Seyed Mahdi Hosseini

Training Guide for Public libraries Management System (SAMAN)

Tehran: Iran Public Libraries Foundation; Ketabe Nashr Publication

ص: 2

راهنمای آموزشی سامانه مدیریت کتابخانه های عمومی کشور

(سامان)

تهیه و تنظیم:

سیدمهدی حسینی

1395

ص: 3

عنوان کتاب: راهنمای آموزشی سامانه مدیریت کتابخانه های عمومی کشور (سامان)

تهیه و تنظیم: سیدمهدی حسینی

تصویرگر: عبدالله جعفری

چاپ اول: 1395

شمارگان: 3000 نسخه

شابک: 978-600-352-193-3 ISBN:978-600-352-193-3

حق هرگونه چاپ و انتشار محفوظ است.

قیمت : 120000 ریال

ص: 4

امکانات جستجوی پیشرفته. 30

جستجوی فهرستگان. 31

امکانات جستجوی فهرستگان. 32

جزئیات نسخه. 33

ورود اطلاعات و ثبت نسخه. 34

مراحل ایجاد نسخه. 34

جستجوی مدرک... 35

ایجاد نسخه. 35

فیلدهای ورود و ویرایش اطلاعات در کاربرگه نسخه. 37

ارسال درخواست ورود اطلاعات به فهرست نویس ارشد. 47

مراحل ارسال درخواست (برای کتابدار) 47

مراحل ارسال درخواست از طریق ایزو. 54

مراحل بررسی درخواست (برای فهرست نویس ارشد) 56

مدیریت... 58

مدیریت کاربران. 59

جستجوی اطلاعات اعضاء 60

مدیریت کاربران (چاپ کارت و تجمیع کاربران) 61

تجمیع کاربران. 66

مراحل تجمیع. 66

نکات مهم در فرایند تجمیع. 70

ثبت نام اعضاء 75

تایید عضویت... 85

مراحل تایید عضویت افراد. 85

امانت و رزرو. 86

امانت مدرک... 88

تمدید کتاب... 91

بازگشت مدرک... 92

ص: 6

مشاهده وضعیت مدارک کاربر. 92

بدهی کاربر. 95

مشاهده وضعیت مدرک... 98

مشاهده کارکرد مدرک... 98

مشاهده امانت های من.. 99

تحویل موقت... 100

مسائل مهم مربوط به تحویل موقت... 100

فرایند رزرو مدارک... 101

فرایند درخواست های امانت... 103

فرایند درخواست های تمدید امانت... 106

آماده سازی کتاب... 110

جستجوی نسخه. 110

وضعیت های مدرک در کاربرگه نسخه. 116

چاپ تکی و دسته ای عطف... 119

چاپ تکی و دسته ای بارکد. 123

تنظیمات چاپگر. 123

ایجاد قالب برچسب عطف و بارکد. 123

تنظیمات و ویرایش برچسب های عطف و بارکد. 126

رف خوانی در سامانه مدیریت... 127

الزامات و پیش نیازهای رف خوانی.. 127

روش های رف خوانی.. 129

مراحل رف خوانی با استفاده از دستگاه های بارکدخوان. 129

رف خوانی دستی (سنتی) 141

مالی.. 144

سابقه مالی من.. 144

ثبت بدهی جدید. 145

بدهی های گذشته. 145

ص: 7

گزارش ها 147

ضرورت آشنایی با نرم افزار اکسل.. 148

نکات کلی در آمارگیری.. 153

گزارش فهرست نسخ.. 157

گزارش دفتر ثبت... 161

گزارش تأخیر امانات... 163

گزارش تأخیر تحویل موقت... 166

گزارش فهرست عنوان ها 167

گزارش اصلاح داده 169

مسائل کلی در اصلاح داده ها 179

گزارش منابع امانتی.. 180

گزارش لیست منابع پرطرفدار. 182

گزارش لیست نسخ برنگشته. 183

گزارش کارکرد کتابخانه. 183

گزارش اصلاح داده 185

گزارش آماری اعضاء 187

گزارش آماری امانت... 192

گزارش آماری موجودی منابع. 197

گزارش کتاب های پرطرفدار. 203

گزارش منابع تأخیری.. 204

گزارش کارکرد کتابداران. 206

گزارش لیست کارکرد کتابخانه. 207

گزارش لیست کارکرد کتابدار. 209

گزارش کاربران. 209

گزارش کاربران فعال. 211

گزارش بدهی اعضاء 215

گزارش مجموع درآمدها 216

ص: 8

گزارش محاسباتی حق عضویت... 217

نکات مهم و کاربردی.. 218

فرایند پیگیری کتاب های دیرکردی.. 218

ویرایش رده در محل.. 221

پیش رده 222

رده اصلی.. 223

رده فرعی.. 224

شماره کاتر. 224

ثبت نشریات در کاردکس.... 228

عضویت سراسری.. 234

به روزرسانی سامانه. 237

سؤالات متداول. 239

ص: 9

سپاسگزاری

گردآوری، ویرایش و تنظیم محتوای این کتاب بدون راهنمایی و همفکری و همراهی همکارانم دراداره کل امور کتابخانه ها مقدور نبود. به خصوص لازم می دانم از زحمات جناب آقای گودرزی، معاون محترم مدیرکل امور کتابخانه ها که کار بررسی و ارزیابی کتاب را بر عهده داشتند، آقایان کامران نادی و عبدالله جعفری که در طی این مدت از نظرات آن ها بهره بردم و سایر همکاران اداره کل امور کتابخانه ها که در فرایند نگارش این کتاب اینجانب را یاری رساندند، تشکر و قدردانی کنم. شایسته است از تلاش ها و زحمات همکاران محترم اداره کل فناوری اطلاعات نهاد که بهینه سازی و توسعه نرم افزاری و فنی سامانه مدیریت را عهده دار هستند، به خصوص سرکار خانم مهندس هاشمی مدیر کل محترم فناوری اطلاعات و جناب آقای مهندس باوندپوری قدردانی شود. از همفکری های همکاران محترم اداره کل پژوهش معاونت برنامه ریزی، پژوهش و فناوری اطلاعات نیز سپاسگزاری می شود. همکاری و مساعدت های بی شائبه جناب آقای محمد اله یاری، معاون محترم توسعه کتابخانه ها و کتابخوانی و جناب آقای امین متولیان، معاون محترم برنامه ریزی، پژوهش و فناوری اطلاعات در تدوین این اثر بسیار راهگشا و کارساز بوده است که وظیفه می دانم نهایت قدردانی و سپاسگزاری را از ایشان داشته باشم.

ص: 10

به روزرسانی، توسعه و بهبود امکانات و قابلیت های فرایندی تعریف شده در نرم افزار سامان، جز با مطالعه دقیق، نکته سنجی، استفاده از امکانات نرم افزار و ارسال بازخورد و دیدگاه های کارشناسی و علمی کتابداران عزیز و کاربران گرامی آن، محقق نمی شود.

در پایان از تلاش های «معاونت توسعه کتابخانه ها و کتابخوانی» که مدیریت فرایندی، پشتیبانی و آموزشی سامانه مدیریت و «معاونت برنامه ریزی، پژوهش و فناوری اطلاعات» که مدیریت فنی این نرم افزار را برعهده دارند سپاسگزاری می کنم.

و من الله توفیق

علیرضا مختارپور

دبیرکل

تیرماه 1395

ص: 12

مجهز کرد. این سامانه، به عنوان شبکه جامع کتابخانه های عمومی کشور، امکان امانت، عضویت و جستجو در کلیه کتابخانه های متصل به شبکه را برای کاربران خود به سهولت فراهم کرده است. برخی از مزایای مهم سامانه به شرح زیر است:

o امکان اتصال کتابخانه های جدید به سامانه در کوتاه ترین زمان؛

o امکان جستجو در منابع کلیه کتابخانه های عمومی متصل به سامان؛

o امکان مدیریت کلیه امور کتابخانه ای (ثبت نام عضو، امانت، بازگشت، تمدید، رف خوانی، چاپ برچسب های عطف و بارکد، ثبت نسخه، ورود اطلاعات، ...) به صورت کاملاً تحت وب و در بستر مرورگر؛

o امکان گزارش گیری لحظه ای از کلیه عملکردهای کتابخانه ها در سطوح مختلف کتابخانه ای، شهرستانی، استانی و کشوری

o امکان ارسال درخواست ثبت نام، ارسال درخواست تمدید و رزرو کتاب توسط اعضای خارج از محیط کتابخانه و از طریق اینترنت؛

با توجه به درخواست های مکرر مبنی بر وجود نسخه چاپی از این راهنما در کتابخانه به منظور مراجعه و مطالعه کتابداران و ضرورت در دسترس بودن آن در کتابخانه های عمومی به عنوان مرجعی برای پشتیبانی و آموزش سامانه مدیریت، راهنمای حاضر در اداره کل امور کتابخانه ها، تهیه و تدوین شده است. امید است محتوا و راهنماهای ارائه شده در این کتاب، برای کلیه همکاران محترم در سراسر کشور مفید واقع شود. به منظور

ص: 14

بهره گیری مطلوب از این راهنما، موارد زیر توصیه می شود:

o سعی شده همه بخش های سامانه که در اختیار کتابدار و مسئول کتابخانه قرارگرفته، تحت پوشش این راهنما قرار گیرد. بر این اساس، با مروری بر فهرست مندرجات، اطلاعات موردنیاز خود را که به هر بخش از سامانه مربوط می شود دنبال کنید؛

o مواردی که ضروری است نسبت به آن ها دقت و توجه بیشتری شود، با علامت مشخص شده اند.

o در انتهای کتاب، بخش «نکات مهم و کاربردی» با هدف تفکیک مسائلی که کتابداران به صورت روزانه در سامان با آن مواجه می شوند گنجانده شده است.

پشتیبانی، رفع اشکالات و پاسخگویی به سؤالات کتابداران محترم، اولویت اول اداره سامانه مدیریت است. درصورتی که در خلال کار با سامانه مدیریت به مشکلی دچار شده اید که راه حل رفع آن در این کتاب ارائه نشده است یا در خصوص محتوای ارائه شده در این کتاب با ابهامی مواجه هستید، با اداره سامانه مدیریت تماس بگیرید. هرگونه نظر، انتقاد، پیشنهاد و مشکل خود را می توانید به شکل های زیر در میان بگذارید:

o به طور مستقیم با شماره تلفن های پشتیبانی سامانه مدیریت (02188951499، داخلی 263) تماس بگیرید.

o از طریق نشانی پست الکترونیکی اداره سامانه مدیریت (payam.soal@gmail.com) مکاتبه نمایید.

o با استفاده از فرم تعاملی موجود در بخش «تماس با ما» در وبسایت سامانه مدیریت، سؤال خود را مطرح کنید.

ص: 15

فرم تماس با ما در سامانه مدیریت

ص: 16

1- بخش Margins Header/footer را انتخاب کنید. اعداد جدول را به صفر تغییر دهید

2- در بخش Header Footer، همه گزینه ها را blank انتخاب کنید.

تنظیمات چاپگر در مرورگر فایرفاکس

- مرورگر کروم: درصورتی که از مرورگر کروم استفاده می کنید، روی منوی مرورگر کلیک کنید یا دکمه های ctrl + p را هم زمان فشار دهید تا وارد تنظیمات چاپگر مرورگر شوید. در قسمت تنظیمات، روی گزینه +more settings کلیک کنید و گزینه

ص: 20

margins را پیدا کنید. از منوی مقابل، مقدار Margins را بر روی None قرار دهید و سپس اقدام به چاپ کارت کنید.

تنظیمات چاپگر در مرورگر کروم

نیز به منظور عملکرد مطلوب چاپ برچسب عطف و بارکد لازم است. برای دریافت فونت های ضروری به بخش تنظیمات سامانه وارد شوید.

دریافت فونت های موردنیاز از بخش تنظیمات سامانه مدیریت

ص: 22

زبان و ... و در هر کتابخانه، از این جستجو می توان استفاده کرد. با توجه به نکات فوق، به منظور محدودسازی نتایج جستجو و بازیابی اطلاعات مرتبط با نیازهای کاربر، لازم است تا حد ممکن از کلیدواژه های متعدد استفاده کرد.

است؛

مشاهده لیست کتابخانه ها در جستجوی آزاد

برای مشاهده لیست کتابخانه هایی که کتاب را در اختیار دارند، روی گزینه «لیست نسخ» کلیک کنید. در پنجره نمایش داده شده، اسامی کتابخانه ها ارائه شده است که با کلیک بر روی نام هر کدام از کتابخانه ها، کاربر به اطلاعات هر کتابخانه در پایگاه اطلس کتابخانه ها هدایت خواهد شد (تصویر را ببینید)

ص: 25

کاربر با کلیک بر روی نام کتابخانه، به اطلس کتابخانه ها هدایت می شود.

با کلیک بر روی گزینه «لیست نسخ» نیز وضعیت نسخه، رده در محل، بارکد، محل نگهداری و بخش تعریف شده برای کتاب نمایش داده شده است.

مشاهده وضعیت نسخه در جستجوی آزاد

6- بومی سازی جستجو: به منظور سهولت جستجوی آزاد در یک کتابخانه خاص، امکانی در سامانه مدیریت با عنوان «بومی سازی جستجو» فرآهم شده است. کتابدار هر کتابخانه می تواند با کلیک بر روی گزینه «بومی سازی جستجو» فایلی را دانلود و آن را در صفحه نمایش رایانه ای که خاص

ص: 26

جستجو در سامانه برای اعضاء و مخاطبان تدارک دیده شده است، قرار دهد. اعضای آن کتابخانه با کلیک بر روی این فایل، به جستجوی آزاد خاص همان کتابخانه هدایت می شوند. به این منظور لازم است:

o کتابدار یا کاربر، با شناسه و رمز عبور خود در سامانه وارد شود؛

o سپس در جستجوی آزاد، روی گزینه «بومی سازی جستجو» کلیک کند؛

o فایل دریافتی را در صفحه دسکتاپ رایانه خود یا رایانه درنظر گرفته شده برای اعضاء قرار دهد.

بومی سازی جستجو در جستجوی آزاد

کاربر، برای مشاهده گزینه «بومی سازی جستجو» در جستجوی آزاد، باید با استفاده از شناسه کاربری و رمز ورود، در سامانه وارد شده باشد .

ازجمله مهم ترین قابلیت جستجوی آزاد، امکان جستجو در کتابخانه های یک استان خاص، یا یک شهرستان خاص یا یک کتابخانه است. همچنین امکان مشاهده وضعیت کتاب (موجود، امانت) که در رنگ بندی های مشخص شده، در این نوع جستجو، وجود دارد.

ص: 27

1- عنوان، نویسنده، ناشر، سال نشر؛

2- امکان انتخاب یک فیلد برای جستجو (عنوان، نویسنده، ...)؛

3- امکان مشاهده وضعیت مدارک بر اساس رنگ بندی های تعریف شده؛

4- نتایج جستجو شامل: عنوان، نویسنده و مشخصات نشر؛

5- با کلیک بر روی گزینه «جزئیات»، اطلاعات کتابشناسی کامل کتاب قابل مشاهده است؛

امکان مشاهده «وضعیت نسخه» و «قابل امانت بودن آن»، در جزئیات نیز وجود دارد.

به دو شکل می توان در یک کتابخانه خاص جستجو کرد: «جستجوی کتابخانه من» که ساختاری ساده دارد و «جستجوی پیشرفته کتابخانه من» که امکان بهره گیری از فیلدهای مختلف جستجو را برای کاربر فرآهم کرده است. همچنین امکان جستجو در یک بخش خاص از کتابخانه در این نوع جستجو برای کاربر وجود دارد.

1- کتابخانه هایی که کتاب مذکور را در اختیار دارند، قابل مشاهده است.

1- کامل کتاب قابل مشاهده است؛

2- با کلیک بر روی گزینه «لیست کتابخانه»، فهرست کتابخانه هایی که کتاب مذکور را در اختیار دارند، قابل مشاهده است.

می شود.

ایجاد نسخه

مشخصات فهرست در کاربرگه نسخه

صفحه کاربرگه نسخه دارای چند بخش است:

1- مشخصات فهرست: اطلاعات کلی شامل عنوان و شماره راهنمای کتاب در این قسمت درج شده است.

2- جدول مشخصات نسخ موجود: درصورتی که نسخه های قبلی از کتاب موردنظر در کتابخانه وجود دارد، در جدولی که ذیل قسمت مشخصات فهرست ارائه شده، نمایش داده می شود. اطلاعات موجود در این جدول به منظور «نسخه برداری» و ثبت نسخه دوم و سوم و ... به کار می رود.

3- فیلدهای ورود اطلاعات و ویرایش نسخه: بخش بعدی شامل فیلدهای مربوط به عملگرهای نسخه است که در صفحه بعد توضیح داده خواهد شد.

ص: 36

1- بخش: در انتخاب بخش دقت کنید. کتاب به تشخیص کتابدار و مطابق با دستورالعمل بایستی در یک بخش قرار گیرد. عمدتاً کتاب های مربوط به بزرگسالان در بخش «پایگاه اصلی»، کتاب های کودکان در بخش «کودک»، منابع مربوط به کمک درسی در بخش «کمک درسی» و منابع دیداری شنیداری، در بخش «دیداری شنیداری» ثبت می شوند. با انتخاب یک بخش، بارکد کتاب نیز مطابق با آن بخش تعریف می شود. طبعاً با تغییر یک بخش، بارکد کتاب نیز تغییر خواهد کرد.

2- وضعیت نسخه: وضعیت نسخه عبارت است از شرایطی که کتاب در کتابخانه دارد. وضعیت نسخه برای کتابی که به تازگی ثبت نسخه شده، «موجود» است. وضعیت نسخه کتاب در همه حال بایستی مشخص باشد. برخی از وضعیت ها قابل تغییر توسط کتابدار هستند و برخی دیگر، تنها توسط سیستم تغییر پیدا می کند و امکان دخالت عامل انسانی در آن وجود ندارد.

3- نوع تهیه: کتاب به طرق مختلف به دست کتابدار می رسد. نوع تهیه کتاب بایستی توسط کتابدار و هنگام ثبت نسخه با دقت انتخاب شود تا در مواقع لازم بتوان آمارهای منابع دریافتی کتابخانه ها بر اساس نوع تهیه آن ها را به دست آورد. انواع روش های تهیه کتاب عبارت اند از:

· خرید نهاد: کتاب هایی که توسط اداره کل منابع نهاد و به شکل متمرکز برای کتابخانه ها ارسال شده است؛

ص: 38

· خرید کتاب من: کتاب هایی که به وسیله سفارش از طریق «طرح کتاب من» به کتابخانه ارسال شده است؛ لازم به ذکر است در حال حاضر، «طرح کتاب من در کتابخانه ها» اجرا نمی شود؛

· خرید استان: کتاب هایی که توسط اداره کل استان برای کتابخانه خریداری شده است؛

· خرید کتابخانه: کتاب هایی که توسط اداره شهرستان یا کتابخانه خریداری یا تهیه شده است؛

· اهدایی عضو: کتاب هایی که توسط اعضاء به کتابخانه اهداشده است. فرایند استعلام این دسته از کتاب ها بایستی قبلاً انجام شده باشد؛

· اهدایی ارشاد: کتاب هایی که توسط اداره کل فرهنگ و ارشاد اسلامی به کتابخانه اهداشده است؛

· اهدایی سایر: کتاب هایی که به طرقی غیر از موارد فوق، به کتابخانه اهداشده است.

· وقفی: کتاب هایی که توسط اشخاص و سازمان ها، وقف کتابخانه شده است.

· سهمیه فرهنگی: کتاب هایی که توسط اداره کل فرهنگی برای کتابخانه ها به منظور برگزاری مسابقات کتاب خوانی ارسال می شود؛

نامشخص: کتاب هایی که به روش های دیگری که شامل موارد فوق نیست به دست کتابدار رسیده است. قبل از ثبت این دسته از کتاب ها در سیستم، بایستی استعلام

ص: 39

· لازم از طریق کارشناس منابع انجام شود.

1- کیفیت فیزیکی: کتاب هایی که توسط اداره کل منابع برای کتابخانه ها ارسال می کند عموماً کیفیت فیزیکی خیلی خوبی دارند اما ممکن است برخی از کتاب های اهدایی یا کتاب هایی که به طرق دیگری برای کتابخانه خریداری شده، شرایط مطلوبی نداشته باشند. لازم است کتابدار در هنگام ثبت نسخه کیفیت فیزیکی کتاب را بر اساس شرایط آن و مطابق با مواردی که در سیستم وجود دارد انتخاب کند تا بعداً بتوان نسبت به تعمیر، مرمت و صحافی کتاب های موردنیاز اقدام شود. همچنین برخی از کتاب ها به شکل لوح فشرده(1) هستند. شرایط این دسته از کتاب ها و منابع نیز بایستی دقیقاً انتخاب شود. همچنین کتاب هایی که صحافی شده و به چرخه مخزن کتابخانه برگشته است بایستی با انتخاب گزینه «صحافی شده» مشخص شوند.

2- نوع چاپ: این گزینه امکان انتخاب نوع چاپ کتاب را برای کتابدار فراهم می کند. عمدتاً کتاب های خریداری شده نهاد یا چاپ اصل هستند یا افست. کتاب هایی که ارزش بالایی دارند را با گزینه «کتاب نفیس» مشخص کنید. در این زمینه به دستورالعمل ها و بخشنامه های صادرشده مراجعه فرمایید.

نوع جلد: نوع جلد را بر اساس کیفیت آن مشخص کنید.

ص: 40

1- عمدتاً کتاب های خریداری شده توسط نهاد از نوع شومیز(1) هستند یا گالینگور(2). نوع جلد برخی از کتاب های رده سنی کودکان و نوجوانان ممکن است متفاوت باشد.

2- قطع کتاب: قطع و سایز کتاب را بر اساس استانداردهای تعریف شده و موجود انتخاب کنید. در نظر داشته باشید کتاب هایی که دریافت می کنید از تنوع قطع برخوردار هستند. تصویر زیر، مشخصات و اندازه قطع های مختلف کتاب را نشان می دهد.

ص: 41

قطع های کتاب و اندازه های آن ها

1- شابک: لازم است شابک کتاب را درصورتی که پشت جلد کتاب درج شده است، وارد کنید. شماره شابک باید بدون خط تیره وارد شود.

2- شماره ثبت: واردکردن شماره ثبت به دو صورت امکان پذیر است:

درج دستی شماره ثبت: درصورتی که ترتیب شماره ثبت های بخش موردنظر خود را می دانید می توانید

ص: 42

· به صورت دستی شماره ثبت را وارد کنید. در نظر داشته باشید هرگونه خطای سهوی یا عمدی در واردکردن دستی شماره ثبت، منجر به این می شود که ترتیب شماره ثبت های بخش از بین برود که اصلاح آن وقت گیر خواهد بود. همچنین عدم دقت در واردکردن شماره ثبت، ممکن است منجر تولید شماره «ثبت های نادرست» شود.

· کلیک بر روی «دریافت شماره ثبت»: با کلیک بر روی این گزینه، سیستم بر اساس ترتیب شماره ثبت های موجود در بخش، آخرین شماره ثبتی که در بخش قابل استفاده است را پیشنهاد می کند. درعین حال در نظر داشته باشید، درصورتی که قبلاً به صورت دستی شماره ثبتی را وارد کرده باشید که از نظم و ترتیب مشخصی برخوردار نباشد، سیستم نیز آن را ملاک پیشنهاد شماره ثبت در نظر می گیرد. بنابراین دقت و توجه کافی به این امر، میزان خطای سیستمی را کاهش خواهد داد.

1- دریافت شماره ثبت: نحوه دریافت شماره ثبت سیستم در بخش قبلی توضیح داده شده است.

2- شماره نسخه: درصورتی که نسخه کتاب برای اولین بار در کتابخانه ثبت می شود، نیازی به واردکردن عدد در این قسمت نیست. اما درصورتی که نسخه دوم از یک کتاب را می خواهید ثبت کنید، در این قسمت عدد 2 را درج کنید. همانند شماره ثبت، درج شماره نسخه به دو صورت است:

ص: 43

· واردکردن شماره نسخه به صورت دستی: در این حالت بایستی بر اساس نسخ موجود از کتاب در کتابخانه، شماره نسخه آن را وارد کنید. تنها عدد را درج کنید. واردکردن به شکل ن 2 یا نسخه 2 صحیح نیست.

· کلیک بر روی گزینه دریافت شماره نسخه: درصورتی که از گزینه نسخه برداری استفاده کرده باشید، سیستم به صورت خودکار شماره نسخه را در کادر مربوطه درج می کند. همچنین شماره نسخه «پیشنهادی» در این قسمت برای کتب تک جلدی و تک نسخه ای است. بر این اساس، شما می توانید شماره نسخه را به طور دستی نیز وارد نمایید. برای ثبت کتاب های چند جلدی شماره نسخ را به طور دستی، عددی ثابت وارد نمایید. در این حالت شماره جلد برای هر نسخه باید متفاوت باشد.

· نکته مهم: به منظور نسخه برداری از یک کتاب، روی گزینه «نسخه برداری» کلیک کنید. در این حالت، سیستم کتاب را به عنوان نسخه دوم می شناسد.

گزینه نسخه برداری در کاربرگه نسخه

1- دریافت شماره ثبت: مراحل دریافت شماره ثبت در بخش قبلی توضیح داده شده است.

ص: 44

1- شماره جلد: درصورتی که کتاب جلد اول است، نیازی به واردکردن عدد نیست. درصورتی که کتاب چند جلدی است کافی است تنها شماره جلد را وارد کنید. (مثال: 4)

· نکته: اگر چند جلد در یک نسخه مجلد است، شماره جلدها را با کاما از یکدیگر جدا نمایید: (مثال: 5,7,12)

2- قسمت (پارت): این فیلد خاص کتاب هایی است که به صورت بخش بندی شده ارائه شده است. بسته کتاب هایی که از یک عنوان ولی در بخش های جداگانه (نه به صورت جلد) به کتابخانه ارسال شود شامل این نوع می شود. همچنین کتاب های چند جلدی که هر جلد در چند بخش ارائه شده نیز شامل این نوع می شود. در این قسمت نیز کافی است تنها شماره قسمت را وارد کنید. واردکردن به شکل قسمت 2 یا ق 2 صحیح نیست.

3- تاریخ ثبت/تهیه: تاریخ ثبت/تهیه بر اساس تاریخی که کتاب در کتابخانه به دست کتابدار رسیده انتخاب می شود.

· نکته مهم: تاریخ تهیه قابل ویرایش و انتخاب از تقویم بازشونده است.

4- قیمت: قیمت کتاب درصورتی که در صفحه حقوقی کتاب درج شده، حتماً بایستی وارد شود. درصورتی که قیمت کتاب مشخص نیست، عدد صفر قرار دهید.

توضیحات: درصورتی که نیاز به درج توضیحاتی خاص برای کتاب دارید، در کادر مربوط آن را وارد کنید. با توجه

ص: 45

1- به شرایط و وضعیت کتاب، درج توضیحات آن در این قسمت کمک شایانی به کتابدار می کند.

2- مرجع بودن: مرجع به عنوان یک وضعیت در سیستم تعریف می شود. درصورتی که کتاب مرجع است، حتماً بایستی چک باکس مرجع انتخاب شده باشد.

3- اجازه رزرو: سیستم به صورت پیش فرض گزینه «اجازه رزرو» را انتخاب کرده است. درصورتی که کتاب مرجع است یا به هر دلیل دیگری، مطابق با دستورالعمل ها، می توانید این گزینه را غیرفعال کنید.

4- اجازه امانت: سیستم به صورت پیش فرض گزینه «اجازه امانت» را انتخاب کرده است. درصورتی که کتاب مرجع است یا به هر دلیل دیگری، مطابق با دستورالعمل ها، می توانید این گزینه را غیرفعال کنید.

5- اجازه تمدید: سیستم به صورت پیش فرض، گزینه «اجازه تمدید» را انتخاب کرده است. مطابق با دستورالعمل می توانید اجازه تمدید کتاب را غیرفعال کنید.

6- حاوی CD: درصورتی که به همراه کتاب، لوح فشرده ای نیز عرضه شده است این گزینه را انتخاب کنید.

7- ایجاد نسخه و ویرایش رده در محل: بعد از طی این مراحل، با کلیک بر روی گزینه «ایجاد نسخه و ویرایش رده در محل»، نسخه کتاب در سیستم ثبت و کتابدار به مرحله ویرایش رده در محل آن هدایت می شود.

ص: 46

گزینه های مختلف جستجو در سامانه مدیریت

گام دوم) ارسال درخواست

در صورتی که از عدم وجود اطلاعات کتابشناسی مدرک در سامانه مدیریت مطمئن شدید، در جستجوی فهرستگان مجددا نسبت به جستجوی مدرک اقدام کنید. در پنجره پیغام سیستم، (مطابق راهنمای تصویری زیر) روی گزینه «ارسال درخواست فهرست نویس» کلیک کنید.

ارسال درخواست فهرست نویسی

گام سوم) جستجو در کتابخانه ملی برای دریافت اطلاعات کتابشناسی آن

ص: 48

گزینه های مختلف جستجو در سرور کتابخانه ملی

در این مرحله، کتابدار، اطلاعات کتابشناسی کتاب موردنظر خود را از طریق جستجو در بانک اطلاعاتی کتابخانه ملی ایران، بازیابی می کند. توصیه می شود جستجو را در فیلد آزاد کتابخانه ملی، انجام دهید.

مراحل جستجو در سرور کتابخانه ملی عبارت است از:

1- عبارت جستجو را در کادر وارد می­کنیم؛

2- فیلد انتخابی خود را متناسب با عبارتی که وارد کرده ایم، انتخاب می کنیم (همان طور که در شکل قبلی مشاهده می کنید، این فیلدها شامل عنوان، فیلد آزاد، موضوع، شابک و شماره رکورد هستند)؛

3- سرور جستجو به صورت پیش فرض، فعلاً فقط کتابخانه ملی انتخاب شده است؛

4- با کلیک بر روی گزینه «جستجو» سامان نسبت به ارسال داده ها به سرور کتابخانه ملی و دریافت آن ها اقدام خواهد کرد. مدت زمان نمایش رکوردها از کتابخانه ملی، بستگی به داده های فراخوان شده دارد.

مراحل جستجو در سرور کتابخانه ملی

ص: 49

گام چهارم) دریافت نتایج جستجو و بررسی آن ها توسط کتابدار به منظور انتخاب بهترین گزینه برای ارسال به فهرست نویس ارشد

نتایج جستجوی انجام شده در سرور کتابخانه ملی عبارت اند از

1- عنوان کتاب ها و مدارکی که از طریق جستجو در سرور کتابخانه ملی یافت شده است؛

2- اطلاعات مربوط به پدیدآورنده اثر؛

3- جزئیات شامل اطلاعات کامل کتابشناختی اثر؛

بررسی نتایج بازیابی شده از سرور کتابخانه ملی

گام پنجم) مشاهده جزئیات رکورد بازیابی شده و کلیک بر روی گزینه «درخواست افزودن به فهرست»

رکوردهای بازیابی شده را بررسی کنید. درصورتی که اطلاعات کتابشناسی یک رکورد، دقیقاً با اطلاعات همان کتابی است که به دست شما رسیده مطابقت دارد، روی گزینه «درخواست افزودن به فهرست» کلیک کنید.

ص: 50

درخواست افزودن به فهرست

پیغام بعد از ارسال درخواست به فهرست نویس ارشد استان

گام ششم) مشاهده وضعیت درخواست های ارسالی

به منظور مشاهده وضعیت درخواست های ارسالی، از منوی مدیریت، بخش ورود اطلاعات، گزینه «درخواست های من» را کلیک کنید.

ص: 51

بررسی درخواست های ارسالی

کلیه درخواست های ارسال شده در این بخش قرارگرفته و وضعیت آن ها برای کتابدار درخواست دهنده قابل مشاهده است.

مشاهده وضعیت درخواست های ارسال شده

وضعیت کتاب ها در بخش مدیریت درخواست های فهرست نویسی به صورت های زیر است:

1- بررسی نشده: این وضعیت شامل کتاب هایی است که فهرست نویس ارشد استان، هنوز آن ها را بررسی نکرده یا در مرحله فهرست نویسی و ورود اطلاعات هستند.

رد شده: در صورتی فهرست نویس ارشد، درخواست کتابدار

ص: 52

1- را رد می کند که اطلاعات آن کتاب در سامان وجود داشته باشد. بر این اساس علاوه بر رد درخواست، شماره رکورد موجود در سامان را نیز به کتابدار اطلاع می دهد و کتابدار بایستی آن شماره رکورد را از طریق جستجوی رکورد یافته و نسبت به ثبت نسخه اقدام نماید.

2- تأیید شده: درصورتی که فهرست نویس ارشد، درخواست کتابدار را تأیید و اطلاعات موردنیاز وی را در سامان وارد کرد، کتابدار می تواند با کلیک بر روی درج نسخه، نسبت به ثبت اطلاعات کتاب درخواستی خود اقدام کند.

مراحل ارسال درخواست برای کتاب های فاقد اطلاعات کتابشناسی در کتابخانه ملی به شرح ذیل است. درصورتی که اطلاعات کتاب در کتابخانه ملی وجود نداشت، کتابدار لازم است مشخصات کتابشناسی کتاب را بر اساس اطلاعات مندرج در کتاب، از طریق فرم به فهرست نویس ارشد ارسال کند.

· کلیک بر روی گزینه «ارسال مشخصات کتابشناختی مدرک» که در پنجره هشدار سیستم نمایش داده شده است.

ارسال مشخصات کتابشناختی مدرک

فیلدهای موردنظر را تکمیل کنید. تکمیل فیلدهایی که با

ص: 53

· ستاره قرمز مشخص شده اند، الزامی است. توجه کنید که ارسال اسکن و تصویر «صفحه جلد»، «صفحه عنوان» و «صفحه حقوقی کتاب» نیز الزامی است.

گزینه های موجود در بخش «ارسال مشخصات کتابشناختی مدرک»

ارسال فایل ایزو برای فهرست نویس ارشد

1- ابتدا جستجوی خود را در سایت کتابخانه ملی به نشانی opac.nlai.ir انجام دهید و بعد از انتخاب کتاب موردنظر، خروجی ایزو با فرمت txt را در رایانه خود دانلود کنید.

دانلود خروجی ایزو با فرمت text در سایت کتابخانه ملی

2- فایل ایزو که از سایت کتابخانه ملی دریافت و دانلود کرده اید را انتخاب کنید. سیستم در مرحله بعد اطلاعات کتابشناسی مدرک را نمایش خواهد داد. سایر مراحل، را دنبال کرده و درخواست خود را ارسال کنید.

ص: 55

انتخاب فایل ایزوی دانلود شده در رایانه

· شماره رکوردی که پیدا کردید را در آن درج کنید و روی گزینه «ارسال» کلیک کنید؛

· کتاب در سامان وجود ندارد: بعد از اطمینان از عدم وجود کتاب، با کلیک بر روی «بررسی»، جزئیات کتاب را مشاهده کنید و با کلیک بر روی گزینه «تأیید و افزودن به فهرست» نسبت به ورود اطلاعات کتاب درخواستی اقدام کنید. مواردی که نیاز به ویرایش دارند را ویرایش کنید و درنهایت روی گزینه «ذخیره و به روزرسانی» کلیک کنید. شماره رکورد جدیدی که ایجادشده، توسط سیستم برای کتابدار درخواست کننده ارسال می شود و وی نسبت به ثبت نسخه اقدام خواهد کرد.

کتابدارانی که دسترسی آن ها به عنوان «فهرست نویس کتابخانه» یا «فهرست نویس ارشد» در سامانه تعریف شده است لازم است در خصوص نحوه و فرایند ورود اطلاعات و فهرست نویسی منابع و مدارک، به «راهنمای فهرست نویسی» که در اختیار آن ها قرار گرفته است مراجعه نمایند؛ همچنین این همکاران می توانند به طور مستقیم با کارشناسان فهرست نویس ستادی تماس بگیرند و راهنمایی های لازم را دریافت کنند.

ص: 57

1- سایت سامانه در یک کتابخانه پیش ثبت نام کرده اند و امکان ارسال پیام درون نرم افزاری به کاربران قرارگرفته است؛

2- دانلود گزارش ها: در این بخش، گزارش های درخواستی کتابداران قابل مشاهده و دانلود است؛

3- ورود اطلاعات: در این بخش نیز امکان مشاهده فهرست درخواست های ارسال شده به فهرست نویس ارشد استان و مشاهده وضعیت آن ها در اختیار کتابدار قرارگرفته است.

1- است که عضویت آن ها در این بازه زمانی فعال و معتبر بوده است.

2- جستجو بر اساس تاریخ تمدید: این گزینه نیز، فهرستی از اعضاء را بر اساس تاریخی که در کتابخانه تمدید شده اند در اختیار کتابدار قرار می دهد. در تقویم بازشونده سیستم، تاریخ های مدنظر خود را وارد کنید، فهرستی که ارائه می شود شامل اسامی افرادی است که در این بازه زمانی، عضویت خود را تمدید کرده اند.

1. کتاب مراجعه کنید.

2. تمدید کاربر: با کلیک بر روی این گزینه، امکان تمدید فرد مقدور می شود. به منظور تمدید، در جدولی که در ذیل این بخش از سامانه وجود دارد، روی نام موردنظر کلیک کنید تا انتخاب شود، بعد از انتخاب فرد، روی گزینه تمدید کاربر کنید.

3. اضافه به لیست چاپ: برای چاپ کارت عضویت، ابتدا با کلیک بر روی اسامی افرادی که قصد دارید کارت آن ها را چاپ کنید، آن ها را انتخاب کنید. به منظور انتخاب چند نفر، ابتدا در صفحه کلید، دکمه ctrl را نگه دارید، سپس با ماوس، روی فرد موردنظر کلیک کنید. درنهایت روی گزینه اضافه به لیست چاپ کلیک کنید. پیغام زیر توسط سیستم نمایش داده می شود.

پیغام سیستم مبنی بر افزوده شدن فهرست به لیست چاپ

4. مشاهده لیست چاپ: در این قسمت، فهرست اسامی افرادی که قصد چاپ کارت آن ها رادارید قابل مشاهده است.

ص: 62

مشاهده لیست چاپ

1. چاپ روی کارت: با کلیک بر روی این گزینه، امکان چاپ روی کارت، در اختیار کتابدار قرار می گیرد. ابتدا پیغامی توسط سیستم ارائه می شود که کتابدار بایستی تعداد ستون های چاپ کارت را وارد کند. عمدتاً در هر صفحه دو ستون برای چاپ کارت می توان اختصاص داد. در صفحه ای که ارائه شده است، بعد از مطابقت دادن تصویر کاربر و سایر مشخصات وی، روی گزینه چاپ کارت کلیک کنید. تنظیمات چاپ کارت عضویت در بخش مربوط به مواردی کلی این کتاب توضیح داده شده است؛

2. چاپ پشت کارت: برای چاپ پشت کارت، کاغذی که روی کارت ها را با آن چاپ کرده اید به صورت صاف در چاپگر قرار دهید. در صفحه مربوطه روی گزینه چاپ کلیک کنید.

3. راهنمای چاپ کارت: راهنمای چاپ کارت به صورت پنجره بازشونده(1)، ارائه شده است.

ص: 63

1. تجمیع کاربران: درصورتی که فردی در کتابخانه شما دارای چند شناسه تکراری است، برای تجمیع شناسه های وی، روی گزینه تجمیع کلیک کنید. راهنمای تجمیع کاربران در بخش بعدی توضیح داده شده است.

2. تجمیع اشتباه: درصورتی که به اشتباه، شناسه های تکراری اعضاء را تجمیع کرده اید روی این گزینه کلیک کنید. این امر، تجمیعی که در مرحله قبل انجام شده است را مجدداً به حالت اولیه بازخواهد گرداند.

3. جدول نمایشی نتایج جستجو: این جدول حاوی اطلاعات کاربران بازیابی شده است. همچنین امکان دریافت خروجی اکسل از نتایج جستجوی کاربران وجود دارد.

4. ویرایش اطلاعات: برای اصلاح، ویرایش و بررسی اطلاعات اعضای کتابخانه روی گزینه «ویرایش اطلاعات» کلیک کنید.

5. ارسال پیام: امکان ارسال پیام درون نرم افزاری از طرف کتابدار برای کاربران و اعضای کتابخانه وجود دارد.

امکانات ارسال پیام در سامانه مدیریت

ص: 64

از جمله امکانات ارسال پیام در سامان عبارت است از:

- انتخاب یک کاربر: با انتخاب این گزینه، کتابدار می تواند به یک کاربر خاص پیام ارسال کند.

- انتخاب همه کاربران: با انتخاب این گزینه، کتابدار می تواند به همه اعضای کتابخانه خود در سامانه پیام ارسال کند.

- سیستم پیام سامان: با انتخاب این گزینه، پیام در سیستم پیام سامانه مدیریت برای کاربران ارسال خواهد شد. کاربر مخاطب در صورتی که با شناسه کاربری و رمز عبور در سامانه مدیریت وارد شده باشد، قادر به مشاهده پیام خواهد بود.

- ایمیل: با انتخاب این گزینه، پیام به پست الکترونیکی کاربران ارسال خواهد شد. این امر در صورتی امکان پذیر است که مجوز ارسال پیام به صورت ایمیل برای کتابخانه مدنظر توسط مدیر سیستم فعال شده باشد و همچنین، نشانی پست الکترونیکی فعال و معتبر کاربران و اعضای کتابخانه در فرم ثبت نام درج شده باشد. بنابراین لازم است نشانی پست الکترونیکی اعضای کتابخانه توسط کتابداران بررسی و درصورت ضرورت، اصلاح شود.

-

ص: 65

o به منظورهای مختلف، به کتابخانه مراجعه می کنند (امانت یا عودت کتاب، ثبت نام و تمدید، دریافت کارت عضویت، ...) اطلاعات مربوط به نام و نام خانوادگی، کد ملی، شماره شناسنامه و نام پدر آن ها را دریافت و در سامانه جستجو نمایند. مقایسه نتایج به دست آمده می تواند آن ها را در خصوص وجود شناسه های تکراری از افراد در کتابخانه مطمئن کند. درصورتی که کتابدار اطمینان حاصل کرد فردی در کتابخانه وی دارای چندین شناسه تکراری است، نسبت به تجمیع آن ها بر اساس راهنمای ارائه شده اقدام می کند؛

o دریافت خروجی اکسل و تجمیع بر اساس اطلاعات مندرج در آن: همچنین کتابداران می توانند خروجی اکسل مشخصات کلیه اعضای کتابخانه را که در بخش مدیریت کاربران قابل دریافت است، دانلود کرده با استفاده از امکانات فیلتر اکسل و مقایسه نام و نام خانوادگی، نام پدر، نشانی فرد، شماره تلفن وی، و... نسبت به وجود شناسه تکراری از آن ها اطمینان حاصل کنند.

دانلود خروجی اکسل از مشخصات اعضای کتابخانه

ص: 67

نمونه ای از بررسی و مقایسه اطلاعات افراد در فایل اکسل و مشخص کردن شناسه های تکراری

1- جستجو و فیلتر شناسه های تکراری عضو: بعد از اطمینان از وجود شناسه های تکراری از عضو در کتابخانه، در بخش مدیریت کاربران و جدول ارائه شده در ذیل این بخش، با استفاده از امکانات فیلتر (مطابق راهنمای تصویری زیر)، اطلاعات فرد موردنظر را محدود می کنیم.

فیلتر اطلاعات عضو در بخش مدیریت کاربران

ص: 68

1- انتخاب شناسه های تکراری عضو برای تجمیع: در جستجوی حاصل از مشخصات اعضاء، مواردی که یکسان هستند را با کلیک ماوس و گرفتن هم زمان کلید Ctrl در صفحه کلید، انتخاب می کنیم (به راهنمای تصویری زیر دقت کنید)

انتخاب رکوردهای همسان با استفاده از ماوس و کلید Ctrl

2- کلیک بر روی گزینه «تجمیع کاربران»: بعد از انتخاب رکوردهای موردنظر، روی گزینه «تجمیع کاربران» در بالای جدول کلیک کنید.

گزینه تجمیع در بخش مدیریت کاربران

ص: 69

درصورتی که تجمیع با موفقیت انجام شود، پیغام مرتبط نمایش داده می شود

پیغام سیستمی مبنی بر تایید تجمیع

v حاصل کردید که فردی دارای نام خانوادگی همراه با پسوند یا پیشوندهای متفاوت است، ابتدا آن ها را ویرایش کرده به یک نام خانوادگی یکسان تغییر دهید و نسبت به تجمیع آن ها اقدام کنید؛

v ممکن است در فیلد نام فرد یا نام خانوادگی، کلماتی همچون رایگان، ویژه، ارشد، ... درج شده باشد، برای تجمیع ابتدا کلمات زائد را حذف و ویرایش کرده، بعد از یکدست شدن نام و نام خانوادگی، کد ملی، شماره شناسنامه و نام پدر فرد، نسبت به تجمیع شناسه های تکراری وی اقدام کنید (شکل های زیر را ببینید که نمونه ای از درج کلمات زائد در نام خانوادگی است)

نمونه ای از وجود کلمات زائد در نام خانوادگی

o یکی از شناسه های تکراری فرد باید معتبر و فعال باشد: یکی از شناسه های عضو بایستی معتبر بوده و فعال باشد. درصورتی که همه شناسه های تکراری فرد، غیرفعال و منقضی شده باشد سیستم پیغام زیر را نمایش می دهد.

ص: 71

یکی از شناسه های تکراری فرد بایستی دارای اعتبار باشد

v نکته: شناسه فعال اعضا، منحصراً با کد کاربری استاندارد (کد ملی) تعریف شده است. به عبارت دیگر فردی که قصد دارید، شناسه های کاربری وی را تجمیع کنید، لازم است دارای یک شناسه فعال با کد کاربری استاندارد (کد ملی) باشد. درصورتی که فردی دارای یک شناسه فعال با کد کاربری غیراستاندارد و قدیمی است، ابتدا باید آن کد کاربری به کد ملی و کد کاربری استاندارد تغییر وضعیت داده شود. بعد از تغییر وضعیت و اصلاح شناسه کاربری، امکان تجمیع کاربری های تکراری وی وجود خواهد داشت.

نمونه ای از دو شناسه کاربری تکراری از یک فرد

فاقد بدهی یا کتاب در دست امانت باشد: شناسه های کاربری عضو، درصورتی که دارای بدهی یا کتاب امانتی

ص: 72

o باشد، امکان تجمیع ندارد. برای تجمیع لازم است ابتدا بدهی های وی تسویه شود یا کتاب ها از امانت وی خارج شود.

o تجمیع خاص شناسه های تکراری اعضای کتابخانه است: تنها امکان تجمیع شناسه های تکراری اعضای کتابخانه در سامانه وجود دارد. تجمیع شناسه های فردی که یک شناسه وی به عنوان عضو کتابخانه و شناسه دیگری وی با عنوان کتابدار کتابخانه تعریف شده است وجود ندارد؛ به عبارت دیگر، شناسه های تکراری انتخابی برای تجمیع، باید در سطح دسترسی عضو باشد.

o تجمیع خاص شناسه های تکراری اعضای یک کتابخانه است: امکان تجمیع شناسه های کاربری فردی که در چند کتابخانه کد کاربری دارد، وجود ندارد. به عبارت دیگر، شناسه های تکراری فرد را در تنها یک کتابخانه می توان تجمیع کرد.

جدول فهرست اعضاء

در ذیل بخش مدیریت کاربران، جدول فهرست مشخصات اعضای فعال و غیرفعال کتابخانه ارائه شده است. مطابق راهنمای تصویری زیر، اعضایی که اعتبار آن ها برقرار است به عنوان عضو فعال شناخته می شوند و با رنگ سبز کمرنگ مشخص شده اند. اعضایی که اعتبار آن ها سپری و منقضی شده با رنگ صورتی کم رنگ مشخص شده اند.

ص: 73

وضعیت اعتبار یا عدم اعتبار عضویت با رنگ بندی تفکیک شده است.

همچنین امکان دریافت خروجی اکسل از فهرست اعضاء وجود دارد. از سوی دیگر، امکانات فیلترگذاری به منظور بازیابی دقیق تر اعضای کتابخانه نیز در این بخش تعبیه شده است. به منظور اعمال فیلتر، روی گزینه مربوطه (مطابق تصویر زیر) کلیک کنید. پنجره ای باز خواهد شد که شما را قادر می سازد به نحو مطلوبی اطلاعات اعضاء را بازیابی نمایید. این امر به خصوص در تجمیع کاربرانی که شناسه تکراری زیادی دارند کمک می نماید.

گزینه های فیلترگذاری برای جستجوی اطلاعات اعضاء

1. ویرایش اطلاعات: با کلیک روی ویرایش اطلاعات، وارد صفحه فرم ثبت نامی اعضاء خواهید شد و قادر خواهید بود اطلاعات مربوط به تصاویر، علاقه مندی ها، نشانی پست الکترونیکی، و سایر اطلاعات عضو را ویرایش نمایید.

ارسال پیام: این امکان کتابدار را قادر می سازد برای اعضای

ص: 74

1. کتابخانه خود پیغام درون نرم افزاری ارسال کند.

با انتخاب گزینه «غیر ایرانی»، فیلد کد ملی غیرفعال خواهد شد.

1. کد ملی: بر اساس اطلاعات مندرج در کارت ملی فرد، کد ملی را در این فیلد وارد کنید. کد ملی بایستی به شکل صحیح وارد شود. سیستم به صورت خودکار از درج کد ملی ناقص جلوگیری می کند.

2. مشاهده سوابق: با کلیک بر روی گزینه «مشاهده سوابق»، در صورتی که فرد دارای سابقه عضویت و کارکرد در کتابخانه های دیگر متصل به سامانه باشد، نمایش داده خواهد شد. درصورتی که فرد متقاضی، دارای بدهی است یا کتاب دیرکردی دارد، به وی تذکر دهید. در این مورد مطابق دستورالعمل، و بخش نامه های ارسالی عمل کنید. کتابدار می تواند از عضویت مجدد شخصی که کتاب دیرکردی یا بدهی زیادی دارد در کتابخانه جلوگیری کند و عضویت جدید وی منوط به تسویه بدهی یا بازگرداندن کتاب به کتابخانه باشد.

امکان مشاهده سابقه عضویت فرد در سامانه

نام کاربری: کد ملی فرد به صورت خودکار به عنوان «نام کاربری» وی در نظر گرفته می شود. در صورتی که فرد در کتابخانه دیگری عضویت داشته باشد، سیستم به صورت خودکار کد

ص: 76

1. کتابخانه را به ابتدای نام کاربری آن اضافه می کند.

سیستم به صورت خودکار کد کتابخانه را به ابتدای کد کاربری اضافه می کند.

2. کلمه عبور: برای وارد شدن به سامانه و بهره گیری از قابلیت های آن تعریف کلمه عبور ضرورت دارد. در انتخاب رمز عبور بایستی کلیه نکات امنیتی را رعایت کرد. هر اندازه تعداد کاراکترهای رمز عبور بیشتر باشد از امنیت بیشتری برخوردار است.

3. ایمیل: نشانی پست الکترونیکی را در هنگام ثبت نام فرد، در فیلد مربوطه وارد کنید. پست الکترونیکی به منظور فعال سازی شناسه کاربری فرد در سامانه، ارسال پیغام به وی، پشتیبانی و رفع مشکلات وی در هنگام کار با سامانه و اطلاع رسانی به افراد به منظور تازه های کتاب کمک شایانی می کند. همچنین تکمیل این فیلد برای کلیه قابلیت ها و خدمات فعلی نرم افزار و سایر خدماتی که بعدها در سیستم قرار خواهد گرفت کمک خواهد کرد.

ب) درج اطلاعات شناسنامه ای

درج اطلاعات شناسنامه ای در فرم ثبت نام عضو

ص: 77

در فرم درج اطلاعات شناسنامه ای، اطلاعات فرد را بر اساس موارد درج شده در کارت ملی عینا وارد کنید. درج شماره تلفن همراه صحیح و فعال به منظور اطلاع رسانی و ارسال پیامک های اخطار دیرکرد ، پیگیری کتاب های دیرکردی و سایر سرویس هایی که بعدها در سیستم قرار خواهد گرفت بسیار ضروری است.

o اطلاعات شغل و مدرک فرد: فیلدهای مربوط به شغل و مدرک فرد را به دقت تکمیل و انتخاب کنید. دقت در تکمیل این فیلدها به تولید آمار دقیق از وضعیت اعضای کتابخانه ها و بهینه سازی و بهبود ارسال منابع و کتاب های موردنیاز به این دسته از افراد کمک خواهد کرد.

ج) ورود تکمیل اطلاعات تکمیلی

درج اطلاعات تکمیلی در فرم ثبت نام عضو

1- فیلد انتخاب مدرک: در این بخش بر اساس مدارک دریافت شده، مدرک فرد را انتخاب کنید.

فیلد شغل: در این بخش بر اساس مدارک و اطلاعات دریافت شده، نوع شغل و حرفه فرد را انتخاب کنید. تکمیل صحیح و

ص: 78

1- دقیق این فیلد به بهبود و ارتقاء کیفی آمارها و گزارش های دریافتی از اعضاء کمک می کند.

2- فیلد نوع عضویت: انتخاب هرکدام از فیلدهای نوع عضویت وابسته به مقررات، دستورالعمل و بخشنامه های نهاد است. به صورت معمول، فرد به صورت عضو عادی و با پرداخت هزینه کامل عضویت قادر به ثبت نام در کتابخانه است اما در شرایط دیگر، بایستی مدارک و مستندات خود را ارائه کند و کتابخانه بر اساس مقررات، نسبت به ثبت نام و اعمال تخفیف اقدام می کند. موارد موجود در فیلد نوع عضویت، به شرح جدویل زیر است. برای گزینه هایی که با علامت ­ نمایش داده شده، اسکن و بارگذاری فایل مدرک مرتبط الزامی است. با انتخاب هر یک از نوع عضویت های موجود، سیستم به صورت خودکار نسبت به محاسبه میزان تخفیف در هزینه ثبت نام آن اقدام می کند. لازم به ذکر است، عضویت های ویژه-رایگان و ویژه-نیم بهاء بر اساس درخواست اداره کل استان، یا مطابق با بخشنامه های ارسالی در مدت زمان مشخص شده سیستم فعال می شود.

نوع عضویت های تعریف شده در فرم ثبت نام

نوع عضویت

تخفیف و هزینه ثبت نام

عضویت عادی

پرداخت کامل هزینه

ثبت نام

ایثارگران و جانبازان­

تخفیف تمام بهاء

افراد تحت پوشش کمیته

امداد، بهزیستی­، ...

تخفیف تمام بهاء

بسیج­

تخفیف تمام بهاء

بازنشسته دولت

تخفیف تمام بهاء

پژوهشگران (با ارائه

اثر)

تخفیف نیم بهاء

ص: 79

خانواده شهداء­

تخفیف تمام بهاء

عضویت خانوادگی

تخفیف نیم بهاء

عضویت خردسالان

تخفیف تمام بهاء

دانش آموزان و افراد

زیر 14 سال

تخفیف نیم بهاء

کتابداران سایر

سازمان ها و دانشجویان کتابداری­

تخفیف نیم بهاء

کارکنان نهاد و همسر

و فرزندان­

تخفیف تمام بهاء

معلولان

تخفیف تمام بهاء

همیار کتابخانه

تخفیف تمام بهاء

1- نوع دسترسی: گزینه های مربوط به نوع دسترسی عضو در سامانه مدیریت در این قسمت قرار گرفته است. به طور معمول، نوع دسترسی قابل ارائه به اعضاء توسط کتابداران، «عضو کتابخانه» است که دسترسی پایه در سیستم محسوب می شود.

2- وضعیت جسمانی: در هنگام ثبت نام وضعیت جسمانی فرد را با انتخاب فیلد مربوطه مشخص کنید. دقت در انتخاب این فیلد در شناسایی افراد با نیازهای ویژه و خاص کمک خواهد کرد.

3- نوع کارت: در صورتی که کارت جدید برای عضو صادر می شود از گزینه «اصل» استفاده کنید. در صورتی که فرد کارت عضویت خود را مفقود نموده است و قصد دارید مجددا کارت عضویت برای وی چاپ کنید، گزینه «المثنی» را انتخاب کنید.

نوع عضویت (کتابخانه ای/ سراسری): در صورتی که فرد متقاضی عضویت، تنها قصد عضویت در یک کتابخانه خاص را دارد، نوع عضویت را کتابخانه ای انتخاب کنید. در اینصورت، وی امکان دریافت خدمات و امانت کتاب از سایر کتابخانه های عمومی متصل به سامانه را نخواهد داشت. در صورتی که فرد

ص: 80

1- می خواهد مطابق دستورالعمل های نهاد از خدمات سایر کتابخانه ها استفاده نماید، عضویت وی را سراسری تعریف نمایید. در خصوص چگونگی ارائه خدمات در قالب عضویت سراسری، به دستورالعمل مربوط به عضویت سراسری که در بخشنامه ها و دستورالعمل های ابلاغی نهاد ارائه شده است مراجعه کنید.

2- مشخصات معرف: نام، مشخصات، شماره تماس و نشانی معرف فرد را حتماً در فیلدهای مربوطه وارد کنید. گرچه تکمیل این فیلد اجباری نیست اما به پیگیری کتاب های دیرکردی کمک فراوانی خواهد کرد.

د) هزینه عضویت:

بخش «هزینه عضویت» در فرم ثبت نام

1- هزینه عضویت: هزینه عضویت در کتابخانه بر اساس دستورالعمل های ابلاغی نهاد و رویه های جاری تعریف می شود. در هنگام ایجاد و تعریف کتابخانه در سامانه مدیریت، هزینه عضویت توسط مدیر سیستم درج می شود.

ص: 81

1- مبلغ تخفیف: مبلغ تخفیف به صورت خودکار و بر اساس نوع عضویت انتخاب شده محاسبه می شود. به جدول مربوط در صفحه قبل مراجعه کنید.

2- صدور کارت: هزینه صدور کارت نیز توسط مدیر سیستم در هنگام ایجاد کتابخانه تعریف می شود.

3- اجازه دریافت کتاب: با انتخاب این گزینه، مجوز امانت کتاب به فرد اعطاء می شود. به طور معمول، این گزینه به صورت پیشفرض انتخاب شده است مگر در برخی حالات که کتابدار می تواند مطابق با بخشنامه ها و دستورالعمل ها از ارائه خدمات امانت کتاب به عضو جلوگیری کند. به طور مثال، در صورتی که فرایند ثبت نام عضو در کتابخانه کامل نشده باشد، کتابدار می تواند این گزینه را غیر فعال کند تا امکان امانت برای فرد وجود نداشته باشد.

4- پرداخت حق عضویت: این گزینه به صورت پیش فرض انتخاب شده است. درصورت نپرداختن حق عضویت توسط فرد، حتماً کتابدار لازم است تیک مربوطه را بردارد. در این حالت، حق عضویت به بدهی های فرد اضافه می شود.

5- تعداد امانت اضافه: میزان امانت برای هر کتابخانه تا سقف 5 کتاب هم زمان توسط مدیر سیستم تعریف شده است. اما این مقدار بر اساس نوع عضویت فرد و بخش نامه ها و دستورالعمل های ابلاغی نهاد، توسط کتابدار قابل افزایش است.

6- چاپ رسید: این گزینه به صورت پیش فرض انتخاب شده است و به منظور چاپ رسید ثبت نام به کار می رود.

ص: 82

1- شماره فیش بانکی: برای نحوه ورود اطلاعات شماره فیش بانکی به دستورالعمل های ابلاغی نهاد رجوع نمایید.

2- تاریخ انقضاء: تاریخ انقضا به صورت خودکار و توسط سیستم انتخاب شده است. همچنین این تاریخ انقضاء بنا به ضرورت و مطابق با رویه ها، توسط کتابدار قابل انتخاب است.

د) تنظیمات کاربر:

بخش تنظیمات کاربر در فرم ثبت نام

موارد مهم در تنظیمات کاربر درفرم ثبت نام عبارتند از:

· امکان ورود به سامانه: این گزینه به صورت پیش فرض انتخاب شده است. به منظور غیرفعال سازی آن و عدم اجازه به کاربر برای وارد شدن به سامانه، مطابق با رویه ها و دستورالعمل های ابلاغی نهاد اقدام نمایید.

· غیرفعال به دلیل رمز عبور اشتباه: بعد از هر بار وارد کردن نادرست رمز عبور، سیستم به صورت خودکار این گزینه را فعال می کند. برای فعال سازی مجدد لازم است تیک چک باکس برداشته شود.

· جلوگیری از ارائه خدمات: به منظور فعال سازی این گزینه به دستورالعمل های ابلاغی نهاد رجوع شود.

ص: 83

· اجازه امانت: سیستم به صورت پیش فرض این گزینه را فعال می کند. به منظور جلوگیری از امانت به فرد، به دستورالعمل های ابلاغی رجوع کنید.

سایر موارد در فرم ثبت نام:

· عکس عضو: بعد از اسکن عکس عضو، نام فایل عکس را در سیستم به نام کاربری تغییر دهید و سپس آن را در سیستم بارگذاری و آپلود نمایید.

· تعریف علاقه مندی ها: انتخاب علاقه مندی های فرد به اطلاع رسانی مطلوب در خصوص منابعی که مرتبط با نیازهای خواندنی و مطالعاتی فرد است کمک می کند.

ص: 84

1- منابع مرجع و غیرقابل امانت خارج از کتابخانه و همچنین عودت این دسته از منابع را فراهم می کند. این امکان نیز در اختیار عضو قرار دارد که امانت های موقت در اختیار خود (امانت های موقت من) را مشاهده کند.

2- رزرو: امکان رزرو و نیز مشاهده مدارک رزرو شده در این قسمت فراهم شده است.

3- درخواست امانت: مدیریت و مشاهده درخواست های امانت در این بخش برای کتابدار قرارگرفته است.

4- تمدید: مشاهده درخواست های تمدید امانت در این بخش برای کتابدار فراهم شده است.

در ادامه، توضیحات مربوطه به هرکدام از بخش های اشاره شده و نیز راهنماهای تصویری مربوط به هرکدام ارائه شده است.

ص: 87

1- به شکل سراسری و در یک کتابخانه دیگر ثبت نام کرده باشد نیز به محض واردکردن شناسه کاربری، نمایش داده می شود.

2- جستجوی اعضاء: همچنین می توانید روی گزینه کلیک کنید تا امکان جستجوی بر اساس نام و نام خانوادگی در سایر کتابخانه ها را داشته باشید. در این صورت فهرستی از افرادی که به شکل سراسری در سیستم ثبت نام شده اند ارائه می شود.

3- انتخاب بارکد: درصورتی که در کتابخانه از بارکدخوان استفاده می کنید و کتاب های کتابخانه برچسب بارکد دارند، از این گزینه می توانید استفاده کنید. بارکد کتاب را با استفاده از بارکدخوان اسکن کنید. مشخصات کتاب در کادر مقابل نمایش داده خواهد شد. در این حالت، به محض اسکن و ورود خودکار بارکد کتاب، بخش نیز منطبق با آن انتخاب خواهد شد.

4- انتخاب شماره ثبت: درصورتی که کتاب ها برچسب بارکد ندارند یا به هر دلیل دیگری، می توانید شماره ثبت کتاب را در این قسمت وارد کنید. مشخصات کتاب در کادر مقابل نمایش داده خواهد شد. در این حالت، کتابدار لازم است بخش را به صورت دستی و از منوی بازشونده انتخاب کند.

5- محل نگهداری: عمدتاً محل نگهداری عیناً مشابه نام کتابخانه است مگر برای کتابخانه های بزرگ که محل های نگهداری متنوع برای آن ها در سیستم تعریف شده است.

بخش: از منوی بازشونده بخش مربوط با انتخاب کنید.

ص: 89

1- درصورتی که از بارکدخوان استفاده کرده باشید، بخش توسط سیستم به صورت خودکار تشخیص داده خواهد شد.

2- شماره ثبت: شماره ثبت کتاب را به صورت دستی وارد کنید. درصورتی که از بارکدخوان استفاده کرده باشید، سیستم به صورت خودکار شماره ثبت را تشخیص خواهد داد.

3- نوع امانت: درصورتی که شخص عضو کتابخانه است، نوع امانت را عادی انتخاب کنید. درصورتی که شخص به شکل سراسری ثبت نام کرده است و به صورت محلی عضو کتابخانه شما نیست، نوع امانت را بین کتابخانه ای انتخاب کنید. مدت امانت برای هر کتاب، 14 روز است.

4- تاریخ بازگشت کتاب: تاریخ بازگشت کتاب به صورت خودکار توسط سرور سامان تعریف می شود.

در صورتی که ساعت و تاریخ سیستم شما تنظیم نشده باشد، تاریخی که سیستم به عنوان تاریخ بازگشت کتاب به شما نمایش می دهد، به شکل صحیح نمایش داده خواهد شد. البته ساعت و تاریخ سرور نرم افزار، به شکل دقیق، تاریخ بازگشت را برای هر کتاب در بانک اطلاعاتی تعیین خواهد کرد.

در مواقعی که موعد بازگشت کتاب در یکی از تعطیلات رسمی قرارگرفته باشد، آن تعطیلات به مدت زمان امانت کتاب اضافه خواهد شد و جریمه دیرکردی برای عضو محاسبه نمی شود.

ص: 90

امکانات موجود در بخش وضعیت مدارک کاربر

ویژگی های بخش وضعیت مدارک کاربر عبارت اند از:

1- نام کتابخانه: مشخصات و نام کتابخانه ای که فرد در آن کتابخانه، کتاب به امانت دارد، نمایش داده شده است؛

2- مشخصات کاربر: که علاوه بر نام و نام خانوادگی، میزان بدهی، وضعیت اجازه امانت و میزان امانت جاری یعنی تعداد کتاب های در دست امانت وی را نشان می دهد؛

3- پنل میز امانت: این پنل دارای گزینه های کاربردی و مهم برای مدیریت فرایند امانت فرد در کتابخانه است (تصویر زیر)

پنل میز امانت در سامانه مدیریت

ص: 93

امکانات موجود در این قسمت عبارت اند از:

· مدارک در دست امانت: فهرستی از مدارکی که در امانت فرد است در این قسمت قابل مشاهده است.

· مدارک در دست تحویل موقت: فهرستی از مدارکی که شخص برای مطالعه در سالن و محل کتابخانه به امانت برده است در این قسمت قابل مشاهده است.

· امانت مدرک: امکان امانت مدرک را برای کتابدار فراهم می کند.

· تحویل موقت مدرک: امکان امانت مدرک را در سالن مطالعه برای کتابدار فراهم می کند.

· سابقه مدارک بازگشتی: امکان مشاهده سوابق کتاب هایی که توسط فرد به امانت رفته و به کتابخانه عودت داده شده در این قسمت فراهم است.

· سابقه مدارک بازگشتی تحویل موقت: امکان مشاهده سوابق کتاب هایی که فرد برای مطالعه در سالن مطالعه به امانت گرفته و به کتابخانه عودت داده در این بخش فراهم است.

· بدهی های کاربر: امکان مشاهده میزان بدهی های کاربر را برای کتابدار فراهم می کند

· پروفایل کاربر: شامل اطلاعاتی همچون مشخصات کاربری، مشخصات حساب کاربری و آخرین تاریخ ورود به سامانه مدیریت است.

ویرایش کاربر: امکان ویرایش اطلاعات عضو را فراهم

ص: 94

· می کند

· تمدید کاربر: امکان تمدید عضویت فرد را فراهم می کند.

صفحه جزئیات بدهی های کاربر دارای بخش های زیر است:

1- مدیریت تسویه حساب مجموع یا بخشی از بدهی های فرد: درصورتی که می خواهید همه بدهی های فرد را یکجا محاسبه و دریافت کنید، گزینه را تیک بزنید. در غیر این صورت در فهرست ارائه شده، در ستون نشانه پرداخت، مواردی که در نظر است پرداخت شود را انتخاب کنید. درصورتی که قصد دارید سیستم رسید دریافت بدهی را چاپ کند، گزینه را تیک بزنید. همچنین امکان انتخاب تعداد چاپ رسیدها وجود دارد ؛ سیستم مجموع بدهی های فرد را ارائه کرده است. میزان تخفیف را بر اساس دستورالعمل اداره کتابخانه های عمومی و بخش نامه های ارسالی نهاد به صورت دستی وارد کنید. سیستم میزان تخفیف واردشده را محاسبه و مبلغ قابل پرداخت را ارائه خواهد کرد.

مبلغ تخفیفی را به صورت دستی وارد کنید. سیستم نسبت به محاسبه مبلغ نهایی اقدام خواهد کرد.

فهرست بدهی های فرد: مبالغ بدهی، نوع بدهی، اسامی کتاب هایی که در دست امانت فرد است و دیرکردی هستند

ص: 96

1- را در قسمت فهرست بدهی های فرد می توان مشاهده کرد.

2- نشانه پرداخت: چک باکسی برای انتخاب بدهی خاصی که فرد در محل کتابخانه می خواهد بپردازد (تصویر زیر)

نشانه پرداخت

3- مبالغ قابل پرداخت: محاسبه مجموع بدهی هایی که فرد می خواهد بپردازد.

ملاک محاسبه تخفیف در بدهی های فرد، دستورالعمل اداره کتابخانه های عمومی، و بخشنامه های صادره از نهاد است. (میزان بدهی اخذ شده، نباید مانع مراجعه مجدد فرد به کتابخانه شود).

ص: 97

با درج دستی شماره ثبت یا استفاده از بارکدخوان، جستجو را انجام دهید. در صفحه بعدی، فهرستی کامل از وضعیت کارکرد یک مدرک شامل تاریخ امانت، تاریخ بازگشت، نام کاربری فرد امانت گیرنده، مشخصات وی، اطلاعات تماس و تلفن همراه و کتابدار امانت دهنده ارائه شده است.

· درصورتی که عضو طی دو روز باقیمانده از امانت کتاب منصرف شده و انصراف خود را به کتابدار اعلام کرده، کتابدار می تواند روی گزینه حذف کلیک کند تا آن مدرک از رزرو شخص خارج شود. البته سیستم بعد از دو روز، به صورت خودکار و در صورت عدم مراجعه شخص برای امانت مدرک رزرو شده، آن را از لیست رزروی ها خارج خواهد کرد.

· درصورتی که شخص متقاضی، طی دو روز مهلت، برای امانت مدرک رزرو شده مراجعه کرد، کتابدار بایستی آن مدرک را به وی امانت دهد. این امانت می تواند در قالب امانت خارج از کتابخانه باشد یا در قالب امانت موقت (برای منابع مرجع).

مراحل بررسی مدارک رزرو شده در سامانه مدیریت

1- وضعیت کتاب رزرو شده، در قالب رنگ بندی و توضیحات در کادر پایین مدرک رزرو شده مشخص شده است.

2- درصورتی که کتاب، توسط فردی رزرو شود، تا مدت زمان دو روز برای سایر اعضاء غیرقابل امانت خواهد بود.

ص: 102

پیغام هشدار سیستم مبنی بر رزرو بودن یک مدرک و غیرقابل امانت بودن آن

1- همچنین در هنگام جستجو و بازیابی مدرک رزرو شده، در قسمت جزئیات نسخه، عبارت رزرو درج می شود

وضعیت نسخه در هنگام رزرو مدرک

گزینه درخواست امانت در سامانه مدیریت

1- با کلیک بر روی گزینه «درخواست امانت»، سیستم از کاربر «کد درخواست امانت» می خواهد. کاربر بایستی این کد را از کتابدار دریافت کند.

محل درج کد درخواست امانت

2- در این مرحله کتابدار بایستی، کد تولیدی توسط سیستم را از طریق بخش «لیست درخواست ها» که در ذیل منوی «درخواست های امانت» است، دریافت و در اختیار عضو قرار دهد.

کدی که توسط سیستم تولیدشده است توسط کتابدار در اختیار عضو قرار می گیرد.

در مثال تصویری بالا، کد 54033 توسط سیستم درخواست امانت

ص: 104

تولیدشده که لازم است در اختیار عضو قرار گیرد. عضو این کد را در قسمت کد درخواست امانت وارد می کند و دکمه ثبت را کلیک می کند و سیستم پیغامی مبنی بر تایید درخواست مدرک را نشان می دهد.

1- به محض درج کد، سیستم در بخش درخواست های ثبت شده، مشخصات کاربر متقاضی را به همراه شماره ثبت درخواستی امانت، نمایش می دهد.

نمایش مشخصات درخواست های ثبت شده

2- در این مرحله، کتابدار بایستی در بخش «درخواست های رسیده»، مشخصات کتاب درخواستی کاربر را بررسی و نسبت به آماده سازی آن اقدام نماید. به محض آماده سازی مدرک، روی گزینه «آماده» کلیک کند.

درخواست های دریافتی

ص: 105

1- با کلیک بر روی گزینه «آماده»، مشخصات مدرک به بخش درخواست های آماده امانت منتقل می شود و همچنین در صفحه نمایش مانیتور اطلاع رسانی کتابخانه نیز برای عضو نمایش داده می شود و به معنای آن است که کتاب موردنظر آماده شده و بایستی به میز امانت مراجعه کند.

درخواست های آماده تحویل

به منظور امانت کتاب، کتابدار با کلیک بر روی گزینه «امانت»، وارد بخش امانت سیستم خواهد شد.

مراحل بررسی درخواست امانت در سامانه مدیریت

تمدید امانت یک مدرک نیز اقدام کند. فرایند درخواست تمدید امانت در سیستم به شرح ذیل است:

1. عضو کتابخانه درصورتی که با شناسه کاربری و رمز عبور، وارد سیستم شده باشد، با کلیک بر روی گزینه «امانت های من» می تواند عناوین و فهرست کتاب هایی که به امانت برده است را مشاهده کند.

گزینه امانت های من

به منظور ارسال درخواست تمدید امانت، روی گزینه «درخواست تمدید» کلیک می کند. با کلیک بر روی این گزینه، درخواست به کتابدار مربوطه ارسال خواهد شد.

2. در صفحه اصلی سامان، تعداد درخواست های ارسالی تمدید امانت برای کتابدار قابل نمایش است.کتابدار با کلیک بر روی آن وارد صفحه مدیریت درخواست های تمدید خواهد شد.

ص: 107

1. در قسمت مدیریت درخواست های تمدید، عناوین مدارکی که توسط کاربران به منظور تمدید امانت ارسال شده، برای کتابدار قابل مشاهده است. کتابدار مطابق با دستورالعمل نسبت به تمدید امانت یا عدم تمدید آن اقدام می کند. در هر دو حالت، پیغامی برای کاربر ارسال خواهد شد.

فهرست درخواست های تمدید امانت ارسال شده برای کتابدار

همچنین پیام سیستمی مبنی بر تأیید یا عدم تأیید درخواست تمدید مدرک، برای عضو ارسال می شود.

پیغام سیستم مبنی بر تأیید تمدید مدت زمان امانت مدرک

ص: 108

امکان ارسال درخواست تمدید امانت و رزرو کتاب از طریق اینترنت و به صورت آنلاین، ازجمله قابلیت ها و ویژگی های ممتاز سامانه مدیریت است و ضرورت دارد به اعضاء در هنگام ثبت نام در کتابخانه در خصوص این ویژگی ها و قابلیت ها آموزش ها و اطلاع رسانی های لازم ارائه شود.

ضرورت دارد در همه حال، بخش های مربوط به درخواست های تمدید و درخواست های رزرو در سامانه مدیریت توسط کتابداران بررسی شود.

ص: 109

روی گزینه جستجو کلیک کنید تا سامانه، فهرست کل نسخ موجود در بخش را در اختیار شما قرار دهد. تصویر زیر نمونه ای از این روند است که نسخ موجود در بخش پایگاه اصلی یک کتابخانه با کلیک بر روی گزینه جستجو، در اختیار کتابدار قرار می گیرد.

فرم جستجوی نسخه و فهرست نسخ یک بخش از کتابخانه

گزینه ها و قابلیت هایی که این بخش در اختیار کتابدار قرار می دهد به شرح ذیل هستند.

گزینه های موجود در مدیریت نسخه

ویرایش نسخه: امکان ویرایش نسخه های موجود یک کتاب در

ص: 111

1- این قسمت در دسترس کتابدار قرارگرفته است. به منظور مطالعه راهنمای ویرایش نسخه کتاب، بخش مربوط به «ورود اطلاعات و ثبت نسخه این کتاب» را مطالعه کنید.

2- ویرایش رده (رده در محل): گزینه های مربوط به ویرایش رده در محل، در این بخش قرارگرفته است. به منظور مطالعه راهنمای ویرایش رده در محل، به «بخش نکات کاربردی و مهم این کتاب» مراجعه کنید.

3- مشاهده جزئیات نسخه: این بخش جزئیات کلی از وضعیت نسخه را در کتابخانه ارائه می دهد.

انتقال مدرک (تغییر عنوان): گاهی اوقات به دلیل برخی خطاهای تبدیل و تجمیع، عنوان کتاب دچار خطاها و غلط های املایی شده است یا کاراکترهای نامتعارف در عنوان ایجادشده است (به طور مثال: پرانتزها برعکس شده یا علائم و نقطه گذاری های زائد در آن وجود دارد ، ...) یا گاهی به هر دلیلی اشکالات فهرست نویسی برای یک رکورد رخ داده است (به طور مثال: عنوان یک کتاب با اطلاعات کتابشناسی توصیفی و تحلیلی آن همخوانی ندارد یا عنوان متعلق به یک کتاب دیگر است، ...). همان طور که می دانید کتابدار نمی تواند اطلاعات کتابشناسی را تصحیح کند. به منظور رفع مشکل کتابداران در مواجه با عناوین غیرمتعارف، گزینه تغییر عنوان یا انتقال مدرک در قسمت ویرایش نسخه قرارگرفته است. به طور مثال در تصویر زیر، عنوانی که باید اصلاح شود به لحاظ املایی صحیح نیست. کتابدار می تواند با جستجو، اطلاعات کتابشناسی عنوان کتابی که فاقد مشکل است

ص: 112

1- را پیدا کند، شماره رکورد آن را وارد و نسبت به جابجا کردن عنوان اقدام نماید.

امکان تغییر عنوان (انتقال مدرک) در بخش مدیریت نسخه

2- حذف نسخه: این گزینه امکان حذف یک نسخه زائد را برای کتابدار فراهم می کند.

· نکته مهم: امکان حذف نسخه هایی که سابقه و کارکرد امانتی دارند یا وضعیت آن ها امانت است، وجود ندارد. در مورد نسخی که به هر دلیلی زائد هستند و کتابدار نمی تواند آن ها را حذف کند، مراتب را به کارشناسان امور کتابخانه ها یا پشتیبانی اداره سامانه مدیریت اطلاع دهید.

3- ویرایش دسته ای رده: این گزینه برای ویرایش دسته ای رده در محل های کتاب هایی است که به صورت چند جلد یا نسخه (از یک عنوان) در کتابخانه وجود دارند. در حالت کلی برای ویرایش هر کتاب بایستی یک فرایند جداگانه ویرایش رده انجام داد. این امکان کمک می کند ویرایش رده چند کتاب (از یک عنوان) یک بار انجام شود. به منظور ویرایش دسته ای رده، مراحل زیر را انجام دهید:

ص: 113

· ابتدا در فرایند جستجوی نسخه، مواردی که چند نسخه یا جلد هستند را انتخاب کنید (با کلیک هم زمان روی نسخ و فشار دادن کلید ctrl در صفحه کلید) (همانند شکل زیر)

با کلیک هم زمان روی نسخ و فشار دادن کلید Ctrl در صفحه کلید، گزینه های موردنظر را انتخاب کنید

· در مرحله بعدی، اطلاعات را با دقت مرور کنید. شماره رکورد در حقیقت شماره رکورد همان عنوانی است که مجلدهای زیادی از آن در کتابخانه موجود است. راهنمایی لازم در بالای جدول نسخ ارائه شده است.

گزینه ویرایش دسته ای رده در محل در سامان

مرحله بعدی همانند موارد ارائه شده در (ویرایش رده در محل) است با این تفاوت که در انتها گزینه «به روزرسانی

ص: 114

· نسخ انتخاب شده» را کلیک کنید.

1- ایجاد نسخه: این گزینه امکان ایجاد نسخه های جدید از یک نسخه موجود در کتابخانه را فراهم کرده است. به منظور مطالعه راهنمای ایجاد نسخه بخش مربوط به ورود اطلاعات و ثبت نسخه در این کتاب را مطالعه کنید.

2- راهنمای رنگ ها: به منظور تفکیک وضعیت نسخ موجود در سیستم، از رنگ بندی های مختلف استفاده شده است.

راهنمای رنگ ها در سامانه مدیریت

3- امکانات فیلترگذاری و پالایش داده ها: یکی از ویژگی های ممتاز سامانه مدیریت، امکانات فیلترگذاری و پالایش داده ها برای کاربر است. به نحوی که کتابدار قادر است با استفاده از گزینه های ارائه شده و قابل انتخاب، داده های موردنیاز خود را گزینش نماید. در جدول نسخ، با کلیک بر روی فلش کناری عنوان هر ستون (همانند تصویر زیر) امکانات مرتب سازی صعودی و نزولی داده ها و نمایش یا عدم نمایش یک ستون یا اطلاعات، در اختیار کاربر قرار می گیرد.

ص: 115

امکانات فیلترگذاری مقادیر در ستون

نکته مهم: سابقاً تنها وضعیت «وضعیت وجین» شده در سیستم تعریف شده بود که بر این اساس، این وضعیت دیگر قابل استفاده برای کتابداران نیست. البته کتاب هایی که سابق بر این وضعیت آن ها «وجین شده» تعریف شده است، قابل تغییر به یکی از حالت های چهارگانه وجین هستند.

وضعیت های قابل دسترس برای کتابدار

نوع وضعیت

وضعیت های قابل تغییر

وجین شده

موجود،

وجین محتوایی، وجین تکراری، وجین فرسوده، وجین بدون مخاطب

امانت

برنگشته

موجود

مفقود، یکی از حالت های

چهارگانه وجین (محتوایی، بدون مخاطب، تکراری، فرسوده)، در حال صحافی، در حال

مرمت

نامعلوم

معلوم، موجود،

مفقود

موجود

در حال صحافی

موجود

در حال مرمت

موجود

حالت های چهارگانه وجین

(محتوایی، بدون مخاطب، تکراری، فرسوده)

موجود

سایر وضعیت ها، به صورت سیستمی اعمال می شوند. به طور مثال، به محض امانت یک کتاب، وضعیت آن از موجود به امانت توسط سیستم تغییر پیدا می کند.

ص: 117

درصورتی که کتابی در وضعیت «وجین شده» است، و بخواهید آن را به هر دلیلی به وضعیت موجود تغییر دهید، ابتدا از وضعیت «وجین شده» به یکی از وضعیت های چهارگانه وجین، تغییر وضعیت دهید و سپس به وضعیت «موجود» تغییر دهید.

ص: 118

گزینه ترتیب چاپ در تنظیمات برچسب عطف

بر اساس تصویر بالا، گزینه های موجود عبارت اند از:

· ترتیب ورود: چاپ برچسب عطف را بر اساس ترتیب واردکردن آن ها انجام دهد؛

· ترتیب چاپ بر اساس شماره ثبت: چاپ برچسب را به ترتیب شماره ثبت های کتاب های واردشده انجام دهد؛

· ترتیب چاپ بر اساس شماره راهنما: چاپ را به ترتیب شماره راهنمای کتاب های واردشده انجام می دهد؛

· ترتیب چاپ بر اساس شماره رکورد: با انتخاب این گزینه، سیستم ترتیب چاپ را بر اساس شماره رکورد کتاب های واردشده انجام می دهد؛

· ترتیب چاپ بر اساس محل نگهداری: چاپ را بر اساس محل نگهداری کتاب های واردشده انجام دهد؛ این امر به خصوص در کتابخانه هایی که محل های نگهداری متفاوت دارند کاربرد دارد.

ترتیب چاپ بر اساس بخش نگهداری: درصورتی که کتابدار در فیلد بخش، «همه بخش ها» را انتخاب کرده است، چاپ را به تفکیک و ترتیب بخش هایی که کتاب ها در آن

ص: 120

· تعریف شده انجام می دهد؛

· ترتیب چاپ بر اساس بارکد: چاپ را بر اساس بارکد کتاب انجام دهد.

گزینه های مربوط به نمایش سال نشر، نمایش شماره ثبت، نمایش شماره نسخه، و نمایش شماره جلد در برچسب عطف را با دقت انتخاب کنید. سیستم به صورت پیش فرض تعدادی از این گزینه ها را انتخاب کرده است. ضروری است مطابق با دستورالعمل و شیوه نامه و رویه ای که برای کتابخانه تعریف شده است، درج یا عدم درج این موارد مورداستفاده قرار گیرد. به طور مثال، برخی از این گزینه ها ممکن است در یک کتابخانه کاربرد داشته باشد (مثال: نمایش شماره ثبت در برچسب عطف) و ممکن است در کتابخانه دیگر، کاربردی نداشته باشد. اما در همه کتابخانه ها نمایش شماره نسخه و شماره جلد به منظور تفکیک نسخ و جلد آن ها ضروری است.

امکان شروع چاپ از شماره مدنظر کتابدار وجود دارد. به عبارت دیگر، با درج یک شماره مشخص در کادر سیستم چاپ را از آن شماره درج شده شروع خواهد کرد.

حذف کلی (در چاپ تکی عطف و بارکد): این گزینه به منظور حذف همه اطلاعات کتاب های واردشده در این بخش تعبیه شده است. این امکان برای کتابدار فراهم شده تا علاوه بر حذف تکی کتاب موردنظر خود، درصورتی که

ص: 121

· برچسب های همه کتاب ها را چاپ کرده، با کلیک بر روی این گزینه، همه اطلاعات موجود در این جدول را پاک نماید.

o نکته مهم: گاهی اوقات در هنگام واردکردن شماره ثبت های جدید به منظور چاپ برچسب عطف با بارکد، سیستم پیغام خطای «شماره ثبت واردشده موجود نیست» را نمایش می دهد. به منظور رفع این مشکل کافی است یک بار روی گزینه «حذف کلی» کلیک کنید تا اطلاعات کتاب هایی که از قبل در این جدول واردشده است از حافظه سیستم پاک شود.

· چاپ دسته ای عطف: این امر امکان چاپ برچسب عطف تعداد زیادی کتاب را برای کتابدار فراهم می کند. کلیه مراحلی که بایستی در مرحله قبل به انجام رسد نیز در این نوع چاپ قابل بهره گیری است اما تفاوت هایی وجود دارد که به شرح زیر است:

گزینه های موجود در چاپ دسته ای عطف

o امکان چاپ ردیفی از شماره ثبت ها (از شماره ... تا شماره ...) وجود دارد؛

ص: 122

o امکان فیلترگذاری بر اساس «تاریخ ورود نسخه» و «تاریخ ویرایش نسخه» و با بهره گیری از تقویم بازشونده وجود دارد؛

صفحه، تنظیمات مربوط به برچسب و تنظیمات مربوط به قلم است.

نکات مهم:

o لازم است تمامی اعداد برحسب میلی متر در فیلدهای مربوطه وارد شوند؛

o به منظور سهولت بازیابی قالب های تعریف شده کتابخانه ها، در عنوان قالب، درج «نام کتابخانه»،کلمه «عطف» برای قالب های عطف و کلمه «بارکد» برای قالب های بارکد، ضروری است (مثال: عطف شهید رجایی اهواز/بارکد شهید رجایی اهواز)؛

تنظیمات صفحه: با استفاده از خط کش، مقادیر لازم را اندازه گیری و در فیلدهای مربوطه وارد کنید.

فیلدهای موجود در تنظیمات صفحه در عطف که بایستی تکمیل شود

نکته مهم: به منظور جلوگیری از بروز مشکل در خواندن بارکد

ص: 124

چاپ شده توسط دستگاه بارکدخوان، گزینه چاپ کادر را خیر انتخاب کنید.

تنظیمات برچسب: مقادیر مربوط به این تنظیمات نیز همانند مورد قبل بایستی در فیلدهای مربوطه توسط کتابدار وارد شود.

فیلدهای مربوط به تنظیمات برچسب در عطف که بایستی تکمیل شود

تنظیمات قلم: این تنظیمات مطابق با رویه و شیوه ای که در کتابخانه در چاپ برچسب های عطف و بارکد انجام می شود بایستی تعریف و اعمال شود.

گزینه های مربوط به تنظیمات قلم

ص: 125

- کارکنان کتابخانه بررسی و داد های نادرست اصلاح می شود. به منظور مطالعه راهنماها و توضیحات مربوط به اصلاح داده ها به «بخش گزارش ها» مراجعه کنید.

- حذف بخش های زاید: به طور کلی در هنگام تعریف هر کتابخانه در سامانه مدیریت، 5 بخش «پایگاه اصلی»، «کودک»، «کمک درسی»، «دیداری شنیداری» و «نشریات» برای آن ایجاد می شود. ممکن است در برخی کتابخانه ها، بخش های دیگری نیز وجود داشته باشد. وجود بخش های اضافی و زاید منجر به بروز مشکلاتی در فرایند رف خوانی می شود. لازم است همکاران محترم نسبت به حذف بخش های زاید یا تجمیع داده های آن ها با سایر بخش ها مطابق با بخش نامه های ارسالی نهاد اقدام کنند.

- تجهیزات فنی مورد نیاز: وجود دستگاه بارکدخوان بی سیم در کتابخانه های متصل به سامانه، به پیشبرد مطلوب رف خوانی کمک فراوانی می کند. در این راستا، لازم است تمهیدات فنی مورد نیاز برای کتابخانه ها فرآهم شود. در خصوص چگونگی بهره گیری همه کتابخانه ها از دستگاه بارکدخوان بی سیم، به بخش نامه های ارسالی نهاد مراجعه کنید.

ص: 128

با کلیک راست بر صفحه دستکتاپ، از منوی new، گزینه text document را انتخاب می کنیم

گام دوم: نام گذاری فایل متنی ایجاد شده به نام بخش:

مطابق شکل زیر، پس از ایجاد فایل متنی، نام آن را به نام بخشی که قرار است منابع آن توسط بارکدخوان اسکن شود، تغییر دهید. نام فایل لازم است «فارسی» باشد. (به طور مثال: در صورتی که قرار است کتاب های موجود در بخش کودک توسط بارکدخوان اسکن شود، نام فایل متنی خود را به «کودک» تغییر دهید)

نکته مهم: توجه کنید ممکن است در سامانه برای کتابخانه شما، به طور مثال، بخشی با عنوان مرجع ایجاد نشده باشد اما کتاب های مرجع به لحاظ فیزیکی در بخشی جداگانه در کتابخانه قرار دارد. در نظر داشته باشید که این کتاب ها در سامانه در پایگاه اصلی ثبت شده اند اما به لحاظ فیزیکی در بخشی مستقل قرار دارند، بنابراین بارکد کلیه کتاب هایی که در سامانه در بخش «پایگاه اصلی» قرار دارند لازم است یکجا توسط بارکدخوان اسکن شوند.

ص: 130

نام فایل متنی را به نام بخش تغییر دهید

گام سوم: اسکن بارکدهای منابع هر بخش:

پس از ایجاد فایل متنی، بر روی آن دو بار کلیک کرده و فایل را باز کنید. به محض اسکن بارکد یک کتاب، بارکد مزبور به صورت ستونی در فایل متنی درج می شود. هر چند وقت یک بار فایل را ذخیره کنید تا بارکدهای درج شده به علت قطعی برق یا مشکلات دیگر از بین نرود. بارکدهای منابع هر بخش را به طور کامل اسکن و سپس در پایان، فایل را ذخیره نهایی کنید.

نمونه ای از بارکدهای اسکن شده منابع موجود در یک بخش

ص: 131

نکته: در صورتی که برچسب بارکدهای نصب شده در پشت کتاب توسط دستگاه بارکدخوان قابل شناسایی نباشد، در فایل متنی شماره بارکد موردنظر را به صورت دستی پس از آخرین شماره بارکد ثیت شده، درج کنید.

گام چهارم: آپلود (بارگذاری) فایل متنی (سیاهه برداری) در سامانه:

در این مرحله فایل متنی که با نام بخش موردنظر ذخیره شده است را از طریق منوی آماده سازی، گزینه رف خوانی، گزینه آپلود فایل سیاهه برداری، مطابق تصاویر آپلود (بارگذاری) شود.

مراحل کلی آپلود فایل متنی حاوی بارکدهای اسکن شده

فایل متنی حاوی بارکدها انتخاب می شود

ص: 132

فایل در سرور آپلود می شود

بعد از آپلود فایل، وضعیت مرتبط با منابع انتخاب می شود. در این نمونه، وضعیت منابع اسکن شده در کتابخانه «موجود» هستند.

بعد از انتخاب وضعیت مرتبط با منابع، روی گزینه «ارسال به سرور» کلیک می شود.

ص: 133

گام پنجم: گزارش فایل سیاهه برداری:

پس از آپلود (بارگذاری) فایل های متنی در سیستم، از منوی آماده سازی کتاب از قسمت رف خوانی، «گزارش سیاهه برداری» را انتخاب کنید.

مراحل دریافت گزارش سیاهه برداری در فرایند رف خوانی

تصویر بالا، مراحل دریافت گزارش سیاهه برداری را نمایش می دهد. بر این اساس، ابتدا بخش مورد نظر را انتخاب کرده و پس از تعیین بخش، در قسمت محدوده درج تاریخ، تاریخ انجام بارگذاری را ثبت و بر روی فیلد جستجو کلیک کنید. به دنبال اتمام فرایند جستجو، در همان صفحه، اطلاعاتی چون شماره، نام فایل، تاریخ ارسال و وضعیت نسخه نمایش داده می شود. ردیفی که اطلاعات مورد اشاره در آنجا قرار دارد را انتخاب کنید. در قسمت بالایی ردیف مورد نظر دو نوع گزارش ارائه می شود:

1- گزارش: این گزارش، وضعیت فعلی هر منابع را نمایش می دهد؛

گزارش تفاوت ها: این گزارش، با مقایسه وضعیت هر منابع

ص: 134

1- در پایگاه داده سامانه و مخزن کتابخانه، تفاوت ها و مغایرت ها را مشخص می کند.

با کلیک بر روی گزینه گزارش و گزارش تفاوت ها، سامانه پیغام هشدار مبنی برآماده سازی گزارش در اختیار کاربر قرار می دهد.

دریافت گزارش رف خوانی از منوی دانلود گزارش ها

ص: 135

همانطور که اشاره شد سامانه دو نوع گزارش برای سیاهه برداری در اختیار کتابدار قرار می دهد که عبارتند از:

1- گزارش:

در این گزارش فهرست کل نسخ با وضعیت (موجود، مفقود شده، و ...) در ستون «وضعیت نسخه در پایگاه داده» قابل مشاهده است. ستون دیگری با عنوان «وضعیت نسخه در فایل» نیز نمایش داده می شود که منظور وضعیت کتاب در مخزن و قفسه است. در این ستون دو نوع وضعیت قابل مشاهده است:

· موجود: این وضعیت، معرف این است که کتاب در زمان اسکن بارکد در قفسه وجود داشته است؛

· تعریف نشده: وضعیت تعریف نشده، معرف این نکته است که کتاب در زمان اسکن بارکد در قفسه وجود نداشته است. در این شرایط وضعیت نسخه را با وضعیت آن در ستون «پایگاه داده» مقایسه می کنیم. در صورتی که وضعیت در پایگاه اصلی موجود باشد و در ستون فایل اسکن شده، تعریف نشده باشد، این بدین معنی است که نسخه مورد نظر مفقود شده است یا اینکه کتاب وجین شده و در سیستم تغییر وضعیت داده نشده است.

ص: 136

نمونه ای از گزارش سیاهه برداری

1- گزارش تفاوت ها:

در این گزارش فهرست نسخی که در زمان اسکن وجود نداشته اند نمایش داده می شود که لازم است مطابق با راهنمای توضیح داده شده در بخش بعدی اقدام شود.

تغییر وضعیت کتاب

تغییر وضعیت منابع در رف خوانی به دو شکل انجام می شود:

تغییر وضعیت دسته ای با استفاده از سامانه: برخی از منابع که به طور مثال، وضعیت آن ها در پایگاه داده مفقود است اما در مخزن وجود دارند را می توانید با این روش به صورت دسته ای و یکجا تغییر وضعیت دهید. به منظور تغییر وضعیت دسته ای، از منوی «آماده سازی»، «گزینه رف خوانی»، «گزینه تغییر وضعیت کتاب»، را انتخاب کنید. مطابق تصویر زیر، فایل متنی حاوی بارکدهای اسکن شده منابع در سامان آپلود می شود، سپس وضعیت جدید و مورد نظر برای آن منابع انتخاب می شود. در مرحله بعد نیز با کلیک بر روی گزینه تغییر وضعیت، سیستم

ص: 137

1- نسبت به تغییر وضعیت دسته ای آن کتاب ها اقدام خواهد کرد.

تغییر وضعیت دسته ای در سامانه

2- تغییر وضعیت توسط سیستم: برخی از منابع که وضعیت آن ها در پایگاه داده امانت یا برنگشته است اما در مخزن وجود دارند را لازم است به صورت دستی از امانت فرد خارج کنید تا سیستم وضعیت آن ها را به موجود تغییر دهد. جدول زیر، اقدامات قابل انجام در خصوص اصلاح وضعیت منابع کتابخانه را نشان می دهد. کتابداران مطابق با این جدول، نسبت به تغییر وضعیت کتاب اقدام می کنند.

یادآور می شود مولفه های مربوط به وجین عبارت اند از:

· وجین فرسوده: در صورتی که وضعیت ظاهری و فیزیکی کتاب مناسب و در شرایط مطلوبی نباشد، این وجین انتخاب می شود.

· وجین تکراری: در صورتی که از کتاب دو نسخه دیگر در کتابخانه موجود باشد نسخه سوم، وجین تکراری محسوب می شود.

وجین محتوایی: در صورتی که محتوا و اطلاعات موجود

ص: 138

· در کتاب منسوخ شده باشد (به طور مثال کتاب های علمی، درسی و کتاب های مرتبط با حوزه فناوری اطلاعات که اعتبار محتوای آن با گذشت زمان منقضی شده است) با تشخیص کارشناس منابع استان به عنوان وجین محتوایی محسوب می شود.

· وجین بدون مخاطب: در صورتی که کتابی طی 5 سال گذشته به امانت نرفته باشد به تشخیص کارشناس منابع استان به عنوان وجین بدون مخاطب محسوب می شود.

ص: 139

وضعیت های قابل انجام در هنگام بررسی گزارش سیاهه برداری

وضعیت

در پایگاه داده

وضعیت

در فایل (قفسه)

اقدامات

قابل انجام

موجود

تعریف نشده

در صورتی که کتاب وجین شده باشد

وضعیت نسخه به یکی از حالت های چهارگانه وجین و در غیر این صورت به حالت مفقود

تغییر یابد.

مطالعه در سالن

تعریف نشده

هیچ اقدامی صورت نمی گیرد.

امانت

تعریف نشده

هیچ اقدامی صورت نمی گیرد.

وجین

تعریف نشده

هیچ اقدامی صورت نمی گیرد.

مفقود

تعریف نشده

هیچ اقدامی صورت نمی گیرد.

در حال مرمت

تعریف نشده

هیچ اقدامی صورت نمی گیرد.

در حال صحافی

تعریف نشده

هیچ اقدامی صورت نمی گیرد.

امانت

موجود

در این حالت نسخه از امانت شخص

خارج شود.

مطالعه در سالن

موجود

در این حالت نسخه از امانت شخص

خارج شود.

وجین

موجود

در این حالت نسخه از به یکی از

حالت های چهارگانه وجین به وضعیت موجود تغیر یابد یا اینکه از قفسه خارج شود.

مفقود

موجود

در این حالت نسخه از وضعیت مفقود

به وضعیت موجود تغیر یابد.

در حال صحافی

موجود

در این حالت نسخه از وضعیت در حال

صحافی به وضعیت موجود تغیر یابد.

در حال مرمت

موجود

در این حالت نسخه از وضعیت در حال

مرمت به وضعیت موجود تغیر یابد.

برنگشته

امانت

هیچ اقدامی صورت نمی گیرد.

برنگشته

موجود

در این حالت نسخه از امانت شخص

خارج شود.

ص: 140

نمونه ای از عملکردهای قابل انجام برای تعیین وضعیت کتاب در سامانه و مخزن

1- گزارش شامل همه وضعیت ها باشد؛

2- ترتیب گزارش بر اساس شماره راهنما باشد؛

دریافت گزارش فهرست نسخ برای رف خوانی

بعد از اعمال تنظیمات فوق، روی گزینه جستجو کلیک کنید تا جدول حاوی نسخ کتابخانه ارائه شود. سپس روی گزینه دریافت خروجی اکسل کلیک کنید. بعد از آماده شدن فایل گزارش حاوی نسخ کتابخانه، آن را از منوی مدیریت، دانلود گزارش های درخواستی، دریافت کنید. در نظر داشته باشید فایل به صورت فشرده است و لازم است با استفاده از نرم افزارهایی همچون Winzip یا Winrar آن را از حالت فشرده خارج کرده تا فایل اکسل را مشاهده نمایید.

گام دوم: بررسی گزارش فهرست نسخ دریافت شده: فایل اکسل دریافتی را از نظر ترتیب بر اساس شماره راهنما (پیش رده، رده اصلی، رده فرعی، شماره کاتر، تاریخ رده) بررسی کنید. در صورتی که نیاز بود نسبت به اصلاح رده های موجود در گزارش اقدام کنید.

ص: 142

لازم است گزارش فهرست نسخ بر اساس شماره راهنما مرتب باشد

گام سوم: چاپ گزارش و انجام رف خوانی: در این مرحله، بعد از بررسی گزارش و اصلاح داده های مربوط به شماره راهنما، نسبت به چاپ آن اقدام می شود. قبل از چاپ گزارش، می توان ستونی را به فایل اکسل اضافه کرد با عنوان «وضعیت نسخه در مخزن یا فایل» تا در هنگام رف خوانی بتوان، وضعیت منبع در مخزن و قفسه را در آن وارد و از اطلاعات آن برای اصلاح وضعیت مدرک در سامانه استفاده کرد.

گام چهارم: تغییر و اصلاح وضعیت مدرک در سامان: برای مطالعه راهنمای مربوط به این بخش، به آموزش «تغییر وضعیت کتاب» که در بخش قبلی توضیح داده شده است مراجعه کنید.

ص: 143

پرداخت آن ها را در اختیار کتابدار قرار می دهد. توضیحات لازم در خصوص نحوه محاسبه بدهی فرد در بخش امانت و رزرو این کتاب ارائه شده است.

گزینه جزئیات بدهی ها

ص: 146

· نوع گزارش، به صورت فایل قابل دانلود توسط سیستم در اختیار کاربر قرار می گیرند. ازجمله این گزارش ها عبارت اند از: فهرست نسخ، دفتر ثبت، گزارش کاربران، اصلاح داده، لیست منابع پرطرفدار، لیست کارکرد کتابخانه،گزارش بدهی اعضاء

امکانات گزارش گیری که در دسترس کتابدار قرار دارد.

· داده های موردنیاز خود را از آن استخراج نماید (تصویر زیر)

نحوه مرتب سازی داده های ستون ها در اکسل

· نحوه اضافه کردن ستون در فایل اکسل: به منظور نگهداری برخی سوابق و عملکردهایی که کتابدار در خصوص یک گزارش (به طور مثال: گزارش پیگیری تاخیرات امانت جاری) انجام می دهد، لازم است در خروجی اکسل گزارش مزبور، ستونی را اضافه کند تا عملکردهای خود را در آن ثبت و نگهداری نماید (تصویر زیر)

نحوه افزودن ستون در اکسل

ص: 149

· فرایندهای ساده جمع و تفریق اعداد: از ویژگی های مهم اکسل، امکانات محاسبه آن است. طبیعتاً برای گردآوری آمارهای موردنیاز لازم است کتابدار از این امکانات به خصوص جمع و تفریق آگاه باشد (تصویر زیر)

محاسبه خودکار مقادیر در اکسل

· مرتب سازی مقادیر موجود در یک ستون: کاربر بایستی قادر باشد مقادیر و اعداد و داده های موجود در یک ستون از فایل اکسل را بر اساس موارد موردنیاز خود مرتب سازی کند (تصویر زیر)

ص: 150

مرتب سازی مقادیر موجود یک ستون اکسل

· تبدیل فرمت اعداد یک ستون (از عدد به متن تا قابل شمارش شوند): معمولاً اعداد موجود در یک ستون به صورت متن ذخیره می شوند. کافی است با راست کلیک کردن بر روی یک ستون، از منوی ارائه شده، گزینه convert to number را کلیک کنید تا ارقام به فرمت عدد تبدیل شوند. این امر امکان مرتب سازی آن ها را به راحتی فراهم می کند (تصویر زیر)

تبدیل مقادیر به عدد در اکسل

ص: 151

· انتخاب و گزینش داده های موردنیاز در ستون: در یک ستون ممکن است اطلاعات مختلفی وجود داشته باشد. کاربر بایستی توانایی و دانش کافی برای جداسازی و انتخاب داده های موردنیاز خود را در فایل اکسل داشته باشد (تصویر زیر)

گزینش مقادیر موجود در یک ستون اکسل

ص: 152

1- انتخاب کنید.

2- سؤال: چرا برخی از اعضایی که در این ماه تمدید شده اند، در آمار تمدیدی لحاظ نشده اند؟ پاسخ: شناسه های کاربری این اعضاء به دلیل افزونگی و تکراری بودن، تجمیع شده است و تنها یک شناسه کاربری فعال دارد. به دلیل این تجمیع، تاریخ تمدید کاربری وی، در سامانه حذف شده. اما راه حل چیست؟

· شناسه کاربری فردی را که اطمینان دارید وی را تمدید کردید، جستجو کنید و در قسمت ویرایش کاربر، تاریخ تمدید آن را ملاحظه کنید. درصورتی که تاریخ تمدید خالی بود، نشانه تجمیع شدن شناسه های وی است.

· اطلاعات کاربران تجمیع شده در یک بازه زمانی، در لیست کاربران فعال تمدیدی آن دوره نشان داده نمی شود اما در لیست کل کاربران فعال کتابخانه قابل مشاهده است. بنابراین، از گزارش کاربران، لیست اکسل کل کاربران فعال را دانلود کرده نسبت به جستجوی مشخصات کاربرانی که ستون تاریخ تمدید آن ها خالی است اقدام کنید. این ها کاربرانی هستند که تمدید و تجمیع شده اند.

· با مقایسه دسته قبض های صادرشده در آن دوره زمانی و مشخصات عضو، تعداد کاربرانی که آن ها را تمدید و تجمیع کردید، مشخص می شوند. آمار آن ها را در آمار اعضای تمدیدی آن دوره جمع کنید تا آمار دوره ای اعضای تمدیدی آن ماه را به دست بیاورید.

ص: 154

1- چگونه آمار اعضای فعال در یک دوره زمانی خاص را به دست بیاوریم؟

برای محاسبه آمار اعضای فعال کتابخانه در یک بازه زمانی خاص به شرح ذیل عمل می شود:

فرض کنیم می خواهیم گزارش آماری اعضای فعال کتابخانه را در بازه زمانی 1 الی 31 فروردین امسال به دست بیاوریم. با توجه به اینکه به طور مثال امروز 30 اردیبهشت است، نحوه دریافت گزارش مزبور به شرح ذیل خواهد بود:

· ابتدا از منوی گزارش های، ستون آماری، گزارش اعضاء را انتخاب می کنیم؛

· با در نظر گرفتن بازه زمانی موردنظر خودمان که در این مثال فروردین ماه 94 است، در تقویم زمانی سامانه، تاریخ را از اول اردیبهشت 94 لغایت تاریخ امروز که 30 اردیبهشت است، انتخاب می کنیم؛

· از فهرست گزارش ها: گزارش های «تعداد کل اعضای فعال بر اساس مقطع تحصیلی» ؛ «آمار دوره ای اعضای جدید»، «آمار دوره ای اعضای تمدیدی» و «تعداد اعضای خارج شده از عضویت دوره ای» را انتخاب کرده، گزینه جستجو را کلیک می کنیم؛ اعضا فعال فروردین 94 مطابق با فرمول ذیل به دست می آید:

ص: 155

تعداد کل اعضای

فعال بر اساس مقطع تحصیلی + تعداد اعضای

خارج شده از عضویت دوره ای

-

(مجموع آمار

دوره ای اعضای جدید و آمار دوره ای اعضای تمدیدی)

· نکته مهم: فرمول فوق برای محاسبه اعضای فعال در یک بازه زمانی خاص است. برای محاسبه کل اعضای فعال کتابخانه، کافی است در گزارش آماری اعضاء، گزینه «تعداد کل اعضای فعال بر اساس مقطع تحصیلی» را انتخاب کنید.

1- برخی گزارش های سامانه با علامت ستاره (*) مشخص شده اند، به این معنا که آمارها و داده های موجود در این گزارش ها تا روز قبل را نمایش می دهد.

گزارش های ستاره دار، آمار و اطلاعات تا روز قبل را نمایش می دهند.

ص: 156

گزینه های موجود در گزارش فهرست نسخ

ازجمله ویژگی های این گزارش عبارت اند از:

· خروجی این گزارش شامل همه نسخ ثبت شده در کتابخانه، اطلاعات نسخ همه بخش ها، وضعیت نسخ (موجود، امانت، صحافی شده، وجین محتوایی، برنگشته، ...)، نوع مواد و منابع موجود در کتابخانه اعم از کتاب و ...، نوع تهیه آن ها، کیفیت فیزیکی مواد و منابع کتابخانه، نوع چاپ و منابع مرجع است.

امکان تفکیک مدارک بر اساس وضعیت آن ها در گزارش فهرست نسخ

امکان مرتب سازی این گزارش بر اساس شماره ثبت، شماره

ص: 158

· راهنما، شماره رکورد، محل نگهداری، بخش نگهداری و بارکد وجود دارد. قبل از تولید گزارش، این مرتب سازی باید انجام شود.

امکان مرتب سازی گزارش بر اساس گزینه های انتخابی مدنظر کاربر در گزارش فهرست نسخ

· علاوه بر نمایش به صورت جدولی در داخل خود سامانه، امکان دانلود و دریافت این گزارش به صورت فایل اکسل نیز وجود دارد.

· امکان مرتب سازی صعودی و نزولی داده های موجود در برخی از ستون های جدول ارائه شده در داخل خود سامانه وجود دارد.

امکان مرتب سازی گزارش بر اساس گزینه های انتخابی مدنظر کاربر در جدول تولیدی فهرست نسخ

خروجی اکسل این گزارش، اطلاعات جامعی از وضعیت

ص: 159

· منابع کتابخانه شامل: شناسه نسخه، شماره رکورد، عنوان، بخش، شماره ثبت، بارکد، قسمت، شماره جلد، شماره نسخه، اطلاعات مربوط به شماره راهنما (پیش رده، رده اصلی، رده فرعی، شماره کاتر)، تعداد امانت، تعداد امانت در محل، وضعیت نسخه و نوع ماده را شامل می شود.

خروجی اکسل گزارش فهرست نسخ

· امکان فیلترگذاری بر اساس تاریخ ورود یا تاریخ ویرایش نسخه فراهم شده است.

امکان فیلترگذاری بر اساس تاریخ ورود یا ویرایش نسخه در گزارش فهرست نسخ

ص: 160

گزینه های موجود در گزارش دفتر ثبت

ازجمله ویژگی های گزارش «دفتر ثبت» عبارت است از:

· قابلیت تفکیک کتاب ها بر اساس بخش، محل نگهداری، وضعیت نسخه، نوع چاپ، نوع تهیه، کیفیت فیزیکی

· امکان مرتب سازی بر اساس شماره ثبت، شماره راهنما، شماره رکورد، محل نگهداری، بخش نگهداری و بارکد.

· امکان تفکیک کتاب های مرجع از غیر مرجع

· امکان دانلود فایل به صورت اکسل

· امکان مشاهده گزارش در قالب جدول سیستمی

· امکان مرتب سازی داده های جدول ارائه شده، توسط کتابدار

ص: 162

· لیست کتاب های دیرکردی که به کتابخانه بازگشت داده نشده اند را در اختیار کتابدار قرار می دهد؛ این گزارش به صورت فایل اکسل است و بایستی کتابدار آن را، از قسمت دانلود گزارش های درخواستی، دریافت کند.

· تاخیرات امانت های بازگشتی: با انتخاب این گزینه، سیستم لیست کتاب هایی که با دیرکرد به کتابخانه بازگشت داده شده اند را نمایش می دهد.این گزارش نیز به صورت فایل اکسل است و بایستی از قسمت دانلود گزارش های درخواستی دریافت شود.

· امانت های جاری: با انتخاب این گزینه، سیستم فهرست کتاب هایی که در حال حاضر در اختیار اعضاء است را نشان می دهد. این گزارش نیز به صورت فایل اکسل بایستی از سیستم دانلود شود.

o نکته مهم: در ستون مربوط به تأخیرها در این گزارش، اعدادی که به شکل منفی درج شده اند، نمایانگر تعداد روزهای باقیمانده از امانت کتاب هستند. به شکل زیر دقت کنید. اعداد معمولی، نمایانگر تعداد روزهای دیرکرد کتاب هستند.

ص: 164

اعداد منفی، نشان دهنده مدت زمان باقیمانده از امانت کتاب است

· امانت های بازگشتی: با انتخاب این گزینه، سیستم فهرستی از کتاب های بازگردانده شده طی بازه زمانی مدنظر کتابدار را در اختیار وی قرار می دهد.

ص: 165

2. امکان تفکیک گزارش بر اساس تاریخ ثبت، تاریخ ویرایش و بدون در نظر گرفتن تاریخ؛

3. امکان تولید گزارش در قالب جدول نمایشی (آنلاین)؛

4. امکان دریافت خروجی اکسل گزارش؛

5. فیلدهای موردنظر در گزارش جدول نمایشی آنلاین؛

ص: 168

گزارش اصلاح داده، شامل زیرگزارش های زیر است:

· گزارش مدارک فاقد شماره رکورد: ممکن است در فرایند تبدیل و تجمیع داده ها، شماره رکورد برخی از مدارک حذف شده باشد یا ممکن است به دلیل بروز خطاهای سیستمی، هنگام ورود اطلاعات یک مدرک توسط فهرست نویس، شماره رکورد آن در سیستم تعریف و ایجاد نشده باشد.

· گزارش کتاب های فاقد بخش: کتاب در مجموعه کتابخانه باید در یک بخش تعریف شده باشد. این گزارش، فهرست کتاب هایی که فاقد بخش هستند را در اختیار کتابدار قرار خواهد داد. لازم است کتابدار مطابق با دستورالعمل، نسبت به تعریف بخش برای کتاب اقدام نماید. با تعریف بخش، شماره ثبت و بارکد آن نیز تغییر خواهد کرد.

نمونه ای از کتابی که در کتابخانه وجود دارد و در بخش خاصی قرار نگرفته است

ص: 170

· گزارش کتاب هایی که رده آن ها نادرست است: فرمولی برای تولید این گزارش در سامانه تعریف شده که بر اساس دستورات و کدنویسی های صورت گرفته، رده در محل هایی که دارای شرایط ذیل باشند را به عنوان «رده نادرست» در این گزارش نمایش می دهد.

o در رده اصلی به جز اعداد 000 تا 999، 8فا ، 4 فا تج، تد، فت، فد چیز دیگری موجود باشد به عنوان رده نادرست تلقی می شود؛

o در رده فرعی، اگر هر چیزی به جز عدد باشد، یا فیلد خالی باشد، به عنوان رده نادرست تلقی می شود؛

o شماره کاتر معمولاً از دو الگو تبعیت می کند: الگوی اول حرف، عدد، حرف ..... الگوی دوم حرف، عدد. الگوهای کاربردی دیگر به عنوان رده نادرست تلقی می شود؛

o تاریخ تنها باید عدد باشد. در فیلد تاریخ اگر حرف وجود داشته باشد، به عنوان رده نادرست تلقی می شود؛

o رده اصلی خالی باشد و به نحوی داده های مربوط به آن در فیلدهای دیگر مانند فیلد رده فرعی یا کاتر قرارگرفته باشد، به عنوان رده نادرست تلقی می شود.

دقت کنید که در موردهای 2 و 3 ، شرایط و استثنائاتی وجود دارد ازجمله:

ص: 171

- کتاب هایی اصلاً رده فرعی ندارند که با انتخاب گزینه «فاقد رده فرعی» در سیستم مشخص می شوند و برخی کتاب های شرح و تفسیر نهج البلاغه و سرگذشت نامه و ... دارای الگوهای کاتر و نشانه مؤلف متفاوتی هستند. همان طور که گفته شد خروجی این گزارش بر اساس دستور و کدنویسی و فرمول هایی تولید می شود و با توجه به بازخوردهای دریافت شده، تلاش شده تا خروجی گزارش از دقت و صحت بالایی برخوردار باشد. اما در همه حال: ملاک تشخیص کتابدار است. اگر ازنظر کتابدار، رده ای نادرست است بایستی توسط وی اصلاح شود اما اگر رده هیچ اشکال و ایرادی ندارد، نیازی به اصلاح آن وجود ندارد.

همچنین ممکن است به محض ثبت نسخه و افزودن کتاب به کتابخانه، رده آن با عنوان رده نادرست تلقی می شود. در اینجا چند نکته مدنظر است. ممکن است ازنظر سیستم، رده کتاب با ویژگی های کتاب مغایرت داشته باشد به طور مثال: کتاب اگر در کاربرگه نسخه به عنوان مرجع تشخیص داده شده باشد (چک باکس مرجع انتخاب شده باشد) اما پیش رده آن فاقد حرف «م» باشد، ازنظر سیستم به عنوان رده نادرست تلقی می شود. مورد دیگر، استفاده از رده رکورد برای ویرایش رده در محل است که به دلیل خطاها و ایرادهای رده رکورد، ممکن است رده در محل نیز ناصحیح باشد. همچنین

ص: 172

- درصورتی که کتاب، فاقد نشانه مؤلف است بایستی گزینه «فاقد نشانه مؤلف» انتخاب شود. بررسی نشان داده «رده در محل » درصد بالایی از کتاب هایی که به تازگی ثبت شده اند، ناصحیح بوده و توسط کتابداران اصلاح نشده است. به خصوص کتاب های کمک درسی و آموزشی. کتابی که فاقد نشانه مؤلف است را با انتخاب گزینه مربوطه مشخص کنید. همچنین در هنگام جستجوی کتاب برای ثبت نسخه، رکوردهایی را انتخاب کنید که اطلاعات فهرست نویسی آن ها کامل تر از رکوردهای مشابه باشد.

· گزارش مدارکی که شماره ثبت آن ها تکراری است: درصورتی که در یک بخش، شماره ثبت های تکراری وجود داشته باشد، فهرست آن ها در این گزارش ارائه می شود. کتابدار ابتدا اطلاعات این گزارش را با دقت بررسی و درصورتی که نیاز بود نسبت به تغییر شماره ثبت، تولید مجدد بارکد و چاپ مجدد آن اقدام می کند. درصورتی که به تشخیص کتابدار شماره ثبتی در این گزارش وجود داشت که زائد است، می تواند از طریق کارشناس استان نسبت به حذف آن درخواست نماید.

ص: 173

نمونه ای از کتاب هایی که در یک بخش تعریف شده اند و شماره ثبت آن ها تکراری است

گزارش مدارکی که شماره ثبت آن ها نادرست است: منظور از شماره ثبت های نادرست، شماره هایی است که بالاتر از حد تعریف شده (70000) هستند. ممکن است مجموعه منابع کتابخانه ای بسیار زیاد باشد و طبیعتاً، شماره ثبت های اختصاص داده شده حتی بیش از 5 رقم باشد اما بیشتر کتابخانه های عمومی نهادی، حداکثر بین 10 الی 50 هزار عنوان کتاب دارند. به منظور اصلاح وضعیت شماره های اختصاص داده شده به کتاب ها، شماره ثبت هایی که بیشتر از 70000 باشند به عنوان شماره ثبت نادرست در سیستم تعریف شده اند. کتابداران بایستی درصورتی که در گزارش

ص: 174

· شماره ثبت های نادرست، کتابی را دیدند که رقم شماره ثبت آن نامتعارف است، نسبت به بررسی و اصلاح شماره ثبت آن اقدام کنند. این امر با استفاده از دانلود گزارش شماره ثبت های همه بخش های کتابخانه، مرتب سازی شماره ثبت از کمترین به بیشترین، مشاهده آخرین شماره ثبت تعریف شده و بررسی کلی شماره ثبت های داده شده به کتاب ها انجام می شود.

- نکته مهم: کتابخانه هایی که مجموعه آن ها زیاد است (ترتیب شماره ثبت های آن ها بیشتر از 70000 است) و احیاناً تعدادی از کتاب های آن ها در این گزارش قرارگرفته، نیازی به اصلاح شماره ثبت ندارند.

نمونه ای از کتاب های کتابخانه که شماره ثبت آن ها، ازنظر سیستم نادرست

ص: 175

است.

· گزارش مدارکی که شماره نسخه آن ها نادرست است: کتاب هایی که چند نسخه ای هستند یا شماره نسخه ای برای آن ها تعریف نشده است، ممکن است در فرایند تبدیل و تجمیع شماره نسخه آن ها مخدوش شده باشد. امکان اصلاح سیستمی این دسته از خطاها در سامانه وجود ندارد و بر این اساس بایستی توسط کتابداران اصلاح شوند. درصورتی که در این گزارش، عناوینی وجود دارد که ازنظر کتابدار زائد است، می تواند در لیست دانلود شده، عناوینی که باید حذف شوند را مشخص و با هماهنگی با کارشناس امور کتابخانه های استان، لیست عناوین زائد را به اداره سامانه مدیریت ارسال نماید.

نمونه ای کتاب هایی که شماره نسخه آن ها نادرست است

گزارش عناوین تکراری در بخش ها: یکی از گزارش های موجود در اصلاح داده ها، گزارشی با عنوان «عنوان تکراری

ص: 176

· در بخش ها» است. این گزارش حاوی اطلاعات رکوردهایی هست که در چند بخش تکرار شده اند. به طور مثال از یک عنوان/یک رکورد مشخص، چند نسخه در بخش های مختلف کتابخانه ثبت شده است (به طور مثال: داستان راستان یک بار در بخش کودک و یک بار در بخش پایگاه اصلی ثبت نسخه شده است). وجود عنوان های تکراری در بخش های مختلف کتابخانه، منجر به بروز مغایرت در آمار موجودی کتابخانه می شود. دقت کرده اید که آمار موجودی بر اساس زبان با آمار موجودی بر اساس نوع ، وضعیت نسخه، بخش و ... ممکن است متفاوت باشد. وجود کتاب هایی که هم زمان در چند بخش ثبت نسخه شده اند ازجمله دلایل رخداد این مغایرت است. در این حالت سه راهکار به تشخیص کتابدار وجود دارد:

1.یکی از این دو نسخ به بخش دیگر منتقل شود، نسخه دوم تلقی شده و شماره ثبت جدید دریافت کند و طبیعتاً بارکد جدید نیز دریافت می کند؛

2. بعد از بررسی دقیق توسط کتابداران، برخی از نسخ در بخش های خود باقی بمانند (ممکن است یک دلیل این باشد که به طور مثال، کتابی همراه با لوح فشرده آن در کتابخانه وجود دارد که کتاب در بخش پایگاه اصلی ثبت شده و لوح فشرده در بخش دیداری-شنیداری)،

3.یکی از نسخه ها در یک بخش به تشخیص کتابدار زائد و تکراری است و بایستی حذف شود. درصورتی که در

ص: 177

این گزارش، عناوینی وجود دارد که ازنظر کتابدار زائد است، می تواند در لیستی که دانلود می کند، عناوینی که باید حذف شوند را مشخص و با هماهنگی با کارشناس امور کتابخانه های استان، لیست عناوین زائد را به منظور حذف آن ها از سیستم، برای اداره سامانه مدیریت ارسال نماید. در هر صورت هر اندازه تعداد عناوین تکراری در بخش ها کاهش یابد، آمارهای موجودی منابع کتابخانه دقیق تر و شفاف تر خواهد شد.

نمونه ای از کتاب های کتابخانه که در بخش های مختلف تکرار شده است.

· گزارش مدارکی که بارکد آن ها تکراری است: بارکد در سیستم از عناصر مختلف تشکیل شده است. به بارکد زیر دقت کنید:

0101BF0025417

o کد 01 اول، کد محل نگهداری کتاب است؛

o کد 01 دوم، کد بخشی است که کتاب در آن تعریف شده (به طور مثال: بخش پایگاه اصلی)؛

ص: 178

o منظور از BF، کد نوع ماده است که در اینجا کتاب فارسی است؛

o هفت رقم بعد از کد نوع ماده، در حقیقت شماره ثبت کتاب هستند. دو صفر اول به شماره ثبت افزوده شده تا هفت رقم بارکد تکمیل شود.

بر این اساس، درصورتی که دو کتاب عیناً در یک بخش و با یک شماره ثبت تعریف شده باشند، ممکن است بارکد آن ها به صورت تکراری تولید شود. همچنین درصورتی که بارکد در کتابخانه به شکل استاندارد تولید نشده باشد (به طور مثال: در مثال بالا تنها شماره ثبت 25417 به عنوان بارکد توسط سیستم تولید شود) ممکن است منجر به تولید بارکد تکراری شود زیرا در بارکد تولیدشده، کد بخش و محل نگهداری و نوع ماده مشخص نشده اند.

نیازی به اصلاح ندارند و کافی است کتابدار، فایل اکسل آن ها را که توسط سیستم تولید می شود، دریافت کرده، با هماهنگی کارشناس امور کتابخانه های استان، درخواست حذف آن ها به اداره سامانه مدیریت ارسال کند.

امکان دریافت خروجی اکسل از گزارش اصلاح داده ها

نکته مهم: فایل اکسل تولیدی سیستم که حاوی داده های نادرست است لازم است ابتدا توسط کتابدار و با توجه به شرایط کتاب در محل کتابخانه، با دقت بررسی شود.

گزارش منابع امانتی در سامانه مدیریت

تصویر زیر، بخش های موجود در این گزارش را نشان می دهد.

امکانات موجود در گزارش منابع امانتی

ص: 181

دسترسی به این گزارش، از منوی گزارش های، ستون آماری، گزینه «کارکرد کتابخانه» را انتخاب کنید.

گزارش آماری کارکرد کتابخانه در سامانه مدیریت

این گزارش کلیه عملکردهای انجام شده در کتابخانه اعم از ثبت نام و تمدید اعضاء، تعداد نسخ ثبت شده و ویرایش شده، تعداد کتاب های امانت رفته و بازگشت داده شده و نیز تعداد نسخ موجود در کتابخانه را در اختیار کتابدار قرار می دهد. همچنین این گزارش، تعداد نیروی انسانی (کارکنان) کتابخانه را نیز ارائه می دهد.

دریافت گزارش کارکرد کتابخانه از دو طریق امکان پذیر است:

o کلیک بر روی گزینه جستجو و نمایش جدول گزارش در سامانه: این روش، با توجه به حجم تراکنش های داده های کتابخانه در بازه زمانی انتخاب شده، ممکن است به طول بینجامد. خروجی گزارش در قالب جدولی در همین صفحه در اختیار کاربر قرار می گیرد.

کلیک بر روی خروجی اکسل و دانلود گزارش تولیدشده توسط سیستم: این روش در سریع ترین زمان ممکن، خروجی گزارش را در قالب فایل اکسل در اختیار کتابدار قرار می دهد که می تواند از بخش دانلود گزارش های

ص: 184

o درخواستی، آن را دریافت نماید.

نمونه گزارش کارکرد کتابخانه در سامانه مدیریت

نمونه خروجی گزارش آماری اصلاح داده ها در سامانه مدیریت

لازم به ذکر است گزارشی که با عنوان اصلاح داده در ستون کتابداری قرار دارد، فهرست داده هایی که نیاز به اصلاح دارند را در اختیار کتابدار قرار می دهد (به تصویر زیر دقت کنید)

تفاوت بین دو نوع گزارش اصلاح داده در سامان

ص: 186

گزارش آماری اعضاء در سامانه مدیریت

گزارش آماری اعضاء شامل زیرگزارش های ذیل است:

o آمار کل اعضای فعال و غیرفعال: این گزارش، آمار کل اعضای ثبت شده در کتابخانه را در اختیار کتابدار قرار می دهد. همچنین این آمار محدودیت زمانی ندارد. خروجی شامل آمار اعضای فعال و غیرفعال است.

o تعداد کل اعضای فعال بر اساس مقطع تحصیلی: این گزارش، نیز محدودیت زمانی ندارد و البته تنها آمار کل اعضای فعال کتابخانه را در اختیار کتابدار قرار می دهد.

o آمار دوره ای اعضای تمدیدی: این گزارش، بر اساس تقویم سیستم و بازه زمانی انتخابی کتابدار، آمار اعضایی که در دوره زمانی مشخص شده، در کتابخانه تمدید شده اند را ارائه می دهد.

ص: 188

o آمار دوره ای اعضای جدید: این گزارش، بر اساس تقویم سیستم و بازه زمانی انتخابی کتابدار، آمار اعضایی که در دوره زمانی مشخص شده، در کتابخانه عضو شده اند را ارائه می دهد.

o تعداد کل اعضاء خارج شده از عضویت: این گزارش آمار کل اعضایی که تاریخ اعتبار آن ها به پایان رسیده است را ارائه می دهد. این گزارش محدودیت زمانی ندارد.

o تعداد اعضاء خارج شده از عضویت دوره ای: این گزارش، بر اساس تقویم سیستم و بازه زمانی مدنظر کتابدار، آمار اعضایی که در دوره زمانی مشخص شده، اعتبار آن ها به پایان رسیده است را ارائه می دهد.

o آمار اعضای فعال به تفکیک گروه سنی: این گزارش محدودیت زمانی ندارد. این گزارش، آمار کل اعضای فعال کتابخانه را به تفکیک گروه سنی آن ها ارائه می دهد.

o آمار اعضای کل به تفکیک گروه سنی: این گزارش نیز محدودیت زمانی ندارد. همچنین این گزارش آمار کل اعضای فعال و غیرفعال کتابخانه را به تفکیک گروه سنی آن ها ارائه می دهد.

o آمار اعضای فعال بر اساس شغل: این گزارش، محدودیت زمانی ندارد و آمار اعضای فعال کتابخانه را بر اساس شغل آن ها که در هنگام ثبت نام انتخاب شده، ارائه می دهد.

آمار اعضای کل بر اساس وضعیت جسمانی: این گزارش محدودیت زمانی ندارد و آمار کل اعضای فعال و غیرفعال

ص: 189

o کتابخانه را بر اساس وضعیت جسمانی آن ها ارائه می دهد.

o آمار اعضای فعال بر اساس وضعیت جسمانی: این گزارش محدودیت زمانی ندارد و تنها آمار اعضای فعال کتابخانه را بر اساس وضعیت جسمانی آن ها ارائه می دهد.

o آمار اعضای جدید بر اساس گروه سنی: این گزارش بر اساس بازه زمانی مدنظر کتابدار، آمار اعضای جدید کتابخانه را که طی دوره زمانی مشخصی در کتابخانه عضو شده اند، بر اساس گروه سنی آن ها ارائه می دهد.

o آمار اعضای تمدیدی بر اساس گروه سنی: این گزارش بر اساس بازه زمانی مدنظر کتابدار، آمار اعضایی که طی دوره زمانی مشخص، عضویت خود را در کتابخانه تمدید کرده اند بر اساس گروه سنی آن ها ارائه می دهد.

o آمار تعداد اعضاء بر اساس نوع عضویت کتابخانه ای یا سراسری: این گزارش محدودیت زمانی ندارد و آمار کل اعضایی بر اساس عضویت سراسری یا به صورت محلی و کتابخانه ای در کتابخانه ثبت نام کرده اند را ارائه می دهد.

o آمار دوره ای اعضای غیرفعال بر اساس گروه سنی: این گزارش، بر اساس بازه زمانی مدنظر کتابدار، آمار اعضای غیرفعال کتابخانه را که در طی دوره زمانی مشخصی، اعتبار عضویت آن ها به پایان رسیده است را بر اساس گروه سنی آن ها ارائه می دهد.

آمار کل اعضای فعال بر اساس نوع عضویت: این گزارش، محدودیت زمانی ندارد و آمار کل اعضای فعال کتابخانه را

ص: 190

o بر اساس نوع عضویت آن ها که در هنگام ثبت نام انتخاب شده است ارائه می دهد. این گزارش ازجمله مهم ترین گزارش های پرکاربرد در کتابخانه است.

نمونه ای از آمار اعضای فعال بر اساس نوع عضویت

o آمار دوره ای اعضای فعال بر اساس نوع عضویت: این گزارش، بر اساس محدوده زمانی مدنظر کتابدار، آمار اعضای فعال کتابخانه را بر اساس نوع عضویت آن ها در کتابخانه، طی دوره زمانی مشخص شده، در اختیار کتابدار قرار می دهد. این گزارش نیز ازجمله مهم ترین گزارش های پرکاربرد در کتابخانه است.

o آمار دوره ای اعضای فعال: این گزارش، بر اساس محدوده زمانی مدنظر کتابدار، آمار اعضای فعال کتابخانه را که طی دوره زمانی مشخص شده، اعتبار آن ها در کتابخانه برقرار بوده، در اختیار کتابدار قرار می دهد.

ص: 191

گزارش آماری امانت در سامانه مدیریت

گزارش آماری امانت شامل زیرگزارش های ذیل است:

o آمار کل امانت بر اساس موضوع: این گزارش، محدودیت زمانی ندارد و آمار کل امانت های کتابخانه را بر اساس موضوع (رده های ده گانه دیویی) ارائه می دهد.

o آمار دوره ای امانت بر اساس موضوع: این گزارش، بر اساس بازه زمانی مدنظر کتابدار، آمار امانت های کتابخانه را طی دوره زمانی مشخص و بر اساس موضوع (رده های ده گانه دیویی) ارائه می دهد.

o آمار کل بازگشت بر اساس موضوع: این گزارش، محدودیت زمانی ندارد و آمار کل کتاب های بازگردانده شده به کتابخانه را بر اساس موضوع (رده های ده گانه دیویی) ارائه می دهد.

آمار دوره ای بازگشت بر اساس موضوع: این گزارش، بر

ص: 193

o اساس بازه زمانی مدنظر کتابدار، آمار کتاب های بازگردانده شده به کتابخانه را طی دوره زمانی مشخص و بر اساس موضوع (رده های ده گانه دیویی) ارائه می دهد.

o آمار دوره ای بر اساس نوع تهیه: این گزارش، بر اساس بازه زمانی مدنظر کتابدار، آمار کتاب های امانت داده شده را بر اساس نوع تهیه آن ها که در هنگام ثبت نسخه و طی دوره زمانی مشخص انتخاب شده است، ارائه می دهد. این گزارش همچنین تعداد نسخ ثبت شده در کتابخانه بر اساس نوع تهیه آن ها را نیز در اختیار کتابدار قرار می دهد و از این نظر ازجمله گزارش های مهم و کاربردی کتابخانه است.

نمونه ای از آمار دوره ای بر اساس نوع تهیه

o آمار کل بر اساس نوع تهیه: این گزارش محدودیت زمانی ندارد و آمار کل کتاب های امانت داده شده را بر اساس نوع تهیه آن ها که در هنگام ثبت نسخه انتخاب شده است، ارائه می دهد. این گزارش نیز تعداد نسخ ثبت شده در کتابخانه بر اساس نوع تهیه آن ها را در اختیار کتابدار قرار می دهد.

o آمار کل بر اساس رده تحصیلی: این گزارش محدودیت زمانی ندارد و آمار کل امانت داده شده به اعضای کتابخانه را بر اساس رده تحصیلی آن ها که در هنگام ثبت نام در کتابخانه تعریف شده، ارائه می دهد.

آمار کل بر اساس بخش: این گزارش محدودیت زمانی

ص: 194

o ندارد و آمار کل منابع امانت داده شده را بر اساس بخشی که در آن تعریف شده است، ارائه می دهد.

نمونه ای از آمار کلی امانت بر اساس بخش

o آمار دوره ای بر اساس رده تحصیلی: این گزارش بر اساس بازه زمانی مدنظر کتابدار، آمار دوره ای امانت داده شده به اعضای کتابخانه را بر اساس رده تحصیلی آن ها که در هنگام ثبت نام در کتابخانه تعریف شده، در بازه زمانی مشخص، ارائه می دهد.

o آمار کل بر اساس نوع ماده: این گزارش محدودیت زمانی ندارد و آمار کل کتاب های امانت داده شده را بر اساس نوع ماده آن ها (کتاب، ....) که در هنگام ثبت نسخه انتخاب شده است، ارائه می دهد.

o آمار دوره ای بر اساس بخش: این گزارش بر اساس بازه زمانی مدنظر کتابدار، آمار دوره ای منابع امانت داده شده را بر اساس بخشی که در آن تعریف شده است، در دوره زمانی مشخص، ارائه می دهد.

آمار دوره ای بر اساس نوع ماده: این گزارش بر اساس بازه زمانی مدنظر کتابدار، آمار دوره ای کتاب های امانت داده شده را بر اساس نوع ماده آن ها (کتاب، ....) که در هنگام ثبت

ص: 195

o نسخه انتخاب شده است، در دوره زمانی مشخص، ارائه می دهد.

o آمار کل امانت عادی بر اساس بخش به تفکیک رده دیویی: این گزارش محدودیت زمانی ندارد و آمار کل منابع امانت داده شده به خارج از کتابخانه را بر اساس بخشی که در آن تعریف شده، به تفکیک رده های ده گانه دیویی در اختیار کتابدار قرار می دهد.

o آمار دوره ای امانت عادی بر اساس بخش به تفکیک رده دیویی: این گزارش بر اساس بازه زمانی مدنظر کتابدار، آمار دوره ای منابع امانت داده شده به خارج از کتابخانه را بر اساس بخشی که در آن تعریف شده، به تفکیک رده های ده گانه دیویی در اختیار کتابدار قرار می دهد.

o آمار کل امانت موقت بر اساس بخش به تفکیک رده دیویی: این گزارش محدودیت زمانی ندارد و آمار کل منابع امانت داده شده به اعضاء در سالن مطالعه (تحویل موقت) را بر اساس بخشی که در آن تعریف شده، به تفکیک رده های ده گانه دیویی در اختیار کتابدار قرار می دهد.

o آمار دوره ای امانت موقت بر اساس بخش به تفکیک رده دیویی: این گزارش بر اساس بازه زمانی مدنظر کتابدار، آمار دوره ای منابع امانت داده شده در سالن مطالعه کتابخانه (تحویل موقت)را بر اساس بخشی که در آن تعریف شده، به تفکیک رده های ده گانه دیویی در اختیار کتابدار قرار می دهد.

ص: 196

گزارش آماری منابع در سامانه مدیریت

گزارش آماری منابع شامل زیرگزارش های ذیل است:

o آمار دوره ای به تفکیک زبان: این گزارش آمار منابع ثبت شده در کتابخانه را به تفکیک زبان آن ها و بر اساس دوره زمانی مشخص شده، در اختیار کتابدار قرار می دهد. همان طور که اشاره شد این گزارش علاوه بر تعداد نسخ، تعداد عنوان ها را نیز ارائه می دهد.

o آمار کل به تفکیک زبان: این گزارش محدودیت زمانی ندارد و آمار کل منابع ثبت شده در کتابخانه را به تفکیک زبان آن ها در اختیار کتابدار قرار می دهد.

o آمار دوره ای به تفکیک نوع: این گزارش آمار منابع ثبت شده در کتابخانه را به تفکیک نوع ماده آن ها (کتاب، نشریه، ...) و بر اساس دوره زمانی مشخص شده، در اختیار کتابدار قرار می دهد.

ص: 198

گزارش آمار کلی منابع بر اساس نوع

o آمار کل به تفکیک نوع: این گزارش محدودیت زمانی ندارد و آمار کل منابع ثبت شده در کتابخانه را به تفکیک نوع آن ها در اختیار کتابدار قرار می دهد.

o آمار کل بر اساس وضعیت نسخه: این گزارش محدودیت زمانی ندارد و آمار کل منابع ثبت شده در کتابخانه را به وضعیت آن ها در اختیار کتابدار قرار می دهد.

o آمار دوره ای بر اساس وضعیت نسخه: این گزارش آمار منابع ثبت شده در کتابخانه را به تفکیک وضعیت آن ها و بر اساس دوره زمانی مشخص شده، در اختیار کتابدار قرار می دهد.

ص: 199

نمونه گزارش آماری دوره ای و کلی منابع بر اساس وضعیت نسخه

o آمار دوره ای بر اساس نوع تهیه: این گزارش آمار منابع ثبت شده در کتابخانه را به تفکیک نوع تهیه آن ها در کتابخانه و بر اساس دوره زمانی مشخص شده، در اختیار کتابدار قرار می دهد.

o آمار کل بر اساس نوع تهیه: این گزارش آمار کل منابع ثبت شده در کتابخانه را به تفکیک نوع تهیه آن ها در کتابخانه در اختیار کتابدار قرار می دهد.

o آمار دوره ای بر اساس بخش: این گزارش آمار کتاب های ثبت شده در هر بخش را بر اساس بازه زمانی مدنظر کتابدار ارائه می دهد.

o آمار کل بر اساس بخش: این گزارش محدودیت زمانی ندارد و آمار کل کتاب های ثبت شده در هر بخش را در اختیار قرار می دهد.

ص: 200

o آمار دوره ای بر اساس قیمت نسخ: این گزارش ارزش قیمتی کتاب های ثبت شده را در بازه زمانی مدنظر کتابدار و به تفکیک وضعیت آن ها ارائه می کند.

o آمار کل تعداد رکورد هر بخش به تفکیک رده دیویی: این گزارش، آمار کل تعداد عنوان های ثبت شده در هر بخش را به تفکیک رده های ده گانه دیویی ارائه می دهد.

o آمار کل تعداد نسخ هر بخش به تفکیک رده دیویی: این گزارش، آمار کل تعداد نسخه های ثبت شده در هر بخش را به تفکیک رده های ده گانه دیویی ارائه می دهد.

o آمار دوره ای تعداد رکورد هر بخش به تفکیک رده دیویی: این گزارش آمار تعداد عنوان های ثبت شده در هر بخش را به تفکیک رده های ده گانه دیویی و بر اساس بازه زمانی مدنظر کتابدار، که با استفاده از تقویم سیستم انتخاب می کند، ارائه می دهد.

o آمار دوره ای تعداد نسخ هر بخش به تفکیک رده دیویی: این گزارش آمار تعداد نسخه های ثبت شده در هر بخش را به تفکیک رده های ده گانه دیویی و بر اساس بازه زمانی مدنظر کتابدار، که با استفاده از تقویم سیستم انتخاب می کند، ارائه می دهد.

o آمار کل تعداد نسخ هر بخش به تفکیک وضعیت نسخه: این گزارش آمار کل تعداد نسخه های ثبت شده در هر بخش را به تفکیک وضعیت آن ها در کتابخانه (موجود، امانت، برنگشته، ...) ارائه می دهد.

ص: 201

o آمار دوره ای تعداد نسخ هر بخش به تفکیک وضعیت نسخه: این گزارش آمار تعداد نسخه های ثبت شده در هر بخش را به تفکیک وضعیت آن ها در کتابخانه (موجود، امانت، برنگشته، ...) و بر اساس بازه زمانی مدنظر کتابدار، ارائه می دهد.

نمونه ای از آمارهای منابع بر اساس وضعیت نسخه

o آمار مدارک مرجع: این گزارش، آمار کل تعداد کتاب های مرجع موجود در کتابخانه را ارائه می دهد.

ص: 202

آمار کتاب های مرجع

به منظور دسترسی به گزارش کتاب های پرطرفدار، از منوی گزارش های، ستون آماری، گزینه «کتاب های پرطرفدار» را انتخاب کنید.

نمونه ای از گزارش کتاب های پرطرفدار

گزارش منابع تأخیری در سامانه مدیریت

به منظور دسترسی به گزارش منابع دیرکردی، از منوی گزارش های، ستون آماری، گزینه «منابع تأخیری» را انتخاب کنید.

ویژگی های این گزارش عبارت اند از:

o خروجی گزارش به تفکیک رده های ده گانه دیویی است؛

o مطابق با بازه زمانی انتخابی، با استفاده از تقویم سیستم، تولید می شود؛

o در قالب جدول در درون نرم افزار نمایش داده می شود.

گزارش آماری منابع دارای دیرکرد در سامانه مدیریت

ص: 205

نمونه ای از گزارش آماری منابع دیرکردی

رابط کاربری گزارش لیست کارکرد کتابخانه

ویژگی های گزارش عبارت اند از:

o فهرست کارکردها مطابق با بازه زمانی انتخابی کتابدار تولید می شود؛

o خروجی گزارش به صورت فایل اکسل تولید و از بخش دانلود گزارش های دریافتی در اختیار کتابدار قرار می گیرد.

o خروجی گزارش در قالب فهرست و لیستی از کارکردهای انجام شده است.

o این گزارش در اختیار همه کتابداران است.

نمونه ای از خروجی اکسل گزارش کارکرد کتابخانه

ص: 208

o درصورتی که گزینه انتخاب شود، سیستم فهرست کلی از اعضای فعال کتابخانه در اختیار قرار خواهد داد. بر این اساس این گزارش، محدودیت زمانی ندارد.

o با انتخاب گزینه، سیستم بر اساس بازه زمانی انتخاب شده در تقویم سیستم، گزارش کاربران جدید را ارائه خواهد کرد.

o خروجی این گزارش در فایل اکسل، علاوه بر مشخصات اعضا، حاوی اطلاعاتی همچون: وضعیت جسمانی، شغل، تحصیلات، مبلغ عضویت هر فرد، نوع عضویت هر فرد، و تعداد مجاز امانت تعریف شده برای هر فرد خواهد است. فلذا این گزارش برای تهیه آمارهای موردنیاز از وضعیت اعضای کتابخانه کاربرد بسیار گسترده ای دارد.

به منظور دسترسی به گزارش کاربران، از منوی گزارش های، ستون کاربران، گزینه «گزارش کاربران» را انتخاب کنید.

گزارش کاربران در سامانه مدیریت

ص: 210

رابط کاربری گزارش کاربران در سامانه مدیریت

نمونه ای از خروجی اکسل گزارش کاربران

کرده اند و همین افراد، در روزهای قبل (و در دوره زمانی به طور مثال 20 روزه) چند بار به کتابخانه مراجعه کرده اند و چه تعداد کتاب امانت گرفته اند.

رابط کاربری بخش گزارش کاربران فعال

1- از تقویم سامانه، تاریخ های مدنظر خود را انتخاب کنید.

2- دوره زمانی مد نظر خود را بر حسب مقداروارد کنید.

3- در صورتیکه قصد دارید میزان امانت کتابداران را نیز بسنجید، می توانید تیک گزینه کتابداران را فعال کنید.

4- سامانه بر حسب مقدار دوره زمانی فعال شده، جدول میزان امانت کاربران را به شما ارائه می دهد.

5- برای مشاهده اسامی و مشخصات کاربران در هر دوره زمانی، روی گزینه «جزئیات کاربران» کلیک کنید (به تصویر بعدی رجوع کنید)

ص: 212

گزارش ارائه شده در بخش «جزئیات کاربران»

با کلیک بر روی گزینه «جزئیات کاربران»، جدولی حاوی مشخصات اعضاء، کل امانت و رده امانتی وی ارائه می شود.

1- کل امانت: با کلیک بر روی این گزینه، فهرست کل امانت های فرد نمایش داده می شود

2- رده امانت: با کلیک بر روی این گزینه، فهرست امانت های فرد در رده امانتی وی ارائه می شود.

گزارش ارائه شده در بخش «کل امانت» عضو

گزارش رده امانت فرد: این گزارش میزان امانت های فرد را بر حسب رده اصلی آنها تفکیک کرده است. (تصویر زیر)

ص: 213

گزارش ارائه شده در بخش «رده امانت»

گزارش لیستی امانت بر حسب رده: این گزارش، فهرست امانتی کاربر در هر رده را ارائه می دهد (تصویر زیر)

گزارش ارائه شده در بخش «امانت رده های انتخابی»

ص: 214

نمونه گزارش مجموع درآمد های دریافتی یک کتابخانه

1- مسئول کتابخانه: از طریق شماره تلفن های اعضاء و معرفان آن ها نسبت به پیگیری عودت کتاب اقدام شود؛

2- خارج کردن از امانت عضو و دریافت جریمه: اگر کتاب در قفسه کتابخانه موجود بود یا به کتابخانه بازگردانده شد، از امانت عضو خارج شود و در صورت لزوم، نسبت به وصول جریمه دیرکرد وفق مقررات اقدام شود؛

3- ثبت در سابقه امانتی عضو: در صورت عدم عودت کتاب توسط عضو به کتابخانه، به هیچ وجه از امانت وی خارج نشود؛

4- تغییر وضعیت به برنگشته: اگر مدت زمان دیرکرد کتاب بیش از 3 ماه است، لازم است در کاربرگه نسخ، وضعیت کتاب از امانت به برنگشته تغییر داده شود؛

5- خارج کردن از امانت عضو برای کتاب های برنگشته: درصورتی که وضعیت کتاب برنگشته است، ولی بعد از مدتی کتاب به کتابخانه عودت داده شده، از منوی بازگشت (امانت دائم یا تحویل موقت) نسبت به خارج کردن کتاب از امانت شخص اقدام شود؛

6- ارسال گزارش عملکرد پیگیری: مسئول کتابخانه گزارش اقدامات صورت گرفته را به کارشناس امور کتابخانه های استان منتقل و کارشناس نیز نسبت به تجمیع و ارسال آن ها به اداره کل امور کتابخانه ها ارسال نماید. در گزارش ارسالی آمار زیر لحاظ شود:

o تعداد کتاب های بازگردانده شده به تفکیک هر کتابخانه

ص: 219

o تعداد کتاب های تغییر وضعیت داده شده به برنگشته به تفکیک هر کتابخانه

نکته مهم: فرایند پیگیری و بازگرداندن کتاب هایی که وضعیت آن ها به برنگشته تغییر وضعیت داده شده، تفاوتی با کتاب های دیرکردی ندارد. این کتاب ها نیز در امانت فرد هستند اما مدت زمان امانت آن ها طولانی شده است.

کلیه کتابداران و مسئولین کتابخانه ها لازم است در انتهای هرماه، گزارش منابع دیرکردی را از سامانه دریافت کنند و نسبت به پیگیری آن ها اقدام نمایند و همچنین گزارش نحوه و عملکرد پیگیری های خود را در اختیار کارشناس امور کتابخانه های استان قرار دهند.

همچنین ضرورت دارد کتاب هایی که وضعیت آن ها به برنگشته تغییر داده شده نیز تا بازگرداندن به کتابخانه، به صورت دوره ای پیگیری شوند. این دسته از کتاب ها کماکان در امانت فرد هستند و لازم است فرایند پیگیری و بازگرداندن آن ها به کتابخانه انجام شود.

ص: 220

o شماره راهنمای محلی کتاب یا «رده در محل»: این شماره راهنما، توسط کتابدار کتابخانه و به هنگام ثبت نسخه از کتاب، توسط وی و با در نظر گرفتن شرایط کتاب در محل کتابخانه و قفسه، به آن اختصاص می یابد. این شماره راهنما ملاک عمل برای بازیابی و چینش یک کتاب در مخزن کتابخانه است و ممکن است با رده رکوردی که توسط فهرست نویسان به کتاب اختصاص داده شده متفاوت باشد. امکان ویرایش رده در محل برای کتابدار فراهم است. اما ویرایش رده رکورد تنها مختص فهرست نویسان است. از سوی دیگر، رده رکوردهای موجود در سیستم به دلیل فرایندهایی که طی تبدیل و تجمیع داده های نرم افزارهای مختلف قبل از سامانه بر روی داده ها انجام شده ممکن است مخدوش شده باشند. همچنین رده رکورد، منطبق با شرایط کتاب در مخزن نیست.

پیش رده در «ویرایش رده در محل»

دیویی باشد، از چپ به راست نسبت به تکمیل این بخش اقدام می کنیم. فهرست گسترش های دیویی به شرح زیر است:

1فا 8 شعر

2فا 8 نمایشنامه

3فا 8 داستان

4فا 8 مقاله

5فا 8 خطابه و سخنرانی

6فا 8 نامه

7فا8 طنز و هجو و هزل

8فا8 نوشته های گوناگون ادبی (... نثر)

9فا8 ادبیات گویش های مختلف ایرانی

ویرایش شماره مؤلف

در موارد خاص، برای کاترهایی که ساختار دیگری دارند، از طریق باکس های رنگی، امکان ورود اطلاعات به شرح زیر در نظر گرفته شده است:

کادر شماره 1) حرف اول سرشناسه: سرشناسه می تواند هم نام نویسنده باشند، هم نام سازمان، هم فروست و هم عنوان. بنابراین، حرف اول هرکدام از موارد بالا را در کادر شماره 1 وارد می کنیم.

کادر شماره 2) تکرار سرشناسه: در کادر شماره 2، به محض تایپ سرشناسه موردنظر شما، سیستم واژه های پیشنهادی مرتبط را به شما نمایش می دهد. درصورتی که سرشناسه موردنظر شما در سیستم وجود داشت، عیناً همان را انتخاب کنید. درصورتی که وجود نداشت، نزدیک ترین کلمه ماقبل آن را انتخاب کنید. برای مثال اگر سرشناسه ای با «زنخ» شروع شود وقتی برای نشانه آن در جدول بگردیم به «زنج» و سپس به «زند» برمی خوریم. «زنخ» که باید بین این دو باشد موجود نیست، در این صورت باید کلمه ماقبل «زنخ» یعنی «زنج» را برای آن انتخاب کنیم.

مثال بیشتر ...

نشانه مؤلف محمدی فر

به این سبب که «محمدی ف» بعد از «محمدی ش» و قبل از

ص: 225

«محمدی ک»

است، بنابراین «محمدی ش» که نزدیک ترین مورد ماقبل «محمدی ف» است را انتخاب می کنیم.

مدیریت نشانه مؤلف ها

v در پنجره شماره دو پس از وارد نمودن سرشناسه برای اعمال نتیجه باید کلید «بازیابی کد مؤلف» را کلیک نمود و پس از دریافت شماره ی آن ، نسبت به وارد نمودن شماره ی حاصله در پنجره شماره 2 اقدام نمود تا تغییرات اعمال شود

v کادر شماره 3 (زرد): این کادر می تواند خالی باقی بماند. همچنین در مواقعی که کتاب هایی شبیه هم هستند و کتابدار نیاز به درج عددی دارد تا بین آن کتاب ها، در رده در محل، تمایز قائل شود، در این کادر، عددی را می تواند وارد کند. (رجوع به نیک بخت جم، صفحه 22 مقدمه)

v کادر شماره 4) حرف اول عنوان. درعین حال، این کادر می تواند درصورتی که سرشناسه عنوان، فروست یا تنالگان باشد، خالی باقی بماند.

کادر شماره 5) زمانی که از یک کتاب با یک نویسنده واحد

ص: 226

v و آثار متعدد با عنوان های مشابه در کتابخانه وجود دارد، یا ترجمه های مختلفی در کتابخانه وجود دارد، در این کادر حرف اول مترجم نوشته می شود (رجوع به نیک بخت جم؛ صفحه 24 مقدمه)

v کادرهای شماره 6 و 7 و 8) در کادرهای بعد از ممیز، زمانی که کتاب، نقد، سرگذشت نامه یا کتاب شناسی باشد، بر اساس قواعد موجود نسبت به درج و تکمیل آن ها اقدام می شود. برای مثال: برای کتاب های کلیات «ی/»، برای کتاب های سرگذشت نامه «س/»، برای کتاب های نقد «ن/» ، برای کتاب های برگزیده «ب/» (رجوع به نیک بخت جم، صفحه 44 مقدمه)

ص: 227

جستجوی نشریه در سامانه برای ثبت شماره جدید از یک نشریه

گام دوم - ویرایش کاردکس نشریه: بعد از جستجوی اطلاعات نشریه، روی گزینه کاردکس نشریات کلیک کنید تا وارد محیط کاردکس شوید.

گزینه کاردکس در جزئیات نشریه

گام سوم - مشاهده موجودی های فعلی از نشریه: بعد از وارد شدن به محیط کاردکس، بخش نشریات را انتخاب کنید، سپس بر اساس

ص: 229

اطلاعات دوره انتشار نشریه (سالنامه، فصلنامه، ماهنامه، ...)، موجودی های فعلی را انتخاب کنید.

ویرایش کاردکس نشریه

در کاردکس، دوره های موجود نشریه با شکل مشخص شده است. به این معنی که در این کتابخانه این شماره ها از آن مجله وجود دارد.

موجودی های فعلی نشریه در کاردکس مشخص است

گام چهارم - تعریف موجودی جدید: شماره جدید مجله ای که به

ص: 230

دست شما رسیده است را بر اساس اطلاعات دوره آن، انتخاب کنید. بر روی آیکن از دوره موردنظر، کلیک کنید. سپس در پنجره جدید، از منوی وضعیت، گزینه موجود را انتخاب کنید. همچنین درصورتی که نیاز بود، اطلاعات مربوط به شماره دوره، شماره پیاپی را وارد کنید و اینکه آیا پیوست یا ویژه نامه دارد را مشخص کنید. درنهایت روی گزینه تأیید کلیک کنید.

تعریف موجودی جدید از نشریه در کاردکس

به این ترتیب شماره جدید از مجله در کتابخانه شما در کاردکس ثبت می شود و علامت برای آن دوره انتخاب می شود.

شماره های موجود از یک مجله در کتابخانه

گام پنجم - ثبت نسخه: در مرحله بعد، برای ثبت نسخه، کافی است روی گزینه نسخه کلیک کنید، سیستم به طور خودکار نسبت به ثبت نشریه و اختصاص یک شماره ثبت به آن اقدام می کند.

ص: 231

ثبت نسخه نشریه در بخش نشریات کتابخانه در کاردکس

گام ششم - خارج کردن نسخه وجینی نشریه از کاردکس و مجموعه کتابخانه: بر اساس دستورالعمل اداره کتابخانه های عمومی، کتابخانه بایستی تنها سه شماره آخر از مجله را نگهداری نماید و شماره های دیگر باید به نحو مقتضی از مجموعه خارج شود. بر این اساس، با ثبت یک شماره جدید از یک نشریه، یک شماره از آن نشریه باید از مجموعه خارج شود. مطابق راهنمای تصویری ارائه شده، مراحل بعدی شامل خارج کردن یک شماره نشریه از کاردکس و مجموعه کتابخانه است که به شرح زیر است:

1- بعد از جستجوی نشریه، شماره نشریه ای که بایستی از مجموعه خارج شود انتخاب می شود، روی گزینه «موجود» کلیک کنید؛

2- در پنجره ای که ظاهر می شود، گزینه «ناموجود» را انتخاب کنید؛

3- در انتها روی «تأیید» کلیک کنید. (مطابق راهنمای تصویری زیر)

ص: 232

تعریف «ناموجود» در کاردکس به منظور خارج کردن نشریه از مجموعه کتابخانه

بعد از این مرحله، شماره آن مجله، از «موجود» به «ناموجود» تغییر خواهد کرد.

تغییر موجودی یک نشریه به ناموجود در کاردکس

در مرحله نهایی، سیستم به صورت خودکار، وضعیت آن شماره از مجله که طی مراحل قبل از کتابخانه خارج شده است را به «وجین فرسوده» تغییر می دهد.

تغییر وضعیت یک شماره از نشریه به وجین فرسوده

ص: 233

جامعه دانشگاهی و مؤسسات پژوهشی الزامی است.

1-6. عضو کتابخانه موظّف است کلیّه منابع را از هر کتابخانه ای که به امانت گرفته است، تا موعد مقرّر به همان کتابخانه تحویل دهد.

1-7. در صورت عدم عودت کتاب در موعد مقرّر به کتابخانه ای که کتاب از آن امانت گرفته شده است، عضو موظّف است برای هر روز تأخیر، جریمه ی دیرکرد را به کتابخانه ارائه کننده منبع اطّلاعانی بپردازد.

1-8. در صورت عدم برگشت کتاب توسط عضو در کتابخانه مبدأ یا کتابخانه های مقصد، عضو موظّف است عین کتاب را تهیّه کند یا بهای آن را به قیمت روز به کتابخانه ارائه کننده منبع اطّلاعانی پرداخت نماید و رسید وجه دریافت کند.

1-9. کتابداران کتابخانه های عمومی مجاز نیستند، منابع اطّلاعانی دارای تأخیر را در کتابخانه های مبدأ یا مقصد تمدید کنند.

1-10. کتابداران کتابخانه های عمومی مجاز نیستند کارت عضویت سراسری را پس از امانت در کتابخانه نگه دارند. به عبارتی دیگر، امکان استفاده از کارت عضویت سراسری، در کتابخانه های دیگر باید همواره برای عضو وجود داشته باشد.

1-11. مدت امانت برای کلیّه دارندگان کارت عضویت سراسری، دو هفته است.

1-12. مسئول کتابخانه ملزم است نسبت به اطلاع رسانی در خصوص کارت عضویت سراسری و مزایای استفاده از آن در تابلو اعلانات اقدام کند.

1-13. در صورت مفقود شدن کارت عضویت سراسری، عضو ملزم

ص: 235

است مراتب را به کتابخانه صادر کننده اطّلاع دهد و با پرداخت هزینه صدور کارت، کتابداران ملزم به ارائه المثنی هستند.

1-14. پیگیری برگشت کتاب های ارسالی با دریافت فهرست تأخیرات از سامانه ی مدیریّت کتابخانه های عمومی در کتابخانه ی امانت دهنده (مبدا یا مقصد) صورت گیرد.

1-15. به منظور جلوگیری از سوء استفاده احتمالی اشخاص، کارت عضویت سراسری پس از صدور، تنها به فرد متقاضی ارائه شود.

1-16. پیگیری برگشت کتاب های امانتی بر عهده کتابخانه امانت دهنده است.

1-17. اخذ هزینه عضویت مجزا در کتابخانه های مقصد، برای ارائه خدمات امانت مجاز نیست.

1-18. تمدید مدرک در کتابخانه امانت دهنده توسط کتابداران کتابخانه امانت دهنده انجام شود.

ص: 236

o تاریخچه مرورگر اقدام شود (مطابق تصویر زیر). این امر از بروز خطاهای مختلف سیستمی مقطعی جلوگیری خواهد کرد.

نمونه روش پاک کردن تاریخچه در مرورگر کروم

ص: 238

· است روی گزینه ورود کلیک کنید، چون رمز

اشتباه است سیستم به شما اجازه وارد شدن نمی دهد. بعد از پنج بار کلیک، سیستم شناسه شما را غیرفعال می کند. توصیه می شود رمز ذخیره شده در مرورگر را بررسی کنید و از جدید بودن آن مطمئن شوید.

ذخیره رمز عبور در مرورگر

· وارد شدن با شناسه کاربری شخص دیگر در سیستم: ممکن است شما اشتباهی با شناسه کاربری شخص دیگری بخواهید وارد سیستم شوید. به خصوص در مواردیکه شناسه و رمز عبور در مرورگر ذخیره شده و سیستم به صورت مشترک مورداستفاده کتابداران قرار می گیرد این مشکل ممکن است به دفعات رخ دهد.

ص: 240

راه حل: با کلیک بر روی گزینه فراموشی رمز عبور، سیستم رمز عبور جدیدی را برای شناسه کاربری تولید و به نشانی پست الکترونیکی ارسال خواهد کرد.

سؤال: کاربران چگونه می توانند بدون نیاز به واردکردن شناسه کاربری و رمز عبور، از امکانات سامانه استفاده کنند؟

جواب: کلیه کاربران می توانند بدون واردکردن شناسه کاربری و رمز عبور، از امکانات جستجوی کتاب در یک کتابخانه خاص استفاده کنند. برای این منظور در صفحه اول سامانه روی گزینه «جستجو» کلیک کنید یا از طریق امکانات بخش جستجوی کتاب تعبیه شده در صفحه خانگی سامان استفاده نمایید.

گزینه های جستجو در صفحه اول سامانه

سؤال: آیا امکان جستجو در یک کتابخانه خاص وجود دارد؟

جواب: بله؛ ابتدا استان و شهرستان مدنظر خود و در فیلد بعدی، کتابخانه موردنظر خود را انتخاب کنید.

سؤال: چگونه اطلاعات بیشتری درباره کتاب ها از سامانه دریافت

ص: 241

کنم؟

جواب: با کلیک بر روی نمایش جزئیات، می توان اطلاعات بیشتری از کتاب موردنظر در یک کتابخانه دریافت کرد.

گزینه جزئیات در جستجو و بازیابی اطلاعات

سؤال: از کجا بفهمیم کتاب موردنظر ما در کتابخانه وجود دارد؟

جواب: ابتدا جستجوی خود را در کتابخانه موردنظر انجام دهید، سپس روی گزینه لیست کتابخانه کلیک کنید، در صفحه ای که ظاهر می شود، اسامی کتابخانه هایی که کتاب موردنظر شما را دارا هستند، نمایش داده شده است. در مقابل نام کتابخانه موردنظر خود، روی گزینه لیست نسخ کلیک کنید. در صفحه جدیدی که ظاهر می شود وضعیت کتاب ازنظر موجود بودن، در امانت بودن یا مفقودی بودن، قابل امانت بودن با رنگ های سبز، قرمز و آبی مشخص شده است. در تصویر بعدی، مراحل مشاهده وضعیت کتاب در یک کتابخانه به ترتیب ارائه شده است.

ص: 242

مراحل مشاهده وضعیت کتاب در کتابخانه

سؤال: چگونه می توانم کتاب موردنظر را به امانت بگیرم؟

جواب: امانت کتاب، منوط به عضویت در کتابخانه است. برای این منظور بایستی به کتابخانه موردنظر خود مراجعه کرده، فرم ثبت نام را تکمیل کنید و مدارک لازم را در اختیار کتابدار قرار دهید. همچنین می توانید از طریق فرم موجود در سامانه، مرحله «پیش ثبت نام» خود را انجام دهید.

سؤال: چگونه می توانم در سامانه ثبت نام کنم و شناسه کاربری و رمز عبور دریافت نمایم؟

جواب: به منظور ثبت نام در سامانه، به دو طریق می توان عمل کرد:

«پیش ثبت نام» آنلاین: در بالای صفحه اصلی سامانه گزینه «ثبت نام» را کلیک کنید.(مطابق شکل زیر) و فرم آنلاین موجود در این بخش را مطابق راهنما و توضیحات ارائه شده، تکمیل نمایید. سپس با در دست داشتن مدارک خود به کتابخانه ای که

ص: 243

1- آن را انتخاب کرده اید مراجعه کرده و ثبت نام خود را کامل کنید.

2- مراجعه حضوری به کتابخانه: به نزدیک ترین کتابخانه محل سکونت مراجعه کنید (برای پیدا کردن نزدیک ترین کتابخانه به محل سکونت خود می توانید از طریق پایگاه اطلاع رسانی اطلس کتابخانه های عمومی کشور استفاده نمایید(1))

گزینه ثبت نام آنلاین در سامانه مدیریت

سؤال:آیا برای ورود به سامانه نیاز به رمز عبور و شناسه کاربری دارم؟

جواب: بله، برای ورود به سامانه و استفاده از امکانات آن، لازم است رمز عبور و شناسه کاربری خود را از کتابدار کتابخانه موردنظر خود دریافت کنید. همچنین در اولین بار استفاده از سامانه، ابتدا بایستی نشانی پست الکترونیکی (e-mail) خود را که در فرم ثبت نام وارد کردید، تأیید اعتبار کنید. به این منظور، مطابق دستورات و راهنمای سامانه، کد کاربری خود را وارد کنید و سپس سامانه، لینکی به منظور فعال سازی به نشانی پست الکترونیکی شما ارسال خواهد کرد. مدت زمان اعتبار لینک

ص: 244

ارسال شده، 6 ساعت است. روی لینک ارسال شده در صندوق پستی خود کلیک کنید تا سامانه، شناسه کاربری شما را فعال کند.

سؤال: من رمز عبور خود را فراموش کردم، راه حل چیست؟

جواب: درصورتی که رمز عبور خود را فراموش کرده باشید، از گزینه فراموشی رمز عبور اقدام کنید. در صفحه مربوطه کد کاربری خود را وارد کنید و سامانه ایمیلی حاوی رمز عبور جدید به نشانی پست الکترونیکی که در فرم ثبت نام وارد کردید، ارسال خواهد کرد.

فرایند بازیابی رمز عبور فراموش شده

سؤال: شناسه کاربری من غیرفعال شده است، راه حل چیست؟

جواب: ممکن است شناسه کاربری شما به دلیل واردکردن مداوم رمز عبور اشتباه، غیرفعال شده باشد. در این صورت از گزینه فراموشی رمز عبور اقدام کنید. کد کاربری خود را وارد کرده و سامانه رمز عبور جدید را به ایمیل شما ارسال خواهد کرد.

سؤال: آیا امکان «تمدید کتاب امانت رفته» یا «رزرو کتاب» به صورت غیرحضوری و آنلاین وجود دارد؟

جواب: بله، اعضای کتابخانه، به شرطی که در سیستم ثبت نام کرده باشند و ایمیل آن ها تأیید شده باشد، می توانند کتاب خود را به صورت آنلاین و غیرحضوری، تمدید یا رزرو کنند. به این منظور در قسمت

ص: 245

امانت های من، گزینه امانت های جاری را انتخاب و در فهرست کتاب های در دست امانت خود، گزینه «درخواست تمدید» را کلیک کنید. درصورتی که کتاب موردنظر شما توسط کتابدار تمدید شود، پیامی برای شما ارسال می شود، همچنین به منظور رزرو کتاب، بعد از جستجوی کتاب مدنظر در قسمت جزئیات، گزینه «رزرو مدرک» را انتخاب کنید. درصورتی که کتاب درخواستی که شما رزرو کرده اید، به کتابخانه بازگشت داده شود، پیامی برای شما ارسال می شود تا درخصوص امانت کتاب خود اقدام کنید.

درخواست رزرو مدرک

فرایند ارسال درخواست تمدید مدرک

ص: 246

ارسال پیام مبنی بر تمدید کتاب برای عضو درخواست کننده

لازم است بخش «درخواست های امانت و تمدید» توسط کتابداران به طور روزانه بررسی شود.

سؤال: آیا می توانم با ثبت نام در یک کتابخانه، از خدمات سایر کتابخانه ها بهره مند شوم؟

جواب: بله، درصورتی که در یک کتابخانه عمومی، نوع عضویت شما به صورت سراسری تعریف شده باشد، این امکان را دارید که از سایر کتابخانه هایی که به سامانه متصل هستند، مطابق شرایط و دستورالعمل عضویت سراسری کتاب امانت بگیرید. توجه کنید که شما می توانید تنها در یک کتابخانه عمومی به صورت سراسری ثبت نام کنید. درصورتی که بخواهید علاوه بر امانت کتاب، از امکانات و خدمات کامل (نظیر سالن مطالعه، بخش های مرجع، پژوهش،...) سایر کتابخانه ها بهره مند شوید، لازم است در آن کتابخانه به صورت محلی و به شکل عضویت کتابخانه ای،

ص: 247

ثبت نام کنید.

سؤال: آیا امکان مطالعه متن کامل یک کتاب در سامانه وجود دارد؟

جواب: فعلاً خیر، در حال حاضر، سامانه امکانات جستجوی اطلاعات کتابشناختی کتاب های موجود در کلیه کتابخانه های عمومی را فراهم کرده است. به منظورمطالعه کتاب، حضور در کتابخانه و امانت آن ضروری است.

سؤال: درصورتی که در هنگام جستجوی اطلاعات در سامانه با مشکلی مواجه شدم، چگونه مشکل خود را حل کنم؟

جواب: به منظور رفع مشکل خود می توانید از طریق اطلاعات موجود در قسمت تماس با ما، مشکل خود را مطرح نمایید تا نسبت به پیگیری و رفع آن، اقدام شود. لطفاً شماره تلفن مستقیم یا نشانی پست الکترونیکی خود را حتماً قید کنید تا پاسخ خود را سریع دریافت کنید.

ص: 248

Training Guide for Public libraries Management System (SAMAN)

By: Seyed Mahdi Hosseini

Illustrator: Abdollah Jafari

Tehran 2016

ص: 249