شوند. چرخه های انتقال باید نسبتا پی در پی انجام گردد (دیگان، 1382، ص 283).

انتقال، فرایندی نامطمئن است که بروندادی نامطمئن دارد. یک روش کاهش این ناامنی، استفاده از مدیریت خطرپذیری است که مراحل انتقال را به پله هایی مشخص

ص: 29

و قابل تعریف و تعيين، تقسیم می کند و با محاسبه میزان ریسک یا خطر و تحلیل مراحل، به کاهش میزان خطر کمک می نماید.

برای حفظ اطلاعات فناوری از آن استفاده می شود. این ابر داده، حفاظت و پشتیبانی از شیء رقمی را فراهم می آورد، به علاوه می توان برای گزارش راهبردهای شبیه سازی و مهاجرت نیز از آن استفاده کرد و به این ترتیب از صحت اطلاعات اطمینان یافت. همچنین ابرداده حفاظتی، اطلاعات مورد نیاز برای نگه داری و حفاظت از زیست پذیری، ترجمه پذیری و فهم پذیری منبع رقمی، بعد از گذشت مدت زمان طولانی است. برای زیست پذیری لازم است که رشته های بیتی اشیاء رقمی آرشیو، دست نخورده و خوانا باقی بمانند. ترجمه پذیری مربوط به آن است که رشته بیتی به شکلی قابل مشاهده برای کاربر انسانی یا پردازش توسط رایانه ترجمه شود. فهم پذیری شامل فراهم آوری اطلاعات کافی است به طوری که محتوای ترجمه شده توسط کاربر نهایی درک و تفسیر شود (2004 ,Cordiro). بنابراین قالب الكترونیکی، قالبی زودگذر و ناپایدار است و احتیاج به آرشیو سازی دارد. مسئله آرشيوسازی و حفاظت دائمی انتشارات الکترونیکی مسئله بی نهایت دشواری است. همچنین اگر قرار است مجموعه کتابخانه دسترسی طولانی مدت را تضمین نماید باید امکانات آن را هم فراهم کند (2005 ,Asproth).

جذب بودجه لازم برای نه تنها کتابخانه ها، بلکه برای آینده پژوهشی و آموزشی دانشگاهها مهم و اساسی است و کمبود و عدم دسترسی به منابع روزآمد و حتی آرشیوهای گذشته مجموعه های پیوسته می تواند آموزش و پژوهش کشور را با مشکل روبه رو سازد. تحقیقاتی که در کشورهای پیشرفته انجام شده است نشان می دهد که به منابع پیوسته متکی نیستند بلکه منابع چاپی را مبنایی برای تولید کتابخانه رقمی قرار داده اند و علاوه بر آن به آرشیو سازی منابع پیوسته موجود در اینترنت اقدام کردهاند و برنامه های بسیاری در این زمینه در حال اجرا است.

از این رو بهتر است برای رفع این مشکلات از طرف مسئولان کتابخانه ها فکری اندیشیده شود و با دفاع از بودجه مناسب برای کتابخانه ها در صدد رفع این مشکلات برآیند و یک طرح ملی برای آرشیو سازی منابع پیوسته اندیشیده شود و اولین گام در این زمینه، ایجاد هماهنگی بین فعالیت های کتابخانه های کشور و تهیه فهرستگان کتابخانه هاست. اولین فهرستگان می تواند در زمینه پایان نامه ها باشد که دارای ارزش آموزشی و پژوهشی بالایی هستند و بیشترین ضرورت تهیه چنین فهرستگانی در این زمینه مشاهده می شود. ایجاد مرکز ملی آرشیوسازی وابسته به کتابخانه ملی و استفاده از کتابخانه های مرکزی کشور به عنوان شعبه های گردآوری این سازمان، می تواند شروعی برای فعالیت های گردآوری، سازماندهی و اشاعه منابع پیوسته و همچنین رقمی سازی منابع مهم چاپی باشد.

همچنین امروزه وجود منابع الکترونیکی را دلیلی برای کاهش هزینه های خرید منابع چاپی ذکر میکنند که نمونه آن حذف خرید مجلات چاپی در دانشگاه های کشور است. همچنین مسئله دیگر _که حاصل منابع پیوسته است _ پیش بینی پدیده جامعه بدون کاغذ است و اینکه با توجه به گستردگی منابع اطلاعاتی الکترونیکی و قابلیت های آن، استفاده از منابع چاپی به مراتب کمتر می شود و لزومی به ارزیابی آنها نیست. در پاسخ باید ذکر کرد که مرور تحقیقات در زمینه های مختلف مانند تحلیل استنادی پایان نامه ها و بررسی الگوی رفتاری پژوهشگران (تصویری قمصری، 1383، صص 75 تا 88)، رفتار اطلاع یابی اعضای هیئت علمی (شیر دل، 1385،

ص: 32

صص 201 تا 220)، روشهای توسعه منابع اطلاعاتی الکترونیکی در کتابخانه های رقمی (ماهر النقش، 1385، صص 85 تا 97) و میزان استفاده دانشجویان و اعضای هیئت علمی از منابع چاپی و الکترونیکی و اهمیت آنها (جوکار و دهقانی، 1385، ص83؛ يمين فيروز و داورپناه، 1383، ص45) نشان از استفاده زیاد از این منابع در آموزش و پژوهش دارد و ضرورت تهیه منابع چاپی در کتابخانه ها حتی بیشتر شده است.

از این رو وجود منابع پیوسته نباید موجب نادیده گرفتن نقش کتابخانه ها و منابع چاپی شود. چون کتابخانه ها چیزی بیشتر از مجموعه ای از اطلاعات هستند و به همین سبب نمی توان انتظار داشت که با الکترونیکی شدن اطلاعات، کارکردهای کتابخانه ها از میان برود. الکترونیکی شدن منابع، فقط موجب تغییر نقش کتابخانه ها و پیچید بهتر شدن آن شده است و از این گذشته، منابع الکترونیکی بیشتر به عنوان مکمل منابع چاپی شناخته می شوند (يمين فيروز و داورپناه، 1383، ص45). بنابراین، توجه به حفظ منابع چاپی، آرشیو سازی منابع الکترونیکی و مدیریت مناسب این منابع توسط یک سازمان ملی و متخصص برای آینده علمی کشور ضروری است و عدم توجه به این موارد، در آینده نزدیک، کشور را با بحران اطلاعات علمی روبه رو خواهد کرد.

ص: 33

کوشا، در: حری، عباس، گزیده مقالات ایفلا 97 (دانمارک، 31 اوت تا 5 سپتامبر 1997)، تهران: کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران، صص 267 تا 250.

_ کاریگان، دنیس ب. (1376)، «نظریه ای در مجموعه سازی»، ترجمه نجلا حریری، فصلنامه پیام کتابخانه، 33، 7، ش 4 (زمستان)، صص 26 تا 33.

_ گاتينبای، پم (1385)، «گردآوری و مدیریت منابع وب برای دسترسی بلندمدت: نقش کتابخانه ملی استرالیا در فعالیت های ICABS»، ترجمه فرزانه شادان پور، در: خسروی، فریبرز، گزیده مقالات ايفلا 2004 آرژانتین (22-27 اوت)، تهران: سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران، صص 360 تا 367.

- لاین، موریش ب. (1378)، « لزوم حفظ مجلات چاپی کتابداری و اطلاع رسانی»، ترجمه نیره امامی، در: حری، عباس، گزیده مقالات ايفلا 97 (دانمارک، 31 اوت تا 5 سپتامبر 1997)، تهران: کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران، صص 44 تا 53.

_ ماهر النقش، بابک (1385)، «بررسی روش های توسعه منابع اطلاعاتی الکترونیکی در کتابخانه های رقمی شهر تهران»، فصلنامه کتاب، دوره 17، ش 2.

_ محسنی، حمید (1385)، مدیریت مجلات، تهران: کتابدار.

- منرهایم، يوهان (1381)، «وب، میراث رقمی: وظایف جامعه کتابداری در نگهداری منابع رقمی»، ترجمه علیرضا بهمن آبادی، در: خسروی، فریبرز، گزیده مقالات ايقلا 2000 بیت المقدس (13-17 اوت 2000)، تهران: کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران، صص 87 تا 98.

_ نيسونگر، توماس (1385)، «مسائل مربوط به مدیریت مجموعة مجلات الکترونیکی»، ترجمه زهره زاهدی، نما، مجاه الکترونیکی پژوهشگاه اطلاعات و مدارک علمی ایران، 5، ش 3، قابل دسترس 1387/5/8 ، در http://www irandoc.ac.ir/data/e_j/vol5/zahedi_2_abs. html

_ یعقوبی، جعفر (1385)، «کتاب های الکترونیکی: مفاهیم، مزایا و شیوه تهیه»، فصلنامه کتابداری و اطلاع رسانی، 35، ج 9، ش. 3( پائیز)، صص 135 تا 139.

_ARL (2003), “ARL Statistics 2002-03, Monograph and Serial Costs in ARL Li-braries 1986 - 2003, Washington D. C, Association of Research Libraries”, viewed 13 August 2008, http://www.arl.org/stats/arlstat/graphs/2003/monser03.pdf __Asproth, V. (2005), "Information Technology Challenges for Long Term Preservation of Electronic Information”, IJPIS, Vol. 1, viewed 13 August 2008 in: http://www.ijikm.org/volume2/1jikiv2p089-098asproth233.pdf

_Brodsky, k. (2003), “If You Build Will They Come? Using a New Library Building to Establish a Culture of Marketing”, The Reference Librarian, No. 82, pp. 183-196.

Buttenfield, B. K. (1999), “Usability Evaluation of Digital Libraries”, in: Stern, D., Digital Libraries Philosophies, Technical Design Considerations, and Example Scenarios, Haworth Press, New York, pp. 39-59.

_Cordiro, M. I. (2004), From Rescue to Long-term Maintenance: Preservation as a Core Function in the Management of Digital Assets (electronic version). VINE, 34 (1), 6-16.

_Fenner, A. (ed.) (2005), Managing Digital Resources in Libraries, Haworth Information Press, New York.

ص: 35

_Lesk, M. E. (1999), “The Organization of Digital Libraries”, in Stern, D., Digital Libraries Philosophies, Technical Design Considerations, and Example Scenarios, Haworth Press, New York, pp. 9-27.

__Russell, K. (1999), Digital Preservation: Ensuring Access to Digital Materials into the Future, Retrieved April 26, 2006, from http://www.leeds.ac.uk/cedars/ chapter.htm

_Tristram, C. (2002), Data Extinction. MIT Technology Review, Retrieved April 26, 2006, from http://www.library.cornell.edu/iris/tutorial/dpm/terminology/strate-gies.html

ص: 36

ص: 37

و مسئولان فرهنگی قابل پذیرش نیست.

آرشیو در اصطلاح به مجموعه نوشته ها و اسنادی گفته می شود که خود حاصل فعالیت های روزمره و مستمر دیوانهای سابق و ادارات کنونی است و معمولا شامل نوشته ها و اسنادی نظیر شرح وظایف، دستورات، خط مشی ها، تشکیلات، فعالیت های اجرایی و نیز مسائل حقوقی، فرهنگی، اجتماعی، نظامی و هر نوع اوراق مهم دیگر نظیر قباله های فروش، رقبات و پیش نویس مکاتبات است که به سبب ارزش دائمی شان در محلی به همین نام نگه داری می شوند.(1)

در تعریفی دیگر، آرشیو مجموعه سازمان یافته ای از اسناد شامل نامه ها، کتاب ها، نقشه ها، نوارهای صوتی، مواد دیداری و شنیداری و سایر مواد ارزشمندی معرفی شده است که در جریان مسائل حقوقی یا معاملات تجاری تولید و دریافت و به سبب ارزش دائمی شان حفظ شده اند.(2) آرشیو یکی از مراکز مهم اطلاعاتی است که منحصرا بر اثر فعالیت های سازمانی واحد، خانواده ای واحد و حتی فردی واحد ایجاد می شود و گسترش می یابد.

یکی از اهداف آرشیوها حفاظت از اسناد است. اما علاوه بر حفاظت، هدف دیگر آرشیوها، ایجاد امکان دستیابی آسان به اسناد است. با پیشرفت فناوری و بهره گیری از دستگاه های ریز فیلم و ریز فیش و رایانه، این امکان فراهم شده است که به جای نسخه اصلی اسناد، فتوکپی، تصویر و نسخه رایانه ای آنها در اختیار محققان قرار گیرد. آرشیوهای رقمی راه حل مناسبی برای رفع مشکلات ناشی از ارائه خدمات آرشیوی به متقاضیان است، زیرا جست و جو، حمل و نقل و کار روی اسناد رقمی بسیار آسان تر از اسناد کاغذی است.

جدل آمیز ترین و فراگیرترین بحثها در حوزه آرشیوداری درباره تاثیر رقمی کردن است. تولید و استفاده از فناوری آنالوگ، مرحله به مرحله متوقف و فناوری رقمی

(3)

ص: 40

جایگزین آن می شود. در این زمینه، این سؤال مطرح می گردد که آیا تولید مواد آنالوگ به طور فزاینده، فناوری رقمی را به خدمت می گیرد؟ آیا دیگر نیازی به آرشیوها خواهد بود؟ این پرسش ها و پرسش هایی از این دست، پرسش های مطرح کنونی است. پیشینه رشته به ما می آموزد که باید به همه پیشگویی های فناورانه به دیده تردید نگریست. تنها راهنمای مطمئن، اندوخته تجربه است. بعید است که قالبی نهایی» وجود داشته باشد. بنابراین می توان بر اساس تجربه گذشته پیش بینی کرد که چیزی دیگر -هر چه که باشد - پس از رسانه های رقمی خواهد آمد.

اگر به هیچ علت دیگری نباشد، دست کم به علت میل به سکون و ایستایی (inertia) می توان انتظار داشت که آرشیوها در آینده ای نه چندان دور، همچنان در حال اداره مجموعه های بزرگ محملها در همه قالبهای تاریخی، به همراه فناوری ها و مهارتهای مرتبط با آنها خواهد بود.

با گذشت زمان مسائل مدیریت پیچید بهتر و برنامه های کوچ وسیع تر می شود. اما این احتمال نیز وجود که توجه بیشتری به ارزش بشرساختگی مجموعه های خود و جنبه های موزه ای کار معطوف شود. کوچ از آنالوگ به رقمی با اتلاف همراه است. در این روند، مقداری از محتوا از دست می رود. کوچ از رقمی به رقمی، از لحاظ نظری بدون افت کیفیت است؛ گرچه در عمل لزوما این گونه نیست. آرشیوها و کتابخانه های جهان با چالشی مشترک برای نگه داری مقدار تقریبا غیر قابل تصوری از داده های رقمی و چشم انداز نگه داری درازمدت آنها روبه رو هستند و در این مرحله به تعداد پاسخها، پرسش مطرح می شود. مسائل مربوط به پیشرفت نرم افزاری و سخت افزاری، نفع تجاری در برابر نفع عمومی، تحمل اقتصادی و مدیریت ریسک از جمله مسائلی است که پیش رو قرار دارد.

آرشیوهای رقمی به گونه ای فزاینده از فناوری رقمی، هم به صورت رو خطی و هم با استفاده از سیدی، وی سی دی، دی وی دی و دیگر محمل های رقمی به منظور دسترس پذیر کردن مجموعه های خود استفاده می کنند و همزمان مواد بر محمل های

ص: 41

آنالوگ باثبات تر به همان شکل حفظ می شوند.(1) توسعه مجموعه های رقمی و تکثیر چنین محتویاتی در عصر «انفجار اطلاعات» روش مدیریت و کاربرد اطلاعات را تغییر داده است. از طرفی مجموعه های رقمی شده، روش کاربرد، نگهداری، سازماندهی و دسترسی به اطلاعات را تغییر داده است.

ظهور فناوری رایانه و شبکه و کاربرد گسترده آن موجب پیدایش انواع جدید منابع اطلاعاتی و بروز تغییرات مهمی در فنون، روش های گردآوری و حفظ و اشاعه این منابع شده است. به تبع تحول بنیادینی که در رسانه های اطلاعاتی و ابزار ضبط، ذخیره و خواندن محتوا رخ داده، در مفاهیم سنتی سند و اثر، تغییراتی متناسب با دانش و ابزار نوین حاصل شده است. مجموعه این تحولات، نقش و وظایف سازمانهای مسئول حفظ و اشاعه اطلاعات را دستخوش دگرگونی ساخته است. همچنین پیشرفت های سریع در حوزه فناوری اطلاعات به شکل بارزی دسترسی به اطلاعات را آسان تر کرده است به طوری که می توانیم از آن به عنوان انقلاب اطلاعاتی یاد کنیم. در این میان آرشیودارها با توجه به نقش و کارکرد خود تأثير بسزایی در انتخاب بهترین راه برای حرکت از محیط سنتی به محیط رقمی بر عهده دارند. با رشد سریع فناوری و تغییر چشمگیر محمل های اطلاعاتی، مسائلی از قبیل قدیمی شدن محمل ها، نیاز به امکانات، ابزارها و روش های خاص برای استفاده از این منابع آرشیوی برای عموم مشکلاتی سخت و دشوار به نظر می رسد و می طلبد همگام با رشد فناوری های جدید اطلاعاتی، آرشیو نیز محمل های قدیمی را به محمل های جدید تبدیل کند.

امروزه با توجه به افزایش به کارگیری فناوری های اطلاعاتی و ارتباطی، ثبت و ضبط میراث مستند بشری و مدیریت آنها بستگی زیادی به فناوری های اطلاعاتی دارد. بنابراین در مدیریت پیشینه های الکترونیکی علاوه بر کارکنانی همچون مدیر و آرشیودار که نقش های کلیدی بر عهده دارند، به حضور مهندسان رایانه و آشنا با فناوری های اطلاعاتی نیز نیاز است.

ص: 42

کتابخانه کنگره آمریکا از سال 1990 منابعی را از مجموعه هایش بر می گزید و بر لوح فشرده ذخیره می کرد. این طرح حافظه امریکا(1) نامیده می شد. در سال 1998 این کتابخانه، کار تهیه و تدوین استراتژی رقمی را آغاز کرد. پس از بررسی های فراوان در سال 2000 کنگره آمریکا قانونی را که «زیر ساخت و حفاظت اطلاعات رقمی»(2) نام دارد به تصویب رساند که در آن بر اهمیت حفظ محتوای رقمی برای نسل های آینده تصریح شده است. یکی از اهداف این قانون، دسترس پذیر و قابل استفاده ساختن منابع برای کنگره و مردم آمریکا و تداوم و حفظ مجموعه دانش و خلاقیت جهانی برای نسل های آینده است.(3)

در این بین مطالعات فراوانی در خصوص حفاظت از میراث بشری انجام داده اند که یکی از این مطالعات توسط ابراهیم انجام شده است. او به شکل وسیعی درباره وظایف اصلی مؤسساتی مانند کتابخانه ها، آرشیوها و موزه ها که به عنوان «مؤسسات فرهنگی»(4) شناخته می شوند، در رابطه با حفاظت از میراث فرهنگی برای نسل های آینده به مطالعه پرداخت. او معتقد بود که اطلاعات و منابع می تواند به طور کل ناپدید شود، اگر به صورت جدی از آنها حفاظت نشود.(5)

«حافظه گمشده؛ کتابخانه ها و آرشیوهای از بین رفته قرن بیستم» عنوان تحقیقی است که چندی پیش یونسکو انجام داده و در آن تخریب گسترده مجموعه کتابخانه ها و آرشیوهای قرن بیستم را به تفصیل شرح می دهد. این مجموعه که با قصد جلب نظر جامعه حرفهای، عموم مردم و مقامات ملی نسبت به فقر اجتماعی و فرهنگی ایجاد شده به علت ناپدید شدن گنجینه های آرشیوی و کتابخانه ای گردآوری و تأليف شده، بر لزوم مراقبت و نگهداری از این مواریث ارزشمند تأکید داشت.

این تحقیق، خسارات جبران ناپذیر وارده در اثر نابودی مدارک آرشیوی منحصر به فرد و همچنین مجموعه های گرانبهای کتابخانه ای را افشا می کند، اما با

ص: 43

وجود این، مطالعه خسارات مستند به علت بلایای طبیعی که تنها با کمی تلاش می شد از آن جلوگیری کرد، بسیار اندوه بار است. پذیرفتن اعمال انسانی، به عنوان مهم ترین عامل خسارات کلان، موجب تأسف است. دزدی و خرابکاری هنوز موجب آفت رسانیدن به کتابخانه ها و آرشیوها می شود. طی جنگ ها، با آتش زدن و از بین بردن کتاب ها و اسناد به عنوان تجسم فرهنگ یک جامعه، مجموعه های بی شماری برای همیشه از بین رفته است. اگر هویت ملی» نابود شود، دشمن پدیدار خواهد شد. عوامل تهدیدکننده میراث بشری محدود به ما نیست و آثار، اسناد و اطلاعات در تمام دنیا در معرض نابودی هستند.(1)

در کتابخانه ملی فلورانس به بیش از 2 میلیون کتاب آموزشی، اجتماعی، کودکان و عمومی خسارت وارد کرد. در اثر سونامی به آرشیوها و کتابخانه های جنوب شرقی آسیا خسارات شدید وارد آمد. همچنین طی چند سال اخیر سیلاب ها، طوفان ها، سونامی ها، زلزله ها و آتش سوزی ها، منجر به از بین رفتن تعداد زیادی از کتابخانه ها و آرشیوها در سراسر جهان شده است. آب و هوای گرم و مرطوب موجب افزایش خسارت در کشورهای مناطق حاره می شود؛ اما متأسفانه پدیده های زیست محیطی تنها خطرات از بین برنده میراث مستند نیست، جنس مواد آرشیوی نیز عمدتا مستعد تخریب است و در مخازن آرشیوی کشورهای مختلف جهان، انواع مدارک نظیر اسناد، کتاب ها، نسخه های خطی، روزنامه ها، عکس ها، گزارش ها و میلیون ها فيلم، نوار صوتی و تصویری و دیسکت در حال آسیب دیدگی یا نابودی ابدی است. این مجموعه ها در معرض انواع عوامل مخرب قرار دارند. اهم این عوامل عبارتند از : کاغذهای اسیدی، احتراق خود به خودی، هجوم باکتریها و قارچها، مورچه های فیلم خوار، رنگ پریدگی (زوال رنگ)، تخریب صدا و چسبندگی نوارهای کاست.

تحقیق سال 1995 یونسکو در مورد حامل های صوتی، بیانگر این نکته بود که الزاما فقط اسناد بسیار قدیمی در معرض شدید ترین خطرات نیستند. یونسکو نگرانی اش در مورد میزان تخریب حامل های صوتی _ ضبط شده با فناوریهای نوین _ را نیز ابراز کرد. اگرچه تبدیل رکوردهای آنالوگ به فناوری مدرن اهمیت دارد، ولی هنوز دستگاه های قدیمی تر، قابل اعتنا و در دسترس است.

دومین تحقیق که در سال 2003 برای پوشش رسانه تصویری و همچنین اطلاعات رقمی شده تأیید کرد که اگر کم توجهی کنیم و دیر بجنبیم حافظه ما محکوم به فناست.(1) مهم ترین دلیل رقمی سازی استاد، افزایش دسترسی و بهسازی حفاظت از اسناد، خصوصا اسناد نادر است. با رقمی سازی مجموعه ها، میراث مکتوب می تواند به شکل گسترده ای برای تحقیق و مطالعه به کار رود. همچنین رقمی سازی سبب تسهيل جست وجوی مجموعه ها با سرعت بالا، بدون توجه به مکان و زمان

ص: 45

می گردد. رقمی سازی این مواد باعث می شود محتوای این مواد در دسترس کاربران در شبکه جهانی وب قرار گیرد. ضمن اینکه رقمی سازی سبب افزایش دسترسی، گسترش خدمات به کاربران، کاهش استفاده از اصل مواد و ساخت یک نسخه پشتیبان از مواد در معرض خطر خواهد بود.(1)

حفاظت یکی از فعالیت های بنیادی در کتابخانه ها و مراکز آرشیوی بوده است. عامل رقمی، شکل ارائه، رسانه و استفاده از محتوا را تحت تأثیر قرار داده است. حفاظت منابع آنالوگ در دید سنتی، تنها بر طول عمر رسانه تاکید دارد، اما هنگامی که «حفاظت» در کنار «رقمی» قرار می گیرد، نه تنها به خاطر تفاوت و پیچیدگی فناوری های اطلاعاتی و ارتباطی، بلکه به واسطه ارتباط آن با مدیریت ابرداده از اهمیت حیاتی بیشتری برخوردار می شود.(2)

با توجه به تغییرات سریع فناوری های اطلاعاتی و ارتباطی در سال های اخیر، سازمان های مسئول باید تغییرات الکترونیکی و رقمی را به منظور تسهیل در دسترسی به اطلاعات فراهم آورند. با استفاده از فناوری های اطلاعاتی و ارتباطی، اطلاعاتی که در قدیم روی مواد کاغذی نگه داری می شد، رقمی می شود.(3)

اطلاعات به صورت رمزگان بیان می شود و در ارتباط غیر مستقیم و غیر شفاهی باید بر محملی که آن را رسانه نیز می گویند قرار گیرد. ابزار ثبت و ضبط اطلاعات بر رسانه با فنون مربوط به ثبت و ضبط، بازخوانی و احتمالا با ابزاری که برای بازیابی آن ضروری است تناسب دارد و متناسب با هم نیز تحول می یابد.

اطلاعات رقمی ممکن است بازتولید آثار غیررقمی اعم از اسناد، منابع کتابخانه ای و موزه ای و اثری از هر آنچه بشر قصد دارد به آیندگان منتقل کند باشد. آثاری که اصل آنها در جهان واقعی موجود است ولی خدشه در اثر مرور زمان،

ص: 46

حفظ تصویری از آنها را ضروری سازد. برای حفظ دسترس پذیری چنین طیف گسترده ای از اطلاعات چه باید کرد؟ چه مشکلاتی در این مسیر وجود دارد؟ در آرشیو رقمی سعی بر حفظ محتواست. هنگامی که اطلاعات در قالب های رقمی قرار می گیرند، ماهیت، ارزش، اهداف و ساختار متفاوتی را می پذیرند.

- ذخیره و مدیریت محتوا (منابع موجود در مجموعه های کتابخانه ها و آرشیوهای اسناد)؛

- ذخیره و مدیریت ابرداده (که ابزار بازیابی محتواهای رقمی است)؛

- مدیریت گزینش، گردآوری و انتقال خودکار محتوا به موجودی اطلاعات از جمله منابع تحت وب؛

مدیریت اطلاعات مربوط به حقوق نشر و تألیف و تعیین سطوح دسترسی؛ ذخیره و مدیریت دسترسی به ابزارهایی نظیر نرم افزارهای اصلی، مبدل ها، شبیه سازها و مانند آن و جست و جو و بازیابی رابط های کاربری و تهیه رونوشت برای کاربران.(1)

برخی مسائل جدی که آرشیوهای رقمی پیش رو دارند عبارتند از:

1. اولویت بندی منابع برای رقمی سازی. ویتن و بین بریج، شش اصل را به عنوان راهنمای توسعه مجموعه کتابخانه که در انتخاب منابع با آرشيو رقمی نیز کاربرد دارد این گونه بیان می کنند: اولویت سودمندی، ضرورت محلی، نو بودن مجموعه، ارتباطات میان متنی، کمبود منابع و احساس مسئولیت در برابر تغییر و تحول؛(2)

2. معماری فنی. آرشیوها نیازمند تقویت و ارتقای امور معماری فنی موجود

برای سازگاری با منابع رقمی هستند. معماری شامل اجزائی از این قبیل است:

- شبکه های محلی پرسرعت و اتصالات سریع به اینترنت؛

- پایگاه های داده ای رابطه ای که قالب های متنوع رقمی را پشتیبانی می کنند؛

موتورهای جست و جوی تمام متن برای نمایه سازی و فراهم کردن امکانات دسترسی به منابع؛

- تنوع ارائه دهندگان خدمات مانند ارائه دهنده های وب و ارائه دهنده های

ص: 48

پروتکل انتقال پرونده؛(1)

- عملیات مدیریت الکترونیکی مدارک که در مجموع به مدیریت منابع رقمی

کمک خواهد کرد.

3. ساخت مجموعه رقمی. به طور کلی سه روش برای ساخت مجموعه رقمی

وجود دارد:

301. رقمی سازی.(2) به زبان ساده، رقمی سازی تبدیل هر نوع محمل ثابت یا آنالوگ همچون عکس، نقاشی و ریزفرم به شكل الکترونیکی از طریق پویش، نمونه برداری و حتی حروفچینی است. ساخت مجموعه رقمی دارای چند معیار برای انتخاب اقلام خاص است:

_توانایی بالقوه آنها برای استفاده طولانی مدت؛

_ارزش فکری یا فرهنگی آنها؛

_آیا رقمی سازی این منبع میزان دسترسی به آن را نسبت به میزان دسترسی

به منبع اصلی افزایش می دهد؟

_آیا محدودیتهای حق مؤلف یا مجوزهای موجود، اجازه تبدیل منبع به

شكل رقمی را می دهند؟

302. فراهم آوری آثار رقمی بنیاد؛

303. دستیابی به منابع خارج از سازمان.

4. پویش کردن. بیردن، به یک جمع بندی در مورد مسائل مربوط به تنظیمات، گزینه ها و عملکردهای موجود در نرم افزارهای پویش و تصویرسازی پرداخته و مسائل زیر را در این زمینه مهم می داند: پیکسل و رنگ، تصاویر طرح بیتی و عمق رنگ، تصاویر نمایه ای و پالت رنگ، قالب های طرح بیتی مانند تیف و جِپگ(3) و

ص: 49

قالب های نمایه ای همچون گیف و پنگ،(1) وضوح تصویر، اندازه و ابعاد، ارزیابی.(2)

5. ابرداده. ابرداده، داده ای است که محتوا و ویژگی های هر منبع را در آرشیو رقمی توصیف می کند. ابرداده مفهومی آشنا برای آرشیودارهاست، زیرا یکی از امور اصلی که آرشیودارها انجام می دهند تهیه پیشینه های فهرست نویسی برای توصیف منابع است. ابرداده در آرشیو رقمی از اهمیت ویژه ای برخوردار است به نحوی که کلید دسترسی به منابع و استفاده از مدارک در آرشیو رقمی، ابرداده است.

6. نامگذاری، شناسگرها و ماندگاری. نام در آرشیو رقمی اهمیت بالایی دارد. نام ها باید به طور منحصربه فرد مشخص کننده شیءهای رقمی باشند. این نام ها با اهدافی چون استنادات، بازیابی اطلاعات، برقراری پیوند بین شیءها و کنترل حق مؤلف تهیه می شوند. سامانه هایی که برای نامگذاری استفاده می شوند باید برای مدت زمان طولانی و نامحدود تداوم داشته باشند. به عبارت دیگر، نام نباید به مکان خاص وابسته باشد؛ نام منحصربه فرد و مکان شیء باید مستقل از یکدیگر باشند. اجرای طرح جهانی برای منحصر به فرد کردن شناسگرها ضروری است. شناسگرها باید طوری تعریف شوند که تا زمانی که سازمان مربوط پابرجاست وجود داشته باشند و محدود به مکان خاص یا فرایندی خاص نباشند. نام ها حتی باید به هنگام جابه جایی مدارک از یک مکان به مکانی دیگر یا از یک محمل ذخیره به محملی دیگر همچنان کاربر را به مدرک مورد نظر راهنمایی کنند. برای مثال سامانه شناساگر شیء رقمی(3) طرحی ابتکاری است که از طرف انجمن ناشران آمریکا و شرکت امریکایی طرح های ابتکاری پژوهش های ملی طراحی شده است. هدف از این طرح فراهم کردن روشی برای تعیین اعتبار و قابل دسترس بودن شی ء های رقمی است. سامانه مدیریتی سی ان آرای،(4) که زیر مجموعه ای از شناساگر شیء رقمی به شمار می رود، سامانه ای برای تبدیل شناسگرهای رقمی به اطلاعات لازم برای

ص: 50

مکان یابی و دسترسی به شیءهای رقمی است. انگیزه اصلی سامانه شناساگر شیء رقمی، فراهم کردن روشی برای ناشران است که با بهره گیری از آن روش، مسائل فکری حق مالکیت که جزء لاینفک منابع است - قابل کنترل باشد.(1)

7. حق مؤلف و مدیریت حقوقی. از نظر کلولند حق مؤلف یکی از موانع گسترش آرشیوهای رقمی است. مفهوم فعلی حق مؤلف با از دست رفتن امکان کنترل نسخه ها در محیط رقمی در نظر گرفته نمی شود. شی ءهای رقمی از ثبات کمتری برخوردارند، به راحتی کپی می شوند و چندین کاربر به طور همزمان و از راه دور می توانند به آنها دسترسی داشته باشند. مشکل اینجاست که بر خلاف مشاغل خصوصی یا ناشران که مالكيت اطلاعات خود را دارند، آرشیوها در بیشتر موارد فقط محلی برای ذخیره موقت اطلاعات هستند و مالكيت حق مؤلف منابع را ندارند. این مسئله مشخص می کند که آرشیوها همیشه قادر نیستند منابع دارای حق مؤلف را به طور رایگان رقمی کنند و امکان دسترسی به آنها را برای همگان فراهم کنند. پس باید سازوکارهایی برای مدیریت حق مؤلف ایجاد کنند، سازوکارهایی که به آنها اجازه دهد اطلاعات را بدون نقض حق مؤلف فراهم آورند. به چنین سازوکارهایی «مدیریت حقوقی» گفته می شود و شامل موارد زیر است:(2)

_ پیگیری مؤثر؛

_تعیین و تأیید کاربران؛

_تعیین وضعیت حق مؤلف برای هر یک از شی ءهای رقمی و محدودیت های آن برای کاربرد رایگان یا پرداخت هزینه؛

_مدیریت مذاکره با کاربران در رابطه با اجازه دسترسی آنها به نسخه های متعدد یا متعهد نمودن آنها برای دسترسی به یک نسخه یا ارسال درخواست به ناشر.

به عبارت دیگر، گردآوری اطلاعات و در دسترس قرار دادن آنها برای استفاده کنندگان، مسائل اجتماعی فراوانی در پی دارد. افراد یا مؤسساتی که اقدام به

ص: 51

ساخت آرشیو رقمی می کنند باید به مسائل قانونی و اخلاقی این کار واقف باشند. حق مؤلف یا کپی رایت یکی از این مسائل است.

ويتن و بین بریج معتقدند اصولا امکان کنترل دسترسی اطلاعات در آرشیو رقمی بسیار کمتر از مجموعه های فیزیکی است. قراردادن اطلاعات در آرشیو رقمی توانایی بالقوه ای برای در دسترس قرار دادن آن برای مخاطبان نامحدود و در محیط مجازی فراهم می آورد.(1)

8 گردآوری داده ها از وب و مسئله حق مؤلف. موارد ذکر شده اثرات سریع و عملی روی آرشیوهای رقمی دارد. آرشیوهای رقمی مجموعه سازماندهی شده اطلاعات هستند. وب پر از اطلاعات غیر سازماندهی شده است. انتقال، دانلود و بارگذاری و ذخیره کردن قسمتی از اطلاعات وب به منظور سازماندهی اطلاعات در مجموعه ای متمرکز و مفیدسازی هر چه بیشتر آن برای استفاده دیگران، یکی از وظایف اولیه آرشیو رقمی است.

وب گاه ها را می توان در برابر بارگذاری های اتفاقی و بی نظم حفاظت کرد. پروتکل حذف روبات(2) به دارندگان وب گاه های شخصی امکان می دهد که از برخی از بخش های وب گاه خود در مقابل ذخیره و نمایه سازی محافظت کنند. با وجود اختیاری بودن پذیرش این پروتکل، موتورهای جست وجوی زیادی از آن تبعیت میکنند. اما مفهوم مسئولیت تغییر کرده است: قبلا برای استفاده قانونی از اطلاعات شخص دیگر باید اجازه صریح از پدید آور اطلاعات کسب می شد، اکنون موتورهای جست و جو به صورت خودکار اجازه استفاده از منابع را به خود می دهند؛ مگر اینکه تهیه کنندگان از سازوکار حذف(3) استفاده کنند. برخی پایگاه ها با رایانه های متخلف که پروتکل حذف روبات را نقض نمایند، شدیدا برخورد می کنند. برای مثال به آنها خدمات ارائه نمی دهند.

ص: 52

مسئولان آرشیوهای رقمی باید به دقت مسائل اخلاقی یادشده در بالا را مد نظر داشته باشند. باید از پروتکل حذف روبات تبعیت کرد. باید سازوکارهایی تعبیه کرد که پدیدآورندگان در صورت نیاز بتوانند به راحتی آثار خود را از آرشیو حذف کنند.(1)

و حفاظت و نگه داری. کلولند نگه داری و در دسترس قرار دادن اطلاعات رقمی را در حفاظت مهم می شمارد و مشکل اصلی را از رده خارج شدن امور فنی می داند، یعنی برای نگه داری اطلاعات رقمی نیازمندیم تا به طور مداوم خود را به امور فنی پیشرفته مجهز سازیم. حفاظت و نگه داری منابع رقمی شامل حفظ محمل ذخیره، حفظ دسترسی به محتوا و حفظ منابع روی محمل های ثابت با بهره گیری از فناوری رقمی است.(2)

نیازهای سخت افزاری و نرم افزاری: دو منبع اصلی برای راه اندازی و عملکرد صحیح مجموعه آرشيو رقمی عبارت است از: ساختار فناوری و کارکنان.

ساختار فناوری شامل مسائل مربوط به رایانه و سایر تجهیزات، نرم افزار و اتصالات شبکه ای است. کارکنان برای اداره و کنترل وظایف مختلفی که برای ایجاد و نگه داری مجموعه لازم است فعالیت می کنند.(3) تجهیزات سخت افزاری مورد نیاز شامل رایانه سرویس دهنده، رایانه های شخصی، تجهیزات رقمی سازی مانند دوربین رقمی، پویشگر و ضبط، اتصالات شبکه ای و سایر تجهیزات همچون سی دی رایتر و چاپگر است.

10. نرم افزارهای کاربردی برای تامین عملکردهای مختلف کتابخانه رقمی شامل تولید، سازماندهی و نگه داری، نمایه سازی، جست وجو و بازیابی با سرویس دهنده وب و سیستم عامل کار می کنند. ویژگی هایی که از نرم افزار آرشیو

ص: 53

رقمی انتظار می رود شامل پشتیبانی از انواع مختلف مدارک و قالب ها، پشتیبانی از ابرداده، روزآمدسازی محتوای پیوسته و بسته ای(1)، نمایه سازی و ذخیره، جست وجو و بازیابی (ابرداده، تمام متن)، پشتیبانی چندزبانه، پشتیبانی از کنش های متقابل، مدیریت دسترسی و کاربرد، اداره مجموعه و پشتیبانی از استاندارهایی مانند دوبلین کور، یونی کد(2) و ایکس ام ال(3) است.

11. کارکنان. راجاشکار کارکنان را مهم ترین منبع آرشيو رقومی می داند و معتقد است نه تنها در طول زمان ایجاد اولیه و راه اندازی، بلکه برای کاربرد، نگه داری و حفظ خدمات لازم هستند. از آنجا که دسترسی به آرشیو رقومی در مقایسه با آرشیو فیزیکی آسان است، بیشتر کاربران تمایل به استفاده از آن را دارند. انتصاب کارکنان با مهارت ها و نگرش های صحیح برای اداره و کنترل وظایف مختلف در رابطه با طرح آرشیو رقمی بسیار مهم است.

وظایف کارکنان آرشیو رقمی شامل مدیریت طرح، انتخاب و آماده سازی منابع اصلی، رقمی سازی و تبدیل، فهرست نویسی و ابرداده، تعیین کیفیت، اداره سامانه و نگه داری ارائه دهنده خدمات و وبگاه آرشيو رقمی، تحلیلگر سامانه، برنامه نویس برنامه های کاربردی آرشیو رقمی و توسعه رابط کاربری، ارتقای خدمات و حفاظت از آن(4) است.

مشارکت کاربران منجر به بهبود فهرست نویسی و اطلاعات توصیفی گردد؛

_کار کرد متقابل. شامل ایجاد پروتکل ها و استانداردهایی برای یکپارچه سازی

آسان آرشیوهای رقمی توزیع شده؛

_مالکیت فکری. شامل ملاحظات قانونی در خصوص دسترسی، نسخه برداری و نشر منابع فیزیکی و رقمی؛

_دسترسی کارآمد. شامل ادغام دسترسی به منابع رقمی و فیزیکی، گسترش رویکردهایی که می تواند منابع ناهمگون را به روش منسجم عرضه کند، مفیدسازی آرشیو ملی رقمی برای جوامع مختلف استفاده کننده با اهداف مختلف، ارائه ابزار کارآمد و انعطاف پذیر برای تبدیل محتوای رقمی به منابع مناسب برای رفع نیازهای کاربران نهایی؛

_ماندگاری منابع. شامل گسترش الگوهای اقتصادی برای پشتیبانی از آرشیو

ملی رقمی.(1)

نوشته و یا بر روی حامل های صوتی و تصویری مانند فیلم، دیسکت، نوار، تصاویر آنالوگ و رقمی و مدارک یا وب سایت ها ثبت و ضبط شده است می تواند جزء میراث مستندی باشد که قابلیت حفاظت و نگه داری را دارد.(1)

با توجه به تغییرات سریع فناوری اطلاعات و ارتباطات در طول سال های اخیر، سازمان ها راه های جدیدی را برای حفاظت و نگه داری از میراث فراهم آورده اند. بدون وجود زیرساخت های مناسب، دسترسی و انتقال کارآمد اطلاعات با موانعی روبه رو می شود. امروزه با کاربرد آی سی تی(2)، اطلاعاتی که به شکل سنتی در کاغذ نگه داری می شد، رقمی شده و در سامانه هایی ذخیره سازی می گردد تا در خدمت عموم قرار گیرد.

راهبردها و اصول حفاظت و دسترسی برای نگه داری و تشویق میراث مستند، حیاتی است. تعاریف مختلفی برای حفاظت بیان شده است که در این مقاله این گونه بیان می شود: حفاظت مجموع اقدامات لازم برای تأمین دسترسی دائمی به میراث مستند برای همیشه است. حفاظت شامل نگه داری هم می شود که بنا به تعریف عبارت است از اعمالی که برای جلوگیری از فساد و خرابی بیش تر مواد اصلی باید صورت بگیرد و دخالت فنی کمتری را طلب می کند. حوادثی مانند سیل، زلزله، آتش سوزی و گردباد ممکن است جزء حقایق زندگی باشند، اما می توان راهبردهایی برای کاهش تأثير بالقوه آنها تدوین کرد. به طور کلی میراث مستند در آب و هوای استوایی نسبت به مناطق معتدل در معرض خطر بیشتری قرار دارد، پس محیط طبیعی که میراث مستند در آن قرار دارد تأثیر عمیقی بر طول عمر آنها دارد.

رقومی کردن مطالب می تواند هم در محیط های کتابخانه ای و هم در محیط های آرشیوی انجام شود. در محیط های آرشیوی مواد مورد نظر (اسناد و مدارک) بیش تر شامل دست نوشته ها، مکاتبات، عکس، فیلم، نوارهای ویدیویی و نظایر آنهاست.

با توجه به نقش فناوری ها در ارائه بهتر تصاویر با کیفیت، رقمی کردن مواد هم در کتابخانه ها و هم در آرشیوها معمول شده است. انگیزه اصلی برای رقمی سازی، حفاظت از مواد و افزایش دسترسی است. پرونده های رقمی شده در مقابل تخریب مقاوم اند و از نابودی اطلاعات بر روی رسانه های حساس جلوگیری می کنند. ولی باید به انتقال پرونده ها به فناوری های نسل بعد توجه کرد.(1)

ایجاد یک نسخه ثانوی رقمی از هر مدرک، امکان دسترسی به آن مدرک را فراهم می کند به نحوی که می توان به جای مدرک اصلی از آن استفاده کرد. این امر باعث حفاظت مدرک اصلی می شود. در آرشیوهایی که به دلیل طبیعت فیزیکی مواد آرشیوی مشکل دسترسی به منابع اصلی وجود دارد مانند نقشه های بزرگ (طرح های بزرگ)، نگاتیوهای شیشه ای و اسلایدهای 35 میلی متری - با تهیه نسخه رقمی، منابع دسترس پذیر می شوند. انتخاب منابع برای رقومی شدن و ایجاد بانکی از تصاویر معتبر در یک رایانه به آرشیودارها دید بهتری از مجموعه هایشان می دهد و به فهرست نویسی آنها کمک می کند.

رقمی سازی همچنین اجازه می دهد که یک تصویر ارزش پیدا کند. یک آرشیودار به اولویت بندی نگه داری و رقمی سازی رکوردهای بی عیب و نقص و سالمی که امکان فناپذیری و تخریب دارد، می پردازد. بخشی از این کارها شامل حفاظت از شکل اصلی آنهاست. در رقمی سازی یک مدرک این امکان حاصل می شود که بتوان بخشی از یک مدرک را بزرگ یا کوچک کرد. استفاده کنندگان می توانند نقطه ای خاص از تصویر را بزرگنمایی کنند یا بخش هایی از تصویر را ریزتر نمایند. آرشیودارها می توانند اطلاعات مهمی را که در یک مدرک ممکن است از دست

ص: 57

بروند، ببینند. تقویت دسترسی مواد خارج از دسترس و اجازه دسترسی آسان به مدارکی که قالب بزرگ دارند و مشاهده بخش های مختلف یک طرح به طور همزمان از مزایای رقمی سازی است.

در کنار رقمی سازی و به طور همزمان با آن، مدارک باید فهرست نویسی و نمایه سازی شوند تا قابلیت جست وجو پیدا کنند. همچنین توجه به حفاظت فیزیکی مواد اهمیت بالایی دارد.(1)

اسناد آرشیوی دست یافت.(1)

انتشار مواد آرشیوی روی وب و رقمی سازی آنها مشکلاتی را ایجاد کرده است که مسئله حق مؤلف یکی از آنهاست. آرشیودارها در زمینه دسترسی به مواد و مطالب محرمانه و حساس با محذورات قانونی و اخلاقی مواجه اند. آنها از طرفی باید پاسخگوی نیازهای محققان باشند و استفاده از مواد آرشیوی را آسان سازند، از طرف دیگر باید موارد قانونی و حقوقی پدید آورندگان اسناد را نیز حفظ کنند.(2) در صورتی که ارائه این اسناد از طریق وب صورت گیرد و دسترسی به آنها محدودیت قانونی نداشته باشد، این امر اگر غیر ممکن نشود، دشوار خواهد بود.

رقمی سازی ممکن است کیفیت دیداری نسخه اصلی را در حین فشرده سازی از بین ببرد.(3) داده رقمی در معرض خطر قرار دارد، نه به این خاطر که ذاتا آسیب پذیر یا ناقص است، بلکه به این دلیل که شتاب پیوسته آهنگ همانندسازی، انطباق سخت افزار، نرم افزار و قالب بندی داده ها در جریان است. داده به صورت «رمز» ذخیره می شود، در نتیجه، پیش از تشخیص و استفاده از آن در محیط رایانه ای، به عنصری رمزگشا نیاز دارد و این عناصر رمزگشا روز به روز تغییر می کنند.

پژوهش درباره فناوری تبدیل، و فعالیت های استاندارد ابرام ورزند؛(1)

3. ظهور جامعه اطلاعاتی و گسترش فناوری اطلاعات تقاضای جدیدی را برای رقمی سازی مواد آرشیوی، به منظور حفاظت و دستیابی سریع تر و آسان تر به آنها برای کاربران مطرح کرده است. برقراری تعادل میان استفاده مطلوب از اسناد و مواد آرشیوی آنالوگ، به دلیل عمر کوتاه ناشی از موجودیت فیزیکی آنها و حفاظت از آنها برای استفاده مجدد در آینده نزدیک و دور، یکی از نکات اساسی است که در مراکز آرشیوی سنتی باید به آنها توجه شود. از دیگر ضرورت های رقمی سازی آرشیوها می توان دلایل ذیر را بیان کرد:

_محدودیت فضا؛

_محدودیت نگه داری رسانه های متنوع آرشیوی؛

_محدودیت مکانی و زمانی دسترسی به منابع آرشیوی؛

_محدودیت دستیابی به اطلاعات انواع رسانه های مختلف؛

_محدودیت نمایه سازی و جست وجو در منابع دخیره شده؛

_محدودیت منابع در دسترس به نسبت استفاده کنندگان از منابع؛

_مشکلات حفظ مواد آرشیوی برای مدت طولانی و از دست رفتن اطلاعات؛

_سرعت انتشار و قابل استفاده شدن منابع.

ضروری است که با استفاده از طرح های تحقیقاتی و تجربه کشورهای مختلف

جهان از هویت فرهنگی خود نهایت حفاظت را به عمل آوریم.

ص: 60

ص: 61

میراث پرشکوه باستانی فقط در گرو حفاظت و نگه داری میراث گذشتگان است، زیرا با توجه به گذشته روشن و پایگاه بزرگ خود در صحنه تاریخ بهتر می توانیم مقام حقیقی خود را درک کنیم و تا وقتی چشم به آینده داریم باید بر اساس گذشته و تجارب پیشین باشد و از میراث پرشکوه و باستانی خود دفاع کنیم. شاید هنگامی که عظمت روزگار پیش خود را با وضع کنونی مقایسه کنیم، توانایی بیشتری برای آینده درخشان در خود احساس نماییم. با توجه به نکات ذکر شده، جامعه هیچ راهی جز حفظ و نگه داری میراث مکتوب گذشتگان خود ندارد.

آرشیو مجموعه سازمان یافته ای از اسناد شامل نامه ها، کتاب ها، نقشه ها، نوارهای صوتی، مواد دیداری _شنیداری و سایر مواد ارزشمندی است که در جریان مسائل حقوقی یا معاملات تجاری تولید و دریافت و به سبب ارزش دائمی شان حفظ شده است (pasner). آرشیوها از مهم ترین مراکز اطلاعاتی هستند که منحصرا بر اثر فعالیت های سازمانی واحد، خانواده ای واحد یا حتی فردی واحد ایجاد می شود و گسترش می یابد (معين). هدف از تأسیس این مراکز مسلمأ خدمت به مردم در راستای اطلاع رسانی و فراهم کردن محیط پژوهش است و این وظیفه در حفظ و نگه داری منابع و در اختیار قرار دادن آنها به مراجعه کننده ها تعریف می شود.

تعداد زیادی از آثار آرشیوی که دارای ارزش های گوناگونی از لحاظ تاریخی، فرهنگی یا اداری است و شناسنامه هویت فرهنگی و پشتوانه تحقیقی کشور محسوب می شود، هم اکنون در آرشیوها و مراکز اسناد موجود در کشور نگه داری می گردد. یکی از بهترین فرایندهای نگه داری از مواد آرشیوی قرار دادن آنها در محیط کاملا قرنطینه است تا در یک شرایط یکسان و مداوم قرار گرفته و از تاثیر عوامل فرسایش محیطی از جمله رطوبت، نور و دما در امان باشد و از طرف دیگر نسخه رقمی این مواد در اختیار مراجعه کنندگان قرار گیرد و از قرار گرفتن اصل آثار پرهیز شود؛ بنابراین یکی از بهترین روش های حفاظت از این آثار تبدیل آنها به منابع رقمی است.

این عقیده ویلیام بلیذر است که به درستی هر کتاب یا اثر قدیمی در دست

ص: 64

صاحب وظیفه شناس آن به سان امانتی مقدس است؛ غفلت در نگه داری آن، همانند غفلت پدری در مراقبت از فرزندان است. یک کتاب یا سند قدیمی صرف نظر از ارزش موضوع و محتوای آن، بخشی از تاریخ ملی محسوب می شود. تکثير آن به طریقه چاپ عکس امکان دارد، اما خلق دوباره همان اثر هرگز امکان پذیر نیست. از این رو، از این آثار باید به هر طریق حفاظت و نگه داری کرد (تامپسون). بر این اساس، رقمی سازی این مواد می تواند بهترین و سریع ترین روش حفاظت و نگه داری شان باشد.

در ذیل به اهداف برنامه، ساختار برنامه، اولویت بندی در تبدیل منابع، تبدیل مواد آرشیوی به منابع رقمی، صدمات فیزیکی وارد آمده و همچنین توصیه های لازم برای حفاظت آثار در حین تهیه فتوکپی و پویش کردن، انتخاب دستگاه پویشگر مناسب، قالب های گرافیکی رقمی سازی و در نهایت چند پیشنهاد در رقمی سازی ارائه خواهد گشت.

_جلوگیری از صدمه دیدن آثار نفیس به علت استفاده مکرر؛

_جلوگیری از صدماتی که از بی توجهی کتابداران و آرشیودارها در حمل و نقل

و جابه جایی آثار به خاطر در اختیار قرار دادن آثار ایجاد می شود؛

_حفاظت حداقل از محتوا و تصاویر آثار آرشیوی ارزشمند در مقابل بلایای

غیرقابل پیش بینی؛

_دسترسی به اطلاعات مواد و آثار آرشیوی بدون محدودیت مکانی و زمانی؛

_گسترش اطلاعات در جهان و معرفی سابقه فرهنگی؛ ایجاد سامانه ای جامع و هوشمند برای ارائه خدمات اطلاع رسانی به اندیشمندان، مصححان، محققان و دیگر علاقه مندان.

واقع تصمیم گیری در این زمینه بسیار دشوار است. شاید بتوان گفت که مفید بودن و ارزش منبع، مهم ترین اصل در تصمیم گیری برای این امر باشد. از دیگر موارد می توان به میزان استفاده، وضعیت اثر، قدمت و اصالت اشاره کرد که همه اینها در مورد تبدیل آثار آرشیوی برای رقمی کردن به منظور حفاظت و نگه داری باید لحاظ شود (نیکنام، 1381).

دارند (کتابخانه ها، آرشیوها، مراکز اسناد، موزه ها و کارگاه های مرمت کاغذ) دستورالعمل هایی برای پویش کردن و تهیه فتوکپی، در راستای سیاست های کلی خود تهیه کنند. هدف اصلی این دستورالعمل ها باید مراقبت و حفاظت از اصل اسناد باشد.

اغلب کارشناسان توصیه می کنند که در صورت امکان یک فتوکپی بسیار خوب از اسناد و کتب بر روی کاغذ بدون اسید تهیه و در صورت نیاز فتوکپی های بعدی از روی آن تهیه شود. در مورد نسخه رقمی پویش شده از روی سند باید دقت کرد که اطلاعات در یک پرونده رایانه ای ذخیره و بر روی چند دیسکت منتقل شود. حتما یک یا دو نسخه رقمی بر روی دیسک فشرده نگه داری شود. برای این کار نیازی به پویش مجدد سند نیست و این اعمال را می توان بر روی همان نسخه حاصل از پویش اولیه انجام داد.

برای تکثیر عکس _ فیلم نگاتیو یا عکس ظاهر شده _ به هیچ وجه از دستگاه های فتوکپی استفاده نشود، زیرا حرارت ایجاد شده توسط دستگاه می تواند موجب پوسته شدن ترکیبات موجود بر روی سطح عکس و ایجاد چروک شود. در این مورد بهتر است از پویشگر استفاده شود.

حتی الامکان از تهیه فتوکپی از اسناد و نسخ با ارزش و مهم تاریخی و کتب و اسنادی با شیرازه بندی ظریف خودداری شود. از اسناد، در هر بار فقط از یک صفحه کپی تهیه شود یا پویش گردد تا فشار کمتری به شیرازه بندی آن وارد آید.

از تهیه فتوکپی از کتبی که دارای برگ های شکننده یا پاره است، خودداری شود. برای پویش کردن این نوع آثار باید آنها را بین دو ورق شفاف (طلق) قرار داد و با دقت زیاد آنها را پویش کرد.

از تهیه فتوکپی از اسناد نوشته شده بر روی پوست یا جلد کتاب هایی که از پوست تهیه شده اند خودداری شود، زیرا حرارت ایجاد شده توسط دستگاه فتوکپی می تواند موجب خشکی اثر و وارد آمدن آسیب های جدی به آن شود.

ص: 69

در هنگام تکثیر آثاری که چسبانده یا منگنه شده اند باید دقت کرد تا فشار بر روی عطف اثر موجب پارگی اوراق نشود. در این موارد شاید بهتر باشد که از این آثار ریز فیلم یا کپی های رقمی تهیه شود. از تهیه فتوکپی از آثاری که شیرازه بندی آنها محکم است، آثاری با جلد تاشده یا بدون جلد یا با جلد آسیب دیده و اوراق و کتاب های بزرگ تر از صفحه مسطح دستگاه خودداری شود. کاغذ روزنامه در برابر نور بسیار حساس است. مقدار کمی نور می تواند موجب رنگ پریدگی و شکنندگی اوراق روزنامه شود.

توصیه اکید می شود که از تهیه فتوکپی از روزنامه ها به خصوص روزنامه هایی که ارزش تاریخی دارد _خودداری شود. هرگز برای تهیه کپی و یا پویش کردن، آثار بیش از 180 درجه باز نشود. البته آنچه گفته شد فقط بخشی از اقدامات احتیاطی در هنگام کار با دستگاه های پویشگر است و در اینجا فقط به ذکر برخی نکات مهم اكتفا شده است.

از شرکت های سازنده، برای استفاده در کتابخانه ها، آرشیوها و مراکز اسناد، دستگاه های مخصوصی طراحی کرده اند (بحرالعلومی، 1384).(1)

. برنامه کاربردی که باید توسعه داده شود. این برنامه شامل انواع منابعی است

که هدف طرح به شمار می رود و نیز کارکرد مورد نیاز در برنامه کاربردی دارد؛

2. قالب مدرک که شامل ویژگی هایی است که کارکردهای خاص را امکان پذیر می سازد.

با در نظر گرفتن همخوانی طراحی برنامه کاربردی مورد نیاز و توانایی های قالب مدرک، می توان برای انتخاب قالب مورد نظر تصمیم گیری کرد. در اینجا ابتدا ویژگی های قالب های معمول مدارک الکترونیکی و ارتباطات بین آنها در کارکردهای بالقوه برنامه کاربردی توضیح داده می شود. آن گاه به طور خلاصه برخی قالب های بسیار مهم مدارک که مورد توجه کتابداران و آرشیودارها هستند و نیز ویژگی های آنها بررسی می شود. نتیجه به دست آمده، راهنمایی کلی خواهد بود که حداقل قسمتی از مشکلات انتخاب قالب مدارک الکترونیکی در میان قالب های متنوع را حل خواهد کرد.

ماشین خوان بودن،(1) نمایش نویسه های چند زبانه،(2) حفظ ترکیب صفحه،(3) قابلیت ویرایش،(4) اندازه پرونده،(5) چند صفحه ای،(6) ساخت یافته،(7) یا بدون ساختاری،(8) چندرسانه ای،(9) پیوندهای پشتیبان،(10) نمایش روی صفحه رایانه،(11) چاپ، دسترس پذیری برای موتورهای جست وجوی اینترنت،(12) هزینه تمام شده،(13) و میزان کاربرد.(14)

1. ماشین خوان بودن: هر چند همه قالب های رقمی قابل خوانده شدن با رایانه است، اما قابلیت ماشین خوان بودن اختصاصا به توانایی رایانه در تشخیص متن درون مدرک بدون نیاز به پردازش دلالت دارد. منظور از پردازش، فرایند تشخیص نوری نویسه ها یا اُسی آر(15) است. برای مثال تصویر طرح بیتی ممکن است شامل حروفی باشد که به لحاظ الگوهای خاص نقطه گذاری قابل تشخیص توسط انسان باشد اما بدون اُسی آر امکان تشخیص همان الگوها برای رایانه وجود نداشته باشد.

2. نمایش نویسه های چندزبانه: این ویژگی به توانایی قالب در نمایش نویسه های متعدد نوشتاری اشاره دارد. این ویژگی، هم از نویسه های بین المللی ماشین خوان مانند یونیکد پشتیبانی می کند و هم توانایی ارائه نویسه های قابل خواندن توسط انسان روی صفحه نمایش یا کاغذ را دارد. با این توصیف از آنجا که تصویر طرح بیتی، حروف قابل پویش شدن را نمایش می دهد، در اینجا یک

ص: 73

قالب چندزبانه محسوب می شود.

3. حفظ ترکیب صفحه: حفظ صفحه آرایی به میزان شباهت قالب مدرک به ظاهر نسخه اصلی دلالت دارد. برخی قالب ها به طور کامل و برخی تا حدودی ترکیب صفحه را حفظ می کنند. برخی قالب ها نیز اصلا شبیه نسخه اصلی نیست. برای مثال، طرح بیتی اسکن شده از یک صفحه کاغذ شبیه نسخه اصلی است اما اگر اسی آر شده و به عنوان اِی اس سی آی آی(1) ذخیره شود، ترکیب نسخه اصلی را از دست می دهد. مثال دیگر مدارکی است که با نرم افزارهای نشر رومیزی(2) تولید می شود. اگر این مدارک پیچیده باشد و به اچ تی ام ال تبدیل شود، فقط درصد کمی از ترکیب صفحه نسخه اصلی باقی می ماند.

4. قابلیت ویرایش: برخی قالب های مدارک قابل ویرایش اند. حال آنکه برخی دیگر قابلیت ویرایش ندارند یا به راحتی قابل ویرایش نیستند و نیاز به برنامه ها و مهارت های خاصی دارند. هر چند در برنامه های کاربردی کتابخانه بررسی و کنترل درستی منابع از اهمیت کمتری برخوردار است اما در برخی برنامه های کاربردی _ مانند مدیریت داخلی _نیاز به ویرایش وجود دارد.

5. اندازه پرونده: محتوای یکسان ارائه شده در قالب های مدارک الکترونیکی مختلف با اندازه های متفاوت در پرونده ها ظاهر می شود. برای مثال، اندازه یک صفحه پویش شده در قالب تیف که یک ستون متن دارد تقریبا 706 کیلوبایت فشرده شده است. همان صفحه در قالب پی دی اف، 76 کیلوبایت است. اندازه پرونده، هم در روند ذخیره سازی و هم در زمان صرف شده برای بارگذاری مدرک از روی شبکه، مسائلی را در پی دارد. اگر گروه استفاده کننده، از مودم های کم سرعت و پهنای باند شبکه ضعیفی بهره می گیرد _مثلا در کشورهای در حال توسعه _کاهش اندازه پرونده ملاک و معیار مهمی است.

6. چندصفحه ای: این ویژگی مشخص می کند که آیا قالب مورد نظر، تمام

ص: 74

صفحه های یک مدرک را در یک پرونده می گنجاند؛ برای مثال اگر مدرک 100 صفحه ای کاغذی پویش شده و به عنوان پرونده های گیف(1) ذخیره شود، نتیجه به دست آمده 100 پرونده جداگانه خواهد بود. در عمل، این صفحه های جداگانه، ذخیره، مدیریت و واگذاری شبکه ای مدرک را پیچیده می کند. ذخیره و مدیریت چنین مدرکی نیز بسیار مشکل آفرین خواهد بود. زیرا پرونده های جداگانه باید کنار یکدیگر نگه داری شوند و ترتیب آنها نیز در جایی نگه داری شود. برای دستیابی و واگذاری، هر صفحه باید به تنهایی در خواست، مرور و چاپ شود.

7. ساخت یافته یا بدون ساختار: قالب های ساخت یافته صریحا عناصر مدرک را مشخص می کنند. این عناصر عبارت اند از: عناوین، پدیدآورندگان، بخش ها، سرعنوان ها و پاراگراف ها. قالب هایی مانند اس جی ام ال و ایکس ام ال امکان ایجاد ساختار در محتوا را می دهند. توجه داشته باشید که استفاده از قالب های ساخت یافته عموما زمان بر و نیازمند مهارت و هزینه زیاد است.

08 چندرسانه ای: قالب های چندرسانه ای بیش از یک نوع محمل را _که معمولا متن، گرافیک، صوت و تصویر می باشد _دربر می گیرد. برخی قالب ها از محمل های چندگانه پشتیبانی می کنند، حال آنکه برخی دیگر این توانایی را ندارند.

9. پیوندهای پشتیبان: پیوندها با استفاده از معماری پیچیده از مدارک پشتیبانی می کنند. از جمله این پیوندها یو.آر.ال، های تایم و ایکس لینک(2) هستند که امکان پیوند دادن قطعات فرعی به یکدیگر و گنجاندن محتوای چندرسانه ای را فراهم می آورند. همچنین با وجود پیوندها امکان عملکرد متقابل مدارک وجود دارد و کاربران می توانند از مدرکی به مدرک دیگر تورق کنند و در میان مدارک مختلف دست به انتخاب بزنند. همه قالب ها توانایی ایجاد پیوند را ندارند.

10. نمایش روی صفحه رایانه: همه قالب های مدارک الکترونیکی، توانایی

ص: 75

نمایش روی صفحه را دارند اما برخی بهتر از بقیه عمل می کنند. کاربران تمایل چندانی به خواندن صفحه های طولانی روی صفحه نمایش ندارند. آنها متن های کوتاه را می خوانند، جست وجو می کنند، ورق می زنند و دست به انتخاب مدرک می زنند.

11. چاپ: این ویژگی بر کیفیت مدرک چاپ شده روی کاغذ دلالت دارد. بیشتر خوانندگان مدارکی مانند مقاله ها را به منظور خواندن از فاصله نزدیک یا نگه داری شخصی چاپ می کنند. در طراحی برنامه کاربردی باید توجه داشت که چاپ چقدر اهمیت خواهد داشت. مسئله دیگر این است که آیا نسخه نمایشی همان نسخه چاپی خواهد بود؟

12. دسترس پذیری برای موتورهای جست وجوی اینترنت: اکنون همه قالب های مدارک الکترونیکی توسط موتورهای جست وجوی اینترنت مانند آلتاویستا و هات بوت(1) نمایه نمی شوند. اکثر آنها برای نمایه کردن قالب های اچ تی ام ال و متن طراحی شده اند. بنا به گزارش های ارائه شده، مدارک پی دی اف نیز هم اکنون در ردیف قالب های پرونده نمایه شدن قرار گرفته است. به مرور زمان مدارکی که قابلیت نمایه سازی توسط موتورهای جست وجوی اینترنت را دارند تغییر می کنند. اگر اطلاعات باید در نمایه های بزرگ اینترنتی ظاهر شوند، این ویژگی مهم است.

13. هزینه تمام شده: تنوع بسیار زیادی در منابع مورد نیاز برای ایجاد، ذخیره، مدیریت، آماده سازی امکانات دسترسی و واگذاری قالب های مختلف مدرک وجود دارد. عوامل متعددی در هزینه تمام شده دخالت دارند که عبارت است از:

13٫1. ابزار مورد نیاز برای ایجاد و مدیریت قالب:_(2) کاربرد قالب مدرک خاص بر چگونگی گستردگی ساختار فنی تاثیر دارد. این گستردگی از پایین ترین حد خود یعنی برنامه های ساده واژه پرداز متن برای کدگذاری اچ تی ام ال آغاز می شود و به بالاترین حد خود یعنی ابزار پیشرفته مستندسازی و مدیریت اس جی ام ال برای

ص: 76

مدارک اس جی ام ال می رسد.

13٫2. پیچیدگی آماده سازی:(1) پیچیدگی و مسائل تهیه قالب های مدارک نیز متفاوت است. برخی از قالب ها با فشار دادن یک دکمه تولید می شوند، مانند پی دی اف، برخی دیگر فقط از طریق فرایند طولانی نشانه گذاری ایجاد می گردند مانند اس جی ام ال یا ایکس ام ال.

13٫3. مهارت ها و آموزش های مورد نیاز برای آماده سازی:(2) بیشتر مواقع، مهارت و آموزش در طراحی برنامه کاربردی نادیده گرفته می شود و کم اهمیت به نظر می رسد.

13٫4. هزینه:(3) هزینه ایجاد و نگه داری برخی قالب ها نسبت به سایر قالب ها بیشتر است. برای مثال اس جی ام ال قالب بسیار گران قیمتی است. از سوی دیگر هزینه تولید منابع با قالب اچ تی ام ال یا پی دی اف نسبت به اس جی ام ال پایین است.

14. میزان کاربرد: آخرین ویژگی، میزان کاربرد قالب روی اینترنت به صورت پیوسته(4) یا غیر پیوسته(5) است. این ویژگی به درجه اطمینان از گستردگی و تداوم کاربرد قالب مربوط می شود. هیچ ضمانتی وجود ندارد که قالب مدرک خاص برای جامعه ای بزرگ از استفاده کنندگان مفید باشد و به مدت طولانی ماندگاری داشته باشد _ هم در مورد استانداردهای رسمی و هم در مورد استانداردهای صنعتی غیررسمی. بنابراین هر چه کاربرد قالب بیشتر باشد احتمال در دسترس بودن آسان نرم افزار پشتیبان در طول زمان بیشتر خواهد بود.

مدارک چندرسانه ای که به اقلام خارجی مانند صوت و تصویر پیوند دارند، همه نمونه هایی از قالب های مدارک الکترونیکی است. همان طوری که توضیح داده شد، هر قالبی مجموعه ای از ویژگی ها را در خود دارد که انواع خاص کارکردها را عملی می سازد. این کارکردها باید با ملزومات منابع نهایی و با هدف برنامه کاربردی همخوانی داشته باشد.

1. قالب های تصویر: معمولا قالب های تصویر برای نمایش تصاویر رقمی موجود در صفحه های متنی، عکس ها، مثال ها و توضیحات تصویری، آثار هنری و سایر منابع گرافیکی به کار می رود. وقتی مردم درباره رقمی سازی صحبت می کنند معمولا منظور آنها تصاویر رقمی صفحه های متنی است. قالب های معمول تصویر مورد استفاده روی اینترنت عبارتند از: تیف، گیف و جِپِگ.

1٫1. تیف:(1) فایل تیف که با پسوند tif. مشخص می شود، به عنوان قالبی همگانی برای فروشندگان پویشگر تصویر و نرم افزار نشر رومیزی توسط الدوس و مایکروسافت(2) توسعه داده شد. پرونده تیف رابطی استاندارد برای انتقال پرونده ها از طریق برنامه های اسکن، نقاشی،(3) تصویرسازی(4) و نشر رومیزی است. مزیت اصلی تیف این است که از طرح «فشرده سازی بدون از دست دادن اطلاعات» استفاده می کند.

1٫2. گیف:(5) گیف در سال 1987 توسط کامپوسرو(6) توسعه یافت(7) و در سال 1989 بهبود داده شد.(8) این قالب با پسوند gif. قابل تشخیص است و یکی از معمول ترین قالب های اطلاعات گرافیکی روی اینترنت به شمار می رود. گیف فقط از 256 رنگ یا درجه خاکستری پشتیبانی می کند. کاربردهای عمده

ص: 78

گیف عبارت است از: تبادل، ایجاد تصاویر درون برنامه ای در مرورگرهای وب و واگذاری صفحات تصویری مدرک.

1٫3. جِپِگ:(1) جِپِگ استاندارد کدگذاری تصویری است که برای تصاویر(2) Continuous Tone مانند عکس ها توسعه داده شده است و از 16 میلیون رنگ پشتیبانی می کند و به علت میزان فشرده سازی بالا، قالبی بسیار مناسب و کم حجم برای واگذاری عکس ها روی اینترنت دارد.

کاربردهای عمده جِپِگ عبارت است از: فشرده سازی عکس های رنگی، تصاویر درون برنامه ای عکس های روی وب و تصاویری بزرگ تر و با جزئیات بیشتر که به سرانگشتی ها پیوند دارند. (نکته: این قالب برای تصاویر سیاه و سفید یا متن توصیه نمی شود.) (لوين، 1380).

2. قالب های اساسی متن: قالب مدارک متنی ساده، بهترین شکل مدارک الکترونیکی است. این قالب ها، اغلب با پسوند txt. همراه است و فقط رشته ای ساده از نویسه ها را در بر می گیرد و فاقد اطلاعات پیچیده فراوان است.

برای مثال اطلاعاتی درباره ساختار (مانند عنوان، پاراگراف و پدیدآورندگان) یا ترکیب صفحه (مانند اندازه قلم) یا سایر عناصر پیچیده (مانند نمودار، جدول، عکس های دودویی و صوت) یا پیوندهایی به سایر مدارک ندارد. از معمول ترین استانداردهای کدگذاری متن می توان اِی اس سی آی آی و یونی کد را نام برد.

2٫1. استاندارد اِی اس سی آی آی:(3) اِی اس سی آی آی 30 سال پیش معرفی گردید و به عنوان استانداردی غیررسمی برای کدگذاری داده های متنی شناخته شد. پرونده های اِی اس سی آی آی قالب بندی ندارند و فقط متن، فواصل و کاراکتر

ص: 79

برگشت به سرخط(1) را در بر می گیرد.

قالب اِی اس سی آی آی بدون نیاز به تغییر و تبدیل می تواند توسط بسیاری از

برنامه های دیگر بازیابی شود.

2٫2. استاندارد یونی کد:(2)

استانداردی است که توسط کنسرسیوم یونی کد معرفی شد و تا حدودی جایگزین اِی اس سی آی آی شده است. این کنسرسیوم متشکل از آی بی ام، نوول، مایکروسافت، دی ای سی، اپل(3) و سایر پیشگامان صنعت است. یونی کد برنامه 16 بیتی است که فضای پیش بینی شده برای 65536 نویسه دارد و قادر به نمایش 38885 نویسه است. این نویسه ها زبان های نوشتاری اصلی امریکا، اروپا، خاورمیانه، افریقا، هند و آسیا _ اقیانوسیه را پوشش می دهند. یونی کد پشتیبانی فنی قوی دارد و برای تبدیل شدن به استاندارد جدید نظام کدگذاری نویسه در مورد تمام زبان های دنیا دارای وضعیت مناسبی است. کاربردهای عمده قالب های اساسی متن عبارتند از: تبادل پست الکترونیکی، خبرنامه ها، واگذاری (در قسمت گوفر اینترنت معمول است) و خروجی فرایند اُسی آر.

2٫3. آرتی اف:(4)

آرتی اف قالبی متنی است که مایکروسافت آن را ارائه داده و قالب بندی های محدودی مانند نویسه های تیره، ایتالیک و زیر خط دار را به همراه مدرک تمام متن ذخیره می کند. این قالب، قالب تبادل است و با کمک آن مدارک در سیستم عامل های مختلف و نرم افزارهای کاربردی متفاوت به آسانی کنش متقابل دارد و برخی عناصر قالب بندی حفظ می شود. کاربردهای عمده آرتی اف عبارت اند از: تبادل، برخی اوقات برای واگذاری منابع روی وب مورد استفاده قرار می گیرد. با روی کار آمدن پی دی اف،(5) استفاده از آرتی اف کاهش یافته است.

ص: 80

3. قالب های نمایش: قالب های نمایش قالب هایی هستند که به منظور نمایش روی صفحه یا چاپ (پرینت) ابداع شده اند. این قالب ها که گاهی «قالب های توصیف صفحه»(1) نیز نامیده می شوند معمولا پرونده های ایستا و ساده ای هستند که هیچ گونه اطلاعات ساخت یافته ای ندارند. از قالب های معمول نمایش پست اسکریپت و پی دی اف(2) را می توان نام برد.

3٫1. پست اسکریپت:

این برنامه زبان توصیف صفحه و همچنین نوعی زبان برنامه نویسی است که برای مشخص کردن مکان دقیق و ماهیت عناصر گرافیکی روی صفحه خروجی به کار می رود. زبان مناسب پست اسکریپت که توسط شرکت آدوب(3) معرفی شد، سخت افزار و برنامه کاربردی است که زبان مستقلی دارد و این امکان را فراهم می کند که اطلاعات گرافیکی با کیفیت بالا و چاپ سربی روی هر نوع چاپگر سازگار با پست اسکریپت چاپ شود. کاربردهای عمده پست اسکریپت عبارت است از: در اختیار گذاردن منابع برای چاپ و در اختیار گذاردن منابع از طریق شبکه. (نکته: به علت افزایش محبوبیت آدوب آکروبات، استفاده از پست اسکریپت کاهش یافته است.)

3٫2. آدوب آکروبات پی دی اف:(4)

این قالب، قالب نسبتاً جدیدی است که بر مبنای پست اسکریپت طراحی شده و امکان نمایش روی صفحه و همچنین چاپ مدارک حاوی اطلاعات پیچیده متنی و گرافیکی را فراهم می سازد. پی دی اف ابزار و برنامه کاربردی مستقلی است و امکان نمایش یا چاپ پرونده ها را روی هر نوع سامانه با استفاده از آدوب آکروبات ریدر(5) می دهد. آدوب آکروبات ريدر، برنامه رایگانی است که

ص: 81

آدوب آن را ارائه می دهد. از سوی دیگر تولید پرونده های پی دی اف نیاز به برنامه دیگری به نام آدوب آکروبات سویت(1) دارد که رایگان نیست. مزایای استفاده از پی دی اف عبارت است از: نسخه شبیه مدرک اصلی تولید می کند؛ چند صفحه را در یک پرونده ساده جای می دهد؛ امکان بزرگ نمایی و کوچک نمایی مدرک وجود دارد؛ از پیوندهای فرامتن درونی و فهرست مندرجات استفاده می کند؛ امکان مرور سرانگشتی صفحه های مدرک وجود دارد، می تواند محتوای چندزبانه داشته باشد؛ اشکال را در خود جای می دهد؛ می تواند کلیدواژه ها را قابل جست وجو سازد؛ با استفاده از پلاگ این(2) امکان مرور روی مرورگر وب وجود دارد.

با استفاده از آدوب سویت پرونده های پی دی اف به دو روش تولید می شود:

الف) تولید مستقیم از خروجی نرم افزارهای کاربردی مانند واژه پردازها یا

برنامه های نشر رومیزی؛

ب) تبدیل خروجی فرایند پویش (معمولا پرونده های تیف).

3٫2٫1. خروجی پی دی اف از نرم افزارهای کاربردی: برنامه پی دی اف ماشین خوان است. برای مثال آدوب آکروبات ریدر اجازه جست وجوی درون مدرک پی دی اف را می دهد حال آنکه فهرست تهیه شده برای همان مدارک، مجموعه پرونده های پی دی اف را نمایه می کند. وضعیت نمایه سازی پرونده های پی دی اف توسط موتورهای جست وجوی اینترنت چندان روشن نیست و فقط یک موتور جست وجو به نام وریتی،(3) ادعا دارد که قالب پی دی اف را نمایه می کند. پرونده های پی دی اف ایجادشده از برنامه های کاربردی کاملا شبیه خروجی خود برنامه کاربردی بوده و شامل نویسه های لاتین و غير لاتین است. در واقع، پرونده های پی دی اف به طور مستقیم یا غیرمستقیم از چاپ رشته برنامه های کاربردی تولید می شود. در حالت تولید غیر مستقیم، از پست اسکریپت به عنوان قالب میانجی استفاده می شود.

ص: 82

3٫2٫2. تولید پی دی اف از خروجی مدرک پویش شده: سه نوع پرونده پی دی اف از منابع پویش شده تولید می شود:

_فقط تصویر پی دی اف که در آن پویش طرح بیتی به تصویر بُرداری تبدیل

می شود؛

_تصویر و متن پی دی اف که در آن قسمت متن، اُسی آر شده و در پشت تصویر بُرداری پنهان می شود؛

_ پی دی اف معمولی که در آن فونت های مدرک، ترکیب صفحه و متن، اُسی آر می شود.

3٫2٫2٫1. تصویر پی دی اف: در هر سه نوع قالب پی دی اف، اولین گام تبدیل پرونده های تیف طرح بیتی به تصاویر بُرداری است. در تولید این نسخه از قالب پی دی اف، نرم افزار آدوب کپچر(1) پردازش اضافی انجام نمی دهد. بنابراین نسخه تولید شده چندان از ویژگی های قالب های تصویری برخوردار نیست.

3٫2٫2٫2. تصویر و متن پی دی اف: نسخه تصویر و متن پی دی اف نیز با تبدیل تیف آغاز می شود اما نرم افزار آدوب کپچر پردازش اضافی اُسی آر را انجام می دهد. نویسه های تشخیص داده شده پشت تصویر پنهان است. بنابراین تصویر رقمی دقیق از نسخه اصلی به دست می آید و متن قابل جست وجو است. تمام ویژگی های دیگر خروجی پی دی اف، از برنامه کاربردی مورد استفاده قرار می گیرد.

3٫2٫2٫3. پی دی اف معمولی: نسخه معمولی پی دی اف نیاز به پردازش های اضافی بیشتری دارد. با این نسخه، نویسه ها(2)، و ترکیب صفحه های مدرک تشخیص داده می شود و به معادل ماشین خوان تبدیل می شود. برنامه کپچر تلاش دارد نویسه نسخه اصلی را با نویسه سامانه موجود در برنامه خود مقایسه و جایگزین کند. کاربردهای عمده پی دی اف عبارت است از: در اختیار گذاردن خروجی برنامه های کاربردی، جایگزینی واگذاری تصاویر مدرک، استفاده در حال افزایش

ص: 83

4. قالب های ساخت یافته: قالب های ساخت یافته، قالب هایی هستند که به طور صحیح و مناسب عناصر مدرک را برچسب گذاری می کنند. قالب های موجود در این دسته عبارت اند از: اس جی ام ال، ایکس ام ال و اچ تی ام ال.

4٫1. اس جی ام ال (زبان نشانه گذاری عمومی استاندارد):(1) این زبان 25 سال پیش در صنعت چاپ برای تبادل متن میان سامانه های مختلف حروفچینی ظهور کرد. اساسا اس جی ام ال چارچوبی برای توصیف ساختار منطقی مدارک فراهم می آورد. این زبان، دستورالعمل و روشی برای شناسایی دقیق ساختار یا محتوا، عناصر مدارک مورد استفاده در برچسب ها و نیز تدوین ارتباطات سلسله مراتبی در میان آنها تنظیم می کند. کاربردهای عمده اس جی ام ال عبارت اند از:

_ مدارک مناسب شناسه گذاری با اس جی ام ال، بزرگ، پیچیده و دارای پدیدآورندگان متعدد است. این مدارک گاه به گاه ویرایش می شوند و ترکیباتی دارند که در سایر مدارک مورد استفاده قرار می گیرد و خروجی محمل های متعددی نیز هست.

_ استفاده از اس جی ام ال برای برنامه های کاربردی مدیریت مدارک حجیم و بسیار زیاد، با موفقیت توأم است و در مراحل ورودی و خروجی در بخش های متعددی مانند صنایع دفاع، هوانوردی و بخش های داروسازی کاربرد دارد.

4٫2. ایکس ام ال (زبان نشانه گذاری توسعه پذیر):(2) این زبان در کمتر از دو سال تبدیل به مهم ترین بحث در زمینه استاندارد وب شده است. ایكس ام ال از یک قالب ساده مدرک به یک استاندارد نسل دوم وب تبدیل گردیده است و اساس تمام موارد، از بازیابی اطلاعات بر پایه ابرداده گرفته تا تجارت الکترونیکی و مدیریت حقوقی را تشکیل می دهد. کاربردهای عمده ایکس ام ال عبارت اند از: قابلیت استفاده گسترده به عنوان قالب تدارک مدرک روی وب را دارد، در مورد مدارک وب که به توصیف ساختاری بیشتر از آنچه که اچ تی ام ال فراهم می کند نیاز

ص: 84

دارند، به کار می رود؛ برنامه های کاربردی بالقوه در توصیف منبع (مانند چارچوب توصیف منبع(1))، تجارت الکترونیک و مدیریت حقوقی مالکیت فکری، در میان سایر حوزه هاست.

4٫3. اچ تی ام ال (زبان نشانه گذاری فرامتن): هر چند اس جی ام ال و ایکس ام ال هر دو زبان هایی برای ایجاد مجموعه برچسب برای مدارک ساخت یافته اند، اچ تی ام ال یک اس جی ام ال دی تیدی خاص است که مجموعه برچسب های ثابت و معماری که عناصر و ساختار مدرک اچ تی ام ال را توصیف می کند، فراهم می سازد. این عناصر شامل اقلامی مانند عناوین، پاراگرافها، استنادات و فهرست هاست. از آنجا که هدف اصلی اچ تی ام ال نیز جداسازی محتوا از ترکیب صفحه بود، در طول زمان با افزودن برچسب هایی که مستقیما با ظاهر مدرک سروکار داشت ویژگی اچ تی ام ال تضعیف شد. ایجاد پیوند در اچ تی ام ال از طریق یوآرال(2) انجام می شود. ساختار یوآرال دارای چهار قسمت است که شامل پروتکل در حال استفاده، نشانی رایانه، مسیر مدرک و نام پرونده مدرک است.(3) کاربردهای عمده اچ تی ام ال عبارت اند از: استفاده گسترده به عنوان زبان نشر روی وب، صفحات اصلی وب یا صفحات مدیریتی که به سایر انواع مدارک (مانند پی دی اف) پیوند دارد؛ رابط های کاربری پایگاه های اطلاعاتی و فهرست های کتابخانه.

ص: 85

جدول1. خلاصه ویژگی های قالب های مدارک الکترونیکی

ص: 86

ادامه جدول 1- خلاصه ویژگی های قالب های مدارک الکترونیکی

ص: 87

جدول 2. خلاصه ویژگی های قالب های مدارک الکترونیکی

PDF خروجی برنامه کاربردی، PDF تصویری، PDF تصویر و متن، PDF تصویر و متن، PDF معمولی، HTML XML SGML

ص: 88

ص: 89

ساخت یافته یا بدون ساختار، چندرسانه ای، پیوندهای پشتیبان، نمایش روی صفحه رایانه، چاپ، دسترس پذیری برای موتورهای جست وجوی اینترنت، هزینه تمام شده و میزان کاربرد.

با بررسی های به عمل آمده بهترین قالب در حال حاضر پی دی اف پیشنهاد

می شود.

__"Memory of the World Program”, First Meeting of the International Advisory Committee, Pultusk, Poland, 12-14 September 1993. Final Report. Paris: Unesco, 1993.

__National Library of Australia. "Policy on Participation in Co-operative Microfilming Projects with Other Institutions", 2006 [on-line].

__Agrawal, O.P.; Barkeshli, A. “Conservation of Books, Manuscripts and Paper Document", Lucknow: Intach, 1997.

__Carolyn, L. Rose; Catharine, A. “A Preventive Conservation Approach to the Storage of Collections", Hawks. Paper:1-10 Appendix I, Appendix II. (Section I Creating and Managing Storage Facilities).

__Digitization Lessons Learned in First Round of Library of Congress (http:\ memory.ioc.gov/ammem/award/lessons.htm); Memory of the Word (website).

__Friedman, Hannah B. “Preservation Program in New York State", United States: [ ], 1969.

__Loveday, Helen. “Islamic Paper: A Study of the Ancient Craft”, - London: Archetyp, 2003.

__Morris, John. The Library Disaster Preparedness Handbook. Chicago: American Library Association, 19860

__National Diet Library. "Preservation of Electronic Resources, The State of the Art in NDL",2006. [on-line]. Avalilable: http://www.ndl.go.jp/e/iflapac/e_ resources.html

ص: 92

و به دست آوردن اطلاعات کاملا منطبق با موضوع، استفاده کند.

آرشیو به دلیل پویایی نیازهای مخاطبان و تنوع در محمل های اطلاعاتی، به عنوان مراکز نگهدارنده میراث مکتوب و مضبوط دانش بشری، باید با جریان پویایی و نوگرایی همراه باشد و با عرضه خدمات کاربر پسند، رضایت مراجعان خاص خود را جلب کند. مراکز آرشیوی با استفاده از فناوری های نوین اطلاعاتی و ارتباطی همچون نرم افزارهای اجتماعی، به کاربران کمک می کنند تا در امور مشترک و مورد علاقه، فعالیت کرده و در این میان، برای توسعه مجموعه منابع مراکز آرشیوی نیز همکاری کنند.

می آورند. این دسته از نرم افزارها مجموعه ای از نظام های نرم افزاری را در بر می گیرد که به کاربران اجازه تعامل و اشتراک داده ها می دهد. در سال های اخیر چنین ارتباطات رایانه مداری، در بسیاری از وب گاه ها متداول شده است (ویکی پدیا، 2007).

در واقع تعریف عملیاتی نرم افزارهای اجتماعی را می توان این گونه نیز ارائه کرد: توسعه ابزارها و خدمات جدیدی که شیوه استفاده کاربران از اینترنت را تغییر داده و کاربرد آن را برای همکاری جمعی، ارتباطات و اشتراک اطلاعات آسان تر کرده است (سكر، 2007).

ابزارهایی که در نرم افزارهای اجتماعی به کار می رود به دو دسته عمده تقسیم می شود. ابزارهای ارتباطی و ابزارهای تعاملی. ابزارهای ارتباطی عمدتاً فعالیت های مربوط به فراهم آوری، ذخیره سازی و بازنمون ارتباط را به ویژه از نوع نوشتاری بر عهده دارد، اما به مرور ارائه خدمات صوتی و تصویری را نیز در بر می گیرد.

نرم افزارهای تعاملی، نقش واسطه تعاملات بین دو کاربر یا گروهی از آنان را بر عهده دارند. تفاوت عمده آنها با ابزارهای ارتباطی عمدتا در ایجاد ارتباطات مستقیم (از نوع گفتاری) میان کاربران و تسهیل آغاز و انجام آن است (میوری، 2007).

آنچه مسلم است طراحی و معماری وب 2 با استفاده از هر ابزاری که باشد، عمدتا بر پایه مشارکت ها و تعاملات انسان، نرم افزار، سامانه ماشینی و عامل های هوشمند با یکدیگر استوار است. برخی ویژگی های نرم افزارهای اجتماعی یا وب 2 عبارت است از:

- توسعه شبکه های اجتماعی

- تولید هر چه بیشتر محتوا با مشارکت کاربران، به نسبت تولید محتوا توسط مدیریت سایت یا شبکه

- سازوکار خودترمیمی محتوای وب 2. این سازوکار بسیار پیچیده و هوشمند است و هوشمندی آن ناشی از اجتماعی تر شدن هر چه بیشتر وب و حاصل خرد جمعی است

- جهش وب 2 در پیشبرد معنای آموزش: مهم ترین ویژگی وب 2 در

ص: 97

این مورد از طریق به کارگیری رهیافت توسعه باز است که این نیز از پیامدهای مردمی تر شدن فضای وب می باشد. در این شیوه کاربران می توانند در فرایند توسعه یک مبحث علمی یا فنی و غیره، آزادانه مشارکت داشته باشند و بطور رایگان از حاصل آن استفاده کنند. این شیوه در حقیقت سطح متعالی آموزش است که جزء قابلیت های برجسته وب 2 نیز هست (سكر، 2007).

هستند که به عنوان ابزاری برای تولید محتوا بر روی صفحات وب به کار می روند. در این نوع نرم افزارها، بیش از یک نویسنده مطلب ارائه می کند و در واقع «ویکی» ابزاری است که در آن به شیوه ای کاملا تعاملی و به صورت شبکه ای مشارکتی عمل می شود. مشارکت کنندگان باید در ابتدا حتما نام خود را ثبت کنند. «ویکی پدیا»، معروف ترین نوع ویکی ها است. این سایت که محتوای آن را همگان می توانند ویرایش کنند، دایره المعارفی اینترنتی است. اگر چه ویکی پدیا در سطحی خیلی حرفه ای نیست اما توسط کاربران و برای خدمت به آنها پدید آمده و به ابزاری کاربردی تبدیل شده است (سكر، 2007).

- آر اس اس(1) (نشر واقعا ساده): این نوع از نرم افزارهای اجتماعی که آنها را «نشر واقعا ساده» می نامیم، راهی برای انتقال اطلاعات از طریق تهیه خوراک های خبری خوانندگان است. آراس اس یکی از راه های مهم به کارگیری نرم افزارهای اجتماعی است. بیش تر وبلاگ ها، آراس اس را در اختیار دارند و این امکان را به کاربران می دهند تا برای بررسی مطالب بتوانند از طریق اشتراک در آن، به جای مراجعه روزانه به تعدادی از وبگاه ها، وبلاگ ها و نظایر آن، مشتری آن وبگاه ها شوند و به طور خودکار، اطلاعات آنها را در زمان وقوع دریافت کنند (سکر، 2007).

اندرسون (2007) معتقد است که آراس اس یکی از ملزومات اساسی برای به کارگیری فناوری وب 2 است. وی در ادامه می افزاید: در حالی که بسیاری از مردم نیازی به درک چگونگی فناوری عملکرد آراس اس ندارند، اما آر اس اس ها خوراک های خبری روزانه را بخوبی و بدون زحمت برای مردم تأمین می کنند.

- نرم افزار اجتماعی اشتراک منابع: این قبیل نرم افزارها این امکان را به کاربران می دهد که بتوانند منابع و پرونده های مورد علاقه خود را روی شبکه اینترنت قرار دهند، بطوری که سایر افراد در هر جا که باشند تنها با اتصال به اینترنت بتوانند به آنها دسترسی داشته باشند. نمونه ای از این دست، وبگاه «دلیشز»(2) است که کاربران

ص: 99

با استفاده از آن می توانند منابع و کتاب های ویی خود را ذخیره، و با استفاده از کلید واژه های آزاد و مورد نظر خود، منابع را نشانه گذاری نمایند. همه منابع ارسالی به دلیشز و نشانه های آنها برای عموم قابل مشاهده است (ویکی پدیا، 2009). نمونه دیگری از این وبگاه ها، «لا يبرری تینگ» است که از طریق آن کاربران می توانند مشخصات کتابشناختی منابع خود را با دیگران به اشتراک گذاشته و با اختصاص بر چسب به آنها، بر اساس موضوعات مختلف آنها را ذخیره کنند.

- نرم افزار اجتماعی وب گاه های شبکه ای: استفاده از این نوع وب گاه ها _ که به کمک نرم افزارهای اجتماعی خدمات خود را ارائه می دهد _ بسیار پرطرفدار است. در این وبگاه ها، کاربران با ایجاد پرونده ای اختصاصی برای خود، به شبکه ای بزرگ می پیوندند که در آن، کاربران بسیاری با ایجاد پرونده برای خود با دیگران در تعاملند و در موضوعات گوناگون به تبادل افکار و اشتراک مطالب می پردازند.

دو سایت «مای اسپیس» و «فیس بوک» وب گاه های شبکه ای هستند که اغلب عملکردی اجتماعی دارند و به کاربران امکان دوست یابی، مکالمات اینترنتی و تعامل را می دهند. وب گاه حرفه ای شبکه ای، وب گاهی است که به صورت حرفه ای در امری _ برای مثال در زمینه آموزش و پرورش _ فعالیت دارد؛ مانند وب گاه «الگ» (سکر، 2007).

- نرم افزارهای اجتماعی صوتی تصویری: نمونه بارز چنین وبگاه هایی عبارت است از «يوتيوب» که وب گاه به اشتراک گذاری پرونده های ویدیوئی است. کاربران می توانند تصاویر یا فیلم های خود را در این سایت بارگذاری کنند. نمونه دیگر وب گاه «فلیکر» است. فليكر وبگاه معتبری برای مدیریت و به اشتراک گذاشتن عکس است که کاربران عکس های خود را با طبقه بندی موضوعی در آن قرار می دهند. آنها می توانند برای عکس های خود و دیگران برچسب بگذارند و بدین ترتیب همه عکس ها از طرف خود کاربران، قابل جست وجو و دسته بندی است (سکر، 2007).

در اینجا می توان به «پادکست» نیز اشاره کرد. پادکست یکی از روش های ارائه محتوا از طریق انتشار پرونده صوتی بر روی اینترنت و نام عمومی نوعی برنامه

ص: 100

صوتی است که معمولا توسط کاربران بر روی یک پخش کننده موسیقی رقمی _ مانند «آی پاد» _ به شکل یک پرونده صوتی قرار می گیرد. از مزایای پادکست این است که به طور خودکار خدمات ارائه می کند، بلافاصله در دسترس است و به راحتی بایگانی می شود.

- دنیاهای مجازی: عبارت «دنیاهای مجازی» برای دسته ای از نرم افزارهای اجتماعی به کار می رود که خدمات جالبی ارائه می کند. در این نوع از ارائه خدمات، کاربران در محیطی مجازی و در دنیای اینترنت، قادرند با ایجاد پرونده ای اختصاصی برای خود به خرید و فروش و معامله بپردازند. یکی از وب گاه هایی که چنین خدماتی را با استفاده از نرم افزارهای اجتماعی ارائه می کند، وب سایت «سکند لايف» است (ویکی پدیا، 2009).

قابلیت های دیگر نیز که در برخی وب گاه ها ارائه می شود مانند شخصی سازی سایت گوگل،(1) از قابلیت های فناوری وب 2 بهره می گیرد. در این خدمت، گوگل به کاربران اجازه داده می دهد تا با اضافه کردن خوراک آراس اس به صفحه خانگی مورد نظرشان، مطالب روزآمد را از وبگاه ها یا وبلاگ های دلخواه دریافت کنند. آنچه ذکر شد، انواع نرم افزارهای اجتماعی موجود را به طور کامل در بر نمی گیرد. به ویژه آنکه تعداد این نوع نرم افزارها روزانه رو به افزایش می گذارد. تاکنون، بیش ترین کاربرد و استفاده از نرم افزارهای اجتماعی توسط متخصصان برای آموزش بوده است. ابزارهایی نظیر وبلاگ ها و ویکی ها، به عنوان دو ابزار رایج در وب 2، محيط خوبی را برای مشارکت، تعامل و یادگیری مشترک توسط افراد به وجود آورده است (سکر، 2007). علاوه بر این نکته می توان بر کاربردهای تجاری رو به رشدی که از قابلیت های وب 2 ناشی می شود نیز اشاره کرد. در مجموع می توان انتظار داشت که در آینده ای نه چندان دور، وب 2 و نرم افزارهای اجتماعی، تأثیرات چشمگیری در دنیای اینترنت و همکاری های شبکه ای بگذارند.

ص: 101

مجموعه های آرشیوی این شبکه - شامل مراکز منتخبی از ولز - این امکان را دارند که بتوانند در هر زمان اطلاعات لازم را بر روی سایت اضافه کرده و یا آنها را ویرایش کنند. از طرفی در هر بخش وب گاه این شبکه، قسمت هایی نیز برای کاربران طراحی شده تا بتوانند نظرات و مطالب خود را درباره محتوای ارائه شده اعم از اسناد نوشتاری، عکس و غیره اضافه کنند.

- آرشیو برای همه:(1) آرشیو برای همه، برنامه کنسرسیوم آرشیوی انگلستان است. هدف عمده این برنامه آن است که بتواند تمام مواد و اسناد آرشیوی را در قالب فهرست های قابل جست و جوی پیوسته(2) ارائه دهد تا بدین وسیله افراد بیش تری را از میراث فرهنگی انگلستان مطلع کند. برنامه «آرشیو برای همه»، همکاری و مشارکت در انجام پروژه ها را برای آرشیوداران و کاربران نیز فراهم آورده است. به این صورت که برای تکمیل و اجرای برنامه های مربوط به این طرح و جمع آوری هر چه بیشتر اطلاعات آرشیوی، افراد را به مشارکت دعوت کرده و با همکاری آنها، اطلاعات مجموعه خود را بر روی وب گاه در دسترس عموم قرار می دهد. مشارکت کاربران در برنامه آرشیو برای همه به چند طریق صورت می گیرد. در یک روش، کاربران به صورت داوطلبانه انجام تمام یا بخشی از پروژه های این طرح را بر عهده می گیرند. آنها یا با تکمیل و ارسال فرم تقاضا آمادگی خود را اعلام می کنند و یا می توانند با تکمیل فرم های اشتراک مخصوص و عضویت در این برنامه، اسناد آرشیوی خود را در هر قالبی که باشد به صورت الکترونیکی در سایت این مجموعه بارگذاری کرده و آنها را در دسترس دیگران نیز قرار دهند.

- شبکه آرشیوی اسکاتلند:(3) این طرح در اواسط سال 1999 آغاز گردید. هدف شبکه آرشیوی اسکاتلند، دسترس پذیر ساختن مجموعه بیش از 50 مرکز آرشیوی در اسکاتلند برای عموم، از طریق شبکه اینترنت است. بودجه این

ص: 104

طرح تا سال 2004 از طریق یکی از بنیادهای فرهنگی انگلستان تامین می شد اما از آن سال به بعد تامین بودجه بر عهده آرشیو ملی اسکاتلند است. در این طرح نیز _مانند سایر طرح های آرشیو2_ امکان مشارکت کاربران در ارسال اطلاعات مربوط به حوزه اسناد و آرشیو، به این مجموعه وجود دارد. کاربران می توانند با ثبت نام اینترنتی بر روی وب گاه این شبکه آرشیوی، انواع پرونده ها و اطلاعات را _حتی در سطح اسناد خانوادگی _ ارسال و در هر زمان که بخواهند آنها را حذف کنند و یا مورد ویرایش قرار دهند.

از مفهوم آرشیو2 سازماندهی شده است، بهره گیرند. در الگوی پیشنهادی، علاوه بر اینکه کاربران قادرند در نرم افزار آرشیوی _که مرکز آرشیوی آن را تهیه کرده است _در جست وجوی منابع آرشیوی مورد نیاز خود باشند، می توانند با دیگر کاربران و نیز آرشیودارها در تعامل باشند. به این شکل، حتی مجموعه آرشیوی شخصی نیز امکان شکل گیری خواهد داشت. در این الگو، تعیین سطوح امنیتی دسترسی به اطلاعات و توجه به زیرساخت های نرم افزاری و سخت افزاری، از اهمیت بسزایی برخوردار است. رعایت مسائل ایمنی و برطرف کردن شکاف های امنیتی در این سامانه به منظور عدم اخلال در آن بسیار حائز اهمیت است. نقش آرشیودار2 در این الگو، هدایت کاربران و نیز مدیریت منابع الکترونیکی ارسال شده و موجود در نرم افزار خواهد بود. بدین صورت، آرشیودار قادر خواهد بود نقش و فعالیت پویاتری داشته باشد. در سال های اخیر، بسیاری از کشورها طرح های ملی فناوری اطلاعات را با سه هدف عمده «توسعه زیرساخت اطلاعاتی ملی»، «توسعه صنایع اطلاعاتی» و «اشاعه اینترنت» در کشور، تدوین کرده و به اجرا در آورده اند. جهان می رود تا به زودی شاهد بزرگ ترین انقلاب فناوری باشد که فرزند فناوری های زیستی، نانو، مواد جدید و شناختی در بستر فناوری اطلاعات خواهد بود. روندهای جهانی حاکی از این است که فناوری اطلاعات و ارتباطات نقشی بنیادین و زیربنایی را در جوامع امروزی بازی می کند پس اگر بخواهیم آینده ای روشن و درخشان در پیش رو داشته باشیم، باید به سرعت و به روشی آگاهانه برنامه ریزی کنیم و مراکز آرشیوی خود را با پیشرفت های فن آورانه روز همگام سازیم. اگر آرشیودارها در قالب نقش جدید یعنی آرشیودار2 با قابلیت های وب2 همراه شوند، قادر خواهند بود راحت تر و سریع تر به مدیریت پیشینه های الکترونیکی بپردازند و تعامل نزدیک با کاربران برای تأمین نیازهای اطلاعاتی آنها داشته باشند. به این ترتیب، آنها امکان تورق، جست وجو، بازیابی و حتی بارگذاری منابع الکترونیکی آرشیوی را برای کاربران دیگر فراهم خواهند کرد و نقش مهمی در تحول و دگرگونی در فعالیتهای آرشیوی و تشویق دیگر کاربران برای استفاده از این مراکز خواهند داشت.

ص: 106

مکانی و زمانی خود که به کاربران ارائه می کند، تقریبا با محدودیت اندک، یکه تاز میدان در تمامی بخش های اجرایی یک کشور باشد.

اکنون این حسابگر الکترونیکی حاکم بر تمام فعالیت های روزمره جوامع مختلف با شدت و ضعف وارد حوزه های اداری و اطلاع رسانی هر کشور شده و مراجعان را با سهولت در رسیدن به مقصود و ذخیره زمانی فوق العاده، با آسیب های کم تری مواجه می کند.

پیشرفت های روزافزون رایانه ای در زمینه نرم افزاری نیز شماری از مدیران اسناد را بر آن داشته که برای نگهداری اسناد اعم از جاری و نیمه جاری و راکد، ساماندهی اسناد با استفاده از رایانه را در رأس برنامه های خود وارد کنند. از سوی دیگر آرشیودارها نیز کوشیده اند تا با بهره گیری از سخت افزارها و نرم افزارها به حفظ و نگهداری اسناد با ارزش و ارائه خدمات به شیوه رقمی بپردازند. از این رو می توان فضایی را مجسم کرد که در آن تمام اطلاعات از هر نوعی به صورت رقمی ثبت شده است. در این قالب امید آن می رود که از سرعت و دقت آن با قافله علمی و فنی جهانی همراه شد.

در بایگانی های بزرگ و آرشیوها از اسناد و مدارک با ارزش، معمولا فیلم تهیه می کنند و نسخه ای از آنها را در محلی دور از دسترس اشخاص و حوادث قرار داده تا در مواقع اضطراری نسخه ای از این اسناد برای استفاده وجود داشته باشد.

در صنعت، بازرگانی، پزشکی و بررسی های علمی و فنی نیز استفاده از ریز فیلم امر رایجی است و برخی کشورهای صنعتی گاه، نسخه های اصلی اسناد و مدارک را نگهداری نکرده و به جای اصل اسناد، نسخه های ریز فیلم آنها را نگهداری می کنند. این فیلم ها در قطع های 16 و 35 میلی متری تولید می شود که برای مدت زیادی بیش از 150 سال، قابل نگهداری است. در حفظ ریز فیلم ها از جعبه های مخصوص استفاده می شود که امکان نفوذ گرد و خاک و غبار و رطوبت و اثرات خارجی را از بین می برد. ریز فیلم با صنعت عکاسی و فیلمبرداری و از سویی دیگر رایانه با رقمی کردن اسناد و نرم افزارهای بسیار پیشرفته، امروزه بزرگ ترین مشکل آرشیوها را مرتفع کرده است.

3. دستگاه چاپ ریز فیلم: در صورت لزوم از این دستگاه برای چاپ صفحه / صفحه هایی از نسخه مورد نظر استفاده می شود.

در این میان به نظر می آید این است که به تر است از تلفیق نکات مثبت و منفی هر دو روش رقمی کردن و تهیه ریز فیلم، همانند قانون اسمز، روشی ابداع شود تا کاستی های هر کدام با حضور دیگری مرتفع شود. همواره به یاد داشته باشیم این ریز فیلم است که می تواند ماندگارتر باشد.

از طرفی برای تهیه ریز فیلم از اسناد نباید هزینه های بالای آن را از نظر دور

داشت. هر چند به منظور نگهداری از حافظه دولت ها و ملت ها و نهایتا حافظه جهانی و با اشراف به اینکه آرشیوهای ملی نگهبان هویت ملت ها هستند و همکار دولت ها در تصمیم گیری های اساسی و تطبیقی، می توان این هزینه ها را نادیده گرفت.

تحصیلات دانشگاهی ادامه دارد. اینتر پرس 3 کوشش مشترک بین المللی است که از مناطق، ملیت ها و گروه های چند ملیتی مختلف ترکیب شده است و این گروه تحقیقاتی از شمال و جنوب امریکا، آفریقا، اروپا و آسیا گرد هم آمده اند. هدایت کل پروژه و اجرای طرح را دانشگاه بریتیش کلمبیا در ونکور کانادا بر عهده دارد. عنوانی که برای مرحله سوم پروژه در نظر گرفته شده این است: «پیچیدگی نظری در مدیریت آرشیو: اجرای نظریه پیشینه های معتبر در سامانه های رقمی در سازمان های آرشیوی کوچک و یا متوسط».(1)

اعضای اینترپرس 3 از کشورهای آفریقا، برزیل، کانادا، اسپانیا، چین، کلمبیا،

ایتالیا، کره، مالزی، مکزیک، هلند، نروژ، سنگاپور، ترکیه و انگلستان هستند. این پروژه، نظریه و روش های نگهداری رقمی را ، که توسط اینترپرس توسعه یافته است، تفسیر می کند و در روند کار، اطلاعات بر پایه موارد زیر شرح داده می شود:

- چگونه تئوری های روش های عمومی می توانند در آرشیوهای کوچک و یا

متوسط اجرا شوند در حالی که شیوه مؤثر و کارآمدی نیز باشد.

- چه عواملی برای اجرای مناسب هر بخش پیشینه در هر متن تعيين شده

است؟

- چه مهارت های تخصصی برای هدایت کردن این عملکرد مورد نیاز است؟

معمولا نمونه های آموزشی ابتدا برای برنامه های آموزش در خانه استفاده می شود آن گاه برای آموزش در کارگاه ها و سپس در دوره تحصیلات دانشگاهی به کار برده می شود. البته ابتدا نیاز به متخصصان با قابلیت است، نه فقط برای نگهداری بلند مدت میراث اسناد جامعه در شکل رقمی، بلکه برای مطمئن ساختن سازمان ها و مؤسساتی که محافظ دقت و اعتبار اطلاعات رقمی که تولید شده، هستند.

ص: 120

بایگانی ها باید اجتناب کرد.

- باید دستگاه هدهای دیسک یا دیسک درایو را بر طبق دستورالعمل دستگاه تمیز نگه داشت.

- محل کار را باید پاکیزه نگه داشت چون وجود کوچک ترین ذرات غبار بر سطح دیسک باعث تخریب سطح آن و از بین رفتن اطلاعات می شود.

- باید دیسک ها را دور از منابع قوى الكترومغناطیس، مثل ژنراتورها بایگانی کرد.

- عکس ها را از رزولوشن 100 دی پی آی(1) تا 600 دی پی آی دریافت می کند.

- مقیاس عکس ها را بصورت اتوماتیک از 20 تا 60 کاهش می دهد تا کاربرد عکس با قالب مورد نیاز تطبیق داده شود.

- برای پشتیبانی سریع و بازیابی اتوماتیک کد تصویر -مارک(2) را به فیلم اضافه می کند.

- در قالب های ساده(3) یا دوبليكيت ضبط (رایت) می کند.

- برای پشتیبان گرفتن و امنیت بر روی حلقه های فیلم نیز ضبط می کند.

فناوری های آرشیو شمار می رود اما در این راستا مشکلاتی نیز وجود دارد که شامل موارد زیر است:

- نیاز به سخت افزار و نرم افزار مربوط.

- کهنه و غیر قابل استفاده شدن فناوری های قدیمی.

- هزینه بر بودن استفاده و کاربرد.

- نیاز به نیروی متخصص و ماهر.

- امکان از بین رفتن اطلاعات به دلیل مشکلات نرم افزاری یا سخت افزاری.

- امکان اشتباه در انتخاب مواد برای رقمی کردن و از بین رفتن برخی اطلاعات به علت خطاهای انسانی.

- نبودن یک دستورالعمل و رویه کاری و یا استاندارد در حفاظت و نگهداری اسناد.

به کاربران گام بردارند. البته در این راستا با مشکلات مالی و سخت افزاری و نرم افزاری نیز مواجه خواهند شد، بنابر این مدیران مراکز آرشیوی باید برای این امر بودجه مشخصی را پیش بینی کنند و حرکت به سمت رقمی شدن را در همه امور ادامه دهند.

از کاربردهای این فناوری در انبارداری، حمل و نقل، زنجیره تامین، نظارت بر حیوانات، امور پزشکی و پرداخت های الکترونیکی می باشد.

مفاهیم داده، اطلاعات، دانش و خرد مطابق هرم رسم شده در شکل 1، داده، پایه اطلاعات، اطلاعات پایه دانش و دانش پایه خرد می باشد. برای شناخت جایگاه دانش به مفاهیم داده، اطلاعات، دانش و خرد می پردازیم:

- داده(1): حقایق اصولی و پایه ای است که به شکل خام بوده و در ساخت دانش و اطلاعات به کار می رود.

- اطلاعات(2): اطلاعات داده ای است معنی دار و هدفمند، زمانی که داده ها به منظور خاصی به شکلی منطقی سازماندهی می شود، تبدیل به اطلاعات می گردد.

- دانش(3): دانش ترکیب سازمان یافته ای از داده و اطلاعات است که از طریق قوانین، فرآیندها و عملکردها و تجربه حاصل آمده است. به عبارت دیگر دانش معنا و مفهومی است که از فکر پدید آمده است و بدون آن اطلاعات یا داده تلقی می شود و تنها از این طریق است که اطلاعات حیات یافته و به دانش تبدیل می شود. در مجموع این تعاریف، می توان به وجود نیروی انسانی به عنوان عامل ایجاد دانش نظر داشت.

- خرد(4): وقتی که دانش برای تصمیم گیری و بهبود تصمیمات، فرآیندها و بهره وری یا سودآوری به کار گرفته شود، تبدیل به خرد می شود. برای خردمند بودن، افراد نه تنها باید دانش کسب کنند بلکه باید فهم کاملی از اصول حاکم بر آن دانش را نیز داشته باشند (1، 2، 3).

ص: 128

خرد

دانش

اطلاعات

داده

شکل 1: سلسله مراتب داده، اطلاعات، دانش و خرد

جدول 1: تفاوت بین مدیریت اطلاعات و مدیریت دانش

تعدیل های نیروی کار که همواره در پس هر بحران سیاسی، اقتصادی و یا اجتماعی گریبان مراکز دانش را نیز می گیرد و همچنین قوانین مربوط به بازنشستگی و بازخریدهای زودتر از هنگام و نقل و انتقال های سریع و وسیع که ناشی از رقابت شدید بخش های مختلف اقتصادی و صنعتی است نیز به ضرورت اعمال مدیریت دانش قوت می بخشد (1،4،5).

ص: 130

طبقه بندی دیگری که می توان برای دانش در نظر گرفت، دانش فردی در مقابل دانش سازمانی است. دانش فردی انواع دانشی است که فرد در بیرون و درون خود جمع آوری نموده و دانش سازمانی در واقع نه تنها جمع جبری دانش های فردی افراد است بلکه شامل اضافات ناشی از تعامل بین این افراد و دانش های آنها نیز می شود .(105)

می دهد. اهداف مدیریت ارتباط با مشتری شامل: فراهم کردن سرویس مطلوب تر برای مشتریان، بالا بردن بهره وری مراکز تماس تلفنی شرکت، کمک کردن به پرسنل فروش برای تسریع معاملات، ساده سازی فرآیندهای بازاریابی و فروش، کشف مشتریان جدید، بالابردن میزان درآمد حاصل مشتریان، افزایش رضایت مشتریان و بالابردن میزان وفاداری آنها به شرکت و محصولاتش می باشد.

برنامه ریزی منابع سازمانی از طریق یکپارچه کردن سامانه های اطلاعات سازمانی و فرآیندهای کسب و کار (واحدهای عملیات و امور اجرایی) موجب سرعت بخشیدن به روند پاسخ گویی به امور مشتریان و تحویل کالاها یا خدمات می شود. برنامه ریزی منابع سازمانی را می توان به عنوان نرم افزار یکپارچه ای تعریف کرد که دارای اجزاء و یا نمونه هایی برای برنامه ریزی، تولید، فروش، بازاریابی، توزیع، حسابداری، مدیریت منابع انسانی، مدیریت پروژه، مدیریت خدمات و نگهداری و تعمیرات، مدیریت حمل و نقل و بازرگانی الکترونیک است .(9،10،11،12،13)

خدمت به مشتری که قبلا همگی در سطح شرکت انجام می شده اینک به سطح زنجیره عرضه انتقال پیدا کرده است. مساله کلیدی در یک زنجیره تامین، مدیریت و کنترل هماهنگ تمامی این فعالیت ها است. مدیریت زنجیره تامین پدیده ای است که این کار را به طریقی انجام می دهد که مشتریان بتوانند خدمت قابل اطمینان و سریع را با محصولات با کیفیت در حداقل هزینه دریافت کنند.

در حالت کلی زنجیره تامین از دو یا چند سازمان تشکیل می شود که رسما از یکدیگر جدا هستند و به وسیله جریان های مواد، اطلاعات و جریان های مالی به یکدیگر مربوط می شوند. این سازمان ها می توانند بنگاه هایی باشند که مواد اولیه، قطعات و محصول نهایی تولید می کنند و یا خدماتی چون توزیع، انبارش، عمده فروشی و خرده فروشی عرضه می کنند و یا خود مصرف کننده نهایی باشند.

امروزه مدیران بسیاری از صنایع دریافته اند که برای ادامه حضور در بازار تنها بهبود فرایندهای داخلی و انعطاف پذیری در توانائی های شرکت کافی نیست بلکه تامین کنندگان قطعات و مواد نیز باید موادی با بهترین کیفیت و کمترین هزینه، تولید کنند و توزیع کنندگان محصولات نیز باید ارتباط نزدیکی با سیاست های توسعه بازار تولید داشته باشند؛ با چنین نگرشی، رویکردهای زنجیره تامین و مدیریت آن پا به عرصه وجود نهاد. از طرف دیگر با توسعه سریع فناوری اطلاعات در سال های اخیر و کاربرد وسیع آن در مدیریت زنجیره تامین، بسیاری از فعالیت های اساسی مدیریت زنجیره با روش های جدید در حال انجام است .(14،15)

به طورکلی زنجیره تامین زنجیره ای است که همه فعالیت های مرتبط با جریان کالا و تبدیل مواد، از مرحله تهیه ماده اولیه تا مرحله تحویل کالای نهایی به مصرف کننده را شامل می شود و لذا مدیریت زنجیره تامین عبارت است از فرایند یکپارچه سازی فعالیت های زنجیره تامین و جریان های اطلاعاتی مرتبط با آن از طریق بهبود و هماهنگ سازی فعالیت ها در زنجیره تولید و عرضه.

برای مدیریت مؤثر زنجیره تامین ضروری است که تامین کنندگان و مشتریان با یکدیگر و در روشی هماهنگ و با شراکت و ارتباطات اطلاعاتی و گفت و گو

ص: 135

با یکدیگر کار کنند. این امر یعنی جریان سریع اطلاعات در میان مشتریان و عرضه کنندگان، مراکز توزیع و سامانه های حمل و نقل، بعضی از شرکت ها را قادر می سازد که زنجیره های عرضه بسیار کارایی را ایجاد کنند( 16).

طرح کلی یک زنجیره تامین و فرآیندهای عمده دخیل در مدیریت آن بطور کلی زنجیره تامین زنجیره ای است که همه فعالیت های مرتبط با جریان کالا و تبدیل مواد، از مرحله تهیه ماده اولیه تا مرحله تحویل کالای نهایی به مصرف کننده را شامل می شود. زنجیره تامین شامل سه حوزه تدارک، تولید و توزیع است. در شكل 2، یک نمونه از رابطه بین تولید کننده و مصرف کننده نمایش داده شده است (17).

شکل 2: نمایی از ساختار کلی یک زنجیره تامین (18)

مدیریت زنجیره تامین دارای سه فرایند عمده است که عبارت است از:

- مدیریت اطلاعات: امروزه نقش، اهمیت و جایگاه اطلاعات بر همگان بدیهی است. گردش مناسب انتقال صحیح اطلاعات باعث می شود تا فرایندها مؤثرتر و کاراتر گشته و مدیریت آنها آسان تر شود. در بحث زنجیره تامین موضوعات هماهنگی در فعالیت ها، مدیریت اطلاعات در زنجیره، مدیریت سامانه های اطلاعاتی و انتقال اطلاعات بسیار حائز اهمیت می باشد.

- مدیریت لجستیک: در تحلیل سامانه های تولیدی، موضوع لجستیک بخش

ص: 136

فیزیکی زنجیره تامین را در بر می گیرد. این بخش که همه فعالیت های فیزیکی از مرحله تهیه ماده خام تا محصول نهایی شامل فعالیت های حمل و نقل، انبارداری زمان بندی تولید را شامل می شود، بخش نسبتا بزرگی از فعالیت های زنجیره تامین را به خود اختصاص می دهد. در واقع محدوده لجستیک تنها جریان مواد و کالا نبوده بلکه محور فعالیت های زنجیره تامین است.

- مدیریت روابط: در بسیاری از موارد، سامانه های اطلاعاتی و فناوری مورد نیاز برای فعالیت های مدیریت زنجیره تامین به سهولت در دسترس بوده و می توانند در یک دوره زمانی نسبتا کوتاه تکمیل و به کار گمارده شوند. اما بسیاری از شکست های اولیه در زنجیره تامین، معلول انتقال ضعیف انتظارات و توقعات و نتیجه رفتارهایی است که بین طرفین درگیر در زنجیره به وقوع می پیوندد. علاوه بر این، مهم ترین عامل برای مدیریت موفق زنجیره تامین، ارتباط مطمئن میان شرکا در زنجیره است (19).

قرائتگر اطلاعات ذخیره شده در برچسب ها(1) و پایگاه داده(2) می باشد. در این سامانه، قرائتگر، امواج الکترومغناطیسی را ارسال کرده و برچسب با دریافت این امواج، اطلاعات از پیش ذخیره شده خود را برای قرائتگر ارسال می کند و این اطلاعات در پایگاه داده ذخیره شده و بوسیله نرم افزارهای مربوطه، پردازش می شود. (20، 22، 23، 24، 25، 26)

شكل 3: اجزای سامانه RFID و ساختار یک نمونه از برچسب های RFID نوع غیر فعال (22)

نرخ انتقال داده ها است. به طور کلی مطابق جدول 2، چهار نوع برچسب شامل انواع غیرفعال(1)، نیمه غیرفعال(2)، نیمه فعال(3) و فعال(4) وجود دارند.

جدول 2: مقایسه انواع برچسب RFID

(29 ،28 ،27 ،24 ،22 ،21)

ص: 140

در برچسب های RFID نوعی دیگر از دسته بندی بر اساس کارکرد برچسب و حافظه داخلی آن وجود دارد که در پنج دسته می باشد و در جدول 3 نمایش داده شده است. در این پنج دسته، از سه نوع حافظه استفاده گردیده است:

دسته صفر، برچسب هایی با حافظه های فقط خواندنی می باشند که در آنها یک کد ساده توسط کارخانه سازنده وارد حافظه شده است و پس از تولید دیگر قابل تغییر نمی باشد. از این نوع برچسب می توان برای اموری چون تعیین نوع کالا و همچنین جلوگیری از سرقت استفاده کرد؛ نوعی از این برچسب ها وجود دارد که بدون شناسه شناسایی است و تنها با عبور از میدان دستگاه های خواننده خود را نمایان می سازد. دسته یک، برچسب هایی با حافظه های یک بار نوشتنی و آن گاه فقط خواندنی(1) می باشد. ورود اطلاعات در این برچسب ها تنها یک بار توسط کارخانه سازنده یا مصرف کننده صورت می گیرد؛ آن گاه می تواند مانند یک برچسب فقط خواندنی عمل کند. بدین ترتیب از سطح بالای امنیت و انعطاف پذیری بهتری نسبت به کلاس صفر برخوردار خواهد بود. اگرچه این برچسب ممکن است از هر نوعی باشد اما اغلب از نوع غیر فعال می باشد. دسته دو، برچسب هایی با حافظه هایی با قابلیت خواندن - نوشتن است. در این نوع، مصرف کننده امکان نوشتن اطلاعات بر روی برچسب ها و خواندن اطلاعات از آنها را خواهد داشت. این برچسب ها نسبت به برچسب های دسته صفر که تنها یک کد ساده را حمل می کند فضای بیشتری را اشغال می نماید. دسته سه، برچسب هایی با حافظه هایی با قابلیت خواندن - نوشتن به همراه حسگر داخلی است. با توجه به وجود یک حسگر که اطلاعاتی نظیر دما و رطوبت را ثبت می کند، این برچسب ها را از نوع فعال یا نیمه فعال انتخاب می کنند. دسته چهارم، برچسب هایی با حافظه هایی با قابلیت خواندن - نوشتن به همراه امکان ارسال اطلاعات به صورت هوشمند می باشد. این برچسب ها برای ایجاد شبکه با سایر برچسب ها بدون نیاز به دستگاه خواننده مناسب بوده و همیشه به همراه یک منبع تغذیه فعال می باشد. برای نوشتن اطلاعات بر روی این برچسب ها

ص: 141

می توان از برچسبی دیگر (از نوع فعال) یا دستگاه های خواننده استفاده کرد. از مشکلات آن مسئله امنیت پایین و قیمت بالا است (23، 30، 31، 32).

جدول 3: دسته بندی برچسب های RFID (23، 30، 31، 32)

از نکات پراهمیت در برچسب های RFID، بسامد کار این برچسب ها است.

مطابق جدول 3، RFID تحت بسامدی بین 125 کیلوهرتز تا 5٫8

گیگاهرتز عمل

ص: 142

می کند. این بسامد بیانگر برد برچسب ها، میزان نفوذ در مواد، انرژی مورد نیاز و نرخ انتقال داده ها است. در جدول 4 مقایس های بین انواع محدوده بسامدی مورد استفاده در برچسب های RFID نمایش داده شده است. البته باندهای بسامدی در رنج UHF بسته به استانداردهای موجود در هر کشور متفاوت می باشد.

جدول 4: بسامد مورد استفاده در برچسب های RFID

(30 ،28 ،25 ،24 ،23 ،22)

ص: 143

ب) آنتن ها:

یکی از اجزای اساسی در سامانه های RFID آنتن ها می باشد. همانگونه که در شكل 3 ملاحظه می شود، آنتن ها هم در برچسب ها و هم در دستگاه های قرائت گر وجود دارد. وظیفه اصلی آنتن ها دریافت و ارسال امواج رادیویی می باشد. بطوری که دستگاه قرائتگر در هنگام خواندن، با ارسال نشانک رادیویی توسط آنتن خود موجب فعالسازی بر چسب (نوع غیرفعال یا نیمه غیرفعال) می شود و برچسب اطلاعات خود را توسط آنتن خود به قرائتگر ارسال می کند؛ بزرگی آنتن ارتباط مستقیمی با برد آنتن دارد. در برچسب های فعال نیز ارسال اطلاعات توسط آنتن های موجود در برچسب ها صورت می گیرد (22، 24، 25).

ج) برچسبخوان (قرائتگر):

یکی دیگر از اعضای سامانه های RFID، قرائتگرها می باشد. این دستگاه ها که به دو صورت ثابت و متحرک عرضه می شود، وظیفه خواندن، ثبت، نگه داری و ارسال اطلاعات از برچسب ها به سرور اطلاعاتی را دارد. خواندن اطلاعات در یک گیرنده RFID توسط امواج رادیویی صورت می گیرد و نیاز به دید مستقیم نیست. مطابق شکل 3، قرائتگرها نیاز به داشتن یک آنتن برای ارسال و دریافت نشانک و

ص: 144

یک پردازشگر می باشد. مهم ترین مسائل در دستگاه های قرائتگر عبارت است از: پشتیبانی از محدوده بسامدی متفاوت، پروتكل سريع، قوانین مختلف محلی (بسامد و منبع تغذیه)، قابلیت اتصال به شبکه، توانایی استفاده تعدادی قرائتگر با هم، توانایی به روز کردن نرم افزار قرائتگر: از طریق اینترنت، از طریق اتصال به سرور اصلی، مدیریت آنتن ها، ورودی خروجی رقمی برای حسگرهای خارجی و مدارهای کنترلی (22، 24، 25، 26، 30، 31، 32).

د) پایگاه داده و نرم افزار:

این قسمت از اجزای سامانه های RFID در شکل 3 به صورت یک رایانه نمایش داده شده است. برای پشتیبانی اطلاعاتی از برچسب RFID، نیاز به محلی برای ذخیره و بازیابی اطلاعات می باشد. این محل توسط نرم افزارها و پردازشگرها و برقراری ارتباط با دستگاه های قرائتگر به استخراج و تبدیل اطلاعات گیرنده ها می پردازد. بدین ترتیب پس از خواندن شناسه محصول و ارتباط با پایگاه داده، امکان به دست آوردن حجم عظیمی از اطلاعات مربوط به آن محصول فراهم می آید (22، 26).

و تشعشعات، آسیب ناشی از الکتریسیته ساکن و شرایط آب و هوایی مانند باران و برف (25،31، 24 ،22).

در شکل 4 نمایش داده شده است. ثبت الکترونیکی خودرو یک کاربرد جدید از شناسایی خودکار خودرو می باشد. بدین طریق وضعیت و هویت خودرو ثبت می شود. این امر به یافتن خودکار وسایط موتوری، کنترل ترافیک، اخذ خودکار جرایم رانندگی، اخذ الکترونیکی عوارض، نظارت بر رفت و آمد خودروها و نظایر آن کمک شایانی خواهد کرد و باعث بهبود امنیت عمومی و کم شدن خطای انسانی خواهد بود.

شکل 4: نمایش چگونگی شناسایی خودکار خودرو (33)

مطابق شکل 5، با استقرار یک ثبت کننده الکترونیکی برای هر وسیله نقلیه در شرایطی که دارای سه مشخصه به شرح: کد شناسایی یکتا، اطلاعات وسیله نقلیه و سایر اطلاعات باشد، همچنین از نظر امنیتی از جاسوسی حفظ شده باشد و اتصال این کارت به پایگاه داده اصلی، مزایای ثبت الکترونیکی خودرو تحقق می یابد (33، 34).

شكل 5: نمایش نمونه کارت RFID برای شناسایی خودکار خودرو (34)

است. در جدول 5 نمونه هایی از کاربردها و مزایای RFID در زنجیره تامین مقسم بر 5 مرحله خرید، ساخت، انبار، حمل و فروش نمایش داده شده است (35).

جدول 5: کاربردهای RFID در زنجیره تامین (35)

ص: 149

کنترل ورود و خروج شیء یا شخص دارای برچسب است و امکان موقعیت سنجی و مکان یابی کانتینر و پالت های محصول در هر لحظه فراهم می آید و در کنترل موقعیت محصول از بدو تولید تا زمان مصرف، سودمند خواهد بود. همچنین امکان اتصال به حسگرهای محیطی اجازه ارسال اطلاعاتی از قبیل میزان نور، درجه حرات، رطوبت و گازهای درون محیط را فراهم میسازد. لذا با توجه به توانایی های این فناوری از قبیل ثبت و شناسایی خودکار، امکان جمعآوری داده مناسب و ارسال داده توسط برچسب به قرائتگر و ذخیره و پردازش آن فراهم می آید و به اطلاعات ارزشمندی دست خواهیم یافت که این امر بیانگر توانایی این وسیله در ایجاد و تکمیل خودکار اطلاعات موجود در مراکز داده می باشد. همچنین با امکاناتی همچون افزایش بازدهی، کاهش هزینه، بالا رفتن دقت و انعطاف پذیری اطلاعات درون برچسب از سامانه مناسبتری برای ساماندهی اطلاعات و مدیریت سامانه برخوردار خواهیم بود.

http://staff.alzahra.ac.ir/mousavi/MIS/Past%20Works/Knowledge%20 Managment.doc

http://www.isi.org.ir/Conference/files/KM.ppt http://www.nipc.net/mis/article/total_kmdwbicicms.ppt

http://www.armanshahrco.com/MAGHALAT/DANESH%20VA%20 ETELAAT.htm

http://www.rsl.ir/Articles/Knowledg %20Strategy.doc

http://www.imi.ir/tadbir/tadbir-174/sandr-174/3.asphttp://idochp2.irandoc.ac.ir/scripts/wxis.exe?a=07:53:23 http://www.shabakeh-mag.com/Articles/Business/28-174.pdf http://www.shabakeh mag.com/Articles/Business/32-140.pdf http://ie.sharif.edu/en/courses/courses/spring 2006/cis/resources/root/ERP.dochttp://www.shabakeh-mag.com/Articles/Business/28-174.pdf http://www.imi.ir/tadbir/tadbir-170/article-170/4.asp http://www.nipc.net/mis/article/total_kmdwbicicms.ppt http://www.ieir.ir/Cat/22.aspx http://www.ieir.ir/Post-129.ASPX http://www.ieir.ir/Post-128.ASPX http://www.ieir.ir/post-126.ASPX

ص: 151

http://131.252.211.169/stdproject/2005/2005-S-530-01-1.pdf

http://www.ieir.ir/Post-125.ASPX http://www.itiran.com/?type=articleid=6818print=1

http://projects.mindtel.com/2005/SDSU. Geol600. Sensor_Networks/03. RFID/03.RFID.pdf

http://www.ccl.cityu.edu.hk/Research/Demo/RFIDTechnologyIntroduction.ppt http://eprints.otago.ac.nz/280/01/RFID _Pre_Publication.pdf

http://www.printronix.com/library/assets/public/case-studies/rfid-laran-white paper-english.pdf

http://www.akamaiuniversity.us/PJST7_2_144.pdf

http://www.make10.net/FILES/Reproduction%20Links/RFID As A Tool On the Dairy.pdf

http://213.190.52.9/Mokslai/Various/RFID/Articles/RFID Wikipedia.pdf

http://www.commonlanguage.com/content/resources/commonlang/productshowroom/showroom/equip_id/carriers/eqpt_td gen_wp_001.pdf

http://www.allaura.com/downloads/RFID-Making_the_Right Choices 12 19 05.ppt

http://www.autoid.org/metatraffic2/track.asp?mtr=Apresentations/2005/RFID-making_the_right_choices_12.ppt

http://streams.evtek.fi/meng_seminars05/slides/hautaniemi rfid in everyday life.ppt

http://theory.lcs.mit.edu/-cis/theses/weis-masters.pdf

http://www.transcore.com/pdf/EVR%20Application%20Profile_ITSA03.pdf http://www.transcore.com/pdf/EVR_small2.pdf http://www.ebizitpa.org/Education/Operations/RFID/RFIDresearchPSU.pdf

(Footnotes)

1 Electronic Article Surveillance

2 Electronic Product Code

3 Low Frequency

4 High Frequency

5 Ultra High Frequency

ص: 152

ویژگی دیگر این نوع کالاها غير رقابتی بودن آنهاست که به همین دلیل، این نوع کالاها به گونه ای مؤثر از طریق مشارکت جمعی مصرف کنندگان تامین مالی می شود یعنی افرادی که از مصرف کالاهای عمومی سود می برند، هر یک باید سهم عادلانه ای از کل هزینه لازم برای تولید کالای عمومی را بپردازند.(1)

عدم محدودیت و فناپذیری، استفاده و فروش همزمان آن به چندین نفر، توانایی ایجاد ارزش افزوده در کالاها و خدمات و اشتغال زایی اطلاعات، از جمله عواملی است که اطلاعات را دارای ارزش و اهمیت نموده و به عنوان کالایی با ارزش مطرح کرده است.(2) محمدی در مقاله خود کالاهایی با قابلیت نقل و انتقال آسان و کم هزینه بودن را دارای ارزش بالقوه دانسته و گفته عدم محدودیت زمانی و مکانی اطلاعات در عرصه فناوری های موجود باعث افزایش ارزش آن شده است.(3)

آرشیوهای الکترونیکی گنجانده شده است. آرشیو رقمی جزئی از شبکه رو به رشد مخازن رقمی است که از طریق وب قابلیت دسترسی دارد. مجموعه های آرشیو رقمی شامل اطلاعاتی است که به صورت الکترونیکی به وجود آمده اند یا دوباره به شكل رقمی تولید شده است.(1)

آرشیو رقمی امکان نگه داری و دسترسی به محتوای رقمی را برای مدت طولانی فراهم می سازد. ایجاد چنین مجموعه هایی با ویژگی های چندرسانه ای باعث دسترسی سریع و آسان تعداد زیادی از کاربران می گردد بهبود دسترسی به منابع اطلاعات یکی از انگیزه های اصلی رقمی سازی است.(2)

که پس از تبدیل رسانه های آنالوگ به رقمی و یا استفاده از منابع الکترونیکی برای خواندن و فهمیدن اطلاعات به تجهیزات و نرم افزار نیاز دارند که اینها به طور مدام در حال تغییر هستند و بعد از گذشت چند دهه از تولید آنها قابل استفاده نبوده حتی در بهترین شرایط نیز عمر محدودی دارد.

روش هایی که آرشیودارها برای مقابله با این ناپایداری استفاده می کنند آنها را با هزینه های واقعی مربوط به توسعه نرم افزار و منسوخ شدن سامانه های قدیمی و تحول در تجربه های جدید مواجه می کند.

توانایی سازمان برای تغییر به سمت موجودیت مجازی، با ادغام مفاهیم سازمان مجازی و مدیریت امکان پذیر می باشد. برای رسیدن به برتری استراتژیک و نگه داری آن مدیریت فاکتورهای تغییر، بسیار مهم است. تجارب مدیریتی و سرمایه گذاری های مکمل بر بازدهی فناوری اطلاعات تاثیرگذار است.(1) تجربه های مدیریتی از قبیل تنظیم فناوری اطلاعات، با استراتژی تجاری، قوانین و مقررات استخدامی، مدیریت کیفیت و طراحی مجدد روند اجرائی، موجب افزایش بازدهی فناوری اطلاعات می شود.

مباحثی که آرشیودارها و مدیران باید در زمینه رقمی کردن آرشیو یا آرشیوهای الکترونیکی در نظر داشته باشند، هزینه سامانه یا خدمات، کاربردی بودن سامانه یا خدمات، مهارت مورد نیاز برای راه اندازی و استفاده از سامانه یا خدمات، سازگاری سامانه با خدمات سازمان یا مؤسسات مربوط، ظرفیت سامانه یا خدمات و گستره آن برای توسعه در آینده در جایی که تغییر موجب برخی از مشکلات آرشیو است و همچنین مدارک لازم برای نگه داری و مرمت و تجهیزات است.(1) هر کدام از این مباحث نیاز به تحلیل هزینه سودمندی دارد تا بتوان میزان کارایی با عملکرد آرشیو را بر اساس ارزیابی هزینه ها برای تحقق اهداف سازمانی در نظر گرفت. مدیران با تحلیل هزینه سودمندی می توانند در تصمیم های مدیریتی خود سیاستی درست را اجرا کنند و مؤسسات آرشیوی را به سمت کاربر محوری سوق دهند.

از آنجایی که ایجاد و توسعه هر فرایند و استفاده از فناوری نوین نیازمند زیرساخت است، در آرشیوهای رقمی باید زیرساخت مشترک و قابل سنجشی را برای پشتیبانی از آرشیو رقمی فراهم کرد که برخی از این زیرساخت ها، فنی و برخی دیگر زیرساخت های غیر فنی است. زیرساخت های غیر فنی، منجر به خدمات مشترکی نظیر یک شکل واحد ثبت و مستندسازی در همه گونه های آرشیوی و ابزارهای تبدیل خودکار خواهد شد.(2)

مهدوی آنچه را که باید در اقدامات و فعالیت هایی که به منظور سرمایه گذاری برای زیرساخت ها و پشتیبانی فنی اطلاعات صورت گیرد این چنین بیان کرده:

فعالیت در امر تهیه و تنظیم سیاست ها و خط مشی ها و تطبیق آن با استانداردهای موجود در حفاظت مالکیت معنوی و امنیت اطلاعات؛ سرمایه گذاری در ایجاد تأسیسات و زیرساخت هایی چون خدمات پشتیبانی رایانه ای شبکه های همکاری ارتباطات راه دور و مشاوره های محلی؛ غلبه بر موانعی که بر سر راه گسترش

ص: 160

پایدار فناوری اطلاعات وجود دارد، از جمله موانع اقتصادی؛ سرمایه گذاری برای غلبه بر موانع کلی استفاده و کاربردهای فردی از تکنولوژی های اطلاعاتی که غالبا غير قابل توجیه است.(1) به دلیل زیرساخت هایی که فناوری اطلاعات برای پیاده سازی و اجرا نیاز دارد، سرمایه گذاری در این زمینه به صورت سرمایه گذاری مستقیم و سرمایه گذاری مکمل بیان شده است. سرمایه گذاری مستقیم در بر گیرنده هزینه های عملکردی و هزینه های خدماتی شامل سخت افزار، نیروی کار، نرم افزار و هزینه های مربوط به ارائه خدمات می باشد.(2)

چالش برانگیزترین هزینه ها مرتبط با سرمایه گذاری های مکمل است. فناوری های جدید در حال رشد و تکامل می باشد و این در حالی است که تجربه مدیریتی کمتری در این نوع سرمایه گذاری ها وجود دارد این نوع سرمایه گذاری، مهندسی مجدد فرآیند و دیگر فعالیت های مرتبط که بسیار بیشتر از سرمایه گذاری مستقیم واقعی در فناوری اطلاعات می باشد را در بر می گیرد که شامل هزینه های ناشی از منسوخ شدن یک فناوری خاص، هزینه های مرتبط با نگرش سازمانی و مدیریت مجدد در این گونه سازمان ها است.(3)

هزینه های مرتبط با تغییر نگرش سازمانی، مدیریت مجدد یا مهندسی مجدد فرایند در نتیجه ظهور فناوری است که شامل سامانه مدیریت منابع فناوری(4) و(5) مدیریت کارکنان و نیروی انسانی است که تحت عنوان مهارت های مدیریتی کارکنان در سطح مدیریت سازمان و مدیریت اطلاعات نام برده می شود.

در آرشیوهای رقمی مربوط به چالش های سازمانی است. این چالش شامل این پرسش ها است: چه کسانی؟ برای انجام چه کاری؟ و در چه مدت زمان؟(1)

کارآمدی در مدیریت مستلزم برخورداری از قابلیت و توانایی فراهم کردن زمینه برای تحقق تغییرات لازم در افراد است.(2) این تغییرات را می توان با آموزش و به کارگیری نیروی متخصص محقق ساخت که هر کدام از این موارد مستلزم در نظر گرفتن بودجه است با توجه به هزینه سودمندی این امر، باید مدیران با به کارگیری تجربیات و تخصص خود، افراد را آماده پذیرش و انجام امور لازم برای تغییر و تحول سازمانی کنند. این افراد مسئولیت ویژه ای در راستای برنامه ریزی و سازماندهی نیروی کار دارند تا بتوانند به اهدافشان جامه عمل بپوشانند. این در حالی است که در تحول ساختار آرشیو و تبدیل منابع و اطلاعات به صورت رقمی و الکترونیکی، مدیران سازمان های آرشیوی باید قابلیت و توانایی مدیریت منابع فناوری داشته باشد که یک رویکرد مدیریت وظیفه ای است و بر ضرورت آنچه مورد نیاز برای مدیریت موجودی ها، دارایی ها و منابع فناوری است، تمرکز می کند.(3) این قابلیت مدیران را قادر می سازد تا بر اساس موجودیت منابع فناوری (فناوری ها، تخصصها، مهارت ها و مواردی از این دست)، ارزیابی منابع فناوری و بهینه سازی و به کارگیری بهترین روش استفاده از منابع فناوری، غنی سازی منابع فناوری، نظارت پیشرفت در محیط علمی فناوری و رقابتی و همچنین حمایت از منابع فناوری از طریق حفاظت و نگه داری از حوزه های فناوری و مالکیت معنوی بتوانند فعالانه تحول فناوری را از طریق مدیریت منابع خویش تضمین کنند و تصمیمات و سیاست گذاری های درستی در تقسیم بندی بودجه سالانه خود انجام دهند.(4) مدیریت تاثیر در روند آرشیوهای رقمی، نحوه مدیریت و سیاست های به کار گرفته شده میزان آشنایی مدیران امور

ص: 162

مدیریت با توجه به هزینه سودمندی هر یک از فرایندها و اجزای سازمانی است.

اطلاعاتی آرشیوی باز است که از شورای کمیته مشورتی برای نظام داده فضایی(1) نشأت گرفته است. استاندارد نظام اطلاعاتی آرشیوی باز توسط ایزو در سال 2003 تأیید شده است (6).

اطلاعاتی اشاعه(1) (توزیعی)، واسپاری(2) و آرشیوی(3) (SIPها، AIPها، DIPها) جریان کاری مبتنی بر تفسير نظام اطلاعاتی آرشیوی باز در چارچوب طرح ندليب(4) را مورد بهره برداری قرار داده است. طرح ندليب از طریق پیشنهاد پیاده سازی و اجرای یک مدل برنامه ریزی حفاظت در ایجاد و توسعه نظام اطلاعاتی آرشیوی باز مشارکت کرده است. در استرالیا نظام اطلاعاتی آرشیوی باز اساساً برای کنترل انتزاعی در ایجاد و مدیریت مخزن رقومی(5) استفاده می شود.

کتابخانه ملی استرالیا در سیاست حفاظت رقمی از این مدل پیروی می کند. کتابخانه ملی اتریش تا حدودی تابع نظام اطلاعاتی آرشیوی باز است (برای دریافت، ذخیره سازی آرشیوی، دستیابی و مدیریت داده).

در کتابخانه ملی فرانسه نظام های کنونی آن برای بخش آرشیوسازی وب و دریافت، مدیریت و حفاظت اشیای رقومی(6) تابع نظام اطلاعاتی آرشیوی باز هستند. ولی نظام تحویل و نظام دستیابی ارتباطات تابع نظام اطلاعاتی آرشیوی باز نیستند. وقتی که نظام کاملی برای آن ساخته شود، از نظام اطلاعاتی آرشیوی باز عمدتا برای ایجاد نظامهای تابعه استفاده خواهد شد. نظام CNES (7) که نظام فرانسوی بر پایه آن ایجاد شده است، در بخش ذخیره سازی تابع نظام اطلاعاتی آرشیوی باز است.

در کتابخانه کنگره آمریکا مدل نظام اطلاعاتی آرشیوی باز عمدتا به عنوان یک راهنما برای شناسایی ملزومات و ساختن پیش نمونه ها استفاده می شود. چارچوب معماری که در حال حاضر در ندلیب ایجاد شده است، تابع نظام اطلاعاتی آرشیوی باز خواهد بود.

در کتابخانه ملی چین مدل نظام اطلاعاتی آرشیوی باز برای تغییر دادن مدل پردازشگر و قائل شدن تمایز ما بین بسته های اطلاعاتی مختلف استفاده شده است.

ص: 167

در کتابخانه ملی سوئیس این مدل در حکم اساس و معیاری برای برنامه ریزی و ساخت نظام آرشیوی است. در کتابخانه ملی ژاپن از آن برای تضمین دستیابی پایدار و جلوگیری از از دست رفتن اطلاعات، استفاده می شود.

تا بدین تاریخ کتابخانه ملی پرتغال عمدتا از مدل نظام اطلاعاتی آرشیوی باز به عنوان ابزاری جهت ارتقای آگاهی عمومی نسبت به مسئله حفاظت رقومی استفاده کرده است (8).

3. ایجاد یک چارچوب، شامل اصطلاحات و مفاهیم، به منظور توصیف و مقایسه ساختار و کاربرد آرشیوهای موجود و آینده؛

4. ایجاد چارچوبی برای توصیف و مقایسه تفاوت های فنون و راهبردهای حفاظت و نگه داری بلندمدت؛

5. فراهم ساختن پایه و مبنایی برای مقایسه مدل های داده ای اطلاعات رقمی ذخیره شده توسط آرشیوها، به منظور بحث پیرامون اینکه چگونه مدلهای دادهای متضمن اطلاعات، ممکن است در زمانهای دیگر تغییر کنند؛

6. فراهم ساختن پایه ای که ممکن است توسط دیگر فراهم آورندگان به منظور پوشش حفاظت بلندمدت اطلاعاتی که در قالب رقمی نیستند، توسعه داده شود (مانند رسانه های فیزیکی، نمونه ها و یا محمل های فیزیکی)؛

7. بسط و توسعه اجماع در خصوص عناصر و فرایند دسترسی و حفاظت بلندمدت اطلاعات رقمی و ارتقای بازار برتری که فروشندگان اطلاعات می توانند از آن حمایت کنند؛

8. رهنمودهایی برای تعیین و تولید استانداردهای مربوط به نظام اطلاعات

آرشیو باز. (1؛ 762).

دارد، بتواند یک چارچوب عمومی نسبت به بررسی چالش های موجود در حوزه آرشيو، به شکل خاص به عنوان ارتباط آنها با اطلاعات رقمی فراهم سازد. این فرایند می تواند بسیاری از سازمان ها را قادر سازد تا درک مناسبی از مشکلات داشته باشند و مراحل کامل حفاظت و نگه داری بلندمدت را با اطمینان به انجام رسانند. همچنین پایه ای فراهم می آورد تا استانداردسازی به نحو بهتری انجام پذیرد و در نتیجه بازار بزرگی که فروشندگان می توانند نیازمندی های آرشیوهای اشتراکی را تامین کنند، ایجاد می کند.

مختلف ترغیب می کند. در ادامه به برخی از مزایای مهم این مدل اشاره می شود:

1. دارا بودن خزانه واژگان: ارزشمندترین جنبه مدل نظام اطلاعاتی آرشیوی باز این است، که یک واژه نامه اشتراکی، مجزا از واژه های سنتی مورد استفاده در انواع مختلف مؤسسات یا بخش ها فراهم می کند. ثابت شده است که این اصطلاحنامه عمومی برای اشاعه دانش جهانی بسیار مفید است.

2. کامل بودن: به این معنا که توصیف جامع بخش های کارکردی و نقش های یک آرشیو رقمی (در سطح یک مدل مرجع با جزئیات کامل) را پوشش می دهد.

3. پیاده سازی و اجرا را محدود نمی کند: کارکردها و نقش های نقشه نظام اطلاعاتی آرشیوی باز بر روی طرح آرشیو، اگر چه موجب شود که نظام اطلاعاتی آرشیوی باز را تحت پوشش قرار دهد، ولی می توان مطمئن بود که در این طرح، مسائل آرشیوی مورد خطاب قرار می گیرند.

علاوه بر آن نظام اطلاعاتی آرشیوی باز یک خزانه واژگانی برای بحث راجع

به ماهیت آرشیو رقمی فراهم می سازد (763)

شکل 1. نمودار یک مدل محیطی نظام اطلاعاتی آرشیوی باز بر اساس نقش های اصلی آن

در این نمودار سه عنصر اصلی در ارتباط با نظام مطرح می شوند که این ارتباط ارگانیک و ساختاری است. هر یک از عناصر سازنده این مدل در ادامه توضیح داده می شوند:

تولیدکننده: یعنی اشخاص یا نظام هایی که اطلاعات را برای اینکه مورد حفاظت قرار بگیرند، فراهم می کنند.

مدیریت: به معنای حافظان نظام، که سیاست کلی را وضع کرده و به مرحله اجرا در می آورند.

مصرف کننده: اشخاص یا نظام هایی هستند که با خدمات نظام اطلاعاتی آرشیوی باز تعامل دارند تا از اطلاعات حفاظت شده نظام استفاده کنند (4،5:2) در این مدل ارتباط های ایجاد شده در کنار یکدیگر و با تعامل مستقیم می تواند سبب بهبود کیفیت ارائه اطلاعات شود.

نظام اطلاعاتی آرشیوی باز حفاظت اطلاعات برای یک جامعه هدف برای زمان نامحدود است. برای حفظ این اطلاعات نظام اطلاعاتی آرشیوی باز باید اطلاعاتی بیش از محتوای شیء قابل حفاظت را نگه داری کند.

شیء داده ها: شیء داده ها ممکن است فیزیکی (مانند سنگ کره ماه) و یا رقمی (رشته ای از بیت ها) باشد.

اطلاعات نمایش: اطلاعات نمایش برای یک شیء فیزیکی مانند سنگ کره ماه دربرگیرنده مفاهیمی درباره ویژگی های قابل مشاهده سنگ است که در نتیجه تحقیق و تحلیل به دست آمده و ممکن است در طول زمان و بر اساس به دست آوردن نتایج جدید توسعه پیدا کند.

اطلاعات نمایش برای یک شیء رقمی که بسیار وسیعتر از شیء فیزیکی بوده و سطوح آن نیز متفاوت است. این اطلاعات ترکیبی از ساختار و معنای شیء رقمی می شود. اطلاعات ساختاری رشته بیت ها را به انواع داده های متعارف و قابل فهم مانند نویسه، پیکسل، جدول و گروه هایی مانند آن تبدیل می کند. تجميع انواع داده ها و قوانین تبدیل آنها به مفاهیم سطح بالاتر، شیء رقمی را معنادار می کند.

معمولا اطلاعات ساختاری به اطلاعات افزوده ای برای ایجاد ارتباط بین انواع داده ها و دستورالعمل هایی که باید روی هر کدام اعمال شوند نیاز دارند. این اطلاعات اطلاعات معنایی(1) نامیده می شوند.

شی اطلاعات محتوا، (1) شيء اطلاعات توصیفی حفاظت، (2) شیء اطلاعات بسته بندی(3) و شیء اطلاعات توصیفی(4)

اطلاعات محتوا، هدف اصلی نظام اطلاعاتی آرشیوی باز حفاظت اطلاعات محتوا است. اطلاعات توصیفی، حفاظت اطلاعاتی را در بر می گیرد که شناسایی اطلاعات محتوا را در طول زمان نامحدود فراهم می کند.

اطلاعات بسته بندی، اطلاعاتی هستند که اجزای یک بسته اطلاعاتی را در قالب یک موجودیت قابل شناسایی بر روی یک رسانه مشخص به صورت واقعی یا منطقی مرتبط می کنند. هدف اطلاعات بسته بندی توجه به موضوع انتقال اطلاعات در سیستم نظام اطلاعاتی آرشیوی باز میان رسانه های مختلف است.

شی اطلاعات توصیفی، مختصه های لازم برای جایابی، بازیابی و سفارش اطلاعات متناسب با علائق کاربر و نیز تحلیل اطلاعات بازیابی شده را فراهم می کند. اطلاعات توصیفی دارای اطلاعاتی است که به عنوان نقاط ورودی به اسناد و برنامه های کاربری عمل می کنند و کلیدهای دسترسی(5) نامیده می شوند.

بسته اطلاعاتی ساختار حفاظت بلند مدت بر پایه مفهوم بسته اطلاعاتی استوار است. یک بسته اطلاعاتی ظرفی است که شامل دو نوع از شیهای اطلاعاتی، اطلاعات محتوا و اطلاعات توصیفی پردازش می شود. در ضمن بسته اطلاعاتی می تواند با دو نوع دیگر شیءهای اطلاعاتی یعنی اطلاعات بسته بندی و توصیفی مجتمع شود.

ص: 175

نمودار شماره 3 - ارتباط میان بسته های اطلاعاتی

نمودار 4_ داده های بیرونی آرشیو نظام اطلاعاتی آرشیوی باز

کرد. این بسته بین تولیدکننده و نظام اطلاعاتی آرشیوی باز، تبادل می شود. همچنین این امکان وجود دارد که توسط تولیدکننده به نظام اطلاعاتی آرشیوی باز ارسال شود.

بسته اطلاعاتی آرشیوی: عبارت است از بسته اطلاعاتی که برای حفاظت استفاده می شود و شامل مجموعه کاملی از اطلاعات توصیفی حفاظت برای اطلاعات محتوایی است.

بسته اطلاعاتی توزیعی (اشاعه ): شامل بخشی یا تمامی یک یا بیش از یک بسته اطلاعات آرشیوی است. توسط نظام اطلاعاتی آرشیوی باز به مصرف کننده ارسال می شود (3؛4)

2. بخش ذخیره سازی آرشیوی (انباره آرشیوی):

در این بخش فعالیت های مربوط به ذخیره سازی، حفظ و نگهداری و بازیابی بسته های اطلاعات آرشیوی به انجام می رسد. علاوه بر آن این بخش تامین کننده نظام ها و عملکردهایی برای ذخیره سازی، نگهداری و تعمیر و بازیابی AIPها می باشد. وظایف و کارکردهای انبار آرشیوی عبارتند از: دریافت AIPها از بخش دریافت و اضافه کردن آنها به انباره موقتی، مدیریت ذخیره سازی (انباره ) سلسله مراتبی، به روز کردن و تازه کردن رسانه ها برای اینکه کدام موجودی های آرشیوی ذخیره شده است، انجام کنترل خطاهای منظم و ویژه، تأمین قابلیت بازیابی و جبران حوادث ناگوار، و آماده کردن AIPها برای دسترسی به انجام دستورات.(1)

3. بخش مدیریت داده این بخش ابرداده ها را ذخیره و بازیابی کرده و کارکردهای پایگاهی مانند حفظ طرح واره ابرداده را اداره می کند. عملکردهای فهرستنویسی، دستیابی به اطلاعات کنترل شده، بررسی اصالت و کنترل یکپارچگی اطلاعات همه در این بخش انجام می گیرد. به عبارت دیگر این بخش، خدمات و عملکردهایی را برای مستقر کردن، تعمیر و نگهداری، و دسترسی به اطلاعات تشریحی تأمین می کند که موجودی های آرشیو و نیز اطلاعات مدیریتی که برای مدیریت و ساماندهی آرشیو مورد استفاده قرار می دهد، را شناسایی و مستند می کند. وظایف مدیریت داده عبارتند از: کارهای مدیریت پایگاه اطلاعاتی آرشیو انجام به روز رسانی پایگاه داده ها (قرار دادن اطلاعات جدید تشریحی یا داده های مدیریتی آرشیوی)، جست و جو کردن بر روی اطلاعات به منظور ایجاد مجموعه جوابها، و تولید و ایجاد گزارش از این مجموعه جواب ها.

ص: 178

4. مدیریت سرپرستی

این بخش خدمات و عملکردها را برای همه عملیات نظام آرشیو تأمین می کنند، و عملیات کلی نظام آرشیوی را مدیریت می کند. وظایف مدیریت عبارتند از: درخواست دادن و انعقاد قرارداد واگذاری با تولیدکننده، بازبینی و حسابرسی برای اطمینان از اینکه استانداردهای آرشیو را رعایت می کنند، و نگهداری از مدیریت پیکربندی نظام های سخت افزاری و نرم افزاری.

همچنین عملکردهای مهندسی نظام را جهت بازبینی و اصلاح عملیات آرشیو و صورت برداری از اقلام، گزارش و انتقال /به روز رسانی محتویات آرشیو تأمین می نماید. این بخش همچنین مسئول ایجاد و حفظ کردن استانداردها و سیاستهای آرشيو، تأمین پشتیبانی مصرف کننده، و فعال سازی درخواستهای انباشته شده نیز می باشد.

5. برنامه حفاظتی

این بخش خدمات و عملکردهایی را تأمین می کنند که در جهت نظارت بر محیط نظام اطلاعاتی آرشیوی باز است. همچنین وظیفه تهیه نظریاتی برای اطمینان از اینکه اطلاعات ذخیره شده در نظام اطلاعاتی آرشیوی باز بصورت دراز مدت قابل دسترسی باقی مانده اند، حتی اگر محیط و نظام محاسبه اصلی غیر قابل استفاده باشد، با این برنامه است. وظایف برنامه حفاظتی عبارتند از: ارزیابی محتویات آرشیو و ارائه پیشنهاد به روزرسانی اطلاعات آرشیوی به صورت دوره ای در جهت انتقال موجودی های فعلی آرشیو، بهبود نظریات استاندارد و سیاستهای آرشیو، و بازبینی و نظارت بر تغییرات در محیط فناوری، برنامه حفاظتی همچنین الگوهای IP را طراحی می کند و کمک های طراحی را برای ویژه سازی این الگوها به SIPها و AIPها جهت واگذاری تهیه می کند. همچنین برنامه حفاظتی نقشه های انتقال تفصیلی، نسخه آزمایشی نرم افزار و طرح های آزمایشی را برای پیاده سازی اهداف انتقالی مدیریت بهبود می بخشد.

ص: 179

6. بخش دستیابی

این بخش خدمات و عملکردهایی را تأمین می کند که مصرف کننده را در تعیین موجودیت، توصیف، مکان یابی و وجود اطلاعات ذخیره شده در نظام اطلاعاتی آرشیوی باز و نیز اجازه دادن به مصرف کنندگان در درخواست و دریافت محصول اطلاعاتی، پشتیبانی و حمایت می کند. وظایف این بخش عبارتند از: ارتباط با مشتری مصرف کننده برای دریافت تقاضاها، اعمال کردن کنترل هایی برای محدود کردن دسترسی به اطلاعات محافظت شده خاص، هماهنگ کردن تقاضاهایی که با موفقیت به انجام می رسند، ایجاد پاسخگویی ( بسته های اطلاعاتی توزیعی یا اشاعه، مجموعه نتایج، گزارشات) و تحویل پاسخ به مشتری. نکته کلیدی در این بخش، ایجاد توانایی در مصرف کننده برای تعیین وجود یا عدم وجود یک منبع و در اختیار داشتن توصیفات، محل اطلاعات و نیز آگاهی از دسترس پذیر بودن اطلاعات است. در واقع مصرف کننده باید بتواند اطلاعات را (که ممکن است یک شیء رقمی یا ترکیبی از بسیاری بخش های مجزا باشد) در یک محیط کنترل شده، بازیابی کرده، سفارش داده و دریافت نماید (702)

نماید. یکی از ویژگی های مطلوب این مدل آن است که اطلاعات حفاظت شده را برای مصرف کنندگان اطلاعات در قالب اشکالی که برای آنها قابل فهم هستند، دسترس پذیر می سازد. علاوه بر آن سبب کاهش هزینه از طریق افزایش یکپارچگی تعاملات کاربران می شود. این مدل مرجع می تواند برای تمامی آرشیوهای رقمی و تولیدکنندگان و مصرف کنندگانش کاربرد داشته باشد. از دیگر خصوصیات آن، باید به تشکیل کمیته ای اشاره کرد که مسئولیت ها را برای یک آرشیو شناسایی می کند تا بتوان ادعا کرد که آن یک نظام اطلاعاتی آرشیوی باز است. این مدل می تواند اصطلاحات و مفاهیم مشترکی را برای مقایسه کردن پیاده سازی ها وضع کند، ولی آن پیاده سازی را دقيقا تعیین نمی کند. همچنین می تواند مدل های تفصیلی از کارکردهای آرشیوی و نیز اطلاعات آرشیوی ارائه کند. این مدل انتقال اطلاعات نظام اطلاعاتی آرشیوی باز وکنش پذیری مابین نظام های اطلاعاتی آرشیوی باز را به خوبی مورد بحث قرار می دهد.

سازمانی، سیاست ها و پروسه های اداری آن هنوز در مرحله توسعه و رو به رشد است، می تواند این نوع مدارک را به عنوان یک منبع مراجعه می توانند مورد استفاده قرار دهد.

الف.2-1-1. طرح طبقه بندی پرونده ها در داخل مدیریت اسناد الکترونیکی باید به صورت سلسله مراتبی(1) و حداقل در سه سطح تشکیل شده و کوچک ترین سطح باید شامل سری و پرونده باشد.

الف.3-1-1. دامنه سطوح مذکور در طرح طبقه بندی پرونده ها در سامانه

مدیریت اسناد الکترونیکی نباید محدود باشد.

الف.4-1-1. در طرح طبقه بندی در نظر گرفته شده، عناصری چون فعالیت سازمانی، سری، سری فرعی، پرونده، کلاسور و... باید از طرف مدیر اسناد الکترونیکی تعریف و توضیح داده شود.

الف.5-1-1. در طرح طبقه بندی پرونده ها، باید همواره برای جلوگیری از تکرار مجدد اسامی عناصر، کنترل های ضروری صورت گرفته و در صورت نیاز به استفاده کننده اخطار داده شود.

الف. 6-1-1. در طرح طبقه بندی مذکور، تنظیم عناصر و کاراکترها می تواند به صورت الفبایی و عددی باشد. طوری که سامانه در مرتب کردن و تنظیم عناصر و اسامی به محدودیت برخورد نکند.

الف.7-1-1. طرح طبقه بندی مذکور باید طوری باشد که بعد از مرحله تشکیل نیز امکان به روز رسانی، توسعه و پاسخگویی به احتياجات پیش آمده را داشته باشد. یا به عبارتی اضافه کردن عناصر و اسامی جدید امکان پذیر باشد. ضمنا خارج کردن یک عنصر از هر یک از سطوح باید بدون تغییر در زیر مجموعه ها و حتی در نبود اسناد الکترونیکی نیز امکان پذیر باشد.

یادداشت: خارج کردن یک عنصر بعد از انتقال، و جا به جایی عناصر فرعی به یک جای دیگر انجام می گیرد.

الف.8-1-1. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی برای دسترسی به اسناد الکترونیکی، باید یک استفاده کننده عینی را در نظر بگیرد. استفاده کنندگان در حد اختیارات خود توسط جست و جوگرهای گرافیکی در بین اسناد الکترونیکی سیر

ص: 187

کرده و اسناد درخواستی را انتخاب، مشاهده، ذخیره، یادداشت برداری و یا چاپ کنند

الف. 9-1-1. سامانه باید بتواند همزمان تشکیل بیش از یک طرح طبقه بندی

و همچنین استفاده از آن را ممکن کند.

یادداشت: این ویژگی خصوصاً در مدیریت و سازماندهی اسناد مربوط به گذشته سازمان هایی که در حال حاضر به صورت متحد فعالیت می کنند، احساس می شود.

الف. 10-1-1. سامانه باید طوری طراحی شود که نتایج اجرایی و درخواستی در رایانه ها و شبکه های مختلف که با طراحی ها و معماری های متفاوت هستند، نیز انجام پذیر باشد.

الف. 2-1. شناخت عناصر طرح طبقه بندی پرونده ها

الف.1-2-1. شناخت هر یک از عناصر جای گرفته در طرح طبقه بندی پرونده ها در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی با شناخت فراداده ها ممکن است. طرح طبقه بندی پرونده ها و یا مسائل مربوط به این طرح و ارتباط عناصر فرعی تر و هر گونه تغییرات در فراداده های مرتبط با اسناد الکترونیکی در اختیار و در حيطه صلاحدید مدیران اسناد است.

یادداشت: در صورت احتیاج به شناخت فراداده های مربوط به هر عنصر به فصل عناصر فرادادهای نگاه کنید.

الف. 2-2-1. در توصیف مشخصات هر عنصر در طرح طبقه بندی پرونده ها در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی حداقل دو عنصر اساسی در معرفی عنصر باید در نظر گرفته شود. که عبارت است از:

- برای هر عنصر، محلی برای یک نشانه بازیابی الفبایی و شمارشی در نظر

گرفته می شود که قابل تکرار نباشد.

- برای هر عنصر، محلی برای درج یک اسم الفبایی و شمارشی در نظر

ص: 188

گرفته می شود.

- مشخصه های شناسایی هویت یک عنصر را می توان با هم و یا به صورت

جداگانه استفاده کرد.

الف.3-2-1. سلسله مراتب عناصر در طرح طبقه بندی پرونده ها در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی در سطوح مختلف از پائین ترین سطح تا سطوح بالاتر باید با هم در ارتباط باشد.

یادداشت: پائین ترین سطح برای همه عناصر می تواند یکسان نباشد.

الف.4-2-1. در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی تاریخ تشکیل عناصر از طرف سامانه مشخص شده و اطلاعات مربوط به تاریخ تشکیل در تابلوی فراداده ذکر می شود.

الف.5-2-1. تمام شناسه های تخصیص یافته از طرف سامانه به هر یک از اسناد در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی به طور خودکار باید در تابلوی فراداده وارد شود. (در تابلوی فراداده از شناسه سند وارد شده به بالا، همه شناسه های موجود در تابلوی فراداده باید قابل رویت باشد).

مثال: فرض کنیم مدیر اسناد الکترونیکی در زیر سری «روابط عمومی» بخشی به نام «تعریف» باز کرده که می خواهد «بروشوری» را به عنوان یک مکتوب زیر آن وارد کند. حال اطلاعات مربوط به سند بروشور مورد بحث و ارتباط آن سند (بروشور) با سری فرعی بالا (تعریف) و ارتباط با سری اصلی (روابط عمومی) به همراه شناسه های مرجع شان باید رویت شود.

الف. 6-2-1. در نامگذاری عناصر داخل سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی می توان از سیاهه واژه ها و اصطلاحات کنترل شده استفاده کرد. بدین منظور سامانه باید بتواند این سیاهه ها را در خود جای دهد.

الف.7-2-1. در طرح طبقه بندی پرونده ها اطلاعات اسامی مربوط به عناصر می تواند اشخاص حقیقی، حقوقی و تاریخ باشد. اینجا تاریخ های ارائه شده به تبعیت از کنترل های رایج صورت می گیرد و اسامی اشخاص حقیقی و حقوقی از

ص: 189

فهرست ها و سیاهه های موجود قابل دریافت هستند.

الف.8-2-1. سیاهه ای از فهرست های مرتبط با اسناد الکترونیکی و عناصر

داخل سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید تهیه شود.

الف. 9-2-1.کلاسورهایی که وارد سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی می شود، می تواند از بخش های مختلف تشکیل شود. اگر عناصر داخل سامانه با یکدیگر ارتباط عمودی داشته باشد، بخش ها با هم رابطه افقی خواهند داشت.

یادداشت: بخش، برای تقسیم کلاسور به اجزای قابل مدیریت استفاده می شود. کلاسورها را می توان در اجزای کوچک تر مورد استفاده قرار داد. بعضی مواقع به دلایل مختلف می توان یک کلاسور را به بخش های کوچک تر تبدیل کرد.

الف. 10-2-1. تاریخ و اطلاعات مربوط به تاریخ هر بخش جدید باز شده

به طور خودکار باید قید شده و در تابلوی فرا داده ها نیز نشان داده شود.

الف.11-2-1. عنوان کلاسور، بخش ها، نام سری مربوط و اطلاعات میانی و

مشترک مثل نشانه های بازیابی، باید به صورت خودکار در تابلوی فراداده های بخش جدید باز شده، منتقل و ثبت شود.

الف.12-2-1. برای هر کلاسور فقط یک بخش باز می شود، و اگر قرار است زیر هر سری، بخش جدیدی باز شود، باید بخش های باز شده قبلی را بست و از هرگونه ثبت سند در قسمت های بسته شده، جلوگیری شود.

یادداشت: اگر در دسترسی به اسناد بخش های بسته شده از نظر مقررات و قوانین حد و مرزی در نظر گرفته نشده باشد دسترسی به آن بلامانع است.

الف.13-2-1. بازگشایی بخش های بسته شده و ثبت سند در آنها فقط از طرف مدیر سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی و آن هم به شکل کنترل شده انجام می شود.

یادداشت: بعضی مواقع برای اصلاح و برطرف کردن خطاهای کاربر به بازگشایی

بخش نیاز است.

ص: 190

الف.3-1. سازماندهی طرح طبقه بندی پرونده ها

الف.1-3-1. در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، همه اسناد الکترونیکی وارد شده در هر مجموعه (سری) و کلاسور، به صورت یک جا و متمرکز به مجموعه (سری) و کلاسور دیگری می تواند منتقل شود.

یادداشت: در تغییرات عمده و حجیم سازمان ها، طرح طبقه بندی پرونده ها می تواند انعطاف نشان دهد. به این نوع تغییرات، بیش تر به منظور ادامه حیات سازمانی و جلوگیری از افت عملکرد و فعالیت های سازمان ها احساس نیاز می شود، والا در روند عادی، این تغییرات نباید صورت بگیرد.

الف. 2-3-1. اسناد الکترونیکی که در زیر یک کلاسور یا سری ثبت می شود

به زیر یک کلاسور یا سری دیگر قابل انتقال هستند.

یادداشت: این تغییرات و جا به جاییها، صرفا به منظور اصلاح خطاها و اشتباهات پرونده سازی (ثبت، طبقه بندی و نظایر آن ) مورد احتیاج است. در صورت جا به جایی و تغيير ملی اسناد، هر گونه تغییر در جا به جایی عناصر داخل سامانه، اعم از شناسه مرجع و اطلاعات توصيفي (عنوان و..) و فراداده های مربوط اعمال شده، باید با توضیحات کامل به اطلاع استفاده کنندگان نیز برسد.

الف.3-3-1. هر گونه تغییر و جا به جایی اسناد الکترونیکی بین سری ها و کلاسورها در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی به شکل کنترل شده در حیطه اختیارات مدیر اسناد الکترونیکی است.

الف.4-3-1. فعالیت های مرتبط با پرونده سازی مجدد اسناد الکترونیکی، باید

به ثبت برسد.

یادداشت: فعالیت های مربوط به اسناد و روند انجام این فعالیت ها حداقل باید به صورت روزانه در دفاتر و پرونده های کاری قید شود. اصولاً این اطلاعات در تابلوی فراداده ای هر سند باید ثبت گردد.

الف.5-3-1. مدیر اسناد الکترونیکی می تواند فعالیت های مربوط به پرونده سازی مجدد هر سند و اطلاعات مربوط به آن را، در دفاتر ثبت فعالیت های

ص: 191

روزانه و یا تابلوی فراداده ای هر سند قید کند.

الف. 6-3-1. از هرگونه تغییر و حذف جزئی و کلی در اسناد طبقه بندی شده در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید جلوگیری شود. ليكن امحاء یک سند الکترونیکی طبق شرایط ذیل ممکن خواهد بود.

- بر اساس طرح نگهداری اسناد الکترونیکی، سند الکترونیکی تحت اختیار و کنترل مدير اسناد الکترونیکی حذف می شود. (به بخش الف. 2. مراجعه شود)

- حذف اسناد الکترونیکی در راستای حفظ و نگهداری و با هدف اصلاح خطاها صورت می گیرد. که این کار توسط مدیر صاحب اختيار اسناد الکترونیکی انجام گرفته و در دفاتر فعالیت ها ثبت می گردد.

الف.7-3-1. باز کردن و بستن کلاسورها و فعالیت های مربوط به آن توسط

مدیر صاحب اختیار اسناد الکترونیکی صورت می گیرد.

الف.8-3-1. مقررات مربوط به زمان باز کردن و بستن بخش ها و همچنین

ضوابط مربوط به ایجاد یک کلاسور جدید در زمان طراحی سامانه مشخص می شود.

در خصوص زمان بستن و باز کردن کلاسورها، مدیر اسناد الکترونیکی می تواند

طبق موارد ذیل عمل کند:

- بر اساس تقویم سال و پایان سال مالی سازمان

- دوره های زمانی مشخص از زمان ثبت اولین سند (مثلا از ثبت اولین

سند تا شش ماه دیگر شمسی).

- تعداد پرونده ها و اسناد جای گرفته در کلاسورها و یا حجم کلی پرونده ها و نظایر آن

یادداشت: بسته شدن کلاسورها، شروع زمان نگهداری اسناد مربوط به آن کلاسور را نشان می دهد که نباید آن را نادیده بگیریم.

ص: 192

الف.9-3-1. تاریخ و زمان بسته شدن کلاسورها و بخش های مختلف آن،

باید در پرونده فراداده مربوط آورده شود.

الف.10-3-1. کلاسورهای بسته ای که مدیر اسناد الکترونیکی برای بررسی، کنترل و نظارت گشوده است باید به محض خروج مدیر از سامانه بسته شوند. این کلاسورها به هیچ وجه نباید باز بمانند.

الف.11-3-1. برای استفاده بهتر و راحت تر از اسناد، می توان از ارجاعات استفاده کرد که این عملیات، اسنادی که به هم مرتبط هستند را به هم ارتباط داده و استفاده از آن را راحت تر کند.

الف.12-3-1. برای حفظ امنیت و تمامیت سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی

دقت به موارد زیر ضروری است.

- ثبت هر نوع بررسی، نظارت و کنترل

- ثبت خطاهای سامانه، معایب و مشکلات سامانه

- ثبت تمام کارها و حرکات کاربران

الف.13-3-1. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید قابلیت ارتباط اسناد الکترونیکی را به بیش از یک پرونده داشته باشد و این عملیات علاوه از تکثیر اسناد، با اشارات و ارجاعات مختلف نیز می تواند انجام بگیرد.

الف.14-3-1. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید از یک استعداد و قابلیت گزارش گیری دینامیک و پویا از طرح های طبقه بندی اسناد الکترونیکی و طرح های وابسته به آن برخوردار باشد.سامانه باید بتواند گزارش های دوره ای و آماری را با توجه به معیارها و آنچه کاربران مشخص می کنند، ارائه نماید.

الف.2. طرحهای حفظ و نگهداری

الف.1-2. مقررات عمومی طرح های نگهداری

الف.1-1-2. طرح های نگهداری یکی از عناصر اساسی مدیریت اسناد است. این طرح ها، نگهداری هر کدام از اسناد وارد شده در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی

ص: 193

از نظر مدت زمان و اتمام مدت زمان نگهداری و عملیات بعد از اتمام مدت زمان نگهداری اسناد الکترونیکی را مشخص می کند.

الف. 2-1-2. عناصر داخل شده در طرح های نگهداری با عناصر طرح

طبقه بندی باید یکسان باشد. به عبارتی دیگر، هر عنصری که طبق طرح طبقه بندی پرونده ها وارد سامانه شده است، در طرح نگهداری نیز باید یک مدت زمان مشخص برای آن در نظر گرفته شود.

یادداشت: بعضی مواقع در طرح های طبقه بندی پرونده ها در سطوح سری ها، عناصری جای گرفته که در آن عموماً وضعیت سازمان تولید کننده اسناد الکترونیکی و قسمت های مختلف آن بیان شده است. از دید فنی، طرحهای نگهداری فقط شامل شکل فیزیکی و وجودی سریها، کلاسورها و پرونده ها (پوشه) و مدت ماندگاری آنها در سامانه و سطوح آنها می شود. این عناصر صرفاً برای توضیح سری ها وارد سامانه شده و نیازی به تعیین مدت زمان نگهداری مشخص ندارند.

الف.3-1-2. طرح نگهداری پرونده ها در مراحل تشکیل سامانه مدیریت

اسناد الکترونیکی باید تعریف و توصیف شود.

الف. 4-1-2.طرح های نگهداری پرونده ها در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی تمام گزارش های مربوط به مدت زمان نگهداری عناصر داخل سامانه و همچنین عناصر اتمام دوره نگهداری و زمان پالایش و حذف اسناد از سامانه را به صورت یکجا و متمرکز در خود جای می دهد.

الف.5-1-2. پاکسازی، امحاء و انتقال عناصری که مدت زمان نگهداری و

تاریخ مصرف آنها کامل شده است، به صورت خودکار انجام می گیرد.

الف. 6-1-2. امور مربوط به شناساندن، تغییرات و روز آمد سازی طرح های نگهداری در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید تحت کنترل و نظارت مدیر اسناد الکترونیکی باشد.

الف.7-1-2. طرح های نگهداری باید با همه عناصر داخل سامانه (سری ها، کلاسورها و پرونده ها در ارتباط باشد. لذا این عناصر و عناصر فرعی تر به صورت

ص: 194

عمودی و افقی با طرح های نگهداری پرونده ها در ارتباط هستند.

یادداشت: ارتباط عمودی عناصر فرعی، در سطوح سری ها، سری فرعی در سطوح کلاسورها، سری فرعی و یا بخش در سطوح پرونده ها، می تواند ترکیبی از اینها باشد. در ارتباط افقی می تواند در سطوح کلاسور / پرونده، بخش و در سطوح اسناد ترکیبات سند باشد.

الف.8-1-2. عناصر داخل سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید حداقل با

یک یا بیش از یک طرح نگهداری مرتبط باشد. هر عنصر داخل سامانه از معیارهای نگهداری (الف. 3. 2) می تواند تبعیت کرده و با هر کدام از عناصر، ارتباط جداگانه داشته باشد.

الف. 9-1-2. طرح های نگهداری، شناسه های مربوط به هر یک از عناصر وارد شده به سامانه و اطلاعات توصیفی آن، مدت نگهداری، عملیات مربوط به پاکسازی و ضروریات آن، مستلزم وجود مقررات مستحکم و پایدار است.

یادداشت: توصیفات و شناسه های مربوط به هر یک از عناصر در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، در صورتی که شرایط ایجاب کند، با توصیفات طرح های طبقه بندی یکسان است.

الف.10-1-2. در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، طرح و روش نگهداری مربوط به هر یک از عناصر شناخته شده در سامانه باید به طور خودکار پی گیری و کنترل شود. کار پاکسازی عناصری که مدت نگهداری آن پر شده، توسط مدیر اسناد الکترونیکی انجام می گیرد.

الف.11-1-2. در صورت هر گونه تغییرات در کلاسورهای مربوط به اسناد الکترونیکی و یا مجموعه ها (سری ها)، و جایگزین شدن کلاسورها و سری های

جدید، طرح و روش نگهداری اینها و مدت زمان نگهداری اینها، موضوعاتی است که توسط مدیر اسناد الکترونیکی تذکر داده شده و تغییرات همیشه به طور خودکار انجام می گیرد.

ص: 195

الف.2-2. سلسله مراتب سند

الف.1-2-2. اسناد الکترونیکی و سازمان ها و تشکیلات و قسمت های تولید کننده این اسناد الکترونیکی در مدیریت اسناد الکترونیکی باید به شکل نظام مند و سلسله مراتبی فرض و مطرح شود. سلسله مراتب اسناد الکترونیکی در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، از بالاترین مرتبه باید به شکل زیر باشد:

- عامل: مرتبه مربوط به تولیدکننده سند الکترونیکی است.

- قسمت: مرتبه ای که نشانگر قسمت های درون سازمان است.

یادداشت: این مرتبه می تواند از قسمت های وابسته به سلسله مراتب سازمان تشکیل شود.

- سری: نشانگر همه کلاسورها و پرونده هایی است که از نتیجه فعالیت های

مشابه و مشترک قسمت های مختلف سازمان با یکدیگر حاصل می شود.یادداشت: با توجه به مدت، شکل و محتوای فعالیت ها، سری های فرعی می تواند ایجاد شود.

- کلاسور: مجموعه ای از اسناد که در موضوع و یا واقعه ای خاص در یکجا

جمع آوری می شود.

یادداشت: کلاسورها را می توان با توجه به حجم اسناد وارده و تاریخ گشایش و بسته شدنشان به کلاسورهای فرعی تر نیز تقسیم کرد. (نگاه کنید به: الف.

1٫3٫8.)

- سند: مدرکی که نشان دهنده یک عملیات است. در ادبیات رایانه به

پرونده نیز گفته می شود.

- متعلقات سند: قسمت های تشکیل دهنده یک سند الکترونیکی و یا ضمائم یک سند.

الف.3-2، اصول و معیارهای نگهداری

الف.1-3-2. اصول و معیارهای نگهداری اسناد الکترونیکی با انواع دیگر اسناد همسان و عبارت است از:

ص: 196

- معیارهای اداری: اسناد الکترونیکی به منظور برطرف کردن احتياجات

اداری نگهداری می شود. برای این کار محدودیت زمانی مشخص وجود ندارد. چون ارزش یک سند اداری، به فعالیت های جاری مربوط به آن سند بستگی دارد.

- معیارهای مالی: انواع اسناد الکترونیکی که از حاصل فعالیت های بین دو یا بیش از دو طرف مالی به دست می آید. اسناد الکترونیکی با ارزش مالی

باید تا اتمام مدت زمان قانونی نگهداری شود.

- معیارهای حقوقی: ممکن است اسناد الکترونیکی از قراردادها و عهدنامه های منعقد شده بین دو یا چند طرف به دست بیاید که برای اثبات حقوق و مالکیت از این نوع اسناد استفاده می گردد. این نوع اسناد تا زمانی که قراردادها، عهدنامه ها، خواسته ها و حقوق استمرار دارد و به این نوع اسناد احساس نیاز می شود، باید نگهداری شود.

- معیارهای تاریخی: ممکن است از برخی اسناد الکترونیکی از دیدگاه تاریخی اطلاعات مهمی را از تشکیلات و فعالیت های یک سازمان دریافت کرد. این نوع اسناد اصولا باید برای همیشه نگهداری شوند.

الف.2-3-2. مدیر استاد الکترونیکی می تواند اسناد وارد شده در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی را در یک یا چند گروه از این معیارها تعیین کند و جای دهد.

الف.4-2. مدت زمان نگهداری

الف.1-4-2. مدت زمان نگهداری عناصر جای گرفته در طرح های نگهداری متغیر است و می توان آنها را از یک ماه تا یکصد سال تعیین کرد. سامانه با در نظر گرفتن زمان شروع و مدت زمان نگهداری عناصر، تاریخی را برای پالایش و پاکسازی اسناد از سامانه در نظر می گیرد. تاریخ شروع و مدت نگهداری اسناد می تواند بر اساس موارد زیر تعیین شود:

- تاریخ تولید سند الکترونیکی

ص: 197

- تاریخ گشایش و بسته شدن کلاسورها.

- تاریخ تولید اولین و آخرین سند جای گرفته در کلاسورها.

یادداشت: معیارها و نکات تعیین کننده می تواند بیش تر از این باشد. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید در تعیین این معیارها انعطاف پذیری نشان دهد.

الف.5-2. پالایش و امور مربوط

الف.1-5-2. کار پالایش و پاکسازی هر یک از عناصر سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی به شکل زیر است:

- نگهداری مدت دار: بر اساس یکی از معیارهای نگهداری عناصر در داخل سامانه و یا دلایل دیگر، نگهداری دراز مدت و عدم امحاء این سند مشخص گردیده است.

- ارزش گذاری: تعیین زمان پاکسازی و پالایش سند بستگی به ارزش این سند در آینده دارد. کار پاکسازی و پالایش با در نظر گرفتن ارزش آن در آینده تعیین می گردد.

- امحاء: اتمام زمان نگهداری اسناد الکترونیکی زمان امحاء این اسناد را

نشان می دهد.

- انتقال(1): اتمام مدت زمان نگهداری اسناد الکترونیکی در سازمانی که تولید

کننده اسناد بوده و انتقال این اسناد به سازمان دیگر را نشان می دهد.

یادداشت: گزینه "نگهداری دراز مدت" در مورد سازمان هایی که تولید کننده اسناد الکترونیکی بوده و همیشه این اسناد را نگهداری می کنند، به قوت خود باقی است. بنابراین همه اسناد الکترونیکی که از طریق انتقال به آرشیوهای دولتی منتقل شده و تحت نظر این آرشیوها قرار می گیرد در اینجا نیز باید به صورت دراز مدت نگهداری شود. الف.2-5-2. در تعریف و شناساندن پالایش و پاکسازی عناصر داخل سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی صرفاً تعیین یک نمونه کافی است.

ص: 198

الف.6-2. حل و فصل اختلال و نارسایی ها در طرح نگهداری

الف.1-6-2. امکان اختلال و نارسایی در مدت زمان نگهداری و روش ها و معیارهای نگهداری در سامانه هایی که با بیش از یک طرح نگهداری عناصر به هم مرتبط می شود وجود دارد. در این صورت طرحی که بیش ترین مدت زمان نگهداری را در نظر گرفته، معیار مدت زمان نگهداری قرار می گیرد. معیار پاکسازی اسناد، بر اساس آنچه قبلا در خصوص پاکسازی و پالایش مشخص گردیده، است.

الف.2-6-2. مدیر اسناد الکترونیکی در طول مدتی که اسناد در سامانه است، می تواند معیارهای نگهداری، مدت زمان نگهداری، و پالایش اسناد در هر سری، کلاسور و... را بر اساس روال معمول و تعیین شده اسناد تغییر دهد.

الف.3-6-2. هرگونه تغییرات در طرح های نگهداری، مدت زمان تعیین شده اسناد الکترونیکی و تغییرات در روش های پالایش و پاکسازی، باید در پرونده فعالیت های روزانه یا در تابلوی فرادادهای مربوط ثبت شود.

الف- 3. عملیات ثبت و ضبط اسناد الکترونیکی

الف-1-3. مقررات عمومی

الف.1-1-3. وارد کردن اسناد الکترونیکی در داخل سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی را عملیات ثبت می نامند. این عملیات، شامل ثبت فراداده های مربوط به اسناد الکترونیکی است که از طرف مدیر اسناد الکترونیکی، کاربران و بعضا از طرف سامانه رایانه تولید، و در تابلوی فراداده ثبت می شود.

یادداشت: برای شناخت و تعریف فراداده از «بخش فراداده» استفاده کنید.

الف -2-1-3. همه مدارک و اسنادی که از منابع مختلف و در شکل ها و فرم های متفاوت. جمع آوری می شود باید در سامانه ای که انعطاف پذیر بوده و این نوع تفاوت ها را می پذیرد، ثبت شود.

یادداشت: اسناد الکترونیکی در راستای به جای آوردن فعالیت های یک سازمان

ص: 199

تولید و یا دریافت می شود. در کنار اسناد تولید شده در داخل سازمان، اسناد وارد شده از منابع دیگر نیز مورد توجه است. این اسناد می تواند توسط سازمان ها و افراد مختلف در شکل ها و قالب های متفاوت تولید شود. اسناد، هم می تواند به صورت مدارک تکی بوده و هم می تواند به صورت مدارک گروهی باشد. این اسناد را می توان از طریق شبکه های محلی و شبکه های بین المللی، پست الکترونیکی و یا دورنگار و یا وسایل الکترونیکی دیگر تولید و یا با مدیریت رقمی وارد حوزه الکترونیک کرد.

الف.3-1-3. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی در ارتباط با ثبت اسناد

الکترونیکی در سامانه باید دارای مشخصه های زیر باشد:

- دارای هر ویژگی فناوری که باشد باید بتواند هر نوع سند الکترونیکی را

ثبت و سازماندهی کند.

- اسناد الکترونیکی را با طبقه بندی پرونده ها و طرح های نگهداری و یا با

یک یا بیش از یک کلاسور ارتباط دهد.

- در خصوص اسناد الکترونیکی برنامه هایی را اجرا کند که با آن بتوان و به صورت متمرکز، يكجا و هماهنگ کار کرد.

- کنترل فراداده های مربوط به اسناد الکترونیکی و عملیات ثبت آن را به خوبی اجرا کرده و به آن جامه عمل بپوشاند.

الف.4-1-3. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی در زمینه اسناد تولید شده و

استفاده از آن باید موارد زیر را در نظر بگیرد:

- محتوای اسناد الکترونیکی

- مشخصات، ساختار، محتوا، شکل و قالب اسناد الکترونیکی

- ضمائم و ترکیبات اسناد الکترونیکی

اطلاعات فراداده ای چون نام پرونده، تاریخ تولید و تولید کننده.

سامانه بتواند اطلاعات نام و مختصات برنامه های اجرایی مربوط به تولید اسناد الکترونیکی را به حوزه کاری خود انتقال دهد.

ص: 200

یادداشت: برای اطلاعات بیشتر در خصوص کیفیت و توصیف اسناد الکترونیکی به بخش «معیارهای اسناد» نگاه کنید.

الف.5-1-3. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، اسناد الکترونیکی و فراداده های مرتبط با این اسناد را در یک مجموعه حفظ کرده و اجازه قطع ارتباط فراداده ها با اسناد را نمی دهد.

الف.6-1-3. هرگونه عملیات مربوط به تغییر در فراداده های اسناد الکترونیکی باید از طرف مدیر اسناد الکترونیکی صاحب اختیار صورت بگیرد. هر گونه تغییر در فراداده های مربوط به اسناد باید ثبت شود.

الف.7-1-3. هر سندی قبل از تکثیر فیزیکی و روگرفت از آن باید با بیش از

یک کلاسور ارتباط داده شود.

الف.8-1-3. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی حداقل باید قابلیت دریافت فراداده های مربوط به پیام های مدارک اداری، پست های الکترونیکی (با ضمیمه و بدون ضمیمه) و دورنگار را به صورت خودکار دارا باشد.

الف. 9-1-3. تاریخ و زمان عملیات مربوط به ثبت اسناد الکترونیکی در

سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید در پرونده فراداده قید گردد.

الف. 10-1-3. برای هر سند ثبت شده در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید یک فراداده تصویری و قابل دیدن وجود داشته باشد و یا به عبارتی گزینه ای برای انتخاب و دیدن تصویر و عکس سند موجود باشد. اطلاعات فراداده ای مربوط به یک سند الکترونیکی که به طور خودکار از طرف سامانه دریافت نشده باشد باید از طرف کاربر و یا مدیر اسناد الکترونیکی و یا مدیر سامانه، قابل تکمیل شدن باشد.

الف.11-1-3. فراداده های مربوط به اسناد الکترونیکی را می توان همزمان با

ثبت اسناد و یا بعد از آن وارد سامانه کرد.

الف.12 -1-3. اگر هر کدام از مدارک بیش از یک شکل و توصيف داشته

باشد، در این وضعیت، سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی می تواند:

ص: 201

تمام شکل ها و توصیفات سند را تحت یک سند ثبت کند.

فقط یک شکل و توصیف را به عنوان سند و یا هر کدام از شکل ها و توصیفات را به عنوان یک سند ثبت کند.

یادداشت: در مواقعی که شکل ها و توصیفات اسناد از طرف تولیدکنندگان متفاوت تولید شود، ممکن است در فراداده های مربوط به یک مدرک نیز تفاوت های جدی ایجاد کند. در این وضعیت مدارک این چنینی، یک مدرک جدا تلقی می شود.

الف.13 -1-3. در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، برای ارتباط و دسترسی به طرح طبقه بندی پرونده های اسناد الکترونیکی، کاربر باید راهنمایی و توجیه شده باشد. در این راستا سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی:

- امکان ارائه یک سیاهه از سرشناسه های طرح طبقه بندی پرونده ها برای و استفاده کاربر مورد بحث را داشته باشد.

- ضمن حفظ فهرست کلاسورهای مورد استفاده قبلی کاربر، امکان استفاده

و انتخاب مجدد از آن فهرست را فراهم کند.

- فهرست فرعی از کلاسورهای مرتبط با موضوع مورد درخواست و مورد و علاقه کاربر ارائه دهد.

- فهرستی از کلید واژه های اصلی موجود در نام پرونده و یا محتوای داخلی

پرونده تهیه کرده و به پرونده فراداده های مربوط انتقال دهد.

الف.14-1-3. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، باید اسناد الکترونیکی را به منظور وارد کردن در سامانه به کاربران دیگر و یا مدیر اسناد الکترونیکی ارسال نماید.

الف.15-1-3. اسناد الکترونیکی چند پارچه یا مرکب، یعنی اسنادی که بیش

از یک جزء دارند:

- ضمن حفظ ارتباط بین اجزاء سند، این نوع اسناد باید تحت یک سند واحد در سامانه ثبت شود.

- ویژگی های ساختاری سند باید حفظ شود.

ص: 202

- دسترسی مجدد به سند، با حفظ ارتباط بین تمام اجزاء یک سند تحقق را پیدا می کند.

- در بحث پاکسازی و پالایش، تمام اجزاء در یک بخش واحد قابل عملیات و اجراست. به عبارتی دیگر باید عملیات و پالایش روی یک واحد (متشکل از تمام اجزا سند) انجام گیرد.

یادداشت: صفحات وب و مدارک گرافیکی جای گرفته در داخل این مدارک مثال واضحی برای این نوع اسناد است.

الف.16-1-3. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی تا جایی که ممکن است باید

اطلاعات فراداده ای مربوط به اسناد الکترونیکی را به طور خودکار دریافت کند.

یادداشت: اینجا هدف از اطلاعات دریافتی در پرونده فراداده ها، تأمین درستی و نظم و ترتیب این اطلاعات است. بنابراین ورود خودکار داده ها و اطلاعات فراداده ای،- از آنجا که روشی راحت و در عین حال پر ثمر و نتیجه بخش است - ترجیح داده می شود ولی مقدار داده های دریافتی خودکار مرتبط با اسناد الکترونیکی یکسان نبوده و به نسبت برنامه اجرایی تغییر می کند.

سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی امکان تهیه شابلون های فراداده ای، عملیات های اداری و برنامه ریزهایی مثل پست های الکترونیکی که به صورت گسترده استفاده می گردند را فراهم می آورد و یا این امکان را فراهم می آورد که آنها را در ساختار خود جای دهد.

الف.17-1-3. سامانه باید بتواند برای جلوگیری از تکرار اسناد الکترونیکی

ثبت شده در سامانه، پیام های اخطار دهنده ارائه دهد.

الف.18-1-3. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید بتواند، مدارک تولید شده در حوزه الکترونیک را به صورت جامع به شکل سند در آورده و ورود به سامانه را برای آن امکان پذیر سازد.

صرفاً در خصوص مدارک ضروری و بایسته ای که باید به سامانه منتقل شوند،

این فعالیت روتین شده انجام می گیرد. انتقال یک جا و متمرکز همه عواملی که در پایان یک روز کاری جمع شده است به سامانه، استفاده از آن را تسهیل می دهد.

ص: 203

الف.19-1-3. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی ضمن به جای آوردن انتقال

گروهی:

- باید همه فعالیت های گروهی تعریف شده از قبل را پشتیبانی کند.

- ضمن معرفی و شناساندن روند عملیات انتقال گروهی به صورت خودکار،

را برای کاربر امکان تغییر در این روند را نیز امکان پذیر سازد.

- انجام کنترل کمیت و کیفیت تمام مدارک منتقل شده به سامانه را در یک روند کاری گروهی امکان پذیر سازد.

الف.20-1-3. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید برای روندهای کاری گروهی، نوبت کاری و ترتیب کاری تشکیل دهد. ترتیب کاری، برای مدارکی که به شکل سند در آمده و پس از عملیات های مختلف برای انتقال و ارسال به درون سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی در نظر گرفته شده اند، می باشد این مدارک قبل از ورود به سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید از طرف مدیر اسناد الکترونیکی کنترل و بررسی شده باشد. بدین ترتیب مدیر اسناد الکترونیکی شناخت مقدماتی از مدارکی که باید وارد سامانه شود پیدا می کند.

الف.3٫2. تبدیل مدارک به اسناد و ارتباط آنها

الف.1-2-3. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید مدارک الکترونیکی که توسط سازمان تولید و یا در راستای فعالیت های سازمانی از سازمان ها و یا اشخاص دیگر دریافت می شود را به عنوان "اسناد رسمی سازمانی" بشناسد. این امر باید از طرف پرسنل صلاحیت دار و دست اندر کار (کاربر و یا مدیر) انجام شود و فراداده های مربوط به آن، به ثبت برسد.

الف. 2-2-3. مدارک اشاره شده به عنوان استاد الکترونیکی باید در چارچوب طرح طبقه بندی پرونده ها و مقررات مشخص شده، در حد ممکن باید با یک کلاسور ارتباط داده شود.

الف.3-2-3. در مدارکی که به عنوان اسناد الکترونیکی شناخته شده اند نباید

اجازه هر گونه تغییر توسط کاربران و یا مدیران داده شود.

ص: 204

الف.4-2-3. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، به استثنای موارد زیر نباید اجازه امحای مدارک شناخته شده به عنوان اسناد الکترونیکی را دهد.

اسناد الکترونیکی را فقط بعد از تکمیل شدن مدت زمان نگهداری (طبق طرح های نگهداری می توان امحاء کرد. در صورتی که اسناد الکترونیکی اشتباهی سازماندهی شده باشد، می توان آنها را از سامانه خارج کرد، ولی فراداده های مربوط به این عملیات باید به ثبت برسد.

الف.5-2-3. در صورت نیاز، کاربر و یا مدیر سامانه می تواند نام و موضوعات اسناد الکترونیکی وارد شده در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی را تغییر دهد.

یادداشت: این عملیات خصوصاً در نام های پرونده ها و سلسله موضوعات پیام های دریافتی از پست های الکترونیکی که بعضاً بیانگر موضوع اصلی و محتوای پیام نیست، بسیار حائز اهمیت است. ولی باید حد و مرزی بین این عملیات و نام پرونده ها و سلسله موضوعات قائل شده و از هر گونه دخالت در محتوای داخلی مدارک الکترونیکی جلوگیری شود.

الف. 6-2-3. اطلاعاتی چون ساعت و تاریخ ارسال و دریافت و ارسال کننده و دریافت کننده مدارک الکترونیکی باید به طور خودکار و معمول دریافت شود و اجازه هیچ گونه دخل و تصرف در این موارد داده نشود.

یادداشت: امنیت این داده ها با امضای الکترونیکی میسر می شود.

الف.7-2-3. در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، اعمال هر گونه محدودیت در ارتباط اسناد الکترونیکی با یک کلاسور در یک زمان و زمان های دیگر مجاز نیست.

الف.8-2-3. در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، اسناد الکترونیکی جای گرفته در سامانه در صورت نیاز می توانند با بیش از یک کلاسور در ارتباط باشند.

یادداشت: اسنادی که با بیش از یک کلاسور در ارتباط هستند نباید تکثیر شوند و باید فقط از طریق ارجاعات مناسب این عملیات صورت بگیرد.

الف.9-2-3. در عملیات ارتباط دهی بین کلاسورها، ارجاعات باید همیشه،

ص: 205

پیدا شدن واقعی ترین و صحیح ترین سند را امکان پذیر سازد، در صورت تغییر محل سند، ارجاعات ارتباطی باید به صورت خودکار عمل کرده و به روز شوند.

الف.10-2-3. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، در راستای عملیات ارتباط دهی (ارجاعات)، برای راهنمایی کاربران و مدیران باید بعضی ویژگی های زیر را دارا باشد:

- سامانه با توجه به شناخت قبلی از استفاده کننده و علاقه مندیهای وی قابلیت نمایش بخشی از طرح طبقه بندی پرونده ها را که برای استفاده کننده مناسب است داشته باشد. آخرین کلاسورهایی که از طرف کاربر مورد استفاده قرار گرفته را نشان دهد.

- اسناد الکترونیکی ارجاع شده و ربط داده شده با موضوع مورد علاقه کاربر و ارتباط آن با اسناد يافت شده دیگر برای استفاده راحت کاربر به صورت یک فهرست در بیاید.

- با استناد به اطلاعات فراداده ای خودسند، فهرستی جدا از کلاسورهای مربوط به سند یادشده تهیه شود. یا بعبارتی دیگر، فهرستی از کلاسورهایی که با محتوای سند ارتباط دارند. تهیه گردد.

-

. .3-3. انواع اسناد

الف.1-3-3. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، باید توان جمع آوری و سازماندهی اسناد الکترونیکی گرد آمده از منابع مختلف و یا تولید شده در اثنای برنامه های اجرایی گوناگون در سامانه را دارا باشد.

سازمان ها می توانند نسبت به فعالیت ها و عملکردهایشان، در حوزه های مختلف، اسناد الکترونیکی تولید کنند. ویژگی ساختاری این اسناد، قالب ها و شکل های مختلف آن در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی می تواند اجرای یک برنامه استاندارد را تا حدودی با مشکل مواجه کرده و بعضا غیر فعال کند. به این

ص: 206

دلیل سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید از یک ویژگی ساختاری و فنی برتر در ورود اطلاعات انواع اسناد الکترونیکی برخوردار باشد.

درضمن، سامانه باید در مواجهه با پرونده ها با ساختاری جدید، قالب ها و شکل های پیشرفته و توسعه یافته و اسناد الکترونیکی جدید از توان کافی برخوردار باشد تا بتواند ساختارهای جدید و روزآمد را پشتیبانی کند.

بنابراین سازمان ها، بعضی مواقع در کنار اسناد تولید شده و به دست آمده از فعالیت ها و عملکردهای خویش، اسناد رسیده و دریافتی از دیگر سازمان ها و اشخاص حقیقی را نیز وارد سامانه می کنند. این اسناد ممکن است در قالب ها و شکل های متفاوت از شکل و فرم اسناد الکترونیکی تولید شده در سازمان باشد و با سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی سازمان همخوانی و سازگاری نداشته باشد. لذا سامانه برای تجمیع و سازماندهی اسناد الکترونیکی دریافتی از خارج سازمان باید دارای زیر ساخت های تکنیکی و فنی لازم باشد.

الف.2-3-3. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید به طور اتوماتیک ضمن به روز رسانی خود در ورود اسناد الکترونیکی به داخل سامانه، باید به طرز استفاده و کاربرد این اسناد نیز دقت کافی داشته باشد. باید امکان تغییر کردن و یا تغییر دادن محتوای آن گروه از مدارک الکترونیکی که ویژگی اسناد الکترونیکی را به خود گرفته اند پیش بینی کرد.

در به روز رسانی خودکار بعضی از اطلاعات مدارک می توانیم با شکل های مختلف روبه رو شویم. یکی از مشخص ترین این تفاوت ها در حوزه تاریخ قید شده در روی مدارک است.

اطلاعات تاریخی در بعضی از مدارک به عنوان شناسه وارد می شود و هر بار که

مدرک باز می شود، این تاریخ بر اساس تاریخ سامانه رایانه روز آمد می شود.

در متمرکز کردن جزئیات برنامه های اجرایی که موجب تولید مدارک ترکیبی می شود، این وضع به چشم می خورد. به عبارتی دیگر وقتی تابلو یا تصویر در داخل یکی از پرونده های کاری مرکب با توجه به سیاست های تولیدی و اجرایی

ص: 207

تغییر کند، اطلاعات موجود در روی مدرک ترکیبی نیز به طور خودکار تغییر کرده و به روز می شود.

باید امکان تغییر در بعضی از اطلاعات موجود در مدارک، با توجه به انواع برنامه های تحلیلی به دست آمده و تعریف شده از طرف کاربر وجود داشته باشد. در چارچوب فناوری های موجود و در راستای تبدیل مدارک الکترونیکی به اسناد الکترونیکی و کاربرد آن، بعضی از دلایلی که موجب تغییر در محتوای مدارک می شود اینها است:

- بدون شک پیشرفت در فناوری های علمی و ارتباطی، مسائل و مشکلات جدیدی در حوزه مدیریت اسناد الکترونیکی به وجود خواهد آورد.

- سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید از شناسه های و عواملی که از خارج از سامانه، باعث تغییر در محتوا و شکل مدارک الکترونیکی می شود، جلوگیری کرده و اینها را به شکل و قالب های قابل استفاده و غیر قابل تغییر در سامانه (قالب هایی مانند pdf) در بیاورد.

الف.3٫3٫3. اسناد الکترونیکی معمولا در دو طبقه و گروه ارزش گذاری می شود:

- مدارک ساده و بسیط: مدارکی که با یک نوع نرم افزار و قالب و شکل تولید

می شوند. مدارک تولید شده در برنامه های اداری، پست های الکترونیکی، متون، عکس و صدا را می توان به عنوان نمونه ذکر کرد.

-مدارک مرکب و ترکیبی: مدارکی که با بیش از یک برنامه اجرایی تولید شده و به شکل یک مدرک و سند واحد عرضه می شود. به عنوان مثال می توان از اسناد و مدارکی که توسط صفحات وب و پست های الکترونیکی - که دارای ضمائم و پیوست هستند - و طرح های گرافیکی و آنچه توسط انتشارات رومیزی تولید می شوند، نام برد.

یادداشت: سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید امکان پشتیبانی از قالب های پرونده های موجود را داشته باشد. همچنین باید برای پشتیبانی این سامانه از

ص: 208

قالب های جدید در آینده برنامه ریزی کرده و امکان توسعه آن در نظر گرفته شود.

الف. 4-3-3. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید بتواند ضمن تجميع اسناد مرکب در سامانه، امکان ثبت قسمت های مختلف آن به صورت تک تک را نیز در سامانه دارا باشد.

الف.4-3. دریافت و به کار گیری پست های الکترونیکی در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی

الف.1-4-3. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی پست های الکترونیکی را به دو روش متفاوت به کار می گیرد. مدیر اسناد الکترونیکی یکی از دو روش زیر را که برای سازمان خود مناسب می بیند در مرحله تشکیل سامانه انتخاب می کند. این روش ها:

- بعد از بررسی و تشخیص مناسب بودن پست الکترونیکی کاربران، اجازه

ورود به سامانه برای آنها صادر می شود.

- سامانه، تمام پست های الکترونیکی ارسال شده و دریافت شده را به صورت خودکار وارد سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی می کند و این پست های الکترونیکی را به کلاسورهای مناسب و منتخب توسط کاربران و مدیر سامانه ارتباط می دهد.

یادداشت: نباید از نظر دور داشت احتمال گم شدن و از بین رفتن بعضی پست های الکترونیکی در انتخاب روش اول وجود دارد.

الف.2-4-3. ضمن انتقال اطلاعات پست های الکترونیکی به سامانه، به جای شناسه ها و اختصارات موجود در پست های الکترونیکی باید از مفاهیمی استفاده شود که مشخص کند این پست الکترونیکی دریافتی و ارسالی مربوط به چه شخصی و یا سازمانی است مثلا در ایمیل zc123sa@tehran.edu.ir، شناسه ها و اختصارات متعلق به چه کسی (حقیقی / حقوقی) می باشد؟

ص: 209

الف.5-3. انتقال، تکثیر و حذف

الف.1-5-3. در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید امکان ارتباط بین کلاسورهای مرتبط با اسناد الکترونیکی و کلاسورهای دیگر وجود داشته باشد. اما در حین انجام عمليات باید به حفظ محتویات اسناد و اطلاعات فراداده ای آن توجه کامل شود.

الف. 2-5-3. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید بتواند ضمن تکثیر اسناد الکترونیکی و ایجاد یک سند جدید از آن، استفاده متفاوت از آن را امکان پذیر سازد. ولی در حین انجام عملیات باید به حفظ محتویات اسناد و اطلاعات فراداده ای آن نیز توجه کامل شود.

الف. 3-5-3. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، باید بتواند ضمن تکثیر تمام یا قسمتی از اسناد موجود، بین اسناد جدید شکل گرفته نیز ارتباط برقرار کند. تمام اسنادی که از یک منبع واحد تولید می گردد باید همزمان به کاربر نشان داده شود.

الف. 4-5-3. در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی با تکثیر یک سند الکترونیکی موجود، همزمان اطلاعات فراداده ای آن نیز باید تکثیر و کپی برداری شده، و به کاربر امکان تغییر در روی دادهها داده شده باشد.

الف. 5-5-3. همه حقوق دسترسی و دیگر مختصات محرمانگی در اسناد الکترونیکی، در اسناد الکترونیکی تکثیر و کپی شده نیز، معتبر و پا برجاست و به عنوان یک تکنیک، هر کاربری می تواند از سندی کپی برداری و آن را تکثیر کند که حق دسترسی به آن سند را داشته باشد. با حذف یا خارج کردن قسمت های سری و محرمانه یک سند، می توان سندی جدید و غیر محرمانه تولید کرد. به این دلیل اطلاعات فراداده ای مرتبط با حق دسترسی کاربر به اسناد تکثیر شده نیز به اجبار باید تغییر کند. ممکن است در این خصوص بعضی مسائل و مشکلات امنیتی نیز به وجود آید. در اینجا لازم است به کاربران اخطارها و آموزش های لازم در خصوص کپی برداری از این گونه اسناد داده شود. ثبت همه این عملیات ها در قسمت فراداده پرونده های اجرایی ضروری است.

ص: 210

الف. 6-3. دادن شناسه ها و شماره های مرجع (دادن نشانه بازیابی)

الف. 1-6-3. برای هر یک از عناصر جای گرفته در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید یک شناسه ناهمگون داده شود.

تمام شناسه های مرجع (نشانه بازیابی) در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید ناهمگون باشد و جدای از این، داخل سلسله مراتب هر کلاسور، پرونده و نظایر آن نیز شناسه ها می تواند ناهمگون باشد. یادداشت: برای شناخت عناصر داخل سامانه و سلسله مراتب آن به بند الف. 2.1. 2. مراجعه شود.

الف. 2-6-3. شناسه های مرجع در پرونده فراداده های مربوط به هر یک از

عناصر نیز درج می شود.

الف. 3-6-3. قالب شناسه های مرجع از طرف مدیر اسناد الکترونیکی مشخص می شود و این قالب در زمان تشکیل سامانه باید تعریف شود

یادداشت: شناسه های مرجع می تواند عددی (شمارشی)، الفبایی و یا ترکیبی از حرف و عدد باشد.

الف. 4-6-3. برای اینکه شناسه های مرجع ناهمگون بوده، تکراری و شبیه

به هم نباشند:

- شناسه ها می تواند به صورت خودکار از طرف سامانه داده شود.

- شناسه ها از طرف کاربران داده شده ولی تکرار یا تکراری نبودن آن از

طرف سامانه کنترل و تایید می شود. شناسه ارائه شده از طرف کاربر می تواند به عنوان یک کلید واژه در قسمت فراداده های هر عنصر در پرونده درج شده و علاوه بر این از طرف سامانه یک شناسه مرجع ناهمگون و غیر تکراری به آن عنصر داده شود.

الف. 4. ویژگی های کاربردی سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی

الف. 1-4. کاربرد و استفاده: شرایط عمومی

ص: 211

الف. 1-1-4. باید امکاناتی برای جست و جو، نمایش و چاپ و... از عناصر جای گرفته در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی وجود داشته باشد.

الف. 2-1-4. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، می تواند فعالیت های مشخص شده در الف 1-1-4. را با در نظر گرفتن امنیت و حفظ اطلاعات با شبکه های محلی، منطقه ای، ملی و بین المللی از طریق اینترنت نیز به انجام برساند.

الف.3-1-4. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، فعالیت های تعریف شده در الف 1-1-4. را با یک جست و جوگر گرافیکی به کاربر عرضه می کند. این جست و جو گر ضمن بررسی فهرست سری ها و کلاسورها، دسترسی به اسناد و مدارک را با کلید واژه ها و شناسه ها نیز امکان پذیر می سازد. (نیز نگاه کنید به ب.1٫6٫2).

الف. 2-4. جست و جو

الف. 1-2-4. در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، جست و جو از طریق اطلاعات فراداده ای مرتبط با عناصر جای گرفته در سامانه صورت می گیرد. در کنار فراداده های تعریف شده از طرف مدیر اسناد الکترونیکی در بحث جست و جوی اطلاعات فراداده ای ارائه شده از طرف کاربر نیز می تواند وارد سامانه شود.

الف. 2-2-4. اگر در تشکیل اطلاعات فراداده ای عناصر داخل سامانه از اصطلاحات و واژه های کنترل شده استفاده گردد، عملیات جست و جو نیز با

واژه های کنترل شده انجام می شود.

الف. 3-2-4. در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید امکان جست و جوی تمام متن(1) وجود داشته باشد.

الف. 4-2-4. جست و جوگر باید اطلاعات فراداده ای و اطلاعات محتوای

اسناد را یکجا و به صورت هم زمان جست و جو کرده و نشان دهد.

الف. 5-2-4. کاربران باید بتوانند در راستای عملیات جست و جو، هر کدام از اطلاعات فراداده ای مربوط به یک عنصر و یا هر کدام از محتوای مربوط به اسناد

ص: 212

را به عنوان منبع ذکر کنند. در این وضعیت عملیات جست و جو از طریق کلید واژه های داخل پرونده ای که به عنوان مأخذ قرار گرفته، انجام می گیرد.

الف. 6-2-4. عملیات جست و جو با بیش از یک مفهوم، قابل انجام بوده و

این مفاهیم ممکن است از منابع مختلف به دست آمده باشد.

الف. 7-2-4. در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، احتمال استفاده انبوه وجود دارد که سامانه باید معیارهای جست و جوی خود را به شکل استاندارد عرضه نماید.

الف. 8-2-4. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید جست و جوهای انجام گرفته کاربران را ثبت و برای استفاده مجدد از آن در آینده برنامه ریزی داشته باشد.

الف. 9-2-4. عملیات جست و جو در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی:

- توان به کارگیری رابط های و، و یا، مساوی و مترادف و غير مترادف (or

and و not) و علائم منطقی این چنینی را داشته باشد.

- توانایی یافتن جزئی ترین مترادفات را داشته باشد.

- در به کارگیری علائم و کاراکترهای مختلف مشکلی نداشته باشد.

الف. 10-2-4. سامانه باید نتایج جست و جو را به صورت یک سیاهه و فهرست به کاربر عرضه کند و در صورت منفی بودن نتیجه جست و جو، به کاربر اخطار دهد.

الف. 11-2-4. اگر هنگام جست و جو دسترسی به کلاسور یا سری مرتبط با سند الکترونیکی مورد کاوش ممکن نبوده و یا بسته باشد، سامانه بدون نیاز به جست و جوی مجدد باید امکان دسترسی به کلاسور یا سری بعدی را ممکن سازد.

الف. 12-2-4. نتایج به دست آمده از جست و جوی اسناد در کلاسورهای مختلف، باید در کلاسوری دیگر که کاربر تعیین کرده ریخته شود. این عملیات با انجام روش هایی مثل تکثیر به شکل نگهداری لینک ها هم می تواند صورت بگیرد.

ص: 213

الف. 13-2-4. نتایج جست و جو از مدارک فهرست شده، با در نظر گرفتن

حق دسترسی کاربر به این اسناد می تواند ممیزی و فیلتر شود.

الف. 14-2-4. در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی جدای از کارکردهای موتور جست و جوی خود سامانه، پشتیبانی از موتورهای جست و جوی دیگر می تواند به عنوان یک ویژگی مثبت ارزیابی شود.

الف. 4٫3. مشاهده نتایج جست و جو

الف. 1-3-4. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید دسترسی به کلاسورهای فهرست شده در نتیجه جست و جو و نیز دسترسی درست به محتوای اسناد الکترونیکی را میسر سازد. ضمنا کاربران برای دیدن نتایج جست و جو نباید به عملیات دیگری نیاز داشته باشند.

الف. 2-3-4. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، باید ضمن حفظ ویژگی های تصویری و بصری، اسناد الکترونیکی جای گرفته در سامانه را که با کیفیت اصلی و توسط برنامه های اجرایی تولید شده به نمایش بگذارد.

الف. 3-3-4. در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، اسناد الکترونیکی که از

چندین جزء و قسمت تشکیل شده است فقط به شکلی واحد نشان داده می شود.

یادداشت: بویژه پرونده هایی که در زمینه های مختلف و به صورت پراکنده هستند باید به شکل یک پرونده واحد به کاربر عرضه شود.

الف. 4-3-4. در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، در هنگام مشاهده اسناد الکترونیکی نباید به برنامه اجرایی که اسناد الکترونیکی در آن تولید شده نیاز باشد. این ویژگی به دو شکل زیر محقق می شود:

- سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید دارای نمایشگری(1) جهان شمول(2) باشد که بتواند همه قالب های پرونده ها را بخواند.

ص: 214

- همه اسناد الکترونیکی که در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی ثبت

می شود به یک قالب استاندارد تبدیل شود.

الف. 5-3-4. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید بتواند همزمان اسناد الکترونیکی را به بیش از یک نفر ارائه دهد یا به عبارتی دیگر چندین نفر بتوانند به طور همزمان از یک سند بهره برداری کنند.

الف. 6-3-4. در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی کاربر باید بتواند همزمان با

اسناد الکترونیکی، اطلاعات فراداده ای آن را نیز مشاهده نماید.

الف. 4-4. چاپ الف(1)

1-4-4. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، ضمن حفظ مشخصات و ویژگی های اصلی اسناد الکترونیکی، در چاپ آن، نباید به عملیات دیگری نیاز باشد.

یادداشت: در هنگام چاپ اسنادی که حاوی امضای الکترونیکی هستند، باید تکنیکی باشد که امضادار بودن سند را نشان دهد.

الف. 2-4-4. در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، در صورت درخواست، باید امکان چاپ اطلاعات فراداده ای مربوط به هر کدام از اسناد الکترونیکی، کلاسورها و عناصر دیگر وجود داشته باشد.

الف. 3-4-4. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی برای اسنادی که امکان چاپ

آن ممکن نیست باید یک خروجی مناسب (دیداری و شنیداری) در نظر بگیرد.

الف. 5-4. گزارش گیری

الف. 1-5-4. سامانه باید امکان ارائه گزارش های آماری به مدیر سامانه، مدیران و کاربران صاحب اختیار و هیئت مدیره و کاربران ذی صلاح را داشته باشد.

الف.2-5-4. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید بتواند تمام یا قسمتی از

عناصر طرح طبقه بندی پرونده ها را به صورت فهرست گزارش دهد.

ص: 215

الف.3-5-4. گزارش های تولید شده توسط سامانه باید با اکران (صفحه

نمایشگر) و چاپگر سازگاری داشته باشد.

الف. 4-5-4. در ارتباط با فعالیت های کاربردی، گزارش های زیر در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی می تواند تولید شود:

- گزارش های آماری و یا تفصیلی مربوط به عناصر ثبت شده در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی در یک دوره معين.

- گزارش های آماری و یا تفصیلی در خصوص کلاسورهای باز و یا مسدود شده در یک دوره معين.

- گزارش های آماری و یا تفصیلی از فعالیت کاربران در یک دوره معين.

- گزارش های آماری و تفصیلی در خصوص یک ثبت مشخص در یک دوره معين.

الف. 5-5-4. نوع اسناد، روش اجرا، تولید، طبقه امنیتی، وضعیت، حجم پرونده و مواردی از این قبیل می تواند از معیارهای آمارگیری و گزارش گیری از اسناد الکترونیکی ثبت شده در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باشد.

الف. 6-5-4. سامانه باید بتواند فهرست طرح های نگهداری، انتقال و امحاء و آمارهای مربوط به اینها را به صورت گزارش ارائه دهد.

الف. 5. امنیت و کنترل دسترسی به اسناد

الف. 51. ورود به سامانه الف.

1-1-5. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی برای کنترل ورود کاربران و استناد کنندگان به سامانه باید دارای مکانیزم مناسبی باشد. از سادبهترین حالت های این مکانیسم، ارائه رمز عبور و نام کاربر برای کاربران در سامانه است.

در سامانه باید برای کسانی که به آنها رمز عبور و نام کاربری داده می شود پروفایلی از اطلاعات که میزان دسترسی و حق دسترسی به اسناد الکترونیکی را برای کاربر نشان می دهد وجود داشته باشد. ضمنا جایگاه و اهمیت کاربر در داخل

ص: 216

سامانه و همینطور گروه و دسته ای که کاربر به آن متعلق است، نیز در داخل این پروفایل ذکر می شود.

الف. 2-1-5. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی

باید: - کاربران جدید را در سامانه ثبت نام کند.

- کاربرانی که مدت زمان استفاده شان از سامانه به پایان رسیده است را

غیر فعال کند.

- کاربران موجودی که هیچ گونه فعالیت و عملیاتی در سامانه نداشته و ندارند را حذف کند.

یادداشت: تصمیم گیری تمام عملیات مرتبط با کاربران فقط از طرف مدیران

صاحب نظر سامانه می باشد.

الف. 52. حق دسترسی به اسناد الکترونیکی

الف. 1-2-5. حق دسترسی کاربران در استفاده از سری ها، کلاسورها و اسناد الکترونیکی از طرف مدیران سامانه مشخص می گردد.

الف. 2-2-5. اموری چون تعریف حقوق دسترسی، اعطای حق دسترسی و پس گرفتن آن و تغییرات احتمالی بر عهده و اختیار مدیران صاحب نظر است.

الف. 3-2-5. در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی حق دسترسی فقط در مورد اشخاصی صدق می کند که خودشان شخصا از سامانه استفاده کنند و حق دسترسی صرفا در محدوده به کارگیری سری ها، کلاسور و اسناد الکترونیکی مشخص شده است.

الف. 4-2-5. در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، در خصوص عناصر جای گرفته در بطن سامانه، حداقل حق دسترسی پنج مرحله ای زیر را باید در نظر گرفت:

- خارج از محدوده: مدارک، پیام ها، اوراق، اسناد و اطلاعاتی که با توجه به

محتوا، دارای طبقه بندی محرمانه، سری و نظایر آن نباشد.

- خدمات ویژه: این نوع اسناد با توجه به محتوای آنها، خارج از مجموعه

ص: 217

اسناد محرمانه بوده، ولی از دیدگاه امنیتی حاوی مطالبی هستند که مربوط به خدمات دولتی است. بنابر این اطلاعات، اسناد، اوراق، پیامها و مدارکی است که اطلاعات خاصی را در خود جای داده و درجه محرمانه گرفته اند.

- خاص: با توجه به محتوای داخلی، همه اسناد و مدارک، اوراق، پیام ها و اطلاعاتی که بدون اجازه قابل استفاده نیست چون ممکن است استفاده عمومی در منافع ملی تأثیر منفی بگذرد و به این دلیل درجه محرمانه دریافت کرده اند.

- سری و محرمانه: اطلاعاتی که در صورت استفاده بدون اجازه به حیثیت، امنیت و منافع ملی و.. ضرر می زند. لذا این اسناد و مدارک، اطلاعات،

اوراق، پیام ها و... درجه سری گرفته اند.

- خیلی سری و محرمانه: همه اسناد و مدارک، اوراق، اطلاعات و پیام هایی که با توجه به محتوای آنها، استفاده بدون اجازه و عمومی از آن امنیت، حیثیت و منافع ملی و منافع هم پیمانان مان را در سطح گسترده به خطر می اندازد اطلاق می شود که این نوع اسناد در درجه خیلی سری طبقه بندی می شود.

الف. 5-2-5. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید برای تشخیص و تعریف

گروهی و انفرادی کاربران برنامه ریزی شده باشد.

الف. 3-5. اطلاعات کاربری و کاربردی

الف. 1-3-5. سامانه باید برای هر کاربر داخل سامانه یک کارنامه کاری (کاربر، مدیر و... ) تعریف کند. در کارنامه کاربر اطلاعاتی چون عملکرد کاربر، شناسه هویت و رمز عبور وجود داشته باشد و اطلاعاتی چون حق دسترسی نیز در قسمت پروفایل هر کاربر قید شود.

یادداشت: این عملیات به طور همزمان معرف جایگاه و نقش کاربر در سامانه

ص: 218

مدیریت اسناد الکترونیکی است. برای جایگاه و نقش کاربران به الف. 5٫4. نگاه کنید.

الف. 2-3-5. همه تغییرات در عناصر پروفایل هر کاربر و هرگونه تغییرات احتمالی در حق دسترسی به اسناد و مدارک الکترونیکی از سوی کاربر، باید به تأیید و کنترل مدیر سامانه اسناد الکترونیکی برسد.

الف. 3-3-5. کاربر به طور انفرادی و یا به عنوان عضوی از یک گروه کاربران باید حقوق دسترسی مشخص و تعیین شده داشته باشد. حق دسترسی داده شده به کاربر بایستی با میزان حقوق در نظر گرفته شده برای دسترسی به هر یک از عناصر داخل سامانه تناسب داشته باشد. کاربران با حق دسترسی خویش فقط می توانند به اسناد دارای سطح امنیتی پائین تر دسترسی داشته باشند.

الف. 4-5. جایگاه و نقش کاربران

الف. 1-4-5. در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، برای کاربران باید جایگاه و نقش مشخص تعیین شود. این جایگاه و نقش کاربران در محدوده میزان دسترسی به اسناد و مدارک الکترونیکی تعریف می شود. تعیین جایگاه و نقش کاربران در حوزه اختیارات مدیر اسناد الکترونیکی است.

نوع جایگاه و سطح تعیین شده و چگونگی دامنه آن با توجه به سلسله مراتب سازمانی متغییر است. جایگاه ها و نقش های ذیل در سلسله مراتب سازمان ها می تواند مفید و مناسب باشد:

- مدیر سامانه: صاحب اختیارترین کاربر سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی است. تشکیل سامانه رایانه با توجه به دامنه فعالیت سامانه بر عهده مدیر سامانه است.

- مدیر اسناد الکترونیکی (متخصص آرشیو): شخصی که وظایف بخش مدیریت اسناد الکترونیکی در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی را به عهده داشته و بدان جامه عمل می پوشاند.

ص: 219

- آرشیودار: سازماندهی، مدیریت و متمرکز کردن اسنادی که توسط سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی به شکل اسناد الکترونیکی در نیامده اند را به عهده دارد و غالبا به عنوان یکی از بخش های مدیریت اسناد الکترونیکی فعالیت میکند.

- کاربر: فردی که به عنوان رابط بین بخش کاری خود با سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، به منظور بهینه سازی اسناد الکترونیکی برای استفاده فعالیت می کند.

- کاربر میهمان: فردی که جدای از بخش خود، امکان مشاهده اسناد و الکترونیکی وابسته به بخش های دیگر را به طور موقت دارد.

- تولید کننده یا صاحب اصلی سند: فرد یا سازمانی که تولید کننده اسناد

الکترونیکی بوده و مسئولیت محتوای آن را بر عهده دارد.

الف. 2-4-5. برای هر کاربر حداقل باید یک وظیفه و جایگاه تعیین شود. در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، عملکردها و فعالیت های سامانه، بر اساس میزان اختیارات کاربران تعیین می شود. در جاهایی که از حیطه اختیارات کاربر خارج است، باید محرمانه و پوشیده بماند.

الف. 55. کاربران با استفاده کنندگان گروهی الف. 1-5-5. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید توان شناخت گروه ها را داشته باشد. بعضی از این گروه ها عبارت است از:

- گروه های کاری: گروه هایی متشکل از افرادی که برای به ثمر رساندن فعالیت های مشخص با هم همکاری می کنند.

- گروه های مدیریتی: متشکل از افرادی که به صورت گروهی مسئولیت امر

اداری و مدیریتی را عهده دار هستند.

- گروه های پروژه ای: متشکل از افرادی که برای به ثمر رساندن پروژه های مشخص، در زمان تعیین شده فعالیت می کنند.

ص: 220

یادداشت: یک شخص می تواند به صورت همزمان در بیش از یک گروه عضو شود. الف. 2-5-5. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید بتواند:

- گروه های جدید را بشناسد.

- گروه هایی را که مدت عضویت آنها در سامانه سپری شده، غیرفعال کند.

و همچنین امکان حذف گروه های موجود از فهرست کاربران را داشته باشد.

الف.3-5-5. فعالیت های مربوط به گروه ها باید در حوزه مسئولیت های مدیر

سامانه اسناد الکترونیکی باشد.

الف. 4-5-5. در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید اضافه شدن یک فرد جدید در گروه و حذف یک نفر از اعضای موجود گروه، امکان پذیر باشد. ولی ثبت و ضبط این عمل ضروری است. تاریخ عضویت هر کدام از کاربران در هر کدام از گروه ها از آغاز تا پایان عضویت باید به ثبت رسیده باشد.

الف. 56. تعیین و اجرای حق دسترسی به اسناد الکترونیکی ثبت شده

الف. 1-6-5. در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید امکان تعیین شناسه های امنیتی و حق دسترسی به عناصر داخل سامانه موجود باشد. دسترسی به سری کلاسور و اسناد الکترونیکی جای گرفته در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی تنها به افراد و گروه هایی اعطا می شود که حق دسترسی شان به اسناد، قبلا تعيين شده است.

الف. 2-6-5. عناصر داخل سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید از همه سطوح امنیتی در ساختار سلسله مراتبی عناصر بالاتر نیز برخوردار باشد.

به عنوان مثال: یک سند الکترونیکی به طور خودکار، سطح دسترسی داده شده به کلاسور مربوط را نیز داراست لذا کسانی که حق دسترسی به کلاسور مذکور را دارند، حق دسترسی به سند الکترونیکی موجود در آن کلاسور را نیز خواهند داشت. اما حق دسترسی بدون وابستگی به همدیگر، برای هر کدام از عناصر داخل سامانه

ص: 221

نیز می تواند در سامانه پیش بینی و تعریف شود.

الف. 3-6-5. در اختلافات احتمالی پیش آمده در بحث حقوق دسترسی تعیین شده روی عناصر داخل سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، سامانه باید به طور خودکار بر اساس بالاترین سطح امنیتی حرکت کرده و به مدیر سامانه هشدار داده و او را در جریان مسائل قرار دهد.

الف. 4-6-5. میزان حقوق دسترسی تعیین شده برای عناصر سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، می تواند توسط کاربران صاحب اختیار تغییر داده شود. هرگونه تغییرات اعمال شده در حقوق دسترسی به عناصر داخل سامانه باید به ثبت برسد.

الف. 5-6-5. هرگونه محدودیت های ایجاد شده در حقوق دسترسی به هر دلیلی که باشد قطعا باید زمان دار باشد به عبارتی دیگر، شروع و پایان محدودیت باید مشخص شده و سامانه باید به طور خودکار بتواند در پایان دوره محدودیت تعیین شده، محدودیت را بردارد.

یادداشت: این برنامه اجرایی مختص اسناد محرمانه ای است که مدت محرمانه بودن آنها به اتمام رسیده باشد. اسنادی که در زمان تولید، محرمانه بودن آنها، زمان شروع محرمانگی و پایان آن مشخص شده است و همچنین بحث انتقال و خارج کردن این اسناد از سامانه و مسائل بعد از آن مواردی است که در این برنامه مطرح می شود.

الف. 6-6-5. گزارش همه کلاسورها، پرونده ها و اسناد الکترونیکی که مدت زمان تعیین شده محدودیت دسترسی به آنها، به اتمام رسیده باشد. در دوره های مشخص باید به اطلاع مدیر اسناد الکترونیکی برسد.

یادداشت: در صورت ضرورت، مدیر اسناد الکترونیکی می تواند زمان و روند محدودیت را تغییر دهد.

الف. 7-6-5. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید عناصر جای گرفته در سامانه را بر اساس میزان سطح امنیتی آنها، فقط برای کاربرانی که حق دسترسی مذکور و یا حق دسترسی بالاتر از آن را دارا هستند نشان دهد.

الف. 8-6-5. کاربران نباید از کلاسورها و اسنادی که حق دسترسی به آن را

ص: 222

ندارند با خبر بشوند. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، همزمان با جست و جو و فهرست بندی نتایج جست و جو، باید حق دسترسی کاربر و میزان آن را نیز کنترل کند و نتیجه را با توجه به اینها ارائه دهد. به عبارتی دیگر نتیجه جست و جو باید بر اساس حق دسترسی ثبت شده کاربر و اطلاعات فراداده ای وی انجام شود.

یادداشت: بعضی از سازمان ها نسبت به این قاعده می توانند انعطاف پذیر باشند، بویژه در تحقیقات و فعالیت هایی که صرفا بحث آمار و تعداد اسناد مطرح است و پژوهشگر می خواهد صرفا از کمیت و تعداد اسناد باخبر شود. در چنین مواردی می توان به صورت گذرا و موقتی در حق دسترسی کاربران، اجازه با خبر شدن از تعداد اسناد داده شود. اما محتوای اسناد باید همچنان محدودیت های تعیین شده را داشته باشد.

الف. 7-5. مالکیت و مسئولیت تولید

الف. 1-7-5. هر عنصری (سری، کلاسور، سند و..) که وارد سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی می شود دارای تولید کننده و یا مالک می باشد.

یادداشت: تولید کننده و یا مالک ممکن است همیشه فرد یا سازمان یکسان نباشد به عبارتی هر تولیدکننده سند می تواند مالک نباشد و هر مالکی صرفا تولید کننده نیست.

الف. 2-7-5. تولیدکنندگان، مالکان و عوامل اصلی سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، به طور خودکار می توانند بدون هیچ گونه محدودیت، به عناصر داخل سامانه دسترسی داشته باشند.

الف. 3-7-5. تصمیم اعمال محدودیت دسترسی به عناصر داخل سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، صرفا از طرف تولیدکننده و یا مالک آن است.

الف. 4-7-5. افراد و سازمان های تولید کننده، مالک اسناد حاصل از نتایج

فعالیت ها و عملکردهای خویش محسوب می شوند.

الف. 5-7-5. افراد و سازمان ها، مالک همه اسنادی که در راستای فعالیت ها و عملکردهای خویش از افراد و یا سازمان های دیگر دریافت می کنند، شمرده می شوند.

ص: 223

الف. 6-7-5. تغییر در اطلاعات مربوط به تولید و مالكيت عناصر داخل سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی فقط از طرف مدیر سامانه امکان پذیر است. همه تغییرات انجام گرفته باید به ثبت برسد.

الف. 58. اطلاع رسانی و حریم خصوصی اشخاص

الف. 1-8-5. در چارچوب قوانین و مقررات کشور (مثلا پیش نویس جامع اطلاعاتی شورای عالی اطلاع رسانی)، باید هنگام ثبت اسناد در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی به همه اسنادی که اطلاع رسانی عمومی آن ضروری است، اشاره شود. دسترسی به این اسناد باید با پائین ترین سطح امنیتی صورت بگیرد.

الف. 2-8-5. در هنگام ثبت همه اسناد الکترونیکی حاوی اطلاعات شخصی و فردی در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، باید به این نکته اشاره شود. دسترسی به این نوع اسناد الکترونیکی که از محدودیت دسترسی بالا برخوردارند، فقط در بالاترین سطح امنیتی ممکن است.

الف. 59 حفاظت

الف. 1-9-5. در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید یک سامانه گزارشگر روزانه در نظر گرفته شود. در این سامانه، فعالیت روزانه کاربران ثبت و نگهداری می شود. این سامانه روزانه باید حداقل اطلاعات زیر را داشته باشد:

- ثبت فعالیت های انجام شده در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی (ثبت جدید، تغییرات جست و جو و نظایر آن).

- روی کدام یک از عناصر سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، عملیاتی

انجام گرفته است.

- عملیات از طرف چه کسی انجام شده است.

- انجام عملیات در چه تاریخ و ساعتی است.

الف. 2-9-5. فعاليت و اموری که در پرونده روزانه باید پیگیری و تعقیب شود:

ص: 224

- ثبت اطلاعات راجع به تاریخ و ساعت عملیات انجام گرفته روی مدارک

الکترونیکی برای تبدیل شدن به اسناد الکترونیکی

- اطلاعات راجع به ارتباط بين عناصر داخل سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی و یا امور مربوط به هرگونه تغییر در جا به جایی و محل اسناد.

- تغییرات انجام گرفته مربوط به طرح نگهداری و مدت زمان نگهداری

اسناد الکترونیکی

- تغییرات انجام گرفته در خصوص حق دسترسی به اسناد الکترونیکی و تعیین میزان حق دسترسی به اسناد الکترونیکی وهمچنین امور مربوط به تکثير، انتقال و حذف اسناد الکترونیکی.

الف. 3-9-5. همه اطلاعات جای گرفته در پرونده روزانه سامانه، بدون اجازه مدیر سامانه از طرف هیچ فردی تغییر داده نخواهد شد و یا پاک نمی شود و نگهداری آن الزامی است.

الف. 4-9-5. اطلاعات روزانه، فقط در چارچوب طرح نگهداری اسناد

الکترونیکی می تواند امحاء گردد.

یادداشت: تاریخ امحاء پرونده اطلاعات روزانه نباید زودتر از تاریخ امحاء اسناد ارجاع داده شده ای باشد که مدت زمان نگهداری آنها هنوز به اتمام نرسیده است.

الف. 5-5-9. اطلاعات روزانه در صورت نیاز می تواند از طرف افراد ذی صلاح خارج از سازمان و صاحب اختیار بررسی شود. اما اطلاعات روزانه باید در قالبی قابل فهم و درک برای فرد مذکور تهیه شود.

الف. 6-9-5. می توان بر اساس معیارهای مشخص، از پرونده اطلاعات روزانه، گزارش های سانسور (فیلتر) و ممیزی شده آماده کرد. مثال:

- فعالیت یک کاربر مشخص در مدت زمان مشخص

- فعالیت های انجام گرفته در خصوص یکی از عناصر سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی در یک مدت زمان مشخص.

ص: 225

الف. 6. طراحی و مدیریت سامانه

الف. 1-6. تمامیت و امنیت سامانه

الف. 1-1-6. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید ضمن حفظ سامانه، در مواقع ضروری داده ها، ارجاعات بین داده ها، امنیت، کلیت و تمامیت عناصر داخل سامانه را نشان دهد.

الف. 2-1-6. سامانه برای هر یک از عناصر خود می باید یک شناسه مرجع ناهمگون در نظر بگیرد و در صورت ضرورت، روند تولید و طرز استفاده از آن را نشان بدهد.

الف. 3-1-6. در داخل سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی محل درج تاریخ

باید با چهار خانه (1388) استفاده شود.

الف. 4-1-6. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی در ارتباط با توضیح و تقریر سده ها و هزاره ها، نباید اجازه هر بی نظمی احتمالی را بدهد.

الف. 2-6. کاربری آسان

الف. 1-2-6. تمام سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید به گزینه کمک(1) [راهنما] آن لاين مجهز باشد.

الف. 2-2-6. گزینه کمک در تمام سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید

به صورت هوشمند عمل کند.

الف. 3-2-6. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی تمام پیام های تولید شده حاوی خطا را باید بشناسد. سامانه، حتی از پیام های دارای خطای کاربران باید تا حدودی به چیستی پرسش کاربر پی ببرد.

الف. 4-2-6. قالب جست و جو برای کاربر، باید بسیار ساده بوده و با سامانه هماهنگی داشته باشد.

الف. 5-2-6. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید بتواند در آن واحد برای چندین نفر امکان ورود و ثبت و همچنین دسترسی به داده ها و اسناد الکترونیکی و

ص: 226

انجام عملیات جست و جو را مهیا سازد.

الف. 6-2-6. در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، برای هر کاربر پنجره ویژه ای باید در نظر گرفته شود که پیام های خطای صوتی و گزینه هایی چون رنگ، نوع قلم و... را در بر داشته باشد و به محض ورود کاربر به سامانه، این پنجره فعال شود.

الف. 7-2-6. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید در هنگام ورود داده ها موارد احتمالی و مهم را پیشنهاد دهد. بویژه تاریخ و شناسه مرجع را که می تواند در هنگام ورود داده ها به سامانه به کاربر پیشنهاد شود.

الف. 8-2-6. کاربران باید بتوانند برای انجام عملیات سریع و تکراری در حوزه های درخواستی در داخل سامانه با انتخاب یک گزینه و یا دکمه عملیات خود را انجام دهند.

الف. 9-2-6. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی با سامانه پست الکترونیکی سازمان می باید به صورت متمرکز و یکجا عملیات انجام دهد. لذا کاربران باید بتوانند بدون خروج از سامانه، آنچه را انجام داده اند با پست الکترونیکی ارسال کرده و یا آنچه با پست الکترونیکی دریافت کرده اند به آسانی وارد سامانه کرده و سامانه نیز آن را ضبط نماید.

الف. 10-2-6. سامانه برای اینکه اطلاعات فراداده های مربوط به مدارک جست و جو شده را به آسانی در اختیار قرار بدهد، باید به یک سامانه بازشناسی نوری کاراکتری مجهز شود.

یادداشت: این ویژگی را با برنامه های پیشرفت های چون اُ. سی. آر(1) (روشی برای تبدیل و رقمی سازی اطلاعات متنی به اطلاعات دودویی قابل ذخیره در حافظه است به نحوی که هر حرف از متن با استفاده از دریافتگرهای نوری به یک کاراکتر متناظر تبدیل شود) به صورت فعالیت متمرکز قابل درک است.

الف. 11-2-6. کاربر می تواند بین اسناد الکترونیکی مرتبط با اندیشه و تفکر

خود لینک هایی را برای خویش تشکیل دهد.

ص: 227

الف. 12-2-6. سامانه مدیریت اسناد و مدارک باید دارای ویژگی رهبری و کمک رسانی به کاربران در خصوص استفاده از طرح های طبقه بندی اسناد الکترونیکی باشد.

الف. 3-6. سنجش و ارزیابی کارآمدی و کار کرد سامانه

الف. 1-3-6. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی برای جوابگویی به نیازهای متغیر سازمان ها به یک معماری مدرن، توسعه یافته و پیچیده نیاز دارد.

الف. 2-3-6. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید به طور متوسط دارای

یک کارائی مطلوب باشد. در شرایط معمولی و آرمانی سامانه:

- 75 درصد از کاربران همزمان بتوانند از سامانه استفاده کنند.

- سامانه، اسناد پنج ساله سازمان را در بر داشته باشد.

- به طور متوسط اکثر بخش های کاری و فعال سامانه به صورت همزمان فعالیت کنند. تحت این شرایط می توان فعالیت های زیر را به عنوان معیار ارزیابی و سنجش سامانه در نظر گرفت:

- مدت زمان نمایش یک سری یا عناصر مربوط به یک کلاسور به صورت گرافیکی

- مدت زمان وارد کردن یک سند الکترونیکی به سامانه

- مدت زمان دریافت و ارائه پاسخ به یک جست و جوی ساده و بسيط (تک متغیره).

- مدت زمان دریافت و ارائه پاسخ به یک جست و جوی مرکب (چهار

متغیره).

- مدت زمان دسترسی به یک سند وارد شده در سامانه

- مدت زمان دسترسی به یک سند غیر فعال راکد.

یادداشت: در انجام این تست ها تأثير ساختار شبکه رایانه ای سازمان را نباید

ص: 228

فراموش کرد. به این دلیل شرکت های توسعه دهنده سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی تست های ارزیابی و سنجش سامانه را، یا قبلا انجام می دهند و یا هر وقت خواسته شود باید انجام دهند و نتیجه را اعلام کنند.

الف. 3-3-6. در راستای توسعه سامانه در طول زمان، به منظور رفع احتياجات سازمانی، اندازه گیری ها و مقیاس هایی را باید در نظر بگیریم. بعضی از اینها عبارت است از:

- تعداد نقاط دسترسی از راه دور.

- بزرگی و پهنای پایگاه داده (بانک اطلاعاتی).

- تعداد کاربران سامانه.

- تعداد و مجموع اسناد ثبت شده.

- مدت زمان باز سازی و یا نصب مجدد سامانه و همچنین فعال کردن و بازخوانی مجدد پرونده های ذخیره و پشتیبان.(1)

- نشان دادن مدت زمان واقعی تغییرات عمده (طرح تعویض طبقه بندی پرونده ها و نظایر آن).

الف. 4-6. ذخیره داده ها

در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی داده ها به مدت طولانی و سالم در بخش های مشخص طبق طرح های نگهداری اسناد الکترونیکی، نگهداری می شوند. تولیداتی که برای ذخیره سازی، گردآوری می شوند، با توجيه ها و مقررات ارائه شده از طرف تولیدکنندگان مبنی بر عمر داده ها و شرایط محیطی نگهداری مطابق با شرط نامه ها و قراردادهای منعقده بین طرفین تعیین می شود.

الف. 1-4-6. فراداده های مربوط به حفاظت از اسناد الکترونیکی باید در

سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی شناخته شده باشند.

الف. 2-4-6. در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید امکان مطابقت

ص: 229

نسخه های کپی شده توسط بخش ها و واحدهای نگهداری داده ها با نسخه های اصلی، در دوره های مشخص وجود داشته باشد. در این مطابقت باید خرابی های احتمالی پیش آمده در بخش های نگهداری و یا از بین رفتن داده ها گزارش شود.

الف. 3-4-6. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید امکان تجدید و نوسازی

جمعی بخش های نگهداری داده ها را داشته باشد.

الف. 4-4-6. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید از از بین رفتن داده ها، به

هنگام به روز رسانی، توسعه و تغییرات فناورانه سامانه جلوگیری کند.

الف. 5-4-6. در طراحی و تولید سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید از استانداردهای رایج استفاده شود. ساختار پایگاه داده، عملیات ذخیره سازی و شناسه های برنامه ها باید از استانداردهای منابع شناسه باز تشکیل شود.یادداشت: پرونده های مربوط به شناسه های سامانه مدیریت اسناد و مدارک و ساختار سامانه باید کاملا تحت حفاظت باشد.

الف. 5-6. هماهنگی با قوانین و آئین نامه ها

الف. 1-5-6. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید با آئین نامه ها، نظام ها و قوانین رایج مربوط به اسناد الکترونیکی هماهنگ باشد.

الف. 2-5-6. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید با قانون و آئین نامه های

مربوط به مدیریت آرشیو و بایگانی ها هماهنگ و سازگار باشد.

الف. 3-5-6. سامانه مدیریت بایستی با قوانین و آئین نامه های مربوط به اطلاع رسانی و اطلاع یابی و حفظ حریم خصوصی افراد مطابقت و هماهنگی داشته باشد.

ب. 1-1-1. مدارک تولید شده در حوزه الکترونیکی که وضعیت سندی به خود گرفته، در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی قابل تعریف و توصیف است. تولید کننده هر سند الکترونیکی، نویسنده، دریافت کننده، ثبت اطلاعات مربوط به تاریخ از موارد قابل توصیف و تعریف در حوزه، اسناد است.

برای تفکیک و تمییز اسناد الکترونیکی از دیگر مدارک الکترونیکی، تعریف

زیر به عنوان یک مرجع می تواند استفاده شود. سند الکترونیک:

"هرگونه اطلاع ثبت و ضبط شده ای که به منظور به جای آوردن فعالیت های یک شخص یا سازمان از نتیجه فعالیت و عملکرد شخص یا سازمان به دست آمده و یا از منابع دیگری دریافت می شود و با محتوا و قالب مربوطه به عنوان دلیل عملکرد شناخته می شود"

ب. 2-1-1. تولید کننده: به تشکیلات و یا اشخاص حقیقی و حقوقی صاحب اختیار و دست اندرکار، که سند الکترونیکی تولید میکنند اطلاق می شود. در سامانه های سنتی، اطلاعات راجع به تولید کننده سند، اصولا در بالای اوراق به شکل حک شده و یا در پایین اوراق، در قسمت امضاء جای می گرفت.

ب. 3-1-1. نویسنده (مولف): هر شخص یا سازمانی که سند الکترونیکی حاصل تبلور ذهنی، فکری و عمل اوست. عموما شخص یا سازمان امضاء کننده سند، مؤلف آن شناخته می شود. شخص می تواند حاصل فکر و ذهن خود را به سازمان با تشکیلات خاصی انتقال داده و در این صورت سازمان می تواند به عنوان مالک و صاحب اختیار سند شناخته شود.

یادداشت: تالیف و تولید سند می تواند به شخص همسان و یا سازمان همسان تعلق داشته باشد.

ب. 4-1-1. ارسال کننده: شخص یا سازمانی که مسئولیت و عهده دار منبع خروجی و تحویل یک سند است. ارسال مدارک از طرف تولید کننده، نویسنده و ارسال کننده به شخص یا سازمان دیگر از مهمترین عناصر بسیار مهم تبدیل مدارک به سند هستند. عمل ارسال کردن از زاویه ریخت شناسی، تدقیق و بررسی و مطالعه

ص: 231

و شکل دهی اسناد، بسیار با اهمیت است.

یادداشت: مسئولیت های ارسال، تولید و تالیف یک سند می تواند به یک شخص یا سازمان واحد تعلق داشته باشد.

ب. 5-1-1. محل خروج: محل جغرافیایی تولید و ارسال یک سند الکترونیکی

است.

یادداشت: اطلاعات راجع به محل خروج اسناد الکترونیکی با توجه به نیازهای سازمانی می تواند به طور مفصل توضیح داده شود. کشور، استان، شهر وحتى تقسیمات کوچکتر در صورت نیاز به شکل سلسله مراتبی می توانند در توضیح محل خروج اسناد آورده شود.

ب. 6-1-1. تاریخ تولید: تاریخ تولید سند را نشان می دهد.

ب. 7-1-1. تاریخ ارسال: تاریخ ارسال شدن سند به سامانه است.

ب. 8-1-1. تاریخ آرشیو سازی: تاریخ داخل شدن سند الکترونیکی به سامانه

آرشیو سازمانی را نشان می دهد.

ب. 9-1-1. تاریخ انتقال(1): تاریخ انتقال یک سند الکترونیکی به سامانه آرشیو سازمانی و یا به یک آرشیو خارج از سازمان را نشان می دهد. عملیات انتقال می تواند بیش از یک بار اتفاق بیافتد برای جلوگیری از هرگونه قطعی و انفصال در زنجیره مالکیت سند، همه عملیات مربوط به تاریخ انتقال باید به ثبت برسد.

یادداشت: در خصوص مالکیت اسناد الکترونیک نگاه کنید به: ب. 1.5.

ب. 10-1-1. تاریخ امحاء: تاریخ امحاء اسناد الکترونیکی را در چارچوب

طرح نگهداری نشان می دهد.

ب. 11-1-1. نام گیرنده (دریافت کننده): نام مسئولان و افراد سازمان که اسناد الکترونیکی برای انجام عملیات و یا به منظور اطلاع رسانی برای آنها ارسال می گردند.

یادداشت: گیرنده می تواند بیش از یک فرد یا سازمان باشد. در صورتی که دریافت

ص: 232

کنندگان بیش از یک نفر یا سازمان باشد در آن صورت می توان بین آنهایی که اسناد جهت انجام عملیات برای آنها ارسال می شود، با آنهایی که ارسال اسناد صرفا به منظور اطلاع رسانی، صورت می گیرد، تفاوتهایی قائل شد.

ب. 12 -1-1. نام عملیات: نام عملیات سازمانی مربوط به سند الکترونیکی

است.

یادداشت: این اطلاعات ممکن است روی سند ثبت نشده باشد. غالبا اطلاعات راجع به محتوا و درون یک سند بعد از انجام عملیات و تجزیه و تحلیل روی سند مشخص می شود. بنابراین ضمن انجام این عملیات استخراج کلید واژه های قابل استفاده از داخل طرح های طبقه بندی پرونده های سازمانی ضروری است. برای مقررات مربوط به طرح های طبقه بندی پرونده نگاه کنید به الف. 1.

ب. 2-1. تمامیت

ب. 1-2-1. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید تمامیت اسناد الکترونیکی درون خود را حفظ کرده و در صورت تجسس و استنطاق در تمامیت اسناد الکترونیکی، باید بتواند عدم خرابی تمامیت این اسناد را نشان دهد.

یادداشت: تمامیت اسناد الکترونیکی، به مفهوم توصیف فیزیکی و حفظ محتوای درونی کامل یک سند است.

ب. 2-2-1. تمامیت درونی و محتوایی: سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی در

ارتباط با تمامیت محتوایی و درونی یک سند الکترونیکی:

جلوگیری از هر گونه دخالت در محتوا و درون هر مدرکی که ویژگی های سند

را به خود گرفته است.

خواندن و دسترسی به اسناد الکترونیکی با فناوری های موجود بدون وابستگی به فناوری های دیگر (نرم افزاری، سخت افزاری و... ) هر کدام از اسناد الکترونیکی را ممکن سازد.

ب. 3-2-1. تمامیت توصیفی (ظاهری): سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی

ص: 233

باید، اطلاعات و توصیفات راجع به تولید، اطلاع رسانی، دریافت و استفاده از اسناد الکترونیکی را به صورت کلی حفظ کند.

یادداشت: برای شناخت اسناد الکترونیکی به ب. 1.1. نگاه کنید.

ب. 4-2-1. تمامیت فیزیکی: سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید اجزا و ترکیبات تشکیل دهنده یک سند الکترونیکی را به صورت یک مجموعه قابل استفاده نگه دارد. همچنین سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید از عواملی که باعث از بین رفتن و خراب شدن سند و یا قسمتی از سند الکترونیکی می شود و همچنین خطاهای احتمالی سامانه، پیش گیری های لازم را تدارک ببیند.

احتمال به خطر افتادن و تهدید تمامیت فیزیکی اسناد تحت شرایط بد محیطی و یا عوامل انسانی وجود دارد. مدیران اسناد الکترونیکی برای مقابله با این نوع فاکتورها و مشکلات احتمالی، باید برنامه ریزی هایی کرده و تدابیر لازم را اندیشیده باشند.

ب. 3-1. اطلاعات ثبت و تایید

ب. 1-3-1. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید امکان تأیید اسناد الکترونیکی از طرف تولید کننده و سامانه های ثبت سازمانی را امکان پذیر سازد و فناوری های مربوط به این کار را در خود جای داده و یا بتواند با سامانه های غیر وابسته و مستقل به صورت متمرکز کار کند. در صورت قبول و اجرای قوانین و مقررات این سامانه ها، باید پیش شرط هایی هم باشد.

اساس در کسب هویت رسمی یک سند در سامانه های سنتی مدیریت اوراق و مدارک، امضای آن سند توسط افراد ذی صلاح و صاحب اختیار و ثبت در داخل سامانه اوراق است.

برای اینکه ارتباطات مالی و خدماتی دریافت شده از طریق سند، روابط اجتماعی، روابط حقیقی و حقوقی و... از نظر مقررات و قوانین حقوقی معتبر بوده و مورد تایید قرار بگیرد، باید این اسناد توسط افراد ذی صلاح و صاحب اختیار امضاء

ص: 234

و تایید شده و در یک سامانه ثبتی، ثبت شود. مثلا (اداره ثبت اسناد و املاک کشور).

ب. 2-3-1. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی به منظور تأیید و ثبت اسناد وارد شده در سامانه توسط فناوری های روز و جدید می تواند یک یا چند فناوری از فناوری های زیر را در خود جای داده و یا با این سامانه ها به صورت متمرکز(1) کار کند:

- امضاء الکترونیکی: عبارت از علامت یا اشاره ای رقمی که نشانگر صحت و درستی سند الکترونیکی (تولید، توزیع و اطلاع رسانی، استفاده یا نگهداری و امحاء) بوده که با آن واقعی بودن این اشاره توسط فرد یا افراد ذیصلاح تایید می شود.

- مهر الکترونیکی: وسیله الکترونیکی پیشرفته که نشانگر امتیاز خرید و یا امتیاز استفاده از سند الکترونیکی است. عملیات مربوط به اسناد الکترونیکی ارسال شده توسط این وسیله از طرف یک تشکیلات ثالث تایید و رمزدار می شود.

- مهر و نشان الکترونیکی زمان: اطلاعات تاریخی مربوط به زمان تولید، توزیع و دریافت اسناد که به صورت فیزیکی به سند ضمیمه شده یا ارتباط منطقی با سند ایجاد میکند. علائم خاص الکترونیکی: شامل علائم رقمی ارتباط دهنده و یا ضمیمه شده به اسناد الکترونیکی مثل نمادها، لوگوها و... است.

- سامانه اوراق سازمانی: اسناد الکترونیکی و مجموعه اوراق وابسته به آن که در طرح های طبقه بندی و نگهداری اوراق باید نشان داده شود در سامانه اوراق سازمانی ثبت می گردد.

ب. 4-1. ویژگی های ساختاری

ب. 1-4-1. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، همه مشخصات و ویژگی های

ص: 235

ساختاری اسناد را که اسناد در مرحله تولید کسب می کنند، باید حفظ کند. ویژگی های ساختاری اسناد، ویژگی هایی هستند که تولید کنندگان، اسناد مورد نظر و درخواستی کاربران اسناد را با آن تقدیم می کنند، که از ویژگی های مربوط به فرم اسناد و همچنین ویژگی های مربوط به قالب های پرونده ها تشکیل می شود.

ب. 2-4-1. ویژگی های داده شده به اسناد: سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، باید همه ویژگی های ارائه شده و ضمیمه شده به سند الکترونیکی از طرف تولید کننده را محافظت کند. ویژگی های داده شده، همه ویژگی هایی است که به فهم پیام در سند ارائه شده و یا به فهم سند ارائه شده در قالب و شکل مشخص کمک می کند. به هر حال اینها فهم پیام داخل سند را آسان ساخته و به مفهوم آن لطمه وارد نمی کنند. خط کشی زیر جمله ای خاص برای جلب دقت و نظر استفاده کنندگان به یک نکته و همچنین پاراگراف هایی که با تورفتگی نوشته شده و یا اعدادی که با رنگ خاص مشخص شده و نظایر آن در درک و دریافت پیام و بویژه برداشت و درک و فهم پیام سند به شکلی که تولید کننده می خواهد، کمک کرده و حائز اهمیت هستند.

ب. 3-4-1. قالب سند: سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید قالب، شکل و فرم اسناد را حفظ کند. اسناد الکترونیکی همانند انواع دیگر استاد، دارای ویژگی های شکلی و فرمی است. این ویژگی ها، برای تفکیک یک سند که به شکل گزارش تهیه شده با سندی که به شکل نرم افزاری تولید شده، استفاده می شود. فرم های تولید شده هر سند فارغ از محتوای اسناد، اطلاعاتی را نیز به اسناد اضافه می کند.

این شکل تولید شده بعضا برای رسیدن استفاده کننده به اطلاعات درخواستی به عنوان یک فیلتر و ممیز می تواند استفاده شود. علاوه بر آن استفاده کننده می تواند در کاوش خود نوع قالب سند درخواستی را مشخص کنند. مثلا استفاده کننده از محتوای یک دفتر ثبت و یا گزارش فعالیت، به نوع اطلاعات داخلی آن پی می برد. داشتن این اطلاعات از بعد زمانی برای استفاده کننده بی نهایت حائز اهمیت بوده و در زمان صرفه جویی می کند.

ص: 236

ب. 4-4-1. قالب و قالب پرونده: سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید قالب پرونده های نرم افزارهای اجرایی که تولید اسناد الکترونیکی را ممکن می سازد، مدیریت و برنامه ریزی کند. این سامانه در ارتباط با مدیریت قالب پرونده های الکترونیکی بایستی:

- قالب های اصلی پرونده های مربوط به اسناد الکترونیکی را حفظ کند.

- در صورت نبود برنامه اجرایی به کار رفته در تولید اسناد الکترونیکی، به هر طریق ممکن، اسناد الکترونیکی را قابل استفاده نماید.

- نرم افزارهای اجرایی جدید باید برای قابل استفاده کردن اسناد موجود، تکنیک های ضروری را دارا باشد.

- در استاندارد سازی پرونده های اسناد الکترونیکی در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، که در راستای اهداف سازمانی اتفاق می افتد، تمامیت اسناد می باید در زمان انتقال پرونده ها حفظ شود.

یادداشت: ویژگی های شکلی و فرمی اسناد الکترونیکی، با قالب پرونده های پشتیبانی شده توسط نرم افزارهای تولید اسناد به میان می آید.

به موازات فناوری های پیشرفته، هر روز قالب های جدیدی به وجود می آید و اگر این قالب ها (متن، گرافیک، تصویر، صدا و... و مشتقات اینها) را بخواهیم در یکجا جمع کنیم، می توان آن را اسناد چند رسانه ای (مولتی مدیا) نامید.

ب. 5-1. مسئولیت و مالکیت تولید

ب. 1-5-1. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید کانال ارتباطی بین فرد مسئول تولید اسناد الکترونیکی با سازمان مربوط را حفظ کند. لذا سوابق زنجیره مالکیت اسناد الکترونیکی از گذشته تا حال، و از تولید سند تا پالایش نهایی سند باید به ثبت برسد.

سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، برای درک و فهم اطلاعات درونی و محتوای

ص: 237

اسناد، هم در اسناد تولید شده با روش های سنتی و هم اسناد تولید شده در حوزه رقمی، باید ارتباط بین سازمان و یا شخص فعال در این زمینه را حفظ کند.

این اطلاعات تولیدی هر چند ممکن است مکتوب هم نباشد، ولی تمامیت و اشتراک موضوعی این اسناد با اسناد دیگر و ضمائم آن از نظر استفاده کننده بسیار حائز اهمیت است. تجرد و عدم ارتباط استاد با اسناد دیگر و چشم پوشی از علل و شرایط تولید یک سند می تواند درک و فهم پیام اصلی سند را تضعیف کرده و بعضا غير قابل درک کند.

در سامانه های ثبتی سنتی برای حفظ ارتباط، مدیران اسناد و اطلاعات تلاش زیادی در این زمینه صورت نمی دادند زیرا ارتباط تفکیک ناپذیر پیام با حوزه ثبت پیام، این قضیه را خیلی طبیعی جلوه می داد. از سوی دیگر برای حفظ ارتباط بین اطلاعات تولید شده در حوزه های رقمی باید تمهیدات و تدابیر ویژه ای اتخاذ

گردد.

ب. 2-5-1. ارتباط سازمانی: ارتباط ارگانیکی بین سازمان مسئول تولید اسناد الکترونیکی و اسناد الکترونیکی تولید شده توسط سازمان فوق الذکر باید حفظ شود. حفظ این ارتباط در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی در چارچوب و محتوای طرح های پرونده های سازمانی به واقعیت می پیوندد.

یادداشت: در ارتباط با مقررات طرح های پرونده های سازمانی نگاه کنید به الف 1.

ب. 3-5-1. ارتباط کاری و عملیاتی: ارتباط بین فعالیت ها و عملیات سازمانی که سبب تولید اسناد الکترونیکی می شود، باید حفظ شود.

یادداشت: ارتباط عملیاتی سری های اسناد، کلاسورها و طرح های پرونده ها و ایجاد روابط سلسله مراتبی بین اینها بی نهایت مهم است.

ب. 4-5-1. اصل و منشاء:(1) زنجیره مالکیت اسناد الکترونیکی در طول مدت حیات از مرحله تولید تا مرحله پالایش و امحاء باید ثبت گردد. به ثبت رساندن مسئولیت ها در طول حیات اسناد الکترونیکی را اطلاعات پروانسی گویند. ثبت این

ص: 238

اطلاعات در حفظ امنیت سند الکترونیکی و وضعیت قانونی اسناد الکترونیکی فوق العاده مهم است.

ب. 6-1. ویژگی های فناورانه

ب. 1-6-1. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید همه مختصات مربوط به مراحل تولید، توزیع، ذخیره و استفاده از اسناد الکترونیکی را به ثبت برساند.

ب. 2-6-1. تجهیزات و سخت افزار: سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید همه تجهیزات و زیرساخت های مربوط به تولید، توزیع، ذخیره و استفاده از اسناد الکترونیکی را به ثبت برساند. در ارتباط با تجهیزات و سخت افزار زیر ساختی داشتن اطلاعات زیر ضروری است:

- حافظه اصلی: برای استفاده مجدد از سند الکترونیکی باید مقدار حافظه

اصلی لازم را بدانیم.

- بخش ذخیره ذخیره و پشتیبانی اسناد الکترونیکی چگونه باید باشد و برای ذخیره سازی اسناد الکترونیکی نیاز به چه مقدار فضا احساس می شود.

- تکنیک: اطلاعات مربوط به تکنیک به کار رفته در سامانه رایانه که برای

تولید استاد الکترونیکی استفاده گردیده است.

- زیرساخت های شبکه: اطلاعات مربوط به معماری و زیر ساخت هر شبکه،

که در استفاده از یک سند الکترونیکی از طریق شبکه ضروری است.

- سایر تجهیزات: اطلاعات مربوط به سایر تجهیزات ضروری که در استفاده از اسناد الکترونیکی به کار می رود. از جمله اینها استفاده از مختصات و تجهیزات صوتی و تصویری و یا نیاز به استفاده یا عدم استفاده از موشواره (ماوس) است.

ب. 3-6-1. نرم افزار: اطلاعاتی مرتبط با نرم افزارهای ضروری برای تولید، توزيع و استفاده از اسناد الکترونیکی شامل:

ص: 239

- سامانه کاربردی: اطلاعات مربوط به سامانه کاربردی و تکنیکی مورد

استفاده در تولید اسناد الکترونیکی توسط سامانه رایانه.

- سایر نرم افزارهای سامانه: نرم افزارهای خارج از نرم افزار کاربردی سامانه است. در بین اینها نرم افزارهای شبکه ای و امنیتی در بالاترین ردیف قرار می گیرد.

- برنامه ها و نرم افزاری اجرایی: نرم افزارهایی که تولید و توزیع اسناد الکترونیکی را محقق می سازد. اینها در کسب "ویژگی های ارائه شده" در ب. 2-4-1. و همچنین در کسب قالب شناخته شده در ب.4-4-1. برای اسناد الکترونیکی بسیار حائز اهمیت هستند.

ب. 4-6-1. قالب پرونده ها و داده ها: نکات ذیل در شناخت متدها و روش های به کار رفته در شماره سازی و ذخیره سازی داده هایی که از طرف نرم افزارهای کاربردی و اجرایی مربوط به سامانه رایانه ای که تولید اسناد الکترونیکی را محقق می سازد، ضروری است:

- سامانه بایگانی و پرونده سازی: سامانه ای است که برای ثبت و نگهداری

اسناد الکترونیکی مورد استفاده قرار می گیرد.

- قالب داده / پرونده: قالب های به کار رفته برای نگهداری پرونده های داده ها

در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی

- نمونه پایگاه داده: ثبت اطلاعات مربوط به پایگاه داده ها، در وضعیتی که داده ها در داخل یک سامانه مدیریت پایگاه داده متمرکز می شود.

ب. 5-6-1. مدیریت سامانه: شامل فعالیت هایی چون تدوین و ارائه مقررات و ضوابط از طرف مدیر سامانه از قبیل اعمال محدودیت های امنیتی و شرایط دسترسی مربوط به سامانه های الکترونیکی به کار گرفته شده برای تولید، توزیع، ذخیره و نگهداری و استفاده از اسناد الکترونیکی می باشد.

ص: 240

ب. 2. مدیریت مدرک

ب. 1-2. مقدمه

ب. 1-1-2. سامانه های مدیریت مدارک الکترونیکی: عموماً به سامانه های گسترش داده شده و پیشرفته ای که ذخیره و نگهداری و به کارگیری اطلاعات سازمانی را در محیط های رقمی امکان پذیر می سازد، گفته می شود.

این سامانه ها در داخل سازمان، مدارکی که ویژگی های «سند» را به خود نگرفته ولی دارای ارزش اطلاعاتی است را برای استفاده و دسترسی به آن از یک سو و از سوی دیگر به منظور کمک به فعالیت ها و عملکردهای سازمان، ذخیره، نگهداری و سازماندهی می کند.

ب.2-1-2. سامانه های مدیریت مدارک با به کارگیری کارا و مؤثر منابع اطلاعات سازمانی، وسیله ای مهم برای صرفه جویی در زمان، منابع مالی و انسانی سازمان هاست.

از دیدگاه معیارهای سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، این سامانه ها برای انجام و محقق ساختن دو عملیات و فعالیت اساسی به کار گرفته می شود:

- سامانه مدیریت مدارک، با داشتن منابع اطلاعاتی با ارزش مثل منابع اطلاعاتی دیگر، در صورتی که ویژگی های اسناد الکترونیکی را حفظ کرده باشد می تواند برای مدیریت اسناد الکترونیکی نیز به کار گرفته شود.

- مدارک داخل سامانه های مدیریت مدارک به عنوان یک پتانسیل می تواند به عنوان سند شناخته شود. به این دلیل سامانه های مدیریت مدارک ممکن است وسیله و نقطه آغازین برای سامانه های مدیریت اسناد الکترونیکی باشد. لذا بخشی از مدارک موجود در سامانه مدیریت مدارک که ویژگی های سندی به خود گرفته است می تواند در واحد مدیریتی جدا به عنوان مدیریت اسناد فعالیت کند.

ص: 241

ب. 2-2. مدیریت دروندا(1)

ب. 1-2-2. در سامانه مدیریت مدارک، مدارک دریافتی از منابع مختلف وارد سامانه می شود این منابع عبارت است از:

- مدارک الکترونیکی: مدارک الکترونیکی تولید شده با نرم افزارهای مختلف

- پست الکترونیکی و دورنگار: مدارک و ضمائم دریافتی از طریق پست الکترونیکی و دورنگار

- مدارک مصور: مدارکی که در حوزه الکترونیک تولید نشده است ولی بوسیله جست و جوگرها و دستگاه هایی چون دوربین های عکاسی به حوزه الکترونیک منتقل می شود.

- مدارک دیداری و شنیداری: صداها و تصاویری که به صورت رقمی و یا و آنالوگ ضبط شده و به شکل مدرک در آمده است.

- سامانه های حسگر از راه دور (ماهواره ای): مدارکی که توسط تجهیزات و حسگرهای ماهواره ای و راه دور، مانند سامانه اطلاعات جغرافیایی، سامانه های راداری و امثال اینها، تولید و وارد سامانه می شوند. سامانه های مدیریت پایگاه داده: مدارکی که با قالب پایگاه داده و در داخل سامانه مدیریت پایگاه داده، تولید می شود.

ب. 3-2. نمایه سازی و توصیف

ب. 1-3-2. عملیات نمایه سازی و توصیف مدارک وارد شده به سامانه مدیریت مدارک الکترونیکی، می تواند همانند عملیات انجام گرفته در اسناد الکترونیکی باشد.

ب. 2-3-2. عملیات توصیفی در خصوص مدارک نیز انجام می شود و فراداده های قابل استفاده برای مدارک، در این الگوی مرجع مانند روند انجام گرفته

ص: 242

برای عناصر و جزئیات اسناد است.

یادداشت: جزئیات توصیفی به کار رفته به منظور تفکیک اسناد و مدارک از همدیگر، می تواند در مورد مدارک استفاده نشود.

ب. 3-3-2. سامانه مدیریت مدارک الکترونیکی برای تبدیل مدارک به متون و انتقال به محیط رقمی با استفاده از سامانه های تصویری، باید بتواند با سامانه هایی چون اُسی آر، آی سی آر و اُام آر(1) به صورت متمرکزی فعالیت کرده و یا این سامانه ها را در بنیه و بطن خود جای دهد.

ب. 4-3-2. سامانه های مدیریت مدارک در تعریف و توصیف مدارک، تمامی

جزئیات فراداده ای قابل استفاده را باید نمایه کند.

ب. 5-3-2. برای مدارکی که از طریق سامانه های سی آر، آی سی آر و ام آر به متن تبدیل و در حوزه الکترونیک استفاده می شود، می توان نمایه سازی تمام متن انجام داد.

ب. 6-3-2. در سامانه مدیریت مدارک الکترونیکی، استفاده از واژه های کنترل شده (تزاروس) باید امکان پذیر باشد.

یادداشت: کاربران می توانند واژه های کنترل شده را، خودشان نیز تعریف کنند.

ب. 2-4. طبقه بندی و بایگانی

ب. 1-4-2. همه فعالیت های مرتبط با طبقه بندی و بایگانی مدارک الکترونیکی همانند اسناد الکترونیکی انجام می گیرد.

ب. 5-2. ذخیره و پشتیبانی

ب. 1-5-2. مدارک الکترونیکی باید در واحدهای امن، کپی، ذخیره و نگهداری شود.

ص: 243

ب. 6-2. دسترسی

ب. 1-6-2. دسترسی کاربران به مدارک الکترونیکی بستگی به استراتژیهای مختلف جست و جو دارد که سامانه باید با توجه به این استراتژی ها طراحی شود. استراتژی جست و جو را در سه گروه می توان جمع بندی کرد:

- دسترسی مستقیم: دسترسی به مدرک با استفاده از شماره بازیابی مرجع مدرک ممکن می شود.

- جست و جو از طریق فراداده: دسترسی به مدارک از طریق کلید واژه ها و فراداده های نمایه شده صورت می گیرد.

- جست و جوی متنی: جست و جوی محتوای مدارکی که از طریق سامانه های اُسی آر، آی سی آر و اُام آر و یا سامانه های الکترونیکی دیگر تولید شده و به صورت متن در آمده اند.

ب. 7-2. مدیریت برونداد(1)

ب. 1-7-2. امکان چاپ از همه مدارک الکترونیکی و اطلاعات ذخیره شده در سامانه مدیریت مدارک الکترونیکی باید به صورت خودکار در دسترس باشد. سامانه باید بتواند با توجه به نیازهای استفاده کنندگان در قالب های مختلف نتایج جست و جو و گزارش های درخواستی را تولید و چاپ کند.

ب. 2-7-2. مصورسازی(2): امکان تبدیل مدارک موجود در داخل سامانه به شکل تصویر باید مهیا باشد. این امر به دو شکل زیر ممکن می شود:

قالب اصلی(3): در قالبی که مدارک الکترونیکی توسط نرم افزارهای اجرایی مربوط تولید می شود.

قالب استاندارد: مدارک الکترونیکی جدای از قالب اصلی خود، به صورت

ص: 244

قالب های استانداردی چون پی دی اف و ایکس ام ال(1) نیز تبدیل می شود.

یادداشت: در هنگام انجام این عملیات باید به احتمال گم شدن و از بین رفتن اطلاعات و یا تغییر قالب مدرک دقت شود.

ب. 3-7-2. چاپ: امکان چاپ مدارک با چاپگر و یا تجهیزات دیگر، به صورت نوشته یا رسم وجود داشته باشد.

ب. 4-7-2. تکثیر: مدارک الکترونیکی برای واحدهای مختلف برای ذخیره سازی می تواند تکثیر شود.

ب. 5-7-2. توزيع: امکان ارسال و توزیع مدارک الکترونیکی از داخل سامانه به کاربران و استفاده کنندگان دیگر وجود داشته باشد. این عملیات از طریق دورنگار و پست الکترونیکی به درخواست کنندگان ارسال می شود.

ب. 6-7-2. سایر خدمات: مدارک الکترونیکی بر اساس پیش بینی های قبلی و در چارچوب مقررات و آئین نامه های موجود به کاربران دیگر نیز می تواند ارسال شود.

ب. 8-2. کنترل تغییرات

همه تغییرات و توضیحات مربوط به مدارک الکترونیکی باید پیگیری شده و تغییرات و توضیحات مربوط به هر مدرک باید نگهداری شود. برای پیگیری و مشاهده تغییرات و توضیحات و همچنین یادداشت های مربوط به هر مدرک دو راه وجود دارد:

- تغییرات مربوط به یک مدرک را در یک مدرک جدید در نظر گرفته و آن را وارد سامانه کنیم. اما در هنگام جست و جو و دسترسی به مدرک، استفاده کننده باید از همه تغییرات مربوط به آن با خبر شود.

- تغییرات و زمان تغییرات مربوط به مدرک در زیر مدرک اصلی آورده می شود تا کاربر همزمان با جست و جو و مشاهده مدرک، تغییرات و چگونگی آن و همچنین این نکته که تغییرات از طرف چه کسی و در چه

ص: 245

زمانی بوده است را مشاهده کند.

ب. 3. هماهنگی و سازگاری با سامانه های غیر الکترونیکی

ب. 1-3. وارد کردن اسناد و پرونده های فیزیکی به داخل سامانه

ب. 1-1-3. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید اطلاعات توصیفی مربوط به اسناد و پرونده های غیر الکترونیکی را در خود جای دهد.

ب. 2-1-3. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید امکان طبقه بندی و مرتب سازی اسناد غیر الکترونیکی را نیز بر اساس طرح طبقه بندی پرونده ها مهیا سازد.

یادداشت: اسناد الکترونیکی همانند اسناد موجود در حوزه های دیگر می تواند بخشی از یک پرونده و یا کلاسور باشد.

ب. 3-1-3. در داخل هر سازمان باید یک نوع طرح نگهداری وجود داشته باشد. طرح نگهداری اسناد صرف نظر از نوع آن، می باید همه اسناد موجود را در خود جای دهد.

ب. 2-3. توصيفات:

ب. 1-2-3. اطلاعات توصیفی مربوط به فراداده های اسناد غير الکترونیکی باید همانند اسناد الکترونیکی باشد.

ب. 2-2-3. در شناخت اسناد غير الکترونیکی، وجود اطلاعات مربوط به

محل سند ضروری است.

ب. 3-2-3. برای دسترسی به اسناد غير الکترونیکی، داشتن اطلاعات مربوط به مسیر پرونده و یا کسب آدرس اسناد از رایانه ضروری است.

یادداشت: در نگه داری فیزیکی، پرونده ها در مخازن آرشیوی نگهداری می شود لذا اطلاعات مربوط به مخزن، قفسه و پرونده سند غیر الکترونیکی باید در رایانه سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی به ثبت برسد.

ص: 246

ب. 3-3. کنترل دسترسی و استفاده

شرایط دسترسی به پرونده های فیزیکی (غیر الکترونیکی) با شرایط دسترسی الکترونیکی یکی است.

یادداشت: حق دسترسی به اسناد الکترونیکی می تواند در حوزه رایانه کنترل شود. نرم افزار سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی می تواند اطلاعات فراداده ای مربوط به دسترسی را به صورت خودکار دریافت کند. اما تعيين سطح و حق دسترسی در پرونده های فیزیکی توسط مدیر اسناد صورت می گیرد. فقط دسترسی به اطلاعات توصیفی پرونده های فیزیکی از طریق سامانه امکان پذیر است. درخواست و مشاهده هر نوع پرونده فیزیکی از طرف استفاده کننده می تواند به صورت دستی و یا به صورت نیمه خودکار (از طریق سامانه های بارکدی) انجام گیرد.

ب. 4-3. پالایش و پاکسازی

ب. 1-4-3. به دلیل اینکه در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، پالایش پرونده های فیزیکی به صورت فیزیکی انجام می گیرد لذا سامانه فعالیت های مدیریتی مربوط به پالایش را باید در خود جای دهد.

ب. 2-4-3. در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی برای پرونده های فیزیکی

باید فهرست های انتقال و امحاء تشکیل شود.

ب. 3-4-3. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، ضرورت و زمان پالایش و پاکسازی پرونده های فیزیکی را به صورت خودکار کنترل می کند و به مدیران اسناد اطلاع می دهد.

یادداشت: این عملیات در چارچوب طرح های نگهداری انجام می گیرد.

ب. 4. سامانه های مصور سازی رقمی

ب. 1-1-4. اصول عمومی

سامانه های مصورسازی رقمی شامل فنون و فناوری های استفاده شده در انتقال

ص: 247

منابع اطلاعاتی تولید شده توسط سامانه های آنالوگ به حوزه الکترونیکی است. در این سامانه ها اسناد و مدارک آنالوگ مورد نظر توسط دستگاه های عکاسی و دوربین های رقمی به حوزه الکترونیک منتقل می شود. علاوه بر آن تصاویر انتقالی به حوزه الکترونیک توسط سامانه هایی چون «اُسی آر، آی سی آر و اُام آر» که قابلیت خواندن کاراکترها و نشانه های نوری را دارد، در سامانه های رایانه ای به عنوان داده های قابل استفاده در می آیند. طرح ها، رسم ها و تصاویر پویشی(1) نیز با فنون و فناوری های مشابه به شکل نگاره و تصاویر گرافیکی(2) در می آید. در حال حاضر این سامانه ها از نظر کیفیت و کارایی به حد معقول رسیده اند.

اینها سامانه هایی هستند که مقرون به صرفه بوده و می توان بوسیله آنها اسناد و مدارکی که در حوزه الکترونیک یافت نمی شود را به راحتی قابل استفاده و محافظت کرد.

ب. 2-1-4. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید اسنادی که توسط سامانه های مشاهده رقمی به حوزه الکترونیک منتقل شده و یا منتقل خواهد شد را مورد توجه قرار داده و مدیریت کند.

ب. 3-1-4. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید سامانه تصویرسازی رقمی را در خود جای داده و یا امکان فعالیت متمرکز و مجتمع(3) با این سامانه ها را داشته باشد.

ب. 4-1-4. سامانه تصویرسازی رقمی، باید با رعایت شرایط و مقررات مربوط به اسناد، که سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی در این الگوی مرجع با آن توصیف شده را رعایت کند.

ب. 5-1-4. مدیران اسناد الکترونیکی و سازمان هایی که از سامانه تصویرسازی رقمی بهره مند می شوند، باید در خصوص محدودیت های قانونی و مشکلات فنی پیش آمده در استفاده از این سامانه ها تحقیق کرده و پیش بینی لازم را انجام دهند.

ص: 248

ب. 6-1-4. سامانه های مصور ساز رقمی در حالت عمومی یک نوع سامانه تکثیر محسوب می شود. به این دلیل نباید بدون کسب اجازه، به تکثیر اسناد و مدارکی که حق تالیف دارد، اقدام کرد.

ب. 7-1-4. اطلاعاتی که به حوزه رقمی وارد می شود باید تا حد ممکن با بالاترین کیفیت تصویرسازی شود.

ب. 8-1-4. عمليات تصویر سازی یک بار انجام می گیرد و اگر عملیات خوب طراحی شده باشد دیگر نیازی به تکرار مجدد نیست.

ب. 9-1-4. تصویر سازی باید از روی مدارک و اسناد اصلی صورت بگیرد.

ب. 10-1-4. از نتیجه عمليات تصویر سازی ممکن است در آینده برای اهداف متفاوت استفاده شود به این منظور باید یک نسخه اضافی به عنوان یدک داشته باشیم.

ب. 11-1-4. لوازم، نرم افزارها و استانداردهای به کار گرفته شده در سامانه تصویر سازی رقمی تا حد ممکن نباید ثبت شوند تا بتوان در صورت نیاز اجزای سامانه را با تولیدات متفاوت و جدید در بازار تعویض کرد.

یادداشت: تغییرات و پیشرفت های فناورانه ممکن است در تجهیزات، فنون و نرم افزارها مشکلاتی ایجاد نماید.

ب. 12 -1-4. موارد تصویر سازی شده باید بوسیله تولیدات با دوام و ماندگار نگهداری شود. بخشی از واحدهای نگهداری موجود عبارت است از:

- سی دی و دی وی دی رام ها.

- واحدهای نگهداری نوری.(1)

- واحدهای نگهداری درون شبکه اینترنت مانند دیسک های ثابت.

- سامانه هایی که امکان می دهد بیش از یک دیسک ثابت به صورت یکجا و همزمان کار کند.

- سامانه های ذخیره شبکه ای

ص: 249

- سامانه های ذخیره منابع خارجی.

ب. 13-1-4. واحدهای نگهداری باید طبق شرایط محیطی مناسب نگهداری

شود.

ب. 14-1-4. عناصر فراداده ای مناسب برای استفاده هر کدام از عناصر سامانه های مشاهده رقمی اعم از ساختاری، داخلی، فنی و اداری، باید مشخص و به کار گرفته شود.

طرح ها و استراتژی های ضروری و مناسب برای مدیریت سامانه های مصورساز رقمی باید در مواجهه با پیشرفت های فناورانه انجام گرفته و تمهیدات لازم برای تغيير و انتقال عناصر سامانه های مصورساز رقمی قدیمی به فناوری های جدید اندیشیده شود. عمده عملیات مربوط به این تغییر و انتقال در دو کانون زیر است:

واحدهای نگهداری: به موازات پیشرفت های فناوری واحدهای ذخیره تولیدات نگهداری شده، به مرور زمان و به شکل مستمر به واحدهای ذخیره جدید منتقل می شود.

قالب پرونده ها: در تغییر قالب عناصر منتقل شده سامانه های مصورساز رقمی به قالب های پیشرفته و جدید، باید هیچ مشکلی پیش نیاید.

ب. 2-4. عناصر و مواد قابل پویش(1)

ب. 1-2-4. سامانه های پویش رقمی، باید عناصر و موادی که از منابع مختلف دریافت می شود را پویش کند. بعضی از منابع اینها هستند:

- متون چاپی: مدارک و اسناد تولید شده توسط انواع روش ها و فنون در حوزه کاغذ (چاپخانه، رایانه و نظایر آن).

- عکس های چاپی: انواع عکس های چاپی.

- آثار نایاب: انواع متون چاپی و نسخ خطی نایاب.

- نقش ها.

ص: 250

- رسم های فنی و گرافیکی و معماری.

- آثار هنری: انواع آثار هنری در حوزه های مختلف.

- نگاتیو انواع رسم ها و اسلایدها.

- ریز فرم ها: انواع (ریز فیلم، ریز فیش و مانند آنها).

یادداشت: در عملیات پویش یکی از فنون توصیف شده در بند ب. 4٫4٫3. به کار می رود.

ب. 3-4. فنون پویش (اسکن)

ب. 1-3-4. عملیات پویش (اسکن) باید در ابعاد اسناد و مدارک و یا ابعادی نزدیک به ابعاد اصلی انجام بگیرد.

ب. 2-3-4. عناصر و موادی که پویش می شود به علت به کارگیری در اهداف مختلف باید در سه نسخه تهیه و نگهداری شود.

ب. 3-3-4. تهیه نسخه مادر(1): نسخه ای با کیفیت بالا و مشابه اصل که برای تکثیر و نگهداری مدت دار و قابل استفاده در اهداف مختلف تولید می شود. بعضی از ویژگی هایی که نسخه مادر باید داشته باشد عبارت است از:

- نسخه ای که دارای ویژگی های استنادی و اطلاعات اصلی باشد.

- قبل از هر گونه فشرده سازی و متراکم شدن تولید و نگهداری می شود.

- هیچ گونه تغییرات یا ویرایشی روی آن صورت نگرفته است.

- برای نگهداری دراز مدت و برای تولید مشتقات از آن تکثیر می شود.

- به جای نسخه اصل و یا به عنوان یدک به کار می رود.

- تصویری با کیفیت بسیار بالاست.

- اندازه و ابعاد آن به بزرگی و اندازه پرونده است.

- با قالب تیف بدون فشرده سازی توسط فناوری های روز نگهداری می شود.

ص: 251

- برای تکثیرهای مکرر و مجدد به کار می رود.

ب. 4-3-4. نسخه قابل استفاده

نسخه های تولید شده از نسخه مادر، در شکل و قالب متفاوتی از روی نسخه مادر برای استفاده روزانه تهیه می شود. ویژگی های اساسی نسخه قابل استفاده عبارت است از:

- عموماً در صفحات وب به جای نسخه اصلی به کار می رود.

- بزرگی آن به اندازه پرونده نیست.

- برای صفحات رایانه ابعادبندی شده است.

- برای انتقال از طریق شبکه است.

- مناسب در اطلاع رسانی و تحقيقات مصور می باشد و از کیفیت مورد قبول برخوردار است.

- به منظور دسترسی سریع، فشرده سازی می شود.

- عموماً در قالب جِپگ(1) نگهداری می شود.

ب. 5-3-4. رو گرفت کوچک تر از اصل(2) (ریز کپی)، شکل کوچک شده تصویری است، که دارای ویژگی های زیر است:

- عموماً به عنوان کتابشناسی استفاده می شود.

- قبل از باز کردن(3) و یا بارگذاری(4) در رایانه، درباره محتوای آن اطلاعاتی ارائه می دهد.

- عموماً با قالب های گیف یا جِپگ نگهداری می شود.

- برای اسناد متنی مناسب نیست.

ص: 252

ب. 4-4. وضوح تصویر

ب. 1-4-4. یکی از عناصر مهم در کار پویش و تصویر سازی، وضوح تصویر است. کیفیت تصویر و پویش به دست آمده مستلزم وضوح بالای تصویر بوده و با آن ارتباط مستقیم دارد.

ب. 2-4-4. غالباً موارد ذیل در وضوح تصویر نقش ایفا می کنند:

- تعداد نقطه در اینچ دی پی آی(1) که میزان وضوح در چاپ و خروجی مواد تصویرسازی شده جدید را نشان می دهد.

- تعداد پیکسل در اینچ پی پی آی(2)، مواد تصویر سازی شده در هنگام جست و جو با چه وضوحی جست و جو شده و این مواد در رایانه با چه وضوحی باید نشان داده شود.

ب. 3-4-4. وضوح مواد تصویر سازی شده به نسبت کیفیت و اهداف به کارگیری مشخص می شود. میزان وضوح ضروری برای اهداف و انواع مختلف مواد تصویر سازی شده در جدول ذیل نشان داده می شود:

ص: 253

عکس

ب. 5-4. تراکم(1) و رنگ بندی

ب. 1-5-4. مواد تصویر سازی شده بر اساس نوع و کیفیت استنادی به سه شکل متفاوت می تواند رنگ بندی شود:

- سیاه / سفید: با یک پیت رنگ بندی ارائه می شود.

- خاکستری: با 8 بیت رنگ بندی ارائه می گردد.

- رنگی: عموماً با 24 بیت رنگ بندی متفاوت ارائه می شود.

ب. 2-5-4. تراکم و رنگ بندی های توصیه شده برای انواع مختلف مواد اینها است:

ص: 254

عکس

ب. 6-4. فشرده سازی(1)

ب. 1-6-4. عمليات فشرده سازی مواد تصویر سازی شده در اثنای تصویر نگاری و یا ذخیره صورت می گیرد. که این کار صرفه جویی در فضای نگهداری پرونده های تصویری و راحتی در استفاده را به دنبال خواهد داشت. عملیات فشرده سازی، با توجه به قالب مواد تصویر سازی شده در شکل های مختلف اجرا می شود:

- تصویر سازی بدون فشرده سازی: مواد تصویر سازی شده به هیچ کدام از عملیات فشرده سازی وابسته نیست.

- فشرده سازی بدون هدر دادن داده: در اثنای تصویر سازی، فشرده سازی صورت می گیرد ولی این عمل باعث هدر رفتن داده نمی شود.

- فشرده سازی توام با هدر دادن داده ها: در اثنای فشرده سازی اگر انسان نتواند دقت نظر لازم داشته باشد احتمال هدر رفتن داده ها وجود دارد.

ب. 2-6-4. فشرده سازی تصاویر نباید روی نسخه مادر انجام بگیرد.

ب. 7-4. غنی سازی و پردازش

ب. 1-7-4. مواد تصویر سازی شده با امکانات فناوری رقمی می تواند غنی سازی و پردازش شود. این عمل به شرطی قابل اجراست که به ویژگی های اطلاعاتی و استنادی مواد تصویر سازی شده ضرر نرساند.

عمل غنی سازی مفهوم کلی داشته که اسلوب ها و روش های مختلف را شامل می شود. بعضی از اینها عبارتند از:

ص: 255

- برش دادن تصویر.

- تمیز کردن و جدا کردن لکه ها و نقطه های زاید روی تصاویر.

- پخش رنگ خاکستری و یا رنگ های دیگر به کل تصویر برای همگن سازی.

- اصلاح و صاف کردن جاهای خالی و غیر ضروری اطراف تصویر.

- پیدا کردن و آشکار کردن تباین بین رنگ ها.

- رفع خرابی های تصویر.

ب. 8-4. مدیریت رنگ

ب. 1-8-4. تصویر سازی رنگی چه از لحاظ مالی و چه از لحاظ انسانی از فعالیت های بسیار گران است. در این عملیات برای کیفیت رنگ ها باید اهمیت خاصی قائل شد. در عملیات تصویر سازی رنگی باید از پروفیل های رنگی متناسب با استانداردهای بین المللی بهره برد.

یادداشت: پروفیل رنگ ها اصولا از اطلاعات و مشخصات ارائه شده از طرف کارخانه ها و شرکت های تولید کننده در خصوص رنگ های تولیدی خود تشکیل می شود اما به طور کلی به عنوان یک استاندارد، به کارگیری پروفیل های پیشرفته و ارائه شده از طرف کنسرسیوم بین المللی رنگ (ICC) توصیه می شود.

ب. 9-4. قالب پرونده

ب. 1-9-4 . قالب نگهداری مواد تصویر سازی شده، در دسترسی به آن با توجه به فناوری های جدید بی نهایت حائز اهمیت است. در انتخاب قالب باید عوامل زیادی را مد نظر داشت که بعضی از این عوامل در زیر آمده است:

- آیا ابعاد اصلی تصویر با ابعاد سند مطابقت دارد؟

- آیا وضوح به کار رفته در انعکاس مفصل ویژگی های اسناد کافی است؟

ص: 256

- آیا نام پرونده تصویر سازی شده با طرح پرونده های سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی مطابقت دارد؟

- آیا قالب پرونده تصویر سازی شده با استانداردها مطابقت می کند؟

- آیا رنگ بندی به درستی انجام شده است؟

- آیا بر روی تصاویر، پردازش و غنی سازی لازم صورت گرفته است؟

- آیا رنگ های اصلی اسناد و یا تباین رنگ ها و رنگ خاکستری به شکل مناسب در تصویر منعکس شده است؟

- آیا لکه ها و نقاط سیاه و زاید و امثال اینها از روی اسناد تصویر سازی شده به خوبی تمیز شده است؟

- آیا میزان روشنایی و شفافیت تصویر مناسب است؟

- آیا در تصویر، اشارات و رسم و خطوطی هست که در نسخه اصلی وجود نداشته باشد؟

- آیا اندازه کانون تصویر متناسب است؟

- آیا جاهای خالی و غیر ضروری اطراف تصویر اصلاح شده است؟

- آیا سمت و جهت تصویر درست است؟

- آیا تصویر در صفحه رایانه و یا چاپ روی کاغذ به صورت وسط چین تنظیم شده است؟

برای اطلاع از گستردبهترین و معمول ترین قالب های تصویری و مقایسه ویژگی های آنها به شکل 1 نگاه کنید.

ص: 257

شکل 1- قالب های متداول و رایج پرونده های تصویری

ص: 258

یادداشت: این شرط در مورد تمام عناصر فراداده ها معتبر است.

ج. 3-1-1. برای انواع مختلف اسناد در داخل سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، باید عناصر فراداده متفاوت تعریف شود.

عناصر فراداده ای لازم برای مدارکی که از طریق پست الکترونیکی وارد سامانه می گردد، با مدارکی که از طریق فنون و روش های تصویر سازی وارد سامانه می شود، قالب و عناصر فراداده ای متفاوت می طلبد. عناصر فراداده ای تعریف شده در ادامه این بخش طوری طراحی شده که انواع مختلف اسناد را در بر می گیرد. منتها سازمان های استفاده کننده می توانند از عناصر فراداده ای ارائه شده در این بخش با توجه به نوع اسناد، فراداده های مربوط را انتخاب کنند.

ج. 4-1-1. اختیاری و یا اجباری بودن عناصر فراداده ای در داخل سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی و همچنین نیاز به فهرست شدن یا فهرست نشدن این عناصر در مرحله طراحی سامانه باید از طرف مدیر سامانه مشخص شود.

ج. 5-1-1. عناصر فراداده ای حداقل می باید یکی از قالب های زیر را پشتیبانی

کند:

- الفبایی.

- شماره ای.

- شماره ای.

- تاریخ / ساعت.

- منطقی (بلي اخير).

ج. 6-1-1. قالب و کاربرگه باید در مرحله طراحی سامانه برای ورود داده

تعریف شود.

مشخص کردن پوشش (قالب) ورودی داده ها در حوزه تاریخ و حوزه های شمارشی، استفاده را آسان کرده باعث ورود صحيح داده ها به سامانه می شود.

ج. 7-1-1. در مرحله طراحی هر سامانه، منابعی که داده های عناصر فراداده ای از آن اخذ می شود مشخص شود، برای عناصر فراداده ای سامانه مدیریت

ص: 260

اسناد الکترونیکی می توان منابع ذیل را بر شمرد:

- سامانه و نظام مدیریت.

- نرم افزار شبکه.

- برنامه های اجرایی.

- سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی.

- مدیر سامانه رایانه ای.

- مدیر اسناد و اطلاعات.

- کاربر.

ج. 8-1-1. باید از هرگونه تغییر در اطلاعات که به صورت خودکار از برنامه های اجرایی نرم افزارهای شبکه و نظام کاری و مدیریتی رایانه اخذ می گردد، جلوگیری شود. تغییر در سایر اطلاعات باید در سطوح مشخص شده که دارای مسئولیت و اختیار هستند، صورت گرفته و هر گونه تغییر انجام گرفته ثبت شود.

ج. 9-1-1. اطلاعات مربوط به عناصر فراداده ها در حد امکان از طرف سامانه کنترل می گردد و از ورود اطلاعات اشتباهی و غلط جلوگیری شده و به کاربر اخطار داده شود بویژه اطلاعاتی چون شماره تلفن، تاریخ و آدرس پست الکترونیکی که از طرف سامانه می تواند کنترل شود.

ج. 10-1-1. برای داده های وارد شده به عناصر فراداده ای، تا حد امکان باید ارزش و میزان فرضی تعریف شود.

ج. 11 -1-1. برای ورود به حوزه های تاریخ و شمارشی، عناصر فرا داده ای با روش تمام متن باید قابل جست و جو باشد.

ج. 2-1. به کار گیری الگوی فراداده ای

ج. 1-2-1. عناصر الگوی فراداده ای در شابلون ج. 1٫2٫2. تشریح شده است.

در این شابلون برای تمامی اجزای سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی و عناصر احتمالی موجود در آن معیارهای استاندارد توصیفی در نظر گرفته شده و تعاریف

ص: 261

نیز بر اساس این معیارها انجام می گیرد.

ج. 2-2-1. معیارهای مشخصه عناصر فرادادهای به شرح ذیل است:

تعریف: عناصر فراداده ای مربوط به هر کدام از اجزا سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی را توصیف می کند.

وضعیت: اختیاری و یا اجباری بودن استفاده از عناصر فراداده ای در داخل سامانه را نشان می دهد. عناصر فراداده ایی که بودن شان اجباری است، از حیث اینکه به جای معیارهای اسناد می توانند قرار بگیرند بی نهایت مهم هستند.

امکان تکرار: اطلاعاتی در خصوص تکرار یا تکرار نشدن و ارزش عناصر فراداده ای در داخل سامانه را نشان می دهد.

منبع: اطلاعاتی در خصوص اینکه ارزش فراداده ای در داخل سامانه از کجا به دست آمده است نشان می دهد.مشخصات منابع در ج 1٫1٫7. آمده است.

یادداشت: اطلاعاتی در خصوص ضرورت و یا غیر ضروری بودن شناخت عناصر فرادادهای توضیح می دهد.

ج. 3-1. شناخت فراداده های طرح طبقه بندی پرونده ها

ج. 1-3-1. شناسه مرجع عنصر

ص: 262

عکس

ج. 2-3-1. نام عنصر

ج. 3-3-1. تعريف

ص: 263

عکس

ج. 4-3-1. شناسه سطح

ج. 4-1. شناخت فراداده های طرح نگهداری

ج. 1-4-1. شماره مرجع عنصر

ص: 264

عکس

ج. 2-4-1. نام عنصر

ج. 3-4-1. مدت نگهداری

ص: 265

ج. 4-4-1. عمليات پالایش

ج. 5-4-1. منبع قانونی

ص: 266

عکس

ج. 5-1. عناصر فرا داده ای مربوط به توصیفات قسمت

ج. 1-5-1. شناسه قسمت یا بخش

ج. 2-5-1. نام قسمت یا بخش

ص: 267

عکس

ج. 3-5-1. شماره سطح

ج. 6-1. عناصر فراداده ای توصیف مجموعه ها

ج. 1-6-1. شناسه مجموعه ها (سری)

ص: 268

عکس

ج. 2-6-1. نام مجموعه (سری)

ج. 3-6-1. تعریف مجموعه (سری)

ص: 269

عکس

ج. 4-6-1. شناسه بخش یا قسمت

ج. 5-6-1. تاریخ گشایش

ص: 270

عکس

ج. 6-6-1. تاریخ بسته و مسدود شدن

ج.7-6-1. حق دسترسی

ص: 271

عکس

ج. 8-6-1. شناسه امنیتی

ج. 9-6-1. شناسه طرح نگهداری

ص: 272

عکس

ج. 10-6-1. کلید واژه ها

ج. 7-1. فراداده های شناخت کلاسور / پرونده

ج. 1-7-1. شناسه کلاسور / پرونده

ص: 273

عکس

ج. 2-7-1. نام کلاسور / پرونده

ج. 3-7-1. تاریخ گشایش

ص: 274

عکس

ج. 4-7-1. تاریخ بسته و مسدود شدن

ج. 5-7-1. شناسه مجموعه (سری)

ج. 6-7-1. محیط نگهداری

ص: 275

ج. 7-7-1. شناسه مرجع محل نگهداری

ج. 8-7-1. شناسه بخش یا واحد

ج. 9-7-1. تاریخ تصفیه و پالایش

ص: 276

عکس

ج. 8-1. عناصر فراداده ای معرف اسناد

ج. 1-8-1. شناسه مرجع سند

ج. 2-8-1. نام سند

ج. 3-8-1. نام پرونده الکترونیکی

ص: 277

عکس

ج. 4-8-1. کلاسور / پرونده

ج. 5-8-1. موضوع

ج. 6-8-1. تولید کننده

ص: 278

عکس

ج. 7-8-1. تاریخ تولید

ج. 8-8-1. تاریخ ارسال / دریافت

ج. 9-8-1. دریافت کننده

ص: 279

عکس

ج. 10-8-1. زبان

ج. 11-8-1. نوع سند

ج. 12-8-1. تاریخ ورود به سامانه

ص: 280

عکس

ج. 13-8-1. حق دسترسی

ج. 14-8-1. شناسه امنیتی

ج. 15-8-1. مدت اعتبار شناسه امنیتی

ص: 281

عکس

ج. 16-8-1. تجهیزات و سخت افزار

ج. 17-8-1. سامانه مدیریتی و کاربردی

ج. 18-8-1. برنامه اجرایی

ص: 282

عکس

ج. 19-8-1. قالب پرونده

ج. 20-8-1. وضوح

ج. 21-8-1. پارامترهای فشرده سازی

ص: 283

عکس

ج. 22-8-1. شمای شناسه سازی

ج. 23-8-1. قالب آرشیو

ج. 24-8-1. درجه پیش بینی شده

ص: 284

ج. 25-8-1. قانون اطلاع رسانی

ج: 26-8-1. قانون حق تأليف

ج. 27-8-1. امضاء الکترونیکی

ص: 285

ج. 28-8-1. سازمان تأئید کننده امضای الکترونیکی

ج. 29-8-1. مهر و نشان زمان

ج. 30-8-1. الگوریتم رمز گذاری

ص: 286

ج. 31-8-1. اشارات رقمی دیگر

ج. 9-1. عناصر فراداده ای ترکیبات سند

ج. 1-9-1. شناسه مرجع ترکیبات سند

ج. 2-9-1. نام پرونده الکترونیکی

ص: 287

ج. 3-9-1. شناسه سند

ج. 4-9-1. تجهیزات یا سخت افزار

ج. 5-9-1. سامانه مدیریتی

ص: 288

ج. 6-9-1. برنامه اجرایی

ج. 7-9-1. قالب پرونده

ج. 8-9-1. وضوح

ص: 289

ج. 9-9-1. پارامترهای فشرده سازی

ج. 10-9-1. شمای شناسه بندی

ج. 11-9-1. قالب آرشیو

ص: 290

ج. 10-1. عناصر فراداده معرف مشخصات (پروفایل) کاربری

ج. 1-10-1. شناسه کاربری

ج. 2-10-1. نام و نام خانوادگی کاربر

ج. 3-10-1. شناسه بخش

ص: 291

ج. 4-10-1. شناسه معرف نقش کاربر

ج. 5-10-1. شناسه معرفی گروه کاربران

ج. 11-1. عناصر فراداده ای مربوط به نقش کاربر در سامانه

ج. 1-11-1. شناسه نقش کاربر

ص: 292

ج. 2-11-1. نام نقش کاربر

ج. 3-11-1. تاریخ اعتبار

ص: 293

ج. 12-1. عناصر فراداده ای گروه کاربران

ج. 1-12-1. شناسه مربوط به گروه کاربران

ج. 2-12-1. نام گروه کاربران

ج. 3-12-1. تاریخ اعتبار

ص: 294

ج. 13-1. عناصر فراداده ای مربوط به سطح امنیتی

ج. 1-13-1. شناسه امنیتی

ج. 2-13-1. تعريف و شناخت

ج. 3-13-1. استناد قانونی

ص: 295

ج. 14-1. عناصر فراداده ای مربوط به فعالیت تصفیه و پالایش

ج. 1-14-1. شناسه مربوط به فعالیت تصفیه و پالایش

ج. 2-14-1. تعريف و شناخت

ج. 15-1. عناصر فراداده ای مربوط به کاربرد سامانه

ج. 1-15-1. شناسه مرجع

ص: 296

ج. 2-15-1. شناسه کاربر

ج. 3-15-1. شناسه فعاليت

ج. 4-15-1. شناسه عملیات

ص: 297

عکس

ج. 5-15-1. ساعت و تاریخ

در خصوص تأثیرات فناورانه و سازمانی و قوانین تأثیر گذار در مدیریت اسناد الکترونیکی و همچنین تحلیل بعضی مفاهیم و اسامی مرتبط با اسناد الکترونیکی است. در این بخش همچنین به استراتژی هایی که باعث توسعه در مدیریت اسناد الکترونیکی سازمان ها می شود، اشاره گردیده است.

بخش دوم بیش تر برنامه ها و روش های اجرایی را شامل می شود بویژه بیانگر این نکته است که استراتژی های بخش اول را چگونه می توان حیات بخشید.

د. 2-1 آرشیو ملی انگلستان

Management, appraisal and preservation of electronic records. 2 vol. 2nd ed. London: Public Record Office, 1999.

http://www.nationalarchives.gov.uk/electronicrecords/advice/pdf/principles.pdf http://www.nationalarchives.gov.uk/electronicrecords/advice/pdf/ procedures.pdf

این راهنما در دو جلد در چارچوب برنامه های اروس (1) -که در آرشیو ملی انگلیس تشکیل شده است - آماده گردید. جلد اول درباره مدیریت اسناد الکترونیکی و جلد دوم در خصوص شناخت مراحل و روند اداری مدیریت می باشد. در این راهنما اساسا اسناد الکترونیکی تحت موضوعات ثبت، محافظت و ارائه خدمات، آماده سازی عناصر و تفکیک و تصفیه و پالایش، استراتژی نگهداری دراز مدت، و انتقال به آرشیوها بیان شده است.

این راهنما مباحث مرتبط با به دست آوردن اسناد الکترونیکی، اصول، قواعد و همچنین پروسه های مربوط به این موضوع را در میان می گذارد. راهنمای مذکور فقط مدیریت اسناد الکترونیکی در سامانه های اداری و همچنین اسنادی که توسط سامانه های تصویر سازی به محیط الکترونیکی منتقل می شود را مورد بحث قرار داده است.

ص: 299

د. 3-1 آرشیو ملی استراليا

Digital recordkeeping: guidelines for creating, managing and preserving digital records. Canberra: National Archives of Australia, 2004. ISBN 1-620807-08-X http://www.naa.gov.au/recordkeeping/er/guidelines/DigitalRecord keeping.pdf

راهنمای تهیه شده از طرف آرشیو ملی استرالیا، توصیه هایی را در خصوص اسناد الکترونیکی تولید شده در سازمان ها و تشکیلات عمومی و همچنین نگهداری آن و موضوعات مرتبط بیان کرده است.

در این راهنما موضوع های زیر مورد بحث قرار گرفته است:

- اهمیت مدیریت و ضرورت بودن الگویی که بتواند به صورت متمرکز فعالیت کند.

- تولید اسناد الکترونیکی و فراداده های مربوط در داخل سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی چگونه باید باشد؟

- چه شرایطی برای حفظ اسناد از آفتها لازم است و همچنین ذخیره و نگهداری مطمئن و امنیت اسناد الکترونیکی چگونه باید باشد؟

- دسترسی به اسناد الکترونیکی چگونه محقق می شود؟

- کارهای تصفیه و پالایش اسناد به چه طریقی انجام می شود؟

همچنین کاراکترهای انواع مختلف اسناد که منتشر می شود مورد بررسی قرار گرفته است.

د. 2. الگوها

د.1-2. اتحادیه اروپا

MoReq Specification: Model requirements for the management of electronic records. Prepared for the IDA Programme of the European Commission by Cornwell Management Consultants. Bruüksel, 2001. ISBN 92-894-1290-9 http://www. cornwell. co. uk/moreqdocs/moreq. pdf

این الگو به طور کلی ضروریات فعالیت های سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی را توصیف کرده است در این الگو، ویژگی های نرم افزارهایی که بتواند در قدم اول برای مدیریت اسناد الکترونیکی سازمان های عمومی و خصوصی، به کار گرفته شود

ص: 300

مورد بررسی واقع شده است.

نیاز به تهیه چنین الگویی، اولین بار در سال 1996 در فرم دی ال ام(1) بیان شد. بعد از آن کمیسیون اروپا برنامه ای دی آ(2) را برای توسعه یک الگو مكلف کرد.

در مناقصه ای که در سال 1999 در این خصوص برگزار گردید، شرکت مدیریتی کرنول برنده شد و بدین ترتیب در سال 2001 این الگو انتشار یافت.

د. 2-2. ایالات متحده آمریکا

Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software Applic aitons. DoD 5015-2-STD. Washington, DC: Department of Defence, 19 Haziran 2002. http://www.dtic.mil/whs/directives/corres/pdf/50152std_061902p50152 s.pdf

ویرایش نخست این الگو از طرف وزارت دفاع آمریکا در سال 1997 و ویرایش جدید آن در سال 2002 منتشر شد. این استاندارد توصیف ویژگی های نرم افزارهای مدیریت اسناد در وزارت دفاع آمریکا را در اولویت قرار داده است.

این الگو که وزارت دفاع آمریکا آن را در اصل به صورت یک بخشنامه منتشر کرد، از دامنه اجرایی وسیعی برخوردار است. این الگو مجموعه ای از شرایط ضروری و غیر ضروری نرم افزارهای مدیریت اسناد الکترونیکی را توصیف کرده است.

د. 3-2. انگلیس

Requirements for Electronic Records Management Systems. Sondra: Public Record Office, 2002. http://www.nationalarchives.gov.uk/electronicrecords/ reqs2002/pdf/re

quirementsfin al. pdf http://www.nationalarchives.gov.uk/electronicrecords/reqs2002 /pdf/meta

datafinal, pdf http://www. nationalarchives.gov.uk/electronicrecords/reqs2002/pdf/refer encefinal. pdf http://www. nationalarchives.gov.uk/electronicrecords/reqs2002 /pdf/ implementation. pdf

ص: 301

این الگو، الگویی برای توصیف ویژگی های ضروری در نرم افزارهای به کار رفته در مدیریت اسناد الکترونیکی در آرشیو انگلستان است. متن اولیه الگو در سال 1999 و متن تجدید نظر شده و گسترش یافته اش در سال 2002 منتشر شد. الگو احتياجات سازمان های عمومی انگلیس را برطرف کرده است. شایان ذکر است که سازمان های خصوصی انگلیس خارج از شمول این الگو هستند.الگو از چهار بخش تشکیل شده است:

احتياجات کار کردی(1): احتياجات مربوط به نرم افزارهای مدیریت اسناد الکترونیکی در قالب توصیف شده است. قالب اول احتياجات پایه و اساسی کار و قالب دوم احتياجات اختیاری را توصیف کرده است. احتیاجات کارکردی همه شرایط اصولی مدیریت را برای سازمانهایی که سازماندهی اسناد الکترونیکی از آغاز مرحله طراحی سامانه تا مدیریت آن را به عهده دارند، در میان می گذارد.

استانداردهای فراداده(2): همه فراداده هایی که ممکن است در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی به کار آید را توصیف کرده است. بعضی از عناصر فراداده ای هنوز در مرحله توسعه و گسترش هستند.

مراجع(3): این بخش ارتباط بین عناصر سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی و تعاریف مربوط به اصطلاحات به کار رفته در سامانه را می شناساند. در ضمن ارتباط این الگو با دیگر الگوها و ارتباط متقابل را با ارجاعات نشان می دهد.راهنمای اجرایی و عملی(4): این بخش بعد از سایر بخش ها در سال 2004 منتشر شد که استراتژی ها و فنون مربوط به اجرای الگو را در خود جای داده است.

ص: 302

د. 2. 4. کانادا

Records/Document/Information Management (RDIM): Integrated Docu ment Management System for the Government of Canada. Ottawa: National Archives Canada, 1996. http://www. collectionscanada.ca/information-man agement/docs/4rdims. pdf

الگویی که از طرف آرشیو ملی کانادا به عنوان الگوی توسعه یافته برای مدیریت درست و اصولی استاد الکترونیکی و انتقال اسناد الکترونیکی به آرشیو، بعد از مدت زمان تعیین شده ارائه گردیده و در دسترس سازمان های عمومی قرار گرفته است.

در این الگو نیز مثل سایر الگوهای مطرح شده، ویژگی های نرم افزاری سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی مورد بررسی و مطالعه قرار گرفته است.

د. 5. 2. کانادا / آمریکا

The International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems: Authenticity Task Force Final Report. Vancouver, BC: Inter PARES Project, 2001. http://www. interpares.org

اینترپرس(1)، پروژه ای حمایت شده از طرف شورای عالی تحقیقات علوم انسانی و اجتماعی کانادا و مرکز علوم ملی آمریکا است. هدف اصلی پروژه، شناسایی ویژگی ها، سیاست ها و مستندسازی اسناد الکترونیکی تولید شده در محیط رقمی و همچنین تدوین استراتژی های مربوط به حفاظت از این اسناد و توسعه تکنیک ها و استانداردها در این زمینه است.

اجرای این پروژه به دبیری و سرپرستی مدرسه کتابداری دانشگاه بریتیش کلمبیا(2) و مرکز مطالعات آرشیوی و اطلاع رسانی(3) انجام می گیرد.

د. 3. استانداردها

(ISO 15489-1:2001 (E د. 3٫1.

Information and Documentation - Records Management. Part 1: General. Cene

ص: 303

vre: ISO, 2001. http://www.iso.org

.3.2.ISO/TR 15489-2:2001(E)

Information and Documentation - Records Management. Part 2: Guidelines. Cenevre:ISO,2001 http://www.iso.org

.3,3 .دISO 17799

Information technology: Code of practice for information security management. Cenevre: ISO, 2000. http://www.iso.org

.3,3.دNISO Z39-50 Information Retrieval: Application Service Definition Protocol Specification. Bethesda, Maryland: National Information Standards Organization, 2002. ISBN: 1-8800124-55-6. ISSN: 1041-5653. http://www. niso.org/standards/resources/Z39-50-2003. pdf

.4.4.دNISO Z39-87

Data Dictionary - Technical Metadata for Digital Still Images. Draft standard for trial use. Bethesda, Maryland: National Information Standards Organization, 2003. http://www. niso.org/standards/resources/Z39_87_trial_use.pdf

.3,5.د Dublin Core Metadata Initiative (DCMI)

http://dublincore. org

Dublin Core Metadata Element Set. ANSI / NISO Z39-85. Bethesda, Maryland: National Information Standards Organization, 2001.

Information and documentation - The Dublin Core metadata element set. ISO 15836:2003(E). Conserve: ISO, 2003. http://www. niso.org/standards/resources/239-85. pdf

.3,6.د BSI DISC PD 0008 A code of practice for Legal Admissibility and Evidential Weight of Information Stored Electronically. London: BSI, 2004. http://www. bsi-global.com/ICT/Legal/bip0008.pdf

.3,7 .دANSI/ARMA 5-2003 Vital Records Programs: Identifying, Managing, and Recovering Business-Criti cal Records. ARMA International, 2003. ISBN:1-931786-11-9 http://www. arma.org/

.3,8 .دISAD (G) ISAD (G): General International Standard Archival Description. 2nd ed. Stockholm, Sweden: ICA, Committee on Descriptive Standards, 2000. ISBN: 0-9696035-5-X http://www.ica, org/biblio/cds/isad_g_2e.pdf

ص: 304

د. 4. سایر مراجع و منابع

American National Standards Institute. (2005). ANSI/ARMA 8-2005.

Archives and Records Association of New Zelland. (2004). Selected list of national and international standards relating to records and archives. http://www. aranz. org

ARMA International. (2006). ARMA overview. http://www. arma. org

ARMA International. (2007). Standard development, process: setting standards and guidelines for profession. http://www. arma, org/standards/development/ overview.

Barkowski, Patricia, (1984) "Records Management and the Walking Archivist”, A Modern Archives Readers: Basic Readings on Archival Theory and Practice./ed. Maygene F. Daniels and Timothy Walch. (Washington: National Archives and Records Service), 38-45.

Benedon, W. (1999). Toward the future: the impact issues. Information Management Journal, 32(2), 5-6.

Cain, P. (2002). Model requirement for the management of electronic records (MoReq): A Critical Evaluation. Records Management Journal, 12(1), 14-18.

Duff, W. ve McKemmish, S. (2000). Metadata and ISO compliance. Information Management Journal, 34(1), 4:15.

Emmerson, Peter. (1989) “Establishing a Records Management Policy, How to Manage Your Records: A Guide to Effective Practice. / ed. Peter Emmerson (Cabridge: ICSA Pub.), 11-23.

Fanning, B. (2005). Records, e-mail, security standards. Edocmagazine, Sept Oct: 61.

Gringrich, L. (2006). Retention and disposition of structured data: the next frontier for records managers. The Information Management Journal, March-April, 31-39.

http://webstore. ansi.org/ansidocstore/

International Organization for Standardization (ISO). (2006). Introduction http://www.iso.org/iso/en/aboutiso/introduction/index

International Records Management Trust. (2006). http://www. irmt.org/about.

INTERPARES. (2006). International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems: INTERPARES I-II. http://www. interpares.org/

Kandur, H. (2006). Elektronik belge yönetimi sistem kriterleri referans modeli. İstanbul: Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü. http://www. devletarsivleri.gov.

Management. - 3rd ed. - (Mission Hills:Glencoe/McGraw Hill)

Mazikana, Peter C. (1990) Archives and Records Management for Decision Markers: ARAMP Study. (Paris: UNESCO)

National Archives of Australia. (2006). Archiving web sources http://www. naa. gov. au/recordkeeping/er/

ص: 305

National Archives of United Kingdom. (2002). Functional requirements for electronic records management systems http://www. nationalarchives.gov.uk/

National Fire Protection Association. (2006). Overview. http://www. nfpa.org/

NFPA 232. (2006). Standard for the protection of record. http://www. nfpa.org/ aboutthecodes/

NFPA 75. (2006). Standards for the protection of information technology equipment http://www. nfpa.org/

NFPA 909. (2006). Code for the protection of cultural resource esproperties. http://www. nfpa. org/

Özdemirci, Fahrettin. (1996) Kurum ve Kuruluslarda Belge Üretiminin Denetlenmesi ve Belge Yönetimi. (Istanbul: Türk Kütüphaneciler Derneği Istanbul Subesi)

Özdemirci, Fahrettin. “Belge Kontrolü ve Belge Yönetimi Yönetimde Verimlilik Sempozyumu- 97: 19-20 Haziran 1997: Konya. , 163-174.

Penn, Ira A. - Anne Morddel- Goil Pennix and Kelvin Smith. (1989) Records Management Handbook. (Hants: Gower)

Ricks, Betty R. - Kay F. Gow. (1988) Information Resource Management: A Records

Robek, Mary F. - Gerald F. Brown-Wilmer O. Maedke. (1987) Information and Records

Spratt, R. (2004). Records management: the next ten years. RDIMS (Records, Documents and Image Management Systems). Canadian Federal Government Shared System Initiative. http://www.rdims. com/Documents

Stephens, D. O. (2005). The why and how of international records retention. Information Management Journal, Sept-Oct, 29-35.

Systems Approach. - 2nd ed. - (Cincinati: Sout-Westren)

T. R. (1975) Modern Archives: Principles and Techniques. (Chicago: The University of Chicago Press)

TS EN ISO 9001:2000. (2001). Kalite yönetim sistemleri: Şartlan. TSE: Ankara, 1-22. Türk Standartları Enstitüsü. (2007). Bilgi ve dokümantasyon Belge yönetimi (TSE ISO 15589-1. (2007). https://www. tse.org.tr

Türk Standartları Enstitüsü. (2007b). Bilgi ve dokümantasyon -Elektronik belge yönetimi. (TSE 13298). http://www. tse.org.tr

United Nations. (1996). Model law on electronic commerce. http://www. unescap.org

United Nations. (1998). E-commerce legal issues. http://www. unescap. org

Waldron, M. (2004). Adopting electronic records management: European strategic initiatives. The Information Management Journal, July/August 2004, 31-

35.

Zeaman, D. ve Healey, R. (2005). Metadata for records management in the goverment of Canada. Feliciter, 3, 141-143

ص: 306

(Footnotes)

1 Tagged Image Format File

2 Graphics Interchange Format

3 Joint Photographic Enpert Group

4 Jpeg File Inter Change Format

5 Portable Network Graphics

6 Portable Document Format

ص: 307

دولت الکترونیک، شیوه ای برای دولت به منظور استفاده از فناوری اطلاعات و فناوری های جدید است که به افراد، تسهیلات لازم را برای دسترسی مناسب به اطلاعات و خدمات دولتی، اصلاح کیفیت آنها و ارائه فرصت های گسترده برای مشارکت در فرایندها و نمادهای مردم سالار می دهد؛ دولت الکترونیک، تکیه بر اینترنت و دیگر فناوری های نوظهور دارد تا اطلاعات و خدمات را به سادگی، سرعت، به شیوه ای کارا و با هزینه کم دریافت و توزیع کند.

بطور کلی در تعاریف مختلف ارائه شده از این مفهوم، بر سه جنبه شفافیت، پاسخگویی و مسئولیت پذیری تأکید شده است. از سوی دیگر یکی از قالب هایی که دولت مردان از طریق آنها به انجام کارهای روزمره، اعم از نظارت، مدیریت، تدبیر و گزارش دهی اقدام می کنند، همان اسناد و پیشینه های دولتی است که در عصر اطلاعات تولید شده و استفاده از این اسناد و پیشینه ها بسیار فزونی یافته است به نوعی که بدون استفاده از فناوری های اطلاعاتی و ارتباطی، کنترل و مدیریت بر آنها کاری بس دشوار است. از سوی دیگر دولتی که بخواهد شفافیت، پاسخگویی و مسئولیت پذیری خود را افزایش دهد، ناگزیر از اتخاذ رویکردی جدید نسبت به مجموعه اسناد و پیشینه هایی که حاصل فعالیت، تولید و ارائه خدمت است و در مجموعه ای تحت عنوان آرشیو گرد آورده می شود می باشد. امروزه می توان گفت که سازمان ها با تشخیص نقشی که اطلاعات الکترونیکی در حمایت از تصمیم گیری ها و اعلام برنام های رسیدگی به عملکرد آنها بازی می کنند، بیشتر و بیشتر نسبت به درستی و دوام این گونه اطلاعات حساس شده اند. چنین حساسیتی در مورد آن گونه مدارک کاغذی که به آنها به عنوان اطلاعاتی گذرا و نه به عنوان سرمایه ارزشمند نگاه شده، وجود نداشته است. بطورکلی این عوامل، حساسیت نسبت به حفظ سوابق سازمانی و اداری را افزایش داده و موجب توجه به نکات ذیل شده است:

نوع اطلاعات که باید در مورد ثبت تصمیم گیری ها حفظ شود، جایگاه قانونی اطلاعات، نوع رسانه ای که باید اطلاعات در آن حفظ شود؛ روش های دستیابی به

ص: 310

اطلاعات، نوع رسانه ضبط اطلاعات، نوع استانداردها، میزان اطلاعات مورد نیاز برای فهم مدرک و استانداردهای سازماندهی (مک دونالد، 1375). این نوع نگاه به پیشینه، مقدمه ای برای ظهور سامانه های مدیریت پیشینه های الکترونیکی شد که رویکرد نگهبانانه به آرشیو تغییر یابد و از این اسناد و پیشینههای دولتی که در سازمان های دانش بنیان امروزی از آنها تحت عنوان حافظه، سرمایه، دانش و ثروت یاد می شود به خوبی استفاده شود و بستر لازم برای استفاده همگان از آنها فراهم شود. در این مقاله سعی می شود، با توجه به افزایش پیشینه های چاپی و الکترونیکی در سازمان های امروزی و رویکرد جدید فرانگهبانانه به آرشیو، به کارهایی که سامانه های مدیریت پیشینه ها قابلیت انجام آن را در راستای تحقق مدیریت الکترونیک دارد، و نیازمندی های چنین کاری اشاره شود. در بخش اول مقاله، نقش هایی که سامانه های مدیریت پیشینه های الکترونیک می توانند در تحقق دولت الکترونیک ایفا کنند مورد بازشناسی قرار می گیرد و در بخش های بعد، به خود مفهوم پیشینه، تاریخچه مدیریت پیشینه های الکترونیکی و نیازمندی های مربوط به آن، اشاره خواهد شد.

2- سرمایه گذاری بنگاه های اقتصادی در بخش فناوری اطلاعات: بنگاه های اقتصادی سرمایه گذاری های کلانی را در زمینه فناوری اطلاعات اعمال کرده اند و بخش خصوصی نیز برای پاسخگویی به شرایط کنونی و کم کردن فاصله و شکاف بین خود و دولت، ناگزیر از سرمایه گذاری در این خصوص است.

3- رشد اینترنت و فراگیری عمومی استفاده از آن: طی فصل فروش عید کریسمس در سال 1999 فروشندگانی که محصولات خود را از طریق اینترنت عرضه کردند، معادل 1/3 میلیارد دلار پوند فروختند که این میزان، چهار برابر فروش آنان در سال 1998 بود. در سال 2000، امریکا برای ایجاد دولت الکترونیک، رقمی معادل 500 میلیون دلار هزینه کرد که این میزان در سال 2003 به بیش از 6 میلیارد دلار رسید.

4- تغییر انتظارات شهروندان و بنگاه های اقتصادی: در ایالت ویرجینیای امریکا، 876 درصد از شهروندان از خانه یا محل کار خود به اینترنت دسترسی دارند و 38 درصد آنها از اینترنت و پست الکترونیک به صورت روزانه استفاده می کنند. این نمونه ها نشان می دهد که انتظارات مردم در مورد خدمات، محصولات و نیز نحوه و کیفیت ارائه آن به طور روزافزون در حال تغییر است و دولت نیز باید بتواند پاسخگوی این نیازها باشد و این امر فقط از طریق دولت الکترونیک تحقق می یابد.

5- جهانی شدن و فشارهای ناشی از رقابت: دولت ها برای جذب سرمایه، مشاغل و کارگران ماهر، گردشگران و مواردی از این دست با هم در رقابت بوده و از سویی جهانی شدن نیز به منظور فروش کالاها و خدمات خویش، آنها را وادار به تأسیس دولت الکترونیک می کند (رضایی، 1383).

بنابراین با در نظر گرفتن عوامل و زمینه های پیدایش دولت الکترونیکی، می توان نتیجه گرفت که مزایای دولت الکترونیک عبارت است از: دسترسی مستقیم به اطلاعات و خدمات مالی، ارتباط مستقیم با مقامات دولتی؛ صرفه جویی در زمان حمل و نقل، ساعات کار، کاغذ، هزینه های خدمات و منابع انرژی؛ افزایش کارایی عملیات دولتی، ارائه خدمت به شهروندان به صورت 24 ساعته در 7 روز هفته؛ و

ص: 312

امکان ارائه خدمات در هر مکان (رضایی، 1383).

از سوی دیگر، با مطالعه بیش تر مباحث ارائه شده در زمینه مدیریت دانش، می توان پی برد که دولت الکترونیک، منحصر به رابطه میان دولت و ملت نیست بلکه ابعاد و نمادهای مختلفی دارد. ابعاد و نمادهای مختلف دولت الکترونیک عبارت است از:

1- رابطه دولت با شهروند:(1) مهم ترین و گستردبهترین نوع کاربرد دولت الکترونیک، رابطه دولت با شهروند و بالعکس است. دولت الکترونیک بایستی شهروند را به دولت مرتبط سازد. رابطه دولت با شهروند شامل ارائه اطلاعات مناسب به افراد، در اختیار قرار دادن فرصت ها، تمدید گواهینامه رانندگی، پرداخت قبض های مختلف و نظایر آن می شود. این نوع رابطه دولت با شهروند، منجر به ایجاد تغییراتی در زندگی افراد خواهد شد.

2- رابطه دولت با دولت:(2) این نوع رابطه بین اجزای دولت بدین خاطر است که معمولا سازمان های دولتی، متکی به دیگر نمایندگان دولتی هستند و تعامل الکترونیک بین آنها، از اهمیت خاصی برخوردار است. در رابطه با دولت، عموما نیاز به دسترسی مستقیم به پایگاه های اطلاعاتی وجود دارد.

3- رابطه دولت با کسب و کار:(3) این نوع رابطه، اولین رابطه ای بود که توسعه پیدا کرد، لذا در آن به نیازهای خاصی از جامعه کسب و کار توجه می شود. این خدمات چندوجهی هستند. بنگاه های اقتصادی، عرضه کننده، شریک، مشتری و اتفاقا رقیب دولت محسوب می گردند.

4- رابطه دولت با کارکنان:(4) این نوع رابطه بدین منظور طراحی شده است که اطلاعاتی را برای کارکنان دولتی ارائه کند، تا بتوانند از شبکه داخلی دولتی یا شبکه های خصوصی بر اطلاعات منابع انسانی دستیابی پیدا کنند. این اطلاعات

ص: 313

ممکن است شامل اطلاعات مربوط به بازنشستگی پرسنل، فرم های درخواست، نظام پیشنهادات و نظایر آن باشد. رابطه دولت با کارکنان، یکی از اثر بخش ترین راه هایی است که به منظور یادگیری الکترونیک(1) و مدیریت دانشی صورت می گیرد. برحسب ماهیت این نوع کاربرد، نمونه های رابطه دولت با کارکنان در اینترنت قابل دسترسی نیست. این نوع کاربردها، عموماً در شبکه های دولتی یا شبکه های خصوصی یافت می شود. (رضایی، 1383)

بنابراین می توان گفت که پیشینه های تراکنشی، شکل های جدید تحویل خدمت به عنوان تراکنش های الکترونیکی حاصل از کسب و کار و تعاملات شهروندان دریافت کرده و در یک یا چند بخش پردازش می شود. پیشینه ای مبتنی بر مدرک نیز در میان بخش ها، فعالیت های کاری روزانه در ارتباط با خط مشی گذاری و مدیریت، کار موردی و خدمات عملیاتی تولید می شود. بنابراین خلاقیت در روش های انجام کار، فعالیت های مبتنی بر دانش و استفاده عملیاتی از اطلاعات، پیشینه های الکترونیکی را به طور فزایند بهتری پیچید بهتر خواهد کرد؛ از این رو همه اینها را تنها می توان به صورت الکترونیکی مدیریت کرد. در نتیجه هر نوع پیشینه الکترونیکی که در سازمان تولید می شود بخشی از حافظه سازمانی را شکل می دهد و دولت عصر اطلاعات با مدیریت اثربخش پیشینه های الکترونیکی تقویت می شود و این امر میسر نمی گردد مگر با سامانه های کارآمد مدیریت پیشینهای الکترونیکی لازم به ذکر است که اسناد و پیشینه ها در هر شکل و قالبی باید دارای چهار ویژگی سندیت، اعتبار، یکپارچگی و قابلیت استفاده باشد. (زرین کلکی، 1387)

با این وجود، قبل از ابتکارات به وجود آمده متاخر در نهادهای دولتی در عصر اطلاعات، بیش تر سازمان های دولتی بر حفظ پیشینه ها در قالب فیزیکی و به صورت پرونده های کاغذی معمول اتکا داشتند اما با افزایش روش های الکترونیکی از نظر حدود و پیچیدگی، این نوع روش ها در حال فرو ریختن هستند. برای مثال در این نوع روش ها:

ص: 314

1. کارکنان، چاپ و بایگانی کردن مدارک مهم را فراموش می کنند.

2. پیغام های ایمیل بدون آرشیو سازی از خدمتگرها حذف می شود.

3. مدارک موجود در وب سایت ها و اینترانت به طور اثر بخشی کنترل نمی شود.

4. مدارک چندرسانه ای را بدون وجود اطلاعات نمی توان چاپ کرد.

از این رو می توان گفت که شکست در مدیریت پیشینه های الکترونیک و تراکنش ها، به عنوان حافظه سازمانی، به این معنی است که فرصت های قابل توجهی در استخراج محتوا برای پشتیبانی از روش های جدید کار با امکان دسترسی سریع تر به اطلاعات با کیفیت بالا و روزآمد از بین می رود. بنابراین پیشینه های الکترونیکی باید با ابزارهای الکترونیکی به منظور کسب مزایای کامل دولت الکترونیک مدیریت و نگهداری شود. این مزایا عبارت است از:

1. توسعه بهتر و سازگار و نظارت بر حافظه سازمان.

2. همکاری میان گروه های کاری و تشکيلات.

3. تبدیل کارکنان دفتری ساده به دانش کاران.

4. تصمیم سازی های سریع تر.

5. دسترسی بیش تر به اطلاعات سازمانی.

6. خدمات عمومی با کیفیت.

7. مدیریت اطلاعات به عنوان یک دارایی با تقویت مجموعه، اشاعه و به اشتراک گذاری آن.

8. ارتقاء یادگیری و درک سازمانی.

9. کاهش هزینه عملیات کسب و کار.

10. پاسخگویی سریع به تغییرات. (اداره اسناد دولتی، 2001)

با توجه به مطالب فوق در بخش های بعدی مقاله به پیشینه و پیشینه الکترونیکی و مباحث مربوط به سامانه های مدیریت پیشینه های الکترونیکی بطور کامل پرداخته می شود.

ص: 315

با اینکه می توان این تعاریف را برای محیط چاپی، بهترین تعریف تصور کرد اما آنها را نمی توان به جهان رقمی پویا و تعاملی، پایگاه های داده توزیعی، صفحات وب، پیغام های الکترونیک و سامانه های تجربی که هر کدام از مشخصه های خاصی برخوردار هستند تعمیم داد (گیلند اسوتلند، 2005). بیرمن(1) در مورد تفاوت های موجود میان پیشینه های چاپی و الکترونیکی می نویسد: تفاوت های اساسی میان این دو نوع پیشینه در این است که پیشینه الکترونیکی شیء منطقی است در حالیکه پیشینه چاپی به طور معمول فیزیکی می باشد. اشیاء فیزیکی را می توان در یک مکان و به ترتیبی قابل مشاهده ذخیره کرد؛ در حالی که اشیاء منطقی را می توان در چند جا و در ارتباط با هم ذخیره نمود. اشياء منطقی ممکن است بر اساس سلیقه کاربران ترتیب های متفاوتی نیز داشته باشد. به عبارت دیگر ویژگی های اشیاء منطقی از جوانب مختلف رسمی، تعریف، و روابط منطقی، همراه با خود شیء است در حالی که منضمات اشیاء فیزیکی، چیزهایی چون پیوست و ضمیمه است (بیرمن، 1996، ص 1).

در جمع بندی تعاریف ارائه شده باید گفت که مطالب ارائه شده در زمینه ماهیت پیشینه، برگرفته از تعاریف متنوع برگرفته از پژوهش ها و رویه های آرشیوی می باشد از این رو می توان گفت که یک پیشینه همیشه با عمل و رخداد به عنوان یک عامل، محصول و یا محصول فرعی همراه است. یعنی یک پیشینه حداقل شامل مجموعه ای قابل تعریف از فراداده هاست که برای ارائه شواهدی درباره آن عمل یا رخداد به کار می رود (گیلند - اسوتلند، 2005).

در دهه اخیر جنبش پیشینه های الکترونیکی تغییری از توجه به محتوا (آنگونه که در چشم انداز مبتنی بر داده ها بدین شکل عمل می شد) به توجه به بستر (برگرفته از ایده بستر در تئوری آرشیوی است) را به همراه دارد. با این وجود در این میان، بسترهای مشخصی برتری داشته و تا حد زیادی ابعاد اجتماعی پیشینه های الکترونیکی مستثنی شده است. هم اکنون سازه اجتماعی و فرهنگی پیشینه، موضوع

ص: 317

فعالیت فکری مبتنی بر بستر سایر حوزه های علوم آرشیوی شده است. اما این بحث باید تا مبحث پیشینه های الکترونیکی گسترش یابد چرا که با وجود تعامل دانشمندان علوم اطلاعات، رایانه، نگهداران و توسعه دهندگان کتابخانه های رقمی با پژوهشگران حوزه پیشینه های الکترونیک، هیچ نوع تعاملی از سوی جامعه شناسان و انسان شناسان در این زمینه مشاهده نمی شود (گیلند -اسوتلند، 2005).

این عبارت، از عبارت دیگری تحت عنوان انفورماتیک آرشیوی(1) که در طراحی، توسعه و استفاده از سامانه های اطلاعاتی محتوی نسخه های توصیف شده و رقمی شده مخازن آرشیوی کاربرد دارد، متفاوت است. با این وجود با افزایش تمرکز بر بازیابی و استفاده از پیشینه های الکترونیکی آرشیوی به طور مثال با توسعه فناوری آرشیوهای ماندگار(2) این دو حوزه را می توان با هم ادغام کرد. استفاده از عبارت مدیریت پیشینه های الکترونیکی نشانگر ایجاد روابط حسنه ای میان حوزه های عملی مدیریت پیشینه ها و آرشیوهاست چراکه آرشیودارها لزوماً بیش تر در طراحی سامانه های نگهداری از پیشینه و مدیریت پیشینه فعال هستند چرا که می خواهند این اطمینان را به همگان بدهند که از نظر فناوری تفکیک و نگهداری پیشینه آرشیوی ممکن است. البته انشعابی پنهان در میان مدیریت آرشیوی سنتی و مدیریت پیشینه های الکترونیکی نیز وجود دارد (گیلند - اسوتلند، 2005). برای توضیح این نکته بهتر است در ابتدا در زمینه آرشیوهای سنتی بحث کنیم و تفاوت آن را با رویکردهای فعلی که منجر به ظهور سامانه های مدیریت پیشینه های الکترونیکی شد، بیان کنیم.

نقش آرشیوهای سنتی بیش تر نگهبانانه بود. در چنین رویکردی آرشیودارها، نگهبانان فیزیکی پیشینه های راکد هستند و در رویکردهای فعلی علاوه بر نگهبانی فیزیکی مسئولیت یکپارچگی فیزیکی و فکری و دسترس پذیری آنها برای استفاده مجدد نیز به مسئولیت های آنها اضافه شده است. یکی از مهم ترین جنبه های قابل توجه درباره این رویکرد آن است که آرشیودار نقش واحدی در ارائه برای دفاع فیزیکی و اخلاقی از پیشینه دارد، یعنی آن چیزی که آرشیودار معروف سر هیلاری جنکینسون(3) مدافع آن بود (گیلند-اسوتلند، 2005). کوک(4) (1994، ص300) نیز به نقش اولیه آرشیودارها به عنوان نگهبان اشاره کرد و آنها را از توجه به آرشیوها،

ص: 319

به آرشیو سازی فرا می خواند. در مقابل در رویکرد فرانگهبانانه آرشیو سازی، آرشیودارها به افزایش نقش به عنوان مشاوران پیشینه ها و پیشینه نگهداری و تبدیل به محدودیت شکنان(1) در سازمان هایشان فراخوانده می شوند. با این وجود رویکرد فرانگهبانانه موجب بروز مباحث جدیدی در حوزه آرشیو سازی شده است. از جمله این مباحث می توان به منابع کافی فناوری، مالی یا انسانی اشاره کرد. به علاوه چنین رویکردی الزاماتی در زمینه نیازمندی های آرشیوی و نظارتی پدید می آورد. به طور کلی در این رویکرد، آرشیودار به جای حفاظت فیزیکی از آرشیو نقش مهم تری در زمینه آرشیوها به عهده می گیرد و درگیر مسائلی چون فهم و استفاده از سامانه نگهداری از پیشینه، مسائل مرتبط با نیازمندی های کارکردی آرشیوها، مسائل مرتبط با فراداده ها و میانجی گری و کمک به کاربر در دسترسی به پیشینه های آرشیوی نگهداری شده در سامانه می شود (کانینگهام(2)، 1996). همچنین در چنین رویکردی پیشینه چیزی بیش از صفحات کاغذ قرار داده شده در پوشه ها و جعبه هاست؛ آرشیوها بیش تر فضایی مفهومی هستند تا مکانی فیزیکی؛ آنها انعکاسی از اعتبار اجتماعی، سازمانی و قدرت هستند (کتلار(3)، 2002؛ هریس(4)، 2001؛ کوک و چوارتز(5)، 2002).

رویکرد نگهبانانه در ایالات متحده را می توان با مدل چرخه حیات نشان داد که برای اولین بار، بیش از 50 سال پیش در میان آرشیودارهای ملی و مدیران پیشینه ها توسعه یافت. در مدل چرخه حیات، مسائلی چون چگونگی ایجاد و استفاده از پیشینه ها مورد توجه قرار می گیرد. در این مدل فرض می شود که میزان استفاده از پیشینه ها سريعاً بعد از ایجاد، کاهش یافته و به جایی می رسد که دفعات استفاده از آن به صفر می رسد به نحوی که پیشینه ها غیرفعال و یا امحاء می شود و یا بر اساس این قضاوت که این پیشینه ها واجد ارزش است به آرشیوها منتقل می شود

ص: 320

و برای استفاده های بعدی تاریخدانان، روزنامه نگاران و شجره شناسان، در دسترس قرار می گیرد (آتارتون(1)، 1993). اگرچه پروژه های پژوهشی عمده ای چون پروژه های دانشگاه بریتیش کلمبیا، اینترپرس(2) و پرسیستنت آرکایو تکنولوجی(3) که توسط مرکز ابر رایانه سن دیگو و مدیریت ملی آرشیوها و پیشینه های ایالات متحده انجام شد، ریشه در رویکرد چرخه حیات دارد، این مدل به طور فزاینده ای با چالش های رویکرد فرانگهبانانه(4) روبروست؛ از این رو مدل پیوستاره(5) برای اولین بار در استراليا توسعه یافته و در اروپای شمالی به کار گرفته شد. دو مدل چرخه حیات و پیوستار تأثیر عمده ای در زمینه نقش جدید آرشیو به عنوان یک هویت فیزیکی و معنوی داشتند (گیلند -اسوتلند، 2005).

از سوی دیگر با اینکه آرشیودارها و مدیران پیشینه ها، دسترسی به مجموعه داده ها و پیشینه های تولید یا نگهداری شده به وسیله رایانه ها را از دهه 1960 شناسایی، نگهداری و ارائه کرده اند، در دهه 1990 بود که چنین امکانی در دستور کار بنگاه های مالی ملی مانند کمیسیون انتشارات تاریخی و پیشینه های ملی(6) آمریکا و نهادهای آرشیوی دولتی در آمریکای شمالی، اروپا و استرالیا قرار گرفت و این کار انگیزه ای برای توسعه رویکرد مبتنی بر شواهد محکم مدیریت پیشینه های الکترونیکی شد، در حالی که پژوهشگران و آرشیودارهای عملگرا، پیشینه ها را به عنوان سازه هایی فناورانه و اجتماعی در نظر داشتند. (بیرمن، 1993، 1994). توسعه مدیریت پیشینه های الکترونیکی به موازات توسعه خود فناوری نگهداری از پیشینه، پیش می رفت. چرا که آرشیودارها علاوه بر وظایف سنتی خود مسئولیت های جدیدی نیز یافتند و این مساله باعث شد سازمان ها با همکاری دولت و بنگاه های علمی مشغول ارزیابی فناوری ها و رسانه های جدیدی شوند که میشد از آنها در ذخیره سازی پیشینه ها و

ص: 321

شناسایی ویژگی های نرم افزار و سامانه های نگهداری از پیشینه ها استفاده کرد(بعضی مواقع با همکاری توسعه دهندگان نرم افزارهای تجاری) و توصیه راهبردهایی برای نگهداری فعال پیشینه اعم از تحلیل و توصیه درباره جریان کار سازمانی ارائه داد. به عبارت دیگر آرشیودارها دیگر دریافت کننده منفعلانه پیشینه ها نبودند بلکه درگیر طراحی سامانه نگهداری از پیشینه و توسعه جریان کار بودند (گیلند - اسوتلند، 2005). مدیریت پیشینه های الکترونیکی تا اواخر دهه 1980 به عنوان مدیریت پیشینه های قابل خواندن توسط ماشین مطرح بود و توسعه این حوزه پژوهشی را می توان با رویکرد متمرکز بر داده و رویه نسبت داد تا مبتنی بر پژوهش (گیلند-اسوتلند، 2005). در سال 1972 واسپاری های آرشیوی ملی در کشورهای کانادا، سوئد، بریتانیا و ایالات متحده، برنامه های پیشینه های قابل خواندن توسط ماشین را ایجاد کردند. در همان سال انجمن بین المللی خدمات اطلاعاتی و فناوری علوم اجتماعی(1) تأسیس و به صحنی بین رشته ای برای علاقه مندان به پیشینه های قابل خواندن توسط ماشین از جمله آرشیودارها بدل شد. این وضعیت در دهه 80 نیز بطور گستردبهتری ادامه پیدا کرد به نحوی که در این دهه چند برنامه دولتی مبتنی بر پیشینه های قابل خواندن توسط ماشین توسعه یافت. در سال 1987 مدیریت آرشیوها و پیشینه های ایالات متحده همراه با دفتر ملی استانداردها، به بررسی نقش استانداردها در ایجاد، پردازش، ذخیره، دسترسی و نگهداری پیشینه های الکترونیکی پرداختند که حاصل این بررسی در سال 1990 منتشر شد. راهبرد اکثر آرشیوهای دولتی در این دوره مبتنی بر داده ها بود، به نحوی که آنها بر پرداخت پیشینه ها به شکل مستقل از نرم افزار متمرکز بودند و نمایه های خاصی برای مواد برگزیده، برای سهولت استفاده ایجاد می کردند. این آرشیوها از نظر پژوهشی نیز بر تعیین عمر رسانه های مغناطیسی به کار رفته در ضبط داده های رقمی، متمرکز بودند؛ موضوعی که مورد علاقه اکثر متخصصان فنی چون مهندسان برق و صدا در آن زمان بود. اما این نوع پژوهش ها به تدریج کم تر مرتبط شدند چراکه نگهداری، کم تر وابسته به حفظ فیزیکی شد (کادیهای

ص: 322

1980: ایتون، 1994). در طول همان دوره بعد از کارهای اولیه بانک جهانی، کمیته مشورتی هماهنگی سامانه های اطلاعاتی، یک پانل فنی در مورد مدیریت پیشینه های الکترونیکی ایجاد کرد که وظیفه آن راهنمایی سازمان های تحت نظر سازمان ملل که از آرشیوهای سنتی بهره می بردند برای به کار گیری برنامه های آرشیوهای مدیریت پیشینه های الکترونیکی بود (گیلند-اسوتلند، 2005). عنصر دیگری که باعث افزایش آگاهی رسانی از توسعه پیشینه های الکترونیکی شد، بعضی ابتکارات پژوهشی انجام شده در دانشگاه پیتسبورگ از 1989 تا 1996 بود. این نهادها که در دانشگاه پیتسبورگ مشغول پژوهش در این زمینه بودند، علاوه بر آموزش آرشیودارهای دولتی، بر تقویت مدیریت دولتی منابع اطلاعاتی بالاخص در بخش هایی که نیازمند نگهداری بلندمدت پیشینه ها بودند تأکید داشتند (گیلند-اسوتلند، 2005). دهه 1990 دهه ای بحرانی برای مدیریت پیشینه های الکترونیکی بود. این دهه، دوره گذار از رویکرد متمرکز بر داده، به رویکرد متمرکز بر پیشینه بود. همچنین در این دوره بود که بر ایجاد زیر ساخت های آموزشی لازم برای پشتیبانی از توسعه تخصص آرشیوی در این حوزه تأکید شد. همچنین در این دهه با حمایت های به وجود آمده پژوهشگران دانشگاهی امکان توسعه رویه هایی را در این زمینه در مقیاس وسیع پیدا کردند که این کار شروعی برای تولید پایگاه تئوریکی مدیریت پیشینه های الکترونیکی و تجربه نیازمندی های تکنولوژیک و ابزارهای لازم در این زمینه شد (گیلند-اسوتلند، 2005).

2. خط مشی گذاری مبتنی بر شواهد با ارائه اطلاعات معتبر و مستند برای

ارزیابی اعمال و تصمیمات گذشته.

3. اصول مدیریت حفاظت از داده ها و به کار گیری اثربخش قوانین مبتنی بر آزادی اطلاعات و سایر قانونگذاری های مربوط به خط مشی اطلاعات از طریق سازماندهی خوب پیشینه ها.

4. مدیریت دانش در میان بخش های دولت با در دسترس گذاشتن و اطلاعات معتبر برای اشتراک، استخراج و تلخيص.

5. قانون گذاری خاصی با نشان دادن سندیت پیشینه ها و مقبولیت حقوقی آنها (اداره اسناد دولتی، 2001).

با این وجود، نیازمندی های فوق الذکر، به منظور نگهداری خوب پیشینه باید در

سه سطح پشتیبانی شوند تا همدیگر را کامل و تقویت کنند:

1. در سطح سازمانی که خط مشی و راهبرد کاملی تنظیم می شود و فرهنگ

سازمانی نگهداری خوب از پیشینه به حسی مشترک تبدیل می شود.

2. در سطح مدیریت پیشینه که رویه های مدیریت پیشینه الکترونیک تعریف و چرخه عمر آن طراحی و محیط نگهداری از پیشینه عملیاتی شکل می یابد.

3. در سطح سامانه های آی تی که مدل ها و رویکردهای طراحی مناسب می توانند برای ساخت سامانه هایی که از مدیریت کارآمد پیشینه ها پشتیبانی کنند، به کار برده شوند (اداره اسناد دولتی، 2001).

در این میان دو عاملی که مدیریت کارآمد پیشینه را تهدید می کند، تغيير و انتقال است:

الف) تغییر: زمانی که شخص پیشینه ای را تبدیل می کند، قالب آن را عوض می کند. این تغییر اغلب پیشینه را مستقل از نرم افزار می سازد و آن را در قالبی استاندارد یا آزاد قرار می دهد. برای مثال، شما می توانید پیشینه ای که در قالب ورد(1)

ص: 324

ایجاد شده را با ذخیره در قالب آر تی اف(1) یا مایکروسافت ورد ذخیره کنید.

ب) انتقال: منظور انتقال پیشینه از سکو(2)، رسانه ذخیره یا قالب فیزیکی دیگری

می باشد (راهبرد مدیریت پیشینه های الکترونیکی).

به عبارت دیگر چالش اصلی طراحی سامانه های مدیریت پیشینه ها و اسناد الکترونیکی، موفقیت در ترکیب نیازهای مدیریتی پیشینه ها در زمینه ساختار، ثبات و معماری اطلاعات سازمانی با نیازمندی های عملیاتی و کاربری، مانند دسترسی سریع و انعطاف پذیر به اطلاعات و شناور بودن در جریان اطلاعات، است (اداره اسناد دولتی، 2001). بنابر این هماهنگی بیشتر بین سامانه های مدیریت پیشینه ها، از جمله استانداردهای فراداده ای، قالب های منطقی و فیزیکی استاندارد و کنترل رویهای انطباق پذیر، پشتیبان میانکنش پذیری و کار مشترک میان بخش ها و بنگاه ها است و امکان به اشتراک گذاری و مبادله پیشینه های مدیریت شده را فراهم می کند. نیازمندی های بلند مدت پیشینه های عمومی، نیازمند طرح ریزی چگونگی انتقال پیشینه ها با تغییر سکوهای سخت افزاری و نرم افزاری توسط سازمان های عمومی، برای اطمینان بخشی از دسترسی مداوم و مستند به آنها می باشند (اداره اسناد دولتی، 2001).

بنابراین با در نظر گرفتن نیازمندی های سازمان ها در زمینه پیشینه های الکترونیکی، می توان سامانه های نگهداری از پیشینه را به دو گروه عمده تقسیم کرد:

1. سامانه های پیشینه ها و مدارک الکترونیکی؛ این سامانه ها محیطی امن برای نگهداری از پیشینه های تولید شده توسط سامانه های دفتری و برنامه های رومیزی معمول، چون همه اشیاء رقمی مانند مدارک واژه پرداز ورد، پیغام های ای میل، صفحه گسترده ها، پرونده های پاورپوینت، تصاویر اسکن شده رقمی، مدارک تولید شده بر اساس نشر رومیزی، صفحات ایستای وب و نظایر آن ارائه می کنند.

2. سامانه های داده های ساختاریافته؛ این سامانه ها پیشینه های تراکنشی

ص: 325

ایجاد می کنند یا پایگاه های داده ای وب سایت /اینترانتی که صفحات ایکس ام ال /اچ تی ام ال(1) پویا می سازند (اداره اسناد دولتی، 2001).

با مروری بر مطالب پیش گفته در زمینه پیشینه های الکترونیکی می توان گفت که نگهداری خوب از پیشینه های الکترونیکی نیازمند موارد ذیل می باشد:

1. درکی روشن از ماهیت پیشینه های الکترونیک و اطلاعات الکترونیک که و باید به عنوان پیشینه ها برای ثبت فرایندهای کسب و کار اقتباس شوند؛

2. در نظر داشتن اقتباس و آسانی استفاده از این پیشینه ها در طراحی سامانه های الکترونیکی تولید کننده و استفاده کننده؛

3. حفظ یکپارچگی و سندیت پیشینه ها در سامانه های نگهداری از پیشینه؛

4. تضمین دسترس پذیری و استفاده از پیشینه های الکترونیکی تا مدت زمان لازم؛

5. امکان به کار گیری، ارزیابی، طرح ریزی و رویه های دسترسی مناسب به پیشینه های الکترونیکی مدیریت شده؛ و

6. وجود فرهنگ استفاده بهینه از پیشینه در میان مدیران و کاربران نهایی (اداره اسناد دولتی، 2001).

مطالعات نشان می دهد که با وجود طراحی سامانه های خوبی برای پیشینه های کاغذی، زیر ساخت های کمی در زمینه مدیریت پیشینه های الکترونیکی ایجاد شده است. بدین صورت که اگر رقمی سازی اسناد و پیشینه ها را با مزایایی چون سهولت اشاعه، سهولت نسخه برداری، راحتی، ذخیره با کیفیت بالا، سهولت بازیابی و استفاده همزمان چندین کاربر از آن بدانیم، محدودیت هایی نیز برای این کار وجود خواهد داشت از جمله وابستگی به سخت افزار، گرانی، امکان منسوخ شدن فناوری، پیچیدگی، نیازمندی های فراداده ای، و ضرورت آموزش کارکنان. پژوهش انجام شده توسط سینگ، کلوباس، و اندرسون (2007) نشان می دهد که آموزش اصلی ترین مساله در بهبود اثر بخشی مدیریت پیشینه های الکترونیکی برای

ص: 326

کاربران شان محسوب می شود.

راه حلی که می توان برای رفع این محدودیت ها پیشنهاد کرد عبارت است از: وجود فرایندها و قوانین استاندارد، استفاده از برنامه های مدیریت پیشینه های الکترونیکی، یافتن راه حل های فناوری، آگاهی رسانی، آموزش و هماهنگی. برای انجام این راه حل ها تشکیل کارگروهی با عنوان کارگروه مدیریت پیشینه ها ضروری است. به علاوه نرم افزار مدیریت پیشینه نیز باید امکان نگهداری و امحاء پرونده های انتخاب شده، رده بندی و حذف بخش های حفاظت شده و خاص را داشته باشد.

در اینجا مثالی از راه حل های فناوری ارائه می شود: عمر تقریبی پیشینه های کاغذی یا ریز فیلم در حدود 500 تا 1000 سال برآورد می شود؛ حال آنکه دیسک های فشرده عمر تقریبی 5 تا 10 ساله دارند. از سوی دیگر فناوری نرم افزار و سخت افزار به سرعت در حال تغییر است. از این رو مدیریت پیشینه های الکترونیکی برای پیشگیری از عوارض چنین مشکلاتی از نرم افزار مبدل تصویر رقمی(1) برای تبدیل پرونده ها به ریز فیلم استفاده می کنند (مدیریت پیشینه های الکترونیکی).

در نهایت باید گفت که اگر سامانه های مدیریت پیشینه های الکترونیکی را دارای مزایای ذیل بدانیم:

الف) به اشتراک گذاری اطلاعات، دانش و ایده ها با همکاران در بنگاه ها و سایر جاها؛

ب) با کمک به دیگران، و

ج) تغییر روش، بدین صورت که بهترین روش به رویه معمول تغییر می یابد (گرگوری) و فرصت هایی که این نوع سامانه ها برای سازمان ها ایجاد می کنند را کار مشترک بهتر، دسترسی بهتر به اطلاعات سازمانی، صرفه جویی در هزینه، پیشینه های الکترونیکی به عنوان حافظه سازمانی بدانیم، باید به این واقعیت نیز اذعان کنیم که این نوع سامانه ها تهدیداتی نیز به همراه خواهند داشت. از جمله مسائلی که در این موارد بروز می یابد: طرح پرونده (چگونه منطقی است؟)،

ص: 327

سادگی عملیات، عناوین پرونده، سر ریز اطلاعات (گرگوری)؛ تهدیدات حقوقی مانند عدم وجود درکی روشن از ماهیت پیشینه های الکترونیکی، ایجاد پیشینه ها و فراداده های لازم برای فرایندهای کسب و کار، حفظ ساختاری از پوشه به منظور انعکاس گروه بندی های منطقی پیشینه ها، حفظ محکم یکپارچگی پیشینه های الکترونیکی، دسترس پذیری پیشینه های الکترونیکی مورد نیاز، استفاده از رویه های دسترسی مناسب اعم از رویدهای آرشیو سازی و امکان مراجعه متقابل پیشینه های الکترونیکی به نظایر کاغذی آنها در محیطی مختلط؛ مسائل مرتبط با سامانه، مانند نیاز به قواعد روشن در زمینه نامگذاری پرونده ها، نیاز به طرح پرونده منطقی، نیاز به قواعد کامل دسترسی، طرح مدیریت پیشینه ها، و در نهایت مسائل مرتبط با پست الکترونیکی اعم از وجود خط مشی روشنی در زمینه بایگانی در مدیریت پیشینه های الکترونیکی، دقت در چگونگی کارکرد بخش پست الکترونیک یک مدیریت پیشینه های الکترونیکی، مسائل مربوط به پیگیری و مسائل مرتبط با BULK (گرگوری).

فوری برای اطلاعات مبتنی بر کسب و کار است. از این رو نیازمندی های معمول مدیریت اسناد الکترونیکی عبارت است از:

1. اقتباس مدارک داخلی و خارجی.

2. ذخیره و نمایه سازی در سطح مدرک.

3. جست و جو و بازیابی در سطح مدرک.

4. مدیریت دسترسی و کنترل امنیت.

5. آرشیوهای آفلاین برای مدارک نیمه جاری یا راکد.

6. کنترل نسخه (ویرایش).

7. پیگیری دسترسی و تغییر در مدرک.

8. پرونده هایی درباره مدرک (اطلاعاتی درباره مدرک).

9. یکپارچگی با سامانه های پردازشگر تصویر مدرک و جریان کار (اداره اسناد دولتی، 2001).

در مقابل، نیازمندی های مدیریت پیشینه های الکترونیکی که فراتر از مدیریت اسناد الکترونیکی می باشد نیز عبارت است از:

1. اقتباس، ذخیره، نمایه سازی و بازیابی همه عناصر پیشینه ها به عنوان واحدی پیچیده و همه نوع پیشینه.

2. مدیریت پیشینه ها در میان رده های مختلف یا ساختارهای بایگانی برای حفظ پیوندهای روایتی میان پیشینه ها یعنی سطح پرونده /پوشه (فایل فلدر).

3. یکپارچگی میان پیشینه های الکترونیکی و چاپی.

4. ذخیره و مدیریت امن برای اطمینان از سندیت و پاسخگویی اعم از پشتیبانی از نیازمندی های حقوقی و قانونی، جلوگیری از تغییر در محتوا.

5. ارزیابی و گزینش پیشینه ها برای نگهداری و انتقال به اداره اسناد دولتی یا سایر آرشیوهای پایدار.

ص: 329

6. تسهیلات مدیریتی برای نگهداری و استقرار سامانه مند پیشینه ها.

7. انتقال و صدور پیشینه ها برای نگهداری دائمی بدون افت اطلاعات (اداره اسناد دولتی، 2001).

در نهایت می توان گفت که با وجود اشتراکات وسیع میان مدیریت پیشینه های الکترونیکی و مدیریت اسناد الکترونیکی تفاوت اصلی این دو در این است که پیشینه های الکترونیک مدارکی هستند که در سامانه رده بندی و بایگانی سازمانی اقتباس شده اند، پیوندهای میان مدارک را حفظ می کنند و با قوانین مرتبط با نگهداری و استقرار مدارک در کسب و کار در ارتباط هستند؛ حال آنکه یک سامانه مدیریت پیشینه های الکترونیکی، باید محتوا، ساختار و بستر پیشینه های الکترونیکی را حفظ کند و از ثبت پیشینه ها و رویه های مستندسازی و پیگیری آنها اطمینان حاصل کند. از این رو با این ویژگی ها امکان استفاده از آنها به عنوان شاهد حقوقی وجود خواهد داشت و پاسخگویی سازمان را افزایش خواهد داد و آنها را در برابر هرگونه نظارت داخلی و خارجی تضمین خواهد کرد (اداره اسناد دولتی، 2001). و اینکه اگر مدیریت پیشینه های الکترونیکی برای سهولت مدیریت پیشینه های کاغذی به وجود آمد، مدیریت اسناد الکترونیکی برای تسهیل استفاده از پیشینه های الکترونیک ایجاد شد و این نوع سامانه ها صرفا برای پیگیری تغییرات در پیشینه های الکترونیک، به اشتراک گذاری آنها و چرخش آنها میان اشخاص مختلف طراحی می شود (نظام های مدیریت پیشینه های الکترونیک در برابر نظام های مدیریت اسناد، 2006).

1. قوانین پیشینه های عمومی.

2. قانون آزادی اطلاعات و سایر قوانین مرتبط به آن.

3. قانون حفاظت از داده ها.

4. قوانین حقوق بشر.

5. قوانین ارتباطات الکترونیکی.

6. استانداردهای اطلاعاتی بین دولتی (اداره اسناد دولتی، 2001).

به منظور نگهداری خوب پیشینه، نیازمندی های فوق الذکر نیز باید در سه سطح پشتیبانی شوند تا همدیگر را کامل و تقویت کنند:

1. در سطح سازمانی: در این سطح خط مشی و راهبرد کاملی تنظیم می شود و فرهنگ سازمانی نگهداری خوب از پیشینه به حسی مشترک تبدیل می شود؛

2. در سطح مدیریت پیشینه: در این جا رویه های مدیریت پیشینه الکترونیک تعریف و چرخه عمر آن طراحی می شود و محیط نگهداری از پیشینه عملیاتی شکل می یابد؛

3. در سطح سامانه های آی تی که مدل ها و رویکردهای طراحی مناسب می توانند برای ساخت سامانه هایی که از مدیریت کارآمد پیشینه ها پشتیبانی کنند به کار برده شوند (اداره اسناد دولتی، 2001).

چنان که با نگاهی بر گزینه های فوق مشخص می شود، بسیاری از نیازمندی های نگهداری از پیشینه ها با وضع قانون در زمینه پیشینه های عمومی، نگهداری از داده ها، آزادی اطلاعات و سایر قانونگذاری های خاص، و سایر نیازمندی ها نیز بر اساس نیازهای خاص و عملیاتی کسب و کار تعیین می شوند (اداره اسناد دولتی، 2001).

برای درک بیش تر این مطلب بهتر است به پروژه های مختلفی که در آنها به نوعی به نیازمندی های کارکردی پیشینه ها پرداخته شده است، نگاهی تاریخی داشته باشیم: پروژه IMOSA که از سال 1989 تا 1992 اجرا شد، اولین کار مشارکتی بین چند مؤسسه دولتی کانادایی و بخش خصوصی و اولین نمونه

ص: 331

یکپارچگی نیازمندی های کارکردی در سامانه های اتوماسیون اداری محسوب می شود و نرم افزار حاصل این پروژه تحت عنوان «نرم افزار مدیریت پیشینه های رسمی فناوری های سامانه های دفتری»(1) به طور موفقیت آمیزی توسط بنگاه های دولتی به کار رفت و سودمندی آن در ایجاد و نگهداری از پیشینه های معتبر در مطالعات موردی انجام شده در این زمینه توسط پروژه اینترپرس (2002) مورد ارزیابی قرار گرفت. پروژه پیتسبورگ نیز، مجموعه ای از نیازمندی های کارکردی برای نگهداری درست پیشینه یا «ارتباطات قابل قبول تجاری» را برای جوامع متفاوت با بررسی پشتیبانی انتشاراتی و مطالعات موردی به کارگیری و نگهداری پیشینه ها فراهم آورد. منظور از پشتیبانی انتشاراتی در اینجا تحلیل قوانین، مصوبات، استانداردها، راهنماها و بهترین رویه ها در میان جوامع مختلف می باشد که این تحلیل موجب توسعه روش شناسی شناسایی پشتیبانی در مجموعه های متفاوت شد (داف، 1998). بر مبنای این تحلیل سه گروه ویژگی شاهدیت شناسایی شد که باید به عنوان نیازمندی های پیشینه ها منظور می شد: اولین گروه چگونگی بر آوردن نیازمندی های پاسخگویی حقوقی و مدیریتی یک سازمان وظیفه شناس، دومین گروه نیازمندی های سامانه های نگهداری از پیشینه و سومین گروه چگونگی ایجاد، اقتباس، نگهداری، دسترس پذیری و قابلیت استفاده از پیشینه را در نظر می گیرند.

یکی دیگر از ثمرات پروژه پیتسبورگ، تهیه مجموعه ای از قوانین تولید بود که هر نیازمندی کارکردی را به صورت جملات منطقی ساده و ویژگی های قابل مشاهده بیان می کرد به نحوی که طراحان سامانه ها و ایجاد کنندگان فراداده ها می توانستند از آنها استفاده کنند (هيرتل(2)، 2000). در مدل چرخه حیات نیز برای اعتبار بخشی به پیشینه های فعال و ثبات آنها، زنجیره حفاظتی مسلسل و مستند از ایجادکننده گرفته تا آرشیودار، و توصیفی از پیشینه آرشیوی وجود دارد و از این طریق از سندیت پیشینه های نگهداری شده اطمینان حاصل می شود (هيرتل، 2000).

ص: 332

پروژه یوبی سی(1) نیز به دنبال شناسایی و تعریف نیازمندی هایی برای ایجاد، کنترل و نگهداری پیشینه های الکترونیک اعتماد پذیر و معتبر بود (دورانتی(2) و دیگران، 2002). در نهایت در پروژه اینترپرس، با بررسی لازمه های کارکردی مؤثر برای کسب اطمینان از سندیت پیشینه های نگهداری شده، این نتیجه حاصل شد که اعتبار یک پیشینه به کامل بودن شکل، سطح کنترل رویه ای و فنی انجام شده در طول ایجاد و مدیریت آن در دوره فعال بودن بستگی دارد. بنابر این مسئولیت اعتبار بخشی به پیشینه، بر عهده ایجادکننده آن است. در صورتی که از نظر سندیت، مسئولیت بر عهده نگهدارنده می باشد که اغلب شکل مدیریت آرشیوی پیشینه های غیر فعال را به خود می گیرد و مفهومی مطلق است (گیلند-اسوتلند، 2005).

چنان که مثال های ارائه شده فوق نشان می دهد، با وجود ایجاد مجموعه های متعدد نیازمندی های کارکردی و از منظرهای تئوریکی متفاوت، از اواسط دهه 1990 توافق قابل توجهی در میان آنها قابل مشاهده است. به عنوان مثال در همه آنها موافقت سازمان با پشتیبانی کنونی و اطمینان از مسئولیت نگهداری پیشینه ضروری است. پیشینه های سامانه باید قادر به شناسایی، تعمیر، جداسازی و انتقال به پیکربندی های جدید نرم افزاری و سخت افزاری، و حاوی پیوستی برای ممیزی باشد. همچنین در این سامانه ها باید از کامل بودن و عدم مصالحه میان یکپارچگی فیزیکی و فکری آن اطمینان حاصل شود. انتقاد اصلی وارد بر این نیازمندی ها در این است که اینها توسط کارکنان سامانه های مؤسسه ای و فروشندگان نرم افزار تهیه شده اند و روایتی و مفهومی باقی مانده اند با این وجود این مساله در پروژه پیتسبورگ از طریق تهیه قواعد تولید در پروژه های یوبی سی و اینتر پرس از طریق توسعه تعریف یکپارچه مدل سازی کارکرد(3) رفع شد. بعضی ملاحظات اصلی در مورد پژوهش در زمینه نیازمندی های کارکردی نیز مربوط به کشمکش آنها از نظر تعريف بنیادی و مفهومی می باشد به نحوی که بدون توافق عام در زمینه این مسائل،

ص: 333

رقابتی صوری از این نظر ایجاد می شود؛ از سویی دیگر تعداد اندکی از الزامات مجموعه ها به صورت متناوب به کار رفته و امتحان شده اند (هيرتل، 2000).

پروژه فراداده های نگهداری از پیشینه استرالیایی، هشت هدف را در این زمینه شناسایی کرد. این هشت هدف عبارت است از شناسایی منحصر به فرد، سندیت پیشینه ها، دوام محتوا، ساختار و بستر پیشینه ها - به نحوی که بتوان آنها را با معنی حفظ شده شان برای استفاده های بعدی مجددا ارائه کرد، مدیریت دوره ها، وضعیت های دسترسی و در اختیار بودن، پیگیری و مستندسازی تاریخچه استفاده اعم از فرایندهای نگهداری پیشینه و آرشیو سازی؛ امکان مکاشفه، بازیابی و تحویل برای کاربران معتبر، محدودسازی استفاده غیر معتبر، و اطمینان بخشی از میانکنش پذیری در محیط های شبکه ای (داف و مک کمیش، 2000). این اهداف که در چارچوب طرح واره فراداده های نگهداری پیشینه(1) منعکس شده اند، از نوعی گونه شناسی میان انواع موجودیت های تجاری، کار گزاری، پیشینه ها و فرایندهای نگهداری از پیشینه استفاده می کنند (مک کمیش و پیرر(2)، 1998).

کارگروه OCLC/RLG نیز با استدلال در این زمینه که «نگهداری از فراداده ها زیرساختی، اطلاعاتی است که از فرایندهای مرتبط با نگهداری رقمی، پشتیبانی می کند و بطور خاص تر اطلاعاتی ضروری برای حفظ، قابلیت دوام، قابلیت ارائه و امکان درک منابع رقمی در بلند مدت محسوب می شود» در زمینه فراداده های نگهداری (2002، ص 4) ساختار مفهومی گسترده ای برای مدل اطلاعات اُ اِی آی اس گسترش یافته و مجموعه ای از عناصر فراداده ای را که برای این ساختار مفهومی که به جهت انعکاس مفاهیم اطلاعات و نیازمندی های تفصیلی در مدل مرجع ) اُ اِی آی اس ترسیم شده، تعریف کرده است.

این حوزه پژوهشی اخیراً به چندین حوزه فرعی تر تقسیم شده که عبارت است از:

1. بررسی چگونگی تعامل انواع متفاوت فراداده ها (از جمله فراداده های مبتنی بر فرایند، فراداده های مبتنی بر رخداد، و فراداده های مبتنی بر هدف

ص: 335

با سامانه های نگهداری از پیشینه آینده)،

2. شناسایی نیازمندی های مدیریت فراداده ها

- اعم از روش های خودکار ایجاد فراداده ها به عنوان نمونه

- از طریق روش های خودکاری چون رخداد، توارث، استنتاج، یا استخراج و از طریق کارگزارهای مسئول متنوع و مدیریت از طریق کار گزارهای مسئول (گیلند -اسوتلند، 2002)

3. شناسایی فنون مدیریت طولانی مدت فراداده ها برای اطمینان بخشی از حفظ فراداده ها برای شناسایی و سندیت بخشی پیشینه ها. حوزه دیگر مربوط به توسعه ابزارهای مبتنی بر فراداده ها و فنونی است که به کاربران در رویارویی با محیط های آرشیوهای رقمی کمک می کنند؛ مانند آن چیزی که در مدل مرجع اُاِی آی اس برای بازیابی و دستکاری پیشینه های الکترونیکی و اجزای آنها ترسیم می شود.

با نگاهی کلی به رویکردهای موجود در این زمینه می توان به این نتیجه رسید که توجه تعداد اندکی از پژوهشگران پیشینه های الکترونیکی، معطوف به دسترسی و استفاده بوده است و بیش تر تأکید بر مسائلی چون شناسایی، فراهم آوری و نگهداری از پیشینه های الکترونیکی وجود دارد. یکی از پیشرفت های امیدبخش در این زمینه که همه حوزه های بالقوه پژوهشی آینده را در نظر دارد، فناوری آرشیوهای ماندگار(1) می باشد که مرکز آبررایانه سن دیگو با همکاری آرشیوهای ملی آمریکا و مدیریت پیشینه ها، آن را توسعه داده است. پژوهشگران این پروژه بر مبنای مدل مرجع اُ اِی آی اس از قدرت رایانش برای رویارویی با حجم انبوه پیشینه ها، شناسایی اشتراکات ساختاری، رفتار و ویژگی های فراداده های آنها استفاده و بر مبنای آن یک زبان نشانه گذاری گسترش پذیر(2) دی تی دی(3) ایجاد و این پیشینه ها را به عنوان مجموعه هایی مستقل از زیرساخت، ذخیره می کنند. از این طریق می توان

ص: 336

به طور مجازی با استفاده از آن روش در پیشینه های ذخیره شده ایجاد کرد به علاوه پژوهشگران می توانند از دی تی دی به عنوان ابزاری برای واکاوی از پیشینه ها و دستکاری در آنها استفاده کنند (مور(1) و دیگران، 2000 الف و ب).

در این میان، هماهنگی بیشتر بین سامانه های مدیریت پیشینه ها از جمله استانداردهای فراداده ای، قالب های منطقی و فیزیکی استاندارد و کنترل رویه ای انطباق پذیر، پشتیبان میانكنش پذیری و کار مشترک میان بخش ها و بنگاه ها است و امکان به اشتراک گذاری و مبادله پیشینه های مدیریت شده را فراهم می کند و نیازمندی های بلندمدت پیشینه های عمومی، نیازمند طرح ریزی چگونگی انتقال پیشینه ها با تغییر سکوهای سخت افزاری و نرم افزاری توسط سازمان های عمومی برای اطمینان بخشی از دسترسی مداوم و مستند به آنها می باشد.

از سوی دیگر مسائل مربوط به میانكنش پذیری را -که از جمله ضروریات یک سامانه مدیریت پیشینه های الکترونیک است می توان در سه سطح بررسی کرد:

1. در سطح داده، شامل استانداردهای فراداده ای سطح پیشینه، استانداردسازی کنوانسیون های نامگذاری پرونده و مدرک و استفاده از اصطلاح شناسی های معمول؛

2. در سطح سامانه، شامل مسائل انطباق آنها در میان شبکه های دولتی و مبادله اطلاعات پیشینه و استفاده از استانداردها، پروتکل های بازیابی اطلاعات، کنترل قالب و راهبردهای انتقال؛

3. سطح رویه ای مانند پذیرش کارکردهای رایج و رویه های مبتنی بر سامانه های سازگار (اداره اسناد دولتی، 2001). بنابراین باید گفت که لزوم طراحی سامانه هایی که مسائل میانكنش پذیری را در این سه سطح برای خود رفع کرده اند، ضروری است و یک سامانه مدیریت پیشینه های الکترونیکی علاوه بر میانکنش پذیری در سطح سامانه، باید در سطح داده ها و رویه ای نیز کار آمدی

ص: 337

خود را نشان دهد.

در نهایت باید گفت که امروزه که پیشینه های رقمی یا الکترونیکی در شکل های مختلف و بعضی حتی به همراه فراداده های خاص خود به وجود می آید، چالش بزرگی در ذخیره، بایگانی و بازیابی آنها به وجود می آورند. از سوی دیگر خط مشی ها، زیر ساخت ها و فرایندهای کسب و کار برای دنیای چاپی طراحی شده است و باید قوانین و خط مشی های جدیدی که آمادگی پذیرش تغییر محیط را داشته باشد، تدوین شود و همه این کارها با طراحی فراداده هایی که میانکنش پذیری میان سه سطح داده ها، سامانه ها و رویه ای بر قرار باشد، محقق خواهند شد.

نتیجه گیری

در جمع بندی مطالب این مقاله باید گفت که سازمان های دولتی به چند دلیل نیازمند توسعه زیرساخت مدیریت پیشینه های الکترونیکی هستند:

1. به دلیل ضرورت یکپارچه سازی تسهیلات مربوط به مدیریت پیشینه های الکترونیکی و رویه ها در سامانه های دولت الکترونیک جدید و فرایندهای کسب و کار؛

2. به دلیل ضرورت کنترل وضعیت موجود در سازمان های دولتی چرا که اغلب اطلاعات الکترونیکی گم شده یا به صورت ساختار نیافته و غیر هماهنگ نگهداشته می شود؛

3. به دلیل ضرورت به کار گیری سامانه های الکترونیکی برای مدیریت مدارک پیشینه های الکترونیکی در میان سازمان های دولتی به نحوی که بتوان به آنها دسترسی داشت و به صورتی که اعتبار و یکپارچگی آن حفظ شود، نگهداری و بازیابی کرد و با هماهنگ سازی سامانه های الکترونیک با سامانه های نگهداری از پیشینه چاپی (اداره اسناد دولتی، 2001).

بنابراین پیشینه های الکترونیکی باید با ابزارهای الکترونیکی، مدیریت و

ص: 338

نگهداری شود تا به مزایایی که دولت الکترونیکی می تواند از این راه به دست آورد، برسد. این مزیت ها عبارت است از:

1. توسعه بهتر و سازگار و نظارت بر حافظه سازمان؛

2. همکاری در میان گروه های کاری و تشکیلات؛

3. تبدیل کارکنان دفتری ساده به دانشکاران؛

4. تصمیم سازی های سریع تر؛

5. دسترسی بیش تر به اطلاعات سازمانی؛

6. خدمات عمومی با کیفیت؛

7. مدیریت اطلاعات به عنوان یک دارایی با تقویت مجموعه، اشاعه، و به اشتراک گذاری آن؛

8. ارتقاء یادگیری و درک سازمانی؛

9. و کاهش هزینه عملیات کسب و کار،

10. پاسخگویی سریع به تغییرات (اداره اسناد دولتی، 2001).

در ایران نیز برای تحقق دولت الکترونیک اقداماتی انجام شده است. به عنوان مثال شورای عالی اداری در نود و سومین جلسه خود در 4/15/ 1381 بنا به پیشنهاد سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور بخشنامه ای برای تحقق اهداف قانون برنامه سوم توسعه، به منظور دستیابی به اطلاعات دقیق و بهنگام در بخش های مختلف اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی از طریق اتوماسیون فعالیت ها، تسریع در اجرای امور، بهبود ارائه خدمات به مردم با حداکثر نظم و دقت و افزایش کیفیت تصمیم گیری در سطوح مختلف و ارائه خدمات غیر حضوری، همچنین کاهش هزینه ها، افزایش کارایی و اثر بخشی در بخش های مختلف، ایجاد گردش سریع و صحیح اطلاعات بین دستگاه های اجرائی و در راستای تحقق دولت الکترونیکی تصویب کرد. در این بخشنامه توضیحاتی درباره الزام رعایت موارد ذیل بیان شد: اتوماسیون فعالیت های اختصاصی، اتوماسیون فعالیت های عمومی، فراگیر نمودن بهره گیری از شماره ملی و کدپستی، ساز و کارهای هدایت و هماهنگی در اجرای

ص: 339

مصوبه، آموزش کارکنان دولت در زمینه فناوری اطلاعات، ایجاد امکانات و تسهیلات زیربنایی و فراهم کردن زیربنای حقوقی.(1) همانطور که مشاهده می شود، استفاده از سامانه های مدیریت پیشینه های الکترونیکی به عنوان سامانه های اتوماسیون که دارای ساز و کارهایی هدایتی و هماهنگی است و در آن بر ایجاد زیر ساخت ها و یک سری نیازمندی ها از جمله نیازمندی های حقوقی تأکید شده است- را می توان دقیقاً هم راستا با مصوبه دولت جمهوری اسلامی ایران، در زمینه تحقق دولت الکترونیک دانست.

Cook, T., Schwartz, J. (2002). Archives, records, and power: From (postmodern) theory to (archival) performance. Archival Science, 2, 171-185.

Cuddihy, E. F. (1980). Aging of magnetic recording tape. IEEE Tkansactions on Magnetics, 16.

Cunningham, A. (1994). The archival management of personal records in electronic form: Some suggestions. Archives and Manuscripts, 22(1), 94-105.

Cunningham, A. (1996). Journey to the end of the night: Custody and the dawning of a new era on the archival threshold. Archives and Manuscripts, 24(2), 312-321.

Duff, W. (1998). Harnessing the power of warrant. American Archivist, 61, 88-105.

Duff, W., McKemmish, S. (2000). Metadata and ISO 9000 compliance. Information Management Journal, 34. Retrieved July 23, 2003, from http://rcrg. dstc. edu, adpublications/smckduff.html

Duranti, L., Eastwood, T., MacNeil, H. (2002). Preservation of the integrity of electronic records. Dordrecht, The Netherlands: Kluwer Academic.

Eaton, F., (1994). Electronic media and preservation. IASSIST Quarterly, 181,14-17. http://www.iassistdata.org/publications/iq /iql8 liqvol181 2eaton.pdf

Electronic Records Management Strategy. In: www.mnhs.org/preserve/records /electronicrecords/docs_pdfs/erms.pdf

Electronic Records Management Systems Versus Document Management Systems (2006). Records Management Bulletin, No. 50 July 2006. www.pws.gov. nt.ca/pdf/records Management/bulletins/P DFBulletin_50.pdf

Electronic Records Management: the transition from paper to electronic media. In: www.archives.state.ut.us/recordsmanagem ent/ ElectronicRecordsTraining pdf

European Commission. (2001). Requirements for the management of electronic records (MoReq Specification). Brussels, Luxemburg: Cornwell Affiliates.

Gilliland Swetland, A. J. (2002). Testing our truths: Delineating the parameters of the authentic archival electronic record. American Archivist, 65(2), 196-215.

Gilliland Swetland, A. J. Eppard, P. B. (2000). Preserving the authenticity of contingent digital objects: The InterPARES Project. D-Lib Magazine, 6. Retrieved July 29, 2003, from http://www.dlib.org/dlib/july00/eppard/07eppard. html

Gilliland-Swetland, Anne (2005). Electronic Records Management. In Annual Review of Information Science and Technology.

Gregory, Keith. (2009). Records Management. www. liv. ac. uk/lucas/Practica IE RM/Gregory_ERMS_NHSPASA. ppt

Harris, V. (2001). Law, evidence and electronic records: A strategic perspective from the global periphery. Comma, International Journal on Archives, 1-2, 29-44.

Hedstrom, M. L. (2001). Recordkeeping metadata: Presenting the results of a working meeting. Archival Science, 1, 243-251.

ص: 341

Hirtle, P. (2000). Archival authenticity in a digital age. In Authenticity in a digital environment (pp. 8-23). Washington, DC: Council on Library and Information Resources. Retrieved July 23, 2003 from http://www.clir.org/pubs/ reports/p ub92 /hirtle.h

International Council on Archives. Committee on Electronic Records. (1997). Guide for managing electronic records from an archival perspective. Paris: International Council on Archives.

InterPARES Project (2002). The long-term preservation of authentic electronic records: Findings of the InterPARES Project. Retrieved July 23, 2003, from http:// www. interpares.org/book/index.htm

Ketelaar, E. (2002). Archival temples, archival prisons: Modes of power and protection. Archival Science, 2, 221-228.

McKemmish, S., Parer, D. (1998). Towards frameworks for standardising recordkeeping metadata. Archives and Manuscripts, 26, 2445.

Moore, R., Baru, C., Rajasekar, A,, Ludaescher, B., Marciano, R., Wan, M., et al. (2000). Collection-based persistent digital archives: Part 1. D-Lib Magazine, 6. Retrieved July 29, 2003, from http://www.dlib. org/dlib/march00/moore / O3moore-ptl. html

OCLC/RLG Working Group on Preservation Metadata. (2002). Preservation metadata and the OAIS information model: A metadata framework to support the preservation of digital objects. Retrieved June 9, 2003, from: http://www. oclc.org/ research/pmwg/pm-framework. pdf

Public Record Office (2001). “e-Government Policy Framework for Electronic Records Management". www. nationalarchives.gov.uk/documents /egov_ framework. pdf

Roberts, P. (1994). Defining electronic records, documents and data. Archives and Manuscripts, 22(1), 14-26.

Singh, Pauline, Jane E. Klobas Karen Anderson. “Information Seeking Behaviour of Electronic Records Management Systems (ERMS) Users: Implications for Records Management Practices. "human it 9. 1(2007): 135–181. http://etjanst. hb.se/bhs/th/1-9/psjkka. pdf

Wallace, D. A. (1993). Metadata and the archival management of electronic records. Archiuaria, 36, 87-110.

Walsh JP, Ungson GR (1991)’Organizational Memory”. Academy of Management Review, 16(1), pp. 57-91

ص: 342

ص: 343

تنها ارسال اطلاعات اولیه و پایه صورت نمی گیرد در ورای آن قراردادهای مهم تجاری و تفاهم نامه های بزرگ نیز انتقال می یابد.

همگام با تبدیل شدن به جامعه اطلاعاتی، اهمیت گسترش و اجرای مواردی همچون دولت الکترونیکی، تجارت الکترونیکی، آموزش الکترونیکی و غیره برای کشورها از اولویت های اساسی به حساب می آید. در نتیجه گسترش سریع اینترنت بسیاری از عملیاتی که از راه های مختلف صورت می گرفت اکنون از طریق الکترونیکی صورت می پذیرد. نتیجه طبیعی این تحول بروز مشکلاتی همچون تامین امنیت اطلاعات در محیط الکترونیکی می باشد که به موازات آن شناسایی هویت افرادی که مورد مخاطب قرار می گیرند، نیز اهمیت یافته است. برای برطرف کردن این مشکلات استفاده از فناوری هائی که دارای مشخصات و ویژگی هایی همچون پنهان سازی، تأئید هویت، یکپارچگی داده ها و عدم انکار می باشد در سراسر جهان و به خصوص کشورهای پیشرفته به کار گرفته شده است و در این مورد، تمام موارد قانونی مورد نیاز طراحی شده و اعمال می گردد.(1)

در سایه فناوری های جدید بسیاری از محیط های کاری و فعالیت های انسانی تغییر یافته و اصطلاحات جدیدی رایج و مصطلح شده است که در میان آنها اسناد و مدارک الکترونیکی و در کنار آن مدیریت این گونه مدارک اهمیت یافته است. مهم ترین تفاوتی که بین استاد کلاسیک و اسناد الکترونیکی وجود دارد این است که این گونه اسناد در محیط الکترونیکی تولید شده و مورد استفاده قرار می گیرد. بدون هیچ شکی مهم ترین عاملی که باعث گردیده تا این اصطلاح وارد حیات روزمره ما شود، گسترش بهره گیری از محیط الکترونیکی است. این کارکرد را می توان زیر عنوان هایی همچون دولت الکترونیکی، بانکداری الکترونیکی و تجارت الکترونیکی به طور روشن و واضح مشاهده کرد.

ص: 346

شهروندان به اطلاعات دولتی را می توان در چهار گروه مورد مطالعه قرار داد:

1. زیربناهای فیزیکی: افزایش و گسترش امکان ارتباطات داخلی در حد استانداردها، افزایش امکان استفاده از اینترنت، تأسیس شبکه ها و تهیه نرم افزارهای کارآمد، سامانه ها و روش های دستیابی به داده، ذخیره سازی داده ها و افزایش کارایی در ارائه اطلاعات؛

2. آماده سازی نیروی انسانی، متناسب ساختن رشته های تحصیلی، ایجاد دوره های آموزشی و اطلاع رسانی عمومی؛

3. تحول در نهادهای اقتصادی، مالی و اداری: ایجاد بانک های اطلاعاتی، الکترونیکی کردن اجزای مختلف ساختار اداری دولت، ایجاد و گسترش

شبکه های کامپیوتری و مدیریت سامانه ها؛

4. اصلاح و تصویب قوانین مرتبط با اسناد الکترونیکی از جمله: امضای رقمی، بانکداری الکترونیکی، جرایم الکترونیکی و حمایت از داده های شخصی، مالکیت معنوی و تجارت الکترونیکی.(1) در سامانه های مبتنی بر محیط مجازی، اسناد به صورت الکترونیکی تهیه و سازماندهی می شود. اما نباید فراموش کرد که برای موفقیت در این امر، مسئله مدیریت صحیح این اسناد با هدف ایجاد اطمینان و امنیت افراد در راستای حفاظت و نگهداری از اسناد محرمانه دولتی و شخصی از اهمیت خاصی برخوردار است. به همین دلیل نه تنها باید تدابیر خاصی برای اتصال به شبکه های آزاد که امکان دسترسی به آن توسط همه افراد امکان پذیر است مهیا شود- بلکه باید برای اطمینان و اعتماد افراد نیز تدابير خاصی را اتخاذ کرد.(2) محرمانه ماندن داده ها و اطلاعات مربوط به شهروندان و موارد مربوط به اطلاعات

ص: 348

شخصی این افراد که در اسناد دولتی ضبط شده، یکی از مواردی است که همچنان مورد توجه دولت ها است. هر چند حفظ امنیت چنین اطلاعاتی بسیار پرهزینه و گران می باشد، ولی تأمین چنین امنیتی از جمله موضوعات با اهمیت مدیریتی است.(1)

خود نیز از اجزای مختلفی تشکیل می گردد. این اجزا ارتباط مستقیم با فعالیت های اداری از جمله عملیاتی از قبیل: ثبت، تولید، دریافت و توزیع، بایگانی، جست و جو، بازیابی و بازنگری، محاسبات و ثبت نحوه استفاده از اسناد دارد. برای تسریع در این فعالیت ها هر روز انواع جدیدتری از دستگاه ها به بازار اتوماسیون اداری عرضه می شوند و سال به سال قابلیت های آنها افزایش می یابد. این دستگاه ها را بر اساس عملکرد می توان به دو گروه تقسیم کرد:

1. دستگاه های مربوط به تولید اسناد و کسب اطلاعات، شامل: واژه پردازها و نشر رومیزی، ماشین های کپی هوشمند، سند خوان ها، سامانه های صوتی رقمی،

حروف چینی نوری و تسهیلات کنفرانس از راه دور.

2. دستگاه های مربوط به ذخیره سازی اطلاعات، شامل: کشوهای بایگانی الکترونیکی، ریزنگاشته ها و پست های الکترونیکی.(1)

مدیریت کلاسیک استاد که حول محور اسناد کاغذی متمرکز گردیده است همگام با وضعیت جدید، مجبور خواهد بود تا به دنبال رفتار جدید، راه حل ها، و شیوه های جدید باشد. دیگر نمی توان اسناد الکترونیکی را که نوع جدید اسناد محسوب می گردد به شکل و شیوه استاد کاغذی سازماندهی و مدیریت نمود. در این صورت طبیعی است که خروج از محیط کلاسیک و ارائه خدمات در محیط الکترونیکی بعضی تفاوت ها و دگرگونی ها را به وجود خواهد آورد. اما در اصل، هدف در هر دو نظام هم یکی است. مسئله مهم، عبارت از این است که متخصصان مربوط باید خود را به صورتی هماهنگ با پیشرفت های حاصله آموزش دهند، متحول شوند و به همان شکل مدیریت سازمان های خود و روش های مدیریت اسناد را تغییر دهند.(2)

باید به این مسئله توجه خاصی داشت که در سازمان ها و شرکت های دولتی،

ص: 350

به علت وجود بوروکراسی های موجود، ارتباطات و مکاتبات سازمانی باید طبق قوانین بسیار دقیق و خاصی صورت پذیرد. مرور زمان و کار یکنواخت باعث گردیده تا خروج از این سلسله مراتب، برای بسیاری از مدیران این سازمان ها غير قابل قبول باشد. این در حالی است که در بسیاری از موارد به صلاحدید بعضی از افراد و مدیران رده بالا، فعالیت هایی خاصی خارج از این بوروکراسی ها صورت می پذیرد و این خود باعث ایجاد پیچیدگی های فراوانی در این بوروکراسی ها و روال های کاری می شود که دسته بندی دقیق آنها را غیر ممکن می سازد.

از نظر علم آرشیو هر نوع متن، صدا، تصویر و گرافیک که به وسیله فاکس، تلکس، پست الکترونیکی، ویدئو، دستگاه های موزیک، دوربین، پویشگر و صفحه کلید در محیط رایانه تولید شود و به عنوان مدرک محسوب گردد، سند الکترونیکی محسوب می گردد».(1) با توجه به این موضوع می توان مدیریت اسناد الکترونیکی را می توان چنین تعریف کرد:

سازماندهی، آماده سازی، ذخیره و مدیریت همه اسناد و مدارکی که در طی فعالیت روزانه یک سازمان در محیط الکترونیکی تولید می گردد به منظور استفاده مجدد در مواقع مورد نیاز.

مدیریت اسناد الکترونیکی به صورت موازی با گسترش فناوری به وجود آمده و همگام با فناوری رایانه ای، سازمان ها اسناد خود را از طریق رایانه تولید کرده و در داخل همان سامانه ارسال می کنند. همان گونه که مدرک الکترونیکی بر پایه رایانه تولید می گردد، به گردش در می آید و نگهداری می شود، مدیریت این نوع مدارک نیز به طور طبیعی از طریق رایانه انجام خواهد شد. به دلیل گسترش سریع استفاده از سامانه الکترونیکی در تولید اسناد و مدارک، در صورت عدم آگاهی مدیران درگیر با این گونه مدارک و با مسائل و موانع و محدودیت های مربوط به مدیریت منابع الکترونیکی، مشکلات و مسائل حادی در عملکرد آنها به وجود خواهد آمد. زیرا

ص: 351

مدارک الکترونیکی همانند مدارک کاغذی، از تولید تا سازماندهی و امحاء، نیازمند مدیریتی خوب و مطلوب است. اصول و پایه مدیریت مدارک الکترونیکی با کاغذی تفاوت زیادی ندارد. ثبت، قالب و شکل ثابت اداری، قابل دسترسی بودن، امنیت، عدم تغيير و ثبات اداری از اصول اساسی هر دو می باشد. مهم ترین تفاوت بین این مدارک در سامانه ها، روش ها و ابزارهای مدیریتی آنها است.

هر سازمانی دارای مستندات اداری فراوانی می باشد که حاوی اطلاعات مختلفی است. این مدارک -یا به اصطلاح اسناد باید با نظم و ترتیب نگه داری شوند تا بتوان آنها را در زمان لازم بازیابی کرد و مورد استفاده قرار داد. در واقع اطلاعاتی که در این اسناد وجود دارد، در بخش های مختلف کاری سازمان مورد نیاز است و باید به آنها مراجعه شود. سامانه مدیریت اسناد(1) در واقع وظیفه دریافت، طبقه بندی، نگه داری و بازیابی این اسناد را برعهده دارد.

از زمانی که مدرک الکترونیکی تولید می گردد، پروسه مدیریت این نوع مدرک آغاز می گردد. در واقع می توان ادعا کرد که کنترل این نوع مدارک، قبل از تولید آنها آغاز می شود. در مرحله طراحی سامانه در تولید و شناسائی هر مدرک به طور روشمند دوره محافظت از آن مدرک و تاریخ اعتبار و امحاء آن نیز باید مشخص گردد، همزمان با امنیت آنها دسترسی و حفاظت آسان نیز در نظر گرفته شود و اسناد معینی که باید مکررا روز آمد نگه داشته شود، مشخص گردد.بسیاری از این اعمال جزء عملیات عادی و روزمره در مدیریت اسناد محسوب می گردد. برای مدارک کاغذی این سامانه و روش بعد از تولید اعمال می گردد در حالی که سامانه مدیریت مدارک الکترونیکی باید قبل از تولید طراحی و پیش بینی گردد.(2)

ویژگی های اسناد الکترونیکی تا حد زیادی با اسناد کاغذی متفاوت است:

1. اسناد ذخیره شده الکترونیکی از انعطاف پذیری بسیاری برخوردارند.

ص: 352

ویرایش، تنظیم دوباره، شکل دهی مجدد و ترکیب با سایر اسناد، در آنها به سادگی صورت می گیرد؛

2. اسناد الکترونیکی محلی نیستند. با فناوری ارتباطات راه دور، حتی بدون آگاهی کاربر از محل جغرافیایی سند ذخیره شده، سند الکترونیکی از هر محلی قابل استفاده است؛

3. اسناد الکترونیکی به سادگی نسخه برداری می شود؛

4. در عمل، افراد متعددی می توانند همزمان از یک پایگاه اطلاعاتی یا پیشینه های الکترونیکی استفاده کنند؛ و

5. مجموعه اسناد الکترونیکی از نسخه های کاغذی کم حجم تر است.(1)

یک سند الکترونیکی در یک زمان می تواند در وضعیت های مختلفی از حیات خود قرار گیرد. یعنی در یک زمان می تواند هم به صورت جاری و هم غیر جاری باشد. به همین دلیل این ویژگی در مدیریت این گونه اسناد باید به دقت در نظر گرفته شود. زیرا ممکن است یک سند مهم در اثر بی احتیاطی و بی توجهی تغییر یابد و به یک سند بی ارزش تبدیل گردد. مشکلات و مسائلی که همگام با تحولات در فناوری اطلاعاتی در مدیریت اسناد به وجود آمده این حوزه را وادار به تغییر در ساختار خود کرده است.(2) سامانه های مدیریت اسناد الکترونیکی برای اینکه بتواند خواسته ها و نیازهای سازمان ها را برآورده نماید، دارای خصوصیاتی است که اهم آنها عبارت است از:

- در داخل سامانه ممکن است صورت های مختلفی از یک مدرک با ارزش های متفاوتی وجود داشته باشد؛

- سامانه اجازه تغییر مدارک را نمی دهد؛

- اجازه امحاء و نابودی مدارک فقط از طرف تولید کنندگان آن صادر می شود؛

ص: 353

- مدارک بر اساس سیاست های نگهداری سازمان و تحت نظارت نابود می شود؛

- ذخیره کنترل شده اسناد از طرف تولید کنندگان آنها صورت می گیرد؛

- از طرف مدیر اسناد و مدیر سامانه، کارهای مربوط به ذخیره و نگهداری

انجام می شود؛ و

- در اصل کارهای روزمره سازمان به صورتی مؤثر و سریع صورت گیرد.(1)

یکی از مهم ترین مواردی که در زمینه مدیریت اسناد الکترونیکی، مورد بحث قرار می گیرد، مسئله نگهداری از اسناد می باشد. به منظور رسیدن به این هدف در داخل سازمان، کارشناسان اطلاعات که بتوانند این وظیفه را انجام دهند از طرف مدیر اسناد سازمان استخدام می شوند. کارشناسان اطلاعات، سازماندهی، آماده سازی و نگهداری اسناد و همه فعالیت هائی را که در روش کلاسیک مدیریت اسناد انجام می شود، در محیط الکترونیکی انجام می دهد.(2) در نهایت هدف نهایی از راه اندازی سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی در سازمان، گذشته از انجام کارهای رو زمره، حفظ امنیت اسنادی است که حافظه سازمانی را تشکیل می دهد.(3) وقتی به حجم فعالیت ها در محیط مجازی توجه نمائیم، اهمیت ایمنی فضای مجازی و لزوم معرفی فناوری مربوط به امنیت بیشتر آشکار می گردد. به طوری که در قوانین داخلی و مقررات بین المللی این موارد ارزیابی، بازبینی و مورد حمایت قرار گرفته اند.

امنیت در اسناد الکترونیکی در سامانه ای که به عنوان دولت الکترونیکی شناخته می شود، تبادل اسناد الکترونیکی امری فراگیر و رایج است. این اسناد غالباً حاوی اطلاعاتی مهم و حساس مانند

ص: 354

قراردادهای حقوقی، فناوری های محرمانه و اطلاعات مالی و اقتصادی هستند. از این رو لازم است تدابیری اتخاذ گردد تا از دسترسی سارقان رایانه ای -که در محيط الکترونیکی و مجازی همواره در صدد هستند تا به این مدارک دست اندازی کنند - ممانعت به عمل آید. بسیاری از اطلاعات موجود در اسناد الکترونیکی و یا اطلاعاتی که از طریق اینترنت منتقل می شود، از جمله مسائلی است که نیاز به امنیت بیش تری دارد. این مسئله در تجارت الکترونیکی جایگاه مهمی را داراست.

در فرایند مدیریت اسناد الکترونیکی، تغییر قالب و نقل و انتقال این گونه اسناد امری گر یزناپذیر است؛ به همین دلیل هنوز بعضی سامانه های اداری، به خصوص در زمینه های حقوقی به مرحله احساس نیاز به جا به جایی اسناد کپی با اصل، و تبدیل اسناد کاغذی به الکترونیکی نرسیده اند. وقتی شخصی کپی یک سند را به سازمانی ارائه می کند، اولین وظیفه سامانه، کنترل صحت و درستی این سند است بدون اینکه مجبور باشد به این سند و محتویات آن توجهی کند. در حالی که اسناد رسمی -که در فرم مخصوص خود تهیه شده اند به صورت کپی نیز ممکن است ارائه گردد.

نظام های اداری در سازمانهای مختلف به یک معماری کلی امنیتی نیاز دارد. یعنی امنیتی که به شکل لایه ای از وب سرور گرفته تا برنامه های کاربردی و بانک های اطلاعاتی و اتصال به زیرسامانه های دیگر وجود داشته باشد. بسیاری از سازمان های سنتی برنامه های امنیتی از قبل نصب شده دارند. اما به احتمال قوی به روز نیستند. اگر هر کدام از بخش های معماری امنیت، مطابق طرح عمل نکند آن گاه کل امنیت به خطر می افتد. متأسفانه بسیاری از سازمان ها از ابزارهای امنیتی، تکنیک ها و استراتژی های که نمی توانند در حمله های امنیتی پیچیده دوام بیاورند، استفاده می کنند. در چنین وضعیتی سامانه های آنها در معرض حمله هکرها به شبکه هایشان هستند؛ در حالی که صاحبان سامانه از این وضعیت اطلاع کاملی ندارند. برای اینکه بتوان خطرات امنیتی را به حداقل رسانید راه حل های متعددی وجود دارد که آنها را می توان تحت عنوان لایه های امنیتی مورد مطالعه قرار داد.

ص: 355

یکی از این لایه ها استفاده از روش رمز گذاری(1) است.(2)

روش های متفاوتی برای جلوگیری از دخل و تصرف در اسناد الکترونیکی و تأمین امنیت این اسناد وجود دارد که یکی از آنها رمزدار کردن اطلاعات است. رمزگذاری روشی است که از الگوریتم هایی برای بنیان نهادن مکانیزمی کلی برای اشتراک گذاشتن داده ها در مفهوم عام آن و اسناد مهم اداری در مفهوم خاص آن استفاده می شود. رمزگذاری که به عنوان یکی از روش های رایج در امنیت اطلاعات به کار می رود، فرایندی است که به وسیله آن می توان اطلاعات را از طریق رایانه به صورتی امن، منتقل کرد و یا نگهداری نمود. تنها رایانه های مجاز دریافت کننده اطلاعات می توانند اطلاعات ذخیره شده به رمز را برای استفاده، از حالت رمز خارج کنند، حتی اگر مسیر انتقال اطلاعات (کانال های ارتباطی) ناامن باشد. در واقع هدف اصلی رمزنگاری، تبدیل اطلاعات به گونه ای است که به غیر از استفاده کننده مجاز، شخص دیگری قادر به فهمیدن متن مدرک نباشد و برایش نامفهوم و عملا غیر قابل استفاده باشد. در این روش به منظور رمزنگاری و رمزگشائی اطلاعات از الگوریتم های رمزنگاری و اعداد (کلیدها) استفاده می شود.

در محیط کلاسیک اداری، یک نامه و مدرک که به صورت رسمی ارسال می گردد لازم الاجرا است. اما نامه ای که در محیط مجازی آماده می شود و یا مدرکی که از طریق پست الکترونیکی ارسال می گردد، به چه صورت لازم الاجرا خواهد بود؟ طبیعی است که با امضای شخص تأئید کننده مدرک. در این جا این نکته مطرح می شود که یک نامه و مدرک الکترونیکی چگونه مورد تأیید و امضا قرار خواهد گرفت؟ فناوری های جدید طی تکنیکی که به امضای رقمی معروف شده، این مشکل را حل کرده است.(3) کنترل دسترسی و محدود کردن آن، میزان خسارت

ص: 356

ناشی از حمله هکرها به اسناد را محدود می کند. برای این کار، دو راه وجود دارد: تشخیص هویت و تشخیص مجوز.

تشخیص هویت، تعیین و مشخص می کند آیا شما کسی که ادعا می کنید، هستید؟ یک سامانه شناسایی هویت از کلمه عبور، امضای رقمی و یا رمز عبور برای برقراری ارتباط استفاده می کند. نمونه کاربردی آن ضرورت شناسایی کاربر برای برقراری ارتباط با سرور از طریق مرورگر وب است.

تشخیص مجوز تعریف می کند که کدام کاربر مجوز سرویس فهرست کنترل دسترسی(1) دارد و یا در سیاست های محدودسازی دسترسی به استناد الکترونیکی، امکان دسترسی برای کدام کاربر فراهم است. مجوز معمولا برای کاربر، گروه کاربران یا پرونده های کاربران صادر می شود. شماره های شناسایی و رمزهای عبور کاربران از مرسوم ترین انواع سرویس تشخیص هویت با میزان دسترسی مجاز به اسناد و امکان خواندن و نوشتن است.(2)

به کار برده می شود، ولی در واقع این دو، تفاوت بنیادی با هم داشته و موارد کاربرد متفاوتی دارند. امضای الکترونیکی دارای معنی عام تری بوده و عبارت است از امضای سنتی که به صورت اسکن شده در انتهای نامه های الکترونیکی ذکر می گردد. در حالی که امضای رقمی نمودار داده ای است که به شکل یک واحد داده، الصاق یا با رمزگذاری منتقل می شود و به استفاده کننده اجازه می دهد تا سرمنشأ و اصالت آن را تشخیص دهد. این ساختار منطقی، مانع از جعل امضا می شود. برای تأمین ایمنی و اصالت امضای الکترونیکی باید از امضای رقمی به عنوان فناوری رمزگذاری استفاده کرد. بنابر این نکته مهمی را که در رابطه با امضای رقمی باید در نظر داشت این است که به کارگیری اصطلاح «امضای رقمی» به عنوان نوعی تأیید و به کارگیری آن به مفهوم مصطلح در مورد «امضاء» اشتباه بوده و هیچ شباهتی بین آنها وجود ندارد. هدف از به کارگیری واژه «امضاء» نیز همانند امضای نوشتاری متضمن این موضوع است که آیا تأئید کننده متن مدرک واقع همان شخصی است که ادعا میکند یا خیر؟

دلایلی که استفاده از امضای رقمی را با اهمیت می کند عبارت است از:

- اطمینان از دریافت مدرک و سند، از محل یا شخص مورد نظر. (ابزاری برای

تشخیص هویت تهیه کننده و تأئید کننده مدرک)

- حفظ یکپارچگی سند و جلوگیری از به هم ریختگی و تغییر آن در طول فعالیت های اجرائی؛

- جلوگیری از دستکاری اسناد در طول ذخیره سازی و آرشیو آنها؛

- ممانعت از تهیه اسناد جعلی؛

- مشخص کردن هویت فرستنده و دریافت کننده اسناد؛

- جلوگیری از انکار اطلاعات و مدارک به نحوی که تهیه کننده و دریافت کننده

نتواند محتوای مدرک مورد نظر را انکار کند؛

- تسریع در انجام فعالیت ها و استفاده بهینه از زمان، به خصوص در فعالیت های

تجاری؛

ص: 358

- افزایش در عملیات کنترل و تشخیص اعتبار، به خصوص در بانکداری

الکترونیکی؛

- پایین آمدن هزینه های عملیاتی.

امضای رقمی از طریق شناسه گذاری متن مدارک با یک کد خصوصی توسط تهیه کننده اعمال می شود و نیز یک شناسه عمومی نیز برای استفاده کننده در نظر گرفته شده است که از این طریق می تواند به متن دسترسی داشته باشد.(1)

یکی از متداولترین برنامه های رمزنگاری در رابطه با امنیت اسناد، پی جی پی(2) می باشد که بر اساس شیوه رمزنگاری پی کی آی(3) بنا شده که شیوه ای است که در آن از کلیدها برای رمزنگاری استفاده می شود. برای اینکه یک پرونده به صورت رمز در بیاید و یا اینکه از این حال خارج شود از کلید استفاده می شود که یک مقدار عددی است که به صورت توالی حروف در قسمتی از یک الگوریتم قرار دارد. معمولا در رمزنگاری از دو نوع کلید استفاده می شود که عبارت است از: کلید عمومی و خصوصی.

بر همین اساس در امضای رقمی نیز دو کلید مورد استفاده قرار می گیرد تا یک پیام را رمز سازی و رمز گشایی نمایند: یک کلید خصوصی(4) و یک کلید عمومی.(5) کلید خصوصی صرفا متعلق به رایانه تهیه کننده مدرک بوده و از آن برای رمز گذاری امضاهای رقمی و رمز گشایی مدارک دریافتی استفاده می کنند. کلید عمومی که توسط رایانه تهیه کننده مدرک در اختیار هر یک از رایانه هائی که قصد برقراری ارتباط با یکدیگر را دارند، گذاشته می شود تا برای رمز گذاری مدارک مورد نظر و ارسالی وی، و رمز گشایی امضای رقمی وی، از آن استفاده کنند. برای رمزگشائی یک مدرک رمز شده، رایانه می بایست از کلید عمومی که توسط تهیه کننده و ذخیره

ص: 359

کننده ارائه شده، به همراه کلید خصوصی خود استفاده نماید. (تصویر 1)(1)

تصویر 1 - نمایش ساده از عملکرد امضای رقمی

گواهی های رقمی که به آنها گواهی های تشخیص هویت و کارت های شناسایی رقمی و یا اس اس ال(2) هم گفته می شود مربوط به امنیت نقل و انتقالات اطلاعات می باشد. یک گواهی رقمی، پیامی است که توسط یک گروه به گروه دیگر در شروع مرحله امنیت ارسال می گردد. این گواهی هویت فرستنده و ضمانت درستی افراد و سازمان ها را تعریف می کند. یک گواهی رقمی، درست مانند گواهینامه رانندگی که صلاحیت راننده را برای رانندگی تأیید می کند، هویت کسی را که در فضای مجازی فعالیت می کند، تائید می نماید. این کارت های شناسایی رقمی نگاشتی بین کاربر و کلید رمزگذاری است. این کلید خصوصی، کلیدی است که تنها کاربر می تواند از آن استفاده کند.(3) این گواهی شامل شناسایی یک فرد تائید شده به منظور استفاده از

ص: 360

امضای رقمی و نکات عمومی در خصوص وی، شماره سریال، مدت زمانی که طی آن گواهی رقمی مورد استفاده قرار گرفته و حتی این گواهی از سوی مرکز خدماتی تبلیغاتی وب به نمایندگی مرکز صدور امضای رقمی صادر گردیده، می باشد. مؤسسه تائید کننده با تائید امضای رقمی مورد استفاده به طور واضح مشخص می کند که سند الکترونیکی متعلق به چه کسی است. برابر با این مسئله امنیت این سند تأمین شده و از دسترسی افراد دیگر به آن جلوگیری می شود.(1)

امضای رقمی، صرفا شامل اطلاعات محدودی است که اعلام می کند، ارائه دهنده خدمات وب با استفاده و به کارگیری خدمتی مستقل با نام امضای مجاز»، امین اطلاعات است. «امضای مجاز»، به عنوان میانجی بین دو رایانه ایفای وظیفه می کند. هویت و مجاز بودن هر یک از رایانه ها برای برقراری ارتباط توسط سرویس دهنده انجام و برای هر یک کلید عمومی مربوط را فراهم خواهد کرد. در گزارش سازمان ملل متحد درباره تجارت الکترونیکی، شرط انجام و اعتبار معاملات الکترونیکی توسعه تصویب قوانین و مقررات مناسب درباره امضای الکترونیکی محسوب شده است. پذیرش امضای مجازی دارای فوائدی خواهد بود که مهم ترین فایده آنها افزایش اطمینان به عنوان شرط لازم برای انجام معاملات الکترونیکی است.(2)

ص: 361

سارقان رایانه ای که در فضای الکترونیکی همواره در تلاش برای دست اندازی و خواندن مستندات می باشند، در امان باشد.

رمز گذاری اطلاعات و استفاده از امضای رقمی در ارسال و تبادل اطلاعات موجب افزایش ضریب اطمینان در تبادل اسناد الکترونیکی خواهد شد. امروزه امضای رقمی نقش مهم و اساسی در تجارت الکترونیک اجرا کرده و یک عنصر کلیدی در روند شناسایی و تعیین اعتبار افراد محسوب می شود. روش های مختلفی برای پنهان سازی امضاهای رقمی وجود دارد که این سطح امنیتی را تضمین می کند. همان گونه که اشاره شد امضای رقمی را می توان برای کنترل این که پرونده رایانه ای تغییری نیافته، به کار برد. هرچند این روش ضعف هایی دارد، با وجود این استفاده کنندگان می خواهند این اطمینان را داشته باشند که اسناد الکترونیکی تغییری پیدا نمی کنند. آنها با بیتها سر و کاری ندارند بلکه علاقه آنها در محتوای مواد قرار دارد.

با در نظر گرفتن اینکه هنوز در بسیاری از کشورها (به خصوص ایران به علت قانونی نشدن اسناد الکترونیکی در سطح ملی و همچنین الزام وجود فیزیکی اسناد مالی و حقوقی برای بررسی های لازم، جمع آوری کاغذ در سازمان ها و در نتیجه راه اندازی سامانه هایی مربوط به مدیریت اسناد الکترونیکی، با مشکلات خاصی روبه رو شده است. همین امر باعث گردیده تا از قرار دادن بسیاری از اسناد سازمانی در سامانه های الکترونیکی و محیط مجازی جلوگیری شود. پس باید دسترسی های بسیار دقیق و تعریف شده ای برای این اسناد در نظر گرفته شود و این دسترسی قابل توزیع بین کاربران مختلف باشد.

در کشور ما که فرایندهای اداری مبتنی بر کاغذ می باشد، حرکت به سوی دولت الکترونیکی، مستلزم مهندسی مجدد فرایندهای اداری است. در این زمینه، مسئله فرهنگ سازی نیز از اهمیت زیادی برخوردار است. لذا یکی از ابزارهای مهم و قوی، آموزش های همگانی و گسترده مسئولان اداری و مدیران استاد در سازمان ها در خصوص اهمیت، مزایا و نحوه استفاده از این مجموعه امکانات است.

ص: 363

می کنند نیز موجود است.

نداشتن اطلاعات کافی در مورد اهمیت مدیریت اسناد الکترونیکی و یا داشتن سیاست های نامناسب و ضعیف و دادن اولویت کمتر به مدیریت اسناد، وجود مدیران استادی غیر حرفه ای و نبود تجربه کافی در مدیریت اسناد الکترونیکی، همچنین کنترل ناکافی در مرحله حذف اطلاعات غير ضرور، نداشتن آموزش کافی و هماهنگی و نیز فقدان یک دستورالعمل و رویه کاری و یا استاندارد کلی از دیگر مشکلات و موانع در حفظ و نگهداری اسناد الکترونیکی است.

موضوع عمده حفاظت و نگهداری اسناد الکترونیکی، فناوری، شیوه ها و روش ها و ابزار از منظر داشتن یک سیاست روشن - و کاربران از نقطه نظر نوع برخورد و پذیرش آنها- و نوع استاندارد به کار گرفته شده می باشد و نتیجه آن نیز تعیین اعتبار اسناد از نظر قابل خواندن بودن، قابل درک بودن، قابل اعتماد بودن، امکان دسترسی و نیز یکپارچگی سامانه آنها می باشد. انواع اسناد الکترونیکی عبارت است از:

- پست الکترونیکی (نامه یا یادداشت)؛

- تارگاه یا وب سایت (وب گاه) به صورت گزارش یا آگهی یا انتشارات؛

- پایگاه اطلاعاتی با دیتابیس(1) به صورت صفحه یا موضوعی؛

- اسناد به صورت ورد؛(2)

- صفحه گسترده و غیره.

بهترین شیوه نگهداری موارد فوق در حال حاضر به شرح زیر است:

- پرونده های متنی به صورت بدون فشردگی؛(3)

- تصاویر گرافیکی: تیف و جِی پی پی جی؛(4)

- صفحه گسترده: سی اس وی(5)؛

ص: 366

- پایگاه های اطلاعاتی: اس سی وی(1)

- فیلم ها: فناوری کوئیک تایم ویدئو(2)

- صدا: اِی آی اف اف/ام پِگ(3)2

- چند رسانه ای:(4) ایکس ام ال، اس جی ام ال و اچ تی ام ال(5)

در مدیریت اسناد الکترونیک و نیز آرشیو آنها باید ملاحظات متعددی مورد توجه قرار گیرد. از این رو، داشتن توازن میان حفظ و نگهداری و امکان دسترسی ضروری است. همچنین لازم است، ارزیابی خوبی در مورد ضرورت های واقعی و منابعی که باید رقمی شود، وجود داشته باشد و خطرات مدیریتی هم لحاظ شود. مثلا در پست الکترونیکی، اسناد و وب سایت ها بسرعت ناپدید می شود. به منظور جلوگیری از سردرگمی در موضوعات حفاظتی، به درهم ریختگی روش ها و استانداردهایی که مورد استفاده قرار می گیرد، نیز باید توجه شود. در برخی کشورها، واحدهای مشخصی که کار آنها مقابله با تهدیدات و خطرات الکترونیکی است، در سطوح عالی وزارتخانه ها و نهادها و سازمان های مختلف وجود دارد که با برخورداری از متخصصان و یا اصطلاحاً هکرهای سفید، در شرایط بحران به مقابله بر می خیزند. به عنوان نمونه در مالزی می توان به واحدی در سازمان مدیریت نیروی انسانی این کشور یا دفتر حفاظتی نیسر(6) اشاره کرد. علاوه بر این، در موضوعات حفاظتی به موارد دیگری از قبیل به کارگیری بدون دقت کافی، شرایط نامساعد ذخیره سازی، حمله ویروسی، داشتن کارگروهی برای بازیابی اطلاعات در شرایط بحران، ذخیره سازی نسخه های متعدد در محل ها و در قالب ها و واسطه های مختلف اشاره کرد.

با اجرای صحیح مدیریت «اسناد الکترونیکی» می توان نسبت به دسترسی

ص: 367

درست و صحیح به اسناد در آینده اطمینان حاصل کرد و کنترل و نظارت آگاهانه ای دربارة اسناد انجام داد. جریان عمومی امور در عرصه های مختلف بخوبی گردش می کند و در نهایت حمایت های مناسب از حقوق شهروندان صورت می پذیرد.

آرشیو به عنوان نماد اصالت و هویت تاریخی هر ملت، همواره از جایگاه پر اهمیتی در طول تاریخ خود برخوردار بوده است. نقش آرشیوها در حفاظت و حراست از میراث گذشتگان و اهتمام آنها به سازمان دهی و دسترس پذیر ساختن مواد آرشیوی موجب شده تا بتوان دو وظیفه اصلی را برای آنها متصور شد: یکی گردآوری و محافظت از مواد آرشیوی و دیگری در معرض استفاده قرار دادن این مواد.

با این حال، ارزش تاریخی و ویژگی منحصر به فرد بودن مواد آرشیوی، در پاره ای از اوقات زمینه بروز تعارض میان دو وظیفه یاد شده را فراهم آورده، به طوری که به واسطه تمهیدات امنیتی و حفاظتی خاصی که از سوی آرشیوداران در راستای عمل به وظیفه نگه داری مواد صورت می گیرد، بسیاری از علاقه مندان اعم از تاریخ دانان، پژوهشگران، استادان دانشگاه و دانشجویان عملاً از دسترسی مستقیم به مواد آرشیوی باز می مانند. فدایی عراقی (1377) از قول سرهیلاری جنکینسون می نویسد: «دو وظیفه اساسی آرشیویست که یکی حفظ و حراست از اسناد با ارزش و دیگری در معرض استفاده قرار دادن منابع برای پژوهشگران است نباید با هم عوض شود. به این معنی که اگر این دو وظیفه با هم عوض شود، آرشیویست صرفاً به عنوان یک انباردار خواهد بود». در چنین شرایطی، آرشیودارها ناچارند تا برای حفظ بقا و ماندگاری منابع و همین طور برآوردن نیازها و انتظارات مراجعه کنندگان خویش، ساز و کارهای جدیدی را برای تسهیل دسترسی به مواد آرشیوی به خدمت گیرند.

آرشیوهای الکترونیکی یا رقمی آرشیوها نقش مهمی در حفاظت، ذخیره و بازیابی منابع اطلاعاتی و دانش دارند.

ص: 368

آرشیو در اصطلاح به مجموعه نوشته ها و اسنادی گفته می شود که خود حاصل فعالیت های روزمره و مستمر دیوان های سابق و ادارات کنونی است و معمولا شامل نوشته ها و اسنادی نظیر شرح وظایف، دستورات، خط مشی ها، تشکیلات، فعالیت های اجرایی و نیز مسائل حقوقی، فرهنگی، اجتماعی، نظامی و هر نوع اوراق مهم دیگر نظیر قباله های فروش، پیش نویس مکاتبات و نیز نوارهای صوتی، نقشه ها و مواد دیداری شنیداری است که به سبب ارزش دائمی شان در محلی به همین نام نگهداری می شوند (صمیمی، 1383، ص 13).

هدف اولیه آرشیوها، حفاظت از اشیای مهم و تاریخی نظیر اسناد متنی (مثل مکاتبات و نسخه های خطی)، اشیای گرافیکی (نظیر نقاشی ها و طراحی ها)، سه بعدی (مانند ماکت ها و مجسمه ها)، مواد دیداری شنیداری (همچون نوارهای صوتی و ویدیوئی و نظایر آنهاست.

علاوه بر حفاظت، هدف دیگر آرشیوها ایجاد امکان دستیابی آسان به اسناد است. در آرشیوهای سنتی ابتدا شخص باید سند مورد نظر خود را از بین تعداد زیادی سند برگزیند سپس بررسی کند که آیا سند مربوط در آرشیو قابل دسترسی است یا نه؟ بعد از آن آرشیودار باید سند را در اختیارش بگذارد و سرانجام آنکه شخص برای کار روی سند مربوط ناچار است در محل آرشیو بماند و مطالعه کند.

با پیشرفت فناوری و بهره گیری از دستگاه های ریز فیلم و ریز فیش و رایانه این امکان فراهم شده است که به جای نسخه اصلی اسناد، فتوکپی، تصویر و نسخه رقمی در اختیار محققان قرار گیرد. سازمان اسناد ملی ایران از سال 1371 عملاً ارائه این گونه خدمات را آغاز کرده است. دیسکت های حاوی اطلاعات اسناد و بانک های اطلاعاتی اسناد رقمی شده، روز به روز بیشتر از نسخه اصلی اسناد مورد استفاده قرار می گیرند.

آرشیوهای رقمی راه حلی مناسب برای رفع مشکلات ناشی از ارائه خدمات آرشیوی به متقاضیان است زیرا جست و جو، حمل و نقل و کار روی اسناد رقمی بسیار آسان تر از اسناد آرشیوی کاغذی است (صمیمی، 1383، ص 14).

ص: 369

رقمی سازی از جنبه نظری سبب می شود که بخش عمده ای از محتوای یک آرشیو در دسترس کاربران در شبکه جهانی وب قرار گیرد. در این محیط الکترونیکی، محقق می تواند از راه دور به مجموعه اطلاعات دسترسی داشته باشد و در عین

حال ناچار هم نباشد که آرشیودارها را به فراخوانی اسناد و مدارک از مخزن وادارد. امروزه آرشیودارها، بیش از پیش با این ضرورت مواجه هستند که نه تنها باید اطلاعات لازم و ضروری درباره مجموعه خود را به صورت الکترونیکی ارائه کنند، بلکه خود اسناد را نیز باید به صورت الکترونیکی ارائه کنند. ایجاد دستیابی بیش تر به آرشیوها سبب می شود که مراجعان شان افزایش یابد و آرشیودارها خدمات خود را در دسترس دانشجویان و دیگر گروههایی که ممکن است آشنایی کمی با آرشیوها و نحوه استفاده از آن داشته باشند، نیز قرار دهند (صمیمی، 1383، ص 14).

ایجاد دستیابی بیش تر و سریع تر به آرشیوهای رقمی دو رویکرد اساسی دارد:

- قراردادن مجموعه آرشیوی در اختیار کاربران و محققان؛

- شفاف تر کردن وظایف آرشیوها و هدف آنها برای عموم کاربران.

امروزه با توجه به گسترش فناوری اطلاعات و افزایش روزافزون اطلاعات و نیازهای اطلاعاتی افراد، ما به فناوری نوینی برای حفظ و نگهداری و ارائه خدمات در میان انبوه اطلاعات نیازمندیم. این فناوری نوین که پاسخگوی بسیاری از نیازهای اطلاعاتی خواهد بود و گام بلندی در راه توسعه علمی کشور بر می دارد، آرشیو رقمی نام دارد (صمیمی، 1383، ص 14).

احتمالاً شکل غالب آرشیو رقمی است»

طبق تعریفی دیگر: «آرشيو رقمی مجموعه سازمان یافته یا ساختارمندی از اشیای رقمی و ابرداده هایی است که اشیاء را توصیف می کند. یک شیء رقمی می تواند یک کتاب یا صفحه ای از یک کتاب، یک عکس، یک صوت، یک نقشه رقمی، یک پرونده عددی یا قطعه ای از فیلم ویدئویی باشد» (صمیمی، 1383،

ص 15).

در یک فضای ناچیز گنجانده شوند».

رقمی کردن مطالب هم در محیط های کتابخانه ای و هم در محیط های آرشیوی انجام می شود. در محیط های آرشیوی، بیش تر اسناد و مدارک، همچون دست نوشته ها، عکس، فیلم، نوارهای ویدئویی و نظایر آنها نگهداری می شود. باید به این نکته هم اشاره کرد که در شرایط کنونی، رقمی سازی برای حفظ و نگهداری اسناد گزینه ای کافی و مطمئن نیست. نظام رقمی ظاهراً کامل به نظر می رسد، ولی از آسیب پذیرترین اسناد کاغذی نیز شکنند بهتر و آسیب پذیرتر است. البته هدف این کار، حفظ، نگهداری و ایجاد پایداری طولانی مدت در اقلام اطلاعاتی یا محتوای اطلاعاتی آنهاست. درست است که هدف نهایی، حفظ اصل اطلاعات است، اما زمانی که تخریب جنبه حاد پیدا کند باید اسناد و اطلاعات اصلی را به شیوهای کارآمد بازسازی کرد و ترجیحاً بهتر است این بازسازی روی یک عامل ثابت که طول عمر زیادی داشته باشد، انجام گیرد (صمیمی، 1383، ص16).

نسخه های کاغذی و ریز فیلم های اسناد که به صورت مناسب نگهداری شده

باشد، می تواند صدها سال دوام داشته باشد اما تاکنون شواهدی مبنی بر پایداری نسخه های رقمی برای مدتی بیش از چند دهه وجود ندارد. بدیهی است که رقمی سازی، یک روش حفاظت و نگهداری اطلاعات با امکانات کافی و لازم نیست. بنابراین تصویر برداری رقمی فاقد پایداری دائمی و اعتبار ریز فیلم است، زیرا ریز فیلمی که در یک محیط ثابت و پایدار ذخیره شده باشد دارای طول عمر تخمینی چند صد ساله است. همچنین فناوری بررسی و بازبینی ریز فیلم نیز امری نسبتاً ساده است و با استفاده از یک دستگاه ریز فیلم خوان مسئله حل می شود. در مقابل، بررسی پرونده های رقمی رایانه ای، هم به سخت افزار و هم به نرم افزار نیاز دارد و حتی بازخوانی اطلاعات شناسه گذاری شده در چارچوب یک پرونده قدیمی که در یک نظام رایانه ای قدیمی ذخیره شده، نیز پر هزینه و دشوار است.

بنابراین برای رقمی سازی مواد آرشیوی به منظور حفظ و نگهداری آنها، باید حتما شیوه های سنتی حفظ و نگهداری مواد آرشیوی نیز در نظر گرفته شود، تا به

ص: 372

یک روش تلفیقی برای دستیابی و حفظ و نگهداری اسناد آرشیوی دست یافت

صمیمی، 1383، ص16).

سئوالات زیر برای تعیین ضوابط انتخاب مواد آرشیوی به منظور رقمی سازی ضروری است.