آشنايى با اصول انباردارى

مشخصات كتاب

نام كتاب: آشنايى با اصول انباردارى

نويسنده: اسد اللهى

موضوع: مرجع

زبان: فارسى

تعداد جلد: 1

ناشر: نشر مشعر

مكان چاپ: تهران

نوبت چاپ: 1

ص:1

اشاره

ص:2

ص:3

ص:4

سخن نخست

ص:5

از دير باز تاكنون تأمين نياز و احتياجات يكى از دغدغه هاى اساسى يك سازمان تلقى شده و ذهن مديران و كارشناسان بخش خريد و تداركات را به خود مشغول داشته است. سئوالاتى اين چنين؛ يك درخواست از چه كسى و چطور تهيه شود؟ آيا جنس يا كالاى خريدارى شده با قيمت مناسب و با كيفيت دلخواه تهيه شده؟ نحوه حمل و پرداخت چگونه است؟ همه اين سئوالات يا برخى از پرسشها در هر خريد پيش مى آيد كه البته اوضاع سياسى و اقتصادى كشور هم بايد به موارد فوق اضافه كرد. اما هميشه تجرب، رابطه و شانس ابزارهايى بودند كه يك سازمان را در مواجه شدن با شرائط و سئوالات بالا يارى نموده است. تجربه و رابطه كه دو ركن اساسى در امر تداركات و خريد يك سازمان محسوب مى شود متكى به فرد است و درصورتى كه سازمان شخص مورد نظر را از دست بدهد، امر خريد و تداركات يك سازمان دچار خلل و كندى مى شود. لذا به منظور اجتناب از بروز چنين موضوع خطرناكى بايد از ابزارى استفاده كرد كه منحصر بفرد خاصى نباشد بلكه منحصر به عمليات موسسه باشد. خداى منان راسپاس كه بر ما منت نهاد تا بتوانيم جزء خدمتگزاران زائران بيت الله الحرام و حرم مطهر پيامبر گرامى اسلام (ص)، بانوى دو عالم حضرت فاطمه زهرا و ائمه مظلوم بقيع- سلام اللَّه عليهم اجمعين- و بزرگان صدر اسلام باشيم. شكرگزارى اين نعمت بزرگ جز با خدمت خالصانه و صادقانه و تلاش مجدانه ميسر نيست؛ لذا براى سهولت و صحت انجام كارها و توفيق خدمتگزارى بهتر، بنا داريم تا در اين جزوه آموزشى، انبارداران محترم را با فرايند تهيه و توزيع كالا، اقلام مصرفى، اصول و قوانين جديد انباردارى در عمره مفرده در هتل هاى مكه مكرمه و مدينه منوره بيشتر آشنا نمائيم.

ص:6

اقتصاد عربستان

مطالعه وضعيت اقتصادى كشورهاى مختلف براى افرادى كه در حوزه هاى مختلف اقتصاد و بازرگانى فعاليت مى كنند از اهميت ويژه اى برخوردار است.

عربستان سعودى كشورى نفت خيز با جمعيتى بالغ بر ميليون نفر مى باشد كه اقتصاد آن كاملًا به نفت و درآمد نفتى وابسته است. اين كشور درصد از ذخاير تأييد شده نفتى جهان را در خود جاى داده است و هم اكنون بزرگترين كشور صادر كننده نفت در سازمان اوپك محسوب مى شود. در سال گذشته نفت درصد از درآمد عربستان را تشكيل داد.

سهم صنعت نفت در توليد ناخالص داخلى اين كشور در سال ميلادى برابر با درصد و سهم درآمد حاصل از صادرات نفت در مجموع درآمد صادراتى اين كشور معادل درصد بود.

در سال گذشته از مجموع 488/ 6 ميليون نيروى كار فعال در اين كشور/ ميليون نفر در صنعت نفت و گاز و صنايع مرتبط مشغول به كار بودند.

طبق آمارهاى موجود در سال گذشته ميلادى درصد از توليد ناخالص داخلى اين كشور از فعاليتهاى بخش خصوصى تأمين شد.

در سال ميلادى ارزش توليد ناخالص داخلى بر مبناى برابرى قدرت خريد معادل/ ميليارد دلار و بر مبناى نرخ تبادل ارز رسمى معادل/ ميليارد دلار بوده است.

در اين سال توليد ناخالص داخلى عربستان/ درصد رشد كرد و همين مساله سبب شد تا سرانه توليد ناخالص داخلى اين سرزمين به هزار و دلار برسد. واحد پول اين كشور ريال سعودى است. هر دلار آمريكا برابر با 74/ 3 ريال عربستان سعودى است. اين نرخ از سال 1985 تاكنون ثابت مانده است.

طبق گزارشهاى موجود در سال گذشته كشاورزى درصد، صنعت/ درصد و خدمات/ درصد از توليد ناخالص داخلى اين كشور را به خود اختصاص داد. نرخ بيكارى در اين كشور معادل درصد اعلام شده بود.

ص:7

آشنايى با انبار و انباردارى

انبار به عنوان يك بخش اصلى با ساير بخش هاى هتل يا آشپزخانه هاى متمركز تهيه غذا در ارتباط مستقيم است. به نحوى كه عملكرد مطلوب يا نامطلوب آن بر بخش هاى ديگر تاثير مى گذارد. انبار به عنوان يك جايگاه سازمانى در نمودار كليه ى سازمان ها وجود دارد. به همين دليل به برنامه ريزى، نظم، انضباط، هماهنگى، نظارت و كنترل در كليه ى اجزا و قسمت ها و سطوح آن نيازمند است. انباردارى نيز شامل انبار كردن و فعاليت هاى مرتبط با آن از قبيل تأمين و جمع آورى، تركيب و نگهدارى و حفظ كالاها، جابجايى، جداسازى، طبقه بندى، تخليه و بارگيرى و نظاير آن است. در اين مجموعه سعى شده است مديريت انبار از ديدگاه امور فيزيكى انبار و نيز از ديدگاه امور مديريتى بررسى شود.

اهداف دوره

انتظار مى رود شركت كنندگان در پايان دوره آموزشى با مفاهيم زير آشنا شوند:

* اقلام تداركاتى را بشناسد.

* باچگونگى تأمين، نگهدارى و توزيع آنها بر اساس قوانين و مقررات موجود سازمان آشنا باشند.

* مراحل انباردارى را بدانند.

* انواع انبار را بشناسند.

* دستورالعمل هاى اجرايى صدور كالا را بدانند.

* شرايط خريد كالا را بدانند.

* با ضوابط و ويژگى هاى سيستم تداركات و خريد آشنا شوند.

ص:8

فرايند تأمين تداركات و تغذيه در عمليات عمره

ص:9

آشنايى با بخش هاى مديريتى درتأمين و تدارك اقلام تداركاتى معتمرين جمهورى اسلامى ايران:

1- برآورد سرانه

به منظور برآورد سرانه هر نفر زائر كارگروه و كميسيونى متشكل از صاحبنظران و متخصصين امر تشكيل جلسه مى دهند كه باتوجه به بررسى ها و آناليز غذائى هر نفر زائر در طول مدت اقامت در كشور عربستان برنامه غذائى كه از مهمترين بخش هاى تداركات را شامل مى شود تدوين و به تصويب مى رساند. بنابراين براساس برنامه غذايى و ساير مايحتاج هاى مربوط به آن سرانه مصرفى طول اقامت هر نفر زائر بدست مى آيد. كه با محاسبات رياضى سرانه مصرفى چهار مرحله عملياتى عمره مشخص و براى تأمين اقلام آن طى برنامه اى دركميسيون خريد اقدام مى شود.

خاطر نشان مى دارد در عمليات عمره سال 87 تعداد 84 قلم كالاى مورد نياز در بخش تداركات و تغذيه مورد استفاده قرارگرفته بود كه از اين تعداد فقط 42 قلم درانبارهاى هتلهاى اسكان زائران تخزين و توزيع شد.

2- تأمين و تدارك

به منظور تأمين نيازهاى تغذيه اى زائران و براساس سرانه هاى مصوب، اعضاى كميسيونى كه بنا به پيشنهاد حوزه معاونت حج و عمره تعيين و در دو بخش اساسى زير ايفاى نقش مى كنند.

الف- بررسى و ارزيابى امكان تأمين نياز و انتخاب پيشنهادات اصلح وتنظيم صورتجلسه باشركتهاى منتخب

ب- تنظيم و امضاى قراردادها مورد تفاهم براى تامين مايحتاج لازم

درتداركات و تغذيه

لازم به توضيح است كه در مفاد قرارداد نحوه توزيع كالاى خريدارى شده براساس صدور درخواست كالا توسط واحد تداركات هر يك از شهرهاى مقدس مكه مكرمه و

ص:10

مدينه منوره صورت مى پذيرد بنابراين قراردادهاى منعقده حسب نياز و درخواست مسئول واحد تداركات عملياتى مى شود.

كميسيون خريد

اين كميسيون يكى از مهمترين بخش هاى فرايند تداركات بوده و سياستگذار اصلى واحدهاى تداركات و تغذيه، آشپزخانه هاى مركزى، تهيه برنامه غذايى و تعيين سرانه هاى مصرفى زائر مى باشد. اعضاى اين كيمسيون تركيبى ازنمايندگان سازمان حج وزيارت، بعثه مقام معظم رهبرى و مركز پزشكى حج مى باشند.

1) كميته قراردادها

كميته قراردادها متشكل از نمايندگان بعثه مقام معظم رهبرى و سازمان حج و زيارت و چند تن ازكارشناسان بهداشت و تغذيه است. اين كميته با در نظر گرفتن نظرات و خطمشى كميسيون خريد و عملكرد شركت هاى سعودى توزيع كننده اقلام تداركاتى در سنوات گذشته و بررسى كيفيت و قيمت كالاها و اقلام مصرفى اقدام به انعقاد قرارداد مى نمايد.

2) واحد تداركات ستاد عمليات عمره

رئيس تداركات با هماهنگى هاى قبلى مدير موسسه با مسئولين ذيربط انتخاب وتحت نظر مدير دفتر نمايندگى سازمان حج و زيارت در كشور عربستان و مسئول عمليات عمره ايفاى وظيفه مى نمايد، براى تسهيل وتسريع امور دو نفر بعنوان مسئول تداركات در مكه مكرمه و مدينه منوره زير نظر ايشان و با هماهنگى مسئولين ستادهاى مكه مكرمه و مدينه منوره انجام وظيفه مى نمايند. واحد تداركات مجرى مصوبات كميسيون هاى تداركات و خريد مى باشد.

ص:11

3) ثبت و سفارش كالا از شركتهاى طرف قرارداد

مسئولين واحد تداركات هريك ازستادهاى اصلى مكه مكرمه و مدينه منوره براساس برنامه تفويجى كه از حوزه معاونت حج وعمره و موسسه عمره سعادت در اختيارشان قرار مى گيرد اقدام به صدور سفارش حمل و تحويل كالا در درب هتل را صادر مى نمايند كه يك نسخه از حواله درخواستى از طريق مسئول تداركات منطقه در اختيار انباردار هتل مربوطه قرارداده مى شود. تا ضمن اطلاع از اقلام سفارشى هماهنگى لازم و فضاسازى مناسب براى تحويل كالا را پيشاپيش بعمل آورده باشد. لازم به ذكر است چنانچه حواله صادره باتوجه به موجودى كالا در انبار نياز نبود دراين خصوص با مسئول تداركات منطقه سريعاً هماهنگى لازم بعمل آورده و تمام مراحل آنرا ثبت و يادادشت نمائيد و در برنامه پيگيرى روزانه خود داشته باشيد.

4) توزيع كالاى سفارش شده واحد تداركات در انبارهاى هتلها

قبل ازتشريح توزيع كالاها، لازم است منابع ورود كالاها به انبار را به اختصار بيان نمائيم:

از طريق خريدهاى داخلى (خريد از ايران): اين نوع كالاها در مقابل قرارداد خريد كميسيون داخلى در كشور خريدارى و براساس مفاد تفاهم نامه و قرارداد منعقده پس ازطى روال قانونى به عربستان ارسال و توسط شركت يا شركتهاى هم پيمان طرف ايرانى ترخيص، بارگيرى، دپو، و براساس ثبت سفارش واحد تداركات مطابق با فرمتها و برنامه هاى هماهنگ توزيع و تخليه مى شوند.

از طريق خريد هاى خارجى خريد از خارج از كشور مستلزم طى مراحل خاصى است كه در عمليات تأمين و تداركات عمره عمده اين خريدها براساس مناقصه اى كه توسط دفتر نمايندگى سازمان در عربستان در روزنامه هاى كثير الانتشار بصورت اطلاعيه به اطلاع شركتهاى داوطلب متقاضى رسانده مى شود و با توجه به

ص:12

قوانين مالى كشور و پس از طى مراحل لازم با حضور اعضاء كميته خريد شركتهاى متقاضى ارزيابى و درنهايت قرارداد خريد انعقاد مى گردد.

تذكر: چنانچه Order اى (1) حذف يا تغيير يابد از طريق مسئولين تداركات مناطق و مسئولين تغذيه به انبارداران هتلها وآشپزخانه ها ابلاغ مى گردد.

كالاى انتقالى (جابجايى) از ساير انبارها حسب نياز و با هماهنگى مسئولين تداركات مناطق فرعى ستاد عمره امكان پذير است. انتقال كالا از انبارى به انبار ديگر مستلزم تكميل فرم خاصى به همين منظور مى باشد. كه دربخش انباردارى چگونگى استفاده از آن توضيح داده حواهد شد.

حال با اين توضيح بهتر مى توان بيان داشت كه توزيع كالاى سفارش شده واحد تداركات در انبارهاى هتلها چگونه صورت مى پذيرد.

چگونگى توزيع و تحويل اقلام سفارش شده تداركات

شركت توزيع كننده كالا ضمن ارسال كالا به همراه آن فرمى به نام Order يا سفارش كالا اقدام مى نمايد كه در اين فرم تمامى مشخصات كالا شامل نام هتل تعداد دريافتى- تاريخ توزيع و شماره درخواست كالا ثبت شده است.

1- سفارش (درخواست كالا)

ص:13

همانگونه كه در تصوير صفحه قبل ملاحظه مى نمائيد. يك نمونه Order است كه از طرف واحد تداركات به شركت نادك ارسال شده و شركت نادك كالاى مورد نظر كه در اين Order شير (حليب) است را دركارتن 18 عددى براى هتل ديار الأمل به تعداد 25 كارتن ارسال مى كند ممكن است تاريخ توزيع كمى ديرتر از زمان ثبت شده درOrder باشد. سپس انباردار در هنگام تحويل دقيقاً بايد 25 كارتن شير را تحويل بگيرد و در محل استلام (تعداد تحويلى) را با خودكارعدد (انگليسى) به حروف عدد بيست پنج را مرقوم نمايد و سپس با هماهنگى مدير ثابت در محل امضاى مدير نام مدير ثابت را نوشته وتاريخ، امضاء و سپس به مُهر هتل ممهور مى نمايد.

تبصره:

1- هيچ انباردارى حق ندارد كالايى را بيش از تعداد ثبت شده درOrder تحويل گردد و در صورت بروز چنين خطايى مراتب بعنوان تخلف محسوب مى گردد.

ص:14

2- در بعضى اوقات طبق جدول سرانه مدير تداركات ممكن است كالايى را براى هتلى سفارش دهد اما بر اثر بعضى تغييرات ناگهانى در جدول پرواز يا برنامه غذايى است كالا در انبار هتل دپو شود كه انباردار مى تواند با هماهنگى قبلى مدير ثابت و واحد تداركات به نسبت تعداد ثبت شده درOrder كمتر از سهميه ثبت شده درOrder تحويل بگيرد و در محل استلام تعداد تحويلى را مرقوم نمايد. به طور مثال در فرم نمونه هتل ديارالأمل مى تواند 20 كارتن شير بجاى سهميه اصلى اش كه 25 كارتن شير است، تحويل بگيرد.

3- در هنگام تحويل اقلام تداركاتى انباردار موظف است كالاهايى را كه ممكن است در بسته بندى آنها خللى بوجود آمده يا تاريخ مصرف شان مخدوش و يا مطابق با نمونه هاى مورد تأييد تداركات نمى باشد با هماهنگى تداركات مركز از تحويل آنها خوددارى نمايد.

4- اقلامى مثل ميوه و صيفى جات را حتماً قبل از تحويل و امضاى Order بخوبى بررسى نموده و بطور كلى از تحويل كالاهاى غير متعارف خوددارى شود.

5- نحوه ارسال صيفى جات و اقلام پلاستيكى به هتل ها طبق درخواست بوده و انباردار بايد اين فرم ها را از واحد تداركات دريافت نموده و با هماهنگى مدير ثابت بعد از تكميل مقدارمتعارف مورد نياز فرم مربوطه را درتاريخ مقرر به مسئول تداركات منطقه تحويل نمايد.

6- نگهدارى كالاى تحويلى از شركتهاى توزيع كننده (اصول انباردارى)

انبارها به عنوان يكى از مراكز حفظ و نگهدارى وسايل و تجهيزات و به خصوص اقلام مواد غذايى، از جمله اماكنى است كه از ديدگاه بهداشتى بسيار حائز اهميت بوده و فراهم نمودن شرايط مناسب بهداشتى براى آن ها با توجه به وضعيت آب و هوايى و اقليمى هر منطقه، شرايط و موقعيت مكانى انبار، نوع اقلام و نوع انبار ضرورى است و بايد مورد توجه مسئولين بهداشت و انبارداران قرار گيرد. نقش انبارها به خصوص جهت ذخيره مواد غذايى براى استفاده در حوادث غير مترقبه بسيار مهم و حائز اهميت است. بدين ترتيب كه با استفاده ازروشها ى مختلف مواد غذايى راطورى بسته

ص:15

بندى وتغييرداد كه ضمن اينكه حتى المقدور ارزش آن حفظ شده باشد قابليت نگهدارى آن نيز افزايش يابد.

بدين جهت جزوه آموزش فرايند انباردارى در طول عمره تدوين شده و از آنجائيكه انباردارى در عمره مفرده با اصول متداول انباردارى در هتل هاى ايران و انبار هاى بزرگ متفاوت است و فعاليت در انبار هتل ها و آشپزخانه هاى مركزى مستلزم تجربه كارى و آگاهى از شرايط محيطى است لذا انباردارى در عمره مفرده مستلزم ى ادگيرى دقت، پشت كار و ايثار انباردار مى باشد و در طول دوره اى كه انباردار اين مسئوليت را مى پذيرد لازم است تا راندمان كارى را بالا برده و هزينه ها را با بكارگيرى روش هاى درست انباردارى پايين آورده و در نهايت خدمات خوب و مطلوبى را به زائرين محترم ارائه نمايد. بنابراين باشد تا خدمات همه دست اندركاران در همه بخش ها در ارائه خدمات مطلوب و بهينه به زائرين بيت الله الحرام در پيشگاه حضرت حق مقبول افتد. انشاا ..

ص:16

ساختار مديريت ثابت در هتل هاى عمره

انباردارى

انباردار با چه بخش هاى در هتل بايد ارتباط داشته باشد.

ص:17

ساختار آشپزخانه هاى مركزى

انباردارى

انباردار با چه بخش هاى در آشپزخانه متمركز بايد ارتباط داشته باشد.

ص:18

تعريف انباردارى

: انباردارى كليه عملياتى است كه از زمان تحويل جنس از تداركات (شركتهاى طرف قرارداد، هتل ها) تا هنگام تحويل به واحدهاى مصرف كننده (آشپزخانه، رستوران، خانه دارى) براساس دستورالعملها و برنامه غذايى صادره از تداركات ستاد مركزى انجام مى پذيرد.

اهداف انباردارى

در امورتداركات، سيستم انباردارى از اهميت و جايگاه خاصى برخوردار است و همكارى اين دو واحد با يكديگر اجتناب ناپذير مى باشد. سيستم صحيح انباردارى متضمن مزاياى فراوانى است:

دريافت، حفاظت و در دسترس قراردادن كالا، مواد و وسايل مورد نظر به سهولت و سرعت انجام مى شود.

با اعمال كنترل دقيق، از ازدياد خارج از حد موجوديها كه ممكن است بر اثر انباشت فاسد و موجب ضرر و زيان گردد، جلوگيرى مى شود.

با استفاده صحيح ازسيستم انباردارى، موجودى كالا در انبار و ميزان مصرف آن در هر واحد كالا كه پايه و اساس محاسبه و برآورد اصولى است تعيين مى شود.

كنترل ميزان موجودى در انبار به سهولت صورت مى پذيرد.-

صدور قبض انبار موجبات تسهيل در پرداخت به موقع و درست مبلغ كالا به فروشنده و عمليات حسابدارى مى گردد.

حفظ و نگهدارى كالاهاى مورد نياز در شرايط مناسب و براى مدت زمان مشخصى است تا در زمان هاى مورد نظر، اقلام مورد نيازدر دسترس باشد و بتوان آن ها را سريع و به موقع و سالم در اختيار مصرف كننده قرار داد

ص:19

ويژگى انبارداران

انبارداران على رغم داشتن كليه شرايط عمومى و اختصاصى عوامل ثابت هتل ها:

1- بايد از توانايى جسمانى لازم براى كار در انبار برخوردار باشند.

2- داراى حداقل مدرك تحصيلى ديپلم باشند.

3- داراى تجربه و سوابق كار در امر انباردارى و تسلط به امور انبار كالا باشند.

4- دارا بودن گواهينامه بين المللى كاربرى رايانه (ICDL) .

(براى احراز اين توانايى در فرد آزمون عملى كار با رايانه توسط اساتيد منتخب صورت مى پذيرد.)

5- طى دوره آموزشى تخصصى انباردارى ويژه عمره و دريافت گواهينامه موفقيت آن.

اهم وظايف انباردار:

انباردار كسى است كه عهده دار وظايف زير مى باشد.

-قبل از ورود كالا بايد محلى كه بناست كالا تخليه شود كاملًا تميز و ميزان فضاى مورد لزوم را پيش بينى نمايد.-

تحويل گرفتن اجناس و كالاهاى خريدارى شده طبق اسناد و مدارك خريد (در عمره اسناد و مدارك خريد حواله سفارش كالا يا همان order است)-

صدور قبض انبار يا برگ رسيد كالا به انبار پس از تحويل گرفتن كالا (بعبارتى تأييدorder كه توسط توزيع كننده ارائه و پس از كنترل آن با اقلام تحويلى مورد تائيد انباردار قرار مى گيرد و يك نسخه در زونكن مخصوص به انبار بايگانى مى نمايد.)-

صدور حواله انبار هنگام تحويل كالا به هر واحد يا فردى مسئول (در انباردارى هتلها اغلب براساس درخواست مديران ثابت يا معاون ايشان و يا مسئول تداركات منطقه كالا از انبار تحويل مى شود.)-

مرتباً مى بايست مواد غذايى بازرسى شود تا در صورت آسيب ديدن، منقضى شدن تاريخ، فاسد شدن و يا رطوبت ديدن آن متوجه شده و اقدام لازم بعمل آيد.-

ص:20

صدور فرمهاى مرجوعى، برگشت از خريد يا توزيع براى مصرف (امكان دارد بهر دليلى اجناس خريدارى شده از شركتها نياز به عودت داشته باشد و يا اقلام تحويلى به هتل مازاد بر مصرف بوده و با قيمانده آن بايد در صورت اطمينان از كيفيت و سلامت مجدداً دراختيار انبار قرار گيرد. ناگفته نماندكه اينگونه موارددر پايان هر مرحله از خروج زائرين بيشتر امكان پذير است) بنابر اين ثبت و ضبط اطلاعات دقيق آنها ضرورى است.

-كنترل اجناس به منظور تعيين نقطه سفارش و ميزان سفارش. (نقطه سفارش عبارت است از زمانى كه موجودى انبار به آن ميزان و حدى رسيد است كه بايد سفارش تأمين موجودى جنس را به مسئول تداركات منطقه صادر كند.) نقطه سفارش با فرمول زير محاسبه مى شود:

حداكثر مدت تحويل x حداكثر مصرف/ نقطه سفارش

-صدور برگ درخواست خريد كالا در صورت لزوم (در عمليات عمره اينگونه موارد نادر بوده لذا تدبيرى انديشده شده كه درصورت ضرورت و درخواست مديرثابت هتل مراتب بصورت تلفن و ثبت سفارش با فوريت توسط انباردار پيگيرى و نياز به آن كالا مرتفع گردد.) بطور مثال خريد نان مورد نياز.-

ثبت مشخصات و تعداد اجناس وارده و صادره در دفاتر و كارتهاى انبار (باتوجه به اينكه انباردار به نوعى امين اموال مى باشد و بدليل حجم فعاليت انبارهاى عمره بايد همواره آمار و اطلاعات كالاهاى موجود و توزيعى خود را درحداقل زمان ممكن كه نبايد از 30 دقيقه بيشتر تجاوز كند را در اختيار مسئولين ذيربط قرار دهد بنابراين ثبت و ضبط آن جزو ضرورى ترين بخش از وظايف انباردار محسوب مى شود.)-

طبقه بندى، تنظيم و كدگذارى كالا و اجناس كه براى اين منظور ليست كليه اقلامى كه درانبارهاى هتل نگهدارى مى شود بهمراه كد تخصيصى با عناوين فارسى و معادل عربى در اختيار قرار مى گيرد.-

همكارى تنگاتنگ با مسئول واحد تداركات منطقه در مورد تعيين حداقل، حداكثر و نقطه سفارش و ...-

حفظ و حراست اجناس و رعايت اصول ايمنى در انبار.-

ص:21

-مراقبت ونظارت دردريافت كالا وتحويل آن طبق دستورات صادره ازسوى ستاد طى بخشنامه هاى ارسالى وتهيه اسنادمربوطه.-

بايگانى اسناد و مدارك انبار و ثبت كليه وقايع روزانه انبار در نرم افزار انباردارى وبكارگيرى از اطلاعات ثبت شده.-

ارائه گزارشهاى لازم به مسئولين ذيربط.-

مسئوليت انباردارى در عمره مفرده بسيار مهم بوده وانبارداران محترم لازم است كليه قوانين و دستورالعمل هاى تداركاتى را به دقت رعايت نمايند.-

انبارداران در هتل هاى مكه مكرمه و مدينه منوره نماينده واحد تداركات بوده و ايشان بايد بطور كامل با اين واحد هماهنگ باشد و در مواقع لزوم با هماهنگى مدير ثابت تمامى گزارشات موجودى انبار (انبارگردانى پايان دوره) فرم درخواست كالا (صيفى جات- پلاستيك) و ... را به مسئول تداركات منطقه گزارش دهند.-

در خصوص نحوه تعامل با بازرسان و ناظران بهداشتى انبار بايد تمامى پرسش هاى ايشان را پاسخ دهد و در صورت بروز خطا يا اشكالى كه بازرسان محترم تذكر مى دهند انباردار بايد مراتب را به واحد تداركات گزارش دهد.-

همكارى و مساعدت لازم به مديرثابت هتل در جهت تسريع در امور محوله.

تعريف انبار

به محل وفضايى كه يك يا چند نوع كالاى بازرگانى، صنعتى، مواداوليه ويا فرآورده هاى مختلف كه براساس يك نظام صحيح طبقه بندى وتنظيم مى گردد، انبار گفته مى شود.

انبارها در واحد اقامتى به دوصورت طراحى و مورد استفاده قرار مى گيرند.

الف: انبارهاى موادغذايى ب: انبارهاى عمومى و ظروف

ص:22

- انواع انبارها

الف) انبارهاى پوشيده: اين مكان از تمام اطراف بسته و داراى سقف و وسايل ايمنى كامل است.

ب) انبارهاى سرپوشيده: اين انبار داراى سقف است ولى از چهار طرف باز و فاقد حفاظ جانبى مى باشد. اين نوع انبارها، كالاها را فقط از باران و آفتاب حفظ مى كند.

ج) انبارهاى باز يا محوطه: اين انبار به صورت محوطه بوده و معمولًا براى نگهدارى ماشين آلات و لوازم سنگين استفاده مى شود.

2- انبار كالا در عمليات عمره

در طول دوره اى كه انباردار هتل يا انباردار آشپزخانه مركزى مسئوليت انباردارى را مى پذيرد لازم است با فضاها و مكانهاى مورد نياز آشنايى داشته باشد بطوريكه انبارهاى در اختيار براى فعاليتهاى انباردارى طراحى و ايجاد نشده بلكه بايست با هماهنگى ستاد و مديرثابت محل بخصوصى را بدين منظور اختصاص و تجهيز نمايند بنابراين انباردار در عمره در زمره گروه انواع انبار با گرايش موادغذايى و لوازم مصرفى قرار دارد.

3- انواع انبار در هتل ها وآشپزخانه هاى مركزى در عمليات عمره

الف- انبار خشك (ويژه آشپزخانه هاى مركزى)

ب- انبار مواد منجمد (8 تا 20 درجه زير صفر)

ج- انبار يا سردخانه بالاى صفر (4 تا 15 درجه بالاى صفر)

الف- انبارخشك

انبار خشك به انبارى گفته ميشود كه بتوان كالاهاى خشك و با طول عمر متوسط را در آن نگهدارى نمود. داشتن تهويه مناسب نياز ضرورى براى اين نوع انبار است. كالاهايى مانند: قند- شكر- نمك و ... را مى توان در اين انبار نگهدارى كرد.

ص:23

ب- انبار مواد منجمد (8 تا 20 درجه زير صفر)

در اين نوع انبارها مواد پروتئينى و اقلامى كه نياز به نگهدارى به حالت منجمد مى باشد نگهدارى مى شوند و خود به دو دسته تقسيم مى گردند:

الف) انبار موادخام ب) انبار موادپخته منجمد

روش نگهدارى و دپوى مواد منجمد بسيار حساس و دقيق بوده و چند اصل مهم در نحوه نگهدارى و حفاظت از آنها حائز اهميت است كه عبارتند از:

1- تفكيك مواد از يكديگر

2- تنظيم درجه برودت مناسب با نوع كالا

3- نحوه قفسه بندى و بسته بندى مواد وپالت گذارى

4- استفاده از كارت گوشت با ذكر مشخصات، زمان انجماد، وزن و مقدار اوليه آن در زمان تحويل به انبار

5- رعايت زمان مجاز نگهدارى مواد خام در سردخانه بر اساس جدول زمان ماندگارى.

6- رعايت كليه اصول بهداشتى در مراحل حمل، انجماد، بسته بندى، دپو و تحويل كالا.

اين نوع از انبارها اقلامى مانند: كره- گوشت- مرغ (مخصوص آشپزخانه) را نگهدارى مى كنند.

ج انبار يا سرد خانه هاى بالاى (4- 15 درجه بالاى صفر)

اين نوع انبارها يا يخچالها مخصوص كالاهاى لبنى و نوشيدنى بوده و كالاهايى مانند پنير آب- نوشابه و دوغ و .... را مى توان در اين نوع مكان ها نگهدارى نمود.

4- حداقل تجهيزات مورد نياز در انبارهاى مصرفى:

1) ارابه دستى 2) پالت 3) نردبان يا دوپايه

4) قفسه بندى 5) ترازو 6) ماشين حساب

7) ميز تحرير 8) اوراق وفرمها 9) دماسنج

10) كپسول آتش نشانى 11) رايانه

ص:24

ارابه دستى: ارابه يا همان چرخ دستى متداول ترين وسيله است كه جهت نقل و انتقال كالا در واحدهاى توزيع در سطح هتل ها استفاده مى شود.

پالت: از وسايلى است كه بسيار مورد استفاده انبارها قرارگرفته و متداولترين وبهداشتى ترين آنها پالتهاى پلاستيكى، چوبى و فلزى مى باشد كه هر كدام مزاياى خاص خود را دارد لذا با توجه به كالاهاى انبار هتل استفاده از پالتهاى پلاستيكى بيشتر توصيه مى شود.

نردبان يا دوپايه: وسيله مناسبى براى چيدن كالا در قفسه ها يا برداشت آن مى باشد.

قفسه بندى: نظم و بهداشت جزء اصول يك انبار بوده بطوريكه نظم و ترتيب در بهره ورى مؤثر مى باشد و براى ايجاد چنين فضايى انبار را بشكل مناسب و متناسب با نياز در سطوح هاى مختلف بايد قفسه بندى كرده تا به محض وصول كالا يا درخواست تحويل سريعاً در محل مشخص قرار داده يا براى تحويل برداشته شود.

5- چيدن اقلام در انبار:

طرز قرارگرفتن اجناس در داخل انبار از اهميت خاصى برخورداراست، زيرا چيدن صحيح در ساده كردن كار، اخذ آمار و بالا بردن كيفيت كار بسيار مؤثر است در عين حال منطقى ترين روشهاى چيدن اجناس در انبار استفاده از قفسه است. چيدن صحيح اجناس در انبار در ايجاد نظم و كاهش وقت در ورود و خروج بسيار مؤثر است. تنظيم ونگهدارى كالا دريك محل خاص را صفافى نيز مى گويند. مهمترين نكاتى كه بايد درچيدن كالا درانبار به آنها توجه كرد عبارتند از:

1- ميزان تقاضاى كالا 2- وجه تشابه

3- اندازه وحجم كالا (اندازه) 4- مشخصات كيفى اجناس

ميزان تقاضا مهمترين عاملى است كه در چيدن اجناس بايد در نظر گرفت منظور اين است كه اجناسى كه تقاضا براى آن زياد است در نتيجه ورود و خروج آنها زياد مى باشد بنابراين اين قبيل از اجناس را بايستى در دسترس و نزديك محل كار

ص:25

قرارداد. ميزان تقاضا در انبارهاى هتل با توجه به استفاده روزمره در رستوران معمولًا به سه دسته تقسيم مى شوند:

الف) پر مصرف ب) متوسط مصرف ج) كم مصرف

بنابراين توصيه مى شود كالاهاى پر مصرف نسبت به دو نوع ديگر به سهولت در دسترس باشد.

اصل ديگرى را كه در چيدن مواد و اجناس بايد در نظر گرفت" وجه تشابه" مى باشد زيرا اين روش تحويل كالا را ساده مى سازد. با درنظر گرفتن اين اصل كه در برخى مواقع يك شركت ممكن است دو كالا را با بسته بنديهاى مشابه در هتل توزيع نمايد كه اين موضوع وجه تشابه دربسته بندى احتمال دارد در خروج كالا طبق برنامه غذايى مشكلاتى به بار آورد لذا براى جلوگيرى از اين خطا بهتر است انباردار نسبت به تهيه اتيكت فارسى و نصب آن برروى اين نوع كالا اقدام نمايد تا از بروز چنين خطايى پيشگيرى شود. مثال: كارتن مربا و حلوا ارده كه از لحاظ شكل و قيافه خيلى شبيه بهم مى باشند.

-نكته ديگرى كه در چيدن اقلام بايد در نظر گرفت اندازه و حجم فيزيكى اجناس است به اين جهت درچيدمان انبار بايستى فضاى مناسب جهت اندازه و حجم مختلف اجناس درنظر گرفته شود.-

متأسفانه اغلب مشاهده شده كه در بعضى از انبارها، موادغذايى، لبنيات، و برخى كالاهاى شيميايى و اسيدى ديگر كه از نظر ايمنى و سلامتى ديگر اجناس در كنار هم مُضرند در يك محل نگهدارى مى شود و يا دو ماده شيميايى را كه تركيب آنها توليد انفجار مى كند در كنارهم قرار مى دهند. بنابراين مشخصات اجناس از نظر خواص آنها بايد مورد مطالعه قرارداده شود و نسبت به چيدن آنها در قفسه ها و يا پالتها اقدام گردد. بطور مثال اقلامى مانند نمك، شكر و ... باتوجه به نوع بسته بندى وخصوصيات فيزيكى آنها برروى پالت هاى پلاستيكى قرارگيرند. و در نهايت باتوجه به خصوصيات كيفى هريك از كالاها كه كالاهاى فاسدشدنى، مدت دار، ميوه و لبنيات را درانبارهاى هتل شامل مى شود دقت لازم در حفظ و نگهدارى و توزيع آن به داخل هتل جهت مصرف بايد صورت پذيرد و توزيع براساس ورود كالاها و تاريخ انقضاى آن صورت-

ص:26

پذيرد و از تحويل و توزيع اجناسى كه مدت اعتبار آن به پايان رسيده جداً خودارى شود و بلافاصله با هماهنگى مسئول تداركات منطقه نسبت به خروج آن براى عودت يا امحاء اقدام شود.

-كيسه ها نبايد روى هم در ارتفاع زياد قرارگيرد. مثلًا كيسه برنج را نبايد بيش از 5 كيسه روى هم قرار داد و بايد طورى چيد كه امكان عبور هوا از لابلاى كيسه ها فراهم شود.-

روشهاى متداول درنگهدارى موادغذائى-

الف) كيسه هاى كنفى اغلب موادغذايى بصودن كيسه (فله) وارد انبار مى شوند ازقبيل:

شكر، غلات، حبوبات، آرد وغيره اين گونه موادبايستى بصورت آجرى روى هم چيده شوند وروى هرپالت نيز حداكثر 5 كيسه روى هم قرارگيرد. چنانچه يكى ازكيسه ها بازشده باشد سريعاً بايد محتواى آن را داخل ظرف فلزى ضدزنگ ياظروف پلاستيكى دوجداره تخليه نموده درب آنها رامحكم بست. چيدن كيسه هابصورت آجرى اين مزيت رادارد كه چرخش وتهويه هوا درلابلاى كيسه ها بخوبى صورت پذيرد.

-ب) كارتن ها وموادغذايى بسته بندى شده: كارتن كنسروها وغيره بايستى به گونه اى انبار شوند تابرچسب آنها كاملًا واضح ودرمقابل ديد باشد. همچنين بايستى اين عمل طورى صورت پذيرد كه دسترسى به اين گونه مواد سهل وآسان باشد.

-ج) نگهدارى ميوه ها درانبار قبل از قراردادن ميوه درانبار بايستى آنهارا به تناسب نوع (ميوه) مجزا كرد و يا بعبارتى دستچين نمود. ميوه هايى را بايد انباركرد كه بافت سفت و سختى داشته باشد. ميوه هاى لك دار وكرم زده و صدمه ديده را كه محل مناسبى براى رشد و نمو قارچ هاست و ساير موجودات ذره بينى مى باشد بايد جدا و حذف نمود. ميوه هاى سالم را بايستى دركارتن هاى مخصوص به گونه اى بسته بندى نمود كه حتى المقدور هيچ ميوه اى باميوه ى كنارى درتماس نباشد.

ص:27

6- بهداشت محيط در انبارها و اهداف آموزشى آن

جلب توجه انبارداران و مسئولين بهداشت نسبت به اهميت بهداشت محيط در انبارها.

آشنايى مخاطبين (انبارداران) با شرايط و عوامل محيطى مناسب جهت انتخاب محل انبارها.

آشنايى با مجموعه اى از نكات كاربردى فنى و مهندسى از ديدگاه بهداشت محيطى كه در مراحل مختلف احداث، بهره بردارى و نگهدارى از انبارها توجه به آن ها ضرورى است تا اقلام انبار شده براى مدت لازم سالم نگهدارى شوند.

با توجه به اهداف مذكور، توجه به بهداشت انبارها به ويژه بهداشت محيط انبارها نيز از اولويت خاصى برخوردار است و به همين علت در اين مجال تأكيد عمده بر بهداشت محيط انبارها مى باشد. به طور كلى بهداشت محيط، كنترل عواملى از محيط زندگى است كه در رفاه و سلامت جسمى و روانى و اجتماعى افراد مؤثر بوده و در زنجيره انتقال بيماريها، حلقه اى را تشكيل مى دهند و يا به عبارتى دخل و تصرف در عوامل و شرايطى از محيط زيست به منظور ايجاد شرايط مطلوب و مناسب در آن هاست. اين عوامل عبارتند از: آب، فاضلاب، زباله، بهسازى اماكن و مبارزه با حشرات و جوندگان، هوا و تهويه، شرايط آب و هوايى و بهداشت محيط كار و فعاليت هاى صنعتى و بهداشت مواد غذايى و حرفه اى كه هركدام از اين عوامل ممكن است تحت شرايطى منجر به خرابى و يا فساد كالاهاى موجود در انبارها و يا كاهش كيفيت آن ها و ايجاد ضايعات و خسارات مالى و گاهى نيز منجر به تلفات جانى شوند و يا ممكن است باعث شوند مدت زمان و عمر مفيد يك كالا در انبار كاهش يابد.

با توجه به اين اهداف، اهميت بهداشت محيط به عنوان يكى از مهمترين عوامل مؤثر در حفظ كيفيت و سلامت اقلام موجود در انبارها، مطالبى شامل نحوه انتخاب محل انبارها، مجموعه اى از نكات فنى و بهداشتى كه رعايت آن ها هنگام احداث و تجهيز انبارها ضرورى است، تهيه آب سالم و دفع مواد زائد در انبارها، نور، تهويه، روش هاى مبارزه با حشرات، جوندگان و پرندگان به اجمال ارائه گرديده است.

ص:28

بهداشت محيط در انبارها

عدم آشنايى و توجه به اصول بهداشتى و فنون انباردارى كه اصول بهداشت محيط هم بخشى از آن است، باعث شده سالانه حجم زيادى از كالاهاى انبار شده فاسد و غير قابل استفاده شوند كه ارزش ريالى آن ها بسيار زياد است. هدف از نگارش مطالبى در خصوص بهداشت محيط انبارها تنظيم و گردآورى مجموعه اى از نكات بهداشت محيطى و فنى از مرحله انتخاب محل انبار جهت بهره بردارى از آن مى باشد. تا بدينوسيله مسئولين بهداشت، و همچنين مسئولين تداركات و انبارها ضمن آشنايى با آن ها در استفاده مناسب و بهره بردارى بهينه از مجموعه امكاناتى كه در اختيار آن ها قرار مى گيرد، با آگاهى بيشترى انجام وظيفه نمايند.

اصول بهداشت محيط داراى مجموعه اى از نكات بهداشتى و فنى مهندسى و چهارچوبى است كه در تمام شرايط و براى تمام اماكن، با كمى تغييرات متناسب با شرايط، قابل كاربرد و استفاده مى باشد. به همين دليل در منابع موجود مطالبى با اين سرفصل به ندرت ديده مى شود، ولى جهت استفاده بهتر و دسترسى آسان مخاطبين سعى شده مطالب بهداشت محيطى كه رعايت آن ها در انبارها لازم است در اين جزوه ارائه شود:

نزديك بودن انبار به مراكز تهيه و توزيع اقلام تداركاتى در محلهاى اسكان و دسترسى به انبار و فاصله مبدأ و مقصد كالاها بايد مورد توجه باشد.

امكان تردد وسايل نقليه سنگين بدون ايجاد مزاحمت براى ساير بخش ها در محل وجود داشته باشد.

دسترسى به آب كافى وسالم و امكان دفع بهداشتى فاضلاب و زباله توليد شده در محل.

انواع انبارهاى مورد نياز با توجه به نوع اقلام كه قرار است انبار شوند پيش بينى شود.

مبدأ و مقصد كالا از قبل معين باشد تا مسافت حمل و نقل و هزينه هاى مربوطه با مكان يابى درست كاهش يابد (دسترسى مناسب براى بارگيرى و تخليه) وجود شيب كافى و كفپوش مناسب انبارها براى جمع آورى آسان و سريع فاضلاب هاى حاصل از شستشوى احتمالى ضرورى است.

ص:29

رنگ ديوارها بهتر است روشن انتخاب شود.

در و پنجره انبار از حفاظت كافى و ايمنى لازم براى جلوگيرى از ورود احتمالى سارقين و حشرات و جوندگان برخوردار باشد.

انبارهاى مواد غذايى و كالا و تجهيزات به گونه اى طراحى شوند كه حتى الامكان نفوذ گرد و غبار به داخل آن ها ميسر نباشد.

سيستم مناسب براى دفع مواد (مواد زائد در انبارها) پيش بينى شود.

در مواردى كه داخل انبارها با مصرف آب مواجه هستيم، خواه ناخواه فاضلاب نيز توليد مى شود كه لازم است براى دفع بهداشتى و سريع و به موقع آن ها اقدام لازم انجام شود و از روش مناسبى اعم از چاه جاذب، سپتيك تانك و در مواقعى كه فاضلاب توليدى زياد است، از تصفيه خانه هاى فاضلاب استفاده شود.

زباله دان به تعداد و حجم و اندازه كافى، درپوش دار، زنگ نزن و قابل شستشو براى داخل انبار و محوطه اطراف انبار در دسترس باشد.

بايد جمع آورى زباله ها از زباله دان ها روزانه و بر اساس يك برنامه مشخص كه توسط مسئول بهداشت ارائه مى شود، انجام گيرد.

از انباشتن زباله ها و مواد زائد و مواد غذايى فاسد شده و نان خشك و يا وسايل اسقاطى داخل انبار و يا حتى در محوطه بيرونى انبار ممانعت شود و محوطه داخل و اطراف انبار بايد هميشه تميز و مرتب باشد و هر چه اين مسئله بيشتر مورد توجه قرار گيرد، شرايط و احتمال بروز حادثه و حضور حشرات و جوندگان از بين مى رود.

هيچ گونه شكاف، درز و منافذى كه شرايط را براى نفوذ حشرات و جوندگان داخل انبار فراهم آورد، وجود نداشته باشد و نكات مذكور در بخش مبارزه با حشرات و جوندگان رعايت شده باشد.

سقف انبارهاى سرپوشيده بايد فاقد روزنه و عايق باشد تا دماى داخل انبار در شرايط آب و هوايى مختلف حفظ شود و نبايد در سقف پنجره اى وجود داشته باشد.

متناسب با نوع مصرف آب در انبارها، بايد آب به مقدار كافى و با كيفيت مناسب و سالم و مورد تأييد مسئول بهداشت تهيه شود.

ص:30

تهويه تهويه، تهيه هواى تازه با درجه حرارت مناسب جهت حذف بو و آلودگى هاى هوا بدون ايجاد كوران مى باشد. در نتيجه استفاده از انبارهاى سربسته كه فعاليت ها و واكنش هاى شيميايى زيادى در آن انجام مى گيرد، دماى هوا بالا مى رود و آلودگى هوا ناشى از حضور ميكروب ها، ذرات گرد و غبار و گازهاى آلاينده در هواى انبار افزوده مى شود. از طرفى ميكروب ها عوامل بيولوژيكى زنده و فعال هستند كه در آب و خاك و هوا حضور دارند و مى توانند باعث آلودگى و تجزيه محصولات و كالاهاى موجود در انبار شوند و بعضاً خصوصياتى از قبيل بو، مزه و طعم آن ها را نيز تغيير دهند، در نتيجه انجام تهويه در انبارها ضرورى است.

طراحى و اجراى سيستم هاى تهويه كافى، متناسب با نوع انبار و اقلام موجود در آن، بويژه براى انبارهاى نگهدارى دارو، مواد شيميايى و اقلام بهداشتى و مواد غذايى ضرورى است. در طى مدت نگهدارى كالاها در انبار بايد كيفيت آن ها حفظ شود و فرايندهاى تجزيه كاهش يافته و يا حتى متوقف شود. تجزيه مواد در طى مدت ذخيره سازى بستگى به دما، رطوبت و اكسيژن موجود دارد. تغييرات اين عوامل به صورت مستقيم تأثير زيادى روى ميزان فعاليت و افزايش حشرات و ميكروارگانيزم ها و حضور غير منتظره آن ها در انبار و در نتيجه تأثير زيادى روى تجزيه مواد دارند

نور در انبارها

يكى از عوامل مهم در اماكن عمومى نور است كه بر بهداشت جسم و روان انسان بسيار مؤثر است. نورآفتاب و روشنايى طبيعى اثر مستقيم بر سلامتى انسان دارد.

تأمين نور طبيعى كافى با استفاده از پنجره هاى مناسب براى انبارها ضرورى است.

براى استفاده بهينه از نور طبيعى خورشيد بهتر است پنجره ها در بالاترين قسمت ديوار انبارها نصب شود و بايد به طور متوسط سطح پنجره ها 20% سطح كف انبار و يا در مناطق گرمسير به ازاى هر 30 متر مربع يك متر مربع باشد. سطح نورگير در مناطق سردسير حدود دو برابر مناطق گرمسير است البته اگر كاهش دما در زمستان مشكلى ايجاد نكند.

ص:31

بايد از تابش مستقيم نور خورشيد به اقلام داخل انبار به خصوص اقلامى كه كنار پنجره قرار مى گيرد، ممانعت شود چون بعضى از اقلام مثل لاستيك ها، كاغذها و ... در اثر قرار گرفتن در معرض تابش نور خورشيد شكننده شده و آسيب مى بينند و از عمر مفيد آن ها كاسته مى شود.

نظافت مرتب شيشه ها و پنجره هاى انبار، عامل مؤثرى در تأمين نور طبيعى كافى داخل انبارهاست لذا تأمين نور مورد نياز (150 لوكس) در انبارها ضرورى است.

با افزايش دما، رطوبت كاهش مى يابد و اين مسئله بر نگهدارى خوب كالاها تأثيرگذار است. به همين دليل بايد تهويه بگونه اى انجام شود كه دما و رطوبت انبار در حد استاندارد لازم و متناسب با شرايط آب و هوايى منطقه باشد و بايد ساختمان انبارها در موارد لازم نسبت به نفوذ رطوبت و گرما عايق باشند. با يك رطوبت نسبى هوا كمتر از 70- 65 درصد بسيارى از فرايندهاى تجزيه، اگر كاملًا متوقف نشوند، تا حد زيادى كاهش مى يابند. به عنوان مثال رطوبت توصيه شده براى نگهدارى بعضى از اقلام براى مدت طولانى در انبارها در يك منطقه گرمسير عبارت است از:

برنج 13%

لوبيا و باقلا 15%

ذرت 3%

در صورت نياز به تهويه مى توان علاوه بر سيستم هاى تهويه نصب شده در انبارها، با نصب تورى روى پنجره هاى بازشونده كه در فاصله 15 سانتيمترى زير سقف قرار دارند، از آن ها به عنوان ساده ترين روش تهويه طبيعى استفاده نمود. بايد توجه داشت كه خروجى ها و مسيرهاى تهويه بايد بگونه اى طراحى شود كه هنگام استفاده از روش تدخينى براى سمپاشى كل فضاى انبار، گازهاى سمى راه خروج نداشته باشند و به راحتى خروجى ها مسدود شوند.

با وجود تهويه كافى در انبار، از تجمع گرد و غبار داخل انبار ممانعت مى شود و در نتيجه نظافت انبار راحت تر انجام پذير است.

براى انبارهاى معمولى درجه حرارت در محدوده 15 تا 30 درجه سانتى گراد و رطوبت نسبى 40% مناسب است البته بسته به نوع محصولات و كالاهايى كه انبار شده اند، ممكن است اين اعداد متفاوت باشند.

ص:32

روش هاى مناسب و كاربردى مبارزه با جوندگان در انبارها

در حقيقت حفاظت و اقدامات پيشگيرى اقتصادى ترين روش مبارزه و جلوگيرى از نفوذ موش به انبارها است. انجام اقدامات بهسازى مثل گرفتن شكاف درزهاى زير در و پنجره ها و يا شيشه هاى شكسته، سوراخ اطراف لوله ها، كابل ها، فاضلاب روها، اطراف شيروانى ها، ضد موش كردن ساختمان انبار و طناب هاى كشتى ها بسيار مؤثر مى باشد. از طرفى استفاده از حفاظهاى فيزيكى مناسب كه موش ها را از رسيدن به غذا، آب و پناهگاه درساختمان ها و انبارها باز مى دارد، از بهترين روش هاست و براى اين منظور دفع به موقع زباله ها و انجام اقدامات مربوط به بهسازى محيط بسيار مؤثر مى باشد.

انبارها و مبارزه با حشرات و پرندگان

ميكروارگانيزم ها، حشرات، جوندگان و پرندگان از جمله دشمنان اصلى مواد غذايى و حبوبات ذخيره شده در انبارها هستند. بايد نسبت به حضور هر كدام از آن ها در انبارها به ويژه انبارهاى مواد غذايى حساس بود تا بتوان به موقع نسبت به رفع آلودگى به وجود آمده اقدام نمود. با توجه به اين كه يكى از علائم آلودگى مواد غذايى انبارى به ويژه حبوبات حضور حشرات در اين انبارهاست، توجه به اين مسئله از اهميت بالايى برخوردار است و لازم است كليه كالاهايى كه قرار است جديد وارد انبارشود، از عدم آلودگى آنها اطمينان حاصل شود تا منجر به آلودگى ساير اقلام انبار نشود. حشرات در دماى 15- 35 درجه و با حضور اكسيژن مى توانند زنده مانده و فعاليت كنند و زمانيكه رطوبت هوا خيلى كاهش يابد و يا اكسيژن موجود در هوا كم شود، به سرعت از بين مى روند چون آنها هم براى ادامه حيات خود نيازمند اكسيژن و محيط مرطوب هستند در نتيجه يكى از راههاى مبارزه با آن ها جلوگيرى از به وجود آمدن شرايط مناسب براى حيات آن ها مى باشد.

بايد با نصب تورى و حفاظت فيزيكى مناسب از ورود حشرات و پرندگان به داخل انبارها جلوگيرى شود. پرندگان با پرواز خود ايجاد گرد و غبار آلوده كرده وبا فضله خود مى توانند منجر به آلودگى سطوح كالاها شوند ودر صورتى كه انبارمواد غذايى

ص:33

باشد با سوراخ كردن بسته هاى مواد غذايى و حبوبات منجر به وارد شدن خسارت به كالاها شوند.

نكات بهداشتى در بهره بردارى از انبار

* هميشه خروجى كالا از انبار بايد اقلامى باشند كه زودتر به انبار وارد شده اند.

* جهت كاهش گرد و غبار در انبار مى توان در صورت قابل شستشو بودن كف انبار در صورتى كه رطوبت به كالاها و محصولات انبار شده آسيبى نمى رساند هر چند وقت يكبار، كف انبار را شستشو نمود. البته نظافت خشك با جاروبرقى صنعتى ترجيح داده مى شود.

* عمليات نظافت داخل انبار و جمع آورى و دفع زباله، درحد نياز و حتى الامكان روزانه انجام شود كه اين امر سبب مى شود افراد شاغل در انبار به حفظ نظم و انضباط و بهداشت در انبار تشويق شوند و با استقرار سطل هاى زباله كافى و مناسب مى توان بيشتر و بهتر به اين هدف رسيد.

* استعمال دخانيات در انبارها ممنوع است.

* حيوانات خانگى از انبارهاى مواد غذايى دور نگهداشته شوند و انبارها در دسترس آن ها نباشد.

* البسه كار و تجهيزات ايمنى فردى متناسب با نوع انبار و كالاهاى انبار شده براى پرسنل تهيه شود.

* تعداد كافى سرويس هاى بهداشتى شامل روشويى، حمام و توالت پيش بينى شده باشد.

* معاينات پزشكى كاركنان طبق دستورالعمل هاى موجود انجام شود.

* حتى الامكان اقلام چيده شده در يك انبار اقلامى همگن، سازگار و از يك نوع باشند تا دستورالعمل هاى نگهدارى آن ها در عمل اجرا شود و اقلام از اثرات احتمالى يكديگر مصون باشند.

* در انبار، فضا و محل كافى و مناسب براى چيدن و استقرار اقلام وارده به انبار موجود باشد و در تمام شرايط دستورالعمل هاى بهداشتى نگهدارى كالا و نكات ايمنى رعايت شود.

*

ص:34

* علائم و تابلوهاى راهنما و هشدار دهنده بهداشتى و نكات ايمنى در محل هاى مناسب نصب شوند.

* آموزش مرتب افراد شاغل در انبار با توجه به مسئوليت و وظيفه آن ها ضرورى است، به خصوص آموزش نحوه استفاده از امكانات اطفاء حريق كه بهره بردارى از آن ها در هنگام بروز حادثه نيازمند توجه و حمايت و مشاركت پرسنل انبار است و همچنين آموزش روش هاى مبارزه با حشرات و جوندگان و پرندگان.

* مجموعه اقدامات بهداشتى كه در انبارها انجام مى شود، بايد به گونه اى باشد كه احتمال بروز حادثه و به دنبال آن پيامدهاى حادثه احتمالى را به حداقل ممكن برساند. به حداقل رساندن خطر، بستگى به فعاليت هايى دارد كه در انبارها توسط پرسنل با كمك تجهيزات مناسب و سالم و استاندارد انجام مى شود.

* پرسنل يك انبار بايد با خطرهائيكه در انبار آن ها را تهديد مى كند آشنا باشند و همواره به كوچكترين تهديد و خطر بعنوان بزرگترين خطر توجه كنند.

* پرسنل هر كدام در حد وظيفه خود در امور انبار دخالت نمايند و همواره از تجهيزات حفاظتى و ايمنى لازم به نحو صحيح استفاده نمايند.

* وجود محيطى سالم و مناسب براى نگهدارى اقلام انبار شده از مهمترين و اولين شرايط سالم ماندن يك كالا است.

* وجود جعبه كمك هاى اوليه در محل انبار ضرورى است.

* انجام كليه اقداماتى كه جهت حفظ اقلام و تجهيزات و وسايل انبارشده ضرورى است، توسط مسئولين مى بايست با دقت و ابتكار و خلاقيت هر چه بيشتر مورد توجه قرار گيرد.

ص:35

نتيجه گيرى:

توجه به عوامل بهداشت محيطى در انبارها كه به عنوان يكى از مهمترين عوامل مؤثر در حفظ كيفيت و سلامت اقلام موجود در انبارها مى باشد، جهت استفاده بهينه از امكانات انبارها از اهميت بالايى برخوردار است. با رعايت نكات مذكور در اين جزوه، شرايط براى استفاده بهتر از انبارها به منظور حفظ و نگهدارى كالاهاى مورد نياز در شرايطى مناسب و براى مدت زمان لازم فراهم مى شود تا در زمان هاى مورد نظر اقلام مورد نياز، موجود و در دسترس باشد و سريع، به موقع و سالم در اختيار مصرف كننده نيازمند قرار گيرد. نقش انبارها در ذخيره مواد غذايى براى استفاده در حوادث غير مترقبه بسيار مهم و حائز اهميت است و سبب مى شود تا اقلام موجود در انبار از اثر هر كدام از عوامل محيطى كه ممكن است تحت شرايطى منجر به خرابى و يا فساد كالاهاى موجود در انبارها و يا منجر به كاهش كيفيت آن ها و ايجاد ضايعات و خسارات مالى و گاهى تلفات جانى شوند و يا عمر مفيد اقلام انبار شده را كاهش دهند، ممانعت نمايد.

توجه مسئولين محترم و به خصوص مسئولين محترم تداركات و پشتيبانى و انبارها به فراگيرى آموزش هاى لازم از طريق ممكن نقش مؤثرى در استفاده بهينه از انبار و نگهدارى و استفاده مطلوب و به موقع از اقلام موجود درانبارها خواهد داشت تا اقلام انبارشده در هنگام مصرف ازكيفيت وسلامت لازم برخوردار باشند.

ص:36

نحوه ثبت ورود و خروج اقلام مصرفى در كارتكس

به عمل ثبت و نگهدارى اطلاعات گوناگون مربوط به فعل و انفعالات يك كالا در انبارجهت آگاهى از تعداد وارده، صادره، موجودى و محل نگهدارى آن سيستم كارتكس گفته مى شود.

مشخصات كالا:

محل نگهدارى:

قفسه:

رديف:

كد كالا:

بعد از تحويل اقلام تداركاتى و چيدمان آنها در انبار، ثبت در كاردكس انباركه از اهم وظايف انبارداران براى اطلاع از وضعيت موجودى انبار، نقطه سفارش كالا و بروزرسانى اطلاعات انبار از حيث اقلام وارده و صادره حسب درخواست واحدهاى مصرفى و مديريتى هتل انجام مى شود. همانگونه كه درنمونه فرم كاردكس انبار مشاهد مى كنيد:

نام كالا: ثبت نام تجارى كالا كه باختصار بروى آن درج شده است بايد نوشته شود.

كد كالا: كدهاى اختصاصى بصورت متمركز و از طريق واحد تداركات ستاد براى كليه انبارهاى هتلها يكسان طراحى گرديده لذا استفاده از كدهاى كالا صرفاً براساس كد

ص:37

مشخصه ستاد استفاده خواهد شد بطوريكه درنرم افزار اين كدها انشاء ا ... بصورت هوشمند با انتخاب نام كالا قابل دسترسى خواهد بود.

مشخصات كالا: اجناس از نظر اقلام طبقه بندى شده در انبار مشخص مى شوند به فرض پودر مخصوص لباسشوئى 500 گرمى و يا مايع ظرفشوئى پريل 1 ليترى.

نقطه سفارش: باتوجه به آنكه در بخش برخى از وظايف انباردارى به نقطه سفارش اشاره شد و نحوه محاسبه آن حسب فرمول به اطلاع شما فراگيران رسيد اگر كالايى در انبار حداكثر ظرفيت خود را به فرض 400 واحد است داشته باشد و حداقل موجودى انبار از كالاى ياد شده نبايد از 100 واحد كمتر باشد نشان مى دهد كه عدد 100 در اين نوع كالا نقطه سفارش است بنابراين به محض صدور آخرين حواله خروج كالا از انبار بلافاصله اقدام به ثبت سفارش از نقطه سفارش را انجام خواهيد داد.

حداكثر: حداكثر ظرفيت انبار نسبت به كالاى مورد نظر است بطوريكه بيش از ظرفيت درانبار نگهدارى شود امكان فاسدشدن يا مختل كردن ثبت سفارش در واحد تداركات را بهمراه داشته باشد بنابراين توصيه مى شود بيش ز حداكثر ظرفيت كالاى درانبار نگهدارى نشود اين به آن معنى نيست كه مازاد كالادورريز شود بلكه برنامه ريزى ودقت در اصول حفظ ونگهدارى وهمچنين فضاى محدود انبارهاى هتل اين امكان را نخواهد دادولى درصورت وجود چنين وضعى با مديريت خود انبارداران در توزيع چرخه مصرفى قابل حل ورفع خواهد بود.

حداقل: همان نقطه سفارش است كه بايد دقت شود موجودى كالا براساس سرانه مصرفى و توزيع روزانه كمتر از حداقل نياز روز نبوده باشد.

ص:38

وارده

تاريخ دريافت: در اين محل تاريخ تحويل كالا از شركت توزيع كننده ثبت مى شود.

شماره سفارش: شماره درخواست واحد تداركات در فرمهاى اقلام سفارشى (الرقم) درج مى شود.

شماره رسيد انبار: باتوجه به دريافت كالا از توزيع كننده آن انباردار با مهر هتل رسيد دريافت كالا صادر مى كند بنابراين هر رسيدى شماره اى دارد كه در اين قسمت همان شماره بايد ثبت شود.

مقدار وارده: در اين ستون مقدار كالاى دريافت شده از توزيع كننده كه قبلًا كنترل شده است درج مى شود.

صادره

تاريخ صدور: ثبت تاريخ خروج كالا از انبار براساس درخواست واحد متقاضى ثبت مى شود.

شماره درخواست: هر درخواستى از طرف متقاضى بايد داراى شماره اى باشد كه تعداد تقاضا رامشخص نمايد بنابراين شماره برگ درخواست دراين ستون درج مى شود.

حواله انبار: براى خروج هر كالاى از انبار بايد حواله صدور كالا صادر شود با اين توضيح كه در يكبرگ حواله امكان صدور حواله خروج چند قلم كالا وجود دارد كه هربرگ حواله داراى شماره اى است كه در محل مورد نظر درج خواهد شد.

مقدار صادره: مقدار كالاى تحويل به متقاضى به دقت در اين ستون ثبت مى شود، توضيح اينكه مقدار اجناس تحويل شده نه مقدار درخواستى كالا، چون دربرخى مواقع مقدار درخواستى با مقدار تحويلى يكى نيست يا بدليل كسرى انبار از مقدار درخواست يا تعديل تعداد درخواستى توسط متقاضى كالا.

كد قسمت: اجناس در انبار بدليل رعايت نظم و بهداشت محيط و مسائل فنى انباردارى طبقه بندى مى شوند كه در اين ستون كد بخش نگهدار آن كالا ثبت مى شود.

ص:39

موجودى: در اين ستون باقيمانده آن كالا پس از خروج كالاى مورد درخواست درج مى شود كه اگر اين كار بدقت صورت پذيرد در محاسبه موجودى، مغايرت يابى، انبارگردانى كار انباردار را بسيار تسهيل خواهد كرد.

محل نگهدارى: مكان حفظ و حراست از كالا در انبار نسبت به انواع انبارها درج مى شود.

قفسه: شماره قفسه ازنظر مكان فيزيكى انبار درج مى شود.

معمولًا پس از دريافت و ثبت مشخصات كالا در انبار مرحله توزيع اقلام تداركاتى در هتل به صورت زير انجام مى پذيرد:

8- توزيع:

توزيع اقلام تداركاتى از انبار در هتلهاى عمره تابع تشريفات خاصى است كه مى بايست رعايت گردد. در هتلها و رستورانها استاندارد اين تشريفات بطورخلاصه شامل:

الف) تنظيم تقاضاى تحويل كالا از انبار توسط متقاضى

ب) اخذ امضاء هاى مجاز ذيل برگ تقاضا از ناحيه درخواست كننده

ج) تحويل كالا به متقاضى و اخذ رسيد

د) انجام عمليات انباردارى و كسر از موجودى و كارتكس و تنظيم خلاصه وضعيت و ارسال به مبادى ذيربط با اين توضيح صدور كالا از انبارهاى هتلهاى عمره معمولًا در سه بخش:

الف: خروج كالا جهت رستوران

ب: خروج كالا جهت شارژ اتاق ها

ج: خروج كالا جهت انتقال (جابجايى) صورت مى پذيرد.

الف خروج كالا جهت رستوران

بيشتر اقلام تداركاتى جهت مصرف در رستوران خارج مى گردد و انباردار مى بايد طبق نمونه فرم ذيل كالاهاى درخواستى را از انبار خارج و در كارتكس و نرم افزار انبار به دقت ثبت نموده و در دفتر انبار از موجودى كسر نمايد.

ب- خروج كالا جهت شارژ اتاق ها

ص:40

هنگام خروج كاروان مسئول امور خانه دارى مى بايد تمامى اتاق هاى تخليه شده را چك نمايد و اقلام بجا مانده را جمع آورى نموده تا به انبار عودت داده شوند و بعد از آماده شدن اتاق ها، و برابر درخواست مسئول خانه دارى و تائيد مديريت ثابت ايرانى هتل اقلام لازم براى شارژ اتاقها و يخچالهاى آن با (آب و آبميوه و ...) اقدام نموده و مطابق نمونه فرم بند الف عمل نمايد.

براى خروج كالا از انبار مدير يا معاون هتل كالاى درخواستى را در فرم فوق ثبت و امضاء نموده و برگ مخصوص را به انباردار تحويل داده و انباردار پس از ثبت وضبط آن كالاى درخواستى را از موجودى خارج وبه درخواست كننده كالا تحويل ورسيد

ص:41

دريافت مى كند كه در پايان دوره فرم ها ى جمع آورى شده بهمراه صورتجلسه موجودى كالا را تحويل تداركات منطقه مى نمايد.

ج خروج كالا جهت جابجايى

در بعضى مواقع ممكن است هتلى يك يا دو قلم كالايى را كم داشته كه اين كمبود با جابجايى آن اقلام از هتل مبداء به هتل مقصد صورت مى پذيرد و هر دو انباردار در هتل هاى مبداء و مقصد بايد در دفتر انبار و نرم افزار مربوطه اين جابجايى را ثبت نمايند.

نمونه فرم جابجايى

9 نحوه برگشت اقلام تداركاتى به انبار پس از مصرف

بعد از اتمام سرو غذا مأمورين پذيرايى مى بايد كليه اقلام به جا مانده از روى ميزها را جمع آورى واقلام قابل مصرف را به انبار عودت داده و سپس در دفتر انبار و نرم افزار مربوطه ثبت و ضبط گردد. انبارداران هتل موظفند است كليه كالاهاى مرجوعى ازمصرف را (رستوران واتاقها) درصورت اطمينان ازصحت وسلامتى وعدم فاسد بودن آنها تحويل ودرقبال آن رسيد انبار صادر نمايد.

ص:42

انبارگردانى

يكى از دقيق ترين و درضمن رايج ترين روش كنترل موجودى ها درانبار

مى باشدكه عبارت است ازشمارش كالاها واجناس موجود در انبار وكنترل وتطبيق آن باكارتها ودفاتر انبارو حسابدارى (تداركات) ورفع هرگونه مغايرت با مستندات وشناسائى اجناس ياكالاهاى درمرزخطر فاسد شدن و چاره انديشى و پيشگيرى از ورود ضرروزيان احتمالى بعبارت ديگر كنترل كميت براى حصول اطمينان از گردش عمليات وموجودى كالاهاى انبار از نظر مقدار واردات، صادرات و موجودى انبار صورت مى گيرد.

از آنجا كه تمامى فعاليت هاى واحد تداركات جلب رضايت زائرين بيت ا .. الحرام مى باشد و در اين راستا تبادل اطلاعات بايد دقيق و درست باشد بنابراين كسب اطمينان در صحت عمليات ثبت وضبط ورود وخروج كالا (موجودى) انبارها ازروشهاى مختلفى استفاده مى شود. كنترل انبارها ممكن است توسط خود انباردار، مدير ثابت، مسئول تداركات منطقه ويا ازسوى ستاد عمليات انجام پذيرد بهر حالت انبارگردانى در نظام عمره از نوع انباردارى داخلى است و انبارگردانى خارج از سازمان (كه بحث كامل ودقيقى را مى طلبد) مشمول اين گونه انبارها نمى شودبلكه انبارگردانى در عمليات عمره كسب اطمينان كامل از عمليات انبارداريست كه درپايان هردوره ازمديريت مطابق فرم هماهنگ وباحضور مسئولين ذيصلاح در محل انبار مورد بررسى، تكميل وتائيد مى شود.

تنظيم برنامه انجام كار وزمان انبارگردانى:

درجهت اجراى دقيق برنامه انبارگردانى، عمليات شمارش وكنترل بايد طبق وبراساس يك برنامه اصولى باشد براى نيل به اين هدف رعايت نكات زير توصيه مى شود.

شناسائى دقيق انبار وقفسه هايى كه بايد موردبررسى قرارگيرد.

تعيين تاريخ وزمان مشخص بر شروع وخاتمه عمليات انبارگردانى

بااين توضيح انبارداران محترم بايد به 2 صورت زير اين مهم را درانبارهاى تحت اختيارخود انجام ميدهند.

ص:43

الف انبارگردانى هفتگى:

كنترل موجودى وصحت انجام عمليات ثبت وضبط ورود و وخروج كالااست كه هر هفته در پايان روز چهارشنبه (بدليل تعطيلى روز پنجشنبه وجمعه وبرگزارى نماز جمعه عبور ومرور وجابجاى كالا براى دراختيار گذاشتن هتل ميسور نمى باشد بنابراين پيان روز چهارشنبه زمان مناسبى براى انبارداران است) بعد از صرف شام انباردار بايد نسبت به انبار گردانى انبار هتل مربوطه اقدام و گزارش دقيق موجودى انبار را تحويل مسئول تداركات ستاد منطقه نمايد.

بپايان دوره

قبل از تحويل انبار به انباردار گروه جديد در پايان دوره، انباردار و مدير ثابت قبلى مى بايد با حضور انباردار و مديرثابت جديد و مسئول تداركات منطقه نسبت به تحويل و تحول انبار هتل اقدام نمايند.

در فرم انبارگردانى پايان دوره تمامى اطلاعات ثبت مى گردد و سپس تمامى مدارك بهمراه دفتر انبار و فرم تسويه حساب بعد از تأييد واحد انفورماتيك و واحد تداركات مسئوليت انبار به انباردار جديد محول مى شود.

تذكر مهم: باتوجه به اينكه ازتاريخ امضاء صورتجلسه تحويل وتحول انبار به گروه جديد تمامى مسئوليت صحت وسلامتى اجناس وميزان موجودى آن برعهده مدير ثابت وانباردار تحويل گيرنده مى باشد بنابراين هرگونه كسرى موجودى كالايى ويا فاسدشدن ان متوجه مدير وانباردار بوده وبايد پاسخگو بوده باشند بنابراين در زمان تحويل انبار نهايت دقت و نظارت راداشته باشيد.

ص:44

اصطلاحات عربى ويژه انبارداران

ص:45

ص:46

سئوالات متداول:

1- اگر بازرس بهداشت، كالايى را معيوب يا مضر براى سلامت زائرين تشخيص دهد وظيفه انباردار چيست؟

جواب: انباردار لازم است موارد مطروحه راباحضور مديرثابت وبازرس بهداشت صورتجلسه و كالا را از گردونه توزيع زائرين خارج نموده و با هماهنگى واحد تداركات و تهيه صورتجلسه، كالاى مورد نظر را يا به شركت فروشنده مرجوع نموده يا امحاء نمايد.

2 اگر انباردار تشخيص دهد كالايى را كه قرار بوده توزيع شود و آن كالا طبق برنامه توزيع نشده چه وظيفه اى دارد؟

جواب: انباردار بايد هميشه بر انبار اشراف داشته و در صورت مشاهده كمبود يا نقصان در كالايى مراتب را سريعاً به مسئول تداركات منطقه گزارش نمايد و اين نكته مهم كه 2 روز آخر هفته شركت ها در عربستان تعطيل بوده و قادر به توزيع كالا نيستند (روزهاى جمعه به علت برگزارى نماز جمعه عبور و مرور و جابجايى كالا هم ميسور نمى باشد) را مد نظر داشته باشد و هميشه پيش بينى خود راازموجودى اقلام تا توزيع بعدى مدّ نظر قراردهد ..

ص:47

فرم هاى مورد نياز

ص:48

فرم تحويل و تحول موجودى پايان دوره انبار مديريت آقاى ........

مديرثابت هتل ................ .... شهر ..............

ص:49

ص:50

تشريح كامل نرم افزار انبار

مكانيزه كردن انبارهاى آشپزخانه هاى مركزى و هتل هاى مكه مكرمه و مدينه منوره از عمره سال گذشته (1387) تحول چشمگيرى را در مصرف بهينه اقلام تداركاتى در عمره بوجود آورده و در نهايت بازخورد مناسبى را براى برنامه ريزى هاى سال هاى آينده پديد آورد.

بنابراين چنين تحولى همكارى همه شما انبارداران عزيز را مى طلبد تا با اجراى دقيق دستورالعمل ويژه سيستم هاى مكانيزه انباردارى گامى بلند در جهت بالا بردن سطح خدمات به زائرين عزيز برداريم.

يقيناً براى استفاده از نرم افزار، آشنايى كاربران به امور انبار دارى و توانايى آنان در بكارگيرى از نرم افزار بسيار حائز اهميت است.

اگرچه سعى شده است در راهنماى پيش رو كليه جزئيات جهت آشنايى كاربران توضيح داده شود ليكن برخوردارى كاربران از حداقل توانايى ها در مرحله اول براى شخص كاربر مفيد و مؤثر خواهد بود.

توصيه مى شود با توجه به گردش كار و پيش بينى كليه شرايط و محدوديتهاى ارتباطى در عربستان، انبارداران محترم ضمن مطالعه كامل شرح وظايف و دستورالعملهاى مربوط اين راهنما را با دقت مطالعه نمايند.

در اين راستا نرم افزار مربوطه به گونه اى تهيه شده است كه كاربران بدون نياز به نصب هر گونه نرم افزار جانبى بتوانند نرم افزار را بر روى سيستم عامل هاى خود نصب و راه اندازى كنند. سعى بر آن شده است تا اهداف كلى زير شامل:

1. ثبت اطلاعات ورودى مراكز مصرف

2. ثبت اطلاعات خروجى مراكز مصرف

3. اطلاع از چگونگى مصرف اقلام تداركاتى

4.

ص:51

5. اطلاع از وضعيت موجودى كالا

6. كنترل مصرف كالابا توجه به گزارشات موجود

7. تسريع در انجام امور

8. دسترسى سريع به گزارشات

9. انضباط مديريت بهتر مصرف در صرفه جوئى

با ايجاد و بكارگيرى نرم افزار محقق شود لكن مبرهن است كه جز با كاربرى صحيح و اهتمام به انجام امور به نحو شايسته اين اهداف محقق نخواهد شد.

شايد در نگاه اول اين تصور كه نرم افزار وسيله اى براى كنترل و ايجاد محدوديت است متصور شود لكن اگر دقيقتر مسئله را مورد ارزيابى قرار دهيم خواهيم ديد كه نه تنها كاربران و انبارداران را در انجام امورشان محدود نكرده ايم بلكه صرفاً ابزارى براى آنها مهيا شده است تا بهتر از قبل بتوانند كنترل امور خود را بر عهده داشته باشند كه البته از نتايج آن مصرف بهينه و جلوگيرى از اسراف نيز مدنظر مى باشد.

الف- ورود و راه اندازى:

براى استفاده از نرم افزار كافى است آخرين نسخه برنامه را از ستاد مركزى مخصوص هتل يا مركز مصرف خودتحويل بگيريد. اين نسخه شامل:

1- يك setup است كه به صورت كاملا فارسى شما را براى نصب راهنمائى مى كند

پس از اجراى برنامه سيستم از شما نام و رمز كاربرى براى ورود خواهد پرسيد كه لازم است در ابتدا نام و رمز را بكار ببريد تا برنامه به صورت شكل زير نمايان شود.

شما در اولين ورود براى انتخاب هتل خود نياز به اخذ كد فعالسازى از ستاد مركزى داريد براى اين منظور كافيست با مسئول رايانه شهر خود تماس حاصل نمائيد و آن را كه شامل يك عدد چند رقمى است، اخذ كنيد توجه داشته باشيد كد فعالسازى به

ص:52

گونه اى ارائه مى شود كه شما قادر به استفاده مجدد از آن براى خود و يا شخص ديگرى نيستيد.

ضمناً ترتيبى اتخاذ شده است تا چنانچه اطلاعات خود را حداكثر در فاصله زمانى 10 روزه به ستاد منعكس ننموده باشيد، اطلاعات شما قفل شده و مجدداً مجبور به اخذ كد فعالسازى جديد از ستاد هستيد كه البته اين امر بيانگر كوتاهى در ثبت صحيح و به موقع امور مربوطه بوده و يقيناًدر گزارشات ارزشيابى تأثير خواهد داشت.

توصيه مى شود قبل از فعاليت رمز و نام خود را تغيير و بخاطر بسپاريد بديهى است مسئوليت هرگونه ثبت اطلاعات بر عهده كاربر است لذا از در اختيار گذاردن آن به ديگران اكيداً اجتناب ورزيد.

تذكر مهم: قبل از ورود به نرم افزار از اصلاح تاريخ سيستم خود اطمينان حاصل نمائيد. بديهى است هرگونه نقص متأثر از تاريخ اشتباه در ثبت امور خصوصاً درحوزه ارزشيابى و كنترل سرانه متوجه كاربر است و به منظور اخذ گزارشات صحيح به هيچ وجه امكان اصلاح تاريخ مربوطه وجود ندارد.

منو اصلى:

منو اصلى به صورت زير است كه نام انبار مربوطه جهت اطلاع و جلوگيرى از كاربرى اشتباه آورده شده است. همچنين تاريخ و ساعت ورود به سيستم نيز قابل نمايش است و ساعت و روز ورود به سيستم نيز براى اطمينان از صحت ثبت تاريخ در پائين آورده شده است.

ص:53

الف 1- چند تذكر مهم:

1: انباردار بايد مراقبت جدى نمايد در صورت استفاده از اين گزينه انباردار به هيچ وجه قادر به اصلاح اطلاعاتى كه قبل از تاريخ انتخابى ثبت و تائيد كرده است نمى باشد. لذا توصيه مى شود از بايگانى اطلاعاتى كه حتى ذره اى به صحت آنها شك و شبهه وجود دارد قبل از پايان دوره اكيداً خودارى ورزيد.

2: اطمينان حاصل كنيد كه سيستم مورد استفاده عارى از ويروس است و از بكارگيرى نرم افزارهاى ديگر اجتناب نمائيد

3: هنگام ورود به برنامه اطمينان حاصل نمائيد كه برنامه انبار متعلق به هتل شما باشد.

4: اطمينان حاصل كنيد كه تاريخ و روز ورود به برنامه با روزو زمان واقعى مطابقت نمايد

الف 2 كد فعال سازى:

جهت ايجاد كد فعال سازى بايستى با مسئول انفورماتيك ستاد تماس حاصل نموده و ضمن اعلام نام هتل خود آن را درج كنيد

ص:54

ب- عمليات:

ب 1- اعلام ورود كاروان:

در اين فرم انباردار موظف است تعداد واقعى زائران را كه در قالب كاروان به هتل آمده اند در اين سيستم ثبت كند

ص:55

توجه داشته باشيد كه تاريخ ورود و خروج و امار ثبت شده در سيستم بايد با آمار ى كه در فرمها ارائه مى نمائيد مطابقت نمايدو ملاك كنترل، آمار ثبت شده در سيستم است

حواله ساسكو توسط مركز صادر مى شود و فقط مخصوص ستاد مدينه است لذا درج صحيح امارى تعداد زائر در اتوبوس ها بسيار ضرورى است

ب 2 صدور رسيد انبار

پس از ورود به قسمت صدور رسيد كالا چنانچه قبلا كالائى را دريافت كرده باشيد آن را بر اساس نحوه دريافت، طرف معامله (توزيع كننده)، نام كالا ها و تاريخ دريافت ملاحظه مى نمائيد اين قسمت فرم زير نمايش داده مى شود.

نحوه ثبت:

براى ثبت كالا كافى است دكمه insert را فشرده تا صفحه مربوطه به شكل زير نمايش داده شود. در اين بخش شما با ثبت شماره اردر كه بر روى اردر نمايش داده شده است و تاريخ تحويل كالا و نيز انتخاب نوع دريافت از گزينه هاى

الف- دريافت از توزيع كننده ب- دريافت از توزيع كننده ديگر ج مرجوع از مصرف د اصلاح موجودى

ص:56

گزينه مربوط را انتخاب مى نمائيد مطابق با انتخاب هر گزينه طرف معامله در صورت لزوم (در صورت انتخاب هتل ديگر و نام توزيع كننده) فعال مى شود.

توضيح: مرجوع از مصرف به منظور ثبت اقلامى است كه بعد از ارسال جهت پذيرائى، بر روى ميزها و .. اضافه مانده و بايد دوباره به انبار برگردند

توجه داشته باشيد در نرم افزار مربوطه رديف حاشيه زرد رنگ در تمامى فرمها به منظور جستجو به كار ميرود

شما مى توانيد با فشردن كليد با علامت+ و يا علامت- نسبت به اضافه و يا حذف كالاها اقدام نمائيد

تذكر مهم: سيستم در موارد زير اجازه ثبت به شما نمى دهد لذا لازم است از عملكرد صحيح خود در رعايت اين موارد اطمينان حاصل نمائيد:

الف- تاريخ ثبت كالاى شما بايد در طول دوره عمره باشد لذا از اول اسفند 87 لغايت آخر مهرماه 88 توسط سيستم كنترل شود

ب- شما مجاز به ثبت رسيد در بين تاريخهاى گذشته نيستيد مثلا اگر رسيدى در تاريخهاى 12/ 12/ 87 و 15/ 12/ 87 ثبت كرديد ديگر نمى توانيد در تاريخ 13 يا 14 رسيد ديگرى ثبت نماييد و سيستم شما را مجبور خواهد كرد كه امور خود را براساس

ص:57

تاريخ و بدون تاخير انجام دهيد تا هم گزارشات به موقع و هم سرانه مصرف روزانه شما صحيح گزارشگيرى شود.

ج- اگر مقدار كالائى در تاريخ مشخصى ثبت و خروج ان مقدار كالا را هم درج نموده باشيد سيستم به شما امكان تقليل مقادير ورودى را نخواهد داد.

ب 3- صدور حواله انبار

كسر از موجودى انبار در صورتى است كه اقلام و كالا ها به دلايل زير از انبار خارج گردد. لذا كاربر موظف است در صورت خروج كالا از انبار به هر يك از علتهاى مشخص شده در نوع حواله با ثبت دقيق مقدار كالا ى خارج شده در قسمت مربوطه كالا را از انبار خارج و رسيد اخذ نمايد.

تذكر مهم 1: كاربر بايستى پوشه اى جداگانه براى اقلامى كه از انبار خارج كرده در نظر بگيرد و رسيدهاى رايانه اى مربوطه را به ترتيب و طبقه بندى مناسب بايگانى نمايد تا در مواقع ضرورى و خاص مورد استفاده قرارگيرد.

تذكرمهم 2: انباردار موظف است كليه سوابق و رسيدهاى بايگانى خود را به مدير و انباردار بعدى طى صورتجلسه تحويل نموده و رسيد اخذ نمايد.

نكته مهم: امكان صدور بيش ازمقدار كالائى كه وارد مر كز مصرف گرديده است توسط سيستم وجود ندارد واينگونه در خواستها با پيغام خطا و هشدار همراه خواهد بود. لذا توصيه مى شود حتماً قبل از صدور كالا از ثبت كليه اقلام وارده اطمينان حاصل گردد.

براى اين منظور استفاده از گزارش موجودى كالا و گزارش هاى مربوطه به كالا هاى وارده توصيه مى شود.

ص:58

نحوه صدور حواله مصرف كالا:

در اين بخش انباردار بايستى هرگونه كالائى را كه از انبار خارج مى كند بر اساس موارد ذكر شده در منو" نوع حواله" با انتخاب علت مصرف مربوط به خود، ثبت نمايد:

-ارسال به هتل ديگر-

مصرف در آشپزخانه (مخصوص انبار آشپزخانه ها)-

امحاء (معدوم كردن كالا كه بايد با خظور نماينده تداركات و ثبت صورتجلسه همراه باشد)-

مرجوع به توزيع كننده كالا (فقط در حالتيكه ثبت ان قبلا انجام پذيرفته است)-

مصرف در پذيرائى-

مصرف در پذيرائى متفرقه-

مصرف در شام، ناها ر و صبحانه به صورت مجزا-

مصرف در زيارت دوره، مراسم و ....-

مصرف به منظور تامين اغذيه بين راهى مانند كيك وآب و ...-

ص:59

تذكر: در صورتيكه قبل از تحويل كالا پذيرش اقلام به مدير هتل ميسر نباشد نيازى به انجام اين مرحله نيست و بديهى است عدم ثبت مقادير تحويلى در قسمت ورود كالاها كفايت مى كند

تذكر مهم:

بديهى است پس از درج مغايرتها با عنوان اصلاح موجودى، موجودى انبار با حضور نماينده تداركات صورت مى گيرد، با اطلاعات رايانه اى بايستى مطابقت كامل داشته باشد.

تذكر: در صورتيكه مغايرت مشاهده شده به دليلى عدم ثبت ورود كالا طبق درخواست مركز يا از هتل ديگر بوده و يا خروج كالا در موارد اشاره شده ثبت نگرديده باشد كاربر مى تواند اصلاحات لازم را با درج اسناد معوقه خود در قسمت رسيد و يا حواله كالا، به انجام برساند و استفاده از اين فرم براى ورود و خروجهاى متعارف مد نظر نمى باشد.

ج- گزارشات:

از آنجائيكه اخذ گزارشات مكانيزه در هر نرم افزار از اسباب كنترل عملكرد نرم افزار و امور مربوطه به شمار مى آيد گزارشات زير در سيستم رايانه اى جهت اطلاع كاربر و مدير ثابت و ستاد گنجانده شده است:

تذكر مهم: اين نرم افزار به گونه اى طراحى شده است كه كاربر در هر منو با انتخاب و جستجوى موارد لازم براى گزارش گيرى و استفاده از كليدCtrl G p گزارشات خود را ايجاد و ذخيره نمايد. به عبارت بهتر:

مرتب سازى ستونها و انتخاب آنها به سليقه كاربر است:

ج 1- گرارش كاردكس:

اين گزارش مطابق شكل زير بوده و بيانگر ترتيب ورود و خروج كالا از انبار مى باشد. بديهى است به هيچ وجه مانده كاردكس نبايد منفى شود ولذا در صورت مشاهده لازم است نسبت به رفع آن با هماهنگى رايانه ستاد اقدام شود.

ص:60

ضمناً شما مى توانيد نحوه ورود و خروج كالا را مطابق با دفتر خود و در كنار هم به صورت شكل زير ملاحظه بنمائيد كه البته امكان چاپ به صورت دلخواه با ستونهاى دلخواه نيز همانند آنچه كه قبلًاتوضيح داده شده است ميسر است.

ج 2- گزارش گردش كالا: در اين گزارش شما ميتوانيد در بازه هاى زمانى متنوع وضعيت ورود و خروج كالاها و طرفهاى معامله را مشاهده و گزارشگيرى نمائيد.

ص:61

تذكر:

همانطور كه در شكل زير مشخص است انتخاب گزارش از منو مربوطه موجب مى گردد كه منو مربوطه نيز فعال گردد.

كافيست نسبت به انتخاب كالا يا كالا ها و تاريخ ابتدا و انتها دقت نمائيد.

لازم به ذكر است امكان انتخاب همه كالا ها يا حذف آنها از انتخاب به منظور تسهيل كاربر نيز فراهم گرديده است. (شكل زير)

تذكر: دقت در انتخاب كالا و تاريخ بسيار حائز اهميت است و يقيناً نتيجه گزارش متناسب با انتخاب خواهد بود مثلًا نمى توانيم انتظار داشته باشيم كه كالائى در تاريخ 1/ 2/ 2008 ورود به انبار شده باشد ولى در گزارش تاريخ ابتدائى برابر با 2/ 2/ 2008 انتخاب شودو توقع مشاهده نتيجه دلخواه هم داشته باشيم.

تذكر مهم: در اين برنامه تغيير تاريخ به سادگى با كليك كردن بر روى تاريخ ثبت شده ميسر است لذا شما مى توانيد با اينكار تاريخ شمسى به ميلادى و بالعكس را انتخاب و ثبت نمائيد. لكن توصيه مى شود همواره تاريخ شمسى را نگاه داريد.

گزارش موجودى:

اين گزارش در هرلحظه بيانگر مقدار كالاى موجود درانبار شما بر اساس واحد اصلى مى باشدو انتظار معقول اين است كه موجودى واقعى انبار در هر لحظه با اين مقدار برابرى نمايد.

توجه داشته باشيد كه شما و مسئولين تداركات و ناظران تداركاتى با مشاهده اين گزارش و مطابقت آن با كاردكس به سادگى مى توانيد كنترل لازم را بنمائيد.

تذكر مهم: ملاك صدور تسويه حساب براى شما و تغيير و تحول با مدير و انباردار بعدى پذيرش اين گزارش در تاريخ تسويه به عنوان موجودى انبار بوده كه قطعا ارزشيابى سرانه مصرفى نيز متاثر از اين مسئله خواهد بود. لذا توصيه مى شود گزارش موجودى مربوطه را به تائيد انباردار بعدى برسانيد و خود نيز بر صحت اقلام تحويلى نظارت نمائيد.

تذكر مهم: با توجه به عدم دسترسى به مدير قبلى و نيز عدم دخل تصرف در اطلاعات مدير قبلى، خصوصا بعد از بايگانى اطلاعات مسئوليت هرگومه مغايرت متئجه تحويل

ص:62

گيرنده كالا مى باشد. لذا توصيه مى شود با اطلاع از امار واقعى انبار و مطابقت ان با رايانه نسبت به انجام تسويه حساب اقدام فرمائيد

ج 3- گزارش سرانه:

اين گزارش به شكل زير است و بر اساس تعداد زائر ثبت شده توسط انباردار در قسمت اعلام ورود محاسبه مى شود كه بيانگر عملكرد واقعى شما مى باشد لذا چنانچه به هردليل مغايرتهائى در اعلام سرانه مصرفى شما ملاحظه مى شود لازم است در مرحله اول تعداد زائر ثبت شده در سيستم را كه بر اساس نفر روز پذيرائى در نظر گرفته شده است كنترل و اقلام خارج شده را بر اساس تاريخ صحيح انجام آن كنترل نمائيد.

لذا موكداً توصيه مى شود به منظور اخذ گزارش سرانه صحيح كه معيار ارزشيابى شما خواهد بود نسبت به كنترل و ثبت به موقع اقلام خود دقت وافر نمائيد.

ص:63

ج 4- گزارش سفارشات تداركات:

در اين گزارش با انتخاب تاريخ شما مى توانيد از وضعيت سفارشهاى صادر شده از ستاد مركزى اطلاع حاصل نمائيد.

ص:64

د- بايگانى اطلاعات

به منظور حفظ و نگهدارى عملكرد كاربران از سيستم در هر مرحله و جلوگيرى از اصلاح غير مجاز اطلاعات مربوطه توسط كاربران بعدى (انباردار مرحله بعد) اين گزينه جهت قفل كردن اطلاعات تعبيه شده است.

لذا لازم است انباردار بعد از انجام تسويه حساب و امضاء صورتجلسه تحويل انباردارى به مدير و انباردار بعدى، با استفاده از اين گزينه اطلاعات خود را قفل كرده تا امكان تغيير در آنها توسط كاربران بعدى وجود نداشته باشد. توجه داشته باشيد كه تاريخ انتخاب شده بسيار حائز اهميت مى باشد.

ر: تبادل اطلاعات با مركز:

ر 1- صدور داده و همگام سازى:

در اين قسمت شما مى بايست عملكرد خود در هنگام صدور رسيد و يا حواله در سيستم را تحت عنوان يك فايل ايجاد كرده و به ستاد مركزى واحد رايانه (تداركات) ارائه نمائيد.

بديهى است تاخير در صدور اردر و ارسال داده ها به مركز موجب خواهد گرديد كه ضمن عدم اطلاعات از مركز نوع مصرف و نيازهاى شما، برنامه ريزى صحيحى براى

ص:65

تامين خواسته شما صورت نپذيرد لذا توصيه مى شود از طريق امكاناتى كه در سيستم وجود دارد و در صورت برقرارى ارتباط اينترنتى

س- تغيير رمز عبور:

كاربر مى تواند در صورت نياز و دلخواه نسبت به تغيير نام و رمز عبور خود اقدام نمايد.

تذكر 1: لازم است در ابتداى كار حداقل يكبار رمز و نام كاربرى خود را تغيير داده و به خاطر بسپاريد و در صورتيكه احتمال اطلاع ديگران وجود دارد آن را تغيير و رمز جديد را نگهدارى كنيد.

ش- هتلها و آشپزخانه ها:

شما مى توانيد از وضعيت ساير هتلها و آشپزخانه مربوطه نيز در اين منو ها مطلع شويد

ص:66

ط- نمونه فرم اردر و جابجايى كالا:

فرم جابجايى كالا:

كاربر بايستى شماره رقم را به عنوان شماره سفارش ثبت نمايد لذا اگر يك كالا در چند مرحله نيز دريافت شد كافيست در هر مرحله ضمن درج شماره رسيد تعدا كالايى كه در همان مرحله دريافت كرده ايد ثبت نمائيد لذا ممكن است يك كالا مربوط به يك اردر در چند مرحله ثبت رسيد شود.

جهت جابجايى كالا بين هتلها فرم رايانه اى مطابق با فرمت مشخص شده از تداركات ستاد قابل استخراج است ولى چنانچه به هر دليل فرم رايانه اى در اختيار شما قرار نگرفت لازم است فرم دستى پيوستى را از فرد دريافت شده يا از تحويل گيرنده كالا مطالبه كنيد.

ص:67

قبل از هر اقدامى مطمئن شويد كه با آخرين نگارش برنامه استفاده مى كنيد.

سوال و جواب:

سئوال- آيا مجاز به ثبت نام هتل خود به عنوان مبدا در قسمت" دريافت از هتل" يا مقصد در قسمت" ارسال به هتل" مى باشيم؟

جواب: خير به هيچ وجه مجاز به اين كار نيستيد زيرا دريافت كالا در انبار يا از طريق اردر و يا از طريق هتلهاى ديگر است.

سئوال- در صورتيكه ستاد كالائى براى هتل آورد يا گرفت و نام مركز مصرف ديگر مشخص نبودآن را چگونه ثبت كنيم؟

جواب البته بايد فرم مربوطه را كه به صورت رايانه اى است از نماينده ستاد اخذ نمائيد و در غير اينصورت فرم دستى پيوستى را اعمال و در نهايت يك نسخه به ستاد

ص:68

ارجاع شود. لكن اگر ستاد شخصا ان را تهيه كردبايد انتخاب" ستاد" شهر مربوطه در گزينه هتل مبدا يا مقصد صورت گيرد.

سئوال براى اقلامى كه اردرآنها به ما تحويل نمى شود چه بايد كرد؟

جواب با توجه به مكانيزم تداركات در عمره، توزيع كالا توسط فروشندگان بايد صرفاً توسط اردر صورت گيرد در اين خصوص لازم است مراتب با ستاد هماهنگ تا اردر صحيح ايجاد شود

سئوال آيا پذيرش اردرهائى كه دستى باشد مورد قبول است؟

جواب اردرها حتماً به صورت تايپ شده و بدون قلم خوردگى مى باشد در صورت مشاهده با ستاد هماهنگى تا اردر صحيح ايجاد و تحويل گردد.

سئوال- آيا لازم است هميشه براى گرفتن فايل به ستاد مراجعه كنيم؟

جواب ضرورتى به اين كار نيست و شما مى توانيد به سادگى عيناً همان اردر را با شماره كه جلوى كلمه (س مد) نوشته شده است با ذكر توزيع كننده و تاريخ توزيع ايجاد نمائيد. البته بهتر است هر سه روز يكبار براى ارسال اطلاعات خود مراجعه نمائيد و در صورتيكه ارتباط اينترنتى داريد ارسال و دريافت از طريق آدرس الكترونيكى شما كفايت مى كند.

سئوال در موادريكه انباردار حضور ندارد براى تحويل اقلام چه بايد كرد؟

جواب: بايستى كليه نحوه تحويل كالا به فرد جايگزين توضيح و مطالبه شود.

سئوال- نحوه تسويه حساب مكانيزه چگونه است؟

جواب: انباردار جديد در صورت پذيرش موجودى انبار مطابق با مقدار مانده كالا در گزارش موجودى ف مى تواند با پرينت اين گزارش و امضاء آن توسط خود و انباردار قديم به واحد رايانه ستاد مراجعه و ضمن ارائه فرم تائيد مكانيزه كه به تائيد مسئول تداركات و رايانه تداركات ستاد رسيده است در كمترين زمان ممكن تسويه نمايد.

سئوال درصورتيكه مانده كالا مطابق با موجودى انبار نبود چه بايد كرد؟

جواب: قبل از انجام تسويه بايد انباردار قبلى آن را اصلاح كند زيرا قبول تسويه توسط انباردار جديد به منزله پذيرش هرگونه مغايرت احتمالى توسط انباردار جديد است.

ص:69

سئوال- اگر مقدار كالائى كه تحويل گرفته ايم در قالب كالاى توزيع شده نگنجد چه بايد كرد؟

جواب- براى حل اين مشكل شما مى توانيد از قالب واحد كه در همه كالاها تعريف شده است استفاده نمائيدو با مقدار كالاى تحويلى يكسان سازى كنيد ..

سئوال اگر يك اردر در چند نوبت تكميل شود چگونه بايد آن را ثبت كنيم؟

جواب: براى اين منظور در هر بار ثبت مقدار واقعى تحويل كالا را باذكرشماره اردر ثبت نمائيد

سئوال- در صورتيكه هتل محل اقامت به هتل ديگرى منتقل شود چگونه بايد عمل نمائيم؟

جواب در صورتيكه هتل اول به پايان مى رسد و اقلام آن به هتل ديگر مى رود بايد تمام كالاهاى قابل انتقال را در قسمت" ارسال به هتل ديگر" با انتخاب هتل جديد انتقال داده به نحوى كه مانده هتل شما صفر شود. دراين حال با تحويل برنامه به رايانه ستاد برنامه هتل جديد را از ستاد تحويل گرفته و اينبار همه كالا هاى ورود به هتل جديد را به عنوان دريافت از هتل قبلى (كه تمام شده) ثبت نمائيد.

درصورتيكه فقط جابجائى عوامل داريم مانند تسويه حساب هر دوره عمل مى نمائيم.

سئوال اگر واحد اصلى كالا با آن كالائى كه تحويل مى شود مغايرت داشت چه بايد كرد؟

جواب: ضمن هماهنگى با ستاد در جهت اصلاح واحد كالا لازم است اردر جديد و اطلاعات جديد دريافت نمائيد.

سئوال قسمت اصلاح موجودى براى چه مواردى است؟

جواب استفاده از اين قسمت همانطور كه در راهنما آورده شده است صرفاً براى مواردى كه تعيين وضعيت نشده است و يقيناً عملكرد منفى كاربر را نشان مى دهد لذا توصيه مى شود صرفا با هماهنگى ستاد از اين قسمت استفاده شود.

سئوال آيا مقادير موجودى مى تواند عددى منفى باشد؟

ص:70

جواب خير در صورتيكه بازه زمانى صحيح و عملكرد صحيح داشته باشيد اين امر اتفاق نمى افتد زيرا نرم افزار كنترل لازم را اعمال مى كند در صورت مشاهد ه به دليل احتمال خراب شدن ديتا برنامه حتماً مراتب را به رايانه ستاد منعكس كنيد.

سئوال- پس از اجراى برنامه متوجه شدم مقاديرى كه قبلًا ورود و خروج كرده بودم وجود ندارد؟

جواب ممكن است شما در قسمت هاى مختلفى از رايانه خود برنامه راثبت كرده باشيد حتماً فايلى را كه با آن كار كرده بوديد پيدا كنيد و فايلهاى قبلى و قديمى را كه شايد به عنوان پشتيبان نگهدارى كرده بوديد در حل مناسب و مشخص نگهدارى كنيد تا اشتباهى صورت نگيرد. در غير اينصورت با مسئول رايانه ستاد هماهنگى نمائيد.

تذكر مهم: جهت امكان صدور حواله بين راهى لازم است كاربران مدينه هنگام مراجعه به ستاد اطلاعات سيستم خود را به ستاد ارائه نمايند. بديهى است در صورت عدم ارائه اطلاعات به ستاد صدور حواله بين راهى ميسر نخواهد شد.

از آنجائيكه ارزشيابى مدير ثابت و انباردار بر اساس گزارشات گرفته شده ار سيستم درنظر گرفته مى شود لذا ضرورى است در ثبت صحيح و به موقع اطلاعات اهتمام جدى به عمل آيد.

بديهى است هر نرم افزارى خالى از اشكال نيست و حتى لازم است بعضى فرايندهاى بكار گرفته شده به علت شرايط خاص و كارى اصلاح شود كه به همين منظور بايستى موارد و اشكالات و نيازها در زمان مناسب به مسئولين مربوط منعكس و پيگيرى لازم صورت پذيرد.

بديهى است ثبت كليه مواردى كه به صورت نرم افزارى در مدت رفع اشكال انجام نمى شود بايستى پس از رفع مشكل در سيستم رايانه اى انتقال در ثبت گردد.

لذا انتظار مى رود با همكارى و همدلى و سعه صدر در پيشبرد اهداف عاليه سازمان و بهينه كردن امور، يكديگر را بيش از پيش يارى نمائيم.

ص:71

اميدوارم كه با عنايت خداوند كه همواره شامل خدمتگزاران ضيوف الرحمان گرديده است بتوانيم گامهاى موثرترى كه خدمت به زائرين حرم امن الهى برداريم.

به منظور ارتباط با ما مى توانيد نقطه نظرات، پيشنهادات و انتقادات خود را به آدرس الكترونيكى زير ارسال نمائيد:

info@ saadat. org. ir

mrohadi@ gmail. com

تلفن مسئول رايانه در ايران: 09122952596

لازم است شما كاربر گرامى آدرس الكترونيكى و تلفن تماس خود را نيز در بدو ورود در اختيار مسئول رايانه ستاد قرارداده و فرم پيوست را نيز تكميل نمائيد.

درباره مركز

بسمه تعالی
جَاهِدُواْ بِأَمْوَالِكُمْ وَأَنفُسِكُمْ فِي سَبِيلِ اللّهِ ذَلِكُمْ خَيْرٌ لَّكُمْ إِن كُنتُمْ تَعْلَمُونَ
با اموال و جان های خود، در راه خدا جهاد نمایید، این برای شما بهتر است اگر بدانید.
(توبه : 41)
چند سالی است كه مركز تحقيقات رايانه‌ای قائمیه موفق به توليد نرم‌افزارهای تلفن همراه، كتاب‌خانه‌های ديجيتالی و عرضه آن به صورت رایگان شده است. اين مركز كاملا مردمی بوده و با هدايا و نذورات و موقوفات و تخصيص سهم مبارك امام عليه السلام پشتيباني مي‌شود. براي خدمت رسانی بيشتر شما هم می توانيد در هر كجا كه هستيد به جمع افراد خیرانديش مركز بپيونديد.
آیا می‌دانید هر پولی لایق خرج شدن در راه اهلبیت علیهم السلام نیست؟
و هر شخصی این توفیق را نخواهد داشت؟
به شما تبریک میگوییم.
شماره کارت :
6104-3388-0008-7732
شماره حساب بانک ملت :
9586839652
شماره حساب شبا :
IR390120020000009586839652
به نام : ( موسسه تحقیقات رایانه ای قائمیه)
مبالغ هدیه خود را واریز نمایید.
آدرس دفتر مرکزی:
اصفهان -خیابان عبدالرزاق - بازارچه حاج محمد جعفر آباده ای - کوچه شهید محمد حسن توکلی -پلاک 129/34- طبقه اول
وب سایت: www.ghbook.ir
ایمیل: Info@ghbook.ir
تلفن دفتر مرکزی: 03134490125
دفتر تهران: 88318722 ـ 021
بازرگانی و فروش: 09132000109
امور کاربران: 09132000109